Case Study

Aura Light, szwedzki producent oświetlenia, potrzebował nowego systemu ERP. Wybór padł na Monitor ERP System. Jak wdrożenie wpłynęło na administrację i koszty w firmie?   Od 1930 roku Aura Light oferuje swoim klientom zaawansowane – i często dedykowane – rozwiązania oświetleniowe. Firma potrzebowała zmiany systemu ERP – nie tylko ze względów technicznych, ale także finansowych. Istotne było bowiem, by oprogramowanie pozwoliło na osiągnięcie ROI, a nie generowało większy dług.   Block Quote Dodatkową trudność sprawiało pośredniczenie między dwoma różnymi partnerami – dostawcą systemu ERP i systemem hostingowym.   Bezpieczny i skalowalny system w chmurze  Przejście na rozwiązanie chmurowe w postaci Monitor ERP System przyniosło firmie wymierne korzyści. Aura Light już nie musi przejmować się kwestiami związanymi z aktualizacjami, kopiami zapasowymi czy konserwacją serwerów. Obecnie te sprawy leżą po stronie dostawcy systemu. Co więcej, firma pociąga za tym znacznie niższe koszty niż wcześniej.   Lindgren szczególnie docenia wysokie bezpieczeństwo danych klientów Aura Light. Zapewnia, że teraz firma może “wszystko w niezawodny sposób przekazywać firmie Monitor”.   Aura Light docenia także bieżący, bezpośredni kontakt z Monitorem w razie jakichkolwiek wątpliwości czy innych spraw wymagających szybkiej reakcji. Cała komunikacja przebiega teraz o wiele płynniej i szybciej – utrzymanie serwera, jak i cała infrastruktura bezpieczeństwa.  

Jak utrzymać tempo rozwoju, gdy liczba zamówień rośnie szybciej niż możliwości zespołu? Przed takim wyzwaniem stanęła hurtownia medyczna ICE4MED, mająca w portfolio ponad 13.000 klientów. Brak automatyzacji sprawiał, że obsługa zamówień pochłaniała coraz więcej czasu. Dzięki wdrożeniu systemu ERP enova365 przez itDesk oraz jej integracji z platformą Shoper firma zautomatyzowała kluczowe procesy, wyeliminowała ręczne przepisywanie danych i odzyskała nawet 40% czasu pracy zespołu. Wyzwanie: brak automatyzacji barierą dla wzrostu hurtowni medycznej ICE4MED to hurtownia medyczna prowadząca rozbudowany sklep internetowy. Firma dostarcza produkty do szpitali, aptek, przychodni, gabinetów medycznych i stomatologicznych, a także przedsiębiorstw z wielu innych branż. Dynamiczny wzrost sprzedaży sprawił jednak, że dotychczasowy sposób obsługi zamówień przestał być wystarczający. Coraz więcej czasu zajmowały czynności administracyjne: przepisywanie danych między systemami, aktualizowanie stanów magazynowych czy przygotowywanie dokumentów sprzedażowych. W związku z tym, firma stanęła w pewnym momencie przed dylematem – jak zarządzać rosnącą liczbą zamówień: zwiększać zatrudnienie, czy postawić na automatyzację? Zarząd wybrał tą drugą opcję i podjął decyzję o wdrożeniu systemu ERP. Głównym celem projektu było odciążenie pracowników od powtarzalnych zadań oraz stworzenie podstaw do dalszego wzrostu biznesu bez zwiększania obciążenia operacyjnego. Czego oczekiwano od nowego systemu ERP? ICE4MED potrzebował rozwiązania, które nie tylko usprawni codzienną pracę, ale również umożliwi obsługę coraz większej liczby zamówień bez utraty kontroli nad procesami. Kluczowe wymagania obejmowały: dostęp do systemu z dowolnego miejsca przez przeglądarkę internetową i urządzenia mobilne, automatyczne pobieranie zamówień ze sklepu internetowego do systemu ERP, synchronizację dostępności towarów między e-sklepem a magazynem, automatyczne wystawianie dokumentów sprzedaży i wydania magazynowego. Rozwiązanie: enova365 zintegrowana z platformą Shoper Firma zdecydowała się na wdrożenie modułów Handel i Harmonogram zadań systemu ERP enova365. Za realizację projektu odpowiadał Autoryzowany Partner Soneta, firma itDesk. Kluczowym elementem wdrożenia było stworzenie integracji pomiędzy enova365 a platformą Shoper. Rozwiązanie musiało zapewnić nie tylko sprawną wymianę danych między sklepem internetowym a systemem ERP enova365, ale również obsługę wariantów produktów oraz mapowanie ich parametrów i cech. W efekcie powstał spójny ekosystem, w którym dane przepływają automatycznie pomiędzy sklepem internetowym a systemem ERP. Efekty wdrożenia: więcej czasu, mniej błędów, większa skalowalność Korzyści z wdrożenia szybko stały się widoczne zarówno dla pracowników, jak i zarządu. Nawet 40% mniej czasu poświęcanego na obsługę zamówień Najbardziej wymiernym rezultatem była redukcja czasu potrzebnego na realizację procesów związanych z obsługą sprzedaży internetowej. Od momentu złożenia zamówienia przez klienta aż do wystawienia dokumentów sprzedażowych i magazynowych proces przebiega niemal bez udziału pracowników. Eliminacja ręcznego przepisywania danych Ponieważ dane między sklepem i enova365 przepływają automatycznie nie ma potrzeby ich ręcznego wprowadzania, co oszczędza czas i eliminuje błędy. Aktualne dane w sklepie internetowym i w magazynie oraz lepsze planowanie dostaw Dzięki dwustronnej integracji enova365 i Shoper dane o zamówieniach zaczęły automatycznie trafiać