ERP

Każdego roku Companial zaprasza partnerów Microsoft Dynamics z całej Europy Środkowo‑Wschodniej na wydarzenie poświęcone realnym rozmowom, praktycznym sesjom i wymianie doświadczeń między partnerami. Bez marketingowych prezentacji i „vendor theatre” – tylko partnerzy i dyskusje o tym, co faktycznie działa w regionie CEE. Edycja 2026 odbędzie się 23 kwietnia w Bukareszcie (Rumunia). Tegoroczna agenda koncentruje się na tematach, które są dziś kluczowe dla partnerów w CEE: priorytety Microsoft BizApps, praktyczne wdrożenia AI, budowa praktyki CRM oraz strategie go‑to‑market dopasowane do realiów regionu. W programie znajdą się m.in.: nowości w Microsoft BizApps z perspektywy CEE, panel Road to AI, case studies partnerów dotyczące AI i agentów, dyskusja GoToMarket – poświęcony temu, co realnie napędza rozwój w ekosystemie Dynamics w CEE. Udział w wydarzeniu jest bezpłatny dla partnerów Microsoft Business Applications. Liczba miejsc jest ograniczona, a rejestracja obowiązkowa. Chcesz dołączyć w tym roku? Sprawdź dostępność miejsc na: companial.com/connect-cee/ Nie możesz wziąć udziału tym razem? Obserwuj stronę CEE Microsoft Dynamics Partners na LinkedIn – tam zostanie ogłoszona kolejna edycja CEE Connect 2027, gdy nadejdzie odpowiedni moment.

1 lutego 2026 r. KSeF ruszył obowiązkowo dla pierwszej grupy firm. Nie było apokalipsy. Nie było też fajerwerków. Było to, co w takich zmianach najważniejsze: zderzenie przepisów z codzienną pracą księgowości, sprzedaży i zakupów. Piszę ten tekst jako dyrektor finansowy i praktyk wdrożeń ERP. Na co dzień pracuję z biurami rachunkowymi i firmami, które porządkują procesy oraz integrują systemy z KSeF. Po pierwszym miesiącu chcę zebrać wnioski w prosty sposób – tak, żeby były użyteczne dla księgowości i dla właścicieli firm. Co zadziałało – i to widać w firmach od razu 1) Techniczny start bez awarii centralnej Najważniejsze: system ruszył i zaczął być realnie używany. W dużej części przypadków wysyłka i odbiór faktur działały, a problemy dotyczyły raczej dostępu użytkowników lub przygotowania po stronie firm, niż „tego, że KSeF nie działa” jako taki. 2) Porządek w kartotekach kontrahentów nagle stał się priorytetem To największa korzyść uboczna, jaką widzę w projektach. Firmy, które miały zadbane dane (NIP, nazwy, adresy, warunki płatności, rachunki), wdrażały się szybciej. Firmy, które latami żyły z „bałaganem”, musiały go posprzątać. KSeF wymusza jakość danych, a bez jakości danych nie ma automatyzacji. 3) Mniej sporów o „nie dostałem faktury” i lepsza dyscyplina płatnicza W klasycznym obiegu faktura potrafiła „zginąć”: w mailach, na dysku, w spamie, u osoby na urlopie. To często dawało wygodną wymówkę do opóźnienia płatności. W KSeF ta przestrzeń do dyskusji maleje, bo faktura trafia do ustandaryzowanego kanału. U części moich klientów już po miesiącu widać lepszą dyscyplinę płatniczą. To jeszcze nie statystyka, ale praktyczny sygnał. Co było trudne – i warto to powiedzieć wprost 1) Dostęp i logowanie – mały detal, duże konsekwencje W pierwszym dniu roboczym po starcie pojawiły się problemy z logowaniem przez Profil Zaufany. Dla wielu małych firm to była najprostsza droga dostępu. Wniosek jest prosty: nawet jeśli „system działa”, użytkownik musi mieć pewny i wygodny dostęp. Przed 1 kwietnia firmy powinny mieć przygotowaną alternatywę dostępu oraz uporządkowane uprawnienia. 2) Integracje w dużych organizacjach nie zawsze da się zrobić „na wczoraj” Część dużych firm nie domknęła integracji na czas i chwilowo wracała do starego obiegu. Przy globalnych środowiskach (np. centralnie zarządzanych systemach ERP) tempo zmian jest inne niż tempo przepisów. To lekcja dla kolejnej fali: im wcześniej zaczynasz, tym mniej improwizacji na końcówce. 3) JPK_VAT po zmianach – nie traktuj go jako osobnego projektu Od 1 lutego obowiązują nowe struktury JPK_VAT. Dochodzą nowe pola i oznaczenia powiązane z KSeF. W praktyce to oznacza jedno: błędy w fakturowaniu wracają potem w ewidencji VAT. KSeF i JPK to naczynia połączone – jeśli rozdzielisz projekty, dostaniesz problem na końcu miesiąca. 4) Największa bariera jest w głowie: „to tylko nowy obowiązek” Wiele osób patrzy na KSeF wyłącznie jak na wymóg. Rozumiem to. Ale w praktyce KSeF jest też okazją do uporządkowania procesu: kto wystawia, kto odbiera, kto akceptuje, kto księguje, co robimy z wyjątkami. Firmy, które podeszły do tematu procesowo, szybciej złapały spokój operacyjny. Co zrobić przed 1 kwietnia – prosta lista kontrolna dla księgowości i właściciela Jeżeli chcesz wejść w 1 kwietnia bez stresu, nie zaczynaj od pytania „czy mamy połączenie”. Zacznij od tego, czy proces jest ułożony. Oto checklista, którą stosuję na wdrożeniach: Ustal właściciela procesu KSeF w firmie (kto odpowiada za całość, nie tylko za wysyłkę). Uprawnienia: kto wystawia, kto odbiera, kto ma dostęp do podglądu i eksportu. Przećwicz scenariusze „wyjątków”: błędne dane kontrahenta, zwroty, korekty, duplikaty, brak dostępu. Rozdziel dwa tematy: problemy po stronie firmy (np. internet) i niedostępność KSeF – i miej opisane procedury. Zrób porządek w kartotekach kontrahentów: identyfikacja, adresy, warunki płatności, rachunki. Ustal, jak faktura kosztowa trafia do obiegu: kto ją pobiera, kto opisuje, kto akceptuje. Sprawdź mapowanie stawek VAT, jednostek, towarów/usług – szczególnie przy fakturach z wieloma pozycjami. Powiąż KSeF z JPK_VAT: kto pilnuje oznaczeń i spójności danych w ewidencji. Zrób krótki test: 10 faktur sprzedaży i 10 faktur kosztowych od początku do końca procesu. Zadbaj o komunikację: księgowość, sprzedaż i zakupy muszą wiedzieć „co się zmienia jutro rano”. Jak to uprościć w praktyce: KSeF + BPM + ERP (Comarch XL / Optima) Wiele firm pyta mnie: „OK, ale jak to zrobić, żeby księgowość nie musiała ręcznie przepisywać danych?”. Odpowiedź jest prosta: trzeba zbudować powtarzalny proces, który sam przeniesie dane z faktury do systemu. W tym miejscu dobrze sprawdza się moduł BPM jako warstwa procesowa. To rozwiązanie, które: zaciąga dokumenty z KSeF automatycznie (sprzedaż i koszty), mapuje pozycje faktury do kartotek (towary/usługi, stawki VAT, jednostki, kategorie, MPK), sprawdza dane regułami (walidacje) – zanim dokument trafi do księgowania, uruchamia akceptację i opis (jeśli firma tego potrzebuje), a następnie eksportuje gotowy dokument do Comarch ERP XL (CDN XL) lub Comarch ERP Optima. Efekt dla księgowości jest bardzo konkretny: mniej ręcznej pracy, mniej pomyłek oraz możliwość analityki na poziomie pozycji faktury (a nie tylko na poziomie całego dokumentu). Dla finansów to oznacza szybszą informację, lepszą kontrolę kosztów i łatwiejsze zamknięcie miesiąca. I najważniejsze: taki proces działa dobrze tylko wtedy, gdy firma ma uporządkowane dane podstawowe. BPM nie „naprawi” kartoteki kontrahentów – ale świetnie wykorzysta dobre dane i zrobi z nich przewidywalny obieg dokumentów. Podsumowanie – wnioski po miesiącu KSeF nie okazał się katastrofą. Największe trudności to dostęp, przygotowanie danych i procesów. Największa wartość to porządek w danych i mniej ręcznej pracy – o ile firma to dobrze poukłada. KSeF i JPK_VAT trzeba traktować razem, bo błędy z faktur wracają w ewidencji. Przed 1 kwietnia liczy się proces, a nie tylko „połączenie techniczne”. Mam umiarkowany optymizm. KSeF będzie działał dobrze w tych firmach, które potraktują go jako projekt procesowy. Tam, gdzie zostanie tylko „kolejnym obowiązkiem”, wróci w postaci chaosu na koniec miesiąca. Masz pytania dotyczące integracji KSeF z systemem ERP lub potrzebujesz wsparcia przed 1 kwietnia? Skontaktuj się z zespołem GECOS — pomagamy firmom wdrażać Comarch ERP XL i Optima w sposób, który realnie usprawnia procesy, a nie tylko spełnia obowiązki.

