News
KajaGrabowiecka
MarekMac
KajaGrabowiecka
Główna
Umowa wdrożeniowa SLA na system ERP. Co musisz sprawdzić przed podpisaniem?
Wybrałeś już system ERP? Świetnie, ale to dopiero połowa sukcesu. Prawdziwe bezpieczeństwo gwarantuje dobrze skonstruowana umowa SLA. Nie powinna ona chronić wyłącznie przyszłego dostawcę, lecz przede wszystkim Twoją firmę. Wyjaśniamy z naszej perspektywy, na jakie kwestie szczególnie warto być uczulonym na etapie podpisywania kontraktu. Czym jest umowa SLA? Umowa SLA (Service Level Agreement) często bywa określana mianem umowy serwisowej systemu. Definiuje ona przedmiot umowy (np. system ERP), a także katalog określonych usług realizowanych w celu utrzymania i systematycznego poprawiania tegoż przedmiotu. Dlatego SLA często obejmuje usługi w zakresie naprawy błędów, aktualizacji czy konsultingu. Każda umowa powinna zawierać konkretne, mierzalne parametry. Nie powinny być zapisane ogólnikowo, lecz liczbowo. W kontekście systemu ERP do takich kwestii należą m.in. czasy reakcji, godziny pracy serwisu, poziom dostępności systemu czy opis kanałów kontaktu. W SLA powinny również być zapisane zasady dotyczące backupu danych oraz rozwoju systemu – z jasnym określeniem, co jest “w pakiecie”, a co za dodatkową opłatą. Ważnym czynnikiem, który wpływa na warunki umowy, jest model wdrożenia systemu ERP. W modelu on-premise, w którym to klient odpowiada za infrastrukturę, odpowiedzialność dostawcy ogranicza się wyłącznie do wsparcia aplikacyjnego. Dlatego w umowie SLA nie znajdą się informacje o wsparciu w momencie, gdy sprzęt klienta ulegnie awarii. Inaczej sytuacja wygląda w przypadku modelu chmurowego (SaaS), gdzie dostawca przejmuje większą odpowiedzialność za oprogramowanie ERP. Wówczas umowa musi rozdzielać SLA dla aplikacji oraz infrastruktury chmurowej (np. data center). Szczegóły dotyczące wsparcia ze strony partnera wdrożeniowego powinny być obowiązkowym elementem dokumentu. Analiza przedwdrożeniowa – zrób to przed podpisaniem umowy Analiza przedwdrożeniowa nie jest jedynie formalnością do odhaczenia w trakcie projektu. To błąd, który na późniejszych etapach odbija się na harmonogramie i budżecie. Dlatego rzetelna analiza potrzeb i dotychczasowych procesów biznesowych powinna zostać przeprowadzona jeszcze przed złożeniem podpisu na umowie. Podobnie sprawa wygląda ze szkoleniami wstępnymi dla pracowników. Rekomendujemy, aby zorganizować je przed startem wdrożenia. Dlaczego to takie istotne? Nie tylko ze względu na komfort pracowników i budowę świadomości zmiany. Warsztaty przedwdrożeniowe pozwalają zweryfikować, czy system rzeczywiście odpowiada na codzienne potrzeby zespołu. Na ich podstawie można także wychwycić rozbieżności między oczekiwaniami klienta a możliwościami dostawcy, zanim staną się one przedmiotem sporu. Zakres prac i modyfikacje opisane w SLA Jak wspomnieliśmy wyżej, diabeł tkwi w szczegółach. Umowa powinna jasno wskazywać, co wchodzi w skład wdrożenia, a co nie. Równie istotna jest procedura akceptacji poszczególnych etapów wdrożenia. SLA ma określać: Kto i w jakim terminie odbiera dany etap (sprint, moduł, funkcjonalność), Jakie kryteria muszą zostać spełnione, aby etap uznać za zakończony, Co się dzieje, gdy klient zgłasza zastrzeżenia – jak przebiegają poprawki i ponowna akceptacja. Osobnym zagadnieniem jest zmiana zakresu wdrożenia. Bardzo często w trakcie realizacji projektu pojawiają się nowe potrzeby lub pomysły na modyfikację systemu. Umowa powinna z góry określać zasady rozliczania takich zmian – najlepiej w formie jasno opisanej procedury, wraz ze stawkami za dodatkowe prace. SLA ma również odpowiadać na kwestię harmonogramu – czy i w jaki sposób modyfikacje wpływają na pierwotny termin oddania systemu. Brak takiego zapisu prowadzi zwykle do sytuacji, w której klient oczekuje dotrzymania daty wejścia w go-live mimo rozszerzenia zakresu prac. Tymczasem dostawca może uznawać termin za automatycznie przesunięty. Zespół wdrożeniowy i transparentność kosztów Umowa SLA powinna precyzyjnie wskazywać osoby odpowiedzialne za projekt po obu stronach – najlepiej imiennie. Jeśli to niemożliwe, należy określić te osoby przynajmniej poprzez zdefiniowanie ról i kompetencji (np. project manager, konsultant wdrożeniowy, architekt systemu). Warto również zadbać o zapisy dotyczące rotacji kluczowych osób w zespole. Nagła zmiana project managera w połowie wdrożenia potrafi wywrócić harmonogram do góry nogami. Nowa osoba musi wdrożyć się w kontekst, co kosztuje cenny czas. Kary umowne za taką rotację (poza sytuacjami losowymi) skutecznie dyscyplinują dostawcę i zabezpieczają ciągłość projektu. Niemniej istotna jest transparentność stawek. Jeśli umowa przewiduje możliwość rozliczania dodatkowych prac godzinowo, klient powinien z góry znać stawki dla poszczególnych ról (tj. programista, konsultant, analityk), a nie dowiadywać się o nich dopiero z wystawionej faktury. Instrukcje i prawa autorskie Kluczowym elementem przy odbiorze systemu jest odpowiednie przekazanie wiedzy. Chodzi tu o szkolenia dla Key Userów, czyli pracowników, którzy później będą wspierać resztę zespołu w codziennej pracy z systemem. Umowa powinna określać liczbę godzin szkoleniowych oraz ich formę (stacjonarnie czy zdalnie). Drugą ważną kwestią są instrukcje stanowiskowe. Warto ustalić, czy dostawca przygotuje dedykowaną dokumentację dla konkretnych stanowisk pracy (np. dla pracownika magazynu), czy tylko ogólną dokumentację techniczną ERP. Ogólniki są zazwyczaj mało wystarczające dla pracowników operacyjnych, dlatego warto dopytać o lepszą personalizację materiałów. Często pomijana, a niezmiernie kluczowa sprawa, wiąże się z prawami autorskimi. Firma zamawiająca wdrożenie powinna precyzyjnie wiedzieć, czy i w jakim zakresie otrzymuje autorskie prawa majątkowe do stworzonego na jej potrzeby kodu, integracji czy modyfikacji. Ma to szczególne znaczenie w przypadku systemów dedykowanych. Bez odpowiednich zapisów firma może okazać się w praktyce zależna od jednego dostawcy również w zakresie dalszego rozwoju oprogramowania, nawet jeśli formalnie “zapłaciła” za jego stworzenie. Umowa powdrożeniowa i SLA – czy zawsze idą w parze? Wdrożenie systemu to nie koniec współpracy z dostawcą, a jej początek w nowej odsłonie. Warto rozróżnić dwa pojęcia, które często są mylone: zwykłą umowę serwisową i pełne SLA. Umowa serwisowa zazwyczaj określa jedynie ogólne zasady wsparcia technicznego, tj. dostępność konsultanta czy zasady zgłaszania błędów. SLA natomiast to znacznie bardziej szczegółowy dokument, który precyzuje mierzalne parametry: Czas reakcji na zgłoszenie (zależnie od jego priorytetu), Czas usunięcia awarii, Gwarantowana dostępność systemu (np. 99,5%), Kary umowne za niedotrzymanie tych parametrów. Ważne: warunki umowy powdrożeniowej i SLA powinny zostać wynegocjowane już na etapie podpisywania umowy wdrożeniowej – a nie wtedy, gdy system jest już uruchomiony, a firma zdążyła się od niego uzależnić. To moment, w którym pozycja negocjacyjna klienta jest najsilniejsza. Po wdrożeniu, gdy codzienna praca firmy opiera się już na nowym systemie, negocjowanie korzystnych warunków wsparcia staje się dużo trudniejsze – dostawca wie, że klient nie ma realnej alternatywy w krótkim terminie.