ze sklepu internetowego do enova365, a dane z magazynu do sklepu internetowego. Każde zamówienie automatycznie aktualizuje dostępność produktów zarówno w systemie ERP, jak i w sklepie internetowym. Dzięki czemu zarówno klienci, jak i pracownicy zawsze pracują na aktualnych danych. Szybsza realizacja zamówień i gotowość na dalszy rozwój Wdrożenie pozwoliło znacząco przyspieszyć realizację zamówień i ograniczyć liczbę czynności administracyjnych. Największą wartością projektu okazała się możliwość skalowania działalności bez proporcjonalnego zwiększania liczby pracowników. Firma zyskała rozwiązanie, które wspiera dalszy wzrost sprzedaży i pozwala obsługiwać rosnącą liczbę klientów bez tworzenia nowych wąskich gardeł. „Wdrożenie stworzonego rozwiązania pozwoliło na osiągnięcie założonych efektów” – podsumowuje Jan Szczepanik z ICE4MED. Więcej niż oszczędność czasu: fundament skalowalnego e-commerce Historia ICE4MED pokazuje, że automatyzacja nie musi być jedynie usprawnieniem pojedynczych procesów. Wdrożenie enova365 oraz integracja z platformą Shoper pozwoliły hurtowni medycznej na stworzenie spójnego i skalowalnego modelu obsługi sprzedaży internetowej. Efektem było nie tylko odzyskanie nawet 40% czasu pracy zespołu, ale również większa kontrola nad zamówieniami, magazynem i dokumentacją. Dzięki temu przedsiębiorstwo mogło skoncentrować się na dalszym rozwoju zamiast na rozbudowie zaplecza administracyjnego. Szukasz dobrych praktyk w obszarze zarządzania sklepem internetowym? Sprawdź, jak zorganizować procesy, związane z codziennym zarządzaniem sprzedażą online. Poznaj sprawdzone wskazówki w artykule Zarządzanie sklepem internetowym. Biblioteka dobrych praktyk. Poznaj inne przykłady wdrożeń ERP enova365 i dowiedz się jak firmy w praktyce wykorzystują możliwości systemu.

Czasem do sprawienia komuś radości nie trzeba wiele. Wystarczy czarna lub zielona herbata, trochę mleka, parę słodkich jadalnych kulek i żelek owocowych. Bubble tea, bo o niej mowa, to specjalność Crazy Bubble, która serwuje ten słodki napój w ponad 200 lokalizacjach w Polsce i Europie. Biznes ten mierzy się jednak z kilkoma wyzwaniami, naprzeciw którym wychodzi technologia.  Bubble tea to niewątpliwie hit ostatnich lat. Ten pochodzący z Tajwanu słodki napój podbija podniebienia ludzi na całym świecie, coraz więcej sympatyków ma również w Polsce. Crazy Bubble to niekwestionowany lider tego rynku w kraju. Posiada ponad 200 punktów w Europie (w tym ok. 150 w Polsce), działając na siedmiu rynkach zagranicznych. Tempo wzrostu obrazuje fakt, że w okresie dynamicznej ekspansji firma otwierała średnio jeden lokal tygodniowo. Block Quote Crazy Bubble działa dzisiaj w modelu wielokanałowym (omnichannel), opierając biznes na czterech filarach: franczyzie, hurcie, sprzedaży detalicznej oraz e-commerce. Żeby połączyć te obszary oraz zintegrować je z najważniejszymi procesami, od początku działalności korzysta z oprogramowania Comarch ERP Optima. System pozwala firmie efektywnie zarządzać sprzedażą, gospodarką magazynową, księgowością i kadrami. Wyzwanie: chaos w zamówieniach Organizacja borykała się jednak na początku z jednym dużym wyzwaniem. Przez to, że zamówienia spływały od franczyzobiorców wieloma różnymi kanałami (telefon, e-mail, wiadomości ustne), w procesy regularnie wkradał się chaos, pomyłki cenowe oraz błędy wynikające z ręcznego przepisywania danych do systemu. Właściciele zdecydowali więc, by jedynym kanałem zamówień dla klientów biznesowych był sklep internetowy B2B (platforma B2B od Comarch) zintegrowany z Comarch ERP Optima. Kierunek ten przyniósł firmie konkretne korzyści: skrócenie czasu zamówień – proces pełnego zatowarowania lokalu przez franczyzobiorcę na platformie B2B skrócił się do 10-20 minut. Wcześniej trwało to znacznie dłużej ze względu na fakt, że klienci musieli ręcznie wpisywać kody i nazwy nawet kilkudziesięciu różnych indeksów produktowych; automatyczne cenniki – system pozwala na automatyczne przypisywanie dedykowanych cenników dla różnych grup odbiorców (osobne stawki dla franczyzobiorców, osobne dla klientów zewnętrznych), eliminując ręczne kalkulacje; wizualizacje: klient i dostawca widzą na platformie B2B zdjęcia produktów, co znacząco ułatwia identyfikację towaru; integracja procesu i transparentność – zarówno klient, jak i dział realizacji zamówień widzą w systemie tę samą historię zamówień i ceny. Block Quote Dzięki analityce można przewidywać Ze względu na specyfikę działalności firma importuje ponad 90 proc. półproduktów do bubble tea bezpośrednio z Azji (Tajwanu, Chin, Wietnamu). To duże wyzwanie logistyczne, bo czas od złożenia zamówienia do jego fizycznego pojawienia się w siedzibie wynosi około pół roku. Co więcej, półprodukty te mają określone terminy przydatności do spożycia. By nie generować strat, firma nie może sobie zatem pozwolić na nieprzemyślane zamówienie towaru na zapas. W planowaniu zatowarowania niezbędnym narzędziem jest Comarch BI Point, czyli