Artykuły

Praca zdalna, mobilność zespołów i potrzeba stałego dostępu do danych finansowych sprawiają, że SYMFONIA ERP w chmurze staje się naturalnym wyborem dla małych i średnich firm. Hosting Symfonii w środowisku Itmation pozwala korzystać z systemu księgowo-kadrowego bez ograniczeń lokalizacyjnych, kosztownych serwerów i skomplikowanej infrastruktury IT. To rozwiązanie stworzone z myślą o bezpieczeństwie, elastyczności i pełnej kontroli nad kosztami. Dlaczego warto wybrać SYMFONIA online dla małej lub średniej firmy? Dostęp z każdego miejsca Chcesz umożliwić sobie lub pracownikom pracę w trasie albo zdalnie? SYMFONIA w chmurze oznacza dostęp do danych i aplikacji z dowolnej lokalizacji – 24/7.Do systemu zalogujesz się z każdego urządzenia z dostępem do internetu, bez konieczności instalowania lokalnych serwerów. Dzięki serwerom wirtualnym Itmation połączenie jest stabilne i bezpieczne, niezależnie od miejsca pracy. Najważniejsze korzyści: praca z biura, domu lub delegacji, dostęp do aktualnych danych w czasie rzeczywistym, brak zależności od jednego komputera lub sieci lokalnej. Postaw na bezpieczeństwo SYMFONIA w chmurze Itmation to wysoki poziom ochrony danych biznesowych. Infrastruktura została zaprojektowana tak, aby minimalizować ryzyko utraty danych na skutek awarii, błędu ludzkiego czy ataków hakerskich. Co zapewnia bezpieczeństwo? zaawansowane procedury ochrony danych, regularne kopie zapasowe, monitoring i zabezpieczenia klasy enterprise. Masz pewność, że dane finansowe i kadrowe Twojej firmy są chronione lepiej niż na lokalnym serwerze w biurze. Pełna elastyczność Korzystając z SYMFONIA online, możesz łatwo dopasować środowisko do aktualnych potrzeb firmy. Bez zbędnych inwestycji i długoterminowych zobowiązań. Elastyczne możliwości: szybkie dodawanie lub usuwanie kont użytkowników, skalowanie parametrów serwera w górę lub w dół, płacisz tylko za zasoby, z których faktycznie korzystasz. To idealne rozwiązanie dla firm rozwijających się lub działających sezonowo. Błyskawiczne wdrożenie Migracja do chmury nie musi być skomplikowana. Itmation zajmuje się hostingiem systemów ERP od ponad dekady, dlatego cały proces jest sprawny i bezpieczny. Jak wygląda wdrożenie? współpraca z Twoją firmą wdrożeniową (lub polecanym przez Itmation partnerem wdrożeniowym), brak przestojów w pracy (migracja nie przerwie codziennej pracy użytkowników) minimalne zaangażowanie w proces pracowników. Efekt? Szybkie przejście do chmury, bez ryzyka i chaosu organizacyjnego. Kontrola kosztów Model abonamentowy Itmation zapewnia pełną przewidywalność wydatków. Z góry wiesz, ile zapłacisz za hosting Symfonii, co ułatwia planowanie budżetu IT. Dlaczego to się opłaca? brak jednorazowych kosztów zakupu serwera, stałe, czytelne opłaty miesięczne, niższy całkowity koszt niż utrzymanie infrastruktury na własność. Niskie wydatki na IT Decydując się na hosting SYMFONIA ERP w Itmation, rezygnujesz z kosztów związanych z: zakupem i utrzymaniem serwerów, aktualizacjami sprzętu, zatrudnianiem specjalistów od infrastruktury. Wszystko to otrzymujesz w ramach jednej usługi – wraz z profesjonalnym wsparciem technicznym. O firmie Itmation Wsparcie to działanie, w którym nie ma przegranych Itmation to firma, która wygrywa razem z klientami. Dostarcza kompleksowe usługi chmurowe dla systemów ERP, FK – od pierwszego kontaktu, przez wdrożenie, aż po monitoring i pełny serwis infrastruktury. Czym się zajmujemy? Itmation specjalizuje się w dostarczaniu: środowisk wirtualnych dla systemów ERP i CRM, hostingu aplikacji biznesowych, pełnego wsparcia dla producentów oraz partnerów wdrożeniowych. Każdego dnia z usług Itmation korzystają tysiące użytkowników w całej Polsce. Nasza historia Zespół Itmation tworzą entuzjaści technologii, którzy działali w branży jeszcze przed erą powszechnej wirtualizacji. Spółka rozpoczęła komercyjne świadczenie usług w 2014 roku i od tego czasu konsekwentnie rozwija bezpieczną infrastrukturę chmurową dla różnych sektorów gospodarki. Dziś Itmation jest największym hosterem systemów ERP w Polsce, a obrany lata temu kierunek okazał się strategicznie trafny – zarówno dla firmy, jak i jej klientów.

Każdy, kto choć raz przymierzał się do wymiany systemu finansowo-księgowego, doskonale wie, że nie jest to zwykłe wdrożenie, tylko projekt, który ze względu na swoją skalę i fakt, że dotyka wielu newralgicznych procesów, potrafi nadwyrężyć cierpliwość wszystkich zaangażowanych. Dobrze zaplanowany może jednak przynieść zupełnie nową jakość pracy. Jeśli zatem przygotowujesz się do zmiany systemu finansowo-księgowego w swojej firmie, koniecznie przeczytaj ten poradnik. Dowiedz się z niego, kiedy najlepiej zaplanować wdrożenie, jak przygotować procesy i dane oraz na jakie nieoczywiste aspekty zwrócić uwagę, wybierając oprogramowanie księgowe dla swojej firmy. Dlaczego warto zdecydować się na zmianę systemu finansowo-księgowego? Wybór systemu finansowo-księgowego to jedna z tych decyzji, które potrafią zawarzyć na funkcjonowaniu całej firmy. Dlaczego? Bo to właśnie w takim programie są gromadzone dane, które stanowią podstawę większości decyzji biznesowych, czyli np. informacje o: kosztach i przychodach, rozliczeniach, płynności finansowej, zobowiązaniach wobec kontrahentów. Dobrze dobrane oprogramowanie nie tylko umożliwia prowadzenie ksiąg, ale też wspiera zarządzanie – pozwala szybciej analizować wyniki, planować budżety, kontrolować przepływy i reagować na zmiany. Pod jednym warunkiem: że system księgowy jest dobrze dopasowany i faktycznie nadąża za potrzebami firmy. Nie każda organizacja ma to szczęście, by od razu trafić na rozwiązanie, które rośnie razem z nią. Czasem problemem jest zbyt pobieżna analiza potrzeb na etapie wyboru, a czasem – po prostu upływ czasu. System, który działał świetnie dekadę temu, dziś może okazać się przestarzały technologicznie i trudny do integracji z nowoczesnymi narzędziami. W takim przypadku dalsze „łatane” oprogramowania aktualizacjami po prostu nie ma sensu. Jak poznać, że nadszedł czas na zmianę systemu finansowo-księgowego? W każdej firmie te sygnały mogą wyglądać nieco inaczej, ale najczęściej o potrzebie wymiany systemu finansowo-księgowego świadczy to, że: obecny system nie radzi sobie ze skalą działalności – nie da się przygotować bardziej zaawansowanych raportów i analiz (np. rentowność projektu, MPK) ze względu na braki funkcjonalne obecnego systemu, pojawiają się limity danych możliwych do gromadzenia i przetwarzania w systemie, czy też problemy z ich archiwizacją, brakuje integracji, dlatego dane trzeba ręcznie przenosić między modułami lub uzupełniać w Excel’u, producent przestał rozwijać produkt albo zapowiada zakończenie wsparcia, zmiany przepisów (np. KSeF, JPK) wymagają kosztownych i doraźnych modyfikacji, których producent systemu nie jest w stanie dostarczać w odpowiednim czasie firma się zmienia – następuje fuzja, przejęcie, reorganizacja, wejście do grupy kapitałowej, dynamiczny wzrost lub cyfryzacja procesów. Każda z tych sytuacji to sygnał, że utrzymanie starego systemu przestaje być rozwiązaniem, a staje się ryzykiem – dla danych, raportów i stabilności pracy zespołu. Kiedy jest najlepszy moment na zmianę systemu księgowego? Wymiana systemu finansowo-księgowego wymaga nie tylko budżetu, ale przede wszystkim czasu i spokoju organizacyjnego. Dlatego warto zaplanować ją tak, by nie kolidowała z terminami sprawozdawczymi ani sezonami o dużym obciążeniu pracą. W praktyce najlepiej przeprowadzić wdrożenie: na początku roku obrotowego – wtedy wszystkie rozliczenia są już zamknięte, a nowy system można uruchomić „na czysto”, bezpośrednio po zamknięciu roku i złożeniu deklaracji – szczególnie w firmach, w których rok obrotowy nie pokrywa się z kalendarzowym, po ważnej zmianie, np. audycie czy reorganizacji. Wymiana systemu w środku roku ma miejsce najczęściej wówczas, gdy projekt się przesunął. Nie jest to jednak rozwiązanie optymalne, bo wymaga przeniesienia sald i rozliczenia poprzednich miesięcy, a często też równoległego księgowania w starym i nowym systemie (przez 1-2 miesiące), by upewnić się, że dane są spójne. Dobrze zaplanowany moment wdrożenia daje czas, by spokojnie przenieść