ERP

Praca z dowolnego miejsca, na każdym urządzeniu, staje się dziś standardem w sektorze MŚP. W odpowiedzi na rosnące oczekiwania przedsiębiorców Comarch udostępnił demonstracyjną wersję systemu Comarch ERP Optima w przeglądarce internetowej. To kolejny krok w kierunku zwiększania dostępności i elastyczności rozwiązań ERP, oparty na wieloletnim doświadczeniu firmy w tworzeniu technologii wykorzystujących sztuczną inteligencję. Docelowo rozwiązania te mają jeszcze bardziej usprawnić obsługę systemu i podnieść komfort jego użytkowania.  To bardzo ważny etap w rozwoju najpopularniejszego w Polsce oprogramowania dla sektora MŚP, z którego korzysta już ponad 70 tysięcy małych i średnich przedsiębiorstw oraz biur rachunkowych. Nowe rozwiązanie łączy sprawdzoną stabilność systemu z pełną mobilnością i dostępnością, jaką zapewnia interfejs webowy, odpowiadając na potrzeby nowoczesnego, elastycznego modelu pracy. Publiczna wersja demonstracyjna to okazja dla firm, by przetestować rozwiązanie przeglądarkowe w modelu chmurowym bez konieczności instalacji czy konfiguracji infrastruktury IT. Oznacza to, że korzystając z interfejsu webowego, księgowy, właściciel przedsiębiorstwa czy inny użytkownik oprogramowania może pracować w systemie z każdego miejsca na świecie. Wystarczy dostęp do internetu. Jak zaznacza Zbigniew Rymarczyk, wiceprezes Comarch i dyrektor sektora ERP: – To największa rewolucja w Comarch ERP Optima od 20 lat. Współpraca z tak dużą i różnorodną grupą firm, w tym z biurami rachunkowymi, rodzi w nas poczucie odpowiedzialności za mały i średni biznes. Bycie liderem rynku nie polega na odcinaniu kuponów, ale na realizowaniu oczekiwań klientów, co właśnie robimy, wprowadzając tak ważną zmianę. Block Quote Wzorzec dla globalnego rynku Co ważne, nowe rozwiązanie zapewnia pełną spójność danych. Użytkownicy Comarch ERP Optima w Chmurze Standard mogą korzystać równolegle z interfejsu webowego oraz klasycznego. W praktyce oznacza to płynne przejście do pracy w przeglądarce bez ryzyka przestojów czy utraty informacji. Firmy zyskują więc elastyczność. Przykładowo pracownicy biurowi mogą pracować na firmowej infrastrukturze i tradycyjnym widoku, podczas gdy osoby pracujące zdalnie lub mobilnie otrzymają dostęp do tych samych danych z poziomu dowolnej przeglądarki. Taki podział znacząco ułatwi współpracę i przyspieszy obieg dokumentów w organizacji. Źródło: Comarch ERP Nowe rozwiązanie to też strategiczny fundament pod budowę systemu ERP dla MŚP, napędzanego sztuczną inteligencją. Według tej koncepcji oprogramowanie komunikuje się z użytkownikiem jak partner biznesowy. Dzieje się to już teraz m.in. dzięki narzędziu ChatERP – inteligentnemu asystentowi, który umożliwia użytkownikowi dostęp do skomplikowanych analiz, komunikując się z nim za pomocą języka naturalnego. System od Comarch integruje również agentów AI, którzy odciążają użytkownika, pozwalając na pełną automatyzację wewnętrznych procesów: od automatycznego rozpoznawania i księgowania faktur, po inteligentne planowanie dostaw. Block Quote Nowy ekosystem, nowe funkcje W aktualizacji wersji przeglądarkowej wdrożono szereg nowych funkcji, które znacząco rozszerzają zakres operacyjny systemu. To m.in.: zaawansowana obsługa VAT i JPK: możliwość edycji dokumentów w rejestrach VAT (transakcje krajowe PLN), dostęp do list plików JPK_V7 oraz deklaracji VAT-UE. System umożliwia również pełną obsługę wysyłki i odbioru UPO dla deklaracji VAT-8, VAT-9M oraz VIU-DO, wsparcie dla handlu i logistyki: wprowadzono formularze Faktury Proforma oraz faktury VAT Marża. Nowością jest dedykowana zakładka KSeF na fakturach sprzedaży, pozwalająca monitorować status e-Faktury w czasie rzeczywistym, finanse pod kontrolą: użytkownicy mogą teraz zarządzać raportami bankowymi i kasowymi, a procesy automatyzuje pobieranie danych kontrahentów z baz GUS i VIES, udogodnienia dla biur rachunkowych: rozbudowana ewidencja przychodów i kosztów (Ryczałt, KPiR) oraz moduł operacji wielofirmowych sprawiają, że praca na wielu bazach danych staje się szybsza. Szczegóły i dostęp do Comarch ERP Optima w wersji przeglądarkowej znajduje się na stronie: Comarch ERP Optima – Wersja Web. 

Rynek chmurowych systemów ERP dojrzewa, a ich popularność wynika zarówno z modelu subskrypcyjnego, jak i ze sposobu przechowywania danych. Koszty licencji, utrzymania i wsparcia oprogramowania są ujęte w cyklicznych opłatach, a użytkownicy nie muszą martwić się o migrację do nowszych wersji, ponieważ aktualizacje są realizowane na bieżąco.   Gartner co roku publikuje szczegółowe analizy rynków technologicznych, w których porównuje dostawców i ocenia ich m.in. pod kątem kompletności wizji oraz zdolności do realizacji zapowiadanych kierunków rozwoju. Najbardziej rozpoznawalnym formatem tych analiz jest Gartner® Magic Quadrant™, który prezentuje pozycjonowanie dostawców w konkretnych segmentach rynku, takich jak IT, cyberbezpieczeństwo, systemy ERP czy narzędzia BI. Są one cenione za możliwie obiektywną perspektywę, dlatego często stanowią punkt odniesienia dla firm wybierających rozwiązania i partnerów technologicznych – szczególnie tam, gdzie liczy się wiarygodna ocena potencjału w obszarze AI, automatyzacji i analityki danych.    Najnowsza edycja raportu Gartner® Magic Quadrant™ z października 2025 roku analizuje kluczowe możliwości chmurowych systemów ERP, ze szczególnym naciskiem na przedsiębiorstwa produkcyjne. Przeanalizowano dostawców oferujących rozwiązania cloudowe, w tym Infor, który już po raz piąty z rzędu został sklasyfikowany w gronie liderów. To ważny sygnał dla firm produkcyjnych i dystrybucyjnych: jeśli procesy są specyficzne (partie, receptury, zgodność, projekty, serwis, śledzenie), wybór ERP powinien zaczynać się od pytania o dopasowanie branżowe, a dopiero potem o listę funkcji.   Gartner® Magic Quadrant™ – Infor jako silny gracz na rynku ERP  W tegorocznej edycji raportu aplikacje Infor dominują szczególnie w specjalistycznych modelach produkcji. Firma wyróżniła się na tle konkurencji, zajmując pierwsze lub drugie miejsce w kilku kluczowych kategoriach produkcyjnych:  Produkcja procesowa (np. branża spożywcza, chemiczna) – Infor uzyskał najwyższą notę w całym zestawieniu (3,88 pkt), wyprzedzając Microsoft i IFS, Produkcja zorientowana na projekty/zasoby (np. branża budownicza) – firma uplasowała się na 1. miejscu z wynikiem 3,82 pkt, Produkcja dyskretna (np. branża samochodowa, meblowa) – zajęto 2. miejsce (3,88 pkt), minimalnie ustępując Microsoftowi (3,90 pkt).  W praktyce oznacza to, że Infor ma bardzo mocną propozycję dla organizacji potrzebujących ERP „zbudowanego pod produkcję”, a nie systemu, który dopiero trzeba intensywnie dopasowywać.   Jakie firmy realnie zyskują na rozwiązaniach Infor? Infor rozwija pakiet rozwiązań Infor CloudSuite z myślą o konkretnych branżach, tj. motoryzacyjna, spożywcza czy chemiczna, co znajduje odzwierciedlenie w najwyższych notach dla produkcji procesowej i dyskretnej. Dzięki gotowym procesom dla specyficznych sektorów czas wdrożenia ERP bywa krótszy, a ryzyko operacyjne niższe. W obszarze produkcji procesowej Infor jest postrzegany jako szczególnie mocny, m.in. dzięki precyzyjnemu śledzeniu partii, obsłudze receptur oraz wsparciu zgodności z rygorystycznymi przepisami.   Rozwiązania Infor są postrzegane jako wszechstronne i skalowane dla firm o różnej wielkości. Z informacji przytoczonych przez Gartnera wynika jednak, że systemy te szczególnie dobrze odpowiadają potrzebom małych i średnich organizacji (3,76 pkt). W kategorii średnich firm i globalnych korporacji Infor uplasował się na 4. miejscu, ustępując Oracle, Microsoft i SAP.   Oprogramowania Infor – dlaczego warto?  Sercem CloudSuite jest Infor OS, czyli warstwa platformowa integrująca dane, procesy oraz elementy sztucznej inteligencji. Zapewnia ona zaawansowane możliwości w zakresie:  Analitycznym – wbudowane narzędzia Birst służące do gromadzenia i wizualizacji danych,   Low-code – narzędzia Mongoose umożliwiające budowę i rozwój funkcjonalności bez zaawansowanych umiejętności programistycznych,    AI i automatyzacji procesów – rozwiązania wspierające podejmowanie decyzji w czasie zbliżonym do rzeczywistego oraz prognozowanie zachowań i preferencji klientów.    Całość uzupełnia nowoczesny interfejs użytkownika (UX), który ułatwia pracę i przyspiesza adaptację. Aplikacje są dostępne zarówno w wersji przeglądarkowej, jak i na urządzeniach mobilnych.   System Infor a partner wdrożeniowy Nawet najlepsza ocena w raporcie nie wdroży systemu. O przewadze decydują szczegóły: mapowanie procesów, model danych, integracje, bezpieczeństwo uprawnień, jakość migracji oraz adopcja użytkowników. Partner wdrożeniowy powinien nie tylko dobrze rozumieć branże i potrzeby firmy, ale także wyróżniać się elastycznym, relacyjnym podejściem do projektu.    Firma iPCC, polski partner Infor ze statusem Gold Resell Partner, od ponad 15 lat specjalizuje się w dostarczaniu i wdrażaniu zintegrowanych systemów informatycznych, w tym Infor CloudSuite. W praktyce oznacza to możliwość połączenia perspektywy procesowej (produkcja, dystrybucja, finanse) z techniczną (integracje i utrzymanie platformy), co wspiera budowę rozwiązania szybkiego, skalowalnego i gotowego na przyszłe potrzeby.  