KajaGrabowiecka
Zobacz działanie systemu ERP Microsoft Dynamics 365 Business Central na żywo podczas Dynamics Business Forum 2026
Systemu ERP nie da się rzetelnie ocenić na podstawie katalogu funkcji. Tabela może potwierdzić, że rozwiązanie obsługuje sprzedaż, magazyn czy produkcję, ale nie pokaże, jak przebiega cały proces, co widzi użytkownik i ile pracy wymaga przejście od jednej operacji do następnej. Podczas Dynamics Business Forum 2026 Microsoft Dynamics 365 Business Central zostanie uruchomiony na żywo. W ramach czterech demonstracji eksperci IT.integro pokażą codzienną pracę z systemem, proces sprzedaży wielokanałowej, realizację produkcji oraz analizę danych. Prezentowane scenariusze obejmą finanse, sprzedaż, obsługę magazynu, wysyłkę, produkcję, kontrolę jakości i raportowanie. Uczestnicy zobaczą również, jakie zadania potrafią dziś wspierać Copilot i agenci AI. To okazja, aby ocenić Business Central na podstawie działania systemu, a nie samych deklaracji producenta. Dynamics Business Forum odbędzie się 22.09. w Katowicach, 23.09. w Krakowie, 30 września w Poznaniu, 1.10. we Wrocławiu, 7.10. w Gdańsku i 8.10. w Warszawie. Wybierz jeden z terminów i zarejestruj się bezpłatnie na Dynamics Business Forum 2026. Microsoft Dynamics 365 Business Central – jeden system ERP dla całej firmy Microsoft Dynamics 365 Business Central to system ERP, który łączy najważniejsze procesy przedsiębiorstwa we wspólnym środowisku. Finanse, sprzedaż, zakupy, magazyn i produkcja nie działają w nim jako odrębne obszary zasilane osobnymi zestawieniami. Korzystają z tych samych kartotek, dokumentów i danych o przebiegu operacji. Ma to znaczenie zwłaszcza wtedy, gdy firma rośnie, obsługuje coraz więcej zamówień albo działa w kilku kanałach sprzedaży. Informacja wprowadzona w jednym miejscu może zostać wykorzystana na kolejnych etapach procesu. Zamówienie wpływa na dostępność towaru, pracę magazynu, rozrachunki i wynik finansowy. Zlecenie produkcyjne łączy zapotrzebowanie materiałowe, rejestrację wykonania oraz koszt wytworzenia. Zarządzający otrzymują natomiast obraz firmy oparty na danych wynikających z bieżących operacji, a nie na raportach składanych po czasie z kilku plików. Właśnie tę ciągłość procesów pokażą eksperci podczas cyklu bezpłatnych konferencji dla biznesu Dynamics Business Forum 2026. Zamiast omawiać kolejne moduły, przeprowadzą konkretne operacje i pokażą, co dzieje się z informacją na każdym ich etapie. Jak wygląda codzienna praca w nowoczesnym systemie ERP? Pierwsza demonstracja pozwoli zobaczyć Dynamics 365 Business Central od strony użytkownika. Eksperci IT.integro pokażą kartoteki, dokumenty, księgowanie i wyszukiwanie informacji, a także sposób dopasowania widoków oraz pulpitu do obowiązków konkretnej osoby – bez angażowania programisty. Inaczej pracuje księgowa, inaczej handlowiec, kierownik magazynu czy osoba odpowiedzialna za realizację zamówień. Dlatego użytkownik nie musi poruszać się po jednakowym dla wszystkich zestawie ekranów. Na swoim pulpicie może widzieć najważniejsze zadania, dokumenty wymagające uwagi, wskaźniki oraz dane związane z pełnioną rolą. Demo pokaże również, jak Business Central współpracuje z narzędziami używanymi na co dzień, m.in. Excelem, Outlookiem, Teams i Power BI. Chodzi nie tylko o możliwość eksportowania danych, lecz o płynne przechodzenie między systemem ERP a ekosystemem Microsoft. Uczestnicy zobaczą, jak informacje zapisane w Business Central mogą być wykorzystywane w komunikacji, analizach i pracy zespołowej bez ich ręcznego przepisywania oraz tworzenia kolejnych wersji tych samych zestawień. Czy Business Central to system ERP dla firm handlowych i dystrybucyjnych? Na to pytanie najlepiej odpowiedzieć, przechodząc przez pełną drogę zamówienia. Podczas Dynamics Business Forum 2026 eksperci ERP z IT.integro rozpoczną proces w sklepie internetowym. Następnie pokażą, jak zamówienie trafia do Business Central, jak system sprawdza i rezerwuje towar, przekazuje dyspozycję do magazynu, wspiera wysyłkę, a później rozlicza sprzedaż i udostępnia dane potrzebne do analizy marży. Demonstracja obejmie również dwukierunkową synchronizację informacji między systemem ERP a platformą e-commerce. Dotyczy to kartotek towarów, ich wariantów, cen, zdjęć oraz stanów magazynowych. Jest to szczególnie istotne w firmach sprzedających produkty w różnych rozmiarach, kolorach lub konfiguracjach, ponieważ każda zmiana musi być prawidłowo odwzorowana zarówno w systemie, jak i w sklepie. Sprzedaż wielokanałowa nie kończy się jednak na e-commerce. Część stałych odbiorców nadal przesyła zamówienia pocztą elektroniczną. Podczas konferencji będzie można zobaczyć, które etapy obsługi takiej wiadomości może przejąć agent AI – od rozpoznania zawartych w niej informacji po przygotowanie danych do dalszej realizacji w Business Central. Cały scenariusz pozwoli ocenić, czy system ERP dla handlu potrafi rzeczywiście połączyć sprzedaż internetową, zamówienia B2B, stany magazynowe, logistykę i finanse, czy jedynie rejestruje wyniki pracy wykonanej wcześniej w innych narzędziach. Jak produkcja jest obsługiwana w Business Central? Osobne demo będzie poświęcone firmom produkcyjnym. Jego punktem wyjścia stanie się zapotrzebowanie wynikające z zamówienia klienta. Uczestnicy Dynamics Business Forum zobaczą, jak Business Central wspiera planowanie produkcji, określa potrzeby materiałowe i pozwala przygotować realizację zlecenia. Następnie proces zostanie przeprowadzony przez pobranie materiałów, rejestrację produkcji i czasu pracy oraz rozliczenie obciążenia gniazd produkcyjnych. Eksperci pokażą także kontrolę jakości oraz obsługę kooperacji, w której część operacji zostaje powierzona podwykonawcy. W takim scenariuszu istotne jest zachowanie informacji o partiach i numerach seryjnych oraz możliwość prześledzenia pełnej historii wyrobu. Proces zakończy się kalkulacją rzeczywistego kosztu wytworzenia i porównaniem go z kosztem planowanym. Dzięki temu będzie można zobaczyć, skąd bierze się różnica między założeniami a wynikiem produkcji i jakie dane pomagają ustalić jej przyczynę. AI nie zastępuje w tym procesie mechanizmów planowania ani kontroli. Wspiera wybrane zadania i decyzje – między innymi prognozowanie popytu. Podczas demonstracji będzie można samodzielnie ocenić, gdzie takie wsparcie rzeczywiście skraca pracę, a gdzie odpowiedzialność nadal pozostaje po stronie użytkownika. To znacznie więcej niż ogólna prezentacja możliwości ERP dla produkcji. Aktualne dane zamiast raportów przygotowywanych ręcznie Dane tracą wartość, jeżeli docierają do osób decyzyjnych dopiero po kilku dniach ręcznego łączenia arkuszy. Dlatego czwarta demonstracja skoncentruje się na analizach wykonywanych bezpośrednio w Business Central oraz na raportowaniu w Power BI. Użytkownicy systemu mogą analizować listy i zestawienia, dobierać kolumny, ustawiać filtry oraz zmieniać układ danych bez każdorazowego eksportowania ich do Excela. Pozwala to szybciej sprawdzić konkretną informację, tj. sprzedaż wybranej grupy produktów, poziom zapasów, rentowność transakcji czy odchylenia kosztowe. Power BI rozszerza ten obraz o interaktywne raporty i informacje pochodzące nie tylko z Business Central, lecz także z innych źródeł wykorzystywanych przez firmę. Dzięki temu analiza nie musi ograniczać się do jednego działu lub systemu. Podczas konferencji eksperci pokażą również, jak Copilot pozwala zadawać pytania danym w języku naturalnym. Zamiast budować kolejne zestawienie od początku, użytkownik może opisać, czego chce się dowiedzieć, i szybciej dotrzeć do potrzebnych informacji. Copilot wspiera użytkownika, agenci AI przejmują wybrane zadania Copilot oraz agenci AI pełnią w firmach różne role. Copilot wspiera osobę pracującą w systemie – pomaga wyszukać informacje, przeanalizować dane lub szybciej wykonać konkretne zadanie. Użytkownik inicjuje działanie, otrzymuje pomoc i zachowuje kontrolę nad wynikiem. Agent AI w systemie ERP może natomiast przejąć wybrany fragment procesu i wykonywać go w ustalonym zakresie. Przykładem będzie obsługa zamówień przesyłanych pocztą elektroniczną. Zamiast wymagać od pracownika ręcznego odczytania wiadomości i przeniesienia wszystkich danych do systemu, agent może rozpoznać jej treść oraz przygotować kolejne kroki procesu. Podczas Dynamics Business Forum AI nie zostanie przedstawiona jako osobne narzędzie oderwane od pracy firmy. Uczestnicy zobaczą ją dokładnie tam, gdzie ma być wykorzystywana – przy dokumentach, zamówieniach, planowaniu i analizie danych. Zobacz działanie Business Central na żywo podczas Dynamics Business Forum 2026 Dynamics Business Forum 2026 jest adresowane do przedstawicieli firm, które rozważają zmianę systemu ERP, porządkują procesy albo szukają rozwiązania zdolnego obsłużyć dalszy rozwój organizacji. Do udziału zaproszeni są między innymi właściciele i członkowie zarządów, dyrektorzy finansowi, operacyjni i IT, osoby odpowiedzialne za transformację cyfrową, a także menedżerowie produkcji, logistyki, sprzedaży oraz dystrybucji. Poza demonstracjami systemu program obejmuje sesje dotyczące wdrożeń ERP, przykłady projektów zrealizowanych w firmach o różnej skali, zmiany prawne wpływające na systemy biznesowe oraz otwartą sesję pytań i odpowiedzi. Organizatorem wydarzenia jest IT.integro – partner Microsoft specjalizujący się we wdrożeniach Microsoft Dynamics 365 Business Central. Konferencja odbędzie się w sześciu miastach: 22 września w Katowicach, 23 września w Krakowie, 30 września w Poznaniu, 1 października we Wrocławiu, 7 października w Gdańsku i 8 października w Warszawie. Jeżeli Twoja firma szuka nowego systemu ERP, nie oceniaj go wyłącznie na podstawie prezentacji funkcji. Zobacz, jak prowadzi rzeczywiste procesy, jak pracują w nim użytkownicy i co zmienia zastosowanie AI. Sprawdź program, wybierz miasto i zarejestruj się bezpłatnie na Dynamics Business Forum 2026. myERP jako Patron Medialny Dynamics Business Forum 2026 Organizatorem Dynamics Business Forum 2026 jest IT.integro. Partnerami wydarzenia są Microsoft, BCC, Dolnośląska Izba Gospodarcza, Konfederacja Lewiatan oraz Urząd Miasta Poznania. Patronat medialny nad konferencją objęły myERP.pl, Puls Biznesu, Bankier.pl, Computerworld, eGospodarka.pl, epoznan.pl, ERP-view.pl, ERP24.pl, magazyn IT.
