News
MarekMac
MarekMac
MarekMac
Popularne
Główna
Od przestarzałego systemu do Monitora ERP. Historia wdrożenia w duńskiej firmie produkcyjnej
Wdrożenie ERP bywa wymagającym przedsięwzięciem, zwłaszcza gdy firma chce jednocześnie pozbyć się ograniczeń przestarzałego systemu i nie sparaliżować bieżących operacji. Egholm A/S dostrzegło potrzebę zmian, decydując się na Monitor ERP. Około rok po uruchomieniu systemu przedstawiciele Monitora odwiedzili duńską firmę, aby sprawdzić działanie rozwiązania w praktyce. Wnioski są jednoznaczne: dzięki zaangażowanemu, pragmatycznemu i niezależnemu zespołowi projektowemu firma domknęła wdrożenie z sukcesem i nadal czerpie z niego korzyści. Monitor ERP zapewnia dziś lepszy wgląd w procesy, a Konfigurator Produktów ułatwia tworzenie zamówień dopasowanych do potrzeb konkretnych klientów. Egholm A/S produkuje urządzenia wykorzystywane do utrzymania dróg, parków i terenów zewnętrznych w czystości. W rozmowach podsumowujących wdrożenie udział wziął m.in. konsultant Frank Madsen, który opisał ten projekt jako „nieco bardziej obszerny niż dla klientów Monitora”. Jens Christian Egholm, Dyrektor Generalny Egholm A/S, podkreślił znaczenie wyboru standardowego systemu, który nie wymusza dużej liczby modyfikacji. Było to szczególnie istotne w porównaniu z poprzednim rozwiązaniem, które z czasem stało się dla firmy coraz bardziej obciążające. Block Quote Frank Madsen zauważył również, że na powodzenie wdrożenia wpłynęło zbudowanie przez Egholm silnego i zaangażowanego zespołu, którego konsekwentne podejście do pracy zadecydowało o sprawnym projekcie. Czemu służy Konfigurator Produktów? Przed wdrożeniem Monitora ERP firma działała na dużej liczbie wariantów gotowych maszyn, co wiązało się z dość rozległymi pracami konserwacyjnymi, zwłaszcza gdy trzeba było modyfikować komponenty. Egholm A/S korzysta z Konfiguratora Produktów Monitora, gdy musi przygotować zamówienia dopasowane do specyficznego sposobu budowy maszyn dla danego klienta. Tina Nygaard Olesen, główna planistka w Egholm A/S, podkreśla znaczenie tej funkcji dla ich szczególnego rodzaju firmy: Block Quote Troska o środowisko i rozwój kompetencji zespołu W 2025 roku, w kontekście rosnących wymagań związanych ze zrównoważonym rozwojem, wprowadzono funkcję Sustainability by Monitor, która ma wspierać przedsiębiorstwa w mierzeniu wpływu działalności na środowisko. Jak tłumaczy Jens Christian Egholm, moduł ten pozwolił wypełnić lukę w obszarze raportowania, dzięki czemu firma może skuteczniej mierzyć ślad klimatyczny swoich produktów. Kolejnym istotnym elementem usprawniającym pracę w Egholm A/S okazała się platforma e-learningowa Monitor Academy, która pozwala pracownikom szybciej i wygodniej zapoznawać się z funkcjonalnościami systemu. Tina Nygaard Olesen potwierdziła, że rozwiązanie ułatwiło przejście ze starego systemu na nowy. Dodatkowo firma mogła liczyć na wsparcie w trakcie treningów i szkolen prowadzonych przez konsultantów Monitora. System ERP odpowiedni dla produkcji Egholm A/S, jako firma produkcyjna i klient Monitora ERP, rekomenduje system innym przedsiębiorstwom zorientowanym na produkt. „Prawdopodobnie najważniejszym powodem, dla którego wybraliśmy Monitora było to, że jest to zdecydowanie system stworzony wokół produkcji. Był to dla nas naprawdę decydujący czynnik, który odczuwamy również dziś podczas codziennego użytkowania” – wyjaśnia Tina Nygaard Olesen.