dane, przetestować procesy i przy okazji uporządkować obieg dokumentów. Bo zmiana systemu finansowo-księgowego to nie tylko kwestia technologii – to także okazja, by usprawnić sposób pracy. Jak przeprowadzić wdrożenie/zmianę oprogramowania finansowo-księgowego? Podejść do wdrożenia systemu finansowo-księgowego jest wiele, ale w praktyce większość projektów można zamknąć w pięciu głównych etapach. Ich kolejność jest dość uniwersalna, choć tempo zawsze zależy od specyfiki organizacji: im prostsze procesy i mniejsza skala działalności, tym szybciej można przejść kolejne fazy. Poniżej znajdziesz orientacyjną mapę całego procesu wdrożenia. Potraktuj ją jako punkt odniesienia, aby zobaczyć, z czym przyjdzie się zmierzyć i jak rozłożyć działania w czasie. Więcej szczegółowych informacji o każdym z etapów znajdziesz w dalszej części tego poradnika. Tabela. Etapy wdrożenia systemu finansowo-księgowego – plan krok po kroku Faza 1: Diagnoza potrzeb Faza diagnozy zwykle składa się z trzech kroków: inwentaryzacji obecnych systemów, analizy potrzeb użytkowników oraz zaprojektowania planu wdrożenia. Warto podejść do tego z rozwagą, bo to etap, który w dużej mierze przesądza o sukcesie całego projektu. Dobrze przeprowadzona diagnoza pozwala dobrze zmapować potrzeby firmy, dobrać odpowiedni system oraz zorganizować proces wdrożenia tak, by przebiegł bez niespodzianek. Krok 1.1: Inwentaryzacja obecnych systemów Zanim zaczniesz wybierać nowe rozwiązanie, musisz dobrze poznać to, co już masz. W praktyce oznacza to stworzenie mapy wszystkich systemów, które uczestniczą w procesach finansowo-księgowych w firmie. Co warto zrobić: spisz wszystkie wykorzystywane systemy – finansowo-księgowy, magazyn, kadry i płace, CRM, e-commerce, produkcja, zidentyfikuj integracje: automatyczne (API, pliki, integratory), ręczne (import/eksport CSV, przepisywanie danych), przejrzyj politykę rachunkowości – upewnij się, jakie zbiory danych formalnie tworzą księgi rachunkowe. Najczęstszy błąd na tym etapie to pomijanie „nieoficjalnych” obejść – dodatkowych arkuszy Excel, plików pomocniczych czy rejestrów, które w praktyce stanowią część systemu. To właśnie one często okazują się później największym problemem przy migracji danych. Krok 1.2: Analiza potrzeb Gdy już wiesz, jak wygląda obecne środowisko systemowe, czas zrozumieć, czego naprawdę potrzebuje zespół. Najlepszym sposobem jest krótki warsztat z użytkownikami – przedstawicielami księgowości, controllingu, magazynu, sprzedaży czy HR.W jego trakcie warto odpowiedzieć sobie na trzy proste pytania: co w obecnym systemie najbardziej przeszkadza? jakie procesy są obsługiwane ręcznie, a mogłyby być zautomatyzowane? jakich raportów lub danych brakuje na co dzień? Na tej podstawie przygotuj listę wymagań i podziel je na trzy kategorie: Must-have – bez tego system nie spełni swojej roli (np. obsługa KSeF, integracja z bankiem, automatyczne raporty), Nice-to-have – przydatne, ale niekonieczne na start (np. aplikacja mobilna, zaawansowany BI), Out of scope – pomysły, które można odłożyć na później. Najczęstszy błąd na tym etapie to formułowanie wymagań zbyt ogólnie, np. „system ma być nowoczesny”. Aby ułatwić sobie wybór, takie oczekiwania najlepiej zdefiniować konkretnie: „system ma automatycznie rozliczać różnice kursowe metodą FIFO” albo „umożliwiać księgowanie bezpośrednio z rejestru VAT”. Czy wiesz, że… wielu księgowych obawia się ręcznego przepisywania Bilansu Otwarcia (BO) i kartotek. Nowoczesne systemy księgowe, takie jak Symfonia Finanse i Księgowość, posiadają możliwość szybkiego importu danych z plików Excel. Zamiast ręcznie wprowadzać tysiące zapisów, wystarczy wyeksportować dane ze starego systemu do arkusza kalkulacyjnego, dopasować je do wymaganego układu kolumn lub skorzystać z gotowych wzorców przygotowanych przez partnerów wdrożeniowych. To sprawia, że system jest „zasilony” danymi historycznymi i gotowy do pracy niedługo po wdrożeniu. Krok 1.3: Opracuj projekt wdrożenia Na koniec tej fazy trzeba ustalić, kto i w jaki sposób poprowadzi projekt, a zatem: powołać właściciela projektu – zwykle CFO lub głównego księgowego, wyznaczyć lidera IT, który zadba o kwestie techniczne i komunikację z dostawcą, wybrać key userów z najważniejszych działów – to oni będą testować, zgłaszać uwagi i pomagać reszcie zespołu. Przygotuj też krótki harmonogram (np. w podziale na miesiące) oraz mapę ryzyk – z prostymi planami awaryjnymi. Faza 2: Wybór systemu i partnera wdrożeniowego Analiza potrzeb może prowadzić do różnych wniosków.Czasem wystarczy dokupić brakujący moduł lub lepiej skonfigurować obecne rozwiązanie. Innym razem dopiero wdrożenie zupełnie nowego systemu daje szansę na realną zmianę – np. integrację rozproszonych modułów, automatyzację księgowań czy obsługę Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF). Zanim więc podejmiesz decyzję o zakupie, upewnij się, że nie da się osiągnąć tych samych celów, korzystając z obecnego oprogramowania. Bywa, że niektóre funkcje już istnieją, tylko nikt z zespołu ich nie używa albo wymagają jedynie dodatkowego modułu. Wymiana systemu to poważna decyzja – kosztowna, czasochłonna i wymagająca dużego zaangażowania. Jeśli jednak diagnoza potwierdzi, że zmiana jest konieczna, przejdź do kolejnego kroku. Krok 2.1: Rozpoznanie rynku Rynek systemów finansowo-księgowych jest dziś bardzo szeroki – od rozwiązań dla mikrofirm po kompleksowe platformy ERP. Dlatego na początku stwórz krótką listę 3–5 systemów, które spełniają Twoje wymagania. Weź pod uwagę: rekomendacje z rynku lub od firm z podobnym profilem działalności, zgodność z listą Twoich „must-have”, orientacyjny budżet i model licencjonowania (abonament, jednorazowy zakup, chmura vs instalacja lokalna), możliwość przetestowania wersji demonstracyjnej. To ostatnie kryterium ma szczególne znaczenie.Dobre demo pozwala ocenić system w praktyce – zobaczyć, jak faktycznie obsługuje procesy (np. księgowanie faktur, raporty VAT, integrację z bankiem) i czy działa płynnie end-to-end. Niektórzy producenci, np. Symfonia, udostępniają dwie wersje demo: interaktywną, czyli wirtualną prezentację prowadzoną przez lektora – bez instalacji, oraz instalowaną wersję testową, którą można pobrać na komputer i samodzielnie przetestować przez 30 dni. To dobry sposób, by sprawdzić, czy system pasuje do realnych scenariuszy pracy, zanim zapadnie decyzja o wdrożeniu. Najczęstszy błąd na tym etapie to wybór wyłącznie na podstawie ceny licencji.Często tańsze rozwiązania generują później znacznie wyższe koszty wdrożenia, integracji i utrzymania. Krok 2.2: Decyzja Po testach przychodzi moment na wybór systemu i partnera wdrożeniowego. To etap, w którym warto zachować szczególną ostrożność – bo to właśnie zapisy w umowie i zakres współpracy zadecydują o tym, jak projekt będzie wyglądał w praktyce. W proces podejmowania decyzji warto zaangażować przedstawicieli różnych obszarów firmy: dział finansów (CFO, główny księgowy), który odpowiada za stronę merytoryczną, zgodność z przepisami i potrzeby raportowe, dział IT, który dba o infrastrukturę, integracje i bezpieczeństwo danych, key userów, czyli kluczowych użytkowników systemu, którzy najlepiej znają codzienne procesy i wiedzą, gdzie dziś pojawiają się problemy, zarząd – podejmuje ostateczną decyzję budżetową i nadaje projektowi priorytet w firmie. Faza 3: Przygotowanie do wdrożenia systemu księgowo-finansowego To etap wymagający ścisłej współpracy między dostawcą, działem IT i księgowością. Od jego jakości zależy, czy start systemu przebiegnie spokojnie, czy skończy się w pośpiechu poprawkami „na gorąco”. Krok 3.1: Migracja danych Migracja, czyli przeniesienie wszystkich niezbędnych informacji ze starego systemu do nowego, to jeden z najbardziej wrażliwych momentów całego wdrożenia – od jego jakości zależy, czy dane w nowym środowisku będą spójne i wiarygodne. Obejmuje ona przede wszystkim słowniki (kontrahenci, towary, plan kont, pracownicy), a także salda bilansowe na dzień startu. Niekiedy, oprócz tego, do nowego systemu przenosi się również historię dokumentów (zazwyczaj z ostatnich 2–3 lat) oraz szczegółowe kartoteki analityczne. Jak wygląda proces migracji danych do systemu finansowo-księgowego w