Artykuły

Rok 2026 przynosi nowe wyzwania i oczekiwania dla platform e-commerce B2B. Firmy nie szukają już jedynie sklepów internetowych – potrzebują rozwiązań, które łączą zaawansowane funkcje sprzedażowe z integracją systemów ERP, pełną automatyzacją procesów i inteligentną analizą danych. W tym kontekście kluczowe staje się wdrażanie technologii, które zwiększają efektywność handlowców, skracają czas realizacji zamówień i pozwalają oferować spersonalizowane doświadczenie zakupowe dla klientów B2B.  W tej części przedstawiamy 8 niezbędnych funkcjonalności, które powinna oferować nowoczesna platforma B2B, na przykładzie platformy Hummerce, która od lat wspiera firmy w rozwoju sprzedaży e-commerce B2B. AI-driven commerce – inteligentna personalizacja w e-commerce B2B Sztuczna inteligencja w e-commerce B2B przestaje być dodatkiem technologicznym, a staje się realnym wsparciem sprzedaży i obsługi klientów. W 2026 roku platformy B2B wykorzystujące AI nie tylko prezentują ofertę, ale aktywnie ją dopasowują do konkretnego kontrahenta, analizując jego historię zakupową, częstotliwość zamówień, zachowania w sklepie oraz dane transakcyjne. W praktyce oznacza to przejście od statycznych katalogów i cenników do dynamicznej, kontekstowej oferty, która zmienia się w zależności od klienta, momentu zakupowego i sytuacji biznesowej. AI wspiera zarówno klientów końcowych, jak i handlowców, skracając proces decyzyjny i zwiększając skuteczność sprzedaży. Najważniejsze obszary zastosowania AI w sprzedaży B2B obejmują: personalizację cen i rabatów, gdzie system przewiduje poziom rabatu zwiększający prawdopodobieństwo zamówienia, jednocześnie dbając o marżę, rekomendacje produktowe, obejmujące zestawy, warianty oraz produkty komplementarne, dopasowane do profilu klienta i wcześniejszych zakupów, automatyczne uzupełnianie zapasów, czyli sugestie produktów, które klient powinien zamówić, zanim wystąpią braki magazynowe, prognozowanie popytu i alerty zakupowe, oparte na analizie cykli zakupowych i sezonowości. Dzięki takiemu podejściu platforma Hummerce pozwala firmom B2B nie tylko zwiększać średnią wartość koszyka, ale także znacząco skracać czas potrzebny do finalizacji zamówienia. Klient szybciej znajduje właściwe produkty i warunki handlowe, a handlowiec otrzymuje realne wsparcie decyzyjne zamiast statycznych danych. Zaawansowane konta firmowe i portale klienta B2B Jednym z absolutnych fundamentów nowoczesnego e-commerce B2B są zaawansowane konta firmowe, które odwzorowują rzeczywistą strukturę organizacyjną klienta. W przeciwieństwie do e-commerce B2C, zakupy B2B bardzo rzadko są decyzją jednej osoby – zazwyczaj uczestniczy w nich kilka działów, a odpowiedzialność za proces zakupowy jest rozłożona pomiędzy różnych pracowników. Dlatego platforma B2B musi umożliwiać tworzenie jednego konta firmowego, w ramach którego działa wielu użytkowników, np. pracownicy działu zakupów, osoby zatwierdzające zamówienia czy księgowość. Każdy z nich powinien mieć jasno określoną rolę i zakres uprawnień. Zaawansowane konta firmowe w Hummerce obejmują m.in.: definiowanie ról i uprawnień (kto może składać zamówienia, kto je akceptuje, kto ma dostęp do cen, faktur i historii zakupów), limity budżetowe oraz mechanizmy kontroli wydatków, wieloetapowe workflow zakupowe, czyli procesy zatwierdzania zamówień dostosowane do struktury organizacyjnej klienta, dedykowane cenniki i rabaty przypisane do firmy lub konkretnych użytkowników, możliwość przypisania dedykowanego handlowca odpowiedzialnego za obsługę danego kontrahenta. Uzupełnieniem kont firmowych są portale klienta B2B, które zapewniają samoobsługowy dostęp do kluczowych informacji i dokumentów. Klienci mogą w jednym miejscu: pobierać faktury, certyfikaty i dokumentację techniczną (np. DTR), śledzić statusy realizacji zamówień, produkcji i wysyłki, zarządzać reklamacjami oraz pełną historią zamówień. Tak zaprojektowane konta firmowe i portale klienta realnie odciążają działy obsługi klienta, porządkują proces zakupowy po stronie kontrahenta i zwiększają jego lojalność. W e-commerce B2B jest to nie tylko funkcjonalność „nice to have”, ale warunek konieczny skalowania sprzedaży i obsługi większych organizacji. Profesjonalne konfiguratory produktów – sprzedaż złożonych ofert bez błędów W e-commerce B2B standardowe produkty „z półki” stanowią raczej wyjątek niż regułę. W wielu branżach produkcyjnych, technicznych czy projektowych oferta opiera się na produktach konfigurowalnych, zestawach komponentów, wariantach technicznych i indywidualnych parametrach ustalanych pod konkretnego klienta. W 2026 roku profesjonalny konfigurator produktów przestaje być przewagą konkurencyjną, a staje się niezbędnym elementem platformy B2B. Konfiguratory produktów w Hummerce pozwalają zarówno handlowcom, jak i klientom końcowym samodzielnie budować złożone rozwiązania w uporządkowany i bezpieczny sposób. System prowadzi użytkownika przez proces konfiguracji, uwzględniając zależności między komponentami, dostępność wariantów oraz zasady wyceny, co znacząco ogranicza ryzyko błędów. Najważniejsze korzyści wynikające z zastosowania konfiguratorów produktowych w B2B to: skrócenie czasu przygotowania ofert oraz eliminacja błędów w wycenach i specyfikacjach, możliwość sprzedaży złożonych zestawów, wariantów i komponentów, bez konieczności ręcznego budowania ofert, automatyczne generowanie dokumentów ofertowych, spójnych z konfiguracją produktu i warunkami handlowymi. Dzięki konfiguratorom produkty przestają być barierą sprzedażową, a stają się narzędziem przyspieszającym proces zakupowy. Firmy zyskują lepszą kontrolę nad strukturą oferty i komponentami, a klienci – jasność, przejrzystość i większą pewność podejmowanych decyzji zakupowych. Rozbudowany katalog produktów – warianty, atrybuty i parametry techniczne Nowoczesna platforma e-commerce B2B musi być przygotowana na obsługę bardzo rozbudowanych katalogów produktowych. W praktyce oznacza to setki tysięcy jednostek magazynowych (SKU), wielowariantowość, liczne atrybuty techniczne oraz różne jednostki miary i formy pakowania. W 2026 roku ograniczenia katalogowe platformy stają się realnym hamulcem skalowania sprzedaży, szczególnie w modelu hurtowym, dystrybucyjnym i cross-border. Hummerce umożliwia zarządzanie złożonym asortymentem w sposób elastyczny i skalowalny. Platforma obsługuje produkty o wielu wariantach i parametrach, pozwalając precyzyjnie opisywać ich cechy techniczne, konfiguracje oraz zależności pomiędzy poszczególnymi elementami oferty. Kluczowe elementy rozbudowanego katalogu B2B obejmują: obsługę dużej liczby SKU, wariantów i atrybutów produktowych, możliwość sprzedaży w różnych jednostkach miary, takich jak sztuki, kilogramy, metry kwadratowe czy opakowania, zgodnie z charakterem asortymentu, zaawansowane zarządzanie multimediami, w tym zdjęciami, plikami, dokumentacją techniczną i opisami produktowymi. Dostęp do szczegółowych danych produktowych ma w B2B kluczowe znaczenie, gdyż klienci oczekują kompletnej, precyzyjnej informacji technicznej jeszcze przed kontaktem z handlowcem. Dzięki rozbudowanemu katalogowi platforma e-commerce może obsługiwać skomplikowaną ofertę produktową w sposób spójny, czytelny i gotowy do dalszej automatyzacji procesów sprzedażowych. Inteligentne wyszukiwanie i filtrowanie produktów w dużych katalogach B2B W e-commerce B2B wyszukiwarka nie jest jedynie dodatkiem do katalogu, bardzo często to najważniejsze narzędzie zakupowe. Klienci biznesowi rzadko „przeglądają” ofertę – zamiast tego przychodzą z konkretnym zapotrzebowaniem, numerem katalogowym, parametrem technicznym lub specyfikacją. Przy katalogach liczących setki tysięcy pozycji brak zaawansowanego wyszukiwania prowadzi bezpośrednio do frustracji, błędów i porzuconych koszyków. W 2026 roku standardem staje się wyszukiwanie oparte na AI i semantyce, które rozumie intencję użytkownika, a nie tylko dokładne frazy. Hummerce oferuje inteligentne mechanizmy wyszukiwania i filtrowania, które pozwalają klientom szybciej dotrzeć do właściwych produktów, nawet w bardzo złożonych katalogach technicznych. Kluczowe funkcje wyszukiwania i filtrów w e-commerce B2B obejmują: wyszukiwanie semantyczne i AI search, które interpretuje zapytania użytkowników i prezentuje najbardziej trafne wyniki, zaawansowane filtry techniczne, umożliwiające zawężanie oferty po parametrach, cechach i specyfikacjach, wyszukiwanie po numerach katalogowych, indeksach i kodach producenta, zarządzanie synonimami i nazwami alternatywnymi, co jest kluczowe przy różnym nazewnictwie tych samych produktów, podpowiedzi produktów podobnych lub zamienników, wspierające ciągłość procesu zakupowego. Dzięki precyzyjnemu wyszukiwaniu klienci B2B szybciej znajdują odpowiednie produkty, rzadziej popełniają błędy i sprawniej finalizują zamówienia. Dla firmy oznacza to krótszą ścieżkę zakupową, mniejsze obciążenie handlowców i wyższą satysfakcję kontrahentów. Automatyzacja procesów sprzedażowych i zamówień powtarzalnych Jednym z największych wyzwań w sprzedaży B2B są procesy powtarzalne: cykliczne zamówienia, uzupełnianie zapasów, ręczne wprowadzanie tych samych koszyków czy reagowanie na braki magazynowe. Bez automatyzacji działania te generują wysokie koszty operacyjne i pochłaniają czas, który handlowcy mogliby poświęcić na rozwój relacji z klientami. Nowoczesna platforma e-commerce B2B w 2026 roku powinna przejmować te zadania automatycznie. Hummerce oferuje rozbudowane mechanizmy automatyzacji, które upraszczają i przyspieszają codzienną obsługę zamówień, zarówno po stronie klienta, jak i zespołów sprzedażowych. Automatyzacja procesów sprzedażowych w Hummerce obejmuje m.in.: zamówienia cykliczne i powtarzalne koszyki, umożliwiające szybkie ponawianie regularnych zakupów, automatyczne uzupełnianie braków magazynowych wraz z rekomendacjami produktów zamiennych, alerty i przypomnienia o wyczerpujących się zapasach, powiadomienia o zmianach cen, istotne przy długoterminowej współpracy i kontraktach. Uzupełnieniem automatyzacji są mechanizmy bulk szybkiego zamawiania, które pozwalają klientom B2B składać zamówienia hurtowe w najbardziej efektywny sposób. Zamiast