Jak zapanować nad dokumentami i projektami? DocuWare, ERP i IDP w akcji

Współczesne przedsiębiorstwa - niezależnie od branży - muszą zarządzać coraz większą liczbą dokumentów, danych i powtarzalnych procesów. Szybkość działania, zgodność z regulacjami oraz kontrola kosztów stają się nie tylko oczekiwaniami rynkowymi, ale warunkiem utrzymania konkurencyjności. Odpowiedzią na te potrzeby jest integracja systemów klasy DMS (Document Management System), takich jak DocuWare, z systemami ERP.

W niniejszym artykule przedstawiamy możliwości i korzyści wynikające z takiej integracji, zrealizowanej przez Komputronik Biznes, autoryzowanego partnera DocuWare.

Firma, dla której Komputronik zintegrował DocuWare z systemem ERP (enova365), prowadzi równolegle kilkanaście dużych inwestycji, zorganizowanych w systemie projekt–podprojekt. Każdy projekt ma przypisany budżet, limity kosztowe, a także określony zespół zatwierdzający dokumenty. Kluczowym wymaganiem było umożliwienie rozliczania jednej faktury na wiele projektów i podprojektów, przy jednoczesnej weryfikacji budżetów i zachowaniu spójności danych w ERP.

W ramach wdrożenia:

• Faktury usługowe i materiałowe trafiają do DocuWare automatycznie (np. z e-maila, skanera).
• System rozpoznaje dokument i odczytuje dane (dostawca, kwoty, terminy, numery umów).
• Użytkownik przypisuje pozycje faktury do konkretnych projektów i podprojektów.
• DocuWare weryfikuje w tle limity zapisane w ERP. Jeśli są przekroczone:
  • zatrzymuje proces akceptacji,
  • informuje użytkownika o konieczności zwiększenia limitu lub podpisania nowej umowy,
  • po zatwierdzeniu zmian, limit aktualizuje się w ERP i faktura może zostać przekazana do zaksięgowania.

Takie podejście pozwala na skuteczną kontrolę budżetową na poziomie projektu, a jednocześnie eliminuje ryzyko omyłek przy ręcznym wpisywaniu danych.

DocuWare pełni także funkcję repozytorium dokumentów kontraktowych. Umowy z klientami i podwykonawcami – zarówno papierowe (zeskanowane), jak i elektroniczne – są przechowywane w ustrukturyzowanej formie. Dodatkowo system przechowuje informacje o kaucjach zabezpieczających, które stanowią istotny element rozliczeń w wielu branżach.

Po zakończeniu prac, podwykonawca może złożyć wniosek o zwrot kaucji. Weryfikacja odbywa się na podstawie zapisanych danych w DocuWare i przekazywana jest automatycznie do ERP. Dzięki temu cały proces jest szybki, przejrzysty i możliwy do audytu.

W wielu organizacjach procesy decyzyjne nie są liniowe. Często dokumenty muszą zostać zatwierdzone przez kilka osób – niekoniecznie w tej samej kolejności czy strukturze. DocuWare umożliwia konfigurowanie zarówno wielopoziomowych, jak i równoległych ścieżek akceptacji. Możliwe jest:

• importowanie dokumentów z wielu lokalizacji (np. oddziały firmy, jednostki terenowe),
• definiowanie dynamicznych ścieżek akceptacji w zależności od typu dokumentu, kwoty, kontrahenta lub projektu,
• automatyczne powiadamianie odpowiednich osób o konieczności podjęcia decyzji,
• rejestrowanie każdej akcji w dzienniku zdarzeń – co ułatwia kontrolę i spełnienie wymogów compliance.

Po zakończeniu procesu zatwierdzania dokument trafia do ERP, gdzie jest rejestrowany i księgowany zgodnie z firmowymi zasadami.

DocuWare może być również z powodzeniem wykorzystywany w procesach kadrowych, w szczególności w zakresie obsługi wniosków urlopowych i delegacji. Pracownicy składają wnioski bezpośrednio w systemie DocuWare, gdzie:

• wybierają typ nieobecności (urlop, delegacja, chorobowe, praca zdalna)
• i załączają dokumenty potwierdzające (np. bilety, rezerwacje, zaświadczenia).

Wniosek trafia do akceptacji przełożonego, następnie do działu kadr, a po akceptacji dane są automatycznie przekazywane do systemu ERP.

Takie podejście znacząco skraca czas obsługi administracyjnej i zmniejsza liczbę błędów, zwłaszcza przy planowaniu urlopów i raportowaniu czasu pracy.

Wbudowane funkcje archiwizacji w DocuWare pozwalają nie tylko na bezpieczne przechowywanie dokumentów, ale również na ich automatyczne klasyfikowanie i powiązanie z konkretnymi osobami lub projektami.

Przykłady zastosowań i wynikających z nich korzyści:

• dokumenty pracowników są przypisywane do tzw. teczek pracowniczych, dzięki czemu są kompletne, bezpieczne i wygodnie dostępne dla upoważnionych osób,
• system przypomina o kończących się badaniach lekarskich, uprawnieniach czy ważności dokumentów, co wspiera zarządzanie, zapobiega przestojom i dotkliwym karom,
• możliwość pełnej integracji z danymi kadrowymi z systemu ERP pozwala na jednolite zarządzanie informacją.

DocuWare zintegrowany z systemami ERP, takimi jak enova365 czy Symfonia, staje się fundamentem efektywnego zarządzania procesami dokumentowymi. Od obsługi faktur i umów, przez wnioski kadrowe, po wieloetapową akceptację i archiwizację – wszystko odbywa się w jednej platformie, z pełną zgodnością danych.

Dzięki technologii IDP możliwe jest nie tylko automatyczne rozpoznanie danych dokumentów (faktury, umowy, formularze), ale także ich klasyfikacja, interpretacja oraz przygotowanie do dalszego przetwarzania.

W praktyce oznacza to, że:

• System automatycznie identyfikuje typ dokumentu (np. faktura kosztowa, umowa z podwykonawcą, protokół odbioru),
• Ekstrahuje dane kluczowe (np. numer faktury, NIP, kwoty netto/brutto, daty, numery projektów),
• Sprawdza kompletność dokumentu i porównuje dane z informacjami znajdującymi się już w ERP,
• Wstępnie uzupełnia metadane wymagane w dalszych procesach akceptacji lub księgowania,
• Uczy się na bazie historii – im dłużej działa, tym lepiej rozumie organizację.

Dzięki IDP możliwe jest znaczące ograniczenie ręcznej pracy związanej z wprowadzaniem danych oraz eliminacja błędów wynikających z pomyłek lub nieczytelnych dokumentów. Z punktu widzenia integracji z ERP – dokumenty trafiają do systemu już w formie gotowej do zaksięgowania, zgodnie z przyjętymi strukturami danych i wymaganiami formalnymi.

W efekcie IDP wspiera organizacje nie tylko w przyspieszeniu procesów, ale także w zapewnieniu spójności, skalowalności i większej odporności. To rozwiązanie, które realnie usprawnia codzienną pracę działów finansów, HR, administracji i zarządu. Efekt końcowy? Mniej ręcznej pracy, mniej błędów i większa skalowalność.

Dołącz do spotkania online 24 lipca o godzinie 11.00, podczas którego pokażemy, jak zautomatyzować ekstrakcję danych w obiegu dokumentów i jak wygląda współpraca systemów DocuWare i ERP.

Zarejestruj się już dziś:
https://myerp.clickmeeting.com/zautomatyzuj-ekstrakcje-danych-w-obiegu-dokumentow-idp-w-akcji/register