ERP

Chcesz zarządzać firmą nowocześnie, elastycznie i bezpiecznie? WAPRO ERP w chmurze to rozwiązanie, które pozwala optymalizować procesy w firmie niezależnie od miejsca i czasu. To narzędzie dla przedsiębiorstw, które cenią mobilność, przejrzystość kosztów i szybkie wdrożenie. Poznaj WAPRO ERP w chmurze WAPRO ERP online to kompleksowe oprogramowanie dla małych i średnich firm, które chcą skutecznie zarządzać sprzedażą, księgowością, kadrami czy magazynem – wszystko z poziomu jednego systemu i z dowolnego urządzenia. Jakie korzyści oferuje WAPRO ERP online? Dostępność i mobilność Z WAPRO w chmurze masz dostęp do danych 24/7 – niezależnie od miejsca. Pracujesz w biurze, domu czy w podróży? Wszystko działa tak samo sprawnie. To idealne rozwiązanie dla zespołów rozproszonych lub pracujących zdalnie. Ochrona danych Twoje dane są przechowywane w bezpiecznym środowisku, chronione przed utratą, awarią i atakami z zewnątrz. Hosting w chmurze zapewnia nieprzerwaną ciągłość działania firmy. Szybka rozbudowa Nowy pracownik? Więcej danych? W kilka minut możesz zwiększyć zasoby systemu i skonfigurować kolejne konta – bez inwestycji w sprzęt i bez przestojów w pracy. Błyskawiczne wdrożenie Przeniesienie systemu do chmury nie musi być trudne. Dzięki doświadczeniu zespołu Itmation, migracja WAPRO ERP przebiega sprawnie, nie zakłócając codziennej pracy. Transparentność kosztów Dzięki modelowi abonamentowemu możesz łatwo planować firmowy budżet. Koszty są przewidywalne, a rozliczenia jasne, bez ukrytych opłat. Niższe koszty IT Nie potrzebujesz serwerowni ani dedykowanego działu IT. Chmura eliminuje wydatki na sprzęt, jego utrzymanie i serwis – to realna oszczędność dla Twojej firmy. Masz WAPRO ERP? Przenieś go do chmury Już dziś możesz korzystać z posiadanej licencji WAPRO ERP w środowisku chmurowym. Nie musisz jej kupować od nowa. Zyskujesz za to zdalny dostęp, ochronę danych i bezpieczne środowisko serwerowe. Zespół Itmation zapewni Ci pełne wsparcie techniczne i przeprowadzi przez proces migracji krok po kroku. Szybko, bezpiecznie i bez zakłóceń w działalności operacyjnej. Nie masz jeszcze WAPRO ERP? Zacznij z wersją online WAPRO ERP online to modułowy system wspierający kluczowe obszary działalności: Sprzedaż i magazyn (Wapro Mag), Księgowość i finanse (Wapro Fakir), Księga podatkowa (Wapro Kaper), Kadry i płace (HR), Zarządzanie majątkiem trwałym (Wapro Best), Obieg dokumentów i komunikacja z KSeF, Wymiana dokumentów z kontrahentami (Businesslink), Aplikacje mobilne dla handlowców i magazynierów. To skalowalne rozwiązanie rośnie razem z Twoją firmą. Niezależnie, czy prowadzisz małą działalność, czy rozwijasz średnie przedsiębiorstwo – WAPRO ERP online dopasuje się do Twoich potrzeb. Wybierz Itmation – partnera chmurowego WAPRO ERP Jesteśmy sprawdzonym dostawcą usług chmurowych i wspieramy firmy na każdym etapie cyfrowej transformacji: oferujemy stabilne i wydajne środowisko serwerowe, zapewniamy zdalny dostęp do aplikacji i danych, wspieramy użytkowników technicznie i merytorycznie. Z WAPRO ERP w chmurze Twoja firma działa sprawniej, taniej i bezpieczniej. Skontaktuj się z nami, by dobrać odpowiedni pakiet i rozpocząć wdrożenie. Pomożemy Ci zrobić ten krok – bez ryzyka i zbędnych komplikacji.

Chcesz zarządzać firmą z dowolnego miejsca na świecie? Zależy Ci na łatwym dostępie do danych, bezpieczeństwie i przewidywalnych kosztach? Poznaj SYMFONIA w chmurze z Itmation – rozwiązanie, które pozwoli Twojemu biznesowi działać szybciej, sprawniej i bezpieczniej. Zarządzaj firmą w chmurze – z każdego miejsca, na każdym urządzeniu Niezależnie od tego, czy pracujesz z biura, domu czy podróży, SYMFONIA online daje Ci pełen dostęp do danych i aplikacji 24/7. Wystarczy dostęp do internetu, by korzystać z narzędzi do księgowości, kadr, płac czy fakturowania – dokładnie wtedy, kiedy tego potrzebujesz. Dlaczego warto przenieść SYMFONIA do chmury? 1. Dostępność bez ograniczeńSYMFONIA w chmurze to swobodny dostęp do aplikacji z każdego miejsca – jest to idealne sposób na organizację pracy dla firm działających zdalnie lub hybrydowo. 2. Najwyższy poziom bezpieczeństwaTwoje dane są chronione zgodnie z najlepszymi praktykami i normami bezpieczeństwa. Zyskujesz zabezpieczenie przed awariami, utratą danych i atakami hakerskimi. 3. Elastyczność użytkowaniaMożesz swobodnie zarządzać licencjami, liczbą kont użytkowników czy pamięcią RAM  – płacisz tylko za to, czego naprawdę potrzebujesz. To doskonałe rozwiązanie dla rozwijających się zespołów. 4. Szybkie wdrożenieNie musisz obawiać się długiego procesu migracji. Zespół Itmation przeprowadzi Cię przez każdy etap – od analizy po uruchomienie środowiska chmurowego. Termin migracji zostanie uzgodniony z Tobą i dobrany tak, aby nie powodować przestojów w firmie. 5. Przewidywalne koszty ITDzięki abonamentowemu modelowi opłat, łatwiej zaplanujesz budżet i unikniesz nieprzewidzianych wydatków. 6. Brak konieczności inwestowania w infrastrukturę ITOszczędzasz na serwerach, sprzęcie i utrzymaniu infrastruktury. Korzystasz z gotowego, bezpiecznego środowiska IT, którym opiekują się wysoko wykwalifikowani specjaliści. Masz już SYMFONIA? Przenieś ją do chmury Jeśli korzystasz z SYMFONIA w wersji stacjonarnej, czas na modernizację. Przejście do chmury pozwala zachować dotychczasowe licencje, a jednocześnie zyskać nowoczesną infrastrukturę, zdalną obsługę i pełne bezpieczeństwo danych. Nie potrzebujesz dodatkowych zakupów ani skomplikowanej konfiguracji – Itmation zapewni wsparcie na każdym etapie. Dopiero zaczynasz z SYMFONIA? Zacznij od wersji online Nie masz jeszcze SYMFONIA, ale chcesz korzystać z niej online? Oto, co zyskujesz: Księgowość (KPiR, ryczałt, deklaracje, amortyzacja), Kadry i płace (urlopy, ewidencja czasu pracy, listy płac), OCR do automatycznego odczytu dokumentów, Fakturowanie i integracje z innymi systemami. Wszystko to dostępne w jednym miejscu, z pełną automatyzacją procesów i łatwym dostępem z każdego urządzenia. Oszczędzasz czas, zmniejszasz ryzyko błędów i masz zawsze aktualne dane pod ręką. Dlaczego warto wybrać Itmation? Jesteśmy autoryzowanym partnerem SYMFONIA. Zapewniamy wydajne, stabilne środowisko do pracy. Oferujemy pełne wsparcie techniczne i programistyczne w konfiguracji i zapewnieniu dostępu do SYMFONIA w chmurze. Obsługujemy firmy z różnych branż – z naszych usług korzysta ponad 600 firm z całej Polski. Przejdź do SYMFONIA w chmurze z Itmation Zastanawiasz się, czy SYMFONIA online to rozwiązanie dla Twojej firmy? Skontaktuj się z nami – pomożemy dobrać odpowiedni pakiet, odpowiemy na pytania i przeprowadzimy Cię przez cały proces wdrożenia. Nie musisz się znać na chmurze – od tego masz nas. Zyskaj nową jakość zarządzania firmą dzięki SYMFONIA w chmurze z Itmation.

