Artykuły

Tam gdzie ponad 100 000 kuracjuszy rocznie oczekuje kompetentnej opieki, nie ma miejsca na kompromisy. Potrzebny jest system informatyczny, który integruje w jednym miejscu wszystkie dane i usprawnia pracę każdego działu. A szybki obieg dokumentów, sprawne zarządzanie płatnościami, grafikami czasu pracy oraz magazynami przekłada się na komfort kuracjuszy. Dowiedz się, jak działa w Uzdrowisku Ciechocinek S.A. kompletny cyfrowy ekosystem oparty na enova365. Stworzony w 7 miesięcy. Dlaczego zmiana systemu informatycznego była konieczna? Konieczność konsolidacji danych w jednym narzędziu Przed wdrożeniem enova365 poszczególne obiekty Uzdrowiska Ciechocinek S.A. – szpital, sanatoria i zakład produkcji wyrobów zdrojowych – korzystały z różnych narzędzi informatycznych – w tym Excela. W efekcie, nie było jednego systemu, w którym można szybko sprawdzić, na jakim etapie są poszczególne procesy. Utrudniało to zarządzanie. Wyeliminowanie ręcznego wprowadzania danych – kierunek: automatyzacja Nie było automatyzacji, więc ręczne działania zajmowały dużo czasu. Czasochłonny był ręczny obieg dokumentów, kontrola płatności czy raportowanie. Sporządzanie deklaracji podatkowych również odbywało się ręcznie, co nie tylko wydłużało pracę, ale też zwiększało ryzyko pomyłek. Ręcznie przygotowywano także grafiki czasu pracy, dyżury i ewidencjonowano absencje – wszystko to pracownicy musieli ręcznie wprowadzać do systemu, czasami wielokrotnie. Powody, dla których Uzdrowisko Ciechocinek S.A. wybrało enova365 Uzdrowisko Ciechocinek S.A. poszukiwało systemu ERP, który zintegruje wszystkie działy organizacji – od kadr i płac, przez księgowość i magazyny, aż po budżetowanie i analitykę. Wyzwaniem było skonsolidowanie w jednym systemie danych dotyczących tych wszystkich obszarów i czterech dużych obiektów – szpitali, sanatoriów i zakładu produkcji wyrobów zdrojowych. enova365 była gotowa, żeby zaspokoić wszystkie te potrzeby, a zadania tego podjął się doświadczony zespół IT ERP Systems Sp. z o.o. – Autoryzowanego Partnera Soneta Sp. z o.o. Czas potrzebny na wdrożenie szyte na miarę? 7 miesięcy Zespół IT ERP Systems Sp. z o.o. rozpoczął wdrożenie enova365 od analizy potrzeb uzdrowiska – między innymi w kontekście poszczególnych ról, obiegu dokumentów oraz algorytmów obliczania listy płac. Block Quote Następnie skonfigurowano system, wykorzystując moduły enova365 m.in. z obszarów finansów i księgowości, kadr i płac, a także moduły Workflow, Handel oraz Projekty i budżetowanie. Kolejnym krokiem było przeszkolenie pracowników. Block Quote Ostatnim etapem wdrożenia było uruchomienie produkcyjne. Całość zamknęła się w 7 miesiącach. enova365 wspiera dziś każdy dział Uzdrowiska Ciechocinek S.A. Dane w czasie rzeczywistym, w jednym miejscu Rozwiązanie enova365 nie tylko zgromadziło większość funkcji biznesowych w jednym miejscu, ale także znacznie usprawniło dostęp do informacji i raportowanie. Block Quote Automatyzacja wyliczania wynagrodzeń Listy płac powstają szybciej, bo system automatycznie przetwarza wszystkie niezbędne dane wprowadzone przez kierowników w grafikach pracy. „Dzięki temu unikamy pomyłek, a pracownicy mają szybki dostęp do swoich pasków płacowych i informacji o wynagrodzeniu w formie elektronicznej. Działamy sprawniej i mamy więcej czasu” – mówi Cezary Kowalski. Ułatwienia dla księgowych i finansistów Wdrożenie modułów enova365 usprawniło pracę księgowych m.in. dzięki zastosowaniu schematów księgowych czy automatycznemu zaczytywaniu do systemu ERP wyciągów bankowych. Kolejne ułatwienie to sprawniejsze budżetowanie i łatwa kontrola kosztów. Raporty finansowe są dokładniejsze niż kiedykolwiek, dzięki czemu menedżerowie mogą szybciej reagować na wszelkie niepokojące trendy. Wsparcie magazynu i surowców Moduł Handel enova365 pozwolił zwiększyć kontrolę nad magazynami i surowcami. To pozwala uniknąć przestojów i usprawnia produkcję. Mniej pomyłek, więcej czasu na to, co ważne Elektroniczny obieg dokumentów ograniczył wykorzystanie papieru do minimum, a automatyzacja zmniejszyła liczbę pomyłek. Dzięki temu, że czynności administracyjne zajmują mniej czasu, personel ma więcej czasu dla pacjentów. „Dzięki uproszczeniu administracji mogę więcej czasu poświęcić pacjentom. To odczuwalna zmiana” – uważa dr Jacek Chojnowski. System, który daje przewagę – enova365 Uzdrowisko Ciechocinek zyskało nowoczesny system ERP i realną przewagę konkurencyjną. Szukasz programu, który wesprze cyfryzację w Twojej firmie? Jeszcze dziś umów się na bezpłatną prezentację online, w czasie której nasi konsultanci pokażą, jak system ERP enova365 może usprawnić pracę w biznesie i jednostce budżetowej.

W nowoczesnym przedsiębiorstwie magazyn to nie tylko miejsce składowania towarów. To kluczowy element łańcucha wartości, który wpływa na płynność produkcji, sprzedaży, terminowość dostaw i zadowolenie klientów. To właśnie tu często powstają zatory, błędy i opóźnienia, które w efekcie generują koszty w całej firmie – od sprzedaży, przez logistykę, po obsługę klienta. Dlatego przedsiębiorstwa coraz częściej inwestują w systemy WMS (Warehouse Management System), które zapewniają pełną kontrolę nad przepływem towarów, danymi i czasem pracy. Przyjrzyjmy się 10 pytaniom, które pomogą ocenić, czy Twój magazyn faktycznie wspiera rozwój firmy, czy raczej spowalnia jej potencjał. 1. Czy masz pełną kontrolę nad tym, co dzieje się w magazynie? Czy wiesz, które zamówienia są w trakcie kompletacji, kto je realizuje i gdzie dokładnie znajduje się każdy produkt? Dzięki panelowi kierownika w WMS wszystko widać jak na dłoni — od rozmieszczenia towarów po postęp realizacji zleceń. Dane w czasie rzeczywistym dają Ci możliwość reagowania natychmiast, zanim pojawi się problem. 2. Czy każdy pracownik wie, co ma robić i kiedy? W wielu magazynach zadania przekazywane są ustnie lub na papierze, co prowadzi do niejasności i błędów. WMS eliminuje ten problem, wysyłając zadania bezpośrednio na terminale mobilne magazynierów.  Każdy pracownik wie, jakie czynności ma wykonać, w jakiej kolejności i skąd pobrać towar. To eliminuje chaos, skraca czas realizacji i zwiększa wydajność całego zespołu. 3. Czy możesz w każdej chwili sprawdzić, jak przebiega realizacja zamówień? Bez systemu zarządzania trudno o przejrzystość i szybkie decyzje.WMS pozwala śledzić status każdej operacji, każdej partii i każdej wysyłki. Dzięki temu firma ma pełną historię działań – od momentu przyjęcia towaru do jego wydania – co ułatwia raportowanie, audyty i rozliczenia. 4. Czy błędy w kompletacji i reklamacje wciąż generują koszty? Błędy ludzkie są nieuniknione, ale można je ograniczyć. Błędne wydania i zwroty nie tylko obniżają rentowność, ale też wpływają na wizerunek Twojej firmy. WMS automatycznie weryfikuje poprawność kompletacji podczas skanowania kodów – system nie pozwoli zatwierdzić niewłaściwego produktu, a błędne skanowanie generuje ostrzeżenie. Efekt? Mniej reklamacji, mniej strat i większe zaufanie klientów. 5. Czy przestrzeń magazynowa jest w pełni wykorzystana? Nieefektywne składowanie towarów prowadzi do przeciążenia wybranych stref, a inne miejsca pozostają niewykorzystane. WMS oferuje wizualizację rozmieszczenia towarów i planowanie przestrzeni, co zwiększa przepustowość magazynu. Dzięki temu można pomieścić więcej towaru bez kosztownej rozbudowy infrastruktury. 6. Jak długo trwa inwentaryzacja w Twoim magazynie? Jeśli inwentaryzacja wciąż wymaga kilkudniowego przestoju, firma traci czas i zasoby.Dzięki automatycznemu skanowaniu kodów WMS pozwala przeprowadzić inwentaryzację nawet o 60% szybciej, bez zatrzymywania pracy magazynu i bez pomyłek w spisach. 