News
MarekMac
MarekMac
MarekMac
Popularne
Główna
Wdrożenie w MŚP: jak skrócić czas startu systemu, nie obniżając jakości danych
W małych i średnich firmach wdrożenie ERP rzadko przegrywa z powodu technologii. Najczęściej przegrywa z kalendarzem: sezonem sprzedażowym, brakami kadrowymi, księgowością „na już” i magazynem, który nie może stanąć nawet na jeden dzień. Z artykułu dowiesz się, jak podejść do wdrożenia w MŚP tak, by wystartować szybko, ale bez ryzyka, że system od pierwszego dnia będzie pracował na niepewnych danych. Jednocześnie im bardziej zależy nam na szybkim starcie, tym łatwiej wpaść w pułapkę: „uruchomimy system szybko, dane poprawimy później”. Problem w tym, że kwestia korekty notorycznie jest przekładana, a firma zaczyna podejmować decyzje na podstawie niepewnych liczb. Warto pamiętać, że szybkie wdrożenie systemu w MŚP jest możliwe bez spadku jakości danych, o ile zadbasz o zawężenie zakresu, nadanie uprawnień i walidację importów przed go-live. Dlaczego wdrożenia się przeciągają (i jak to odwrócić) W praktyce opóźnienia nie biorą się z braku funkcji, tylko z trzech zjawisk: Rozlewający się zakres: zamiast uruchomić podstawę (sprzedaż, zamówienia, magazyny, księgowość), próbujemy natychmiastowo wdrożyć „wszystko naraz”. Dane bez właściciela: nikt nie bierze odpowiedzialności za kartoteki towarów, kontrahentów, jednostki, stawki VAT czy indeksy magazynowe. Brak prostych reguł jakości: dublujące się pozycje, różne nazwy tego samego towaru, braki kodów i standardu EAN, niekonsekwentne jednostki miary. Da się to odwrócić, jeśli wdrożenie potraktujesz jak projekt operacyjny, a nie tylko „instalację programu”. Szybki start w MŚP bez kompromisów W modelu, który dobrze działa w MŚP, „przyspieszaczem” jest praca na gotowych procesach, co mocno wybrzmiewa w rekomendowanym przez sBiznes podejściu modułowym, które wywiera nacisk na prostotę obsługi i integrację obszarów. To pozwala na dostosowanie budowy systemu pod tempo rozwoju firmy. Dodatkowo wszelkie wdrożenia, szkolenia i prezentacje są realizowane zdalnie, co usuwa część typowych przestojów logistycznych. Chcąc jeszcze mocniej skrócić czas startu systemu, należy podjąć dwie kluczowe decyzje: co zostanie uruchomione jako pierwsze i jak jakość danych zostanie dopilnowana w tym obszarze. 5 kroków do poprawnego go-live 1. Ustal „minimum procesowe” na start W MŚP najczęściej wygrywa zestaw bazowy: sprzedaż, zakupy, magazyn, zamówienia, podstawowa księgowość. W sBiznes te obszary są traktowane jako podstawowe moduły funkcjonalne z powiązaniami między dokumentami. Co ważne, minimum procesowe nie oznacza mniejszej kontroli. Sęk w tym, że początkowo nie dokładamy elementów, które nie są krytyczne w pierwszych tygodniach działania systemu, tylko planujemy je na kolejny etap. 2. Przygotuj krótką listę danych krytycznych i przypisz osoby odpowiedzialne Zanim importujesz cokolwiek, ustal kto odpowiada za: kartotekę towarów (nazwy, indeksy, EAN, jednostki, stawki VAT), kontrahentów (NIP, adresy, warunki handlowe), cenniki i rabaty, stany początkowe i zasady magazynowe. To jest moment, w którym naprawdę skracasz czas wdrożenia. Późniejsze „szukanie prawdy w danych” może zająć tygodnie. 3. Importuj dane w paczkach i waliduj je na przykładach Najczęstszy błąd polega na wykonaniu wielkiego importu wszystkich rzeczy naraz. Lepiej wgrać małą paczkę danych, a następnie przejść przez pełny proces: od przyjęcia oferty aż do wystawienia faktury. Dopiero potem należy powielić schemat na całość. Praca na dokumentach i przepływach nie powinna spowalniać, lecz wspierać szybkie operacje, np. poprzez mechanizmy ułatwiające przenoszenie pozycji między dokumentami. 4. Temat magazynu: zasady, identyfikacja, inwentaryzacja Magazyn potrafi „zepsuć” wdrożenie najszybciej, bo tu dane są bezlitosne: stan jest albo prawdziwy, albo nie. Jeśli chcesz przyspieszyć start systemu bez utraty jakości danych, zadbaj o poprawną identyfikację towarów. W praktyce pomaga wdrożenie skanowania kodów kreskowych. Takie podejście może wspierać moduł sKolektor, który ułatwia identyfikację i tworzenie list towarów, a następnie automatycznie przenosi je na dokument sprzedaży, zamówienia lub magazynowe, np. na potrzeby inwentaryzacji. Dzięki temu zarządzanie firmowymi materiałami oraz towarami przebiega sprawniej. Chmura nie jest „drogą na skróty” dla danych Środowisko chmurowe to jedno z najbardziej korzyściowych rozwiązań dla małych i średnich przedsiębiorstw. Dzięki wdrożeniu rozwiązania sBiznesCloud organizacja osiąga szybszy dostęp do danych z dowolnego miejsca oraz możliwość szybkiego uruchomienia zasobów i skalowania. Tym samym codzienna praca staje się bardziej elastyczna, co także usprawnia proces obsługi klienta. Jednocześnie wrażliwe dane firmy i konsumentów są zabezpieczone przed potencjalną awarią systemu bądź atakami, a także trafiają do kopii zapasowej. Należy jednak pamiętać, że rozwiązanie cloudowe nie zwalnia z odpowiedzialności po stronie firmy: dane i uprawnienia nadal leżą po stronie organizacji. Chmura skraca drogę techniczną, ale jakość danych wciąż jest zależna od procesu i ludzi, którzy posiadają do nich dostęp. Przykładowy scenariusz wdrożenia w MŚP Tydzień 1: Uzgodnienie zakresu minimum procesowego, Wyznaczenie osób odpowiedzialnych za poszczególne dane, Przygotowanie kartotek. Tydzień 2: Konfiguracja danych, Import danych w paczkach, Przetestowanie procesów na próbkach. Tydzień 3: Przeszkolenie pracowników firmy, Poświęcenie czasu na go-live i uzgodnienie, kto może odpowiadać za ewentualne modyfikacje, Stabilizacja i bieżące poprawki systemu. To podejście działa szczególnie dobrze, gdy system jest dobierany modułowo, co pozwala dopasować konkretne funkcje do najważniejszych potrzeb organizacji. Słaba jakość danych po go-live – jak to naprawić? Jeśli system już działa w firmie, ale dane nie dowożą, najczęściej działa plan naprawczy: wstrzymanie „wolnej amerykanki” w zakładaniu kartotek, deduplikacja towarów i kontrahentów, ujednolicenie jednostek i kodów, poprawa indeksów i zasad magazynowych, ponowna inwentaryzacja w krytycznych lokalizacjach. To mniej spektakularne niż nowe funkcje, ale biznesowo zazwyczaj daje największy zwrot. Skrócenie czasu wdrożenia w MŚP nie polega na pomijaniu kroków, lecz wykonaniu ich w odpowiedniej kolejności: zakres minimum, właściciele danych, walidacja, stabilizacja. Wtedy szybki start nie kończy się długim „odkręcaniem” błędów, tylko daje realną kontrolę nad sprzedażą, magazynem i finansami już od pierwszych tygodni.
