Artykuły

Współczesne przedsiębiorstwa – niezależnie od branży – muszą zarządzać coraz większą liczbą dokumentów, danych i powtarzalnych procesów. Szybkość działania, zgodność z regulacjami oraz kontrola kosztów stają się nie tylko oczekiwaniami rynkowymi, ale warunkiem utrzymania konkurencyjności. Odpowiedzią na te potrzeby jest integracja systemów klasy DMS (Document Management System), takich jak DocuWare, z systemami ERP. W niniejszym artykule przedstawiamy możliwości i korzyści wynikające z takiej integracji, zrealizowanej przez Komputronik Biznes, autoryzowanego partnera DocuWare. Złożona struktura projektowa a automatyzacja faktur Firma, dla której Komputronik zintegrował DocuWare z systemem ERP (enova365), prowadzi równolegle kilkanaście dużych inwestycji, zorganizowanych w systemie projekt–podprojekt. Każdy projekt ma przypisany budżet, limity kosztowe, a także określony zespół zatwierdzający dokumenty. Kluczowym wymaganiem było umożliwienie rozliczania jednej faktury na wiele projektów i podprojektów, przy jednoczesnej weryfikacji budżetów i zachowaniu spójności danych w ERP. W ramach wdrożenia: Faktury usługowe i materiałowe trafiają do DocuWare automatycznie (np. z e-maila, skanera). System rozpoznaje dokument i odczytuje dane (dostawca, kwoty, terminy, numery umów). Użytkownik przypisuje pozycje faktury do konkretnych projektów i podprojektów. DocuWare weryfikuje w tle limity zapisane w ERP. Jeśli są przekroczone: zatrzymuje proces akceptacji, informuje użytkownika o konieczności zwiększenia limitu lub podpisania nowej umowy, po zatwierdzeniu zmian, limit aktualizuje się w ERP i faktura może zostać przekazana do zaksięgowania. Takie podejście pozwala na skuteczną kontrolę budżetową na poziomie projektu, a jednocześnie eliminuje ryzyko omyłek przy ręcznym wpisywaniu danych. Centralne zarządzanie umowami i danymi zabezpieczającymi DocuWare pełni także funkcję repozytorium dokumentów kontraktowych. Umowy z klientami i podwykonawcami – zarówno papierowe (zeskanowane), jak i elektroniczne – są przechowywane w ustrukturyzowanej formie. Dodatkowo system przechowuje informacje o kaucjach zabezpieczających, które stanowią istotny element rozliczeń w wielu branżach. Po zakończeniu prac, podwykonawca może złożyć wniosek o zwrot kaucji. Weryfikacja odbywa się na podstawie zapisanych danych w DocuWare i przekazywana jest automatycznie do ERP. Dzięki temu cały proces jest szybki, przejrzysty i możliwy do audytu. Wielopoziomowa akceptacja dokumentów W wielu organizacjach procesy decyzyjne nie są liniowe. Często dokumenty muszą zostać zatwierdzone przez kilka osób – niekoniecznie w tej samej kolejności czy strukturze. DocuWare umożliwia konfigurowanie zarówno wielopoziomowych, jak i równoległych ścieżek akceptacji. Możliwe jest: importowanie dokumentów z wielu lokalizacji (np. oddziały firmy, jednostki terenowe), definiowanie dynamicznych ścieżek akceptacji w zależności od typu dokumentu, kwoty, kontrahenta lub projektu, automatyczne powiadamianie odpowiednich osób o konieczności podjęcia decyzji, rejestrowanie każdej akcji w dzienniku zdarzeń – co ułatwia kontrolę i spełnienie wymogów compliance. Po zakończeniu procesu zatwierdzania dokument trafia do ERP, gdzie jest rejestrowany i księgowany zgodnie z firmowymi zasadami. Obsługa wniosków urlopowych i delegacji DocuWare może być również z powodzeniem wykorzystywany w procesach kadrowych, w szczególności w zakresie obsługi wniosków urlopowych i delegacji. Pracownicy składają wnioski bezpośrednio w systemie DocuWare, gdzie: wybierają typ nieobecności (urlop, delegacja, chorobowe, praca zdalna) i załączają dokumenty potwierdzające (np. bilety, rezerwacje, zaświadczenia). Wniosek trafia do akceptacji przełożonego, następnie do działu kadr, a po akceptacji dane są automatycznie przekazywane do systemu ERP. Takie podejście znacząco skraca czas obsługi