ERP

Koszty pracy są jednym z najważniejszych, a jednocześnie najbardziej złożonych elementów, do kontrolowania w produkcji. Jednak bez wglądu w czasie rzeczywistym w to, co dzieje się na hali produkcyjnej, nawet najlepsze plany mogą okazać się niewystarczające. Ten artykuł pokazuje, w jaki sposób RamBase Cloud ERP łączy ludzi, procesy i dane, aby zapewnić pełną widoczność i kontrolę tam, gdzie ma to największe znaczenie. Jak RamBase Cloud ERP zapewnia kontrolę nad kosztami pracy i produkcji w czasie rzeczywistym Zatrudnienie odpowiednich ludzi na hali produkcyjnej to dopiero początek. Prawdziwa trudność polega na tym, aby każda przepracowana godzina była właściwie zarejestrowana, poprawnie skalkulowana i zgodna z celami produkcyjnymi, tak, aby nic się nie marnowało, a każda czynność generowała realną wartość.Gdy operacje są rozproszone, kalkulacja kosztów jest reaktywna, a harmonogramy znajdują się w arkuszach kalkulacyjnych, wtedy marże cierpią. RamBase to zmienia. Dane na żywo, bez domysłów Poniższy zrzut ekranu pochodzi z działającego środowiska RamBase. Przedstawia w pełni rozwinięty przegląd zleceń produkcyjnych (PWO – OOV) z podzespołami, punktami kontroli jakości oraz planowanymi terminami zakończenia – każdą częścią, każdym procesem, każdą zarejestrowaną godziną.To nie jest arkusz kalkulacyjny ani statyczny dokument. To aktualizowany na bieżąco, w pełni audytowalny cyfrowy bliźniak planu produkcji, który zasila raporty kosztowe i analizy czasu pracy. Podgląd Zlecenia Produkcyjnego przedstawiający elementy, materiały, punkty inspekcji oraz dane dotyczące realizacji. Stworzony z myślą o operatorze, nie tylko o planistach Na hali produkcyjnej liczy się każda sekunda. Dzięki RamBase operatorzy mogą po prostu: Wybrać swoje stanowisko z poziomu telefonu lub tabletu Rozpocząć, wstrzymać lub zakończyć zadania Automatycznie rejestrować czas, materiały i postęp To proste, szybkie, a każdy etap pracy jest rejestrowany i trafia do bieżącego podsumowania kosztów, opartego na stawce robocizny przypisanej do danego zasobu. Planowanie, które nadąża za Twoją produkcją RamBase nie tylko śledzi realizowane zadania. Moduł RamBase Resource Plan (RPLAN) zapewnia wgląd w czasie rzeczywistym w to: które zlecenie jest realizowane i na jakim stanowisku, statusy oznaczone kolorami, widoczne na pierwszy rzut oka, możliwość łatwej reorganizacji harmonogramu, jeśli zadania się wydłużają lub kończą wcześniej. Finanse, operacje i produkcja korzystają z tego samego źródła informacji. Bez ponownego wprowadzania danych. Bez opóźnień. Bez niespodzianek. Tablica planowania w czasie rzeczywistym pokazująca aktualny status zleceń oraz kolorystycznie oznaczone przydziały zasobów. Widoczność wykraczająca poza stanowisko pracy RamBase pokazuje dokładnie, co dzieje się na każdym stanowisku i przy każdym stole roboczym w zakładzie, ze szczegółowymi listami zadań i wskaźnikami statusu na każdym poziomie procesu. Dlaczego ma to znaczenie dla producentów Łącząc działania na hali produkcyjnej z raportowaniem finansowym i planowaniem, RamBase zapewnia: Kontrolę kosztów pracy w czasie rzeczywistym Śledzenie postępu prac na żywo Dokładną wycenę zapasów według rzeczywistych kosztów Uproszczenie zgodności i pełną ścieżkę audytu Mniej pracy administracyjnej, więcej produkcji Widoczność, kontrola i pewność działania – wszystko w jednym systemie. Koszt braku usprawnień? Każda niezarejestrowana godzina pracy, każdy opóźniony raport kosztów, każde zduplikowane działanie – to wszystko wpływa na marżę.RamBase daje Ci możliwość dostrzeżenia problemów, ich zatrzymania i podjęcia działań w czasie rzeczywistym, dzięki wbudowanym narzędziom zaprojektowanym z myślą o wydajności produkcji. Sprawdź, co jest możliwe z RamBase RamBase to więcej niż tylko widoczność hali produkcyjnej. To narzędzie, które pomaga rozwijać biznes z zyskiem. Umożliwia wzrost dzięki niezawodnym terminom dostaw, lepszej kontroli logistyki i szybkiej, pewnej akceptacji zamówień w oparciu o aktualne moce produkcyjne.  Synchronizuje operacje poprzez połączenie produkcji, łańcucha dostaw i finansów, usprawniając tym samym procesy, ograniczając rozbieżności i lepiej wykorzystując siłę roboczą i zasoby. Poprawia sterowanie finansami dzięki dokładnemu śledzeniu kosztów i zapasów, uwalniając kapitał obrotowy i umożliwiając podejmowanie mądrzejszych decyzji opartych na danych. Gotowy na kolejny krok? Widoczność kosztów pracy i produkcji w czasie rzeczywistym to już nie ułatwiający pracę dodatek, lecz przewaga konkurencyjna. Dzięki RamBase Cloud ERP otrzymujesz informacje potrzebne do lepszego podejmowania decyzji, efektywnego wykorzystania zasobów i pewnego rozwoju. Jeśli chcesz dowiedzieć się, jak to może się sprawdzić w Twojej firmie, porozmawiaj z nami!

Wybór ERP w 2026 roku wygląda inaczej niż jeszcze 12 miesięcy temu. Firmy są bardziej ostrożne, zarządy szybciej pytają o zwrot z inwestycji, a zespoły wdrożeniowe częściej podchodzą do projektów etapowo. Efekt jest ciekawy: mimo że wymagania rosną, a technologia idzie do przodu, średni koszt wdrożenia ERP w 2025 roku spadł z 1,15 mln zł do 0,9 mln zł. To nie jest sygnał, że wdrożenia stały się banalnie proste. To raczej znak, że rynek dojrzał. Firmy rzadziej kupują „wszystko na raz”, częściej trzymają się standardu, lepiej pilnują integracji i szybciej eliminują elementy, które nie dają realnej wartości biznesowej. Wszystkie wnioski kosztowe w tym artykule opierają się na wynikach badania zebranych do raportu Cyfrowy Menedżer 2026, którego premiera jest zaplanowana na początek marca 2026. W badaniu analizujemy deklaracje respondentów dotyczące kosztów wdrożeń ERP oraz kluczowych czynników wpływających na budżet projektu (m.in. zakres fazy 1, integracje, jakość danych, customizacje i wsparcie po go live), dzięki czemu można porównywać trendy rok do roku i lepiej planować realny budżet wdrożenia. Ten artykuł jest po to, żeby uporządkować temat: które systemy ERP warto brać pod uwagę w 2026 roku, jak myśleć o kosztach i gdzie najczęściej „ucieka” budżet. Na końcu znajdziesz też wskazanie, gdzie możesz uzyskać kompleksową pomoc w wycenie, nie tylko ERP. Co w 2026 naprawdę decyduje o tym, czy przepłacisz W praktyce nie przepłaca się za samą licencję. Przepłaca się za niekontrolowany projekt. Najczęściej budżet rośnie w tych samych miejscach. Pierwszy punkt to zakres fazy 1. Jeśli od razu chcesz wdrożyć wszystko, ryzyko i koszt rosną wykładniczo. Dojrzałe firmy wybierają mniejszy zakres na start i celują w szybki efekt, a dopiero potem rozwijają system. Customizacje. W 2026 widać wyraźny zwrot w stronę standardu. Modyfikacje bywają potrzebne, ale jeśli wchodzą za wcześnie, zamieniają wdrożenie w projekt developerski, z kosztami utrzymania na lata. Integracje. Każda integracja to koszt analizy, budowy, testów i późniejszego utrzymania. Najlepiej od razu ustalić, które integracje są niezbędne, a które można przesunąć do kolejnych etapów. Dane. Bez uporządkowanych kartotek, słowników i zasad, nawet najlepszy ERP będzie tylko szybciej pokazywał ten sam chaos. Wsparcie