Czytając ten artykuł, z pewnością jesteś już na pewnym etapie prowadzenia biznesu online. Twój sklep internetowy rośnie, zamówienia zaczynają się zwiększać wraz z końcem roku kalendarzowego, a Ty chcesz pogodzić wszystkie aspekty prowadzenia działalności w jednym – spójnym ekosystemie. Można by rzec, że prowadzenie biznesu w sieci to sztuka jednoczesnego „łapania wielu srok za ogon” – ale czy na pewno? W tym artykule zebrałem najważniejsze informacje o tym, jak wybrać dostawcę systemu ERP dla e-commerce w formie krótkiego poradnika. Nie będzie niczym odkrywczym, jeżeli napiszę, że istnieje wiele sprawdzonych metod na skalowalne ujęcie wszystkich swoich integracji, kanałów sprzedaży i zasobów firmy – wszak od lat mamy na rodzimym poletku kilka dedykowanych narzędzi. Problem zaczyna pojawiać się wraz z zaciągnięciem długu technologicznego oraz podejściem do obsługi biznesu tu i teraz, a nie w ujęciu przyszłościowym. Oczywiście każdy z nas chciałby mieć kryształową kulę i poznać wszystkie nadchodzące trendy, zmiany i perspektywy. Realia niestety rządzą się własnymi prawami, a podstawowe możliwości systemów OMS zaczynają już po prostu nie wystarczyć.  To, co nurtuje wielu sprzedawców to przede wszystkim chęć otrzymania platformy, która pomoże koordynować, automatyzować pracę i oszczędzać czas (o redukcji kosztów nie wspominając). Do tej pory wielu z nas używa co najmniej 3-4 narzędzi. Jedno do obsługi aukcji, drugie do systemów zarządzania stanami magazynowymi, czy trzeci jako CRM do zarządzania bazą klientów i marketing automation. Taki mix oczywiście ma wiele zalet i pozwala dywersyfikować na pewnym etapie wzrostu. Po jakimś czasie zaczynamy łapać zadyszkę, a systemy, z których dotychczasowo korzystaliśmy – przestają „dowozić” oczekiwany performance. Dodatkowo – sprawy nie umila fakt, że w ostatnim czasie pojawiło się wiele negatywnych opinii na temat popularnego systemu do zarządzania sprzedażą oraz wyjątkowo nieprzychylnych zmian w cenach abonamentów. Tę kwestię pozwolę sobie rozpatrzyć w osobnym rozdziale. Prawdą jest, że pokazuje to wiele wad korzystania z narzędzi od monopolistów, które mają tendencję do podnoszenia cen według własnego dictum – bez względu na sprzedawców i bez uprzedniej konsultacji z nimi.  Przyjmując taki obrót spraw, po pewnym czasie (mimo wszystko) widzisz problemy z utrzymaniem spójności ofert, synchronizacją stanów mag. w czasie rzeczywistym czy spadającą sprzedażą. Można też przyjąć strategię, że problemu nie ma. Finalnie każdy z nas musi podjąć ważną decyzję – zmiana systemu do obsługi biznesu.  OMS / ERP – dwa skróty, które warto znać Szukając alternatywy w zakresie zarządzania biznesem e-commerce, wiele z nas zacznie poszukiwania od systemów OMS. Te z angielska to po prostu Order Management System – oprogramowanie pozwalające prowadzić nadzór nad transakcjami w sklepie internetowym z różnych kanałów sprzedaży. Jeżeli mielibyśmy być wierni samym technikaliom i książkowym definicjom, to OMS od ERP różni się na kilku płaszczyznach. Głównym wyróżnikiem jest to, że ERP to oprogramowanie nadzorujące i obsługujące całe przedsiębiorstwo od A-Z. To pierwsze z kolei wchodzi jedynie w strefę sprzedaży.  Warto zwrócić uwagę, że tak dynamiczny rynek, jak e-commerce nie znosi próżni. Dlatego nie jest niczym dziwnym, że coraz bardziej modne i częściej używane są oprogramowania ERP dedykowane sprzedaży w sieci – czerpiąc garściami z przewag obydwu rozwiązań.  Czym jest system ERP w e-commerce – dlaczego jest taki ważny? Nowoczesne systemy ERP wprowadzają szereg rozwiązań biznesowych, które pomagają wielu branżom na modułowe zarządzanie przedsiębiorstwem. Oprogramowanie ERP to w głównej mierze zintegrowany hub, w którym łączymy najważniejsze elementy: Zamówienia, transakcje sprzedaży i dostawy, Planowanie i zarządzanie gospodarką magazynu, Integracje z platformami sprzedażowymi, Automatyzacja procesów, Logistyka, Księgowość, Raportowanie, Przetwarzanie obszernych baz danych. Jaki jest koszt systemu ERP? Czy cena to ważne kryterium? Współczesne systemy ERP do zarządzania przedsiębiorstwem są dostępne w wielu wariantach finansowania. Tutaj najczęściej przewija się model abonamentowy (SAAS), w którym co miesiąc dokonujemy opłaty za użytkowanie i dostępność modułów dodatkowych. Oczywiście formuła w zależności od dostawcy może się lekko różnić. W obecnych realiach rzadziej decydujemy się na zakup licencji całościowej, która zawiera możliwość obsługi programu na określoną liczbę stanowisk czy na tzw. „jeden NIP”.  Warto pamiętać, że wybór systemu pokierowany jedynie kosztem, nie jest dobrym rozwiązaniem na dłuższą metę. Dlaczego? Gdyż wybierając tańsze alternatywy, nie masz pewności, że cena abonamentu za jakiś czas nie poszybuje drastycznie w górę. Mowa tu również o kontynuacji umowy na następny rok / okres rozliczeniowy. Mając na uwadze dobro swoich finansów, warto każdorazowo poznać model rozliczeń prezentowany przez dostawcę i wybierać takie firmy, które są w pełni transparentne. W obecnych realiach komercyjnych najlepiej wybierać rozwiązania, które gwarantują stałą cenę na czas trwania umowy. Jeżeli nie jesteś pewien, czy w zapisach znajduje się odpowiednia klauzula – każdorazowo poproś dostawcę o przedstawienie szczegółów.  Co do samej ceny, którą przyjdzie nam zapłacić za użytkowanie systemu – w zależności od potrzeby firmy może wahać się od kilkuset złotych netto miesięcznie do kilku / kilkunastu tysięcy złotych. Wszystko warunkuje ilość wykonywanych transakcji, ilości integracji, potrzebnego wsparcia czy wykorzystania dodatkowych i wyspecjalizowanych modułów (jak np. Business Intelligence czy produkcja i inne). Niektóre platformy posiadają dodatkowo płatne narzędzia i usługi komplementarne, które rozliczane są w formie od ilości użyć danej funkcji lub w formie ryczałtu.  Musisz pamiętać o jednej fundamentalnej sprawie – podwyżki w sektorze narzędzi ERP to rzecz całkowicie normalna i każdorazowo powinno się założyć, że dostawca może nieznacznie podnieść cenę za abonament. Wszak cena, którą płacisz to w dużej mierze obsługa, utrzymanie infrastruktury i rozwój narzędzia. Z kolei nagłe podnoszenie cen w związku z nowymi formami rozliczeń od obrotu, to dobry sygnał, aby zacząć analizować możliwości zmiany dostawcy na bardziej stabilnego. Mowa tutaj o sytuacji, w której przykładowo BaseLinker kwalifikując podmioty do wyższego pakietu enterprise zwiększył opłaty względem dotychczasowych od kilkudziesięciu do nawet kilkuset procent. Oczywiście skończyło się to bardzo dużym odpływem użytkowników, chcących uniknąć podwyżek i ogólnym społecznym niezadowoleniem.  Reasumując – cena jest ważna. System ERP obecnie potrafi być naprawdę przystępny finansowo dla firm o różnych obrotach, co drastycznie zmniejsza próg wejścia w dany ekosystem. Nie ma też jednoznacznej zasady, co do tego ile system powinien kosztować. Najważniejszą poradą i dobrą praktyką będzie umiejętne sprawdzenie progu rentowności względem naszej prognozowanej sprzedaży oraz tego, jakie narzędzia będziemy wykorzystywać w codziennej pracy. Wiele firm szukając alternatywy, chce otrzymać cenę „na sztywno” według z góry przewidzianego cennika i porównuje ją do dotychczasowo używanego systemu. Oczywiście każdy z nas chce mieć jakąś formę porównania, lecz nie jest to najwdzięczniejsza metryka. Warto zarzucić myśl, ile dane narzędzie jest w stanie zaoszczędzić czasu, pieniędzy oraz umożliwić skalowalny rozwój sprzedaży? Wdrożenie systemu ERP – czy musi być płatne? I tak i nie. Pamiętaj, że proces implementacji nowego oprogramowania to szereg ważnych decyzji, które na trwałe będą rzutować na kondycję Twojego biznesu oraz tego, czy Twoje nowo kupione narzędzie będzie pracowało na pełnych obrotach. Warto pokusić się o małe porównanie, w którym zestawimy dwa popularne podejścia przeciętnego Kowalskiego.  Po co płacić za wdrożenie – zrobię to sam Osobiście nie jestem w stanie podać wielu zalet takiego podejścia. Oczywiście – zrozumiałym jest, że nie każdy z nas posiada budżet dedykowany na wsparcie wdrożenia. Wiele z Was posiada również dedykowany pion IT lub po prostu specjalistów, którzy asystowali przy poprzednim systemie. Tych możemy wdrożyć na własną rękę w formie analizy dokumentacji czy specyfikacji technicznej systemu i trzymać kciuki, że po jakimś czasie system się nie „wysypie”.  Największą wadą takiego podejścia jest późniejsza korekta danych i uporządkowanie zmian, które potrafią zająć specjaliście do kilkudziesięciu godzin, za które najpewniej będziecie zmuszeni zapłacić. Finalnie daje to złudne wrażenie, że system, w który właśnie zainwestowałeś – nie spełnia Twoich wymogów. Otóż nic bardziej mylnego. Warto uniknąć sytuacji, w której zakupiłeś system, podpisałeś umowę i został już oddany „produkcyjnie” przez software house, a Ty przekładasz start narzędzia po Twojej stronie, gdyż nie masz na to czasu, personelu lub zasobów. Finalnie narzędzie dla Ciebie nie zarabia, zaczynając błędne koło.  Wdrożenie? Owszem – ale po kosztach  Półśrodki również są debatowalne. Jeżeli wdrażasz system składający się z modułów dla wielu działów, to musisz mieć na uwadze, że warto, aby każdy pracownik posiadł niezbędną wiedzę z zakresu jego obsługi. Często spotykamy się z sytuacją, gdy firma nie chce szkolić wszystkich pracowników a jedynie część. Tę sytuację często przychodzi nam później „odrabiać” z uwagi na ilość błędów, które pojawiają się podczas błędnej obsługi narzędzi oraz korygowanie baz danych. Ostatecznie – wdrażając jedynie część naszej załogi, nie mamy pewności, że pozostałe działy będą w stanie korzystać z narzędzia należycie sumiennie.  Jak przeważnie kończy się takie podejście? Potrzebą wykupienia pakietu wdrożeniowego, godzin supportowych u dostawcy, skoordynowanie obecności wdrożeniowca z całą firmą itp.  Pozostałe możliwości to wykorzystanie firm wdrożeniowych w formie asysty, które specjalizują się w obsłudze danego ekosystemu. Taka praktyka jest również szeroko stosowana, choć zważywszy na trendy ostatnich miesięcy, przedsiębiorstwa decydują się wdrażać zaawansowane systemy wraz z dostawcą erp.  Warto jednak wspomnieć, że wdrożenie nowego systemu to częstokroć wydatek jednorazowy, który zwraca się bardzo szybko (u zdecydowanej większości podmiotów nawet w przeciągu jednego tygodnia do miesiąca). Pamiętajmy, że wraz z rozwojem możliwości i efektywnego zarządzania rośnie również ilość przetwarzanych i realizowanych transakcji. Do tego dochodzi również uszczelnienie wielu „dziur” w metodyce pracy (np. aspekt logistyczny i magazynowy, ale też np. finanse i księgowość).  Nie warto oszczędzać na wdrożeniu u dostawcy oprogramowania. Pamiętajmy, że decydując się na system tej klasy, chcemy wycisnąć absolutne maksimum obrotów. Wszelkie niedociągnięcia, które wystąpią już na samym początku współpracy, mogą kaskadować jedynie na Twoją niekorzyść.  Automatyzacja automatyzacji nierówna – najważniejsza w wyborze systemu? Warto wziąć pod uwagę, że system klasy ERP to przede wszystkim moc łączenia wielu aspektów prowadzenia działalności w jednym środowisku. Poza zarządzaniem zasobami firmy można wdrożyć szereg usprawnień dzięki automatyzacji. Z kolei sama automatyzacja to terminologia częstokroć nadużywana i niemająca związku z rzeczywistością. Obecnie wiele systemów chwali się tą funkcjonalnością, ale w finalnym rozrachunku okazuje się, że jest to optymalizacja częściowa lub niewykraczająca poza jeden utarty schemat / scenariusz. Często mówi się o tzw. akcjach automatycznych czy scenariuszach automatyzacji, do których przyzwyczaił wiele podmiotów jeden z dostawców oprogramowania. Nie jest moim zadaniem dyskredytować użyteczności wcześniej wspomnianych. Problem pojawia się w momencie, gdy własnoręcznie musimy spędzić pół dnia lub kilka dni (w zależności od integracji, ofert i aukcji) na wprowadzaniu danych. Wystarczy tylko jedna „czkawka” po stronie serwera, aby wszystkie Twoje dotychczasowe oferty trafił szlag. Takich historii znamy wiele, większość z nich kończy się niesamowitą frustracją i raczej nie wpisuje się to w ogólnie przyjętą definicję automatyzacji. Musimy jasno rozróżnić- automatyzacja to system naczyń połączonych. To, co zachodzi w jednym miejscu, musi być odnotowane w drugim. Przykładowo, przyjmując zamówienie od klienta, system musi mieć możliwość odnotowania zdarzenia po stronie osób obsługujących pion zamówień, po samo wydanie magazynowe dla zbieracza czy wydruk odpowiednich dokumentów (np. PZ / WZ) i listów przewozowych. Warto o tym pamiętać wybierając odpowiedni system. Nie każde rozwiązanie na rynku posiada rozbudowane możliwości pozwalające optymalizować całość przedsiębiorstwa, a jedynie część lub tylko ściśle określony moduł. Nie będzie niczym nowym, jeżeli napiszę, że wybór odpowiedniego systemu ERP powinien być podyktowany funkcjonalnością. W tematyce wszędobylskiej automatyki analiza potrzeb względem decyzji biznesowych, skalowalności czy dostosowania do branży to najlepsza praktyka, którą powinien mieć z tyłu głowy każdy przedsiębiorca. Warto dowiedzieć się, czy rozpatrywany przez nas dostawca oprogramowania pozwoli integrować system pod kątem automatyzacji decyzji, co jest niezbędnym elementem w strukturach typu headless. Te z kolei są coraz bardziej modne i szerzej stosowane w e-commerce. Chodzi tutaj o sytuację, w której software sam podejmuje decyzje na podstawie zdefiniowanych scenariuszy procesów biznesowych.  