Artykuły

W świecie, gdzie każda sekunda ma znaczenie, a nadmiar informacji przytłacza, przewagę zyskują te narzędzia, które potrafią odciążyć człowieka. Wyobraź sobie system HR, który nie tylko przechowuje dane, ale rzeczywiście wspiera Twoją codzienną pracę. Który zamiast zmuszać do zapamiętywania skomplikowanych ścieżek w menu, sam podpowiada, co robić dalej. Który eliminuje frustrację z eksportowania danych do Excela, bo wszystkie analizy można zrobić na miejscu. W Asseco HR każdy element interfejsu powstał z myślą o różnych potrzebach – ale jednym celu: sprawić, żeby Twoja codzienne praca była bardziej przejrzysta, płynna i dostępna Kto skorzysta na dobrym interfejsie? Dział HR, który chce skupić się na ludziach, a nie na obsłudze zapytań.Menedżer, który potrzebuje dostępu do danych i decyzji tu i teraz – bez pośredników.Pracownik, który chce działać samodzielnie, bez czekania, bez maili, bez zbędnych kroków. Interfejs, który nie przytłacza, tylko pomaga Na pierwszy rzut oka system może wyglądać skomplikowanie – dziesiątki zakładek, wiele poziomów menu. Ale to tylko pozorna złożoność. Prawdziwą siłą Asseco HR jest pełna personalizacja środowiska pracy. Każdy użytkownik może w kilka kliknięć dostosować widok do własnych potrzeb: zorganizować własny układ okien; stworzyć zakładki z najczęściej używanymi funkcjami; zapisać najczęściej używane filtry i widoki; zbudować własne menu ulubionych słowników; ukryć to, co zbędne np. nieistotne kolumny – by widzieć tylko to, co ważne. To jak stworzenie własnego, spersonalizowanego „pulpitu HR” – bez pomocy IT. System ponadto uczy się użytkownika i daje mu wolność działania w obrębie przyjaznego interfejsu.  Asystenci AI – inteligentna pomoc w pracy Nie musisz znać systemu, żeby z niego korzystać jak ekspert.W systemie Asseco HR znajdziesz trzech inteligentnych Asystentów AI, którzy rozumieją, co chcesz zrobić – i pomagają Ci to zrobić szybciej, łatwiej i bez stresu. To nie są klasyczne „boty pomocy”, tylko realne wsparcie w codziennej pracy: Asystent Osobisty: wykonuje czynności na Twoje polecenie – wystarczy, że wpiszesz „Zatrudnij pracownika” albo „Wydrukuj umowę pracownika”, a system otworzy właściwe okno, przeprowadzi Cię przez proces, pokaże kontekstową pomoc, a nawet zaproponuje powiązane artykuły. Udziela również informacji na podstawie danych dostępnych w bazie systemu – w czasie rzeczywistym. Asystent Pomoc i Dokumentacja: odpowiada na pytania wprost z dokumentacji systemu, artykułów AVP oraz dokumentów wewnętrznych organizacji, wskazuje odpowiednie instrukcje i prowadzi użytkownika krok po kroku. Asystent Wypełniania Formularzy: potrafi wypełnić dokument za Ciebie – np. wystarczy powiedzieć „Dodaj wniosek urlopowy na 01.12”, a system zrobi resztę. Dzięki temu użytkownicy nie muszą znać całego układu menu, przeszukiwać instrukcji czy zgadywać, gdzie kliknąć. Asystenci AI nie zastępują ludzi – oni uwalniają ich potencjał, pozwalając robić więcej w krótszym czasie. Komunikacja w kontekście pracy:  Wbudowany czat wewnętrzny to coś więcej niż zwykły komunikator. Pozwala:  udostępniać analizy i widoki z systemu bezpośrednio w rozmowie,  dodawać zrzuty ekranów i linki do konkretnych rekordów,  inicjować rozmowy kontekstowe – dotyczące konkretnych działań, pracowników czy dokumentów.  To funkcjonalność, która rozwija kulturę otwartej komunikacji, nawet w rozproszonych zespołach.  Analizy bez eksportu do Excela Działy kadr często słyszą pytania: Ile mamy kobiet i mężczyzn w poszczególnych działach? Ile kosztowały premie w dziale produkcji? Które stanowiska generują największe koszty? W Asseco HR to kilka kliknięć: klikasz prawym przyciskiem → „Grupuj po kolumnie” dodajesz dowolne filtry (np. tylko angaże, tylko premie) otrzymujesz sumy, zestawienia i wykresy Dodatkowo: możesz to zapisać jako swój przekrój – na stałe udostępnić go koleżance z zespołu lub menedżerowi, dodać komentarz, zrzut ekranu lub nawet aktywny link do rekordu. To otwiera drogę do kultury dzielenia się wiedzą, a nie trzymania wszystkiego w „swoim Excelu”. Raporty i wydruki gotowe na prezentację Przygotowałeś zestawienie kosztów w systemie HR i chcesz je szybko pokazać zarządowi? Możesz wygenerować wykres bezpośrednio z systemu Wyeksportować go do HTML-a lub PDF-a Wysłać go jako załącznik w czacie – razem z kontekstem, screenem i linkiem do rekordu Efekt? Jeden system, który łączy dane, analizę i komunikację. Na koniec: technologia to nie cel. To wsparcie. Asseco HR nie powstał po to, żeby robić wrażenie ekranami i ilością zakładek. To narzędzie, które: obniża próg wejścia dla nowych użytkowników przyspiesza codzienną pracę dzięki intuicyjnemu interfejsowi eliminuje potrzebę eksportu do zewnętrznych narzędzi dostosowuje się do indywidualnych potrzeb każdego pracownika Dobry interfejs to fundament – bez niego nawet najlepsze funkcje pozostają niedostępne dla przeciętnego użytkownika. Asseco HR powstał po to, by dać Ci kontrolę nad codziennością – i spokój, że wszystko masz pod ręką.

W świecie nowoczesnych systemów ERP dane pełnią rolę fundamentu decyzji biznesowych. To od ich jakości i spójności zależy, czy procesy finansowe, logistyczne czy sprzedażowe będą działać przewidywalnie i bez zakłóceń. W Dynamics 365 Finance & Operations centralnym narzędziem wspierającym ten obszar jest Data Management Framework. Z perspektywy 7F Technology Partners DMF to jeden z tych elementów, które w praktyce pokazują, jak bardzo praca z danymi potrafi usprawnić codzienne funkcjonowanie organizacji. Aby jednak w pełni wykorzystać jego potencjał, warto zrozumieć, jak działa na poziomie operacyjnym i jakie nawyki najmocniej zwiększają jego skuteczność. Encje jako wspólny język danych DMF opiera się na Data Entities – encjach, które reprezentują konkretne obiekty biznesowe, takie jak klienci, dostawcy, produkty czy zamówienia. Dzięki temu użytkownik nie musi znać struktury bazy danych; pracuje na pojęciach, które zna z procesów. System dostarcza setki gotowych encji, ale umożliwia również tworzenie własnych, co daje dużą elastyczność i pozwala dopasować narzędzie do specyfiki firmy. W praktyce oznacza to, że nawet rozbudowane modele danych można obsługiwać w sposób ujednolicony i powtarzalny. Projekty danych w codziennym użyciu Sercem pracy z DMF są Data Projects, które definiują proces importu lub eksportu danych. W ramach projektu określamy, z jakiej encji korzystamy, jakiego używamy pliku źródłowego i jaki format będzie wykorzystany – Excel, CSV, XML lub ZIP. Proces importu przebiega według stałego schematu: wybór encji, mapowanie kolumn, walidacja, przetwarzanie i analiza wyników. Eksport działa analogicznie, z tą różnicą, że wskazujemy dane do wyciągnięcia i lokalizację docelową, np. Azure Blob Storage, SharePoint lub zwykły plik do pobrania. Taki mechanizm pozwala budować powtarzalne, przewidywalne procesy i odciążać zespoły, które na co dzień polegają na aktualnych danych operacyjnych. Dobre przygotowanie danych Większość wyzwań przy imporcie wynika z jakości danych wejściowych. Błędne formaty, brakujące wartości czy niespójności biznesowe potrafią zablokować cały proces. Dlatego kluczowym elementem pracy z DMF jest właściwe przygotowanie plików – z odpowiednimi strukturami, jednostkami i obowiązkowymi polami. W praktyce oznacza to nie tylko poprawę plików, ale również budowanie świadomości w zespołach odpowiedzialnych za dane, że ich jakość bezpośrednio wpływa na powodzenie operacji w systemie. Szablony, które porządkują pracę Data Templates to narzędzie, które znacząco usprawnia migracje i powtarzalne importy. Szablony grupują encje w logiczne zestawy – na przykład dla obszarów finansowych lub magazynowych – dzięki czemu łatwiej zachować spójność między kolejnymi etapami projektu i między środowiskami. To prosty sposób na standaryzację pracy z danymi, który szczególnie doceniają zespoły pracujące przy rolloutach lub utrzymaniu systemu. Kontrola i reakcja na błędy DMF udostępnia mechanizmy monitorowania statusów zadań oraz logi, które pozwalają szybko identyfikować błędy. Informacje o liczbie przetworzonych rekordów, czasie wykonania oraz przyczynach niepowodzeń dają transparentny obraz tego, co wydarzyło się w trakcie importu lub eksportu. W praktyce to narzędzie pozwalające nie tylko wykryć błąd, ale również usprawnić cały proces – zwłaszcza gdy operacje są wykonywane często i obejmują duże wolumeny danych. Automatyzacja, czyli mniej operacji ręcznych Recurring Data Jobs umożliwiają harmonogramowanie cyklicznych zadań, takich jak codzienne eksporty do systemów zewnętrznych czy regularne zasilanie danych referencyjnych. Automatyzacja zmniejsza liczbę ręcznych operacji i ogranicza ryzyko pomyłek, jednocześnie zapewniając aktualność danych w całym ekosystemie aplikacji. Na zakończenie Data Management Framework nie jest wyłącznie narzędziem technicznym – to kluczowy element zarządzania danymi w D365 F&O. Umożliwia powtarzalne migracje, wspiera integracje i podnosi jakość danych w organizacji. Dobrze skonfigurowany DMF staje się solidnym fundamentem dla dalszej cyfrowej transformacji i sprawnego wykorzystywania danych w codziennych operacjach biznesowych. To dobry moment, aby zastanowić się, na ile Twoje procesy pracy z danymi są uporządkowane i przewidywalne – bo właśnie tam zaczyna się realna efektywność DMF.

