News
MarekMac
MarekMac
MarekMac
Popularne
Główna
TOP 5 automatyzacji w programach kadrowo-płacowych
Z badań Deloitte wynika, że aż 57% czasu pracy specjalistów ds. kadr i płac pochłaniają zadania o charakterze administracyjnym. To m.in. kompletowanie dokumentów, ręczne zakładanie list płac, nanoszenie na nie pracowników i przeliczanie wynagrodzeń, czy przygotowywanie i wysyłka deklaracji do ZUS – czyli czynności powtarzalne, czasochłonne i obarczone dużym ryzykiem pomyłek. Nic dziwnego, że coraz więcej firm korzysta z systemów kadrowo-płacowych, które z tego typu zadaniami mogą poradzić sobie szybciej i dokładniej. Kiedy automatyzacja w kadrach i płacach jest niezbędna? Wielu specjalistów ds. kadr i płac podchodzi do automatyzacji z rezerwą, a ich najczęstsze obawy to m.in. wysokie koszty wdrożenia, czasochłonność konfiguracji procesów, czy poczucie utraty kontroli nad danymi. Część osób zastanawia się też, czy system rzeczywiście zrobi coś lepiej niż doświadczony specjalista. Tymczasem dobrze zaprojektowana automatyzacja nie odbiera kontroli, lecz ją wzmacnia – pozwala skupić się na analizie i wsparciu biznesu, zamiast tracić godziny na powtarzalne czynności. Automatyzacja to nie tylko oszczędność czasu. To także pewność, że dane są spójne i zawsze aktualne. Weźmy prosty przykład: podwyżka płacy minimalnej. W tradycyjnym procesie trzeba byłoby przygotować i zaktualizować pojedynczo dziesiątki aneksów do umów. Program kadrowo-płacowy zrobi to zbiorczo – generując i rozsyłając wszystkie dokumenty w kilka minut. Podobnie z raportowaniem: zamiast czekać, aż ktoś ręcznie wpisze dane do arkusza, system wygeneruje raport na podstawie aktualnych informacji z ewidencji czasu pracy czy listy płac. Najważniejsze automatyzacje w programach kadrowo-płacowych Procesów w kadrach i płacach, które da się zautomatyzować, jest naprawdę sporo. Ale są takie, które powtarzają się w każdej firmie – niezależnie od tego, czy zatrudnia 30, czy 300 osób. I właśnie od nich warto zacząć. Poniżej znajdziesz pięć przykładów automatyzacji, które specjaliści ds. kadr i płac wymieniają jako najbardziej przydatne w codziennej pracy. 1. Automatyzacja w procesie zatrudnienia – od formularza do teczki pracownika Jednym z najbardziej czasochłonnych i kłopotliwych obszarów w kadrach i płacach jest obsługa dokumentacji pracowniczej. Dlaczego? Bo zatrudnienie nowego pracownika to nie tylko kwestia podpisania umowy, ale cała „papierologia”, która ciągnie się za tym procesem. A tej nie brakuje, bo trzeba przecież przygotować kompletną dokumentację pracowniczą: od umowy o pracę, przez aneksy i zakresy obowiązków, po regulaminy, protokoły szkoleń BHP czy ewidencję czasu pracy i nieobecności. Do tego z czasem dochodzą zwolnienia lekarskie, a niekiedy również dokumenty dotyczące odpowiedzialności porządkowej lub dyscyplinarnej. W praktyce oznacza to wiele godzin ręcznej pracy w każdym miesiącu. W mniejszych firmach – kilka, w większych – nawet kilkadziesiąt. Tu z pomocą przychodzą nowoczesne systemy kadrowo-płacowe, które potrafią przejąć powtarzalne obowiązki. Prześledźmy to na przykładzie zatrudnienia nowego pracownika w programie Symfonia R2Płatnik. System może m.in.: wygenerować kompletny pakiet dokumentów potrzebnych do zatrudnienia (umowa, zakres obowiązków, regulaminy, oświadczenia), uzupełnić je danymi pracownika na podstawie informacji w systemie, połączyć wszystkie formularze w pakiet startowy i przesłać do podpisu, zadbać o to, by dokumentacja była kompletna i odpowiednio uporządkowana. Program umożliwia także zbiorcze zarejestrowanie umów o pracę. Z tej funkcji warto skorzystać np. wtedy, gdy zatrudniamy kilka osób jednocześnie na takich samych warunkach. Korzyść? To nie tylko ogromna oszczędność czasu, ale też spokój – bo dokumenty są zawsze kompletne, poukładane i dostępne wtedy, gdy są potrzebne. 2. Zmiana warunków zatrudnienia i aneksowanie umów dla wielu pracowników Kiedy wchodzi w życie podwyżka płacy minimalnej albo zmieniają się przepisy, dział kadr staje przed wyjątkowo uciążliwym zadaniem – musi przygotować i rozesłać setki aneksów do umów. Jeśli nie korzysta z automatyzacji, to każdy taki dokument trzeba edytować osobno, zadbać o poprawne dane i dopilnować, by trafił do pracownika. Łatwo policzyć, że przy dużej skali zajmuje to całe dnie pracy, a ryzyko pomyłki rośnie z każdym kolejnym plikiem. Najlepsze systemy kadrowo-płacowe potrafią odciążyć specjalistów także w tym obszarze. Wystarczy raz przygotować wzór dokumentu, a program wygeneruje spersonalizowane aneksy i wyśle je do odpowiednich osób. Co więcej – wszystkie pliki można od razu archiwizować w e-teczkach, dzięki czemu nie giną w papierowych segregatorach. W taki sposób działa to m.in. w programie kadrowo-płacowym Symfonia R2Płatnik, który pozwala wygenerować aneksy do umów dla wybranej grupy np. kilkorga pracowników, działu lub nawet całego zakładu, dbając przy tym o to, by każdy dokument zawierał właściwe dane i zapisy. Po wprowadzeniu zmian, specjalista ds. kadr może od razu wygenerować w programie zbiorczy raport, który pokaże zakres wprowadzonych aktualizacji. 3. Automatyczne wyliczanie płac – koniec z ręcznym liczeniem wynagrodzeń Naliczanie wynagrodzeń to proces, który zawsze przebiega według określonego schematu, bo za każdym razem trzeba: automatycznie zarejestrować nieobecność chorobową z PUE, obliczyć wynagrodzenie lub zasiłek chorobowy i wygenerować przy tym niezbędne dokumenty, przygotować dane wejściowe, czyli informacje o pracownikach, czasie pracy, urlopach, nadgodzinach, stawkach i składnikach wynagrodzenia, obliczyć wynagrodzenie brutto, uwzględniając płacę zasadniczą, dodatki, premie i nagrody, wyliczyć składki ZUS, obliczyć składkę zdrowotną, wyliczyć zaliczkę na podatek dochodowy, uwzględnić inne potrącenia – np. komornicze, pożyczki z ZFŚS, składki związkowe, przygotować listy płac i paski, deklaracje do ZUS i urzędów skarbowych. Zmieniają się tylko dane wejściowe, ale sam schemat pozostaje ten sam. To najlepszy sygnał, że proces wyliczania wynagrodzeń świetnie nadaje się do automatyzacji. Nowoczesne systemy kadrowo-płacowe, takie jak Symfonia R2Płatnik, potrafią wykonać większość z tych kroków samodzielnie. Program może automatycznie: zakładać listy płac wg różnych zadanych wzorców-szablonów i przeliczać na nich wynagrodzenia, pobierać dane o czasie pracy, nadgodzinach czy nieobecnościach z zasobów zewnętrznych, pobierać wartości składników wynagrodzenia z źródeł zewnętrznych, np. plików, generować kompletne listy płac i paczki przelewów z wynagrodzeń i potrąceń, tworzyć i udostępniać pracownikom paski płacowe w formie elektronicznej, przygotowywać lisy korygujące lub wyrównujące wynagrodzenie, a także dodatkowe listy płac (np. dla nagród, premii kwartalnych lub dodatkowego wynagrodzenia rocznego. Dzięki temu specjalista nie musi tworzyć list płac pojedynczo i dodawać do nich pracowników, tylko korzysta z gotowych mechanizmów, które znacznie przyspieszają całą procedurę. 4. Automatyczne raportowanie kadrowe i płacowe Raporty w kadrach i płacach to źródło wiedzy o tym, jak naprawdę działa firma. Problem w tym, że ich przygotowywanie często zajmuje długie godziny: dane trzeba zebrać z różnych źródeł, przenieść do Excela, połączyć i sprawdzić poprawność. Łatwo o błąd, a jeszcze łatwiej o poczucie, że ta praca niewiele wnosi, skoro za chwilę trzeba przygotować kolejne, bardzo podobne zestawienie. Tu z pomocą przychodzi automatyzacja. Nowoczesne systemy kadrowo-płacowe wyposażone w moduły raportowania pozwalają nie tylko szybciej łatwiej tworzyć raporty, ale też robić to w oparciu o zawsze aktualne dane. Tak działa to m.in. w przypadku Symfonii R2Płatnik, gdzie program może np.: generować cykliczne raporty z określoną częstotliwością (tygodniowe, miesięczne, kwartalne), przygotowywać zestawienia absencji, rotacji czy kosztów zatrudnienia, rozsyłać cyklicznie przygotowane raporty do właściwych odbiorców, np. Kierowników, łączyć dane kadrowe i płacowe w jednym raporcie, przygotowywać raporty nie tylko na potrzeby wewnętrzne, ale też np. dla funduszy unijnych czy dla audytorów. Korzyść? Zamiast tworzyć kolejnego Excela, możesz skorzystać z gotowych raportów lub w każdej chwili przygotować własne. Łatwo sprawdzisz też, kto najczęściej korzysta ze zwolnień, jak rosną koszty zatrudnienia, czy gdzieś pojawia się nadmierna rotacji. 