Monitor ERP System
enova365 w Prószyński i S-ka: wydawnictwo, e-commerce i logistyka w jednym systemie
Wydawnictwo Prószyński i S-ka to symbol jakości na polskim rynku księgarskim od lat 90. Jednak zarządzanie blisko 200 nowymi tytułami rocznie, obsługa księgarni internetowej Gildia.pl oraz skomplikowana logistyka wymagają czegoś więcej niż pasji do literatury. Do sprzedaży trafiają setki nowości, w tym edycje limitowane, przedsprzedaże i serie specjalne. Klienci oczekują natychmiastowej informacji: czy dany egzemplarz jest dostępny i czy na pewno dostaną go po złożeniu zamówienia. Dzięki enova365 Prószyński i S-ka oraz księgarnia internetowa Gildia.pl zyskały solidny fundament pod dalszy rozwój. Wyzwania: złożone procesy i bariery wzrostu Przed wdrożeniem enova365 firma Prószyński Media korzystała z wieloletniego, wielokrotnie dopasowywanego do potrzeb systemu. Z czasem stał się on krytycznym obszarem ryzyka, ponieważ jego utrzymanie było uzależnione od jednego dostawcy posiadającego unikalną wiedzę o jego działaniu, a to zwiększało podatność organizacji na przestoje i utrudniało planowanie rozwoju. Jest to zjawisko znane pod nazwą „vendor lock-in”. Co więcej, narastający dług technologiczny utrudniał nadążanie za przepisami oraz ograniczał możliwość integracji z nowoczesnymi narzędziami e-commerce i logistycznymi, w tym z KSeF. To z kolei, utrudniało automatyzację procesów niezbędną do budowania skalowalnego biznesu. Podsumowując, system nie nadążał za potrzebami dynamicznie rozwijającego się wydawnictwa, co w dłuższej perspektywie groziło utratą konkurencyjności i brakiem zgodności z przepisami, np. KSeF. Rozwijając ten wątek, dla wydawnictwa prowadzącego sprzedaż limitowanych serii i przedsprzedaży kluczowe pytanie brzmiało: Czy system potrafi zagwarantować, że sprzedajemy wyłącznie te egzemplarze, które faktycznie jesteśmy w stanie dostarczyć? W praktyce oznacza to konieczność: rezerwowania konkretnego egzemplarza już w momencie złożenia zamówienia, uwzględniania przyszłych dostaw przy prezentowaniu dostępności w sklepie, pełnej kontroli nad tym, które zamówienia „konkurują” o ten sam zasób. Rozwiązanie: gospodarka zasobowa w enova365 Wydawnictwo Prószyński i S-ka szukało elastycznego systemu ERP, dzięki któremu wszystkie procesy będą się mogły opierać na spójnych i aktualnych danych. Po czasochłonnych poszukiwaniach, postawiło na system enova365, wdrożony przez firmę Scapaflow Consulting, Autoryzowanego Partnera Sonety. Celem było stworzenie centralnego repozytorium danych, w którym procesy wydawnicze, sprzedażowe (w tym B2C przez księgarnię internetową Gildia.pl) oraz logistyczne odbywają się wewnątrz jednego narzędzia informatycznego. Trzy filary sukcesu: 1. Zastosowanie gospodarki zasobowej Tradycyjna gospodarka towarowa często zawodzi przy ogromnej liczbie indeksów i kanałów sprzedaży. Gildia.pl sprzedaje regularnie limitowane serie wydawnicze, dlatego liczy się precyzyjne określenie dostępności zasobów towarowych. Jak to działa po wdrożeniu: każda jednostka towaru w magazynie jest śledzona z uwzględnieniem konkretnego zasobu i daty dostawy: każdy egzemplarz książki funkcjonuje w systemie jako konkretny zasób, zasób ma swoją historię: przyjęcie, rezerwację, wydanie lub zwrot, dostępność w Gildia.pl liczona jest nie tylko na podstawie stanów magazynowych, ale również zamówionych dostaw i aktywnych rezerwacji. Dzięki temu enova365 działa w modelu znanym z dużych systemów ERP jako Advanced Available-to-Promise (AATP) — prezentując klientom realną, a nie teoretyczną dostępność. Korzyści: Pełna kontrola nad „wiekowaniem” zapasów, precyzyjne rezerwacje dla zamówień internetowych i eliminacja pomyłek przy wydaniach magazynowych. Przy sprzedaży premier i edycji limitowanych: system przyjmuje zamówienia w przedsprzedaży tylko do poziomu faktycznie zakontraktowanej dostawy, każdy egzemplarz zostaje automatycznie „przypisany” do konkretnego zamówienia, nie dochodzi do sytuacji, w której kilku klientów kupuje ten sam fizyczny zasób. brak oversellingu, koniec z ręcznymi korektami, pełna wiarygodność informacji prezentowanych w sklepie. 2. Sprzedaż konsygnacyjna pod pełną kontrolą W branży wydawniczej model, w którym towar trafia do księgarń, ale pozostaje własnością wydawcy do momentu sprzedaży, jest standardem, ale i logistycznym koszmarem. Jak to działa po wdrożeniu: enova365 automatyzuje ewidencję towarów znajdujących się w obcych magazynach (u dystrybutorów). Korzyści: Błyskawiczne rozliczanie raportów sprzedaży od kontrahentów, automatyczne generowanie faktur oraz zawsze aktualny obraz tego, gdzie fizycznie znajduje się nakład. 3. Tantiemy i rozliczenia autorskie To najbardziej specyficzny i najtrudniejszy proces w wydawnictwie. Jak to działa po wdrożeniu: Dedykowany moduł automatycznie przelicza należności dla autorów na podstawie realnej sprzedaży, uwzględniając skomplikowane progi procentowe, różne waluty i zaliczki. Korzyści: Eliminacja błędów ludzkich, ogromna oszczędność czasu w dziale finansowym oraz transparentne raporty dla autorów generowane jednym kliknięciem. Nowy rozdział w historii wydawnictwa Dzięki wdrożeniu enova365, Prószyński i S-ka oraz księgarnia internetowa Gildia.pl zyskały solidny fundament pod dalszy rozwój. Najważniejsze efekty to: Skrócenie cyklu realizacji zamówień w księgarni internetowej Automatyczna wymiana danych między systemem ERP a firmami kurierskimi i platformami płatniczymi Precyzyjne raporty BI, które pozwalają zarządowi podejmować decyzje w oparciu o rentowność tytułów, a nie przeczucia Wyeliminowanie ręcznego księgowania tysięcy pozycji sprzedażowych miesięcznie Wniosek? Nowoczesny ERP w wydawnictwie to nie tylko narzędzie księgowe. To strategiczna platforma, która gwarantuje satysfakcję klientów i decyduje o tym, czy biznes może bezpiecznie i wiarygodnie skalować sprzedaż w świecie limitowanej podaży.
enova365
Jaki hosting dla systemu ERP w chmurze?