po uruchomieniu. Tu wiele firm nadal myśli życzeniowo. W praktyce koszt po go live jest przewidywalny, jeśli masz jasne SLA, sposób zgłaszania zmian i zasady rozwoju. I wreszcie temat, który w 2026 roku wraca jak bumerang: plan wyjścia i dostęp do danych. Nikt nie wybiera ERP z myślą o zmianie po dwóch latach. Ale biznes potrafi zaskoczyć. Jeśli nie wiesz, jak wyciągniesz dane, gdy kiedyś będziesz musiał, to ryzyko kosztowe rośnie. Najlepsze systemy ERP w 2026: przegląd rozwiązań (od zwykle tańszych wdrożeń) Poniższa lista ma pomóc Ci zorientować się w rynku. Kolejność jest orientacyjna, od systemów częściej wdrażanych w mniejszych i średnich firmach, do rozwiązań częściej wybieranych w organizacjach o większej złożoności. Finalny koszt zawsze zależy od zakresu, liczby użytkowników, danych i integracji. Vendo.ERP Dla firm, które chcą szybko poukładać podstawowe procesy i nie potrzebują rozbudowanych scenariuszy wielooddziałowych. Zwykle dobrze sprawdza się tam, gdzie liczy się prostota i tempo. Koszt rośnie głównie wtedy, gdy dokładamy integracje i niestandardowe workflow. Symfonia Częsty wybór w MŚP, zwłaszcza gdy kluczowe są obszary finansowo księgowe, kadry i płace oraz uporządkowanie back office. Jeśli projekt rozleje się na zbyt wiele „dodatków”, koszt potrafi niepostrzeżenie rosnąć, dlatego tutaj szczególnie warto pilnować zakresu. enova365 Rozwiązanie chętnie wybierane przez firmy, które chcą szybko usprawnić finanse, HR i obieg dokumentów. Dobrze działa w firmach usługowych i handlowych, które oczekują elastyczności. Koszty zwykle rosną przy integracjach i mocno złożonych procesach akceptacji. Streamsoft System często wybierany przez firmy z segmentu MŚP oraz średnie organizacje, szczególnie w handlu i dystrybucji. Przy projektach o szerszym zakresie dobrze pilnować raportowania i integracji, bo to są miejsca, gdzie zakres potrafi się „rozjechać”. Asseco Business Solutions Dla firm, które szukają skalowalnego systemu ERP – zarówno z sektora MŚP (Wapro), jak i większych organizacji (Merit, Softlab). Rozwiązania wspierają produkcję, handel oraz sprzedaż e-commerce, oferując automatyzację procesów, integracje z marketplace’ami, bankami i automatyką magazynową oraz wsparcie procesów magazynowych dzięki WMS. Comarch Dla firm, które chcą mieć możliwość rozbudowy funkcjonalności wraz ze wzrostem organizacji. Często wybierany w handlu, dystrybucji i produkcji. Tu ważne jest rozsądne etapowanie, bo wdrożenie „wszystkiego” na start potrafi być kosztowne i trudne organizacyjnie. Microsoft Dynamics 365 Business Central Popularny wybór dla firm, które rosną i chcą połączyć ERP z ekosystemem Microsoft. Dobrze sprawdza się tam, gdzie liczy się integracja, elastyczność i możliwość dalszego rozwoju. Koszty zależą przede wszystkim od integracji i tego, ile procesów firma chce uruchomić w pierwszej fazie. Monitor ERP Systems Rozwiązanie, które często trafia do firm produkcyjnych. Dla wielu organizacji jest atrakcyjne, bo potrafi szybko uporządkować obszary związane z realizacją produkcji. Koszt rośnie przy niestandardowych procesach i rozbudowanych integracjach z innymi systemami. ABAS System częściej wybierany w produkcji, gdy firma ma większą złożoność planowania, technologii i wymagań operacyjnych. Tu istotna jest dobra analiza przedwdrożeniowa, bo produkcja jest obszarem, w którym błędny zakres szybko generuje koszty. Proalpha Rozwiązanie często pojawiające się w firmach produkcyjnych i inżynieryjnych, gdzie ważne jest planowanie i kontrola realizacji. Jest to świetna alternatywa dla dużych systemów, dla firm które szukaja ERP dla produkcji. W praktyce koszt wdrożenia zależy od tego, czy firma chce objąć systemem cały łańcuch procesów od razu, czy podejdzie etapowo. RamBase System wybierany tam, gdzie potrzebna jest duża dyscyplina procesowa, śledzenie i spójność danych. Wdrożenia potrafią być wymagające w organizacjach, które mają dużo wyjątków i niestandardowych ścieżek, bo wtedy projekt potrzebuje mocnego uporządkowania. Infor Dla firm średnich i dużych, często w produkcji i dystrybucji, a także w branżach o wyższych wymaganiach dotyczących procesów i raportowania. Koszt zależy w dużej mierze od integracji, uporządkowania danych i jakości zarządzania zmianą. IFS Często wybierany w większych organizacjach, gdzie procesy są krytyczne i rozproszone, a firma oczekuje kontroli end to end. Dobrze sprawdza się tam, gdzie wdrożenie jest projektem strategicznym, a nie tylko „wymianą systemu”. Microsoft Dynamics 365 (np. Finance, Supply Chain) Rozwiązanie dla organizacji o większej złożoności procesów i wymaganiach raportowych. Koszty wdrożenia rosną głównie przy złożonych integracjach oraz dużej liczbie procesów uruchamianych jednocześnie. SAP System wybierany przez duże organizacje i grupy kapitałowe(często narzucane przez oddziały zagraniczne), gdzie istotna jest standaryzacja, compliance i możliwość obsługi bardzo złożonych scenariuszy. Tu koszty są najmocniej zależne od governance projektu, harmonogramu, integracji i skali organizacji. I na koniec, dlaczego nie ma jednej listy dla wszystkich To normalne, że jedna firma uzna Business Central za idealny kompromis, a inna będzie potrzebowała rozwiązań klasy enterprise. Najlepszy ERP w 2026 to ten, który dowozi wartość w procesach kluczowych, a nie ten, który ma najdłuższą listę modułów. Jak podejść do porównania, żeby wybór był obiektywny To jakie są najlepsze systemy ERP w 2026? Jeśli chcesz podejść do wyboru metodycznie, warto porównać systemy w trzech wymiarach. Pierwszy wymiar to dopasowanie do procesów, które najbardziej wpływają na wynik firmy: sprzedaż, realizacja, logistyka, finanse. Drugi wymiar to ryzyka projektu: dane, integracje, gotowość zespołu i jakość wsparcia. Trzeci wymiar to koszty w czasie, czyli realne TCO: wdrożenie, utrzymanie, rozwój, szkolenia i wsparcie po go live. Dzięki temu unikasz sytuacji, w której wybór opiera się wyłącznie na wrażeniu z prezentacji. Co dalej: Raport i kompleksowa wycena wdrożenia Jeśli chcesz zobaczyć szerszy obraz rynku i lepiej zrozumieć, skąd bierze się spadek średniego kosztu wdrożenia ERP, więcej dowiesz się z naszego raportu. Tam pokazujemy dane, kontekst i wnioski, które pomagają podejmować lepsze decyzje. Premiera raportu jest zaplanowana na początek marca. Jeżeli natomiast chcesz policzyć realny budżet dla Twojej firmy i uniknąć „niespodzianek” po drodze, możesz skorzystać z kompleksowej pomocy w wycenie na koszt-wdrozenia.pl. To nie jest narzędzie tylko dla ERP. Możesz uzyskać wycenę także dla innych systemów i obszarów wdrożeniowych, zależnie od tego, czego potrzebuje Twoja organizacja. FAQ Czy w 2026 da się wdrożyć ERP taniej i sensownie?Tak, jeśli ograniczysz zakres fazy 1, trzymasz standard i uczciwie policzysz dane oraz integracje. Co najczęściej podnosi koszt wdrożenia ERP?Nadmiar customizacji, integracje, słaba jakość danych i zbyt szeroki zakres na start. Czy najtańszy ERP będzie najlepszy?Nie zawsze. Tani start może być drogi w utrzymaniu lub przy rozwoju firmy, dlatego liczy się TCO, nie tylko koszt wejścia.