Dodatkowo, warto każdorazowo sprawdzić możliwości integrowania rozważanego systemu poprzez API i wykorzystywania pełni automatyzacji wraz z nowymi rynkami czy platformami marketplace, które mogą być strategiczne dla Twojej branży w ujęciu przyszłych kilku lat. Często sami właściciele firm chcą rozwijać dodatkowe użyteczności dostosowane pod ich konkretny system i metodologię (nie wspominając już o innych autorskich narzędziach). W tej sytuacji również warto zapytać dany software house, czy posiada odpowiedni pion deweloperów, którzy są w stanie stworzyć dodatkowe funkcjonalności.  Jak wybrać system ERP? Nowy system ERP powinien każdorazowo spełniać 100% zapotrzebowania twojej firmy. Oczywiście mówimy tutaj o wszystkich obecnych i przewidywalnych potrzebach (czyli myślimy o tym, co teraz oraz o tym, co będzie w perspektywie najbliższych 2-3 lat). Oczywiście nie każdy system ERP będzie idealny dla branży e-commerce. Wiele z nich jest bowiem w głównej mierze dedykowanych dla firm zajmujących się dystrybucją czy produkcją dóbr.  Każdorazowy wybór systemu ERP wymaga od właściciela firmy dokładnego sprawdzenia funkcjonalności. Jeżeli chcesz poznać system ERP – najlepiej będzie, jeżeli zapytasz o możliwość bezpłatnego testowania przez wybrany czas. Pozwoli Ci to na testowe importowanie danych i weryfikowanie, czy dany soft spełnia Twoje oczekiwania. Warto pochylić się nad tym i wykorzystać darmowy okres próbny. Dzięki temu wiesz, jakie pytania zadać w trakcie negocjacji, oraz jakie kluczowe funkcje będą Ci potrzebne.  ERP pomaga we wdrożeniu przewidywalnych następstw działań. To kluczowe w ocenie elastyczności i skalowalności platformy. Dobrze dobrany system odwdzięcza się szybkim zwrotem z inwestycji i pomaga wejść na wyższe obroty. Jeżeli dotychczasową „piętą Achillesową” Twojego e-commerce jest gospodarka magazynowa oraz zwroty i reklamacje, powinieneś zaadresować te rzeczy jako pierwsze. Unikasz dzięki temu tzw. długu technologicznego i spłacasz go na bieżąco, unikając wąskich gardeł.  Dobrą praktyką jest zweryfikowanie działania danego rozwiązania w warunkach komercyjnych. Każdorazowo zapytaj dostawcę, czy obsługują już firmy zajmujące się taką samą lub zbliżoną branżą do Twojej. Jeżeli to możliwe – skontaktuj się z tą firmą i poznaj szczegóły współpracy. Pamiętaj, że dobry software house nie boi się sukcesów i z chęcią pokaże Ci własne rozwiązanie w warunkach „na żywo”.  Ostatnim dobrym podejściem jest przekazanie oprogramowania w ręce osób, które będą z niego korzystać na co dzień. To właśnie od tych osób dowiesz się, czy soft rozwiązał ich problemy, przyspieszył pracę czy wyeliminował przestoje / błędy ludzkie. Jeżeli natrafisz na dodatkowe pytania, warto zaadresować je w spójnym pliku wytycznych, które możesz wykorzystać w procesie negocjacyjnym.  To, co osobiście często proponuję klientom, to uprzednie przygotowanie listy rzeczy, jakie powinien zawierać w sobie dane oprogramowanie. Można podzielić je na 3 grupy: Must have (musi mieć) – czyli wszystkie dotychczasowe użytkowane funkcje oraz te, z których chcemy korzystać już teraz (np. wraz z wdrożeniem nowego rynku zbytu, ekspansji zagr. czy połączenia z obecnym silnikiem sklepu internetowego itp.), Should have (powinno mieć) – czyli te opcje, które na ogół traktujemy drugorzędnie (będzie to np. wewnętrzny CRM, raportowanie i personalizacja raportów między działami itp.), Could have (opcjonalne) – pozostałe rozwiązania, które mogą usprawnić procesy w firmie tj. dostęp mobilny (chmurowy), dedykowane aplikacje mobilne na kolektory danych, obsługa skanerów kodów, dodatkowych fiskalizatorów czy drukarek (pakowalnia / magazyn). Jakie funkcjonalności systemów ERP są teraz ważne? Modele językowe sztucznej inteligencji – hot or not? W czasach tak dynamicznie postępującej digitalizacji i wzrostu konsumpcji online trudno nadążyć za jednoczesnym tworzeniem ofert i inspirujących opisów produktów. Na rodzimej scenie mamy już pierwsze narzędzia pozwalające użyć AI do celów czysto redakcyjnych. Problemem z kolei okazuje się konieczność każdorazowego płacenia per opis lub po prostu niesatysfakcjonującą treść, która jest mało ekspercka lub po prostu nie pasuje do ogólnie przyjętej narracji branży / produktu, w którym się specjalizujesz. Czy warto więc inwestować w system ERP posiadający integrację z AI? Osobiście jesteśmy zdania, że nie. I jest ku temu kilka powodów. ERP oznacza z góry przyjęty porządek rzeczy (głównie bazodanowy), algorytmy AI mogą okazać się wyjątkowo nieefektywne, gdyż jak wcześniej wspominaliśmy – nie każdy system ERP nadaje się dla każdej branży. Modele językowe mogą wspomagać, lecz na ten moment nie zostały zaadaptowane do pracy w warunkach pełni komercyjnych. Sztuczna inteligencja powinna co najwyżej sugerować lub podpowiadać – resztę zostawiając Tobie.  Pełnoprawny WMS Jednym z najczęściej wymienianych aspektów do poprawy w wielu firmach jest umiejętne nadzorowanie i optymalizacja gospodarki magazynowej. Dzięki zastosowaniu sprawdzonego systemu WMS można generować sprawną wymianę danych pomiędzy poszczególnymi działami w przedsiębiorstwie z uwagi na wielopoziomową weryfikację w czasie rzeczywistym. Dzięki temu można zoptymalizować pracę magazynu w ujęciu całościowym od dostaw po wydanie towaru. Podstawową zaletą będzie kompleksowa koordynacja wszelkich działań towaru w magazynie. Dzięki temu można skrócić czas realizacji zamówień, nadzorować i weryfikować przyjęcia towaru. Dodatkową zaletą będzie intuicyjność obsługi interfejsu dla magazynierów i całego personelu pracującego z narzędziem. Tworzenie etykiet produktów, drukowanie kodów kreskowych i innych elementów do znakowania towaru to kolejna funkcjonalność, która pozwala uniknąć w przyszłości ewentualnych błędów i pomyłek, które mogą powstać w trakcie każdego procesu magazynowego. Nie ilość integracji, a jakość Jestem w pełni świadom, że nie wszyscy z Was zgodzą się z powyższym. Posiadanie wielu integracji, nawet jeżeli nigdy nie mamy zamiaru z nich korzystać – może dawać po prostu dodatkowy komfort i jest to w pełni zrozumiałe. Wiele firm często rozpatruje alternatywne systemy, właśnie interpretując ilość gotowych integracji jako wyznacznik jakości. Sama integracja to złożony proces, który wymaga dziesiątek, jak nie setek godzin testowania i optymalizacji. Wybierając następcę dotychczasowego systemu, musisz mieć z tyłu głowy, że sama bytność 500-800 rozwiązań nie eliminuje potencjalnych błędów i okrojenia dostępnych opcji. Porównaj obecnie używane formy oraz sprawdź, czy nowy soft posiada je w takiej samej lub zbliżonej odsłonie. Jeżeli oferta konkurenta jest atrakcyjna, a brakuje tam jednej integracji, być może lepiej wyjdziesz na tym, jeżeli stworzysz ją we współpracy z deweloperami. Wtedy masz pewność, że odzwierciedla i realizuje całą wymaganą użyteczność.  Synchronizacja stanów magazynowych w czasie rzeczywistym Powiedzmy wprost – sprzedaż w e-commerce to głównie wielokanałówka. Coraz rzadziej spotykamy się z sytuacją, gdy dany podmiot utylizuje tylko jeden czy dwa kanały sprzedaży. Ilość marketplace’ów wykładniczo rośnie, tak samo chęć wejścia na nowe rynki (np. zagraniczne). Nawet jeżeli podczas czytania tego artykułu nie masz zamiaru wchodzić w nowe platformy sprzedażowe, musisz mieć na uwadze, że w ujęciu najbliższych kilku miesięcy czy roku może przyjść taka potrzeba. Dywersyfikowanie oferty to zawsze dobra praktyka, która odpowiednio zaplanowana – pozwoli zwiększyć obroty i rozpoznawalność marki. Co ma do tego synchronizacja w czasie rzeczywistym? Nie jest niczym nowym, że wiele software house’ów w swoich rozwiązaniach dodatkowo kasuje za każdorazową synchronizację stanów w danym czasie. Przy prowadzeniu sprzedaży na 5-8 platformach zaczyna się to robić coraz mniej opłacalne i ryzykujesz sytuacją, gdzie klient zakupi produkt, którego fizycznie nie masz na stanie. Następstwa takiej sytuacji są nam doskonale znane. Jedną z koronnych funkcji Twojego nowego systemu ERP to właśnie zdolność do bezkosztowego i jednoczesnego ściągania stanów z każdego kanału tu i teraz.  Komunikacja klient-firma Podstawą dobrej i konwertującej sprzedaży jest inwestycja w wyczerpujące kanały komunikacji pomiędzy firmą a klientem. Wybierając alternatywne oprogramowanie warto mieć na uwadze, czy gwarantuje ono możliwość bieżącego informowania kupującego o procesach zachodzących w związku z transakcją. Będą to oczywiście wszystkie informacje pokroju rejestrowania płatności, toku kompletacji, informacji przewozowej czy dodatkowo procesów związanych z rozpatrywaniem zwrotów i reklamacji. Z uwagi na uciążliwość utrzymania komunikacji na własną rękę, warto sprawdzić, czy konkurencyjne oprogramowanie zagwarantuje możliwość tworzenia szablonów wiadomości e-mail, powiadomień itp. Co powinien zapewnić dostawca odpowiedniego systemu ERP? Pamiętajmy, że nie ma uniwersalnej recepty na znalezienie najlepszego software house’u. Głównie czynniki warunkujące wybór będą zależały od specyfiki Twojej branży, rozmiaru firmy, ale też planów, jakie będą Ci towarzyszyć w najbliższym czasie. Jeżeli przymierzasz się do wyboru dostawcy, warto odpowiedzieć sobie na pytania: Czego oczekujesz od tej współpracy?  Gdzie Twój biznes łapie zadyszkę? W jakich realiach widzisz własny e-commerce na przestrzeni następnych kilku lat? Czy zależy Ci na optymalizacji łańcucha dostaw / zwrotów i reklamacji, czy innych?  Czy wymagasz pełnoprawnego wdrożenia i dedykowanego supportu? W podjęciu decyzji wyjątkowo przydatne mogą okazać się poniższe wartości, które podyktowaliśmy naszym 12-letnim doświadczeniem we wdrażaniu e-biznesów w nasz własny software IDEAerp. Będą to w głównej mierze: Partnerskie podejście – mowa tutaj o fachowym i merytorycznym podejściu. Taka firma powinna zagwarantować klarowność i transparentność w realizowanych działaniach, Zrozumienie specyfiki branży – ma niesamowicie duży wpływ na jakość obsługi narzędzia / systemu ERP, poznanie Twojej obecnej oferty (ale też docelowej) może pomóc w dostosowaniu najlepszych praktyk dla jeszcze dokładniejszego zoptymalizowania pracy softu (np. mapowanie produktów, opcje wariantowe, konfigurowalne itp.), Dodatkowe usprawnienia wynikające z dedykowanych aplikacji mobilnych i web – czyli wszystkie dodatkowe usprawnienia mające na celu przyspieszyć i automatyzować pracę działów. W dużej mierze mowa tutaj o programach takich jak moduł wydań zewnętrznych (pakowalnia), aplikacja na kolektory danych do kompletowania zamówień i prowadzenia gospodarki magazynowej, czy dedykowana aplikacja do obsługi zwrotów i reklamacji, Dedykowany zespół wdrożeniowy – który zrozumiałym językiem wyjaśni zasady funkcjonowania programów i następstw jego używania. Dobry software house stawia na możliwie najdokładniejsze i najbardziej skrupulatne instalacje, wiele firm decyduje się na zaproszenie specjalisty, aby ten skonfigurował i zaimplementował funkcje na żywo, Dedykowany pion wsparcia – czyli szybkie i dokładne rozpatrywanie zgłaszanych tematów odnośnie pracy systemu i korygowania jego pracy w przypadku jakichkolwiek nieudogodnień,  Dedykowany pion deweloperski – który pomoże rozwinąć dodatkowe funkcje softu w oparciu o wytyczne i Twoją strategię biznesową, Możliwości ekspansji i zwielokrotnienia opcji do dywersyfikowania oferty – zalicza się do tego ciągłe usprawnianie obecnych integracji z platformami sprzedażowymi / marketplace / rynkami docelowymi, Możliwość wdrożenia onboardingowego dla całej firmy – np. dzięki dedykowanej platformie szkoleniowej / obecności wdrożeniowca w Twojej firmie). To jedynie część ważnych elementów, które ułatwią Ci wejście w nowe środowisko, jakim jest soft ERP. Reasumując, każdorazowo powinniśmy podejmować decyzje na podstawie realnych potrzeb i wizji naszego e-commerce w ujęciu długoterminowym. Nie jest sztuką zakupienie rozwiązania, które posiada jedynie ładną otoczkę marketingową. W IDEA commerce wierzymy, że indywidualne podejście, a w rozmowach z przedsiębiorcami kierujemy się przede wszystkim chęcią zrozumienia i wskazania najlepszych praktyk dla skalowalności i wzrostu.