IT.Integro
Integracja FlexiEPM z SAP przez API. Przykład zasilania systemu konsolidacji finansowej danymi z ERP
W projektach konsolidacji finansowej kluczowe znaczenie ma nie tylko samo narzędzie raportowe, ale również sposób zasilania go danymi z systemów ERP. W tym artykule pokazujemy przykład integracji FlexiEPM z SAP S/4HANA 2020 przez API na potrzeby pobierania danych z księgi głównej, ich dalszego przetwarzania oraz mapowania do grupowych struktur raportowych. Integracja FlexiEPM z SAP przez API. Przykład zasilania systemu konsolidacji finansowej danymi z ERP Integracja systemu EPM z ERP może być realizowana na kilka sposobów. Wybór modelu zależy od architektury systemu źródłowego, zakresu danych, częstotliwości odświeżania oraz uzasadnienia biznesowego. Integracja z SAP nie powinna oznaczać kolejnego małego projektu developerskiego za każdym razem, gdy controlling potrzebuje nowych danych. W jednym z projektów wdrożenia FlexiEPM jako systemu do konsolidacji finansowej wykorzystaliśmy integrację przez API do pobierania danych z SAP. W praktyce nie chodzi o jednorazowy mechanizm przypisany wyłącznie do jednego systemu ERP, ale o wzorzec integracyjny oparty na komponentach ETL FlexiEPM, który można dostosować do konkretnego systemu źródłowego, zakresu danych i architektury klienta. Integracja FlexiEPM z systemami ERP: pliki, baza danych i API FlexiEPM może być zasilany danymi z systemów ERP w różnych modelach, dobieranych do potrzeb organizacji i możliwości systemu źródłowego. Najprostszy model to ładowanie plików wygenerowanych z ERP. Sprawdza się przy szybkim uruchomieniu projektu, w mniejszych spółkach, przy zagranicznych jednostkach zależnych, zewnętrznych biurach księgowych albo tam, gdzie automatyczna integracja nie jest potrzebna. W wielu wdrożeniach stosujemy również integrację baza-do-bazy. To częsty scenariusz w środowiskach on-premise, szczególnie gdy system ERP nie udostępnia odpowiedniego API. Taki model wymaga jednak dobrej znajomości struktury danych i logiki biznesowej systemu źródłowego. Coraz częściej wykorzystywanym podejściem jest integracja przez API. Jeżeli system źródłowy udostępnia odpowiednie interfejsy, API pozwala pobierać dane bez bezpośredniego odczytu struktur bazowych ERP. Jest to szczególnie istotne przy systemach chmurowych, ale może być również właściwym modelem integracji dla systemów on-premise, jeżeli API jest standardową warstwą udostępniania danych. Dane źródłowe w projekcie konsolidacji finansowej Wdrożenie FlexiEPM jako systemu do konsolidacji finansowej bardzo często wymaga zasilenia systemu danymi z księgi głównej. Chodzi przede wszystkim o dane potrzebne do przygotowania pakietów jednostkowych, czyli lokalnych danych finansowych, które następnie są mapowane do grupowych struktur raportowych i wykorzystywane w procesie konsolidacji. Podstawowym zakresem danych są salda kont, najczęściej pobierane w formie obrotówki. To na ich podstawie można przygotować bilans i rachunek wyników jednostki, a następnie przemapować lokalny plan kont na układ raportowy grupy. W wielu projektach sama obrotówka nie jest jednak wystarczająca. Dla potrzeb analityki menedżerskiej, uzgodnień oraz identyfikacji transakcji z jednostkami powiązanymi potrzebne są również zapisy księgowe wraz z referencją do dokumentów. W procesie konsolidacji ma to istotne znaczenie, ponieważ część informacji potrzebnych do eliminacji i analiz nie jest widoczna na poziomie samych sald kont. W opisywanym projekcie jednostka dominująca korzystała z SAP jako systemu finansowo-księgowego, a zakres potrzebnych danych odpowiadał typowemu podejściu przy zasilaniu systemu konsolidacyjnego danymi z księgi głównej. Integracja FlexiEPM z SAP S/4HANA 2020 przez API Dlaczego w tym projekcie wykorzystaliśmy API? Kluczowy był wybór modelu technicznego integracji. Import plików nie dawał poziomu automatyzacji oczekiwanego przez zespół odpowiedzialny za raportowanie, a bezpośrednia integracja baza-do-bazy nie była właściwą ścieżką dla środowiska SAP. Ponieważ po stronie systemu źródłowego dostępne było odpowiednie API, zasilenie FlexiEPM zostało oparte na kontrolowanym pobieraniu danych przez interfejs udostępniony po stronie SAP. Pobieranie danych z API i konfiguracja źródła danych w FlexiEPM Po stronie SAP konieczne było zapewnienie dostępu do odpowiedniego API oraz mechanizmu uwierzytelnienia dla uzgodnionego zakresu danych. W praktyce szczegóły zależą od architektury systemu źródłowego i zasad bezpieczeństwa po stronie klienta. Może to oznaczać użytkownika technicznego, token, klucz, SSO, ograniczenia sieciowe lub inne mechanizmy kontroli dostępu. Odpowiedź endpointu API SRC_TRIAL_BALANCE w formacie XML Po stronie FlexiEPM konfiguracja odbywa się w ramach komponentów ETL. Dla danego źródła danych określany jest adres API, sposób pobierania danych, struktura danych wejściowych oraz mapowanie pól źródłowych do struktur wykorzystywanych w FlexiEPM. Następnie takie źródło może zostać włączone do procesu ETL, który zasila odpowiednie obszary modelu konsolidacyjnego. Istotne jest to, że nie budujemy w takim przypadku osobnego, jednorazowego skryptu integracyjnego. Wykorzystujemy sprawdzony wzorzec pracy z API w module ETL FlexiEPM i dostosowujemy go do konkretnego systemu źródłowego, zakresu danych oraz wymagań projektowych. Przykład konfiguracji źródła danych API w module ETL FlexiEPM. Dane pobrane z systemu źródłowego mogą zostać następnie zmapowane i wykorzystane w procesie konsolidacji finansowej. Mapowanie danych do Grupowego Planu Kont Dane pobrane z SAP nie są wykorzystywane w FlexiEPM wyłącznie w strukturze lokalnego planu kont. W procesie konsolidacji muszą zostać przemapowane na wspólny układ raportowy grupy, który w naszych wdrożeniach nazywamy Grupowym Planem Kont. Grupowy Plan Kont pełni rolę wspólnego mianownika dla danych pochodzących z różnych spółek i systemów finansowo-księgowych. Do tego układu mapowane są niezależnie lokalne plany kont poszczególnych jednostek. Dzięki temu możliwe jest przygotowanie spójnych danych do bilansu, rachunku wyników oraz wybranych not objaśniających. Na etapie mapowania rozwiązywane są również typowe problemy prezentacyjne, które nie wynikają bezpośrednio z samego pobrania danych z ERP. Przykładem są konta rozrachunkowe, które w zależności od salda powinny być prezentowane jako należność albo zobowiązanie. Dlatego integracja techniczna jest tylko pierwszym etapem procesu. Równie istotne jest poprawne przetworzenie danych księgowych do struktury raportowej wymaganej przez grupę. API jako jeden z modeli integracji FlexiEPM z systemami źródłowymi Opisany przykład dotyczy integracji z SAP S/4HANA 2020, ale nie jest zamkniętym mechanizmem przypisanym wyłącznie do jednego systemu ERP. W praktyce jest to wzorzec integracyjny oparty na komponentach ETL FlexiEPM, który można dostosować do konkretnego systemu źródłowego, zakresu danych i architektury klienta. API staje się coraz ważniejszym modelem integracji, szczególnie tam, gdzie system ERP działa w chmurze albo gdzie producent systemu udostępnia API jako standardową warstwę dostępu do danych. W takich sytuacjach integracja przez API pozwala uniknąć bezpośredniego odczytu struktur bazowych, ogranicza zależność od wewnętrznej logiki tabel systemu źródłowego i może być bardziej odporna na zmiany wersji lub konfiguracji ERP. Podobny model wykorzystujemy nie tylko przy integracji z SAP. Komponenty ETL FlexiEPM mogą być stosowane również przy pobieraniu danych przez API z innych systemów ERP i systemów dziedzinowych, o ile udostępniają one odpowiednie interfejsy oraz uzgodniony zakres danych. W naszych projektach wykorzystywaliśmy takie podejście m.in. przy integracjach z Teta ERP oraz Odoo. W praktyce dotyczy to nie tylko danych finansowo-księgowych. W projektach FP&A, raportowania zarządczego i konsolidacji finansowej dane mogą pochodzić również z systemów sprzedażowych, produkcyjnych, CRM, workflow, timesheet albo innych rozwiązań dziedzinowych. Z perspektywy FlexiEPM ważne jest jednak nie samo pobranie danych, ale ich dalsze wykorzystanie w modelu finansowym: walidacja, mapowanie, przeliczenia, uzgodnienia oraz prezentacja w strukturach raportowych grupy. Dlatego integracja z ERP lub innym systemem źródłowym jest pierwszym etapem procesu. O wartości wdrożenia decyduje dopiero to, czy dane można spójnie wykorzystać w konsolidacji, budżetowaniu, raportowaniu zarządczym lub innych procesach finansowych. Podsumowanie Integracja przez API nie zastępuje pozostałych modeli zasilania danych. Uzupełnia je tam, gdzie system źródłowy udostępnia odpowiednie interfejsy, a oczekiwany poziom automatyzacji uzasadnia ich wykorzystanie. W niektórych projektach właściwym wyborem pozostanie ładowanie plików, w innych integracja baza-do-bazy, a w kolejnych właśnie API. Istotne jest dobranie modelu integracji do realnej architektury systemów, jakości dostępnych danych i celu biznesowego wdrożenia.