Wdrożenia ERP i WMS coraz częściej nie kończą się na jednym systemie. Dochodzą integracje z e-commerce, przewoźnikami, platformami BI, mobilną pracą magazynu i zdalnym dostępem dla zespołów, partnerów oraz serwisu. W wyżej wspomnianych układach temat IT Security w chmurze wraca regularnie, bo rośnie liczba połączeń, punktów dostępu i danych, które krążą między środowiskami, a jeden błąd w konfiguracji potrafi przełożyć się na realne ryzyko operacyjne. Najczęstszy błąd mentalny jest zaskakująco prosty: „dostawca chmury odpowiada za wszystko”. W rzeczywistości to przekonanie usypia czujność w najbardziej wrażliwych obszarach: uprawnieniach, rolach, integracjach i zasadach dostępu. W chmurze dostawca odpowiada za bezpieczeństwo infrastruktury, a firma za bezpieczeństwo tego, co konfiguruje, uruchamia i komu daje dostęp. Czym jest IT Security w chmurze? IT Security, czyli bezpieczeństwo w chmurze, to kompleksowy zestaw zasad i praktyk, których celem jest ochrona biznesu, systemów i danych również wtedy, gdy działają na usługach chmurowych. W praktyce chodzi o to, aby tylko uprawnione osoby miały właściwy dostęp, dane były zabezpieczone na każdym etapie, a konfiguracja środowiska nie zostawiała otwartej furtki dla atakujących. Najczęstsze obszary zagrożeń w chmurze można sprowadzić do trzech kategorii: Tożsamość i dostęp: przejęcia kont, spowodowane głównie przez brak MFA (uwierzytelniania wieloskładnikowego) i brak odpowiedniej kontroli. Dane: nieautoryzowany dostęp, wycieki danych przez niewystarczająco zabezpieczone integracje. Konfiguracja: błędne ustawienia usług, publicznie dostępne zasoby, otwarte porty, brak polityk i monitoringu zmian. Shared responsibility, czyli kto za co odpowiada w chmurze? Odpowiedzialność za bezpieczeństwo w chmurze jest zawsze dzielona między dostawcę usług cloud a organizację, która z nich korzysta. Żeby to dobrze zrozumieć, warto spojrzeć na zakres odpowiedzialności w zależności od modelu chmurowego.   SaaS (Oprogramowanie jako usługa) – polega na dostarczeniu gotowej aplikacji, co świadczy o odpowiedzialności dostawcy za bezpieczeństwo i prawidłowość działania samej usługi, jak i warstwy infrastruktury, na której działa. Po stronie firmy pozostaje przede wszystkim właściwe zarządzanie dostępem, rolami użytkowników i konfiguracją ustawień bezpieczeństwa w ramach oprogramowania. PaaS (Platforma jako usługa) – dostawca odpowiada nie tylko za infrastrukturę chmurową, lecz także system operacyjny oraz całe środowisko uruchomieniowe aplikacji. Organizacja odpowiada za bezpieczeństwo oprogramowania, konfigurację usług, ochronę danych oraz nadawanie uprawnień użytkownikom.   IaaS (Infrastruktura jako usługa) – dostawca zapewnia podstawową infrastrukturę oraz warstwę wizualizacji pozwalającą na uruchamianie maszyn wirtualnych. Ten model gwarantuje firmie największą elastyczność – i jednocześnie odpowiedzialność – w zakresie oprogramowania, systemu operacyjnego, zabezpieczeń, polityki i sposobu działania środowiska. Niezależnie od tego, czy firma korzysta z SaaS, PaaS czy IaaS, jedna zasada pozostaje niezmienna: po stronie organizacji zawsze leży odpowiedzialność za tożsamość i dostęp (kto ma uprawnienia) oraz za bezpieczeństwo danych w zakresie ich udostępniania, eksportu i właściwej konfiguracji. 7 filarów bezpieczeństwa chmury w firmie wdrożeniowej Poniższe filary warto traktować jak checklistę wdrożeniową. W projektach ERP, WMS i integracjach to właśnie one decydują, czy bezpieczeństwo jest „wbudowane” w architekturę chmurową, czy zostaje dopięte dopiero po incydencie. Identity and Access Management (IAM) – zasady zarządzania tożsamością użytkowników i dostępem do systemów, usług oraz danych. W chmurze IAM jest pierwszą linią obrony, bo większość ataków zaczyna się od przejęcia konta lub błędnie nadanych uprawnień. Warto pamiętać o unikaniu kont współdzielonych w organizacji, jeśli jest to możliwe, a także wymuszeniu co najmniej dwuetapowej weryfikacji kont użytkowników. Uzupełnieniem MFA powinny być polityki dostępu warunkowego, które ograniczają logowanie z nieautoryzowanych lokalizacji i urządzeń. Zasada minimalnych uprawnień – użytkownik powinien mieć dokładnie taki dostęp, jaki jest potrzebny do jego stanowiska pracy, ani więcej, ani mniej. Należy budować role pod procesy, a nie pod osoby. Pomocne jest udzielanie dostępu czasowego do zadań administracyjnych. Ochrona danych i klasyfikacja – dane powinny być zabezpieczone na poziomie przechowywania, przetwarzania i udostępniania. Skuteczne będzie sklasyfikowanie danych na poszczególne kategorie (np. finansowe, operacyjne, personalne), aby ustalić ich zasady eksportu, retencji i dostępu. Bezpieczna integracja API (ERP, e-commerce, WMS, BI) – ochrona kanałów wymiany danych między systemami. Integracje to jeden z najczęstszych wektorów ryzyka, bo działają całodobowo i często używają kont technicznych. W związku z tym rekomendujemy uwierzytelnianie oparte o tokeny oraz monitoring występujących anomalii. Monitoring i logowanie zdarzeń – bez odpowiedniego monitoringu nie ma realnej kontroli potencjalnych nieprawidłowości, jest tylko deklaracja. Trzeba pamiętać o zbieraniu logów z kluczowych komponentów, a także ustawić alerty na zdarzenia krytyczne i określić procedurę eskalacji. Backup i odtwarzanie po incydencie – strategia kopii zapasowych, co pozwoli na odtworzenie działania po awarii lub innej sytuacji krytycznej. Backup bez testów wdrożeniowych bywa fałszywym poczuciem bezpieczeństwa, dlatego należy wykonywać regularne próby i zaplanować scenariusze awaryjne. Governance i zgodność (polityki, audyt, dokumentacja) – zestaw reguł i procesów, które utrzymują bezpieczeństwo po zakończeniu projektu. Dzięki temu standardy nie kończą się na go live. MS POS pracuje przy wdrożeniach w ekosystemach Microsoft Dynamics 365 oraz POS Cegid Retail Y2, co daje naturalne spojrzenie na bezpieczeństwo zarówno od strony działania firmy, jak i od strony tego, jak zaprojektować środowisko oraz integracje, aby ryzyko nie rosło wraz z rozwojem systemu. Bezpieczeństwo w praktyce projektów ERP i retail W projektach ERP oraz środowiskach retail bezpieczeństwo nie rozgrywa się w jednym miejscu. To nie jest temat „modułu” ani pojedynczej konfiguracji. Jeśli firma pracuje na rozwiązaniach takich jak Microsoft Dynamics 365, które obejmują wiele obszarów działalności, od finansów i sprzedaży po logistykę i obsługę klienta, to security dotyczy całego łańcucha procesów i wszystkich punktów styku z innymi systemami. Innymi słowy: wystarczy jeden słaby element, by ryzyko przeniosło się na resztę organizacji. Co istotne, tym słabym elementem nie musi być wyłącznie system czy integracja. Równie często jest nim człowiek: błędnie nadane uprawnienia, nieświadome kliknięcie w złośliwy link czy pominięcie procedury mogą uruchomić łańcuch konsekwencji w całej organizacji. Pierwszym obszarem, który wymaga dyscypliny, są konta administracyjne i role projektowe. W trakcie wdrożenia naturalnie pojawia się potrzeba szerokich uprawnień: konfiguracji, migracji danych, testów, integracji. Problem zaczyna się wtedy, gdy dostęp „na czas projektu” nie ma terminu wygaśnięcia, a role wdrożeniowe zaczynają funkcjonować jak stałe role operacyjne. Bez jasnej granicy między administracją, zespołem projektowym i użytkownikami biznesowymi łatwo o sytuację, w której audyt dostępu staje się formalnością, a nie realnym narzędziem kontroli. Integracje to drugi, bardzo typowy wektor ryzyka. W sprzedaży detalicznej praktycznie zawsze mamy cały ekosystem: e-commerce, POS, WMS, platformy lojalnościowe, systemy płatności, integracje z przewoźnikami i raportowanie. Każda integracja korzysta z kont technicznych, kluczy, tokenów, uprawnień i często działa non stop. Jeśli nie ma rotacji sekretów, ograniczeń uprawnień kont technicznych oraz monitoringu anomalii, integracja potrafi stać się „cichym kanałem”, który działa długo, zanim ktokolwiek zauważy problem. Co istotne, większość incydentów w takich środowiskach nie wynika z zaawansowanej „magii hakerskiej”, tylko z prostych zaniedbań w kontroli dostępu i w konfiguracji. Szczególnie ryzykownym obszarem są środowiska deweloperskie, testowe i produkcyjne. W projektach ERP presja czasu sprzyja skrótom: kopiowaniu danych z produkcji do testów, tworzeniu wspólnych kont, tymczasowych eksportów i plików, które krążą między zespołami. Ryzyko „przecieków” nie musi oznaczać celowego działania, często jest efektem braku zasad: kto może pracować na danych realnych, czy dane są anonimizowane, gdzie i jak długo są przechowywane. Jeśli do tego dołożymy wiele podmiotów w projekcie – dostawców, integratorów, partnerów – to temat przestaje być poboczny. MS POS wspiera transformację cyfrową poprzez wdrożenia aplikacji biznesowych ekosystemu Microsoft Dynamics 365 oraz rozwiązań retail, takich jak Cegid Retail Y2, opartych o architekturę chmurową. Kluczową rolę odgrywa geo-replikacja usług i danych, uzupełniona o kopie zapasowe, monitoring, testy i aktualizacje, co gwarantuje wysoką dostępność i ciągłość pracy nawet w razie awarii systemu. W obszarze bezpieczeństwa zapewniane są procedury ochrony danych oraz mechanizmy bezpieczeństwa oparte o role i uprawnienia użytkowników.