Wybór systemu ERP to decyzja, która na lata definiuje sposób działania firmy. To nie tylko narzędzie do obsługi finansów czy magazynu. To fundament operacyjny, który wpływa na produkcję, sprzedaż i rozwój organizacji – również na arenie międzynarodowej. W tym kontekście SAP Business One i Comarch ERP XL to dwa popularne kierunki.   SAP Business One kojarzony jest z globalnym standardem i skalowaniem. Z kolei Comarch ERP XL jest mocno zakorzeniony w polskich realiach. Ponadto, oferuje szeroką modułowość w firmach produkcyjno-handlowych oraz rozbudowaną sieć partnerów wdrożeniowych. Zatem punkt wyjścia do uczciwego porównania jest prosty. Oba systemy mają to, co powinno być sercem każdego ERP – modułową architekturę łączącą finanse, handel i logistykę. Różni je jednak filozofia rozwoju i docelowy scenariusz biznesowy.   Kryteria wyboru systemu ERP  Najczęstszym błędem przy wyborze ERP jest porównywanie listy funkcji bez zrozumienia, gdzie system będzie musiał udźwignąć złożoność biznesu.   W praktyce o wyborze między SAP Business One a Comarch ERP XL decydują cztery kluczowe obszary.  Złożoność produkcji  Kluczowe pytanie brzmi: czy mamy do czynienia z produkcją prostą, czy zaawansowaną (procesową, wieloetapową, z wymaganiami jakościowymi)?  Istotne elementy w branży produkcyjnej to:  receptury i technologie,   identyfikowalność partii,   kontrola jakości,   harmonogramowanie,   zarządzanie reklamacjami.   W bardziej wymagających środowiskach produkcyjnych standard ERP często okazuje się niewystarczający. Z tego powodu liczy się możliwość rozszerzenia systemu o dodatkową warstwę funkcjonalną.  Model rozwoju systemu  Comarch ERP XL jest postrzegany jako elastyczny system o dużych możliwościach personalizacji i dostosowania modułów. Poza podstawowymi funkcjami producent oferuje integrację dedykowanych aplikacji, przeznaczonych do konkretnych procesów w firmie. SAP Business One z kolei stawia na stabilność standardu. Jednak z powodzeniem można go rozbudowywać o dedykowane integracje i zewnętrzne rozszerzenia.   Wdrożenie i czas osiągnięcia efektu  Dla części firm najistotniejsze jest to, jak szybko można uruchomić system. W ekosystemie Comarch ERP XL funkcjonują podejścia nastawione na skrócenie czasu wdrożenia poprzez przedefiniowane modele (np. “Szybki START”). Ta metodyka ma być odpowiedzią na długie wdrożenia, które mają tendencję do przedłużania się o miesiące, a nawet lata.   Dla organizacji na wczesnym etapie rozwoju lub biur rachunkowych dedykowany jest system Comarch ERP Optima, który stanowi naturalny punkt wyjścia. Ogromna część wdrożeń XL to płynne migracje z Optimy, pozwalające zachować ciągłość danych.   Z kolei wdrożenie SAP Business One zazwyczaj kładzie większy nacisk na dogłębną analizę procesów przed startem produkcyjnym. Z jednej strony wymaga to sporo czasu. Niemniej jednak daje to wyższą przewidywalność ostatecznego efektu.  Horyzont geograficzny  Jeśli firma myśli o oddziałach zagranicznych, językach i lokalizacjach księgowych, wbudowane wsparcie wielu krajów i języków staje się argumentem biznesowym, a nie marketingowym.   SAP Business One – charakterystyka Business One to rozwiązanie dedykowane dla sektora MŚP i firm średniej wielkości. Szczególnie docenią je organizacje, które chcą rosnąć w sposób kontrolowany, bez wchodzenia w ciężki segment rozwiązań klasy enterprise. System ten nie tylko uporządkuje finanse. Będzie także realnym wsparciem w planowaniu rozwoju międzynarodowego.   Rozwiązanie SAP wyróżnia się pod względem jego dojrzałości oraz skalowania. System obecny jest w wielu krajach. Tym samym wspiera go szeroka sieć partnerów wdrożeniowych. To nie tylko zwiększa bezpieczeństwo inwestycji, ale także zapewnia większą swobodę rozwoju w dłuższym horyzoncie. Tym samym Business One, dzięki swojemu globalnemu charakterowi, przeważa wśród organizacji międzynarodowych bądź współpracujących z klientami z różnych regionów.   W odpowiedzi na nowe realia rynkowe, SAP rozszerzył system o rozwiązania oparte na uczeniu maszynowym, Big Data oraz AI. Wbudowane funkcje generatywne umożliwiają tzw. Inteligentną Prognozę. Sztuczna inteligencja pomaga przewidywać sezonowość oraz wschodzące trendy wewnątrz organizacji. Ponadto, system potrafi generować inteligentne rekomendacje sprzedaży na podstawie analizy historii zakupów. Lista podobnych innowacji wciąż sukcesywnie rośnie.  Warto jednak zaznaczyć, że SAP Business One nie jest idealnym rozwiązaniem dla każdej organizacji. W standardowym systemie nie odnajdą się korporacje o złożonych procesach lub rozbudowanym zarządzaniu aktywami. To nie będzie też najlepsza opcja dla firm oczekujących modelu cloud-first w rozumieniu najnowszych platform ERP.   Niemniej jednak SAP Business One można urozmaicać o certyfikowane rozszerzenia. W firmach produkcyjnych, gdzie standard ERP to za mało, dodatek ProcessForce radykalnie zmienia możliwości systemu. Co więcej, pozwala na precyzyjne zarządzanie recepturami, partiami, kontrolą jakości (traceability) oraz zaawansowane planowanie produkcji. W Polsce jednym z partnerów wdrażających to rozszerzenie jest firma CompuTec.   Comarch ERP XL – charakterystyka Oprogramowania od firmy Comarch cieszą się szczególnie sporą popularnością na polskim rynku – korzysta z niego już ok. 6000 firm. System ERP XL docenią szczególnie średnie i duże firmy, które koncentrują się na działalności lokalnej. W związku z tym doskonale dopasowuje się do krajowych realiów.  Fundamentem przewagi Comarch ERP XL jest błyskawiczna reakcja na zmiany w przepisach. Przykładem jest natywna i wczesna integracja z KSeF oraz bieżąca aktualizacja struktur JPK czy innych przepisów prawa. Użytkownicy otrzymują w pełni polską dokumentację, dostęp do bazy wiedzy oraz asystę techniczną w języku ojczystym. Co istotne, klienci mają realny wpływ na rozwój produktu poprzez udział w Społeczności Comarch oraz Radach Programowych. Z punktu widzenia IT, system jest “otwarty” – pełna dokumentacja struktur SQL pozwala administratorom na samodzielną budowę automatyzacji i raportów. Proces aktualizacji został uproszczony do poziomu szybkiej instalacji.  Jednocześnie, system jest znacznie rzadziej wdrażany przy projektach zagranicznych. Tym samym siła międzynarodowego ekosystemu jest niższa niż w przypadku SAP. Choć Polska pozostaje kluczowym rynkiem, system z powodzeniem wspiera grupy kapitałowe operujące w wielu krajach, oferując stabilność i skalowalność niedostępną dla mniejszych rozwiązań.  Comarch ERP XL sprawdzi się szczególnie w firmach produkcyjnych oraz handlowo-usługowych. W tym pierwszym obszarze można m.in. planować i kontrolować potrzeby materiałowe, jednocześnie wspierając standardy MRP i powiązania z magazynem.   Dodatkowo system jest rozwijany zgodnie z koncepcją ERP 5.0. Comarch buduje inteligentny ekosystem, integrujący produkcję z omnichannel i pełną mobilnością operacyjną.   System przechodzi obecnie głęboką transformację technologiczną. Użytkownicy już teraz korzystają z responsywnych interfejsów webowych. Natomiast pełna przebudowa architektury zaplanowana na przyszły rok jest już dostępna w wersji demonstracyjnej.  Architektura systemu jest rozbudowywana o wyspecjalizowanych agentów AI, którzy automatyzują rutynowe zadania i optymalizują działania operacyjne. W obszarze sztucznej inteligencji Comarch wyznacza standardy poprzez:  AI Hub – platformę do budowy dedykowanych agentów AI;  ChatERP – inteligentny interfejs konwersacyjny ułatwiający nawigację i raportowanie;  Comarch OCR – pełną automatyzację wprowadzania dokumentów do obiegu.;  AI w systemie APS – zaawansowane algorytmy optymalizujące planowanie produkcji w czasie rzeczywistym.  Block Quote SAP Business One czy Comarch ERP XL – porównanie Podsumowanie  Nie istnieje jeden “najlepszy” system ERP. Istnieje natomiast program dopasowany do konkretnego scenariusza biznesowego. Dlatego przed wyborem, należy zadać kluczowe pytanie: w jakim miejscu firma będzie za 3-5 lat i co stawia za nadrzędny cel?   Jeśli organizacja myśli globalnie, stawia na standard i chce budować skalowalny model operacyjny, powinna pochylić się nad systemem SAP Business One. Natomiast rozwiązanie Comarch ERP XL będzie lepszym wyborem, jeśli firma działa lokalnie, wymaga dużej elastyczności, a jednocześnie stawia produkcję za swój priorytet. 