7. Czy nowi pracownicy szybko osiągają samodzielność? Wysoka rotacja pracowników w magazynie to rzeczywistość wielu firm. Wydłuża czas realizacji zadań,  zwiększa prawdopodobieństwo błędów i generuje dodatkowe koszty. Aplikacja Mobilny Magazynier, będąca częścią WMS, prowadzi użytkownika krok po kroku przez cały proces – od przyjęcia po wydanie. Dzięki temu wdrożenie nowych pracowników trwa maksymalnie 1-2 godziny, nie dni. 8. Czy masz dane, które pomagają podejmować decyzje? Doświadczenie kierownika magazynu jest cenne, ale dane są niezbędne.WMS dostarcza dokładnych raportów o wydajności, rotacji i kosztach. To baza do podejmowania trafnych decyzji strategicznych – od planowania zapasów po optymalizację zatrudnienia. 9. Ile czasu zajmuje przygotowanie dokumentów wysyłkowych? Ręczne tworzenie listów przewozowych i etykiet kurierskich to jedna z najbardziej czasochłonnych czynności. WMS zintegrowany z platformami firm kurierskich automatycznie generuje dokumenty i etykiety, wysyła powiadomienia SMS lub e-mail do klientów, a cały proces przygotowania wysyłki trwa zaledwie kilka minut. 10. Czy magazyn jest częścią spójnego ekosystemu firmowego? Często magazyn działa w oderwaniu od reszty organizacji, co prowadzi do opóźnień i nieporozumień. W ERP HermesSQL, moduł WMS jest naturalnym rozszerzeniem systemu – dzięki temu magazyn, sprzedaż, produkcja i księgowość korzystają z tych samych danych w czasie rzeczywistym. Takie rozwiązanie usprawnia procesy, poprawia przepływ informacji i skraca czas reakcji na zdarzenia. Dzięki temu firma może działać szybciej i bardziej efektywnie. Mniej chaosu, więcej efektywności Wdrożenie systemu WMS to nie tylko usprawnienie pracy magazynu. To strategiczna inwestycja w efektywność całego przedsiębiorstwa – od logistyki magazynowej po obsługę klienta. Firmy, które korzystają z rozwiązania WMS wbudowanego w ERP HermesSQL, osiągają: 100% identyfikowalność towarów, 35% szybszą kompletację zamówień, 15% wzrost produktywności, 60% krótszy czas inwentaryzacji, 90% oszczędności czasu przy obsłudze dokumentów. Jeśli choć jedno z tych pytań wzbudziło Twoją wątpliwość, to znak, że warto przyjrzeć się, jak Twój magazyn wpływa na efektywność całej firmy. Umów się na prezentację WMS i sprawdź, jak kompleksowe podejście do zarządzania magazynem może przełożyć się na realne oszczędności i lepszą organizację pracy.

Rynek e-commerce rozwija się dynamicznie i stale potrzebuje przestrzeni magazynowej do realizacji zamówień. Z pozoru wydaje się to idealnym kierunkiem rozwoju dla firm, które posiadają wolne zasoby magazynowe. W rzeczywistości jednak wejście w obszar logistyki e-commerce wymaga zupełnie innego podejścia niż tradycyjne modele składowania. To obszar, który z jednej strony otwiera nowe możliwości przychodowe, a z drugiej – obnaża braki procesowe, technologiczne i kadrowe. Czym różni się logistyka e-commerce? W przeciwieństwie do klasycznego modelu B2B, gdzie dominują zamówienia paletowe lub całopojazdowe, w e-commerce mamy do czynienia z dużą liczbą małych, jednostkowych przesyłek. Klienci detaliczni zamawiają często po jednej sztuce produktu, co oznacza konieczność kompletacji, pakowania, etykietowania i błyskawicznej realizacji wysyłki. Skala operacyjna rośnie wykładniczo – liczba linii zamówień może zwiększyć się kilkukrotnie przy podobnym wolumenie towaru. Do tego dochodzi presja czasu. Oczekiwania klientów detalicznych względem szybkości dostaw są bardzo wysokie. Zamówienia przyjęte do południa powinny zostać zrealizowane jeszcze tego samego dnia. Opóźnienia są źle postrzegane i mogą skutkować reklamacjami lub utratą klienta końcowego. Choć liczba zleceń w e-commerce może robić wrażenie, rentowność tego modelu często bywa złudna. Koszty kompletacji, pakowania i wysyłki są wysokie, a możliwość ich rekompensowania w wycenie usługi – ograniczona. Klienci e-commerce często oczekują niskich stawek logistycznych, ponieważ sami funkcjonują na niskich marżach. Konkurencja cenowa w Internecie jest ogromna, a każda złotówka w logistyce wpływa na końcową cenę produktu. Dodatkowo, wiele operacji – takich jak obsługa komunikacji, śledzenie przesyłek czy weryfikacja zwrotów – nie generuje bezpośredniego przychodu, ale pochłania czas i zasoby. Jeśli firma nie ma precyzyjnego modelu kosztowego, może się okazać, że dynamicznie rosnący klient przynosi coraz większe straty. Zwroty i reklamacje – ukryty koszt e-commerce Jednym z najtrudniejszych obszarów logistyki e-commerce jest obsługa zwrotów. W przeciwieństwie do sektora B2B, gdzie towar wraca do magazynu rzadko i zazwyczaj w przewidywalny sposób, w e-commerce zwroty są częścią codziennej pracy. Klient detaliczny może zwrócić produkt bez podania przyczyny, a operator magazynowy musi przyjąć towar, ocenić jego stan, zaklasyfikować jako pełnowartościowy lub niehandlowy i odpowiednio zaksięgować w systemie. Proces ten jest czasochłonny, wymaga precyzji, a często także specjalistycznej wiedzy. Jeśli pracownicy magazynu nie zostaną przeszkoleni w zakresie oceny jakościowej, firma będzie zmuszona polegać na kontrolerach klienta – co wydłuża cały proces i generuje dodatkowe koszty. Brak odpowiedniego procesu może prowadzić do błędów, np. ponownego wydania towaru, który formalnie powinien zostać wycofany ze sprzedaży. Dlatego coraz więcej firm szuka sposobów na automatyzację i uproszczenie tego obszaru. Rozwiązania takie jak Zwrotki pozwalają nie tylko usprawnić sam proces przyjmowania i obsługi zwrotów, ale również zapewniają klientom końcowym przejrzystość i wygodę na każdym etapie. Dzięki temu magazyn zyskuje kontrolę nad jakością, a marka – zaufanie kupujących. Czy każdy magazyn nadaje się do e-commerce? Nie każdy magazyn usługowy jest gotowy do obsługi kanału e-commerce. Przede wszystkim, potrzebna jest odpowiednia infrastruktura: Dokument otrzymuje 1 gwiazdkę, gdy żaden z towarów nie jest dostępny do wydania. Dokument otrzymuje 2 gwiazdki, gdy możliwa jest częściowa realizacja pozycji. Dokument otrzymuje 3 gwiazdki, jeśli wszystkie pozycje są możliwe do natychmiastowego wydania z magazynu. Równie ważny jest zespół – przygotowany do pracy pod presją czasu, potrafiący działać szybko, ale bezbłędnie. Jeśli firma do tej pory obsługiwała jedynie zamówienia paletowe, przeskok do modelu e-commerce będzie wymagał przemyślanej transformacji. Nie chodzi wyłącznie o nowe narzędzia – to zmiana całej filozofii pracy: inna struktura dnia operacyjnego, inne wskaźniki efektywności i inne punkty kontrolne jakości. Jak ograniczyć ryzyko? Najlepszym rozwiązaniem dla firmy, która dopiero wchodzi w obsługę e-commerce, jest rozpoczęcie od klienta o ograniczonym wolumenie, ale stabilnym profilu operacyjnym. Pozwoli to na przetestowanie procesów, zidentyfikowanie luk w systemach i przeszkolenie zespołu. Kolejnym krokiem powinno być parametryzowanie usług – czyli wyraźne oddzielenie zakresów odpowiedzialności, określenie czasu realizacji, wprowadzenie opłat za zwroty, dodatkowe pakowanie czy obsługę klienta końcowego. Równie istotne jest wdrożenie systemu monitorowania efektywności – takich jak czas kompletacji, liczba błędów, liczba reklamacji – aby możliwie wcześnie wychwycić oznaki przeciążenia operacyjnego lub niedopasowania procesu do skali. Logistyka e-commerce może być dla magazynu usługowego szansą na dynamiczny rozwój i dywersyfikację przychodów. Jednak tylko wtedy, gdy organizacja jest gotowa na specyfikę tego kanału: duży wolumen zleceń, niskie wartości jednostkowe, presję czasu i wysoki poziom zwrotów. Bez odpowiednich narzędzi, kompetencji i kontroli, e-commerce może szybko zamienić się w kosztowną pułapkę – szczególnie jeśli klient generuje duże obciążenie, a jego obsługa nie została właściwie wyceniona. Obsługa logistyczna e-commerce to nie tylko nowe źródło przychodów – to także test wydolności organizacyjnej magazynu. Oferowanie usług dla tego segmentu wymaga zupełnie innego podejścia do procesów, kosztów i jakości. Dobrze zaprojektowana i kontrolowana współpraca może przynieść firmie wymierne korzyści, ale błędne założenia lub niedoprecyzowany model operacyjny mogą szybko doprowadzić do utraty rentowności. Zanim więc zdecydujemy się otworzyć magazyn na klientów e-commerce, warto zadać sobie pytanie: czy jesteśmy na to realnie gotowi?