zaawansowana aplikacja do analityki biznesowej. Crazy Bubble wykorzystuje ją do sporządzania raportów, analizując historyczną sprzedaż i prognozując w ten sposób zapotrzebowanie. Połączenie twardych danych i biznesowych estymacji pozwala jej bezpiecznie i z wyprzedzeniem zamawiać odpowiednią ilość towaru. Analityka Business Intelligence doskonale wspiera także wyliczanie marżowości czy rozliczanie pracy handlowców. Roboty nie zastąpią człowieka Crazy Bubble nie zwalnia tempa. Pozycja lidera rynku zobowiązuje, dlatego organizacja planuje dalszą ekspansję e-commerce (integrację z czołowymi marketplacami w Polsce), wdraża też mobilną wersję platformy B2B dla przedstawicieli handlowych pracujących w terenie. Umożliwi to sprzedawcom szybkie składanie zamówień bezpośrednio podczas spotkania z klientem. Jak jednak zaznaczają w Crazy Bubble, najważniejszym aspektem, o który należy dbać stale, nadal pozostają ludzie. – W naszym przypadku roboty czy algorytmy AI na pewno nie zastąpią człowieka, który pozostanie kluczowy przy przygotowywaniu kultowego napoju w lokalach Crazy Bubble. Ten produkt jest kupowany przez ludzi, ale też przez nich tworzony. Staramy się, by pracownicy z łatwością nawiązywali relacje interpersonalne z klientem. Im lepiej obsługa doradzi mu, jaki napój wybrać, tym szybciej do nas wróci. AI ich w tym nie wyręczy – podsumowuje Jakub Woźniczka. Więcej o historii Crazy Bubble można dowiedzieć się z podcastu Comarch „Kulisy Cyfryzacji”.

Dział zamówień publicznych prowadzi rejestr wniosków, a księgowość osobno przepisuje te dane do Excela. Prędzej czy później te dwa światy się rozjeżdżają. Nie jest to kwestia braku staranności. W rzeczywistości żadne narzędzie tabelaryczne – nawet Excel – nie utrzyma spójności między rokiem kalendarzowym sprawozdawczości a okresem obowiązywania umowy zakupowej, który równie dobrze może trwać od kwietnia do marca albo cztery lata.   Problem, który na pierwszy rzut oka wygląda na kwestię narzędziową  Wyobraźcie sobie jednostkę sektora finansów publicznych, która obsługuje ponad 500 wniosków zakupowych rocznie i zmaga się z wyżej wspomnianym problemem rozbieżności w danych wśród działów organizacji. Zapewne standardowa diagnoza brzmiałaby następująco: “Potrzebujemy systemu na miejsce arkuszy Excel”. To prawda, lecz bardzo powierzchowna. Po głębszej analizie dotychczasowych procesów biznesowych dostrzeżono kluczowe mechanizmy:  Dwa rejestry, jedna rzeczywistość – podczas gdy dział zamówień publicznych prowadził rejestr wniosków, księgowość utrzymywała plan wydatków w osobnych plikach. Pozycję planu przypisywano do wniosku ręcznie, a każda taka operacja wymagała przepisania danych po drugiej stronie, żeby wiedzieć, ile środków faktycznie “schodzi” z danej pozycji.   Kolizja dwóch kalendarzy – plan finansowy i plan wydatków obejmują rok kalendarzowy, ale umowy zakupowe już nie. Kontrakt na dostawy czy usługi może trwać na przełomie lat albo być wieloletni. Tego problemu nie rozwiąże się dodatkową kolumną w arkuszu – wymaga on pogodzenia dwóch odrębnych logik czasowych, które działają na tych samych pieniądzach.   Faktury, które nie pasują do jednego wniosku. W realnym obrocie jedna faktura potrafi dotyczyć kilku wniosków (przykładowo: jeden dostawca realizujący dwie odrębne umowy z dwóch części tego samego postępowania). I odwrotnie: jeden wniosek bywa rozliczany fakturami od kilku dostawców. Częściowo niedopięta faktura rozjeżdżała plan wydatków w sposób, którego nikt nie miał szansy systemowo wychwycić, bo nie istniał mechanizm, który by to sprawdzał.   Wydatki poza rejestrem wniosków – część wydatków (zwolniona ze stosowania regulaminu zamówień, rzędu kilkaset tysięcy złotych rocznie) nie przechodziła w ogóle przez rejestr. To uniemożliwiało pełną kontrolę pokrycia faktur, bo część przepływu finansowego pozostawała poza polem widzenia jakiegokolwiek mechanizmu weryfikującego.   Wyzwanie, którego nie rozwiążesz jedną tabelą  Napisanie makra łączącego dwa pliki nie wystarczy. Wynika to z rozjazdu okresów. Rok kalendarzowy i okres obowiązywania umowy to dwa różne układy odniesienia, które trzeba jednocześnie kontrolować na tych samych środkach finansowych. Nawet rozbudowany arkusz Excel jest strukturą płaską. Nie ma w nim miejsca na równoległe, działające na bieżąco i obok siebie, kryteria kontroli. Jak rozwiązać ten problem? Mamy pewną propozycję.   Otóż odrzuciliśmy pomysł prostego odwzorowania dotychczasowych przyzwyczajeń użytkowników w nowym systemie. Zamiast tego, nasza architektura opiera się na rygorystycznych regułach, które wymuszają porządek organizacyjny od samego początku procesu.  Reguła numer 1: Jeden wniosek = jedna pozycja planu. Proponujemy blokadę możliwości “sklejania” jednego wniosku z wieloma pozycjami budżetowymi. Zamiast tego zaprojektowaliśmy mechanizm, w którym system wymusza formalne przesunięcie środków między pozycjami planu z pełnym śladem audytowym jeszcze przed złożeniem wniosku.   