System ERP jest jednym z kluczowych narzędzi w firmie – obsługuje finanse, księgowość, kadry, sprzedaż, magazyn czy raportowanie. W modelu chmurowym to właśnie hosting decyduje o stabilności, dostępności i bezpieczeństwie całego systemu. Dlatego wybór środowiska, na którym działa ERP, ma bezpośredni wpływ na codzienną pracę organizacji. Czym różni się hosting ERP od zwykłego hostingu? Hosting dla systemu ERP znacząco różni się od standardowego hostingu stron internetowych. Systemy ERP wymagają: stałej dostępności zasobów (CPU, RAM, przestrzeń dyskowa), stabilnej i wydajnej pracy baz danych, obsługi wielu jednoczesnych użytkowników, wysokiej niezawodności działania. Z tego względu ERP uruchamiany jest najczęściej na serwerach VPS lub serwerach dedykowanych, a nie na współdzielonym hostingu www. Kluczowe wymagania hostingu dla ERP w chmurze Wydajność i skalowalność System ERP pracuje na danych operacyjnych w czasie rzeczywistym. Hosting powinien zapewniać: gwarantowane zasoby obliczeniowe, szybkie dyski (SSD lub NVMe), możliwość zwiększania zasobów wraz z rozwojem firmy. Brak odpowiedniej wydajności szybko przekłada się na spowolnienia pracy i ograniczenia funkcjonalne. Stabilność i dostępność Dla wielu firm ERP jest systemem krytycznym. Hosting powinien oferować: wysoką dostępność usług (SLA), redundancję kluczowych elementów infrastruktury, szybkie reagowanie na awarie. Redundancja oznacza, że najważniejsze elementy infrastruktury – takie jak serwery, dyski, zasilanie czy łącza internetowe – posiadają swoje zapasowe odpowiedniki. W praktyce oznacza to, że jeśli jeden komponent ulegnie awarii, jego rolę automatycznie przejmuje drugi, bez przerywania pracy systemu. Dzięki temu użytkownicy mogą korzystać z ERP nawet w sytuacjach technicznych problemów po stronie dostawcy hostingu. Każdy przestój systemu ERP oznacza natomiast konkretne trudności w codziennym funkcjonowaniu firmy. Pracownicy nie mogą wystawiać faktur, przyjmować zamówień, sprawdzać stanów magazynowych czy realizować wysyłek. W efekcie pojawiają się opóźnienia, błędy w obsłudze klientów i realne straty finansowe. Dlatego stabilny hosting z wysoką dostępnością to nie tylko kwestia technologii, ale przede wszystkim bezpieczeństwa biznesu. Bezpieczeństwo danych Systemy ERP przetwarzają dane finansowe, kadrowe i handlowe. Hosting powinien umożliwiać: szyfrowanie połączeń, regularne kopie zapasowe, kontrolę dostępu użytkowników, ochronę przed nieautoryzowanym dostępem. Istotne jest również jasne określenie zasad wykonywania i przechowywania backupów. Dostęp zdalny i praca zespołowa Jedną z głównych zalet ERP w chmurze jest możliwość pracy z różnych lokalizacji. Hosting powinien wspierać: stabilny dostęp do aplikacji ERP przez internet, jednoczesną pracę wielu użytkowników, bezpieczne połączenia zdalne. Rozwiązanie to jest szczególnie istotne dla firm pracujących hybrydowo oraz dla współpracy z biurami rachunkowymi. Zarządzanie środowiskiem i wsparcie techniczne W praktyce wiele firm decyduje się na hosting ERP zarządzany przez zewnętrznego dostawcę. Oznacza to, że: administracja serwerem realizowana jest poza firmą, aktualizacje systemowe wykonywane są centralnie, wsparcie techniczne obejmuje również kwestie infrastrukturalne. Dla mniejszych organizacji ogranicza to konieczność utrzymywania własnego zespołu IT. Itmation a hosting systemów ERP w chmurze Itmation udostępnia środowiska chmurowe przeznaczone do pracy z systemami ERP, takimi jak rozwiązania finansowo-księgowe czy kadrowe wykorzystywane w polskich firmach. Hosting realizowany jest w modelu zdalnym, bez konieczności utrzymywania własnego serwera po stronie przedsiębiorstwa. Takie podejście pozwala firmom skupić się na pracy z systemem ERP, a kwestie infrastruktury technicznej przenieść do zewnętrznego środowiska. Hosting dedykowany czy środowisko współdzielone? Dla systemów ERP rekomendowane są: serwery dedykowane, wydzielone środowiska VPS w chmurze. Rozwiązania współdzielone, gdzie zasoby są dynamicznie dzielone pomiędzy wielu użytkowników, rzadko zapewniają stabilność wymaganą przez systemy ERP. Podsumowanie Wybór hostingu dla systemu ERP w chmurze to decyzja techniczna o dużym znaczeniu biznesowym. Kluczowe są stabilność, bezpieczeństwo danych, dostępność zasobów oraz możliwość rozwoju środowiska wraz z firmą. Hosting ERP nie powinien być traktowany jak standardowa usługa IT. To element infrastruktury, od którego zależy ciągłość pracy całej organizacji.
Itmation
Cyfryzacja firmy bez paraliżu. Jak wdrażać etapowo i szybciej osiągać przewagę operacyjną?
