Artykuły

Rola KSeF w biznesie W dobie dynamicznej cyfryzacji polskiej gospodarki, Krajowy System e-Faktur (KSeF) staje się przełomowym narzędziem, które redefiniuje sposób obiegu dokumentów finansowych. Narzędzie ma na celu centralne gromadzenie i weryfikowanie wszystkich faktur elektronicznych, co dla wielu przedsiębiorstw staje się nie tylko obowiązkiem prawnym koniecznym do wdrożenia, ale i strategiczną szansą na automatyzację procesów. Kluczem do sprawnego przejścia na e-fakturowanie jest integracja KSeF z już używanymi systemami zarządzania, takimi jak systemy ERP (Enterprise Resource Planning) oraz rozwiązania do automatyzacji procesów. Proalpha, dostawca oprogramowania ERP dla firm produkcyjnych, doskonale rozumie wyzwania związane z cyfryzacją procesów biznesowych. Dlatego, we współpracy z firmą DIG GmbH – częścią Grupy Proalpha i wiodącym ekspertem w zakresie rozwiązań chmurowych do zakupów operacyjnych i EDI (Electronic Data Interchange), oferuje swoim klientom narzędzia, które pozwalają usprawnić i ustrukturyzować obieg dokumentów. Rozwiązania DIG obejmują pełen zakres działań – od elektronicznego zaopatrzenia, przez zautomatyzowany przepływ dokumentów i faktur, aż po kompletny proces purchase-to-pay (P2P). Dzięki takiej synergii wiedzy i technologii, możliwa jest płynna integracja z KSeF, optymalizacja procesów zakupowych i finansowych oraz efektywne wsparcie w realizacji cyfrowej transformacji przedsiębiorstw. Integracja ERP z KSeF: Praktyka automatycznego obiegu elektronicznych faktur i dokumentów System Proalpha jest aktualizowany na bieżąco, tak aby zawsze spełniał najnowsze wymagania polskiego prawa, w tym spójność z systemem KSeF. Proces uruchomienia integracji jest prosty, wystarczy zainicjować tylko kilka kroków konfiguracyjnych. Kluczowym etapem jest uzyskanie przez firmę specjalnego „klucza dostępu” (tokena), na przykład przez e-Urząd Skarbowy, a następnie wprowadzić go do ustawień systemu Proalpha ERP, autoryzując tym samym komunikację z KSeF. Dzięki temu narzędzie zyskuje możliwość automatycznego lub ręcznego wysyłania faktur oraz odbierania potwierdzeń, takich jak Urzędowe Poświadczenie Odbioru (UPO), a także innych dokumentów.  Generowanie i automatyczna wysyłka do Krajowego Systemu e-Faktur Proces generowania i przesyłania faktur sprzedaży w Proalpha ERP jest niezwykle płynny. Dokumenty wystawiane w systemie są automatycznie konwertowane do formatu XML, zgodnego ze schematem wymaganym przez Ministerstwo Finansów. Po wygenerowaniu faktury, Proalpha dokonuje jej wstępnej walidacji, co pozwala wychwycić ewentualne błędy przed wysyłką do KSeF. Dzięki temu unika się cofania już przetworzonych dokumentów i usprawnia cały proces weryfikacji. W przypadku pozytywnej walidacji, Krajowy System e-Faktur nadaje dokumentowi unikalny identyfikator i zwraca UPO, które potwierdza wystawienie faktury, a system Proalpha automatycznie rejestruje te informacje. Co ważne, cały proces wysyłki, odbioru UPO i ewentualnych korekt może odbywać się automatycznie, bez konieczności angażowania użytkownika, choć istnieje także opcja pracy półautomatycznej z pełną kontrolą nad potencjalnymi nieścisłościami. Obsługa e-Faktur zakupowych: zgodność i walidacja System Proalpha ERP znacząco usprawnia również obsługę faktur zakupowych – tych, które firma otrzymuje od swoich dostawców, ponieważ umożliwia automatyczny odbiór tych faktur z KSeF. Odebrane pliki są następnie wstępnie walidowane i automatycznie przygotowywane do księgowania, co znacząco przyspiesza procesy finansowo-księgowe. System posiada również mechanizmy analizy i obsługi zwracanych błędów, na przykład dotyczących niepoprawnej struktury dokumentu czy problemów z uprawnieniami. Aby uzyskać dostęp do platformy KSeF, firma musi złożyć w urzędzie skarbowym odpowiedni formularz (ZAW-FA) i wskazać osobę odpowiedzialną za zarządzanie uprawnieniami. Jednak co istotne, użytkownicy systemu Proalpha ERP mogą wystawiać i odbierać faktury bez konieczności ich indywidualnego zgłaszania, co znacząco upraszcza codzienną obsługę KSeF w firmie. Proalpha & DIG: Ekspercka integracja i zaawansowana automatyzacja Współpraca Proalpha z DIG to model biznesowy, który łączy doświadczenie w archiwizacji, EDI i rozwiązaniach chmurowych z funkcjonalnościami ERP. Przychodzące faktury są najpierw automatycznie pobierane z KSeF, a następnie trafiają do przetwarzania w DIG. Tam odbywa się dedykowane procesowanie, w tym z wykorzystaniem technologii OCR i DIG Workflows, a także przeprowadzana jest procedura kontrolna rozliczeń. W ramach tej procedury faktura przechodzi szereg automatycznych sprawdzeń, które obejmują między innymi weryfikację pól obowiązkowych, sprawdzenie, czy dostawca jest znany i autoryzowany, czy faktura nie jest duplikatem, a także porównanie danych z zamówieniem lub z informacjami o przyjęciu towaru. Jeśli w którymkolwiek z tych punktów wykryte zostaną rozbieżności, na przykład brakujące pola obowiązkowe, nieznany lub nieautoryzowany dostawca, duplikat faktury, czy rozbieżności w danych zamówienia lub przyjęcia towaru, automatycznie tworzone jest zadanie do wykonania dla dedykowanego działu. We wzorcowym przypadku faktura jest przetwarzana bez jakiejkolwiek ingerencji użytkownika aż do momentu jej zaksięgowania w systemie Proalpha ERP. Po pomyślnym przejściu kontroli, faktura jest rejestrowana w tle lub zatwierdzana, a następnie przesyłana do systemu Proalpha ERP za pośrednictwem API (interfejsu programowania aplikacji) ERP-DIG. Ta współpraca oznacza, że Proalpha czerpie z wiedzy i doświadczenia DIG w obszarze procesów zakupowych, co ułatwia techniczną realizację wymagań struktury wymiany danych i zapewnia, że rozwiązanie Proalpha jest gotowe na adaptację przyszłych zmian i dostosowań prawnych w tym zakresie. Nowoczesne zarządzanie E-fakturami Połączenie systemu Proalpha ERP z eksperckimi rozwiązaniami DIG w obszarze cyfryzacji i automatyzacji procesów to nowoczesne, elastyczne i bezpieczne narzędzie do zarządzania zakupami i fakturami elektronicznymi. System automatyzuje procesy zakupowe, znacząco zwiększa efektywność operacyjną i umożliwia szybką reakcję na wszelkie zmiany w przepisach.  Dzięki integracji Proalpha ERP z KSeF, firmy zyskują szereg wymiernych korzyści:  Pełna automatyzacja procesów wysyłki i odbioru faktur, w tym pobieranie UPO i korekt – wszystko z minimalnym udziałem użytkownika.  Wstępna walidacja dokumentów przed wysyłką, eliminująca ryzyko błędów i powrotu dokumentów z KSeF.  Możliwość pracy w trybie automatycznym lub półautomatycznym, zapewniająca pełną kontrolę nad procesem fakturowania.  Automatyczny odbiór i przygotowanie do księgowania faktur zakupowych – szybsze procesy księgowe bez zbędnych kliknięć.  Zintegrowane zarządzanie błędami i workflow – rozbieżności w danych są automatycznie przekierowywane do odpowiednich działów.  Brak konieczności indywidualnego zgłaszania użytkowników do KSeF, co znacząco upraszcza zarządzanie uprawnieniami.  Regularne aktualizacje systemu, zapewniające pełną zgodność z przepisami i gotowość na przyszłe zmiany prawne.  Wsparcie ekspertów DIG w obszarze cyfrowych procesów zakupowych, co wzmacnia bezpieczeństwo i skuteczność wdrożenia.  Firmy korzystające z tego rozwiązania uzyskują potężne narzędzie, które optymalizuje codzienne procesy, minimalizuje ryzyko błędów i wspiera podejmowanie trafnych decyzji biznesowych – wszystko to w duchu cyfrowej transformacji i zgodnie z wymogami KSeF.