sBiznes
AI w systemach ERP: zastosowania i funkcje
Rozwój systemów ERP jest w coraz większym stopniu napędzany poprzez nowe sposoby wykorzystania technologii AI, uczenia maszynowego i automatyzacji end-to-end. Dowiedz się, jakie rozwiązania są w zasięgu Twojej firmy – poznaj korzyści i możliwości wynikające z dostępnych innowacji. System ERP (Enterprise Resource Planning), czyli system do planowania zasobów przedsiębiorstwa, to złożony zestaw narzędzi, który integruje kluczowe obszary działalności firmy – od finansów i HR, po produkcję, logistykę i sprzedaż. Współczesne ERP stanowią technologiczne centrum organizacji, a ich rozwój coraz silniej napędzają innowacje z obszaru sztucznej inteligencji (AI) i uczenia maszynowego (ML). Dzięki takim rozwiązaniom jak SAP Cloud ERP (S/4HANA Cloud), systemy biznesowe zyskują zdolność do samodzielnego analizowania danych, przewidywania trendów i sugerowania najlepszych decyzji. Integracja AI z ERP nie tylko automatyzuje procesy, ale też znacząco zwiększa efektywność operacyjną i precyzję działań. W dalszej części tekstu przyjrzymy się, jak sztuczna inteligencja zmienia funkcjonalność ERP, jakie konkretne zastosowania ma w poszczególnych modułach i jak rozwiązania oferowane przez SUPREMIS – m.in. SAP Business One, SAP Cloud ERP, Business Technology Platform, Joule czy SAP Analytics Cloud – wspierają cyfrową transformację firm. Rola sztucznej inteligencji w transformacji funkcjonalności ERP Jak algorytmy AI zmieniają rdzeń ERP Działanie w oparciu o tradycyjne reguły biznesowe ustępuje miejsca inteligentnym algorytmom, które w oparciu o uczenie maszynowe (ML) potrafią przewidywać, rekomendować i automatyzować decyzje. Dzięki automatyzacji kompletnych procesów biznesowych (end-to-end) firmy zyskują krótszy czas realizacji zamówień, lepsze zarządzanie zapasami i większą płynność finansową. Systemy oparte na technologii in-memory, takie jak SAP HANA Cloud, umożliwiają błyskawiczne przetwarzanie ogromnych wolumenów danych, co przekłada się na szybsze raporty, analizy i prognozy. Dane są przechowywane i przetwarzane bezpośrednio w pamięci operacyjnej (RAM) przy minimalnym obciążeniu zasobów sprzętowych, dzięki wykorzystaniu innowacyjnych technik kompresji danych. Kolumnowa baza danych SAP HANA została zaprojektowana do jednoczesnej obsługi operacji transakcyjnych (OLTP) i analitycznych (OLAP) w ramach jednego systemu, bez konieczności ich rozdzielania. Automatyzacja procesów biznesowych end-to-end Jednym z największych atutów AI w ERP jest możliwość automatyzacji procesów w oparciu o różnego rodzaju integracje. Nowoczesne systemy ERP (jak SAP Business One, SAP Business ByDesign, SAP Cloud ERP) działają jako informatyczne jądro organizacji, do którego można przyłączać przydatne narzędzia. Przykładem może być integracja SaldeoSMART dla SAP Business One, wykorzystująca OCR (Optyczne Rozpoznawanie Znaków) do odczytu i księgowania danych z dokumentów. Dzięki temu proces wprowadzania faktur staje się nawet o 50% tańszy i znacznie szybszy, a cały obieg dokumentacji – w pełni zautomatyzowany. Połączenie rozwiązań SAP z komplementarnym narzędziem chmurowym SAP SuccessFactors automatyzuje zarządzanie kapitałem ludzkim (HCM), dzięki zaawansowanej analityce i planowaniu wspieranymi przez AI i ML. SuccessFactors umożliwia analizę danych w czasie rzeczywistym celem przyspieszenia procesów decyzyjnych i pomaga dostosować strategię rekrutacyjną do bieżącej sytuacji. Optymalizacja zarządzania zasobami i łańcuchem dostaw Sztuczna inteligencja oraz uczenie maszynowe rewolucjonizują planowanie zapasów i prognozowanie popytu. W rozwiązaniach ERP takich jak SAP Business One można tworzyć zaawansowane modele predykcyjne, które pozwalają skuteczniej zarządzać podażą i produkcją. SAP Business One dostarcza swoje możliwości poprzez integrację z SAP Analytics Cloud oraz poprzez wbudowaną automatyzację procesów za pomocą inteligentnych botów. Dodatkowo add-on produkcja rozszerzona BEAS Manufacturing wspiera planowanie zdolności produkcyjnych i harmonogramowanie zadań. Działanie dostarczanej przez Boyum IT platformy można rozwijać dzięki implementacji dodatkowych narzędzi takich jak system zarządzania magazynem Produmex WMS. System optymalizuje logistykę, kompletację i inwentaryzację, ułatwiając kontrolę procesów wewnętrznych oraz skoordynowane i terminowe przemieszczanie materiałów między logistyką a produkcją. Personalizacja i ergonomia pracy Sztuczna inteligencja wpływa również na codzienną wygodę użytkowników. Asystenci AI podpowiadają kolejne kroki, sugerują oznaczenia księgowe i automatycznie dopasowują interfejs do roli użytkownika. W systemach SAP kluczowym elementem tego doświadczenia jest SAP Fiori – spójne, nowoczesne środowisko pracy dostępne na każdym urządzeniu. W swoim działaniu jest oparte na roli pełnionej przez użytkownika (role-based) i dopasowuje się do jego sposobu działania, co pozytywnie wpływa zarówno na wydajność, jak i zadowolenie. Konkretne zastosowania AI w modułach ERP AI w księgowości i finansach AI wspiera księgowość na wielu poziomach: od automatycznego odczytu faktur (OCR), po predykcję terminów płatności i analizę ryzyka kredytowego. Dzięki integracji SAP Business One z narzędziami takimi jak SaldeoSMART, procesy finansowe stają się szybsze, bardziej przejrzyste i odporne na błędy. Aplikacja wykorzystuje technologię OCR do odczytu papierowych i elektronicznych dokumentów (np. faktur). Skanowane faktury są analizowane, kluczowe informacje pobierane, a następnie importowane bezpośrednio do systemu SAP B1, co znacznie usprawnia pracę działu rachunkowego i eliminuje konieczność ręcznego przepisywania danych. AI w logistyce, handlu i produkcji W logistyce i produkcji AI odpowiada za prognozowanie popytu, optymalizację zatowarowania i planowanie produkcji. Rozwiązania takie jak Produmex WMS i BEAS Manufacturing wspierają efektywność operacyjną, a SUPREMIS E-commerce zapewnia integrację ERP z platformami B2B/B2C, dzięki czemu dane o produktach i stanach magazynowych są zawsze aktualne. SUPREMIS E-commerce to platforma sprzedaży internetowej zbudowana w technologii PWA (Progressive Web App). Platforma oparta jest na silniku open source, co zapewnia elastyczność, skalowalność i możliwość tworzenia nowych funkcjonalności. Pełna dwukierunkowa integracja z systemami SAP, w szczególności z SAP Business One pozwala na aktualizowanie danych, kontrolę nad produktami online z poziomu sklepu i ERP, operacje multistore (zarządzanie wieloma sklepami z poziomu jednego panelu administracyjnego), koordynację z systemem CRM, dokumentację zamówień, zarządzanie promocjami, wspieranie działań SEO oraz wprowadzanie mechanizmów up-sellingu i cross-sellingu. Analiza danych i zarządzanie ryzykiem Zaawansowane narzędzia Business Intelligence, jak SAP Analytics Cloud (SAC), wykorzystują AI do predykcji marży, popytu czy cash flow. Dzięki funkcjom Smart Insights i Smart Discovery nawet osoby bez wiedzy analitycznej mogą tworzyć raporty i scenariusze „co jeśli” wspierające codzienne decyzje biznesowe. Proces podejmowania decyzji opiera się wyłącznie na faktach i weryfikowalnych danych. Inteligentne mechanizmy w obszarze finansów i księgowości mają konkretne zastosowania w minimalizowaniu ryzyka strat – z ich pomocą można przewidywać opóźnienia płatności, zarządzać limitami kredytowymi i windykacją. W kontekście logistyki konserwacja predykcyjna minimalizuje ryzyko przestojów i obniża koszty utrzymania sprzętu. Asystent AI w ERP – co realnie potrafi Asystenci AI w ERP to coś więcej niż chatboty – potrafią prowadzić rozmowy w języku naturalnym, wskazywać rozwiązania, sugerować działania i łączyć dane z różnych modułów, realizując koncepcję „next best action”. W przystępny i intuicyjny sposób wspierają sprzedaż, serwis i finanse, a jednocześnie skracają czas reakcji na