dodawania produktów pojedynczo do koszyka, użytkownicy mogą: wprowadzać wiele SKU i ilości jednocześnie w formularzach hurtowych (bulk order, quick order), ponawiać wcześniejsze zamówienia jednym kliknięciem, tworzyć i zapisywać listy zakupowe (requisition lists) dla zamówień powtarzalnych, korzystać z zamówień cyklicznych lub subskrypcyjnych, szczególnie przy asortymencie regularnie zamawianym. Takie podejście znacząco skraca ścieżkę zakupową i zwiększa wygodę klientów, co w relacjach B2B, opartych na powtarzalności i długofalowej współpracy, ma kluczowe znaczenie. Jednocześnie automatyzacja pozwala handlowcom skupić się na doradztwie i rozwoju sprzedaży, zamiast na ręcznej obsłudze operacyjnej. Zaawansowane modele cenowe i elastyczna polityka cenowa w B2B W e-commerce B2B cena rzadko bywa stała i uniwersalna. W 2026 roku platforma sprzedażowa musi odzwierciedlać rzeczywiste warunki handlowe, które wynikają z indywidualnych negocjacji, kontraktów długoterminowych, wolumenów zakupowych oraz relacji z klientem. Brak elastycznych mechanizmów cenowych skutkuje ręcznymi korektami, błędami i wydłużeniem procesu sprzedaży. Hummerce oferuje rozbudowaną politykę cenową, która pozwala firmom B2B precyzyjnie zarządzać cenami i automatycznie egzekwować ustalone zasady – bez konieczności angażowania handlowców na każdym etapie transakcji. Platforma wspiera m.in.: ceny per klient, grupę lub segment, uwzględniające historię współpracy, poziom obrotów czy status kontrahenta, rabaty wolumenowe i progowe, naliczane automatycznie w zależności od ilości zamówionego towaru lub wartości koszyka, wiele cenników równolegle, dedykowanych klientom, kontraktom lub rynkom zagranicznym, cenniki walutowe i jednostkowe, z obsługą różnych jednostek sprzedaży (sztuki, kilogramy, metry kwadratowe) oraz automatyczną aktualizacją kursów walut, ceny dynamiczne i ukryte, widoczne wyłącznie po zalogowaniu lub zależne od konfiguracji produktu, integrację z ERP oraz kalkulatory cen, które uwzględniają hurtowe cenniki, promocje, kontrakty i warunki długoterminowe. Uzupełnieniem tych mechanizmów jest możliwość personalizacji oferty i katalogu. Platforma pozwala ukrywać wybrane produkty, ceny lub całe sekcje oferty przed określonymi klientami, tak aby każdy użytkownik widział wyłącznie asortyment i warunki, które go dotyczą. Dzięki temu Hummerce wiernie odwzorowuje realia sprzedaży B2B, zwiększa konkurencyjność oferty, skraca proces negocjacji i minimalizuje ryzyko błędów przy złożonych wycenach. Marketplace-ready i obsługa wielu dostawców w e-commerce B2B Model marketplace coraz częściej pojawia się także w sprzedaży B2B. Firmy rozszerzają swoje platformy o oferty partnerów, producentów i dostawców, tworząc ekosystem sprzedażowy zamiast pojedynczego sklepu. W 2026 roku nowoczesna platforma B2B powinna być gotowa na taki scenariusz — zarówno technologicznie, jak i procesowo. Hummerce umożliwia budowę i rozwój sprzedaży w modelu marketplace, zapewniając obsługę wielu dostawców w ramach jednej platformy. System pozwala zarządzać ofertą pochodzącą z różnych źródeł, synchronizować dane produktowe oraz integrować procesy logistyczne i sprzedażowe. Kluczowe możliwości w tym obszarze obejmują: obsługę wielu sprzedawców i dostawców w jednym środowisku e-commerce, agregację ofert i zarządzanie asortymentem z różnych źródeł, kontrolę warunków współpracy, prowizji i kontraktów z partnerami, integrację procesów zamówień, stanów magazynowych i logistyki. Istotnym rozszerzeniem modelu marketplace jest także bezpośrednia integracja z zewnętrznymi platformami sprzedażowymi, takimi jak Allegro. Dzięki niej firmy mogą synchronizować ceny, stany magazynowe i zamówienia pomiędzy własnym e-commerce B2B a marketplace’em, bez konieczności korzystania z dodatkowych pośredników. Pozwala to znacząco poszerzyć kanały sprzedaży, zwiększyć dostępność produktów i skalować biznes bez nadmiernych kosztów technologicznych. Dzięki gotowym rozwiązaniom integracyjnym Hummerce umożliwia firmom B2B rozwój sprzedaży w modelu marketplace w sposób kontrolowany, skalowalny i zgodny z długoterminową strategią biznesową – zarówno na rynku krajowym, jak i cross-border. Chcesz dowiedzieć się jeszcze więcej na ten temat? Obejrzyj odcinek podcastu Cyfryzacja w Biznesie.  Podsumowanie W tej części pokazaliśmy funkcjonalności, które w 2026 roku najbardziej wpływają na sprzedaż w e-commerce B2B: AI-driven commerce, zaawansowane konta firmowe i portale klienta, konfiguratory produktów, rozbudowany katalog, inteligentne wyszukiwanie, automatyzację zamówień, elastyczną politykę cenową oraz gotowość marketplace. To rozwiązania, które skracają czas od potrzeby do zamówienia, ograniczają błędy i odciążają handlowców w operacyjnej obsłudze klientów. W drugiej części przechodzimy do elementów, które domykają proces zakupowy i pozwalają skalować sprzedaż bez wzrostu kosztów: quote-to-order, mobilność i PWA, analityka predykcyjna i MCP, integracje z ERP, WMS i CRM, self-service, logistyka i stabilność technologii.

Magazyny wkraczają w nową erę dzięki automatyzacji. Zaczynając od samodzielnych robotów jeżdżących (takich jak AMR, które same poruszają się po hali), przez zaawansowane systemy do zbierania zamówień, aż po roboty do rozładowywania i układania palet. Automatyzacja i robotyzacja magazynów Automatyzacja magazynów przyspiesza jak nigdy wcześniej. Rynek automatyzacji magazynowej rośnie szybko – według różnych prognoz, w najbliższych latach jego wartość podwoi się lub nawet potroi. Dzięki temu magazyny staną się dużo bardziej wydajne: niektóre systemy pozwalają zwiększyć produktywność nawet 2-3 razy, bo roboty pracują szybciej i bez przerw. Roboty współpracujące, czyli coboty, staną się codziennością. To przyjazne maszyny, które pracują ramię w ramię z ludźmi. Pomagają unikać błędów, zmniejszają ryzyko wypadków i sprawiają, że praca jest lżejsza i bardziej ergonomiczna. Ludzie skupiają się na tym, co wymaga myślenia, a roboty biorą na siebie ciężkie i powtarzalne zadania. Przyszłość magazynów to mieszanka ludzi i inteligentnych maszyn – bezpieczniejsza, szybsza i bardziej efektywna. Sztuczna inteligencja Sztuczna inteligencja w magazynach przestanie być tylko eksperymentem i stanie się codziennym narzędziem pracy. AI pomoże przede wszystkim w prognozowaniu, co klienci będą kupować, w lepszym zarządzaniu zapasami, w automatycznym podejmowaniu decyzji przy planowaniu dostaw i w ścisłej współpracy z systemami zarządzania magazynem, takimi jak Asiston WMS. Dzięki AI magazyny będą projektowane mądrzej, od układu półek po optymalne trasy dla robotów. Sztuczna inteligencja będzie też analizować dane na bieżąco, w czasie rzeczywistym, co pozwoli szybko reagować na zmiany. Według różnych prognoz branżowych (w tym raportów Gartnera i innych analityków), w najbliższych latach AI stanie się standardem w większości systemów logistycznych i magazynowych. To oznacza dokładniejsze prognozy, mniej marnowanych zasobów, szybsze decyzje i ogólnie bardziej efektywne magazyny. Przyszłość to inteligentne systemy, które wspierają ludzi w codziennej pracy, czyniąc magazyny nie tylko szybszymi, ale też bardziej przewidywalnymi i oszczędnymi. Ekomagazyny Presja ze strony Unii Europejskiej i oczekiwań klientów sprawi, że magazyny staną się bardziej ekologiczne. Nowe przepisy UE, takie jak te dotyczące opakowań czy raportowania emisji CO₂, wymuszają zmiany już od 2025-2026 roku. Popularne będą magazyny zasilane energią odnawialną, na przykład panelami słonecznymi na dachach. Automatyzacja pomoże oszczędzać energię – roboty i inteligentne systemy zużywają mniej prądu, optymalizują oświetlenie, ogrzewanie i trasy transportu wewnątrz hali. Dzięki temu emisja CO₂ spadnie znacząco. Dużym trendem staną się małe mikro-magazyny w miastach lub blisko klientów. Skracają one drogę dostaw, co oznacza mniej ciężarówek na drogach i mniejszy ślad węglowy. Szybkie dostawy bez dużego wpływu na środowisko. Przyszłość magazynów to nie tylko efektywność, ale też dbałość o planetę – czystsze powietrze, mniej odpadów i oszczędność zasobów dla wszystkich. Elastyczność i odporność łańcucha dostaw W obliczu niepewności geopolitycznej i zmieniającego się popytu magazyny muszą stać się bardziej elastyczne i skalowalne. Będą szybko dostosowywać się do nowych sytuacji, raz powiększać, raz zmniejszać operacje bez dużych kosztów. Kluczowe będą systemy chmurowe, które pozwalają zarządzać magazynem z dowolnego miejsca, łatwo dodawać nowe funkcje i skalować w górę lub w dół. Popularne staną się cyfrowe bliźniaki (digital twin) – to wirtualne kopie prawdziwego magazynu. Dzięki nim można symulować różne scenariusze: co się stanie, jeśli popyt wzrośnie, przyjdzie opóźniona dostawa czy zmieni się trasa transportu. To pomaga planować bez ryzyka. Firmy będą też przenosić produkcję i magazyny bliżej rynków zbytu (tzw. nearshoring), na przykład z dalekiej Azji do Europy lub Ameryki Północnej. Skróci to czas dostaw i zmniejszy zależność od odległych łańcuchów. Widoczność w czasie rzeczywistym będzie niezbędna. Dzięki czujnikom IoT i big data menedżerowie zobaczą na bieżąco, co dzieje się z każdym towarem, gdzie jest i jaki jest stan zapasów. Integracje technolgii Magazyny przyszłości zmienią się w prawdziwe „inteligentne huby”, czyli centra, gdzie wszystko jest ze sobą połączone. Systemy zarządzania magazynem (takie jak Asiston WMS), systemy planowania zasobów przedsiębiorstwa (ERP) i zewnętrzne platformy (np. dostawców czy sklepów online) będą działać jak jeden organizm. Dane będą płynąć płynnie w obie strony, co pozwoli na szybsze decyzje, mniej błędów i lepszą kontrolę nad całym łańcuchem dostaw. Podsumowanie W Polsce sektor logistyczny jest w dobrej kondycji (liczy ponad 36 mln m² powierzchni magazynowej). Wyzwaniami są rosnące koszty energii, ostrożni konsumenci i konkurencja z platform chińskich. Firmy, które zainwestują w AI i automatyzację, zyskają przewagę konkurencyjną. Te trendy wskazują na transformację magazynów z prostych przechowalni w dynamiczne, inteligentne centra operacyjne. Aby się przygotować, warto już teraz analizować wdrożenia pilotażowe i współpracować z partnerami technologicznymi.