System PIM (Product Information Management) to rozwiązanie, które pomaga firmom z różnych branż uporządkować dane o produktach, zautomatyzować procesy i przyspieszyć wprowadzanie nowych ofert na rynek. Choć często kojarzy się z e-commerce, z powodzeniem wdrażają go również producenci mebli, dystrybutorzy B2B, marki modowe, firmy FMCG, farmaceutyczne czy motoryzacyjne. W skrócie — PIM jest potrzebny wszędzie tam, gdzie rośnie liczba produktów, kanałów sprzedaży i wymagań informacyjnych. Dzięki niemu przedsiębiorstwa mogą budować spójne opisy, kontrolować dane od setek dostawców i spełniać wymogi prawne bez chaosu i dublowania pracy. Jeśli chcesz dowiedzieć się, jak PIM wspiera rozwój biznesu w konkretnych branżach — od retailu po przemysł techniczny — przeczytaj ten artykuł do końca.Sprawdź też, jak wdrożenie systemu PIM wygląda w praktyce z Macopedią PIM – narzędzie, które porządkuje produktowy chaos System Product Information Management (PIM) to centralne narzędzie do zarządzania wszystkimi informacjami o produktach w firmie. Działa jak „jedno źródło prawdy” o danych produktowych – niezależnie od tego, ilu dostawców, rynków czy kanałów sprzedaży obsługujesz. Dzięki PIM-owi możliwe jest: integracja danych z wielu źródeł – takich jak ERP, Excel, marketplace’y, CMS-y czy systemy logistyczne, zapewnienie spójności, aktualności i kompletności danych w każdym kanale sprzedaży, automatyczne generowanie opisów, tłumaczeń i katalogów produktowych, współpraca wielu zespołów i partnerów biznesowych bez ryzyka błędów i duplikacji informacji. W praktyce oznacza to mniej chaosu, krótszy czas wdrażania nowych produktów, lepsze doświadczenie użytkowników i wyższe zaufanie do marki. PIM nie jest tylko dla e-commerce — to rozwiązanie, które wspiera firmy z każdej branży, w których liczy się dokładność i efektywność zarządzania danymi. Jeśli chcesz dowiedzieć się więcej o samych podstawach tego systemu, jego funkcjach i architekturze, koniecznie przeczytaj artykuł: Czym jest PIM i jak działa system zarządzania informacją produktową. Retail i e-commerce – spójność danych we wszystkich kanałach sprzedaży W branży e-commerce dane produktowe to fundament sprzedaży. Klienci podejmują decyzje zakupowe na podstawie opisów, zdjęć, dostępności i opinii. Im bardziej złożona oferta, tym trudniej zachować spójność informacji. Wyobraź sobie markę odzieży outdoorowej, która sprzedaje produkty w sklepie internetowym, na Allegro, Amazonie i w aplikacji mobilnej. Ma 5 tysięcy SKU, trzy wersje językowe i zmieniającą się ofertę sezonową. Każda aktualizacja – np. zmiana materiału czy wprowadzenie nowego koloru – oznacza godziny pracy, jeśli dane nie są scentralizowane. Dzięki PIM-owi zespół marketingowy wprowadza zmiany w jednym miejscu, a system automatycznie aktualizuje je we wszystkich kanałach. Dodatkowo może wykorzystać funkcje automatyzacji opisów (np. przy użyciu AI) i generować dane w różnych językach oraz formatach wymaganych przez marketplace’y. To rozwiązanie skraca czas publikacji nowego produktu o nawet 60%, minimalizuje błędy i gwarantuje spójny wizerunek marki we wszystkich kanałach. Hurtownie i dystrybutorzy B2B – dane od setek dostawców w jednym miejscu Firmy B2B, takie jak hurtownie czy dystrybutorzy, pracują często na ogromnych bazach danych – dziesiątkach tysięcy produktów pochodzących od wielu producentów. Dane przychodzą w różnych formatach: Excel, CSV, PDF, zdjęcia, ZIP, API czy import z ERP. Bez PIM-a zarządzanie taką ilością informacji jest bardzo czasochłonne. Trzeba ręcznie dopasowywać pola, tłumaczyć nazwy, usuwać duplikaty i pilnować poprawności danych technicznych. Przykład: hurtownia materiałów budowlanych z 35 tysiącami produktów od 200 dostawców. Każdy plik ma inny układ, inne nazwy kolumn i parametry. PIM automatyzuje import danych, standaryzuje strukturę atrybutów (np. „waga”, „pojemność”, „kolor”) i pozwala błyskawicznie generować gotowe katalogi produktowe lub eksporty do sklepu internetowego. W efekcie zespół handlowy może skupić się na sprzedaży, a nie na porządkowaniu arkuszy Excela. Dane są zawsze aktualne, kompletne i gotowe do publikacji. Moda i obuwie – zarządzanie wariantami i sezonowością Sektor fashion to prawdziwe wyzwanie dla organizacji danych. Każdy produkt może mieć kilkanaście wariantów kolorystycznych i rozmiarowych, różne zdjęcia, kolekcje sezonowe, opisy marketingowe, a nawet dane o zrównoważonej produkcji. Marka odzieżowa lub obuwnicza, która działa na kilku rynkach, musi dodatkowo zarządzać tłumaczeniami i dostosowywać dane do wymagań partnerów handlowych. System PIM umożliwia stworzenie bazy danych, w której każdy wariant produktu ma swoje powiązania z mediami, opisami, kodami EAN i atrybutami. Zespoły mogą wprowadzać zmiany jednocześnie, a publikacja nowych kolekcji jest szybsza i bezbłędna. Efekt? Skrócenie czasu wdrażania nowej kolekcji nawet o połowę, pełna kontrola nad wariantami i możliwość łatwego skalowania działalności na rynki zagraniczne. FMCG – zgodność z przepisami i bezpieczeństwo informacji W branży spożywczej, kosmetycznej czy chemicznej każdy produkt musi być opisany zgodnie z restrykcyjnymi regulacjami. Skład, wartości odżywcze, alergeny, numery partii, certyfikaty ekologiczne – wszystkie te dane muszą być aktualne i identyczne we wszystkich kanałach sprzedaży. PIM ułatwia zarządzanie takimi danymi, umożliwiając śledzenie historii zmian, automatyczne aktualizacje i eksporty zgodne z wymaganiami poszczególnych sieci handlowych. Przykład: producent naturalnych kosmetyków wprowadza zmiany w składzie swoich kremów i musi zaktualizować etykiety, opisy w e-commerce i informacje na marketplace’ach. Dzięki PIM-owi aktualizacja odbywa się automatycznie, a ryzyko błędu – np. nieaktualnego składu – jest wyeliminowane. To rozwiązanie, które nie tylko usprawnia zarządzanie, ale też zapewnia zgodność z przepisami i bezpieczeństwo marki. Meble i wyposażenie wnętrz – złożone produkty, prostsze zarządzanie Branża meblarska charakteryzuje się ogromną liczbą kombinacji i konfiguracji: rozmiary, kolory, materiały, wykończenia, wizualizacje 3D, instrukcje montażu. Dla producenta mebli kuchennych lub łazienkowych PIM jest nieoceniony – pozwala zbudować logiczną strukturę danych, powiązać moduły i stworzyć bazę, z której można łatwo generować konfiguratory online. Dzięki temu klient może samodzielnie konfigurować zestawy, a dane o produktach automatycznie trafiają do systemów ERP, CMS i e-commerce. Wdrożenie PIM-a to nie tylko większy porządek, ale też fundament pod rozwój strategii omnichannel. Farmaceutyki i suplementy – zgodność z regulacjami i precyzyjne dane W branży farmaceutycznej dane muszą być nie tylko dokładne, ale też zgodne z prawem farmaceutycznym i wymaganiami regulatorów. Każdy suplement diety czy lek ma określone substancje czynne, dawkowanie, ostrzeżenia, przeciwwskazania, numer rejestracyjny i dokumentację. PIM pozwala na ich scentralizowanie, zarządzanie tłumaczeniami oraz automatyczne publikowanie w materiałach marketingowych i e-commerce. Dzięki temu firmy unikają kosztownych błędów i zapewniają pełną transparentność informacji dla konsumentów. Motoryzacja i części zamienne – precyzja danych to podstawa W motoryzacji dane techniczne muszą być niezwykle dokładne, bo każda pomyłka może oznaczać niezgodność części z modelem pojazdu. Importer części samochodowych z ofertą 50 tysięcy SKU korzysta z PIM-a, aby powiązać produkty z odpowiednimi modelami pojazdów (np. przez numer VIN). System zarządza relacjami „pasuje do”, „zamiennik”, „kompatybilny z” i integruje dane z katalogami technicznymi. W efekcie klienci mogą łatwo znaleźć właściwy produkt, a firma zyskuje przewagę konkurencyjną dzięki uporządkowanym, wiarygodnym informacjom. Podsumowanie: PIM nie zna granic branżowych System PIM to nie chwilowy trend, lecz strategiczne narzędzie rozwoju firm, które chcą skutecznie zarządzać rosnącą liczbą danych produktowych. Niezależnie od tego, czy sprzedajesz tysiące produktów online, dystrybuujesz je w modelu B2B, czy produkujesz na zamówienie – uporządkowana informacja produktowa to klucz do wzrostu efektywności i zaufania klientów. Dzięki PIM-owi możesz: skrócić czas wprowadzania nowych produktów nawet o kilkadziesiąt procent, uniknąć błędów w opisach i danych technicznych, łatwo zarządzać tłumaczeniami i wersjami językowymi, automatycznie aktualizować dane we wszystkich kanałach sprzedaży, oraz zyskać pełną kontrolę nad informacją o produkcie — od momentu jego powstania, po publikację w e-commerce, katalogu PDF czy aplikacji mobilnej. Firmy z różnych branż – od mody, przez FMCG, aż po motoryzację – już wykorzystują PIM, by zyskać przewagę konkurencyjną i przyspieszyć cyfrową transformację. Jeśli chcesz, aby Twoja firma też dołączyła do tego grona, zobacz, jak wygląda wdrożenie w praktyce: dowiedz się więcej o systemach PIM i umów się na bezpłatną konsultację z ekspertami Macopedii. Macopedia to partner technologiczny, który nie tylko wdraża systemy PIM (Akeneo, Pimcore, Ergonode), ale przede wszystkim pomaga firmom realnie wykorzystać ich potencjał – od strategii danych po pełną integrację z Twoim ekosystemem sprzedaży.