potrzeby klienta. Najbardziej konkretnym przykładem asystenta AI w portfolio SAP jest Joule, określany jako generatywny copilot. Użytkownicy mogą komunikować się z SAP Joule tekstowo lub za pomocą głosu – zadawać pytania, prosić o wskazówki, stworzenie wykresu lub wygenerowanie informacji na podstawie danych zapisanych w systemie SAP. Dzięki Joule pracownik może np. błyskawicznie uzyskać dostęp do najnowszego zamówienia od wybranego klienta, co ogranicza do minimum ryzyko błędu ludzkiego. Joule wpisuje się w szerszy trend wprowadzania do systemów ERP copilotów, których rolą jest asystowanie, streszczanie danych, podpowiadanie kroków i usprawnianie żmudnych zadań (np. opis faktury czy draft raportu). AI dopasowane do potrzeb firmy Dostawcy tacy jak SAP rozwijają AI wbudowaną w swoje systemy (Embedded AI), ale też pozwalają samodzielnie poszerzać możliwości oprogramowania w zakresie tej technologii. Udostępniona przez producenta warstwa techniczna AI Foundation na platformie SAP Business Technology Platform działa jako baza dla innowacji opartych na AI. Obejmuje zestaw gotowych usług i narzędzi opartych na AI, które umożliwiają deweloperom i partnerom tworzenie rozszerzeń i aplikacji bazujących na AI w systemie ERP. AI Foundation wspiera programowanie m.in. chatbotów i automatycznych silników decyzyjnych, które mogą być zintegrowane z systemami SAP S/4HANA i SuccessFactors, a także agentów AI. Mini-case’y: jak wdrożenia ERP wpływają na biznes Doświadczenia klientów SUPREMIS pokazują, że wdrożenie systemów SAP przynosi realne, mierzalne efekty: Barilla Poland skróciła terminy realizacji zleceń i zredukowała błędy w dostawach. Adgar Poland usprawniła księgowość i obieg dokumentów, zyskując pełną kontrolę nad raportowaniem. GTV Poland wdrożyła SAP Business One z bazą HANA, zwiększając stabilność i dostępność systemu. Jak wybrać ERP z AI dla swojej firmy Kryteria oceny rozwiązania Podczas wyboru systemu ERP z AI warto zwrócić uwagę na: Dojrzałość modeli ML, Jakość danych i dostępne integracje, Ład korporacyjny (Governance), Wytłumaczalność AI (Explainability), Skalowalność i model chmurowy, Bezpieczeństwo danych i zgodność z prawem, Przyjazność interfejsu (UX). Te elementy składają się na stabilny fundament całego systemu, decydujący o przyszłej jakości użytkowania i wysokości ROI. Systemy takie jak SAP Business One, SAP Cloud ERP czy SAP ByDesign oferują elastyczność i pełną zgodność z wymogami prawnymi, a SUPREMIS zapewnia wsparcie wdrożeniowe i dostęp do wachlarza lokalnych rozszerzeń, w tym JPK, KSeF i RODO. Ścieżka wdrożenia i zarządzanie zmianą Proces wdrożenia ERP odbywa się etapami – od analizy, przez szkolenia pracowników, po uruchomienie produkcyjne. SUPREMIS stosuje metodykę Agile, co pozwala szybko reagować na potrzeby klienta, sprawnie kontrolować budżet, ograniczyć wydatki i skutecznie mierzyć kluczowe wskaźniki (KPI), takie jak DSO czy precyzja prognoz. Przyszłość AI w ERP: agenci i nowe trendy Agenci AI Już teraz kluczowe dla biznesu jest codzienne wykorzystanie agentic AI – inteligentnych agentów, którzy samodzielnie wykonują przeznaczone im zadania. Mogą pełnić rolę wirtualnych asystentów, pomagając w planowaniu i koordynacji działań firmy (zarządzanie kalendarzem, pocztą e-mail, przypomnieniami, odpowiedzi na pytania), ale też wykonywać bardziej zaawansowane zadania związane z budżetowaniem, planowaniem inwestycji, alokacją zasobów czy analizą ryzyka. Agentic AI służy także wsparciem jako dostępna całą dobę pomoc techniczna czy bonusowe narzędzie dla działu marketingu. Włączenie agentów AI do codziennego rytmu pracy firmy to kolejny krok w kierunku pełnej automatyzacji procesów biznesowych. AI × IoT × Przemysł 4.0 Integracja sztucznej inteligencji z Internetem Rzeczy (AIoT) umożliwia tworzenie systemów ERP, które reagują w czasie rzeczywistym – dzięki szybkiemu przetwarzaniu pozyskiwanych z urządzeń IoT informacji takich jak subtelne zmiany w parametrach porównywane do danych historycznych są w stanie np. przewidywać awarie maszyn i automatycznie zamawiać części zamienne. Konserwacja predykcyjna pozwala znacznie obniżyć koszty utrzymania sprzętu. AIoT wspomaga optymalizację logistyki i łańcucha dostaw, a w sektorach wymagających ścisłej kontroli takich jak żywność czy leki pozwala spełniać surowe normy regulacyjne (np. HACCP, GDP), redukować straty i doskonalić zarządzanie zaopatrzeniem. Hiperautomatyzacja i „real-time enterprise” Hiperautomatyzacja łączy AI, RPA (Robotyczna Automatyzację Procesów) i analizę strumieniową, dążąc do automatyzacji działań biznesowych end-to-end. Podczas gdy AI jest wykorzystywana do automatyzacji decyzji oraz do zaawansowanych funkcji, takich jak prognozowanie, analizy i reagowanie na ryzyko, Robotyczna Automatyzacja Procesów działa jako „klej” łączący AI z procesami, wykonując powtarzalne, rutynowe zadania, takie jak przetwarzanie faktur. W przypadku hiperautomatyzacji, boty RPA współpracują z inteligentnymi algorytmami. Systemy ERP bazujące na bazach in-memory, zintegrowanej hiperautomatyzacji i bieżącym strumieniowaniu zdarzeń pozwalają realizować koncepcję “real-time enterprise” – modelu zarządzania o maksymalnie skróconym czasie reakcji na wydarzenia rynkowe, zmienne oczekiwania klientów i sytuacje losowe. Najczęstsze pytania (FAQ) Czym różni się AI w ERP od ERP z dodatkami AI?AI wbudowana w system, jak w SAP Cloud ERP, działa natywnie i kompleksowo. Z kolei dodatki, np. SaldeoSMART, rozszerzają wybrane obszary funkcjonalne wykorzystywanego systemu, takie jak np. księgowość. Czy małe firmy również mogą korzystać z AI w ERP?Tak. SAP Business One i SAP Business ByDesign to rozwiązania stworzone z myślą o MŚP – skalowalne, elastyczne i gotowe do integracji z modułami AI. Jak szybko widać ROI po wdrożeniu AI?Pierwsze efekty pojawiają się niemal od razu np. predykcja popytu poprawia precyzję prognoz. Czy korzystanie z AI w ramach ERP jest zgodne z RODO i KSeF?Tak, SUPREMIS dostarcza zgodne z przepisami rozszerzenia, a chmurowe rozwiązania SAP gwarantują bezpieczeństwo danych. Czy potrzebuję data scientistów, by korzystać z AI w ERP?Nie. Implementacja AI w systemach ERP ułatwia pracę zwykłym użytkownikom, a wręcz eliminuje konieczność posiadania specjalistycznej wiedzy. Codzienne użytkowanie usprawnia przyjazny interfejs i szeroka automatyzacja. Inteligentne systemy ERP potrafią przypominać i sugerować działania oraz proponować optymalny układ elementów interfejsu dostosowany do potrzeb użytkownika. Kluczowe wnioski dla decydentów Integracja AI z ERP to dziś nie luksus, lecz warunek rozwoju. Najwięcej korzyści przynosi wdrożenie funkcjonalności AI w działach finansów, logistyki i predykcji sprzedaży. Po podjęciu decyzji o transformacji technologicznej warto rozpocząć działania od małego projektu pilotażowego (Proof of Concept), mierzyć wyniki i rozwijać możliwości skalowalnych rozwiązań ERP zgodnie z potrzebami firmy. Partner, taki jak SUPREMIS – Złoty Partner SAP, zapewnia nie tylko technologię, ale też know-how i gotowe rozszerzenia, dzięki którym wdrożenie przebiega sprawnie i bezpiecznie. Przejmij kontrolę nad cyfrową transformacją swojej firmy Skontaktuj się z ekspertami SUPREMIS, zobacz demo najnowszych rozwiązań SAP i dowiedz się, jak moduły AI mogą zwiększyć efektywność Twojej organizacji. Oferujemy także szkolenia z zakresu SAP HANA i obsługi funkcji AI w ERP – dla zespołów finansowych, sprzedażowych i logistycznych. Zrób pierwszy krok w stronę inteligentnego przedsiębiorstwa. Checklista: Gotowość do implementacji AI Zanim rozpoczniesz wdrożenie funkcji AI do swojego systemu ERP: zadbaj o jakość danych i dobór procesów, wybierz ograniczony zakres potrzebnych funkcji, wybierz i zdefiniuj wskaźniki KPI, sprawdź zgodność systemu z aktualnymi przepisami, wyznacz właścicieli procesów, zabezpiecz budżet na fazę pilotażową.