MariuszSumiński
Jak odciążyć dział kadr i płac? Automatyzacja dodatków i pełna historia umów w Comarch ERP Optima
Zamknięcie okresu rozliczeniowego w działach kadr i płac wielu przedsiębiorstw wiąże się z gwałtownym wzrostem obciążenia operacyjnego. Mimo dynamicznego postępu transformacji cyfrowej, codzienność specjalistów wciąż w dużej mierze opiera się na manualnej weryfikacji dokumentów oraz konsolidacji rozproszonych danych z arkuszy kalkulacyjnych. Generuje to dużą presję czasu i zwiększa ryzyko błędów. W rezultacie wykwalifikowana kadra, zamiast koncentrować się na strategicznym zarządzaniu kapitałem ludzkim, budowaniu zaangażowania czy optymalizacji procesów, dedykuje cenne zasoby na powtarzalne, mechaniczne operacje administracyjne. Ryzyko operacyjne i koszty manualnej pracy Dedykowanie kompetencji wysokiej klasy specjalistów do mechanicznego przepisywania danych z zewnętrznych arkuszy do systemu ERP niesie za sobą poważne konsekwencje biznesowe. Każda roboczogodzina spędzona na powtarzalnych czynnościach manualnych podnosi ryzyko operacyjne (błąd ludzki). W realiach kadr i płac nawet marginalna pomyłka, taka jak błędna cyfra w polu wartości premii czy niewłaściwa data zgłoszenia do ubezpieczenia generuje natychmiastowe ekspozycje na ryzyko: Finansowo-prawne: sankcje oraz kary nakładane podczas zewnętrznych audytów i kontroli organów państwowych (np. PIP, ZUS). Wizerunkowe i wewnętrzne: spadek zaufania pracowników, kryzysy wizerunkowe (employer branding) oraz konflikty wewnątrz organizacji wynikające z nieterminowych lub błędnych rozliczeń. Standardowy system ERP: stabilny fundament, który wymaga optymalizacji Współczesne, dynamicznie rozwijające się przedsiębiorstwa oraz nowoczesne biura rachunkowe opierają swoją architekturę systemową na sprawdzonych rozwiązaniach klasy ERP, takich jak np.: Comarch ERP Optima. Jest to zaawansowany, stabilny i bezpieczny rdzeń technologiczny, który doskonale zabezpiecza fundamentalne operacje biznesowe. Należy jednak pamiętać, że każdy system ERP w swojej standardowej, „pudełkowej” wersji posiada zdefiniowane granice elastyczności. Nie jest on w stanie odzwierciedlić unikalnych, nierzadko skomplikowanych procesów wewnętrznych, które wyróżniają daną firmę na rynku. W efekcie, w miejscu, gdzie kończą się standardowe funkcje programu, organizacje zmuszone są do łatania luk procesowych za pomocą arkuszy Excel i pracy manualnej. To właśnie tam powstają największe straty efektywności. System ERP stanowi optymalną bazę technologiczną, jednak dopiero integracja z dedykowanymi rozszerzeniami programistycznymi pozwala przedsiębiorstwu osiągnąć poziom pełnej automatyzacji procesów. Właściwą strategią skalowania biznesu i odpowiedzią na rosnący wolumen dokumentów nie jest liniowe zwiększanie zatrudnienia (mnożenie etatów), lecz wdrożenie inteligentnych rozwiązań komplementarnych. Narzędzia te eliminują rutynowe operacje z workflow zespołu. Zamiast naginać wewnętrzne procedury firmy do sztywnych ram standardowego oprogramowania lub obciążać zespół HR monotonnym przepisywaniem danych, kluczem do sukcesu jest rozbudowa posiadanego systemu o dedykowane mechanizmy automatyzujące. Dzięki takiemu podejściu, dział kadr i płac odzyskuje pełną kontrolę nad integralnością danych, minimalizuje ryzyko biznesowe i co najważniejsze – zyskuje czas na realizację zadań o charakterze strategicznym, takich jak optymalizacja kosztów pracy czy rozwój kapitału ludzkiego. Wyzwanie operacyjne: manualne rozliczanie systemów prowizyjnych, akordowych i premiowych Współczesne przedsiębiorstwa szczególnie z sektora produkcyjnego, handlowego (e-commerce) oraz usługowego, bardzo często opierają swoje strategie motywacyjne na strukturach hybrydowych. Wynagrodzenie zasadnicze pracowników jest w nich uzupełniane o zmienne składniki płacowe, takie jak stawki akordowe, prowizje od wypracowanego obrotu czy zaawansowane systemy premiowe. Dotychczasowy, tradycyjny model operacyjny w wielu organizacjach generuje jednak poważne dysfunkcje na etapie konsolidacji tych danych. Kierownicy poszczególnych działów lub oddziałów przygotowują cząstkowe arkusze z wynikami swoich zespołów. W efekcie, pod koniec miesiąca, do działu kadr i płac spływa kilkanaście (lub kilkadziesiąt) rozproszonych, niestandaryzowanych plików Excel. Specjalista ds. płac staje wówczas przed koniecznością manualnego przenoszenia każdego rekordu bezpośrednio do kartoteki pracowniczej w systemie Comarch ERP Optima. Przy skali zatrudnienia liczącej kilkudziesięciu lub kilkuset pracowników, proces ten staje się skrajnie nieefektywny. Angażuje cenne roboczogodziny, drastycznie wydłuża czas zamknięcia miesiąca i z powodu tzw. fatygi cyfrowej generuje wysokie ryzyko popełnienia błędu przy ręcznym wpisywaniu kwot. Rozwiązanie technologiczne dla systemu ERP: Import dodatków Odpowiedzią na to operacyjne wąskie gardło jest dedykowana aplikacja Import dodatków, zaprojektowana jako bezpośrednie, komplementarne rozszerzenie modułów Kadry i Płace oraz Kadry i Płace Plus w systemie Comarch ERP Optima. Narzędzie to całkowicie eliminuje potrzebę ręcznej ingerencji w bazy danych, automatyzując procedurę masowego zasilania systemu informacjami płacowymi. Jak wygląda zautomatyzowany workflow w praktyce biznesowej? Wdrożenie aplikacji nie wymaga reorganizacji przyzwyczajeń menedżerów, a jedynie standaryzacji formatu wymiany danych. Cała procedura sprowadza się do dwóch intuicyjnych kroków: Strukturyzacja danych: cząstkowe informacje od kierowników są agregowane w jednym, ujednoliconym arkuszu MS Excel (obsługiwane formaty *.xlsx oraz *.xls). Arkusz ten opiera się na precyzyjnie zdefiniowanych kolumnach mapowania: Akronim, Nazwisko, Imię, Nazwa dodatku, Kwota, Rok, Miesiąc. Masowy import jednym kliknięciem: po wskazaniu pliku w aplikacji, system automatycznie waliduje rekordy. Uruchomienie funkcji „Importuj” natychmiastowo zasila moduł płacowy Comarch ERP Optima poprawnie przypisanymi składnikami wynagrodzeń – bez przepisywania choćby jednej cyfry. Kluczowe korzyści biznesowe i zwrot z inwestycji (ROI) Zaimplementowanie modułu Importu dodatków przekłada się na optymalizację wizerunkową, finansową i operacyjną firmy: Radykalne skrócenie wskaźnika Time-to-Process: proces masowego naliczania premii i akordów, który dotychczas absorbował działy płacowe przez wiele dni roboczych, zostaje skrócony do zaledwie kilku minut. Pozwala to na efektywne zarządzanie czasem pracy i eliminację nadgodzin wewnątrz działu