administracyjnej i zmniejsza liczbę błędów, zwłaszcza przy planowaniu urlopów i raportowaniu czasu pracy. Archiwizacja dokumentów i zarządzanie terminami Wbudowane funkcje archiwizacji w DocuWare pozwalają nie tylko na bezpieczne przechowywanie dokumentów, ale również na ich automatyczne klasyfikowanie i powiązanie z konkretnymi osobami lub projektami. Przykłady zastosowań i wynikających z nich korzyści: dokumenty pracowników są przypisywane do tzw. teczek pracowniczych, dzięki czemu są kompletne, bezpieczne i wygodnie dostępne dla upoważnionych osób, system przypomina o kończących się badaniach lekarskich, uprawnieniach czy ważności dokumentów, co wspiera zarządzanie, zapobiega przestojom i dotkliwym karom, możliwość pełnej integracji z danymi kadrowymi z systemu ERP pozwala na jednolite zarządzanie informacją. DocuWare zintegrowany z systemami ERP, takimi jak enova365 czy Symfonia, staje się fundamentem efektywnego zarządzania procesami dokumentowymi. Od obsługi faktur i umów, przez wnioski kadrowe, po wieloetapową akceptację i archiwizację – wszystko odbywa się w jednej platformie, z pełną zgodnością danych. Gdzie w tym wszystkim IDP? Dzięki technologii IDP możliwe jest nie tylko automatyczne rozpoznanie danych dokumentów (faktury, umowy, formularze), ale także ich klasyfikacja, interpretacja oraz przygotowanie do dalszego przetwarzania. W praktyce oznacza to, że: System automatycznie identyfikuje typ dokumentu (np. faktura kosztowa, umowa z podwykonawcą, protokół odbioru), Ekstrahuje dane kluczowe (np. numer faktury, NIP, kwoty netto/brutto, daty, numery projektów), Sprawdza kompletność dokumentu i porównuje dane z informacjami znajdującymi się już w ERP, Wstępnie uzupełnia metadane wymagane w dalszych procesach akceptacji lub księgowania, Uczy się na bazie historii – im dłużej działa, tym lepiej rozumie organizację. Dzięki IDP możliwe jest znaczące ograniczenie ręcznej pracy związanej z wprowadzaniem danych oraz eliminacja błędów wynikających z pomyłek lub nieczytelnych dokumentów. Z punktu widzenia integracji z ERP – dokumenty trafiają do systemu już w formie gotowej do zaksięgowania, zgodnie z przyjętymi strukturami danych i wymaganiami formalnymi. W efekcie IDP wspiera organizacje nie tylko w przyspieszeniu procesów, ale także w zapewnieniu spójności, skalowalności i większej odporności. To rozwiązanie, które realnie usprawnia codzienną pracę działów finansów, HR, administracji i zarządu. Efekt końcowy? Mniej ręcznej pracy, mniej błędów i większa skalowalność. Chcesz zobaczyć, jak wygląda działanie IDP, DMS i ERP w praktyce? Dołącz do spotkania online 24 lipca o godzinie 11.00, podczas którego pokażemy, jak zautomatyzować ekstrakcję danych w obiegu dokumentów i jak wygląda współpraca systemów DocuWare i ERP. Zarejestruj się już dziś:https://myerp.clickmeeting.com/zautomatyzuj-ekstrakcje-danych-w-obiegu-dokumentow-idp-w-akcji/register

Na początku był papier. Potem ręczne wpisy, skanery, Excel. Aż wreszcie nadeszła ona: sztuczna Inteligencja. I zaczęła zadawać pytania nie o to, gdzie jest numer faktury, lecz co też takiego ten dokument znaczy. Czy wiesz, ile czasu Twoja firma traci każdego dnia na ręczne przetwarzanie dokumentów? Dziesiątki minut na jednej fakturze, godziny w skali tygodnia, dni w skali miesiąca. A przecież faktura to tylko wierzchołek góry lodowej. A są jeszcze: dowody dostawy, potwierdzenia zamówień, noty uznaniowe, umowy… Każdy z tych dokumentów dosłownie aż się prosi, by ktoś go otworzył, przeczytał, zakwalifikował, przepisał i… popełnił błąd. Dlatego DocuWare wprowadza Intelligent Document Processing (IDP) – rozwiązanie, które łączy sztuczną inteligencję, uczenie maszynowe, NLP i OCR, by raz na zawsze pożegnać papierowy chaos. Nie wystarczy czytać – trzeba rozumieć Tradycyjne systemy OCR potrafią odczytać tekst, o ile znajduje się on dokładnie tam, gdzie system go