praktyce? Jeśli do nowej bazy danych mają trafić nie tylko słowniki, ale także zapisy ksiąg z okresów sprzed wdrożenia, konieczne jest przeprowadzenie testów przeliczeń. Ich celem jest sprawdzenie, czy np. zestawienie obrotów i sald za ten sam okres wygenerowane w starym i nowym systemie daje identyczny wynik. To ważny etap weryfikacji poprawności przeniesionych danych — i jeden z tych, których absolutnie nie warto pomijać. Warto też pamiętać, że nawet jeśli do nowego systemu przenoszona jest cała historia danych, to ma ona charakter pomocniczy. Z formalnego punktu widzenia księgi rachunkowe za okresy sprzed wdrożenia pozostają księgami utworzonymi w starym systemie – to właśnie jego nazwa powinna widnieć na wydrukach, zgodnie z art. 13 ust. 4 pkt 1 ustawy o rachunkowości. Dlatego, jeśli planujesz wyłączenie starego systemu, należy: przenieść jego zbiory na trwały nośnik (lub je wydrukować), zabezpieczyć je zgodnie z wymogami przechowywania ksiąg określonymi w rozdziale 8 ustawy o rachunkowości. Warto też pamiętać o kwestiach ochrony danych osobowych – jeśli migrujesz słowniki pracowników lub kontrahentów, to w świetle przepisów RODO oznacza przekazanie danych. Szybki start pracy z programem księgowym Rozpoczęcie pracy z systemem księgowym nie musi oznaczać długiej konfiguracji. Symfonia Finanse i Księgowośćto przykład programu księgowego, który oferuje rozwiązania przyspieszające start pracy z programem: domyślny plan kont, standardowe typy dokumentów oraz rejestry VAT zgodne z aktualnymi przepisami. Dodatkowo możesz korzystać z wzorców księgowań, czyli szablonów ułatwiających wprowadzanie powtarzalnych dokumentów. Dzięki temu wystarczy dostosować plan kont do specyfiki firmy i już po krótkiej konfiguracji możesz zaksięgować pierwszy dokument. Krok 3.2: Konfiguracja i parametryzacja systemu finansowo-księgowego Konfiguracja i parametryzacja systemu to moment, w którym nowe oprogramowanie zaczyna nabierać kształtu. To właśnie tutaj określasz, jak mają wyglądać Twoje procesy w nowym środowisku – od obiegu dokumentów po zasady księgowania. To etap wymagający bliskiej współpracy między dostawcą a zespołem finansowo-księgowym. Konsultanci wdrożeniowi znają możliwości systemu, ale tylko Ty wiesz, jak naprawdę działa Twoja firma. Warto więc wykorzystać ten moment, by nie tylko odtworzyć dotychczasowy sposób pracy, lecz także go ulepszyć. Co trzeba skonfigurować: schematy dekretacji i automatycznego księgowania, typy dokumentów i zasady numeracji, obieg dokumentów – kto wprowadza, kto akceptuje, kto księguje, role i uprawnienia użytkowników, integracje – z systemami bankowymi, magazynem, e-commerce czy KSeF, w zależności od zakresu projektu. Faza 4: Testy i szkolenia To etap, w którym wszystko zaczyna działać w praktyce. Testy pokazują, czy system faktycznie wspiera procesy biznesowe, a szkolenia – czy zespół potrafi z niego korzystać. Warto zaplanować kilka poziomów testów: techniczne (wydajność, integracje, uprawnienia), użytkowe – prowadzone przez użytkowników na realnych scenariuszach oraz księgowe, w ramach których porównuje się bilans zamknięcia w starym systemie i otwarcia w nowym. Często wykonuje się też próbny miesiąc księgowań równolegle w obu systemach, by mieć pewność, że dane są spójne. Faza 5: Start i stabilizacja Moment uruchomienia systemu – tzw. go-live – to dla wielu firm najbardziej emocjonujący etap całego projektu. Po miesiącach analiz, testów i konfiguracji system w końcu zaczyna działać „na żywo”. Warto jednak pamiętać, że to nie koniec wdrożenia, a raczej początek nowego etapu – eksploatacji nadzorowanej. W tym czasie należy: monitorować najważniejsze procesy (księgowania, raporty, integracje), prowadzić ewidencję incydentów – błędów, awarii, blokad czy niekompletnych transferów danych. Wystarczy prosta tabela, w której użytkownicy zapisują datę, opis problemu i jego skutki, priorytetyzować zgłoszenia: krytyczne (do natychmiastowej naprawy), ważne (do poprawki w kolejnej iteracji), kosmetyczne (do aktualizacji później). Nie należy oczekiwać, że system od pierwszego dnia będzie działał bezbłędnie. Pojawiające się błędy zwykle nie wynikają z niestaranności wdrożenia, lecz ze złożoności procesów, integracji i logiki algorytmów – oraz z faktu, że zespół wciąż się uczy nowego narzędzia. Ostrożność przy pierwszych raportach i JPK W pierwszych tygodniach po wdrożeniu warto zachować szczególną ostrożność przy generowaniu raportów i wysyłaniu plików JPK. Zanim pierwszy plik JPK_VAT trafi do urzędu, dobrze jest sprawdzić m.in.: zgodność danych sprzedaży z zestawieniami faktur i ewidencjami, prawidłowe przypisanie sprzedaży do okresów (data sprzedaży vs data wystawienia), poprawność oznaczeń (np. kody GTU, FP i inne wymagane), kompletność zakupów i ich przypisanie do właściwych okresów, poprawność danych dotyczących WNT lub importu usług. Dobrą praktyką jest dokumentowanie takich kontroli – np. w formie notatek służbowych dołączanych do dokumentacji wdrożeniowej. Po 3 miesiącach pracy Po okresie stabilizacji warto wrócić do systemu z chłodną głową: przeprowadzić audyt procesów – czy korzystamy już z pełnych możliwości systemu, czy tylko odtwarzamy stare nawyki, zaplanować dalszy rozwój: nowe integracje, raporty, moduły, przygotować podsumowanie dla zarządu – z oceną efektów wdrożenia, oszczędzonego czasu i usprawnień w pracy zespołu. Na co zwrócić uwagę przy wyborze systemu finansowo-księgowego? Wybór programu finansowo-księgowego to decyzja na lata – wpływa nie tylko na sposób prowadzenia ksiąg, ale też na efektywność całej firmy. Dlatego oprócz samej funkcjonalności, warto zwrócić uwagę również na: skalowalność, czyli możliwość rozwoju systemu razem z firmą i łatwe dodawanie nowych modułów, automatyzację procesów – np. księgowanie wyciągów bankowych, rozliczanie różnic kursowych czy generowanie raportów, integracje z systemami magazynowymi, sprzedażowymi, kadrowo-płacowymi czy KSeF, aktualizacje i zgodność z przepisami – szczególnie w kontekście zmian podatkowych i obowiązków raportowych, bezpieczeństwo danych i możliwość pracy w chmurze, wsparcie techniczne oraz dostęp do materiałów edukacyjnych, intuicyjny interfejs, który ułatwia pracę zarówno księgowym, jak i analitykom finansowym. Zmiana systemu finansowo-księgowego – inwestycja w bezpieczeństwo i efektywność Dobrze przeprowadzona zmiana systemu finansowo-księgowego to inwestycja, która szybko się zwraca – w postaci lepszej kontroli nad danymi, mniejszej liczby błędów i większej automatyzacji pracy. Jeśli czujesz, że Twój obecny program nie nadąża za rozwojem firmy, to najlepszy moment, by sprawdzić nowoczesne rozwiązania. Jednym z nich jest Symfonia Finanse i Księgowość – system księgowy, który od ponad 30 lat wspiera tysiące polskich firm i biur rachunkowych w prowadzeniu pełnej księgowości, automatyzacji procesów i analizie danych finansowych. Z Symfonią Finanse i Księgowość zyskasz: pełny wgląd w dane księgowe – możliwość śledzenia źródeł zapisów, filtrowania informacji i weryfikacji każdej transakcji, kontrolę poprawności rozliczeń, dzięki wbudowanym mechanizmom walidacji danych, elastyczność konfiguracji, w ramach której możesz dostosować plan kont, wzorców księgowań i schematów raportowania do specyfiki Twojej firmy, automatyzację powtarzalnych procesów – m.in. generowanie raportów, rozliczeń podatkowych i ewidencjonowanie wyciągów bankowych, bezproblemowe raportowanie i analizy – możesz tworzyć zestawienia w różnych przekrojach (np. projekt, MPK, centra przychodów), łatwą integrację z innymi systemami – np. CRM, obiegiem dokumentów, modułem sprzedaży, KSeF czy systemami bankowymi, wsparcie wdrożeniowe i edukacyjne – dostęp do szkoleń, filmów instruktażowych i materiałów, które ułatwiają szybki start z programem. Symfonia Finanse i Księgowość to działające zawsze zgodnie przepisami oprogramowanie stworzone z myślą o praktykach – księgowych, analitykach i menedżerach finansowych, którzy potrzebują pewności, że dane są kompletne, procesy zautomatyzowane, a raporty gotowe na czas. Wypróbuj interaktywne demo Symfonii Finanse i Księgowość i przekonaj się, jak może wyglądać codzienna praca w nowoczesnym systemie, który rozwija się razem z Twoją firmą.