HR. Gwarancja integralności danych Zero-Error Policy: eliminacja manualnego wprowadzania danych całkowicie wyklucza ryzyko pomyłek ludzkich (np. błędów w kwotach czy nieprawidłowego przypisania premii do pracownika). Zapewnia to organizacji bezpieczeństwo, minimalizuje ryzyko konieczności korygowania deklaracji ZUS oraz eliminuje potencjalne konflikty na linii pracodawca-pracownik. Pełna elastyczność i skalowalność rozwiązania: Import dodatków nie narzuca sztywnych szablonów płacowych. Pozwala na pełną personalizację i definiowanie własnych, specyficznych dodatków w systemie Comarch ERP Optima, idealnie odzwierciedlając nawet najbardziej unikalną politykę przedsiębiorstwa. Zarządzanie ryzykiem reguł zgodności i audyt umów cywilnoprawnych Współczesne otoczenie prawne w Polsce nakłada na działy kadr i płac obowiązek niezwykle skrupulatnego prowadzenia dokumentacji pracowniczej, w tym również dla osób zatrudnionych na podstawie umów cywilnoprawnych. Umowy zlecenia, regulowane przepisami Kodeksu cywilnego, charakteryzują się bardzo wysoką dynamiką zmian w czasie ich obowiązywania. W praktyce biznesowej kontrakty te podlegają często modyfikacjom: począwszy od regularnego aneksowania stawek, poprzez zmienną liczbę przepracowanych godzin w poszczególnych miesiącach, aż po skomplikowane i często zmieniające się stany ubezpieczeniowe wynikające z tzw. zbiegów tytułów do ubezpieczeń czy absencji zleceniobiorców. Kluczowe wyzwanie technologiczne pojawia się jednak w momencie próby retrospektywnej analizy tych zmian. Standardowa, podstawowa wersja systemu Comarch ERP Optima została zaprojektowana w sposób, który domyślnie prezentuje operatorowi najnowszą, aktualnie obowiązującą wersję umowy oraz karty pracownika. W strukturze bazy danych brakuje płynnego, łatwo dostępnego wglądu w historyczne wersje dokumentu sprzed kilku lub kilkunastu miesięcy. Taka architektura informacji rodzi ryzyko operacyjne. W przypadku kontroli instytucji państwowych, takich jak ZUS czy PIP, a także podczas wewnętrznych audytów finansowych, odtworzenie historycznego stanu prawnego i finansowego danej umowy staje się procesem niezwykle czaso- i kosztochłonnym, a niejednokrotnie wręcz niemożliwym bez zaawansowanych prac programistycznych na bazie danych. Rozwiązanie: mechanizm do historii umów Aby wyeliminować to ryzyko i zapewnić organizacjom pełną transparentność procesową, powstało dedykowane rozwiązanie: Mechanizm do historii umów. Funkcjonuje jako natywne rozszerzenie systemu Comarch ERP Optima, implementowane bezpośrednio na liście umów zleceniobiorców w formie tzw. funkcji dodatkowych. Jej głównym zadaniem jest budowanie kompletnej, nienaruszalnej ścieżki audytowej (tzw. audit trail) dla każdego kontraktu cywilnoprawnego. Narzędzie działa w sposób zautomatyzowany i transparentny dla użytkownika, rejestrując oraz archiwizując poprzednie wartości pól przy każdym zapisie modyfikowanej karty umowy. Dzięki temu na podglądzie historii wybranego dokumentu specjalista ds. HR zyskuje natychmiastowy dostęp do pełnej ewolucji kontraktu. System precyzyjnie rejestruje zmiany takich parametrów jak data zawarcia i rozwiązania umowy, ewentualne modyfikacje jej tytułu prawnego oraz historyczne wahania wartości wynagrodzenia brutto. Co kluczowe z punktu widzenia compliance, mechanizm precyzyjnie mapuje osie czasu poprzez zapisy typu „aktualny od – do” oraz prowadzi szczegółową kronikę zmian w sekcji ubezpieczeń społecznych i zdrowotnych. Obejmuje to zarówno informacje o ubezpieczeniach obowiązkowych, jak i dobrowolnych, co pozwala w kilka sekund zweryfikować, na jakich zasadach pracownik był zgłoszony do systemu ubezpieczeń w dowolnym punkcie na osi czasu. Od rutyny do strategii: nowy wymiar efektywności w działach kadr i płac Implementacja Mechanizmu do historii umów sprawia, że organizacja zyskuje odporność audytową, ponieważ weryfikacja jakichkolwiek historycznych zdarzeń prawnych nie wymaga już wertowania papierowych archiwów ani czasochłonnego odtwarzania danych z kopii zapasowych. Pełna historia zmian warunków zatrudnienia zleceniobiorcy jest dostępna za pomocą zaledwie kilku kliknięć myszką, bezpośrednio z poziomu systemu ERP. Przekłada się to na drastyczne skrócenie czasu potrzebnego na przygotowanie raportów dla organów kontrolnych, ochronę firmy przed potencjalnymi sankcjami finansowymi wynikającymi z błędów w interpretacji historycznych zapisów oraz gwarantuje pełną ciągłość i integralność wiedzy operacyjnej wewnątrz działu kadr i płac. Podsumowanie: Cyfrowa transformacja obszaru HR jako imperatyw efektywności biznesowej Automatyzacja procesów kadrowo-płacowych przestała być postrzegana w kategoriach technologicznego udogodnienia, stając się krytycznym elementem strategii optymalizacji kosztów i zarządzania ryzykiem współczesnego przedsiębiorstwa. Wdrożenie dedykowanych rozszerzeń systemowych dla Comarch ERP Optima, takich jak: Import Dodatków oraz Mechanizm do historii umów – pozwala organizacjom na eliminację fundamentalnych dysfunkcji operacyjnych, które dotychczas blokowały potencjał. Synergia tych narzędzi przenosi ciężar pracy zespołu z powtarzalnych, mechanicznych czynności administracyjnych na zaawansowane działania strategiczne, bezpośrednio wpływające na rozwój kapitału ludzkiego i konkurencyjność firmy na rynku. Z perspektywy menedżerskiej inwestycja w automatyzację procesów płacowych i ewidencji umów cywilnoprawnych generuje zwrot na trzech kluczowych poziomach: Optymalizacja kosztów operacyjnych: redukcja wskaźnika Time-to-Process pozwala na płynne zamykanie okresów rozliczeniowych bez konieczności generowania nadgodzin lub liniowego zwiększania zatrudnienia w strukturach HR wraz ze wzrostem skali biznesu. Bezpieczeństwo prawne i compliance: zautomatyzowana walidacja danych oraz kompletna, systemowa ścieżka audytowa dla umów cywilnoprawnych zabezpieczają organizację przed sankcjami finansowymi ze strony organów kontrolnych i eliminują ryzyko kosztownych sporów pracowniczych. Integralność i ciągłość wiedzy: przechowywanie pełnej historii zmian w jednym, centralnym systemie ERP gwarantuje natychmiastowy dostęp do transparentnych danych, podnosząc odporność operacyjną firmy na rotację personelu wewnątrz działu kadr. Przewagę zyskują organizacje, które potrafią elastycznie adaptować technologię do swoich unikalnych potrzeb. Uwolnienie specjalistów od rutynowej pracy z arkuszami kalkulacyjnymi to fundament budowy nowoczesnego, odpornego na turbulencje rynkowe przedsiębiorstwa.
