AI patrzy na fakturę i widzi więcej

Na początku był papier. Potem ręczne wpisy, skanery, Excel. Aż wreszcie nadeszła ona: sztuczna Inteligencja. I zaczęła zadawać pytania nie o to, gdzie jest numer faktury, lecz co też takiego ten dokument znaczy.

Czy wiesz, ile czasu Twoja firma traci każdego dnia na ręczne przetwarzanie dokumentów? Dziesiątki minut na jednej fakturze, godziny w skali tygodnia, dni w skali miesiąca. A przecież faktura to tylko wierzchołek góry lodowej. A są jeszcze: dowody dostawy, potwierdzenia zamówień, noty uznaniowe, umowy... Każdy z tych dokumentów dosłownie aż się prosi, by ktoś go otworzył, przeczytał, zakwalifikował, przepisał i... popełnił błąd.

Dlatego DocuWare wprowadza Intelligent Document Processing (IDP) – rozwiązanie, które łączy sztuczną inteligencję, uczenie maszynowe, NLP i OCR, by raz na zawsze pożegnać papierowy chaos.

Tradycyjne systemy OCR potrafią odczytać tekst, o ile znajduje się on dokładnie tam, gdzie system go szuka. Jeśli numer faktury zsunie się o kilka milimetrów albo zostanie wpisany ręcznie – rozpoznanie kończy się fiaskiem. IDP działa inaczej. System „czyta” dokument w sposób przypominający ludzkie myślenie: analizuje kontekst, typ dokumentu, strukturę danych.

Dzięki użytym technologiom wnosi do firm zupełnie nowe jakości.

Zaawansowany OCR i HTR (Handwritten Text Recognition) pozwalają na rozpoznawanie tekstów drukowanych i odręcznych.

ML (Machine Learning) i sieci neuronowe sprawiają, że narzędzie uczy się na podstawie danych i stale się doskonali.

NLP (Natural Language Processing) sprawia, że IDP rozumie znaczenie języka używanego w dokumentach.

Dlatego IDP dobrze sobie radzi z każdym dokumentem: zeskanowanym, cyfrowym, chaotycznym, z nietypową czcionką czy układem.

Historia HVVG, niemieckiej sieci domów opieki, to opowieść o tym, jak 70% oszczędności czasu w przetwarzaniu faktur może zmienić oblicze organizacji. Przed wdrożeniem DocuWare, ich procesy były rozproszone, czasochłonne i w dużej mierze papierowe. Faktury przychodziły do różnych lokalizacji, gdzie były ręcznie przetwarzane i wysyłane do centrali. Tam były ponownie wprowadzane do systemu.

Po wdrożeniu IDP:

• dokumenty są skanowane i przesyłane do centralnych skrzynek mailowych,
• AI rozpoznaje dane niezależnie od ich układu na stronie,
• indeksacja przebiega automatycznie, a współczynnik rozpoznawalności przekracza 94%,
• dane są przekazywane bezpośrednio do systemu księgowego.

Co więcej, zautomatyzowany workflow zatwierdza dokumenty i porównuje je z zobowiązaniami. Cały proces jest cyfrowy, szybki i bezpieczny. A pracownicy? Mają czas na prawdziwą pracę z ludźmi, co jest sednem działalności firmy.

IDP to nie tylko rewolucja w dziale finansowym. To zmiana paradygmatu. Dzięki tej technologii możliwe jest:

• automatyczne przypisywanie faktur do odpowiednich kont,
• rozpoznawanie duplikatów i nieprawidłowości,
• prowadzenie uzgodnień kont,
• kontrola terminów płatności i raportów przeterminowań,
• budowanie prognoz finansowych na podstawie przetworzonych danych.

IDP wspiera również tworzenie gotowych raportów, przygotowanie przelewów, a nawet identyfikowanie błędów w kartach czasu pracy. To nie tylko automatyzacja – to inteligentna księgowość.

Niektóre firmy wykorzystują IDP do digitalizacji nie tylko faktur, ale też:

• akt osobowych i dokumentów pracowniczych,
• formularzy zgód i wniosków (np. o urlop),
• notatek z rozmów rekrutacyjnych,
• podręczników jakości i dokumentacji ISO.

Każdy dokument, który trzeba przeczytać, zakwalifikować i wprowadzić do systemu  to potencjalna przestrzeń dla IDP, który działa skutecznie i błyskawicznie – w sekundzie potrafi przetwarzać nawet tysiące dokumentów.

DocuWare IDP został zaprojektowany z myślą o ochronie danych:

• oferuje szyfrowanie,
• zapewnia kontrolę dostępu,
• pełne logi audytowe,
• gwarantuje zgodność z RODO i standardami branżowymi (np. HIPAA w medycynie).

To szczególnie ważne w środowiskach, gdzie obrót dokumentów wiąże się z ryzykiem: medycyna, finanse, HR.

Nie lubisz słowa „webinar”? My też nie. Dlatego 24 lipca zapraszamy na spotkanie, podczas którego poznasz IDP i zobaczysz je w akcji. Pokażemy, jak wygląda inteligentne przetwarzanie dokumentów w praktyce: faktura, workflow, dane – wszystko na Twoich oczach.

Głos oddamy praktykom z HR, ERP i technologii, którzy pokażą, jak IDP porządkuje ich codzienność. To nie będzie prezentacja – to historia cyfrowej przemiany, której możesz być częścią.

📌 Zarezerwuj miejsce i sprawdź, jak AI może odmienić Twoje biuro.

LINK DO REJESTRACJI