Równoległe kryteria kontroli – aby pogodzić perspektywę księgowości i działu zamówień, zaprojektowaliśmy dwa niezależne silniki kontrolne działające w tle: Pierwszy weryfikuje roczny limit pozycji planu wydatków (perspektywa księgowa). Drugi monitoruje łączną kwotę wniosku/umowy przez cały okres jej trwania (perspektywa zamówień publicznych). W przypadku umów wieloletnich, system domyślnie rezerwuje środki na bieżący rok (z możliwością ręcznej korekty). Natomiast przy tworzeniu budżetu na kolejny rok kalendarzowy automatycznie podpowiada kwoty przechodzące z już zawartych kontraktów.  Trzyetapowy mechanizm blokowania środków – zaprojektowaliśmy precyzyjny model rezerwacji środków, który następuje w trzech punktach procesu: zatwierdzenie wniosku, wybór wykonawcy i księgowanie faktury. Dodatkowo zaplanowaliśmy konfigurowalne alerty ostrzegawcze, które uruchamiają się, gdy wykorzystanie pozycji zbliża się do ustalonego progu (wyjściowo ustawionego na 70%).   Reguła 100% podpięcia – każda faktura, bez wyjątków, musi zostać w całości przypisana do konkretnego wniosku. Zaprojektowaliśmy podział kwotowy w relacji wiele-do-wielu. Wówczas system aktywnie pilnuje, czy suma przypisanych części dokładnie równa się wartości na dokumencie kosztowym. Aby obsłużyć wydatki zwolnione z reżimu i utrzymać pełne pokrycie, wprowadziliśmy koncepcję “wniosków technicznych”. Zmiana ta zamyka główne źródło historycznych rozjazdów w planie.   Jaki może być efekt implementacji?  Zaproponowane przez nas rozwiązanie może realnie przyczynić się do skutecznej eliminacji podwójnego wprowadzania danych przy ponad 500 wnioskach rocznie. Zamyka się wówczas główne źródło rozjazdów planu dzięki automatycznemu wychwytywaniu niepodpiętych faktur. Sam obieg wniosku również staje się krótszy – zamiast druku, akceptacja przebiega w sposób elektroniczny.   Reprezentujesz instytucję z podobnymi wyzwaniami w obszarze zamówień i księgowości? Skontaktuj się z nami – przeanalizujemy dokładnie potrzeby Twojej organizacji i znajdziemy wydajne rozwiązanie szyte na miarę. 

Dealer samochodowy to znacznie więcej niż salon sprzedaży – zrozumienie branży Współczesny dealer samochodowy to już nie tylko salon sprzedaży nowych samochodów. To rozbudowana organizacja, w której równolegle funkcjonują: sprzedaż serwis mechaniczny, części zamienne i akcesoria, blacharnia i lakiernia, zakupy i magazyn, administracja, finanse i księgowość. Każdy z tych obszarów generuje własne dane i dokumenty, ale informacje muszą przepływać pomiędzy nimi. Sprzedaż samochodu wiąże się z dokumentami handlowymi i rozliczeniem. Serwis korzysta z części znajdujących się w magazynie. Wydanie części wpływa na koszt zlecenia. Zlecenie serwisowe kończy się rozliczeniem z klientem. Wszystkie te operacje mają w konsekwencji wpływ na finanse przedsiębiorstwa. Dlatego system ERP dla dealera samochodowego powinien integrować procesy, a nie tylko obsługiwać pojedyncze działy. Od pierwszego kontaktu z klientem po obsługę posprzedażową – jeden obieg informacji w Comarch ERP XL. Sprzedaż samochodu w salonie to nie tylko wystawienie faktury. Za pojedynczą transakcją stoi cały ciąg powiązanych procesów: obsługa klienta, oferta, zamówienie, dostępność lub rezerwacja pojazdu, przygotowanie dokumentów, rozliczenie sprzedaży, a następnie – często – obsługa serwisowa i sprzedaż części lub akcesoriów. Comarch ERP XL pozwala uporządkować te procesy w jednym środowisku, łącząc dane handlowe, magazynowe, serwisowe i finansowe. Informacje wprowadzone na etapie sprzedaży mogą być następnie wykorzystywane w kolejnych procesach bez konieczności ponownego wprowadzania tych samych danych. Z punktu widzenia dealera szczególnie istotna jest możliwość powiązania kontrahenta, dokumentów handlowych, zasobów magazynowych, usług oraz rozliczeń. Przykładowo sprzedaż pojazdu może być prowadzona poprzez zamówienie i dokument sprzedaży, a operacje magazynowe mogą być generowane na podstawie dokumentów handlowych. ERP XL obsługuje również wiele magazynów, przesunięcia międzymagazynowe oraz szczegółową ewidencję ruchów towarowych. Drugim ważnym obszarem jest serwis. Comarch ERP XL umożliwia ewidencję i realizację zleceń serwisowych, planowanie prac oraz rejestrowanie wykonanych czynności i kosztów. Dane z serwisu mogą być następnie wykorzystywane w procesach rozliczeniowych i analizach. Comarch ERP XL sprawdza się więc szczególnie tam, gdzie wraz ze skalą biznesu rośnie liczba transakcji, dokumentów, magazynów i procesów wymagających wzajemnego powiązania. W branży motoryzacyjnej takie podejście pozwala uporządkować zaplecze operacyjne i stworzyć solidną bazę do dalszej automatyzacji oraz rozwoju przedsiębiorstwa. Cyfrowe zaplecze nowoczesnego automotive System ERP to dopiero fundament. Na jego bazie można budować kolejne elementy środowiska IT, które usprawniają obieg dokumentów, analizę danych i zarządzanie pracownikami. Comarch BPM automatyzuje przepływ dokumentów i zadań pomiędzy działami. Może wspierać m.in. akceptację