W wielu firmach – zwłaszcza o rozbudowanej strukturze organizacyjnej lub działających w modelu oddziałowym – prawidłowe przetwarzanie faktur oraz kolejne etapy obiegu dokumentów (w tym realizacja płatności za dostawy) są uzależnione od tego, czy dokument zawiera dodatkowe informacje umożliwiające identyfikację kosztu. Do takich danych należą m.in. numer zamówienia, identyfikator oddziału odbiorcy, kody EAN towarów czy właściwe oznaczenie projektu. Do tej pory takie dane można było dopisywać w polach pozycji faktury, w uwagach lub notatkach, a także na indywidualnie przygotowanych szablonach dokumentów sprzedaży. Problem w tym, że e-faktura w KSeF ma ściśle określoną strukturę XML, w której obsługa pól dodatkowych wymaga skonfigurowania dodatkowych ustawień, a indywidualny szablon dokumentu po prostu nie istnieje. Jak zatem dostarczać te informacje w sposób zgodny z KSeF i oczekiwaniami dużych kontrahentów? Czym są i do czego służą pola dodatkowe na fakturach? W ujęciu biznesowym pola dodatkowe to informacje, które nie wynikają wprost z obowiązków podatkowych, ale są ważne z perspektywy obsługi transakcji po stronie sprzedawcy i nabywcy. Zwykle służą do powiązania faktury z procesem handlowo-logistycznym, czyli np. zamówieniem, dostawą, projektem, kampanią czy wewnętrznym numerem referencyjnym. Przed wdrożeniem KSeF takie informacje można było dodać na wiele różnych sposobów – do pozycji sprzedaży na dokumencie, na wydrukach, do dokumentu sprzedaży albo w listach i filtrach w systemach ERP. Problem w tym, że Krajowy System e-Faktur nie pozwala na taką dowolność, bo narzuca jednolity, zdefiniowany format danych. Struktura FA(3) a pola dodatkowe na fakturze – co się zmienia? W KSeF 2.0, który zacznie obowiązywać już od 1 lutego 2026 r., wykorzystywana będzie nowa struktura e-faktury: FA(3). Jej układ składa się z jasno określonych bloków, takich jak Nagłówek, Podmiot1, Podmiot2, Podmiot3, Podmiot Upoważniony, część zasadnicza Faktury (pozycje), a także Stopka czy Warunki Transakcji. W schemacie FA(3) jest także miejsce na pewne fakultatywne elementy dotyczące danych operacyjnych, któremożna przekazywać na dwa sposoby: w ramach pól opcjonalnych, czyli takich, które zostały już zdefiniowane w strukturze XML KSeF. Do tej kategorii należą m.in.: adres e-mail dostawcy, informacje o transporcie, numery zamówień lub WZ, czy numer i data umowy. Aby móc z nich korzystać, wystarczy wskazać w systemie, które wartości z faktury mają zostać umieszczone w odpowiednich polach pliku XML. w ramach pól dodatkowych, czyli takich, które są tworzone przez użytkownika. W tym przypadku, oprócz wartości, należy określić własną nazwę (klucz) pola, która zostanie zapisana w pliku XML. Mechanizm ten służy do przekazywania danych, które wykraczającą poza zestaw elementów określonych przez Ministerstwo Finansów i przeznaczony jest do przekazywania specyficznego np. dla wybranej branży zestawu danych: np. numer Projektu, nazwa i etap inwestycji budowlanej, identyfikator surowca czy numer wytopu. Wartości tych pól prezentowane są też w obrazie faktury, generowanym na podstawie schemy XML. Brak zdefiniowania pól dodatkowych na fakturze KSeF może stanowić dla przedsiębiorców duży problem W wielu branżach informacje umieszczane dotąd w polach dodatkowych nie są kosmetycznym dodatkiem, ale elementem niezbędnym do poprawnego rozliczenia transakcji. Dotyczy to szczególnie firm działających w łańcuchach dostaw – od motoryzacji, przez produkcję, po handel detaliczny – gdzie każda faktura musi być jednoznacznie powiązana z zamówieniem, dokumentem dostawy czy numerem projektu. Dokument ten musi trafić też w odpowiednie miejsce, do odpowiedniego oddziału, co będzie szczególnym wyzwaniem dla przedsiębiorstw pracujących na jednym NIP, posiadającym rozbudowaną strukturę oddziałów terenowych, jak np. sieci sklepów. Brak możliwości swobodnego umieszczenia dodatkowych danych w strukturze e-faktury niesie ryzyko czysto operacyjne, skutkujące m.in.: odrzuceniem dokumentu przez system odbiorcy, opóźnieniem płatności, wynikającym z wydłużonym procesem akceptacji koniecznością przesyłania dodatkowych wyjaśnień, a w skrajnych przypadkach: zatorów płatniczych. – Takie sytuacje nie są czysto teoretyczne – znamy przykłady dostawców do dużych sieci handlowych, którzy często słyszą, że faktura bez określonego numeru zamówienia czy kodu GLN nie zostanie przyjęta. W branży motoryzacyjnej zdarzają się analogiczne sytuacje dotyczące numerów dostaw czy zleceń produkcyjnych. W praktyce oznacza to, że nawet drobna nieścisłość w danych może zablokować, albo znacznie opóźnić płatność za całą dostawę – komentuje Łukasz Banachowicz, kierownik projektu KSeF w Symfonii Mapowanie pól dodatkowych na fakturach KSeF Mapowanie pól dodatkowych to proces, który pozwala przełożyć dane pochodzące z systemu (z faktury czy innych danych w ERP) na strukturę XML wymaganą przez KSeF. W wielu firmach jest on niezbędny, ponieważ e-faktura nie może zawierać informacji w dowolnym miejscu – konieczne jest jednoznaczne wskazanie, które pola z dokumentu mają trafić do konkretnych elementów schemy faktury FA(3). W praktyce oznacza to, że przedsiębiorca musi określić nie tylko jakie dane chce przekazywać odbiorcy, lecz także gdzie zostaną one zapisane w przekazywanym pliku XML KSeF:  wykorzystując istniejące w strukturze pola czy utworzyć własne? To często narzucane jest przez jego odbiorców, którzy przekazali swoje wymagania dotyczące procesów KSeF. Dopiero takie przyporządkowanie umożliwia poprawne odczytanie informacji przez systemy kontrahentów oraz minimalizuje ryzyko odrzucenia faktury przez KSeF. Block Quote Jak działa obsługa faktur z polami dodatkowymi w Symfonii Handel? W Symfonii Handel obsługa dodatkowych informacji na fakturach została oparta na prostym założeniu: użytkownik decyduje, jakie dane są biznesowo istotne, a system pomaga je umieścić we właściwych miejscach struktury KSeF. Służy do tego okno „Informacje dodatkowe do dokumentu”, dostępne z formatki faktury oraz Ustawienia KSeF. Dane podzielono tam na zakładki, takie jak: rozliczenie, płatność, rachunki bankowe, umowa i zamówienie, partie towaru czy transport. Administrator systemu może włączyć tę funkcjonalność globalnie oraz określić, które pola mają być w ogóle wysyłane do KSeF, a które dane z faktury pozostaną wyłącznie „na użytek wewnętrzny”. Podczas konfiguracji tej funkcji użytkownik może wskazać także źródła, z których mają być pobierane dane. Dzięki temu cały proces związany z uzupełnianiem tego typu informacji zachodzi w sposób automatyczny. Przykład zastosowania – numer projektu, zamówienia lub WZ Aby lepiej zrozumieć działanie tego mechanizmu, przeanalizujmy go na przykładzie firmy realizującej dostawy w ramach różnych projektów swoich odbiorców. Takie przedsiębiorstwo może zdefiniować na dokumencie sprzedaży pole własne „Nr projektu” i oznaczyć je jako przekazywane do KSeF. Podczas wystawiania faktury numer projektu jest wpisywany w dobrze znanym miejscu w Symfonii, a system automatycznie umieszcza tę informację w sekcji DodatkowyOpis w strukturze FA(3). Analogicznie można obsłużyć inne dane, takie jak numery zamówień obcych, dokumentów WZ, dodatkowe adresy dostawy, indywidualne rachunki wirtualne SIMP czy kody GTIN, PKWiU lub CN. Administrator systemu wskazuje źródło danych (np. pole własne dokumentu lub kartotekę towaru), a program dba o ich poprawne „osadzenie” w odpowiednich elementach struktury XML e-faktury. Ciekawym przykładem wykorzystania pól dodatkowych jest także obsługa rabatów procentowych. Ponieważ struktura KSeF nie przewiduje odrębnego pola dla rabatu procentowego — dostępne jest jedynie pole dla rabatu kwotowego (P_10) — Symfonia Handel oferuje rozwiązanie alternatywne. Po włączeniu opcji automatycznego przesyłania rabatu procentowego do sekcji DodatkowyOpis, informacja o wysokości udzielonej obniżki procentowej pojawia się przy odpowiednich pozycjach e-faktury. W niektórych przypadkach przekazywanie dodatkowych danych przestaje być jednak udogodnieniem, a staje się koniecznością. Przykładem są dostawcy współpracujący z sieciami handlowymi, którzy już dziś otrzymują szczegółowe wytyczne określające, jakie informacje powinny znaleźć się w konkretnych sekcjach faktury XML KSeF. Jednym z kluczowych pól w takim scenariuszu jest GLN (Global Location Number), służący do identyfikacji lokalizacji oddziału — w przypadku sieci sklepów będzie to konkretny market. Brak uzupełnienia tej wartości powoduje, że faktura trafia do wspólnego „worka” dokumentów bez jednoznacznej identyfikacji miejsca realizacji dostawy, co znacząco utrudnia jej dalsze procesowanie. Pola dodatkowe pod kontrolą Mechanizmy obsługi pól dodatkowych w Symfonii Handel pozwalają firmom odzyskać kontrolę nad danymi, które dotychczas funkcjonowały w wielu miejscach i w różnych formatach. Dzięki automatycznemu mapowaniu do struktury FA(3) informacje takie jak numery zamówień, dokumentów WZ, dane dotyczące dostaw czy identyfikatory projektów trafiają dokładnie do tych elementów e-faktury, w których oczekuje ich kontrahent. W efekcie znika potrzeba stosowania OCR, czyli odczytywania danych z dokumentu w formie obrazu i przekształcania ich na dane strukturalne, a wraz z nią ryzyko błędów i niejednoznaczności, które często towarzyszą takiemu procesowi. Takie podejście odciąża użytkowników i ogranicza ryzyko błędów: po pierwsze, dane są walidowane pod kątem wymagań KSeF (format, długość, liczba wpisów), co zmniejsza ryzyko odrzucenia faktury, po drugie, raz skonfigurowane mapowanie pól działa powtarzalnie – użytkownik nie musi za każdym razem zastanawiać się, gdzie wpisać numer zamówienia czy nazwę dostawy, żeby kontrahent go „zobaczył” w swoim systemie, po trzecie, firma zyskuje możliwość pogodzenia sztywnej struktury FA(3) z bardzo konkretnymi wymaganiami dużych odbiorców – bez ręcznego dopisywania, kombinowania na wydrukach i dodatkowych, nieformalnych obiegów informacji poza fakturą. Nie wiesz, jak poradzić sobie obsługą pól dodatkowych w KSeF? Zobacz, jak robią to inni przedsiębiorcy! Musisz przekazywać dodatkowe informacje, ale nie wiesz, jak umieścić je w fakturze KSeF? Szukasz sposobu, który uporządkuje i zautomatyzuje ten proces? Obejrzyj kolejny odcinek wideocastu Zielonej Linii Symfonii i posłuchaj, jak Piotr Malesa, dyrektor marketingu i logistyki w firmie PROVITUS, wyjaśnia, w jaki sposób mapowanie pól własnych w Symfonia Handel pomaga uniknąć odrzuconych faktur i usprawnia obieg dokumentów wymaganych przez odbiorców.