W wielu firmach cyfryzacja zaczyna się od ambitnego planu, a kończy na przeciążeniu zespołów i poczuciu, że „system miał pomóc, a przeszkadza”. Najczęściej nie jest to wina wadliwej technologii, tylko zderzenia jej z rzeczywistością procesów. Gdy nakłada się nowe narzędzia na niewydajne lub niespójne działania, problemy potrafią się „zautomatyzować”, zamiast zniknąć. Alternatywa istnieje i coraz częściej wygrywa w praktyce. Zamiast wymuszonej rewolucji, rekomendujemy cyfryzację etapową, która pozwala firmie najpierw uporządkować i zoptymalizować proces, a dopiero potem wzmacniać go technologią. W praktyce to właśnie ten moment – praca na procesie, a nie na samej liście funkcjonalności – daje przestrzeń na korekty i usprawnienia w trakcie wdrożenia. Ostatecznie to przekłada się na realnie wyższą efektywność operacyjną. Skąd się biorą nieudane transformacje? Z punktu widzenia zarządu cyfryzacja ma być dźwignią. Natomiast z perspektywy operacji bywa zagrożeniem, bo dotyka produkcji, logistyki, sprzedaży, jakości i serwisu jednocześnie. Wtedy pojawiają się dwa ryzyka: Po pierwsze, paraliż operacji. Gdy zbyt wiele procesów zmienia się naraz, rośnie liczba wyjątków, prowizorek i ręcznych obejść, przez co firma traci rytm. Oprócz tego, może zaistnieć słynny „efekt czekania”. Organizacja słyszy, że „prawdziwe korzyści będą po go live”, więc przez miesiące nie ma namacalnej poprawy, a napięcie rośnie. Dlatego coraz lepiej sprawdza się podejście, w którym cyfryzacja zaczyna się od realnych wąskich gardeł, a nie od idealnego diagramu procesu. Etapowo albo całościowo, ale pod kontrolą „Etapowo” nie oznacza „wolniej”. Często oznacza sprawniejsze działania, bo organizacja szybciej uczy się na własnych danych i ostatecznie prędzej osiąga rezultaty. Model etapowy dobrze działa, gdy: firma jest gotowa na skalowanie wdrożenia, począwszy od najpilniejszych wyzwań, operacje nie mogą sobie pozwolić na eksperymenty na produkcji i magazynie, istnieją już sensowne narzędzia, ale wymagają większej spójności. W praktyce oznacza to projektowanie rozwiązania jako platformy, którą można skalować wdrożeniowo: od jednego procesu lub obszaru, do pełnego ekosystemu, w tempie dopasowanym do organizacji. Intelo Core – rozwiązanie dedykowane, ale nie pisane od zera Wiele firm poszukuje rozwiązań skrojonych pod ich branżę i własne potrzeby, ale jednocześnie obawia się „budowania systemu od zera”. Słusznie – projektowanie wszystkiego od pustej kartki bywa kosztowne i trudne do utrzymania. Dlatego sensowną drogą jest rozwiązanie dedykowane, ale oparte o sprawdzony fundament. W podejściu INTELO taką rolę pełni oprogramowanie Intelo Core – warstwa bazowa, która przyspiesza projekt, porządkuje architekturę i skraca drogę do pierwszych efektów. Dzięki temu wdrożenie nie zaczyna się od tworzenia podstaw, lecz dopasowania do procesów i integracji z środowiskiem organizacji. Dla biznesu liczy się jedna rzecz: krótszy czas od decyzji do wartości. A to zwykle oznacza szybciej działający proces, mniej ręcznej pracy i lepszą kontrolę nad operacjami. Branże „trudne dla ERP” i integracje z rzeczywistością produkcji Są sektory, w których standardowe podejścia ERP bywają niewystarczające lub wymagają wielu obejść. Dotyczy to między innymi branż takich jak chemiczna, spożywcza, farmaceutyczna, ale też firm związanych z różnymi obszarami biznesowymi, często ze sobą niepowiązanymi. Takim przykładem może być organizacja łącząca produkcję zindywidualizowaną wraz z seryjną o zupełnie odmiennych ścieżkach procesowych. W tych organizacjach kluczowe są integracje z tym, co dzieje się „na hali i w magazynie”, a nie tylko w module finansowym. Dlatego ważnym elementem podejścia alternatywnego jest scalenie z: systemami i maszynami produkcyjnymi, magazynami i automatyką, wagami, urządzeniami pomiarowymi i identyfikacją (np. technologia RFID), kanałami sprzedaży i obsługi klienta. Integracje nie są dodatkiem, lecz rdzeniem wdrożenia. To właśnie one decydują o spójności danych oraz tym, czy procesy będą działały w jednym rytmie. Rozszerzanie ERP zamiast jego wymiany Wiele firm nie potrzebuje rewolucji w ERP, tylko rozszerzeń opartych na sprawdzonych fundamentach, które domykają luki procesowe i porządkują kluczowe obszary działania. Takie rozwiązania mogą działać jako uzupełnienie standardowego ERP, wzmacniając zarządzanie i monitorowanie produkcji, zaawansowaną logistykę WMS często wspartą technologią RFID, utrzymanie ruchu, kontrolę jakości oraz platformy e-commerce. Efektem końcowym jest dostarczenie zaawansowanych i zautomatyzowanych narzędzi analitycznych BI. To podejście bywa najbardziej racjonalne kosztowo i organizacyjnie. Firma zachowuje stabilność w finansach i księgowości, a jednocześnie podnosi dojrzałość operacyjną tam, gdzie najbardziej boli. Cyfryzacja to proces, a nie event Najlepsze transformacje rzadko wyglądają jak fajerwerki. Bardziej jak skutecznie prowadzony projekt: ze spokojnym wdrożeniem, ale szybkimi efektami na szeroką skalę. Jeśli celem organizacji jest poprawa kontroli nad produkcją i logistyką, szybsza reakcja na zmiany i brak przestojów w operacjach, warto rozważyć podejście, w którym integracje są ważniejsze niż rewolucja, a wdrożenie rośnie razem z firmą.