faktur kosztowych, umów czy dokumentów administracyjnych, co przy wielu oddziałach i dużej liczbie operacji pozwala ograniczyć papierowy obieg i ręczne przekazywanie dokumentów. Comarch BI Point pozwala z kolei wykorzystać dane zgromadzone w systemie do bieżącej analizy biznesu. Oznacza to możliwość zestawiania informacji dotyczących sprzedaży samochodów i części, usług serwisowych, kosztów czy wyników poszczególnych oddziałów i działów. Zamiast tworzyć raporty ręcznie, zarządzający mogą pracować na danych pochodzących bezpośrednio z systemu. Comarch HRM wspiera obsługę procesów pracowniczych – m.in. czasu pracy, nieobecności i wniosków. W strukturze łączącej salony, serwis, magazyn i administrację pozwala przenieść część procesów kadrowych do jednego środowiska. W branży, w której klient oczekuje sprawnej obsługi na każdym etapie, zaplecze technologiczne musi działać równie płynnie jak sam salon i serwis. To właśnie integracja poszczególnych systemów pozwala zbudować takie środowisko. Kompleksowe zarządzanie z Comarch ERP – case study z branży motoryzacyjnej Prawdziwą wartość systemu Comarch ERP najlepiej pokazują rzeczywiste wdrożenia i doświadczenia firm, które wykorzystują go na co dzień. Firma Danuta i Ryszard Czach od 2002 roku rozwija środowisko oparte na Comarch ERP XL, dostosowując je do rosnącej skali działalności dealerskiej i serwisowej. System został z czasem rozszerzony m.in. o Comarch BPM i Comarch HRM, wspierając integrację procesów, elektroniczny obieg dokumentów oraz obsługę pracowników. Wdrożenie przeprowadzone przez specjalistów T2S Sp. z o.o. obejmuje dziś wiele obszarów funkcjonowania firmy – od procesów handlowych i finansowych po dokumentację i zarządzanie personelem. >> Zobacz case study D&R Czach i sprawdź, jak rozwiązania Comarch wspierają codzienną pracę dealera << Rozwiązania ERP dla motoryzacji – porozmawiajmy o Twoim biznesie Każda firma z branży automotive ma własną strukturę, procesy i potrzeby, dlatego skuteczne wdrożenie ERP powinno być dopasowane do rzeczywistego sposobu działania firmy. Jeśli planujesz rozwój lub uporządkowanie procesów w salonie, serwisie, magazynie czy administracji, skontaktuj się ze specjalistami T2S. Pomożemy przeanalizować potrzeby Twojej organizacji i dobrać rozwiązania Comarch, które będą odpowiadały jej obecnej skali oraz dalszym planom rozwoju.

Poznaj historię wdrożenia systemu Monitor ERP w firmie PT Bumi Cahaya Unggul (BCU), specjalizującej się w produkcji urządzeń obrotowych oraz maszyn do transportu płynów. Projekt przeprowadzono na początku 2026 roku.   BCU nie miała szczęścia do systemów ERP. Oba poprzednie oprogramowania nie były w stanie obsługiwać raportowania produkcyjnego w czasie rzeczywistym. W konsekwencji to prowadziło do licznych opóźnień (nawet do 5 dni) w zamykaniu zleceń produkcyjnych. Wynikało to z niewystarczających uprawnień – tylko jeden administrator miał uprawnienia do obsługi tego procesu.  Block Quote Co więcej, dane produkcyjne były rejestrowane w systemie dopiero po zakończeniu całego procesu, a nie w czasie rzeczywistym. Te przeszkody skutecznie wyeliminował system Monitor ERP. Skrócił czas zamykania zleceń, jednocześnie zapewniając wgląd w operacje w trakcie trwania prac. Chelsa Chantika, Project Manager w firmie BCU, przyznaje, że to znacząco usprawniło komunikację między działami oraz terminowość w prowadzeniu dokumentacji.   3,5 miesiąca na nowy, elastyczny system ERP  Wdrożenie systemu Monitor ERP przyniosło firmie BCU wymierne korzyści:   Skrócono czas sporządzania raportu z 10 do zaledwie 2-3 minut,  Uproszczono proces raportowania – ograniczono go z 5-6 pól w formularzach elektronicznych do przycisków “Start” i “Stop” w systemie ERP,   Skrócono proces zamykania zleceń produkcyjnych z 5 dni do 10 minut.   Dodatkowo moduł rejestracji czasu pracy usprawnił monitorowanie parametrów jakościowych. Było to możliwe dzięki integracji z maszynami CNC firmy Mazak oraz sprzętem do spawania laserowego.   Co kluczowe, projekt rozpoczęto w 1. kwartale 2026 roku. Wystarczyły niecałe cztery miesiące, aby w pełni uruchomić system.   Block Quote 10 gwiazdek dla systemu ERP  Firma BCU wybrała Monitor ERP ze względu na bezpośrednie wsparcie ze strony lokalnego zespołu kierowniczego. To zapewniło bieżący kontakt, sprawną współpracę i w ostateczności pozytywne doświadczenie podczas całego projektu wdrożeniowego. O tym świadczy m.in. bardzo pozytywna ocena dyrektora wykonawczego.   “Biorąc pod uwagę nasze pozytywne doświadczenia, oceniłbym Monitor ERP na 10/10. Dla firm inżynieryjnych i produkcyjnych, takich jak BCU, Monitor ERP jest obecnie najlepiej dopasowanym rozwiązaniem na rynku” – zaznaczył Roy Heryadi Irawan.   Solidny fundament w postaci systemu ERP pozwala firmie PT Bumi Cahaya Unggul umacniać swoją pozycję jako wiodący producent urządzeń obrotowych i maszyn do transportu płynów. Operacje są zdyscyplinowane, a dane pozostają dokładne i mierzalne w czasie rzeczywistym.  