W wywiadzie z Adamem – Dyrektorem Finansowym, Głównym Księgowym i integratorem rozwiązań Comarch ERP – rozmawiamy o tym, jak KSeF zmienia obieg dokumentów, wpływa na rolę księgowości oraz może stać się realnym źródłem przewagi konkurencyjnej, a nie tylko „kolejnym obowiązkiem”. Z rozmowy dowiemy się m.in., jak wygląda dojrzałość integracji KSeF z ERP (XL, Optima), jak połączyć KSeF z DMS, jak podejść do scenariuszy awaryjnych oraz jakie konkretne kroki wykonać, by wykorzystać KSeF jako impuls do automatyzacji finansów i zakupów. Adamie, od początku powtarzasz, że dobrze wdrożony KSeF może stać się źródłem przewagi konkurencyjnej. Dlaczego widzisz w nim więcej szans niż problemów? Adam:Z perspektywy finansów – a sam jestem Dyrektorem Finansowym i Głownym księgowym- KSeF jest przede wszystkim narzędziem porządkującym dane. Kończy się era PDF-ów, ręcznej dekretacji, różnych maili i duplikatów. Dzięki temu tworzy się ogromny potencjał pod automatyzację.  Znikają problemy, które dziś są czysto operacyjne : opóźnienia, pomyłki, rozbieżne wersje dokumentów. Ksef wprowadza nowy standard, centralizacja i wysoka jakość danych to fundament pod szybszy obieg kosztów, pełną kontrolę nad zobowiązaniami, windykacją i cash flow. Uwierz mi że  problemy wdrożeniowe miną  a korzyści pozostaną na lata.  W firmach, które potrafią mierzyć koszty błędów i opóźnień, skala oszczędności jest szokująca – widziałem to już u niektórych klientów . Z punktu widzenia integratora systemów Comarch ERP, jak dziś oceniasz dojrzałość integracji z KSeF w ERP XL i Optima?  Czy to już rozwiązanie typu plug & play, czy nadal wymaga indywidualnego dopasowania do procesów firm? Adam:Integracje są już stosunkowo dojrzałe, ale nie są plug & play i w mojej ocenie nie powinny być. Każda firma ma inny obieg kosztów, inny poziom akceptacji dokumentów i inne źródła danych. Comarch dostarcza solidny fundament techniczny, ale zawsze wymaga to dopasowania do organizacji. Nic samo się nagle nie zrobi. Każde wdrożenie KSeF trzeba rozpocząć od audytu: gdzie dokument powstaje, jak jest akceptowany, jak jest opisywany i blokowany kosztowo. Jak w GECOS rozwiązaliście kwestie autoryzacji i tokenów? Czy firmy mogą bezpiecznie delegować uprawnienia bez uciążliwego podpisywania każdej faktury? Adam:Wysyłka faktur odbywa się automatycznie z poziomu ERP. Co do kosztów pojawić się mogą modele pakietowe lub za paczki dokumentów. Warto sprawdzić w Comarch lub i innych producentów szczegóły. Firmy o dużych wolumenach będą musiały dobrać optymalny model. Delegowanie uprawnień do wysyłek z modułu sprzedaży jest standardem w Comarch. Dzięki temu CFO  nie musi logować się do każdego dokumentu Z perspektywy głównego księgowego – jak KSeF wpływa na obieg dokumentów? Czy widzisz potencjał łączenia go z systemami DMS, by automatycznie wiązać faktury z zamówieniami czy dokumentami magazynowymi? Adam:KSeF pozwala automatycznie wiązać faktury z zamówieniami, PZ, WZ i workflow. Z punktu widienia księgowości oznacza to koniec ręcznej pracy i pełną kontrolę nad obiegiem dokumentów.W modelu KSeF + DMS księgowość wchodzi na znacznie wyższy poziom. Moim zdaniem to największy procesowy skok w polskich firmach od dwóch dekad. W wielu branżach faktura to tylko część procesu – są zaliczki, korekty, eksport. Czy KSeF jest technicznie gotowy na takie scenariusze? Adam:Tak, system obsługuje kluczowe scenariusze. Największe wyzwanie leży po stronie systemu ERP albo systemu F/K aby dane były spójne z procesami logistycznymi i sprzedażowymi. KSeF działa poprawnie – pytanie, czy firma działa poprawnie😊  Jeśli jest pewien bałagan procesowy , a w jakiej firmie go nie ma,  Ksef ujawni go błyskawicznie, a księgowi będą musieli na to zareagować i nie ukrywam bezpośrednio skorzystać. Coraz częściej mówi się o KSeF jako o fundamencie automatyzacji i raportowania w czasie rzeczywistym. Czy faktycznie może się stać częścią szerszej transformacji finansów w ERP? Adam:KSeF umożliwia raportowanie finansowe niemal w czasie rzeczywistym, lepszy cash flow, automatyczną dekretację i analitykę zakupów.  To przejście od księgowości retrospektywnej do powiedziałabym nawet lepszego przewidywania finansów. Zwiększy się rola księgowego bo będzie partnerem dla Zarzadu  bo decyzje finansowe w końcu są oparte na danych tu i teraz. W GECOS opracowaliście usługę pakietów wsparcia KSeF. Czym różni się od klasycznej integracji? To tylko pośrednik między ERP a KSeF, czy raczej pełne środowisko z kontrolą, archiwum i logowaniem? Adam:Rozwiązanie to można nazwać Ksef as a Service to nie tylko integracja, ale pełna usługa: monitorowanie, przechowywanie dokumentów, obsługa błędów, dashboardy i API. To outsourcing całego  procesu KSeF, a nie tylko przesyłanie faktur. Firmy nie chcą martwić się o technologię, bezpieczeństwo, update’y czy pojemność archiwów. KSeF-as-a-Service daje CFO święty spokój i w pewien spsob zabezpiecza firmę na pewno w tym pierwszym gorącym okresie poczatkowym Co dziś najbardziej blokuje pełne wdrożenia KSeF w firmach – technologia, organizacja czy może mentalność użytkowników? Adam:Zdecydowanie nastawienie uzytkowników.Ksiegowi są zawsze nieufni wobec nowych rozwiązań i mają ku temu dobre powody patrząc wstecz na wszelkiego rodzaju Nowe Łady 😊 Natomiast KSeF według mnie jest dobrze przygotowany, technologia jest gotowa, integratorzy i twórcy systemów księgowych czy ERP służą pomocą . Największym problemem jest obawa przed zmianą i konieczność uporządkowania procesówNajmocniejszy opór generuje hasło: „po co zmieniać coś, co działa?” Przecież papierowe faktury sa ok można je zawsze zeskanować  Tylko że to, co działa, często kosztuje 200 roboczogodzin miesięcznie. KSeF robi to w 2 minuty. To może być traktowane jako realne zagrozenie dla księgowych ale tak jak powiedziałem uwolniony czas sposowduje ze księgowy stanie się strategicznym partnerem do rozmow z zarządem  A co w przypadku awarii KSeF? Jak wygląda scenariusz awaryjny – czy można dalej wystawiać faktury i zsynchronizować je później bez utraty numeracji i spójności danych? Adam:Można wystawiać faktury dalej – ERP buforuje dokumenty i wyśle je po przywróceniu działania systemu. Kluczowe jest prawidłowe ustawienie numeracji i integracji. Dobre zdrożenie musi zawierać test awaryjny i politykę numeracji. Bez tego podczas pierwszego przestoju zrobi się koszmar: duplikaty, błędy, korekty, spory z klientami. Na koniec – jakie trzy kroki poleciłbyś firmom, które chcą nie tylko wdrożyć KSeF, ale wykorzystać go jako impuls do automatyzacji procesów finansowych i zakupowych? Adam: Po pierwsze warto zrobić dobry Audyt procesów finansowych i zakupowych. Zweryfikować jakie dane mamy w systemie księgowym czy ERP i ich uporządkowanie  Po drugie najlepiej zdefiniować sobie nowe procesy przy Integracja KSeF z DMS czy jakimś systemie BPM , w razie czego integratorzy na pewno pomogą , na pewno warto rozważyć dokupienie systemu DMSTo idealne ramy projektowe. Jeśli firma zrobi te trzy kroki, stopień automatyzacji wzrośnie skokowo  Jak jest rozwiązana kwestia wysyłania faktur do KSeF konkretnie  w rozwiązaniach Comarch? Mówi się o tym, że będą jakieś opłaty związane z wysłaniem FV, czy to per dokument czy jako „paczki”? Adam:Wysyłka faktur odbywa się automatycznie z poziomu ERP. Co do kosztów – pojawić się mogą modele pakietowe lub za paczki dokumentów. Firmy o dużych wolumenach będą musiały dobrać optymalny model. To sprawa mocno indywidualna 