szuka. Jeśli numer faktury zsunie się o kilka milimetrów albo zostanie wpisany ręcznie – rozpoznanie kończy się fiaskiem. IDP działa inaczej. System „czyta” dokument w sposób przypominający ludzkie myślenie: analizuje kontekst, typ dokumentu, strukturę danych. Dzięki użytym technologiom wnosi do firm zupełnie nowe jakości. Zaawansowany OCR i HTR (Handwritten Text Recognition) pozwalają na rozpoznawanie tekstów drukowanych i odręcznych. ML (Machine Learning) i sieci neuronowe sprawiają, że narzędzie uczy się na podstawie danych i stale się doskonali. NLP (Natural Language Processing) sprawia, że IDP rozumie znaczenie języka używanego w dokumentach. Dlatego IDP dobrze sobie radzi z każdym dokumentem: zeskanowanym, cyfrowym, chaotycznym, z nietypową czcionką czy układem. Case study HVVG: faktura przestaje pożerać czas Historia HVVG, niemieckiej sieci domów opieki, to opowieść o tym, jak 70% oszczędności czasu w przetwarzaniu faktur może zmienić oblicze organizacji. Przed wdrożeniem DocuWare, ich procesy były rozproszone, czasochłonne i w dużej mierze papierowe. Faktury przychodziły do różnych lokalizacji, gdzie były ręcznie przetwarzane i wysyłane do centrali. Tam były ponownie wprowadzane do systemu. Po wdrożeniu IDP: dokumenty są skanowane i przesyłane do centralnych skrzynek mailowych, AI rozpoznaje dane niezależnie od ich układu na stronie, indeksacja przebiega automatycznie, a współczynnik rozpoznawalności przekracza 94%, dane są przekazywane bezpośrednio do systemu księgowego. Co więcej, zautomatyzowany workflow zatwierdza dokumenty i porównuje je z zobowiązaniami. Cały proces jest cyfrowy, szybki i bezpieczny. A pracownicy? Mają czas na prawdziwą pracę z ludźmi, co jest sednem działalności firmy. Księgowość, która myśli za Ciebie IDP to nie tylko rewolucja w dziale finansowym. To zmiana paradygmatu. Dzięki tej technologii możliwe jest: automatyczne przypisywanie faktur do odpowiednich kont, rozpoznawanie duplikatów i nieprawidłowości, prowadzenie uzgodnień kont, kontrola terminów płatności i raportów przeterminowań, budowanie prognoz finansowych na podstawie przetworzonych danych. IDP wspiera również tworzenie gotowych raportów, przygotowanie przelewów, a nawet identyfikowanie błędów w kartach czasu pracy. To nie tylko automatyzacja – to inteligentna księgowość. Więcej niż faktury: dokumenty HR, zgody, wnioski Niektóre firmy wykorzystują IDP do digitalizacji nie tylko faktur, ale też: akt osobowych i dokumentów pracowniczych, formularzy zgód i wniosków (np. o urlop), notatek z rozmów rekrutacyjnych, podręczników jakości i dokumentacji ISO. Każdy dokument, który trzeba przeczytać, zakwalifikować i wprowadzić do systemu  to potencjalna przestrzeń dla IDP, który działa skutecznie i błyskawicznie – w sekundzie potrafi przetwarzać nawet tysiące dokumentów. Bezpieczeństwo, które nie śpi DocuWare IDP został zaprojektowany z myślą o ochronie danych: oferuje szyfrowanie, zapewnia kontrolę dostępu, pełne logi audytowe, gwarantuje zgodność z RODO i standardami branżowymi (np. HIPAA w medycynie). To szczególnie ważne w środowiskach, gdzie obrót dokumentów wiąże się z ryzykiem: medycyna, finanse, HR. Wakacje – świetny moment, by zaplanować przyszłość Nie lubisz słowa „webinar”? My też nie. Dlatego 24 lipca zapraszamy na spotkanie, podczas którego poznasz IDP i zobaczysz je w akcji. Pokażemy, jak wygląda inteligentne przetwarzanie dokumentów w praktyce: faktura, workflow, dane – wszystko na Twoich oczach. Głos oddamy praktykom z HR, ERP i technologii, którzy pokażą, jak IDP porządkuje ich codzienność. To nie będzie prezentacja – to historia cyfrowej przemiany, której możesz być częścią. 📌 Zarezerwuj miejsce i sprawdź, jak AI może odmienić Twoje biuro. LINK DO REJESTRACJI