W wielu firmach i instytucjach prowadzenie kart drogowych wciąż odbywa się w sposób tradycyjny – na papierze lub w arkuszach kalkulacyjnych. Początkowo wydaje się to wystarczające, zwłaszcza gdy organizacja dysponuje tylko jednym czy dwoma samochodami. Z czasem jednak pojawiają się problemy: brak spójnych danych, trudności w rozliczaniu kosztów paliwa, pomyłki przy ręcznym wprowadzaniu informacji, a także czasochłonne przygotowywanie raportów. W efekcie zamiast narzędzia wspierającego kontrolę i oszczędności, karty drogowe stają się źródłem dodatkowej pracy i frustracji. Dlaczego karty drogowe są ważne? Karty drogowe to podstawowe narzędzie ewidencji wykorzystywane przez firmy i instytucje posiadające pojazdy. Dzięki nim można monitorować przebieg, zużycie paliwa, trasy czy cel wyjazdów służbowych. W praktyce mają ogromne znaczenie nie tylko dla kontroli kosztów, ale też dla zgodności z przepisami – szczególnie w kontekście rozliczeń podatkowych. Dobrze prowadzona ewidencja pojazdów pozwala uniknąć problemów z urzędem skarbowym, usprawnia procesy księgowe i stanowi podstawę do analizy rentowności floty. Co więcej, karty drogowe pomagają wykrywać nieefektywności, np. nadmierne spalanie paliwa czy nieuzasadnione kursy, które generują ukryte koszty. Z tego powodu nawet organizacje posiadające jeden samochód służbowy powinny prowadzić rzetelną ewidencję – to inwestycja w przejrzystość i bezpieczeństwo finansowe. Tradycyjne podejście kontra ERP Jeszcze do niedawna papierowe karty drogowe lub proste arkusze kalkulacyjne były podstawową formą ewidencji pojazdów w wielu firmach. Na pierwszy rzut oka to rozwiązania tanie i łatwo dostępne. Jednak w praktyce szybko ujawniają swoje ograniczenia. Dokumenty papierowe gubią się, wymagają ręcznego przepisywania danych i utrudniają tworzenie zestawień. Arkusze Excel z kolei sprawdzają się jedynie wtedy, gdy pojazdów jest niewiele i korzysta z nich jedna osoba. Gdy flota rośnie, pojawiają się błędy, trudności w aktualizacji plików i problem z wersjonowaniem danych. Brakuje także możliwości automatycznej integracji z księgowością czy kadrami, co oznacza dodatkową pracę i ryzyko rozbieżności. W rezultacie zamiast usprawniać kontrolę nad pojazdami, tradycyjne metody stają się źródłem chaosu, a zarządzanie flotą zaczyna pochłaniać coraz więcej czasu i pieniędzy. Karty drogowe w systemie ERP – nowoczesne podejście Systemy ERP zmieniają sposób prowadzenia ewidencji pojazdów, przenosząc karty drogowe z papieru i arkuszy do zintegrowanego środowiska. Moduł kart drogowych w ERP działa jako część całego ekosystemu – oznacza to, że dane o pojazdach są powiązane z finansami, kadrami, gospodarką magazynową czy nawet systemem CRM. Technicznie oznacza to, że każda trasa, przebieg czy zużycie paliwa mogą być automatycznie przypisane do odpowiednich centrów kosztów, projektów lub zadań. Jeśli pojazd był wykorzystywany do obsługi klienta, zapis trafia do systemu CRM; jeśli do transportu towaru – do gospodarki magazynowej. Dzięki temu firma zyskuje pełen obraz kosztów i efektywności użytkowania floty. Co więcej, wiele nowoczesnych rozwiązań ERP pozwala na: import danych z systemów GPS – kierowca nie musi ręcznie wpisywać przebiegu, bo dane są pobierane automatycznie, integrację ze stacjami paliw – faktury za tankowanie są przypisywane do konkretnego pojazdu, przypomnienia i alerty – system wysyła powiadomienia o nadchodzącym przeglądzie technicznym, wymianie opon czy kończącym się OC, raportowanie w czasie rzeczywistym – menedżerowie mogą generować zestawienia kosztów, tras i wykorzystania floty jednym kliknięciem. Dzięki temu moduł kart drogowych w ERP nie tylko porządkuje dokumentację, ale staje się realnym narzędziem wspierającym optymalizację kosztów i planowanie logistyki w organizacji. Kluczowe zalety modułu kart drogowych w ERP Intuicyjność Tradycyjne karty drogowe kojarzą się z ręcznym wypełnianiem rubryk i żmudnym przepisywaniem danych. W systemie ERP użytkownik otrzymuje prosty, graficzny interfejs – formularze są zautomatyzowane, a część pól uzupełnia się sama (np. dane pojazdu, kierowcy czy domyślne trasy). System może podpowiadać najczęściej używane cele podróży, a nawet korzystać z map do automatycznego wyliczania kilometrów. Dzięki temu ewidencja nie wymaga specjalistycznej wiedzy i może być obsługiwana zarówno przez kierowców, jak i pracowników administracji. Łatwość wdrożenia Wdrożenie modułu kart drogowych w ERP nie wymaga miesięcy przygotowań. Wystarczy konfiguracja pojazdów i przypisanie ich do użytkowników. Większość systemów oferuje gotowe szablony kart drogowych zgodne z wymogami prawnymi, więc organizacja może zacząć korzystać z rozwiązania niemal od razu. Co więcej, dzięki integracji z innymi modułami ERP, dane o pojazdach od razu „wpinają się” w finanse, księgowość czy kadry – bez dodatkowych operacji importu i eksportu. Elastyczność i możliwość rozbudowy Każda firma ma inne potrzeby – i właśnie tutaj ERP daje przewagę. Moduł kart drogowych można rozbudować np. o: integrację z systemem GPS – trasy i przebiegi zapisują się automatycznie, rozliczanie paliwa na podstawie kart flotowych – faktury ze stacji paliw są przypisywane bezpośrednio do pojazdu, alerty serwisowe – przypomnienia o przeglądach, wymianach czy ubezpieczeniach, raporty kosztów według projektów – każdy kilometr można przypisać do konkretnego zadania lub klienta. Dzięki temu system rozwija się razem z firmą i nie wymusza kosztownych zmian przy rozbudowie floty. Uniwersalność Największą przewagą kart drogowych w ERP jest ich uniwersalność. Z rozwiązania może skorzystać zarówno mała firma usługowa z jednym samochodem, jak i duża instytucja publiczna dysponująca dziesiątkami pojazdów. Moduł pozwala dopasować poziom szczegółowości – od prostego rejestrowania przejazdów aż po zaawansowane raporty finansowe i logistyczne. Co istotne, system dba również o zgodność z przepisami podatkowymi, co eliminuje ryzyko błędów w rozliczeniach i problemów podczas kontroli. Praktyczne korzyści z wdrożenia kart drogowych w ERP Wdrożenie modułu kart drogowych w ERP to nie tylko uporządkowanie dokumentacji – to przede wszystkim realne oszczędności i większa przejrzystość działań. Firmy, które korzystają z tego rozwiązania, zyskują: Automatyzację dokumentacji – karty drogowe wypełniają się częściowo automatycznie, np. dzięki integracji z GPS czy kartami paliwowymi. Eliminuje to żmudne przepisywanie danych i ogranicza liczbę błędów. Oszczędność czasu pracowników – kierowcy i administracja spędzają mniej czasu na formalnościach. Zamiast godzin wpisywania tras i przebiegów wystarczy kilka minut, aby zamknąć ewidencję. Pełną kontrolę kosztów – system ERP pozwala przypisać każdy wyjazd do centrum kosztów, projektu lub klienta. Dzięki temu można dokładnie określić, ile faktycznie kosztuje obsługa danej usługi czy kontrahenta. Transparentność i zgodność z przepisami – raporty generowane w systemie są zawsze zgodne z wymogami podatkowymi. W przypadku kontroli można w kilka sekund pobrać pełną historię przebiegów i kosztów pojazdu. Dostęp do analiz w czasie rzeczywistym – menedżerowie mogą śledzić bieżące wykorzystanie pojazdów, analizować spalanie, identyfikować trasy generujące najwyższe koszty i podejmować decyzje w oparciu o dane. Dzięki tym korzyściom moduł kart drogowych w ERP nie jest tylko narzędziem ewidencyjnym, ale staje się istotnym elementem zarządzania flotą i optymalizacji kosztów w całej organizacji. Podsumowanie Karty drogowe w ERP to coś więcej niż cyfrowa wersja papierowych formularzy. To rozwiązanie, które porządkuje ewidencję pojazdów, automatyzuje dokumentację i zapewnia pełną kontrolę nad kosztami eksploatacji. Dzięki intuicyjnej obsłudze, szybkiemu wdrożeniu i możliwości rozbudowy moduł sprawdza się w każdej organizacji – od małych firm po duże instytucje. Jeśli w Twojej firmie prowadzenie kart drogowych wciąż oznacza chaos, dodatkową pracę i ryzyko błędów, to dobry moment, by sięgnąć po nowoczesne narzędzie. Skontaktuj się z nami, a pokażemy Ci, jak moduł kart drogowych w ERP może usprawnić pracę, obniżyć koszty i ułatwić codzienne zarządzanie pojazdami. 👉 Umów bezpłatną konsultację i sprawdź, jak wdrożyć karty drogowe w Twojej firmie.

ERP to transplant serca, nie instalacja aplikacji Wdrożenie nowego systemu ERP to nie jest zwykła aktualizacja oprogramowania. To operacja na otwartym sercu organizacji – transplantacja cyfrowego układu nerwowego, który będzie zarządzał przepływem informacji, procesami i decyzjami w całej firmie. Statystyki są tu brutalnie szczere: aż 50% projektów ERP przekracza budżet, a 30% trwa dłużej niż planowano. Gdzie leży przyczyna? Nie w technologii. Leży w ludziach. Sukces wdrożenia, mierzony realnymi korzyściami, osiąga aż 97,7% firm, które potraktowały ten proces jako strategiczną transformację, a nie tylko projekt IT. Kluczem jest mistrzowskie zarządzanie zmianą i komunikacja. W polskich firmach, zwłaszcza w sektorze MŚP, opór zespołu bywa cichym zabójcą najambitniejszych projektów cyfryzacyjnych. W poprzednim artykule pokazaliśmy, jak przygotować firmę do wdrożenia systemu ERP. Teraz pójdziemy o krok dalej. Ten przewodnik to nie zbiór „miękkich” porad. To oparta na twardych danych i dziesiątkach wdrożeń strategia, która pokaże Ci, jak przekształcić strach i opór w zaangażowanie i realną przewagę konkurencyjną. Krok 1: Fundament – Stworzenie Strategii Komunikacyjnej Zanim pierwszy konsultant przekroczy próg Twojej firmy, plan komunikacji musi już istnieć. To strategiczny dokument, który definiuje KTO, CO, KIEDY i JAK będzie komunikował na każdym etapie transformacji. Analiza Interesariuszy – Każdy słucha na innej częstotliwości Nie ma jednego komunikatu dla wszystkich. Musisz precyzyjnie zmapować potrzeby informacyjne kluczowych grup w Twojej organizacji: Zarząd i Kadra Zarządzająca: Potrzebują twardych danych. Mów do nich językiem ROI, TCO, przewagi konkurencyjnej i długoterminowej strategii. Pokaż, jak cyfrowy fundament rozwoju firmy wpłynie na kluczowe wskaźniki biznesowe. Kierownicy Działów (Process Owners): To Twoi oficerowie na froncie zmiany. Potrzebują szczegółów dotyczących zmian w procesach, nowych procedur i wpływu na ich zespoły. Muszą zrozumieć, jak nowe, inteligentne workflow ułatwi im zarządzanie i raportowanie. Pracownicy Operacyjni: To oni będą na co dzień pracować w nowym systemie. Ich największą obawą jest „Jak to wpłynie na moją pracę?”