W e-commerce i nowoczesnej dystrybucji kluczowe znaczenie ma sprawna obsługa zamówień. W dzisiejszym świecie e-commerce i logistyki klienci oczekują szybkiej, bezbłędnej realizacji zamówień oraz pełnej przejrzystości całego procesu, począwszy od chwili złożenia zakupu aż po dostawę czy obsługę ewentualnych zwrotów. To ogromne wyzwanie dla firm, które muszą sprostać rosnącej liczbie zamówień, różnym kanałom sprzedaży i coraz wyższym standardom obsługi. Tradycyjne metody pracy magazynu nie są w stanie zapewnić odpowiedniej wydajności i kontroli, dlatego coraz częściej organizacje sięgają po rozwiązania klasy WMS (Warehouse Management System). Pełny proces realizacji zamówienia, począwszy od rejestracji, przez magazynowanie i kompletację, aż po pakowanie, wysyłkę i obsługę zwrotów przedstawiamy na przykładzie systemu ERP HermesSQL z modułem WMS. Rejestracja i przyjęcie zamówienia Rejestracja i przyjęcie zamówienia w systemie WMS to pierwszy i niezwykle istotny etap całego procesu realizacji sprzedaży. Zamówienia spływają automatycznie z różnych kanałów, np. sklepu internetowego, platform marketplace (np. Allegro, Amazon), systemu B2B czy sprzedaży stacjonarnej i są natychmiast rejestrowane w systemie. Eliminuje to konieczność ręcznego przepisywania danych, przyspiesza obsługę i ogranicza ryzyko błędów. Jednocześnie rezerwowane są odpowiednie towary w magazynie, a zlecenia trafiają do modułu WMS. Magazynier, korzystając z terminala mobilnego, otrzymuje pełne informacje o zadaniu i może płynnie przejść do kompletacji. Już na tym etapie firma zyskuje kontrolę nad realizacją zamówienia i spójność danych we wszystkich kanałach sprzedaży. Magazynowanie i kontrola zapasów WMS umożliwia precyzyjne zarządzanie lokalizacjami począwszy od regałów i półek, po strefy kompletacyjne i składowania, co gwarantuje porządek i szybki dostęp do towarów. Wszystkie operacje, takie jak przyjęcie czy wydanie, są rejestrowane w czasie rzeczywistym za pomocą kolektorów danych i natychmiast odzwierciedlane w ERP. System obsługuje partie, numery seryjne i daty ważności, wspierając rotację FIFO/FEFO. Ułatwia także inwentaryzacje, zarówno całościowe, jak i cząstkowe, prowadzone bez przerywania pracy magazynu. Dzięki temu firma zyskuje bieżący obraz stanów, a menedżerowie mogą trafniej prognozować zapotrzebowanie i optymalizować przestrzeń magazynową. Kompletacja zamówień System WMS znacząco usprawnia proces kompletacji zamówień, ponieważ dokładnie wskazuje lokalizację każdego produktu w magazynie, prowadząc pracownika krok po kroku po optymalnej ścieżce pobrania towarów. Dzięki wykorzystaniu kolektorów danych i skanowania kodów kreskowych lub etykiet GS1, minimalizuje ryzyko pomyłek oraz pozwala potwierdzić, że pobrano właściwy produkt w odpowiedniej ilości. WMS wspiera różne modele kompletacji od obsługi pojedynczych zamówień, przez kompletację falową dla wielu zamówień jednocześnie, aż po kompletację strefową, w której zadania są dzielone pomiędzy różne sekcje magazynu. Pakowanie i przygotowanie wysyłki Na etapie pakowania system wspiera magazyniera w doborze odpowiednich opakowań, kontroluje zgodność zawartości z dokumentami i automatycznie generuje etykiety. Integracja z firmami kurierskimi (InPost, DPD, DHL, GLS, UPS) pozwala tworzyć listy przewozowe i protokoły odbioru bezpośrednio z systemu. Dzięki temu proces przygotowania wysyłki jest szybki, uporządkowany i pozbawiony błędów, a klient otrzymuje paczkę zgodnie z planowanym terminem. Wysyłka i aktualizacja danych W trakcie pakowania zamówienia system na bieżąco aktualizuje stany magazynowe i rejestruje operacje w centralnej bazie ERP. Automatycznie generuje dokumenty transportowe, a klient otrzymuje powiadomienie o wysyłce z numerem śledzenia. Dzięki temu firma ma pełną kontrolę nad procesem dystrybucji, a automatyzacja przyspiesza realizację zamówień i minimalizuje ryzyko błędów. Obsługa zwrotów i reklamacji Zwroty i reklamacje są rejestrowane w systemie i powiązane z pierwotnym dokumentem sprzedaży. Towar wracający do magazynu podlega weryfikacji poprzez skanowanie kodów kreskowych, co eliminuje pomyłki. Produkty spełniające wymogi jakościowe trafiają ponownie do sprzedaży, natomiast uszkodzone do odpowiedniej strefy magazynu. System WMS aktualizuje stany i generuje dokumenty rozliczeniowe, a status reklamacji można śledzić w systemie, co zapewnia przejrzystość i komfort klienta. Podsumowanie WMS wspiera wszystkie etapy realizacji zamówienia, zapewniając automatyzację, przejrzystość i minimalizację błędów. W przypadku WMS od Humansoft, wbudowanego w system ERP HermesSQL, mamy do czynienia z pełnym, zintegrowanym rozwiązaniem – pracującym na jednej bazie danych i współpracującym z firmami kurierskimi. System integruje również obszary sprzedaży, rozrachunków i księgowości, co zapewnia spójność danych i ułatwia zarządzanie firmą. Dzięki temu procesy w firmie są lepiej skoordynowane, a klienci otrzymują terminowe i zgodne z oczekiwaniami dostawy.

Nadchodzące miesiące to dla polskich przedsiębiorców oraz działów HR i księgowości czas nowych obowiązków. Przedsiębiorstwa muszą przygotować się na serię wdrożeń, które będą następować niemal co kwartał – od końca 2025 roku aż do połowy 2026 roku. Zamiast reagować w pośpiechu na każdą nową ustawę, postaw na gotowy plan. E-book „Kompas na zmiany 2026” to rzetelna wiedza, która pozwoli Ci spokojnie wdrożyć nowe przepisy. Publikacja ta stanowi zewnętrzny, specjalistyczny materiał, który przekłada skomplikowany język ustaw na praktyczne wskazówki wdrożeniowe, szczególnie ważne dla wszystkich użytkowników systemu ERP enova365. HR i Kadry: rewolucja w stażu pracy i płacach Jednym z najbardziej wymagających obszarów będą zmiany w prawie pracy. Eksperci enova365 zwracają uwagę na unijną dyrektywę o jawności wynagrodzeń, która wprowadzi obowiązek informowania kandydatów o widełkach płacowych już na etapie rekrutacji. To jednak nie koniec – dużą zmianą jest nowy sposób ustalania stażu pracy, do którego będą wliczane okresy prowadzenia działalności gospodarczej oraz pracy na umowach zlecenia. Dla działów kadr oznacza to konieczność masowej weryfikacji uprawnień pracowniczych, co bezpośrednio wpłynie na wymiar urlopów czy dodatki stażowe. Dodatkowo przedsiębiorcy muszą uwzględnić w budżetach wzrost minimalnej podstawy składki zdrowotnej do 100% minimalnego wynagrodzenia oraz aktualizację wskaźników kadrowo-płacowych na 2026 rok. Księgowość 2.0: nowa architektura raportowania Dla profesjonalistów zajmujących się finansami, rok 2026 upłynie pod znakiem cyfryzacji podatków. Eksperci podkreślają, że warto prowadzić intensywne prace związane z wdrażaniem Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF), aby uniknąć spiętrzenia obowiązków przed 1 lutego 2026 roku. Właśnie wtedy jedyną obowiązującą strukturą stanie się FA(3), a systemy będą musiały obsługiwać API 2.0. E-book „Kompas na zmiany 2026” firmy Soneta, producenta systemu ERP enova365, szczegółowo omawia również: • nowe struktury JPK (CIT/PIT): obowiązek przesyłania plików takich jak JPK_KR_PD czy JPK_PKPIR; • zmiany w amortyzacji: od 1 stycznia 2026 r. wejdą w życie nowe zasady stosowania indywidualnych stawek amortyzacyjnych dla budynków w gminach o wysokim bezrobociu; • raportowanie JPK_V7: konieczność uwzględnienia numeru KSeF oraz danych z systemu kaucyjnego. Dlaczego warto pobrać „Kompas na zmiany 2026”? Publikacja nie jest jedynie spisem przepisów, ale narzędziem stworzonym przez praktyków – kierowników i konsultantów projektów księgowych firmy Soneta. Z e-booka dowiesz się nie tylko „co” się zmienia, ale przede wszystkim „jak” przygotować na to swój system i zespół. „Kompas na zmiany 2026” to darmowe wsparcie merytoryczne, które pozwala zamienić niepewność w zaplanowaną strategię. Dodatkowo, zapisując się na newsletter na stronie enova.pl, zyskujesz pewność otrzymania aktualizacji materiałów po każdej kolejnej edycji zmian prawnych. Nie pozwól, by natłok nowych regulacji Cię zaskoczył. Postaw na wiedzę od sprawdzonych partnerów technologicznych i przygotuj swoją firmę na nową rzeczywistość prawno-podatkową. Dowiedz się więcej: Zmiany w przepisach 2026 – enova365

Współcześni konsumenci zwracają coraz więcej produktów kupowanych online. Dla firm oznacza to dodatkowe koszty, ale straty nie są nieuniknione. Dzięki przemyślanej strategii sprzedający mogą ograniczyć liczbę zwrotów i ich negatywny wpływ na środowisko, a także zyskać cenne dane i lojalność klientów. Dla konsumentów kupujących w internecie zwroty stały się elementem przyzwyczajeń zakupowych – według raportu AI in Retail 2024 SAP Emarsys 33% amerykańskich konsumentów przyznaje, że kupuje większą liczbę produktów z myślą o zwrocie części z nich, co jako zjawisko określa się terminem bracketingu. Przeciętny konsument zwraca 8 przedmiotów rocznie. Tendencja ta jest problematyczna – dla sprzedawców oznacza to narastające koszty logistyczne i transportowe, a dla środowiska wzrost emisji węglowych, marnowanie produktów i materiałów do pakowania. Firmy powinny wypracowują strategie pozwalające na sterowanie zachowaniami klientów i promowanie mniej kosztownych i szkodliwych społecznie wyborów. Jak zmniejszyć liczbę zwrotów? Zmniejszenie liczby zwrotów to jeden z najistotniejszych celów sprzedawców online. Każdy zwrot to koszty logistyczne, transportowe i emisje CO2. W wielu przypadkach zwrotu da się uniknąć dzięki właściwej strategii i sprawnemu wykorzystaniu rozwiązań technologicznych. Jak ograniczyć liczbę zwrotów? Firmy mają obecnie wiele opcji. Poprawa informacji o produkcie Najczęstszą przyczyną zwrotów jest niedopasowanie produktu. Zapewnienie klientowi maksymalnej pewności co do ich wyborów jest kluczem do uniknięcia zwrotów. Szczegółowe i rzetelne opisy produktu  Należy udostępnić kupującym wszelkie szczegóły dotyczące składu materiału i specyfiki produktu. Słabe opisy na stronach produktowych przyczyniają się do wyższych stóp zwrotu. Tabele i rekomendacje rozmiarowe  Warto stworzyć tabele rozmiarów osobne dla każdej kategorii produktowej, z instrukcjami ułatwiającymi samodzielne mierzenie się. Przydatne jest dodanie rekomendacji rozmiarowych takich jak: „true to size” czy „jeśli wahasz się, wybierz większy/mniejszy”. Wizualne wsparcie dopasowania  Jeśli zdjęcie produktu przedstawia go na modelce/modelu, należy sprecyzować wymiary danej osoby: wzrost i rozmiar, który ma na sobie. Powinno się również rozbudować galerie o zdjęcia detali (wysokiej rozdzielczości zbliżenia na wykończenia, strukturę materiału, guziki). Technologie AR/AI (Wirtualne Przymierzalnie)  Wykorzystanie rozwiązań bazujących na technologii Augmented Reality i sztucznej inteligencji pozwala klientom uzyskać namiastkę fizycznego kontaktu z produktem. Opinie klientów  Wiele korzyści przynosi zachęcanie klientów do pozostawiania recenzji, które zawierają nie tylko ocenę jakościową, ale też wymiary osoby oceniającej i dopasowanie względem rozmiaru. Dynamiczne rekomendacje  Możliwe jest wprowadzenie w sklepie internetowym systemu dynamicznych rekomendacji (np. asystenta opartego na AI) sugerującego rozmiar na podstawie poprzednich zakupów klienta.  