Wykorzystanie odpowiednich funkcji oraz zalet D365 Finance stanowi różnicę między samym ściganiem się za liczbami a realnym kształtowaniem strategii. Microsoft Dynamics 365 Finance (F&O) oferuje znacznie więcej niż podstawową księgowość – to zaawansowany zestaw narzędzi zaprojektowanych do automatyzacji złożonych procesów oraz dostarczania analiz w czasie rzeczywistym, niezbędnych do poruszania się na globalnym rynku. Niezależnie od tego, czy Twoim celem jest ograniczenie ręcznych zapisów, czy skalowanie działalności poza granice kraju, opanowanie tych kluczowych możliwości jest niezbędne dla każdego zespołu finansowego przygotowanego na przyszłość. Przyjrzyjmy się pięciu najważniejszym funkcjom, które umożliwiają organizacjom osiągnięcie większej dokładności, skalowalności oraz elastyczności finansowej. Szybkie i kontrolowane zamknięcie miesiąca Automatyzacja zadań i pełna widoczność postępu dzięki Financial Period Close workspace, który centralizuje cały proces zamknięcia okresu, zapewnia przejrzystość statusów, kontrolę zależności między zadaniami oraz jedno miejsce do monitorowania realizacji dla wszystkich firm i zespołów. Przestrzeń ta oferuje dynamiczne podsumowania, filtrowanie zadań, sygnalizację ryzyk i możliwość szczegółowego śledzenia postępu, co przyspiesza closing i minimalizuje błędy. Zaawansowana automatyzacja księgowa W D365 F&O działy księgowe mogą znacznie bardziej uprościć i zautomatyzować swoją pracę dzięki nowym mechanizmom działającym natywnie, bez konieczności użycia Power Platform. Alokacje, rozliczenia międzyokresowe, reguły księgowań czy automatyczne uzgodnienia bankowe to tylko niektóre korzyści w porównaniu do starszych wersji Dynamics. Silne wsparcie dla firm globalnych D365 Finance zapewnia lepszą obsługę wielu walut, równoległych ksiąg oraz różnic kursowych czy procesów intercompany. Dodatkowo system udostępnia zaawansowane funkcje konsolidacyjne na poziomie międzynarodowym Inteligentne prognozy finansowe Zaawansowane prognozy cash flow oraz analizy finansowe wykorzystujące pełne dane transakcyjne Dynamics 365 Finance i modele AI Microsoft. Prognozy obejmują m.in. otwarte transakcje, budżety, przyszłe księgowania, prognozy popytu i podaży, zapewniając precyzyjne przewidywanie pozycji finansowej. Integracja z Power Platform umożliwia budowę własnych aplikacji, automatyzację procesów oraz rozszerzenie analiz o dodatkowe źródła danych, co wspiera szybsze i trafniejsze decyzje finansowe. Wbudowane, kompletne raportowanie Financial Reporter w D365 służy do tworzenia ustrukturyzowanych raportów i sprawozdań finansowych opartych bezpośrednio na danych z modułu księgi głównej, zapewniając dostęp do informacji w czasie rzeczywistym. Umożliwia samodzielne budowanie i modyfikowanie raportów, porównania z budżetem oraz generowanie różnych wersji zestawień bez udziału działu IT, wspierając tym samym codzienną pracę zespołów finansowych. Pisaliśmy o tym tutaj: https://www.7f-tp.com/articles-pl/financial-reporter-w-dynamics-365/ Podsumowanie Od automatyzacji złożonych procesów księgowych po dostarczanie opartych na AI analiz przepływów pieniężnych – moduł Finansów w Dynamics 365 F&O to znacznie więcej niż tylko system ERP. To fundament doskonałości finansowej. Wykorzystując tych pięć kluczowych funkcjonalności, Twoja organizacja może znacząco ograniczyć pracę manualną, zapewnić zgodność z globalnymi regulacjami oraz uzyskać dostęp do danych w czasie rzeczywistym, niezbędnych do skutecznego funkcjonowania w dzisiejszym, niestabilnym otoczeniu rynkowym. Gotowy, aby przekształcić swoje operacje finansowe? W 7F Technology Partners specjalizujemy się w pomaganiu firmom w pełnym wykorzystaniu potencjału Microsoft Dynamics 365. Nasi eksperci poprowadzą Cię przez proces wdrożenia, optymalizacji oraz dostosowania systemów finansowych, tak aby były one w pełni dopasowane do celów biznesowych Twojej organizacji. Skontaktuj się z zespołem 7F Technology Partners już dziś, aby umówić się na konsultację i zrobić pierwszy krok w stronę bardziej efektywnej, zautomatyzowanej przyszłości.

Właściciele małych firm często uważają, że nie potrzebują wielu usprawnień stosowanych przez większych graczy. Tak jest np. w przypadku systemów ERP uważanych raczej za coś dla dużych przedsiębiorstw i korporacji. Tymczasem zaawansowane oprogramowanie tego typu może pomóc małej firmie skuteczniej konkurować na ryku. Dowiedz się, dlaczego warto zainwestować w ERP dla małej firmy i na jakie korzyści z wdrożenia możesz liczyć. Centralizacja danych – większa efektywność bez chaosu Nawet mała firma może na co dzień żonglować dziesiątkami informacji, dokumentów czy danych. Wiadomości od klientów, faktury, notatki – czasami trudno się w tym połapać. Brak spójności w informacjach może natomiast hamować efektywność i utrudniać podejmowanie trafnych decyzji.     Dobre oprogramowanie może uporządkować dane, sprawiając, że dostęp do nich będzie łatwy i przejrzysty. Po centralizacji danych: zarządzanie zasobami staje się prostsze, szybciej odnajdziesz potrzebne informacje, łatwiej zweryfikujesz historię współpracy z klientem i inne przydatne dane, uzyskasz przejrzysty wgląd w różne obszary działania firmy, przyspieszysz reakcje na nieprzewidziane wydarzenia, usprawnisz procesy zarządzania. Taka przejrzystość sprawia, że codzienna praca staje się spokojniejsza i bardziej przewidywalna. A to bezpośrednio przekłada się na większą optymalizację procesów, szczególnie tam, gdzie liczy się czas reakcji. Trafniejsze decyzje i mniejsze ryzyko Jeżeli podejmujesz decyzje biznesowe, polegając wyłącznie na intuicji, prędzej lub później się pomylisz. Nie da się osiągać sukcesów, działając wyłącznie „na czuja”, a błędy bywają kosztowne. Jest jednak lepszy sposób – decyzje podejmowane na bazie twardych danych. Dobrze wdrożony system ERP zapewnia dostęp do aktualnych raportów, prognoz i najważniejszych wskaźników. Dzięki temu łatwiej jest zaobserwować pewne trendy i wyciągać wnioski. To jedna z większych korzyści z wdrożenia zaawansowanych narzędzi – zamiast działać na oślep, możesz kierować firmą w oparciu o twarde dane. Większa skalowalność biznesu Rozwój firmy to z jednej strony większe obroty i możliwości, ale z drugiej zwykle dodatkowa biurokracja, więcej rozliczeń, więcej dokumentów i więcej pracy operacyjnej. To może sprawiać, że koszty rosną niemal równie szybko jak przychody. System, który wspiera skalowalność biznesu, daje możliwość rozbudowy działalności bez konieczności znacznego zwiększania zatrudnienia. Automatyzacja części procesów pozwala skupić się na najważniejszych kwestiach i skutecznie budować przewagę konkurencyjną. Im wcześniej wprowadzisz narzędzia, które rosną razem z firmą, tym mniej bolesnych reorganizacji czeka Cię później. Lepsza komunikacja i większa odpowiedzialność w zespole ERP porządkuje nie tylko dane, ale też współpracę między ludźmi. Pracownicy widzą swoje zadania, mają dostęp do tych samych informacji i działają według spójnych procedur. Oprogramowanie pomaga kontrolować harmonogramy i obciążenie pracowników, a ponadto eliminuje duplikowanie obowiązków. Dzięki temu możesz liczyć na znacznie mniej nieporozumień czy błędów wynikających z braku informacji. Korzyści z wdrożenia systemu ERP obejmują także większą odpowiedzialność za wyniki, ponieważ każdy wie, za co odpowiada i ma narzędzia, aby realizować swoje zadania. Optymalizacja procesów dla budowania przewagi Odpowiednio dobrane oprogramowanie pozwala usprawnić wiele aspektów funkcjonowania firmy. Automatyzacja powtarzalnych zadań odciąża pracowników i pozwala im skupić się na najważniejszych kwestiach. Integracja wszystkich procesów w jednym systemie zwiększa efektywność i minimalizuje potrzebę wymiany informacji – wszystko, co potrzebne, można bowiem znaleźć w jednym miejscu. Usprawnienia dotyczą m.in. księgowości, sprzedaży czy obsługi klienta. Zaawansowana optymalizacja procesów sprawia, że firma jest bardziej konkurencyjna, także w zestawieniu z większymi podmiotami. System ERP w małej firmie – inwestycja w rozwój ERP może otworzyć Twojej firmie drogę do kolejnego etapu rozwoju. Zwiększ kontrolę, popraw komunikację, zoptymalizuj procesy, oszczędzaj czas i zasoby – to wszystko możesz osiągnąć z odpowiednim oprogramowaniem. Taka inwestycja może być bardzo opłacalna – ale ważne, aby wybrać odpowiednie narzędzie i partnera wdrożeniowego. Gecos oferuje funkcje dopasowane do potrzeb małej firmy i procedurę szybkiego wdrożenia z możliwością czerpania korzyści już w 30 dni. Pomagamy przedsiębiorstwom odblokować ich potencjał, uporządkować pracę i zwiększyć konkurencyjność. Zapraszamy do kontaktu, jeśli chcesz budować zoptymalizowany, uporządkowany, skalowalny biznes.