. Potrzebują praktycznych, konkretnych informacji: jak system ułatwi im zadania, jakie czynności znikną, a jakie nowe umiejętności będą potrzebne. Komunikacja musi być spersonalizowana – każdy musi poczuć, że zmiana przyniesie korzyść właśnie jemu. Opracowanie Planu Komunikacji Twoja strategia musi być wielokanałowa i proaktywna. Powinna zawierać: Harmonogram komunikacji: Precyzyjnie określone punkty styku z każdą grupą na każdym etapie projektu (od analizy po wsparcie powdrożeniowe). Matrycę odpowiedzialności: Kto jest odpowiedzialny za tworzenie i dostarczanie komunikatów? (np. Kierownik Projektu, Sponsor, Ambasadorzy Zmiany). Plan zarządzania oporem: Zidentyfikowane ryzyka i przygotowane scenariusze reakcji na najczęstsze obawy. Plan szkoleń: Dostosowany do ról i przyszłych kompetencji pracowników. Krok 2: Serce Zmiany – Aktywne angażowanie zespołu na każdym szczeblu Najskuteczniejsza komunikacja to dialog, a nie monolog. Kluczem do zminimalizowania oporu jest włączenie pracowników w proces transformacji od samego początku. Zbuduj zespół projektowy, a nie grupę zadaniową W skład zespołu muszą wejść reprezentanci wszystkich kluczowych działów, którzy staną się współtwórcami, a nie tylko odbiorcami nowego systemu. Włączenie ich na etapie analizy przedwdrożeniowej, testów i tworzenia dokumentacji buduje poczucie własności i odpowiedzialności za projekt. Zastosuj Metodykę partycypacyjną Warsztaty analityczne: Zamiast ankiet, zorganizuj interaktywne sesje mapowania procesów. To kluczowi użytkownicy najlepiej wiedzą, gdzie tkwią „wąskie gardła”. Testy Akceptacyjne Użytkownika (UAT): Daj realny wpływ na ostateczny kształt systemu. Nic tak nie buduje akceptacji, jak możliwość przetestowania rozwiązania na rzeczywistych danych i zgłoszenia uwag, które zostaną wdrożone. Współtworzenie dokumentacji: Zaangażuj zespół w tworzenie instrukcji i wewnętrznych poradników. Będą napisane językiem firmy, a nie technicznym żargonem. Krok 3: Tarcza przeciw chaosowi – identyfikacja i neutralizacja oporu Opór jest naturalną reakcją na zmianę. Twoim zadaniem nie jest z nim walczyć, ale go zrozumieć i nim zarządzać. Badania na polskim rynku jasno pokazują główne źródła oporu pracowników wobec wdrożenia systemu ERP: Obawa przed utratą pracy (przekonanie, że automatyzacja = redukcja etatów) Brak wiary w powodzenie projektu (cynizm wynikający z poprzednich, nieudanych inicjatyw) Lęk przed nowymi technologiami i brakiem umiejętności do ich obsługi Przywiązanie do starych nawyków i sprawdzonych metod pracy („zawsze tak robiliśmy”) Obawa przed zwiększeniem kontroli i transparentnością pracy Brak zrozumienia celów i osobistych korzyści płynących ze zmiany Strategie minimalizowania oporu: Edukacja i Transparentność: Komunikuj wcześnie, często i szczerze. Wyjaśniaj „DLACZEGO” tej zmiany, jakie konkretne problemy rozwiązuje i jakie przyniesie korzyści. Prawdziwe informacje to najlepsza broń przeciwko plotkom. Gwarancja Bezpieczeństwa: Jasno i publicznie komunikuj, że celem jest optymalizacja procesów, a nie redukcja zatrudnienia. Podkreślaj, że automatyzacja uwolni pracowników od żmudnych zadań, pozwalając im skupić się na bardziej wartościowej i kreatywnej pracy. Inwestycja w Kompetencje: Zapewnij kompleksowe, dostosowane do ról szkolenia. Ludzie nie boją się nowego systemu, gdy czują się pewnie w jego obsłudze. Pokaż, że firma inwestuje w ich rozwój. Ewolucja, nie Rewolucja: Zamiast radykalnego „Big Bang”, rozważ wdrożenie fazowe. Stopniowe wprowadzanie zmian pozwala zespołowi na adaptację, naukę i korygowanie kursu, co znacząco obniża poziom stresu. Krok 4: Architekci sukcesu – rola liderów i ambasadorów zmiany Żaden e-mail od zarządu nie zastąpi rozmowy z zaufanym liderem. To ludzie przekonują ludzi, dlatego musisz zbudować wewnętrzną sieć wsparcia dla transformacji. Kluczowe role w procesie zmiany: Sponsor Zmiany: Członek zarządu, który nie tylko „podpisuje czeki”, ale jest publiczną twarzą i największym orędownikiem projektu. Jego aktywne zaangażowanie legitymizuje zmianę i nadaje jej strategiczną wagę. Ambasadorzy Zmiany: To Twoi agenci wpływu. Pracownicy z różnych działów, którzy cieszą się autorytetem i zaufaniem, są otwarci na technologię i potrafią w prosty sposób tłumaczyć korzyści z nowego systemu swoim kolegom. To oni gaszą pożary w zarodku i budują pozytywne nastawienie „od dołu”. Liderzy Działów (Process Owners): Kierownicy, którzy biorą odpowiedzialność za wdrożenie zmian w swoich obszarach, tłumacząc wymagania biznesowe na język systemu. Krok 5: Narzędziownia komunikacji – skuteczne kanały i technologie Aby Twoje komunikaty dotarły do celu, musisz używać zróżnicowanych narzędzi, dopasowanych do kultury organizacyjnej firmy. Tradycyjne, ale wciąż skuteczne: Warsztaty i szkolenia: Najlepsza forma interaktywnego transferu wiedzy. Regularne spotkania projektowe: Zapewniają transparentność i rytm pracy. Biuletyny informacyjne (newslettery) i tablice ogłoszeń: Prosty sposób na dotarcie do wszystkich, zwłaszcza w firmach produkcyjnych. Nowoczesne i angażujące: Platformy online (np. Microsoft Teams): Stwórz dedykowany kanał dla projektu, gdzie można zadawać pytania, dzielić się postępami i udostępniać materiały. Systemy helpdesk: Zapewnij natychmiastowe wsparcie po uruchomieniu. Poczucie, że „jest kogo zapytać” jest bezcenne w pierwszych tygodniach. Aplikacje mobilne: Kluczowe w firmach z pracownikami w terenie (handlowcy, serwisanci), zapewniając dostęp do informacji w dowolnym miejscu i czasie. Krok 6: Sprawdzony model sukcesu – metodyka ADKAR w praktyce ERP Aby usystematyzować zarządzanie zmianą, warto sięgnąć po sprawdzone modele. ADKAR to prosta i niezwykle skuteczna metodyka, która koncentruje się na indywidualnej drodze, jaką musi przejść każdy pracownik. A (Awareness) – Świadomość: Pracownik rozumie, dlaczego zmiana jest konieczna. (Cel: Jasna komunikacja strategiczna). D (Desire) – Chęć: Pracownik chce uczestniczyć i wspierać zmianę. (Cel: Pokazanie osobistych korzyści, „what’s in it for me?”). K (Knowledge) – Wiedza: Pracownik wie, jak dokonać zmiany i jak używać nowych narzędzi. (Cel: Skuteczne szkolenia). A (Ability) – Umiejętność: Pracownik jest w stanie zastosować nową wiedzę w praktyce. (Cel: Wsparcie po szkoleniach, coaching, dostęp do pomocy). R (Reinforcement) – Wzmocnienie: Zmiana jest utrwalana i staje się nowym standardem. (Cel: Celebrowanie sukcesów, systemy motywacyjne, monitorowanie efektów). Stosując ADKAR, zarządzasz zmianą na poziomie każdego pracownika, co jest gwarancją trwałej transformacji. Wnioski: Zmiana to nie zagrożenie, to zaplanowana ewolucja Zarządzanie zmianą i komunikacja to nie „koszt dodatkowy” we wdrożeniu ERP. To najważniejsza inwestycja, która decyduje o zwrocie z całej technologicznej rewolucji. Traktowanie tych aspektów po macoszemu jest jak budowanie drapacza chmur bez fundamentów – katastrofa jest tylko kwestią czasu. Kluczem jest przejście od myślenia o „wdrożeniu systemu” do myślenia o „partnerstwie w transformacji cyfrowej”. To proces, w którym technologia jest tylko narzędziem, a prawdziwym celem jest ewolucja całej organizacji: jej procesów, kultury i, co najważniejsze, kompetencji jej pracowników. Jeśli czujesz, że Twoja organizacja jest gotowa na ten strategiczny krok, ale obawiasz się pułapek związanych z zarządzaniem zmianą – jesteśmy tu, by Cię przez to przeprowadzić. W INLOGICA nie dostarczamy tylko oprogramowania. Jako strategiczny partner, wprowadzamy święty spokój do biznesu, przekształcając skomplikowany i ryzykowny proces w kontrolowaną, przewidywalną i skuteczną transformację, która angażuje, a nie dzieli Twój zespół. Jesteśmy gotowi, aby stać się Twoim przewodnikiem w tej podróży. Skontaktuj się z naszymi ekspertami, aby omówić, jak możemy wspólnie zbudować cyfrowy fundament sukcesu Twojej firmy.

Uruchomienie platformy e-commerce to dopiero początek drogi do sukcesu w sprzedaży online. Samo wdrożenie sklepu, nawet najbardziej nowoczesnego, nie wystarczy, jeśli nie będzie on stale rozwijany i dostosowywany do zmieniających się potrzeb rynku. Dlatego w Hummerce stawiamy na długoterminowe partnerstwo, które wykracza daleko poza etap startowy. Naszym celem jest zapewnienie klientom kompleksowego wsparcia – od wdrożenia, przez obsługę serwisową, aż po strategiczny rozwój w ramach Programu Deweloperskiego. Dzięki temu Twoja platforma zawsze pozostaje nowoczesna, stabilna i konkurencyjna, a Ty możesz skupić się na budowaniu swojego biznesu. Jakie są główne różnice pomiędzy Hummercem, a innymi rozwiązaniami e‑commerce? Na rynku działa wiele agencji wdrożeniowych, które koncentrują się na jednorazowym projekcie i kończą współpracę tuż po uruchomieniu sklepu. Hummerce działa inaczej. Nasze rozwiązania powstają z myślą o długim cyklu życia produktu, co oznacza, że sklep internetowy nie starzeje się wraz z upływem lat, lecz rozwija razem z Twoim biznesem. Stale wprowadzamy nowe funkcjonalności (Program Deweloperski), dbamy o bezpieczeństwo i technologiczną stabilność oraz zapewniamy elastyczność w rozwoju systemu. Współpraca z Hummerce opiera się na transparentnej komunikacji, dedykowanym Project Managerze i pełnej odpowiedzialności za działanie platformy. Dzięki temu nie jesteśmy jedynie dostawcą, ale partnerem technologicznym na lata. Proces wdrożenia – fundament współpracy z agencją Wdrożenie platformy e-commerce w Hummerce to nie przypadkowy zestaw działań, ale sprawdzony i uporządkowany proces, którego celem jest zbudowanie stabilnych fundamentów do dalszego rozwoju. Najważniejsze etapy wdrożenia: Analiza wymagań – prowadzona przez doświadczonego Project Managera, który nie tylko zbiera informacje, ale również doradza. Efektem jest specyfikacja określająca funkcjonalności, zakres projektu, budżet i harmonogram. Uruchomienie bazowego systemu – skonfigurowanego zgodnie z wymaganiami technicznymi i biznesowymi, rozliczanego w modelu fixed price. Projekt graficzny – dostosowanie gotowego layoutu do indywidualnych potrzeb lub stworzenie od podstaw unikalnej identyfikacji wizualnej. Wdrożenie modułów indywidualnych – realizowane etapami, zgodnie z priorytetami ustalonymi metodą MoSCoW, w modelu Time&Material. Testy – manualne, automatyczne, funkcjonalne i regresyjne, przeprowadzane na każdym etapie i przed uruchomieniem produkcyjnym. Uruchomienie systemu produkcyjnego – we wcześniej uzgodnionym terminie, z zachowaniem pełnego bezpieczeństwa dzięki środowisku testowemu. Obsługa powdrożeniowa – stałe wsparcie techniczne, monitoring 24/7, SLA oraz dalszy rozwój w ramach Programu Deweloperskiego. Dzięki takiej strukturze wdrożenie w Hummerce to inwestycja w przyszłość, a nie jednorazowy projekt. Opieka serwisowa i SLA – pewność działania 24/7 W e-commerce nie ma miejsca na przestoje – każda godzina niedostępności to realne straty. Dlatego Hummerce bierze pełną odpowiedzialność za stabilność działania systemu. Zapewniamy całodobowy monitoring 24/7, który pozwala szybko reagować na wszelkie nieprawidłowości, oraz gwarantujemy SLA dostosowane do potrzeb klienta – od standardowego pakietu po rozszerzone, bardziej wymagające umowy. Co ważne, zadania serwisowe realizujemy nie tylko zgodnie z harmonogramem rozwojowym, ale także na bieżąco, w odpowiedzi na nagłe potrzeby biznesu. Dzięki temu klienci Hummerce zyskują spokój i pewność, że ich sklep internetowy działa nieprzerwanie, niezawodnie i zawsze na najwyższym poziomie. Zacznij rozwijać swój e-commerce z Hummerce – skontaktuj się z nami i sprawdź, jak możemy wesprzeć Twój biznes w długoterminowej współpracy. Program Deweloperski – strategiczny rozwój na lata To, co dziś jest standardem w e-commerce, jutro może być przestarzałe. Właśnie dlatego stworzyliśmy Program Deweloperski, który pozwala naszym klientom nie tylko korzystać z gotowych aktualizacji, ale także aktywnie współtworzyć rozwój platformy. Uczestnicy programu zyskują: Realny wpływ na rozwój Hummerce – możliwość zgłaszania własnych propozycji funkcjonalnych. Współfinansowanie nowych modułów – tańsze i szybsze wdrożenie innowacyjnych rozwiązań. Stały dostęp do najnowszej wersji platformy – regularne aktualizacje i usprawnienia technologiczne. Rozwój front-endu i back-endu – od nowych funkcjonalności dla użytkowników po integracje z narzędziami biznesowymi. Bezpieczeństwo i stabilność – systematycznie wykonywane zadania ogólnorozwojowe, np. aktualizacje środowisk technologicznych i wdrożenie nowych wersji języków programowania. Program Deweloperski to nie dodatek, ale strategiczny element współpracy, który sprawia, że Hummerce pozostaje platformą nowoczesną, skalowalną i odporną na wyzwania przyszłości. To dzięki niemu nasi klienci mają pewność, że ich biznes online zawsze wyprzedza konkurencję, zamiast gonić za trendami. Korzyści związane z długoterminową współpracą z agencją Hummerce Długoterminowa współpraca z Hummerce to bezpieczeństwo, stabilność i rozwój. Zapewniamy kompleksowe wsparcie – od momentu wdrożenia, przez obsługę serwisową i gwarancję SLA, aż po strategiczny rozwój w ramach Programu Deweloperskiego. Dzięki temu klienci nie muszą martwić się o kwestie technologiczne i mogą w pełni skoncentrować się na budowaniu swojego biznesu. Hummerce to nie tylko narzędzie, ale przede wszystkim partner biznesowy na lata, który wspiera w codziennym działaniu, przewiduje wyzwania technologiczne i dostarcza rozwiązania odpowiadające na potrzeby dynamicznego rynku e-commerce. To inwestycja, która rośnie razem z Twoją firmą, dając przewagę konkurencyjną i solidny fundament do dalszego rozwoju.