Utrzymanie ruchu w produkcji decyduje o realnej dostępności maszyn i ciągłości procesów. Każda awaria oznacza przestój, a ten zawsze generuje koszty: od niewyprodukowanych serii, po konieczność reorganizacji planów produkcyjnych. Właśnie dlatego planowanie przeglądów i systematyczny serwis stają się elementem codziennej pracy działu utrzymania ruchu, a nie jednorazową interwencją w momencie awarii. Przyjrzyjmy się szczegółom i odpowiedzmy sobie na pytanie, jak system ERP wspiera te procesy.  Serwis bieżący – jak reagować i jak wdrażać prewencję? Największym wyzwaniem w bieżącym serwisie w firmach produkcyjnych jest opieranie się często na zgłoszeniach awarii. Gdy operator informuje, że maszyna stanęła, jest już za późno – produkcja zostaje zatrzymana, a koszty rosną lawinowo. Przykładowe konsekwencje Do typowych konsekwencji braku systematycznej reakcji należą: konieczność wprowadzania zmian w harmonogramach, nadgodziny pracowników, zwiększone zużycie części; problemy z dotrzymaniem terminów realizacji zleceń. Jak wprowadzić działania prewencyjne? Właśnie z tych względów zamiast reagować dopiero na awarie, firmy coraz częściej wdrażają mechanizmy prewencji. Pierwszym krokiem jest systematyczne zbieranie sygnałów z hali – od prostych formularzy zgłoszeniowych dla operatorów, po czujniki monitorujące temperaturę, wibracje czy obciążenia. Takie dane pokazują odchylenia od normalnej pracy, zanim jeszcze pojawi się faktyczna usterka. Wdrożenie prewencyjnego serwisu nie wymaga od razu inwestycji w zaawansowane algorytmy. W praktyce można zacząć od dwóch działań. Po pierwsze, ustandaryzować proces zgłaszania nieprawidłowości (operatorzy muszą wiedzieć, jak i gdzie raportować symptomy), Po drugie, prowadzić rejestr interwencji, który umożliwia analizę powtarzających się problemów. Dopiero na tym fundamencie sensowne jest rozwijanie rozwiązań predykcyjnych – integracji czujników z systemem ERP czy analityką IoT. Taki model pracy sprawia, że serwis bieżący przestaje być gaszeniem pożarów, a staje się narzędziem planowania, które realnie obniża koszty i wydłuża żywotność maszyn. Przeglądy okresowe – od czego zacząć i jak uniknąć najczęściej popełnianych błędów? Najczęstszy wyzwaniem z przeglądami okresowymi to  odkładanie konkrentych działań „na później”. W praktyce oznacza to, że wiele firm produkcyjnych reaguje dopiero wtedy, gdy pojawia się awaria. Konsekwencje są oczywiste: większe koszty serwisu, przestoje w produkcji, a często również skrócenie żywotności całych linii technologicznych. Brak systematycznych przeglądów prowadzi też do utraty kontroli nad realnym stanem parku maszynowego – zarządzający nie wiedzą, które urządzenia są w dobrej kondycji, a które wymagają pilnej modernizacji. Harmonogram przeglądów na bazie konkretnych danych  Wdrożenie najlepiej zacząć od stworzenia centralnej bazy danych. Każda maszyna powinna mieć przypisany plan przeglądów, listę czynności (kontrola, smarowanie, kalibracja, wymiana części eksploatacyjnych) oraz historię wcześniejszych działań serwisowych. Dzięki temu utrzymanie ruchu zyskuje narzędzie do analizy i planowania, a nie tylko do rejestrowania wykonanych prac. Powiązanie harmonogramu przeglądów z planami produkcyjnymi Kolejnym krokiem jest powiązanie harmonogramu przeglądów z planami produkcyjnymi. Przeglądy muszą być realizowane w czasie, gdy linia jest najmniej obciążona. W praktyce oznacza to współpracę działu utrzymania ruchu z planistami produkcji – tak, aby uniknąć sytuacji, w której przegląd przypada w momencie największego zapotrzebowania na daną maszynę. Dzięki takiemu podejściu przeglądy przestają być postrzegane jako „przymusowy przestój”, a zaczynają działać jak element strategii wydłużania życia maszyn i stabilizacji całego procesu produkcyjnego. Jak ERP wspiera utrzymanie ruchu w firmach produkcyjnych?  System ERP pozwala przenieść utrzymanie ruchu z poziomu reaktywnego gaszenia awarii na poziom zarządzania opartego na danych. W praktyce działa to dzięki zestawowi funkcji, które łączą utrzymanie ruchu z innymi obszarami przedsiębiorstwa. Harmonogramy przeglądów i automatyczne zlecenia ERP umożliwia tworzenie harmonogramów przeglądów przypisanych do każdej maszyny. Jak to wygląda w praktyce? Dział techniczny określa częstotliwość i zakres czynności, a system automatycznie generuje zlecenia serwisowe i przypomina o terminach. Oznacza to, że przeglądy nie zależą od pamięci pracowników czy ręcznych notatek lecz są realizowane zgodnie z planem. Z punktu widzenia produkcji to ogromna zmiana: planowanie serwisu przestaje być chaotyczne, a staje się przewidywalne. Rejestracja interwencji i historia napraw Każda interwencja: od drobnej regulacji po wymianę podzespołu  zostaje zapisana w systemie. Rejestrowane są szczegóły prac: opis problemu, czas trwania, użyte części, osoby odpowiedzialne. W ten sposób powstaje pełna historia każdej maszyny. Dzięki niej można analizować awaryjność, identyfikować elementy szczególnie podatne na uszkodzenia oraz przewidywać koszty utrzymania. Historia napraw to także narzędzie wiedzy. Na przykład nowi pracownicy działu technicznego mają dostęp do pełnych informacji bez konieczności uczenia się wszystkiego od kolegów z wieloletnim stażem. Integracja z gospodarką magazynową System ERP łączy działania serwisowe z magazynem części zamiennych. Jeśli do naprawy potrzebna jest konkretna część, system sprawdza jej dostępność i rezerwuje ją dla danego zlecenia. W przypadku braku podzespołu można natychmiast zainicjować zamówienie. To rozwiązanie eliminuje typowy problem przestojów wydłużanych przez oczekiwanie na dostawę części. Dzięki integracji można także optymalizować stany magazynowe, czyli na przykład  utrzymywać minimalny, ale wystarczający zapas krytycznych komponentów. Powiązanie z planowaniem produkcji W tradycyjnym podejściu przeglądy bywają planowane w oderwaniu od harmonogramów produkcyjnych. ERP zmienia tę sytuację: system uwzględnia aktualne plany produkcyjne, dzięki czemu przeglądy i naprawy można zaplanować w okresach najmniejszego obciążenia danej linii. Jeśli pojawi się awaria, ERP pozwala natychmiast poinformować planistów i wspiera w reorganizacji zleceń. W efekcie utrzymanie ruchu przestaje być postrzegane jako czynnik zakłócający produkcję, a staje się jej elementem planowanym i przewidywalnym. Raportowanie i analityka ERP gromadzi dane o czasie pracy maszyn, kosztach serwisu i częstotliwości awarii. Na tej podstawie generuje raporty i wskaźniki, takie jak OEE (Overall Equipment Effectiveness). Kierownictwo otrzymuje wgląd w rzeczywistą dostępność maszyn i może podejmować decyzje inwestycyjne w oparciu o twarde dane. Analityka pozwala np. ocenić, które urządzenia generują najwyższe koszty przestojów i wymagają wymiany, a które można nadal eksploatować przy rozsądnych nakładach serwisowych. Predykcja i IoT Coraz częściej ERP integruje się z czujnikami IoT zamontowanymi w maszynach. System odbiera dane o temperaturze, wibracjach czy poziomie obciążenia i analizuje je pod kątem odchyleń od normy. Jeśli pojawi się sygnał mogący świadczyć o przyszłej awarii, ERP może wygenerować zlecenie prewencyjne jeszcze przed faktycznym uszkodzeniem. To pozwala działać predykcyjnie – planować serwis w dogodnym momencie, zamiast reagować na nagłe przestoje.