5. Elektroniczne wnioski i dokumenty jako droga do cyfryzacji kadr Papierowe wnioski urlopowe, o pracę zdalną czy różnorakie oświadczenia to klasyczny przykład „drobnej papierologii”, która w skali miesiąca potrafi zająć naprawdę dużo czasu. Każdy dokument trzeba odebrać, zarejestrować, przekazać dalej do akceptacji, a na koniec jeszcze wpiąć do segregatora. Efektem są stosy papierów, ryzyko zagubienia dokumentu i długi czas obiegu informacji. Automatyzacja eliminuje te problemy. W nowoczesnych systemach kadrowo-płacowych z portalem pracowniczym pracownik składa wniosek online, np. o urlop czy inna nieobecność, a przełożony akceptuje go w swoim panelu jednym kliknięciem. Dane te od razu zostaną zapisane w miesięcznej karcie pracy, a kadry nie muszą już przepisywać ichdo systemu ani szukać papierowej wersji w segregatorach. W taki sposób proces obiegu dokumentów kadrowych działa w portalu pracowniczym – połączonym z programem do kadr i płac Symfonia R2Płatnik, który daje dodatkowe możliwości związane z komunikacją i elektronicznym obiegiem dokumentów. Dzięki portalowi: pracownicy mogą samodzielnie składać wnioski urlopowe, rejestrować czas pracy, rejestrować podróże służbowe kierownicy mogą planować czas pracy, akceptować wnioski urlopowe online, mają wgląd w listę obecności, działy kadr otrzymuje automatycznie zweryfikowane dane, co zmniejsza ryzyko błędów i znacząco odciąża ich pracę. Ideą portalu jest poprawa przepływu informacji pomiędzy pracownikami a pracodawcą i zmniejszenie obciążenia działu kadrowego. Powiadomienia e-mail o nowych wnioskach, szybka akceptacja jednym kliknięciem to funkcje, które przekładają się na oszczędność czasu i kosztów obsługi pracowników. Kadry i płace to obszar, w którym papierowych dokumentów i powtarzalnych zadań nigdy nie brakuje. Ale dobra wiadomość jest taka, że większość procesów da się dziś zautomatyzować – i to wcale nie kosztem utraty kontroli, ale wręcz przeciwnie, zyskując większy porządek.
Symfonia
Polish Localization dla Microsoft Dynamics 365 Business Central
Dostosowanie globalnego systemu ERP do specyfiki lokalnego rynku to jedno z największych wyzwań dla firm działających w Polsce. Zmieniające się przepisy podatkowe, rosnące wymagania sprawozdawcze oraz cyfryzacja procesów – na czele z KSeF – sprawiają, że standardowe funkcjonalności systemu nie zawsze są wystarczające. Zauważam, że wiele organizacji wciąż traktuje kwestie lokalizacji ERP jako „opcjonalny dodatek”, podczas gdy w praktyce brak dostosowania do polskich przepisów może generować nie tylko ryzyko kar i błędów księgowych, ale też znaczące koszty operacyjne. Polish Localization dla Microsoft Dynamics 365 Business Central powstała właśnie po to, aby wypełnić tę lukę – rozszerzając system o funkcjonalności zgodne z polskim prawem oraz codzienną praktyką księgową i operacyjną. Rozwiązanie integruje się bezpośrednio z ERP i umożliwia prowadzenie procesów finansowo-księgowych w sposób zgodny z lokalnymi regulacjami. KSeF jako element codziennej pracy w ERP Wraz z postępującą cyfryzacją administracji publicznej kluczową rolę odgrywa Krajowy System e-Faktur. Organizacje muszą nie tylko generować e-faktury zgodnie z wymaganiami Ministerstwa Finansów, ale też włączyć te procesy w codzienną pracę systemów ERP. Moim zdaniem KSeF to nie tylko obowiązek prawny – to szansa na usprawnienie procesów sprzedaży i raportowania, zmniejszenie ryzyka błędów oraz pełną automatyzację dokumentów finansowych. Firmy, które potraktują KSeF jako integralną część systemu ERP, zamiast jako „dodatkowy obowiązek”, w perspektywie roku mogą zyskać znaczną przewagę operacyjną. Polish Localization zapewnia integrację z KSeF oraz wsparcie dla wymiany danych z krajowymi platformami i usługami publicznymi. Dzięki temu wystawianie, obsługa i raportowanie dokumentów mogą odbywać się bezpośrednio w Business Central, bez konieczności korzystania z zewnętrznych narzędzi. Dodatkowo rozwiązanie jest rozwijane wraz ze zmianami legislacyjnymi – przykładem są aktualizacje funkcjonalności fakturowania związane z wymaganiami KSeF, które usprawniają m.in. obsługę korekt i procesów sprzedaży. Najważniejsze funkcjonalności wspierające polskie przedsiębiorstwa Polish Localization rozszerza standardowe możliwości Dynamics 365 Business Central o elementy niezbędne w polskiej rzeczywistości biznesowej. Wśród kluczowych obszarów znajdują się: Finanse i księgowość zgodne z polskimi przepisami prowadzenie księgi głównej oraz procesów finansowych, kalkulacja VAT i przygotowanie deklaracji podatkowych, obsługa należności i zobowiązań, generowanie Jednolitych Plików Kontrolnych (JPK). Raportowanie i sprawozdawczość raporty Intrastat, ewidencja zgodna z PKWiU, weryfikacja kontrahentów w wykazie podatników VAT. Operacje i procesy biznesowe obsługa środków trwałych i amortyzacji, integracja z systemami publicznymi i bazami danych, wsparcie sprzedaży i fakturowania zgodnie z regulacjami. Rozwiązanie dostępne jest zarówno dla wersji Essentials, jak i Premium systemu Business Central, co ułatwia jego wdrożenie w firmach o różnej skali działalności. Lokalizacja, która rozwija się razem z biznesem i przepisami Polskie otoczenie prawne należy do jednych z najbardziej dynamicznych w Europie. W praktyce oznacza to konieczność ciągłych aktualizacji systemów ERP, tak aby zachować zgodność z obowiązującymi regulacjami. Polish Localization jest rozwijana w sposób ciągły – zarówno w odpowiedzi na zmiany legislacyjne, jak i potrzeby użytkowników. Dzięki temu firmy mogą korzystać z systemu ERP, który nie tylko obsługuje bieżące procesy, ale też nadąża za zmianami w prawie podatkowym i księgowym. Doświadczenie i praktyka zamiast teorii Skuteczność lokalizacji ERP zależy nie tylko od technologii, ale także od doświadczenia osób, które ją wdrażają i rozwijają. Projekty Business Central w Polsce realizowane są przez zespoły specjalistów pracujących z systemami ERP od lat – zarówno w obszarze wdrożeń, jak i optymalizacji procesów biznesowych. Warto podkreślić, że najlepsze rozwiązania lokalizacyjne powstają w oparciu o doświadczenia realnych użytkowników. Dzięki temu funkcjonalności są praktyczne, odpowiadają typowym scenariuszom biznesowym i pozwalają uniknąć typowych problemów przy wdrożeniach księgowych i finansowych. Efektem jest system, który odzwierciedla codzienną pracę działów finansowych i operacyjnych – wspiera procesy zamiast je komplikować, skraca czas zamknięcia okresów i ułatwia wdrażanie nowych funkcjonalności w miarę zmian w przepisach. Podsumowując… Polish Localization dla Microsoft Dynamics 365 Business Central to rozwiązanie, które pozwala firmom prowadzić działalność zgodnie z polskimi przepisami i jednocześnie korzystać z pełnej mocy globalnego systemu ERP. Integracja z KSeF, rozbudowane funkcjonalności finansowo-księgowe oraz ciągły rozwój aplikacji sprawiają, że organizacje mogą skupić się na rozwoju biznesu, zamiast na ręcznym dostosowywaniu systemu do lokalnych wymagań. W świecie rosnącej digitalizacji i dynamicznych zmian legislacyjnych polska lokalizacja przestaje być dodatkiem – staje się fundamentem bezpiecznego i efektywnego zarządzania przedsiębiorstwem.