W dojrzałych organizacjach korzystanie z systemu ERP to naturalny element prowadzenia biznesu, a incydenty są postrzegane jako okazje do ciągłego doskonalenia. W przypadku Dynamics 365 Finance, będącego sercem finansów, raportowania i zgodności, kluczowe jest, by organizacje były przygotowane na szybkie i efektywne reagowanie, co pozwala sprawnie utrzymać ciągłość procesów i wiarygodność danych. Z perspektywy 7F Technology Partners, incydenty to naturalny etap cyklu życia aplikacji, który można skutecznie monitorować i kontrolować. Istotne jest rozumienie momentów wzrostu ryzyka, właściwa dokumentacja oraz budowa mechanizmów umożliwiających szybkie i przewidywalne działania naprawcze. W ten sposób organizacje mogą jeszcze lepiej wspierać swoje cele biznesowe i rozwijać stabilne środowisko pracy w oparciu o Dynamics 365 Finance. To podejście pomaga nie tylko minimalizować przestoje, ale także zwiększać odporność i elastyczność systemu na zmieniające się warunki biznesowe. Krzywa błędów po starcie Największa intensywność incydentów pojawia się w momencie go-live. Użytkownicy przechodzą z Excela, systemów dziedziczonych lub środowiska testowego na realne dane, realne wolumeny i realne odpowiedzialności. Na tym etapie wychodzą na jaw luki w konfiguracji, niedokładności migracji, nieoczywiste zależności między modułami i błędy integracji. To normalne – pod warunkiem, że organizacja ma przygotowany proces obsługi incydentów i nie traktuje każdego zgłoszenia jako dowodu „niedziałającego systemu”. Po kilku tygodniach dobrze zarządzony system wchodzi w fazę stabilizacji. Zespół odpowiedzialny za utrzymanie wyłapuje powtarzające się problemy, użytkownicy nabierają pewności pracy w nowych ekranach i procesach, a tona zgłoszeń zamienia się w bardziej selektywny strumień realnych wyjątków. W kolejnych miesiącach pojawia się trzeci etap: rozwój i aktualizacje. Nowe funkcje, kolejne integracje, zmiany procesów biznesowych i cykliczne aktualizacje chmurowe z powrotem podnoszą poziom ryzyka. Różnica polega na tym, że dojrzała organizacja ma już wypracowany model kontroli zmian, który to ryzyko trzyma w ryzach. Dokumentacja, która naprawdę działa Efektywne zarządzanie incydentami zaczyna się od jakości danych o problemach. W praktyce oznacza to konsekwentne korzystanie z narzędzi typu Service Desk, takich jak Jira czy Azure DevOps, oraz jasne zasady, co trafia do zgłoszenia. Dla nas standardem jest, by każde zgłoszenie zawierało konkretny opis sytuacji, kroki prowadzące do wystąpienia błędu, informacje o środowisku, zrzuty ekranu, a tam gdzie to możliwe – logi systemowe. Równie ważna jest kategoryzacja. Rozróżnienie błędów funkcjonalnych, integracyjnych, wydajnościowych czy związanych z danymi pozwala nie tylko szybciej przypisać sprawę do właściwego zespołu, ale także analizować trendy. Dzięki temu można zauważyć, że np. większość problemów wynika z określonego interfejsu integracyjnego, konkretnego procesu zamknięcia miesiąca albo zbyt luźno zdefiniowanych ról bezpieczeństwa. To z kolei zasila bazę wiedzy – repozytorium rozwiązań i dobrych praktyk, które w 7F-TP traktujemy jako obowiązkowy element każdego dojrzałego utrzymania systemu ERP. Gdzie ryzyko rośnie najbardziej Nie wszystkie zmiany w Dynamics 365 Finance są równie „niebezpieczne”. Doświadczenie pokazuje kilka obszarów szczególnie podatnych na incydenty. Po pierwsze, pozornie niewinne korekty konfiguracji – jeden parametr ustawiony niezgodnie z założeniami potrafi zaburzyć rozliczenia, rezerwacje lub przepływy dokumentów. Po drugie, aktualizacje wersji w modelu chmurowym: regularne, potrzebne i wartościowe, ale wymagające scenariuszy testowych dopasowanych do realnych procesów, a nie tylko ogólnych checklist. Po trzecie, integracje z systemami zewnętrznymi, gdzie problemem bywa nie sam Dynamics, ale niespójne formaty danych, nieprzemyślana mapowanie pól albo zmiany po stronie partnerów integracyjnych wprowadzane bez koordynacji. Po czwarte, sezony krytycznego obciążenia – zamknięcie miesiąca, kwartału, roku, audyty, intensywne kampanie sprzedażowe. Jeśli coś w konfiguracji, procesie lub integracji jest „na granicy”, to właśnie wtedy się ujawni. Od gaszenia pożarów do kontroli Minimalizowanie liczby incydentów nie oznacza złudnej wiary, że da się je wyeliminować. Chodzi o przesunięcie ciężaru z reakcji na prewencję. W praktyce oznacza to konsekwentne testy regresyjne przed wdrożeniem nowych wersji lub zmianami konfiguracyjnymi, oparte na rzeczywistych scenariuszach biznesowych, a nie na przykładowych danych demo. Oznacza to także inwestycję w użytkowników – im lepiej rozumieją logikę systemu i konsekwencje swoich działań, tym szybciej potrafią rozpoznać, czy mają do czynienia z błędem, nieprawidłową konfiguracją, czy po prostu innym niż dotychczas sposobem pracy. Kolejnym filarem jest monitorowanie. Wykorzystanie logów, metryk wydajności i alertów pozwala wychwycić symptomy problemów, zanim trafią do zarządu w postaci opóźnionego raportu finansowego. Tam, gdzie to możliwe, rekomendujemy również automatyzację powtarzalnych operacji – nie po to, by było „nowocześnie”, ale dlatego, że eliminuje to klasyczne błędy ludzkie przy ręcznym wprowadzaniu danych i powtarzalnych księgowaniach. Dojrzałość zamiast iluzji bezbłędności Dynamics 365 Finance, jak każdy rozbudowany system ERP, będzie generował incydenty na różnych etapach swojego życia. Różnica między organizacjami polega na tym, czy traktują je jako chaos do doraźnego opanowania, czy jako przewidywalny element środowiska, którym można zarządzać. Świadome podejście do cyklu życia aplikacji, rzetelna dokumentacja, analiza przyczyn i dyscyplina w testowaniu zmian przekładają się bezpośrednio na stabilność procesów finansowych i odporność organizacji. Jeśli przy każdym kolejnym incydencie zadajesz sobie nie tylko pytanie „jak to naprawić?”, ale też „co zrobić, by ten typ problemu nie wrócił?”, to jesteś na dobrej drodze do dojrzałego modelu pracy z ERP – zamiast tylko gaszenia pożarów. A jeśli potrzebujesz wsparcia w codziennym zarządzaniu systemem D365 lub myślisz o rozszerzeniach funkcjonalności, skontaktuj się z nami: contact@7f-tp.pl.