SUPREMIS
Rewolucja dla korzystających z Comarch ERP Optima. System od teraz także w przeglądarce
Praca z dowolnego miejsca, na każdym urządzeniu, staje się dziś standardem w sektorze MŚP. W odpowiedzi na rosnące oczekiwania przedsiębiorców Comarch udostępnił demonstracyjną wersję systemu Comarch ERP Optima w przeglądarce internetowej. To kolejny krok w kierunku zwiększania dostępności i elastyczności rozwiązań ERP, oparty na wieloletnim doświadczeniu firmy w tworzeniu technologii wykorzystujących sztuczną inteligencję. Docelowo rozwiązania te mają jeszcze bardziej usprawnić obsługę systemu i podnieść komfort jego użytkowania. To bardzo ważny etap w rozwoju najpopularniejszego w Polsce oprogramowania dla sektora MŚP, z którego korzysta już ponad 70 tysięcy małych i średnich przedsiębiorstw oraz biur rachunkowych. Nowe rozwiązanie łączy sprawdzoną stabilność systemu z pełną mobilnością i dostępnością, jaką zapewnia interfejs webowy, odpowiadając na potrzeby nowoczesnego, elastycznego modelu pracy. Publiczna wersja demonstracyjna to okazja dla firm, by przetestować rozwiązanie przeglądarkowe w modelu chmurowym bez konieczności instalacji czy konfiguracji infrastruktury IT. Oznacza to, że korzystając z interfejsu webowego, księgowy, właściciel przedsiębiorstwa czy inny użytkownik oprogramowania może pracować w systemie z każdego miejsca na świecie. Wystarczy dostęp do internetu. Jak zaznacza Zbigniew Rymarczyk, wiceprezes Comarch i dyrektor sektora ERP: – To największa rewolucja w Comarch ERP Optima od 20 lat. Współpraca z tak dużą i różnorodną grupą firm, w tym z biurami rachunkowymi, rodzi w nas poczucie odpowiedzialności za mały i średni biznes. Bycie liderem rynku nie polega na odcinaniu kuponów, ale na realizowaniu oczekiwań klientów, co właśnie robimy, wprowadzając tak ważną zmianę. Block Quote Wzorzec dla globalnego rynku Co ważne, nowe rozwiązanie zapewnia pełną spójność danych. Użytkownicy Comarch ERP Optima w Chmurze Standard mogą korzystać równolegle z interfejsu webowego oraz klasycznego. W praktyce oznacza to płynne przejście do pracy w przeglądarce bez ryzyka przestojów czy utraty informacji. Firmy zyskują więc elastyczność. Przykładowo pracownicy biurowi mogą pracować na firmowej infrastrukturze i tradycyjnym widoku, podczas gdy osoby pracujące zdalnie lub mobilnie otrzymają dostęp do tych samych danych z poziomu dowolnej przeglądarki. Taki podział znacząco ułatwi współpracę i przyspieszy obieg dokumentów w organizacji. Źródło: Comarch ERP Nowe rozwiązanie to też strategiczny fundament pod budowę systemu ERP dla MŚP, napędzanego sztuczną inteligencją. Według tej koncepcji oprogramowanie komunikuje się z użytkownikiem jak partner biznesowy. Dzieje się to już teraz m.in. dzięki narzędziu ChatERP – inteligentnemu asystentowi, który umożliwia użytkownikowi dostęp do skomplikowanych analiz, komunikując się z nim za pomocą języka naturalnego. System od Comarch integruje również agentów AI, którzy odciążają użytkownika, pozwalając na pełną automatyzację wewnętrznych procesów: od automatycznego rozpoznawania i księgowania faktur, po inteligentne planowanie dostaw. Block Quote Nowy ekosystem, nowe funkcje W aktualizacji wersji przeglądarkowej wdrożono szereg nowych funkcji, które znacząco rozszerzają zakres operacyjny systemu. To m.in.: zaawansowana obsługa VAT i JPK: możliwość edycji dokumentów w rejestrach VAT (transakcje krajowe PLN), dostęp do list plików JPK_V7 oraz deklaracji VAT-UE. System umożliwia również pełną obsługę wysyłki i odbioru UPO dla deklaracji VAT-8, VAT-9M oraz VIU-DO, wsparcie dla handlu i logistyki: wprowadzono formularze Faktury Proforma oraz faktury VAT Marża. Nowością jest dedykowana zakładka KSeF na fakturach sprzedaży, pozwalająca monitorować status e-Faktury w czasie rzeczywistym, finanse pod kontrolą: użytkownicy mogą teraz zarządzać raportami bankowymi i kasowymi, a procesy automatyzuje pobieranie danych kontrahentów z baz GUS i VIES, udogodnienia dla biur rachunkowych: rozbudowana ewidencja przychodów i kosztów (Ryczałt, KPiR) oraz moduł operacji wielofirmowych sprawiają, że praca na wielu bazach danych staje się szybsza. Szczegóły i dostęp do Comarch ERP Optima w wersji przeglądarkowej znajduje się na stronie: Comarch ERP Optima – Wersja Web.
Comarch
Infor doceniony w raporcie Gartnera. Które firmy zyskują na M3 i CloudSuite?
Rynek chmurowych systemów ERP dojrzewa, a ich popularność wynika zarówno z modelu subskrypcyjnego, jak i ze sposobu przechowywania danych. Koszty licencji, utrzymania i wsparcia oprogramowania są ujęte w cyklicznych opłatach, a użytkownicy nie muszą martwić się o migrację do nowszych wersji, ponieważ aktualizacje są realizowane na bieżąco. Gartner co roku publikuje szczegółowe analizy rynków technologicznych, w których porównuje dostawców i ocenia ich m.in. pod kątem kompletności wizji oraz zdolności do realizacji zapowiadanych kierunków rozwoju. Najbardziej rozpoznawalnym formatem tych analiz jest Gartner® Magic Quadrant™, który prezentuje pozycjonowanie dostawców w konkretnych segmentach rynku, takich jak IT, cyberbezpieczeństwo, systemy ERP czy narzędzia BI. Są one cenione za możliwie obiektywną perspektywę, dlatego często stanowią punkt odniesienia dla firm wybierających rozwiązania i partnerów technologicznych – szczególnie tam, gdzie liczy się wiarygodna ocena potencjału w obszarze AI, automatyzacji i analityki danych. Najnowsza edycja raportu Gartner® Magic Quadrant™ z października 2025 roku analizuje kluczowe możliwości chmurowych systemów ERP, ze szczególnym naciskiem na przedsiębiorstwa produkcyjne. Przeanalizowano dostawców oferujących rozwiązania cloudowe, w tym Infor, który już po raz piąty z rzędu został sklasyfikowany w gronie liderów. To ważny sygnał dla firm produkcyjnych i dystrybucyjnych: jeśli procesy są specyficzne (partie, receptury, zgodność, projekty, serwis, śledzenie), wybór ERP powinien zaczynać się od pytania o dopasowanie branżowe, a dopiero potem o listę funkcji. Gartner® Magic Quadrant™ – Infor jako silny gracz na rynku ERP W tegorocznej edycji raportu aplikacje Infor dominują szczególnie w specjalistycznych modelach produkcji. Firma wyróżniła się na tle konkurencji, zajmując pierwsze lub drugie miejsce w kilku kluczowych kategoriach produkcyjnych: Produkcja procesowa (np. branża spożywcza, chemiczna) – Infor uzyskał najwyższą notę w całym zestawieniu (3,88 pkt), wyprzedzając Microsoft i IFS, Produkcja zorientowana na projekty/zasoby (np. branża budownicza) – firma uplasowała się na 1. miejscu z wynikiem 3,82 pkt, Produkcja dyskretna (np. branża samochodowa, meblowa) – zajęto 2. miejsce (3,88 pkt), minimalnie ustępując Microsoftowi (3,90 pkt). W praktyce oznacza to, że Infor ma bardzo mocną propozycję dla organizacji potrzebujących ERP „zbudowanego pod produkcję”, a nie systemu, który dopiero trzeba intensywnie dopasowywać. Jakie firmy realnie zyskują na rozwiązaniach Infor? Infor rozwija pakiet rozwiązań Infor CloudSuite z myślą o konkretnych branżach, tj. motoryzacyjna, spożywcza czy chemiczna, co znajduje odzwierciedlenie w najwyższych notach dla produkcji procesowej i dyskretnej. Dzięki gotowym procesom dla specyficznych sektorów czas wdrożenia ERP bywa krótszy, a ryzyko operacyjne niższe. W obszarze produkcji procesowej Infor jest postrzegany jako szczególnie mocny, m.in. dzięki precyzyjnemu śledzeniu partii, obsłudze receptur oraz wsparciu zgodności z rygorystycznymi przepisami. Rozwiązania Infor są postrzegane jako wszechstronne i skalowane dla firm o różnej wielkości. Z informacji przytoczonych przez Gartnera wynika jednak, że systemy te szczególnie dobrze odpowiadają potrzebom małych i średnich organizacji (3,76 pkt). W kategorii średnich firm i globalnych korporacji Infor uplasował się na 4. miejscu, ustępując Oracle, Microsoft i SAP. Oprogramowania Infor – dlaczego warto? Sercem CloudSuite jest Infor OS, czyli warstwa platformowa integrująca dane, procesy oraz elementy sztucznej inteligencji. Zapewnia ona zaawansowane możliwości w zakresie: Analitycznym – wbudowane narzędzia Birst służące do gromadzenia i wizualizacji danych, Low-code – narzędzia Mongoose umożliwiające budowę i rozwój funkcjonalności bez zaawansowanych umiejętności programistycznych, AI i automatyzacji procesów – rozwiązania wspierające podejmowanie decyzji w czasie zbliżonym do rzeczywistego oraz prognozowanie zachowań i preferencji klientów. Całość uzupełnia nowoczesny interfejs użytkownika (UX), który ułatwia pracę i przyspiesza adaptację. Aplikacje są dostępne zarówno w wersji przeglądarkowej, jak i na urządzeniach mobilnych. System Infor a partner wdrożeniowy Nawet najlepsza ocena w raporcie nie wdroży systemu. O przewadze decydują szczegóły: mapowanie procesów, model danych, integracje, bezpieczeństwo uprawnień, jakość migracji oraz adopcja użytkowników. Partner wdrożeniowy powinien nie tylko dobrze rozumieć branże i potrzeby firmy, ale także wyróżniać się elastycznym, relacyjnym podejściem do projektu. Firma iPCC, polski partner Infor ze statusem Gold Resell Partner, od ponad 15 lat specjalizuje się w dostarczaniu i wdrażaniu zintegrowanych systemów informatycznych, w tym Infor CloudSuite. W praktyce oznacza to możliwość połączenia perspektywy procesowej (produkcja, dystrybucja, finanse) z techniczną (integracje i utrzymanie platformy), co wspiera budowę rozwiązania szybkiego, skalowalnego i gotowego na przyszłe potrzeby.