Z badań Deloitte wynika, że aż 57% czasu pracy specjalistów ds. kadr i płac pochłaniają zadania o charakterze administracyjnym. To m.in. kompletowanie dokumentów, ręczne zakładanie list płac, nanoszenie na nie pracowników i przeliczanie wynagrodzeń, czy przygotowywanie i wysyłka deklaracji do ZUS – czyli czynności powtarzalne, czasochłonne i obarczone dużym ryzykiem pomyłek. Nic dziwnego, że coraz więcej firm korzysta z systemów kadrowo-płacowych, które z tego typu zadaniami mogą poradzić sobie szybciej i dokładniej. Kiedy automatyzacja w kadrach i płacach jest niezbędna? Wielu specjalistów ds. kadr i płac podchodzi do automatyzacji z rezerwą, a ich najczęstsze obawy to m.in. wysokie koszty wdrożenia, czasochłonność konfiguracji procesów, czy poczucie utraty kontroli nad danymi. Część osób zastanawia się też, czy system rzeczywiście zrobi coś lepiej niż doświadczony specjalista. Tymczasem dobrze zaprojektowana automatyzacja nie odbiera kontroli, lecz ją wzmacnia – pozwala skupić się na analizie i wsparciu biznesu, zamiast tracić godziny na powtarzalne czynności. Automatyzacja to nie tylko oszczędność czasu. To także pewność, że dane są spójne i zawsze aktualne. Weźmy prosty przykład: podwyżka płacy minimalnej. W tradycyjnym procesie trzeba byłoby przygotować i zaktualizować pojedynczo dziesiątki aneksów do umów. Program kadrowo-płacowy zrobi to zbiorczo – generując i rozsyłając wszystkie dokumenty w kilka minut. Podobnie z raportowaniem: zamiast czekać, aż ktoś ręcznie wpisze dane do arkusza, system wygeneruje raport na podstawie aktualnych informacji z ewidencji czasu pracy czy listy płac. Najważniejsze automatyzacje w programach kadrowo-płacowych Procesów w kadrach i płacach, które da się zautomatyzować, jest naprawdę sporo. Ale są takie, które powtarzają się w każdej firmie – niezależnie od tego, czy zatrudnia 30, czy 300 osób. I właśnie od nich warto zacząć. Poniżej znajdziesz pięć przykładów automatyzacji, które specjaliści ds. kadr i płac wymieniają jako najbardziej przydatne w codziennej pracy. 1. Automatyzacja w procesie zatrudnienia – od formularza do teczki pracownika Jednym z najbardziej czasochłonnych i kłopotliwych obszarów w kadrach i płacach jest obsługa dokumentacji pracowniczej. Dlaczego? Bo zatrudnienie nowego pracownika to nie tylko kwestia podpisania umowy, ale cała „papierologia”, która ciągnie się za tym procesem. A tej nie brakuje, bo trzeba przecież przygotować kompletną dokumentację pracowniczą: od umowy o pracę, przez aneksy i zakresy obowiązków, po regulaminy, protokoły szkoleń BHP czy ewidencję czasu pracy i nieobecności. Do tego z czasem dochodzą zwolnienia lekarskie, a niekiedy również dokumenty dotyczące odpowiedzialności porządkowej lub dyscyplinarnej. W praktyce oznacza to wiele godzin ręcznej pracy w każdym miesiącu. W mniejszych firmach – kilka, w większych – nawet kilkadziesiąt. Tu z pomocą przychodzą nowoczesne systemy kadrowo-płacowe, które potrafią przejąć powtarzalne obowiązki. Prześledźmy to na przykładzie zatrudnienia nowego pracownika w programie Symfonia R2Płatnik. System może m.in.: wygenerować kompletny pakiet dokumentów potrzebnych do zatrudnienia (umowa, zakres obowiązków, regulaminy, oświadczenia), uzupełnić je danymi pracownika na podstawie informacji w systemie, połączyć wszystkie formularze w pakiet startowy i przesłać do podpisu, zadbać o to, by dokumentacja była kompletna i odpowiednio uporządkowana. Program umożliwia także zbiorcze zarejestrowanie umów o pracę. Z tej funkcji warto skorzystać np. wtedy, gdy zatrudniamy kilka osób jednocześnie na takich samych warunkach. Korzyść? To nie tylko ogromna oszczędność czasu, ale też spokój – bo dokumenty są zawsze kompletne, poukładane i dostępne wtedy, gdy są potrzebne. 2. Zmiana warunków zatrudnienia i aneksowanie umów dla wielu pracowników Kiedy wchodzi w życie podwyżka płacy minimalnej albo zmieniają się przepisy, dział kadr staje przed wyjątkowo uciążliwym zadaniem – musi przygotować i rozesłać setki aneksów do umów. Jeśli nie korzysta z automatyzacji, to każdy taki dokument trzeba edytować osobno, zadbać o poprawne dane i dopilnować, by trafił do pracownika. Łatwo policzyć, że przy dużej skali zajmuje to całe dnie pracy, a ryzyko pomyłki rośnie z każdym kolejnym plikiem. Najlepsze systemy kadrowo-płacowe potrafią odciążyć specjalistów także w tym obszarze. Wystarczy raz przygotować wzór dokumentu, a program wygeneruje spersonalizowane aneksy i wyśle je do odpowiednich osób. Co więcej – wszystkie pliki można od razu archiwizować w e-teczkach, dzięki czemu nie giną w papierowych segregatorach. W taki sposób działa to m.in. w programie kadrowo-płacowym Symfonia R2Płatnik, który pozwala wygenerować aneksy do umów dla wybranej grupy np. kilkorga pracowników, działu lub nawet całego zakładu, dbając przy tym o to, by każdy dokument zawierał właściwe dane i zapisy. Po wprowadzeniu zmian, specjalista ds. kadr może od razu wygenerować w programie zbiorczy raport, który pokaże zakres wprowadzonych aktualizacji. 3. Automatyczne wyliczanie płac – koniec z ręcznym liczeniem wynagrodzeń Naliczanie wynagrodzeń to proces, który zawsze przebiega według określonego schematu, bo za każdym razem trzeba: automatycznie zarejestrować nieobecność chorobową z PUE, obliczyć wynagrodzenie lub zasiłek chorobowy i wygenerować przy tym niezbędne dokumenty, przygotować dane wejściowe, czyli informacje o pracownikach, czasie pracy, urlopach, nadgodzinach, stawkach i składnikach wynagrodzenia, obliczyć wynagrodzenie brutto, uwzględniając płacę zasadniczą, dodatki, premie i nagrody, wyliczyć składki ZUS, obliczyć składkę zdrowotną, wyliczyć zaliczkę na podatek dochodowy, uwzględnić inne potrącenia – np. komornicze, pożyczki z ZFŚS, składki związkowe, przygotować listy płac i paski, deklaracje do ZUS i urzędów skarbowych. Zmieniają się tylko dane wejściowe, ale sam schemat pozostaje ten sam. To najlepszy sygnał, że proces wyliczania wynagrodzeń świetnie nadaje się do automatyzacji. Nowoczesne systemy kadrowo-płacowe, takie jak Symfonia R2Płatnik, potrafią wykonać większość z tych kroków samodzielnie. Program może automatycznie: zakładać listy płac wg różnych zadanych wzorców-szablonów i przeliczać na nich wynagrodzenia, pobierać dane o czasie pracy, nadgodzinach czy nieobecnościach z zasobów zewnętrznych, pobierać wartości składników wynagrodzenia z źródeł zewnętrznych, np. plików, generować kompletne listy płac i paczki przelewów z wynagrodzeń i potrąceń, tworzyć i udostępniać pracownikom paski płacowe w formie elektronicznej, przygotowywać lisy korygujące lub wyrównujące wynagrodzenie, a także dodatkowe listy płac (np. dla nagród, premii kwartalnych lub dodatkowego wynagrodzenia rocznego. Dzięki temu specjalista nie musi tworzyć list płac pojedynczo i dodawać do nich pracowników, tylko korzysta z gotowych mechanizmów, które znacznie przyspieszają całą procedurę. 4. Automatyczne raportowanie kadrowe i płacowe Raporty w kadrach i płacach to źródło wiedzy o tym, jak naprawdę działa firma. Problem w tym, że ich przygotowywanie często zajmuje długie godziny: dane trzeba zebrać z różnych źródeł, przenieść do Excela, połączyć i sprawdzić poprawność. Łatwo o błąd, a jeszcze łatwiej o poczucie, że ta praca niewiele wnosi, skoro za chwilę trzeba przygotować kolejne, bardzo podobne zestawienie. Tu z pomocą przychodzi automatyzacja. Nowoczesne systemy kadrowo-płacowe wyposażone w moduły raportowania pozwalają nie tylko szybciej łatwiej tworzyć raporty, ale też robić to w oparciu o zawsze aktualne dane. Tak działa to m.in. w przypadku Symfonii R2Płatnik, gdzie program może np.: generować cykliczne raporty z określoną częstotliwością (tygodniowe, miesięczne, kwartalne), przygotowywać zestawienia absencji, rotacji czy kosztów zatrudnienia, rozsyłać cyklicznie przygotowane raporty do właściwych odbiorców, np. Kierowników, łączyć dane kadrowe i płacowe w jednym raporcie, przygotowywać raporty nie tylko na potrzeby wewnętrzne, ale też np. dla funduszy unijnych czy dla audytorów. Korzyść? Zamiast tworzyć kolejnego Excela, możesz skorzystać z gotowych raportów lub w każdej chwili przygotować własne. Łatwo sprawdzisz też, kto najczęściej korzysta ze zwolnień, jak rosną koszty zatrudnienia, czy gdzieś pojawia się nadmierna rotacji. 5. Elektroniczne wnioski i dokumenty jako droga do cyfryzacji kadr Papierowe wnioski urlopowe, o pracę zdalną czy różnorakie oświadczenia to klasyczny przykład „drobnej papierologii”, która w skali miesiąca potrafi zająć naprawdę dużo czasu. Każdy dokument trzeba odebrać, zarejestrować, przekazać dalej do akceptacji, a na koniec jeszcze wpiąć do segregatora. Efektem są stosy papierów, ryzyko zagubienia dokumentu i długi czas obiegu informacji. Automatyzacja eliminuje te problemy. W nowoczesnych systemach kadrowo-płacowych z portalem pracowniczym pracownik składa wniosek online, np. o urlop czy inna nieobecność, a przełożony akceptuje go w swoim panelu jednym kliknięciem. Dane te od razu zostaną zapisane w miesięcznej karcie pracy, a kadry nie muszą już przepisywać ichdo systemu ani szukać papierowej wersji w segregatorach. W taki sposób proces obiegu dokumentów kadrowych działa w portalu pracowniczym – połączonym z programem do kadr i płac Symfonia R2Płatnik, który daje dodatkowe możliwości związane z komunikacją i elektronicznym obiegiem dokumentów. Dzięki portalowi: pracownicy mogą samodzielnie składać wnioski urlopowe, rejestrować czas pracy, rejestrować podróże służbowe kierownicy mogą planować czas pracy, akceptować wnioski urlopowe online, mają wgląd w listę obecności, działy kadr otrzymuje automatycznie zweryfikowane dane, co zmniejsza ryzyko błędów i znacząco odciąża ich pracę. Ideą portalu jest poprawa przepływu informacji pomiędzy pracownikami a pracodawcą i zmniejszenie obciążenia działu kadrowego. Powiadomienia e-mail o nowych wnioskach, szybka akceptacja jednym kliknięciem to funkcje, które przekładają się na oszczędność czasu i kosztów obsługi pracowników. Kadry i płace to obszar, w którym papierowych dokumentów i powtarzalnych zadań nigdy nie brakuje. Ale dobra wiadomość jest taka, że większość procesów da się dziś zautomatyzować – i to wcale nie kosztem utraty kontroli, ale wręcz przeciwnie, zyskując większy porządek.