RadosławGubała
Workflow w HR. Automatyzacja dla kultury organizacyjnej firmy
HR rzadko ma dziś problem z ludźmi, częściej mierzy się z procesami, które przez lata rosły szybciej niż organizacja była w stanie je poukładać. Automatyzacja i workflow w HR nie są technologiczną fanaberią, lecz sposobem na odzyskanie kontroli, czasu i spokoju. Dzięki dobrze zaprojektowanym obiegom dokumentów w DocuWare HR może się skupić na ludziach, by wnosić biznesową wartość dla firmy. HR to jedno z tych miejsc w firmie, gdzie wszystko jest „na już”. Rekrutacja na wczoraj, umowa na teraz, aneks sprzed pół roku, który nagle okazuje się krytyczny, bo ktoś pyta o szczegóły wynagrodzenia albo zakres obowiązków. A w tle dokumenty. Setki, tysiące, w różnych wersjach, miejscach i formatach. Papier, PDF-y, maile, foldery na dyskach, czasem jeszcze teczka opisana markerem, którego już nikt nie potrafi odczytać. Dziś widać wyraźnie: HR ma problem z procesami. Nie dlatego że ich nie ma, lecz dlatego że postępujący poziom ich komplikacji wyprzedził efektywność używanych w nich kanałów i technologii. Rekrutacja i onboarding bez improwizacji: po co workflow w HR Weźmy rekrutację. CV wpadają różnymi kanałami, ktoś je zapisuje, ktoś przesyła dalej, ktoś drukuje, bo „łatwiej przeczytać”. Decyzje zapadają w mailach, notatkach, rozmowach przy kawie. A potem kandydat zostaje pracownikiem i zaczyna się onboarding, czyli moment, w którym chaos potrafi rozkwitnąć w pełnej krasie. Umowa, szkolenia BHP, dostęp do systemów, regulaminy, badania lekarskie. Wszystko ważne, wszystko wrażliwe, wszystko powinno wydarzyć się szybko i w odpowiedniej kolejności. Bez workflow ten proces przypomina raczej improwizację jazzową niż zaplanowaną kompozycję. Automatyzacja w HR nie polega na tym, żeby odebrać ludziom pracę. Wręcz przeciwnie. Chodzi o to, żeby przestać marnować czas na czynności, które nie wymagają myślenia. System workflow wie, że po zaakceptowaniu umowy trzeba wysłać dokument do podpisu, założyć pracownikowi e-teczkę, uruchomić checklistę onboardingową i przypomnieć menedżerowi, że nowa osoba zaczyna w poniedziałek. HR nie musi tego pilnować. HR może się zająć człowiekiem. E-teczki i kontrola dostępu: porządek w dokumentach bez ryzyka Podobnie jest z dokumentacją pracowniczą. Życiorysy, aneksy, oceny okresowe, szkolenia, badania, awanse, przeniesienia. W wielu firmach ogromną część czasu działu kadr konsumuje szukanie dokumentów, sprawdzanie, czy są aktualne i czy na pewno mamy tę właściwą wersję. E-teczki zmieniają reguły gry, bo wszystkie informacje są w jednym miejscu, dostępne od ręki, z pełną kontrolą uprawnień. Co ważne, nawet administrator systemu nie musi widzieć tego, czego widzieć nie powinien, co w HR nie jest detalem, tylko fundamentem zaufania. Automatyzacja bardzo szybko pokazuje swoją wartość także tam, gdzie HR styka się z resztą organizacji. Wnioski urlopowe, delegacje, nadgodziny, zwroty kosztów. Z perspektywy pracownika liczy się jedno: szybkość i przejrzystość. Jeśli wiem, gdzie jest mój wniosek i kiedy mogę spodziewać się decyzji, nie muszę dzwonić, pisać i przypominać się co dwa dni. Workflow pilnuje terminów, eskaluje sprawy, pokazuje wąskie gardła i sprawia, że HR przestaje być centralą telefoniczną firmy. Do tego dochodzi temat zgodności z przepisami, który z roku na rok robi się coraz bardziej wymagający. Okresy przechowywania dokumentów, ochrona danych osobowych, archiwizacja maili, kontrola dostępu. Papier i pliki porozrzucane po systemach to proszenie się o kłopoty. Centralny system zarządzania dokumentami pozwala nie tylko spełnić wymagania prawa, ale też spać spokojniej, bo wiadomo, że dane są tam, gdzie powinny być i tylko dla tych, którzy mają do nich prawo. Mniej papierów, więcej Human & Culture: gdy HR odzyskuje czas Najciekawsze jest jednak to, że dobrze zaprojektowany workflow w HR bardzo szybko zaczyna wpływać na atmosferę w firmie. Mniej frustracji, mniej nerwowych pytań, więcej poczucia, że procesy działają, a decyzje zapadają na podstawie aktualnych informacji. HR przestaje być działem od papierów, a zaczyna być realnym partnerem biznesu. A na koniec warto rozbroić mogącą się nasuwać obawę, że automatyzacja grozi HR-owi, że stanie się bardziej „bezduszny”. Jest wręcz przeciwnie. Im mniej czasu na dokumenty, tym więcej przestrzeni na Human & Culture – na rozmowę, rozwój i prawdziwe wsparcie talentów. A o to przecież w HR chodzi od zawsze, nawet jeśli czasem gubi się to pod stertą segregatorów.
MarekTobolewski
Jaki hosting w chmurze dla Rachmistrz GT?