Każdy przedsiębiorca, który buduje swoje środowisko pracy w oparciu o technologię Microsoft, staje w pewnym momencie przed koniecznością zakupu licencji. Naturalnym odruchem jest skierowanie kroków prosto do źródła – na stronę producenta. To logiczne, ale czy na pewno najbardziej opłacalne? Co, jeśli istnieje strategia, która pozwala nie tylko uzyskać dokładnie te same, w pełni legalne i funkcjonalne licencje i to znacznie taniej? To nie jest teoretyczna możliwość. To realny wynik, jaki osiągają każdego dnia nasi klienci. Czas obalić mit, że najlepsza cena na oprogramowanie Microsoft jest u samego producenta. Jedno pytanie, którego prawdopodobnie sobie nie zadajesz W ferworze codziennych obowiązków i strategicznych decyzji, rzadko kiedy zastanawiamy się nad procesem zakupu oprogramowania. Traktujemy go jako standardowy koszt. Warto jednak zatrzymać się i zadać jedno, kluczowe pytanie: Czy muszę kupować licencje bezpośrednio od Microsoft? Odpowiedź brzmi: Nie, nie musisz. Istnieje inteligentniejszy i bardziej efektywny model dystrybucji, z którego korzystają świadomi przedsiębiorcy – zakup poprzez autoryzowanego partnera. Strategia Partnera: Dlaczego zakup licencji poza Microsoft po prostu się opłaca? Model biznesowy jest prosty i transparentny. Jako INLOGICA jesteśmy autoryzowanym resellerem oprogramowania Microsoft, co oznacza, że kupujemy licencje taniej niż klient końcowy. Ponieważ udostępnianie licencji nie jest naszym głównym i jedynym źródłem przychodu, a elementem kompleksowej strategii wspierania firm w cyfrowej transformacji, możemy oferować je z minimalną marżą. Naszym celem jest budowanie długoterminowych, partnerskich relacji i umożliwienie firmom dostępu do najlepszych narzędzi biznesowych bez zbędnych obciążeń finansowych. Dowód jest w liczbach: Realne oszczędności polskich firm Teoria to jedno, ale biznes opiera się na twardych danych. Strategia zakupu licencji przez partnera przynosi wymierne, policzalne korzyści. Oto kilka przykładów z naszego portfolio, pokazujących roczne oszczędności, jakie osiągnęli klienci po przeniesieniu do nas swoich subskrypcji: Firma z branży transportowej: zaoszczędziła 2 077,92 EUR rocznie na pakiecie licencji Power BI i Microsoft 365. Producent systemów teleinformatycznych: zaoszczędził 1 443,60 EUR rocznie, optymalizując koszty licencji m.in. na Exchange Online, Office 365 i Power BI. Przedsiębiorstwo z branży spożywczej: zaoszczędziło 322,92 EUR rocznie na podstawowym zestawie licencji biznesowych. To realne pieniądze, które zostają w firmie i mogą być przeznaczone na rozwój, innowacje lub inwestycje. Więcej niż cena: Ukryta wartość Niższa cena to argument, który przemawia do wyobraźni, ale prawdziwa wartość współpracy z partnerem takim jak INLOGICA leży w warstwie usług dodanych. Kupując licencje u nas, zyskujesz znacznie więcej niż tylko klucz aktywacyjny: Bezpłatne doradztwo: Plany Microsoft 365 bywają skomplikowane. Pomożemy Ci dobrać licencje idealnie dopasowane do realnych potrzeb Twojego zespołu, eliminując ryzyko przepłacania za niewykorzystywane funkcje. Elastyczność: Oferujemy rozliczenia miesięczne lub roczne i nie wymagamy minimalnej wartości zamówienia. Możesz kupić nawet jedną licencję. Wsparcie techniczne i administracyjne: Masz problem z konfiguracją? Potrzebujesz pomocy w migracji? Nasz certyfikowany zespół specjalistów jest do Twojej dyspozycji. Prostota i szybkość: Zamówienia realizujemy maksymalnie w ciągu 3 dni roboczych, a zarządzanie wolumenem licencji staje się proste i przejrzyste. Sprawdź swoje oszczędności w 60 sekund: Poznaj Kalkulator Licencji Nie musisz wierzyć nam na słowo. Stworzyliśmy narzędzie, które pozwoli Ci błyskawicznie sprawdzić, ile Twoja firma może zaoszczędzić. Nasz Kalkulator Licencji Microsoft to prosty i niezobowiązujący sposób na uzyskanie natychmiastowej wyceny. Jak to działa? Wejdź na stronę kalkulatora: https://inlogica.com/microsoft/kalkulator-licencji-microsoft/ Wybierz licencje, których potrzebujesz. Określ ich liczbę. Wyślij formularz, aby otrzymać na maila zestawienie z wyceną. Wysłanie koszyka do niczego nie zobowiązuje. To informacja dla Ciebie, która pozwoli Ci podjąć świadomą decyzję biznesową. Po otrzymaniu zapytania, skontaktujemy się z Tobą, aby potwierdzić szczegóły i odpowiedzieć na wszelkie pytania. Przestań traktować koszty licencji jako stały, niezmienny wydatek. Zacznij postrzegać je jako obszar do inteligentnej optymalizacji. Skorzystaj z naszego Kalkulatora Licencji Microsoft już teraz i zrób pierwszy krok w kierunku mądrzejszego zarządzania budżetem IT. Masz pytania lub potrzebujesz licencji, których nie ma w kalkulatorze (np. wieczystych)? Napisz do nas na store@inlogica.com – z przyjemnością przygotujemy dla Ciebie indywidualną ofertę.

Współczesne przedsiębiorstwa – niezależnie od branży – muszą zarządzać coraz większą liczbą dokumentów, danych i powtarzalnych procesów. Szybkość działania, zgodność z regulacjami oraz kontrola kosztów stają się nie tylko oczekiwaniami rynkowymi, ale warunkiem utrzymania konkurencyjności. Odpowiedzią na te potrzeby jest integracja systemów klasy DMS (Document Management System), takich jak DocuWare, z systemami ERP. W niniejszym artykule przedstawiamy możliwości i korzyści wynikające z takiej integracji, zrealizowanej przez Komputronik Biznes, autoryzowanego partnera DocuWare. Złożona struktura projektowa a automatyzacja faktur Firma, dla której Komputronik zintegrował DocuWare z systemem ERP (enova365), prowadzi równolegle kilkanaście dużych inwestycji, zorganizowanych w systemie projekt–podprojekt. Każdy projekt ma przypisany budżet, limity kosztowe, a także określony zespół zatwierdzający dokumenty. Kluczowym wymaganiem było umożliwienie rozliczania jednej faktury na wiele projektów i podprojektów, przy jednoczesnej weryfikacji budżetów i zachowaniu spójności danych w ERP. W ramach wdrożenia: Faktury usługowe i materiałowe trafiają do DocuWare automatycznie (np. z e-maila, skanera). System rozpoznaje dokument i odczytuje dane (dostawca, kwoty, terminy, numery umów). Użytkownik przypisuje pozycje faktury do konkretnych projektów i podprojektów. DocuWare weryfikuje w tle limity zapisane w ERP. Jeśli są przekroczone: zatrzymuje proces akceptacji, informuje użytkownika o konieczności zwiększenia limitu lub podpisania nowej umowy, po zatwierdzeniu zmian, limit aktualizuje się w ERP i faktura może zostać przekazana do zaksięgowania. Takie podejście pozwala na skuteczną kontrolę budżetową na poziomie projektu, a jednocześnie eliminuje ryzyko omyłek przy ręcznym wpisywaniu danych. Centralne zarządzanie umowami i danymi zabezpieczającymi DocuWare pełni także funkcję repozytorium dokumentów kontraktowych. Umowy z klientami i podwykonawcami – zarówno papierowe (zeskanowane), jak i elektroniczne – są przechowywane w ustrukturyzowanej formie. Dodatkowo system przechowuje informacje o kaucjach zabezpieczających, które stanowią istotny element rozliczeń w wielu branżach. Po zakończeniu prac, podwykonawca może złożyć wniosek o zwrot kaucji. Weryfikacja odbywa się na podstawie zapisanych danych w DocuWare i przekazywana jest automatycznie do ERP. Dzięki temu cały proces jest szybki, przejrzysty i możliwy do audytu. Wielopoziomowa akceptacja