News
KajaGrabowiecka
MarekMac
KajaGrabowiecka
Główna
Cyfrowy kombajn, czyli jak system ERP zmienia branżę metalową i… spełnia marzenia
Gdy dane z Excela i papierowych notatek wymykają się spod kontroli, rozwiązaniem staje się system integrujący wszystkie procesy w firmie. Firma Komfort Budzyń, działająca w branży metalowej, wybrała oprogramowanie ERP od Comarch. Dzięki odpowiednim narzędziom uporządkowała chaos informacyjny i zmieniła oblicze swojej produkcji, procesów księgowych i sprzedaży e-commerce. Firma Komfort Budzyń zaczynała od produkcji konstrukcji stalowych i elementów metalowych. Z czasem asortyment poszerzono o układy hamulcowe i sprzęgłowe oraz produkty dla kolejnictwa i meblarstwa. Przy tak rozbudowanej ofercie głównym wyzwaniem stało się rozproszenie danych. Block Quote Kompleksowa obsługa procesów Oczekiwania te spełnił system Comarch ERP XL, który w Komfort Budzyń pracownicy określają mianem „cyfrowego kombajnu”.To dlatego, że zarządza całym procesem przetwarzania informacji w firmie – nadzoruje kompleksowo obszar HR, zlecenia produkcyjne, księgowość czy integrację z Krajowym Systemem e-Faktur. Przedsiębiorstwo docenia również moduł Business Intelligence, który stanowi biznesowe serce analityczne. Komfort Budzyń stawia także na sprzedaż internetową. Wykorzystuje do tego celu platformę Comarch B2B. Pracownicy zauważają, że to rozwiązanie e-commerce jest coraz bardziej powszechne, zwłaszcza wśród młodszych klientów oraz tych z zagranicy. Logując się do platformy, widzą oni aktualne ceny, stany magazynowe, mogą sprawdzić charakterystykę towaru i złożyć zamówienie, które po wpisaniu do platformy B2B od razu pojawia się w systemie firmy. – Widzimy je od razu u siebie w dziale sprzedaży, ale informację dostaje również magazyn i może przystąpić do kompletacji zamówienia, co bardzo skraca czas realizacji i dostawy towaru do klienta. Klienci zagraniczni wolą zamawiać przez platformę B2B właśnie ze względu na ten prostszy kontakt – podkreśla Filip Gliwa, specjalista ds. sprzedaży w Komfort Budzyń. Marzenie o programie księgowym System Comarch ERP XL obsługuje też procesy HR i księgowości. – Program jest świetny. Widzę w nim od razu, ilu mam pracowników, jakie umowy się kończą, które osoby mają być skierowane na badania – wylicza Monika Łukaszewska, Specjalista ds. kadr. Block Quote Cały film referencyjny z Komfort Budzyń można obejrzeć poniżej.
Comarch
Czy i kiedy wdrażać system FP&A w przedsiębiorstwie?
Zarządzanie efektywnością to pojęcie niezwykle ogólne i pojemne. Bardzo wiele działań podejmowanych przez przedsiębiorstwa może zostać zaklasyfikowanych jako aktywności związane z zarządzaniem efektywnością. Szukając uproszczeń można powiedzieć, że całość zarządzania firmą ma na celu osiąganie odpowiedniej efektywności procesów biznesowych. W tym artykule zajmę się specyficznie procesami i narzędziami zarządzania efektywnością w kontekście procesów controllingu finansowego – planowania, alokacji i monitorowania wyników. Ten podzbiór zarządzania efektywnością organizacji określany jest często z wykorzystaniem angielskiego skrótu FP&A (Financial Planning and Analysis). Pojęcie to coraz częściej pojawia się w rozmowach praktyków, choćby w kontekście definiowania ról i stanowisk w działach controllingu czy narzędzi informatycznych wspierających współpracę finansowych z pozostałą częścią firmy. W ostatnich tygodniach mocno zaprzątało moją głowę to poszukiwanie optymalnego podejścia do projektowania i wdrażania systemów planowania i analiz finansowych. Mając okazję obserwować z boku procesy decyzyjne dziesiątek firm zastanawiałem się nad motywacjami zespołów projektowych oraz możliwymi scenariuszami wdrożenia narzędzi FP&A. Doszedłem do wniosku, że decydującym czynnikiem wpływającym na wybór i wdrożenie systemu do budżetowania, prognozowania i monitorowania realizacji jest wielkość firmy. Podejście i kryteria decyzyjne odpowiednie dla dużej korporacji, zatrudniającej 1000+ pracowników i prowadzającej operacje w skali międzynarodowej zupełnie nie sprawdzi się w mniejszej firmie, w której controlling dopiero stawia pierwsze kroki na ścieżce profesjonalizacji i stabilizacji procesów planowania i analizy wyników. I o tym w zasadzie jest ten artykuł. Postaram się w nim omówić alternatywne podejścia do realizacji projektów FP&A właściwie dla dużych, średnich i małych firm. Jak każda generalizacja tu również, może się okazać, że przedstawione pomysły i rekomendacje w niektórych przypadkach nie będą miały zastosowania. Wierzę jednak, że dla wielu odbiorców będzie to wartościowe i inspirujące wprowadzenie, która pomoże w zaplanowaniu inicjatyw związanych z wdrożeniem narzędzi FP&A w przedsiębiorstwie. Czym właściwie są systemy FP&A? Przez wiele lat działy controllingu wytrwale pracowały na to, by arkusz kalkulacyjny stał się ich podstawowym narzędziem pracy. Trzeba przygotować plan strategiczny – zrobimy w Excelu. Budżetowanie i prognozowanie – również w Excelu, nawet, wtedy gdy trzeba przygotować formatki dla 50+ menedżerów, a potem zebrać od nich dane i je skonsolidować. Analizy i symulacje – również w Excelu. Raportowanie zarządcze, alokacja kosztów, monitorowanie realizacji – tu również przez wiele lat nieodzownym narzędziem był arkusz kalkulacyjny. Z jednej strony jest to narzędzie stworzone do pracy z liczbami. Formuły, łącza i tabele przestawne dają olbrzymie możliwości modelowania i obróbki danych finansowych. Elastyczność i uniwersalność Excela w pewien powoduje pewnego rodzaju rozmycie granic. Excel przenika do procesów, w których wolumen danych, złożoność ich przetwarzania czy potrzeba koordynacji przepływu informacji wymaga zupełnie rozwiązań o zupełnie innej specyfice. Narzędzia FP&A to rozwiązanie informatyczne, które wspierają firmy w planowaniu finansowym i monitorowaniu realizacji. Wspierają procesy budżetowania pozwalając łatwej i szybciej udostępniać formularze do planowania w organizacji i konsolidować dane spływające od „biznesu”. Pozwalają nie tylko efektywnie planować w modelu oddolnym, ale jednocześnie dają controllerom możliwość symulacji i analiz w procesach budżetowania i prognozowania co pozwala znacząco skrócić i zoptymalizować cykle planistyczne. Łączą dane wykonania, budżety i prognozy i zapewniają komplet informacji wymaganych przez kadrę menedżerską. Dbają o spójność i poufność wrażliwych danych finansowych zapewniając każdemu z interesariuszy możliwość partycypacji w procesach planowania i raportowania zgodnie z uprawnieniami wynikającymi z jego roli w organizacji. W skrócie robią to, z czym controlling ma największy problem, gdy głównym narzędziem jest arkusz kalkulacyjny. Warto również zaznaczyć, że w strategii cyfryzacji controllingu i raportowania finansowego systemy FP&A są równie ważne (jeśli nie ważniejsze) jak rozwiązania klasy Business Intelligence. Odpowiadają za kluczowe procesy finansowe i są niezbędne, by narzędzia BI miały odpowiednie dane do raportowania i wizualizacji. FP&A na poziomie korporacyjnym, czyli duże firmy potrzebują dedykowanych narzędzi do planowania i analizy danych Duża firma oznacza duże wyzwania i duże potrzeby. System informacji zarządczej musi odpowiadać na potrzeby dziesiątek czy setek menedżerów na różnych szczeblach zarządzania. Tam gdzie jest organizacja funkcjonuje w formie grupy kapitałowej pojawia się potrzeba konsolidacji danych. Procesy planowania stają się dużo bardziej skomplikowane ze względu wielowątkowość procesu i liczbę wzajemnych powiązań pomiędzy poszczególnymi ogniwami składającymi się na łańcuch wartości przedsiębiorstwa. Monitorowanie wykonania wymaga łączenia danych z wielu systemów, uzgodnień, rozliczeń i alokacji zarządczych. Pojawiają się segmenty biznesowe i potrzeba patrzenia na ich wyniki w przekroju wszystkich działań organizacji niezależnie od struktury formalnej czy organizacyjnej. „Arkusz kalkulacyjny zwyczajnie tego nie ogarnia. Nie ta skala, nie ta złożoność. Zbyt duże ryzyko.” Zbyt duże ryzyko. Jeżeli ktoś uważa inaczej (do czego ma oczywiście prawo) to skazuje się na stałe „walkę” z nieefektywnościami. Walkę, której kosztem będą błędy, opóźnienia, stres, a w ostatecznym rozrachunku złość i frustracja u wszystkich interesariuszy procesów FP&A (zarząd, kadra