PawełŁoniewski
Cyfrowy Paszport Produktu w praktyce. Specjaliści z łódzkiej firmy INTELO pomogą przygotować przedsiębiorstwa pod nowe wymagania
Już niedługo Cyfrowy Paszport Produktu (Digital Product Passport, DPP) stanie się nowym zobowiązaniem firm w Unii Europejskiej. Natomiast DPP nie jest wyłącznie „kolejnym obowiązkiem”. To test dojrzałości danych w organizacji, bez których realna transparentność nie będzie możliwa. W firmach produkcyjnych i dystrybucyjnych temat danych zwykle wraca w dwóch momentach: gdy trzeba szybko wyjaśnić niezgodność jakościową albo gdy klient pyta o pochodzenie i parametry produktu. Cyfrowy Paszport Produktu podnosi stawkę, bo wymusza powtarzalność, spójność i możliwość udowodnienia faktów, nie tylko ich zadeklarowania. W skrócie: jeśli firma nie ma uporządkowanych danych produktowych i procesów ich aktualizacji, Paszport stanie się kosztownym projektem ratunkowym. Jednak, jeśli ma, może stać się przewagą. Cyfrowy Paszport Produktu – co to jest? DPP to zestaw szczegółowych danych o produkcie, które umożliwią jego identyfikację za pomocą unikalnego identyfikatora (np. w formie kodu QR, kodu kreskowego czy technologii NFC). Zależnie od branży mogą to być następujące informacje: skład produktu, dane dotyczące pochodzenia surowców, łańcuch dostaw, instrukcje serwisowe, dane recyklingowe, informacje o zgodności i śladzie środowiskowym. Takie rozwiązanie nie tylko ogranicza ryzyko greenwashingu, ale także usprawnia proces produkcyjny dzięki optymalizacji łańcucha dostaw. Z kolei konsumenci nabierają większego zaufania do firm, a także mają ułatwiony dostęp do informacji w razie awarii danego sprzętu. Co kluczowe, każda firma wprowadzająca produkty na rynek UE – niezależnie od swojej wielkości – ma obowiązek dostosowania się do DPP. Uwaga: Cyfrowy Paszport Produktu to nie tylko dokument Przedsiębiorstwa często próbują podejść do tematu jak do generowania etykiet lub raportu PDF. To działa tylko do pierwszej zmiany w procesie lub asortymencie. W rzeczywistości DPP to proces zarządzania danymi w całym cyklu życia produktu. To oznacza konieczność odpowiedzi na pytania: kto jest właścicielem danych produktowych, kto je zatwierdza i kiedy, skąd biorą się dane o partiach, komponentach i pochodzeniu, jak firma obsługuje korekty i wyjątki. Dlaczego integracje są ważniejsze niż kolejny moduł? Cyfrowy Paszport Produktu dotyka wielu punktów styku: produkcji, magazynu, jakości, zakupów, sprzedaży i serwisu. Bez integracji firma zacznie mnożyć ręczne wpisy i równoległe pliki, a wtedy rośnie ryzyko błędów. W praktyce kluczowe integracje obejmują: integracje z maszynami i systemami operacyjnymi, jeśli dane powstają na produkcji, integracje magazynowe, gdy liczy się partia, lokalizacja i przepływ, integracje z wagami i identyfikacją, gdy parametry muszą być udokumentowane, integracje z kanałami sprzedaży, gdy klient oczekuje spójnej informacji. W tym miejscu podejście INTELO jest naturalne: integracje zamiast rewolucji. Zamiast wymieniać wszystko, firma porządkuje przepływy danych i buduje Paszport na stabilnych podstawach. Dzięki temu nowe wymogi obowiązujące w Unii Europejskiej zostają spełnione. Etapowe wdrożenie Paszportu: jak zrobić to rozsądnie? Najbezpieczniej jest potraktować Paszport jak projekt etapowy, podobnie jak cyfryzację operacji. Przykładowa ścieżka: Ustalenie, jakie dane są wymagane i gdzie dziś powstają Uporządkowanie słowników, indeksów i danych podstawowych produktu Powiązanie produktu z komponentami, surowcami i partiami Automatyzacja pozyskiwania danych z procesów i urządzeń Zbudowanie mechanizmu publikacji i kontroli zmian Rozszerzenie na kolejne grupy produktów, bez chaosu To podejście redukuje ryzyko, bo organizacja nie próbuje naraz „uzdrowić” wszystkich danych, tylko skupia się na tych najpilniejszych i mierzalnych wyzwaniach. Co wyróżnia podejście platformowe? W Cyfrowym Paszporcie Produktu kluczowa jest automatyzacja, jak i spójność aktualizacji. Jeśli firma ma wiele rozproszonych aplikacji, aktualizacja jednego elementu potrafi uruchomić lawinę niezgodności. Podejście oparte o jedną platformę upraszcza utrzymanie i zmniejsza ryzyko błędów bądź duplikacji przy wszelkich zmianach. Dodatkowo ważne jest, że rozwiązanie powinno dawać różne modele wdrożenia i rozwoju: od abonamentu, przez on premise, po dedykowane wdrożenia, zależnie od realiów organizacji i jej wymagań. Cyfrowy Paszport Produktu nie jest tylko tematem regulacyjnym. To kwestia jakości danych, odpowiedzialności procesowej i integracji. Organizacje, które podejdą do niego z wyprzedzeniem, zwykle nie tylko „spełnią wymagania”, ale też poprawią kontrolę nad produkcją i logistyką, usprawnią audyty i przyspieszą reakcję na problemy jakościowe. Jeśli chcesz podejść do tematu DPP bez nerwów i bez przestojów w operacjach, sensownym kierunkiem jest etapowe wdrożenie, oparte o integracje i platformę, którą da się skalować razem z firmą. INTELO podchodzi do Cyfrowego Paszportu Produktu od strony procesów i danych – tak, by z jednej strony spełnić wymogi regulacyjne dotyczące zakresu, jakości i identyfikowalności informacji o produkcie, a z drugiej ograniczyć koszty i ryzyko wdrożenia. W praktyce oznacza to uporządkowanie źródeł danych i integracji, a następnie zaprojektowanie i wdrożenie rozwiązania, które umożliwia utrzymanie zgodności DPP w czasie.