Zmiana polityki zwrotów (Strategia gatekeepingu)  Wprowadzenie tarcia w strategicznych punktach procesu zwrotu może zniechęcić klientów do impulsywnych zakupów i bracketingu, jednocześnie promując wymiany. Wprowadzenie opłat za zwroty  Trzeba pamiętać, że opłaty muszą być jasno i wcześnie komunikowane. Ukrywanie lub mylące informowanie o opłatach aż do późnego etapu procesu zakupowego frustruje klientów, obniża zaufanie względem sprzedawcy i może doprowadzić do porzucenia koszyka. Wysokość opłat musi być dostosowana do tolerancji klientów. Promowanie wymian zamiast zwrotów  Najbardziej efektywnym rozwiązaniem jest uczynienie zwrotów płatnymi i jednoczesne promowanie darmowych i maksymalnie uproszczonych wymian. Darmowa wymiana jest zawsze tańsza niż pozyskanie nowego klienta. Wydłużenie Okresu Zwrotu Chociaż regulacje prawne gwarantują zwrot w ciągu 14 dni bez podania przyczyny, niektóre firmy wydłużają ten okres (np. do 30 lub 90 dni). Ustawowo zwrot środków musi nastąpić tą samą metodą co płatność w ciągu 14 dni. Jeśli produkt zostanie zwrócony później, regulamin sklepu może określać zwrot kwoty na kartę podarunkową. Wykorzystanie danych i analiza Zmniejszenie liczby zwrotów wymaga strategicznej analizy, która identyfikuje główne powody zwrotów. Cenne informacje można uzyskać poprzez ankietowanie klientów co do ich motywacji i oceny całego procesu. Bazując na uzyskanych danych jak i analizie monitorowanych kosztów można doskonalić funkcjonowanie sklepu i mechanizmu zwrotów, wdrażając potrzebne technologie.  Zwroty jako źrodło wartościowych danych Zwroty mogą być niezwykle wartościowym źródłem insightów – nie gromadząc ich narażamy się na straty. Dane o jakości i trafności produktu Najważniejszą informacją pozyskiwaną od klienta jest powód zwrotu. Analiza tych danych pozwala na bezpośrednią identyfikację problemów na etapie projektowania produktu, jego opisu lub komunikacji marketingowej.  Większość zwrotów wynika z uszkodzenia lub wadliwości produktów, niedopasowania (mogącego wynikać z niekonsekwencji lub innych problemów z rozmiarówką) oraz niezgodności z opisem. Powodem zwrotu bywa też zamówienie wielu produktów czy rozmiarów na zapas, a także nieterminowa dostawa.  Dane o zachowaniach klientów i lojalności Analiza zwrotów dostarcza wglądu w nawyki zakupowe i segmentację klientów oraz wpływ na wartość życiową klienta (LTV). Zidentyfikowanie typów klientów pozwala na dopasowanie działań do kluczowych grup.  W kontekście zwrotów możemy przykładowo podzielić klientów na seryjnie zwracających (serial returners), efektywnie zwracających (zwracający szybko) i spowolnionych zwracających. Liczebność grup i ich zachowania stanowią wskazówkę dla wypracowania polityki firmy. Dane na temat tendencji sezonowych tendencji pomagają w planowaniu zaopatrzenia i wysokości cen. Warto również odnotować jakiej kategorii produkty były najczęściej zwracane. Decydując się na wprowadzenie jakiegoś stopnia opłat za zwroty, poszukujemy informacji o tolerancji klientów względem typu i poziomu opłat, a także wpływu programów lojalnościowych na zachowania zakupowe i lojalność klientów. Dane operacyjne i logistyczne Zwroty dostarczają kluczowych danych na temat wydajności wewnętrznych procesów i logistyki zwrotnej (reverse logistics). Istotnymi wskaźnikami, których poziomu należy pilnować są współczynnik zwrotów i długość cyklu zwrotów (odstęp czasowy pomiędzy rozpoczęciem zwrotu a momentem ponownego wprowadzenia towaru do sprzedaży).  Zbyt długi cykl zwrotu zamraża kapitał, spowalnia ponowną sprzedaż i zwiększa ryzyko przecen. Na koszty zwrotu składają się:  koszty przetwarzania (przyjęcie, rejestracja w systemie, weryfikacja produktu),  transport,  przechowywanie i magazynowanie,  ewentualna utylizacja,  kontrola jakości,  ponowne pakowanie,  obsługa klienta (udzielanie informacji, wsparcie, status zamówienia),  straty na wartości towaru,  ewentualne oszustwa czy nadużycia ze strony klientów.  Należy zastanowić się czy ponoszone przez firmę koszty są dopuszczalne czy jednak powinno się dążyć do obniżenia ich poziomu. W decyzji pomaga ścisłe monitorowanie wydatków i strat. Dane o satysfakcji klientów  Warto uzyskać informacje o zadowoleniu kupujących z poszczególnych etapów i aspektów zwrotów i na tej podstawie doskonalić customer experience. Ocenie podlega polityka zwrotów, tempo zwrotu środków, wygoda i komunikacja. Wolność wyboru – wiele opcji zwrotu  76% konsumentów ankietowanych na potrzeby raportu Happy Returns i NRF, 2024 Consumer Returns in the Retail Industry deklaruje, że darmowe zwroty są dla nich istotnym czynnikiem przy podejmowaniu decyzji zakupowych. Dużym wyzwaniem okazuje się znalezienie kompromisu pomiędzy kontrolowaniem kosztów a zapewnieniem klientom oczekiwanych korzyści i standardów obsługi. Dobierając opcje zwrotu warto pamiętać o potrzebach i preferencjach klientów. 65% badanych (Happy Returns, NRF) jest skłonnych dokonać zwrotu stacjonarnie, jeśli może zrobić to bez opakowania i metki, a 64% chętniej zdecyduje się na sprzedawcę który oferuje zwroty nie wymagające posiadania drukarki, jako że tylko 42% ma regularny dostęp do drukarki.  Programy lojalnościowe Wprowadzenie programów lojalnościowych jest sprytnym sposobem na pogodzenie interesów obu stron. Konsumenci są skłonni skorzystać z tej opcji jeśli program będzie obejmował korzyść w postaci darmowych zwrotów. Dzięki dostępowi do danych kontaktowych sprzedawcy mogą informować klientów o ofercie i zachęcać do ponownych zakupów. Wariantem tego rozwiązania jest wymiana punktów lojalnościowych na dostawę. Strategię komunikuje się z naciskiem na budowanie stałych relacji i wspólnoty, a nie tylko na transakcyjność. Punkty lojalnościowe mogą być przyznawane za zakupy, ale także recenzje, zdjęcia oraz rekomendacje rozmiaru dla innych klientów. Opłaty zależne od formy zwrotu  W ramach ustalania opłat można promować korzystne ekonomicznie i środowiskowo formy dostawy. Firmy oferują wiele opcji: zwroty poprzez kuriera, automaty paczkowe, zwracanie bezpośrednio w sklepie bądź w punktach. Zwrot stacjonarny jest szybki dla obu stron, ponieważ weryfikacji produktu można dokonać na miejscu, a ponadto promuje to ruch w fizycznych sklepach. Płatne zwroty + bezpłatne wymiany  W ramach tej strategii pozwalamy klientom na komfortowy dobór rozmiaru, ale tylko z realnym zamiarem zakupu. Dla konsumenta rezultatem jest poczucie bezpieczeństwa, a dla sprzedawcy obniżenie współczynnika zwrotów. Zwrot na kartę podarunkową  Po upływie ustawowych dwóch tygodni od zakupu pojawia się opcja ograniczenia zwrotu do ulokowania środków na kartę podarunkową, dzięki czemu pieniądze zostają w firmie. Zwroty w ramach strategii omnichannel  Rola strategii omnichannel (wielokanałowej) w zarządzaniu zwrotami w handlu elektronicznym jest absolutnie kluczowa. Koordynacja kanałów sprzedażowych usprawnia pracę, oszczędza pieniądze, poszerza możliwości i zachęca klientów. Kup online i oddaj w sklepie Kupujący są bardziej skłonni do zakupów online, jeśli mają możliwość zwrotu produktu w sklepie stacjonarnym. Może to być własny sklep marki, placówka marki współpracującej, bądź sklep partnera funkcjonujący jako punkt odbioru paczek (np. Żabka). Przyjmowanie zwrotów w sklepach umożliwia sprzedawcom skonsolidowanie zwrotów do magazynu centralnego. Zamiast wielu pojedynczych paczek od klientów, sklep wysyła zbiorczy zwrot. Jest to tańsza logistycznie metoda, która jednocześnie zmniejsza negatywny wpływ na środowisko. Dodatkową korzyścią jest generowanie ruchu w sklepie (footfall). Wykorzystywanie infrastruktury sklepów stacjonarnych jako hubów zwrotów może zachęcać klientów do powrotu do fizycznych sklepów.  W przypadku zwrotu w sklepie (brick and click), weryfikacja produktu odbywa się na miejscu przez asystenta sprzedaży, który może ocenić kompletność informacji niezbędnych do wypłaty środków. System ERP SAP Business One umożliwia zarządzanie procesem sprzedażowym z poziomu jednej platformy. Za pomocą wbudowanych narzędzi Integration Framework integruje sprzedaż we wszystkich kanałach, koordynuje płatności i rozliczenia, automatyzuje obsługę klienta, logistykę i transport, a także wspiera marketing.  Sustainability Ekologiczne podejście do zwrotów stwarza możliwość wyróżnienia się na tle konkurencji i przyciągnięcia klientów, dla których te wartości są decydującym kryterium wyboru. Dla tego rodzaju strategii kluczowa jest przejrzystość i jasna komunikacja. Kupujący powinien być świadomy zarówno postawy firmy, jak i potencjalnych konsekwencji swoich wyborów. Transparentność przejawia się więc poprzez stosowanie wyraźnych oznakowań na opakowaniach, ale też edukowanie na temat szkodliwości częstych zwrotów i emisyjności poszczególnych opcji przesyłki. Część klientów na rynku jest gotowa zapłacić za neutralny pod względem emisji CO2 przewóz. Odpowiedzialnością przedsiębiorstwa jest optymalizacja logistyki i transportu, tak by w pełni wykorzystywać możliwości taboru, a także zapobieganie zwrotom poprzez zapewnianie klientom jak najtrafniejszych zakupów. Możliwą opcją, którą jednak należy przemyśleć, jest wprowadzenie opłaty za zwroty. Dbając o środowisko i finanse firmy warto przemyśleć sposób w jaki pakuje się produkty do wysyłki. W doborze wykorzystywanych przez firmę sposobów pakowania pomaga zasada 3R: Reduce: właściwy dobór opakowania do wielkości produktu, by ograniczać martnotrawstwo i uniknąć problemu tzw. air-commerce (wysyłania powietrza w zbyt dużych pudłach). Reuse: wykorzystywanie opakowań zaprojektowanych tak, aby możliwe było ich ponowne wykorzystanie. Sprzedawcy powinni zachęcać klientów do ponownego wykorzystania opakowań przy zwrocie produktów lub w innych celach.  Recycle: zastosowanie materiałów pochodzących z recyklingu lub surowców wtórnych. Powinno się unikać plastiku i stosować papierową taśmę lub biodegradowalne wypełnienia. Pojawiają się również innowacyjne rozwiązania takie jak e-pack – opakowanie, które po dostarczeniu zwracamy kurierowi lub pozostawiamy w automacie paczkowym/punkcie odbioru, co gwarantuje jego ponowne wykorzystanie. Tego typu inteligentna paczka pozwala na dokładne monitorowanie jej stanu i położenia dzięki elektronicznej etykiecie, niewielkiemu panelowi fotowoltaicznemu, licznym czujnikom i sensorowi wilgotności. Jeśli nie zwrot nietrafionego bądź zepsutego produktu to co? Konsumenci coraz częściej wybierają platformy umożliwiające odsprzedaż. Produkty z drugiej ręki cieszą się zainteresowaniem dzięki okazyjnym cenom i przyjazności dla środowiska. Warto też zachęcać i wspierać klientów w naprawie produktów – generowanie mniejszej liczby odpadów ma dobry wpływ na środowisko i satysfakcję klientów.