Koniec wsparcia technicznego dla systemu ERP SAP ECC producent zapowiedział na 2027 r. By zadbać o stabilność funkcjonowania firmy i zyskać dostęp do nowoczesnych funkcji opartych o automatyzację i AI warto już teraz zdecydować się na nowy system ERP i rozpocząć transformację. Dowiedz się jak powinien wyglądać prawidłowy proces migracji systemowej i poznaj kluczowe różnice pomiędzy oprogramowaniem S/4HANA Cloud a SAP Business One. Koniec wsparcia dla ECC – etapy Standardowe wsparcie techniczne od producenta(SAP) dla systemu ECC (Enterprise Central Component) zakończy się w 2027 r. Po tym terminie przedsiębiorstwa stracą dostęp do wsparcia producenta w ramach aktualizacji oprogramowania EHP (Enhancement Packages), naprawy błędów i optymalizacji (analizy zużycia zasobów, czyszczenia danych testowych czy automatyzacji), a także zarządzania systemem operacyjnym, monitoringu, audytów, tworzenia kopii zapasowych i bezpieczeństwa. Przy wyborze płatnej opcji rozszerzonego wsparcia (Extended Maintenance) okres wspomaganego przez SAP użytkowania wydłuża się do 2030 r. Po tym okresie jakiekolwiek wsparcie dla SAP ECC będzie dostępne tylko od zewnętrznych dostawców (third-party support). SAP Enterprise Central Component SAP ECC to rozwiązanie ERP dla średnich i dużych przedsiębiorstw. Produkt trafił na rynek w 2005 r. jako następca SAP R/3 Enterprise Edition i od tego czasu był rozwijany poprzez Enhancement Packages (EHP). System umożliwia gromadzenie danych z całej organizacji i przetwarzanie ich w jednym miejscu, a modułowa konstrukcja sprawiła, że dopasowywał się do potrzeb różnych branż. ECC stanowiło flagowy produkt ERP od SAP aż do momentu uruchomienia SAP S/4HANA w 2015. Obecnie SAP rekomenduje stopniową migrację do rozwiązań o unowocześnionej funkcjonalności dopasowanej do obecnych warunków rynkowych. Dlaczego warto jak najwcześniej podjąć decyzję o migracji? Właściwy wybór nowego rozwiązania, zaplanowanie transferu i wprowadzenie strategii w życie wymaga czasu i wysiłku. Lepiej nie podejmować decyzji tego kalibru pod presją i zostawić sobie komfortowy zapas czasu. Ewaluacja sytuacji firmy i dobór technologii może zająć nawet sześć miesięcy, a implementacja w zależności od złożoności procesów w firmie, pomiędzy sześć miesięcy a trzy lata. Pośpieszna implementacja może skutkować błędami, niedociągnięciami i wiążącym się z nimi długiem technicznym, a więc i konsekwencjami finansowymi. Wraz z wygaszaniem wsparcia producenta utrzymanie SAP ECC stanie się droższe i nieprzewidywalne. Przestarzałe systemy wymagają dedykowanego wsparcia technicznego, zarówno jeśli chodzi o same rozwiązania naprawcze jak i wykwalifikowany do ich obsługi personel. System ERP pozbawiony adekwatnego wsparcia jest narażony na pogorszenie poziomu cyberbezpieczeństwa, może nie spełniać wymogów ochrony danych (RODO, HIPAA) i nie zdawać audytów. Przy deadlinach zaplanowanych na 2027 i 2030 r. najlepiej rozpocząć cały proces już teraz. Jak wybrać rozwiązanie?  Nowe rozwiązanie ERP dobieramy na podstawie charakterystyki, potrzeb, strategii i aspiracji naszej firmy. Kluczowe cechy to wielkość przedsiębiorstwai branża, w której się poruszamy. Te elementy wpływają na sposób funkcjonowania firmy oraz na to jak pracownicy poruszają się w jej strukturach podczas wykonywania codziennych czynności. Istotne są też kwestie cyberbezpieczeństwa. W perspektywie końca wsparcia technicznego dla SAP ECC, przedsiębiorstwa wciąż korzystające z tego systemu mają szereg opcji: Zewnętrzne wsparcie techniczne (third-party support) – ten sam system, ale bez możliwości rozwoju funkcji, dostosowania do aktualnych potrzeb i wsparcia producenta; Nowa generacja rozwiązań SAP – zależnie od potrzeb przedsiębiorstwa: SAP S/4HANACloud lub SAP Business One; Zmiana dostawcy ERP – zupełnie nowy system i wiążące się z tym wyzwania. Od ECC do nowego systemu – ścieżka migracji Proces zmiany systemu ERP powinien przebiegać etapami, według szczegółowo wytyczonego planu obejmującego różne segmenty firmy. Podczas transformacji można pozwolić sobie na okresowe wykorzystywanie obu systemów równolegle, tak by ograniczyć ryzyko, wykrywając ewentualne problemy bez zaburzania pracy firmy. Szkolenie pracowników jest elementem kluczowym, do którego nie należy podchodzić z nadmiernym pośpiechem – dla dobrego funkcjonowania systemu jego użytkownicy muszą czuć się pewnie i w pełni akceptować zmiany. Readiness Check Pierwszym krokiem w procesie jest audyt środowiska ECC, rozszerzeń, integracji i jakości wykorzystywanych danych. Rzetelna ocena sytuacji pozwoli na prawidłowy wybór następnych kroków i sprawne ich przeprowadzenie. Trzeba potwierdzić, czy wykorzystywane przez przedsiębiorstwo środowisko ECC spełnia wymagania techniczne i procesowe platformy, do której chcemy się przenieść. Podstawą migracji będzie uporządkowanie danych podstawowych (master data), ich standaryzacja i czyszczenie, potwierdzenie kompatybilności rozszerzeń (custom code), a także przygotowanie harmonogramu i zasobów projektowych. Warto także przeprowadzić pilotażowy test migracyjny. Wybór metody migracji: Greenfield lub Brownfield Selekcji metody dokonujemy na podstawie oceny stanu systemu – poziomu customizacji SAP i potrzeby reorganizacji. Wybór metody Greenfield oznacza wdrożenie systemu zupełnie od nowa, z czystą konfiguracją i migracją danych. Metoda Brownfield pozwala na zachowanie istniejących procesów i danych w ramach aktualizacji technicznej. Metoda hybrydowa bądź selektywna łączy oba te podejścia, pozwalając na zachowanie wartościowych danych historycznych i procesów przy równoczesnej modernizacji kluczowych elementów systemu. Customer Vendor Integration W systemach opartych na bazie SAP HANA dane klientów i dostawców nie są rozdzielne, lecz konsolidują się jako SAP Business Partners. Proces Customer Vendor Integration jest z tego powodu obowiązkowym etapem konwersji, który pozwala na ujednolicenie struktury danych. Automatyzacja i narzędzia wspierające migrację Podczas transformacji systemowej można wspomagać się różnymi zautomatyzowanymi narzędziami, które sprawią, że proces będzie szybszy, tańszy i stabilniejszy. W przypadku migracji pomiędzy produktami SAP mogą to być np. pracownicy cyfrowi, gotowe raporty migracyjne oraz wykorzystanie platformy SAP BTP (Business Technology Platform), łącznika SAP Gateway czy też platform integracyjnych SAP PI/PO. Opcja SAP S/4HANA Cloud (SAP Cloud ERP) SAP S/4HANA Cloud to system przeznaczony dla dużych firm o strukturze korporacyjnej, najczęściej wprowadzany w podmiotach zatrudniających powyżej 1500 pracowników, przy co najmniej 500 aktywnych użytkownikach oprogramowania ERP. Użytkownicy dostają dostęp do uprawnień w ramach wąskiej specjalizacji i odpowiedniego obszaru biznesowego. Szeroki wachlarz zaawansowanych funkcji sprawia jednak, że wdrożenie systemu i jego konfiguracja to długi i pracochłonny proces. Skala przedsięwzięcia wiąże się z kosztami, również jeśli chodzi o bieżące utrzymanie. Podczas gdy system ECC działa w oparciu o tradycyjne, relacyjne bazy danych, takie jak Oracle czy MS SQL, oraz platformę SAP NetWeaver, SAP S/4HANA Cloud (SAP Cloud ERP) opiera się wyłącznie na bazie SAP HANA w technologii  in-memory. Dzięki wykorzystaniu interfejsu SAP Fiori pracownicy mogą obsługiwać system w ramach różnych urządzeń, w tym urządzeń mobilnych. Elastyczność i komfort codziennego użytkowania jest również zależna