Rachmistrz GT to jeden z najczęściej wykorzystywanych programów księgowych w małych firmach oraz biurach rachunkowych. Tradycyjnie działa on w środowisku lokalnym, jednak może być również uruchamiany w chmurze. W takim modelu kluczowe znaczenie ma wybór odpowiedniego hostingu, który zapewni stabilną i bezpieczną pracę systemu. Dlaczego hosting ma znaczenie w przypadku Rachmistrza GT? Rachmistrz GT pracuje na bazie danych i jest używany do bieżącej obsługi rozliczeń podatkowych oraz ewidencji księgowej. Oznacza to, że hosting musi zapewniać: stałą dostępność systemu, stabilną pracę bazy danych, możliwość jednoczesnej pracy kilku użytkowników – ponieważ w biurze rachunkowym z jednego systemu korzysta równocześnie kilku księgowych (np. do obsługi różnych klientów, wprowadzania dokumentów czy generowania deklaracji), hosting musi obsługiwać wielu zalogowanych użytkowników bez spadków wydajności i ryzyka konfliktów w bazie danych, ochronę danych księgowych. W przeciwieństwie do prostych aplikacji, program księgowy jest narzędziem krytycznym – jego niedostępność lub spadki wydajności bezpośrednio wpływają na pracę firmy lub biura rachunkowego. Jakie wymagania powinien spełniać hosting w chmurze? Wydzielone zasoby Hosting dla Rachmistrza GT powinien opierać się na: serwerze VPS, lub wydzielonym środowisku w chmurze. Stabilna praca bazy danych Rachmistrz GT intensywnie korzysta z bazy danych, dlatego istotne są: szybkie dyski (SSD lub NVMe), odpowiednia ilość pamięci RAM, stała wydajność serwera niezależnie od pory dnia. To szczególnie ważne w okresach wzmożonej pracy, np. przy zamknięciach miesiąca lub rozliczeniach podatkowych. Bezpieczeństwo danych księgowych Hosting w chmurze powinien umożliwiać: regularne kopie zapasowe, szyfrowane połączenia, kontrolę dostępu użytkowników, szybkie odtworzenie danych w razie awarii. Dane księgowe należą do najbardziej wrażliwych informacji w firmie, dlatego kwestie bezpieczeństwa nie powinny być traktowane drugoplanowo. Dostęp zdalny i praca biura rachunkowego Jednym z głównych powodów przenoszenia Rachmistrza GT do chmury jest potrzeba pracy zdalnej. Hosting powinien umożliwiać: dostęp do systemu z dowolnej lokalizacji, jednoczesną pracę księgowych i właściciela firmy, współpracę z klientami biura rachunkowego bez konieczności przesyłania plików. Model chmurowy eliminuje potrzebę korzystania z VPN oraz lokalnych serwerów w biurze. Zarządzanie środowiskiem technicznym W modelu chmurowym część obowiązków technicznych może zostać przeniesiona poza firmę. Obejmuje to m.in.: utrzymanie serwera, monitorowanie dostępności do serwera i do aplikacji, aktualizacje systemowe / serwera, wykonywanie kopii zapasowych. Dla małych firm i biur rachunkowych oznacza to mniejsze zaangażowanie w kwestie IT. Rachmistrz GT w chmurze z Itmation Itmation udostępnia środowiska chmurowe, w których możliwa jest praca z programami księgowymi, takimi jak Rachmistrz GT. Rozwiązanie polega na uruchomieniu systemu w zdalnym środowisku, bez konieczności utrzymywania lokalnego serwera po stronie użytkownika. Podsumowanie Wybór hostingu w chmurze dla Rachmistrza GT powinien opierać się na stabilności, bezpieczeństwie danych oraz dopasowaniu środowiska do charakteru pracy księgowej. Najważniejsze nie jest samo „bycie w chmurze”, lecz to, czy hosting zapewnia przewidywalną wydajność i ciągłość działania systemu. Dobrze dobrane środowisko chmurowe pozwala korzystać z Rachmistrza GT w sposób zbliżony do wersji lokalnej, jednocześnie upraszczając dostęp zdalny i ograniczając obowiązki techniczne po stronie firmy.
Itmation
AI było modne, dziś firmy mówią “sprawdzam”.