JPK_ST_KR to Jednolity Plik Kontrolny, który obejmuje ewidencję środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych. Jego wprowadzenie ma na celu zintegrowanie danych z ksiąg rachunkowych z informacjami o majątku przedsiębiorstwa. Choć pierwszy obowiązek przekazania pliku do administracji skarbowej został odroczony – duzi podatnicy CIT złożą go dopiero w 2027 r. za rok 2026, a pozostali później – już od 2025 r. ewidencje ŚT muszą być prowadzone w taki sposób, aby umożliwiały jego prawidłowe wygenerowanie. W praktyce oznacza to konieczność uzupełnienia danych historycznych i dostosowania systemów finansowo-księgowych do wymagań technicznych Ministerstwa Finansów. Z tego poradnika dowiesz się m.in. czym dokładnie jest plik JPK_ST_KR, od kiedy i kogo obowiązuje, jakie dane trzeba w nim raportować oraz jak przygotować firmę, by w 2027 r. przekazanie pliku przebiegło bez problemów. Najważniejsze informacje w skrócie: JPK_ST_KR to część raportowania JPK CIT, obejmująca szczegółowe dane o środkach trwałych i WNiP (w ujęciu bilansowym i podatkowym). W pliku JPK_ST_KR raportuje się m.in. identyfikator faktury w KSeF, rodzaj i numer dokumentu nabycia/likwidacji, daty nabycia/przyjęcia/wykreślenia oraz numer inwentarzowy – wraz ze zmianami wartości i amortyzacją. Obowiązek raportowania JPK_ST_KR od 2026 r. dotyczy podatników CIT (w tym spółek niebędących osobami prawnymi) oraz podatników PIT prowadzących księgi rachunkowe i wysyłających JPK_V7M, a od 2027 r. – pozostałych podatników CIT i PIT na pełnych księgach. Podatnicy objęci obowiązkiem raportowana JPK_ST_KR muszą prowadzić ewidencję środków trwałych i WNiP w programach komputerowych i zgodnie z wymogami MF tak, aby dane historyczne mogły zostać prawidłowo zaraportowane w pierwszym wysyłanym pliku. Czym dokładnie jest JPK_ST_KR i w jakim celu wprowadzono tę strukturę JPK? JPK_ST_KR to Jednolity Plik Kontrolny dla ewidencji środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych. Struktura została opracowana przez Ministerstwo Finansów jako część szerszego programu cyfryzacji rozliczeń podatkowych w CIT i PIT. Głównym celem jego wprowadzenia jest zintegrowanie danych z ksiąg rachunkowych z informacjami o majątku przedsiębiorstwa – od momentu nabycia lub wytworzenia środka trwałego, przez jego amortyzację, aż po zbycie lub likwidację. Wprowadzenie JPK_ST_KR ma na celu ujednolicenie formy prowadzenia ewidencji środków trwałych, ułatwienie elektronicznego raportowania i usprawnienie analizy danych przez administrację skarbową. Dzięki nowej strukturze organy podatkowe mogą szybciej weryfikować prawidłowość rozliczeń, zwłaszcza w zakresie amortyzacji i kosztów uzyskania przychodów, ewidencji majątku trwałego, a podatnicy – korzystać ze spójnej, cyfrowej formy ewidencji powiązanej z księgami rachunkowymi oraz fakturami w systemie KSeF. Ważne: Potrzeba wprowadzenia JPK_ST_KR wynika z doprecyzowania obowiązku prowadzenia ksiąg w sposób umożliwiający ich elektroniczne przekazanie w formacie JPK: dla podatników CIT – na podstawie art. 9 ust. 1c–1e ustawy o CIT, a dla podatników PIT prowadzących księgi rachunkowe – art. 24a ust. 1e ustawy o PIT. Przepisy te nakierowują ewidencję środków trwałych i WNiP na jednolitą, ustrukturyzowaną postać, tak aby dane dotyczące nabycia, amortyzacji, zmian wartości oraz zbycia były spójne i możliwe do automatycznej weryfikacji wraz z zapisami księgi głównej. Kogo dotyczy obowiązek raportowania JPK_ST_KR? Obowiązek raportowania w strukturze JPK_ST_KR dotyczy podatników prowadzących pełne księgi rachunkowe. W praktyce oznacza to, że plik będą musieli generować i przekazywać ci przedsiębiorcy, którzy prowadzą ewidencję środków trwałych i wartości niematerialnych i prawnych w ramach ksiąg rachunkowych. Dla pozostałych grup przewidziano odrębne struktury – uproszczone JPK_ST (dla podatników PIT prowadzących PKPiR) oraz JPK_ST_EWP (dla ewidencji przychodów ryczałtowców). Pierwszymi, których obejmie obowiązek przekazania pliku JPK_ST_KR do administracji skarbowej, będą duzi podatnicy CIT (o przychodach powyżej 50 mln EUR i podatkowe grupy kapitałowe) – plik za rok podatkowy rozpoczynający się po 31 grudnia 2025 r. złożą w 2027 r. Pozostali podatnicy CIT i PIT wejdą w obowiązek później, zgodnie z harmonogramem określonym przez Ministra Finansów. Już od 2025 r. wszyscy prowadzący księgi rachunkowe muszą jednak gromadzić dane w sposób zgodny z wymogami struktury, tak aby możliwe było wygenerowanie pliku w momencie wejścia obowiązku raportowego. Od kiedy i za jakie okresy trzeba będzie przesyłać JPK_ST_KR po ostatnim przesunięciu terminów? Rozporządzenie Ministra Finansów z 13 grudnia 2024 r. wyłączyło obowiązek przekazywania JPK_ST_KR za rok podatkowy rozpoczynający się po 31 grudnia 2024 r. i przed 1 stycznia 2026 r. Nie zwalnia jednak z obowiązku prowadzenia ewidencji w sposób zgodny z wymogami. Odroczenie terminu raportowania pliku JPK_ST_KR skutkuje tym, że pierwszy obowiązek przekazania tej struktury dotyczy roku podatkowego rozpoczynającego się 1 stycznia 2026 r., a termin złożenia pliku mija 31 marca 2027 r. Dla kolejnych grup podatników obowiązek przesyłania JPK_ST_KR oraz JPK_ST będzie wprowadzany w kolejnych latach, zgodnie z harmonogramem określonym w ustawie i przepisach wykonawczych. Tabela. Zakres obowiązku przekazywania struktur JPK dotyczących ewidencji środków trwałych (stan na listopad 2025 r.) – harmonogram UWAGA: Z obowiązku przesyłania JPK_ST_KR zwolnione są m.in. podmioty korzystające ze zwolnienia podmiotowego w CIT (z wyjątkiem fundacji rodzinnych), podatnicy uprawnieni do składania zeznań w formie papierowej oraz osoby prowadzące uproszczone ewidencje przychodów i kosztów. Jakie środki trwałe i wartości niematerialne i prawne trzeba wykazać w pliku JPK_ST_KR? W strukturze JPK_ST_KR należy wykazać wszystkie środki trwałe oraz wartości niematerialne i prawne ujęte w ewidencji prowadzonej dla celów podatkowych i rachunkowych. Obowiązek dotyczy składników majątku trwałego spełniających definicję środka trwałego lub wartości niematerialnej i prawnej zgodnie z ustawą o podatku dochodowym od osób prawnych (art. 16a–16m ustawy o CIT) oraz ustawą o podatku dochodowym od osób fizycznych (art. 22a–22o ustawy o PIT). Uwaga: W JPK_ST_KR wykazujemy środki trwałe wykreślenie z ewidencji, ale tylko wówczas, gdy dotyczą one aktywów (WNiP) będących w BO roku rozliczanego. W praktyce w JPK_ST_KR trzeba ująć m.in.: środki trwałe stanowiące własność lub współwłasność podatnika, wykorzystywane w działalności gospodarczej, środki trwałe w budowie, jeżeli są ujęte w ewidencji, środki trwałe nabyte, wytworzone lub przyjęte w drodze darowizny, aportu czy sukcesji, wartości niematerialne i prawne, takie