Controlling w chmurze z Prophix Infinix to nowy standard planowania finansowego: łączy moc natywnej bazy danych w chmurze, bardzo szybkie przetwarzanie danych i zaawansowane bezpieczeństwo, żeby działy finansowe mogły planować szybciej, precyzyjniej i na większą skalę, niż w klasycznych systemach on‑premise.​​ Prophix Infinix – silnik nowoczesnego FP&A Prophix Infinix to cloud-native silnik napędzający platformę Prophix One FP&A Plus, zaprojektowany specjalnie do obsługi złożonych modeli finansowych i dużych wolumenów danych. W odróżnieniu od rozwiązań typu cloud-‑based, które jedynie przenoszą tradycyjne bazy on‑premise na serwery wirtualne, Infinix wykorzystuje pełne możliwości infrastruktury chmurowej, co przekłada się na wyższą skalowalność, elastyczność i dostęp do danych w czasie rzeczywistym.​​ Architektura oparta na mikro serwisach oraz technologia AWS pozwalają rozwijać system poprzez ciągłe dostarczanie nowych funkcji bez przestojów dla użytkowników. Zasoby obliczeniowe są przydzielane dynamicznie w zależności od skali modeli FP&A, co eliminuje typowe w starszych narzędziach wąskie gardła wydajności, szczególnie przy złożonych budżetach i prognozach.​​ Wydajność i skalowalność – fundament controllingu w chmurze Prophix Infinix wykorzystuje przetwarzanie in‑memory, optymalną kompresję oraz zaawansowaną wielowątkowość, co umożliwia bardzo szybkie obliczenia nawet na rozbudowanych modelach i setkach wymiarów analitycznych. Dane przechowywane są kolumnowo z użyciem indeksowania bitmapowego, dzięki czemu zapytania i raporty wykonują się znacznie szybciej niż w klasycznych relacyjnych bazach danych.​​ Dynamiczne skalowanie w kontenerach pozwala automatycznie zwiększać moc obliczeniową w momentach szczytowego obciążenia, takich jak zamknięcie miesiąca, konsolidacja, planowanie budżetu czy aktualizacja prognozy. Po zakończeniu krytycznych procesów zasoby są redukowane, co obniża koszty, jednocześnie gwarantując płynne działanie analiz typu „co-jeśli?” i wielowymiarowych raportów zarządczych.​​ Jedno źródło prawdy dla finansów Prophix Infinix umożliwia budowę centralnego modelu finansowego, który łączy dane z ERP, CRM, HR, systemów produkcyjnych czy narzędzi sprzedażowych w jednej spójnej strukturze FP&A. Działy controllingu mogą dzięki temu analizować rentowność klientów, produktów i projektów, śledzić koszty operacyjne oraz ich wpływ na marżę, a także tworzyć prognozy przepływów pieniężnych i scenariusze makroekonomiczne w czasie zbliżonym do rzeczywistego.​​ Taka centralizacja eliminuje konieczność ręcznej konsolidacji arkuszy, skomplikowanych integracji ad-hoc i długich cykli raportowania charakterystycznych dla środowisk on‑premise. Zarząd i menedżerowie operacyjni pracują na jednej, aktualnej wersji danych, co skraca czas od pytania biznesowego do odpowiedzi analitycznej.​​ Bezpieczeństwo klasy enterprise Platforma Prophix One, którą napędza Infinix, opiera się na infrastrukturze AWS, oferując szyfrowanie danych w spoczynku i w transmisji, wielopoziomową kontrolę dostępu oraz redundancję centrów danych. Dostawca utrzymuje certyfikacje m.in. ISO 27001, ISO 27017, ISO 27018, SOC1 i SOC2, co potwierdza zgodność z najwyższymi standardami bezpieczeństwa i prywatności informacji.​​ Dodatkowo rozwiązanie zapewnia logi audytowe oraz regularne aktualizacje bezpieczeństwa, dzięki czemu w praktyce ryzyko jest niższe niż w wielu lokalnych serwerowniach, które trudniej utrzymać na podobnym poziomie ochrony i ciągłości działania. Współpraca z doświadczonym partnerem wdrożeniowym, takim jak Solemis, ułatwia implementację polityk bezpieczeństwa dopasowanych do polskich organizacji.​​ Zastosowania w kluczowych branżach Prophix Infinix wykorzystywany jest w firmach z produkcji, budownictwa, hotelarstwa, handlu, e-commerce i usług profesjonalnych. W budownictwie system wspiera m.in. kontrolę kosztów na poziomie kodów kosztów (zadania), analizę odchyleń i zarządzanie etapami inwestycji, tworząc bardziej przewidywalny obraz rentowności projektów.​ W produkcji Infinix umożliwia planowanie na poziomie SKU, zaawansowane wielowymiarowe modele produkcyjne oraz lepsze zarządzanie zapasami, co pomaga szybciej reagować na zmiany popytu. W hotelarstwie z kolei pozwala modelować sezonowość, prognozować obłożenie i koszty personelu dla pojedynczych obiektów, a w handlu i e-commerce wspiera analizy marż, segmentację klientów i dynamiczne zarządzanie ceną.​ Prophix Infinix na tle klasycznych systemów Controlling w chmurze oparty na Prophix Infinix staje się kluczowym narzędziem dla działów finansowych, które muszą reagować szybciej, precyzyjniej i w oparciu o coraz większe zbiory danych. Platforma łączy architekturę cloud-native, wysoką wydajność przetwarzania in-memory oraz automatyczne skalowanie, dzięki czemu nawet złożone modele budżetowe, prognozy i analizy scenariuszowe są wykonywane płynnie i bez przestojów. I ntegracja danych z wielu systemów, bezpieczeństwo klasy enterprise oraz szerokie spektrum zastosowań w różnych branżach sprawiają, że Prophix Infinix wyznacza nowy standard controllingu w chmurze i realnie wspiera budowę przewagi konkurencyjnej przedsiębiorstw. Jeśli chcesz jeszcze lepiej zrozumieć, jak Prophix Infinix wspiera nowoczesny controlling w chmurze, zapraszamy do zapoznania się z pełną broszurą poświęconą temu rozwiązaniu. Broszura zawiera więcej przykładów zastosowań, szczegółowe opisy funkcji oraz informacje techniczne, które pomogą ocenić dopasowanie Prophix Infinix do potrzeb Twojej organizacji: https://bit.ly/49piuml  

Obsługa księgowa ponad 1 000 firm to wyzwanie, jeżeli dokumenty spływają wieloma kanałami – elektronicznie, mailem, w wersji papierowej. Firma GLC Accounting postawiła na radykalną zmianę, budując dedykowane rozwiązanie w oparciu o Pulpit Klienta Biura Rachunkowego enova365. Dzięki automatyzacji procesów biuro rachunkowe nie tylko wyeliminowało błędy i skróciło czas księgowania, ale też zaoferowało klientom kontrolę nad obiegiem dokumentów. Sprawdź, jak powstał sprawny, cyfrowy ekosystem w nowoczesnym biurze rachunkowym. Wyzwanie: mało wydajny proces wymiany dokumentów GLC Accounting sp. z o.o. to wiodący dostawca usług outsourcingowych. Księgowi z oddziałów w Katowicach i Warszawie obsługują ponad 1 000 przedsiębiorstw z Polski i zagranicy. Firma oferuje nie tylko prowadzenie ksiąg rachunkowych, ale też doradztwo podatkowe i prawne, usługi audytu księgowego i podatkowego oraz obsługę kadrowo-płacową. Problemem dla GLC Accounting, która wykorzystywała system enova365, była wymiana danych i dokumentów z klientami. Wraz ze wzrostem liczby obsługiwanych firm i przetwarzanej dokumentacji, ten proces zaczął stanowić realną barierę dla dalszego rozwoju i pozyskiwania nowych kontraktów. Przekazywanie dokumentów różnymi kanałami – problemy Klienci przekazywali księgowym dokumenty na wiele sposobów – od wersji papierowych i poczty elektronicznej, przez zewnętrzne systemy, aż po bezpośredni dostęp do własnych baz danych, często innych niż enova365. W efekcie, księgowi zamiast skupić się na obsłudze dokumentów, musieli korzystać z wielu programów i mało wydajnych form komunikacji. Choć opcja przekazywania dokumentów różnymi kanałami miała zapewnić klientom wygodę, obniżała efektywność pracy księgowych i utrudniała zarządzanie danymi. Skutkowało to: wydłużeniem czasu realizacji zadań, brakiem części dokumentów – często z powodu ich pominięcia po stronie klienta. Określenie celów wdrożenia W odpowiedzi na te wyzwania zespół GLC Accounting postanowił wdrożyć usprawnienia. Ich efektem miało być: ujednolicenie procesu wymiany danych z klientami, podniesienie jakości obsługi, zapewnienie dostępu do własnej dokumentacji klientom, którzy nie korzystali z tej samej bazy danych lub wykorzystywali niezależne (inne niż enova365) systemy ERP, zaoferowanie obsługiwanym firmom opcji aktywnego zarządzania obiegiem dokumentów. W ten sposób narodziła się koncepcja gruntownych zmian w sposobie wykorzystania systemu enova365, która rozwinęła się w pełnoskalowy projekt wdrożeniowy. Jego realizacji podjęła się firma wdrożeniowa GLC IT Sp. z o.o. – Autoryzowany Partner Soneta, producenta enova365. Zaprojektowanie nowego rozwiązania informatycznego Projektując nowe rozwiązanie firma wdrożeniowa brała pod uwagę możliwość szerszego wykorzystania