Tegoroczna edycja raportu “Cyfrowy Menedżer” zaskakuje nie tym, co “rosło”, lecz wyraźnym ostygnięciem części trendów. Sztuczna inteligencja (AI), jeszcze niedawno traktowana jak obowiązkowy kierunek dla rozwiązań IT, dziś jest poddawana surowej ocenie. W najnowszym badaniu, którego premiera nastąpi już w marcu 2026, zweryfikowano oczekiwania użytkowników systemów wobec zastosowania AI. Na pytanie o konkretne korzyści wynikające z implementacji rozwiązań opartych na sztucznej inteligencji lub uczeniu maszynowym, 62% respondentów odpowiedziało, że ich nie dostrzega. Czy to zmierzch trendu AI? Z komentarzy ekspertów wynika, że sztuczna inteligencja nadal pozostanie ważnym elementem rynku, mimo mniejszego entuzjazmu wokół jej zastosowań. Jak wskazuje Tomasz Mamys, Ekspert ds. Cyfryzacji w Symfonii, spadek deklarowanych korzyści nie świadczy o wadliwej technologii. Częściej oznacza brak odpowiednich warunków w firmie, aby tę wartość zauważyć lub zmierzyć. Barierą bywa jakość danych, brak zdefiniowanych przypadków użycia oraz brak sposobu mierzenia efektów. Block Quote W praktyce AI przestała być “tematem do testów”, lecz stała się inwestycją, którą trzeba uzasadnić procesowo i finansowo. Ten wniosek pokazuje dojrzalszy obraz organizacji, które pochodzą do wdrożeń ostrożniej i bardziej metodycznie. Co dodatkowo osłabia efekt AI w biznesie? Tegoroczny “Cyfrowy Menedżer” wskazuje, że wąskim gardłem nadal bywają szkolenia. Odpowiedzi dotyczące ich poziomu są niemal równo podzielone: 54% ankietowanych uznało je za wystarczające, a 46% temu zaprzecza. To ważne, bo nawet najlepsze funkcje AI nie dowiozą wartości, jeśli użytkownicy nie rozumieją nowych zasad pracy i nie mają czasu przećwiczyć ich w codziennych procesach. Marcin Smereka, CTO w Sente S.A., dodaje, że rewolucja AI w systemach ERP jest dopiero przed nami, co wynika z różnicy tempa rozwoju. Podczas gdy sztuczna inteligencja przechodzi przez wyjątkowo intensywną ewolucję, “ERP-y to ciężkie, wolno ewoluujące konstrukcje, w których cykl od pomysłu do wdrożenia trwa czasem latami”. Block Quote Jak może wyglądać proces wdrożenia w 2026? „Cyfrowy Menedżer 2026” wskazuje na rosnącą dojrzałość cyfrową organizacji, które coraz częściej podchodzą do wdrożenia lepiej przygotowane i z większą potrzebą uporządkowania procesów. Firmy coraz rzadziej kupują „nową technologię” dla samej technologii. Coraz częściej priorytetem stają się kontrola, przewidywalność i odporność na ryzyko. AI nie zniknie z biznesu, natomiast przestaje być traktowana jak magiczna zabawka. Staje się narzędziem, które działa dopiero wtedy, gdy firma zadba o odpowiednie fundamenty. Tegoroczny raport pokazuje więcej informacji odnośnie kluczowych aspektów wdrożeń nowych rozwiązań, ujawniając perspektywę dostawców technologii, użytkowników systemów biznesowych oraz firmy rozwijające sprzedaż online. Zachęcamy do porównania wniosków dotyczących rozwoju cyfryzacji w Polsce z wynikami z poprzedniej edycji. Pobierając “Cyfrowy Menedżer 2025”, otrzymasz przedpremierowy dostęp do tegorocznej wersji tydzień wcześniej.
MarekMac
Jak ograniczenia zasobów w projektach ERP prowadzą do problemów po starcie produkcyjnym
W większości organizacji problemy po go-live nie wynikają z błędów technicznych. Ich źródłem są decyzje – lub ich brak – podjęte wiele miesięcy wcześniej, zwykle na etapie analizy, konfiguracji i testów. Najczęściej mają wspólny mianownik: niedobór zasobów po stronie biznesu. Transformacja ERP to nie wdrożenie systemu, lecz zmiana operacyjna obejmująca procesy, dane i ludzi. Jeśli organizacja nie zabezpieczy odpowiedniej obsady ról, nawet najlepszy system nie dostarczy oczekiwanej wartości. Poniżej pokażę, jakie ograniczenia zasobowe powstają, dlaczego są tak groźne po starcie produkcyjnym oraz co mogą zrobić liderzy, aby ich uniknąć. Kluczowe wnioski Ograniczenia zasobowe pojawiają się już na wczesnych etapach projektu, ale ich konsekwencje ujawniają się dopiero po go-live, wpływając na adopcję systemu, jakość danych i stabilność operacyjną. Najczęstsze problemy to przeciążenie SME*, niewystarczająca pojemność testowa oraz brak właścicieli decyzji międzyobszarowych. Niedobory zasobów generują ukryty dług techniczny, który ujawnia się dopiero po uruchomieniu systemu. Aby ograniczyć ryzyko, organizacje powinny planować obsadę ról z taką samą starannością jak wybór systemu oraz korzystać z niezależnego doradztwa ERP. SME*– (Subject Matter Expert) – ekspert dziedzinowy odpowiedzialny za dostarczanie wiedzy merytorycznej niezbędnej do prawidłowego zaprojektowania, skonfigurowania i przetestowania systemu ERP. W praktyce to zazwyczaj osoby z biznesu – np. kierownik magazynu, główna księgowa, planista produkcji, specjalista ds. zakupów czy kontroler finansowy. Nie są konsultantami ERP, ale bez ich wiedzy projekt nie ma szans działać poprawnie po go-live. Ukryte ryzyko niedoobsadzonych projektów ERP Wiele organizacji zakłada, że główny ciężar prac poniesie partner wdrożeniowy. To błędne założenie. Sukces ERP zależy przede wszystkim od wiedzy biznesowej – a ta znajduje się wewnątrz organizacji, nie u dostawcy. To właśnie tutaj pojawiają się pierwsze luki zasobowe: SME uczestniczą w warsztatach projektowych, przeglądają integracje, testują