jak licencje, prawa autorskie, patenty, know-how czy oprogramowanie, składniki majątku oddane w najem, dzierżawę, leasing finansowy lub używane na podstawie innych tytułów prawnych. Należy także wykazać środki trwałe zlikwidowane, sprzedane lub przekazane do używania innemu podmiotowi, jeśli operacje te miały miejsce w okresie, za który składany jest JPK_ST_KR – z podaniem daty i przyczyny wykreślenia. W strukturze trzeba ująć dane na początek roku podatkowego (obrotowego), jak i o wszystkie zmiany dokonane w trakcie roku. Dla środków trwałych przyjętych do ewidencji przed 1 stycznia 2025 r., zgodnie z wyjaśnieniami Ministerstwa Finansów, w JPK_ST_KR wykazuje się ograniczony zakres danych – tylko w takim zakresie, w jakim były one dostępne w ewidencji na dzień wejścia nowych przepisów. Pełne raportowanie danych (m.in. numeru KSeF faktury nabycia, sposobu nabycia, daty likwidacji) obowiązuje wyłącznie dla składników majątku wprowadzonych do ewidencji po 1 stycznia 2025 r. W efekcie plik JPK_ST_KR obejmuje całość ewidencji środków trwałych i wartości niematerialnych i prawnych, z rozróżnieniem na stan na początek i koniec okresu raportowego. Jakie dane o środkach trwałych i WNiP muszą znaleźć się w JPK_ST_KR? Struktura JPK_ST_KR została opracowana tak, aby odwzorować pełen przebieg „życia” środka trwałego lub wartości niematerialnej i prawnej – od momentu wprowadzenia do ewidencji, przez amortyzację, aż po zbycie lub likwidację. Dane raportowane w pliku mają charakter identyfikacyjny, opisowy i wartościowy, a część z nich łączy się bezpośrednio z danymi przesyłanymi w innych strukturach (np. JPK_KR_PD, KSeF). W poniższej tabeli znajdziesz zestawienie najważniejszych kategorii danych, które – zgodnie z wytycznymi Ministerstwa Finansów i schematem XSD struktury – powinny znaleźć się w pliku JPK_ST_KR. Tabela. Zakres danych raportowanych w strukturze JPK_ST_KR (poziom ogólny) Ważne: zgodnie z objaśnieniami Ministerstwa Finansów, dla środków trwałych i wartości niematerialnych przyjętych do ewidencji przed 1 stycznia 2025 r. wykazuje się dane tylko w zakresie, w jakim były one dostępne w ewidencji na dzień wejścia w życie nowych przepisów. Pełny zestaw informacji (m.in. szczegółowe dane o amortyzacji i zmianach wartości) jest wymagany wyłącznie dla składników wprowadzonych do ewidencji od 2025 r. W jaki sposób JPK_ST_KR łączy dane rachunkowe, podatkowe i informacje z KSeF? Struktura JPK_ST_KR została zaprojektowana tak, aby połączyć dane z trzech obszarów ewidencyjnych – ksiąg rachunkowych, ewidencji podatkowych oraz systemu KSeF. W praktyce w JPK_ST_KR każdy składnik majątku raportowany jest dwoma sposobami amortyzacji: bilansową (rachunkową) oraz podatkową. Dzięki temu organy podatkowe mogą porównać wartości wykazywane w księgach rachunkowych z tymi, które wpływają na wynik podatkowy. Węzeł ST_KR zawiera między innymi dane o wartości początkowej, metodzie i stawce amortyzacji, sumie odpisów dokonanych w danym okresie oraz aktualnej wartości netto środka trwałego. Z kolei powiązanie struktury JPK_ST_KR z Krajowym Systemem e-Faktur (KSeF) realizowane jest poprzez raportowanie identyfikatorów KSeF (tzw. ID KSeF) przy dokumentach nabycia, ulepszenia, sprzedaży lub likwidacji środka trwałego. Dzięki temu możliwe jest zautomatyzowanie kontroli poprawności danych – plik JPK_ST_KR wskazuje, które faktury z KSeF stanowią podstawę zbycia środka trwałego. Z jakich elementów składa się struktura JPK_ST_KR? Struktura JPK_ST_KR została określona przez Ministerstwo Finansów w formacie XML, zgodnym z opublikowanym na stronie podatki.gov.pl schematem logicznym (XSD) dla struktur JPK w podatkach dochodowych. Jest to odrębna struktura w ramach JPK_CIT, przeznaczona do raportowania ewidencji środków trwałych i wartości niematerialnych i prawnych przez podatników prowadzących księgi rachunkowe. Plik JPK_ST_KR ma budowę modułową – składa się z kilku węzłów (sekcji), które grupują dane o różnym charakterze: Nagłówek – identyfikuje plik (wersja schemy, cel złożenia, okres, daty początkowa i końcowa, typ pliku); Podmiot1 – zawiera dane identyfikacyjne podatnika (NIP, pełna nazwa, adres siedziby, dane kontaktowe); ST_KR – główny węzeł merytoryczny, w którym wykazuje się dane o każdym środku trwałym lub wartości niematerialnej i prawnej, obejmujące m.in. identyfikator środka trwałego, wartości początkowe, metody amortyzacji, zmiany wartości i informacje o zbyciu lub likwidacji; Ministerstwo Finansów udostępnia aktualną wersję struktury logicznej JPK_ST_KR wraz z dokumentacją techniczną w zakładce „Struktury JPK w podatkach dochodowych” na portalu podatki.gov.pl. Każda aktualizacja schemy XSD jest tam publikowana wraz z datą obowiązywania oraz informacją o zgodności z pozostałymi strukturami JPK. Jak uporządkować ewidencję środków trwałych i WNiP, aby była zgodna z wymaganiami JPK_ST_KR? Pliku JPK_ST_KR nie da się poprawnie przygotować w arkuszu kalkulacyjnym. Wynika to wprost z przepisów – ewidencja środków trwałych musi być prowadzona w sposób umożliwiający elektroniczne przekazanie danych w formacie zgodnym z wymaganiami Ministerstwa Finansów (art. 9 ust. 1c ustawy o CIT i art. 24a ust. 1e ustawy o PIT). Oznacza to, że dane powinny być gromadzone w programie finansowo-księgowym, który pozwala odwzorować strukturę pliku XML. Aby ewidencja była zgodna z wymogami JPK_ST_KR, konieczne jest: spójne oznaczenie środków trwałych – jednoznaczne numery inwentarzowe, symbole KŚT, kompletna dokumentacja – każdy wpis powinien mieć dokument OT oraz powiązane dowody księgowe dotyczące ulepszeń i likwidacji, poprawna klasyfikacja i amortyzacja – zgodność metody i stawek z ewidencją podatkową i bilansową, aktualne wartości początkowe i dotychczasowe odpisy, pełna historia zmian – daty nabycia, modernizacji, zbycia lub likwidacji wraz z przyczynami i numerami dokumentów, powiązanie z KSeF – możliwość przypisania numerów identyfikacyjnych e-faktur. W praktyce najłatwiej zapewnić taką zgodność, korzystając z odpowiedniego oprogramowania. Przykładem jest Symfonia Środki Trwałe, która obsługuje funkcje przygotowane pod JPK_ST_KR – m.in. zmianę parametrów dla deklaracji JPK_CIT oraz operacje wykonywane „na wybranych środkach” lub „wszystkich w filtrze”, co pozwala masowo przygotować pola pod strukturę (np. okres, rok, zakres środków). Program prowadzi kartotekę środka trwałego w układzie zakładek (identyfikacja, parametry amortyzacji, zdarzenia), umożliwiając opisanie środka, uzupełnienie historii i powiązanie dokumentów – zarówno skrótowo, jak i szczegółowo, tak aby już na etapie ewidencji gromadzić dane potrzebne do raportowania JPK_ST_KR i finalnie móc te dane uzyskać w pliku XML zgodnym z wymogami Ministerstwa Finansów.