RadosławGubała
Czy dane Twojej firmy są naprawdę AI-ready? Oto jak przygotować architekturę danych pod sztuczną inteligencję
Wdrażanie AI w środowisku ERP nie jest już futurystyczną wizją – to realny kierunek rozwoju firm, które chcą zwiększać efektywność operacyjną, automatyzować procesy i podejmować decyzje w oparciu o wiarygodne dane. Jednak zanim jakikolwiek model LLM zacznie generować wartość, organizacja musi odpowiedzieć na jedno fundamentalne pytanie: czy nasze dane są gotowe na sztuczną inteligencję? W praktyce oznacza to, że dane muszą być dokładne, spójne, ustrukturyzowane, odpowiednio zarządzane i dostępne w całym ekosystemie systemów biznesowych. Brak tych fundamentów prowadzi do błędnych prognoz, nieudanych automatyzacji i decyzji opartych na niepełnych lub sprzecznych informacjach. Poniżej przedstawiam kluczowe obszary, które każdy CEO, CFO, CIO i COO powinien przeanalizować przed rozpoczęciem transformacji opartej na AI – szczególnie w kontekście nowoczesnych systemów ERP, takich jak Microsoft Dynamics 365 Finance & Supply Chain Management. Spójność i dokładność danych – fundament skutecznych modeli AI Sztuczna inteligencja wymaga jednolitego, wiarygodnego zestawu danych. Tymczasem wiele firm nadal funkcjonuje w oparciu o rozproszone systemy, moduły i aplikacje legacy, które przechowują dane częściowo pokrywające się, lecz niespójne. Jeżeli różne działy raportują odmienne wartości dla tego samego wskaźnika – np. przychodu, marży czy poziomu zapasów – to AI nie będzie w stanie wygenerować poprawnych rekomendacji. Modele LLM uczą się na danych, które im dostarczamy. Jeśli dane są sprzeczne, wyniki również będą sprzeczne. Ekspercka wskazówka: Standaryzacja kluczowych definicji biznesowych, integracja systemów oraz regularne audyty danych to nie opcja, lecz konieczność. Dopiero wtedy AI może wspierać organizację w podejmowaniu szybkich i trafnych decyzji. Struktura danych – AI nie poradzi sobie z chaosem Modele LLM najlepiej działają na danych ustrukturyzowanych. W praktyce oznacza to, że informacje muszą być: poprawnie skategoryzowane, przechowywane w formatach możliwych do odczytu maszynowego, dostępne w jednym, spójnym ekosystemie danych. Jeśli kluczowe informacje znajdują się w arkuszach Excel, skanach PDF, e‑mailach lub notatkach odręcznych, sztuczna inteligencja nie będzie w stanie ich poprawnie przetworzyć. To prowadzi do błędów w raportowaniu, nieprecyzyjnych analiz i nieefektywnej automatyzacji. Praktyczna obserwacja z projektów ERP: Jeżeli pracownicy muszą ręcznie „wyciągać” dane z wielu źródeł, aby przygotować raport, to AI również będzie mieć z tym problem – tylko na znacznie większą skalę. Ład danych – jasne zasady to mniejsze ryzyko i większa przewidywalność Brak spójnych polityk zarządzania danymi prowadzi do chaosu informacyjnego, błędów ludzkich i ryzyka naruszeń bezpieczeństwa. W kontekście AI oznacza to, że modele mogą przetwarzać dane nieaktualne, nieautoryzowane lub błędnie wprowadzone. Przykłady ryzyk: brak kontroli dostępu może prowadzić do nadpisania danych finansowych, niejasne zasady aktualizacji danych mogą skutkować błędami w automatyzacji, brak odpowiedzialności za jakość danych prowadzi do nieprzewidywalnych wyników AI. Ekspercka wskazówka: AI‑ready governance to jasne role, odpowiedzialności i procesy. Bez tego nawet najlepszy system ERP nie zapewni wiarygodnych wyników. Skalowalność danych – AI rośnie szybciej niż infrastruktura Firmy często zaczynają od małych pilotaży AI, które działają poprawnie… dopóki nie próbujemy rozszerzyć ich na cały biznes. Wtedy okazuje się, że infrastruktura danych nie jest przygotowana na większą liczbę transakcji, użytkowników czy źródeł danych. Jeśli prognozowanie oparte na sztucznej inteligencji działa dla jednej linii produktowej, ale zawodzi przy analizie całego łańcucha dostaw – to sygnał, że architektura danych wymaga modernizacji. Kluczowe obszary do analizy: magazynowanie danych – data lakes, chmura, architektura hybrydowa, moc obliczeniowa – HPC, GPU, skalowalne środowiska chmurowe, integracja – płynny przepływ danych między systemami on‑prem i cloud. Skalowalna architektura danych to warunek konieczny, aby AI mogła rosnąć wraz z biznesem. AI zaczyna się od danych – nie od technologii Wiele firm traktuje AI jako technologię plug‑and‑play. Tymczasem jej prawdziwa wartość ujawnia się dopiero wtedy, gdy dane są: dokładne, spójne, ustrukturyzowane, właściwie zarządzane, dostępne w całej organizacji. Bez tego nawet najbardziej zaawansowane modele nie przyniosą oczekiwanych rezultatów. Konsultanci xalution Group wspierają organizacje w przygotowaniu danych do wdrożeń AI i nowoczesnych systemów ERP. Jeśli chcesz ocenić gotowość swoich danych lub rozpocząć transformację opartą na sztucznej inteligencji, jesteśmy gotowi pomóc.
SzymonJankowski
KSeF w pierwszym tygodniu działania – kluczowe problemy i wnioski
Minęły pierwsze dni od oficjalnego startu Krajowego Systemu e-Faktur. Jakie wnioski płyną z pierwszych doświadczeń użytkowników i co wciąż wymaga dopracowania – a co powinno zostać naprawione w pierwszej kolejności? W praktyce firmy zderzyły się z trzema głównymi obszarami problemów: Uwierzytelnieniem w KSeF, Uprawnieniami, tokenami i certyfikatami, Niekompletnością danych w systemach ERP i na fakturach. Uwierzytelnienie w KSeF Podstawowym problemem pierwszego tygodnia było uwierzytelnienie użytkowników w KSeF, w szczególności przy wykorzystaniu Profilu Zaufanego. W praktyce powstało wrażenie, że „KSeF nie działał”.W rzeczywistości problem dotyczył samego dostępu (jednej z metod uwierzytelnienia, a metod jest trzy: pieczęć cyfrowa, podpis kwalifikowany, profil zaufany), a nie awarii samego serwisu KSeF. Większość małych podatników (JDG) albo osób wskazanych z ZAW-FA nie mając płatnej metody uwierzytelnienia, logowała się za pomocą darmowego Profilu Zaufanego. I tutaj powstało przeciążenie systemu potwierdzenia tożsamości jakim jest Profil Zaufany. Profil Zaufany to rządowy sposób potwierdzania tożsamości w Internecie. Działa jak cyfrowy dowód osobisty – pozwala potwierdzić, kim jesteś. Dodatkowym źródłem problemów były wygaśnięte Profile Zaufane. W drugiej metodzie uwierzytelnienia jaką jest podpis kwalifikowany, klasyczny błąd polegał na braku podpisanego pliku z żądaniem autoryzacyjnym – poniżej komunikat błędu przy próbie uwierzytelnienia się w KSeF. Pojawiały się błędy w wyborze właściwych parametrów podpisu. Podpis musi mieć dwa parametry: format XAdES i typ wewnętrzny (w przypadku Certum) lub otoczony (w przypadku KiR – Szafir). Poniżej komunikat w KSeF przy braku spełnionego jednego z tych warunków. Po uwierzytelnieniu się w KSeF – uprawnienia, superadmin, tokeny i certyfikaty Drugim kluczowym obszarem problemów były uprawnienia w KSeF, a w szczególności rola Superadmina. Superadmin to jedyna rola, która umożliwia dalsze delegowanie uprawnień użytkownikom i systemom w KSeF. W wielu organizacjach pojawił się krytyczny błąd organizacyjno-techniczny: Superadmin został poprawnie zgłoszony w formularzu ZAW-FA, ale nie nadał sobie uprawnień w KSeF, a następnie wygenerował token lub certyfikat dla systemu ERP. W efekcie system ERP nie mógł uwierzytelnić się do KSeF, mimo że token lub certyfikat technicznie istniał. Na czym polegał problem? Zgłoszenie Superadmina w ZAW-FA nie oznacza automatycznego nadania mu pełnych uprawnień operacyjnych w KSeF, a w szczególności do wysyłania i odbierania faktur w KSeF. Superadmin musi sobie