Dostosowanie globalnego systemu ERP do specyfiki lokalnego rynku to jedno z największych wyzwań dla firm działających w Polsce. Zmieniające się przepisy podatkowe, rosnące wymagania sprawozdawcze oraz cyfryzacja procesów – na czele z KSeF – sprawiają, że standardowe funkcjonalności systemu nie zawsze są wystarczające. Zauważam, że wiele organizacji wciąż traktuje kwestie lokalizacji ERP jako „opcjonalny dodatek”, podczas gdy w praktyce brak dostosowania do polskich przepisów może generować nie tylko ryzyko kar i błędów księgowych, ale też znaczące koszty operacyjne. Polish Localization dla Microsoft Dynamics 365 Business Central powstała właśnie po to, aby wypełnić tę lukę – rozszerzając system o funkcjonalności zgodne z polskim prawem oraz codzienną praktyką księgową i operacyjną. Rozwiązanie integruje się bezpośrednio z ERP i umożliwia prowadzenie procesów finansowo-księgowych w sposób zgodny z lokalnymi regulacjami. KSeF jako element codziennej pracy w ERP Wraz z postępującą cyfryzacją administracji publicznej kluczową rolę odgrywa Krajowy System e-Faktur. Organizacje muszą nie tylko generować e-faktury zgodnie z wymaganiami Ministerstwa Finansów, ale też włączyć te procesy w codzienną pracę systemów ERP. Moim zdaniem KSeF to nie tylko obowiązek prawny – to szansa na usprawnienie procesów sprzedaży i raportowania, zmniejszenie ryzyka błędów oraz pełną automatyzację dokumentów finansowych. Firmy, które potraktują KSeF jako integralną część systemu ERP, zamiast jako „dodatkowy obowiązek”, w perspektywie roku mogą zyskać znaczną przewagę operacyjną. Polish Localization zapewnia integrację z KSeF oraz wsparcie dla wymiany danych z krajowymi platformami i usługami publicznymi. Dzięki temu wystawianie, obsługa i raportowanie dokumentów mogą odbywać się bezpośrednio w Business Central, bez konieczności korzystania z zewnętrznych narzędzi. Dodatkowo rozwiązanie jest rozwijane wraz ze zmianami legislacyjnymi – przykładem są aktualizacje funkcjonalności fakturowania związane z wymaganiami KSeF, które usprawniają m.in. obsługę korekt i procesów sprzedaży. Najważniejsze funkcjonalności wspierające polskie przedsiębiorstwa Polish Localization rozszerza standardowe możliwości Dynamics 365 Business Central o elementy niezbędne w polskiej rzeczywistości biznesowej. Wśród kluczowych obszarów znajdują się: Finanse i księgowość zgodne z polskimi przepisami prowadzenie księgi głównej oraz procesów finansowych, kalkulacja VAT i przygotowanie deklaracji podatkowych, obsługa należności i zobowiązań, generowanie Jednolitych Plików Kontrolnych (JPK). Raportowanie i sprawozdawczość raporty Intrastat, ewidencja zgodna z PKWiU, weryfikacja kontrahentów w wykazie podatników VAT. Operacje i procesy biznesowe obsługa środków trwałych i amortyzacji, integracja z systemami publicznymi i bazami danych, wsparcie sprzedaży i fakturowania zgodnie z regulacjami. Rozwiązanie dostępne jest zarówno dla wersji Essentials, jak i Premium systemu Business Central, co ułatwia jego wdrożenie w firmach o różnej skali działalności. Lokalizacja, która rozwija się razem z biznesem i przepisami Polskie otoczenie prawne należy do jednych z najbardziej dynamicznych w Europie. W praktyce oznacza to konieczność ciągłych aktualizacji systemów ERP, tak aby zachować zgodność z obowiązującymi regulacjami. Polish Localization jest rozwijana w sposób ciągły – zarówno w odpowiedzi na zmiany legislacyjne, jak i potrzeby użytkowników. Dzięki temu firmy mogą korzystać z systemu ERP, który nie tylko obsługuje bieżące procesy, ale też nadąża za zmianami w prawie podatkowym i księgowym. Doświadczenie i praktyka zamiast teorii Skuteczność lokalizacji ERP zależy nie tylko od technologii, ale także od doświadczenia osób, które ją wdrażają i rozwijają. Projekty Business Central w Polsce realizowane są przez zespoły specjalistów pracujących z systemami ERP od lat – zarówno w obszarze wdrożeń, jak i optymalizacji procesów biznesowych. Warto podkreślić, że najlepsze rozwiązania lokalizacyjne powstają w oparciu o doświadczenia realnych użytkowników. Dzięki temu funkcjonalności są praktyczne, odpowiadają typowym scenariuszom biznesowym i pozwalają uniknąć typowych problemów przy wdrożeniach księgowych i finansowych. Efektem jest system, który odzwierciedla codzienną pracę działów finansowych i operacyjnych – wspiera procesy zamiast je komplikować, skraca czas zamknięcia okresów i ułatwia wdrażanie nowych funkcjonalności w miarę zmian w przepisach. Podsumowując… Polish Localization dla Microsoft Dynamics 365 Business Central to rozwiązanie, które pozwala firmom prowadzić działalność zgodnie z polskimi przepisami i jednocześnie korzystać z pełnej mocy globalnego systemu ERP. Integracja z KSeF, rozbudowane funkcjonalności finansowo-księgowe oraz ciągły rozwój aplikacji sprawiają, że organizacje mogą skupić się na rozwoju biznesu, zamiast na ręcznym dostosowywaniu systemu do lokalnych wymagań. W świecie rosnącej digitalizacji i dynamicznych zmian legislacyjnych polska lokalizacja przestaje być dodatkiem – staje się fundamentem bezpiecznego i efektywnego zarządzania przedsiębiorstwem.

Wdrażanie AI w środowisku ERP nie jest już futurystyczną wizją – to realny kierunek rozwoju firm, które chcą zwiększać efektywność operacyjną, automatyzować procesy i podejmować decyzje w oparciu o wiarygodne dane. Jednak zanim jakikolwiek model LLM zacznie generować wartość, organizacja musi odpowiedzieć na jedno fundamentalne pytanie: czy nasze dane są gotowe na sztuczną inteligencję? W praktyce oznacza to, że dane muszą być dokładne, spójne, ustrukturyzowane, odpowiednio zarządzane i dostępne w całym ekosystemie systemów biznesowych. Brak tych fundamentów prowadzi do błędnych prognoz, nieudanych automatyzacji i decyzji opartych na niepełnych lub sprzecznych informacjach. Poniżej przedstawiam kluczowe obszary, które każdy CEO, CFO, CIO i COO powinien przeanalizować przed rozpoczęciem transformacji opartej na AI – szczególnie w kontekście nowoczesnych systemów ERP, takich jak Microsoft Dynamics 365 Finance & Supply Chain Management. Spójność i dokładność danych – fundament skutecznych modeli AI Sztuczna inteligencja wymaga jednolitego, wiarygodnego zestawu danych. Tymczasem wiele firm nadal funkcjonuje w oparciu o rozproszone systemy, moduły i aplikacje legacy, które przechowują dane częściowo pokrywające się, lecz niespójne. Jeżeli różne działy raportują odmienne wartości dla tego samego wskaźnika – np. przychodu, marży czy poziomu zapasów – to AI nie będzie w stanie wygenerować poprawnych rekomendacji. Modele LLM uczą się na danych, które im dostarczamy. Jeśli dane są sprzeczne, wyniki również będą sprzeczne. Ekspercka wskazówka: Standaryzacja kluczowych definicji biznesowych, integracja systemów oraz regularne audyty danych to nie opcja, lecz konieczność. Dopiero wtedy AI może wspierać organizację w podejmowaniu szybkich i trafnych decyzji. Struktura danych – AI nie poradzi sobie z chaosem Modele LLM najlepiej działają na danych ustrukturyzowanych. W praktyce oznacza to, że informacje muszą być: poprawnie skategoryzowane, przechowywane w formatach możliwych do odczytu maszynowego, dostępne w jednym, spójnym ekosystemie danych. Jeśli kluczowe informacje znajdują się w arkuszach Excel, skanach PDF, e‑mailach lub notatkach odręcznych, sztuczna inteligencja nie będzie w stanie ich poprawnie przetworzyć. To prowadzi do błędów w raportowaniu, nieprecyzyjnych analiz i nieefektywnej automatyzacji. Praktyczna obserwacja z projektów ERP: Jeżeli pracownicy muszą ręcznie „wyciągać” dane z wielu źródeł, aby przygotować raport, to AI również będzie mieć z tym problem – tylko na znacznie większą skalę. Ład danych – jasne zasady to mniejsze ryzyko i większa przewidywalność Brak spójnych polityk zarządzania danymi prowadzi do chaosu informacyjnego, błędów ludzkich i ryzyka naruszeń bezpieczeństwa. W kontekście AI oznacza to, że modele mogą przetwarzać dane nieaktualne, nieautoryzowane lub błędnie wprowadzone. Przykłady ryzyk: brak kontroli dostępu może prowadzić do nadpisania danych finansowych, niejasne zasady aktualizacji danych mogą skutkować błędami w automatyzacji, brak odpowiedzialności za jakość danych prowadzi do nieprzewidywalnych wyników AI. Ekspercka wskazówka: AI‑ready governance to jasne role, odpowiedzialności i procesy. Bez tego nawet najlepszy system ERP nie zapewni wiarygodnych wyników. Skalowalność danych – AI rośnie szybciej niż infrastruktura Firmy często zaczynają od małych pilotaży AI, które działają poprawnie… dopóki nie próbujemy rozszerzyć ich na cały biznes. Wtedy okazuje się, że infrastruktura danych nie jest przygotowana na większą liczbę transakcji, użytkowników czy źródeł danych. Jeśli prognozowanie oparte na sztucznej inteligencji działa dla jednej linii produktowej, ale zawodzi przy analizie całego łańcucha dostaw – to sygnał, że architektura danych wymaga modernizacji. Kluczowe obszary do analizy: magazynowanie danych – data lakes, chmura, architektura hybrydowa, moc obliczeniowa – HPC, GPU, skalowalne środowiska chmurowe, integracja – płynny przepływ danych między systemami on‑prem i cloud. Skalowalna architektura danych to warunek konieczny, aby AI mogła rosnąć wraz z biznesem. AI zaczyna się od danych – nie od technologii Wiele firm traktuje AI jako technologię plug‑and‑play. Tymczasem jej prawdziwa wartość ujawnia się dopiero wtedy, gdy dane są: dokładne, spójne, ustrukturyzowane, właściwie zarządzane, dostępne w całej organizacji. Bez tego nawet najbardziej zaawansowane modele nie przyniosą oczekiwanych rezultatów. Konsultanci xalution Group wspierają organizacje w przygotowaniu danych do wdrożeń AI i nowoczesnych systemów ERP. Jeśli chcesz ocenić gotowość swoich danych lub rozpocząć transformację opartą na sztucznej inteligencji, jesteśmy gotowi pomóc.