menedżerska, controlling). Zapewne właśnie dlatego organizacje, które osiągnęły poziom „korporacyjny” (zarówno w skali międzynarodowej jak i w Polsce) już dawno wdrożyły specjalistyczne oprogramowanie do planowania, konsolidacji i raportowania wyników finansowych. Skuteczne planowanie i kontrolowanie organizacji działającej w kilkunastu czy kilkudziesięciu krajach wymaga dobrze zaprojektowanych procesów i narzędzi dopasowanych do skali działalności. Duże organizacje mają ten komfort, że bez problemu stać je na wdrożenie praktycznie dowolnego rozwiązania. Choć koszty licencji i wdrożenia niektórych rozwiązań potrafią być bardzo wysokie, to z perspektywy przedsiębiorstw o obrotach liczonych w miliardach czy dziesiątkach miliardów kryteria cenowe mogą schodzić na dalszy plan w procesie wyboru oprogramowania. W naszych realiach gospodarczych też pojawia się coraz więcej firm, które mogą sobie pozwolić na wybór z „pełnego menu” dostępnych systemów FP&A czy EPM. W takich przypadkach kluczowego znaczenia nabierają możliwości docelowej platformy. I zazwyczaj nie chodzi tu o specyficzne funkcjonalności, ale o całościową wizję takiego rozwiązania. Najważniejsze pytanie, jakie powinni sobie zadać osoby decyzyjne, to „co dane oprogramowanie jest w stanie zaoferować mojej organizacji”? Proces wyboru należy prowadzić patrząc strategicznie. Dokładnie poznać moduły, które oferuje system i zmapować je na potrzeby organizacji… Zweryfikować, czy w systemie będziemy w stanie skoordynować rozproszony proces planowania operacyjnego i finansowe integrujący wszystkie ośrodki odpowiedzialności budżetowej. Czy i jak system poradzi sobie z wyzwaniami konsolidacji wielu spółek, rynków geograficznych, segmentów i modeli biznesowych. Odpowiedzieć sobie na pytanie, czy wybierane rozwiązanie zapewni należyte wsparcie i spójność danych w procesach realizowanych przez controlling (budżetowanie i prognozowanie, monitorowanie realizacji), sprawozdawczość finansowa (konsolidacja, potrzeby sprawozdawcze wynikające z obowiązującej polityki rachunkowości), HR (planowanie i monitorowanie zatrudnienia i kosztów osobowych) czy działy operacyjne (prognozowanie popytu, planowanie operacyjne). I świadomie zbudować „mapę drogową” dla projektu FP&A lub EPM. Zidentyfikować priorytety do natychmiastowego wdrożenia oraz obszary, które będą mogły być rozwijane w przyszłości. Jasno określić granice nowego systemu, wskazując obszary, w których potrzebne będą inne rozwiązania. Przy tej okazji warto również zdefiniować całościową architekturę systemu informacji zarządczej przedsiębiorstwa. Zdecydować jak będzie wyglądało przetwarzanie danych w środowisku, w którym funkcjonują jednocześnie systemy operacyjne (ERP, CRM, GL, itp.) poszczególnych jednostek, Hurtownia (lub hurtownie) Danych narzędzia Business Intelligence oraz wreszcie EPM/FP&A… Oczywiście takie myślenie prowadzi automatycznie do wizji „dużego projektu”. W dużych firmach kompleksowe wdrożenie FP&A to rzeczywiście jest duży projekt. Projekt prostszy niż wdrożenie ERP, ale jednak trwający bardzo często 1-2 lata. To rozsądny horyzont czasu, by rozsądnie zbudować szkielet systemu zarządzania efektywnością złożonej organizacji. Przy tej skali projektu ogromnego znaczenia nabiera odpowiednie zarządzanie priorytetami. To, że cały projekt będzie trwał 18 czy 24 miesięcy, nie oznacza, że nie można tak zaplanować prac, by pierwsze efekty były widoczne dla organizacji już po kilku miesiącach. Podział całego przedsięwzięcia na etapy i strumienie połączony z odpowiednim planowaniem pozwala sprawić, by projekt przebiegał „zwinnie”. W średnich firmach FP&A jest ważne i potrzebne. Choć często pojawiają się ograniczenia, to odkładanie decyzji „na później” efektywnie blokuje rozwój organizacji. Jeżeli firmę stać na system FP&A to powinna go mieć już teraz, by likwidować wąskie gardła i budować procesy odpowiednie dla skali, do której aspiruje przedsiębiorstwo. FP&A w rozwijających się firmach – miły dodatek czy rozwiązanie, które stymuluje wzrost? Kto obecnie najczęściej szuka usprawnień i automatyzacji w obszarze budżetowania, prognozowania i raportowania zarządczego. W pierwszej kolejności będą, to duże i średnie firmy, które zaczynają dostrzegać nieefektywności i ograniczenia wynikające z braku odpowiednich narzędzi. Firmy, które zazwyczaj od jakiegoś czasu podążają ścieżką wzrostu i rozwoju biznesu. Większość tych firm zaczyna czuć, że „wyrasta z Excela”. Formatki, raporty, modele, które jeszcze parę lat temu były wystarczające, teraz zaczynają uwierać. Firma rozwinęła struktury organizacyjne, zwiększyła zatrudnienie, zbudowała nowe segmenty biznesu. Znacząco wzrosła ilość danych. Poszerzyło się grono menedżerów, którzy muszą być zaangażowani w procesy planowania i monitorowania realizacji. Skomplikował się model biznesowy i proste raportowanie na podstawie dokumentów znajdujących się w ewidencji finansowo-księgowej nie odpowiada już na pytania i potrzeby właścicieli i menedżerów… To typowy scenariusz, który wprowadza działy controllingu na ścieżkę poszukiwania systemu klasy FP&A czy EPM. Drugą grupą są lokalne oddziały międzynarodowych korporacji, których jednostka dominująca nie wyposażyła w narzędzia dostosowane do lokalnych potrzeb. Dość częstym scenariuszem jest konieczność raportowania lokalnych budżetów, prognoz i danych wykonania do grupowych narzędzi analitycznych na poziomie syntetycznym. Korporacja patrzy na swoje spółki w kontekście syntetycznych wyników finansowych. Systemy grupowe narzucają określony układ, terminarz i proces raportowania jednak absolutnie nie zapewniają wsparcia dla procesów controllingowych realizowanych lokalnie. Korporacja ma narzędzia i procesy odpowiednie do zastosowania na poziomie grupowym. Lokalne oddziały muszą samodzielnie zadbać o rozwiązania, dzięki którym będą w stanie wywiązywać się z obowiązków narzucanych przez jednostkę dominującą. Co łączy oba przypadki? Potrzeba zapanowania nad planowaniem finansowym i monitorowaniem efektywności w skali kilkunastu czy kilkudziesięciu menedżerów zarządzających odpowiednimi ogniwami łańcucha wartości w organizacji. Takie przedsiębiorstwa w zdecydowanej większości nie powinny mieć problemu ze znalezieniem uzasadnienia biznesowego dla projektów FP&A. Co więcej, strategia „think big” to chyba najlepsze podejście do zarządzania rozwojem. Stałe poszukiwanie wąskich gardeł i ich likwidacja w sposób dający komfort na kilka kolejnych lat dalszego rozwoju biznesu. W skali firmy zatrudniającej 200, 500 czy 1000 osób zarząd i właściciele w naturalny sposób będą patrzeć na koszty takiego przedsięwzięcia w kontekście oczekiwanych korzyści. Dlatego jednym z kluczowych elementów wdrożenia systemu FP&A w takich firmach jest dokładne rozpoznanie rynku dostępnych rozwiązań. I poszukiwanie kompromisu między wizją i funkcjonalnością rozwiązania, a kosztami zakupu i wdrożenia docelowego rozwiązania. Optymalizacja całego procesu decyzyjnego, tak by budować realną wartość na przyszłość uwzględniając obecne ograniczenia finansowe. Kiedy Excel zaczyna ograniczać firmę? Warto rozważyć system FP&A, gdy: budżetowanie angażuje kilkunastu lub kilkudziesięciu menedżerów dane trzeba zbierać z wielu plików controlling traci czas na scalanie arkuszy rośnie liczba wersji budżetu i prognoz raportowanie trwa zbyt długo zarząd potrzebuje szybszych scenariuszy i lepszej kontroli nad wynikiem FP&A w mniejszych firmach – na jak długo może wystarczyć arkusz kalkulacyjny? Tu na początek szybkie wyjaśnienie co mam na myśli pisząc o „mniejszych firmach”. Uważam, że w skali organizacji zatrudniającej do 50-100 pracowników możliwe jest zarządzanie planami finansowymi i efektywnością biznesową z wykorzystaniem arkusza kalkulacyjnego oraz ogólnych, typowych narzędzi analitycznych (takich jak choćby PowerBI czy QlickView). W obszarze FP&A „bóle wzrostowe” pojawiają się, gdy kadra menedżerska przestaje się mieścić w jednym pokoju. Często widzę, że właśnie w skali 100-200 pracowników (czyli efektywnie 10+ dyrektorów i kierowników) w organizacji zaczynają pojawiać się dedykowane osoby odpowiedzialne za controlling. Takie firmy zazwyczaj mają względnie proste systemy transakcyjne – bardzo często jest to podstawowy system finansowo-księgowy (ze standardowym – czytaj niedopasowanym do specyfiki firmy – zakładowym planem kont), prosta ewidencja magazynowa, względnie system obiegu dokumentów, który służy tylko do merytorycznej akceptacji faktur spływających od dostawców.Praca analityczna, której efektem ma być transparentny raportowanie efektywności przedsiębiorstwa jest trudna, gdy nie ma odpowiednich danych wejściowych. Planowanie jest również trudne, gdy dane i procesy operacyjne nie są uporządkowane. Controlling w całości bazuje na Excelu lub co gorsza Excelach – budowanych ad-hoc i stale rozbudowywanymi, tak by radzić sobie z kolejnymi wyjątkami, błędami w danych lub pytaniami od zarządu i właścicieli. Wydaje się, że system FP&A przydałby się bardzo, bo manualnej pracy jest mnóstwo. Tyle tylko, że często źródło problemu leży gdzie indziej. To nie controlling w arkuszu kalkulacyjnym jest nieefektywny, tylko procesy i systemy operacyjne. Mając ograniczony (czy nawet bardzo ograniczony) budżet na inwestycje w systemy IT w pierwszej kolejności lepiej przeznaczyć go na rozwiązanie problemów u podstaw. Problemy z planowaniem, monitorowaniem realizacji, zarządzaniem efektywnością w skali niedużej jeszcze organizacji najlepiej rozwiązać budując fundamenty dla dalszego rozwoju organizacji, takich jak lepszy system finansowo-księgowy czy ERP. Podejmując decyzje optymalizacyjne lepiej unikać traktowania narzędzi FP&A jako „plastra”, który ma zamaskować dysfunkcje i ograniczenia na poziomie systemów transakcyjnych. W mniejszych firmach narzędzia FP&A też będą przydatne. Dzięki nim praca osób odpowiedzialnych za planowanie finansowe i analizę danych stanie się łatwiejsza. Jeżeli firma jest w stanie ustabilizować procesy planowania finansowego (by osiągnąć powtarzalność pozwalającą na implementację ich w systemie) oraz istnieją narzędzia adekwatne do bieżących potrzeb i znajdujące się w zasięgu to nie ma powodu by taki projekt wstrzymywać. Tym bardziej, że, tu również podejście „think big” obowiązuje, a w mniejszej skali perspektywy szybkiego wzrostu są jeszcze bardziej realne niż w ustabilizowanych przedsiębiorstwach… Podsumowanie i wnioski Praktycznie każda firma potrzebuje narzędzi FP&A. Największe przedsiębiorstwa zazwyczaj już je wdrożyły i wypracowały skuteczne procesy budżetowania, prognozowania i monitorowania realizacji. Nieco mniejsze, ale nadal duże, coraz mocniej dostrzegają ich potencjał w stymulowaniu wzrostu i poprawie efektywności operacyjnej. W mniejszych organizacjach systemy do planowania i analiz też mogą dostarczyć wartość dodaną. Jednak w tych przypadkach, może to być jeszcze inwestycja na wyrost. W skali około 100-200 pracowników, taki system będzie relatywnie kosztowny we wdrożeniu i utrzymaniu. Tu złożoność procesów FP&A może być porównywalna jak w większych firmach, a liczba problemów może być nawet większa z uwagi na ograniczone zasoby kadrowe controllingu, brak systematyzacji procesów oraz luki i dysfunkcje w systemach operacyjnych. Tu rozwiązaniem z wyboru może być odroczenie projektu FP&A i priorytetowe rozwiązanie problemów u podstaw. W każdym przypadku projekt FP&A powinien być traktowany jak budowa rozwiązania dopasowanego do danej organizacji. System do planowania i analiz powinien być „garniturem na miarę” jeżeli procesy te mają mieć wkład w przewagę konkurencyjną firmy. Właściwie trudno mówić o systemie FP&A „z pudełka”. Uniwersalny model planowania nie istnieje, nawet jeżeli niektórych segmentach być może da się znaleźć predefiniowane narzędzia czy wzorce branżowe. Dlatego właśnie zaprojektowanie i wdrożenie systemu FP&A jest projektem trudnym i wymagającym. Ale wartym realizacji. Zwłaszcza w średnich firmach, gdzie zazwyczaj potrzeba biznesowe jest bardzo wyraźna, organizacja jest już gotowa na takie narzędzie a zarząd i właściciele oczekują dalszego rozwoju i skutecznej konkurencji z największymi firmami w branży.
MariuszSumiński
ERP dla firmy transportowej. Jaki system wybrać?
Szukasz sposobu na lepsze zarządzanie flotą? Oprogramowanie dla firmy transportowej to system, który centralizuje planowanie tras, rozliczenia z kierowcami oraz obieg dokumentacji. Dowiedz się, dlaczego nowoczesny program pomaga utrzymać rentowność w branży TSL. Cyfryzacja w transporcie Oprogramowanie dla firmy transportowej to taki system, który centralizuje zarządzanie flotą, planowanie tras, rozliczenia z kierowcami oraz obieg dokumentacji przewozowej. Zamiast korzystać z wielu rozproszonych aplikacji, menedżerowie zyskują jedno, spójne narzędzie integrujące dane z GPS, telematyki i księgowości. To umożliwia bieżącą kontrolę rentowności każdego zlecenia oraz redukcję pustych przebiegów. Rosnące koszty paliwa, zmiany w przepisach unijnych i silna presja na marże sprawiają, że ręczne planowanie przewozów jest niewystarczające. Zobaczmy, w jakich obszarach operacyjnych i finansowych wdrożenie systemu ERP odciąża zespół odpowiedzialny za księgowość i logistykę. Oprogramowanie dla firmy transportowej – najważniejsze funkcje Zarządzanie flotą samochodową w systemie ERP polega na automatycznym przypisywaniu pojazdów do zleceń na podstawie ich aktualnej lokalizacji, dostępności kierowcy, limitu czasu pracy oraz ładowności. System wytycza najbardziej rentowne trasy. Jednocześnie kalkuluje opłaty drogowe i uwzględnia ograniczenia tonażowe. Integracja z telematyką i systemami GPS Solidne oprogramowanie dla logistyki bezpośrednio łączy się z systemami telematycznymi zamontowanymi w pojazdach. Dzięki temu dyspozytor widzi na jednym ekranie: Aktualne położenie ciągnika siodłowego i naczepy, Parametry eksploatacyjne w czasie rzeczywistym (prędkość, nacisk na osie, temperatura w chłodni), Odchylenia od zaplanowanej trasy, Szacowany czas dotarcia do celu podróży. Kontrola kosztów paliwa i serwisowania floty Wydatki na paliwo stanowią największy udział w kosztach operacyjnych firm TSL. System ERP automatycznie zaciąga dane z kart paliwowych i porównuje je z rzeczywistym spalaniem odczytanym z magistrali CAN pojazdu. Pozwala to na szybkie wyłapanie anomalii, ubytków paliwa oraz analizę stylu jazdy kierowców. Dodatkowo, system generuje alerty o zbliżających się przeglądach technicznych, odnowieniach polis ubezpieczeniowych czy terminach legalizacji tachografów. Dzięki temu firma zapobiega kosztownym przestojom sprzętu. Jak wygląda automatyzacja rozliczeń czasu pracy kierowców? Wyliczanie wynagrodzeń w branży TSL jest wysoce skomplikowane ze względu na regulacje prawne, w tym m.in. Pakiet Mobilności. Dedykowany system ERP dla transportu eliminuje błędy i ryzyko kar nakładanych przez ITD (Inspekcję Transportu Drogowego). Oprogramowanie pobiera pliki DDD z tachografów cyfrowych oraz kart kierowców, weryfikując je pod kątem przepisów o czasie pracy. Dział księgowości otrzymuje gotowe zestawienia do wypłat, które automatycznie uwzględniają płace minimalne obowiązujące w poszczególnych krajach załadunku i rozładunku. Przeczytaj także: Słownik pojęć ERP dla początkujących. Zrozum slang wdrożeniowców System ERP dla transportu – kluczowe moduły Wybierając oprogramowanie dla firm transportowych, należy zweryfikować jego elastyczność i możliwość integracji z zewnętrznymi narzędziami. Dobry system powinien posiadać następujące moduły: Obieg zleceń i integracja z giełdami ładunków – możliwość pobierania danych z platform takich jak Trans.eu czy TimoCom i automatycznego tworzenia zleceń spedycyjnych. Kalkulacja rentowności zlecenia – system musi przypisywać wszystkie koszty bezpośrednie (paliwo, promy, winiety) i pośrednie (ubezpieczenia, leasingi, raty kredytowe) do konkretnego frachtu, pokazując realną marżę wygenerowaną na danej trasie. Gospodarka magazynowa i obsługa własnego warsztatu – jeśli firma serwisuje flotę wewnętrznie, ERP powinien monitorować stany części zamiennych, opon oraz płynów eksploatacyjnych, wiążąc te koszty z konkretnym numerem VIN pojazdu. Zarządzanie nowoczesną firmą transportowo-spedycyjną wymaga podejmowania decyzji w oparciu o twarde dane finansowe i operacyjne. Dedykowane oprogramowanie ERP likwiduje bariery informacyjne między spedycją, działem technicznym a księgowością. Dzięki temu właściciele i menedżerowie zyskują narzędzie, które chroni rentowność każdego przejechanego kilometra.