YOSI.PL
Bezpieczeństwo enova365 w chmurze – poznaj szczegóły wdrożenia
Coraz więcej przedsiębiorstw decyduje się na wdrożenie systemu enova365 w chmurze. Jednym z głównych powodów tej zmiany jest bezpieczeństwo, które w profesjonalnych środowiskach chmurowych często przewyższa możliwości tradycyjnych serwerów firmowych. Wbrew obawom wielu przedsiębiorców to właśnie nowoczesna infrastruktura chmurowa zapewnia najwyższy poziom ochrony danych, ciągłość działania oraz możliwość szybkiego odzyskania informacji w razie awarii. Jeśli planujesz wdrożenie systemu ERP, warto wybrać doświadczonego partnera. Itmation specjalizuje się we wdrożeniach enova365 w chmurze, zapewniając kompleksową migrację, konfigurację środowiska oraz wsparcie techniczne na każdym etapie projektu. Dlaczego bezpieczeństwo enova365 w chmurze jest tak wysokie? Jeszcze kilka lat temu wiele firm uważało, że własny serwer znajdujący się w biurze daje większą kontrolę nad danymi. Dzisiaj sytuacja wygląda zupełnie inaczej. Profesjonalne centra danych inwestują ogromne środki w rozwiązania, których wdrożenie we własnej serwerowni byłoby dla większości przedsiębiorstw nieopłacalne. To właśnie dlatego bezpieczeństwo środowiska chmurowego jest jednym z najważniejszych argumentów przemawiających za migracją systemu ERP. Profesjonalna infrastruktura jest monitorowana przez całą dobę, posiada redundantne zasilanie, zaawansowane systemy ochrony oraz procedury reagowania na incydenty. Dzięki temu ryzyko utraty danych jest znacznie niższe niż w przypadku pojedynczego serwera znajdującego się w siedzibie firmy. Jak wygląda bezpieczeństwo danych w enova365 w chmurze? Nowoczesne środowiska chmurowe wykorzystywane do wdrożeń systemu enova365 zapewniają wiele warstw ochrony danych. Najważniejsze elementy obejmują: szyfrowanie danych podczas przechowywania oraz transmisji, zapory ogniowe (Firewall) chroniące przed nieautoryzowanym dostępem, wielopoziomowe uwierzytelnianie użytkowników (MFA), regularny i monitorowany backup danych, testowane procedury odzyskiwania danych po awarii (Disaster Recovery), stały monitoring infrastruktury, kontrolę dostępu do środowiska, bieżące aktualizacje zabezpieczeń. Dzięki temu przedsiębiorca nie musi samodzielnie budować kosztownej infrastruktury ani zatrudniać dodatkowych specjalistów odpowiedzialnych za utrzymanie serwerów. Co musisz zrobić, gdy korzystasz z własnego serwera? Wiele firm nadal przechowuje system ERP na serwerze znajdującym się w biurze. Takie rozwiązanie daje większą kontrolę nad infrastrukturą, ale jednocześnie przenosi całą odpowiedzialność za jej utrzymanie na przedsiębiorstwo. Oznacza to konieczność samodzielnego zadbania o: ochronę fizyczną serwera, zabezpieczenie pomieszczenia przed pożarem lub zalaniem, systemy zasilania awaryjnego, cyberbezpieczeństwo, konfigurację i utrzymanie zapór sieciowych, regularne aktualizacje systemów operacyjnych, monitoring infrastruktury, wykonywanie kopii zapasowych, testowanie możliwości odtworzenia danych, serwis sprzętu, zapewnienie ciągłości działania w przypadku awarii. Każdy z tych elementów generuje dodatkowe koszty oraz wymaga odpowiednich kompetencji technicznych. Chmura odciąża dział IT Jedną z największych zalet wdrożenia enova365 w chmurze jest przeniesienie obowiązków administracyjnych na dostawcę infrastruktury oraz partnera wdrożeniowego. Oznacza to, że pracownicy firmy mogą skupić się na codziennym wykorzystaniu systemu ERP zamiast zajmować się utrzymaniem serwerów. Dzięki temu przedsiębiorstwo: ogranicza koszty administracji, minimalizuje ryzyko błędów ludzkich, szybciej reaguje na awarie, nie musi inwestować w zakup nowego sprzętu co kilka lat. Itmation – bezpieczne wdrożenie enova365 w chmurze Sama migracja do chmury to dopiero początek. Równie ważne jest odpowiednie przygotowanie środowiska, konfiguracja systemu oraz zapewnienie ciągłości działania. Itmation kompleksowo realizuje wdrożenia enova365 w chmurze – od analizy potrzeb przedsiębiorstwa, przez migrację danych, aż po konfigurację użytkowników i późniejsze wsparcie techniczne. Klienci otrzymują rozwiązanie gotowe do pracy, zoptymalizowane pod kątem wydajności oraz zgodne z najlepszymi praktykami dotyczącymi ochrony danych. Czy bezpieczeństwo w chmurze jest większe niż na lokalnym serwerze? W zdecydowanej większości przypadków odpowiedź brzmi: tak. Profesjonalne centra danych dysponują rozwiązaniami, których wdrożenie w pojedynczej firmie byłoby bardzo kosztowne lub wręcz niemożliwe. Dotyczy to zarówno infrastruktury fizycznej, jak i zaawansowanych mechanizmów ochrony przed cyberatakami. Dzięki temu bezpieczeństwo systemu enova365 w chmurze stoi na bardzo wysokim poziomie i pozwala ograniczyć ryzyko związane z awariami sprzętu, utratą danych czy nieautoryzowanym dostępem. Podsumowanie Wybierając enova365 w chmurze, przedsiębiorstwo zyskuje nie tylko wygodniejszy dostęp do systemu z dowolnego miejsca, ale przede wszystkim wysoki poziom bezpieczeństwa danych. Szyfrowanie, wielopoziomowe uwierzytelnianie, profesjonalne zapory sieciowe, regularne kopie zapasowe oraz sprawdzone procedury odzyskiwania danych sprawiają, że środowisko chmurowe jest obecnie jednym z najbezpieczniejszych sposobów korzystania z systemów ERP. Jeżeli planujesz migrację do enova365, warto skorzystać z doświadczenia Itmation, które przeprowadzi cały proces wdrożenia, zadba o konfigurację środowiska oraz zapewni wsparcie po uruchomieniu systemu.
Itmation
Zebra TC501 i TC701. Poznaj terminale wyposażone w moc AI
Zebra TC501 i Zebra TC701 to nowe, przełomowe komputery mobilne zbudowane z myślą o wydajnej obsłudze najnowocześniejszych funkcji opartych na AI. Dostępne na rynku od stycznia 2026 roku, można już bezpłatnie przetestować u AG Consult. Zapoznaj się ze specyfikacją techniczną terminali oraz możliwościami ich zastosowania. Zebra TC501 i TC701 – kluczowe podobieństwa i różnice Oba modele firmy Zebra bazują na tym samej platformie sprzętowej – ośmiordzeniowym procesorze Qualcomm Dragonwing™ Q-6690 taktowanym do 2,9 GHz. Posiadają również wydzielony silnik AI. Odpowiada on za obsługę funkcji sztucznej inteligencji bezpośrednio na urządzeniu, bez konieczności przesyłania danych do chmury. W zależności od wariantu dostępne jest do 12 GB pamięci RAM i 256 GB pamięci flash, a gniazdo microSD pozwala rozszerzyć pamięć o kolejne 2 TB. Sześciocalowy wyświetlacz AMOLED o jasności 1500 nitów i szkle Gorilla® Glass Victus zapewnia czytelność zarówno w hali magazynowej, jak i na zewnątrz w pełnym słońcu. Różnica leży w klasie wytrzymałości. Zebra TC501 to komputer przystosowany do upadków z wysokości 2,4 metrów na beton. Można z niego również korzystać w zakresie temperatur od -20°C do 50°C dzięki ochronie IP68/IP65. Jednak TC701 idzie o krok dalej. Terminal wytrzyma upadek z ponad 3 metrów, a w opcjonalnym ochraniaczu przechodzi testy wielokrotnych wstrząsów o 75% skuteczniej niż poprzednie modele z serii TC7. To urządzenie zaprojektowane z myślą o pracy ciągłej w najbardziej wymagających warunkach – deszczu, pyle czy skrajnych temperaturach. Z tego względu przyjmuje się, że Zebra TC501 bardziej sprawdzi się w handlu dystrybucyjnym. Z kolei model TC701 warto wykorzystywać w chłodniach czy pracy wykonywanej na zewnątrz. Niemniej jednak oba terminale mają szerokie zastosowanie. Jeden terminal, dziesiątki możliwości Bogactwo wbudowanych sposobów rejestracji danych znacząco wyróżnia najnowsze modele terminali Zebra na tle wcześniejszych generacji. Terminal ma do dyspozycji trzy klasy skanerów: SR500 i SR560 – do skanowania kodów kreskowych w ruchu, AC670 – zaawansowany skaner do odczytywania kodów i wykonywania kolorowych zdjęć z odległości do 30 metrów. Terminale Zebra TC701 i Zebra TC501. Oprócz tego, każdy z terminali posiada tylny aparat 50 MP, opcjonalny obiektyw ultraszerokątny 13 MP, czujnik czasu przelotu do pomiarów 3D oraz wbudowaną technologię RFID UHF krótkiego zasięgu. W praktyce oznacza to, że jedno urządzenie Zebra zastępuje skaner, aparat inwentaryzacyjny, czytnik RFID i narzędzie do dokumentacji fotograficznej. Te wszystkie sprzęty są konieczne z kilku różnych branżach, dlatego TC501 i TC701 to modele wyjątkowo funkcjonalne i wszechstronne. Kurierzy i dostawy ostatniej mili Dla firm kurierskich i pocztowych kluczowe jest potwierdzenie dostawy – zdjęcie paczki, podpis odbiorcy, znacznik czasu weryfikujący terminowość. Aplikacja Enterprise AI Camera automatycznie ostrzega, gdy zdjęcie jest nieostre albo obiektyw zabrudzony, co ogranicza ryzyko błędnej dokumentacji. Trójpasmowy GNSS z obsługą GPS daje dokładniejsze dane lokalizacyjne przy planowaniu tras. Dodatkowo funkcja Hot Swap umożliwia wymianę baterii bez wyłączania terminala. Dzięki temu można pracować bez przestojów na ładowanie, które samo w sobie jest zoptymalizowane i pozwala na pełne naładowanie urządzenia w zaledwie 45 minut. Magazyny i centra dystrybucyjne W logistyce magazynowej liczy się przepustowość skanowania i możliwość szybkiej inwentaryzacji. Czujnik czasu przelotu umożliwia wymiarowanie paczek i palet. Kiedyś wymagało to osobnych stacji pomiarowych – dziś wystarcza ręczny terminal. Oprócz