nadać uprawnienia do wystawiania i odbierania faktur, wylogować się, zalogować ponownie i wygenerować nowy token lub certyfikat. Ten sam problem dotyczył nieaktualnych tokenów wygenerowanych z v.KSeF 1.0, w KSeF 2.0. Tokeny należy wygenerować ponownie, gdyż nie były one migrowane z v 1.0 KSeF. Kolejną grupą błędów były niekompletne certyfikaty – brak pary plików CERT i KEY. Podczas generowania certyfikatu do uwierzytelnienia w KSeF wielu użytkowników pobrało tylko jeden z wymaganych plików (np. .cert), zapominając o drugim kluczowym elemencie (.key). W efekcie certyfikat był technicznie niekompletny do integracji z systemem ERP. Klucz prywatny nie jest przechowywany przez KSeF i nie można go odtworzyć. Jeśli plik .key zostanie zgubiony lub niepobrany, certyfikat staje się bezużyteczny. Wówczas należy go unieważnić, a następnie zawnioskować w KSeF o nowy certyfikat. Zdarza się też, że użytkownicy mylą również certyfikaty offline i certyfikaty do uwierzytelnienia. Certyfikat offline służy wyłącznie do podpisywania faktur w trybie offline, natomiast certyfikat do uwierzytelnienia jest wymagany do komunikacji z API KSeF. Zamienne użycie tych certyfikatów prowadziło do błędów autoryzacyjnych. Pierwszy – Podpis linku do weryfikacji wystawcy – to nie jest certyfikat do logowania do KSeF. Służy tylko do podawanie QR kodu na fakturze. Dzięki temu odbiorca faktury może sprawdzić, kto ją wystawił. Nie daje dostępu do systemu KSeF. Drugi – Uwierzytelnienie w systemie KSeF – to już właściwy certyfikat. Służy do logowania się i autoryzacji w KSeF i jest wymagany do wysyłania faktur i ich pobierania. Konfiguracja systemów ERP – rozjazd między fakturą w KSeF a wizualizacją Wielu użytkowników zauważyło, że faktura w KSeF wygląda inaczej niż w systemie ERP. Wynika to z faktu, że KSeF przechowuje fakturę w strukturze logicznej XML, natomiast ERP generuje wizualną reprezentację dokumentu. Przykładem były problemy z postacią wizualna faktury w SaldeoSMART – braku NIPu czy nr KSeF na wizualizacji dokumentów. Problemy z brakiem właściwej postaci wizualnej należą do tych związanych z konfiguracją. W Saldeo jest możliwość nadruku numeru KSeF na wizualizacje PDF dokumentu. W tym celu na detalach firmy należy ustawić nadruk danych z KSEF. Kolejnym problemem były niekompletne dane w KSeF. Często pola w ERP nie były zmapowane do struktury KSeF lub były traktowane jako opcjonalne. Dotyczyło to m.in. danych logistycznych, warunków dostawy, numerów zamówień czy informacji dodatkowych. Szczególną kategorią były pola dodatkowe. Wiele organizacji posiada rozbudowane rozszerzenia faktury, które nie zostały wcześniej uzgodnione i zmapowane do elementów struktury KSeF, co spowodowało ich brak w systemie. Wnioski eksperckie: KSeF jako katalizator transformacji cyfrowej, ale też narzędzie e-kontroli Na pierwszy rzut oka KSeF i e-usługi upraszczają życie: szybciej, bez papieru, bez wizyt w urzędzie, z poziomu biura albo domu. W praktyce jednak ta wygoda ma drugie dno. Za pozorną prostotą kryje się coraz większa złożoność technologiczna: mnogość serwisów, certyfikatów, integracji i procedur, opisywanych językiem informatycznym, technicznym lub prawnym, który dla wielu użytkowników jest zwyczajnie niezrozumiały. Cyfryzacja, która ma ułatwiać, a coraz częściej wymaga od przedsiębiorców nie tylko znajomości przepisów, ale też kompetencji technicznych. I to właśnie ta luka między ideą prostoty, a realnym doświadczeniem użytkownika staje się dziś największym wyzwaniem KSeF. Zachęcamy do wysłuchania komentarza Barbary Ożarek-Łaganowskiej, Doradcy klienta w zakresie systemów ERP w Wercom, w podcaście „Cyfryzacja w Biznesie”.
Wercom
Wdrożenie WMS w magazynie krok po kroku
Systemy zarządzania magazynem (WMS, ang. Warehouse Management System) stanowią kluczowy element efektywnego funkcjonowania firm, zwłaszcza tych, które zajmują się logistyką i magazynowaniem. Wdrożenie systemu WMS w firmie może zrewolucjonizować procesy składowania, optymalizując zarządzanie zapasami, przyspieszając obsługę zamówień oraz minimalizując ryzyko błędów. Poniżej znajdziesz przewodnik dla początkujących, jak skutecznie wdrożyć system WMS. Kiedy warto wdrożyć system WMS w magazynie? System WMS warto wdrożyć, gdy tradycyjne metody zarządzania magazynem stają się niewystarczające i zaczynają ograniczać rozwój firmy. Przełomowym momentem jest sytuacja, gdy magazyn obsługuje powyżej 100 pozycji dziennie lub jego powierzchnia przekracza 1000m². Rosnąca liczba błędów w kompletacji, wydłużający się czas realizacji zamówień czy problemy ze szybkim odnalezieniem towarów, to wyraźne sygnały, że pora na automatyzację magazynu. Wdrożenie systemu WMS ma ogromne znaczenie przy dynamicznym rozwoju firmy i rosnącej liczbie zamówień, a także przy obsłudze wiele kanałów sprzedaży. Brak możliwości monitorowania stanów magazynowych w czasie rzeczywistym oraz częste rozbieżności między stanem systemowym a faktycznym mogą zostać rozwiązane dzięki implementacji WMS. W niektórych branżach, jak farmacja czy żywność, system WMS jest praktycznie niezbędny ze względu na wymogi śledzenia partii i serii produktów. Podejmując decyzję o wdrożeniu WMS należy uwzględnić obroty firmy, ale także planowany rozwój firmy w najbliższych latach. Jakie są etapy wdrożenia systemu WMS? 1. Analiza potrzeb i celów Przed rozpoczęciem procesu wdrożenia systemu WMS w firmie, bardzo ważnym aspektem jest dokładne zrozumienie potrzeb i celów firmy. Przeprowadzenie dokładnej analizy obecnych procesów magazynowych, a dokładniej; identyfikacji obszarów wymagających usprawnienia oraz precyzyjne określenie celów, które chcemy osiągnąć poprzez wdrożenie systemu WMS, pozwoli na lepsze dostosowanie rozwiązania do unikalnych potrzeb danej firmy. Należy sporządzić listę zadań do wykonania oraz przygotować plan realizacji projektu. Bazując na początkowej analizie potrzeb klienta, przepływach produktów i procesach realizowanych w magazynie, projektuje się odpowiednie rozwiązanie. 2. Wybór odpowiedniego systemu WMS Na rynku istnieje wiele systemów WMS o różnych funkcjonalnościach. Przed dokonaniem wyboru, należy zidentyfikować swoje wymagania, uwzględniając m.in. skalowalność, integrację z innymi systemami (np. ERP), automatyzację, wsparcie techniczne, aktualizacje oprogramowania oraz warto zapoznać się z opiniami innych użytkowników i ich referencjami odnośnie do danego systemu. Należy wybrać taki system, aby był jak najlepiej dostosowany do konkretnych potrzeb firmy i zapewniał efektywność zarządzania magazynem. Warto mieć na uwadze również kwestie związane z kosztami, zarówno początkowymi, jak i utrzymania systemu. Precyzyjna analiza kosztów wdrożenia oraz bieżącej eksploatacji pomoże uniknąć niepotrzebnych wydatków. 3. Integracja z innymi systemami Należy upewnić się, że system WMS jest zintegrowany z innymi używanymi systemami w firmie, takimi jak systemy ERP czy CRM. Integracja gwarantuje płynny przepływ informacji, eliminuje podwójne wprowadzanie danych, umożliwia szybką obsługę zamówień, synchronizuje informacje, koordynuje logistykę transportową, a także umożliwia lepszą analizę danych biznesowych. Zapewnienie bezpieczeństwa danych w trakcie integracji to priorytet, a poprawnie zrealizowany proces integrowania systemów przyczynia się do zwiększenia efektywności operacyjnej i poprawy jakości zarządzania firmą. 