Dla właścicieli firm handlowych i dyrektorów logistyki ostatnie lata to ciągła walka o elastyczność. Rynek e-commerce wymusza zmiany z dnia na dzień, podczas gdy tradycyjne systemy IT wymagają tygodni na wdrożenie nowych funkcji. Ewolucja oprogramowania osiągnęła jednak punkt zwrotny. Generatywna Sztuczna Inteligencja (GenAI) w systemach takich jak Teneum WMS sprawia, że technologia wreszcie nadąża za tempem biznesu, zamiast go hamować. Tradycyjny model rozwoju oprogramowania opierał się na sztywnych regułach: każda nowa potrzeba biznesowa wymagała interwencji programisty, napisania kodu i testów. Dziś to „wąskie gardło” znika. Dzięki modelom generatywnym systemy potrafią interpretować intencje użytkownika i adaptować się do nowych zadań bez konieczności głębokiej ingerencji w kod źródłowy. Marcin Smereka, CTO w Sente S.A., wyjaśnia, dlaczego ta zmiana jest kluczowa z perspektywy decydenta: Block Quote Wyzwanie 1: Rotacja pracowników i koszty wdrożenia Jednym z największych kosztów ukrytych w logistyce jest czas potrzebny na wdrożenie nowego pracownika (onboarding). Teneum WMS adresuje ten problem, wykorzystując możliwości Generatywnej AI do stworzenia wirtualnego „mentora”. System został wzbogacony o asystenta świadomego kontekstu, który rozumie, co pracownik w danej chwili robi. To nie jest zwykły chatbot. To inteligentny doradca, który widzi ekran użytkownika i proaktywnie pomaga w realizacji procesu. Block Quote Wyzwanie 2: Integracje w łańcuchu dostaw W świecie firm handlowych i e-Commerce, gdzie o przewadze konkurencyjnej decydują często godziny, a nie dni, zdolność do błyskawicznego „wpięcia” nowego klienta, marketplace’u czy kuriera staje się kartą przetargową decydującą o wygraniu kontraktu czy zdobyciu klienta. Do niedawna jednak rzeczywistość działów IT wyglądała zgoła inaczej: proces integracji przypominał tor przeszkód, zbudowany z setek wymienianych maili, nieporozumień komunikacyjnych i długich godzin spędzonych na żmudnym studiowaniu skomplikowanej dokumentacji technicznej. Teneum WMS rozwiązuje ten problem, wprowadzając do gry czat AI: „Doradcę Programisty”. W tym modelu sztuczna inteligencja przestaje być tylko biernym katalogiem wiedzy, a wchodzi w rolę aktywnego, wirtualnego konsultanta. Dysponując pełnym dostępem do dokumentacji API, AI potrafi prowadzić merytoryczny dialog z zespołami IT partnerów biznesowych – zamiast kazać im szukać igły w stogu siana, podaje gotowe odpowiedzi i fragmenty kodu, drastycznie upraszczając techniczny aspekt współpracy. Block Quote Wyzwanie 3: Bezpieczeństwo danych w erze AI Wdrożenie sztucznej inteligencji w przedsiębiorstwie budzi uzasadnione obawy o poufność danych handlowych. Czy bot nie ujawni wrażliwych informacji niepowołanej osobie? W Teneum WMS zastosowane zostało przemyślane podejście do bezpieczeństwa. System korzysta z płatnych wersji API publicznych modeli, co zgodnie z polityką dostawców technologii gwarantuje, że przesyłane dane nie są wykorzystywane do trenowania ogólnodostępnej sztucznej inteligencji. Co jednak najważniejsze w kontekście ochrony informacji wewnątrz firmy – agent dziedziczy uprawnienia użytkownika. Block Quote Podsumowanie  W obliczu rynkowej niepewności sztuczna inteligencja w systemie WMS staje się dźwignią wzrostu, która pozwala firmom skalować biznes bez gwałtownego podnoszenia kosztów stałych. Umożliwia to obsługę rosnącej liczby zamówień i ekspansję na nowe rynki bez konieczności proporcjonalnej rozbudowy zespołów administracyjnych czy IT. Kluczową walutą staje się tu czas – odzyskiwany zarówno dzięki błyskawicznemu wdrożeniu pracowników przy wsparciu Asystentów AI, jak i poprzez sprawne integracje z partnerami w łańcuchu dostaw. W tym ujęciu Teneum WMS wzbogacony o potencjał AI staje się realnym wsparciem biznesu. Nie tylko przyspiesza operacje i ułatwia wykorzystanie pełni możliwości systemu, ale również buduje operacyjną niezależność i zwinność w integracji rozwiązania z kanałami sprzedaży i innymi systemami.

Szybkość działania, elastyczność i bezpieczeństwo danych – to trzy filary, na których opiera się codzienna praca firm z sektora FMCG. W branży, w której liczy się czas dostawy, sprawność sprzedaży i błyskawiczna reakcja na zmieniające się potrzeby rynku, system ERP staje się sercem całego przedsiębiorstwa. Ale co, jeśli to serce zwalnia przez zbyt wolny serwer? Właśnie dlatego coraz więcej firm decyduje się przenieść swój system ERP do chmury, korzystając z profesjonalnego hostingu ERP. Dlaczego branża FMCG potrzebuje hostingu ERP w chmurze? Firmy z branży FMCG pracują w środowisku, które nie wybacza przestojów. Każda minuta opóźnienia w przetwarzaniu danych logistycznych, raportów sprzedaży czy informacji o stanach magazynowych może oznaczać realne straty finansowe. Hosting ERP w chmurze eliminuje te problemy dzięki: stabilności działania – zasoby serwerowe automatycznie dopasowują się do obciążenia, dostępowi do danych 24/7 – z każdego miejsca i urządzenia, redukcji kosztów IT – brak konieczności utrzymywania własnej infrastruktury, lepszej ochronie danych – regularne backupy i zabezpieczenia zgodne z RODO. Dla sektora FMCG to nie tylko wygoda, ale przede wszystkim utrzymanie ciągłości procesów – kluczowa kwestia, gdy planowanie produkcji, sprzedaży i logistyki musi działać bez przerw. Hosting ERP dopasowany do Twojej branży – rozwiązania Itmation Firma Itmation od lat specjalizuje się w rozwiązaniach chmurowych dla systemów ERP, współpracując z przedsiębiorstwami z różnych branż, w tym FMCG. Jej oferta obejmuje m.in.: hosting ERP dla popularnych systemów, takich jak enova365, Comarch ERP Optima, Symfonia czy Subiekt GT, możliwość uruchomienia środowiska wirtualnego nawet w kilka godzin, pełne wsparcie techniczne i migrację danych bez przestojów pracy przedsiębiorstwa, indywidualne parametry serwera dostosowane do wielkości i charakteru firmy. W praktyce oznacza to, że rozwiązania Itmation nie są „uniwersalne”, ale skrojone pod specyfikę danego biznesu – inny model działania ma hurtownia spożywcza, a inny producent napojów czy sieć sklepów detalicznych. Przykład zastosowania Jedna z firm współpracujących z Itmation, działająca w sektorze dystrybucji produktów spożywczych, dzięki przeniesieniu ERP do chmury zyskała: skrócenie czasu raportowania o 40%, możliwość pracy zdalnej w całym dziale sprzedaży, całkowite wyeliminowanie przestojów w komunikacji między oddziałami. Podsumowanie Hosting ERP dla branży FMCG to dziś nie luksus, lecz konieczność, jeśli firma chce utrzymać tempo i konkurencyjność. Wybierając partnera technologicznego, warto postawić na stabilność, bezpieczeństwo i realne wsparcie. Dlatego coraz więcej przedsiębiorstw wybiera Itmation – firmę, która nie tylko udostępnia serwer wirtualny, ale zapewnia kompleksowe środowisko ERP w chmurze, gotowe do pracy w najbardziej wymagających warunkach.

Branża handlowa to ciągły ruch: zamówienia, dostawy, faktury, stany magazynowe i raporty sprzedaży. Każde opóźnienie w przepływie informacji może oznaczać utracony zysk lub niezadowolonego klienta. Dlatego coraz więcej firm decyduje się przenieść swój system ERP do chmury, korzystając z profesjonalnych rozwiązań takich jak hosting ERP dla branży handlowej od Itmation. Dlaczego firmy handlowe przenoszą ERP do chmury? System ERP w handlu to nie tylko baza danych – to centrum dowodzenia całym biznesem. Od sprawnej synchronizacji sprzedaży online i offline, po szybki dostęp do informacji o produktach i stanach magazynowych.W środowisku lokalnym (instalowanym na komputerach firmowych) często pojawiają się ograniczenia: spowolnione działanie programu firmowego przy dużej liczbie użytkowników, trudność w pracy zdalnej, ryzyko utraty danych przy awarii sprzętu, wysokie koszty utrzymania serwera i aktualizacji. Hosting ERP w chmurze eliminuje te problemy. Firmy handlowe zyskują: dostęp do systemu z dowolnego miejsca – niezależnie, czy to biuro, magazyn czy punkt sprzedaży, automatyczne aktualizacje i kopie zapasowe, bezpieczne przechowywanie danych zgodne z wymogami RODO, skalowalność – serwer dopasowuje się do sezonowych wzrostów sprzedaży (np. świątecznych). Itmation – chmura dopasowana do Twojego handlu Firma Itmation oferuje hosting ERP stworzony z myślą o biznesach, które sprzedają szybko, dużo i wielokanałowo. Jej rozwiązania wspierają zarówno małe sklepy detaliczne, jak i rozbudowane sieci handlowe. W ofercie znajdziesz: hosting dla popularnych systemów, takich jak enova365, Comarch ERP Optima, Symfonia, Subiekt GT czy Subiekt nexo, pełną obsługę migracji – bez przestojów i utraty danych, dostępność programu firmowego 24/7 z dowolnego urządzenia, możliwość pracy zdalnej. Co ważne, Itmation nie działa szablonowo. Każde wdrożenie poprzedza analiza specyfiki sprzedaży i obciążenia systemu, dzięki czemu hosting jest zawsze dostosowany do realnych potrzeb firmy. Przykład z praktyki Jeden z klientów Itmation – sieć sklepów z wyposażeniem wnętrz – dzięki przeniesieniu programu ERP do chmury: przyspieszył działanie programu o 50%, zintegrował sprzedaż stacjonarną z e-commerce, zyskał pełen dostęp do raportów sprzedaży w czasie rzeczywistym, również z telefonu. Efekt? Mniej przestojów, lepsza kontrola i bardziej elastyczne warunki pracy dla zespołu. Podsumowanie Hosting ERP dla branży handlowej to rozwiązanie, które pozwala skupić się na sprzedaży, a nie na problemach technicznych. W czasach, gdy handel przenosi się do chmury, wybór odpowiedniego partnera IT to decyzja strategiczna. Dlatego warto postawić na Itmation – firmę, która nie tylko przenosi Twój system ERP do chmury, ale też zapewnia mu pełną wydajność, bezpieczeństwo i gotowość do pracy 24/7.