Praca zdalna, mobilność zespołów i potrzeba stałego dostępu do danych finansowych sprawiają, że SYMFONIA ERP w chmurze staje się naturalnym wyborem dla małych i średnich firm. Hosting Symfonii w środowisku Itmation pozwala korzystać z systemu księgowo-kadrowego bez ograniczeń lokalizacyjnych, kosztownych serwerów i skomplikowanej infrastruktury IT. To rozwiązanie stworzone z myślą o bezpieczeństwie, elastyczności i pełnej kontroli nad kosztami. Dlaczego warto wybrać SYMFONIA online dla małej lub średniej firmy? Dostęp z każdego miejsca Chcesz umożliwić sobie lub pracownikom pracę w trasie albo zdalnie? SYMFONIA w chmurze oznacza dostęp do danych i aplikacji z dowolnej lokalizacji – 24/7.Do systemu zalogujesz się z każdego urządzenia z dostępem do internetu, bez konieczności instalowania lokalnych serwerów. Dzięki serwerom wirtualnym Itmation połączenie jest stabilne i bezpieczne, niezależnie od miejsca pracy. Najważniejsze korzyści: praca z biura, domu lub delegacji, dostęp do aktualnych danych w czasie rzeczywistym, brak zależności od jednego komputera lub sieci lokalnej. Postaw na bezpieczeństwo SYMFONIA w chmurze Itmation to wysoki poziom ochrony danych biznesowych. Infrastruktura została zaprojektowana tak, aby minimalizować ryzyko utraty danych na skutek awarii, błędu ludzkiego czy ataków hakerskich. Co zapewnia bezpieczeństwo? zaawansowane procedury ochrony danych, regularne kopie zapasowe, monitoring i zabezpieczenia klasy enterprise. Masz pewność, że dane finansowe i kadrowe Twojej firmy są chronione lepiej niż na lokalnym serwerze w biurze. Pełna elastyczność Korzystając z SYMFONIA online, możesz łatwo dopasować środowisko do aktualnych potrzeb firmy. Bez zbędnych inwestycji i długoterminowych zobowiązań. Elastyczne możliwości: szybkie dodawanie lub usuwanie kont użytkowników, skalowanie parametrów serwera w górę lub w dół, płacisz tylko za zasoby, z których faktycznie korzystasz. To idealne rozwiązanie dla firm rozwijających się lub działających sezonowo. Błyskawiczne wdrożenie Migracja do chmury nie musi być skomplikowana. Itmation zajmuje się hostingiem systemów ERP od ponad dekady, dlatego cały proces jest sprawny i bezpieczny. Jak wygląda wdrożenie? współpraca z Twoją firmą wdrożeniową (lub polecanym przez Itmation partnerem wdrożeniowym), brak przestojów w pracy (migracja nie przerwie codziennej pracy użytkowników) minimalne zaangażowanie w proces pracowników. Efekt? Szybkie przejście do chmury, bez ryzyka i chaosu organizacyjnego. Kontrola kosztów Model abonamentowy Itmation zapewnia pełną przewidywalność wydatków. Z góry wiesz, ile zapłacisz za hosting Symfonii, co ułatwia planowanie budżetu IT. Dlaczego to się opłaca? brak jednorazowych kosztów zakupu serwera, stałe, czytelne opłaty miesięczne, niższy całkowity koszt niż utrzymanie infrastruktury na własność. Niskie wydatki na IT Decydując się na hosting SYMFONIA ERP w Itmation, rezygnujesz z kosztów związanych z: zakupem i utrzymaniem serwerów, aktualizacjami sprzętu, zatrudnianiem specjalistów od infrastruktury. Wszystko to otrzymujesz w ramach jednej usługi – wraz z profesjonalnym wsparciem technicznym. O firmie Itmation Wsparcie to działanie, w którym nie ma przegranych Itmation to firma, która wygrywa razem z klientami. Dostarcza kompleksowe usługi chmurowe dla systemów ERP, FK – od pierwszego kontaktu, przez wdrożenie, aż po monitoring i pełny serwis infrastruktury. Czym się zajmujemy? Itmation specjalizuje się w dostarczaniu: środowisk wirtualnych dla systemów ERP i CRM, hostingu aplikacji biznesowych, pełnego wsparcia dla producentów oraz partnerów wdrożeniowych. Każdego dnia z usług Itmation korzystają tysiące użytkowników w całej Polsce. Nasza historia Zespół Itmation tworzą entuzjaści technologii, którzy działali w branży jeszcze przed erą powszechnej wirtualizacji. Spółka rozpoczęła komercyjne świadczenie usług w 2014 roku i od tego czasu konsekwentnie rozwija bezpieczną infrastrukturę chmurową dla różnych sektorów gospodarki. Dziś Itmation jest największym hosterem systemów ERP w Polsce, a obrany lata temu kierunek okazał się strategicznie trafny – zarówno dla firmy, jak i jej klientów.

Wdrożenie systemu ERP to dziś jedna z najważniejszych decyzji technologicznych w firmach produkcyjnych. O tym, jak zmieniła się sprzedaż ERP, jakie podejście do zmian mają firmy i dlaczego rozmowa oraz analiza przedwdrożeniowa są kluczowe – opowiada Grzegorz Wikierski, Head of Sales w Proalpha Polska. Grzegorz, jesteś w Proalpha od ponad dekady. Opowiedz o zmianach i kierunkach w branży, i jak z Twojej perspektywy to wpłynęło na sprzedaż? Grzegorz Wikierski: Rynek ERP w Polsce dojrzał, szczególnie w firmach produkcyjnych, i jest to zmiana pozytywna. Stale obserwuję rosnący profesjonalizm i świadomość, że wybór systemu to proces wymagający czasu. Zmienił się też model podejmowania decyzji. Kiedyś rozmawiało się głównie z prezesem, dziś mamy szerokie grono użytkowników końcowych biorących udział w prezentacjach. To otwiera pole do rozmów, wymiany doświadczeń i precyzowania oczekiwań wobec naszego systemu ERP. Zmieniło się też podejście do finansów – każda złotówka jest oglądana z dwóch stron, a budżety są częściej organizowane dopiero po wybraniu dostawcy, co wynika z obecnej sytuacji rynkowej. Co powiedziałby Grzegorz Wikierski z 2026 roku temu z roku 2014, który zaczynał w Proalpha? Grzegorz Wikierski: Potrzebna jest pokora. Życie w świecie ERP wielokrotnie dało mi lekcję, że pokora wobec potrzeb klienta, naszej wiedzy i dostarczanych rozwiązań jest niezbędna. Nawet po ponad 10 latach wciąż pojawiają się pytania, na które nie znam odpowiedzi. Jako trzydziestolatek myślałem, że umiem i mogę znacznie więcej. Dziś wiem, że ten obszar do nauki jest nieskończony. To nie pozwala spocząć na laurach, tylko otwiera drogę do dalszego rozwoju. Jaki mit na temat sprzedaży ERP chciałbyś raz na zawsze obalić? Grzegorz Wikierski: Największym mitem jest przekonanie, że podpisując umowę, jesteśmy w stanie precyzyjnie określić wszystko, co wydarzy się w trakcie projektu. Wdrożenie systemu ERP to żywy proces, który musi nadążać za zmianami w biznesie i produkcji. Dlatego projekty typu „Fixed Price”, które próbują sztywno wszystko opisać, często kończą się niższą jakością niż te realizowane w modelu „Time & Material”, gdzie dajemy sobie przestrzeń na doprecyzowanie potrzeb w trakcie trwania projektu. Moment podpisania umowy to dopiero początek drogi. To jak wygląda dziś skuteczny proces sprzedaży ERP – od pierwszego kontaktu do podpisania umowy? Grzegorz Wikierski: Idealny proces prawdopodobnie nie istnieje, ale możemy wskazać elementy bliskie ideału. Dziś ten proces zaczyna się znacznie wcześniej – dzięki internetowi i narzędziom AI – klienci kontaktują się z nami już po wnikliwym researchu. W idealnym modelu klient