dokumentów W wielu organizacjach procesy decyzyjne nie są liniowe. Często dokumenty muszą zostać zatwierdzone przez kilka osób – niekoniecznie w tej samej kolejności czy strukturze. DocuWare umożliwia konfigurowanie zarówno wielopoziomowych, jak i równoległych ścieżek akceptacji. Możliwe jest: importowanie dokumentów z wielu lokalizacji (np. oddziały firmy, jednostki terenowe), definiowanie dynamicznych ścieżek akceptacji w zależności od typu dokumentu, kwoty, kontrahenta lub projektu, automatyczne powiadamianie odpowiednich osób o konieczności podjęcia decyzji, rejestrowanie każdej akcji w dzienniku zdarzeń – co ułatwia kontrolę i spełnienie wymogów compliance. Po zakończeniu procesu zatwierdzania dokument trafia do ERP, gdzie jest rejestrowany i księgowany zgodnie z firmowymi zasadami. Obsługa wniosków urlopowych i delegacji DocuWare może być również z powodzeniem wykorzystywany w procesach kadrowych, w szczególności w zakresie obsługi wniosków urlopowych i delegacji. Pracownicy składają wnioski bezpośrednio w systemie DocuWare, gdzie: wybierają typ nieobecności (urlop, delegacja, chorobowe, praca zdalna) i załączają dokumenty potwierdzające (np. bilety, rezerwacje, zaświadczenia). Wniosek trafia do akceptacji przełożonego, następnie do działu kadr, a po akceptacji dane są automatycznie przekazywane do systemu ERP. Takie podejście znacząco skraca czas obsługi administracyjnej i zmniejsza liczbę błędów, zwłaszcza przy planowaniu urlopów i raportowaniu czasu pracy. Archiwizacja dokumentów i zarządzanie terminami Wbudowane funkcje archiwizacji w DocuWare pozwalają nie tylko na bezpieczne przechowywanie dokumentów, ale również na ich automatyczne klasyfikowanie i powiązanie z konkretnymi osobami lub projektami. Przykłady zastosowań i wynikających z nich korzyści: dokumenty pracowników są przypisywane do tzw. teczek pracowniczych, dzięki czemu są kompletne, bezpieczne i wygodnie dostępne dla upoważnionych osób, system przypomina o kończących się badaniach lekarskich, uprawnieniach czy ważności dokumentów, co wspiera zarządzanie, zapobiega przestojom i dotkliwym karom, możliwość pełnej integracji z danymi kadrowymi z systemu ERP pozwala na jednolite zarządzanie informacją. DocuWare zintegrowany z systemami ERP, takimi jak enova365 czy Symfonia, staje się fundamentem efektywnego zarządzania procesami dokumentowymi. Od obsługi faktur i umów, przez wnioski kadrowe, po wieloetapową akceptację i archiwizację – wszystko odbywa się w jednej platformie, z pełną zgodnością danych. Gdzie w tym wszystkim IDP? Dzięki technologii IDP możliwe jest nie tylko automatyczne rozpoznanie danych dokumentów (faktury, umowy, formularze), ale także ich klasyfikacja, interpretacja oraz przygotowanie do dalszego przetwarzania. W praktyce oznacza to, że: System automatycznie identyfikuje typ dokumentu (np. faktura kosztowa, umowa z podwykonawcą, protokół odbioru), Ekstrahuje dane kluczowe (np. numer faktury, NIP, kwoty netto/brutto, daty, numery projektów), Sprawdza kompletność dokumentu i porównuje dane z informacjami znajdującymi się już w ERP, Wstępnie uzupełnia metadane wymagane w dalszych procesach akceptacji lub księgowania, Uczy się na bazie historii – im dłużej działa, tym lepiej rozumie organizację. Dzięki IDP możliwe jest znaczące ograniczenie ręcznej pracy związanej z wprowadzaniem danych oraz eliminacja błędów wynikających z pomyłek lub nieczytelnych dokumentów. Z punktu widzenia integracji z ERP – dokumenty trafiają do systemu już w formie gotowej do zaksięgowania, zgodnie z przyjętymi strukturami danych i wymaganiami formalnymi. W efekcie IDP wspiera organizacje nie tylko w przyspieszeniu procesów, ale także w zapewnieniu spójności, skalowalności i większej odporności. To rozwiązanie, które realnie usprawnia codzienną pracę działów finansów, HR, administracji i zarządu. Efekt końcowy? Mniej ręcznej pracy, mniej błędów i większa skalowalność. Chcesz zobaczyć, jak wygląda działanie IDP, DMS i ERP w praktyce? Dołącz do spotkania online 24 lipca o godzinie 11.00, podczas którego pokażemy, jak zautomatyzować ekstrakcję danych w obiegu dokumentów i jak wygląda współpraca systemów DocuWare i ERP. Zarejestruj się już dziś:https://myerp.clickmeeting.com/zautomatyzuj-ekstrakcje-danych-w-obiegu-dokumentow-idp-w-akcji/register

Gdy w biurze rachunkowym każdego dnia obsługuje się dziesiątki klientów i tysiące dokumentów, kluczowe staje się jedno: nie robić nic dwa razy. enova365 pomaga osiągnąć ten cel, łącząc moduły kadrowo-płacowe, księgowe i handlowy w jeden spójny ekosystem. Dzięki temu wprowadzone dane są natychmiast dostępne tam, gdzie są potrzebne. Poniżej pokazujemy, jak to działa w praktyce. Pulpit Klienta BR ↔ Ewidencja dokumentów – klient wystawia, księgowa wie Pierwsze wyzwanie: odbiór dokumentów od klientów oraz wystawianie przez klientów faktur sprzedażowych. Dokumenty dostarczane są różnymi kanałami, w różnych formatach, czasem niekompletnie. Powoduje to opóźnienia, niezgodności i konieczność ręcznego wprowadzania danych. Dzięki integracji Ewidencji dokumentów oraz wykorzystaniu Pulpitu Klienta Biura Rachunkowego: klient może samodzielnie wystawiać faktury w systemie, faktury te są natychmiast widoczne dla księgowej – bez potrzeby importu lub przesyłania plików, dane o rozrachunkach tworzą się automatycznie, a dokumenty są gotowe do dalszego księgowania i rozliczeń. To rozwiązanie szczególnie sprawdza się przy stałej współpracy z klientami – umożliwia pełną transparentność. Dla księgowej faktury są gotowe do zaksięgowania od razu po ich wystawieniu i dodatkowo zmniejszone zostaje ryzyko zdublowania dokumentów. Efekt? Biuro zyskuje kontrolę nad obiegiem dokumentów, a klienci wygodny kanał do wystawiania faktur. To oszczędność czasu i znaczące ograniczenie błędów. Faktury ↔ rozrachunki – przejrzystość i płynność finansowa Monitorowanie rozrachunków jest kluczowym elementem zarządzania finansami. Regularna kontrola należności i zobowiązań pozwala uniknąć opóźnień w płatnościach i utrzymać dobrą płynność finansową. W enova365, faktury wystawione przez klienta automatycznie tworzą rozrachunek, który natychmiast trafia do ewidencji księgowej. To oznacza, że księgowa: widzi aktualny stan należności klienta, może monitorować terminy płatności. Dodatkowo w systemie możliwe jest skonfigurowanie automatycznego procesu windykacji: od przypomnienia e-mailowego, przez wezwanie do zapłaty, aż po prowadzenie spraw windykacyjnych. Efekt? Biuro rachunkowe ma kontrolę nad należnościami klientów i może aktywnie wspierać ich w utrzymaniu płynności finansowej – bez dodatkowej pracy. Rozrachunki ↔ Wyciągi bankowe – płatności pod kontrolą Każde biuro zna wyzwanie związane z ręcznym wprowadzaniem wyciągów bankowych i żmudnym dopasowywaniem ich do wystawionych faktur. Im więcej operacji, tym większe ryzyko pomyłki, a każda nieścisłość to potencjalny problem dla klienta. Dzięki integracji enova365 z bankami możliwe jest: pobieranie wyciągów bezpośrednio do systemu, rozliczanie operacji z fakturami (jeśli są już w systemie), ustawienie działań windykacyjnych i wysyłka przypomnień o płatności. Połączenie danych w jednym środowisku znacząco skraca czas obsługi rozrachunków klienta. Efekt? Księgowa nie musi ręcznie