SAP Business One to solidny system ERP dla firm, które stawiają na rozwój, integrację procesów i międzynarodowe standardy. Jednak nawet tak zaawansowane narzędzie może w pewnym momencie zacząć działać wolniej – a to przekłada się na spadek efektywności zespołu, opóźnienia w raportowaniu czy problemy z obsługą klientów. Co powoduje spowolnienia i jak skutecznie przywrócić SAP Business One do pełnej sprawności? Poniżej najczęstsze przyczyny tego, że SAP Business One wolno działa. Infrastruktura niedopasowana do rzeczywistych potrzeb Choć SAP Business One jest programem do zarządzania wykorzystywanym w małych przedsiębiorstwach, to jednak nie toleruje niedostatków zasobów. Jeżeli firma korzysta z tanich środowisk lokalnych lub współdzielonych serwerów, bardzo szybko mogą się one okazać zbyt słabe pod kątem zasobów. W efekcie program działa, ale jego responsywność pozostawia wiele do życzenia – zwłaszcza przy jednoczesnym korzystaniu przez wielu użytkowników. Niewłaściwe zarządzanie bazą danych SAP HANA lub SQL SAP B1 pracuje na silniku bazodanowym (SAP HANA lub SQL Server), który wymaga odpowiedniej konfiguracji i regularnej optymalizacji. Problemy takie jak brak indeksów, przeciążone zapytania czy brak archiwizacji starszych danych mogą prowadzić do sytuacji, w której każda operacja – nawet najprostsza – zajmuje zbyt dużo czasu. Przeciążenie przez integracje z systemami zewnętrznymi Integracja SAP B1 z narzędziami do e-commerce, CRM czy systemami logistycznymi to dziś standard. Problem pojawia się wtedy, gdy dane wymieniane są zbyt często, w zbyt dużej liczbie lub przez niewydajnie napisane konektory. Bez odpowiedniego buforowania i kontroli częstotliwości wymiany danych, system ERP staje się wąskim gardłem całej organizacji. Użytkownicy pracują zdalnie przez słabe łącza W dobie pracy hybrydowej firmy mogą korzystać z SAP Business One w trybie zdalnym. Jeśli jednak dostęp do systemu odbywa się przez zbyt wolne lub niestabilne łącze – użytkownicy mogą mieć wrażenie, że system „zamula”. W rzeczywistości problem leży nie w SAP, a w jakości połączenia z serwerem. Obciążające dodatki i aplikacje partnerskie Rozszerzenia funkcjonalności SAP B1 (np. do fakturowania elektronicznego, workflow czy analiz BI) są bardzo przydatne, ale często wymagają własnych zasobów obliczeniowych. W źle zaprojektowanym środowisku każde kolejne rozszerzenie dokłada cegiełkę do problemu z wydajnością. Co możesz zrobić? Postaw na środowisko zaprojektowane pod SAP Business One Spowolnienia w działaniu SAP BO to nie tylko drobna niedogodność, ale wręcz realne zagrożenie dla ciągłości operacyjnej firmy. Każde opóźnienie w systemie ERP przekłada się na zaburzenia w pracy poszczególnych działów, od sprzedaży i logistyki po księgowość i zarządzanie magazynem. Pracownicy czekają na odpowiedzi systemu, klienci na potwierdzenia zamówień, a zarząd na raporty. Problemy z wydajnością systemu ERP często prowadzą do przestojów, spiętrzenia zadań i narastających opóźnień w całej firmie. Im dłużej trwa taki stan, tym większe ryzyko strat finansowych, niezadowolenia klientów i zaburzenia procesów wewnętrznych. Dlatego inwestycja w odpowiednie środowisko dla SAP BO to nie tylko krok w stronę lepszej wydajności, ale też zabezpieczenie stabilności działania firmy. Zamiast próbować łatać pojedyncze problemy, warto podejść do tematu kompleksowo i przenieść system do wydajnego środowiska chmurowego. W Itmation pomagamy firmom korzystającym z SAP Business One w odzyskaniu pełnej wydajności. Nasza infrastruktura: jest skalowalna i przygotowana na intensywną pracę wielodziałowych zespołów, zapewnia optymalne działanie baz danych HANA i SQL, minimalizuje ryzyko przestojów i opóźnień w działaniu systemu, umożliwia płynne integracje z innymi narzędziami – bez przeciążenia serwera, pozwala korzystać z SAP z dowolnego miejsca bez strat wydajności. Nie trać czasu na codzienne walki z powolnym systemem. Sprawdź: SAP Business One w chmurze Zadbaj o to, by SAP Business One rzeczywiście wspierał Twoją firmę w rozwoju, zamiast go hamować. Skontaktuj się z nami – przygotujemy środowisko chmurowe skrojone na miarę Twojego biznesu.

Polskie firmy i partnerzy Microsoft zyskują teraz nowe, zaufane rozwiązanie w zakresie lokalizacji Business Central. Companial z dumą prezentuje pierwszą zweryfikowaną aplikację lokalizacyjną dla Polski, opracowaną w pełnej zgodności z wytycznymi jakościowymi i wymaganiami programowymi Microsoft (Validated Localization app for Business Central). Dlaczego to ważne? Do tej pory partnerzy i klienci w Polsce mieli bardzo limitowane możliwości wyboru lokalizacji Business Central. Dzięki aplikacji Companial rynek zyskuje alternatywne rozwiązanie zatwierdzone przez Microsoft, które zapewnia wysoką jakość, zgodność z przepisami oraz możliwość wyboru. Ta lokalizacja jest: w pełni zgodna z oficjalnymi wymaganiami i wytycznymi Microsoft dla lokalizacji Business Central, zweryfikowana przez Microsoft pod względem jakościowym, zawsze aktualna – zgodna z cyklami wydawniczymi Business Central i zmianami przepisów w Polsce gotowa na wyzwania przyszłości – rozwijana przy bezpośrednim udziale Microsoft (niezależna od jednego lokalnego dostawcy) Aplikacja powstała we współpracy z lokalną społecznością partnerów. Współpracujemy z firmami, które mają wieloletnie doświadczenie we wdrażaniu Business Central i zapewnianiu długoterminowego wsparcia swoim klientom. Dzięki ich wiedzy i praktyce udało się stworzyć rozwiązanie, które odpowiada realnym potrzebom biznesowym i opiera się na najlepszych praktykach branżowych, czyniąc je szczególnie użytecznym dla polskich organizacji. Korzyści dla partnerów i klientów Dla partnerów i klientów nowa Polska Lokalizacja oznacza większy wybór, elastyczność i niezawodność. Lokalizacja zapewnia zgodność z przepisami oraz najnowszymi wymogami technologicznymi, a jednocześnie pozwala optymalizować koszty i budować długoterminową skalowalność na polskim rynku. Dzięki niej partnerzy Business Central mogą oferować bardziej atrakcyjny produkt, a klienci – zyskują pewność zgodności ich systemu z krajowymi przepisami oraz efektywność kosztową. Czym są zweryfikowane aplikacje lokalizacyjne Microsoft? Program Validated Localization App został wprowadzony przez Microsoft, aby zagwarantować, że lokalizacje tworzone przez partnerów w krajach, w których firma nie oferuje własnych rozwiązań, spełniają te same standardy jakości i zgodności co lokalizacje opracowane bezpośrednio przez Microsoft. Więcej o programie można przeczytać tutaj. Kamień milowy dla polskiego rynku Lokalizacja Companial dla Business Central to przełomowy krok: wreszcie polscy użytkownicy zyskują realny wybór, gwarancję jakości i zaufanie. To także idealny moment na zmianę. Wraz ze zbliżającą się podwyżką cen licencji Business Central w październiku 2025, partnerzy i klienci będą musieli zmierzyć się z wyższymi kosztami utrzymania swojego systemu ERP. Przejście na bezpłatną lokalizację Companial pozwala zneutralizować ten wzrost – eliminuje dodatkowe opłaty za lokalizację doliczane do licencji. To przekonujący argument, by działać już dziś, zapewniając zgodność z przepisami i realne oszczędności. Partnerzy, którzy wdrożą rozwiązanie teraz, zyskają przewagę konkurencyjną swojej oferty wobec innych systemów ERP oraz możliwość pozyskania (przejęcia) nowych klientów, gdy ci staną w obliczu podwyżki cen przy odnowieniach subskrypcji u partnerów, którzy nie oferują bezpłatnej lokalizacji. Kim jest Companial? Companial to strategiczny partner dla klientów i partnerów Microsoft Dynamics, koncentrujący się wyłącznie na aplikacjach biznesowych Microsoft. Oferujemy kompleksowe wsparcie dla całego portfolio Dynamics 365 i Power Platform — od usług technicznych, przez doradztwo komercyjne, aż po operacyjne — w pełni dostosowane do ekosystemu Microsoft. Ściśle współpracujemy z Microsoft, dbając o to, aby nasze rozwiązania, usługi i programy były zgodne z kierunkiem rozwoju innowacji tej firmy. Companial z dumą należy do elitarnego grona członków Microsoft Inner Circle — prestiżowego wyróżnienia przyznawanego zaledwie 1% najlepszych partnerów na świecie,  którzy osiągają wybitne wyniki i dynamiczny wzrost w zakresie aplikacji biznesowych Microsoft. Dzięki Companial partnerzy i klienci mogą liczyć na zaufanego doradcę i długoterminowego, strategicznego sojusznika dla swojego biznesu opartego na Microsoft Dynamics 365. Skontaktuj się z nami Zapraszamy klientów oraz obecnych i potencjalnych partnerów Microsoft zainteresowanych poznaniem zweryfikowanej aplikacji lokalizacyjnej Companial dla Polski do bezpośredniego kontaktu z nami. Nasz zespół zapewni indywidualne wsparcielub połączy Cię z zaufanym partnerem wdrożeniowym, który pomoże w pełni wykorzystać potencjał rozwiązania. Działaj już teraz, aby przygotować się na październikowe zmiany cen i zyskać zgodność z przepisami, oszczędności oraz długoterminową skalowalność z Business Central. Skontaktuj się z nami mailowo: radoslaw.dudziak@companial.com lub umów spotkanie z nami za pomocą tego linku: Umów spotkanie dotyczące Polskiej Lokalizacji.