MarekMac
Najpierw efekt biznesowy, potem dofinansowanie. Jak sfinansować cyfryzację ERP, MES, WMS i AI w 2026 roku?
Jak pozyskać dofinansowanie na system ERP, MES lub wdrożenie AI? Dobrze zaprojektowana transformacja cyfrowa powinna bronić się biznesowo bez wsparcia zewnętrznego. Jednak aktualne dotacje i preferencyjne pożyczki mogą znacząco obniżyć koszt wejścia, poprawić płynność projektu i przyspieszyć zwrot z inwestycji. Jak mądrze połączyć technologię, procesy i dostępne instrumenty finansowe w jeden spójny projekt? Cyfryzacja przedsiębiorstwa nie powinna zaczynać się od pytania: „Na co obecnie można zdobyć dotację?”. W pierwszej kolejności należy ustalić, gdzie firma traci czas, pieniądze oraz które procesy ograniczają jej rozwój. Dopiero na tej podstawie można zdecydować, czy potrzebna jest modernizacja ERP, wdrożenie MES lub WMS, automatyzacja ofertowania, integracja sprzedaży B2B i B2C, a może uruchomienie analityki BI czy wykorzystanie algorytmów sztucznej inteligencji (AI). Dotacja, preferencyjna pożyczka czy ulga podatkowa nie tworzą wartości same w sobie. Mogą jednak znacząco poprawić ekonomikę dobrze zaplanowanego wdrożenia. Cyfryzacja nie oznacza wyłącznie zakupu nowego systemu Wdrożenie oprogramowania nie jest jeszcze transformacją cyfrową. Firma może zainwestować w nowoczesny system, a mimo to nadal pracować na rozproszonych arkuszach Excel, ręcznie przepisywać dane, wielokrotnie zatwierdzać te same dokumenty i podejmować decyzje na podstawie nieaktualnych informacji. Cyfryzacja przynosi wartość wtedy, gdy prowadzi do realnej zmiany sposobu działania przedsiębiorstwa. Może to oznaczać między innymi: skrócenie czasu realizacji zamówienia, ograniczenie ręcznego wprowadzania danych i zmniejszenie liczby błędów, poprawę dokładności stanów magazynowych oraz ograniczenie zapasów, lepsze wykorzystanie parku maszynowego i zasobów ludzkich, szybszą reakcję na awarie i odchylenia jakościowe, dostęp do aktualnych danych zarządczych w czasie rzeczywistym, automatyzację współpracy z klientami i dostawcami, przygotowanie organizacji do dalszego skalowania. Dlatego właściwie przygotowany projekt powinien rozpoczynać się od optymalizacji procesów i definicji mierników biznesowych, a nie wyłącznie od przeglądania listy funkcji danego systemu. Gdzie najczęściej firmy tracą potencjał cyfryzacji? Jednym z częstszych błędów jest próba odwzorowania w nowym systemie dotychczasowych, przestarzałych sposobów pracy. W takim przypadku przedsiębiorstwo nie eliminuje nieefektywności, lecz przenosi je do środowiska cyfrowego. Problemy pojawiają się także wtedy, gdy: zakres wdrożenia nie został poprzedzony analizą procesów, poszczególne działy wybierają rozwiązania niezależnie od siebie, firma nie ma uporządkowanych danych podstawowych, sprzęt i infrastruktura są dobierane przede wszystkim pod regulamin konkursu, a nie pod realne potrzeby organizacji. Tak przygotowany projekt może uzyskać dofinansowanie, a mimo to nie przynieść oczekiwanej wartości. INTELO – od analizy procesu do działającego rozwiązania Rolą specjalistów INTELO jest przełożenie potrzeb biznesowych przedsiębiorstwa na konkretną architekturę procesową i technologiczną. Prace rozpoczynają się od poznania sposobu funkcjonowania organizacji. Zespół analizuje rzeczywisty przebieg procesów, wykorzystywane systemy, arkusze kalkulacyjne, papierowy obieg informacji, sposób raportowania oraz miejsca, w których dane są przepisywane, opóźniane lub tracone. Na tej podstawie powstaje mapa stanu obecnego oraz model docelowy, obejmujący procesy, role użytkowników, przepływy danych, integracje i oczekiwane rezultaty. Istotą pracy INTELO nie jest więc wyłącznie dostarczenie kodu lub licencji. Jest nią zbudowanie i dostarczenie rozwiązania, które porządkuje proces, ogranicza liczbę czynności ręcznych i zapewnia spójny przepływ danych pomiędzy pracownikami, systemami oraz urządzeniami. ADM Consulting Group – od koncepcji inwestycji do właściwego finansowania ADM Consulting Group odpowiada za pełny wymiar formalno-prawny przedsięwzięcia. Obejmuje to analizę dostępnych instrumentów, ocenę kwalifikowalności przedsiębiorstwa i wydatków, przygotowanie modelu finansowania oraz dokumentacji aplikacyjnej. Najważniejszym zadaniem doradcy nie jest jednak „dopasowanie dowolnego zakupu do dotacji”. Dobry montaż finansowy powinien wspierać racjonalnie zaplanowaną inwestycję, a nie zmieniać jej w przedsięwzięcie podporządkowane wyłącznie kryteriom konkursowym. Skuteczność poparta wynikami Najlepszym dowodem na skuteczność synergii INTELO i ADM są wymierne korzyści dla klientów. Dzięki płynnemu połączeniu zaawansowanej technologii z ekspercką wiedzą o funduszach europejskich, wspólne projekty INTELO i ADM regularnie plasują się w TOP 10 najwyżej ocenianych wniosków unijnych. Taki podział ról eliminuje ryzyko stworzenia projektu, który jest wprawdzie atrakcyjny na papierze dla urzędników, ale technicznie wadliwy w realiach produkcyjnych. Dig.IT – grant na transformację cyfrową MŚP Jednym z najważniejszych instrumentów wspierających cyfryzację przedsiębiorstw produkcyjnych jest projekt Dig.IT – Transformacja cyfrowa, realizowany przez Agencję Rozwoju Przemysłu w ramach programu Fundusze Europejskie dla Nowoczesnej Gospodarki. W konkursie pilotażowym grant mógł wynosić od 150 tys. zł do 850 tys. zł i pokrywać do 50% kosztów kwalifikowanych. Wsparcie było udzielane jako pomoc de minimis i wypłacane w formie jednorazowej refundacji, bez zaliczek oraz płatności pośrednich. Oznacza to konieczność odpowiedniego zaplanowania płynności finansowej projektu. Podstawowym elementem projektu może być zakup i wdrożenie gotowej technologii cyfrowej albo zlecenie prac programistycznych prowadzących do powstania rozwiązania dedykowanego. Komponent fakultatywny, obejmujący między innymi środki trwałe, materiały eksploatacyjne i szkolenia, mógł stanowić do 40% kosztów kwalifikowanych. Program kierowany jest do mikro-, małych i średnich przedsiębiorstw z sektora przetwórstwa przemysłowego oraz usług produkcyjnych. W pilotażu wymagano między innymi zamknięcia pięciu pełnych lat obrotowych oraz spełnienia określonych warunków finansowych. Parametry kolejnych konkursów należy każdorazowo weryfikować w nowej dokumentacji naboru. ARP zapowiedziała na końcówkę 2026 roku dwa kolejne nabory z łączną alokacją 80 mln zł. Co może obejmować projekt Dig.IT? W zależności od zdiagnozowanych potrzeb inwestycja może dotyczyć: wdrożenia lub rozbudowy ERP, systemu MES do zarządzania realizacją produkcji, WMS i cyfrowej obsługi magazynu, CRM, FSM lub platformy B2B, integracji systemów i baz danych, Business Intelligence i analityki, rozwiązań AI, cyberbezpieczeństwa, oprogramowania dedykowanego, niezbędnej infrastruktury oraz szkoleń. Kluczowe dla analityków oceniających wnioski jest wykazanie, że technologia prowadzi do zmiany procesowej. Pożyczka PARP na cyfrową i zieloną transformację przedsiębiorstw Dla projektów o większej wartości kapitałochłonnej przygotowano instrument Pożyczki na cyfrową i zieloną transformację przedsiębiorstw. Składanie wniosków ma rozpocząć się w III kwartale 2026 roku i potrwać do 2028 roku. Finansowanie będzie udzielane przez partnerów finansujących wyłonionych przez PARP. Kwota pożyczki może wynosić od 2,5 mln zł do 15 mln zł. Oprocentowanie określono na poziomie 0,5% rocznie, okres finansowania może sięgać 15 lat, a karencja w spłacie kapitału – 24 miesięcy. W części cyfrowej finansowaniem mogą zostać objęte między innymi: ERP, MES i SCADA, Internet Rzeczy i sztuczna inteligencja, chmura i analityka predykcyjna, CAD, CAM, CAE oraz cyfrowe bliźniaki, automatyczne pozyskiwanie danych produkcyjnych, roboty przemysłowe i AGV, platformy B2B i B2C, e-usługi i konfiguratory dla klientów, automatyzacja procesów produkcyjnych i biznesowych. Ważne jest prawidłowe przedstawienie mechanizmu warunkowej dotacji. Przy samym komponencie cyfryzacyjnym może ona wynieść 5% kapitału i jest dostępna wyłącznie dla inwestycji realizowanych na określonych obszarach. Natomiast przy dodaniu do cyfryzacji jeszcze komponentu GOZ, dotacja może wynieść do 15% kapitału. Biznesmax Plus – gwarancja i możliwa dopłata do kapitału Alternatywą dla klasycznej dotacji może być kredyt inwestycyjny objęty gwarancją Biznesmax Plus. Instrument jest przeznaczony dla MŚP oraz przedsiębiorstw typu small mid-cap i mid-cap realizujących między innymi projekty transformacji cyfrowej. Gwarancja może objąć do 80% kapitału kredytu, a jej maksymalna wartość stanowi równowartość 2,5 mln euro. Nie należy mylić tego parametru z dopłatą do kapitału. W kwalifikowanych