4. Testowanie i optymalizacja Przed pełnym wdrożeniem, należy przeprowadzić dokładne testy systemu WMS. Warto zweryfikować funkcje, sprawdzić stabilność i zgodność z oczekiwaniami. W trakcie testów trzeba zwrócić uwagę na feedback od pracowników, co pozwoli na wprowadzenie ewentualnych korekt i dostosowanie systemu do realnych potrzeb firmy. Warto również uwzględnić różne scenariusze działania systemu podczas testów, obejmujące zmienne warunki obciążeniowe oraz sytuacje awaryjne. Analiza wydajności, integracji z innymi systemami oraz przeprowadzenie testów bezpieczeństwa są kluczowe dla kompleksowego sprawdzenia funkcjonalności systemu. 5. Wdrożenie systemu WMS Wdrożenie systemu WMS odbywa się etap po etapie, zaczynając od mniej skomplikowanych procesów. Monitorowane są postępy i rozwiązywane ewentualne problemy na bieżąco. Następnie przechodzi się do bardziej zaawansowanych funkcji, po upewnieniu się, że podstawowe elementy działają sprawnie. Pozytywny efekt pomyślnie wdrożonego systemu w głównej mierze uzyskiwany jest dzięki komunikacji pomiędzy dostawcą oprogramowania a klientem. Dlatego konieczne jest wyznaczenie odpowiedniego zespołu posiadającego odpowiednią wiedzę, z jednej strony, na temat potrzeb logistycznych firmy, działania magazynu, a z drugiej na odpowiednie kierowanie projektem. 6. Szkolenie zespołu Wdrożenie systemu WMS to proces, który wymaga aktywnego udziału pracowników. Należy przygotować zespół odpowiedzialny za implementację i korzystanie z systemu. Zespół powinien mieć zapewnione odpowiednie szkolenia, aby mógł efektywnie obsługiwać nowe narzędzie. Ponadto, warto organizować sesje szkoleniowe w trybie testowym, co pozwoli pracownikom na wcześniejsze zapoznanie się z interfejsem systemu. To kluczowy krok, aby zapoznać pracowników z nową platformą i zapewnić płynne przejście na nią. Zapewnienie zrozumienia i komfortu w obszarze obsługi nowego systemu przekłada się na efektywność operacyjną i minimalizację potencjalnych błędów. 7. Monitorowanie i doskonalenie Dodatkowo, po pełnym wdrożeniu systemu WMS, zaleca się utrzymanie stałego monitoringu jego efektywności. Regularna analiza danych, zbieranie opinii pracowników oraz uwzględnianie zmian w otoczeniu biznesowym są kluczowe dla utrzymania systemu na wysokim poziomie funkcjonalności. Jakie korzyści przynosi wdrożenie systemu WMS? Wdrożenie systemu Warehouse Management System (WMS) może przynieść wiele korzyści dla przedsiębiorstw, zwłaszcza tych, które operują w branżach, gdzie zarządzanie magazynem odgrywa kluczową rolę. Optymalizacja procesów magazynowych System WMS automatyzuje i optymalizuje wiele zadań związanych z zarządzaniem magazynem, takich jak kompletacja zamówień, przemieszczanie towarów czy monitorowanie stanu zapasów. To przyczynia się do zwiększenia efektywności operacyjnej. Zwiększenie dokładności łańcucha dostaw Poprzez śledzenie lokalizacji produktów, system WMS minimalizuje błędy związane z pomyłkami w kompletacji zamówień, co przekłada się na poprawę dokładności całego procesu logistycznego. Redukcja kosztów magazynowania Dzięki lepszemu zarządzaniu przestrzenią magazynową oraz zoptymalizowanym procesom, firmy mogą zredukować koszty związane z przechowywaniem towarów. Skrócenie czasu realizacji zamówień System WMS umożliwia szybsze i efektywniejsze przetwarzanie zamówień, co przekłada się na skrócenie czasu dostawy do klienta. Poprawa widoczności i zarządzania zapasami Dzięki systemowi WMS firma ma lepszą kontrolę nad stanem zapasów, co pozwala na unikanie nadmiaru lub niedoboru produktów. Śledzenie wydajności i raportowanie System WMS oferuje funkcje monitorowania wydajności magazynu oraz generowania raportów, co ułatwia analizę danych i podejmowanie bardziej świadomych decyzji. Jakie firmy oferują wdrożenie systemu WMS w Polsce? Firma Asiston oferuje zaawansowany system Asiston WMS, który odpowiada na potrzeby współczesnej logistyki i zarządzania magazynem. To nowoczesne narzędzie wspierające każdy etap procesów magazynowych, a jego najważniejsze cechy to: Automatyzacja procesów magazynowych: przyjęcia, kompletacja, wydania, zwroty, raportowanie. Integracja z ERP, MES, e-commerce i automatyką magazynową. Elastyczna konfiguracja dopasowana do procesów firmy. Brak długu technologicznego – stabilność, skalowalność, gotowość na przyszłość. Certyfikat GS1 – jednoznaczna identyfikacja produktów, lokalizacji i jednostek logistycznych. Licencja na NIP firmy. Pełna mobilność i intuicyjny interfejs. Asiston WMS oferuje również zaawansowane funkcje optymalizacji tras kompletacji, zarządzania lokalizacjami oraz pełną identyfikowalność produktów, co przekłada się na realną poprawę efektywności operacyjnej magazynu. Ile kosztuje wdrożenie systemu WMS w magazynie średniej wielkości? Koszt systemu WMS zależy od specyfiki działania firmy i jej indywidualnych potrzeb. Główne czynniki wpływające na wycenę to skala magazynu (powierzchnia, liczba lokalizacji, ilość obrotów towaru), liczba osób pracujących na systemie oraz zakres potrzebnych funkcji. Na całkowitą cenę systemu WMS składają się opłata za licencję, prace wdrożeniowe, integracje z systemami zewnętrznymi typu ERP, MES, OMS, zakup sprzętu. Nasz autorski system WMS (Asiston WMS) licencjonujemy na podstawie numeru NIP firmy, dlatego liczba użytkowników i magazynów nie wpływa na cenę końcową. Możesz skalować działalność bez dodatkowych kosztów licencji. Na co zwrócić uwagę przy wyborze dostawcy systemu WMS? Przy wyborze dostawcy systemu WMS warto zwrócić uwagę przede wszystkim na doświadczenie firmy w konkretnej branży, liczbę zrealizowanych wdrożeń oraz na to, aby system był elastyczny i możliwy do dostosowania do specyfiki Twoich procesów magazynowych, a nie odwrotnie. Decydującym czynnikiem powinna też być możliwość integracji z używanymi w firmie rozwiązaniami typu ERP, e-commerce, automatyka magazynowa oraz skalowalność rozwiązania, które będzie rozwijało się wraz z Twoją firmą. Upewnij się, że dostawca systemu WMS oferuje wsparcie powdrożeniowe i szkolenia dla zespołu. Zwróć uwagę na przejrzystość modelu licencyjnego oraz całkowity koszt wdrożenia. Warto również poprosić o referencje od firm o podobnej skali działalności i sprawdzić opinie innych użytkowników systemu. Na końcu warto sprawdzić czy dostawca nie posiada długu technologicznego oraz czy posiada certyfikat GS1, co gwarantuje zgodność ze standardami oraz bezpieczeństwo inwestycji na lata. Ile trwa wdrożenie WMS? Czas wdrożenia systemu WMS uzależniony jest od wielu czynników, takich jak wielkość magazynu, rodzaj wybranego rozwiązania, zakres jego integracji z innymi systemami np. ERP, OMS, MES, jakość i czas przygotowania danych do wdrożenia oraz liczba użytkowników i procesów wymagających przeszkolenia. Zazwyczaj wynosi on od 3 do 12 miesięcy. Bardzo duże znaczenie ma zaangażowanie klienta na wszystkich etapach wdrożenia. Podsumowanie Etapy i szczegóły wdrożenia systemu WMS powinno się dostosować do indywidualnych potrzeb oraz warunków danego przedsiębiorstwa. Ważne jest także uwzględnienie możliwości dostawcy systemu WMS i ścisła współpraca zespołu projektowego firmy w trakcie całego procesu. System WMS powinien być elastyczny i dostosowywać się do ewentualnych nowych wymagań firmy. Wdrożenie systemu WMS w firmie to inwestycja, która może przynieść znaczne korzyści w efektywności i rentowności firmy. Pamiętaj o solidnym przygotowaniu, zaangażowaniu zespołu i stałym doskonaleniu procesów, co pozwoli maksymalnie wykorzystać potencjał nowej technologii.
Asiston
Subiekt GT w chmurze – dlaczego bywa alternatywą dla pracy przez VPN?