od szerokiego wykorzystania automatyzacji i narzędzi opartych o sztuczną inteligencję takich jak pilot AI SAP Joule. SAP oferuje zakup licencji S/4HANA Cloud (SAP Cloud ERP)w oparciu o trzy modele, zależne od wybranego wariantu produktu: On-premise – licencja wieczysta, wykupywana na własność przy regularnych opłatach za obsługę i wsparcie techniczne – wersja produktu oferuje maksymalną kontrolę nad systemem i wysoki stopień customizacji; Cloud – okresowa licencja S/4HANA Cloud, płatna w oparciu o liczbę użytkowników lub inny wskaźnik – model skalowalny, ograniczona customizacja; Licencja RISE with SAP – pakiet subskrypcyjny obejmujący wsparcie techniczne. Koszty migracji do S/4HANA Cloud są zależne od rozmiaru firmy, stopnia customizacji, wybranego zakresu funkcjonalności, złożoności integracji z aplikacjami zewnętrznymi oraz formy samej migracji. Im bardziej zaawansowany proces, tym więcej środków finansowych i czasu wymaga. Opcja SAP Business One SAP Business One to system ERP przystosowany do potrzeb i sposobu funkcjonowania małych i średnich firm, w których będzie z niego korzystać do 500 użytkowników. Na tle bardziej złożonych rozwiązań wyróżnia go łatwość wdrożenia i obsługi oraz niższa cena. Nowoczesny interfejs i mobilność sprawiają, że pracownicy pozytywnie reagują na zmianę, co sprzyja szybszemu zwrotowi z inwestycji. Nie wymaga złożonej customizacji, a więc czas implementacji jest krótszy. Firmy mogą wybrać pomiędzy wersją opartej na bazie SAP HANA, a wariancie opartym na serwerze Microsoft SQL (MS SQL), a także wersją on-premise lub chmurową. Produkt charakteryzuje otwarta architektura dopuszczająca liczne add-ony oraz wykorzystanie sztucznej inteligencji w oparciu o innowacyjną platformę SAP Business Technology Platform (BTP). Oprogramowanie jest modułowe, implementuje się tylko te elementy, które są firmie aktualnie potrzebne, a selekcję można stopniowo rozszerzać. Użytkownicy zyskują dostęp do pełnego zakresu wykupionych modułów. Główne moduły odpowiadające na podstawowe potrzeby przedsiębiorstw: Administracja – kursy walut, definicje systemowe i uprawnienia, alarmy online, import i eksport danych; Księgowość – dane, konta, księga główna, dokumenty księgowe i raporty, definiowanie budżetu; Szanse sprzedaży – analiza informacji o sprzedaży, raporty, szanse i etapy sprzedaży; Sprzedaż – procesy sprzedaży – realizacja zleceń i dostaw, wystawianie faktur, realizacja zwrotów, wysyłka monitów do odbiorców; Zakup – transakcje z dostawcami, proces zakupu, kalkulowanie cen importu z uwzględnieniem opłat celnych, kosztów transportu i ubezpieczenia, opłat, podatków i innych; Partnerzy handlowi – dane podstawowe partnerów handlowych i informacje o ich działaniach, prognozy wielkości sprzedaży; Banki – obsługa transakcji pieniężnych, zautomatyzowana funkcja Mechanizm płatności; Gospodarka materiałowa – zarządzanie zapasami, procesy ustalania cen i pakowania, zarządzanie partiami i numerami seryjnymi; Produkcja –  obsługa drzewa produktu i zleceń produkcyjnych; MRP (Planowanie potrzeb materiałowych) – zarządzanie potrzebami materiałowymi w procesie produkcyjnym, funkcja Kreator planowania wspierająca definiowanie scenariuszy planowania; Usługa – obsługa relacji pomiędzy przedstawicielami ds. usług serwisowych a odbiorcami, informacje o umowach serwisowych, towarach, umowach seryjnych, reklamacjach i zapytaniach odbiorców; Pracownicy – dane o pracownikach firmy, zarządzanie kadrami; Raporty – wewnętrzne analizy firmy, raporty magazynowe, sprawozdania finansowe i dane księgowe. Koszty użytkowania są stabilne i łatwe do przewidzenia – cena zależy od liczby użytkowników korzystających z systemu i zakresu wdrożenia. Rozliczane jednorazowo w przypadku zakupu licencji w wersji on-premise, bądź miesięcznie w ramach subskrypcji w wariancie chmurowym. SAP Business One to produkt skalowalny, użyteczny dla firm, w których liczba pracowników i wykonywane przez nich obowiązki zmieniają się dynamicznie.

Druga edycja konferencji Symfonia Digital Day, organizowana przez Grupę Symfonia we współpracy z Fundacją Digital Poland i pod patronatem honorowym Ministerstwa Rozwoju i Technologii, ponownie zgromadzi liderów sektora MŚP, ekspertów i przedstawicieli administracji publicznej. W tym roku wydarzenie koncentruje się wokół jednego pytania: jak budować odporność biznesu w czasach dynamicznych zmian cyfrowych. Jak podkreśla Edyta Malesza-Malatrat, Chief Marketing Officer w Symfonii i współprowadząca wydarzenie, celem konferencji jest nie tylko przekazanie wiedzy, ale przede wszystkim wsparcie przedsiębiorców w praktycznym przygotowaniu się do nadchodzących zmian. Block Quote – Symfonia Digital Day daje liderom biznesu praktyczne wskazówki, jak planować i wdrażać cyfrowe rozwiązania w swoich firmach – od wdrożenia KSeF, przez wykorzystanie sztucznej inteligencji, po wzmocnienie odporności operacyjnej. Uczestnicy zdobędą wiedzę i inspiracje, które pozwolą im podejmować świadome decyzje – dodaje Tomasz Mamys, ekspert ds. cyfryzacji i współprowadzący konferencję. Block Quote KSeF – cyfrowa rewolucja w centrum uwagi Tegoroczna edycja Symfonia Digital Day w dużej mierze poświęcona jest Krajowemu Systemowi e-Faktur (KSeF) – rozwiązaniu, które w 2026 roku stanie się obowiązkowe dla wszystkich przedsiębiorców. To temat budzący wiele emocji i pytań. Jak wynika z badania przeprowadzonego przez Symfonię, większość biur rachunkowych wciąż nie jest gotowa na jego wdrożenie – część firm dopiero analizuje wymagania, a inne rozpoczynają pierwsze testy. Najczęściej wskazywane obawy dotyczą aspektów technicznych, integracji systemów oraz kosztów. Block Quote Cyfryzacja to jednak nie tylko nowe narzędzia, ale również zmiana sposobu myślenia o całej organizacji. Jak podkreśla Tomasz Mamys, wszystkie sesje w agendzie Symfonia Digital Day zostały zaprojektowana tak, by odpowiadać na konkretne wyzwania małych i średnich firm. Block Quote Ekspert zaznacza, że równie ważnym elementem programu będzie panel dotyczący sztucznej inteligencji w biznesie – tematu, który w praktyce coraz silniej wpływa na sposób funkcjonowania przedsiębiorstw. Block Quote W programie konferencji znalazły się panele poświęcone nie tylko KSeF i sztucznej inteligencji, ale również bezpieczeństwu cyfrowemu, deregulacjom prawnym oraz wpływowi nowych regulacji unijnych na funkcjonowanie MŚP. Eksperci będą dyskutować o tym, jak technologia może wzmacniać stabilność biznesu w obliczu niepewności gospodarczej i geopolitycznej. Uczestnicy wydarzenia mogą również liczyć na inspirującą część motywacyjną. Gościem specjalnym będzie Krzysztof Hołowczyc, który opowie o zarządzaniu ryzykiem, planowaniu i odporności w sytuacjach granicznych – tematach bliskich każdemu przedsiębiorcy. Block Quote Symfonia Digital Day 2025 to nie tylko konferencja, ale też platforma dialogu i współpracy pomiędzy biznesem, administracją publiczną i ekspertami technologicznymi. W opinii organizatorów to właśnie otwarta wymiana doświadczeń i budowanie zaufania stanowią fundament skutecznej transformacji cyfrowej. Block Quote Symfonia Digital Day 2025 odbędzie się 6 listopada 2025 roku w Centralnym Domu Technologii, ul. Krucza 50 w Warszawie. Uczestnicy będą mogli dołączyć również online. Rejestracja trwa zarówno na wydarzenie stacjonarne, jak i transmisję online – szczegóły i zapisy są dostępne na stronie: https://symfonia.pl/symfonia-digital-day/.