projektach transformacji cyfrowej dopłata może wynosić 20% kapitału kredytu inwestycyjnego, po spełnieniu warunków programu. W sierpniu 2026 roku BGK poinformował o zwiększeniu środków przeznaczonych na gwarancje i dopłaty, a instrument ma być dostępny przez kolejne lata. To czyni go atrakcyjnym rozwiązaniem dla firm ze zdolnością kredytową, które nie chcą czekać na rozstrzygnięcia klasycznych konkursów. Regionalne pożyczki na cyfryzację W wybranych województwach dostępne są również regionalne pożyczki na cyfryzację. Ich parametry mogą znacząco różnić się w zależności od regionu: dotyczy to kwoty, oprocentowania, okresu spłaty, wymaganych zabezpieczeń oraz możliwości częściowego umorzenia. Instrumenty regionalne mogą obejmować zakup oprogramowania, usługi programistyczne, sprzęt IT, cyberbezpieczeństwo, doradztwo, szkolenia oraz rozwiązania automatyzujące procesy produkcyjne i biznesowe. Aktualna oferta nie jest jednak jednolita dla całego kraju, dlatego powinna być analizowana w odniesieniu do lokalizacji inwestycji. Polska Strefa Inwestycji i ulga na robotyzację Przy większych inwestycjach warto przeanalizować również Polską Strefę Inwestycji. Instrument ten umożliwia uzyskanie zwolnienia z podatku dochodowego dla dochodów generowanych przez nową inwestycję objętą decyzją o wsparciu. Poziom pomocy zależy od lokalizacji przedsięwzięcia, wielkości przedsiębiorcy oraz rodzaju inwestycji. Maksymalna bazowa intensywność wsparcia regionalnego wynosi w części kraju 50%, dla średnich przedsiębiorstw może zostać zwiększona o 10 punktów procentowych, natomiast dla mikro- i małych – o 20 punktów procentowych. Stąd w określonych lokalizacjach i dla określonej kategorii przedsiębiorcy możliwy jest poziom wsparcia do 70%, nie jest to jednak uniwersalna wartość dostępna dla każdej inwestycji. Zrób pierwszy krok do cyfryzacji Chcesz wiedzieć, czy planowana modernizacja systemów ERP, MES czy infrastruktury AI w Twojej firmie kwalifikuje się do aktualnych programów dofinansowan w 2026 roku? Skontaktuj się z ekspertami INTELO, by dobrać najskuteczniejsze źródło finansowania dla Twojej cyfrowej transformacji.
Intelo
Koszt InsERT w chmurze – ile zapłacisz za dostęp do systemu z dowolnego miejsca?
Coraz więcej firm handlowych, usługowych i biur rachunkowych rezygnuje z utrzymywania własnych serwerów na rzecz pracy w chmurze. Programy z rodziny InsERT – Subiekt, Rewizor, Rachmistrz czy nexo – można dziś uruchomić z dowolnego urządzenia z dostępem do internetu, bez inwestycji w drogą infrastrukturę IT. Ile to jednak realnie kosztuje? Na przykładzie oferty Itmation, autoryzowanego partnera InsERT, sprawdzamy, z czego składa się cena usługi InsERT w chmurze i na co zwrócić uwagę przy wyborze pakietu. Dlaczego firmy przenoszą InsERT do chmury? Zakup i utrzymanie własnego serwera to nie tylko jednorazowy wydatek na sprzęt, ale też koszty energii, konserwacji, licencji na system operacyjny czy pracy administratora. Przeniesienie InsERT-a do chmury pozwala tych kosztów uniknąć – firma płaci wyłącznie abonament dopasowany do liczby stanowisk i zasobów, jakich faktycznie potrzebuje. Do tego dochodzą korzyści, których nie da się łatwo przeliczyć na złotówki, ale które realnie wpływają na komfort pracy: dostęp do programów i bazy danych z dowolnego miejsca i urządzenia, także spoza biura, praca wielu użytkowników na wspólnej, aktualnej bazie danych w czasie rzeczywistym, automatyczne kopie zapasowe i szyfrowanie danych, brak konieczności ręcznej aktualizacji oprogramowania, możliwość elastycznego zwiększania lub zmniejszania zasobów w miarę rozwoju firmy. Z czego składa się cena usługi Koszt InsERT w chmurze to zwykle suma kilku elementów. Warto je znać, zanim porówna się oferty różnych dostawców: 1. Liczba użytkowników. Cena rośnie wraz z liczbą stanowisk, ale zwykle nie jest to zależność liniowa – im więcej dostępów, tym niższy koszt przypadający na jednego użytkownika, ponieważ zasoby serwera są dzielone. 2. Parametry serwera. Moc obliczeniowa (liczba vCore), ilość pamięci RAM, przestrzeń dyskowa SSD oraz transfer danych bezpośrednio wpływają na płynność pracy, zwłaszcza przy większych bazach danych lub pracy wielu osób jednocześnie. 3. Backup i bezpieczeństwo. Regularne, automatyczne kopie zapasowe (np. w cyklu tygodniowym) to standard w dobrych ofertach chmurowych i istotny element ceny – to od nich zależy, jak szybko firma odzyska dane w razie awarii. 4. Licencja. Wielu dostawców, w tym autoryzowani partnerzy InsERT, umożliwia przeniesienie do chmury już posiadanej licencji – bez konieczności ponownego jej zakupu. To realna oszczędność dla firm, które korzystają z InsERT-a od lat. Przykładowy cennik – ile kosztuje dostęp dla różnej liczby użytkowników Poniżej przykładowe warianty cenowe usługi InsERT w chmurze z oferty Itmation, pokazujące jak zmienia się koszt w zależności od liczby stanowisk i parametrów serwera. Ceny mają charakter poglądowy i są cenami „od” – ostateczny koszt zależy od wybranych modułów InsERT, dodatkowych zasobów serwera oraz zakresu wsparcia technicznego. Warto zwrócić uwagę, że koszt na użytkownika spada wraz ze wzrostem liczby stanowisk – pakiet dla 5 osób wypada korzystniej per stanowisko niż pakiet dla 3 osób, mimo wyższych parametrów serwera. To typowy mechanizm w usługach chmurowych: część kosztów infrastruktury (serwer, backup, zabezpieczenia) rozkłada się na większą liczbę użytkowników. Co jeszcze wpływa na finalną cenę? Poza podstawowym abonamentem na ostateczny koszt InsERT w chmurze mogą wpływać: Rodzaj i wersja programu InsERT – Subiekt GT, Subiekt nexo, Rewizor, Rachmistrz czy pełny pakiet ERP wymagają różnych zasobów serwera. Poziom backupu – częstsze kopie zapasowe i dłuższy okres ich przechowywania to zwykle wyższy koszt, ale i większe bezpieczeństwo danych. Dodatkowe oprogramowanie – możliwość wdrożenia innych programów na tym samym serwerze (np. narzędzi do fakturowania czy integracji e-commerce) może wiązać się z dopłatą za dodatkowe zasoby. Zakres wsparcia technicznego – opieka specjalistów przy wdrożeniu i bieżącej obsłudze to często element wliczony w cenę, ale warto sprawdzić, co dokładnie obejmuje. Dlaczego warto rozważyć ofertę Itmation Itmation jest autoryzowanym partnerem InsERT, co oznacza dostarczanie licencji wyłącznie z legalnego źródła, bezpośrednio od producenta. W cenie abonamentu klient otrzymuje nie tylko wydajny serwer, ale też opiekę specjalistów przy wdrożeniu i na co dzień – wsparcie techniczne, monitoring infrastruktury 24/7 oraz regularny backup danych. Firma oferuje elastyczne abonamenty dopasowane do liczby użytkowników i realnych potrzeb biznesu, a przy większych lub bardziej nietypowych wymaganiach – możliwość zamówienia konfiguracji szytej na miarę. Jeśli firma posiada już licencję InsERT, Itmation przenosi ją do chmury bez konieczności ponownego zakupu, co realnie obniża koszt migracji. Cały proces wdrożenia – od migracji bazy danych po uruchomienie środowiska – trwa zwykle kilka godzin i odbywa się bez przestojów w pracy zespołu. Jak wybrać odpowiedni pakiet? Przy wyborze usługi warto zacząć od odpowiedzi na proste pytania: ile osób będzie jednocześnie pracować w systemie, jak duża jest baza danych i czy planowany jest rozwój firmy w najbliższym czasie. Firmy, które już dziś wiedzą, że będą się rozrastać, powinny zwrócić uwagę na elastyczność abonamentu – możliwość dokupienia kolejnych stanowisk lub zwiększenia zasobów serwera bez konieczności migracji do innego dostawcy. Istotne jest też to, czy dostawca jest autoryzowanym partnerem InsERT. Gwarantuje to legalność licencji oraz dostęp do oficjalnego wsparcia technicznego producenta, co w praktyce przekłada się na bezpieczeństwo i stabilność pracy systemu. Podsumowanie Koszt InsERT w chmurze zaczyna się już od około 160 zł netto miesięcznie i rośnie wraz z liczbą użytkowników oraz parametrami serwera, choć niekoniecznie proporcjonalnie – większe pakiety często wychodzą korzystniej w przeliczeniu na jedno stanowisko. W cenie abonamentu firma otrzymuje nie tylko dostęp do programu z dowolnego miejsca, ale też bezpieczeństwo danych, regularne kopie zapasowe i brak konieczności inwestowania we własną infrastrukturę serwerową. To rozwiązanie, które pozwala przewidywalnie planować budżet IT i skalować zasoby dokładnie tak, jak wymaga tego rozwój firmy. Wybierając Itmation jako dostawcę, zyskujesz gwarancję legalnej licencji, wsparcie autoryzowanego partnera InsERT oraz elastyczny abonament, który można dopasować do bieżących potrzeb firmy – bez ukrytych kosztów i bez konieczności ponownego zakupu licencji, jeśli już ją posiadasz.