IPCC
IT Security w chmurze: jak chronić dane i systemy przy Dynamics 365
Wdrożenia ERP i WMS coraz częściej nie kończą się na jednym systemie. Dochodzą integracje z e-commerce, przewoźnikami, platformami BI, mobilną pracą magazynu i zdalnym dostępem dla zespołów, partnerów oraz serwisu. W wyżej wspomnianych układach temat IT Security w chmurze wraca regularnie, bo rośnie liczba połączeń, punktów dostępu i danych, które krążą między środowiskami, a jeden błąd w konfiguracji potrafi przełożyć się na realne ryzyko operacyjne. Najczęstszy błąd mentalny jest zaskakująco prosty: „dostawca chmury odpowiada za wszystko”. W rzeczywistości to przekonanie usypia czujność w najbardziej wrażliwych obszarach: uprawnieniach, rolach, integracjach i zasadach dostępu. W chmurze dostawca odpowiada za bezpieczeństwo infrastruktury, a firma za bezpieczeństwo tego, co konfiguruje, uruchamia i komu daje dostęp. Czym jest IT Security w chmurze? IT Security, czyli bezpieczeństwo w chmurze, to kompleksowy zestaw zasad i praktyk, których celem jest ochrona biznesu, systemów i danych również wtedy, gdy działają na usługach chmurowych. W praktyce chodzi o to, aby tylko uprawnione osoby miały właściwy dostęp, dane były zabezpieczone na każdym etapie, a konfiguracja środowiska nie zostawiała otwartej furtki dla atakujących. Najczęstsze obszary zagrożeń w chmurze można sprowadzić do trzech kategorii: Tożsamość i dostęp: przejęcia kont, spowodowane głównie przez brak MFA (uwierzytelniania wieloskładnikowego) i brak odpowiedniej kontroli. Dane: nieautoryzowany dostęp, wycieki danych przez niewystarczająco zabezpieczone integracje. Konfiguracja: błędne ustawienia usług, publicznie dostępne zasoby, otwarte porty, brak polityk i monitoringu zmian. Shared responsibility, czyli kto za co odpowiada w chmurze? Odpowiedzialność za bezpieczeństwo w chmurze jest zawsze dzielona między dostawcę usług cloud a organizację, która z nich korzysta. Żeby to dobrze zrozumieć, warto spojrzeć na zakres odpowiedzialności w zależności od modelu chmurowego. SaaS (Oprogramowanie jako usługa) – polega na dostarczeniu gotowej aplikacji, co świadczy o odpowiedzialności dostawcy za bezpieczeństwo i prawidłowość działania samej usługi, jak i warstwy infrastruktury, na której działa. Po stronie firmy pozostaje przede wszystkim właściwe zarządzanie dostępem, rolami użytkowników i konfiguracją ustawień bezpieczeństwa w ramach oprogramowania. PaaS (Platforma jako usługa) – dostawca odpowiada nie tylko za infrastrukturę chmurową, lecz także system operacyjny oraz całe środowisko uruchomieniowe aplikacji. Organizacja odpowiada za bezpieczeństwo oprogramowania, konfigurację usług, ochronę danych oraz nadawanie uprawnień użytkownikom. IaaS (Infrastruktura jako usługa) – dostawca zapewnia podstawową infrastrukturę oraz warstwę wizualizacji pozwalającą na uruchamianie maszyn wirtualnych. Ten model gwarantuje firmie największą elastyczność – i jednocześnie odpowiedzialność – w zakresie oprogramowania, systemu operacyjnego, zabezpieczeń, polityki i sposobu działania środowiska. Niezależnie od tego, czy firma korzysta z SaaS, PaaS czy IaaS, jedna zasada pozostaje niezmienna: po stronie organizacji zawsze leży odpowiedzialność za tożsamość i dostęp (kto ma uprawnienia) oraz za bezpieczeństwo danych w zakresie ich udostępniania, eksportu i właściwej konfiguracji. 7 filarów bezpieczeństwa chmury w firmie wdrożeniowej Poniższe filary warto traktować jak checklistę wdrożeniową. W projektach ERP, WMS i integracjach to właśnie one decydują, czy bezpieczeństwo jest „wbudowane” w architekturę chmurową, czy zostaje dopięte dopiero po incydencie. Identity and Access Management (IAM) – zasady zarządzania tożsamością użytkowników i dostępem do systemów, usług oraz danych. W chmurze IAM jest pierwszą linią obrony, bo większość ataków zaczyna się od przejęcia konta lub błędnie nadanych uprawnień. Warto pamiętać o unikaniu kont współdzielonych w organizacji, jeśli jest to możliwe, a także wymuszeniu co najmniej dwuetapowej weryfikacji kont użytkowników. Uzupełnieniem MFA powinny być polityki dostępu warunkowego, które ograniczają logowanie z nieautoryzowanych lokalizacji i urządzeń. Zasada minimalnych uprawnień – użytkownik powinien mieć dokładnie taki dostęp, jaki jest potrzebny do jego stanowiska pracy, ani więcej, ani mniej. Należy budować role pod procesy, a nie pod osoby. Pomocne jest udzielanie dostępu czasowego do zadań administracyjnych. Ochrona danych i klasyfikacja – dane powinny być zabezpieczone na poziomie przechowywania, przetwarzania i udostępniania. Skuteczne będzie sklasyfikowanie danych na poszczególne kategorie (np. finansowe, operacyjne, personalne), aby ustalić ich zasady eksportu, retencji i dostępu. Bezpieczna integracja API (ERP, e-commerce, WMS, BI) – ochrona kanałów wymiany danych między systemami. Integracje to jeden z najczęstszych wektorów ryzyka, bo działają całodobowo i często używają kont technicznych. W związku z tym rekomendujemy uwierzytelnianie oparte o tokeny oraz monitoring występujących anomalii. Monitoring i logowanie zdarzeń – bez odpowiedniego monitoringu nie ma realnej kontroli potencjalnych nieprawidłowości, jest tylko deklaracja. Trzeba pamiętać o zbieraniu logów z kluczowych komponentów, a także ustawić alerty na zdarzenia krytyczne i określić procedurę eskalacji. Backup i odtwarzanie po incydencie – strategia kopii zapasowych, co pozwoli na odtworzenie działania po awarii lub innej sytuacji krytycznej. Backup bez testów wdrożeniowych bywa fałszywym poczuciem bezpieczeństwa, dlatego należy wykonywać regularne próby i zaplanować scenariusze awaryjne. Governance i zgodność (polityki, audyt, dokumentacja) – zestaw reguł i procesów, które utrzymują bezpieczeństwo po zakończeniu projektu. Dzięki temu standardy nie kończą się na go live. MS POS pracuje przy wdrożeniach w ekosystemach Microsoft Dynamics 365 oraz POS Cegid Retail Y2, co daje naturalne spojrzenie na bezpieczeństwo zarówno od strony działania firmy, jak i od strony tego, jak zaprojektować środowisko oraz integracje, aby ryzyko nie rosło wraz z rozwojem systemu. Bezpieczeństwo w praktyce projektów ERP i retail W projektach ERP oraz środowiskach retail bezpieczeństwo nie rozgrywa się w jednym miejscu. To nie jest temat „modułu” ani pojedynczej konfiguracji. Jeśli firma pracuje na rozwiązaniach takich jak Microsoft Dynamics 365, które obejmują wiele obszarów działalności, od finansów i sprzedaży po logistykę i obsługę klienta, to security dotyczy całego łańcucha procesów i wszystkich punktów styku z innymi systemami. Innymi słowy: wystarczy jeden słaby element, by ryzyko przeniosło się na resztę organizacji. Co istotne, tym słabym elementem nie musi być wyłącznie system czy integracja. Równie często jest nim człowiek: błędnie nadane uprawnienia, nieświadome kliknięcie w złośliwy link czy pominięcie procedury mogą uruchomić łańcuch konsekwencji w całej organizacji. Pierwszym obszarem, który wymaga dyscypliny, są konta administracyjne i role projektowe. W trakcie wdrożenia naturalnie pojawia się potrzeba szerokich uprawnień: konfiguracji, migracji danych, testów, integracji. Problem zaczyna się wtedy, gdy dostęp „na czas projektu” nie ma terminu wygaśnięcia, a role wdrożeniowe zaczynają funkcjonować jak stałe role operacyjne. Bez jasnej granicy między administracją, zespołem projektowym i użytkownikami biznesowymi łatwo o sytuację, w której audyt dostępu staje się formalnością, a nie realnym narzędziem kontroli. Integracje to drugi, bardzo typowy wektor ryzyka. W sprzedaży detalicznej praktycznie zawsze mamy cały ekosystem: e-commerce, POS, WMS, platformy lojalnościowe, systemy płatności, integracje z przewoźnikami i raportowanie. Każda integracja korzysta z kont technicznych, kluczy, tokenów, uprawnień i często działa non stop. Jeśli nie ma rotacji sekretów, ograniczeń uprawnień kont technicznych oraz monitoringu anomalii, integracja potrafi stać się „cichym kanałem”, który działa długo, zanim ktokolwiek zauważy problem. Co istotne, większość incydentów w takich środowiskach nie wynika z zaawansowanej „magii hakerskiej”, tylko z prostych zaniedbań w kontroli dostępu i w konfiguracji. Szczególnie ryzykownym obszarem są środowiska deweloperskie, testowe i produkcyjne. W projektach ERP presja czasu sprzyja skrótom: kopiowaniu danych z produkcji do testów, tworzeniu wspólnych kont, tymczasowych eksportów i plików, które krążą między zespołami. Ryzyko „przecieków” nie musi oznaczać celowego działania, często jest efektem braku zasad: kto może pracować na danych realnych, czy dane są anonimizowane, gdzie i jak długo są przechowywane. Jeśli do tego dołożymy wiele podmiotów w projekcie – dostawców, integratorów, partnerów – to temat przestaje być poboczny. MS POS wspiera transformację cyfrową poprzez wdrożenia aplikacji biznesowych ekosystemu Microsoft Dynamics 365 oraz rozwiązań retail, takich jak Cegid Retail Y2, opartych o architekturę chmurową. Kluczową rolę odgrywa geo-replikacja usług i danych, uzupełniona o kopie zapasowe, monitoring, testy i aktualizacje, co gwarantuje wysoką dostępność i ciągłość pracy nawet w razie awarii systemu. W obszarze bezpieczeństwa zapewniane są procedury ochrony danych oraz mechanizmy bezpieczeństwa oparte o role i uprawnienia użytkowników.