wykonuje też pracę wewnątrz swojej organizacji, wie, jakie problemy chce rozwiązać i rozumie swoje procesy. Do głowy przychodzi mi taki przykład, w którym klient mówi, że „system jest powolny”. Można to oczywiście odczytywać wprost i skupić się na szybkości działania systemu, ale za tym mogą stać inne problemy np. kary od dostawców czy frustracja pracowników. Świadomy potrzeb klient nie pyta o wygląd interfejsu, ale o procesy i przepływ informacji, a przede wszystkim o dane, do których dostępu wcześniej nie miał. Taka merytoryczna rozmowa pozwala nam szybko ocenić, czy jesteśmy w stanie dostarczyć wartość. Jeśli wiemy, że nasze rozwiązanie nie pasuje do specyfiki danej firmy (w Proalpha skupiamy się na produkcji dyskretnej), uczciwie o tym mówimy i nie wchodzimy w taki projekt. To szczerość i profesjonalizm, na których nasi klienci, obecni i przyszli, mogą polegać. Wiemy, że jesteś zwolennikiem audytów przedwdrożeniowych, które w Proalpha nazywacie „scopingiem”. Dlaczego ten etap robi tak dużą różnicę? Grzegorz Wikierski: Scoping pozwala nam precyzyjnie określić zakres projektu w oparciu o problemy klienta. Klasyczna analiza często kończy się „grubą księgą” opisującą aktualne procesy („as is”), do której mało kto zagląda, a próba narzucenia docelowego wyglądu procesów („to be”) przed wyborem systemu bywa złudna. My proponujemy podejście zwinne – tworzymy dokument, który konsultant może przeczytać w godzinę i od razu wie, co jest sednem sprawy. Nie rysujemy precyzyjnej mapy, co do centymetra, ale wyznaczamy azymut. Dzięki temu klient nie musi inwestować ogromnych kwot w samą analizę, a wejście w projekt jest bezpieczniejsze dla obu stron. Jak buduje się zespół sprzedażowy w firmie konsultingowo-technologicznej? Jakie kompetencje cenisz najbardziej? Grzegorz Wikierski: Szukamy złotego środka. Najbardziej cenię osoby, które mają doświadczenie w produkcji. Wiedzy o tym, jakie pytania zadawać, czy jak działa produkt możemy kogoś nauczyć, ale wieloletniego doświadczenia z hali produkcyjnej nie da się szybko wyuczyć. Druga kluczowa kompetencja to umiejętność słuchania i zadawania mądrych pytań. Spotkania z prezesami dużych firm bywają stresujące – wtedy ludzie albo milczą, albo mówią za dużo. Osoba, która potrafi to wypośrodkować i naprawdę słucha klienta, jest dla nas największą wartością. Bo tylko tak możemy prowadzić rzeczowe rozmowy. Co chciałbyś, żeby klienci powiedzieli o Tobie po wspólnym projekcie? Grzegorz Wikierski: Chciałbym, aby mieli poczucie, że ta współpraca rzeczywiście im pomogła. Najważniejsze dla mnie jest to, by klient mógł powiedzieć: „Szukaliśmy czegoś, czego na początku nie do końca rozumieliśmy, a teraz mamy realną wartość, która zmieniła naszą organizację”. Chcę, aby Proalpha była postrzegana jako dostawca, który realnie wspiera firmy produkcyjne w ich codziennym rozwoju i pomaga w różnych obszarach, dzięki szerokiemu portfolio narzędzi. Wdrożenie systemu ERP można porównać do budowy domu: na początku mamy wizję porannej kawy na tarasie, ale w trakcie prac wiele się zmienia – od przesuwania ścianek działowych po wybór płytek do łazienki. Moment podpisania umowy to jedynie zakup projektu architektonicznego. Prawdziwe wyzwania i kluczowe decyzje pojawiają się dopiero wtedy, gdy na plac budowy wchodzą fachowcy i zaczyna się realna współpraca. Zaczynamy 2026 rok, na językach jest obecnie sztuczna inteligencja. Jakie widzisz szanse w jej rozwoju dla systemów ERP? Grzegorz Wikierski:  AI jest pojęciem niezwykle pojemnym. Kiedy rozmawiamy z klientami na temat sztucznej inteligencji, najczęściej mają w głowie modele LLM, takie jak ChatGPT czy Gemini. W kontekście systemów ERP, implementacja takich modeli jest jak najbardziej możliwa. Już dzisiaj w systemie Proalpha możemy „porozmawiać” z wirtualnym asystentem, który np. wyjaśni nam co widzi na ekranie, czy jak zinterpretować raport. Docelowo w Proalpha chcemy, aby każdy użytkownik mógł w trakcie swojej pracy rozmawiać z takim wirtualnym pomocnikiem. W tym kontekście również agenci AI są dużym punktem. Taki asystent, mógłby nie tylko pomóc nam w interpretacji, ale także „przeklikać” za nas jakieś zadania. Jednak AI to nie tylko modele LLM i agenci. Są to również wszelkie, nawet niewielkie, dedykowane narzędzia ułatwiające pracę, a bazujące na mechanizmach uczenia maszynowego. Są to narzędzia, które nie służą do rozmowy, a do rozwiązywania skomplikowanych, często konkretnych, pojedynczych zadań. Świetnym przykładem może być narzędzie do poprawy jakości danych, które dostarczamy. Podczas wdrożenia ilość danych do migrowania jest ogromna, i od jakości tych danych zależy bardzo dużo. Dzięki sztucznej inteligencji możemy sprawnie i skutecznie wykonać pracę, która normalnie zajęłaby wiele dni pracownikom firmy. Jedno zdanie, które najlepiej opisuje dobrą sprzedaż ERP w 2026 roku? Grzegorz Wikierski: Sprzedaż to zawsze jest wymiana wartości, my jako dostawca dostarczamy produkt, wiedzę i kompetencje, w zamian otrzymujemy rynkowe wynagrodzenie – to wszystko gwarantuje stabilny rozwój, zarówno dla naszych klientów, jak i dla nas. I to zdanie jest aktualne nie tylko w 2026 roku – od ponad 20 lat z naszymi klientami wspólnie wzrastamy i rok 2026 będzie kolejnym,gdzie ta uniwersalna zasadna będzie z nami. I na koniec, gdybyś miał dać jedną radę firmom stojącym przed decyzją o ERP – co by to było? Grzegorz Wikierski:  Mówiłem wcześniej o tym, że chcemy poznać wyzwania, z którymi mierzy się klient, że podczas scopingu skupiamy się na procesach i problemach do rozwiązania. Często są to problemy skupione na planowaniu, zapotrzebowaniu materiałowym czy obsłudze magazynu. Problemy lokalne, dotyczące części firmy. Ja zawsze podpowiadam moim potencjalnym klientom, aby przed spojrzeniem na lokalne problemy, określili czego tak na prawdę oczekują od projektu wdrożenia systemu z punktu widzenia ich biznesu. Czasem to może być poprawa wydajności, zwiększenie marży, albo zabezpieczenie firm przed utratą stabilności, w związku z używaniem przestarzałego systemu. Niezależnie od tego, jakie te cele by nie były, decydenci powinni jasno je określić i zakomunikować całemu zespołowi projektowemu. W późniejszej pracy, czy to przy wyborze systemu czy już przy wdrożeniu, takie cele biznesowe stanowią rodzaj gwiazdy polarnej, która wyznaczy cel i podpowie, w którą stronę iść. Block Quote