Centrum Integracji Społecznej ARKA w Wieleniu rozlicza świadczenia integracyjne w systemie kadrowo-płacowym Wapro Gang, rozbudowanym o funkcje dedykowane placówkom zatrudnienia socjalnego. Naliczenie miesięcznych świadczeń, które wcześniej zajmowało dwóm pracownikom 2–3 dni, trwa dziś około 3 godzin. Wdrożenie zrealizowała poznańska firma COREFOX, partner Asseco Wapro. Dlaczego CIS-y nie mieszczą się w standardowym programie kadrowo-płacowym Uczestnik CIS nie otrzymuje wynagrodzenia za pracę. Otrzymuje świadczenie integracyjne – wypłacane w ramach programu reintegracji społecznej i zawodowej, na zasadach opisanych w ustawie z 13 czerwca 2003 r. o zatrudnieniu socjalnym. To zmienia całą mechanikę rozliczeń. Podstawą jest 120% zasiłku dla bezrobotnych, a nie stawka z umowy o pracę. Potrącenia za nieobecności liczy się inaczej w okresie próbnym niż po nim, osobno dla absencji usprawiedliwionej i nieusprawiedliwionej. Do tego dochodzą wydruki, których nie ma w standardowym programie kadrowo-płacowym: wstępne rozliczenie finansowe świadczeń, wniosek o zaliczkę do powiatowego urzędu pracy, szczegółowe miesięczne rozliczenie dla poszczególnych uczestników z funkcją liczenia narastająco dni nieobecności, co znacznie ułatwia bieżącą kontrolę płatnych dni wolnych od zajęć wykorzystanych w ramach limitów określonych w ustawie. Na koniec 2024 r. w Polsce aktywnie działały 204 centra integracji społecznej – według danych Ministerstwa Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej. Dla rynku oprogramowania to zbyt wąska grupa, żeby powstał dla niej osobny produkt. W praktyce oznacza to arkusze kalkulacyjne obok programu kadrowo-płacowego. Co powstało w Wapro Gang Podstawą wdrożenia był Wapro Gang w wariancie 365 PRESTIŻ 50. COREFOX rozbudował go o kilka elementów: Kartotekę osobową uczestnika CIS  – rejestruje umowę uczestnictwa, daty rozpoczęcia i zakończenia, okres próbny, warsztat przyuczenia zawodowego, przyczynę zakończenia umowy, ewidencję nieobecności, wysokość uzyskanych świadczeń integracyjnych i motywacyjnych premii integracyjnych. Dedykowany typ listy płac „Świadczenie integracyjne” – nalicza świadczenie i kontroluje potrącenia za nieobecności z uwzględnieniem okresu próbnego, zgodnie z ustawą o zatrudnieniu socjalnym. Komplet wydruków – od wstępnego rozliczenia finansowego, przez wniosek o zaliczkę do PUP, po umowy uczestnictwa, zaświadczenia o zarobkach i zestawienia emerytalne uczestników. Zmiany objęły również rozliczenia roczne, w tym generowanie i wysyłkę deklaracji do ZUS i urzędu skarbowego. Efekt: 3 godziny zamiast 2–3 dni Block Quote Poza samym czasem liczy się powtarzalność. Rutynowe czynności wykonywane co miesiąc dają ten sam, kontrolowany wynik, a zgromadzone dane trafiają wprost do sprawozdawczości jednostki.Przeczytaj pełne case study

Gdy dane z Excela i papierowych notatek wymykają się spod kontroli, rozwiązaniem staje się system integrujący wszystkie procesy w firmie. Firma Komfort Budzyń, działająca w branży metalowej, wybrała oprogramowanie ERP od Comarch. Dzięki odpowiednim narzędziom uporządkowała chaos informacyjny i zmieniła oblicze swojej produkcji, procesów księgowych i sprzedaży e-commerce. Firma Komfort Budzyń zaczynała od produkcji konstrukcji stalowych i elementów metalowych. Z czasem asortyment poszerzono o układy hamulcowe i sprzęgłowe oraz produkty dla kolejnictwa i meblarstwa. Przy tak rozbudowanej ofercie głównym wyzwaniem stało się rozproszenie danych. Block Quote Kompleksowa obsługa procesów Oczekiwania te spełnił system Comarch ERP XL, który w Komfort Budzyń pracownicy określają mianem „cyfrowego kombajnu”.To dlatego, że zarządza całym procesem przetwarzania informacji w firmie – nadzoruje kompleksowo obszar HR, zlecenia produkcyjne, księgowość czy integrację z Krajowym Systemem e-Faktur. Przedsiębiorstwo docenia również moduł Business Intelligence, który stanowi biznesowe serce analityczne. Komfort Budzyń stawia także na sprzedaż internetową. Wykorzystuje do tego celu platformę Comarch B2B. Pracownicy zauważają, że to rozwiązanie e-commerce jest coraz bardziej powszechne, zwłaszcza wśród młodszych klientów oraz tych z zagranicy. Logując się do platformy, widzą oni aktualne ceny, stany magazynowe, mogą sprawdzić charakterystykę towaru i złożyć zamówienie, które po wpisaniu do platformy B2B od razu pojawia się w systemie firmy. – Widzimy je od razu u siebie w dziale sprzedaży, ale informację dostaje również magazyn i może przystąpić do kompletacji zamówienia, co bardzo skraca czas realizacji i dostawy towaru do klienta. Klienci zagraniczni wolą zamawiać przez platformę B2B właśnie ze względu na ten prostszy kontakt – podkreśla Filip Gliwa, specjalista ds. sprzedaży w Komfort Budzyń. Marzenie o programie księgowym System Comarch ERP XL obsługuje też procesy HR i księgowości. – Program jest świetny. Widzę w nim od razu, ilu mam pracowników, jakie umowy się kończą, które osoby mają być skierowane na badania – wylicza Monika Łukaszewska, Specjalista ds. kadr. Block Quote Cały film referencyjny z Komfort Budzyń można obejrzeć poniżej.