MS POS
Utrzymanie ruchu w produkcji – przeglądy i serwis maszyn
Utrzymanie ruchu w produkcji decyduje o realnej dostępności maszyn i ciągłości procesów. Każda awaria oznacza przestój, a ten zawsze generuje koszty: od niewyprodukowanych serii, po konieczność reorganizacji planów produkcyjnych. Właśnie dlatego planowanie przeglądów i systematyczny serwis stają się elementem codziennej pracy działu utrzymania ruchu, a nie jednorazową interwencją w momencie awarii. Przyjrzyjmy się szczegółom i odpowiedzmy sobie na pytanie, jak system ERP wspiera te procesy. Serwis bieżący – jak reagować i jak wdrażać prewencję? Największym wyzwaniem w bieżącym serwisie w firmach produkcyjnych jest opieranie się często na zgłoszeniach awarii. Gdy operator informuje, że maszyna stanęła, jest już za późno – produkcja zostaje zatrzymana, a koszty rosną lawinowo. Przykładowe konsekwencje Do typowych konsekwencji braku systematycznej reakcji należą: konieczność wprowadzania zmian w harmonogramach, nadgodziny pracowników, zwiększone zużycie części; problemy z dotrzymaniem terminów realizacji zleceń. Jak wprowadzić działania prewencyjne? Właśnie z tych względów zamiast reagować dopiero na awarie, firmy coraz częściej wdrażają mechanizmy prewencji. Pierwszym krokiem jest systematyczne zbieranie sygnałów z hali – od prostych formularzy zgłoszeniowych dla operatorów, po czujniki monitorujące temperaturę, wibracje czy obciążenia. Takie dane pokazują odchylenia od normalnej pracy, zanim jeszcze pojawi się faktyczna usterka. Wdrożenie prewencyjnego serwisu nie wymaga od razu inwestycji w zaawansowane algorytmy. W praktyce można zacząć od dwóch działań. Po pierwsze, ustandaryzować proces zgłaszania nieprawidłowości (operatorzy muszą wiedzieć, jak i gdzie raportować symptomy), Po drugie, prowadzić rejestr interwencji, który umożliwia analizę powtarzających się problemów. Dopiero na tym fundamencie sensowne jest rozwijanie rozwiązań predykcyjnych – integracji czujników z systemem ERP czy analityką IoT. Taki model pracy sprawia, że serwis bieżący przestaje być gaszeniem pożarów, a staje się narzędziem planowania, które realnie obniża koszty i wydłuża żywotność maszyn. Przeglądy okresowe – od czego zacząć i jak uniknąć najczęściej popełnianych błędów? Najczęstszy wyzwaniem z przeglądami okresowymi to odkładanie konkrentych działań „na później”. W praktyce oznacza to, że wiele firm produkcyjnych reaguje dopiero wtedy, gdy pojawia się awaria. Konsekwencje są oczywiste: większe koszty serwisu, przestoje w produkcji, a często również skrócenie żywotności całych linii technologicznych. Brak systematycznych przeglądów prowadzi też do utraty kontroli nad realnym stanem parku maszynowego – zarządzający nie wiedzą, które urządzenia są w dobrej kondycji, a które wymagają pilnej modernizacji. Harmonogram przeglądów na bazie konkretnych danych Wdrożenie najlepiej zacząć od stworzenia centralnej bazy danych. Każda maszyna powinna mieć przypisany plan przeglądów, listę czynności (kontrola, smarowanie, kalibracja, wymiana części eksploatacyjnych) oraz historię wcześniejszych działań serwisowych. Dzięki temu utrzymanie ruchu zyskuje narzędzie do analizy i planowania, a nie tylko do rejestrowania wykonanych prac. Powiązanie harmonogramu przeglądów z planami produkcyjnymi Kolejnym krokiem jest powiązanie harmonogramu przeglądów z planami produkcyjnymi. Przeglądy muszą być realizowane w czasie, gdy linia jest najmniej obciążona. W praktyce oznacza to współpracę działu utrzymania ruchu z planistami produkcji – tak, aby uniknąć sytuacji, w której przegląd przypada w momencie największego zapotrzebowania na daną maszynę. Dzięki takiemu podejściu przeglądy przestają być postrzegane jako „przymusowy przestój”, a zaczynają działać jak element strategii wydłużania życia maszyn i stabilizacji całego procesu produkcyjnego. Jak ERP wspiera utrzymanie ruchu w firmach produkcyjnych? System ERP pozwala przenieść utrzymanie ruchu z poziomu reaktywnego gaszenia awarii na poziom zarządzania opartego na danych. W praktyce działa to dzięki zestawowi funkcji, które łączą utrzymanie ruchu z innymi obszarami przedsiębiorstwa. Harmonogramy przeglądów i automatyczne zlecenia ERP umożliwia tworzenie harmonogramów przeglądów przypisanych do każdej maszyny. Jak to wygląda w praktyce? Dział techniczny określa częstotliwość i zakres czynności, a system automatycznie generuje zlecenia serwisowe i przypomina o terminach. Oznacza to, że przeglądy nie zależą od pamięci pracowników czy ręcznych notatek lecz są realizowane zgodnie z planem. Z punktu widzenia produkcji to ogromna zmiana: planowanie serwisu przestaje być chaotyczne, a staje się przewidywalne. Rejestracja interwencji i historia napraw Każda interwencja: od drobnej regulacji po wymianę podzespołu zostaje zapisana w systemie. Rejestrowane są szczegóły prac: opis problemu, czas trwania, użyte części, osoby odpowiedzialne. W ten sposób powstaje pełna historia każdej maszyny. Dzięki niej można analizować awaryjność, identyfikować elementy szczególnie podatne na uszkodzenia oraz przewidywać koszty utrzymania. Historia napraw to także narzędzie wiedzy. Na przykład nowi pracownicy działu technicznego mają dostęp do pełnych informacji bez konieczności uczenia się wszystkiego od kolegów z wieloletnim stażem. Integracja z gospodarką magazynową System ERP łączy działania serwisowe z magazynem części zamiennych. Jeśli do naprawy potrzebna jest konkretna część, system sprawdza jej dostępność i rezerwuje ją dla danego zlecenia. W przypadku braku podzespołu można natychmiast zainicjować zamówienie. To rozwiązanie eliminuje typowy problem przestojów wydłużanych przez oczekiwanie na dostawę części. Dzięki integracji można także optymalizować stany magazynowe, czyli na przykład utrzymywać minimalny, ale wystarczający zapas krytycznych komponentów. Powiązanie z planowaniem produkcji W tradycyjnym podejściu przeglądy bywają planowane w oderwaniu od harmonogramów produkcyjnych. ERP zmienia tę sytuację: system uwzględnia aktualne plany produkcyjne, dzięki czemu przeglądy i naprawy można zaplanować w okresach najmniejszego obciążenia danej linii. Jeśli pojawi się awaria, ERP pozwala natychmiast poinformować planistów i wspiera w reorganizacji zleceń. W efekcie utrzymanie ruchu przestaje być postrzegane jako czynnik zakłócający produkcję, a staje się jej elementem planowanym i przewidywalnym. Raportowanie i analityka ERP gromadzi dane o czasie pracy maszyn, kosztach serwisu i częstotliwości awarii. Na tej podstawie generuje raporty i wskaźniki, takie jak OEE (Overall Equipment Effectiveness). Kierownictwo otrzymuje wgląd w rzeczywistą dostępność maszyn i może podejmować decyzje inwestycyjne w oparciu o twarde dane. Analityka pozwala np. ocenić, które urządzenia generują najwyższe koszty przestojów i wymagają wymiany, a które można nadal eksploatować przy rozsądnych nakładach serwisowych. Predykcja i IoT Coraz częściej ERP integruje się z czujnikami IoT zamontowanymi w maszynach. System odbiera dane o temperaturze, wibracjach czy poziomie obciążenia i analizuje je pod kątem odchyleń od normy. Jeśli pojawi się sygnał mogący świadczyć o przyszłej awarii, ERP może wygenerować zlecenie prewencyjne jeszcze przed faktycznym uszkodzeniem. To pozwala działać predykcyjnie – planować serwis w dogodnym momencie, zamiast reagować na nagłe przestoje.