Manufacturing Resource Planning (MRP 2) jest bezpośrednim rozwinięciem koncepcji MRP (MRP I, MRP 1). Stanowi on istotny element infrastruktury informatycznej firm produkcyjnych. W niniejszym artykule przeanalizujemy funkcjonalność systemu MRP oraz co warto wiedzieć, wybierając rozwiązanie wspierające procesy produkcyjne.   Co to jest MRP i jak działa?  MRP (Material Requirements Planning), czyli planowanie potrzeb materiałowych, to metoda służąca do precyzyjnego obliczania materiałów i komponentów potrzebnych do wytworzenia produktu.   Metoda MRP funkcjonuje zarówno jako teoretyczna koncepcja planowania, jak i zaawansowane oprogramowanie. W ujęciu systemowym najczęściej spotykamy ją w trzech formach:  jako element zintegrowanych systemów ERP,  jako część systemów planowania zdolności produkcyjnych (CRP),  jako samodzielny, dedykowany system MRP.  Systemy zarządzania produkcją i planowanie zasobów   W klasycznym podejściu metoda MRP 1 opiera się na modelu „push”. Oznacza to, że zapotrzebowanie na surowce określa się z wyprzedzeniem na podstawie prognoz sprzedaży. Towary są następnie produkowane lub kupowane zgodnie z zasadą make or buy, aby zaspokoić przewidywany popyt.  Nowoczesne systemy zarządzania produkcją zawierają również moduły takie jak:  planowanie finansowe i sprzedażowe,   zarządzanie strategiczne,   sterowanie produkcją (SFC – Shop Floor Control – umożliwiające przekazywanie informacji o priorytetach między planistą a stanowiskami roboczymi).   Dla porównania, koncepcje takie jak Lean Production działają w modelu „pull”. Wówczas impuls produkcyjny płynie z rzeczywistego zamówienia, a nie z prognozy.   Co to jest MRP 2? Historia i ewolucja  MRP 2 (inaczej MRP II) to skrót od Manufacturing Resource Planning. Jego historia rozpoczęła się w latach 80., gdy został opracowany jako rozszerzenie metody MRP 1. Wówczas miał zapewnić wszystkim przedsiębiorstwom planowanie nie tylko samych materiałów, ale wszystkich zasobów.   Oprócz zapasów, system MRP II uwzględnia:  dostępność maszyn i urządzeń,   kapitał ludzki (siłę roboczą),  zdolności produkcyjne i harmonogramy,  przepływy finansowe.  Funkcje systemu MRP 2  System MRP II umożliwia tworzenie planów produkcyjnych z uwzględnieniem dostępnych zasobów.  Tym samym określa:  jakie zasoby są potrzebne,   w jakiej ilości,   i w jakim czasie.   Dzięki temu wspiera realizację kluczowych procesów biznesowych.  MRP II pozwala również:  identyfikować problemy z wydajnością,   wykrywać rozbieżności między planem a rzeczywistością,   analizować wykorzystanie zasobów.  Aby jeszcze lepiej zrozumieć działanie systemu, posłużmy się prostym scenariuszem.   Przykład MRP: Producent mebli otrzymuje zamówienie na 50 stołów. System MRP analizuje strukturę wyrobu (BOM) i wylicza, że potrzeba 200 nóg i 50 blatów. Oprogramowanie sprawdza stany magazynowe: w magazynie jest 100 nóg. Następnie automatycznie generuje zamówienie zakupu na brakujące sztuki oraz planuje datę rozpoczęcia montażu tak, aby surowce dotarły na czas.  MRP 1 i MRP 2 – cechy wspólne   Systemy MRP i MRP II mają wiele wspólnych elementów:  są stosowane w przedsiębiorstwach produkcyjnych,   mogą być częścią systemu ERP,   wspierają kontrolę procesów produkcyjnych,   wykorzystują plan produkcji, BOM i stany magazynowe,   służą do obliczania zapotrzebowania materiałowego,   są systemami informatycznymi wspierającymi zarządzanie,   umożliwiają zarządzanie stanowiskami roboczymi.  Różnice między MRP a MRP II  Najważniejsza różnica między tymi systemami polega na zakresie funkcjonalnym.   MRP (MRP I):  koncentruje się na materiałach,   planuje zapotrzebowanie materiałowe,   nie obejmuje pełnego zarządzania zasobami.   MRP II:  obejmuje wszystkie zasoby produkcyjne,   integruje różne działy (zakupy, finanse, jakość),   umożliwia symulację procesów,   wspiera planowanie zdolności produkcyjnych,   uwzględnia realia rynkowe i popyt.  Czy MRP to ERP?  Nie, ale są ze sobą ściśle powiązane. MRP koncentruje się niemal wyłącznie na obszarze produkcji i logistyki materiałowej. Natomiast oprogramowanie ERP obejmuje wszystkie obszary przedsiębiorstwa dzięki modułowej architekturze. Oprócz produkcji, usprawnia procesy w zakresie księgowości, logistyki, sprzedaży, obsługi klienta czy kadr i płac.   Można zatem przyjąć, że MRP to ERP w wersji wyspecjalizowanej – współcześnie MRP jest po prostu kluczowym modułem wewnątrz rozbudowanej klasy systemów ERP.  Systemy MRP 2 czy APS?  APS (Advanced Planning and Scheduling) to zaawansowane systemy planowania i harmonogramowania. W przeciwieństwie do MRP II, obejmują cały łańcuch dostaw i pozwalają na bardziej precyzyjne planowanie. Systemy APS mogą być wykorzystywane zarówno jako komponent oprogramowania ERP (np. jako część modułu SCM) lub jako jego uzupełnienie.   Zaletą systemu APS jest to, że wspiera on przedsiębiorstwa w planowaniu zleceń produkcyjnych w sposób podobny do MRP 2. Natomiast dzięki spojrzeniu na cały łańcuch dostaw, pozwala koordynować działania między dostawcami a produkcją i unikać tzw. efektu byczego bicza.   MRP II – zalety i wady  Wdrożenie systemu MRP niesie za sobą ogromne korzyści, ale i pewne wyzwania.  Zalety:  Optymalizacja zapasów i redukcja kosztów magazynowania.  Eliminacja przestojów spowodowanych brakiem surowców.  Lepsza terminowość zleceń.  Wady:  Wrażliwość na dane: Skuteczność systemu zależy od jakości danych wejściowych. Błędne stany magazynowe prowadzą do błędnych planów.  Czynnik ludzki: Często pojawia się opór pracowników przed nowym systemem, co może opóźniać wdrożenie.  Wniosek: Od MRP do APS   Podsumowując, planowanie zasobów produkcyjnych (MRP 2/MRP II) jest rozwinięciem planowania potrzeb materiałowych (MRP/MRP 1/MRP I). Systemy MRP 2 mogą być stosowane jako samodzielne rozwiązania lub jako elementy zintegrowanych systemów ERP, aby dla każdego etapu procesu produkcji zapewnić potrzebne materiały. Niewątpliwie zwiększy to zdolność produkcyjną systemu. To samo dotyczy zaawansowanych systemów planowania i harmonogramowania (systemy APS), które – w przeciwieństwie do systemów MRP 2 – obejmują również kontekst samego przedsiębiorstwa wraz z całym łańcuchem dostaw.  W praktyce nowoczesne firmy wykorzystują systemy ERP z modułem MRP lub MRP II. Dla zwiększenia efektywności i kontroli nad produkcją, często są one rozszerzone o APS. 

Korzystanie z arkusza kalkulacyjnego Excel do śledzenia, zarządzania i utrzymywania danych firmy wiąże się z dużym ryzykiem. Mówi się, że nawet 80% arkuszy potrafi zawierać błędy, które później zabierają sporo czasu przy ręcznych poprawkach. Szczególnie, gdy taki zestaw zostanie udostępniony w firmie. Odzyskanie pełnej kontroli nad dokumentem jest wówczas praktycznie niemożliwe.   Bez jednego, prawidłowego źródła danych dla całej firmy nie można mieć całkowitej pewności, jakie zmiany zostały wprowadzone po udostępnieniu arkusza kalkulacyjnego. Co więcej, trudno upewnić się, że wszyscy pracownicy opierają swoje działania na prawidłowym zestawie informacji.   Rozwiązaniem, które ogranicza manualne działania i potencjalne błędy, jest wdrożenie ERP. W poniższym artykule porównujemy zastosowanie naszego rozwiązania – Monitor ERP System – z arkuszami kalkulacyjnymi Excel.   Centralizacja danych  Najczęstszy problem Excela wynika z nieprawidłowo skonfigurowanych formuł. Wystarczy pojedyncza pomyłka, aby nieaktualne lub błędne dane zaczęły wpływać na decyzje zakupowe, planowanie produkcji czy raportowanie finansowe. Dodatkowo pliki Excel często przechowywane są lokalnie lub w wielu kopiach, co utrudnia kontrolę nad ich aktualnością. W efekcie pracownicy mogą korzystać z różnych wersji danych.  Z kolei system ERP dla produkcji pozwala scentralizować wszystkie informacje w jednym środowisku. Integruje obszary takie jak sprzedaż, produkcja, magazyn, zakupy i księgowość. Dzięki temu cała organizacja pracuje na spójnych, aktualnych danych.  Współpraca między działami  Jak wspomnieliśmy wyżej, brak kontroli nad plikami Excel po ich udostępnieniu bywa uciążliwy. Szczególnie jeśli więcej niż jeden pracownik działa nad arkuszem, łatwo utracić dostęp do najnowszej wersji. Co gorsza, zdarzają się też przypadki nadpisania czyjejś pracy. W dynamicznym środowisku produkcyjnym może to powodować opóźnienia oraz błędne decyzje operacyjne.  Tymczasem ERP umożliwia płynną współpracę między działami poprzez dostęp do współdzielonych informacji w czasie rzeczywistym. Zamówienia, statusy produkcji czy poziomy zapasów są widoczne dla uprawnionych użytkowników, co usprawnia przepływ pracy i zwiększa transparentność procesów. Dodatkowo system pozwala precyzyjnie definiować uprawnienia użytkowników, co porządkuje strukturę odpowiedzialności.  Raportowanie i analityka  Excel oferuje wyłącznie podstawowe funkcje analityczne. Brakuje mu bardziej zaawansowanych narzędzi, takich jak Business Intelligence, które pozwalają zagłębiać się w szczegółowe dane. Monitor ERP zapewnia dostęp do funkcji BI. Dzięki niej menedżerowie mogą analizować wyniki produkcji, sprzedaży czy rentowności w czasie rzeczywistym oraz prezentować dane w formie czytelnych wizualizacji.  Zarządzanie relacjami z klientami i dostawcami   W początkowej fazie rozwoju firmy Excel bywa wykorzystywany do ewidencjonowania kontaktów handlowych czy zamówień. Wraz ze wzrostem liczby klientów i dostawców utrzymanie porządku w danych staje się jednak coraz trudniejsze.  Z kolei Monitor ERP System posiada funkcjonalność CRM, co umożliwia kompleksowe zarządzanie relacjami biznesowymi. Pozwala śledzić historię kontaktów, statusy ofert, zamówień oraz współpracę z dostawcami. Dzięki temu organizacja może podnosić jakość obsługi klienta oraz lepiej planować działania sprzedażowe i zakupowe.  Bezpieczeństwo danych  Excel nie został rozbudowany o ścieżkę audytu, co uniemożliwia łatwy powrót do poprzednich wersji dokumentu. Tym samym utrzymanie odpowiedzialności jest utrudnione. W wielu branżach produkcyjnych może to stanowić poważne ryzyko, szczególnie w kontekście wymagań regulacyjnych i jakościowych.  Natomiast system ERP oferuje zaawansowane mechanizmy bezpieczeństwa, takie jak kontrola dostępu, rejestrowanie zmian czy regularne aktualizacje systemu. Dzięki temu przedsiębiorstwo może skuteczniej chronić dane oraz spełniać wymagania audytowe.  Efektywność czasowa i kosztowa  Ręczne przetwarzanie danych w Excelu bywa czasochłonne. Jednocześnie efektywność raportowania danych jest dość niska. Wynika to z potrzeby manualnego formatowania, co niekiedy zajmuje godziny pracy. W przypadku systemu ERP wszystko jest bardziej zautomatyzowane. Oprogramowanie optymalizuje zarządzanie zapasami oraz planowanie produkcji, co oszczędza czas i koszty producentów.   Podsumowanie  Excel to popularne narzędzie do organizowania i wizualizacji danych, jednak jego zestawy arkuszy kalkulacyjnych są bardziej przydatne przy mniejszych projektach. W przypadku firm produkcyjnych o większej skali operacji jego ograniczenia stają się coraz bardziej widoczne.  Wdrożenie systemu ERP umożliwia uporządkowanie procesów, poprawę współpracy między działami oraz zwiększenie kontroli nad kosztami i wynikami finansowymi. Dlatego przejście z Excela na ERP jest dziś postrzegane jako naturalny krok w kierunku cyfryzacji i budowania przewagi konkurencyjnej. 