weryfikować każdej wpłaty, a biuro ma pełną kontrolę nad rozrachunkami. Ręczne przyporządkowywanie transakcji staje się zbędne, rozliczenia są aktualne, a biuro rachunkowe zyskuje więcej czasu na realne wsparcie klienta. Kadry i płace ↔ Księgowość – jedno naliczenie, wiele efektów W tradycyjnym podejściu do obsługi płac księgowa otrzymuje dane z listy płac w formie pliku, który musi zaimportować i zaksięgować. Każda poprawka lub zmiana wymaga powtórzenia procesu. Jest to czasochłonne i obarczone ryzykiem błędów. W systemie enova365 raz naliczone wynagrodzenia w module Kadry i Płace są automatycznie widoczne w module Księga Handlowa czy Księga Podatkowa. Dzięki temu: nie trzeba eksportować danych między modułami, księgowa od razu widzi komplet danych do zaksięgowania, ewentualne korekty płac są od razu widoczne również w księgowości. Efekt? Mniej kliknięć, mniej błędów. Dzięki pracy w jednej bazie i pełnej integracji modułów, działy mogą działać niezależnie, ale korzystają z tych samych, zawsze aktualnych danych. Księgowość ↔ Business Intelligence – dane, które wspierają decyzje Dane księgowe to nie tylko obowiązek sprawozdawczy, to także ogromny potencjał informacyjny. Moduł Business Intelligence pozwala ten potencjał w pełni wykorzystać. Dzięki połączeniu księgowości z BI: dane z Księgi Handlowej czy Ewidencji Środków Pieniężnych trafiają automatycznie do Pulpitu Klienta Biura Rachunkowego, możliwe jest tworzenie dynamicznych raportów – np. struktury wiekowania zobowiązań czy należności, prognozowanego salda gotówki, właściciel firmy lub biura rachunkowego może w czasie rzeczywistym śledzić kluczowe wskaźniki bez angażowania księgowej. Efekt? Klient biura nie musi prosić o dane, ponieważ ma je zawsze pod ręką, a księgowość przestaje być tylko sprawozdawcza, staje się doradcza. Jedna baza = mniej pomyłek, więcej czasu Zaletą systemu enova365 jest praca na jednej bazie danych. Co to oznacza w praktyce? Dane wprowadzone w kadrach i płacach są od razu widoczne w księgowości, wystawione przez klienta faktury automatycznie trafiają do ewidencji dokumentów, a te do rozrachunków, dzięki czemu wyciągi bankowe bez dodatkowej pracy łączą się z odpowiednimi płatnościami. Nie rób dwa razy tego, co system może zrobić za Ciebie Integracja modułów w biurze rachunkowym to realna szansa na poprawę efektywności pracy. To sposób na: uporządkowanie pracy, eliminację powtarzalnych czynności, ograniczenie błędów, więcej czasu na rozwój firmy i wartościową obsługę klientów. Zamiast ręcznie przenosić dane, szukać dokumentów w kilku systemach i sprawdzać poprawność wprowadzonych informacji, pozwól systemowi ERP działać za Ciebie. Bo dobrze zintegrowany system ERP to taki, w którym nie musisz robić nic dwa razy.

Decyzja o wdrożeniu systemu ERP to jeden z najważniejszych kroków na drodze do rozwoju firmy. To inwestycja, która ma uporządkować chaos, zautomatyzować procesy i dać paliwo do dalszego wzrostu. Jednak zanim zapadnie ostateczna decyzja, w głowach menedżerów i właścicieli firm pojawiają się dwa fundamentalne pytania: „Ile to będzie kosztować?” oraz „Jak długo to potrwa?”. Brak jasnych odpowiedzi na te pytania rodzi niepewność, która często paraliżuje cały proces decyzyjny. W INLOGICA doskonale to rozumiemy. Dlatego, zamiast trzymać karty przy orderach, postanowiliśmy je odkryć. Stworzyliśmy „Kompendium wiedzy o systemie Microsoft Dynamics Business Central” – szczegółowy przewodnik, który demistyfikuje proces wdrożenia i daje konkretne odpowiedzi tam, gdzie inni oferują tylko wymijające „to zależy”. Wdrożenie ERP: Koniec z domysłami, czas na konkrety Jedną z największych barier przy rozważaniu systemu ERP jest brak transparentności. W naszym Kompendium podchodzimy do tego inaczej. Wierzymy, że partnerska relacja zaczyna się od szczerości. Dlatego w przewodniku znajdziesz jasno określone ramy, które stanowią solidny punkt wyjścia do planowania: Realny budżet: Przedstawiamy przykładowy, uśredniony budżet projektu na poziomie 9900 EUR, bazując na naszych wieloletnich doświadczeniach. Tłumaczymy, co wchodzi w jego skład i w jaki sposób realizacja w modelu time & material pozwala na optymalizację kosztów. Oszacowany czas: Pokazujemy, że wdrożenie gotowego do pracy systemu jest możliwe nawet w 4-6 tygodni. Dołączony do Kompendium przykładowy harmonogram rozpisany na 8 tygodni pozwala zwizualizować cały proces i jego poszczególne etapy. Przedstawienie konkretnych liczb to nasz sposób na budowanie zaufania i pokazanie, że wdrożenie ERP nie musi być skokiem w nieznane. Przejrzysta mapa drogowa: 5 kroków do sprawnego wdrożenia Złożoność projektu ERP może przytłaczać. Dlatego całą naszą metodykę oparliśmy na sprawdzonym, pięcioetapowym procesie, który prowadzi klienta za rękę od pierwszej myśli o systemie aż po jego pełne uruchomienie. W Kompendium szczegółowo omawiamy każdy z tych kroków: Licencjonowanie: Jak dobrać licencje, by nie przepłacać i idealnie dopasować je do ról w zespole. Instalacja i Konfiguracja Środowiska: Techniczny, ale kluczowy etap przygotowania bezpiecznej i stabilnej architektury systemu. Analiza Przedwdrożeniowa: Moment, w którym słuchamy najuważniej, by zrozumieć unikalne procesy i potrzeby Twojej firmy. Wdrożenie Rozwiązania: Zasadnicza część prac, czyli konfiguracja modułów finansów, sprzedaży, zakupów i zarządzania środkami pieniężnymi. Modyfikacje (Opcjonalnie): Jak dostosować system do specyficznych, niestandardowych wymagań, by praca była jeszcze bardziej ergonomiczna. Taki podział sprawia, że cały projekt staje się bardziej przewidywalny, mierzalny i łatwiejszy w zarządzaniu. Wiedza, która oszczędza czas i pieniądze Nasze Kompendium to nie jest teoretyczna instrukcja. To esencja wiedzy zdobytej podczas dziesiątek wdrożeń. W środku znajdziesz sekcje „Propozycje INLOGICA” oraz „Warto pamiętać” , które zawierają bezcenne, praktyczne wskazówki od naszych konsultantów. Dowiesz się z nich m.in., jak zoptymalizować koszty licencji, dlaczego warto zaangażować swój zespół w proces testów, czy które modyfikacje warto wdrożyć na samym początku, a z którymi można poczekać. Dla kogo jest ten przewodnik? To lektura obowiązkowa dla: Właścicieli i menedżerów firm z sektora MŚP, którzy rozważają wdrożenie ERP i chcą świadomie podejść do tej inwestycji. Dyrektorów finansowych i głównych księgowych, którzy szukają narzędzia do optymalizacji procesów finansowych w firmie. Kierowników projektów i działów IT, odpowiedzialnych za research i wybór odpowiedniego rozwiązania systemowego. Wszystkich, którzy czują, że Excel przestał wystarczać, a brak zintegrowanego systemu zaczyna hamować rozwój ich organizacji. Pobierz Kompendium i zaplanuj swój sukces Nie pozwól, by niepewność i brak informacji opóźniały kluczowe decyzje dla Twojej firmy. Zrób pierwszy, świadomy krok w kierunku cyfrowej transformacji. Dowiedz się, jak może przebiegać wdrożenie systemu Microsoft Dynamics 365 Business Central w Twojej organizacji, ile może kosztować i jakich rezultatów możesz się spodziewać. Pobierz bezpłatne „Kompendium wiedzy o systemie Business Central” i zyskaj przewagę, jaką daje rzetelna wiedza. Masz pytania? Chcesz omówić szczegóły Twojego projektu? Skontaktuj się z nami – nasi eksperci są do Twojej dyspozycji.