Automatyzacja procesów staje się wyzwaniem, ale też szansą dla nowoczesnych firm. Dzięki niej przedsiębiorstwo może działać szybciej, dokładniej i taniej – bez utraty jakości obsługi. Co ważne, automatyzacja nie jest zarezerwowana tylko dla korporacji i dużych firm. Wręcz przeciwnie – dzięki niej mniejsi gracze mogą konkurować z większymi jak równy z równym. Dowiedz się, jak zautomatyzować swój biznes, wykorzystując m.in. nowoczesne oprogramowanie dla firm. Automatyzacja w małych i średnich firmach – dlaczego to ma sens? Automatyzacja w małej lub średniej firmie może całkowicie zmienić sposób jej funkcjonowania – oczywiście na lepsze! Do najczęstszych korzyści odnotowywanych dzięki automatyzacji należą: zwiększenie efektywności – automatyzacja powtarzalnych zadań pozwala je realizować szybciej; w tym czasie pracownicy mogą się skupić na bardziej wymagających zadaniach, a efektywność całego zespołu rośnie; redukcja kosztów – automatyzacja nie tylko obniża koszty pracy, ale też eliminuje wiele błędów i pomaga optymalizować wykorzystanie zasobów, zapewniając szeroko zakrojone oszczędności; usprawnienie procesów – wiele z nich może być realizowanych wydajniej, przewidywalnie i bez błędów; automatyzacja pozwala na standaryzację i większą kontrolę. Wszystko to przekłada się również na wyższą jakość produktów lub usług oraz zadowolenie klientów. Automatyzacja i cyfryzacja MŚP mają ogromne znaczenie dla konkurencyjności. Dzięki temu mniejsze firmy nie muszą pozostawać w tyle za większymi. Automatyzacja i cyfryzacja MŚP – jakie procesy możesz usprawnić? Nie wszystkie procesy nadają się do automatyzacji. Możesz jednak dzięki niej usprawnić działania w wielu obszarach. Jakich? Księgowość i finanse Księgowość to idealny obszar do automatyzacji. Wdrożenie systemu ERP lub zintegrowanego programu finansowo-księgowego pozwala na uporządkowanie rozliczeń, oszczędność czasu i eliminację błędów. Nowoczesne oprogramowanie dla firm zapewnia: automatyczne wystawianie faktur, generowanie raportów i bilansów jednym kliknięciem, przypomnienia o realizacji obowiązków podatkowych, łatwiejszą komunikację i wymianę danych z biurem rachunkowym, komunikację z kontem bankowym, w tym pobieranie wyciągów i wysyłanie przelewów. Oprogramowanie takie jak Comarch ERP Optima w usłudze Szybki Start, które można znaleźć w ofercie Gecos, automatycznie łączy także dane z różnych działów – eliminując błędy i pozwalając podejmować decyzje w oparciu o rzeczywiste liczby. Administracja, kadry i płace Dzięki automatyzacji Twoja firma może zapomnieć o „papierologii”. Cyfrowy obieg dokumentów to rewolucja, która usprawnia komunikację między działami i sprawia, że informacje nie giną w chaosie. Elektroniczne umowy, faktury czy teczki pracownicze nie tylko oszczędzają miejsce w siedzibie firmy, ale też ułatwiają wyszukiwanie potrzebnych danych i bezpieczną archiwizację. Nawet małe i średnie firmy potrafią wręcz tonąć w dokumentach, a takie usprawnienie uwalnia wiele zasobów i przynosi oszczędność czasu. Obsługa klienta Klient oczekuje szybkiej reakcji. Gdy firma się rozwija, a liczba zapytań rośnie, łatwo o niepowodzenia w tym zakresie. Tu również z pomocą przychodzi automatyzacja. Nowoczesne systemy ERP i CRM pozwalają scalić komunikację – każda wiadomość, telefon i zapytanie trafiają do jednego miejsca, umożliwiając efektywniejsze zarządzanie zgłoszeniami. Jednocześnie chatboty mogą wspierać pracowników działu obsługi klienta, zapewniając błyskawiczne odpowiedzi na prostsze pytania. Marketing i sprzedaż Narzędzia marketingowo-sprzedażowe pomagają małym firmom skuteczniej konkurować z większymi, m.in. poprzez: segmentację odbiorców, kampanie e-mail marketingowe z personalizacją, automatyzację publikacji w mediach społecznościowych, analizę skuteczności działań w czasie rzeczywistym. Dzięki temu możesz stale pozostawać w kontakcie ze swoimi klientami i lepiej wykorzystywać szanse na sprzedaż. Efektem są większe zyski przy mniejszym nakładzie pracy. Jak skutecznie automatyzować małą lub średnią firmę? Pierwszym krokiem do automatyzacji powinna być analiza. Oceń, które procesy najbardziej obciążają firmę. Następnie warto dobrać oprogramowanie dla firm, które pozwoli połączyć te obszary w spójną całość. Specjaliści Gecos pomagają w doborze, wdrożeniu i integracji systemów ERP tak, by narzędzie skutecznie wspierało Twój zespół w codziennej pracy. To właśnie profesjonalne wdrożenie przesądza o tym, czy inwestycja w automatyzację procesów szybko się zwróci. Raporty generowane przez oprogramowanie pomogą Ci ocenić, ile czasu i zasobów faktycznie oszczędzasz. Warto również pamiętać, że nowoczesne oprogramowanie do automatyzacji może ewoluować wraz z Twoją firmą. Właściwy partner pomoże Ci w dostosowaniu funkcji i zakresu automatyzacji do aktualnych potrzeb. Skontaktuj się z nami.