Itmation
Optymalizacja kosztów produkcji w branży farmaceutycznej
Branża farmaceutyczna mierzy się z ukrytymi kosztami energii i mediów, niezbędnych w procesie produkcji leków. Jak uzyskać kontrolę nad zużyciem energii, uniknąć strat i zautomatyzować procesy? Rozwiązaniem mogą być systemy APS i MES, a także algorytmy AI wspierające menedżerów w podejmowaniu decyzji. Coraz częściej ogromnym źródłem kosztów w przemyśle farmaceutycznym stają się media procesowe. Ciągle pracujące systemy HVAC, niezbędna w każdej partii produkcji woda oczyszczona, czy sprężone powietrze wykorzystywane przy pakowaniu – wszystkie te elementy mogą stać się cichym pożeraczem budżetu. Każda zmiana cen energii czy gazu natychmiastowo wpływa na wyniki finansowe firmy. Brak dokładnego nadzoru nad obszarem mediów procesowych może prowadzić do strat sięgających milionów złotych rocznie i niewidocznych aż do chwili, gdy jest już za późno. Pojawia się zatem pytanie: czy produkcja farmaceutyczna ma dzisiaj narzędzia, które pozwalają nie tylko na bieżąco monitorować te koszty, ale również je przewidywać i zoptymalizować? Energia i media – ukryte koszty produkcyjne Jeszcze do niedawna koszty energii i mediów – takie jak instalacje HVAC, woda oczyszczona czy sprężone powietrze – postrzegano w farmacji jako stosunkowo przewidywalną część budżetu. Dziś gwałtowne wzrosty cen energii, coraz bardziej restrykcyjne regulacje oraz rosnące oczekiwania w zakresie tworzenia raportów ESG sprawiają, że obszar energii i mediów staje się jednym z najbardziej zmiennych i trudnych do kontrolowania. Media procesowe przestają być jedynie kwestią finansową. Stają się czynnikiem wpływającym na zgodność z GMP, a także poziom bezpieczeństwa pacjentów. Specyfika procesów w produkcji farmaceutycznej Chociaż energochłonność najczęściej kojarzy się z hutnictwem lub przemysłem chemicznym, farmacja również plasuje się wysoko pod względem zużycia energii: Zapewnienie sterylnych warunków w clean roomach wymaga nieprzerwanej pracy zaawansowanych systemów HVAC. Procesy uzdatniania wody (PW, WFI) to ogromny koszt energetyczny. Sprężone powietrze i para są nieodzowne w procesie produkcyjnym leków, a często generują ukryte koszty. Nawet drobne nieprawidłowości, takie jak nieszczelność w instalacji, nadmierne chłodzenie czy wydłużone cykle mycia, mogą oznaczać straty rzędu setek tysięcy złotych rocznie. Kontrola nad mediami to nie tylko kwestia redukcji kosztów produkcji, ale również wymóg regulacyjny. Audyty GMP, raporty ESG, czy wymagania kontrahentów sprawiają, że konieczne są dokładniejsze dane dotyczące zużycia energii i emisji śladu węglowego. Codzienne straty ograniczające wydajność Menedżerowie produkcji stoją dziś przed trudnymi pytaniami: jakie linie produkcyjne generują największe koszty? Gdzie kryją się realne straty – nieszczelne instalacje, nieoptymalne systemy chłodzenia, zbyt długie cykle mycia? Jak zmniejszyć ryzyko błędów w sytuacji, gdy rachunki za energię i gaz mogą wzrosnąć o kilkadziesiąt procent w skali miesiąca? To balansowanie na cienkiej granicy między kontrolą jakości a efektywnością kosztową. Każda zmiana cen energii i mediów staje się zagrożeniem dla stabilności budżetu produkcyjnego. Gdy brakuje precyzyjnych danych, trudniej jest szybko reagować i podejmować trafne decyzje. Menedżerowie muszą jednocześnie utrzymywać zgodność ze standardami, raportować w ramach ESG, a przy tym nieustannie szukać sposobów na oszczędności i redukcję kosztów produkcji. Do najczęstszych wyzwań, z jakimi mierzy się dziś menedżer produkcji w zakładzie farmaceutycznym, należą: Nieprzewidywalność kosztów – wystarczy zmiana taryf lub kryzys energetyczny na rynku, aby miesięczne opłaty wzrosły nawet o kilkadziesiąt procent. Ograniczona transparentność – w wielu fabrykach nadal trudno jednoznacznie powiązać wydatki na media z konkretną linią technologiczną czy daną partią produkcyjną. Niewidoczne straty – często dopiero audyt pozwala ujawnić nieszczelności w instalacjach czy nadmierne chłodzenie pomieszczeń. Zaostrzone wymagania audytowe – regulatorzy oraz partnerzy biznesowi coraz częściej wymagają szczegółowych i w pełni transparentnych raportów dotyczących emisji oraz zużycia energii. Pełna kontrola i optymalizacja kosztów produkcji Rozwiązaniem dla tych problemów okazują się nowoczesne technologie. Zautomatyzowane systemy monitorujące zużycie mediów nie tylko zbierają i gromadzą dane, lecz także pozwalają analizować je w szerszym kontekście całego procesu produkcyjnego. W praktyce pozwala to: na bieżąco śledzić zużycie energii, wody, pary czy sprężonego powietrza, szybko identyfikować nieprawidłowości, zanim przełożą się na wysokie koszty i obniżą wydajność produkcji, przypisywać zużycie do poszczególnych linii produkcyjnych lub konkretnych wyrobów, przeprowadzać symulacje „co jeśli”, np. sprawdzić, jak zmiana w harmonogramie produkcji wpłynie na wydatki związane z mediami, łatwo przygotować kompletne dane na potrzeby raportów ESG oraz kontroli regulacyjnych. Redukcja kosztów z systemami APS i MES Wykorzystanie takich narzędzi jak oprogramowanie APS (Advanced Planning System), w połączeniu z systemami MES (Manufacturing Execution System) czy SCADA umożliwia przejście od zarządzania intuicyjnego do modelu opartego na faktach. Program zbiera dane z czujników, instalacji oraz systemów produkcyjnych (ERP, MES, SCADA), a następnie tworzy na ich podstawie czytelne raporty i kluczowe wskaźniki efektywności (KPI). Rozwiązanie typu APS+MES nie pełni więc jedynie funkcji „systemu pomiarowego” – staje się kompleksowym, strategicznym narzędziem, które wspiera zarząd w procesie planowania, a dział techniczny w codziennej optymalizacji procesów. Dzięki systemom do zarządzania produkcją proces planowania staje się bardziej świadomy i efektywny, a możliwości zmniejszenia kosztów produkcji – realne i mierzalne. Menedżerowie mogą wówczas opierać swoje decyzje na twardych danych, a nie wyłącznie na doświadczeniu czy intuicji. Firmy produkcyjne, które zdecydowały się na wdrażanie APS oraz MES, zyskują przede wszystkim większą przewidywalność wydatków. Dzięki szczegółowym danym przypisanym do procesów i produktów łatwiej zaplanować budżet oraz prowadzić negocjacje z klientami w oparciu o faktyczne koszty jednostkowe. Inną korzyścią jest możliwość optymalizacji zużycia mediów – zarówno poprzez identyfikację i minimalizację strat, jak również świadome planowanie kampanii produkcyjnych w mniej energochłonnych godzinach. W efekcie rośnie rentowność produkcji, a firma zyskuje większą stabilność finansową. Wdrożenie systemów zarządzania produkcją wpływa również na kwestie wizerunkowe i zgodność z regulacjami. Rozwiązania APS i MES znacząco upraszczają sporządzanie dokumentacji, raportów na potrzeby audytów, a jednocześnie wspierają