Migracja danych to jeden z najtrudniejszych etapów wdrożenia systemu ERP, który może zdecydować o sukcesie lub porażce całego projektu. Firmy produkcyjne często napotykają na problemy związane z jakością danych, ich spójnością oraz integracją z nowym środowiskiem ERP. Brak odpowiedniego przygotowania może prowadzić do błędów, które spowalniają procesy biznesowe i generują dodatkowe koszty. W tym artykule przyjrzymy się najczęstszym wyzwaniom migracji danych oraz sprawdzonym metodom, które pomagają firmom skutecznie przenieść swoje zasoby do nowego systemu ERP. Migracja danych w ERP – kluczowe wyzwania i jak im sprostać Migracja danych to jeden z najbardziej wymagających etapów wdrożenia systemu ERP. Proces ten nie sprowadza się jedynie do technicznego przeniesienia informacji ze starego systemu do nowego – wymaga strategicznego podejścia, dogłębnej analizy oraz precyzyjnego planowania. Nieodpowiednie zarządzanie tym etapem może prowadzić do utraty kluczowych danych, błędów w raportach czy nawet zakłóceń w codziennej działalności firmy. W branży produkcyjnej, gdzie precyzja i płynność operacji mają istotne znaczenie, jakość oraz spójność danych są fundamentem skutecznego zarządzania procesami. Niezależnie od tego, czy migracja odbywa się w ramach modernizacji istniejącego ERP, czy wdrożenia nowego systemu, firmy muszą zmierzyć się z szeregiem wyzwań. Należą do nich m.in. integracja danych z różnych źródeł, eliminacja duplikatów oraz zapewnienie ich zgodności z nową architekturą systemu. Skuteczna migracja danych wymaga nie tylko technologicznych rozwiązań, ale również odpowiedniego przygotowania zespołu oraz jasno określonej strategii. W kolejnych sekcjach przyjrzymy się najczęstszym problemom, jakie mogą pojawić się na tym etapie, oraz najlepszym praktykom, które pozwalają je wyeliminować, zapewniając płynne i bezpieczne przejście do nowego systemu ERP. Dlaczego migracja danych w ERP to wyzwanie? Migracja danych w systemie ERP jest procesem znacznie bardziej skomplikowanym, niż mogłoby się wydawać. Choć na pierwszy rzut oka wydaje się to jedynie kwestią technicznego przeniesienia informacji z jednego systemu do drugiego, w rzeczywistości wymaga dogłębnej analizy, precyzyjnego planowania i dbałości o każdy detal. Jednym z największych wyzwań jest różnorodność źródeł danych. W firmach produkcyjnych informacje są często rozproszone pomiędzy różnymi systemami – od arkuszy kalkulacyjnych, przez starsze aplikacje ERP, aż po rozwiązania CRM i systemy do zarządzania łańcuchem dostaw. Każde z tych narzędzi może przechowywać dane w innym formacie, strukturze i standardzie, co utrudnia ich jednolitą migrację. Dodatkowo, wiele firm zmaga się z problemem jakości danych. Niekompletne, nieaktualne lub zduplikowane informacje mogą powodować błędy, które wpłyną na działanie nowego systemu i efektywność operacyjną przedsiębiorstwa. Wdrożenie ERP to doskonała okazja do uporządkowania danych, jednak bez odpowiednich procedur i narzędzi może się to okazać zadaniem czasochłonnym i kosztownym. Nie można też zapominać o aspektach organizacyjnych. Migracja danych wymaga zaangażowania nie tylko zespołu IT, ale także pracowników operacyjnych, którzy na co dzień pracują z tymi informacjami. Brak ich udziału w procesie może skutkować błędnym mapowaniem danych, a w konsekwencji problemami z ich interpretacją i wykorzystaniem w nowym środowisku ERP. Najczęstsze problemy w migracji danych ERP Migracja danych ERP to proces, który wiąże się z wieloma wyzwaniami technicznymi i organizacyjnymi. Nawet najlepszy system nie spełni swojej roli, jeśli dane, na których bazuje, są niekompletne, niespójne lub niepoprawnie przeniesione. Problemy pojawiają się zarówno w fazie ekstrakcji informacji ze starych systemów, jak i podczas ich mapowania oraz integracji z nową architekturą ERP. Poniżej przedstawiamy najczęstsze trudności, które mogą opóźnić lub skomplikować cały proces. Jakość danych – niepełne, nieaktualne i zduplikowane informacje Jednym z największych problemów jest niska jakość danych zgromadzonych w dotychczasowych systemach. Przestarzałe rekordy, powielone wpisy czy brakujące informacje mogą prowadzić do błędów w raportowaniu i zakłóceń w działaniu nowego ERP. Bez dokładnego audytu i oczyszczenia danych ryzyko nieprawidłowego funkcjonowania systemu znacząco wzrasta. Brak spójności danych – różne formaty i struktury Firmy często korzystają z wielu narzędzi do zarządzania produkcją, finansami czy relacjami z klientami. Dane z tych systemów mogą być przechowywane w różnych formatach, co utrudnia ich jednolitą migrację. Konieczne jest stworzenie strategii mapowania danych, aby zapewnić ich poprawną interpretację w nowym ERP. Problemy z integracją systemów Wdrożenie nowego ERP rzadko oznacza całkowite zastąpienie wszystkich dotychczasowych rozwiązań. Często wymagana jest integracja z innymi systemami, np. MES, WMS czy CRM. Niezgodność interfejsów i brak odpowiednich narzędzi do synchronizacji mogą powodować problemy z przepływem danych między systemami. Obsługa dużych zbiorów danych W firmach produkcyjnych ilość informacji do przeniesienia może być ogromna – obejmuje m.in. dane transakcyjne, historię zamówień, specyfikacje produktów czy parametry maszyn. Zarządzanie dużą ilością danych wymaga odpowiedniej infrastruktury i narzędzi do migracji, aby uniknąć spowolnień i błędów w trakcie procesu. Błędy w mapowaniu danych Mapowanie danych to proces dopasowania starych rekordów do struktury nowego systemu. Jeśli zostanie wykonane błędnie, może prowadzić do niepoprawnego przypisania wartości, co z kolei wpłynie na raporty, analizy i codzienną pracę użytkowników ERP. Najlepsze praktyki migracji danych do systemu ERP 1. Audyt i oczyszczenie danych przed migracją Przed rozpoczęciem migracji należy przeprowadzić dokładny przegląd danych. Niezbędne jest usunięcie duplikatów, poprawienie błędnych rekordów i uzupełnienie brakujących informacji. Dzięki temu nowy system nie zostanie obciążony nieaktualnymi lub niepoprawnymi danymi, co mogłoby prowadzić do problemów operacyjnych. 2. Zdefiniowanie strategii migracji – „big bang” czy podejście etapowe? Wybór odpowiedniego podejścia do migracji ma kluczowe znaczenie. Strategia „big bang”, czyli jednorazowe przeniesienie wszystkich danych, może być skuteczna, ale wiąże się z większym ryzykiem błędów i przestojów. Alternatywą jest migracja etapowa, w której dane są przenoszone stopniowo, co umożliwia lepszą kontrolę procesu i szybszą reakcję na ewentualne problemy. 3. Automatyzacja procesów migracyjnych Wdrożenie odpowiednich narzędzi do automatycznej ekstrakcji, transformacji i załadowania danych (ETL) pozwala znacznie przyspieszyć proces migracji i ograniczyć ryzyko błędów wynikających z manualnego przetwarzania danych. Automatyzacja usprawnia także mapowanie danych i ułatwia ich integrację z nowym systemem. 4. Testowanie i walidacja danych – eliminacja ryzyka Migracja danych nie kończy się na ich załadowaniu do nowego systemu. Konieczne jest przeprowadzenie szczegółowych testów, aby zweryfikować poprawność przeniesionych rekordów oraz ich zgodność z procesami biznesowymi. Testowanie powinno obejmować zarówno dane historyczne, jak i nowe wpisy, aby upewnić się, że ERP działa zgodnie z oczekiwaniami. 5. Szkolenie zespołu i zaangażowanie użytkowników Nawet najlepiej zaplanowana migracja może się nie powieść, jeśli użytkownicy nie będą wiedzieli, jak efektywnie korzystać z nowego systemu. Pracownicy powinni być zaangażowani w proces od samego początku – ich wiedza o danych operacyjnych może pomóc w identyfikacji potencjalnych problemów. Szkolenia i warsztaty pozwolą szybciej adaptować się do zmian i zwiększą efektywność pracy z ERP. 6. Monitoring i optymalizacja po migracji Migracja danych nie kończy się w momencie uruchomienia nowego systemu. Kluczowe jest monitorowanie działania ERP, identyfikowanie potencjalnych problemów oraz optymalizacja procesów na podstawie rzeczywistych danych operacyjnych. Regularne przeglądy i korekty pozwalają na bieżąco dostosowywać system do potrzeb firmy. Migracja danych do systemu ERP to proces wymagający nie tylko odpowiednich narzędzi, ale przede wszystkim strategii i zaangażowania zespołu. Błędy w tym obszarze mogą prowadzić do zakłóceń operacyjnych i utraty kluczowych informacji, dlatego kluczowe jest dokładne planowanie, audyt jakości danych oraz testowanie migracji przed pełnym wdrożeniem. Skutecznie przeprowadzona migracja pozwala firmie produkcyjnej na płynne przejście do nowego systemu i maksymalne wykorzystanie jego możliwości.