systemu enova365. Natrafiła przy tym jednak na szereg wyzwań. Niechęć klientów do poznawania nowego systemu ERP – wielu klientów GLC Accounting korzystało z własnych systemów ERP i niechętnie podchodziło do poznawania nowych rozwiązań. Brak gotowości na płacenie za licencję – bardziej zaawansowani klienci, chcący aktywnie kontrolować pracę księgowości (np. z wykorzystaniem licencji typu Podgląd), nie zawsze byli gotowi na ponoszenie dodatkowych kosztów licencyjnych. Decyzja o wykorzystaniu Pulpitu Klienta Biura Rachunkowego (PKBR) enova365 Firma wdrożeniowa wraz z GLC Accounting przeprowadziła testy w różnych środowiskach i pilotaż na grupie kontrolnej klientów. Wyniki jasno wskazały, że najlepiej ocenianym rozwiązaniem był Pulpit Klienta Biura Rachunkowego (PKBR – jeden z modułów systemu ERP enova365). Klienci doceniali prostotę obsługi, szybki dostęp do dokumentów z dowolnego miejsca oraz realny wpływ na kompletność i jakość przekazywanej dokumentacji. Pozwoliło to zrezygnować z innych, często płatnych lub mniej efektywnych narzędzi. Czytaj także: Pulpit Klienta Biura Rachunkowego czy inne narzędzia – co wybrać do obsługi klientów w erze KSeF? Wyzwania na etapie dostosowania PKBR do potrzeb GLC Accounting Kiedy decyzja o wykorzystaniu Pulpitu Klienta Biura Rachunkowego enova365 została już podjęta, pojawił się drugi zestaw wyzwań. PKBR nie zapewniał pełnego zakresu funkcji zarządczych, potrzebnych w GLC Accounting. W momencie wdrożenia w PKBR brakowało wbudowanego procesu akceptacji dokumentów, dlatego zespół GLC IT zaprojektował dedykowany mechanizm workflow, który został ściśle zintegrowany z modułem księgowym enova365 oraz samym PKBR. Dodatkowo, z uwagi na potrzebę obsługi dokumentów niebędących podstawą księgową (takich jak umowy, certyfikaty czy dokumenty wewnętrzne), wdrożono moduł DMS enova365. Znacznie rozszerzył on przestrzeń do zarządzania dokumentacją. Najważniejsze funkcje rozwiązania wdrożonego w GLC Accounting Zespół wdrożeniowy chciał, żeby PKBR oferował tak dużo funkcji, jak to możliwe przy zachowaniu przejrzystego interfejsu. Jednocześnie umożliwiono każdemu klientowi dostosowanie bazy do potrzeb. W pierwszym etapie zaprojektowano trzy ścieżki obiegu dokumentów: podstawową, zaawansowaną, zaawansowaną z alokacją kosztów do ich miejsc powstawania. Każdy kolejny wariant rozszerza funkcjonalność poprzedniego. Obieg podstawowy wymaga jedynie uzupełnienia podstawowych danych dokumentu i ich zatwierdzenia. Wprowadzenie daty wpływu, typu dokumentu oraz dołączenie załącznika pozwala księgowości na szybkie przejęcie dokumentacji. Obieg zaawansowany rozszerza zakres danych o dodatkowe informacje, takie jak oddział, kontrahent czy inne dane istotne z punktu widzenia biura rachunkowego. Obieg zaawansowany z MPK stanowi najbardziej rozbudowaną formę procesu. Na tym etapie klient przygotowuje dokument w stanie umożliwiającym jego niemal bezpośrednie zaksięgowanie – po stronie księgowości pozostaje już głównie weryfikacja. Każdy z tych wariantów pozwala klientowi samodzielnie określić poziom swojego zaangażowania w proces współpracy z biurem rachunkowym. Niezależnie od wariantu, obieg dokumentów oparto na trzech typach zadań: Sekretariat – etap wprowadzania dokumentów, ich opisu, dołączania załączników oraz przekazywania do zatwierdzenia. Sekretariat akceptacja – etap kontroli poprawności dokumentów. Na tym etapie operator otrzymuje dokumenty w formie finalnej i podejmuje decyzję o ich cofnięciu do poprawy, odrzuceniu lub przekazaniu do księgowości. Akceptacja płatności (etap opcjonalny) – jeśli klient zdecyduje się na kontrolę płatności, księgowość po przetworzeniu dokumentów przekazuje je ponownie do PKBR w celu zatwierdzenia przelewów. Po akceptacji blokada generowania płatności zostaje zdjęta, a dokumenty mogą zostać opłacone. Jak biuro rachunkowe przygotowało się na obsługę dokumentów KSeF? Projektując powyższe etapy, zespół GLC IT dążył do zaprojektowania rozwiązania, które zapewni pełną transparentność procesu dla operatorów oraz umożliwi obsługę KSeF. Dzięki temu możliwe stało się filtrowanie dokumentów i eliminowanie pozycji, które nie powinny trafić do księgowości. Dokumenty pobrane z KSeF automatycznie trafiają do systemu System umożliwia – w zależności od konfiguracji danej bazy – pobieranie dokumentów bezpośrednio z KSeF przy użyciu dedykowanych workerów. Dokumenty te są automatycznie wprowadzane do bazy, wstępnie opisane i trafiają od razu na pierwszy etap obiegu. Obsługa dokumentów, które pozostają poza KSeF Ze względu na fakt, że część dokumentów nie jest objęta obowiązkiem KSeF, w procesie zastosowano moduł OCR, konfigurowalny niezależnie dla każdej bazy. Operator, wgrywając dokument, może od razu skierować go do odczytu, a po pozytywnej weryfikacji system ERP zwraca go wraz z automatycznie uzupełnionymi polami. W większości przypadków OCR uzupełnia dokumenty do poziomu obiegu zaawansowanego lub zaawansowanego z MPK. Funkcjonalność każdego etapu może być rozbudowywana – klient, zgłaszając potrzebę zwiększenia zakresu działania, może przeprowadzić modernizację swojej bazy. Proces wprowadzania dokumentów zaprojektowano tak, aby był możliwy na trzy sposoby – poprzez: ręczne wgrywanie, integrację z KSeF, masowe wgrywanie paczek dokumentów. Klienci otrzymują dedykowany zasób sieciowy dostępny z poziomu przeglądarki. Nad obsługą tych zasobów czuwa Harmonogram zadań, który cyklicznie monitoruje katalogi klientów i publikuje dokumenty w PKBR (BasicDoc), automatycznie dołączając dokument startowy jako załącznik. Dzięki temu, klient już na etapie dodawania dokumentu ma pełną kontrolę nad jego typem, przebiegiem oraz dalszym sposobem przetwarzania. W efekcie, zarządzanie dokumentami stało się przejrzyste i wymaga od klienta minimalnego zaangażowania. Obsługa dokumentów została dodatkowo usprawniona poprzez możliwość wykonywania operacji masowych – zatwierdzania i edycji opisów dla wielu dokumentów jednocześnie. Na każdym etapie można wysyłać informacje i podsumowania do osób zaangażowanych w proces. Zakres komunikatów konfigurowany jest niezależnie od bazy/klienta. Efekty wdrożenia PKBR enova365 w GLC Accounting Wszystkie dokumenty przekazywane w wersji elektronicznej Proces wgrywania dokumentacji został maksymalnie uproszczony. Przebiega szybko, wygodnie i jest w pełni bezpieczny. Klienci mają zdalny dostęp do dokumentów Z poziomu panelu PKBR użytkownicy mają dostęp nie tylko do listy dokumentów wymagających obsługi i wykonania czynności, ale również do archiwum wcześniejszych dokumentów wraz z ich aktualnym statusem. Księgowi mają w systemie komplet dokumentów, zatwierdzonych przez klienta i wzbogaconych o opis merytoryczny Klienci mogą zarządzać dokumentami w wybranym przez siebie zakresie. Mogą oni m.in.: wprowadzić dokument do systemu, uzupełnić wymagane informacje, przekazać dokument do kolejnego etapu, ewentualnie dodać załączniki, zatwierdzić dokument. Po zatwierdzeniu dokumentu operator kontrolujący nie posiada już możliwości edycji treści, a jedynie podejmuje decyzję o dalszym losie dokumentu. Zatwierdzenie dokumentu wprowadza go do zasobu księgowości. Łatwe dodawanie baz dla nowych klientów Ze względu na złożoność procesu oraz czasochłonność jego odtworzenia w każdej bazie odrębnie, kluczowe elementy konfiguracji zostały zamknięte w autorskim dodatku w formie biblioteki .dll. Jego zastosowanie automatycznie konfiguruje podstawowe elementy rozwiązania oraz udostępnia przyjazny interfejs do dalszej konfiguracji, znacząco skracając czas wdrożenia i minimalizując ryzyko błędów Zadowoleni klienci, szybsze księgowanie, możliwość skalowania biznesu Dzięki zastosowaniu opisanych rozwiązań powstał spójny system wymiany informacji. Klienci mogą szybciej przekazywać dokumenty i łatwo nimi zarządzać. Księgowi otrzymują kompletne, zatwierdzone przez klienta dokumenty, wzbogacone o opis merytoryczny. Przekłada się to na szybsze księgowanie, wyższą jakość ewidencji oraz poprawę współpracy między zespołem księgowym a klientem. Firma może z łatwością przyjąć i obsłużyć na wysokim poziomie dodatkowych klientów. Chcesz przyspieszyć przepływ dokumentów w biurze rachunkowym? Pomożemy Ci w tym. Jeszcze dziś umów się na bezpłatną prezentację online, w czasie której nasi konsultanci pokażą, jak system ERP enova365 wspiera pracę w firmie.