MS POS  rozwija  kulturę innowacji  oraz  cyfrowej ekspansji  wykorzystując narzędzia  Dynamics  365 i  Power  Platform Block Quote Co osiągnęliśmy: W sumie prace zajęły nam około 12 tygodni Wdrożenie całego systemu w 3 miesiące Nasz wkład wewnętrzny mieścił się w przedziale 50-60 dni Tylko 2 seniorów ze wsparciem 2-3 juniorów w fazie przygotowania oraz implementacji Nasze wnioski:  D365 można wdrożyć szybko i przy stosunkowo niewielkim nakładzie pracy w ciągu kilku miesięcy Warto pozostać przy standardzie w pierwszej fazie wdrożenia 3-6 miesięcy prac (sześć miesięcy dla rozszerzonej funkcjonalności)  Kraje: Niemcy Polska Środowisko technologiczne: Dynamics 365 Finance HR Marketing SCM Sales Customer Service Power BI Power Apps Innowacyjne rozwiązania Microsoft Implementacja D365 objęła dwa kraje: Niemcy oraz Polskę, jej zakres to pełna administracja finansowa ze wszystkimi lokalnymi wymogami prawnymi, zakupy, zapasy, sprzedaż i fakturowanie. Ponadto wprowadziliśmy nowy sprzęt, części zamienne i umowy serwisowe. Główną częścią aktualizacji była kontrola zapasów oraz inwentarz, które uległy znacznej poprawie po aktualizacji do D365. Widząc dużą wartość w połączonych rozwiązaniach, wdrożyliśmy również integrację CRM wspierającą nasze procesy sprzedażowe oraz Power BI, dzięki czemu mamy natychmiastowy dostęp do danych z bogatymi wizualizacjami. Na każdym etapie wdrożenia zastosowaliśmy zwinne podejście, innowacyjne i sprawdzone narzędzia oraz przejrzyste zasady współpracy. Zwiększenie efektywności i dostęp do kluczowych danych Duże wyzwanie biznesowe stanowiły rozproszone dane oraz usprawnienie współpracy między zespołami wewnątrz organizacji, jak i zewnętrznymi dostawcami usług finansowo-księgowych i obszarów HR. W czasie rosnącej popularności pracy zdalnej wiele zadań wymagało automatyzacji, a znaczna ilość manualnych procesów musiała zostać zastąpiona rozwiązaniami technologicznymi. Dzięki wdrożeniu Dynamics 365 zyskaliśmy więcej kontroli nad kluczowymi procesami, takimi jak: zarządzanie projektami oraz ich rozliczanie, rozrachunki z odbiorcami, raportowanie i zarządzanie zasobami ludzkimi. Ponadto dotychczasowa wersja AX2012 nie była dostatecznie efektywna, natomiast wdrożona wersja D365 nie tylko zapewniła znacznie szybsze procesowanie danych, ale także bardziej udoskonalony interfejs użytkownika, bardziej płynną oraz intuicyjną obsługę. Cała implementacja została przeprowadzona w trzy miesiące, umożliwiając nam pełne korzystanie z nowego systemu. Połączenie funkcjonalności rozwiązań Microsoft Wdrożenie standardu Dynamics 365 w ciągu niecałych trzech miesięcy umożliwiło dostęp do kluczowych integracji Office 365, Dynamics 365 CRM oraz Power Platform, a także narzędzi komunikacji Microsoft Teams. Płynna integracja z tymi kluczowymi systemami i aplikacjami biznesowymi dodatkowo pomogła zwiększyć produktywność i umożliwiła wzrost wydajności o od 3% do 9% wśród pracowników obsługi back office i średnio o 10% wśród wszystkich pracowników firmy. Wynika to w dużej mierze z faktu, że zwykli użytkownicy nie muszą już zmagać się ze żmudnymi zadaniami, takimi jak wprowadzanie faktur i wyszukiwanie danych. Silosy komunikacyjne są również demontowane dzięki zintegrowanym systemom i udostępnianiu danych. Oznacza to, że możliwa jest wydajna współpraca między zespołami w wielu lokalizacjach, co zwiększa efektywność i skraca czas realizacji zadań. Pełna elastyczność oraz bieżący dostęp do aktualizacji W często zmieniającym się środowisku biznesowym elastyczna platforma pozwala skalować system w górę lub w dół, w zależności od potrzeb. Wraz z Dynamics 365 zmienił się model licencjonowania. Można teraz dokonywać zakupu tego, co aktualnie potrzebuje organizacja, kiedy tego potrzebuje, niezależnie od tego, czy chodzi o dodawanie/usuwanie użytkowników, ale także zwiększanie/zmniejszanie dostępnych aplikacji i modułów. Ostatecznie oznacza to, że nasza firma jest zabezpieczona na przyszłość i lepiej przygotowana na zmieniający się rynek. W przeciwieństwie do Dynamics AX, który wiązał się z dużymi ręcznie wprowadzanymi zmianami, D365 dostarcza progresywne, przyrostowe aktualizacje w regularnych odstępach czasu. Większe zmiany są dostarczane jako parametry lub klucze konfiguracyjne z możliwością podjęcia decyzji o ich włączeniu. Automatyzacja procesu aktualizacyjnego zapewnia optymalną wydajność, efektywność i bezpieczeństwo, a także eliminuje nakłady związane z manualnym przeprowadzaniem tych procesów. Block Quote

W firmie Winthers Smede Entreprise liczy się precyzja, jakość i wydajność. Właśnie dlatego zdecydowali się wdrożyć system Monitor ERP w 2023 roku – była to decyzja, która przyniosła dużą różnicę w ich codziennej pracy. Od notatnika, do cyfrowego zarządzania Steen Jørgensen, brygadzista w Winthers Smede Entreprise, opowiada o przejściu z tradycyjnych metod zarządzania na system Monitor ERP: „Kiedy rozpoczynałem tutaj pracę, używaliśmy systemu C5, a wiele rzeczy zapisywaliśmy w notatniku. W 2023 roku przeszliśmy na system Monitor ERP i był to zupełnie nowy sposób myślenia. Teraz widzimy wszystko – od śledzenia czasu po zużycie materiałów. Możemy też lepiej zarządzać naszymi zasobami i planować obciążenie pracą. Jesteśmy z tego naprawdę zadowoleni”. Dodaje również, że cyfrowe rozwiązanie znacznie ułatwiło dzień pracy: „Oczywiście pracownikom łatwiej byłoby po prostu pisać na karcie pracy, ale to rzadko odpowiada rzeczywistości. Monitor daje nam znacznie dokładniejszy przegląd i nie chciałbym już wracać do starych metod. Po prostu muszę na co dzień pamiętać zbyt wiele – a Monitor może to zrobić za mnie”. Block Quote Bezpieczna przyszłość z Monitorem ERP W związku z nowymi wymogami prawnymi dotyczącymi elektronicznej rejestracji czasu pracy i zarządzania produkcją, firma Winthers Smede Entreprise wybrała Monitor ERP, ponieważ ma on już wbudowane te funkcje. Steen wyjaśnia: „Tak naprawdę nie mieliśmy wcześniej systemu ERP, a na rynku jest teraz wiele rozwiązań. Słyszeliśmy jednak, że Monitor został opracowany specjalnie dla firm produkcyjnych. Biorąc pod uwagę nadchodzące wymagania dotyczące obliczeń emisji CO2, postrzegamy to również jako wielką zaletę, że Monitor ERP może sobie z tym poradzić”. Sceptycyzm zmienił się w zadowolenie Przed wdrożeniem nowy system budził pewien sceptycyzm co do tego, czy dokonano właściwego wyboru: „Wypróbowaliśmy wersję demonstracyjną i byliśmy trochę zdenerwowani, że zostaniemy przywiązani do systemu, który nie odpowiada naszym potrzebom. Ale po roku użytkowania musimy zaznaczyć, że jesteśmy z niego naprawdę zadowoleni”! Monitor ERP jest teraz integralną częścią codziennej pracy i ważnym elementem optymalizacji biznesu: „Najważniejsze jest to, że zarabiamy pieniądze, a Monitor pomaga nam zidentyfikować obszary, w których możemy poprawić naszą działalność”. Nieodzowny system w codziennej pracy Steen podsumowuje objaśniając, jak dużą rolę Monitor ERP odgrywa w jego codziennej pracy: „W mojej pracy zajmuję się wieloma aspektami, a system ERP zajmuje 95% mojego dnia pracy. Na początku byłem sceptyczny, ale dziś coraz bardziej ufam systemowi, który dostarcza nam właściwych informacji”. W Winthers Smede Entreprise wniosek jest jasny: Monitor ERP stał się nieodzowną częścią ich produkcji i działalności biznesowej.