Wyobraź sobie biuro w środku tygodnia – telefon dzwoni, drukarka buczy, na biurku rośnie stos faktur do zatwierdzenia. Ktoś szuka umowy z klientem z zeszłego roku, ktoś inny gubi się w pliku Excela, próbując dopasować numery dokumentów. Project manager ze spuszczoną głową mówi, czytając wygrzebane z segregatora zapytanie, że właśnie minął termin przesłania oferty. Brzmi znajomo? A teraz wyobraź sobie to samo biuro, ale inaczej. Dokumenty wpływają elektronicznie, system sam rozpoznaje dane, wyciąga kluczowe informacje, klasyfikuje je i przesyła dalej – do odpowiednich osób i systemów. Użytkownicy nie muszą już szukać, sprawdzać, przypominać sobie „gdzie to było”. Mają porządek, przejrzystość i czas. To właśnie robi DocuWare z modułem IDP, czyli Intelligent Document Processing. Czym właściwie jest IDP? W skrócie: to inteligentne przetwarzanie dokumentów z wykorzystaniem AI. System nie tyle odczytuje dokumenty, ale rozumie ich treść: rozpoznaje je (nawet pismo ręczne), wyodrębnia istotne dane (np. kwoty, daty, numery faktur), klasyfikuje je i przesyła dalej – na przykład do DMS (Document Management System), takiego jak DocuWare. Wszystko automatycznie, bez szablonów i ręcznego kodowania. Efekt? Mniej błędów, szybsze procesy i większa przejrzystość. Sport Auto Plus: Cyfryzacja na najwyższych obrotach Startup z Bochum, zrodzony z pasji do sportu i innowacji, stworzył nowy model wypożyczalni samochodów oparty o subskrypcję. Aby obsłużyć tysiące klientów i tysiące pojazdów, od początku postawił na DocuWare Cloud i IDP. Block Quote Korzyści z wdrożenia Automatyczne rozpoznawanie 20 typów dokumentów, od umów po mandaty drogowe Integracja z HubSpot, Outlookiem i DATEV 90% skuteczności rozpoznawania danych ze skanów Cyfrowy portal klienta z pełnym dostępem do dokumentacji Ponad 3000 zamówień w 6 miesięcy, prognoza: 4000 aut na drogach do końca 2025 To przykład, jak IDP nie tylko usprawnia obieg dokumentów, ale staje się kołem zamachowym całego modelu biznesowego. HVVG: Porządek w dokumentach to lepsza opieka HVVG to niemiecka sieć domów opieki, zatrudniająca 3600 osób w 24 placówkach. Przed wdrożeniem panował chaos: papierowa poczta, dublujące się faktury, ręczne księgowanie. Dzięki DocuWare w chmurze i IDP, organizacja przeszła transformację cyfrową – zaczynając od przetwarzania faktur. Block Quote Efekty wdrożenia Ponad 94% skuteczność rozpoznawania danych z dokumentów Czas przetwarzania faktury: z 30 do poniżej 10 minut Automatyczne przesyłanie danych do systemu Simba Accounting Oszczędności, większa kontrola i cyfrowy wizerunek, który… przyciąga nowych pracowników A co z ERP? DocuWare dzięki elastycznemu API może być zintegrowany z innymi systemami, w tym narzędziami ERP i rozwiązaniami branżowymi. Dane pozyskane z dokumentów mogą więc trafiać dokładnie tam, gdzie są potrzebne – bez kopiowania, bez błędów. Gotowi na porządek? DocuWare z IDP to więcej niż skaner z OCR. To sposób, by uporządkować chaos, odzyskać czas i odkleić się od papieru – niezależnie, czy jesteś startupem, firmą usługową, integratorem ERP czy organizacją publiczną. Cyfryzacja nie musi boleć. Ale może procentować.Zwłaszcza, gdy dane zaczynają pracować dla Ciebie. Chcesz zobaczyć, jak może to działać w Twojej firmie lub u Twoich klientów?Zapisz się na demo: https://start.docuware.com/info/get-your-free-docuware-demo

Dla wielu działów księgowości codziennym narzędziem jest system ERP – nieodzowny, choć niekiedy wymagający. Pomaga prowadzić księgi, zarządzać płatnościami, rozliczać VAT i zamykać miesiąc. Jednak biznesowa praktyka pokazuje, że ERP – choć niezbędny – nie rozwiązuje wszystkich problemów. Gdy faktury spływają różnymi kanałami, proces ich zatwierdzania przeciąga się w nieskończoność, a archiwizacja dokumentów przypomina układanie papierowego domina – praca z systemem ERP daleka jest od wydajności i efektywności. I nie jest to wina ERP-a – bo on został stworzony do zarządzania rekordami w bazie danych, a nie do zarzadzania dokumentami. Z tego względu