Wybór systemu ERP to jedna z tych decyzji, które mogą zaważyć na przyszłości Twojej firmy. Jeśli nie masz doświadczenia w pracy z tego typu oprogramowaniem, łatwo o zakup przysłowiowego „kota w worku” – czyli rozwiązania, które szybko okaże się nietrafioną inwestycją.  Aby uniknąć tego problemu, możesz skorzystać z tzw. wersji demo. Dzięki niej nie tylko zobaczysz, jak działa oprogramowanie w praktyce, ale także ocenisz, czy spełnia Twoje wymagania i potrzeby. Sprawdź, jak przetestować demo ERP, by zrobić to dobrze i po wdrożeniu nie żałować wydanych pieniędzy. Po co w ogóle testować demo ERP? Szukając systemu ERP, możesz poświęcić mnóstwo czasu na analizowanie dziesiątek ofert. Przeglądanie stron producentów, studiowanie cenników i czytanie referencji to jednak za mało, by podjąć świadomą decyzję. Dlaczego? Bo nawet najlepiej opisana funkcja nie powie Ci, jak system działa w praktyce, jaki ma interfejs i czy komfortowo się z niego korzysta. Jak poradzić sobie z tym problemem? Najprościej – testując demo ERP, czyli wersję demonstracyjną systemu udostępnianą przez producenta, która pozwala zobaczyć, jak działa oprogramowanie w praktyce – bez konieczności podejmowania od razu decyzji o zakupie. Takie rozwiązania oferują praktycznie wszyscy najwięksi dostawcy oprogramowania – Symfonia, Comarch, enova365, SAP czy Oracle. Przetestowanie demo systemu ERP może przynieść wiele korzyści: zobaczysz, jak wygląda interfejs użytkownika i przekonasz się, czy jest intuicyjny oraz czy łatwo odnaleźć w nim potrzebne funkcje, sprawdzisz, czy system działa płynnie i bez opóźnień, przetestujesz, w jaki sposób system obsługuje poszczególne procesy i czy możesz je dostosować do własnych potrzeb, ocenisz elastyczność i możliwości dostosowania systemu pod specyficzne potrzeby Twojej firmy, zidentyfikujesz potencjalne braki lub nadmiar funkcji – może się okazać, że system oferuje moduły, których nigdy nie użyjesz, albo brakuje w nim czegoś, co na pewno Ci się przyda, przekonasz się, jak system sprawdza się w rękach osób, które będą z niego korzystać na co dzień. Jakie demo systemu ERP wybrać? Nie wszystkie wersje demo są takie same. Część z nich to tylko product tour, czyli po prostu interaktywna prezentacja systemu. Dzięki niej poznasz interfejs, główne moduły i sposób działania poszczególnych procesów. Nie możesz jednak wgrać danych ani samodzielnie skonfigurować systemu, aby np. sprawdzić, czy obsługuje nietypowe scenariusze. Taka wersja demo systemu ERP jest jednak bardzo dobrym rozwiązaniem na wstępnym etapie, gdy chcesz szybko rozeznać się w możliwościach kilku rozwiązań i odrzucić te, które nie spełniają Twoich oczekiwań. Kiedy już dokonasz wstępnej selekcji, koniecznie przetestuj tradycyjne demo, czyli wersję, która da Ci możliwość samodzielnej interakcji z systemem. Dopiero tam możesz ustawić własne procesy, wprowadzić dane, przetestować różne scenariusze i sprawdzić, jak faktycznie działa oprogramowanie. Pamiętaj jednak, że klasyczne demo ERP także ma pewne wady. Po pierwsze – najczęściej wymaga instalacji na komputerze lub dostępu do środowiska testowego, Po drugie – nie działa „od razu”. W przeciwieństwie do product tour pełną wersję demonstracyjną musisz najpierw skonfigurować i uzupełnić danymi, choćby przykładowymi. A to zajmuje czas i wymaga wiedzy. Jak przygotować się do testowania demo systemu ERP? Przeklikanie kilku zakładek to trochę za mało, żeby dobrze zrozumieć, z jakim system masz do czynienia. Jeśli chcesz wyciągnąć z demo coś więcej niż pierwsze wrażenie, do testowania wersji demonstracyjnej musisz się dobrze przygotować. Od czego zacząć? 1. Określ swoje cele i kryteria wyboru Zanim umówisz się na prezentację ERP, zastanów się, czego oczekujesz od systemu. Zastanów się nad głównymi celami i problemami, które chcesz rozwiązać. Testowanie demo to idealna okazja, by sprawdzić, czy dany system ERP rzeczywiście rozwiąże Twoje bolączki. Może chcesz poprawić planowanie produkcji, usprawnić obsługę zamówień, a może zyskać lepszą kontrolę nad zapasami? Przełóż te cele na konkretne wymagania, których będziesz szukać w programie. Pamiętaj również o wszelkich konkretnych potrzebach technicznych i ograniczeniach budżetowych. Zdefiniowanie wszystkich tych elementów z wyprzedzeniem pozwoli Ci skupić się na najważniejszych funkcjach, uniknąć rozpraszania się niepotrzebnymi narzędziami i ocenić system na podstawie tego, co naprawdę jest dla Ciebie ważne. 2. Przygotuj realistyczne dane i scenariusze Pomyśl także o specyficznych sytuacjach, z którymi system ERP powinien sobie poradzić – na przykład pilne zamówienie, problem z zapasami czy nagła zmiana w harmonogramie produkcji. Przygotuj też kilka mniej oczywistych scenariuszy, takich jak zwrot towaru, błąd w dostawie, podwójna płatność lub zamówienie z brakującymi danymi. Dzięki temu lepiej ocenisz, jak system radzi sobie z sytuacjami „spoza schematu”. 3. Zaangażuj swoich pracowników Nie testuj demo samodzielnie. Zamiast tego poproś o pomoc także osoby z działów, które na co dzień będą korzystać z systemu. Każdy z nich spojrzy na oprogramowanie z innej perspektywy i zauważy inne, ważne dla niej zalety i wady konkretnego rozwiązania. 4. Zachowaj obiektywność Jeśli testujesz kilka różnych systemów, postaraj się podejść do każdej wersji demonstracyjnej z tymi samymi celami i kryteriami. Użyj tego samego zestawu pytań, danych i scenariuszy dla każdego testowanego systemu. Tylko w ten sposób możesz je uczciwie i obiektywnie porównać. Aby ułatwić sobie śledzenie postępów, przygotuj z wyprzedzeniem prosty arkusz lub matrycę ocen. Oceniaj każdy system pod kątem takich czynników, jak użyteczność, funkcjonalność i zgodność z Twoimi celami. 5. Zaplanuj działania Jeśli po zakończeniu demo nadal masz pytania i wątpliwości, nie wahaj się skontaktować z producentem i umówić na prezentację systemu. Dzięki temu zyskasz szansę na lepsze zapoznanie się z systemem ERP, sprawdzenie wszelkich funkcji, których nie udało Ci się zobaczyć podczas demo i przetestowanie czy system da się dopasować do procesów, jakie zachodzą w Twojej firmie. 6. Sprawdź różne role i poziomy dostępu System ERP powinien umożliwiać tworzenie różnych poziomów uprawnień i ról użytkowników. Dlatego koniecznie sprawdź, co widzi i co może zrobić osoba w roli administratora, księgowego, magazyniera czy pracownika produkcji. Czy dostęp do danych i funkcji jest odpowiednio ograniczony? Czy przypadkiem nie każdy ma dostęp do wszystkiego? Przetestowanie działania systemu z poziomu różnych ról pozwoli Ci ocenić jego elastyczność i bezpieczeństwo – zwłaszcza w firmie, gdzie dostęp do informacji musi być bardzo dokładnie kontrolowany. Czego nie robić podczas testowania demo ERP? Podczas testowania demo łatwo popełnić błędy, które zafałszują obraz systemu. Aby mieć pewność, że Twoja ocena będzie rzetelna, warto wiedzieć, jakich pułapek się wystrzegać. Błąd 1: testowanie systemu „na sucho”, bez udziału osób z działów operacyjnych Często zdarza się, że demo testują tylko osoby z zarządu lub IT, które mają ogólne pojęcie o systemie, ale nie używają go na co dzień. Dlaczego to błąd? Bo łatwo tu przeoczyć ważne niuanse i problemy, które są krytyczne dla pracowników operacyjnych. W efekcie