procesy, a jednocześnie wykonują swoje codzienne obowiązki. Z czasem jakość cierpi. Projekt posuwa się naprzód na podstawie niezweryfikowanych założeń, bo nikt nie miał czasu ich zakwestionować. Case study, czyli przykład z wdrożenia Organizacja sektora publicznego pominęła kluczowe wymagania HR na etapie analizy. Brak nadzoru i ograniczona dostępność SME doprowadziły do luk integracyjnych i rozproszonej architektury. Po wdrożeniu okazało się, że system nie spełnia kilku krytycznych wymagań bez kosztownych modyfikacji – problem, który można było wykryć wiele miesięcy wcześniej. To klasyczny przykład, jak niedobory zasobów tworzą problemy, których nie da się „załatać” po go-live. Jak ograniczenia zasobów destabilizują system po stracie Gdy system jest już na produkcji, błędy zaczynają ujawniać się lawinowo. Ich źródłem są zwykle niedociągnięcia w trzech obszarach: projektowaniu, testach i przygotowaniu organizacji do zmiany. 1. Niepełne testy prowadzą do luk funkcjonalnych Brak pełnego udziału użytkowników w testach scenariuszowych powoduje pominięcie kluczowych przypadków. Przykładowo, dystrybutor nie przetestował scenariuszy drop shipment z zagranicznymi dostawcami. System „działał”, ale nie radził sobie w realnych procesach, co prowadziło do problemów z obsługą klienta. 2. Przeciążenie zmianami ogranicza adopcję Bez dedykowanych agentów zmiany komunikacja staje się jednostronna. Użytkownicy czują się nieprzygotowani, adopcja spada, a zespoły wracają do manualnych obejść. 3. Brak kontroli nad dostawcą Gdy zasoby wewnętrzne są przeciążone, organizacja przyjmuje harmonogram i decyzje projektowe narzucone przez integratora. Przykładowo, dostawcy SCM często promują konfiguracje szablonowe. Bez nadzoru wewnętrznego finalny system jest zoptymalizowany pod prostotę wdrożenia, a nie pod strategiczne potrzeby firmy. Dlaczego zarząd powinien się tym przejmować Luki zasobowe to nie problem HR, lecz ryzyko biznesowe. ERP spina łańcuch dostaw, finanse, obsługę klienta i procesy HR. Błędy w obsadzie ról tworzą efekt domina w całym modelu operacyjnym. Kluczowe pytania dla liderów: Kto jest właścicielem decyzji procesowych w obszarach O2C lub P2P? Czy SME mają realną możliwość kwestionowania decyzji integratora? Czy projekt uwzględnia backfill i zabezpieczenie ciągłości operacji? Zbyt niska inwestycja w te obszary prowadzi później do wysokich kosztów napraw, opóźnień i utraconych korzyści. Rekomendacje strategiczne, aby uniknąć luk zasobowych 1. Przeprowadź ocenę zasobów według ról już na etapie planowania Zdefiniuj role dla każdego strumienia: dane, testy, raportowanie, projektowanie procesów, zmiana organizacyjna. Zidentyfikuj luki i przeciążenia. Buduj shortlistę ERP z uwzględnieniem wymagań kadrowych, a nie tylko funkcjonalnych. 2. Zapewnij dedykowany czas pracy SME ERP to inicjatywa strategiczna, nie „projekt dodatkowy”. Rekomendowane jest 30–50% czasu wybranych SME, a w kluczowych rolach – pełne oddelegowanie. Może to wymagać czasowego backfillu. 3. Priorytetyzuj use case’y pod kątem wartości i dostępności zasobów Stosuj scoring wartości vs. gotowości, aby nie przeciążać zespołu w początkowych fazach. Zaawansowane scenariusze AI w ERP wymagają wysokiej jakości danych i dostępności ekspertów – nie wdrażaj ich, jeśli organizacja nie ma odpowiedniej przepustowości. 4. Wzmacniaj zespół ekspertami zewnętrznymi tam, gdzie brakuje kompetencji W obszarach takich jak konsolidacja wielopodmiotowa czy zaawansowane planowanie łańcucha dostaw warto zaangażować niezależnych konsultantów ERP. Ich rolą jest transfer wiedzy i wsparcie decyzyjne, a nie przejęcie kontroli nad projektem. 5. Dopasuj kamienie milowe do cykli operacyjnych Firmy produkcyjne, dystrybucyjne i logistyczne mają okresy szczytowe. Harmonogram projektu powinien unikać zamknięć roku, audytów czy sezonów wysokiej produkcji, aby chronić zasoby i zapobiegać wypaleniu. Dlaczego to ma znaczenie po go-live? Ograniczenia zasobowe prowadzą do luk w adopcji, obejść procesowych i utraty ROI. Nawet najlepszy system ERP nie zadziała, jeśli zabraknie właściwych ludzi we właściwym czasie. Trzy kluczowe ryzyka długoterminowe: Ryzyko finansowe: koszty napraw, dodatkowego wsparcia i przeróbek często przewyższają oszczędności wynikające z „szczupłego” modelu zasobowego. Utrata talentów: przeciążone zespoły odchodzą po go-live, pozostawiając lukę kompetencyjną w najgorszym możliwym momencie. Utrata wpływu na dostawcę: po starcie produkcyjnym zależność od integratora rośnie. Bez silnego zespołu wewnętrznego trudniej negocjować zmiany i eskalować problemy. Stabilność po go-live nie jest kwestią szczęścia. To efekt świadomych decyzji podjętych na długo przed uruchomieniem systemu. Jeśli organizacja nie zabezpieczy zasobów, nawet najlepszy ERP nie dostarczy wartości.
SzymonJankowski
W dynamicznym świecie logistyki informacja sprzed dwóch dni staje się bezużyteczną historią. Aby zachować konkurencyjność, managerowie magazynów potrzebują narzędzi, które pozwalają reagować na anomalie w czasie rzeczywistym. Odpowiedzią na te wyzwania jest AI zintegrowana z systemami WMS. Już 3 marca 2026 roku, Marcin Smereka (CTO w Sente i ekspert w dziedzinie sztucznej inteligencji) i Wojciech […]
Najnowszeopinie o systemach
Zobacz wszystkie