SaaS stał się dla wielu firm naturalnym wyborem. Uruchamiasz system szybko, płacisz abonament, nie kupujesz serwerów, nie „budujesz IT” u siebie. I przez długi czas wszystko wygląda jak czysta wygrana. Tylko że w tle czai się pytanie, którego prawie nikt nie zadaje na etapie wyboru: czy ja w razie potrzeby potrafię odejść od dostawcy i bezpiecznie zabrać swoje dane? Bo jeśli nie, to wygodna usługa może zamienić się w bardzo drogie przywiązanie. A najboleśniej wychodzi to wtedy, gdy rośniesz, zmieniasz procesy, zmieniasz model biznesowy albo po prostu chcesz mieć większą kontrolę nad tym, gdzie i jak działa Twój kluczowy system. W tym artykule dowiesz się jak w praktyczny sposób myślenia o vendor lock in, bezpieczeństwie danych, realnych kosztach „darmowych” rozwiązań i o tym, jak zadawać dostawcom właściwe pytania zanim podpiszesz umowę. SaaS to usługa, a nie własność SaaS to skrót od Software as a Service. W praktyce oznacza to, że nie kupujesz systemu na własność, tylko korzystasz z niego jako usługi. Działa to świetnie, dopóki wszystko idzie zgodnie z planem. Problem zaczyna się, gdy plan się zmienia. W tradycyjnym podejściu firma często ma bezpośrednią kontrolę nad środowiskiem i bazą danych. W modelu SaaS najczęściej jej nie ma. I to jest klucz. Bo jeśli nie masz bezpośredniego dostępu do bazy danych, to nie zrobisz prostego zrzutu bazy i nie przeniesiesz systemu „jak jest”, nawet jeśli dane formalnie należą do Ciebie. Wiele firm myśli o SaaS jak o decyzji na lata. To naturalne. W końcu wybór ERP potrafi trwać rok, wdrożenie kolejny rok, a po dwóch latach intensywnej pracy nikt nie chce wracać do punktu wyjścia. Tyle że życie biznesowe nie pyta o sentymenty. Firmy się rozwijają, procesy się zmieniają, czasem zmienia się branża, a wtedy pojawia się potrzeba korekty narzędzi. Data Center jako bezpieczna skrzynka na Twoje IT W rozmowach o chmurze często gubimy prostą prawdę: na końcu i tak jest infrastruktura, a więc serwerownia, zasilanie, chłodzenie, zabezpieczenia fizyczne, procedury i ludzie, którzy to utrzymują. Data Center można opisać krótko jako miejsce do bezpiecznego przechowywania danych, czyli nośników informacji. Dla firmy może to być własna serwerownia, może to być profesjonalny ośrodek, zaprojektowany od początku do końca tak, żeby było bezpiecznie i przewidywalnie. W praktyce różnica często nie leży w „jednym urządzeniu” czy „jednej technologii”. Różnica leży w filozofii łączenia elementów w całość. Możesz wziąć najlepsze komponenty z różnych marek, ale bez spójnej koncepcji i odpowiedniego połączenia nie dostaniesz „najlepszego samochodu”. Dostaniesz zbiór części. Z Data Center jest podobnie. To ważne także dla biur rachunkowych i działów finansowych, bo ciągłość działania systemów to nie jest temat zarezerwowany dla IT. Od niezawodności infrastruktury zależy, czy faktury pójdą na czas, czy płatności się rozliczą, czy raporty finansowe będą spójne, czy sprzedaż nie stanie. Globalna chmura kontra lokalni dostawcy Duzi globalni gracze mają skalę, zasoby i automatyzację. Lokalni dostawcy mają często inną przewagę: elastyczność, szybkość reakcji i realne dopasowanie do potrzeb klienta. Warto zadać sobie proste pytanie: kim ja jestem dla dużego dostawcy? Dużym klientem, któremu ktoś poświęci uwagę, czy „błędem w statystyce”? W praktyce firmy, które już przeszły ścieżkę fascynacji globalnym dostawcą, często wracają z bardzo przyziemnym wnioskiem: standard jest wygodny, ale bywa bezlitosny, gdy potrzebujesz niestandardowej pomocy. Jest też druga warstwa: lokalizacja i jurysdykcja. Nawet jeśli wybierasz w panelu „region Europa” czy „region Polska”, to nie zawsze oznacza to pełną zgodność z tym, co intuicyjnie rozumiesz jako lokalność. W świecie usług globalnych wiele elementów zarządzania, dostępu i procedur jest scentralizowanych. W dyskusjach o bezpieczeństwie często wraca jeszcze jedna obserwacja: mamy skłonność myśleć, że „zagraniczne z definicji lepsze”. Tymczasem jakość rodzimego IT potrafi być bardzo wysoka, między innymi dlatego, że w wielu obszarach budowaliśmy nowocześniej, bez długiego bagażu starych systemów. Największa pułapka SaaS: wyjście, nie wejście SaaS ma niską barierę wejścia i to jest jego ogromna siła. W przypadku ERP czy WMS potrafi to być argument rozstrzygający, bo koszty startowe są niższe, a uruchomienie szybsze. Tylko że niska bariera wejścia często idzie w parze z wysoką barierą wyjścia. W rozmowach branżowych pojawia się porównanie, które dobrze trafia do wyobraźni: SaaS potrafi być jak małżeństwo bez intercyzy. Wchodzisz w relację z myślą, że to będzie „do końca świata”, więc nie chcesz psuć atmosfery pytaniami o rozwód. A właśnie te pytania są kluczowe w systemach, które obsługują kręgosłup firmy: sprzedaż, finanse, rozrachunki, magazyn, produkcję. Dopóki system spełnia potrzeby, jest spokój. Kryzys zaczyna się, gdy system przestaje nadążać za biznesem albo dostawca zmienia warunki. Wtedy „niepytane wcześniej” staje się „najdroższe”. Historia z życia: euforia po voucherze i szybki powrót na ziemię Wyobraź sobie firmę, która korzystała z rozwiązania, było jej dobrze, ale dostała od partnera wdrożeniowego propozycję w stylu „voucher na darmowe usługi u globalnego gracza”. Trudno się dziwić, że takie oferty brzmią kusząco. Pierwsze miesiące to euforia. Nowa platforma, poczucie, że jest się „u największych”, że wszystko będzie działało idealnie. Problem pojawia się później. Gdy kończą się promocje i zaczynają się realne koszty. Często dopiero w trzecim czy czwartym miesiącu wychodzi, ile to faktycznie kosztuje w codziennym użyciu. W pewnym momencie firma mówi: wracamy. Nie dlatego, że globalna chmura jest „zła”, tylko dlatego, że w jej konkretnym przypadku relacja cena do jakości, elastyczność i dopasowanie do potrzeb okazały się lepsze gdzie indziej. I wtedy zaczyna się prawdziwy test: migracja. Koszmar migracji: płaskie pliki zamiast bazy danych Migracja danych brzmi jak coś technicznego, ale jej skutki są czysto biznesowe: koszt, czas, ryzyko błędów, przestoje, napięcia w zespole, opóźnienia w raportowaniu i fakturowaniu. W jednym z realnych scenariuszy problem wyglądał tak: w modelu SaaS firma nie miała bezpośredniego dostępu do bazy danych. Nie dało się zrobić zrzutu bazy, czyli tego, co w klasycznym podejściu jest podstawą migracji. Dane formalnie należą do klienta, więc muszą zostać udostępnione. Tyle że zamiast kompletnej bazy, klient dostał eksporty z poszczególnych widoków systemu. Kartoteka kontrahentów, kartoteka towarów, kartoteka surowców. Wszystko w postaci płaskich plików tekstowych albo arkuszy. I teraz najtrudniejsza część: spróbuj w ten sposób odtworzyć rozrachunki z kontrahentami, powiązania dokumentów, historię operacji. To nie jest jeden plik. To jest setki eksportów, które trzeba potem ręcznie dopasować, mapować i składać w jedną logiczną całość. Dlatego migracja w takim scenariuszu przestaje być „projektem IT”. Staje się projektem organizacyjnym, finansowym i operacyjnym, który potrafi kosztować więcej nerwów niż pierwotne wdrożenie. Jedno pytanie, które warto zadać dostawcy zanim podpiszesz umowę Jeśli miałbym wskazać jedno pytanie, które porządkuje całą rozmowę o vendor lock in, to byłoby ono takie: Czy w każdej chwili mogę przenieść system i dane do swojego własnego środowiska, nawet na własny sprzęt, i czy dostanę to w formie, która pozwala realnie odtworzyć działanie systemu? To pytanie jest przewrotne, bo nikt nie będzie stawiał dużego ERP na laptopie na stałe. Chodzi o zasadę: czy da się „zapakować system do własnego pudełka”, czy jesteś skazany na cały łańcuch technologiczny jednego dostawcy. Poniżej masz krótką checklistę pytań, które możesz dosłownie skopiować do maila: Czy mogę otrzymać pełny eksport danych w formie bazy danych, a nie tylko plików? Jaki jest czas i tryb wydania danych po wypowiedzeniu umowy? Czy eksport obejmuje powiązania dokumentów, historię zmian, załączniki i logi? Jak wygląda dostęp do danych po zakończeniu współpracy i czy są opłaty? Czy jest API i czy jest objęte SLA? Czy mogę przenieść system do innego Data Center lub do własnej infrastruktury? Jak wygląda wsparcie, czy rozmawiam z człowiekiem i jaki jest realny czas reakcji? Warto też pytać o coś, co w prezentacjach wygląda podobnie u wszystkich: SLA i wsparcie. Różnice wychodzą dopiero wtedy, gdy masz problem i liczysz minuty. Podsumowanie SaaS może być świetnym wyborem. Daje tempo, przewidywalny koszt startu i odciąża zespół. Ale jeśli chcesz podejść do tematu profesjonalnie, potraktuj „plan wyjścia” jako standard, a nie fanaberię. Najprostszy test do wykonania już dziś: sprawdź, czy masz opisane w umowie i procedurach, w jakiej formie i w jakim czasie dostaniesz swoje dane, gdy zmienisz dostawcę. Jeśli odpowiedź jest niejasna, to jest najlepszy moment, żeby ją doprecyzować.