Mimo dynamicznego rozwoju cyfryzacji, wielu prezesów firm produkcyjnych i dystrybucyjnych wciąż podejmuje decyzje w warunkach ograniczonej widoczności. Dane są rozproszone, raporty spóźnione, a rzeczywisty obraz sytuacji pojawia się dopiero po czasie. W efekcie zarządzanie staje się reaktywne, a nie strategiczne. Właśnie temu powinien zapobiec odpowiedni system ERP.   Zapewne każdy CEO zna ten moment, w którym skala działalności firmy zaczyna wyprzedzać możliwości zarządcze. Sprzedaż rośnie, procesy się komplikują, liczba zamówień zwiększa się z miesiąca na miesiąc. Jednocześnie coraz trudniej określić realną marżę na klientach oraz faktyczny koszt produkcji.   Źródłem powyższych problemów nie jest brak danych, lecz ich rozproszenie. To z czasem staje się coraz większym utrudnieniem – nie tylko dla pracowników, lecz także dla samego prezesa. Na co dzień CEO potrzebuje dostępu do najważniejszych informacji dotyczących kondycji firmy. Bez tego trudno mówić o szybkim podejmowaniu decyzji. Tym samym organizacja stoi w miejscu, niezdolna do sprawnej reakcji na zmienne warunki rynkowe.  Brak decyzji generuje koszty  Często zarządy obawiają się wdrożenia systemu ERP ze względów finansowych. Zapominają jednak o tak zwanym koszcie zaniechania. Utrzymywanie przestarzałych systemów lub opieranie krytycznych procesów na arkuszach kalkulacyjnych generuje codzienne ciche straty.   Pracownicy tracą godziny na ręczne przepisywanie danych między niekompatybilnymi aplikacjami. Brak spójności i opóźnienia uderzają w terminowość realizacji zamówien, a w konsekwencji – w wizerunek firmy w oczach kontrahentów. Z perspektywy prezesa brak jednego, wiarygodnego źródła prawdy oznacza, że strategiczne decyzje są podejmowane na podstawie intuicji, a nie twardych faktów. W dzisiejszych, dynamicznych realiach rynkowych to ryzyko, na które żadna ambitna firma nie może sobie pozwolić.   System ERP dla prezesa – co powinien zapewniać?    Z perspektywy zarządu system ERP nie powinien być jedynie zbiorem funkcji. W rzeczywistości oprogramowanie to ma gwarantować trzy kluczowe elementy:   Widoczność – ERP ma stanowić łatwy i przejrzysty dostęp do potrzebnych danych w czasie rzeczywistym. System integruje wszystkie procesy operacyjne i analityczne przedsiębiorstwa w jednym miejscu, oferując pełen obraz działalności. Dzięki temu prezes może natychmiast podjąć właściwe kroki bez zbędnej zwłoki.   Kontrola – system powinien umożliwiać kontrolę nad kosztami, produkcją, relacjami z klientami i sprzedażą. Dzięki temu prezes ma pełną wiedzę o realizacji tych procesów i może realnie wpływać na jakość obsługi oraz reputację firmy.   Przewidywalność – czyli możliwość planowania w dłuższym horyzoncie zamiast reagowania w ostatniej chwili. Sprzyja temu personalizacja raportów według indywidualnych potrzeb kierowników czy CEO. Dzięki temu każdy z nich otrzymuje wyłącznie te najpotrzebniejsze dane, pozwalające na tworzenie trafnych prognoz.   Jak przygotować firmę na rozwój?  Wraz ze skalowaniem naturalnie pojawiają się nowe wyzwania operacyjne, takie jak otwieranie kolejnych oddziałów organizacji, fuzje, przejęcia czy odważne wejścia na rynki zagraniczne. Tradycyjne, lokalne systemy informatyczne (on-premise) często stają się w takich momentach wąskim gardłem. Wymagają bowiem kosztownych aktualizacji i rozbudowy własnej infrastruktury serwerowej.  Rozwiązania oparte na architekturze chmurowej eliminują te technologiczne bariery. System rośnie organicznie razem z organizacją. Zapewnia on elastyczność niezbędną przy zarządzaniu wieloma podmiotami w ramach jednej grupy kapitałowej oraz zgodność ze standardami księgowymi. Prezes zyskuje dzięki temu możliwość sterowania biznesem z poziomu jednego pulpitu nawigacyjnego, mając wgląd we wskaźniki efektywności niezależnie od tego, gdzie się znajduje i z jakiego urządzenia korzysta.  Rekomendowany ERP w chmurze dla CEO  RamBase Cloud ERP to nowoczesny system ERP działający w chmurze, który integruje wszystkie kluczowe procesy biznesowe – od sprzedaży, przez produkcję i logistykę, aż po finanse – w jednej spójnej platformie. Dzięki modelowi SaaS użytkownicy mają dostęp do danych i funkcji z dowolnego miejsca i urządzenia, bez konieczności instalacji oprogramowania. System zapewnia centralizację informacji, automatyzację procesów oraz komunikację w czasie rzeczywistym, co pozwala firmom lepiej kontrolować cały łańcuch wartości i szybciej reagować na zmiany rynkowe.  Platforma jest skalowalna, dzięki czemu rośnie wraz z organizacją, eliminując konieczność kosztownych modernizacji. Otwarte API umożliwia łatwą integrację z innymi systemami. System oferuje także zaawansowane funkcje analityczne, takie jak prognozowanie czy raportowanie dynamiczne. Dzięki temu CEO zyskuje pełną, aktualną i kompleksową perspektywę na biznes, co znacząco zwiększa jakość podejmowanych decyzji strategicznych.  Cyfrowe centrum dowodzenia  W dobie niepewności rynkowej, oprogramowanie do zarządzania firmą nie może być przestarzałym, trudnym w utrzymaniu monolitem. Odpowiedni system ERP to nie tylko ułatwienie dla działu księgowości, produkcji czy magazynu. To przede wszystkim cyfrowe centrum dowodzenia dla zarządu. Wdrożenie nowoczesnego rozwiązania, takiego jak RamBase, uwalnia menedżerów od mikrozarządzania i pozwala skupić się na tym, co najważniejsze. Zapewniając sobie wgląd w aktualne dane operacyjne, CEO zyskuje fundament do budowania trwałej przewagi konkurencyjnej na rynku.  

Obecnie AI nie jest wyłącznie trendem, lecz narzędziem, z którego przedsiębiorcy chcą czerpać wymierne korzyści. Dlatego dziś menedżerowie nie pytają już, czy system ERP posiada funkcje AI, ale jakiego typu są to rozwiązania. W poniższym artykule porządkujemy rynek i pokazujemy różnice istotne dla decydentów.   Jeszcze 2–3 lata temu sztuczna inteligencja w systemach biznesowych bywała traktowana jako „dodatek” do prezentacji sprzedażowej. Dziś – szczególnie z perspektywy dyrektorów finansowych i menedżerów IT – jest to obszar twardo weryfikowany. Widać to także w wynikach raportu “Cyfrowy Menedżer”, przygotowanego przez portal myERP, które podkreśliły wyraźne przejście w tryb “sprawdzam”. AI ma działać dopiero wtedy, gdy firma zapewni solidne fundamenty w postaci jakościowych danych i jasno zdefiniowanych KPI.   Jak porównywać rozwiązania AI w ERP?  Największa pułapka wdrożeń AI w ERP polega na założeniu, że model LLM zastąpi brak porządku w danych i procesach. Z perspektywy zakupowej lepiej przyjąć, że AI jest warstwą produktywności. Sztuczna inteligencja skraca czas pracy, wspiera decyzje, automatyzuje rutynę – ale jednocześnie wymaga wysokiej jakości danych wejściowych.   Działy zajmujące się IT oraz finansami w firmach powinny zwrócić uwagę na trzy kluczowe kwestie:  Zakres ingerencji w proces. Niektóre rozwiązania AI pełnią wyłącznie funkcję asystenta informacyjnego, dając podsumowania lub streszczenia konkretnych raportów. Inne natomiast wykonują konkretne akcje w systemie. Przykładowo, ustawiają limit kredytowy lub wystawiają dokumenty.   Źródła generowanych odpowiedzi. Część rozwiązań bazuje wyłącznie na danych firmy, co ogranicza ryzyko “halucynacji” AI. Inne – zwłaszcza generatywne – wymagają sprecyzowania ze strony użytkownika odnośnie do źródeł, z jakich model LLM może korzystać.   Koszty i warunki techniczne. Część modeli jest wdrażana bezpłatnie w ramach systemu ERP. Niektóre jednak zawierają alternatywne opcje, które są udostępniane za opłatą.   Asystenci AI w systemach ERP   Najbardziej widoczną dla użytkownika formą AI są asystenci konwersacyjni. To rozwiązania umożliwiające komunikację z systemem w języku naturalnym, inspirowane narzędziami takimi jak ChatGPT czy Gemini. Pozwalają także na przyspieszenie onboardingu nowych pracowników.   ChatERP od Comarch ERP  ChatERP to wbudowany asystent w formie czatu, który umożliwia rozmowę z ERP w języku naturalnym – również po polsku. Docelowo rozwiązanie ma obejmować zarówno wersje stacjonarne, jak i chmurowe wszystkich programów Comarch ERP. Obecnie dostępne jest w wersji BETA.   Zakres funkcjonalności ChataERP jest szeroki:  Przegląd danych firmowych udostępnionych w systemie,   Analiza i wnioskowanie danych,  Podpowiadanie funkcji systemowych,  Wykonywanie zadań na żądanie użytkownika.   Istotnym aspektem jest możliwość wykonywania operacji biznesowych, takich jak ustawianie limitów kredytowych czy wystawianie faktur. W praktyce oznacza to konieczność wdrożenia rygorystycznych mechanizmów uprawnień i audytu. Bez takiego zabezpieczenia, ryzyko błędnych poleceń będzie się zwiększać.  Warto jednak zaznaczyć, że Comarch zapewnia bezpieczeństwo danych osobowych i wrażliwych w ChacieERP. Treści pytań i odpowiedzi mają być przesyłane do podwykonawców technologicznych, a samo AI nie powinno przekazywać tajemnic przedsiębiorstwa. Niemniej jednak firmy z wysokimi wymaganiami powinny przed wdrożeniem formalnie ustalić zasady dotyczące przekazywanych danych.   Genius od Asseco Business Solutions  Na poziomie deklarowanych funkcji Genius jest bliżej koncepcji współpracownika, który pilnuje zadań i decyzji oraz podpowiada konkretne działania. Zgodnie z oficjalnym opisem Asseco BS, Genius ma powiadamiać o sprawach czekających na decyzję i zadaniach do wykonania. Potrafi także odpowiadać na pytania o obszary typowo ERP-owe. Rozwiązuje kwestie związane z zamówieniami, fakturami czy dokumentami magazynowymi. Oprócz tego, na bazie dostarczonego przez użytkownika kontekstu, Asystent jest w stanie dostarczać konkretne podpowiedzi.   Ten kierunek jest rozwijany o dwa ważne elementy dla decydentów:  Adaptacyjny interfejs – AI analizuje sposób pracy i proponuje zmiany w układzie, menu czy elementach ekranu. Co kluczowe, wprowadza je dopiero po akceptacji użytkownika.   Warstwa analityczna – Genius nie tylko daje podpowiedzi w zakresie procesów biznesowych, ale także oferuje inteligentne analizy w oparciu o aktualne dane w systemie ERP.   