System Subiekt GT od lat jest wykorzystywany w małych i średnich firmach do obsługi sprzedaży, magazynu oraz dokumentów handlowych. Tradycyjnie działa on w środowisku lokalnym. Jednak Subiekt GT może być również uruchamiany w chmurze, co zmienia sposób pracy z systemem i eliminuje część ograniczeń charakterystycznych dla VPN. Jak działa Subiekt GT przy wykorzystaniu VPN? W modelu VPN Subiekt GT jest zainstalowany na firmowym serwerze lub komputerze w biurze. Użytkownik, pracując zdalnie, łączy się z siecią firmową przez tunel VPN, który zapewnia dostęp do systemu. Takie rozwiązanie: umożliwia zdalny dostęp do lokalnej instalacji, wymaga od przedsiębiorcy utrzymywania infrastruktury sieciowej i serwera, jest wrażliwe na przerwy w połączeniu internetowym. VPN nie zmienia sposobu działania Subiekta GT — jedynie rozszerza dostęp do środowiska lokalnego. Subiekt GT w chmurze – na czym polega różnica? W modelu chmurowym Subiekt GT działa na zdalnym serwerze, a użytkownicy łączą się bezpośrednio z tym środowiskiem przez internet. System nie jest powiązany z firmową siecią lokalną ani z fizyczną lokalizacją serwera. Oznacza to, że: nie ma potrzeby zestawiania połączenia VPN, dostęp do systemu jest niezależny od biura, realizowany z każdej lokalizacji, środowisko pracy jest centralne dla wszystkich użytkowników. Stabilność połączenia i komfort pracy Praca przez VPN bywa podatna na zerwania sesji, które mogą powodować: przerwanie pracy w systemie, utratę połączenia z bazą danych, konieczność ponownego logowania. W modelu chmurowym połączenie jest uproszczone — użytkownik łączy się bezpośrednio z serwerem, na którym działa Subiekt GT. Mniejsza liczba elementów pośrednich często przekłada się na bardziej stabilną pracę. Dostęp z różnych lokalizacji VPN sprawdza się przy okazjonalnej pracy zdalnej, jednak przy większej liczbie użytkowników lub pracy z wielu miejsc jednocześnie może generować ograniczenia techniczne. Z kolei instalacja Subiekt GT w chmurze: umożliwia pracę z dowolnej lokalizacji, pozwala na jednoczesny dostęp do aplikacji wielu użytkownikom, ułatwia współpracę z biurem rachunkowym lub między oddziałami firmy. Utrzymanie infrastruktury fizycznej W przypadku VPN firma nadal odpowiada za infrastrukturę fizyczną oraz procesy. Musi zapewnić: serwer lokalny – zakupić nowy lub poleasingowy, kopie zapasowe – skonfigurować backup, monitorować go, testować, zadbać o to, aby kopie zapasowe odkładały się w bezpieczne miejsce, ciągłość działania infrastruktury w biurze – zadbać o zapasowe elementy, zatrudnić specjalistę do serwisowania maszyny itd. Model chmurowy ogranicza te obowiązki po stronie przedsiębiorstwa, ponieważ środowisko systemu znajduje się poza lokalną siecią firmy – o kwestie IT w zakresie serwerowym dba zewnętrzny dostawca (np. Itmation). Subiekt GT w chmurze nie zmienia samego systemu, lecz sposób dostępu do niego. W porównaniu do pracy przez VPN eliminuje część problemów związanych z połączeniem, infrastrukturą lokalną i dostępnością systemu poza biurem. Dlatego dla wielu firm chmura staje się praktyczną alternatywą dla klasycznego modelu opartego na VPN, szczególnie tam, gdzie praca zdalna i dostęp z wielu lokalizacji są codziennością. Dostęp zdalny do Subiekta GT? Poznaj Itmation Itmation udostępnia Subiekta GT w modelu chmurowym, umożliwiając pracę z systemem bez konieczności korzystania z VPN i bez utrzymywania lokalnego serwera w firmie. Rozwiązanie polega na przeniesieniu środowiska systemu do chmury, przy zachowaniu znanej funkcjonalności Subiekta GT.
Itmation
Migracja z AX 2012 do Dynamics 365. Jak zrobić to właściwie?
Migracja z AX 2012 do Dynamics 365 F&SCM to dla wielu organizacji nie lada wyzwanie. Nie chodzi tylko o nową technologię, ale o to, jak firma będzie działać przez kolejne lata. Dane Gartnera nie pozostawiają złudzeń: większość projektów ERP kończy się rozczarowaniem, bo zabrakło dobrego planu. Żeby Twój projekt trafił do tej udanej mniejszości, warto podejść do niego metodycznie, skupiając się na ludziach i procesach, a nie tylko na kodzie. Poniżej znajdziesz konkretne kroki: od analizy procesów, przez zarządzanie ryzykiem, aż po ułożenie realnego harmonogramu. Jak zaplanować migrację do Dynamics 365? Analiza przedwdrożeniowa i audyt procesów Wszystko zaczyna się od jasnych celów biznesowych i audytu tego, co obecnie dzieje się w AX 2012. Nie warto z tym zwlekać – stary system traci wsparcie, co naraża firmę na luki w bezpieczeństwie i problemy z przepisami. Migracja to idealny czas na „porządki na strychu”. Wiele firm przez lata obrosło w procedury i „obejścia”, których nikt już nie rozumie. Zmapuj procesy i szczerze oceń: co przenosimy, co poprawiamy, a z czego rezygnujemy. To samo dotyczy danych – nie kopiuj wszystkiego jak leci. Wybierz tylko niezbędne rekordy, by nowy system od początku działał sprawnie. Stoisz przed wyborem jednej z dwóch dróg: Upgrade in-place: Techniczne przejście z zachowaniem historii i kodu. Brzmi bezpiecznie, ale bywa kłopotliwe i czasem wymaga kilku etapów pośrednich. Reimplementacja: Czysty start. To najlepszy moment, by wdrożyć nowoczesne standardy i pozbyć się zbędnych modyfikacji, które tylko spowalniają system. Niezależnie od wyboru, potrzebujesz planu z konkretnymi kamieniami milowymi. Microsoft sugeruje model: Analiza – Wykonanie – Walidacja. Taka struktura pozwoli Ci monitorować postępy i nie zgubić się w połowie drogi. Ryzyka przy migracji ERP: Jak zadbać o jakość danych i ciągłość biznesu? Migracja systemu klasy ERP to operacja na „żywym organizmie” firmy, która niesie ze sobą ryzyka takie jak przestoje operacyjne, błędy w danych czy opór pracowników przed zmianą. Dlatego proaktywne zarządzanie ryzykiem powinno zacząć się już na etapie planowania. Warto przeprowadzić formalną ocenę, zadając sobie pytanie: „co może pójść nie tak?” i przygotowując gotowe scenariusze awaryjne dla najgorszych wariantów. Najbardziej odczuwalnym ryzykiem jest zazwyczaj przestój podczas finalnego przełączania systemów. Zamiast liczyć na to, że przerwa w pracy nie wystąpi, lepiej z góry zaplanować okna niedostępności i poinformować o nich wszystkich zainteresowanych. Skuteczne firmy minimalizują ten wpływ poprzez: Wybór terminu startu systemu (go-live) w weekend. Wcześniejsze zwiększenie stanów magazynowych. Przygotowanie procedur pracy manualnej na czas niedostępności narzędzi IT. Kolejnym krytycznym obszarem jest integralność danych. D365 F&SCM nie wybacza błędów – słabej jakości dane zostaną po prostu odrzucone, co może sparaliżować np. wypłaty dla pracowników czy fakturowanie. Kluczowe jest wcześniejsze czyszczenie i transformacja rekordów. Należy też rozsądnie określić zakres migracji: zazwyczaj przenosi się dane z kilku ostatnich lat, a starsze informacje archiwizuje poza nowym systemem. Bezpieczeństwo całego procesu gwarantują wielokrotne testy. Testy próbne (tzw. dry-runs) pozwalają wyćwiczyć proces przenoszenia danych i aplikacji „na sucho”, co pomaga wyeliminować konflikty rozszerzeń przed właściwym startem. Niezbędne są również testy akceptacyjne (UAT), w których kluczowi użytkownicy potwierdzają, że procesy biznesowe działają prawidłowo w nowym środowisku. Podczas migracji stale weryfikuj poprawność danych, kontrolując np. sumy bilansowe i stany