Wybór modelu wdrożenia systemu ERP to dziś jedna z kluczowych decyzji technologicznych w firmie. Użytkownicy enova365 również stają przed pytaniem: chmura czy serwer lokalny? Oba rozwiązania pozwalają korzystać z pełnej funkcjonalności systemu, jednak różnią się kosztami, elastycznością, bezpieczeństwem i sposobem zarządzania IT. Poniżej znajdziesz praktyczne porównanie, które ułatwi podjęcie decyzji – szczególnie w kontekście małych i średnich firm. enova365 na serwerze lokalnym – klasyczne podejście Serwer lokalny oznacza, że system enova365 działa na infrastrukturze znajdującej się fizycznie w firmie lub w jej biurze rachunkowym. To model znany i nadal stosowany w wielu organizacjach, zwłaszcza tych, które od lat korzystają z własnego zaplecza IT. Zalety serwera lokalnego: pełna kontrola nad infrastrukturą i danymi, brak stałego abonamentu za hosting u zewnętrznego dostawcy, możliwość pracy offline w sieci lokalnej. Ograniczenia: wysokie koszty początkowe (zakup serwer, zakup licencje, koszty konfiguracji infrastruktury), konieczność utrzymania infrastruktury, jej serwisowania, aktualizacji, w tym koszty zatrudniania specjalistów do tego potrzebnych, ograniczony dostęp zdalny do danych. To rozwiązanie sprawdza się więc głównie w firmach z własnym działem IT i stabilną, niezmienną strukturą pracy. Jeżeli nie ma potrzeby łączenia się z system enova365 zdalnie, a także firma może pozwolić sobie na wyższe koszty związane z posiadaniem własnej infrastruktury, serwer lokalny jest oczywistym wyborem. Co w przypadku, gdy wspomniane warunki nie mogą zostać spełnione? enova365 w chmurze – nowoczesna elastyczność Wersja chmurowa enova365 działa na zewnętrznej infrastrukturze, zarządzanej przez wyspecjalizowanego dostawcę, np. Itmation. Użytkownik korzysta z systemu enova365 przez internet, bez konieczności utrzymywania własnych serwerów. Najważniejsze korzyści chmury: dostęp do systemu z dowolnego miejsca i urządzenia (system enova jest dostępny 24/7), brak inwestycji w sprzęt i jego utrzymanie (nie ma potrzeby zakupu serwera pod enovę ani zatrudniania specjalistów od infrastruktury), szybkie wdrożenie i łatwa skalowalność (enovę z całą licencją można przenieść do chmury w kilka godzin). Dla firm pracujących hybrydowo lub zdalnie chmura często okazuje się rozwiązaniem znacznie praktyczniejszym.  Jest to doskonałe rozwiązanie dla małych i średnich firm, w tym biur rachunkowych. Przejście do chmury zdecydowanie obniża wydatki na kwestie IT, a dodatkowo pozwala na wygodną pracę podczas delegacji albo w siedzibie klienta. Bezpieczeństwo danych – chmura vs serwer lokalny Wbrew obiegowym opiniom, chmura często zapewnia wyższy poziom bezpieczeństwa niż infrastruktura lokalna – pod warunkiem wyboru sprawdzonego dostawcy. Chmura Itmation: zaawansowane zabezpieczenia przed nieuprawnionym dostępem i monitoring działania infrastruktury 24/7, regularne kopie zapasowe oraz monitoring procesu backupu danych, ochrona przed awariami sprzętu i utratą danych. Serwer lokalny: bezpieczeństwo zależne od wiedzy i procedur w firmie (często zależne tylko od 1 osoby, która posiada odpowiednie kompetencje), ryzyko awarii sprzętowej lub braku backupu (koszty skompletowania odpornej na awarie infrastruktury są wysokie, więc firmy z nich rezygnują, uznając ryzyko za mało prawdopodobne – to błąd!), koszty dodatkowych zabezpieczeń (jak wyżej). Dla wielu MŚP profesjonalne środowisko chmurowe oznacza więc realnie wyższy poziom ochrony danych osiągany niższym kosztem. Koszty – co się bardziej opłaca? Serwer lokalny: jednorazowe, wysokie koszty początkowe, koszty serwisu, energii, administratorów infrastruktury, trudniejsze planowanie wydatków (np. związane z rozbudową serwera, zakupem dodatkowego klastra danych, wymianą elementów). Chmura: model abonamentowy, przewidywalne miesięczne koszty (klient zawsze wie, ile zapłaci za hosting), brak wydatków na sprzęt i jego wymianę (niższe koszty na IT). W dłuższej perspektywie chmura często okazuje się więc tańsza, zwłaszcza dla firm, które nie chcą zamrażać kapitału w infrastrukturze IT. Elastyczność i skalowanie systemu Chmura daje przewagę tam, gdzie firma się rozwija lub zmienia model pracy. enova365 w chmurze pozwala: szybko dodawać nowych użytkowników, zwiększać lub zmniejszać zasoby systemowe, reagować na sezonowość biznesu W przypadku serwera lokalnego każda zmiana oznacza dodatkowe koszty rekonfiguracji infrastruktury i związany z tym czas, który może spowodować przestój w działaniu firmy enova365 w chmurze czy na serwerze lokalnym – co wybrać? Postaw na chmurę, jeśli: pracujesz zdalnie lub hybrydowo (lub masz takie plany, potrzeby), chcesz ograniczyć koszty na obszar IT, zależy Ci na szybkim wdrożeniu i elastyczności usługi hostingu. Rozważ serwer lokalny, jeśli: masz własne, rozbudowane IT i zasoby do zarządzania tym obszarem, nie potrzebujesz dostępu zdalnego do swojego systemu, preferujesz tradycyjny model zarządzania infrastrukturą. enova365 w chmurze – wdrożenie i hosting z Itmation Decydując się na enova365 w chmurze, warto postawić na doświadczonego partnera technologicznego. Hostingiem systemu może zrealizować Itmation – największy hoster systemów ERP w Polsce, specjalizujący się w środowiskach chmurowych dla rozwiązań księgowych, kadrowych i biznesowych. Itmation zapewnia bezpieczną infrastrukturę, stały monitoring, kopie zapasowe oraz współpracę z firmą wdrożeniową, dzięki czemu migracja enova365 do chmury przebiega sprawnie i bez przestojów w pracy. Dla firmy oznacza to gotowe, stabilne środowisko enova365, bez konieczności inwestowania we własny serwer i zaplecze IT. Podsumowanie Dla większości małych i średnich firm enova365 w chmurze to rozwiązanie bardziej elastyczne, bezpieczne i przewidywalne kosztowo. Serwer lokalny nadal ma swoje miejsce, ale coraz częściej jest wyborem podyktowanym przyzwyczajeniem, a nie realnymi korzyściami biznesowymi. Jeśli myślisz o przyszłości, skalowaniu firmy i pracy bez ograniczeń lokalizacyjnych – chmura wygrywa ten pojedynek.