INTER Polska to dynamicznie rozwijające się towarzystwo ubezpieczeń, które stanęło przed koniecznością uporządkowania dwóch ważnych procesów: alokacji kosztów oraz budżetowania. Dotychczasowe narzędzia oparte na rozbudowanych arkuszach Excel nie nadążały za rosnącą liczbą danych, złożonością modeli i szerokim gronem użytkowników. W efekcie controlling spędzał większość czasu na przygotowaniu danych zamiast analizie wyników. Wdrożenie FlexiEPM pozwoliło całkowicie zmienić sposób pracy biura controllingu. Procesy zostały zautomatyzowane, uporządkowane i przeniesione do jednego spójnego modelu. Firma zyskała elastyczność, szybkość działania oraz pełną kontrolę nad danymi. Szczegóły projektu Wdrożenie zostało przeprowadzone w dwóch etapach: alokacja kosztów oraz budżetowanie dla dwóch spółek. Moduł alokacji kosztów wdrażano przez około 4 miesiące. Zakończyło się to stworzeniem pełnego modelu obejmującego kilkanaście źródeł danych i ponad sto reguł alokacyjnych oraz formalnym odbiorem rozwiązania przed końcem roku. Moduł budżetowania uruchomiono w czerwcu kolejnego roku i również zrealizowano w około 4 miesiące, dzięki czemu we wrześniu zespół mógł rozpocząć planowanie już w FlexiEPM. Projekt obejmował pełną automatyzację pobierania danych – system został zintegrowany z bazami firmy (towarzystwa ubezpieczeń), co pozwoliło controllingowi uruchamiać pobranie danych jednym zadaniem obliczeniowym. Uwzględniono możliwość równoległego wprowadzania danych ręcznych dla obszarów, w których trwały zmiany organizacyjne (m.in. nowe MPK). Zbudowano komplet słowników, mapowań oraz raportów walidacyjnych wspierających identyfikację braków i nieprawidłowych przypisań. W proces budżetowania zaangażowanych jest około 40 użytkowników korzystających z jednolitych szablonów w oparciu o bazę danych. Zespół Controllingu kieruje całym procesem: zarządza dostępami, etapami budżetu oraz konfiguracją, bez angażowania działu IT. Wyzwanie INTER Polska realizowało proces budżetowania i alokacji kosztów w oparciu o ponad sto dedykowanych arkuszy Excel umieszczonych w różnych lokalizacjach. Poszczególne biura i oddziały pracowały na przypisanych im plikach, co przy takiej skali powodowało trudności w zbieraniu aktualnych danych, wysoką podatność na błędy oraz dużą czasochłonność. Konsolidacja danych potrafiła trwać nawet dwa dni i wymagała wsparcia działu IT w celu zarządzania uprawnieniami dostępu do katalogów i plików. Szczególnie wymagająca była alokacja kosztów. Organizacja potrzebowała modelu odzwierciedlającego specyfikę dwóch spółek i wielu typów kosztów, jednak model wykorzystywany wcześniej okazał się zbyt ciężki obliczeniowo i mało elastyczny. Wprowadzanie zmian czy testowanie alternatywnych kluczy zajmowało wiele godzin i w praktyce ograniczało możliwości analityczne zespołu. Firma potrzebowała narzędzia, które pozwoli zautomatyzować procesy, zapewni wysoką jakość danych i umożliwi ich szybkie przeliczanie – także przy dużej liczbie użytkowników. Rozwiązanie INTER Polska wdrożyło FlexiEPM w dwóch obszarach: alokacji kosztów oraz budżetowania. Kluczowe było przełożenie złożonego modelu kosztowego na systemowy, przejrzysty zestaw reguł, który będzie obsługiwany automatycznie. W alokacji kosztów zbudowano połączenie z bazami danych firmy, dzięki czemu controlling może jednym zadaniem pobierać aktualne dane źródłowe bez pracy na plikach. System umożliwia także równoległe korzystanie z danych ręcznych tam, gdzie organizacja wprowadza zmiany wewnętrzne. Wykorzystano słowniki, mapowania oraz raporty walidacyjne, które pozwalają szybko identyfikować brakujące pozycje lub nieprawidłowe przypisania. W budżetowaniu FlexiEPM zastąpił ponad sto arkuszy jednym zestawem szablonów, w pełni zintegrowanych z bazą danych. Każda zmiana wykonana przez controlling aktualizuje się automatycznie u wszystkich użytkowników. IT zostało odciążone – dostępami i blokowaniem budżetów zarządza teraz dział kontrolingu. W procesie budżetowania uczestniczy około 40 osób. Oba wdrożenia trwały po ok. 4 miesiące i zostały zakończone przed rozpoczęciem kolejnego cyklu planistycznego. FlexiEPM uporządkował