Druga edycja konferencji Symfonia Digital Day, organizowana przez Grupę Symfonia we współpracy z Fundacją Digital Poland i pod patronatem honorowym Ministerstwa Rozwoju i Technologii, ponownie zgromadzi liderów sektora MŚP, ekspertów i przedstawicieli administracji publicznej. W tym roku wydarzenie koncentruje się wokół jednego pytania: jak budować odporność biznesu w czasach dynamicznych zmian cyfrowych. Jak podkreśla Edyta Malesza-Malatrat, Chief Marketing Officer w Symfonii i współprowadząca wydarzenie, celem konferencji jest nie tylko przekazanie wiedzy, ale przede wszystkim wsparcie przedsiębiorców w praktycznym przygotowaniu się do nadchodzących zmian. Block Quote – Symfonia Digital Day daje liderom biznesu praktyczne wskazówki, jak planować i wdrażać cyfrowe rozwiązania w swoich firmach – od wdrożenia KSeF, przez wykorzystanie sztucznej inteligencji, po wzmocnienie odporności operacyjnej. Uczestnicy zdobędą wiedzę i inspiracje, które pozwolą im podejmować świadome decyzje – dodaje Tomasz Mamys, ekspert ds. cyfryzacji i współprowadzący konferencję. Block Quote KSeF – cyfrowa rewolucja w centrum uwagi Tegoroczna edycja Symfonia Digital Day w dużej mierze poświęcona jest Krajowemu Systemowi e-Faktur (KSeF) – rozwiązaniu, które w 2026 roku stanie się obowiązkowe dla wszystkich przedsiębiorców. To temat budzący wiele emocji i pytań. Jak wynika z badania przeprowadzonego przez Symfonię, większość biur rachunkowych wciąż nie jest gotowa na jego wdrożenie – część firm dopiero analizuje wymagania, a inne rozpoczynają pierwsze testy. Najczęściej wskazywane obawy dotyczą aspektów technicznych, integracji systemów oraz kosztów. Block Quote Cyfryzacja to jednak nie tylko nowe narzędzia, ale również zmiana sposobu myślenia o całej organizacji. Jak podkreśla Tomasz Mamys, wszystkie sesje w agendzie Symfonia Digital Day zostały zaprojektowana tak, by odpowiadać na konkretne wyzwania małych i średnich firm. Block Quote Ekspert zaznacza, że równie ważnym elementem programu będzie panel dotyczący sztucznej inteligencji w biznesie – tematu, który w praktyce coraz silniej wpływa na sposób funkcjonowania przedsiębiorstw. Block Quote W programie konferencji znalazły się panele poświęcone nie tylko KSeF i sztucznej inteligencji, ale również bezpieczeństwu cyfrowemu, deregulacjom prawnym oraz wpływowi nowych regulacji unijnych na funkcjonowanie MŚP. Eksperci będą dyskutować o tym, jak technologia może wzmacniać stabilność biznesu w obliczu niepewności gospodarczej i geopolitycznej. Uczestnicy wydarzenia mogą również liczyć na inspirującą część motywacyjną. Gościem specjalnym będzie Krzysztof Hołowczyc, który opowie o zarządzaniu ryzykiem, planowaniu i odporności w sytuacjach granicznych – tematach bliskich każdemu przedsiębiorcy. Block Quote Symfonia Digital Day 2025 to nie tylko konferencja, ale też platforma dialogu i współpracy pomiędzy biznesem, administracją publiczną i ekspertami technologicznymi. W opinii organizatorów to właśnie otwarta wymiana doświadczeń i budowanie zaufania stanowią fundament skutecznej transformacji cyfrowej. Block Quote Symfonia Digital Day 2025 odbędzie się 6 listopada 2025 roku w Centralnym Domu Technologii, ul. Krucza 50 w Warszawie. Uczestnicy będą mogli dołączyć również online. Rejestracja trwa zarówno na wydarzenie stacjonarne, jak i transmisję online – szczegóły i zapisy są dostępne na stronie: https://symfonia.pl/symfonia-digital-day/.

Cyfrowa transformacja to dziś nie trend, a konieczność. Krajowy System e-Faktur (KSeF), sztuczna inteligencja, cyberbezpieczeństwo czy unijne regulacje to wyzwania, które w najbliższych miesiącach zdefiniują sposób, w jaki funkcjonują polskie przedsiębiorstwa. Przygotowanie się na nadchodzące zmiany będzie tematem rozmów ekspertów, liderów biznesu i przedstawicieli świata nowych technologii podczas drugiej edycji Symfonia Digital Day. W centrum dyskusji – najważniejsze wyzwania cyfryzacyjne Symfonia Digital Day to wydarzenie, które powstało, by pomóc przedsiębiorcom zrozumieć i oswoić zmiany, jakie niesie cyfryzacja. W tym roku szczególną uwagę poświęcono obowiązkowemu wdrożeniu KSeF, które stanie się jednym z największych wyzwań dla polskiej gospodarki w nadchodzących miesiącach. Podczas konferencji przewidziano także dyskusje o wpływie sztucznej inteligencji na zarządzanie, rekrutację i kulturę organizacyjną, a także o rosnącym znaczeniu cyberbezpieczeństwa i regulacji unijnych dla sektora MŚP. Konferencja skierowana jest do właścicieli firm, członków zarządów, prezesów, dyrektorów zarządzających oraz kadry menedżerskiej odpowiedzialnej za strategię, finanse i rozwój. To właśnie ci decydenci staną dziś przed koniecznością przełożenia technologicznych zmian na codzienność organizacji. Symfonia Digital Day stwarza im przestrzeń do rozmowy o realnych kosztach i korzyściach cyfryzacji, a także do wymiany doświadczeń i dobrych praktyk. Kluczowe zagadnienia cyfrowej transformacji w praktyce Na uczestników czekają wystąpienia poświęcone rewolucji KSeF, sesje o deregulacjach i ich wpływie na biznes, panel o roli AI jako partnera strategicznego, a także dyskusje dotyczące cyberzagrożeń, finansów w czasach kryzysu oraz nowych regulacji unijnych. Oprócz merytorycznych wystąpień przewidziano czas na networking i wymianę doświadczeń w gronie osób, które aktywnie kształtują przyszłość polskiego biznesu. Uczestnicy mogą wziąć udział w wydarzeniu zarówno stacjonarnie, w Centralnym Domu Technologii w Warszawie, jak i online dzięki transmisji na żywo. Symfonia Digital Day, zaplanowana na 6 listopada 2025 r., ma służyć nie tylko edukacji, ale także stworzeniu forum wymiany myśli i inspiracji dla wszystkich, którzy poszukują sposobów na skuteczne wdrożenie cyfrowych innowacji. Udział w wydarzeniu jest bezpłatny, jednak możliwy wyłącznie poprzez wcześniejszą rejestrację. Pełna agenda dostępna jest pod linkiem: https://symfonia.pl/symfonia-digital-day/.

27 sierpnia 2025 r. Prezydent Karol Nawrocki podpisał ustawę o wdrożeniu Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF), który docelowo ma objąć wszystkie firmy w Polsce – w tym także te korzystające ze zwolnienia z VAT. Po kilkukrotnych zmianach terminu, wdrożenie obowiązku e-fakturowania nastąpi 1 lutego 2026 r. – w przypadku dużych podatników, a dla pozostałych firm – 1 kwietnia 2026 r. Jakie zmiany w KSeF planuje resort finansów? Jaki jest aktualny harmonogram wprowadzania Krajowego Systemu e-Faktur? Sprawdź! Najważniejsze informacje w skrócie: 27 sierpnia 2025 r. Prezydent Karol Nawrocki podpisał nowelizację ustawy o VAT dotyczącą Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF 2.0), który umożliwia wystawianie i otrzymywanie faktur ustrukturyzowanych drogą elektroniczną. KSeF będzie obowiązkowy od 1 lutego 2026 r. dla dużych firm, tj. takich, w których wartość sprzedaży wraz z kwotą podatku w 2024 r. przekroczy 200 mln zł. Od 1 kwietnia 2026 r. z Krajowego Systemu eFaktur będą musieli korzystać pozostali przedsiębiorcy – także Ci zwolnieni z VAT. Resort finansów planuje jednak wprowadzić wyjątek dla podatników „wykluczonych cyfrowo”, którzy obowiązkiem e-fakturowania zostaną objęci po 1 stycznia 2027 r. Do końca 2026 r. nie będą nakładane kary za błędy w fakturowaniu za pośrednictwem Krajowego Systemu eFaktur. Przedsiębiorcy będą mogli także wystawiać faktury w trybie “offline24”. Wdrożenie KSeF wymaga analizy procesów, przebudowy procedur księgowych, a nierzadko również inwestycji w nowe rozwiązania informatyczne. Przedsiębiorcy powinni jak najszybciej przygotować się na zmiany. Wsparcie w tym zakresie oferuje administracja skarbowa oraz producenci systemów ERP i oprogramowania księgowego. Co to jest Krajowy System e-Faktur (KSeF)? Krajowy System e-Faktur (KSeF) to ogólnopolska platforma teleinformatyczna stworzona przez Ministerstwo Finansów i nadzorowana przez Krajową Administrację Skarbową. Umożliwia wystawianie, przesyłanie i odbieranie tzw. faktur ustrukturyzowanych, czyli takich, które mają uporządkowaną strukturę danych w postaci pliku XML. Jej główną rolą jest centralizacja procesu rejestracji i wymiany faktur w obrocie gospodarczym – ponieważ wszystkie tego typu dokumenty będą obsługiwane za pomocą jednej platformy, nabywcy oraz organy podatkowe zyskają do nich natychmiastowy dostęp. Wdrożenie KSeF ma sprzyjać zautomatyzowanej