Jak przypisać zużycie energii do konkretnych zleceń produkcyjnych i  operacji, aby nie ograniczać się tylko do podejmowania decyzji na podstawie liczników? Jak powiązać dane energetyczne z danymi MES i ERP, aby energia była liczona na poziomie procesu i kosztu jednostkowego? Jak przejść od monitoringu energii do jej rozliczania w kontekście produkcji i controllingu? Jak wykorzystać EMS do liczenia energii na sztukę, operację i centrum kosztów? W wielu zakładach dane energetyczne funkcjonują obok systemów MES i ERP, co często prowadzi do zarządzania energią na poziomie prób i błędów.  Integracja EMS z warstwą produkcyjną i biznesową pozwala zamknąć ten łańcuch informacyjny – od maszyny, przez proces, aż po raport finansowy. Poniżej znajdziesz praktyczne podejście do takiej integracji, oparte na architekturze systemów i realnych potrzebach zakładu. Co to jest EMS? EMS (Energy Management System) to system zarządzania energią, który łączy oprogramowanie, infrastrukturę pomiarową oraz warstwę analityczną. Jego zadaniem jest zbieranie, przetwarzanie i udostępnianie danych o zużyciu energii oraz innych mediów w sposób umożliwiający ich analizę i wykorzystanie operacyjne. Skąd EMS pobiera zbiera dane? System EMS pobiera dane z: liczników energii elektrycznej, gazu, wody, sprężonego powietrza, pary, czujników procesowych i systemów automatyki, urządzeń na poziomie linii produkcyjnych i pojedynczych maszyn. Dane są rejestrowane w czasie zbliżonym do rzeczywistego i udostępniane w postaci raportów, trendów oraz wskaźników, takich jak zużycie energii na jednostkę produkcji czy koszty energii według obszarów zakładu. Miejsce EMS w architekturze systemów produkcyjnych W architekturze IT zakładu produkcyjnego EMS pełni rolę warstwy pośredniej pomiędzy automatyką a systemami zarządczymi. Z jednej strony komunikuje się bezpośrednio z urządzeniami i infrastrukturą techniczną za pomocą standardów przemysłowych, takich jak OPC UA, Modbus czy MQTT. Z drugiej strony integruje się z systemami MES i ERP poprzez interfejsy API lub inne mechanizmy wymiany danych stosowane w danym środowisku. Takie umiejscowienie sprawia, że EMS przejmuje surowe dane pomiarowe z poziomu produkcji, porządkuje je i udostępnia w formie zrozumiałej dla systemów wyższego poziomu. Informacje o zużyciu energii przestają być oderwanymi od kontekstu wartościami technicznymi, a zaczynają funkcjonować razem z danymi o procesach, zleceniach i kosztach. Bez tej warstwy pośredniej energia pozostaje jedynie strumieniem odczytów z liczników, którego nie da się jednoznacznie powiązać z konkretnymi operacjami, produktami ani strukturą organizacyjną firmy. Integracja EMS z MES  Integracja EMS z MES, czyli System Wykonawczym Produkcji  (ang. Manufacturing Executing System) umożliwia powiązanie zużycia energii z rzeczywistym przebiegiem produkcji. MES dostarcza informacji o statusach maszyn, realizowanych zleceniach, czasach cyklu, przestojach i zmianach roboczych. EMS przypisuje do tych samych obiektów profile zużycia energii. Po połączeniu obu systemów możliwe staje się: liczenie zużycia energii na sztukę produktu, analiza energii na operację technologiczną, porównywanie zużycia między zmianami lub liniami, identyfikacja pracy jałowej maszyn. Dane te są wykorzystywane zarówno do analizy efektywności procesów, jak i do bieżącego nadzoru nad produkcją, np. w kontekście nieplanowanych wzrostów poboru energii. Założenia i dobre praktyki integracji EMS z MES i ERP Integracja EMS z pozostałymi systemami wymaga spójnych założeń zarówno organizacyjnych, jak i technicznych. W praktyce problemy najczęściej wynikają nie z ograniczeń technologii, lecz z niespójności danych i braku wspólnego podejścia do ich struktury. Aby integracja miała sens analityczny i operacyjny, konieczne jest ujednolicenie nazewnictwa maszyn, linii, gniazd produkcyjnych oraz wydziałów we wszystkich systemach. Równie istotna jest synchronizacja identyfikatorów zleceń produkcyjnych i indeksów materiałowych, tak aby dane energetyczne mogły być jednoznacznie przypisane do konkretnych operacji i produktów. Na etapie projektowym należy także jasno określić kierunek oraz częstotliwość wymiany danych pomiędzy EMS, MES i ERP. Część informacji, takich jak pomiary zużycia energii, może być przekazywana w czasie zbliżonym do rzeczywistego, natomiast dane kosztowe lub raportowe powinny trafiać do systemów biznesowych w formie agregatów. Takie rozdzielenie upraszcza architekturę i ogranicza obciążenie systemów. Wdrożenie integracji warto rozpocząć od pilotażu obejmującego jeden wydział lub linię produkcyjną, z jasno określonymi wskaźnikami wykorzystywanymi do oceny efektów. W proces powinni być zaangażowani nie tylko specjaliści automatyki i IT, lecz także przedstawiciele produkcji, utrzymania ruchu i controllingu. Dzięki temu dane energetyczne będą odpowiadały realnym potrzebom decyzyjnym, a EMS przestanie pełnić wyłącznie funkcję monitoringu, stając się narzędziem wspierającym zarządzanie produkcją i kosztami w skali całego zakładu. Założenia i dobre praktyki integracji EMS z MES i ERP Integracja EMS z pozostałymi systemami wymaga spójnych założeń zarówno organizacyjnych, jak i technicznych. W praktyce problemy najczęściej wynikają nie z ograniczeń technologii, lecz z niespójności danych i braku wspólnego podejścia do ich struktury. Aby integracja miała sens analityczny i operacyjny, konieczne jest ujednolicenie nazewnictwa maszyn, linii, gniazd produkcyjnych oraz wydziałów we wszystkich systemach. Równie istotna jest synchronizacja identyfikatorów zleceń produkcyjnych i indeksów materiałowych, tak aby dane energetyczne mogły być jednoznacznie przypisane do konkretnych operacji i produktów. O czym pamiętać na etapie projektowym? Na etapie projektowym należy także jasno określić kierunek oraz częstotliwość wymiany danych pomiędzy EMS, MES i ERP. Część informacji, takich jak pomiary zużycia energii, może być przekazywana w czasie zbliżonym do rzeczywistego, natomiast dane kosztowe lub raportowe powinny trafiać do systemów biznesowych w formie agregatów. Takie rozdzielenie upraszcza architekturę i ogranicza obciążenie systemów. Jak rozpocząć proces  wdrożeniowy? Wdrożenie integracji warto rozpocząć od pilotażu obejmującego jeden wydział lub linię produkcyjną, z jasno określonymi wskaźnikami wykorzystywanymi do oceny efektów. W proces powinni być zaangażowani nie tylko specjaliści automatyki i IT, lecz także przedstawiciele produkcji, utrzymania ruchu i controllingu. Dzięki temu dane energetyczne będą odpowiadały realnym potrzebom decyzyjnym, a EMS przestanie pełnić wyłącznie funkcję monitoringu, stając się narzędziem wspierającym zarządzanie produkcją i kosztami w skali całego zakładu.

W świecie transformacji cyfrowej największym zagrożeniem nie są błędy systemowe, lecz informacje, których nie widać. Silosy danych – rozproszone, niespójne i niepołączone źródła informacji – potrafią zniweczyć nawet najlepiej zaplanowane wdrożenie ERP. To ryzyko jest szczególnie dotkliwe dla organizacji stojących przed wyborem i implementacją nowego systemu, ponieważ ukryte nieefektywności ujawniają się dopiero w trakcie pracy operacyjnej: w opóźnionych decyzjach, błędnych prognozach czy utracie zaufania klientów. Silosy jako problem przywództwa Zbyt często traktuje się problemy z danymi jako kwestie czysto techniczne. Tymczasem silosy powstają w wyniku decyzji organizacyjnych: jak działają jednostki biznesowe, jakie systemy wybierają i jak egzekwują procesy. Przykład globalnego producenta, który w różnych regionach korzystał z odrębnych systemów finansowych, zakupowych i magazynowych, pokazuje skalę problemu. Rozbieżne prognozy nie wynikały z błędnych formuł w arkuszach, lecz z niespójnych danych – różnych hierarchii produktów, odmiennych konwencji nazewniczych czy nieaktualnych rekordów klientów. W efekcie każdy raport był tylko fragmentem prawdy, a menedżerowie podejmowali decyzje w oparciu o niepełny obraz. Konsekwencje dla łańcucha dostaw W obszarze zarządzania łańcuchem dostaw silosy danych mogą być wręcz katastrofalne. Błędne sygnały popytu, nieaktualne dane dostawców czy rozproszone informacje logistyczne podważają zwinność, którą ERP ma zapewniać. Jeden z globalnych producentów żywności doświadczył tego boleśnie: regionalne oddziały pracowały na przestarzałych systemach i arkuszach Excel, co skutkowało niedoborami surowców w jednych regionach i nadprodukcją w innych. Dopiero wdrożenie nowoczesnego ERP, integrującego finanse, produkcję i dystrybucję, pozwoliło odzyskać kontrolę i widoczność w czasie rzeczywistym. Wyzwania dla AI w ERP Coraz więcej organizacji rozważa wykorzystanie sztucznej inteligencji w systemach ERP. Jednak bez wysokiej jakości, zharmonizowanych danych algorytmy predykcyjne nie poprawiają wglądu, lecz wzmacniają błędne założenia. Dlatego zanim kadra zarządzająca zdecyduje się na wdrożenie AI, musi upewnić się, że architektura danych i governance są wystarczająco dojrzałe, aby wspierać wiarygodne prognozy. Typowe źródła fragmentacji danych Często mimo wielomilionowych inwestycji w ERP, fragmentacja danych się utrzymuje a najczęstsze przyczyny to: Niepełny zakres integracji – niedoszacowanie liczby systemów powiązanych z ERP, np. CRM czy magazynów. Niespójności danych głównych – duplikaty dostawców, różne jednostki miary, niespójne kody produktów. Brak właścicieli danych – brak odpowiedzialności za jakość danych, szczególnie po go-live. Rozproszone narzędzia raportowe – eksporty do Excela jako sygnał, że system jest fragmentaryczny lub brak nadzoru nad danymi.   Przykład z sektora medycznego Międzynarodowy producent w branży healthcare utrzymywał odrębne systemy księgowe i planowania popytu w różnych regionach. Skutkiem były duplikaty rekordów i niespójne prognozy. Dopiero wybór ERP z naciskiem na analitykę i skalowalność oraz ujednolicenie procesów pozwoliły przełamać silosy i zbudować spójny obraz operacyjny. Checklista dla Zarządów: jak przeciwdziałać silosom danych Traktuj dane główne jak infrastrukturę – zdefiniuj właścicieli, procesy audytu i politykę cyklu życia. Uwzględnij integrację w kryteriach wyboru ERP – testuj złożoność integracji i przygotuj system pod przyszłe wykorzystanie AI. Synchronizuj strategię danych ze zmianą organizacyjną – powołaj stewardów danych, wprowadź programy edukacji data literacy, komunikuj wartość wspólnych danych. Projektuj wsparcie po wdrożeniu wokół danych – oceniaj dostawców pod kątem jakości raportów, efektywności planowania i realizacji zamówień. Buduj kulturę współdzielenia informacji – eliminuj lokalne arkusze Excel i promuj centralne repozytoria danych. Podsumowanie Silosy danych są strategicznym ryzykiem, które może zniweczyć transformację cyfrową. Sukces ERP nie zależy wyłącznie od technologii, lecz od integracji danych, zarządzania nimi i kultury organizacyjnej. Kadra zarządzająca musi traktować dane jak strategiczny zasób i zapewnić ich spójność w całej organizacji. Dlatego eliminacja silosów musi być traktowana jako strategiczne wyzwanie. Właściwy system ERP, wdrożony z doświadczonym partnerem doradczym, pozwala nie tylko uniknąć typowych pułapek fragmentacji danych, ale też zbudować trwałą przewagę konkurencyjną.