Czego wymagają dziś klienci firm produkcyjnych? Szybkiej realizacji zamówień, personalizacji produktów i konkurencyjnych cen. Aby sprostać tym wymaganiom, przedsiębiorstwa muszą precyzyjnie dobrać model produkcji, który najlepiej odpowiada specyfice ich działalności. Zrozumienie różnic między strategiami Make to Stock (MTS), Assembly to Order (ATO), Make to Order (MTO) i Engineer to Order (ETO) pozwala zoptymalizować procesy i zmaksymalizować zyski. Zwłaszcza wtedy, gdy produkcja wsparta jest zintegrowanym systemem ERP. APICS a modele produkcji. Fundament skutecznego planowania Zarządzanie łańcuchem dostaw to skomplikowany proces, wymagający analizy ogromnej ilości danych. Planowanie w ciągle zmieniającym się środowisku wydaje się niemal niemożliwe. Staje się jednak zadaniem wykonalnym, gdy oprze się je na metodzie APICS. Czym jest APISC? The Association for Operations Management to organizacja, która wyznacza standardy planowania produkcji. Jednocześnie jest to metodologia, która pokazuje, jak od planu strategicznego, poprzez poszczególne plany niższego rzędu przejść do planu wykonawczego. Czyli przekształca strategię biznesową w plan wykonawczy dla firmy. Koncepcja APICS stanowi uniwersalny fundament dla każdego przedsiębiorstwa, niezależnie od specyfiki jego produkcji. APICS definiuje cztery kluczowe poziomy planowania, które muszą być ze sobą zintegrowane, aby zapewnić spójność działań od najwyższego szczebla strategicznego aż po codzienną realizację w hali produkcyjnej. Poziomy planowania APICS Strategiczne (Long-Range Planning) Poziom ten dotyczy długofalowych decyzji, obejmujących horyzont 2-5 lat. Obejmuje prognozowanie popytu, decyzje o lokalizacji zakładów, technologii produkcji i ogólnej zdolności produkcyjnej. Taktyczne (Medium-Range Planning) Na tym poziomie, często określanym jako planowanie sprzedaży i operacji (S&OP), firma równoważy prognozy popytu z dostępnymi zasobami w perspektywie 6-18 miesięcy. Operacyjne (Short-Range Planning) Jest to szczegółowe planowanie na poziomie tygodniowym lub miesięcznym, w ramach którego oblicza się potrzeby materiałowe (MRP) oraz zdolności produkcyjne (CRP), tworząc konkretne zlecenia. Wykonawcze (Execution) Ostatni poziom, na którym plan jest realizowany w praktyce. Obejmuje zarządzanie pracą w hali produkcyjnej, kontrolę jakości i bieżące monitorowanie postępów. Modele produkcji a APICS Centralne narzędzia APICS (np. MRP, MPS, S&OP) pojawiają się we wszystkich modelach produkcyjnych. Zatem każdy z nich, czy to MTS, czy ATO, MTO i ETO, jest zakorzeniony w tej koncepcji, ale kładzie nacisk na inne jej elementy. Przykładowo, w modelu Make to Stock kluczowe znaczenie ma precyzja planowania taktycznego (S&OP) i operacyjnego (MRP). Wszystko po to, by uniknąć nadmiernych zapasów. Z kolei w Engineer to Order największe wyzwanie leży w zarządzaniu poziomem strategicznym i wykonawczym. Dlaczego? Ponieważ każdy projekt jest unikalny. Współczesny system ERP integruje te wszystkie poziomy i stanowi niezastąpione narzędzie do efektywnego zarządzania produkcją w ramach każdego z modeli. Przegląd modeli produkcji Make to Stock (MTS) – Produkcja na magazyn Make to Stock (MTS), czyli produkcja na magazyn, to najbardziej tradycyjny model, w którym produkty wytwarza się na podstawie prognoz popytu, a następnie magazynuje – już gotow do wysyłki. Kluczowym celem jest tu skrócenie czasu realizacji zamówienia do minimum, co ma bezpośredni wpływ na zadowolenie klienta. Charakterystyka i zastosowanie: Wytwarzanie produktów standardowych o wysokim, przewidywalnym popycie. Główny nacisk na wydajność i skalę produkcji. Kluczowe wyzwanie to precyzyjne prognozowanie popytu, aby uniknąć nadmiernych zapasów lub ich braku. Typowe branże: spożywcza, chemiczna, odzieżowa (produkcja masowa), elektronika użytkowa. Planowanie APICS: głównym narzędziem jest MPS (Master Production Schedule) oparty na prognozie popytu. Produkcja jest inicjowana przewidywanym zapotrzebowaniem, a MRP wylicza potrzeby materiałowe. Jak ERP wspiera MTS? System ERP jest tu niezbędnym narzędziem. Moduł planowania produkcji (MRP) automatycznie generuje zlecenia produkcyjne na podstawie prognoz i bieżących stanów magazynowych. Umożliwia monitorowanie stanów magazynowych w czasie rzeczywistym, co pozwala na szybką reakcję w przypadku nieoczekiwanych zmian popytu. Assembly to Order (ATO) – Montaż na zamówienie Model Assembly to Order (ATO) jest hybrydą pomiędzy produkcją na magazyn a produkcją na zamówienie. W tym przypadku firma produkuje i magazynuje komponenty oraz podzespoły, a ich finalny montaż odbywa się dopiero po otrzymaniu zamówienia od klienta. Daje to możliwość pewnego stopnia personalizacji produktu bez konieczności długiego oczekiwania. Charakterystyka i zastosowanie: Kluczowe zalety: równowaga między szybkością realizacji a możliwością personalizacji. Zarządzanie zapasami koncentruje się na komponentach, a nie na produktach gotowych. Typowe branże: przemysł samochodowy (konfiguracja pojazdów), komputery (składanie na zamówienie), meble modułowe. Planowanie APICS: komponenty są produkowane/magazynowane wg prognozy (MTS), a finalny montaż odbywa się pod konkretne zamówienie (MTO). APICS rekomenduje utrzymywanie w MPS poziomu komponentów/modułów, a nie wyrobów gotowych oraz szybkie planowanie montażu końcowego pod zamówienie (Final Assembly Schedule – FAS). Jak ERP wspiera ATO? System ERP w modelu ATO musi zarządzać złożoną strukturą produktu (BOM – Bill of Materials). Dzięki konfiguratorowi produktu klient może wybrać pożądane opcje, a system automatycznie generuje listę komponentów do montażu. ERP śledzi dostępność poszczególnych podzespołów i automatycznie rezerwuje je pod konkretne zamówienie. Make to Order (MTO) – Produkcja na zamówienie Model Make to Order (MTO) polega na produkcji wyrobu dopiero po złożeniu zamówienia przez klienta. Jest to strategia stosowana w przypadku produktów unikalnych lub o niskim, nieregularnym popycie. Firma nie trzyma zapasów gotowych wyrobów. Charakterystyka i zastosowanie: Dłuższy czas realizacji zamówienia, ale pełne dostosowanie do potrzeb klienta. Brak ryzyka gromadzenia zapasów gotowych wyrobów. Kluczowe wyzwanie to efektywne zarządzanie łańcuchem dostaw i terminami produkcji. Typowe branże: przemysł maszynowy, produkcja mebli na wymiar, specjalistyczne urządzenia medyczne. APICS zaleca: krótsze planowanie MPS (często MPS obejmuje tylko kluczowe komponenty lub moce produkcyjne). MRP działa bardziej „na żądanie” – materiał jest zamawiany pod konkretne zlecenie. Jak ERP wspiera MTO? W przypadku MTO system ERP odgrywa kluczową rolę w zarządzaniu całym cyklem zamówienia – od zapytania ofertowego, przez planowanie produkcji, aż po wysyłkę. Moduły planowania i harmonogramowania (APS) umożliwiają optymalne wykorzystanie zasobów, a moduły kontroli jakości i dokumentacji zapewniają, że każdy etap produkcji jest zgodny z wymaganiami klienta. Engineer to Order (ETO) – Projektowanie na zamówienie Engineer to Order (ETO) to najbardziej zaawansowany i skomplikowany model, w którym zarówno projektowanie, jak i produkcja produktu są realizowane od podstaw po otrzymaniu zamówienia. Każde zlecenie jest unikalnym projektem, co wymaga ścisłej współpracy z klientem na wszystkich etapach. Charakterystyka i zastosowanie: Krótki lub nieistniejący cykl życia produktu. Wysoka personalizacja i złożoność produktu. Bardzo długi czas realizacji zamówienia ze względu na etap projektowy. Typowe branże: budowa statków, instalacje przemysłowe, budownictwo, zaawansowane maszyny specjalistyczne. APICS skupia się na zarządzaniu projektami (PM) i integracji z MRP/ERP w fazie realizacji. Planowanie bardziej przypomina zarządzanie portfelem projektów niż klasyczny MPS. Jak ERP wspiera ETO? W modelu ETO system ERP musi zintegrować zarządzanie projektem z procesami produkcyjnymi. Kluczowe są moduły zarządzania projektami, które pozwalają na śledzenie postępów, alokację zasobów, zarządzanie budżetem i harmonogramem. System wspiera również inżynierię, pozwalając na tworzenie i zarządzanie dokumentacją techniczną (CAD/CAM) oraz powiązanie jej z procesem produkcyjnym. Wybór odpowiedniego modelu produkcji jest strategiczną decyzją, która ma bezpośredni wpływ na konkurencyjność firmy. Jednak niezależnie od tego, na jaki model firma się zdecyduje, nowoczesny system ERP dla produkcji, taki jak BPSC ERP, umożliwi efektywne zarządzanie, optymalizację procesów i precyzyjne planowanie. 