Znasz to uczucie bezradności, gdy intuicja mówi ci, że coś jest nie tak w biznesie, ale dopóki nie dotrą raporty, nie możesz podjąć decyzji? Albo tę niedogodność, gdy widzisz problem w liczbach, ale żeby na niego zareagować, musisz zamknąć arkusz Excela, zalogować się do systemu i błądzić przez dziesiątki ekranów? To nie jest kwestia złego systemu czy niedostatku kompetencji. To fundamentalny rozwód między światem danych a światem działania – rozwód, który kosztuje firmy więcej, niż są skłonne przyznać. Z artykułu dowiesz się: dlaczego dostęp do danych „sprzed trzech dni” może być gorszy niż ich brak, jak wygląda codzienność w organizacji, gdzie analiza i akcja są rozdzielone, co naprawdę oznacza „synergia” między Business Intelligence a systemem ERP, jak technologia może oddać kontrolę w ręce ludzi biznesu, nie tracąc bezpieczeństwa, jaką transformację przechodzą organizacje, gdy dostęp do danych przestaje być problemem, a staje się przewagą konkurencyjną. Gdy liczby milczą, choć powinny krzyczeć Siedzisz przed ekranem z kubkiem kawy, która zdążyła już wystygnąć. Przed tobą raport sprzedaży, który właśnie dotarł mailem. Kolorowe wykresy, starannie ułożone tabele. Ktoś włożył w to pracę – widać to po każdym procencie, każdej dziesiętnej po przecinku. Ale jest jeden problem. Raport dotyczy sprzedaży z poprzedniego tygodnia. A ty patrzysz na jeden konkretny słupek, który jest znacząco niższy niż pozostałe. Sprzedaż dla kluczowego klienta, którego zamówienia zawsze były stabilne, nagle spadła o czterdzieści procent. Twoja intuicja krzyczy, że coś jest nie tak. Może problem z płatnościami? Może klient zaczyna się rozglądać za konkurencją? A może po prostu zmienił się sezon i to naturalna fluktuacja? Nie wiesz. Nie możesz wiedzieć, bo liczby milczą. Pokazują ci przeszłość, ale nie dają kontekstu. Nie mówią ci, czy ten klient ma zaległe faktury, czy wykorzystał limit kredytowy, czy w ogóle jego branża ma teraz słabszy miesiąc. Chcesz sprawdzić. Zamykasz Excela, logujesz się do systemu ERP. Moduł CRM, potem finanse, potem magazyn. Każdy obszar to osobny ekran, osobne menu, osobne kliknięcia. Gdzieś po piętnastu minutach masz już połowę obrazu. Druga połowa wymaga telefonu do działu finansowego. Jest już po dziewiątej. Problem został zidentyfikowany o ósmej trzydzieści. Minęło pół godziny. W tym czasie powinieneś już zrozumieć przyczynę, podjąć decyzję o dalszych krokach, zlecić działania odpowiednim osobom. Ale nie mogłeś. Bo twoje narzędzia nie mówią twoim językiem. Gdy pilne oznacza „zostań po godzinach” Z kolei w dziale kontrolingu ktoś właśnie dostał wiadomość, która rujnuje piątkowe popołudnie. Zarząd potrzebuje pilnej analizy: sprzedaż w podziale na oddziały i kategorie produktów, kwartał trzeci, koniecznie przed końcem dnia. Ta osoba wie, co to oznacza. Eksport danych z ERP – pół godziny, przy odrobinie szczęścia. Oczyszczanie danych – kolejne dwadzieścia minut, bo zawsze są jakieś niespójności, duplikaty, brakujące wartości. Potem Excel, tabela przestawna, formatowanie, sprawdzanie sum kontrolnych. Jeśli szczęście dopisze, dwie, może trzy godziny pracy. To nie jest pierwsza taka sytuacja. Poprzednim razem był to podział według przedstawicieli handlowych. Wcześniej według regionów. Za każdym razem to samo: surowe dane, te same mechaniczne czynności, ten sam niekończący się Excel. I każdemu, kto pracował kiedyś jako analityk biznesowy, chodzi po głowie ta sama myśl: „Przecież te dane już są w systemie. Są aktualne, są poprawne, są połączone. Dlaczego muszę je wyciągać, żeby móc je zobaczyć?” Bo system nie został zaprojektowany z myślą o analizie. Został zaprojektowany z myślą o operacjach. Sprzedaż, fakturowanie, magazyn – wszystko działa. Ale gdy chcesz zobaczyć dane inaczej, z innej perspektywy, w innym układzie… musisz je wynieść poza system. Piątkowe popołudnie właśnie przestało być piątkowym popołudniem. Co łączy te dwie historie? Dyrektor handlowy i kontroler finansowy żyją w dwóch różnych światach, ale ich wyzwanie ma wspólne źródło. To rozwód między danymi a działaniem. Między informacją a kontekstem. Między systemem operacyjnym a narzędziami analitycznymi. W większości organizacji te dwa światy są rozdzielone. Dane żyją w systemie ERP – tam powstają, tam są przechowywane, tam są aktualizowane w czasie rzeczywistym. Ale analiza? Analiza odbywa się gdzie indziej. W arkuszach Excela, w narzędziach Business Intelligence „podpiętych” do systemu, w raportach generowanych raz na tydzień. Ta separacja ma konsekwencje głębsze niż tylko stracony czas. Po pierwsze, tworzy opóźnienie. Dane w ERP zmieniają się co sekundę – nowe zamówienie, nowa płatność, nowa wysyłka. Ale raport, który trafia na biurko menedżera, jest migawką z przeszłości. Może mieć dzień, może tydzień, ale zawsze jest już nieaktualny w momencie otwarcia. Po drugie, zabija kontekst. Liczba w Excelu to tylko liczba. Nie ma za nią przycisku „zobacz szczegóły”, „przejdź do kartoteki klienta”, „zmień limit kredytowy”. Widzisz problem, ale nie możesz na niego zareagować. Musisz zmienić narzędzie, zmienić kontekst, zmienić tryb pracy. Po trzecie, więzi ludzi w rolach, które nie odzwierciedlają ich prawdziwej wartości. Analitycy biznesowi – inteligentni, kompetentni ludzie, którzy powinni odkrywać trendy i budować strategie – spędzają większą część swojego czasu na eksportowaniu i oczyszczaniu danych. Menedżerowie, którzy powinni szybko podejmować decyzje, czekają w kolejce po raporty. A dział IT? Zespoły IT, pełne kompetentnych specjalistów, zostają uwięzione w niekończącym się strumieniu zgłoszeń. Każdy „prosty raport” trafia do ich kolejki, choć to nie jest prawdziwa praca IT – to symptom tego, że użytkownicy biznesowi nie mają odpowiednich narzędzi. Do tego dochodzi konieczność oceny, czy dany raport wymaga zaangażowania zewnętrznej firmy wdrożeniowej, co dodatkowo wydłuża proces i komplikuje planowanie. To nie jest problem technologiczny. To sposób, w jaki organizacje pracują z danymi, zakłada, że analiza jest czymś osobnym od działania. Że najpierw „oglądamy liczby”, a potem „robimy coś w systemie”. Ten podział był może sensowny dwadzieścia lat temu. Dziś jest anachronizmem, który kosztuje firmy fortunę w straconej efektywności i utraconych okazjach. Synergia: gdy system zaczyna myśleć twoim tokiem Wyobraź sobie inną rzeczywistość. Jest poniedziałek, 8:30. Otwierasz swoje centrum dowodzenia – kokpit zarządczy w systemie TRIVA, który agreguje wszystko, czego potrzebujesz. Sprzedaż, budżet, kluczowe wskaźniki, finanse, produkcja. Wszystko na jednym ekranie, wszystko aktualne na sekundę. Propozycja wizualizacji kokpitu 360o w systemie TRIVA Widzisz niepokojący sygnał – spadek w kluczowych wskaźnikach sprzedaży. Ale tym razem nie musisz domyślać się przyczyn. Z poziomu kokpitu przechodzisz do kolejnego kokpitu ze szczegółowymi danymi sprzedaży w rozbiciu na konkretnych kontrahentów. Natychmiast identyfikujesz źródło problemu: jeden z kluczowych klientów znacząco ograniczył zamówienia. Propozycja wizualizacji kokpitu „Sprzedaż kontrahentów – szczegółowo” w systemie TRIVA I widzisz problem: dwie faktury przeterminowane, łącznie czterdzieści pięć tysięcy złotych. Limit kredytowy niemal wyczerpany. Rozwiązanie jest na wyciągnięcie ręki. Stąd, z tego samego kokpitu, wysyłasz wiadomość do działu finansowego z pytaniem o możliwość zmiany limitu kredytowego. Odpowiedź przychodzi szybko – kilka minut, nie kilka godzin. Limit zostaje skorygowany, ty wracasz do pracy nad strategią wobec tego klienta. Od zobaczenia problemu do podjęcia akcji minęły minuty, nie godziny. To nie jest science fiction. To jest synergia Business Intelligence z systemem ERP. Gdy dane i działanie przestają być rozdzielone, a stają się jednym