tego, czytnik RFID skutecznie skraca czas inwentaryzacji, licząc towar w masowych ilościach bez potrzeby fizycznego skanowania każdej etykiety. Handel detaliczny Ekspedienci i kierownicy sklepów zyskują wielofunkcyjne urządzenie do sprawdzania cen, lokalizowania towaru i obsługi zamówień odbieranych stacjonarnie. Co więcej, obsługa transakcji zbliżeniowych i głównych portfeli cyfrowych sprawia, że TC501 może pełnić funkcję mobilnego POS-a bez dodatkowego osprzętu płatniczego. Straż pożarna, placówki medyczne i logistyka mundurowa W środowiskach o podwyższonym ryzyku decydujące znaczenie ma nie tyle jedna funkcja, co przewidywalność urządzenia w skrajnych warunkach. Odporność na wstrząsy termiczne i ekstremalne temperatury daje pewność, że Zebra TC701 nie zawiedzie. W szpitalach terminal może wspierać śledzenie zasobów i sprzętu medycznego dzięki RFID i skanowaniu kodów. Natomiast w logistyce służb mundurowych pomaga w zarządzaniu zapasami, ewidencji wyposażenia i dokumentacji zdarzeń w terenie. Serwis terenowy Dla techników pracujących poza siedzibą firmy istotne jest połączenie łączności, płatności i dokumentacji w jednym urządzeniu. Sieć 5G trzeciej generacji, obsługa prywatnych sieci komórkowych i WiFi 7 zapewniają stabilne połączenie nawet w lokalizacjach o słabszym zasięgu. Oprócz tego, wbudowane OCR do odczytu numerów VIN, tablic rejestracyjnych czy numerów seryjnych przyspiesza wypełnianie protokołów serwisowych. Bezpłatne testy terminali Zebra TC501 i TC701 Niezależnie od tego, w jakiej branży działasz, nowoczesne technologie Zebra pomagają zoptymalizować codzienne procesy. Specyfikacja techniczna to jedno, a rzeczywiste warunki pracy w konkretnym magazynie, sklepie czy flocie kurierskiej – drugie. Dlatego AG Consult, dystrybutor terminali Zebra, oferuje możliwość bezpłatnego przetestowania modeli TC501 i TC701 we własnym środowisku pracy, przed podjęciem decyzji zakupowej. Wypożyczenie urządzenia na testy pozwala sprawdzić, czy dany model faktycznie spełnia potrzeby Twojego zespołu. Firmy zainteresowane testem terminali TC501 lub TC701 mogą skontaktować się z AG Consult w celu ustalenia warunków bezpłatnego wypożyczenia i doboru konfiguracji dopasowanej do specyfiki branży.
AG Consult
Jak AI zmienia pracę księgowości? Wdrożenie systemu ERP wspieranego przez sztuczną inteligencję
Czy system ERP może sam analizować dokumenty, podpowiadać sposób ich księgowania i pomagać w realizacji codziennych obowiązków? W Comarch ERP Optima sztuczna inteligencja wspiera użytkowników na dwóch poziomach – poprzez Comarch ChatERP, który ułatwia dostęp do informacji oraz Agentów AI odpowiedzialnych za automatyzację konkretnych procesów biznesowych. To rozwiązania, które realnie zmieniają sposób pracy księgowości. Comarch ChatERP i Agenci AI – dwa różne podejścia do wykorzystania sztucznej inteligencji Choć zarówno Comarch ChatERP, jak i Agenci AI wykorzystują sztuczną inteligencję, odpowiadają na zupełnie inne potrzeby przedsiębiorstw. Comarch ChatERP to inteligentny asystent, który ułatwia pracę z systemem ERP. Pozwala zadawać pytania w języku naturalnym, szybko wyszukiwać informacje, analizować dane oraz tworzyć podsumowania bez konieczności przeszukiwania wielu modułów systemu. Agenci AI idą o krok dalej. Zamiast jedynie dostarczać informacje, aktywnie wspierają realizację konkretnych procesów biznesowych – od analizy dokumentów, przez przygotowanie rekomendacji, po automatyzację wybranych czynności. Dzięki temu użytkownicy mogą skupić się na podejmowaniu decyzji, zamiast wykonywać powtarzalne operacje. Comarch ChatERP – szybki dostęp do informacji dzięki AI Jednym z pierwszych rozwiązań wykorzystujących sztuczną inteligencję w ekosystemie Comarch jest Comarch ChatERP. To inteligentny asystent, który zmienia sposób pracy z systemem ERP, umożliwiając komunikację za pomocą języka naturalnego. Zamiast przeszukiwać kolejne moduły czy tworzyć własne zestawienia, użytkownik może po prostu zadać pytanie i otrzymać odpowiedź opartą na danych zapisanych w systemie. Comarch ChatERP wykorzystuje modele językowe do interpretacji pytań oraz analizy informacji znajdujących się w bazie danych. Dzięki temu pozwala szybciej odnaleźć potrzebne dokumenty, zweryfikować informacje o kontrahentach, sprawdzić status procesów czy przygotować podsumowanie wybranych danych biznesowych. Rozwiązanie sprawdza się w codziennej pracy wielu działów przedsiębiorstwa. Księgowi mogą szybciej wyszukiwać informacje o dokumentach i rozliczeniach, handlowcy analizować wyniki sprzedaży, a kadra zarządzająca uzyskiwać odpowiedzi dotyczące najważniejszych wskaźników biznesowych bez konieczności samodzielnego przygotowywania raportów. Agenci AI w Comarch ERP Optima – inteligentne wsparcie codziennych procesów Największą wartością Agentów AI jest ich specjalizacja. Każdy z nich odpowiada za konkretny proces biznesowy i wspiera użytkownika dokładnie tam, gdzie codziennie wykonywanych jest najwięcej powtarzalnych czynności. Zamiast zastępować pracowników, przejmują czasochłonne etapy pracy, przyspieszając realizację zadań i ograniczając ryzyko błędów. Dekretator kosztów Dekretator kosztów wspiera proces księgowania faktur kosztowych. Na podstawie historii wcześniejszych operacji analizuje dokument oraz rozpoznaje kontrahenta, proponując odpowiedni schemat księgowania. Dzięki temu księgowy nie musi każdorazowo wybierać właściwej dekretacji ręcznie, co znacząco przyspiesza obsługę dokumentów. Kategoryzator dokumentów Kategoryzator dokumentów automatycznie analizuje treść faktur pochodzących z KSeF lub systemów OCR i proponuje ich odpowiednią kategorię księgową. Rozwiązanie sprawdza się szczególnie w przypadku nowych kontrahentów oraz dokumentów, które wcześniej nie występowały w systemie. Kwalifikator kosztów Kwalifikator kosztów odpowiada za przypisanie dokumentów do właściwego procesu w systemie ERP. W pierwszej kolejności wykorzystuje historię wcześniejszych operacji, a jeśli nie znajdzie odpowiedniego wzorca, analizuje treść dokumentu z wykorzystaniem algorytmów sztucznej inteligencji. Pozwala to szybciej klasyfikować dokumenty i ograniczyć liczbę ręcznie wykonywanych czynności. Weryfikator e-Faktur Weryfikator e-Faktur zwiększa bezpieczeństwo procesów zakupowych. Po pobraniu dokumentu z KSeF automatycznie porównuje dane kontrahenta z informacjami dostępnymi w bazach referencyjnych i wykrywa ewentualne niezgodności. Dzięki temu użytkownik może zweryfikować poprawność danych jeszcze przed rozpoczęciem dalszej obsługi faktury. Agent rozwiązania umowy Sztuczna inteligencja wspiera również działy kadrowo-płacowe. Agent rozwiązania umowy pomaga przygotować dokumentację związaną z zakończeniem zatrudnienia, analizując dane pracownika oraz obowiązujące przepisy. Użytkownik otrzymuje gotową propozycję wymaganych informacji, którą może zweryfikować i zaakceptować. Ostateczna decyzja zawsze należy do działu księgowego Rozwiązania AI dostępne w Comarch ERP Optima zostały zaprojektowane zgodnie z zasadą Human in the Loop. Oznacza to, że sztuczna inteligencja nie działa samodzielnie, lecz wspiera użytkownika na kolejnych etapach pracy. Agenci AI przygotowują rekomendacje, analizują dane i automatyzują wybrane czynności, jednak nie podejmują ostatecznych decyzji biznesowych. To użytkownik zatwierdza proponowane działania, dzięki czemu przedsiębiorstwo zyskuje korzyści płynące z wykorzystania AI, zachowując pełną kontrolę nad procesami oraz bezpieczeństwem danych. Takie podejście sprawia, że sztuczna inteligencja staje się praktycznym narzędziem wspierającym codzienną pracę, a nie rozwiązaniem zastępującym wiedzę i doświadczenie specjalistów. Chcesz zobaczyć Agentów AI w praktyce? Rozwiązania oparte na sztucznej inteligencji to tylko część nowości dostępnych w Comarch ERP Optima. Najnowsza wersja systemu wprowadza również szereg zmian w obszarze księgowości, KSeF, automatyzacji procesów oraz codziennej pracy użytkowników. Jeśli chcesz dowiedzieć się więcej o nowych funkcjach, poznać możliwości Comarch ChatERP i Agentów AI oraz zobaczyć ich działanie na praktycznych przykładach, pobierz materiały z czerwcowej Konferencji Biznes 5.0 poświęconej nowościom w Comarch ERP Optima. >> Zobacz nagrania z konferencji << Zyskaj przewagę dzięki AI w Comarch ERP Optima – z T2S to możliwe! Sztuczna inteligencja zmienia sposób pracy przedsiębiorstw, ale o sukcesie nie decyduje wyłącznie technologia. Równie ważne jest jej właściwe wdrożenie i dopasowanie do specyfiki firmy. Właśnie dlatego warto współpracować z doświadczonym partnerem, który nie tylko zna możliwości systemu, ale potrafi przełożyć je na realne usprawnienia procesów biznesowych. Jako Certyfikowany Partner Comarch od lat wdrażamy systemy Comarch ERP i wspieramy przedsiębiorstwa z różnych branż w cyfryzacji oraz automatyzacji codziennej pracy. Doskonale znamy możliwości najnowszych wersji Comarch ERP Optima, dlatego pokażemy Ci nie tylko, jakie nowości zostały udostępnione, ale przede wszystkim, jak wykorzystać je w praktyce. Skontaktuj się ze specjalistami T2S 22 575 86 00 | biuro@t2s.pl
30 klientów, te same czynności – jak wykonać je jednocześnie?