Sztuczna inteligencja przestaje być futurystycznym hasłem, a staje się realnym narzędziem transformacji biznesowej. Z najnowszego badania IFS Polska wynika, że wszystkie ankietowane firmy planują wdrożenie rozwiązań AI w ciągu najbliższych dwóch lat, a już dziś blisko 65% dużych przedsiębiorstw aktywnie korzysta z tej technologii. Raport „Sztuczna inteligencja w firmach – między innowacją a rzeczywistością” został przygotowany przez IFS Polska na podstawie badania przeprowadzonego wśród 150 polskich firm o przychodach przekraczających 400 mln zł rocznie, reprezentujących m.in. sektor produkcyjny i energetyczny. Wyniki pokazują, że AI z roli testowe weszła w etap masowej adopcji, ale wciąż towarzyszy temu strategiczny chaos – tylko 17% firm ma spójną strategię wdrażania AI. Block Quote I w praktyce – firmy stawiają na efektywność i szybki zwrot z inwestycji Najczęściej wdrażane rozwiązania koncentrują się wokół obsługi klienta (14,7%), automatyzacji procesów biznesowych (13,5%) oraz obszaru finansów (12,6%), co pokazuje, że organizacje wybierają technologie o wysokim i szybkim ROI. Jednocześnie coraz większą rolę odgrywa AI w obszarze ESG – m.in. w redukcji emisji CO₂, optymalizacji zużycia energii i etycznym zarządzaniu danymi. Aż 23% firm wykorzystuje AI do analiz ryzyka i poprawy bezpieczeństwa pracy, co pokazuje rosnącą świadomość odpowiedzialności technologicznej. Block Quote Największe bariery? Koszty i brak strategii Pomimo ogromnego potencjału, firmy wciąż napotykają na bariery – przede wszystkim wysokie koszty wdrożenia i utrzymania systemów AI (36,7%), a także brak odpowiednich kompetencji cyfrowych i trudności z integracją technologii z istniejącymi systemami. Firmy jasno wskazują, co może przyspieszyć adaptację AI: obniżenie kosztów (27%), rozwój infrastruktury technologicznej (18,7%) i dostęp do gotowych rozwiązań chmurowych (12%). Block Quote Perspektywa rynku: AI stanie się standardem w ciągu 3–5 lat Zaledwie 8% firm uważa, że AI jest już standardem w ich branży, ale aż 84% przewiduje, że stanie się nim w ciągu najbliższych pięciu lat, z czego największa grupa (52%) wskazuje horyzont 3–5 lat. Block Quote

Produkcja to układ odpornościowy rynku – tolerancja błędów jest bliska zeru. Gdy linia działa na trzy zmiany, premie zależą od skoków wydajności, a czas pracy jest zmienny, źle dobrany system to czas, pieniądze i morale wyrzucone w błoto. Jakie funkcje naprawdę ratują sytuację? I dlaczego enova365 to coś więcej niż „kolejny program kadrowy”?  4 wyzwania, które nie pozwalają kadrowym w firmach produkcyjnych spać spokojnie Zacznijmy od tego, jakie wyzwania specjalistów do spraw kadr w firmach produkcyjnych można łatwo rozwiązać przy pomocy odpowiedniego programu. Dane o czasie pracy niewidoczne dla systemu do rozliczania wynagrodzeń Gdy pracownicy rejestrują czas pracy na hali produkcyjnej w systemie do rejestracji czasu pracy (RCP), niezintegrowanym z systemem do naliczania wynagrodzeń, firma sama prosi się o problemy. W takiej sytuacji program, w którym wyliczane są wynagrodzenia nie otrzymuje automatycznie informacji np. o nadgodzinach czy pracy w nocy, a ich uwzględnienie przy tworzeniu listy płac to żmudna, ręczna robota (dane, które są już w RCP muszą zostać ponownie wprowadzone – tym razem do systemu kadrowo-płacowego). Brak powiązania kosztów wynagrodzeń z miejscami ich powstawania Dla firm produkcyjnych kluczowa jest identyfikacja miejsc powstawania kosztów – nie wystarczy wiedzieć, ile się płaci, trzeba wiedzieć, gdzie każdy złoty został wydany: na linię, dział czy konkretny projekt. Zamiast cyfrowej komunikacji z pracownikami, tradycyjny papierowy obieg dokumentów pracowniczych W nowoczesnej firmie komunikacja z pracownikami nie może być archaiczna – dziś każdy oczekuje, że wniosek urlopowy wyśle z telefonu, a grafik czy liczbę dni niewykorzystanego urlopu sprawdzi online; papier to już anachronizm. Jednak oczekiwania pracowników i wizerunek nowoczesnej firmy to tylko jedna strona medalu. Druga – nie mniej ważna – to czas potrzebny na obsługę spraw pracowniczych w firmach, zatrudniających po kilkaset albo kilka tysięcy pracowników. Dla przykładu, choć 2 minuty potrzebne na sprawdzenie liczby dni niewykorzystanego urlopu jednego zatrudnionego to niewiele, jeżeli pomnożymy to przez 1000 pracowników otrzymamy aż 4 dni robocze. Pulpit Pracownika enova365 umożliwia samoobsługę pracowniczą. Pracownicy mogą wysłać wniosek o urlop czy delegację, sprawdzić liczbę dni należnego urlopu czy odebrać PIT-11 Konieczność obsługi różnych grup pracowników, systemów czasów pracy, okresów rozliczeniowych czy form opodatkowania Firmy produkcyjno-handlowe zatrudniają wiele różnych grup pracowników: biurowych, produkcyjnych, magazynowych, ale także grupy montażowe, czasami delegowane poza Polskę czy sprzedawców, zatrudnionych w zewnętrznych, firmowych salonach sprzedaży.  Takie zróżnicowanie powoduje, że system kadrowo-płacowy wykorzystywany w firmie musi być tak elastyczny, by obsłużyć je wszystkie. Obsłużenie różnych systemów czasu pracy, różnych okresów rozliczeniowych oraz różnych typów składników wynagrodzeń – to najważniejsze stawiane przed nim wymagania. Kolejna kwestia, z którą program musi sobie poradzić to zróżnicowane formy opodatkowania oraz obsługa pracowników, znajdujących się poza terenem kraju. A wszystko to musi działać zgodnie z obowiązującym prawem, przepisami podatkowymi, normami BHP i zmianami legislacyjnymi – system musi być aktualny, reagujący i poprawny, bo jeden błąd może drogo kosztować. Dlaczego enova365 to idealny program kadrowo-płacowy dla firmy produkcyjnej enova365 nie tylko rozumie wszystkie powyższe wyzwania. Ona je rozwiązuje. Jak? Dzięki: integracji z systemami do rejestracji czasu pracy (RCP, terminale, zewnętrzne aplikacje) — dane trafiają bezpośrednio do systemu, eliminując ręczne przenoszenie; modułom produkcyjnemu + finansowo‑księgowemu + kadrowo‑płacowemu — premie i wynagrodzenia naliczane automatycznie na podstawie wielu zmiennych (wydajność, jakość, czas pracy) z przyporządkowaniem do linii produkcyjnych i miejsc powstawania kosztów; więcej informacji na ten temat znajdziesz w artykule Alokacja kosztów – na czym polega automatyczny podział kosztów w firmie? portalom pracownika i kierownika — pulpity, przez które pracownik sam składa wniosek, aktualizuje dane, kierownik widzi grafik, nadgodziny, wnioski i może interweniować z poziomu pulpitu. W dużych firmach to skrócenie setek maili i telefonów; zgodności z przepisami — enova365 jest regularnie aktualizowana zgodnie ze zmianami prawa pracy, norm czasu pracy, regulacjami podatkowymi i dokumentacyjnymi — co oznacza, że firma nie musi obawiać się zaległych kar czy błędnych rozliczeń. Case‑studies z wdrożeń programu kadrowego enova365 w firmach produkcyjnych Grupa Mardom – firma produkcyjna korzysta z enova365 w dwóch spółkach, integrując systemy RCP, wdrażając samoobsługę pracowniczą i automatyzując procesy. Efekt? Dane spójne, czas operacji HR drastycznie skrócony i koszty zredukowane o 228 000 zł rocznie. Okno-Plus – firma produkcyjno-handlowa wdrożyła enova365, w tym samoobsługę pracowniczą, e-teczki oraz obsługę PPK. W efekcie zautomatyzowała większość procesów kadrowych i z łatwością rozlicza wynagrodzenia wszystkich grup pracowników – także grup montażowych, oddelegowanych za granicę. HanseYachts – przykład organizacji z ponad 1000 pracowników, w której dzięki wdrożeniu enova365 wszystkie dane HR zintegrowano w jednym systemie. Zautomatyzowano ewidencję czasu pracy i jej weryfikację, rozliczanie wynagrodzeń i ich księgowanie oraz raportowanie. Wdrożono też nowoczesne procesy HR: samoobsługę pracowniczą, powiadomienia i przypomnienia, możliwość logowania się do systemu spoza firmy. Wszystkie powyższe wdrożenia przyniosły konkretną redukcję nieporozumień w rozliczeniach i oszczędność czasu menedżerów i działu HR. Checklista dla firm produkcyjnych – co musisz mieć w programie kadrowo‑płacowym Oto, na co zwrócić uwagę przy wyborze: elastyczne harmonogramy i zmienne normy czasu pracy — zmiany nocne, stawki zmianowe, normy nieregularne, automatyczne naliczanie premii i dodatków zależnie od produkcji/wydajności/warunków, integracja z miejscami powstawania kosztów — linie, projekty, działy, portale i pulpity online — by pracownicy mogli samodzielnie operować wnioskami, danymi, a kierownicy widzieli wszystko w jednym miejscu,  aktualizacje prawne i zgodność — normy, podatki, stawki minimalne, dokumentacja zawsze na bieżąco. Program kadrowo‑płacowy w firmie produkcyjnej to nie dodatek — to fundament działań całej organizacji. Właściwy system to narzędzie, które skraca i upraszcza procesy, eliminuje błędy oraz ręczną pracę, a także pozwala pracować sprawniej. A do tego daje menedżerom pełną kontrolę nad kosztami. enova365 łączy wszystkie elementy: integruje dane o czasie pracy i wynagrodzeniach w jednym systemie, przyporządkowuje wynagrodzenia do odpowiednich miejsc powstawania kosztów i cyfryzuje obsługę kadrową pracowników. Po prostu działa kompleksowo. Jeśli produkcja ma funkcjonować skutecznie, przewidywalnie i rozwijać się bez ograniczeń — warto postawić na system, który już dziś rozumie, co znaczy produkcyjny HR.