system, który wyglądał dobrze, może okazać się koszmarem w codziennym użytkowaniu. Rozwiązanie: Zamiast testowania demo samodzielnie zaangażuj w ten proces także inne osoby, które będą korzystać z systemu. Niech księgowi sprawdzą moduł finansowy, a pracownicy odpowiadający za logistykę moduł magazynowy. Ich perspektywa będzie bezcenna. Błąd 2: brak przygotowania i brak konkretnych scenariuszy Testowanie demo sprowadza się do losowego klikania po zakładkach? Taki test niestety jest nieefektywny, bo nie zbierasz konkretnych informacji o systemie i nie sprawdzasz jego podstawowych funkcji. Rozwiązanie: Zamiast tego przygotuj listę funkcji, które musisz sprawdzić i konkretnych scenariuszy opartych na codziennych operacjach. Możesz także pokazać dostawcy, jak obecnie wygląda dany proces w Twojej firmie i poprosić, aby pokazał, jak system ERP go obsłuży. Błąd 3: skupianie się tylko na najbardziej zaawansowanych funkcjach Dostawcy często prezentują najbardziej imponujące, skomplikowane funkcje, które wyglądają efektownie. W efekcie łatwo zapomnieć o podstawach i o tym, że 80% pracy to powtarzalne, codzienne czynności. Jeśli system sobie z nimi nie poradzi, najbardziej zaawansowane opcje na niewiele się zdadzą. Rozwiązanie: Upewnij się, że system doskonale radzi sobie z procesami, które wykonujesz każdego dnia. Zwróć też uwagę na możliwość jego konfiguracji i dostosowania do konkretnych wymagań. Błąd 4: ignorowanie kwestii integracji z innymi systemami System ERP ma działać w ekosystemie Twojej firmy, a nie w próżni. Dlatego w czasie demo koniecznie zapytaj o możliwości integracji z programami i aplikacjami, których już używasz. Dowiedz się, czy istnieją gotowe konektory, czy potrzebne będą kosztowne niestandardowe rozwiązania. Sprawdź też, jak system radzi sobie z wymianą danych oraz czy daje możliwość rozbudowy o dodatkowe moduły w przyszłości. Jak wyciągnąć wnioski po demo? Co oznacza „dobry” system dla Twojej firmy? Pamiętaj, że nie musisz szukać systemu, który ma wszystkie możliwe funkcje świata. Szukaj takiego, który najlepiej odpowiada Twoim obecnym i przyszłym potrzebom i jest intuicyjny w obsłudze.  Zwróć też uwagę na to, jak dostawca reaguje na Twoje pytania, jak szybko oferuje pomoc, jak wygląda jego proces wdrożeniowy i wsparcie po sprzedażowe. To równie ważne jak sam system. Pamiętaj również, że cena zakupu to tylko część wydatków. Zanim podejmiesz ostateczną decyzję weź pod uwagę koszty wdrożenia, szkoleń, utrzymania, aktualizacji i ewentualnych integracji. Zdarza się, że tańszy na start system generuje znacznie wyższe koszty w dłuższej perspektywie. Uważaj także na „czerwone flagi”, a zatem: brak możliwości sprawdzenia demo lub dostęp do zbyt ograniczonej wersji. dostawca, który nie słucha Twoich potrzeb, tylko prezentuje gotowy scenariusz. brak referencji od firm z Twojej branży lub o podobnej skali działania. zbyt optymistyczne obietnice bez pokrycia w konkretach. brak jasności co do kosztów wdrożenia.

Wraz z wejściem w życie przepisów tzw. Pakietu Mobilności, specjalistyczna firma transportowa PHU Elkor potrzebowała systemu, który zagwarantuje zgodność z przepisami i pozwoli się z nich wywiązywać szybko i bezbłędnie. Firma Tradiss – Autoryzowany Partner Sonety – wdrożyła enova365, dzięki czemu udało się zautomatyzować procesy w zaledwie 3 miesiące. Wyzwanie: łatwe wywiązywanie się z obowiązków, wynikających z przepisów i automatyzacja procesów Przedsiębiorstwo Handlowo-Usługowe Elkor specjalizuje się w transporcie towarów wymagających zachowania łańcucha chłodniczego (np. nabiału czy mięsa) oraz artykułów o wysokiej wartości – m.in. sprzętu RTV, AGD i elektroniki. Usługi te realizowane są przez 184 pracowników, w tym 148 kierowców, na obszarze całej Unii Europejskiej. Trudności związane z wywiązywaniem się z przepisów regulujących pracę firm transportowych PHU Elkor przez wiele lat korzystała z systemu ERP. Początkowo spełniał on podstawowe wymagania biznesowe, jednak z czasem rozwiązanie przestało nadążać za rosnącymi oczekiwaniami firmy. System nie ułatwiał także wywiązywania się z przepisów, które nałożył na firmy transportowe w Unii Europejskiej tzw. Pakiet Mobilności, w tym.: wypłat wynagrodzeń kierowcom zgodnie z przepisami kraju, w którym realizowany jest przewóz, precyzyjnej ewidencji czasu pracy z uwzględnieniem przerw i odpoczynków, organizowania powrotu kierowców do bazy przynajmniej raz na 4 tygodnie. Dotychczasowy system nie pozwalał na automatyczne rozliczanie kosztów wynagrodzeń, diet dodatków oraz czasu pracy w zgodzie z nowymi regulacjami. Prowadziło to do niepotrzebnego obciążenia pracą działu administracji i kadr, a w razie błędów także kar finansowych. Wzrost efektywności pracy i minimalizacja kosztów utrzymania systemu IT Oprócz braku zgodności z przepisami, firmie doskwierały również inne ograniczenia: niewielkie możliwości integracji systemów i automatyzacji procesów, wysokie koszty utrzymania i serwisowania systemu informatycznego, konieczność ręcznego wprowadzania danych. Konsekwencją tych problemów była niska efektywność pracy, błędy i rosnące koszty operacyjne. Firma Elkor chciała znaleźć sposób, który pozwoliłby tego uniknąć oraz wyeliminować ewentualne opóźnienia w realizacji procesów kadrowo-płacowych w przyszłości. W związku z tym firma rozpoczęła intensywne poszukiwania nowoczesnego i elastycznego rozwiązania ERP. Kryteria wyboru nowego systemu ERP Zespół Elkor rozważał wybór jednego z kilku systemów ERP dostępnych na rynku. Kluczowymi kryteriami wyboru nowego rozwiązania były: zgodność z przepisami Pakietu Mobilności, możliwość integracji z używanym w firmie systemem 4Trans, elastyczność konfiguracji oraz wsparcie ze strony dostawcy. Ostatecznie, wybór padł na system enova365, rekomendowany przez Autoryzowanego Partnera Sonety – firmę Tradiss Piotrowski Iwaniuk Spółka Jawna. Przed decyzją wdrożeniową Tradiss przeprowadził dokładną analizę potrzeb PHU Elkor oraz zaprezentował pełne możliwości systemu. Zakres oraz przebieg wdrożenia enova365 Analiza przedwdrożeniowa Proces wdrożenia systemu enova365 rozpoczął się od analizy przedwdrożeniowej. Celem analizy było zidentyfikowanie krytycznych obszarów działalności oraz potrzeb specyficznych dla branży transportowej. Przygotowanie planu wdrożenia Kolejnym krokiem było zaprezentowanie możliwości systemu enova365, a następnie przygotowanie planu wdrożenia podzielonego na kilka etapów. Zakres wdrożenia objął kluczowe moduły: Kadry i Płace – umożliwiające kompleksowe zarządzanie wynagrodzeniami, Pracownicy Eksportowi – służący do rozliczania kierowców pracujących za granicą, Czas Pracy (XML) – do automatycznego importu danych z urządzeń tachograficznych, 4Trans (Tachoscan) – dla zapewnienia zgodności z czasem jazdy i odpoczynku, Eksporty Dekretów List Płac – dla płynnej integracji z księgowością zewnętrzną, Pakiet Mobilności – odpowiadający na wymagania wynikające z prawa unijnego. Każdy z zaproponowanych oraz wdrożonych modułów odpowiadał na konkretną potrzebę klienta – np. moduł 4Trans pozwolił na automatyzację przetwarzania danych z tachografów, co wcześniej wykonywano ręcznie. Wdrożenie systemu Proces wdrożenia trwał łącznie około 3 miesięcy i przebiegał etapami: 1. Etap przygotowawczy – analiza procesów, migracja danych kadrowych i płacowych. 