Generowanie deklaracji JPK czy zamykanie miesiąca osobno dla każdego klienta zajmuje księgowym mnóstwo czasu. Na realnym przykładzie pokazujemy, jak masowa obsługa klientów zwiększa efektywność pracy biura rachunkowego i jednocześnie podnosi jakość świadczonych usług. Problem: powielanie tych samych czynności administracyjnych i kontrolnych Księgowi z biura rachunkowego Beaty Liro wykonywali te same czynności administracyjne i kontrolne dla każdego klienta z osobna. Dla każdej z obsługiwanych firm musieli zamknąć miesiąc i wygenerować deklaracje JPK, VAT czy ZUS. Wymagało to zalogowania się do bazy każdego klienta i wykonania tej samej pracy. Pracochłonność z tym związana nie była jednak jedynym problemem. Pozostałe to między innymi: niespójność kartotek – rozproszenie danych sprzyjało powstawaniu duplikatów kontrahentów oraz różnicom w numeracji dokumentów, brak centralnego nadzoru – zarządzanie uprawnieniami operatorów i bezpieczeństwem w wielu bazach było utrudnione i wymagało powtarzalnej konfiguracji, ograniczona weryfikacja zewnętrzna – brak możliwości masowej kontroli statusów VIES czy parametrów VAT zwiększał ryzyko podatkowe zarówno biura, jak i jego klientów. Częsty problem w biurach rachunkowych Jeżeli biuro rachunkowe obsługuje, na przykład, 30 firm pracownicy muszą: 30 razy zamknąć okres VAT, 30 razy wygenerować JPK, 30 razy zweryfikować statusy kontrahentów w rejestrach MF. Robienie tego bez automatyzacji wydłuża czas pracy i drastycznie zwiększa ryzyko błędu, wynikające z konieczności ciągłego „przełączania kontekstu” między różnymi środowiskami. Rozwiązanie: praca na wielu bazach czyli praca dla wielu firm jednocześnie Masowa obsługa wielu klientów w tym samym czasie Biuro rachunkowe Beaty Liro postanowiło wdrożyć system dla biur rachunkowych, który pozwoli wykonywać rutynowe czynności zbiorczo, oszczędzając czas i podnosząc bezpieczeństwo rozliczeń. Rozwiązaniem zaproponowanym przez partnera wdrożeniowego – firmę BST Sp. z o.o., był system ERP enova365 w pakiecie dla biur rachunkowych, w tym praca na wielu bazach. To rozwiązanie całkowicie zmienia sposób interakcji księgowych z biura rachunkowego z systemem. Na czym polega praca na wielu bazach? Jest oparta na 3 filarach: bazie zarządczej, która pełni rolę centralnego panelu administracyjnego – to tutaj definiuje się role operatorów, spójne uprawnienia i konfiguracje, które są następnie dziedziczone przez bazy klientów, centralnym logowaniu, które zapewnia uporządkowany dostęp do wszystkich baz klienckich (slave) bez konieczności wielokrotnego wprowadzania haseł i przelogowywania się, panelu pracy zbiorczej – narzędziu, które pozwala na nadzór nad statusami wykonania prac, przeliczeniami podatków i wysyłką e-Deklaracji we wszystkich bazach jednocześnie. Księgowy nie musi już otwierać każdej firmy z osobna, by sprawdzić, czy JPK został wysłany – widzi to na jednym, zbiorczym zestawieniu. Temat pracy na wielu bazach w biurze rachunkowym wyjaśniliśmy szczegółowo w tym artykule. W jaki sposób nowe rozwiązanie wspiera masową obsługę klientów w biurze rachunkowym? Przed wdrożeniem, księgowa z biura rachunkowego musiała logować się do każdej z baz danych klienta oddzielnie, żeby sprawdzić, czy w każdej firmie zamknięto okres VAT, wygenerowano deklaracje i wysłano wymagane dokumenty. Kilkadziesiąt razy wykonywała te same czynności, co nie tylko zajmowało wiele godzin, ale też zwiększało ryzyko przeoczenia ważnych informacji. Obecnie, dzięki pracy na wielu bazach księgowa loguje się tylko raz – przez bazę master. Na jednym ekranie widzi statusy wszystkich obsługiwanych firm. Może sprawdzić, które deklaracje zostały już wysłane, gdzie wystąpiły błędy i które zadania wymagają interwencji. Może również uruchomić wybrane operacje zbiorczo dla wielu klientów jednocześnie, zamiast wykonywać je osobno w każdej bazie. Korzyści z wdrożenia pracy na wielu bazach Mniej przełączania się między firmami. Znacznie szybsza realizacja powtarzalnych zadań. Pełna kontrola nad obsługą wszystkich klientów z jednego miejsca. Masowa kontrola danych – czyli koniec z ręczną weryfikacją Centralizacja baz to tylko część udanego wdrożenia w biurze rachunkowym Beaty Liro. Aby realnie „robić raz dla wielu”, konieczne było wdrożenie narzędzi automatyzujących merytoryczną kontrolę danych. W Biurze Rachunkowym Beata Liro zaimplementowano autorski pakiet firmy wdrożeniowej – BST.KsięgaEXT. Narzędzie to wprowadziło masowe kontrole danych, które wcześniej wykonywano ręcznie. Aktualnie system automatycznie: wykrywa duplikaty kontrahentów w skali całego biura, czyści i porządkuje kartoteki, masowo weryfikuje statusy kontrahentów w rejestrach VIES oraz Ministerstwa Finansów, automatycznie importuje parametry zewnętrzne, takie jak kursy walut NBP. Dzięki temu, zamiast poświęcać godziny na żmudną weryfikację każdego kontrahenta z osobna, system robi to w tle dla wszystkich podmiotów jednocześnie, generując ostrzeżenia tylko tam, gdzie wykryto nieprawidłowości. Jak wskazuje Bartłomiej Leś, prezes zarządu BST: „takie funkcje (…) znacząco skracają czas operacji przy większej liczbie klientów”.
enova365
Jak może wyglądać proces od faktury do księgowania, gdy zostanie zautomatyzowany? O tym opowiedzą eksperci Symfonii w nadchodzącym webinarze. Już 13 sierpnia odbędzie się webinar poświęcony tematyce, jaką jest zautomatyzowany obieg faktur. Tomasz Mamys i Remigiusz Hajduk pokażą w praktyce, jak można przyspieszyć ten proces i zaoszczędzić zbędnych, ręcznych działań. Podczas wydarzenia uczestnicy dowiedzą się: […]