procesy finansowe, skrócił czas pracy i zwiększył jakość danych. Controlling przestał zajmować się obsługą techniczną oraz przesyłaniem plików i może skupić się na analizie. Konsolidacja danych trwa teraz chwilę zamiast wielu godzin, a aktualne wersje są zawsze w jednym miejscu. Alokacja kosztów działa na ponad stu regułach i umożliwia szybkie zmiany kluczy. Każda korekta jest możliwa do wykonania natychmiast, bez przebudowy całego modelu. Zarząd otrzymuje wyniki znacznie szybciej, a proces jest powtarzalny, stabilny i w pełni audytowalny. Podsumowanie projektu w liczbach 40 użytkowników aktywnie pracujących w procesie budżetowania ~15min. zamiast godzin na konsolidację i odświeżenie danych +100 reguł alokacyjnych obsługujących pełen model kosztowy 2 spółki realizujące proces budżetowania w FlexiEPM

– Branże wojskowa, medyczna, motoryzacyjna, kosmiczna mają wysokie wymagania dotyczące śledzenia komponentów, również i samych procesów oraz materiałów. Dlatego też wybraliśmy system Comarch ERP jako dostawcę IT do naszych rozwiązań systemowych – o wdrożeniu Comarch ERP w firmie Semicon opowiada Piotr Ciszewski, jej dyrektor produkcji. Firma specjalizuje się w branży elektronicznej. Działa w wielu sektorach: od wojskowego, przez lotniczy, medyczny, kończąc na technologiach hi-tech. W ciągu ostatnich kilkunastu lat firma przeszła znaczące zmiany i rozszerzyła pole działania, stając się kompleksowym dostawcą rozwiązań elektronicznych. Dzięki rozwojowi działu montażu EMS (Electronic Manufacturing Services), Semicon zaczęła realizować zlecenia na projektowanie i wykonanie podzespołów elektronicznych, stając się ich producentem. Oferuje klientom obsługę całego procesu tworzenia płytek elektronicznych, od projektu po gotowe komponenty. Excel przestał wystarczyć Firma korzysta z systemu Comarch ERP od 2010 roku. Od tego czasu instalacja była rozbudowywana o kolejne moduły, by sprostać wyzwaniom rynku i oczekiwaniom klientów. Zaczęło się od wdrożenia aplikacji do obsługi magazynu, księgowości, kadr i płac oraz analityki biznesowej. Jednak dynamicznie rosnący potencjał firmy zmotywował właścicieli do kolejnej rozbudowy, również w oparciu o narzędzia od Comarch.  – Dzięki prowadzonym badaniom dotarliśmy do etapu, że możemy zaoferować naszym klientom zaawansowaną elektronikę, np. elementy niezbędne do diagnostyki medycznej, urządzenia motoryzacyjne służące do sterowania pojazdami czy komponenty wojskowe – mówi Piotr Ciszewski, dyrektor produkcji EMS, Semicon. – W ciągu roku produkujemy od kilku do kilku tysięcy projektów. Przy tak dużej skali produkcji przestały nam wystarczać Excel i proste systemy, stąd wybór oprogramowania Comarch. Poznaliśmy te produkty i obecnie jesteśmy w trakcie wdrażania dwóch modułów: WMS oraz produkcyjnego – dodaje. Wojsko ma wymagania System Comarch WMS to rozwiązanie do koordynowania prac i zleceń magazynowych. Używany w Semicon, okazuje się niezbędny w obszarze przyjmowania i wydawania towarów do klientów.  – Narzędzie eliminuje pomyłki ludzkie. Jest to kluczowe w naszej działalności, bo nasz towar jest niewielkich rozmiarów – argumentuje Roman Zieliński, lider magazynu produkcji w Semicon. Firma działa w Polsce, ale też za granicą. Block Quote Film przedstawiający wdrożenie można zobaczyć w tym miejscu. Za wdrożenie systemu Comarch ERP odpowiadał Partner spółki, firma T2S Sp. z o.o. – Dzięki naszemu wieloletniemu doświadczeniu we wdrażaniu systemów Comarch ERP dla przedsiębiorstw produkcyjnych wiemy, że w tej branży kluczowe znaczenie mają pełna identyfikowalność procesów i komponentów, sprawne planowanie produkcji oraz dostęp do wiarygodnych danych. Tylko takie podejście pozwala budować skalowalne procesy i skutecznie wspierać rozwój nowoczesnej produkcji – mówi Tomasz Socha, Prezes Zarządu T2S Sp. z o.o. – Największą wartością projektu jest fakt, że system rozwijał się razem z firmą Semicon – od 2010 roku. Dzięki temu dziś skutecznie wspiera realizację procesów w przedsiębiorstwie działającym na najbardziej wymagających rynkach, gdzie liczy się jakość, precyzja i pełna kontrola nad każdym etapem produkcji – dodaje.