Choć zalet wdrożenia WMS jest wiele, przedstawiam tylko kilka, które występują najczęściej u naszych klientów i mają dla nich największe znaczenie. Wiele przedsiębiorstw nadal polega na rozwiązaniach opartych na plikach w Excelu lub innych wypracowanych narzędziach. W takiej sytuacji, trudno mówić jednak o automatyzacji procesów magazynowych i wewnętrznej logistyki magazynowej, która pozwala przyspieszyć tempo pracy na magazynie oraz zmniejszyć ilość pomyłek. Dlatego kiedy firma, która dotychczas polegała na tego typu narzędziach, decyduje się na wdrożenie WMS, szybko odczuwa wyraźny wzrost wydajności i efektywności pracy magazynu. Niewątpliwie zastosowanie systemu WMS do zarządzania magazynem i logistką magazynową, przynosi firmie szereg korzyści, w postaci realnych oszczędności finansowych. Wzrost wydajności i efektywności pracy magazynu Nie ma znaczenia jaką branżę reprezentuje klient. Każda firma, która decyduje się na wdrożenie WMS lub mobilnego magazyniera, przede wszystkim skraca czas przygotowania wysyłek i dostaw. Praca na magazynie z pomocą kolektorów jest po prostu szybsza i łatwiejsza, niż w przypadku systemu zainstalowanego na komputerze. W przypadku WMS od Humansoft, zarówno w systemie ERP jak i na kolektorze danych można sprawdzić, co znajduje się w danej lokalizacji i zobaczyć ścieżkę dostępu do towaru począwszy od rzędu, regału, poziomu aż po konkretne miejsce składowania towaru. Jednak to właśnie aplikacja zainstalowana na kolektorze pozwala ten proces znacząco przyspieszyć. Magazynier przygotowując wysyłkę widzi na kolektorze jasną dyspozycję skąd ma pobrać towar. Dzięki temu następuje eliminacja sytuacji, w której pracownik błądzi po magazynie, poszukując danego artykułu na własną rękę lub musi pytać o towar innych osób. Warto wspomnieć, że istnieje możliwość wdrożenia etykiet, które dotyczą nie tylko artykułu, ale także numeru partii. W efekcie tego możemy w pełnym zakresie pokazać magazynierowi, gdzie ma się udać i co konkretnie wziąć. Wówczas mamy pewność, że pracownik pobierze dokładnie to, co powinien, np. artykuł z konkretnej partii lub o konkretnym terminie przydatności. Jednocześnie lokalizacje WMS pozwalają na utrzymanie porządku w magazynie. Po zeskanowaniu kolektorem kodu w miejscu paletowym, aplikacja pokaże, jakie towary znajdują się w tym miejscu. Pracownicy zaczynają dostrzegać wartość tego, że każdy artykuł znajduje się w określonej, znanej lokalizacji i dzięki temu sami dbają o prządek. Zmniejszenie ilości reklamacji Jeśli towary są odpowiednio oklejone etykietami, magazynierzy praktycznie nie są w stanie wysłać niewłaściwego asortymentu do klienta. Wynika to z tego, że magazynier nie musi się zastanawiać, co powinien spakować, ponieważ po pierwsze – kolektor wskaże mu miejsce pobrania odpowiedniego towaru, a po drugie – aplikacja nie zatwierdzi pobrania innego artykułu. W sytuacji zeskanowania złego kodu, pracownik otrzyma na kolektorze odpowiednie ostrzeżenie i dzięki temu nie popełni błędu. Szybkie wdrożenie nowych pracowników i niższe koszty szkolenia Dzięki szybkiej identyfikowalności lokalizacji towaru, wdrożenie nowego pracownika jest łatwe i trwa krócej. Dzięki temu jest również tańsze. Bez WMS nowy pracownik może mieć problemy z tym, by w prosty sposób identyfikować poszczególne artykuły, zwłaszcza jeżeli ma do czynienia z podobnym do siebie asortymentem. Natomiast lokalizacje oraz kody kreskowe na artykułach powodują, że możliwość pomyłki jest znacznie redukowana. Poza tym, aplikacja mobilny magazynier jest jak nawigacja, która w sposób graficzny pokazuje, gdzie należy iść i jaki artykuł pobrać. To dzięki temu, nowy pracownik szybko staje się samodzielny i nie wymaga długiego, a co za tym idzie, kosztownego szkolenia. To wszystko przyczynia się również do zmniejszenia stresu nowego pracownika i sprawia, że czuje się pewniej kompletując zamówienia. Choć ten aspekt nie przynosi bezpośrednich korzyści finansowych, to warto pamiętać, że komfort pracy i zadowolenie pracownika, przekłada się na jego zapał do pracy. Przyspieszenie inwentaryzacji, nawet o 60% Tę korzyść najłatwiej opisać na konkretnym przypadku wdrożenia WMS. W momencie gdy zaczynaliśmy wdrożenie u jednego z klientów, inwentaryzacja zajmowała tam 5 dni intensywnej pracy z nadgodzinami. Natomiast pierwsza inwentaryzacja z użyciem kolektorów przeprowadzona w czasie, gdy wciąż trwało wdrożenie, została zredukowana do 2 dni. A więc już wtedy, proces ten został skrócony o 60 % , przy czym pół dnia zajęło oklejanie towarów nowymi etykietami. Dla klienta są to konkretne oszczędności. Firma nie musi już ponosić kosztów związanych z dłuższym zatrzymaniem produkcji z powodu inwentaryzacji. Poza tym, w razie potrzeby może ją przeprowadzać częściej, ponieważ teraz zajmuje mniej czasu. Oszczędności związane z redukcją drukowanych dokumentów WMS zapewnia obsługę dokumentów bezpośrednio na kolektorze. Przy pomocy panelu kierownika, osoba upoważniona, przypisuje magazynierom dokumenty do spakowania, które magazynierzy widzą na swoich kolektorach. Dlatego, w zupełności można zrezygnować z drukowania dokumentów, które do tej pory trafiały na magazyn. W tym momencie warto wspomnieć, że panel kierownika umożliwia również dodanie priorytetów w dokumentach, dzięki czemu pracownik wie, w jakiej kolejności powinien pakować artykuły. Taka funkcjonalność doskonale sprawdza się w sytuacji, gdy pakowanie towarów musi uwzględniać czas przyjazdu poszczególnych kurierów lub termin realizacji zamówień. Jest to kolejna zaleta przejścia na elektroniczne dokumenty. Niektóre firmy pozostają przy drukowaniu dokumentów. Jest to sposób pośredni – dokumenty są drukowane wraz z kodem kreskowym, który pracownik sczytuje za pomocą kolektora i wyświetla je na ekranie. Zdarza się to rzadko, ponieważ rezygnacja z papierowych dokumentów w skali roku oznacza dla firmy spore oszczędności. Automatyzacja i przyspieszenie tworzenia dokumentów spedycyjnych i etykiet Integracja WMS z systemami firm kurierskich zapewnia szybką i wygodną obsługę nadawania paczek, bez potrzeby logowania się na strony spedytorów. W przypadku systemu WMS od Humansoft, po spakowaniu towaru i zmianie statusu dokumentu „do wysyłki” (może to dziać się również automatycznie) system automatycznie generuje list przewozowy oraz drukuje etykietę przewozową. Jednocześnie program może wysłać powiadomienie sms lub e-mail do klienta i handlowca, z informacją o wysłaniu towaru. O tym jak duże korzyści płyną z integracji WMS z aplikacjami kurierskimi i z jakimi oszczędnościami się to wiąże, niech świadczy jedna z wypowiedzi naszego klienta – Wiceprezesa firmy ANIRO Pana Daniela Kaczmarczyka: „Dzięki integracji z systemami kurierskimi tworzenie dokumentacji, wydruk etykiet na paczki czy zamawianie kuriera, odbywa się automatycznie, jednym kliknięciem w systemie. W efekcie tego,  odzyskaliśmy 90% czasu pracy na jednym z etatów.” Jedna baza danych – wiele zalet I na koniec ostatnia, ale niezwykle ważna korzyść dla firmy, którą zapewniają wyłącznie kompleksowe systemy ERP z wbudowanym WMS. Tą korzyścią jest praca na jednej bazie danych i brak konieczności integrowania ze sobą zewnętrznych programów, dostarczanych przez różnych producentów. Zalet pracy na jednej bazie danych jest naprawdę wiele. Wymienię choćby kilka, tych najbardziej kluczowych dla firmy, jak: jedna konfiguracja obiektów w systemie, jedna aktualizacja wspólna dla całego programu, spójność danych, bezpieczeństwo rozwoju ERP i WMS, a także jeden producent odpowiedzialny za całość – aktualizację, rozwój oraz wdrożenie systemu.