Migracja z AX 2012 do Dynamics 365 F&SCM to dla wielu organizacji nie lada wyzwanie. Nie chodzi tylko o nową technologię, ale o to, jak firma będzie działać przez kolejne lata. Dane Gartnera nie pozostawiają złudzeń: większość projektów ERP kończy się rozczarowaniem, bo zabrakło dobrego planu. Żeby Twój projekt trafił do tej udanej mniejszości, warto podejść do niego metodycznie, skupiając się na ludziach i procesach, a nie tylko na kodzie. Poniżej znajdziesz konkretne kroki: od analizy procesów, przez zarządzanie ryzykiem, aż po ułożenie realnego harmonogramu. Jak zaplanować migrację do Dynamics 365? Analiza przedwdrożeniowa i audyt procesów Wszystko zaczyna się od jasnych celów biznesowych i audytu tego, co obecnie dzieje się w AX 2012. Nie warto z tym zwlekać – stary system traci wsparcie, co naraża firmę na luki w bezpieczeństwie i problemy z przepisami. Migracja to idealny czas na „porządki na strychu”. Wiele firm przez lata obrosło w procedury i „obejścia”, których nikt już nie rozumie. Zmapuj procesy i szczerze oceń: co przenosimy, co poprawiamy, a z czego rezygnujemy. To samo dotyczy danych – nie kopiuj wszystkiego jak leci. Wybierz tylko niezbędne rekordy, by nowy system od początku działał sprawnie. Stoisz przed wyborem jednej z dwóch dróg: Upgrade in-place: Techniczne przejście z zachowaniem historii i kodu. Brzmi bezpiecznie, ale bywa kłopotliwe i czasem wymaga kilku etapów pośrednich. Reimplementacja: Czysty start. To najlepszy moment, by wdrożyć nowoczesne standardy i pozbyć się zbędnych modyfikacji, które tylko spowalniają system. Niezależnie od wyboru, potrzebujesz planu z konkretnymi kamieniami milowymi. Microsoft sugeruje model: Analiza – Wykonanie – Walidacja. Taka struktura pozwoli Ci monitorować postępy i nie zgubić się w połowie drogi. Ryzyka przy migracji ERP: Jak zadbać o jakość danych i ciągłość biznesu? Migracja systemu klasy ERP to operacja na „żywym organizmie” firmy, która niesie ze sobą ryzyka takie jak przestoje operacyjne, błędy w danych czy opór pracowników przed zmianą. Dlatego proaktywne zarządzanie ryzykiem powinno zacząć się już na etapie planowania. Warto przeprowadzić formalną ocenę, zadając sobie pytanie: „co może pójść nie tak?” i przygotowując gotowe scenariusze awaryjne dla najgorszych wariantów. Najbardziej odczuwalnym ryzykiem jest zazwyczaj przestój podczas finalnego przełączania systemów. Zamiast liczyć na to, że przerwa w pracy nie wystąpi, lepiej z góry zaplanować okna niedostępności i poinformować o nich wszystkich zainteresowanych. Skuteczne firmy minimalizują ten wpływ poprzez: Wybór terminu startu systemu (go-live) w weekend. Wcześniejsze zwiększenie stanów magazynowych. Przygotowanie procedur pracy manualnej na czas niedostępności narzędzi IT. Kolejnym krytycznym obszarem jest integralność danych. D365 F&SCM nie wybacza błędów – słabej jakości dane zostaną po prostu odrzucone, co może sparaliżować np. wypłaty dla pracowników czy fakturowanie. Kluczowe jest wcześniejsze czyszczenie i transformacja rekordów. Należy też rozsądnie określić zakres migracji: zazwyczaj przenosi się dane z kilku ostatnich lat, a starsze informacje archiwizuje poza nowym systemem. Bezpieczeństwo całego procesu gwarantują wielokrotne testy. Testy próbne (tzw. dry-runs) pozwalają wyćwiczyć proces przenoszenia danych i aplikacji „na sucho”, co pomaga wyeliminować konflikty rozszerzeń przed właściwym startem. Niezbędne są również testy akceptacyjne (UAT), w których kluczowi użytkownicy potwierdzają, że procesy biznesowe działają prawidłowo w nowym środowisku. Podczas migracji stale weryfikuj poprawność danych, kontrolując np. sumy bilansowe i stany magazynowe. Pamiętaj również o mechanizmie wycofania (rollback) – musisz mieć możliwość powrotu do starego AX2012, jeśli krytyczny błąd uniemożliwi pracę na D365. Na koniec warto szczerze ocenić kompetencje swojego zespołu. Jeśli brakuje mu doświadczenia w tak złożonych projektach, wsparcie zewnętrznego partnera w newralgicznych obszarach, takich jak migracja finansów, może okazać się najlepszą polisą ubezpieczeniową. Rola lidera i interesariuszy w procesie wdrażania Dynamics 365 Skuteczna migracja wymaga silnego wsparcia ze strony kierownictwa. Fundamentem jest wyznaczenie tzw. executive sponsora – przedstawiciela zarządu, który oficjalnie firmuje projekt, dba o zasoby i podejmuje kluczowe decyzje strategiczne. Taki lider nadaje migracji odpowiednią wagę w strukturach firmy, co pozwala szybciej rozwiązywać konflikty i skutecznie przeciwdziałać naturalnemu oporowi przed nowym systemem. Równie ważne jest zbudowanie interdyscyplinarnego zespołu projektowego. Obok konsultantów IT muszą się w nim znaleźć eksperci merytoryczni (SME) z poszczególnych działów biznesowych. To właśnie ci kluczowi użytkownicy najlepiej wiedzą, jak zaprojektować nowe procesy w D365, by realnie wspierały one cele operacyjne firmy. Ich głos powinien być słyszalny już na etapie analizy, przy podejmowaniu decyzji o tym, jakie funkcje i dane zostaną przeniesione. Aby utrzymać zaangażowanie przez cały cykl życia projektu, migrację należy przedstawiać przez pryzmat korzyści biznesowych, a nie tylko parametrów technicznych. Transparentne informowanie o postępach i sukcesach (np. udanym przeniesieniu modułu sprzedaży) buduje zaufanie i poczucie współodpowiedzialności. Warto również: Zidentyfikować potencjalnych oponentów zmiany i włączyć ich w projekt w roli doradców lub testerów. Dawać sceptykom przestrzeń do zgłaszania uwag, co często zamienia ich w merytorycznych partnerów rozwiązujących realne problemy. Jasno zdefiniować role i obowiązki, aby każdy wiedział, za jaki fragment układanki odpowiada. Takie podejście sprawia, że migracja przestaje być postrzegana jako narzucony „obowiązek IT”, a staje się wspólnym celem całej organizacji. Płynne przejście od budowania poparcia wśród liderów do rozmów z całym zespołem jest naturalnym krokiem w procesie wdrożenia. To właśnie na poziomie operacyjnym rozstrzyga się, czy nowa technologia zostanie faktycznie zaakceptowana. Zarządzanie zmianą organizacyjną: Jak przygotować pracowników na nowy system ERP? Skuteczna komunikacja to spoiwo całej strategii migracji. Tak duży projekt naturalnie budzi niepokój u pracowników, którzy mogą obawiać się o swoje kompetencje w nowym środowisku. Jedynym lekarstwem na ten stres jest rzetelne informowanie i edukowanie zespołu, czyli zarządzanie zmianą organizacyjną prowadzone równolegle z pracami technicznymi. Fundamentem tych działań powinien być formalny plan komunikacji, określający co, kiedy i do kogo będziemy mówić. Warto zacząć od ogólnej kampanii informacyjnej o korzyściach z projektu, a bliżej startu przejść do konkretów dotyczących poszczególnych stanowisk. Świetnie sprawdzają się tutaj tzw. buzz events, jak warsztaty Q&A czy pokazy demo, które oswoją ludzi z systemem. Aby komunikacja była bardziej autentyczna, warto zaangażować „Ambasadorów Zmiany” – wpływowych pracowników, którzy wcześniej poznali D365 (np. podczas testów) i mogą służyć kolegom wsparciem na poziomie koleżeńskim. Równie ważne jest stworzenie centralnego repozytorium wiedzy z aktualnościami, listą FAQ i materiałami szkoleniowymi. Pozwala to zachować ciągłość informacji i ułatwia wdrażanie nowych osób do projektu. Same szkolenia muszą być zaplanowane z dużym wyprzedzeniem. Zostawianie ich na ostatnią chwilę, gdy stres przed startem systemu sięga zenitu, to najczęstszy błąd osłabiający efektywność wdrożenia. Pamiętaj, że techniczne uruchomienie D365 to dopiero połowa drogi – druga to adaptacja ludzi do nowych procesów. Przez pierwsze tygodnie po starcie niezbędny jest okres tzw. hypercare, czyli wzmożonego wsparcia w postaci helpdesku lub dyżurów konsultantów na miejscu. Chodzi o to, by użytkownicy czuli opiekę i jak najszybciej zobaczyli, że system rozwiązuje ich codzienne problemy, co zamieni ich w sprzymierzeńców zmiany. Ile trwa migracja do Dynamics 365? Harmonogram, etapy i model wdrożenia Opracowanie realistycznego harmonogramu ma krytyczne znaczenie, ponieważ projekty ERP tej skali trwają zazwyczaj od 6 do 12 miesięcy. Każda firma ma swoją specyfikę, dlatego kluczowe jest uwzględnienie własnej złożoności i liczby integracji, zamiast planowania „na skróty”. Twój plan powinien zawierać wyraźne kamienie milowe: od zakończenia analizy i przygotowania środowisk testowych, przez migracje próbne i testy UAT, aż po okres „zamrożenia” zmian w starym systemie przed samym startem. Pamiętaj o dodaniu marginesów bezpieczeństwa – w tak złożonych procesach bufory czasowe są niezbędne, by uniknąć pracy pod krytyczną presją. Często skuteczniejszym rozwiązaniem niż jednorazowy start całości (tzw. Big Bang) jest podejście etapowe. Możesz rozważyć kilka wariantów: Fazy funkcjonalne: Najpierw uruchamiasz np. moduł Finansów, a dopiero później Logistykę czy Produkcję. Zmniejsza to ryzyko, ale wymaga budowy interfejsów łączących stary system z nowym w okresie przejściowym. Fazy