wejście w życie KSeF nie za dużo tutaj zmieni. Odpadnie nam pozyskiwanie danych z faktur od polskich kontrahentów, ale pozostanie cała reszta innych dokumentów i – oczywiście – pozostaną procesy, czasami bardzo skomplikowane. A w tym właśnie wymiarze pomaga DMS, czyli Document Management System. Taki jak DocuWare. DocuWare nie konkuruje z ERP, nie próbuje go zastąpić. On z nim współpracuje, uzupełnia, automatyzuje to, czego ERP nie potrafi – lub potrafi, ale w ograniczonym stopniu. Dla działu księgowości oznacza to nie tylko mniej klikania, ale przede wszystkim mniej błędów, mniej stresu i więcej czasu na pracę merytoryczną. DMS to narzędzie, które przenosi księgowość z trybu „gaszenia pożarów” w tryb „kontroli procesów”. Gdzie ERP się kończy, DMS zaczyna działać System ERP świetnie przechowuje dane – numery kont, kwoty, terminy – ale to DMS zarządza procesem, który do tych danych prowadzi. Co to znaczy w praktyce? Automatyczne przechwytywanie dokumentów – bez względu na to, czy dokument przyszedł mailem, w papierze, DocuWare go rozpozna, odczyta kluczowe dane (dzięki OCR i AI) i przypisze do właściwego procesu. Inteligentne zatwierdzanie – nie trzeba już dopytywać, kto ma zatwierdzić fakturę ani przypominać o terminach. DocuWare sam przypisuje zadanie odpowiedniej osobie zgodnie z polityką firmy. A gdy ktoś jest nieobecny – przekaże je zastępcy. Pełna zgodność z procedurami – system pilnuje limitów zatwierdzeń, poziomów autoryzacji i przypisań do centrów kosztów lub kont księgowych. Jeśli faktura nie spełnia warunków – trafia do korekty, nie dalej. Błyskawiczny dostęp do dokumentów – koniec z przeszukiwaniem segregatorów i skrzynek mailowych. Każdy dokument znajduje się w bezpiecznym, szyfrowanym repozytorium i można go odnaleźć w kilka sekund, także z poziomu smartfona. Praca z DocuWare to mniej frustracji, więcej kontroli Pracownicy księgowości często mówią, że największą ich bolączką jest… chaos. Zagubione faktury, brak podpisów, brak decyzji. DocuWare eliminuje ten chaos, bo tworzy ramy, w których wszystko ma swoje miejsce. System przypomina, eskaluje, deleguje – nie trzeba za nikim biegać. To praktyczna automatyzacja – bo realnie odciąża ludzi od mechanicznych zadań, które można wykonać szybciej i bezbłędnie. Co więcej, zintegrowanie DMS z ERP oznacza brak konieczności ręcznego przepisywania danych. Zatwierdzona faktura trafia do systemu księgowego bez pośredników – co zmniejsza ryzyko błędów i pozwala skupić się na analizie, nie na przepisywaniu. A zintegrowane raportowanie, np. z Power BI, pozwala śledzić procesy w czasie rzeczywistym. Kiedy DMS naprawdę robi różnicę? Jeśli Twoja firma przetwarza setki lub tysiące faktur miesięcznie, ma wielu decydentów zatwierdzających z różnych działów i lokalizacji, DMS to nie gadżet. To konieczność. Zamiast zatrudniać kolejną osobę do śledzenia statusów faktur, warto dać narzędziu pracować za ludzi. Bo najlepsze zespoły księgowe to nie te, które szybko przepisują dane, ale te, które mają czas analizować, planować i doradzać. To właśnie dla nich DMS jest partnerem – cichym, ale skutecznym – który w tle wykonuje ciężką, żmudną pracę. A księgowość może wreszcie przestać gasić pożary i zacząć działać strategicznie. Czujesz niedosyt informacji? Jeśli chcesz zobaczyć, jak to działa w praktyce – weź udział w rozmowie „Elektroniczny obieg faktur w erze KSeF – Kiedy jest potrzebny? Rady i wskazówki”. To spotkanie stworzone z myślą o osobach z działów księgowości i finansów, które chcą zrozumieć, jak nowoczesne DMS-y zmieniają sposób pracy. W programie m.in. automatyzacja obiegu faktur, gotowość na KSeF, demo systemu DocuWare i przegląd trendów na 2025 rok. To doskonała okazja, by zyskać wiedzę, która pozwoli Twojej księgowości nie tylko nadążyć za zmianami, ale wyprzedzić je. Nie czekaj – dołącz do dyskusji na żywo dot. cyfryzacji dokumentów! [ZAPISZ SIĘ TERAZ]