Wyobraź sobie, że Twoja firma to statek. Bez nowoczesnego systemu nawigacyjnego – takiego jak ERP – dryfujesz po wzburzonym morzu biznesu, tracąc czas na ręczne procesy, walcząc z błędami w danych i tonąc w chaotycznej komunikacji. Statystyki są bezlitosne, ale i obiecujące: 67% organizacji po wdrożeniu ERP deklaruje realne, pozytywne skutki. Ale uwaga: bez solidnego przygotowania, ten statek może rozbić się o pierwszą górę lodową. Jako Senior Marketing Project Manager, widziałem projekty, które unosiły firmy na nowe wody, i takie, które kończyły się katastrofą. Różnica? Niemal zawsze tkwiła w przygotowaniu. Ten artykuł to nie kolejna ogólna checklista. To strategiczna mapa, oparta na głębokim researchu, która przeprowadzi Cię przez każdy etap transformacji. Krok po kroku, bez lukru, z merytoryczną głębią. Zaczynajmy, bo przyszłość Twojego biznesu zaczyna się teraz. Krok 1: Definicja celów – Strategiczny kompas Twojego wdrożenia Zanim wydasz choćby złotówkę na oprogramowanie, musisz odpowiedzieć na jedno pytanie: PO CO? Wdrożenie ERP to nie projekt IT, to strategiczna decyzja biznesowa. Bez jasno określonych celów, kupujesz drogie narzędzie, którego nikt nie będzie umiał używać. Twoje cele muszą być bezpośrednio powiązane z ogólną strategią firmy. Podziel je na trzy kluczowe kategorie: Cele Strategiczne: Skupione na długoterminowym wzroście. Przykład: Zwiększenie udziału w rynku o 15% w ciągu 3 lat przez ekspansję na rynek niemiecki, co wymaga ujednoliconego systemu do zarządzania międzynarodową logistyką i finansami. Cele Operacyjne: Koncentrujące się na usprawnieniu codziennej pracy. Przykład: Skrócenie czasu cyklu realizacji zamówień z 72 do 48 godzin poprzez automatyzację procesów magazynowych i fakturowania. Cele Technologiczne: Związane z modernizacją infrastruktury. Przykład: Zastąpienie trzech oddzielnych, niekompatybilnych systemów (księgowego, CRM, magazynowego) jedną, zintegrowaną platformą ERP w chmurze do końca 2026 roku. Aby uniknąć „myślenia życzeniowego”, zastosuj metodykę SMART: S (Specific) – Sprecyzowane M (Measurable) – Mierzalne A (Achievable) – Osiągalne R (Realistic) – Realistyczne T (Time-bound) – Określone w czasie Refleksja: Widziałem firmę, której celem było „usprawnienie pracy”. Projekt upadł, bo nikt nie wiedział, co to tak naprawdę znaczy i jak to zmierzyć. Firma, która postawiła cel SMART: „Redukcja błędów w ręcznym wprowadzaniu zamówień o 90% w ciągu 6 miesięcy”, odniosła spektakularny sukces. Różnica tkwi w precyzji. Na koniec, komunikuj te cele. Transparentnie i na każdym szczeblu. Organizuj regularne spotkania, wysyłaj newslettery, ale co najważniejsze – stwórz kanały do dwukierunkowej komunikacji. Zapytaj zespół, czego się obawia. Zrozumienie i zaangażowanie pracowników to Twoja polisa ubezpieczeniowa od porażki. Krok 2: Zespół wdrożeniowy – Twoja jednostka specjalna do zadań cyfrowych Powołanie zespołu to nie formalność – to serce całego projektu. Od jego składu i kompetencji zależy, czy system ERP stanie się żywym organizmem, czy martwym kodem. Kluczowe role w zespole Sponsor Projektu: Członek zarządu z realną władzą decyzyjną. Jego zadaniem jest zapewnienie zasobów, usuwanie przeszkód na najwyższym szczeblu i publiczne wspieranie projektu. Kierownik Projektu: Mózg operacji. Odpowiada za harmonogram, budżet, komunikację i koordynację prac między Twoją firmą a partnerem wdrożeniowym. Kluczowi Użytkownicy (Key Users): Absolutnie krytyczna rola! To Twoi eksperci „z pierwszej linii frontu” – pracownicy, którzy najlepiej znają codzienne procesy w swoich działach. Reprezentanci obszarów funkcjonalnych: Upewnij się, że w zespole masz przedstawicieli każdego kluczowego działu: Finanse/Księgowość: Podatki, raportowanie, środki trwałe. Produkcja: Planowanie, zarządzanie zleceniami, kontrola jakości. Sprzedaż i Marketing: Zarządzanie relacjami z klientami (CRM), prognozowanie, fakturowanie. Magazyn i Logistyka: Zarządzanie zapasami, łańcuch dostaw. HR: Płace, kadry, rekrutacja. IT: Infrastruktura, bezpieczeństwo, migracja danych, integracje. Profil idealnego kluczowego użytkownika: Szukaj osób, które posiadają unikalne połączenie kompetencji. Kompetencje fachowe: Doskonała, praktyczna znajomość procesów w swoim dziale. Zrozumienie, jak jego praca łączy się z innymi obszarami firmy. Podstawowa wiedza informatyczna. Kompetencje osobowe: Zdolności liderskie i naturalny autorytet w zespole. Umiejętność jasnej komunikacji i współpracy. Otwartość na zmiany i proaktywne podejście do rozwiązywania problemów. Pominięcie głosu kluczowych użytkowników to prosta droga do stworzenia systemu, który jest teoretycznie idealny, ale w praktyce bezużyteczny. Krok 3: Planowanie i harmonogram – od chaosu do kontrolowanej rewolucji Wybór metodologii wdrożenia to jak wybór strategii bitwy. W polskich firmach dominują dwa podejścia: Kaskadowe (Waterfall): Tradycyjne, sekwencyjne podejście. Każdy etap musi być zakończony przed rozpoczęciem następnego. Daje poczucie kontroli, ale jest mało elastyczne na zmiany. Zwinne (Agile/Scrum): Nowocześniejsze, iteracyjne podejście. System budowany jest w krótkich cyklach (sprintach) z aktywnym udziałem klienta. Zapewnia większą elastyczność i lepszą przewidywalność kosztów. Niezależnie od metody, proces wdrożenia zawsze obejmuje sześć kluczowych etapów: Diagnoza i analiza przedwdrożeniowa: Cel: Zrozumienie obecnych procesów i zdefiniowanie wymagań. Działania: Mapowanie procesów „as is”, identyfikacja „wąskich gardeł”, określenie wymagań funkcjonalnych, budżetowanie i analiza ROI (średni zwrot z inwestycji w Polsce to 67% w ciągu 3 lat). Planowanie i projektowanie: Cel: Stworzenie szczegółowego planu działania. Działania: Opracowanie harmonogramu z kamieniami milowymi, alokacja zasobów, projektowanie architektury systemu, plan zarządzania ryzykiem. Budowa i konfiguracja: Cel: Techniczne przygotowanie systemu. Działania: Instalacja oprogramowania, konfiguracja modułów zgodnie z analizą, przygotowanie szablonów do migracji danych, ewentualne modyfikacje. Testowanie i integracja: Cel: Weryfikacja poprawności działania. Działania: Testy jednostkowe, testy integracyjne z innymi systemami, a przede wszystkim testy akceptacyjne z udziałem kluczowych użytkowników. Uruchomienie produkcyjne (Go-Live): Cel: Przeniesienie systemu do środowiska produkcyjnego. Działania: Finalna migracja danych, szkolenia dla użytkowników końcowych, intensywne wsparcie w pierwszych dniach pracy systemu. Stabilizacja i opieka powdrożeniowa: Cel: Zapewnienie ciągłości działania i optymalizacji. Działania: Regularne aktualizacje, helpdesk dla użytkowników, rozbudowa funkcjonalności, ciągłe monitorowanie wskaźników efektywności (KPI). Czas wdrożenia? Od kilku tygodni dla małych firm do kilkunastu miesięcy dla dużych organizacji. Kluczowe jest realistyczne planowanie, a nie myślenie życzeniowe. Krok 4: Analiza ryzyka i wyzwań – gdzie czekają pułapki? Polski rynek MŚP ma swoją specyfikę. Ignorowanie jej to proszenie się o kłopoty. Główne wyzwania dla polskich firm Bariery Regulacyjne: Skomplikowane przepisy podatkowe, częste zmiany prawne, wymogi RODO. Ograniczenia Finansowe: Trudności w dostępie do kapitału, presja na szybki zwrot z inwestycji. Wyzwania Konkurencyjne: Rosnąca presja ze strony dużych, zdigitalizowanych korporacji. Aby łatwiej je zidentyfikować, podzielmy je na trzy grupy: Organizacyjne – brak zaangażowania zarządu, silny opór pracowników przed zmianą, nieodpowiednie przygotowanie zespołu. Techniczne – niedoszacowanie kosztów, problemy z migracją i jakością danych, zły dobór systemu do potrzeb firmy. Zarządcze – brak jasno zdefiniowanych celów (patrz Krok 1), nierealistyczny harmonogram, nieefektywna komunikacja w zespole. Krok 5: Wdrożenie najlepszych praktyk – przepis na sukces 1. Zarządzanie zmianą (Change Management)To nie jest „miękki” dodatek, ale fundament. Opracuj plan komunikacji, włączaj pracowników w proces, identyfikuj ambasadorów zmian i przygotuj kompleksowy program szkoleń. 2. Wybór strategii wdrożenia Big Bang – uruchomienie wszystkiego naraz. Daje szybkie korzyści, ale wiąże się z najwyższym ryzykiem. Modułowa – stopniowe wdrażanie kolejnych modułów. Bezpieczniejsza, pozwala zespołowi na adaptację. Pilotażowa – testowanie rozwiązania w jednym dziale lub oddziale przed wdrożeniem w całej firmie. 3. Wybór partnera wdrożeniowegoTo Twoje „małżeństwo na lata”. Szukaj firmy, która: ma udokumentowane doświadczenie w Twojej branży, oferuje kompleksowe wsparcie – od analizy po opiekę powdrożeniową, stosuje sprawdzone metodologie i jest transparentna w komunikacji. 4. Kompleksowe szkoleniaDostosuj je do odbiorców: Super-użytkownicy – głęboka wiedza techniczna i procesowa. Użytkownicy funkcjonalni – szkolenia skupione na codziennych zadaniach. Menedżerowie – nacisk na raportowanie, analitykę i BI. 5. Monitorowanie efektów (KPI)Zdefiniuj wskaźniki sukcesu przed startem projektu i śledź je regularnie: Wskaźniki operacyjne – czas cyklu zamówień, poziom zapasów, efektywność produkcji (OEE). Wskaźniki finansowe – zwrot z inwestycji (ROI), redukcja kosztów operacyjnych, wzrost marży. Wskaźniki jakościowe – satysfakcja użytkowników, spadek liczby błędów w procesach. Wnioski: Twoja mapa wdrożenia Wdrożenie systemu ERP to nie jest zwykły projekt. To strategiczna transformacja, która zdecyduje o konkurencyjności Twojej firmy na lata. Traktowanie go jako zadania dla działu IT to pierwszy i największy błąd, jaki możesz popełnić. Klucze do sukcesu są uniwersalne: klarowna strategia oparta na celach SMART, silne przywództwo zarządu, profesjonalny i zaangażowany zespół, a także przemyślane zarządzanie zmianą. Dla polskich MŚP dodatkową szansą jest mądre wykorzystanie rozwiązań chmurowych, które obniżają próg wejścia, oraz dostępnych programów dofinansowania cyfryzacji. Nasza ostatnia rada? Nie czekaj. Rynek nie będzie czekał na Ciebie. Firmy, które dziś boją się inwestować w cyfrową transformację, za kilka lat będą walczyć o przetrwanie. Zacznij ten proces z wizją, ale realizuj go z żelaznym pragmatyzmem opartym na solidnym przygotowaniu. Gdy po tej lekturze czujesz, że Twoja firma jest gotowa, by sięgnąć po jedno z najlepszych i najbardziej elastycznych rozwiązań na świecie – system ERP Microsoft Dynamics – my w INLOGICA jesteśmy gotowi stać się takim przewodnikiem. Naszą misją nie jest tylko wdrożenie oprogramowania. My wprowadzamy święty spokój do biznesu, przekształcając skomplikowany proces w kontrolowaną, przewidywalną i skuteczną transformację. Jesteśmy do Twojej dyspozycji – skontaktuj się z naszymi ekspertami.