strukturalne: Migracja zaczyna się od jednej spółki lub oddziału jako pilotażu. Pozwala to wyciągnąć wnioski przed wdrożeniem w reszcie firmy, choć wymusza czasowe utrzymanie dwóch systemów równolegle. Migracja przyrostowa: Polega na stopniowym przenoszeniu danych kawałek po kawałku (delta-migracje), co ułatwia wczesne wyłapywanie błędów, ale wymaga precyzyjnego ustalenia dat odcięcia (cut-off dates). Wybór zależy od tego, jak bardzo powiązane są Twoje procesy. Jeśli działy działają niemal niezależnie, fazowanie funkcjonalne będzie prostsze; przy ścisłej integracji lepszy może okazać się start całości poprzedzony bardzo intensywnymi testami. Niezależnie od wybranej drogi, nie kończ projektu w dniu go-live. Zaplanuj etap hypercare, czyli wzmożonej stabilizacji i wsparcia, aby szybko reagować na ewentualne problemy i utrzymać płynność operacji. Podsumowanie Migracja z AX 2012 do Dynamics 365 F&SCM to spore wyzwanie, ale i unikalna szansa na modernizację Twojego biznesu. Sukces zależy od tego, jak mocno skupisz się na fundamentach: rzetelnej analizie, zarządzaniu ryzykiem oraz przygotowaniu ludzi na nadchodzącą zmianę. Przy odpowiednim podejściu organizacja nie tylko uniknie pułapek, ale wejdzie na wyższy poziom efektywności, w pełni korzystając z nowoczesnych rozwiązań chmurowych. Potrzebujesz wsparcia w zaplanowaniu migracji do Dynamics 365? Skontaktuj się z zespołem 7F Technology Partners – pomożemy Ci przejść przez ten proces bezpiecznie i efektywnie.

Usprawnij działanie magazynu, a zbudujesz pozycję lidera w swojej branży Prowadzisz mały biznes i zastanawiasz się, dlaczego niektóre firmy rozwijają się błyskawicznie, a inne – mimo świetnych produktów i zaangażowania – ciągle zmagają się z codziennymi problemami operacyjnymi? Odpowiedź może kryć się w miejscu, którego znaczenie jest często niedoceniane – w magazynie. To właśnie on może być wąskim gardłem, które ogranicza tempo realizacji, zwiększa ryzyko pomyłek i generuje dodatkowe koszty logistyki, a więc i firmy. Kluczowe jest jednak to, jak ten magazyn wykorzystujesz. Niezależnie od tego, czy zarządzasz niewielką przestrzenią magazynową, czy dużym centrum logistycznym – nie powierzchnia decyduje o efektywności, ale sposób, w jaki ją organizujesz. Dlatego warto się na chwilę zatrzymać i przemyśleć: Co by się stało, gdyby Twój magazyn działał sprawnie? Wyobraź sobie sytuację, w której Twoi pracownicy dokładnie wiedzą, gdzie znajduje się każdy produkt. Zamówienia są kompletowane szybko i bezbłędnie. Poziomy zapasów są optymalne – bez nadmiarów i niedoborów. Klienci otrzymują swoje zamówienia na czas (ale szybciej niż u konkurencji), a Ty masz pełny wgląd w to, co dzieje się w Twoim magazynie. Dodatkowo oszczędzasz dziesiątki tysięcy złotych rocznie. To nie jest wizja przyszłości – to rzeczywistość wielu firm, które wdrożyły system Softlab WMS. Co sprawia, że rozwiązanie WMS od Asseco jest tak skuteczne? Przede wszystkim jest elastyczne i skalowalne – zostało zaprojektowane z myślą nie tylko o dużych przedsiębiorstwach, ale także o mniejszych firmach, które myślą odważnie i chcą się rozwijać. Bo każdy biznes, który dziś dominuje rynek, kiedyś zaczynał od małego zaplecza i wielkich ambicji. WMS tylko dla dużych? Nic bardziej mylnego. W rozmowach z mniejszymi firmami często słyszymy: „System WMS? Chyba nie dla mnie, to zbyt skomplikowane.” „Pewnie drogie i czasochłonne rozwiązanie…” „My mamy wszystko w Excelu i jakoś to działa.” „Nie mamy na to ludzi ani czasu.” Ale kiedy pokazujemy, jak WMS może usprawnić pracę, przyspieszyć obsługę zamówień i uporządkować przepływ towarów w magazynie – pojawia się cisza. A potem pytanie: „Dlaczego nie zrobiliśmy tego wcześniej?”. Kiedy Twój magazyn staje się przeszkodą w rozwoju Niewielkie przedsiębiorstwa, szczególnie te związane z e-commerce, mierzą się z licznymi problemami w obszarze magazynowania i logistyki: „Według systemu mamy jeszcze 3 sztuki, ale gdzie one są?” – brak kontroli nad lokalizacją towarów. Czasochłonne manualne procesy przyjęcia i wydania towaru. Ręczne wystawianie dokumentów, w tym wysyłkowych etykiet kurierskich. Uzależnienie od wiedzy i doświadczenia konkretnych pracowników. Trudności w szybkim wdrażaniu nowych osób do pracy, szczególnie podczas zwiększonej sprzedaży sezonowej. Konieczność nadrabiania zaległości w weekendy lub na tygodniu po godzinach pracy. Ograniczone możliwości zwiększenia skali działalności. Dlaczego mała firma powinna postawić na system WMS? Automatyzacja, która uwalnia potencjał Softlab WMS to nie tylko oprogramowanie – to strategiczny partner Twojego biznesu: Inteligentne przyjęcie towaru – system podpowiada, gdzie najlepiej umieścić produkty. Kompletacja bez stresu – zoptymalizowane trasy zbierania minimalizują dystans i czas zbiórki. Koniec z ręcznym wypisywaniem listów przewozowych – automatyczna integracja z firmami kurierskimi, etykiety drukują się same. Pełna kontrola nad zapasami – wiesz dokładnie, co masz i gdzie to jest, w każdej chwili. Mądrzejsze wykorzystanie przestrzeni – bo każdy metr kwadratowy powinien pracować na Twój zysk. Oszczędności, które można policzyć Softlab WMS to inwestycja, która się zwraca: Mniej zmarnowanego czasu na szukanie produktów. Niższe koszty osobowe przy większej wydajności. Brak nadgodzin i dodatkowych prac w weekendy. Redukcja kosztownych pomyłek wysyłkowych. Ograniczenie zużycia papieru. Lepsza rotacja towaru = mniej zamrożonego kapitału. Optymalizacja zarządzania przestrzenią magazynową. Uniezależnienie od czynnika ludzkiego System Softlab WMS przejmuje odpowiedzialność za procesy, które wcześniej wymagały doświadczenia i wiedzy pracowników: System sam wskazuje, gdzie umieścić towar i skąd go pobrać. Nie ma potrzeby pamiętania lokalizacji setek produktów, sztucznego dzielenia magazynu na obszary zarządzane przez przypisane do nich grupy magazynierów. Tworzy polecenia zbiórek i sprawuje kontrolę nad procesami kompletacji, sortowania czy pakowania. Dba o odpowiednie poziomy towarów w miejscach kompletacji. Koniec z notatkami na kartkach i chaotycznymi arkuszami Excel. Dzięki temu firmy mogą zatrudniać np. pracowników tymczasowych, którzy szybko osiągają wysoką efektywność. Jak pokazuje praktyka z jednego z wdrożeń, nowy pracownik wyposażony w skaner już pierwszego dnia osiąga 80% możliwości doświadczonego magazyniera, a po 2-3 dniach pracuje tak wydajnie jak osoby z wielomiesięcznym stażem. Kontrola z każdego miejsca na świecie System Softlab WMS działa w chmurze – logujesz się z biura, domu albo z plaży. Sprawdzasz raporty. Monitorujesz stany magazynowe. Analizujesz pracę zespołu w czasie rzeczywistym. To mobilność i elastyczność, na które zasługujesz – bez względu na wielkość Twojej firmy. Liczby mówią same za siebie W jednej z firm korzystających z systemu Softlab WMS: Liczba miesięcznie realizowanych zamówień wzrosła ponad czterokrotnie (z 700 do 3000). Czas kompletacji skrócił się średnio o 40%. Liczba błędów przy wysyłkach spadła niemal do zera. Zmniejszono liczbę pracowników. Przyczyniło się to do oszczędności rzędu 100 tys. zł rocznie. Block Quote WMS GO – idealne rozwiązanie dla rosnącej firmy Dla mniejszych przedsiębiorstw szczególnie atrakcyjne jest rozwiązanie WMS GO – prekonfigurowana wersja systemu Softlab WMS, która: Wdraża się szybciej – nawet w 2 miesiące łącznie ze szkoleniami. Nie generuje dużych kosztów – bo wiemy, jak ważna jest kontrola budżetu w małej firmie. Zawiera gotową dokumentację wraz z instrukcją użytkownika – wiesz dokładnie za co płacisz i co dostajesz. Posiada sprawdzone w dziesiątkach firm funkcje i procesy, które działają od pierwszego dnia. Daje się łatwo dostosować do specyfiki Twojego biznesu. Co najważniejsze, system WMS GO jest w pełni skalowalny – rośnie wraz z Twoją firmą. Nie wymaga kompletnej wymiany przy ekspansji biznesu, a niekiedy jedynie rozszerzenia o dodatkowe funkcjonalności. Jest częścią całego ekosystemu ERP by Asseco, co gwarantuje płynną integrację z innymi modułami w przyszłości. Bezpieczeństwo i integracja na najwyższym poziomie Nowoczesny biznes wymaga nowoczesnych zabezpieczeń: Szyfrowanie danych chroni Twoje informacje biznesowe. Instalacja w chmurze zabezpiecza przed awariami sprzętu i nieuprawnionym dostępem do bazy danych. Dzięki dedykowanemu API oraz Businesslink możliwa jest integracja z innymi systemami ERP oraz wieloma firmami kurierskimi. Softlab WMS – Twój plan na rozwój! Czy Twoja firma jest gotowa działać szybciej, sprawniej i bardziej profesjonalnie? Zadbaj o to, co masz najcenniejszego – o czas, klientów, pracowników – i pozwól technologii pracować dla Ciebie. Z Softlab WMS zyskujesz porządek, przewagę i pełną kontrolę nad magazynem – bez względu na to, czy zatrudniasz 10, czy 100 czy 1 000 osób. Bo w e-commerce nie wygrywają najwięksi. Wygrywają najlepiej zorganizowani! Chcesz zobaczyć, jak to działa w praktyce? Zostaw kontakt – odezwiemy się i pokażemy Ci, jak wygląda nowoczesny magazyn z WMS na pokładzie.