przepływem pracy. Co to właściwie znaczy „synergia”? To słowo jest nadużywane w marketingu technologicznym. Ale w kontekście TRIVA ma bardzo konkretne, trzypoziomowe znaczenie. Pierwszy poziom: czas rzeczywisty. Nie ma eksportów. Nie ma „odświeżania” danych. Kokpit Business Intelligence pokazuje dane bezpośrednio z bazy systemu ERP. Gdy magazynier potwierdza wysyłkę w systemie, dane są natychmiast dostępne w bazie. Po odświeżeniu widoku widzisz aktualny stan – bez opóźnień, bez eksportów, bez oczekiwania na „raport z wczoraj”. To nie jest „prawie” czas rzeczywisty. To jest czas rzeczywisty. Drugi poziom: zachowany kontekst. Dane w kokpicie nie są oderwanymi liczbami w próżni. Kiedy widzisz wskaźnik, który budzi twoje wątpliwości, możesz zbudować kokpit tak, aby każda informacja prowadziła cię do jej źródła. Chcesz zrozumieć, dlaczego sprzedaż w danym regionie spadła? Możesz przejść do listy kontrahentów i połączyć je z historią ich zamówień. Nie musisz zgadywać ani czekać na kolejny raport – dane źródłowe są na wyciągnięcie ręki, w naturalnym przepływie twojego myślenia. Trzeci poziom: akcja bez przełączania kontekstu. To jest prawdziwy przełom. Z poziomu kokpitu analitycznego możesz podejmować akcje biznesowe. Zmieniać limit kredytowy. Blokować sprzedaż. Wystawiać fakturę. Planować spotkanie. Nie wychodzisz z trybu analizy. Nie przełączasz się do „trybu operacyjnego”. Widzisz dane, rozumiesz sytuację, działasz – wszystko w jednym przepływie myśli i pracy. To jest właśnie synergia. Nie integracja, bo integracja to połączenie dwóch osobnych systemów. Synergia to jeden system, który myśli tak jak ty. Technologia low-code: oddać kontrolę, nie tracąc bezpieczeństwa Jest jeszcze jeden wymiar tej historii, równie ważny. Dotyczy tego, kto ma kontrolę nad narzędziami. W tradycyjnym modelu, gdy menedżer potrzebuje nowego raportu albo innego widoku danych, zgłasza to do działu IT. Dział IT ocenia zapotrzebowanie, umieszcza je w kolejce, planuje zmiany. Jeśli szczęście dopisze, nowy raport jest gotowy za dwa tygodnie. Jeśli nie – za dwa miesiące. Ten model ma jedną fundamentalną wadę: zabija spontaniczność analizy. Nie możesz zadać sobie pytania „co by było, gdyby…?” i od razu sprawdzić odpowiedzi. Musisz poczekać, aż ktoś zrobi ci narzędzie do sprawdzenia. W TRIVA ten model zmienia zasady gry, i to w sposób, który nie zagraża bezpieczeństwu danych. Kontroler finansowy, który dotychczas prosił IT o kolejne przeróbki raportów, teraz sam buduje kokpity dla swojego działu. Nie pisze ani linijki kodu. Przeciąga komponenty – wykres tutaj, tabela przestawna tam, panel filtrów z boku. Podpina dane z gotowej biblioteki wizualizacji. Ustawia rozmiary, kolory, zakresy. Testuje. Zapisuje. Udostępnia menedżerom. Czas na zbudowanie zaawansowanego kokpitu zarządczego, który agreguje dane ze sprzedaży, finansów i produkcji? Kilkanaście minut! Nie kilkanaście dni. Kilkanaście minut! Ale – i to jest kluczowe – nie może zobaczyć danych, do których nie ma uprawnień. Struktura bezpieczeństwa w TRIVA obowiązuje również w Business Intelligence. Dział IT nadal kontroluje, kto ma dostęp do jakich danych. Ale użytkownicy końcowi kontrolują, jak te dane są prezentowane i analizowane. To rozwiązuje konflikt, który od lat nęka organizacje: potrzeba elastyczności biznesowej kontra wymogi bezpieczeństwa IT. W TRIVA te dwa światy nie muszą ze sobą walczyć. Piątkowe popołudnie, wersja druga Wróćmy do kontrolera finansowego i jego piątkowego popołudnia pochłoniętego przez pracę nad raportem. W świecie TRIVA ta sama sytuacja wygląda inaczej. Zarząd prosi o pilną analizę: sprzedaż według oddziałów i kategorii produktów, kwartał trzeci. Kontroler otwiera swój kokpit analityczny. Przechodzi do kafelka „tabela przestawna” – narzędzia, które działa dokładnie jak w Excelu, ale operuje bezpośrednio na żywych danych ERP. Przeciąga wymiar „Oddział” do wierszy. Dodaje wymiar „Kategoria produktu” do kolumn. Ustawia miarę „Przychód netto”. Filtruje okres na Q3. Propozycja wizualizacji kokpitu „Analiza sprzedaży – tabela przestawna” w systemie TRIVA Wynik pojawia się natychmiast. Żadnych eksportów, żadnego oczyszczania danych, żadnych formuł. Dane są już czyste, są już połączone, są już aktualne. Kontroler może teraz udostępnić członkom zarządu bezpośredni dostęp do tego kokpitu. Nie muszą czekać na wiadomość z wynikami – dane są zawsze aktualne, zawsze dostępne, zawsze w tym samym miejscu.. Minęło pięć minut. Piątkowe popołudnie zostaje piątkowym popołudniem. To jednak nie koniec historii. Bo następnym razem, gdy zarząd będzie potrzebował podobnej analizy, kontroler nie będzie jej robił. Udostępni menedżerom kokpit z tą tabelą przestawną, z możliwością prowadzenia analiz według własnych wymagań. Będą mogli sami przekonfigurować wymiary, zmienić okres, dodać filtry, dostosować widok do swoich potrzeb. Kontroler przestaje być „działem raportowania”. Wraca do bycia tym, kim powinien być: analitykiem biznesowym, który identyfikuje trendy, testuje hipotezy, wspiera strategiczne decyzje firmy. Mobilność: dostęp do danych tam, gdzie podejmujesz decyzje Jest jeszcze jeden wymiar tej transformacji, który zmienia sposób, w jaki menedżerowie pracują poza biurem. Tradycyjnie analiza danych i działanie w systemie to dwie osobne rzeczywistości, szczególnie widoczne w pracy mobilnej. Możesz mieć aplikację do przeglądania raportów na telefonie, możesz otworzyć arkusz Excel. Ale gdy widzisz problem w danych, nie możesz od razu na niego zareagować. Trzeba zamknąć raport, otworzyć system ERP (jeśli w ogóle jest dostępny mobilnie), znaleźć odpowiedni moduł, wprowadzić zmiany. A często po prostu notujesz sobie „zrobić po powrocie do biura” i działasz na pamięci, polegając na doświadczeniu i – przyznajesz to sobie w duchu – trochę na intuicji. TRIVA zmienia tę sytuację przez dostęp mobilny do kokpitów. To nie jest „okrojona wersja mobilna” z trzema podstawowymi wskaźnikami. To pełnoprawny dostęp do tych samych analiz, które masz w biurze, dostosowany do pracy na mniejszym ekranie. Propozycja wizualizacji mobilnego kokpitu 360o w systemie TRIVA Co to oznacza w praktyce? Że decyzje biznesowe mogą być podejmowane tam, gdzie są potrzebne – nie tam, gdzie akurat stoi twój komputer. Spotkanie z klientem, który pyta o możliwość większej dostawy? Sprawdzasz stany magazynowe w kilka sekund, nie obiecujesz „oddzwonić z informacją”. Rozmowa z dostawcą o warunkach płatności? Masz przed oczami historię współpracy i bieżące zobowiązania. Zmienia się także psychologia pracy. Gdy wiesz, że masz dostęp do danych zawsze i wszędzie, podchodzisz do spotkań zewnętrznych z większą pewnością siebie. Nie musisz „przygotowywać się na każdy scenariusz”, bo jesteś przygotowany na wszystkie scenariusze – masz system w kieszeni. Transformacja organizacji: co się zmienia naprawdę Gdy organizacje wdrażają synergię Business Intelligence z kokpitami TRIVA, zmiany są głębsze niż tylko „szybszy dostęp do danych”. Menedżerowie odzyskują pełną kontrolę nad sytuacją. To uczucie niepewności, gdy intuicja podpowiada, że coś jest nie tak, ale brakuje twardych danych, żeby to potwierdzić – znika. Dane są zawsze. Są aktualne. Są kontekstowe. Decyzje przestają być „strzałami w ciemno”. Stają się reakcją na faktyczny stan rzeczy. Analitycy odzyskują czas i sens pracy. Przestają być „działem raportowania na telefon”. Wracają do prawdziwej analizy – identyfikowania trendów, testowania hipotez, odkrywania nieoczywistych zależności. Budują kokpity raz, udostępniają wielu. Automatyzują to, co powtarzalne. Skupiają się na tym, co strategiczne. Dział IT odzyskuje czas na prawdziwą pracę. Zgłoszenia typu „czy możesz dodać kolumnę do raportu?” przestają napływać, bo biznes sam może modyfikować