Vendo.ERP
TOP 5 automatyzacji w programach kadrowo-płacowych
Z badań Deloitte wynika, że aż 57% czasu pracy specjalistów ds. kadr i płac pochłaniają zadania o charakterze administracyjnym. To m.in. kompletowanie dokumentów, ręczne zakładanie list płac, nanoszenie na nie pracowników i przeliczanie wynagrodzeń, czy przygotowywanie i wysyłka deklaracji do ZUS – czyli czynności powtarzalne, czasochłonne i obarczone dużym ryzykiem pomyłek. Nic dziwnego, że coraz więcej firm korzysta z systemów kadrowo-płacowych, które z tego typu zadaniami mogą poradzić sobie szybciej i dokładniej. Kiedy automatyzacja w kadrach i płacach jest niezbędna? Wielu specjalistów ds. kadr i płac podchodzi do automatyzacji z rezerwą, a ich najczęstsze obawy to m.in. wysokie koszty wdrożenia, czasochłonność konfiguracji procesów, czy poczucie utraty kontroli nad danymi. Część osób zastanawia się też, czy system rzeczywiście zrobi coś lepiej niż doświadczony specjalista. Tymczasem dobrze zaprojektowana automatyzacja nie odbiera kontroli, lecz ją wzmacnia – pozwala skupić się na analizie i wsparciu biznesu, zamiast tracić godziny na powtarzalne czynności. Automatyzacja to nie tylko oszczędność czasu. To także pewność, że dane są spójne i zawsze aktualne. Weźmy prosty przykład: podwyżka płacy minimalnej. W tradycyjnym procesie trzeba byłoby przygotować i zaktualizować pojedynczo dziesiątki aneksów do umów. Program kadrowo-płacowy zrobi to zbiorczo – generując i rozsyłając wszystkie dokumenty w kilka minut. Podobnie z raportowaniem: zamiast czekać, aż ktoś ręcznie wpisze dane do arkusza, system wygeneruje raport na podstawie aktualnych informacji z ewidencji czasu pracy czy listy płac. Najważniejsze automatyzacje w programach kadrowo-płacowych Procesów w kadrach i płacach, które da się zautomatyzować, jest naprawdę sporo. Ale są takie, które powtarzają się w każdej firmie – niezależnie od tego, czy zatrudnia 30, czy 300 osób. I właśnie od nich warto zacząć. Poniżej znajdziesz pięć przykładów automatyzacji, które specjaliści ds. kadr i płac wymieniają jako najbardziej przydatne w codziennej pracy. 1. Automatyzacja w procesie zatrudnienia – od formularza do teczki pracownika Jednym z najbardziej czasochłonnych i kłopotliwych obszarów w kadrach i płacach jest obsługa dokumentacji pracowniczej. Dlaczego? Bo zatrudnienie nowego pracownika to nie tylko kwestia podpisania umowy, ale cała „papierologia”, która ciągnie się za tym procesem. A tej nie brakuje, bo trzeba przecież przygotować kompletną dokumentację pracowniczą: od umowy o pracę, przez aneksy i zakresy obowiązków, po regulaminy, protokoły szkoleń BHP czy ewidencję czasu pracy i nieobecności. Do tego z czasem dochodzą zwolnienia lekarskie, a niekiedy również dokumenty dotyczące odpowiedzialności porządkowej lub dyscyplinarnej. W praktyce oznacza to wiele godzin ręcznej pracy w każdym miesiącu. W mniejszych firmach – kilka, w większych – nawet kilkadziesiąt. Tu z pomocą przychodzą nowoczesne systemy kadrowo-płacowe, które potrafią przejąć powtarzalne obowiązki. Prześledźmy to na przykładzie zatrudnienia nowego pracownika w programie Symfonia R2Płatnik. System może m.in.: wygenerować kompletny pakiet dokumentów potrzebnych do zatrudnienia (umowa, zakres obowiązków, regulaminy, oświadczenia), uzupełnić je danymi pracownika na podstawie informacji w systemie, połączyć wszystkie formularze w pakiet startowy i przesłać do podpisu, zadbać o to, by dokumentacja była kompletna i odpowiednio uporządkowana. Program umożliwia także zbiorcze zarejestrowanie umów o pracę. Z tej funkcji warto skorzystać np. wtedy, gdy zatrudniamy kilka osób jednocześnie na takich samych warunkach. Korzyść? To nie tylko ogromna oszczędność czasu, ale też spokój – bo dokumenty są zawsze kompletne, poukładane i dostępne wtedy, gdy są potrzebne. 2. Zmiana warunków zatrudnienia i aneksowanie umów dla wielu pracowników Kiedy wchodzi w życie podwyżka płacy minimalnej albo zmieniają się przepisy, dział kadr staje przed wyjątkowo uciążliwym zadaniem – musi przygotować i rozesłać setki aneksów do umów. Jeśli nie korzysta z automatyzacji, to każdy taki dokument trzeba edytować osobno, zadbać o poprawne dane i dopilnować, by trafił do pracownika. Łatwo policzyć, że przy dużej skali zajmuje to całe dnie pracy, a ryzyko pomyłki rośnie z każdym kolejnym plikiem. Najlepsze systemy kadrowo-płacowe potrafią odciążyć specjalistów także w tym obszarze. Wystarczy raz przygotować wzór dokumentu, a program wygeneruje spersonalizowane aneksy i wyśle je do odpowiednich osób. Co więcej – wszystkie pliki można od razu archiwizować w e-teczkach, dzięki czemu nie giną w papierowych segregatorach. W taki sposób działa to m.in. w programie kadrowo-płacowym Symfonia R2Płatnik, który pozwala wygenerować aneksy do umów dla wybranej grupy np. kilkorga pracowników, działu lub nawet całego zakładu, dbając przy tym o to, by każdy dokument zawierał właściwe dane i zapisy. Po wprowadzeniu zmian, specjalista ds. kadr może od razu wygenerować w programie zbiorczy raport, który pokaże zakres wprowadzonych aktualizacji. 3. Automatyczne wyliczanie płac – koniec z ręcznym liczeniem wynagrodzeń Naliczanie wynagrodzeń to proces, który zawsze przebiega według określonego schematu, bo za każdym razem trzeba: automatycznie zarejestrować nieobecność chorobową z PUE, obliczyć wynagrodzenie lub zasiłek chorobowy i wygenerować przy tym niezbędne dokumenty, przygotować dane wejściowe, czyli informacje o pracownikach, czasie pracy, urlopach, nadgodzinach, stawkach i składnikach wynagrodzenia, obliczyć wynagrodzenie brutto, uwzględniając płacę zasadniczą, dodatki, premie i nagrody, wyliczyć składki ZUS, obliczyć składkę zdrowotną, wyliczyć zaliczkę na podatek dochodowy, uwzględnić inne potrącenia – np. komornicze, pożyczki z ZFŚS, składki związkowe, przygotować listy płac i paski, deklaracje do ZUS i urzędów skarbowych. Zmieniają się tylko dane wejściowe, ale sam schemat pozostaje ten sam. To najlepszy sygnał, że proces wyliczania wynagrodzeń świetnie nadaje się do automatyzacji. Nowoczesne systemy kadrowo-płacowe, takie jak Symfonia R2Płatnik, potrafią wykonać większość z tych kroków samodzielnie. Program może automatycznie: zakładać listy płac wg różnych zadanych wzorców-szablonów i przeliczać na nich wynagrodzenia, pobierać dane o czasie pracy, nadgodzinach czy nieobecnościach z zasobów zewnętrznych, pobierać wartości składników wynagrodzenia z źródeł zewnętrznych, np. plików, generować kompletne listy płac i paczki przelewów z wynagrodzeń i potrąceń, tworzyć i udostępniać pracownikom paski płacowe w formie elektronicznej, przygotowywać lisy korygujące lub wyrównujące wynagrodzenie, a także dodatkowe listy płac (np. dla nagród, premii kwartalnych lub dodatkowego wynagrodzenia rocznego. Dzięki temu specjalista nie musi tworzyć list płac pojedynczo i dodawać do nich pracowników, tylko korzysta z gotowych mechanizmów, które znacznie przyspieszają całą procedurę. 4. Automatyczne raportowanie kadrowe i płacowe Raporty w kadrach i płacach to źródło wiedzy o tym, jak naprawdę działa firma. Problem w tym, że ich przygotowywanie często zajmuje długie godziny: dane trzeba zebrać z różnych źródeł, przenieść do Excela, połączyć i sprawdzić poprawność. Łatwo o błąd, a jeszcze łatwiej o poczucie, że ta praca niewiele wnosi, skoro za chwilę trzeba przygotować kolejne, bardzo podobne zestawienie. Tu z pomocą przychodzi automatyzacja. Nowoczesne systemy kadrowo-płacowe wyposażone w moduły raportowania pozwalają nie tylko szybciej łatwiej tworzyć raporty, ale też robić to w oparciu o zawsze aktualne dane. Tak działa to m.in. w przypadku Symfonii R2Płatnik, gdzie program może np.: generować cykliczne raporty z określoną częstotliwością (tygodniowe, miesięczne, kwartalne), przygotowywać zestawienia absencji, rotacji czy kosztów zatrudnienia, rozsyłać cyklicznie przygotowane raporty do właściwych odbiorców, np. Kierowników, łączyć dane kadrowe i płacowe w jednym raporcie, przygotowywać raporty nie tylko na potrzeby wewnętrzne, ale też np. dla funduszy unijnych czy dla audytorów. Korzyść? Zamiast tworzyć kolejnego Excela, możesz skorzystać z gotowych raportów lub w każdej chwili przygotować własne. Łatwo sprawdzisz też, kto najczęściej korzysta ze zwolnień, jak rosną koszty zatrudnienia, czy gdzieś pojawia się nadmierna rotacji. 