W wielu firmach – zwłaszcza o rozbudowanej strukturze organizacyjnej lub działających w modelu oddziałowym – prawidłowe przetwarzanie faktur oraz kolejne etapy obiegu dokumentów (w tym realizacja płatności za dostawy) są uzależnione od tego, czy dokument zawiera dodatkowe informacje umożliwiające identyfikację kosztu. Do takich danych należą m.in. numer zamówienia, identyfikator oddziału odbiorcy, kody EAN towarów czy właściwe oznaczenie projektu. Do tej pory takie dane można było dopisywać w polach pozycji faktury, w uwagach lub notatkach, a także na indywidualnie przygotowanych szablonach dokumentów sprzedaży. Problem w tym, że e-faktura w KSeF ma ściśle określoną strukturę XML, w której obsługa pól dodatkowych wymaga skonfigurowania dodatkowych ustawień, a indywidualny szablon dokumentu po prostu nie istnieje. Jak zatem dostarczać te informacje w sposób zgodny z KSeF i oczekiwaniami dużych kontrahentów? Czym są i do czego służą pola dodatkowe na fakturach? W ujęciu biznesowym pola dodatkowe to informacje, które nie wynikają wprost z obowiązków podatkowych, ale są ważne z perspektywy obsługi transakcji po stronie sprzedawcy i nabywcy. Zwykle służą do powiązania faktury z procesem handlowo-logistycznym, czyli np. zamówieniem, dostawą, projektem, kampanią czy wewnętrznym numerem referencyjnym. Przed wdrożeniem KSeF takie informacje można było dodać na wiele różnych sposobów – do pozycji sprzedaży na dokumencie, na wydrukach, do dokumentu sprzedaży albo w listach i filtrach w systemach ERP. Problem w tym, że Krajowy System e-Faktur nie pozwala na taką dowolność, bo narzuca jednolity, zdefiniowany format danych. Struktura FA(3) a pola dodatkowe na fakturze – co się zmienia? W KSeF 2.0, który zacznie obowiązywać już od 1 lutego 2026 r., wykorzystywana będzie nowa struktura e-faktury: FA(3). Jej układ składa się z jasno określonych bloków, takich jak Nagłówek, Podmiot1, Podmiot2, Podmiot3, Podmiot Upoważniony, część zasadnicza Faktury (pozycje), a także Stopka czy Warunki Transakcji. W schemacie FA(3) jest także miejsce na pewne fakultatywne elementy dotyczące danych operacyjnych, któremożna przekazywać na dwa sposoby: w ramach pól opcjonalnych, czyli takich, które zostały już zdefiniowane w strukturze XML KSeF. Do tej kategorii należą m.in.: adres e-mail dostawcy, informacje o transporcie, numery zamówień lub WZ, czy numer i data umowy. Aby móc z nich korzystać, wystarczy wskazać w systemie, które wartości z faktury mają zostać umieszczone w odpowiednich polach pliku XML. w ramach pól dodatkowych, czyli takich, które są tworzone przez użytkownika. W tym przypadku, oprócz wartości, należy określić własną nazwę (klucz) pola, która zostanie zapisana w pliku XML. Mechanizm ten służy do przekazywania danych, które wykraczającą poza zestaw elementów określonych przez Ministerstwo Finansów i przeznaczony jest do przekazywania specyficznego np. dla wybranej branży zestawu danych: np. numer Projektu, nazwa i etap inwestycji budowlanej, identyfikator surowca czy numer wytopu. Wartości tych pól prezentowane są też w obrazie faktury, generowanym na podstawie schemy XML. Brak zdefiniowania pól dodatkowych na fakturze KSeF może stanowić dla przedsiębiorców duży problem W wielu branżach informacje umieszczane dotąd w polach dodatkowych nie są kosmetycznym dodatkiem, ale elementem niezbędnym do poprawnego rozliczenia transakcji. Dotyczy to szczególnie firm działających w łańcuchach dostaw – od motoryzacji, przez produkcję, po handel detaliczny – gdzie każda faktura musi być jednoznacznie powiązana z zamówieniem, dokumentem dostawy czy numerem projektu. Dokument ten musi trafić też w odpowiednie miejsce, do odpowiedniego oddziału, co będzie szczególnym wyzwaniem dla przedsiębiorstw pracujących na jednym NIP, posiadającym rozbudowaną strukturę oddziałów terenowych, jak np. sieci sklepów. Brak możliwości swobodnego umieszczenia dodatkowych danych w strukturze e-faktury niesie ryzyko czysto operacyjne, skutkujące m.in.: odrzuceniem dokumentu przez system odbiorcy, opóźnieniem płatności, wynikającym z wydłużonym procesem akceptacji koniecznością przesyłania dodatkowych wyjaśnień, a w skrajnych przypadkach: zatorów płatniczych. – Takie sytuacje nie są czysto teoretyczne – znamy przykłady dostawców do dużych sieci handlowych, którzy często słyszą, że faktura bez określonego numeru zamówienia czy kodu GLN nie zostanie przyjęta. W branży motoryzacyjnej zdarzają się analogiczne sytuacje dotyczące numerów dostaw czy zleceń produkcyjnych. W praktyce oznacza to, że nawet drobna nieścisłość w danych może zablokować, albo znacznie opóźnić płatność za całą dostawę – komentuje Łukasz Banachowicz, kierownik projektu KSeF w Symfonii Mapowanie pól dodatkowych na fakturach KSeF Mapowanie pól dodatkowych to proces, który pozwala przełożyć dane pochodzące z systemu (z faktury czy innych danych w ERP) na strukturę XML wymaganą przez KSeF. W wielu firmach jest on niezbędny, ponieważ e-faktura nie może zawierać informacji w dowolnym miejscu – konieczne jest jednoznaczne wskazanie, które pola z dokumentu mają trafić do konkretnych elementów schemy faktury FA(3). W praktyce oznacza to, że przedsiębiorca musi określić nie tylko jakie dane chce przekazywać odbiorcy, lecz także gdzie zostaną one zapisane w przekazywanym pliku XML KSeF:  wykorzystując istniejące w strukturze pola czy utworzyć własne? To często narzucane jest przez jego odbiorców, którzy przekazali swoje wymagania dotyczące procesów KSeF. Dopiero takie przyporządkowanie umożliwia poprawne odczytanie informacji przez systemy kontrahentów oraz minimalizuje ryzyko odrzucenia faktury przez KSeF. Block Quote Jak działa obsługa faktur z polami dodatkowymi w Symfonii Handel? W Symfonii Handel obsługa dodatkowych informacji na fakturach została oparta na prostym założeniu: użytkownik decyduje, jakie dane są biznesowo istotne, a system pomaga je umieścić we właściwych miejscach struktury KSeF. Służy do tego okno „Informacje dodatkowe do dokumentu”, dostępne z formatki faktury oraz Ustawienia KSeF. Dane podzielono tam na zakładki, takie jak: rozliczenie, płatność, rachunki bankowe, umowa i zamówienie, partie towaru czy transport. Administrator systemu może włączyć tę funkcjonalność globalnie oraz określić, które pola mają być w ogóle wysyłane do KSeF, a które dane z faktury pozostaną wyłącznie „na użytek wewnętrzny”. Podczas konfiguracji tej funkcji użytkownik może wskazać także źródła, z których mają być pobierane dane. Dzięki temu cały proces związany z uzupełnianiem tego typu informacji zachodzi w sposób automatyczny. Przykład zastosowania – numer projektu, zamówienia lub WZ Aby lepiej zrozumieć działanie tego mechanizmu, przeanalizujmy go na przykładzie firmy realizującej dostawy w ramach różnych projektów swoich odbiorców. Takie przedsiębiorstwo może zdefiniować na dokumencie sprzedaży pole własne „Nr projektu” i oznaczyć je jako przekazywane do KSeF. Podczas wystawiania faktury numer projektu jest wpisywany w dobrze znanym miejscu w Symfonii, a system automatycznie umieszcza tę informację w sekcji DodatkowyOpis w strukturze FA(3). Analogicznie można obsłużyć inne dane, takie jak numery zamówień obcych, dokumentów WZ, dodatkowe adresy dostawy, indywidualne rachunki wirtualne SIMP czy kody GTIN, PKWiU lub CN. Administrator systemu wskazuje źródło danych (np. pole własne dokumentu lub kartotekę towaru), a program dba o ich poprawne „osadzenie” w odpowiednich elementach struktury XML e-faktury. Ciekawym przykładem wykorzystania pól dodatkowych jest także obsługa rabatów procentowych. Ponieważ struktura KSeF nie przewiduje odrębnego pola dla rabatu procentowego — dostępne jest jedynie pole dla rabatu kwotowego (P_10) — Symfonia Handel oferuje rozwiązanie alternatywne. Po włączeniu opcji automatycznego przesyłania rabatu procentowego do sekcji DodatkowyOpis, informacja o wysokości udzielonej obniżki procentowej pojawia się przy odpowiednich pozycjach e-faktury. W niektórych przypadkach przekazywanie dodatkowych danych przestaje być jednak udogodnieniem, a staje się koniecznością. Przykładem są dostawcy współpracujący z sieciami handlowymi, którzy już dziś otrzymują szczegółowe wytyczne określające, jakie informacje powinny znaleźć się w konkretnych sekcjach faktury XML KSeF. Jednym z kluczowych pól w takim scenariuszu jest GLN (Global Location Number), służący do identyfikacji lokalizacji oddziału — w przypadku sieci sklepów będzie to konkretny market. Brak uzupełnienia tej wartości powoduje, że faktura trafia do wspólnego „worka” dokumentów bez jednoznacznej identyfikacji miejsca realizacji dostawy, co znacząco utrudnia jej dalsze procesowanie. Pola dodatkowe pod kontrolą Mechanizmy obsługi pól dodatkowych w Symfonii Handel pozwalają firmom odzyskać kontrolę nad danymi, które dotychczas funkcjonowały w wielu miejscach i w różnych formatach. Dzięki automatycznemu mapowaniu do struktury FA(3) informacje takie jak numery zamówień, dokumentów WZ, dane dotyczące dostaw czy identyfikatory projektów trafiają dokładnie do tych elementów e-faktury, w których oczekuje ich kontrahent. W efekcie znika potrzeba stosowania OCR, czyli odczytywania danych z dokumentu w formie obrazu i przekształcania ich na dane strukturalne, a wraz z nią ryzyko błędów i niejednoznaczności, które często towarzyszą takiemu procesowi. Takie podejście odciąża użytkowników i ogranicza ryzyko błędów: po pierwsze, dane są walidowane pod kątem wymagań KSeF (format, długość, liczba wpisów), co zmniejsza ryzyko odrzucenia faktury, po drugie, raz skonfigurowane mapowanie pól działa powtarzalnie – użytkownik nie musi za każdym razem zastanawiać się, gdzie wpisać numer zamówienia czy nazwę dostawy, żeby kontrahent go „zobaczył” w swoim systemie, po trzecie, firma zyskuje możliwość pogodzenia sztywnej struktury FA(3) z bardzo konkretnymi wymaganiami dużych odbiorców – bez ręcznego dopisywania, kombinowania na wydrukach i dodatkowych, nieformalnych obiegów informacji poza fakturą. Nie wiesz, jak poradzić sobie obsługą pól dodatkowych w KSeF? Zobacz, jak robią to inni przedsiębiorcy! Musisz przekazywać dodatkowe informacje, ale nie wiesz, jak umieścić je w fakturze KSeF? Szukasz sposobu, który uporządkuje i zautomatyzuje ten proces? Obejrzyj kolejny odcinek wideocastu Zielonej Linii Symfonii i posłuchaj, jak Piotr Malesa, dyrektor marketingu i logistyki w firmie PROVITUS, wyjaśnia, w jaki sposób mapowanie pól własnych w Symfonia Handel pomaga uniknąć odrzuconych faktur i usprawnia obieg dokumentów wymaganych przez odbiorców.