realizację strategii zrównoważonego rozwoju. Dziś dla wielu klientów może to być kluczowym kryterium współpracy. Sztuczna inteligencja w branży farmaceutycznej Sama kontrola zużycia mediów to jednak za mało. Potrzeba narzędzi, które pozwolą przewidywać skutki decyzji i wybierać najkorzystniejsze scenariusze działania. Tak właśnie funkcjonuje Qualicision, rozwiązanie oparte na sztucznej inteligencji opracowane przez firmę PSI. System nie tylko analizuje dane dotyczące produkcji i energii, lecz także w ułamku sekundy symuluje różne warianty: od opóźnionej dostawy surowca, przez nagły wzrost kosztów gazu o 20%, po konieczność szybkiego zwiększenia produkcji ze względu na kampanię rynkową. Qualicision można porównać do nawigacji GPS dla zakładu produkcyjnego – wskazuje różne możliwe ścieżki i informuje o konsekwencjach ich wyboru. W efekcie decyzje dotyczące dostosowania harmonogramów produkcji, obciążenia maszyn czy alokacji zasobów zapadają szybciej, a przede wszystkim mądrzej – w oparciu o jasne dane dotyczące kosztów i zużycia energii. Przyszłość przemysłu farmaceutycznego W czasach gwałtownie zmieniających się cen energii oraz rygorystycznych regulacji, rachunki mogą wzrosnąć z dnia na dzień. Brak automatyzacji i systemowej kontroli nad mediami nie jest już tylko ryzykiem, lecz poważnym zagrożeniem dla stabilności działania firmy farmaceutycznej. Przedsiębiorstwa, które wdrożą systemy APS i MES z algorytmami sztucznej inteligencji, zyskują nie tylko przewagę kosztową, lecz także większą odporność na wahania i kryzysy energetyczne. Inteligentne zarządzanie mediami pozwala opierać decyzje na danych, usprawnić procesy i bez obaw patrzeć w przyszłość.
PSI
ERP mówi, co było – AI pomaga zobaczyć, co będzie. Na czym polega księgowość aktywna?
“Twoja księgowość mówi Ci, co było. My pokazujemy, co będzie” – to stwierdzenie dobrze oddaje rewolucję, która właśnie transformuje biura rachunkowe. Księgowość przestaje być wyłącznie przestrzenią do rejestrowania minionych zdarzeń. Dzięki nowym technologiom staje się proaktywnym uczestnikiem w bieżącym zarządzaniu biznesem. W tradycyjnym ujęciu księgowość porządkuje i rejestruje zdarzenia, które już nastąpiły. Tymczasem księgowość aktywna przetwarza aktualne dane przy użyciu algorytmów sztucznej inteligencji (AI). Pozwala to na automatyzację rutynowych czynności, bieżące prognozowanie płynności finansowej oraz wczesne wykrywanie ryzyka operacyjnego. Jednocześnie, co ważne, to podejście nie zastępuje systemu ERP ani księgowego. Jego celem jest rozszerzenie ich możliwości. Księgowość pasywna a tradycyjny ERP – na czym to polega? Księgowość pasywna to tradycyjny model prowadzenia rachunkowości, w którym dane finansowe są rejestrowane i przetwarzane po fakcie. Opiera się na zamykaniu okresów rozliczeniowych, co często oznacza, że informacje o realnej kondycji finansowej trafiają do zarządu z kilkutygodniowym opóźnieniem. Obecnie znaczna część obecnych wdrożeń ERP funkcjonuje właśnie w tym modelu. Oprogramowanie rejestruje historię faktur i płatności, generując raport podsumowujące miniony miesiąc. Tymczasem księgowy pełni rolę „historyka biznesu”. Weryfikuje bowiem poprawność minionych zdarzeń, by spełniać wymogi prawne. Pasywność w księgowości nie oznacza jednak, że system jest przestarzały. ERP nadal gwarantuje zgodność i wiarygodność danych. Problemem zatem nie jest brak dokumentacji, lecz zbyt długi czas pomiędzy zdarzeniem a reakcją firmy. Księgowość aktywna ze wsparciem AI Księgowość aktywna to nowoczesne podejście do rachunkowości, w którym dane finansowe są przetwarzane w czasie rzeczywistym dzięki automatyzacji i algorytmom sztucznej inteligencji. Zamiast wyłącznie podsumowywać przeszłość, księgowość aktywna prognozuje przepływy pieniężne, wykrywa anomalie operacyjne i wspiera bieżące decyzje biznesowe. Sztuczna inteligencja jest tu absolutnym katalizatorem zmian. Do procesów, które algorytmy skutecznie automatyzują w biurach rachunkowych, należą m.in.: Odczytywanie i klasyfikowanie dokumentów (inteligentny OCR) oraz automatyczne przekazywanie do osób odpowiedzialnych za akceptację, Dekretacja inteligentna – przypisywanie kosztów do kont, projektów lub centrów kosztowych, Uzgadnianie płatności i parowanie wyciągów bankowych z wprowadzonymi fakturami, Wykrywanie braków, duplikatów i nietypowych operacji (zapobieganie wyłudzeniom), Monitorowanie terminów i alertowanie o odchyleniach od ustalonych reguł budżetowych, Bieżące aktualizowanie prognoz przepływów pieniężnych. Należy pamiętać, że księgowość aktywna nie zwalnia biura z obowiązków pasywnych. Sprawozdawczość i podatki nadal muszą być rozliczane bezbłędnie. Narzędzia takie jak platforma flowMEE działają jako uzupełnienie istniejącego środowiska, stanowiąc wsparcie analityczne. System szacuje najbardziej prawdopodobne skutki finansowe, jednak ostateczna weryfikacja i interpretacja zawsze pozostaje w rękach specjalistów. Jak księgowość aktywna współpracuje z systemem ERP? Kluczem do sukcesu jest płynna integracja. W przypadku flowMEE, platformę można bezpiecznie połączyć z popularnym oprogramowaniem, takim jak Comarch ERP Optima, enova365 czy Symfonia. Integracja za pomocą interfejsu API zapewnia bezpośredni, bezpieczny eksport danych finansowych, dając natychmiastowy dostęp do historii zmian, logów operacji i pełnej ścieżki audytowej. Po spięciu systemu ERP z księgowością aktywną, zachodzi pełna synergia procesów. Zobaczmy, jak wygląda to w praktyce: Faktura kosztów wpływa na skrzynkę firmy. AI odczytuje dane, rozpoznaje kontrahenta i kategorię kosztu. System porównuje wydatek z założonym budżetem oraz historią podobnych operacji. Dokument zostaje automatycznie skierowany do właściwej osoby celem akceptacji. Zobowiązanie trafia do ERP i aktualizuje prognozę płynności. Jeżeli koszt przekracza ustalony próg, osoba przypisana do kontrahenta otrzymuje alert. Nietypowe przypadki są przekazywane księgowemu do ręcznej weryfikacji. To właśnie tutaj zarysowuje się fundamentalna różnica. W księgowości pasywnej faktura pojawiłaby się dopiero w raporcie pod koniec miesiąca. Tymczasem w modelu aktywnym – już na etapie akceptacji wpływa na prognozy finansowe. Od raportowania przeszłości do kreowania przyszłości Księgowość nadal musi rzetelnie odpowiadać na pytanie, co wydarzyło się w firmie. Zmiana paradygmatu polega na tym, że dzięki bieżącym danym i algorytmom AI można wcześniej zobaczyć, do czego doprowadzą obecne decyzje. System ERP pozostaje finansową pamięcią organizacji. Księgowość aktywna dodaje do niej sokole oko – mechanizm, który stale obserwuje, analizuje i ostrzega. Dzięki temu tradycyjne biuro rachunkowe przemienia się w nowoczesne centrum.
flowMEE
Subiekt GT w chmurze a bezpieczeństwo danych – dlaczego warto postawić na profesjonalne środowisko?