magazynowe. Pamiętaj również o mechanizmie wycofania (rollback) – musisz mieć możliwość powrotu do starego AX2012, jeśli krytyczny błąd uniemożliwi pracę na D365. Na koniec warto szczerze ocenić kompetencje swojego zespołu. Jeśli brakuje mu doświadczenia w tak złożonych projektach, wsparcie zewnętrznego partnera w newralgicznych obszarach, takich jak migracja finansów, może okazać się najlepszą polisą ubezpieczeniową. Rola lidera i interesariuszy w procesie wdrażania Dynamics 365 Skuteczna migracja wymaga silnego wsparcia ze strony kierownictwa. Fundamentem jest wyznaczenie tzw. executive sponsora – przedstawiciela zarządu, który oficjalnie firmuje projekt, dba o zasoby i podejmuje kluczowe decyzje strategiczne. Taki lider nadaje migracji odpowiednią wagę w strukturach firmy, co pozwala szybciej rozwiązywać konflikty i skutecznie przeciwdziałać naturalnemu oporowi przed nowym systemem. Równie ważne jest zbudowanie interdyscyplinarnego zespołu projektowego. Obok konsultantów IT muszą się w nim znaleźć eksperci merytoryczni (SME) z poszczególnych działów biznesowych. To właśnie ci kluczowi użytkownicy najlepiej wiedzą, jak zaprojektować nowe procesy w D365, by realnie wspierały one cele operacyjne firmy. Ich głos powinien być słyszalny już na etapie analizy, przy podejmowaniu decyzji o tym, jakie funkcje i dane zostaną przeniesione. Aby utrzymać zaangażowanie przez cały cykl życia projektu, migrację należy przedstawiać przez pryzmat korzyści biznesowych, a nie tylko parametrów technicznych. Transparentne informowanie o postępach i sukcesach (np. udanym przeniesieniu modułu sprzedaży) buduje zaufanie i poczucie współodpowiedzialności. Warto również: Zidentyfikować potencjalnych oponentów zmiany i włączyć ich w projekt w roli doradców lub testerów. Dawać sceptykom przestrzeń do zgłaszania uwag, co często zamienia ich w merytorycznych partnerów rozwiązujących realne problemy. Jasno zdefiniować role i obowiązki, aby każdy wiedział, za jaki fragment układanki odpowiada. Takie podejście sprawia, że migracja przestaje być postrzegana jako narzucony „obowiązek IT”, a staje się wspólnym celem całej organizacji. Płynne przejście od budowania poparcia wśród liderów do rozmów z całym zespołem jest naturalnym krokiem w procesie wdrożenia. To właśnie na poziomie operacyjnym rozstrzyga się, czy nowa technologia zostanie faktycznie zaakceptowana. Zarządzanie zmianą organizacyjną: Jak przygotować pracowników na nowy system ERP? Skuteczna komunikacja to spoiwo całej strategii migracji. Tak duży projekt naturalnie budzi niepokój u pracowników, którzy mogą obawiać się o swoje kompetencje w nowym środowisku. Jedynym lekarstwem na ten stres jest rzetelne informowanie i edukowanie zespołu, czyli zarządzanie zmianą organizacyjną prowadzone równolegle z pracami technicznymi. Fundamentem tych działań powinien być formalny plan komunikacji, określający co, kiedy i do kogo będziemy mówić. Warto zacząć od ogólnej kampanii informacyjnej o korzyściach z projektu, a bliżej startu przejść do konkretów dotyczących poszczególnych stanowisk. Świetnie sprawdzają się tutaj tzw. buzz events, jak warsztaty Q&A czy pokazy demo, które oswoją ludzi z systemem. Aby komunikacja była bardziej autentyczna, warto zaangażować „Ambasadorów Zmiany” – wpływowych pracowników, którzy wcześniej poznali D365 (np. podczas testów) i mogą służyć kolegom wsparciem na poziomie koleżeńskim. Równie ważne jest stworzenie centralnego repozytorium wiedzy z aktualnościami, listą FAQ i materiałami szkoleniowymi. Pozwala to zachować ciągłość informacji i ułatwia wdrażanie nowych osób do projektu. Same szkolenia muszą być zaplanowane z dużym wyprzedzeniem. Zostawianie ich na ostatnią chwilę, gdy stres przed startem systemu sięga zenitu, to najczęstszy błąd osłabiający efektywność wdrożenia. Pamiętaj, że techniczne uruchomienie D365 to dopiero połowa drogi – druga to adaptacja ludzi do nowych procesów. Przez pierwsze tygodnie po starcie niezbędny jest okres tzw. hypercare, czyli wzmożonego wsparcia w postaci helpdesku lub dyżurów konsultantów na miejscu. Chodzi o to, by użytkownicy czuli opiekę i jak najszybciej zobaczyli, że system rozwiązuje ich codzienne problemy, co zamieni ich w sprzymierzeńców zmiany. Ile trwa migracja do Dynamics 365? Harmonogram, etapy i model wdrożenia Opracowanie realistycznego harmonogramu ma krytyczne znaczenie, ponieważ projekty ERP tej skali trwają zazwyczaj od 6 do 12 miesięcy. Każda firma ma swoją specyfikę, dlatego kluczowe jest uwzględnienie własnej złożoności i liczby integracji, zamiast planowania „na skróty”. Twój plan powinien zawierać wyraźne kamienie milowe: od zakończenia analizy i przygotowania środowisk testowych, przez migracje próbne i testy UAT, aż po okres „zamrożenia” zmian w starym systemie przed samym startem. Pamiętaj o dodaniu marginesów bezpieczeństwa – w tak złożonych procesach bufory czasowe są niezbędne, by uniknąć pracy pod krytyczną presją. Często skuteczniejszym rozwiązaniem niż jednorazowy start całości (tzw. Big Bang) jest podejście etapowe. Możesz rozważyć kilka wariantów: Fazy funkcjonalne: Najpierw uruchamiasz np. moduł Finansów, a dopiero później Logistykę czy Produkcję. Zmniejsza to ryzyko, ale wymaga budowy interfejsów łączących stary system z nowym w okresie przejściowym. Fazy strukturalne: Migracja zaczyna się od jednej spółki lub oddziału jako pilotażu. Pozwala to wyciągnąć wnioski przed wdrożeniem w reszcie firmy, choć wymusza czasowe utrzymanie dwóch systemów równolegle. Migracja przyrostowa: Polega na stopniowym przenoszeniu danych kawałek po kawałku (delta-migracje), co ułatwia wczesne wyłapywanie błędów, ale wymaga precyzyjnego ustalenia dat odcięcia (cut-off dates). Wybór zależy od tego, jak bardzo powiązane są Twoje procesy. Jeśli działy działają niemal niezależnie, fazowanie funkcjonalne będzie prostsze; przy ścisłej integracji lepszy może okazać się start całości poprzedzony bardzo intensywnymi testami. Niezależnie od wybranej drogi, nie kończ projektu w dniu go-live. Zaplanuj etap hypercare, czyli wzmożonej stabilizacji i wsparcia, aby szybko reagować na ewentualne problemy i utrzymać płynność operacji. Podsumowanie Migracja z AX 2012 do Dynamics 365 F&SCM to spore wyzwanie, ale i unikalna szansa na modernizację Twojego biznesu. Sukces zależy od tego, jak mocno skupisz się na fundamentach: rzetelnej analizie, zarządzaniu ryzykiem oraz przygotowaniu ludzi na nadchodzącą zmianę. Przy odpowiednim podejściu organizacja nie tylko uniknie pułapek, ale wejdzie na wyższy poziom efektywności, w pełni korzystając z nowoczesnych rozwiązań chmurowych. Potrzebujesz wsparcia w zaplanowaniu migracji do Dynamics 365? Skontaktuj się z zespołem 7F Technology Partners – pomożemy Ci przejść przez ten proces bezpiecznie i efektywnie.
DawidGałęzyka
Zobacz, jak wystawiać i odbierać faktury zgodnie z Krajowym Systemem e-Faktur. To już ostatni moment na przygotowanie firmy do e-fakturowania! Comarch zaprasza na webinar 25 lutego, który przygotuje mikroprzedsiębiorców do świadomego korzystania z KSeF i wskaże kluczowe czynniki przy wdrażaniu nowych rozwiązań związanych z wystawianiem i odbiorem faktur, co pomoże uniknąć chaosu organizacyjnego. W programie zaplanowano m.in. wskazówki, dzięki którym właściciele mikrofirm […]
