Praktyczna automatyzacja księgowości – Sposób na sukces cyfryzacji kluczowych procesów

Na początku był papier. Potem ręczne wpisy, skanery, Excel. Aż wreszcie nadeszła ona: sztuczna Inteligencja. I zaczęła zadawać pytania nie o to, gdzie jest numer faktury, lecz co też takiego ten dokument znaczy. Czy wiesz, ile czasu Twoja firma traci każdego dnia na ręczne przetwarzanie dokumentów? Dziesiątki minut na jednej fakturze, godziny w skali tygodnia, dni w skali miesiąca. A przecież faktura to tylko wierzchołek góry lodowej. A są jeszcze: dowody dostawy, potwierdzenia zamówień, noty uznaniowe, umowy… Każdy z tych dokumentów dosłownie aż się prosi, by ktoś go otworzył, przeczytał, zakwalifikował, przepisał i… popełnił błąd. Dlatego DocuWare wprowadza Intelligent Document Processing (IDP) – rozwiązanie, które łączy sztuczną inteligencję, uczenie maszynowe, NLP i OCR, by raz na zawsze pożegnać papierowy chaos. Nie wystarczy czytać – trzeba rozumieć Tradycyjne systemy OCR potrafią odczytać tekst, o ile znajduje się on dokładnie tam, gdzie system go szuka. Jeśli numer faktury zsunie się o kilka milimetrów albo zostanie wpisany ręcznie – rozpoznanie kończy się fiaskiem. IDP działa inaczej. System „czyta” dokument w sposób przypominający ludzkie myślenie: analizuje kontekst, typ dokumentu, strukturę danych. Dzięki użytym technologiom wnosi do firm zupełnie nowe jakości. Zaawansowany OCR i HTR (Handwritten Text Recognition) pozwalają na rozpoznawanie tekstów drukowanych i odręcznych. ML (Machine Learning) i sieci neuronowe sprawiają, że narzędzie uczy się na podstawie danych i stale się doskonali. NLP (Natural Language Processing) sprawia, że IDP rozumie znaczenie języka używanego w dokumentach. Dlatego IDP dobrze sobie radzi z każdym dokumentem: zeskanowanym, cyfrowym, chaotycznym, z nietypową czcionką czy układem. Case study HVVG: faktura przestaje pożerać czas Historia HVVG, niemieckiej sieci domów opieki, to opowieść o tym, jak 70% oszczędności czasu w przetwarzaniu faktur może zmienić oblicze organizacji. Przed wdrożeniem DocuWare, ich procesy były rozproszone, czasochłonne i w dużej mierze papierowe. Faktury przychodziły do różnych lokalizacji, gdzie były ręcznie przetwarzane i wysyłane do centrali. Tam były ponownie wprowadzane do systemu. Po wdrożeniu IDP: dokumenty są skanowane i przesyłane do centralnych skrzynek mailowych, AI rozpoznaje dane niezależnie od ich układu na stronie, indeksacja przebiega automatycznie, a współczynnik rozpoznawalności przekracza 94%, dane są przekazywane bezpośrednio do systemu księgowego. Co więcej, zautomatyzowany workflow zatwierdza dokumenty i porównuje je z zobowiązaniami. Cały proces jest cyfrowy, szybki i bezpieczny. A pracownicy? Mają czas na prawdziwą pracę z ludźmi, co jest sednem działalności firmy. Księgowość, która myśli za Ciebie IDP to nie tylko rewolucja w dziale finansowym. To zmiana paradygmatu. Dzięki tej technologii możliwe jest: automatyczne przypisywanie faktur do odpowiednich kont, rozpoznawanie duplikatów i nieprawidłowości, prowadzenie uzgodnień kont, kontrola terminów płatności i raportów przeterminowań, budowanie prognoz finansowych na podstawie przetworzonych danych. IDP wspiera również tworzenie gotowych raportów, przygotowanie przelewów, a nawet identyfikowanie błędów w kartach czasu pracy. To nie tylko automatyzacja – to inteligentna księgowość. Więcej niż faktury: dokumenty HR, zgody, wnioski Niektóre firmy wykorzystują IDP do digitalizacji nie tylko faktur, ale też: akt osobowych i dokumentów pracowniczych, formularzy zgód i wniosków (np. o urlop), notatek z rozmów rekrutacyjnych, podręczników jakości i dokumentacji ISO. Każdy dokument, który trzeba przeczytać, zakwalifikować i wprowadzić do systemu  to potencjalna przestrzeń dla IDP, który działa skutecznie i błyskawicznie – w sekundzie potrafi przetwarzać nawet tysiące dokumentów. Bezpieczeństwo, które nie śpi DocuWare IDP został zaprojektowany z myślą o ochronie danych: oferuje szyfrowanie, zapewnia kontrolę dostępu, pełne logi audytowe, gwarantuje zgodność z RODO i standardami branżowymi (np. HIPAA w medycynie). To szczególnie ważne w środowiskach, gdzie obrót dokumentów wiąże się z ryzykiem: medycyna, finanse, HR. Wakacje – świetny moment, by zaplanować przyszłość Nie lubisz słowa „webinar”? My też nie. Dlatego 24 lipca zapraszamy na spotkanie, podczas którego poznasz IDP i zobaczysz je w akcji. Pokażemy, jak wygląda inteligentne przetwarzanie dokumentów w praktyce: faktura, workflow, dane – wszystko na Twoich oczach. Głos oddamy praktykom z HR, ERP i technologii, którzy pokażą, jak IDP porządkuje ich codzienność. To nie będzie prezentacja – to historia cyfrowej przemiany, której możesz być częścią. 📌 Zarezerwuj miejsce i sprawdź, jak AI może odmienić Twoje biuro. LINK DO REJESTRACJI