5. Elektroniczne wnioski i dokumenty jako droga do cyfryzacji kadr Papierowe wnioski urlopowe, o pracę zdalną czy różnorakie oświadczenia to klasyczny przykład „drobnej papierologii”, która w skali miesiąca potrafi zająć naprawdę dużo czasu. Każdy dokument trzeba odebrać, zarejestrować, przekazać dalej do akceptacji, a na koniec jeszcze wpiąć do segregatora. Efektem są stosy papierów, ryzyko zagubienia dokumentu i długi czas obiegu informacji. Automatyzacja eliminuje te problemy. W nowoczesnych systemach kadrowo-płacowych z portalem pracowniczym pracownik składa wniosek online, np. o urlop czy inna nieobecność, a przełożony akceptuje go w swoim panelu jednym kliknięciem. Dane te od razu zostaną zapisane w miesięcznej karcie pracy, a kadry nie muszą już przepisywać ichdo systemu ani szukać papierowej wersji w segregatorach. W taki sposób proces obiegu dokumentów kadrowych działa w portalu pracowniczym – połączonym z programem do kadr i płac Symfonia R2Płatnik, który daje dodatkowe możliwości związane z komunikacją i elektronicznym obiegiem dokumentów. Dzięki portalowi: pracownicy mogą samodzielnie składać wnioski urlopowe, rejestrować czas pracy, rejestrować podróże służbowe kierownicy mogą planować czas pracy, akceptować wnioski urlopowe online, mają wgląd w listę obecności, działy kadr otrzymuje automatycznie zweryfikowane dane, co zmniejsza ryzyko błędów i znacząco odciąża ich pracę. Ideą portalu jest poprawa przepływu informacji pomiędzy pracownikami a pracodawcą i zmniejszenie obciążenia działu kadrowego. Powiadomienia e-mail o nowych wnioskach, szybka akceptacja jednym kliknięciem to funkcje, które przekładają się na oszczędność czasu i kosztów obsługi pracowników. Kadry i płace to obszar, w którym papierowych dokumentów i powtarzalnych zadań nigdy nie brakuje. Ale dobra wiadomość jest taka, że większość procesów da się dziś zautomatyzować – i to wcale nie kosztem utraty kontroli, ale wręcz przeciwnie, zyskując większy porządek.
Symfonia
Polish Localization dla Microsoft Dynamics 365 Business Central
Dostosowanie globalnego systemu ERP do specyfiki lokalnego rynku to jedno z największych wyzwań dla firm działających w Polsce. Zmieniające się przepisy podatkowe, rosnące wymagania sprawozdawcze oraz cyfryzacja procesów – na czele z KSeF – sprawiają, że standardowe funkcjonalności systemu nie zawsze są wystarczające. Zauważam, że wiele organizacji wciąż traktuje kwestie lokalizacji ERP jako „opcjonalny dodatek”, podczas gdy w praktyce brak dostosowania do polskich przepisów może generować nie tylko ryzyko kar i błędów księgowych, ale też znaczące koszty operacyjne. Polish Localization dla Microsoft Dynamics 365 Business Central powstała właśnie po to, aby wypełnić tę lukę – rozszerzając system o funkcjonalności zgodne z polskim prawem oraz codzienną praktyką księgową i operacyjną. Rozwiązanie integruje się bezpośrednio z ERP i umożliwia prowadzenie procesów finansowo-księgowych w sposób zgodny z lokalnymi regulacjami. KSeF jako element codziennej pracy w ERP Wraz z postępującą cyfryzacją administracji publicznej kluczową rolę odgrywa Krajowy System e-Faktur. Organizacje muszą nie tylko generować e-faktury zgodnie z wymaganiami Ministerstwa Finansów, ale też włączyć te procesy w codzienną pracę systemów ERP. Moim zdaniem KSeF to nie tylko obowiązek prawny – to szansa na usprawnienie procesów sprzedaży i raportowania, zmniejszenie ryzyka błędów oraz pełną automatyzację dokumentów finansowych. Firmy, które potraktują KSeF jako integralną część systemu ERP, zamiast jako „dodatkowy obowiązek”, w perspektywie roku mogą zyskać znaczną przewagę operacyjną. Polish Localization zapewnia integrację z KSeF oraz wsparcie dla wymiany danych z krajowymi platformami i usługami publicznymi. Dzięki temu wystawianie, obsługa i raportowanie dokumentów mogą odbywać się bezpośrednio w Business Central, bez konieczności korzystania z zewnętrznych narzędzi. Dodatkowo rozwiązanie jest rozwijane wraz ze zmianami legislacyjnymi – przykładem są aktualizacje funkcjonalności fakturowania związane z wymaganiami KSeF, które usprawniają m.in. obsługę korekt i procesów sprzedaży. Najważniejsze funkcjonalności wspierające polskie przedsiębiorstwa Polish Localization rozszerza standardowe możliwości Dynamics 365 Business Central o elementy niezbędne w polskiej rzeczywistości biznesowej. Wśród kluczowych obszarów znajdują się: Finanse i księgowość zgodne z polskimi przepisami prowadzenie księgi głównej oraz procesów finansowych, kalkulacja VAT i przygotowanie deklaracji podatkowych, obsługa należności i zobowiązań, generowanie Jednolitych Plików Kontrolnych (JPK). Raportowanie i sprawozdawczość raporty Intrastat, ewidencja zgodna z PKWiU, weryfikacja kontrahentów w wykazie podatników VAT. Operacje i procesy biznesowe obsługa środków trwałych i amortyzacji, integracja z systemami publicznymi i bazami danych, wsparcie sprzedaży i fakturowania zgodnie z regulacjami. Rozwiązanie dostępne jest zarówno dla wersji Essentials, jak i Premium systemu Business Central, co ułatwia jego wdrożenie w firmach o różnej skali działalności. Lokalizacja, która rozwija się razem z biznesem i przepisami Polskie otoczenie prawne należy do jednych z najbardziej dynamicznych w Europie. W praktyce oznacza to konieczność ciągłych aktualizacji systemów ERP, tak aby zachować zgodność z obowiązującymi regulacjami. Polish Localization jest rozwijana w sposób ciągły – zarówno w odpowiedzi na zmiany legislacyjne, jak i potrzeby użytkowników. Dzięki temu firmy mogą korzystać z systemu ERP, który nie tylko obsługuje bieżące procesy, ale też nadąża za zmianami w prawie podatkowym i księgowym. Doświadczenie i praktyka zamiast teorii Skuteczność lokalizacji ERP zależy nie tylko od technologii, ale także od doświadczenia osób, które ją wdrażają i rozwijają. Projekty Business Central w Polsce realizowane są przez zespoły specjalistów pracujących z systemami ERP od lat – zarówno w obszarze wdrożeń, jak i optymalizacji procesów biznesowych. Warto podkreślić, że najlepsze rozwiązania lokalizacyjne powstają w oparciu o doświadczenia realnych użytkowników. Dzięki temu funkcjonalności są praktyczne, odpowiadają typowym scenariuszom biznesowym i pozwalają uniknąć typowych problemów przy wdrożeniach księgowych i finansowych. Efektem jest system, który odzwierciedla codzienną pracę działów finansowych i operacyjnych – wspiera procesy zamiast je komplikować, skraca czas zamknięcia okresów i ułatwia wdrażanie nowych funkcjonalności w miarę zmian w przepisach. Podsumowując… Polish Localization dla Microsoft Dynamics 365 Business Central to rozwiązanie, które pozwala firmom prowadzić działalność zgodnie z polskimi przepisami i jednocześnie korzystać z pełnej mocy globalnego systemu ERP. Integracja z KSeF, rozbudowane funkcjonalności finansowo-księgowe oraz ciągły rozwój aplikacji sprawiają, że organizacje mogą skupić się na rozwoju biznesu, zamiast na ręcznym dostosowywaniu systemu do lokalnych wymagań. W świecie rosnącej digitalizacji i dynamicznych zmian legislacyjnych polska lokalizacja przestaje być dodatkiem – staje się fundamentem bezpiecznego i efektywnego zarządzania przedsiębiorstwem.
PawełŁoniewski
Zobacz, jak wystawiać i odbierać faktury zgodnie z Krajowym Systemem e-Faktur. To już ostatni moment na przygotowanie firmy do e-fakturowania! Comarch zaprasza na webinar 25 lutego, który przygotuje mikroprzedsiębiorców do świadomego korzystania z KSeF i wskaże kluczowe czynniki przy wdrażaniu nowych rozwiązań związanych z wystawianiem i odbiorem faktur, co pomoże uniknąć chaosu organizacyjnego. W programie zaplanowano m.in. wskazówki, dzięki którym właściciele mikrofirm […]