Według najnowszego raportu Banku Światowego „Global Economic Prospects”, rosnąca niepewność w zakresie handlu światowego i polityki może osłabić wzrost gospodarczy o 2,3% w 2025 r., co będzie miało wpływ zarówno na główne gospodarki, jak i na rynki wschodzące. W obliczu tych trudności, wiele firm przyspiesza plany wdrożenia sztucznej inteligencji, dążąc do osiągnięcia nowego poziomu wydajności i oszczędności. W badaniu przeprowadzonym przez McKinsey w marcu 2025 r. 78% respondentów stwierdziło, że ich organizacje już wykorzystują sztuczną inteligencję w co najmniej jednej funkcji biznesowej, co stanowi wzrost w porównaniu z 72% na początku 2024 r. i 55% rok wcześniej. Ujmując rzecz najprościej, sztuczna inteligencja jest najbardziej transformacyjną technologią naszych czasów. Jej najnowsza wersja, agentowa sztuczna inteligencja – zawsze aktywni inteligentni agenci, którzy potrafią uczyć się, rozumować i samodzielnie wykonywać zadania – zmieni sposób, w jaki firmy działają, konkurują i optymalizują swoją pracę. Dostosowanie działalności przedsiębiorstwa do konkretnej strategii AI, przygotowanie infrastruktury technologicznej oraz zrozumienie wskaźników definiujących sukces to podstawowe filary pozwalające wykorzystać możliwości związane z agentową sztuczną inteligencją i osiągnąć zwrot z inwestycji (ROI). Ukryta wartość automatyzacji Prawie połowa pracowników biurowych twierdzi, że poświęca czas na powtarzalne, mało wartościowe lub niezwiązane z ich pracą zadania. W wielu branżach nieefektywność operacyjna i niewykorzystane możliwości są głęboko ukryte w danych, procesach i przepływach pracy, wpływając na wszystko, od zaangażowania pracowników po wyniki finansowe. Pierwszym krokiem do pobudzenia wzrostu produktywności jest zidentyfikowanie czynników hamujących rozwój organizacji i znalezienie rozwiązań dla tych wyzwań; proces ten znany jest jako analiza wartości uwięzionej. Zacznij od zidentyfikowania obszarów, w których występują wysokowartościowe, ale mało wydajne procesy. Na przykład, czy istnieją zadania wykonywane ręcznie, które spowalniają pracę zespołów? Czy można je zautomatyzować? Które interakcje z klientami można bardziej spersonalizować? Wzmocnienie potencjału ludzkiego za pomocą cyfrowej siły roboczej ma kluczowe znaczenie dla realizacji ukrytej wartości, umożliwiając mądrzejsze i szybsze podejmowanie decyzji w oparciu o wiarygodne dane oraz poprawę spersonalizowanych interakcji z klientami na dużą skalę. Wystarczy wyobrazić sobie marketera, który nagle otrzymuje wsparcie zespołu agentów AI w zakresie opracowywania strategii, planowania i realizacji najlepszych w swojej klasie kampanii. Albo przedstawiciela handlowego, który ma natychmiastowy dostęp do analizy danych klientów w czasie rzeczywistym i prognoz dotyczących potencjalnych klientów, którzy najprawdopodobniej dokonają zakupu. Wprowadzanie agentów AI nie polega na zastępowaniu nimi ludzi, ale na umożliwieniu pracownikom skupienia się na tym, co robią najlepiej – myśleniu strategicznym, wprowadzaniu innowacji i budowaniu relacji z klientami. Pokonanie problemów związanych z produktywnością dzięki cyfrowej sile roboczej pozwala przedsiębiorstwom na zmianę priorytetów w zakresie dostępnych zasobów ludzkich tam, gdzie mogą one przynieść największe korzyści. Ma to kluczowe znaczenie dla uzyskania nowych źródeł przychodów lub modeli biznesowych i jest podstawą do osiągnięcia zwrotu z inwestycji. Kluczowe wskaźniki do pomiaru zwrotu z inwestycji Zalety cyfrowej siły roboczej w zakresie optymalizacji operacji są oczywiste. Jednak według firmy Gartner ponad 40% projektów agentowej sztucznej inteligencji zostanie anulowanych do końca 2027 r. z powodu niejasnej wartości biznesowej. Aby wykazać rzeczywisty zwrot z inwestycji, organizacje muszą skupić się na wydajności przedsiębiorstwa, zwiększając wartość biznesową poprzez jakość oferowanych usług, redukcję kosztów, szybkość działania oraz skalowanie. W przypadku zespołów obsługi klienta, pomiar ROI może obejmować ocenę satysfakcji klientów, np. poprawę jakości obsługi dzięki całodobowemu wsparciu we wszystkich kanałach, gdzie agentowa sztuczna inteligencja segreguje zgłoszenia i udziela szczegółowych instrukcji, używając naturalnych odpowiedzi. W przypadku zespołów sprzedaży, zwrot z inwestycji przejawia się w krótszym czasie reakcji i lepszej kwalifikacji potencjalnych klientów. Agentowa sztuczna inteligencja umożliwia skalowanie dzięki autonomicznej obsłudze klienta, odpowiadając na pytania dotyczące produktów, rozwiewając zastrzeżenia i umawiając spotkania, a także komunikując się z klientami za pośrednictwem odpowiednich kanałów, udzielając spersonalizowanych odpowiedzi. Wykorzystanie wskaźników – od wskaźników odrzuceń po wyniki satysfakcji klientów i oszczędności operacyjne – umożliwia organizacjom ocenę wydajności inicjatyw związanych z agentami i skuteczne obliczanie zwrotu z inwestycji. Długoterminowa wartość W czasach, gdy firmy na całym świecie zmagają się ze spadkiem wydajności i rosnącymi oczekiwaniami klientów, era agentowej sztucznej inteligencji stwarza okazję do osiągnięcia rzeczywistego wzrostu. Przedsiębiorstwa przyszłości, które są nastawione na sukces, zdają sobie sprawę z konieczności przyjęcia zupełnie nowego podejścia do pracy, inwestowania w sztuczną inteligencję i wdrażania jej we wszystkich obszarach działalności oraz umieszczenia ludzi i agentów AI na pierwszym planie tej zmiany. Chodzi o stworzenie nowego partnerstwa między ludźmi a technologią, które pozwoli nam sprostać dzisiejszym wyzwaniom, przyspieszyć produktywność i ostatecznie osiągnąć zwrot z inwestycji, który napędzi dalsze przemiany

27 sierpnia 2025 r. Prezydent Karol Nawrocki podpisał ustawę o wdrożeniu Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF), który docelowo ma objąć wszystkie firmy w Polsce – w tym także te korzystające ze zwolnienia z VAT. Po kilkukrotnych zmianach terminu, wdrożenie obowiązku e-fakturowania nastąpi 1 lutego 2026 r. – w przypadku dużych podatników, a dla pozostałych firm – 1 kwietnia 2026 r. Jakie zmiany w KSeF planuje resort finansów? Jaki jest aktualny harmonogram wprowadzania Krajowego Systemu e-Faktur? Sprawdź! Najważniejsze informacje w skrócie: 27 sierpnia 2025 r. Prezydent Karol Nawrocki podpisał nowelizację ustawy o VAT dotyczącą Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF 2.0), który umożliwia wystawianie i otrzymywanie faktur ustrukturyzowanych drogą elektroniczną. KSeF będzie obowiązkowy od 1 lutego 2026 r. dla dużych firm, tj. takich, w których wartość sprzedaży wraz z kwotą podatku w 2024 r. przekroczy 200 mln zł. Od 1 kwietnia 2026 r. z Krajowego Systemu eFaktur będą musieli korzystać pozostali przedsiębiorcy – także Ci zwolnieni z VAT. Resort finansów planuje jednak wprowadzić wyjątek dla podatników „wykluczonych cyfrowo”, którzy obowiązkiem e-fakturowania zostaną objęci po 1 stycznia 2027 r. Do końca 2026 r. nie będą nakładane kary za błędy w fakturowaniu za pośrednictwem Krajowego Systemu eFaktur. Przedsiębiorcy będą mogli także wystawiać faktury w trybie “offline24”. Wdrożenie KSeF wymaga analizy procesów, przebudowy procedur księgowych, a nierzadko również inwestycji w nowe rozwiązania informatyczne. Przedsiębiorcy powinni jak najszybciej przygotować się na zmiany. Wsparcie w tym zakresie oferuje administracja skarbowa oraz producenci systemów ERP i oprogramowania księgowego. Co to jest Krajowy System e-Faktur (KSeF)? Krajowy System e-Faktur (KSeF) to ogólnopolska platforma teleinformatyczna stworzona przez Ministerstwo Finansów i nadzorowana przez Krajową Administrację Skarbową. Umożliwia wystawianie, przesyłanie i odbieranie tzw. faktur ustrukturyzowanych, czyli takich, które mają uporządkowaną strukturę danych w postaci pliku XML. Jej główną rolą jest centralizacja procesu rejestracji i wymiany faktur w obrocie gospodarczym – ponieważ wszystkie tego typu dokumenty będą obsługiwane za pomocą jednej platformy, nabywcy oraz organy podatkowe zyskają do nich natychmiastowy dostęp. Wdrożenie KSeF ma sprzyjać zautomatyzowanej wymianie faktur elektronicznych między firmami oraz skrócić czas oczekiwania na zwrot podatku VAT. Na wprowadzeniu tego rozwiązania skorzysta także administracja skarbowa. Krajowy System eFaktur ma bowiem uszczelniać system podatkowy, zapewniać lepszą kontrolę nad autentycznością faktur oraz zwiększać bezpieczeństwo i nienaruszalność danych, a co za tym idzie także transparentność obrotu gospodarczego. W UE z faktur ustrukturyzowanych korzystają już Włochy, a od tego roku również Niemcy. Zgodnie z założeniami pakietu VAT in a Digital Age (ViDA) do 2030 r. e-fakturowanie zostanie zharmonizowane na poziomie całej Unii Europejskiej. KSeF – od kiedy wchodzi w życie? Zgodnie z przyjętą ustawą harmonogram wdrożenia Krajowego Systemu e-Faktur uwzględnia dwa etapy, jednak z dodatkowym odroczeniem dla najmniejszych firm: 1 lutego 2026 r. – obowiązek korzystania z KSeF dla