2. Etap implementacji – konfiguracja modułów: Kadry i Płace, Pracownicy Eksportowi, Czas Pracy (import danych z plików XML), 4Trans (Tachoscan), Eksporty Dekretów List Płac oraz Pakiet Mobilności. 3. Etap testów i szkoleń – testowanie integracji, szkolenia dla użytkowników końcowych. 4. Start produkcyjny – uruchomienie systemu i bieżące wsparcie. Firma Tradiss zapewniła wsparcie merytoryczne i techniczne, a także przygotowała zestaw raportów i mechanizmów dostosowanych do specyfiki Elkoru, m.in. rejestr wydań odzieży roboczej z przypisaniem ryczałtów czy niestandardowe algorytmy wynagrodzeń dla kierowców pracujących w różnych systemach czasu pracy. Integracja z systemem 4Trans i automatyczna obsługa tzw. Pakietu Mobilności Dzięki integracji enova365 z programem 4Trans,można automatycznie importować informacje o dietach, dodatkach i czasie pracy kierowców. To rozwiązanie: znacząco zmniejszyło liczbę błędów związanych z ręcznym wprowadzaniem danych, przyspieszyło pracę działu kadr i płac, zapewniło zgodność z unijnymi przepisami, w tym z tzw. Pakietem Mobilności, zwiększyło efektywność i bezpieczeństwo procesów kadrowo-płacowych. Dzięki integracji z 4Trans, dane z tachografów są automatycznie przetwarzane i wykorzystywane do naliczania diet i dodatków zgodnie z przepisami ustawy z dnia 26 stycznia 2022 r. o zmianie ustawy o transporcie drogowym, ustawy o czasie pracy kierowców oraz niektórych innych ustaw (zwanych Pakietem Mobilności). Wprowadzenie dedykowanych algorytmów wynagrodzeń oraz rejestru odzieży roboczej pozwoliło na lepszą kontrolę kosztów i uproszczenie ewidencji. Jak podkreśla kierownik działu kadr i płac z Elkor: Block Quote Inne rozwiązania, które usprawniają pracę Elkor W ramach wdrożenia systemu, zespół Tradiss stworzył także szereg rozwiązań dopasowanych do specyfiki Elkor, w tym m.in.: niestandardowe algorytmy wynagrodzeń, uwzględniające zróżnicowane formy zatrudnienia i dodatki branżowe, mechanizm rejestracji wydań odzieży roboczej i przypisanych do nich ryczałtów, zestaw raportów i analiz danych w Excelu oraz wersji drukowanej, weryfikatory danych kadrowych, które minimalizują ryzyko błędów, integracja systemu z zewnętrzną księgowością, dzięki możliwości eksportu dekretów list płac. Efekty wdrożenia: oszczędność czasu i eliminacja błędów Wdrożenie systemu enova365 w PHU Elkor pozwoliło na automatyzację wielu procesów administracyjnych i kadrowych. To przyczyniło się do oszczędności czasu i znacznego ograniczenia liczby błędów w naliczaniu wynagrodzeń i tworzeniu związanej z tym dokumentacji, dzięki wyeliminowaniu manualnych czynności. Rozliczenia płacowe są zawsze zgodne z aktualnymi przepisami, w tym tzw. Pakietem Mobilności, a firma może łatwo dostosowywać system do indywidualnych potrzeb. Dodatkowo, usprawniono komunikację między działami i zewnętrznymi systemami, takimi jak 4Trans czy program księgowy. Block Quote Firma zamierza dalej rozwijać integracje systemowe oraz optymalizować procesy administracyjne, korzystając z rosnących możliwości enova365. Chcesz przenieść swój biznes na wyższy poziom automatyzacji? Jeszcze dziś umów się na bezpłatną prezentację online, w czasie której nasi konsultanci pokażą, jak system ERP enova365 wspiera pracę w firmie.

Decyzja o wdrożeniu systemu ERP to strategiczny krok dla każdej rozwijającej się firmy. Porządkuje procesy, zwiększa efektywność i otwiera drogę do dalszego skalowania biznesu. Jednak jednym z pierwszych i często najtrudniejszych pytań, jest: „Ile to właściwie będzie kosztować?”. Niepewność związana z budżetem potrafi skutecznie ostudzić zapał i opóźnić kluczowe decyzje. W INLOGICA doskonale rozumiemy te wyzwania. Dlatego, wychodząc naprzeciw potrzebom przedsiębiorców, stworzyliśmy narzędzie, które rzuca światło na finanse projektu ERP – Kalkulator Wdrożenia Microsoft Dynamics 365 Business Central. Transparentność kosztów na wyciągnięcie ręki Nasz kalkulator to interaktywne narzędzie, zaprojektowane z myślą o firmach usługowych (i nie tylko), które chcą świadomie podejść do inwestycji w nowoczesne oprogramowanie. Konfiguracja szyta na miarę: Zapomnij o pakietach „wszystko albo nic”. Sam decydujesz, które moduły Microsoft Dynamics 365 Business Central są niezbędne dla Twojej działalności. Zarządzanie finansami? Serwis? A może zaawansowane zarządzanie projektami lub gospodarka magazynowa? Wybierasz tylko to, czego naprawdę potrzebujesz. Precyzyjne określenie liczby użytkowników: Koszt systemu jest ściśle powiązany z liczbą osób, które będą z niego korzystać. W kalkulatorze łatwo określisz tę wartość, dopasowując inwestycję do realnych potrzeb Twojego zespołu. Magazyn i produkcja pod kontrolą: Jeśli Twoja działalność obejmuje zarządzanie zapasami lub procesy produkcyjne – możesz oszacować zakres i koszt wdrożenia również tych specjalistycznych funkcjonalności. Natychmiastowa estymacja: Koniec z tygodniami oczekiwania na wstępną wycenę! Po skonfigurowaniu preferowanych opcji, otrzymasz orientacyjny koszt wdrożenia systemu ERP niemal od razu. To cenna informacja, która pozwala szybko ocenić możliwości i przejść do kolejnych etapów planowania. Jak skorzystać z kalkulatora? To prostsze niż myślisz! Zaprojektowaliśmy nasz kalkulator tak, aby jego obsługa była intuicyjna i nie wymagała specjalistycznej wiedzy. Wystarczy kilka kroków: Określ profil swojej firmy i kluczowe potrzeby. Wybierz interesujące Cię moduły funkcjonalne. Podaj szacunkową liczbę użytkowników systemu. Zaznacz dodatkowe opcje, jeśli są istotne (np. magazyn, produkcja). Zobacz estymację kosztów! Cały proces został pomyślany tak, aby maksymalnie ułatwić Ci uzyskanie potrzebnych informacji. A jeśli na którymkolwiek etapie pojawią się pytania, pamiętaj – nasi eksperci są do Twojej dyspozycji. Dlaczego warto zacząć od naszego kalkulatora? Ponieważ zyskujesz nie tylko liczby. To przede wszystkim: Oszczędność czasu: Błyskawiczny dostęp do kluczowych informacji finansowych. Transparentność: Jasny obraz potencjalnych kosztów, bez ukrytych niespodzianek. Lepsze planowanie: Solidna podstawa do dalszych rozmów i decyzji strategicznych. Pierwszy krok ku transformacji: To konkretne działanie, które przybliża Twoją firmę do wdrożenia systemu usprawniającego codzienną pracę. INLOGICA – Twój partner w cyfrowej transformacji Pamiętajmy, że wycena to dopiero początek drogi. W INLOGICA wierzymy, że sukces wdrożenia systemu ERP zależy nie tylko od technologii, ale także od partnerskiej współpracy i zrozumienia unikalnych potrzeb każdego biznesu.  Dlatego po skorzystaniu z kalkulatora, zapraszamy do kontaktu. Nasi doświadczeni konsultanci pomogą doprecyzować zakres projektu, odpowiedzą na wszystkie pytania i przeprowadzą Cię przez każdy etap migracji do Microsoft Dynamics 365 Business Central. Nie odkładaj decyzji na później. Zobacz, jak możemy pomóc zrewolucjonizować zarządzanie w Twojej firmie. Skorzystaj z naszego kalkulatora wdrożenia ERP już teraz i zrób pierwszy, świadomy krok w kierunku maksymalnej efektywności! Masz pytania? Chcesz dowiedzieć się więcej? Skontaktuj się z nami – nasi eksperci czekają, aby pomóc Ci znaleźć najlepsze rozwiązania dla Twojego biznesu.