swoje kokpity. IT zachowuje kontrolę nad tym, co naprawdę krytyczne – bezpieczeństwo danych, stabilność systemu, struktura uprawnień. Codzienne, operacyjne potrzeby raportowania obsługuje już biznes samodzielnie. A całej organizacji zmienia się kultura podejmowania decyzji. Gdy dane są dostępne, aktualne i łatwe w użyciu, ludzie zaczynają z nich korzystać. Rozmowy na spotkaniach przestają być oparte na „moim zdaniem” i „wydaje mi się”. Stają się oparte na „dane pokazują” i „trend wskazuje”. Intuicja i doświadczenie nie tracą znaczenia – wręcz przeciwnie, zyskują solidną podstawę faktów, która pozwala im działać skuteczniej. Zgodność z prawem: gdy regulacje przestają być przekleństwem Jest jeszcze jeden aspekt, o którym trzeba powiedzieć głośno, bo jest krytyczny dla polskiego rynku. System TRIVA, jako system ERP zaprojektowany dla polskich przedsiębiorstw, jest natywnie zgodny z regulacjami prawnymi, które dla wielu firm są źródłem bólu głowy. JPK-CIT, KSeF – to wszystko nie jest „dokładane” do systemu jako dodatek. To są funkcjonalności wbudowane w jego architekturę od podstaw. Co to oznacza w praktyce dla kontrolera finansowego? Oznacza, że raportowanie regulacyjne „dzieje się samo”. Dane są już w odpowiedniej strukturze, są już połączone według wymagań urzędów. Nie trzeba ich ręcznie agregować przed audytem, nie trzeba obawiać się kontroli skarbowej. Moduł Business Intelligence w TRIVA dziedziczy te wszystkie mechanizmy. Analizy finansowe, które buduje kontroler, automatycznie respektują strukturę wymaganą przez prawo. Kokpit pokazujący cash flow nie jest „tylko wizualizacją” – jest raportowaniem zgodnym z wymogami compliance. To brzmi jak detal techniczny, ale ma ogromne znaczenie praktyczne. Audyty i kontrole przestają być źródłem stresu. Przestajesz tracić weekendy na „przygotowywanie danych dla urzędu”. System to robi za ciebie. Zawsze poprawnie. Podsumowanie: Gdy technologia zaczyna wspomagać podejmowanie decyzji Wróćmy na moment do początku tej historii. Do dyrektora handlowego z poniedziałkowym raportem, który mówi mu o problemie, ale nie pozwala na niego zareagować. Do kontrolera finansowego, którego piątkowe popołudnie pochłania mechaniczna praca przy danych. Synergia Business Intelligence z interfejsem kokpitów TRIVA to nie jest „kolejna funkcja systemu ERP”. To jest fundamentalna zmiana w sposobie pracy z informacją. Dane przestają być przeszłością zapisaną w arkuszu. Stają się żywym, oddychającym obrazem tego, co dzieje się w firmie teraz. Nie musisz czekać na raporty. Nie musisz przełączać się między narzędziami. Nie musisz zgadywać, czy liczby, na które patrzysz, są jeszcze aktualne. Widzisz. Rozumiesz. Działasz. W jednym przepływie myśli. A technologia? Technologia przestaje być przeszkodą, którą trzeba obejść (przez eksport do Excela), albo barierą, którą trzeba sforsować (przez zgłoszenie do IT). Staje się tym, czym zawsze powinna być: narzędziem, które „myśli” twoim tokiem, „mówi” twoim językiem, „reaguje” na twoją intencję. To nie jest przyszłość. To jest dziś. I jest dostępne dla każdej organizacji, która ma dość życia w rozdziale między danymi a działaniem. Bo na koniec prawda jest prosta: najlepszy system to ten, o którym przestajesz myśleć jako o „systemie”. To ten, który staje się naturalnym przedłużeniem sposobu, w jaki pracujesz, myślisz i podejmujesz decyzje. I właśnie tak działa synergia Business Intelligence z ERP w TRIVA.

Stabilność i tempo rozwoju ERP coraz częściej rozstrzygają o efektywności operacyjnej. W świecie ciągłych aktualizacji, integracji i zmian procesów biznesowych, to nie sam „kod” bywa wąskim gardłem, lecz sposób, w jaki organizacja zarządza środowiskami i wersjami. W 7F Technology Partners traktujemy ten obszar poważnie: jasny model środowisk, przewidywalny rytm aktualizacji i rzetelna dokumentacja. Taka układanka daje kontrolę nad ryzykiem, a jednocześnie pozwala zespołom szybciej dostarczać wartość. Ile środowisk to „w sam raz”? W praktyce projektowej najczęściej stosuje się model wielośrodowiskowy, który pozwala na bezpieczne rozwijanie i testowanie aplikacji: produkcja dla użytkowników końcowych; testowe UAT/SIT, które możliwie wiernie odwzorowuje PROD; środowiska DEV dla programistów; oraz sandbox/pre-prod jako bufor przed wydaniem. Taki podział porządkuje role i ogranicza „przecieki” niestabilnych zmian do testów akceptacyjnych. To ile środowisk powinna mieć Twoja organizacja, zależy od kilku czynników, ale minimum sugerujemy 3: DEV, TEST, PROD. Cykl życia środowisk ERP – MS Dynamics 365 Finance DEV to nie UAT DEV służy szybkim iteracjom, bywa niestabilny i często operuje na uproszczonych danych. UAT/Test przeciwnie: musi zachowywać wysoki poziom stabilności, pełne integracje i jak najwierniejsze kopie danych produkcyjnych. Nie mieszamy tych ról – akceptacja biznesowa odbywa się w środowisku stabilnym, nie w miejscu aktywnego rozwoju. Rytm podnoszenia wersji D365 Finance jako rozwiązanie chmurowe dostarcza regularne Service Updates. Praktyka rynkowa – i nasze rekomendacje – to aktualizacja co najmniej raz na kwartał, poprzedzona testami regresyjnymi i przeglądem kompatybilności rozszerzeń. Zbyt długie pozostawanie na starych wydaniach eskaluje ryzyko bezpieczeństwa, problemy ze zgodnością usług oraz koszty utrzymania. Kluczowa jest także komunikacja zmian do użytkowników. Co znaczy „gotowi do wydania”? W pre-prod kończymy testy końcowe, sprawdzamy integracje end-to-end i wykonujemy kopię zapasową baz. Po wdrożeniu środowiska tymczasowe archiwizujemy tylko na krótko jako punkt odniesienia, a następnie usuwamy, by nie generować zbędnych kosztów i ryzyka ekspozycji danych. Dokumentacja, która naprawdę pomaga Każda zmiana zostawia ślad: changelog z datą i numerem wersji, krótki opis nowych funkcji i poprawek oraz wskazanie wpływu na procesy. Warstwa techniczna – kod, konfiguracje, integracje – żyje w repozytoriach (np. Azure DevOps/Git) powiązanych ze zgłoszeniami. Dla użytkowników przygotowujemy krótkie instrukcje, zwłaszcza przy modyfikacjach interfejsu czy kroków operacyjnych. Dzięki temu zespoły IT, audyt i właściciele procesów mają wspólny, aktualny obraz zmian. Historia wersji bez chaosu Wersjonowanie w Git z gałęziami na DEV/TEST/PROD ułatwia śledzenie różnic między środowiskami. Przed większymi aktualizacjami wykonujemy kopie zapasowe baz, a numerację utrzymujemy spójną z konwencją Microsoftu (np. 10.0.39.1000), co upraszcza porównania i audyt. Każda wersja ma jasny cel biznesowy – od poprawy wydajności po wymóg compliance – i formalną akceptację właścicieli procesów. Przykład z operacji W produkcji dyskretnej wdrożenie nowej funkcji planowania zleceń może przejść przez DEV w trybie szybkich iteracji CRP, następnie w UAT z realnymi integracjami MRP i magazynem WMS, by w pre-prod potwierdzić wydajność partii nocnych. Po starcie produkcyjnym changelog i instrukcje trafiają do zespołów planowania i logistyki, a „snapshot” z pre-prod pozostaje pod ręką wyłącznie na wypadek potrzeby odtworzenia. Ten sam schemat działa w łańcuchu dostaw, gdzie synchronizacja z dostawcami EDI wymaga dyscypliny środowiskowej i jasnej ścieżki wersji. Podsumowanie Zarządzanie wersjami i cyklem życia środowisk to nie „koszt uboczny” ERP, lecz mechanizm, który pozwala bezpiecznie przyspieszać. Spójny model środowisk, kwartalny rytm aktualizacji, twarde kryteria „gotowości do wydania” oraz żywa dokumentacja tworzą przewidywalny proces, który skaluje się wraz z ambicjami biznesu. Warto sprawdzić, czy nasz obecny układ daje równie dużo kontroli – i gdzie drobne korekty mogłyby poprawić proces bez podnoszenia ryzyka. Jeśli jesteś zainteresowany/a zarządzaniem wersjami D365 w swojej firmie, skontaktuj się z nami: contact@7f-tp.com.