dużych podatników (o wartości sprzedaży przekraczającej 200 mln zł brutto), 1 kwietnia 2026 r. – dla pozostałych przedsiębiorców, w tym mikrofirm, z wyjątkiem tzw. podatników wykluczonych cyfrowo, 1 stycznia 2027 r. – dla najmniejszych podatników, których transakcje opiewają na niewielkie kwoty (maksymalnie 10 tys. zł wartości sprzedaży miesięcznie). Jak zapewnia resort finansów, aktualny harmonogram został przygotowany po szczegółowej analizie uwarunkowań biznesowych, prawnych oraz technicznych. Ma on zapewnić przedsiębiorcom i dostawcom systemów IT wystarczająco dużo czasu na dostosowanie się do nowego obowiązku, a jednocześnie umożliwić dopracowanie rozwiązań technologicznych po stronie administracji skarbowej. Wdrożenie KSeF – ważne terminy W opublikowanej 12 kwietnia 2025 roku informacji, Ministerstwo Finansów przedstawiło także szczegółową mapę drogową działań związanych z wdrożeniem KSeF. Przedstawione w niej terminy mają duże znaczenie szczególnie dla największych firm, dostawców oprogramowania oraz integratorów systemów finansowo-księgowych. Harmonogram wdrożenia KSeF Od kiedy wdrożenie KSeF? Zgodnie z przyjętą mapą drogową, w czerwcu 2025 r. resort finansów udostępni dokumentację związaną z nową wersją systemu – tzw. KSeF 2.0, która będzie obowiązywać od 1 lutego 2026 r. W tych materiałach znajdą się m.in. informacje na temat: struktury logicznej pliku FA(3), czyli nowego wzoru faktury ustrukturyzowanej, dokumentacji API (interfejsu programistycznego), która pozwoli dostosować zewnętrzne systemy do wymagań KSeF 2.0. Szczegółowy harmonogram testów integracyjnych zostanie natomiast opublikowany wraz z dokumentacją API. Od 30 września 2025 r. możliwe stanie się natomiast publiczne testowanie interfejsu API systemu KSeF 2.0. Od tego momentu podmioty odpowiadające za integrację programów księgowych z KSeF będą mogły sprawdzać działanie nowej wersji systemu. Kolejna ważna data to listopad 2025 r. To właśnie wtedy Ministerstwo Finansów planuje udostępnić testową wersję aplikacji podatnika KSeF 2.0. Ma ona pozwalać przedsiębiorcom na zapoznanie się z funkcjonalnością Krajowego Systemu eFaktur. Block Quote Wersja produkcyjna systemu – czyli ta, która umożliwia wystawianie faktur w rzeczywistym obrocie gospodarczym – zostanie uruchomiona 1 lutego 2026 r. To właśnie od tego momentu obowiązek wystawiania faktur przez KSeF zacznie formalnie obowiązywać. Jakie zmiany w KSeF planuje resort finansów? Choć harmonogram wdrożenia KSeF pozostaje bez zmian, Ministerstwo Finansów zapowiada szereg nowości, które mają ułatwić przedsiębiorcom codzienne korzystanie z systemu. W odpowiedzi na postulaty zgłaszane przez firmy i branżę IT, zaprojektowano konkretne rozwiązania zarówno w zakresie technicznym, jak i prawnym. Wystawianie faktur w trybie „offline24” Jedną z najważniejszych zmian jest wprowadzenie bezterminowej możliwości wystawiania faktur w tzw. trybie offline24. Takie rozwiązanie ma służyć przedsiębiorcom w dwóch sytuacjach: gdy faktura wystawiana jest dla podmiotów zagranicznych lub odbiorców nieposługujących się numerem NIP, w przypadku problemów z dostępem do Internetu, problemami związanymi ze sprzętem, systemem informatycznym lub przerw w działaniu systemu KSeF. Fakturę wystawioną offline będzie można przekazać do KSeF następnego dnia, bez ryzyka opóźnień w dokumentowaniu sprzedaży – w przypadku tego typu dokumentów datą wystawienia będzie ta, znajdująca się w polu P_1 struktury logicznej FA(3) czyli data wskazana przez wystawcę w momencie wystawiania faktury. Rozwiązanie pozwoli zatem uniknąć rozbieżności między datą znajdującą się na fakturze a datą wystawienia nadawaną przez KSeF w momencie przesłania faktury do systemu. Aby skorzystać z tego rozwiązania, przedsiębiorca musi jednak spełnić dodatkowy warunek – wygenerować certyfikat wystawcy faktury niezbędny do identyfikacji podatnika i programu fakturującego. Faktury VAT RR poza obowiązkowym KSeF Ministerstwo zapowiedziało również, że faktury VAT RR dokumentujące zakupy produktów rolnych przez rolników ryczałtowych nie będą objęte obowiązkiem KSeF. Możliwość ich dobrowolnego wystawiania w systemie zostanie natomiast wprowadzona od 1 kwietnia 2026 r., a nie – jak wcześniej zakładano – od 1 lutego 2026 r. Okres przejściowy bez kar i z dodatkowymi ułatwieniami W celu wsparcia przedsiębiorców w adaptacji do nowego systemu resort finansów zapowiedział również, że do końca 2026 r.: utrzymana zostanie możliwość wystawiania faktur z kas rejestrujących, nie będą nakładane kary za błędy popełnione przy fakturowaniu w KSeF, nie będzie obowiązku podawania numeru KSeF przy płatnościach, także tych realizowanych w mechanizmie podzielonej płatności (MPP). Administracja skarbowa ma natomiast prowadzić działania o charakterze edukacyjnym, których celem jest wsparcie podatników we wdrożeniu systemu. Certyfikaty dla wystawców e-faktur Od 1 listopada 2025 r. przedsiębiorcy będą mogli również ubiegać się o tzw. certyfikaty wystawcy faktury, które umożliwią im autoryzację w systemie – zarówno w trybie online, jak i offline24. Zapewnią one również bezpieczeństwo i ciągłość procesu wystawiania e-faktur, nawet w sytuacjach awaryjnych. Szczegóły dotyczące ich generowania zostaną opisane w dokumentacji API, którą resort opublikuje w czerwcu 2025 r. Faktury dla konsumentów będą dobrowolne Nowością w projekcie jest także możliwość wystawiania faktur dla konsumentów w KSeF. Rozwiązanie to będzie miało charakter dobrowolny i uproszczony tak, aby dać przedsiębiorcom większą elastyczność przy dokumentowaniu sprzedaży dla osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej. Przeczytaj również: Faktura na osobę fizyczną – jak i kiedy powinno się ją wystawić? – Symfonia Załączniki do faktur ustrukturyzowanych W odpowiedzi na sygnały z rynku, system KSeF 2.0 wprowadzi także możliwość dodawania załączników do faktur ustrukturyzowanych przesyłanych za pośrednictwem KSeF. Zgodnie z zapowiedziami ministerstwa, będą one integralną częścią dokumentu sprzedaży i zostaną opisane w nowej strukturze logicznej FA(3). Aby móc je jednak wysyłać, trzeba jednak dokonać odpowiedniego zgłoszenia pośrednictwem usługi e-Urząd Skarbowy. Dodanie załączników do faktur ustrukturyzowanych to ważna zmiana m.in. dla firm, które dotychczas przesyłały szczegółowe dane potrzebne do rozliczenia do rozliczenia sprzedaży w osobnych dokumentach. Dlaczego warto przystąpić do KSeF? Przystąpienie do Krajowego Systemu e-Faktur to realna korzyść dla każdej firmy. Wraz z systemem przedsiębiorcy zyskują darmowy dostęp do nowoczesnej platformy usług elektronicznych EDI, za pomocą której mogą bezpiecznie wymieniać dokumenty. Nie muszą również drukować i przechowywać faktur – wszystkie dokumenty trafiają do bezpiecznego, bezpłatnego archiwum online. Prawidłowo zaimplementowany system może także uprościć obieg faktur w firmie, przyspieszyć ich akceptację i pomóc w szybszym odzyskiwaniu należności. Block Quote Jak przygotować się na KSeF – lekcja do odrobienia dla przedsiębiorców Wdrożenie Krajowego Systemu e-Faktur niesie ze sobą wiele korzyści, ale wymaga też solidnego przygotowania. Dostosowanie procesów biznesowych do wymagań Krajowego Systemu eFaktur może generować dodatkowe koszty, związane np. z wdrożeniem nowych procedur, szkoleniem pracowników i aktualizacją systemów informatycznych. Im szybciej firmy zaczną przygotowania, tym łatwiej będzie im odnaleźć się wtedy, gdy KSeF stanie się obowiązkowy. Wsparcie w procesie adaptacji do zmiany prawnej, jaką jest KSeF oferują także producenci oprogramowania finansowo-księgowego. Block Quote Warto pamiętać, że w KSeF nie można poprawić raz wystawionego dokumentu, nie da się też umieścić kodów nabywcy i odbiorcy (poza EAN), ani wystawić faktury według indywidualnego szablonu z logotypem firmy. Aby uniknąć nieprzyjemnych niespodzianek, przedsiębiorcy powinni zatem uważnie przeanalizować, jak obecnie przebiegają procesy finansowo-księgowe w ich firmach, wdrożyć spójne procedury obiegu dokumentów oraz upewnić się, że program księgowy, z którego korzystają jest dostosowany do wymogów KSeF. Przeczytaj również: Obowiązki biura rachunkowego w zakresie KSeF – Symfonia Kary za nieprzestrzeganie KSeF – nowe przepisy Choć Ministerstwo Finansów przewidziało okres przejściowy i zapowiedziało brak sankcji za błędy związane z e-fakturowaniem do końca 2026 r., to jednak od 2027 r. za naruszenia związane z KSeF będą groziły konkretne i dotkliwe kary finansowe. Przedsiębiorca, który wystawi fakturę z pominięciem systemu, może zapłacić nawet 100% wartości podatku wykazanego na dokumencie. W przypadku faktur bez podatku, kara może wynieść do 18,7% łącznej kwoty należności. Kary te będą nakładane w formie decyzji administracyjnej i muszą zostać uregulowane na rachunek właściwego urzędu skarbowego w ciągu 14 dni od jej doręczenia. Chcesz dowiedzieć się więcej na temat Krajowego Systemu e-Faktur? Przeczytaj nasz kompleksowy poradnik na temat KSEF!