MAiA w Monitor ERP System  Monitor ERP posiada własnego asystenta AI, który “strukturyzuje, kompiluje i analizuje dane”. Główny cel jest oczywisty: zająć się wszystkim, co czasochłonne. W praktyce MAiA to nie tylko czat – tryb konwersacyjny to wyłącznie jeden z interfejsów. Częściowo działa to w formie automatycznych podsumowań i analiz osadzonych w istniejących procedurach. W podobnym stylu Gemini w wersji Pro streszcza dokumenty dostępne w Dysku Google.   Co istotne, wsparcie AI od Monitora opiera się wyłącznie na własnych danych biznesowych. Tym samym producent zapewnia integralność danych i kontrolę. Dodatkowo MAiA obejmuje nie tylko pytania o dane transakcyjne, ale też wsparcie “tekstowe”. Podsumowuje bowiem notatki, tłumaczy e-maile i koryguje ton komunikacji.   MAiA posiada dwa poziomy:  Basic – dołączony dla każdego klienta,   Pro – z miesięczną opłatą za użytkownika.  Początkowo wersja MAiA Pro jest dostępna bezpłatnie na okres próbny, by użytkownik mógł przetestować jej pełną funkcjonalność. Sztuczna inteligencja wciąż się rozwija – Monitor ERP czeka na pomysły i wskazówki od swoich klientów. Komentarze można przesyłać za pośrednictwem Forum Pomysłów.   Katalog aplikacji AI zamiast jednej funkcji   Ciekawe jest podejście firmy Proalpha, która w 2025 roku ogłosiła powstanie swojej platformy Industrial AI. To katalog ponad 30 aplikacji AI dla procesów podstawowych – od zakupów i produkcji, aż po kwestie serwisowe. Obejmuje ona rozwiązania AI firmy Empolis i Nemo. Jest budowana w architekturze SaaS, co usprawnia integrację zarówno z ekosystemem Proalpha, jak i systemami innych dostawców.   Funkcjonalności AI od Nemo umożliwiają identyfikację korelacji i anomalii w procesach. Oprócz tego, definiują zalecane działania i oceniają potencjał optymalizacji w kategoriach pieniężnych. Tym samym, w podejściu platformowym sztuczna inteligencja staje się “silnikiem” integracji danych i analityki.   Dla decydentów istotne są dwie praktyczne konsekwencje:   Sposób przetwarzania danych. Industrial AI przetwarza zarówno dane uporządkowane w tabelach, jak i nieuporządkowane (dokumenty, notatki). Następnie zamienia tę “ukrytą” wiedzę w informacje decyzyjne.   Automatyczne zalecenia, które mogą być wdrażane przez platformę po odpowiedniej diagnozie i prognozowaniu trendów.   Ekosystem Microsoft a wykorzystanie AI  Szczególną pozycję na rynku zajmuje system Microsoft Dynamics 365. To rozwiązanie będące skalowalną platformą ERP/CRM, która mocno integruje się z innymi usługami Microsoft.   Wdrożeniami Dynamics 365 zajmuje się wielu partnerów portalu myERP, w tym m.in.:  7F Technology Partners,  Companial,  Integris,   MS POS Poland,   xalution Group,   IT.integro,   Solemis.  Copilot  W warstwie ERP Microsoft osadził Copilota na dwa różne sposoby. AI pełni funkcję konwersacyjną jako czat, a także jest wbudowany bezpośrednio w konkretne funkcje systemu.   O praktycznych możliwościach tego narzędzia opowiedział Robert Jachowicz, Senior D365 F&O & Power Platform Consultant w MS POS Poland, w podcaście “CYFRYZACJA w BIZNESIE”.   Rzeczywiste funkcjonalności Copilota w Dynamics 365 Business Central są następujące:  Podpowiadanie funkcjonalności systemu w trybie konwersacyjnym,   Analizowanie danych przy dodatkowym korzystaniu z filtrów czy opcji sortowania,   Tworzenie dokumentów sprzedaży (oferty, zamówienia, faktury),   Pisanie tekstów marketingowych,   Mapowanie e-dokumentów,   Uzgadnianie wyciągów bankowych,   Generowanie serii numeracji dokumentów,   Proponowanie produktów zamiennych przy niedostępności towaru,   Automatyzacja procesu obsługi zamówień.   Power BI  Wielu firmom zależy na tym, by dane w systemie ERP były konsumowane w analityce w sposób samoobsługowy. W tym kontekście Copilot w Power BI przynosi wymierne korzyści dla decydentów. Połączenie tego rozwiązania AI z analityką umożliwia m.in.:  Szybkie tworzenie oraz modyfikację wizualizacji i raportów,   Automatyczne podsumowania raportów,  Pracę z danymi w trybie konwersacyjnym.   Jednocześnie, Copilot w Power BI jest płatny. Możliwe jest wykupienie pakietu Fabric lub Premium. Oprócz tego, sama organizacja musi zadbać o poprawną jakość danych, by mogły być odpowiednio sczytane przez AI.   Rozwiązania AI w ERP – co wybrać?  Poniższe zestawienie nie zakłada, że istnieje “najlepsze AI” dla wszystkich. W rzeczywistości nie ma jednego uniwersalnego rozwiązania. Najlepiej wybrać takie, które odpowiada na dominujący problem w danej organizacji. To może być niższa produktywność użytkowników, potrzeba zwiększa kontroli finansowej czy optymalizacja produkcji w czasie rzeczywistym.  

31 marca 2026 roku Rada Ministrów przyjęła długo zapowiadany projekt ustawy o sztucznej inteligencji. Dokument, który trafił już do prac w Sejmie, stanowi krajowy fundament pod unijny AI Act. Dla sektora IT, a zwłaszcza producentów systemów ERP i platform e-commerce, oznacza to początek ery certyfikacji i pełnej transparentności algorytmów.   Nowy organ nadzorczy – czym jest KRiBSI?  Kluczowym elementem nadchodzących zmian jest powołanie Komisji Rozwoju i Bezpieczeństwa Sztucznej Inteligencji (KRiBSI). W przeciwieństwie do organów doradczych, KRiBSI zyska realne uprawnienia władcze:  Prowadzenie postępowań administracyjnych – Komisja będzie kontrolować, czy wdrażane rozwiązania AI są zgodne z prawem,   Wydawanie wiążących opinii – dzięki czemu dyrektorzy IT będą mogli konsultować wątpliwe moduły AI, aby uniknąć ryzyka prawnego przed wdrożeniem,   Nakładanie kar finansowych – zgodnie z unijnym AI Act, sankcje za naruszenia mogą sięgać nawet milionów euro.   Dla przedsiębiorców istotne jest, że Komisja ma również pełnić funkcję edukacyjną. Planowana jest coroczna publikacja wytycznych dotyczących bezpiecznego wdrażania i stosowania systemów AI.    ERP, e-commerce i WMS pod lupą  Kluczem do zrozumienia nowych obowiązków jest klasyfikacja systemów według stopnia ryzyka, zgodna z założeniami AI Act. W kontekście systemów biznesowych, granica między „minimalnym” a „wysokim” ryzykiem jest cieńsza niż mogłoby się wydawać.   W rozumieniu opartym na podstawie przykładów dostępnych na rządowej stronie internetowej, warto przyjrzeć się następującym kwestiom:  Moduły HR i systemy rekrutacyjne. Jeśli system ERP posiada algorytmy automatycznie selekcjonujące CV lub oceniające efektywność pracowników na podstawie danych historycznych, wchodzi on w kategorię wysokiego ryzyka. Wymaga to prowadzenia szczegółowej dokumentacji technicznej i zapewnienia stałego nadzoru ludzkiego nad decyzjami maszyny.  E-commerce i scoring kredytowy. Systemy analizujące zdolność płatniczą klientów w modelach takich jak „kup teraz, zapłać później” (BNPL) podlegają surowszym rygorom. Algorytmy te muszą być wolne od uprzedzeń i w pełni wyjaśnialne.   WMS i optymalizacja logistyki. Większość rozwiązań optymalizujących ścieżki zbiórki towarów pozostanie w sferze niskiego ryzyka. Wyjątkiem będzie sytuacja, w której AI zarządza autonomicznie bezpieczeństwem fizycznym robotów lub ludzi w magazynie. W takim przypadku wymogi dotyczące cyberbezpieczeństwa drastycznie rosną.  Nowe obowiązki dostawców i użytkowników systemów IT  Jak wynika z powyższych przykładów, już nie tylko RODO będzie “zmartwieniem”. Ustawa może nałożyć na firmy trzy konkretne filary odpowiedzialności:   System zarządzania ryzykiem – każde rozwiązanie AI wysokiego ryzyka musi mieć wdrożony proces ciągłej oceny zagrożeń.  Jakość danych – czyli koniec z „karmieniem” AI niezweryfikowanymi zbiorami danych. Dane muszą być reprezentatywne i wolne od błędów prowadzących do dyskryminacji.  Rejestrowanie zdarzeń – systemy muszą automatycznie zapisywać logi z procesów decyzyjnych, aby w razie błędu (np. niesłusznego odrzucenia zamówienia) można było odtworzyć proces decyzyjny.  Większość kluczowych przepisów zacznie obowiązywać już 2 sierpnia 2026 roku. To oznacza, że projekty AI, które są uruchamiane dzisiaj, będą musiały być zgodne z nowym prawem w momencie ich pełnego wdrożenia.  Czy będzie można uniknąć kar?  Ministerstwo Cyfryzacji, świadome obciążeń, zapowiedziało uruchomienie tzw. piaskownic regulacyjnych. To kontrolowane środowiska, w których polskie firmy (szczególnie MŚP) będą mogły testować innowacyjne moduły ERP pod okiem regulatora bez ryzyka kar. To ogromna szansa dla rodzimego sektora IT. Uzyskanie pieczątki państwowej z takiej piaskownicy może stać się argumentem sprzedażowym w przetargach.   Czy branża ERP ma się czego obawiać?  Polska ustawa o AI nie ma na celu hamowania innowacji, lecz ich ucywilizowanie. Dla branży ERP oznacza to konieczność ściślejszej współpracy działów IT z działami prawnymi.  Przejście z fazy eksperymentów do fazy technologii regulowanej to dowód dojrzałości rynku. Zarówno dostawcy, jak i użytkownicy systemów powinni być już tego świadomi. Ci, którzy pierwsi dostosują swoje procesy do wymagań KRiBSI, zyskają nie tylko spokój prawny. Przede wszystkim mogą zdobyć przewagę konkurencyjną opartą na zaufaniu do bezpieczeństwa danych.   Czy Wasz obecny dostawca ERP jest już gotowy na audyt zgodności z AI Act i nadchodzącą ustawą? To pytanie warto zadać już na najbliższym spotkaniu statusowym.  Źródło: https://www.gov.pl/web/cyfryzacja/koniec-ery-nieuchwytnych-algorytmow–projekt-ustawy-o-systemach-sztucznej-inteligencji-przyjety-przez-rade-ministrow