System ERP przechowuje jedne z najważniejszych danych w przedsiębiorstwie – informacje o klientach, dokumentach sprzedażowych, magazynie, finansach czy kontrahentach. Dlatego wybierając sposób korzystania z Subiekta GT, warto zwrócić uwagę nie tylko na wygodę pracy, ale przede wszystkim na bezpieczeństwo danych. Coraz więcej firm decyduje się na przeniesienie programu do chmury, ponieważ pozwala to znacząco ograniczyć ryzyko utraty danych i zapewnia ciągłość działania przedsiębiorstwa. Wdrożenie Subiekta GT w chmurze z Itmation to rozwiązanie, które łączy wygodę pracy z dowolnego miejsca z profesjonalnym poziomem zabezpieczeń, którego większość małych i średnich firm nie jest w stanie samodzielnie zapewnić we własnej serwerowni albo biurze. Dlaczego bezpieczeństwo danych jest tak ważne? Wyobraźmy sobie prostą sytuację. W firmie Subiekt GT został zainstalowany wyłącznie na jednym laptopie. Urządzenie ulega awarii, zostaje skradzione lub uszkodzone, a przedsiębiorstwo nie posiada aktualnej kopii zapasowej. Skutki mogą być bardzo poważne: utrata całej bazy klientów, brak dostępu do dokumentów sprzedaży, utrata danych magazynowych, przestój w pracy firmy, kosztowne próby odzyskiwania danych. Dla wielu przedsiębiorstw oznacza to nie tylko straty finansowe, ale również problemy z obsługą klientów czy rozliczeniami. Właśnie dlatego coraz więcej właścicieli firm decyduje się na migrację Subiekta GT do profesjonalnego środowiska chmurowego. Subiekt GT w chmurze – bezpieczeństwo na poziomie centrum danych Korzystając z usługi chmurowej oferowanej przez Itmation, przedsiębiorca nie musi samodzielnie budować własnej infrastruktury serwerowej ani martwić się jej utrzymaniem. Środowisko serwerowe Itmation zostało zaprojektowane z myślą o maksymalnej dostępności usług oraz ochronie danych biznesowych. Infrastruktura zapewnia między innymi: fizyczną ochronę serwerów, całodobowy monitoring środowiska, redundancję najważniejszych elementów infrastruktury, wysoką dostępność usług, zabezpieczenie przed awariami sprzętowymi. Każdy kluczowy element infrastruktury posiada swoje zapasowe odpowiedniki. Dzięki temu awaria pojedynczego urządzenia nie powoduje zatrzymania pracy systemu. Przykładowo, nawet w przypadku problemów z zasilaniem użytkownicy nadal mogą korzystać z programu bez przestojów. Jak Itmation chroni dane biznesowe? Jednym z największych atutów profesjonalnego środowiska chmurowego jest zastosowanie wielu warstw zabezpieczeń jednocześnie. W przypadku Subiekta GT w chmurze Itmation wykorzystywane są m.in.: Autoryzowany dostęp do aplikacji Do systemu mogą logować się wyłącznie uprawnieni użytkownicy posiadający odpowiednie dane dostępowe. Dwuskładnikowe logowanie (2FA) Dodatkowa warstwa zabezpieczeń sprawia, że samo poznanie hasła nie wystarczy do uzyskania dostępu do systemu. Polityka silnych haseł Odpowiednio skonfigurowane zasady dotyczące haseł znacząco utrudniają próby nieautoryzowanego logowania. Automatyczne kopie zapasowe Regularnie wykonywany backup pozwala szybko odzyskać dane w przypadku awarii lub przypadkowego usunięcia informacji. To rozwiązanie daje przedsiębiorcom pewność, że najważniejsze dane firmy są odpowiednio chronione każdego dnia. Czy można wdrożyć podobne zabezpieczenia we własnej firmie? Teoretycznie tak. Praktyka pokazuje jednak, że wdrożenie infrastruktury o podobnym poziomie zabezpieczeń wiąże się z bardzo wysokimi kosztami. Firma musiałaby samodzielnie zapewnić m.in.: zakup profesjonalnych serwerów, odpowiednio zabezpieczoną serwerownię, systemy monitoringu, urządzenia sieciowe klasy enterprise, zasilanie awaryjne, administratorów odpowiedzialnych za utrzymanie infrastruktury, system wykonywania i testowania kopii zapasowych. Do tego dochodzą koszty energii, serwisu oraz regularnej wymiany sprzętu. Dla większości małych i średnich przedsiębiorstw znacznie bardziej opłacalne okazuje się korzystanie z gotowego środowiska przygotowanego przez wyspecjalizowanego partnera, takiego jak Itmation. Jak wygląda konfiguracja Subiekta GT w chmurze? Proces migracji jest znacznie prostszy, niż wielu przedsiębiorców przypuszcza. Jeżeli firma posiada już licencję Subiekta GT, zostaje ona przeniesiona do środowiska wirtualnego przygotowanego przez Itmation. Od tego momentu cały ciężar utrzymania infrastruktury spoczywa na specjalistach Itmation. Po migracji: konfigurujemy środowisko serwerowe, przygotowujemy dostęp dla użytkowników, tworzymy odpowiednie konta, konfigurujemy uprawnienia, zabezpieczamy sposób logowania. Każdy użytkownik otrzymuje również instrukcję uruchomienia tzw. zdalnego pulpitu oraz komplet informacji dotyczących bezpiecznego logowania. Czy praca zdalna w Subiekcie GT jest trudniejsza? Absolutnie nie. To jedna z największych zalet rozwiązania oferowanego przez Itmation. Po zalogowaniu użytkownik widzi dokładnie ten sam interfejs programu Subiekt GT, z którego korzystał wcześniej na komputerze lokalnym. Nie trzeba uczyć się nowego programu ani zmieniać sposobu pracy. Różnica polega na tym, że aplikacja działa na wydajnym środowisku serwerowym, dzięki czemu: operacje wykonywane są szybciej, system działa stabilniej, użytkownicy mogą pracować z dowolnego miejsca, firma nie musi inwestować we własny serwer. Oszczędność nie tylko czasu, ale również pieniędzy Migracja Subiekta GT do chmury przynosi również wymierne korzyści finansowe. Przedsiębiorstwo nie musi ponosić kosztów: zakupu serwera, modernizacji infrastruktury, serwisowania sprzętu, wymiany podzespołów, utrzymania własnej serwerowni. Jednocześnie znacznie łatwiej zarządzać użytkownikami systemu. W razie potrzeby można dodawać nowe konta lub ograniczać ich liczbę bez konieczności ingerencji fizycznie w infrastrukturę. Integracje działają bez problemu Wbrew obawom wielu przedsiębiorców przeniesienie Subiekta GT do chmury nie ogranicza możliwości współpracy z innymi narzędziami. Środowisko Itmation pozwala korzystać między innymi z: podpisów elektronicznych, drukarek fiskalnych, drukarek etykiet, integratorów e-commerce, systemów kurierskich, wysyłki deklaracji podatkowych, innych aplikacji współpracujących z Subiektem GT. Dzięki temu firma zachowuje pełną funkcjonalność systemu, jednocześnie korzystając z nowoczesnego i bezpiecznego środowiska pracy. Dlaczego warto wybrać Itmation? Itmation od lat specjalizuje się we wdrożeniach systemów ERP w środowiskach chmurowych. Firma zapewnia nie tylko migrację Subiekta GT, ale również kompleksową opiekę nad całą infrastrukturą. Klienci zyskują: profesjonalnie przygotowane środowisko, wysoki poziom bezpieczeństwa danych, szybkie i stabilne działanie systemu, zdalny dostęp do programu, wsparcie specjalistów, brak konieczności utrzymywania własnego serwera. Podsumowanie Subiekt GT w chmurze to rozwiązanie, które znacząco zwiększa bezpieczeństwo danych biznesowych i jednocześnie ułatwia codzienną pracę przedsiębiorstwa. Zamiast martwić się o serwer, kopie zapasowe, aktualizacje czy zabezpieczenia, właściciel firmy może skupić się na prowadzeniu biznesu. Decydując się na wdrożenie z Itmation, otrzymujesz nie tylko profesjonalnie przygotowane środowisko chmurowe, ale również kompleksowe wsparcie ekspertów, którzy zadbają o bezpieczną migrację, konfigurację oraz nieprzerwane działanie systemu Subiekt GT.
Itmation
Jak maksymalnie wykorzystać możliwości systemu Symfonia Finanse i Księgowość? O tym szerzej opowiedzą ekspertki Symfonii w nadchodzącym webinarze. Jesteś użytkownikiem systemu Symfonia Finanse i Księgowość albo zastanawiasz się nad jego wdrożeniem? To wydarzenie jest kierowane do Ciebie. Katarzyna Pakos-Słaba i Dorota Bacia, Starsze Specjalistki ds. finansowo-księgowych w Symfonii, opowiedzą o najlepszych praktykach, jakie możesz stosować […]