Standaryzuj tam, gdzie możesz, bo to najszybsza droga do efektywności, przewidywalności i prostych aktualizacji w D365 FSCM. Customizuj tam, gdzie musisz, ale tylko wtedy, gdy proces realnie buduje przewagę konkurencyjną lub wynika z wymogów regulacyjnych. O wszystkim decyduj przez pryzmat strategii biznesowej, nie „możliwości systemu” ani przyzwyczajeń operacyjnych. W świecie transformacji cyfrowej, w którym systemy ERP stają się kręgosłupem operacyjnym organizacji, jedno pytanie powraca nieustannie: jak znaleźć równowagę między standaryzacją procesów a elastycznością, którą dają rozszerzenia i customizacje?To dylemat, który potrafi zdominować całe projekty wdrożeniowe, a jego niewłaściwe rozwiązanie prowadzi do kosztownych konsekwencji. Doświadczony Solution Architect D365 Finance & Supply Chain Management wie, że nie chodzi o wybór jednego z dwóch skrajnych podejść. Kluczem jest świadome podejmowanie decyzji, oparte na strategii biznesowej, a nie na ograniczeniach systemu czy przyzwyczajeniach operacyjnych. Stąd zasada, która powinna być kompasem każdego projektu ERP: standaryzuj tam, gdzie możesz, customizuj tam, gdzie musisz, i zawsze decyduj na podstawie strategii, nie systemu. Dlaczego ta zasada jest tak ważna? Wiele organizacji rozpoczyna wdrożenie ERP od niewłaściwego końca. Zamiast najpierw określić kierunek strategiczny, zaczynają od wyboru systemu, a następnie próbują dopasować do niego procesy. W efekcie ERP zaczyna dyktować sposób działania firmy, a nie odwrotnie. To prowadzi do dwóch skrajnych scenariuszy: nadmiernej customizacji, która komplikuje system i generuje dług technologiczny, lub agresywnej standaryzacji, która niszczy przewagi konkurencyjne i wymusza nienaturalne zmiany operacyjne. Oba podejścia są błędne, jeśli nie wynikają z jasno zdefiniowanej strategii biznesowej. Standaryzacja: fundament efektywności Standaryzacja procesów w ERP ma ogromną wartość. D365 FSCM, podobnie jak inne dojrzałe platformy, oferuje bogaty zestaw procesów opartych na najlepszych praktykach. W obszarach takich jak zakupy, księgowość, podstawowe planowanie produkcji czy zarządzanie magazynem, standardowe funkcjonalności są wynikiem tysięcy wdrożeń i lat doświadczeń branżowych. Standaryzacja w tych obszarach: redukuje koszty wdrożenia, skraca czas projektu, ułatwia aktualizacje i utrzymanie, zwiększa przewidywalność procesów, poprawia adopcję użytkowników. Dlatego dojrzałe organizacje świadomie upraszczają i standaryzują procesy tam, gdzie nie stanowi to zagrożenia dla ich modelu biznesowego. To nie jest „przycinanie procesów pod system”, lecz racjonalizacja działań, które i tak powinny być zoptymalizowane. Customizacja: narzędzie, nie problem Customizacje mają złą reputację, głównie dlatego, że wiele firm stosuje je bezrefleksyjnie. Tymczasem rozszerzenia są naturalnym elementem architektury ERP, o ile są stosowane świadomie i w miejscach, gdzie przynoszą realną wartość. Customizacja jest uzasadniona, gdy: proces jest kluczowy dla przewagi konkurencyjnej, organizacja działa w silnie regulowanym środowisku, model biznesowy jest unikalny, standard ERP nie wspiera krytycznych scenariuszy, integracje wymagają specyficznej logiki. W takich przypadkach próba „przycięcia” procesów do standardu ERP może przynieść więcej szkody niż pożytku. Customizacja staje się wtedy inwestycją w rozwój, a nie kosztem. Strategia jako punkt wyjścia Kluczowym elementem złotej zasady jest ostatnia linia: decyduj na podstawie strategii, nie systemu. To właśnie strategia biznesowa powinna określać, które procesy są strategiczne, które operacyjne, a które można bezpiecznie ustandaryzować.Strategia-first oznacza: jasne określenie kierunku rozwoju organizacji, zdefiniowanie kluczowych kompetencji operacyjnych, identyfikację procesów, które budują przewagę, określenie wymagań przyszłego modelu operacyjnego, dopiero na końcu wybór technologii. Dzięki temu decyzje dotyczące standaryzacji i customizacji nie są przypadkowe, lecz wynikają z logicznej analizy. Dlaczego nie można zaczynać od systemu? Wybór ERP przed zdefiniowaniem strategii prowadzi do sytuacji, w której organizacja próbuje dopasować się do narzuconych ram. To skutkuje często: nadmierną liczbą customizacji, niepotrzebnym komplikowaniem procesów, brakiem skalowalności, niską adopcją użytkowników, kosztownymi zmianami w przyszłości. System ERP nie powinien być punktem odniesienia dla strategii. To strategia powinna wyznaczać, jakiego ERP potrzebuje organizacja i w jaki sposób powinna go używać. Jak stosować złotą zasadę w praktyce? 1. Przeprowadź ocenę strategiczną Zanim zacznie się jakiekolwiek prace nad ERP, organizacja musi odpowiedzieć na pytania: jakie cele chce osiągnąć, jakie procesy są kluczowe, jakie kompetencje operacyjne są niezbędne, jakie KPI definiują sukces. Bez tego każda decyzja technologiczna będzie przypadkowa. 2. Zmapuj procesy i określ ich rolę Procesy można podzielić na trzy kategorie: commodity – można standaryzować, core – muszą być dopasowane do modelu biznesowego, differentiators – mogą wymagać customizacji. To pozwala uniknąć zarówno nadmiernej standaryzacji, jak i niepotrzebnych rozszerzeń. 3. Zdefiniuj model operacyjny stanu docelowego Future-state blueprint określa, jak organizacja ma działać po wdrożeniu. To fundament decyzji architektonicznych. 4. Dopiero na końcu wybierz system i zdecyduj o customizacjach W tym momencie wiadomo już, gdzie standard wystarczy, a gdzie potrzebna jest elastyczność. Standaryzacja kontra customizacja: fałszywa dychotomia Często słyszy się opinie, że lepiej „przyciąć procesy do ERP” niż rozbudowywać system. To prawda, ale tylko częściowo. Standaryzacja jest wartościowa, o ile nie niszczy kluczowych elementów modelu biznesowego. Customizacja jest uzasadniona, o ile wspiera strategiczne cele organizacji. Złota zasada Solution Architecta nie polega na wyborze jednej drogi. Polega na umiejętności rozpoznania, która droga jest właściwa w danym kontekście.Wdrożenie ERP to nie projekt technologiczny. To projekt strategiczny, który wpływa na sposób działania całej organizacji.Dlatego decyzje dotyczące standaryzacji i customizacji muszą wynikać z jasno określonej strategii, a nie z ograniczeń systemu czy przyzwyczajeń operacyjnych. Standaryzuj tam, gdzie możesz. Customizuj tam, gdzie musisz. Decyduj na podstawie strategii, nie systemu. To nie tylko zasada architektoniczna. To fundament skutecznej transformacji biznesowej.