Copilot w Dynamics 365 Business Central pokazał, że sztuczna inteligencja może skutecznie pracować z danymi ERP. Tworzy opisy produktów, pomaga uzgadniać konta, analizuje trendy sprzedażowe. Działa jednak w zamkniętym ekosystemie, wewnątrz Business Central. Model Context Protocol (MCP) idzie o krok dalej. To otwarty standard, który pozwala różnym aplikacjom AI sięgać po dane z Business Central. Własny chatbot firmowy, agent AI zbudowany w Copilot Studio, zewnętrzne narzędzie AI: wszystkie mogą korzystać z tego samego, ustandaryzowanego dostępu do systemu ERP. Microsoft wprowadził obsługę Model Context Protocol do Business Central, co otwiera drzwi do budowania własnych rozwiązań opartych na sztucznej inteligencji, dopasowanych do specyfiki firmy. Czym właściwie jest MCP Copilot w Business Central świetnie sprawdza się w codziennej pracy, ale działa tylko wewnątrz systemu. Co jeśli chcesz zbudować własnego agenta, chatbota na stronie firmowej albo połączyć AI z kilkoma systemami naraz? Tu wchodzi MCP: uniwersalny system wydawania przepustek do Business Central. Możesz w kontrolowany sposób wpuścić różnych agentów lub asystentów AI do swojego systemu ERP. Każdy dostaje przepustkę z określonymi uprawnieniami: jeden może tylko czytać dane, inny może też je tworzyć. Ty decydujesz, kto i co może robić. W praktyce MCP to protokół komunikacji między aplikacjami AI a systemami biznesowymi. Został stworzony przez firmę Anthropic i ogłoszony pod koniec 2024 roku jako otwarty standard. Microsoft szybko go zaadoptował, dzięki temu Business Central może współpracować nie tylko z Copilotem, ale z dowolnym narzędziem AI, które obsługuje ten protokół. Dlaczego powstał MCP Zanim pojawił się MCP, integracja AI z systemami biznesowymi wyglądała chaotycznie. Każdy dostawca modelu AI (Anthropic, OpenAI, Google) tworzył własne mechanizmy łączenia z zewnętrznymi narzędziami. Każdy dostawca oprogramowania (Microsoft, Atlassian, Slack) musiał budować osobne połączenia dla każdego modelu. Wyobraź sobie: masz 5 modeli AI i 10 systemów biznesowych. Bez wspólnego standardu potrzebujesz 50 różnych integracji. Każda aktualizacja wymaga zmian w wielu miejscach. Rozwiązanie napisane dla jednego modelu nie działa z innym. MCP rozwiązuje ten problem przez standaryzację. Zamiast dziesiątek osobnych integracji, wystarczy że: każdy model AI obsługuje protokół MCP każdy system biznesowy udostępnia serwer MCP Business Central z serwerem MCP może współpracować z dowolnym narzędziem AI obsługującym ten protokół, bez pisania osobnego kodu dla każdej kombinacji. Jak to wygląda w codziennej pracy Copilot w Business Central już dziś pozwala zadawać pytania w języku naturalnym. Możesz zapytać o stany magazynowe, poprosić o analizę sprzedaży, zlecić utworzenie opisu produktu. To duży krok naprzód w porównaniu z ręczną nawigacją po menu. MCP rozszerza te możliwości poza granice Business Central. Wyobraź sobie asystenta, który na jedno pytanie sprawdza dane klienta w BC, weryfikuje historię kontaktów w CRM i znajduje powiązane dokumenty w SharePoint. Albo chatbota na firmowej stronie, który odpowiada klientom na pytania o status zamówienia, sięgając bezpośrednio do systemu ERP. Co ważne, każdy agent bądź asystent podłączony przez MCP działa w imieniu konkretnego użytkownika. Widzi tylko to, do czego ten użytkownik ma uprawnienia. Jeśli ktoś nie ma dostępu do danych finansowych, agent też ich nie pokaże, niezależnie od tego, czy to Copilot, czy własne narzędzie firmy. Co MCP dodaje ponad Copilota Integracja danych z wielu systemów Copilot widzi tylko Business Central. MCP pozwala zbudować agenta, który w jednym zapytaniu sięga do ERP, CRM, SharePoint i innych źródeł. Zamiast przeskakiwać między aplikacjami, użytkownik zadaje jedno pytanie i otrzymuje pełny obraz sytuacji. Własne narzędzia AI dopasowane do firmy Copilot działa według reguł Microsoftu. MCP pozwala budować własnych agentów w Copilot Studio, dopasowanych do procesów i słownictwa konkretnej firmy. Agent dla działu sprzedaży może działać inaczej niż agent dla księgowości. Integracja z zewnętrznymi aplikacjami Chatbot na stronie internetowej odpowiadający klientom o status zamówienia. Aplikacja mobilna dla handlowców sprawdzająca dane w terenie. Automatyczny system powiadomień reagujący na zmiany w BC. Serwer MCP otwiera Business Central na scenariusze, które wykraczają poza standardowy interfejs. Elastyczna automatyzacja Tradycyjna automatyzacja działa według sztywnych reguł: jeśli X, to Y. Własny agent AI może realizować zadania, które są trochę inne za każdym razem: “Przejrzyj nowe zamówienia i oznacz te, które wymagają weryfikacji kredytowej na podstawie historii klienta i wartości zamówienia”. To nie jest prosty filtr, to zadanie wymagające oceny kontekstu. Co to oznacza dla firmy Otwarty standard, więcej możliwości Copilot to gotowe rozwiązanie, które działa od razu po włączeniu, idealne dla firm, które chcą szybko korzystać z AI bez dodatkowej konfiguracji. MCP to coś innego: otwarty standard, który pozwala budować własne narzędzia i integrować Business Central z dowolnymi platformami AI. To nie konkurencja, lecz rozszerzenie możliwości: Copilot dla codziennej pracy, MCP dla projektów wymagających elastyczności. Jeden agent, wiele systemów Firma rzadko korzysta tylko z jednego systemu. Jest ERP, jest CRM, są dokumenty w SharePoint, dane w Excelu. MCP pozwala zbudować agenta, który łączy te źródła. Zamiast pięciu różnych narzędzi, użytkownik ma jedno miejsce, gdzie zadaje pytania. Rozwiązania szyte na miarę Każda firma ma swoje procesy, słownictwo, sposoby pracy. Copilot oferuje uniwersalne funkcje, które sprawdzają się w większości scenariuszy biznesowych. Gdy potrzebujesz czegoś więcej, agenta znającego specyfikę Twojej branży, rozumiejącego wewnętrzne procedury, mówiącego językiem Twojej firmy, MCP daje narzędzia do jego zbudowania. Jak działa serwer MCP w Business Central Model Context Protocol opiera się na prostym modelu: jest aplikacja AI (własny chatbot, agent w Copilot Studio, zewnętrzne narzędzie), jest serwer MCP wbudowany w Dynamics 365 Business Central i jest protokół, który pozwala im się komunikować. Gdy użytkownik zadaje pytanie, aplikacja AI rozpoznaje, że potrzebuje danych z ERP. Wysyła zapytanie do serwera MCP w Business Central. Serwer MCP sprawdza uprawnienia użytkownika, pobiera dane i zwraca je do aplikacji AI. Ta formułuje odpowiedź i prezentuje ją użytkownikowi. Kluczowa różnica w porównaniu z Copilotem: ten sam mechanizm działa dla dowolnej aplikacji obsługującej protokół MCP. Business Central nie musi “wiedzieć”, z jakim narzędziem rozmawia. Wystarczy, że narzędzie mówi w języku MCP. Bezpieczeństwo integracji MCP Jedną z pierwszych rzeczy, o które pytają szefowie IT, jest bezpieczeństwo. Czy sztuczna inteligencja może zrobić coś, czego nie powinna? Czy dane są chronione? Microsoft zaprojektował serwer MCP w Business Central z myślą o bezpieczeństwie: Domyślnie tylko odczyt. Po włączeniu MCP agent może jedynie czytać dane. Nie może niczego tworzyć, zmieniać ani usuwać. Żeby dać mu takie możliwości, administrator musi to jawnie włączyć. Uprawnienia użytkownika. Agent lub asystent działa w kontekście konkretnego użytkownika i ma dokładnie takie same uprawnienia jak on. Jeśli użytkownik nie widzi cen zakupu, agent też ich nie zobaczy. Konfiguracja przez administratora. Można precyzyjnie określić, do których danych agent ma dostęp i jakie operacje może wykonywać. Różni z nich mogą mieć różne poziomy dostępu. Ochrona przed manipulacją (Prompt Injection). Jednym z ryzyk w systemach AI jest próba manipulacji: użytkownik może spróbować nakłonić agenta do wykonania nieautoryzowanych działań. W Business Central zabezpieczeniem jest model uprawnień: agent nigdy nie ma większych uprawnień niż użytkownik, który z nim rozmawia. Nawet jeśli ktoś spróbuje “oszukać” AI, system odmówi dostępu do danych, do których użytkownik nie ma uprawnień. Czym MCP nie jest MCP nie zastępuje Copilota. To dwa różne narzędzia do różnych celów. Copilot to gotowy asystent od Microsoftu, działający od razu po włączeniu i błyskawicznie gromadzący dane w odpowiedzi na zapytanie użytkownika. MCP to infrastruktura do wykorzystywania własnych rozwiązań – w tym agentów AI zdolnych do samodzielnego podejmowania akcji w oparciu o kontekst biznesowy i reguły ustalone przez użytkowników. Wiele firm będzie korzystać jednocześnie z Copliota oraz z MCP. MCP nie zastępuje systemu ERP. Dane nadal są przechowywane i przetwarzane w Business Central. MCP to tylko dodatkowy sposób dostępu do nich. MCP nie zastępuje automatyzacji procesów, to zupełnie inne podejście. Power Automate to automatyzacja deterministyczna: definiujesz reguły (jeśli X, to Y), a system je wykonuje zawsze tak samo. MCP z agentami AI to automatyzacja kognitywna: opisujesz cel, a agent sam znajduje sposób jego realizacji. Kiedy co stosować? Power Automate sprawdza się w powtarzalnych, przewidywalnych procesach: akceptacja faktury, wysyłka powiadomień, synchronizacja danych. MCP i agenci AI są lepsze dla zadań nieustrukturyzowanych, jak “przeanalizuj dlaczego spadła sprzedaż w tym regionie” albo “znajdź klientów, którzy mogą być zainteresowani nowym produktem”. Wiele firm będzie używać obu narzędzi równolegle, każdego do tego, w czym jest najlepszy. MCP nie jest też magicznym rozwiązaniem wszystkich problemów. Asystent AI może się mylić, może źle zrozumieć pytanie, może nie znaleźć właściwych danych. To narzędzie, które wymaga nauki i dostosowania do potrzeb firmy. Status i dostępność Serwer MCP w Dynamics 365 Business Central jest dostępny od wersji 27.1 (2025 Release Wave 2) w wersji Public Preview. Oznacza to, że funkcja jest gotowa do testowania, ale Microsoft może jeszcze wprowadzać zmiany przed oficjalnym wydaniem. Żeby zacząć korzystać z integracji MCP, potrzebne są: Dynamics 365 Business Central w wersji 27.1 lub nowszej Włączona funkcja MCP w ustawieniach systemu Microsoft Copilot Studio do tworzenia i zarządzania asystentami Od czego zacząć MCP to nowa technologia, która wymaga przemyślanego podejścia do wdrożenia. Zanim zaczniesz budować własnych agentów AI, warto odpowiedzieć na kilka pytań: Jakie procesy w firmie mogłyby skorzystać z integracji AI? Które dane powinny być dostępne dla asystentów, a które nie? Jak MCP wpisuje się w istniejącą strategię automatyzacji? Jako partner Microsoft pomagamy firmom ocenić możliwości MCP i zaplanować pierwsze kroki. Podsumowanie Copilot pokazał, że sztuczna inteligencja może skutecznie pracować z danymi Dynamics 365 Business Central. Model Context Protocol idzie dalej: otwiera system ERP na cały ekosystem narzędzi AI i umożliwia budowanie własnych integracji. Dla firm oznacza to możliwość budowania własnych asystentów, łączenia danych z wielu systemów i tworzenia rozwiązań dopasowanych do swoich procesów. Nie zamiast Copilota, ale obok niego, jako dodatkowa warstwa elastyczności. Serwer MCP jest dostępny w wersji testowej. To dobry moment, żeby sprawdzić, czy własne narzędzia AI mogą usprawnić pracę w Twojej firmie.