Wdrożenie systemu ERP to moment, który w wielu firmach kończy się symbolicznym oddechem ulgi. System działa, dane migrowane, konsultanci kończą pracę, a zarząd kieruje uwagę na kolejne projekty. Ale właśnie wtedy zaczyna się prawdziwy test skuteczności systemu ERP – etap, o którym znacznie rzadziej się mówi, a który decyduje o tym, czy inwestycja naprawdę przyniesie długofalowe korzyści. Ten etap to utrzymanie efektywności po wdrożeniu, czyli okres, gdy system musi nie tylko „działać”, ale też rozwijać się razem z biznesem, odpowiadać na nowe potrzeby i realia codziennej pracy. Dlaczego po „go-live” zaczynają się schody Wielu menedżerów ma poczucie, że najtrudniejsze już za nimi. W praktyce to dopiero początek. System ERP – choć przetestowany i zatwierdzony – dopiero teraz styka się z prawdziwym życiem organizacji: nieprzewidywalnością procesów, ludzkimi przyzwyczajeniami i złożonością danych. Po kilku tygodniach czy miesiącach od startu pojawiają się drobne problemy: użytkownicy zgłaszają, że „kiedyś było szybciej”, dane przestają się zgadzać, procesy, które działały na papierze, w praktyce okazują się niefunkcjonalne, część zespołu wraca do pracy w Excelu, bo „tak wygodniej”. Nie są to awarie – to objawy braku optymalizacji po wdrożeniu. Z pozoru drobne rzeczy, które jednak z czasem tworzą tzw. lukę efektywności, czyli różnicę między potencjałem systemu a tym, jak faktycznie wspiera on codzienną pracę. Co tak naprawdę oznacza „optymalizacja po wdrożeniu” Optymalizacja post-implementation to nic innego jak ciągłe dopasowywanie systemu ERP do realiów biznesu. Nie chodzi o gaszenie pożarów czy reagowanie na błędy, ale o świadome zarządzanie zmianą – tak, by system był coraz lepszy, a nie coraz bardziej przestarzały. To etap, w którym organizacja powinna: analizować, jak pracownicy rzeczywiście korzystają z systemu, dostosowywać procesy do nowych wymagań, wprowadzać usprawnienia, które zwiększają wydajność i jakość danych, regularnie szkolić użytkowników i aktualizować wiedzę. Brzmi jak duże przedsięwzięcie? I słusznie. Bo to proces ciągły, nie jednorazowy projekt. Pięć praktyk, które pomagają utrzymać efektywność ERP na lata 1. Ustal model zarządzania ciągłym doskonaleniem Po wdrożeniu systemu często dzieje się coś przewidywalnego – odpowiedzialność się rozmywa. Każdy zakłada, że „ktoś się tym zajmie”, ale nikt nie ma tego formalnie w zakresie obowiązków. Dlatego warto już na starcie powołać dedykowany zespół optymalizacji ERP – nie tylko z IT, ale też z przedstawicielami działów operacyjnych. To powinna być stała jednostka, traktowana strategicznie, a nie jako doraźna grupa projektowa. Jej zadania? regularne przeglądy użycia systemu, identyfikacja problemów i priorytetów zmian, zbieranie opinii użytkowników, inicjowanie usprawnień w procesach. Takie ciało działa trochę jak „ERP Steering Committee” – most łączący strategię firmy z codziennym korzystaniem z systemu znany z projektu wdrożeniowego. 2. Mierz efektywność ERP przez pryzmat biznesu, nie tylko IT Wielu liderów wciąż patrzy na ERP przez pryzmat dostępności systemu, liczby zgłoszeń w helpdesku czy czasu reakcji. To ważne, ale nie mówi nic o realnym wpływie na biznes. Zamiast skupiać się na tym, czy system „działa bez błędów”, warto zapytać: Czy skróciliśmy czas realizacji zamówień? Czy rotacja zapasów się poprawiła? Czy księgowi zamykają miesiąc szybciej? Czy dział kadr wykonuje mniej manualnych operacji? To właśnie biznesowe KPI są prawdziwym barometrem sukcesu ERP. Ich monitorowanie pozwala wychwycić, gdzie system nie wspiera procesów tak, jak powinien, i w jakich obszarach potrzebne są zmiany. 3. Dbaj o relacje z dostawcą systemu Po uruchomieniu ERP wiele firm przestaje utrzymywać regularny kontakt z dostawcą – aż do momentu, gdy coś przestaje działać. A przecież to partner, który zna system od podszewki i może pomóc nie tylko rozwiązać problemy, ale też zapobiec ich powstawaniu. Warto stworzyć strukturę komunikacji z dostawcą, która działa systematycznie, a nie tylko w trybie awaryjnym. Może to być np.: cykliczne spotkanie planistyczne przed aktualizacjami, wspólne przeglądy SLA i KPI, obiektywna karta oceny responsywności i jakości wsparcia. Taka współpraca oparta na partnerstwie, a nie wyłącznie serwisie, daje obopólne korzyści. Dostawca rozumie kontekst biznesowy, a organizacja zyskuje pewność, że system nie „dryfuje” w niepożądanym kierunku. 4. Umacniaj odpowiedzialność procesową i cykle szkoleń Jednym z najczęstszych błędów po wdrożeniu jest powrót do starych nawyków – pracy w arkuszach, obchodzenia systemu „na skróty”, używania obejść. To właśnie wtedy rodzą się nieefektywności i błędy w danych. Rozwiązanie? Jasne przypisanie właścicieli procesów. Każdy kluczowy obszar – od zamówienia do płatności, od księgowania po raportowanie – powinien mieć osobę odpowiedzialną nie tylko za proces, ale też za jego zgodność z systemem. Drugi element to regularne szkolenia przypominające, najlepiej co 6–12 miesięcy. Zmieniają się wersje oprogramowania, zmieniają się ludzie, zmieniają się też same procedury. Szkolenia pomagają utrwalić dobre praktyki, a przy okazji pokazują pracownikom, że system nie jest „skończony”, tylko stale się rozwija. 5. Wprowadź krótkie cykle optymalizacyjne Najlepsze organizacje nie czekają, aż problem urośnie. Zamiast tego działają krótkimi, intensywnymi cyklami optymalizacji – tzw. sprintami. Każdy sprint trwa zwykle 4–6 tygodni i skupia się na konkretnym obszarze: automatyzacja ręcznego zadania, eliminacja powielania danych, poprawa widoczności w raportach, usprawnienie konkretnego workflow. Taki sposób pracy pozwala reagować szybko, bez wielomiesięcznych projektów. Każdy sprint powinien zakończyć się analizą efektów i wnioskami, które trafiają z powrotem do zespołu zarządzającego ERP. To podejście szczególnie dobrze sprawdza się w organizacjach złożonych, np. po fuzjach czy przejęciach, gdzie różne jednostki korzystają z systemu w nieco inny sposób. ERP po wdrożeniu – czyli faza, w której zaczyna się prawdziwa transformacja Prawdziwa wartość ERP nie ujawnia się w dniu startu systemu, ale w miesiącach i latach po wdrożeniu. To właśnie wtedy organizacja ma szansę zbudować przewagę konkurencyjną, jeśli potraktuje system nie jako narzędzie, ale jako żywy element swojej strategii. Zbyt wiele firm traktuje ERP jak projekt zakończony wraz z migracją danych. Tymczasem to dopiero początek cyklu doskonalenia – cyklu, w którym każda aktualizacja, każda analiza KPI, każde szkolenie użytkowników składa się na ciągłe podnoszenie wartości systemu. Efekty? Mniej błędów, większa przejrzystość danych, krótsze procesy, bardziej świadomi użytkownicy – i organizacja, która z roku na rok działa sprawniej. Podsumowując Jeśli mielibyśmy ująć to w jednym zdaniu: wdrożenie ERP to maraton, nie sprint. Moment uruchomienia systemu to dopiero pierwsza linia mety. Prawdziwe zwycięstwo przychodzi wtedy, gdy system pozostaje wydajny, użyteczny i spójny z celami biznesu – nawet długo po odejściu konsultantów. Czy w Państwa organizacji etap „po wdrożeniu” to okres ciszy, czy może szansa na rozwój? Bo właśnie w tej fazie decyduje się, czy ERP stanie się fundamentem wzrostu, czy kolejnym, kosztownym narzędziem zapomnianym w codziennym biegu.