wymianie faktur elektronicznych między firmami oraz skrócić czas oczekiwania na zwrot podatku VAT. Na wprowadzeniu tego rozwiązania skorzysta także administracja skarbowa. Krajowy System eFaktur ma bowiem uszczelniać system podatkowy, zapewniać lepszą kontrolę nad autentycznością faktur oraz zwiększać bezpieczeństwo i nienaruszalność danych, a co za tym idzie także transparentność obrotu gospodarczego. W UE z faktur ustrukturyzowanych korzystają już Włochy, a od tego roku również Niemcy. Zgodnie z założeniami pakietu VAT in a Digital Age (ViDA) do 2030 r. e-fakturowanie zostanie zharmonizowane na poziomie całej Unii Europejskiej. KSeF – od kiedy wchodzi w życie? Zgodnie z przyjętą ustawą harmonogram wdrożenia Krajowego Systemu e-Faktur uwzględnia dwa etapy, jednak z dodatkowym odroczeniem dla najmniejszych firm: 1 lutego 2026 r. – obowiązek korzystania z KSeF dla dużych podatników (o wartości sprzedaży przekraczającej 200 mln zł brutto), 1 kwietnia 2026 r. – dla pozostałych przedsiębiorców, w tym mikrofirm, z wyjątkiem tzw. podatników wykluczonych cyfrowo, 1 stycznia 2027 r. – dla najmniejszych podatników, których transakcje opiewają na niewielkie kwoty (maksymalnie 10 tys. zł wartości sprzedaży miesięcznie). Jak zapewnia resort finansów, aktualny harmonogram został przygotowany po szczegółowej analizie uwarunkowań biznesowych, prawnych oraz technicznych. Ma on zapewnić przedsiębiorcom i dostawcom systemów IT wystarczająco dużo czasu na dostosowanie się do nowego obowiązku, a jednocześnie umożliwić dopracowanie rozwiązań technologicznych po stronie administracji skarbowej. Wdrożenie KSeF – ważne terminy W opublikowanej 12 kwietnia 2025 roku informacji, Ministerstwo Finansów przedstawiło także szczegółową mapę drogową działań związanych z wdrożeniem KSeF. Przedstawione w niej terminy mają duże znaczenie szczególnie dla największych firm, dostawców oprogramowania oraz integratorów systemów finansowo-księgowych. Harmonogram wdrożenia KSeF Od kiedy wdrożenie KSeF? Zgodnie z przyjętą mapą drogową, w czerwcu 2025 r. resort finansów udostępni dokumentację związaną z nową wersją systemu – tzw. KSeF 2.0, która będzie obowiązywać od 1 lutego 2026 r. W tych materiałach znajdą się m.in. informacje na temat: struktury logicznej pliku FA(3), czyli nowego wzoru faktury ustrukturyzowanej, dokumentacji API (interfejsu programistycznego), która pozwoli dostosować zewnętrzne systemy do wymagań KSeF 2.0. Szczegółowy harmonogram testów integracyjnych zostanie natomiast opublikowany wraz z dokumentacją API. Od 30 września 2025 r. możliwe stanie się natomiast publiczne testowanie interfejsu API systemu KSeF 2.0. Od tego momentu podmioty odpowiadające za integrację programów księgowych z KSeF będą mogły sprawdzać działanie nowej wersji systemu. Kolejna ważna data to listopad 2025 r. To właśnie wtedy Ministerstwo Finansów planuje udostępnić testową wersję aplikacji podatnika KSeF 2.0. Ma ona pozwalać przedsiębiorcom na zapoznanie się z funkcjonalnością Krajowego Systemu eFaktur. Block Quote Wersja produkcyjna systemu – czyli ta, która umożliwia wystawianie faktur w rzeczywistym obrocie gospodarczym – zostanie uruchomiona 1 lutego 2026 r. To właśnie od tego momentu obowiązek wystawiania faktur przez KSeF zacznie formalnie obowiązywać. Jakie zmiany w KSeF planuje resort finansów? Choć harmonogram wdrożenia KSeF pozostaje bez zmian, Ministerstwo Finansów zapowiada szereg nowości, które mają ułatwić przedsiębiorcom codzienne korzystanie z systemu. W odpowiedzi na postulaty zgłaszane przez firmy i branżę IT, zaprojektowano konkretne rozwiązania zarówno w zakresie technicznym, jak i prawnym. Wystawianie faktur w trybie „offline24” Jedną z najważniejszych zmian jest wprowadzenie bezterminowej możliwości wystawiania faktur w tzw. trybie offline24. Takie rozwiązanie ma służyć przedsiębiorcom w dwóch sytuacjach: gdy faktura wystawiana jest dla podmiotów zagranicznych lub odbiorców nieposługujących się numerem NIP, w przypadku problemów z dostępem do Internetu, problemami związanymi ze sprzętem, systemem informatycznym lub przerw w działaniu systemu KSeF. Fakturę wystawioną offline będzie można przekazać do KSeF następnego dnia, bez ryzyka opóźnień w dokumentowaniu sprzedaży – w przypadku tego typu dokumentów datą wystawienia będzie ta, znajdująca się w polu P_1 struktury logicznej FA(3) czyli data wskazana przez wystawcę w momencie wystawiania faktury. Rozwiązanie pozwoli zatem uniknąć rozbieżności między datą znajdującą się na fakturze a datą wystawienia nadawaną przez KSeF w momencie przesłania faktury do systemu. Aby skorzystać z tego rozwiązania, przedsiębiorca musi jednak spełnić dodatkowy warunek – wygenerować certyfikat wystawcy faktury niezbędny do identyfikacji podatnika i programu fakturującego. Faktury VAT RR poza obowiązkowym KSeF Ministerstwo zapowiedziało również, że faktury VAT RR dokumentujące zakupy produktów rolnych przez rolników ryczałtowych nie będą objęte obowiązkiem KSeF. Możliwość ich dobrowolnego wystawiania w systemie zostanie natomiast wprowadzona od 1 kwietnia 2026 r., a nie – jak wcześniej zakładano – od 1 lutego 2026 r. Okres przejściowy bez kar i z dodatkowymi ułatwieniami W celu wsparcia przedsiębiorców w adaptacji do nowego systemu resort finansów zapowiedział również, że do końca 2026 r.: utrzymana zostanie możliwość wystawiania faktur z kas rejestrujących, nie będą nakładane kary za błędy popełnione przy fakturowaniu w KSeF, nie będzie obowiązku podawania numeru KSeF przy płatnościach, także tych realizowanych w mechanizmie podzielonej płatności (MPP). Administracja skarbowa ma natomiast prowadzić działania o charakterze edukacyjnym, których celem jest wsparcie podatników we wdrożeniu systemu. Certyfikaty dla wystawców e-faktur Od 1 listopada 2025 r. przedsiębiorcy będą mogli również ubiegać się o tzw. certyfikaty wystawcy faktury, które umożliwią im autoryzację w systemie – zarówno w trybie online, jak i offline24. Zapewnią one również bezpieczeństwo i ciągłość procesu wystawiania e-faktur, nawet w sytuacjach awaryjnych. Szczegóły dotyczące ich generowania zostaną opisane w dokumentacji API, którą resort opublikuje w czerwcu 2025 r. Faktury dla konsumentów będą dobrowolne Nowością w projekcie jest także możliwość wystawiania faktur dla konsumentów w KSeF. Rozwiązanie to będzie miało charakter dobrowolny i uproszczony tak, aby dać przedsiębiorcom większą elastyczność przy dokumentowaniu sprzedaży dla osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej. Przeczytaj również: Faktura na osobę fizyczną – jak i kiedy powinno się ją wystawić? – Symfonia Załączniki do faktur ustrukturyzowanych W odpowiedzi na sygnały z rynku, system KSeF 2.0 wprowadzi także możliwość dodawania załączników do faktur ustrukturyzowanych przesyłanych za pośrednictwem KSeF. Zgodnie z zapowiedziami ministerstwa, będą one integralną częścią dokumentu sprzedaży i zostaną opisane w nowej strukturze logicznej FA(3). Aby móc je jednak wysyłać, trzeba jednak dokonać odpowiedniego zgłoszenia pośrednictwem usługi e-Urząd Skarbowy. Dodanie załączników do faktur ustrukturyzowanych to ważna zmiana m.in. dla firm, które dotychczas przesyłały szczegółowe dane potrzebne do rozliczenia do rozliczenia sprzedaży w osobnych dokumentach. Dlaczego warto przystąpić do KSeF? Przystąpienie do Krajowego Systemu e-Faktur to realna korzyść dla każdej firmy. Wraz z systemem przedsiębiorcy zyskują darmowy dostęp do nowoczesnej platformy usług elektronicznych EDI, za pomocą której mogą bezpiecznie wymieniać dokumenty. Nie muszą również drukować i przechowywać faktur – wszystkie dokumenty trafiają do bezpiecznego, bezpłatnego archiwum online. Prawidłowo zaimplementowany system może także uprościć obieg faktur w firmie, przyspieszyć ich akceptację i pomóc w szybszym odzyskiwaniu należności. Block Quote Jak przygotować się na KSeF – lekcja do odrobienia dla przedsiębiorców Wdrożenie Krajowego Systemu e-Faktur niesie ze sobą wiele korzyści, ale wymaga też solidnego przygotowania. Dostosowanie procesów biznesowych do wymagań Krajowego Systemu eFaktur może generować dodatkowe koszty, związane np. z wdrożeniem nowych procedur, szkoleniem pracowników i aktualizacją systemów informatycznych. Im szybciej firmy zaczną przygotowania, tym łatwiej będzie im odnaleźć się wtedy, gdy KSeF stanie się obowiązkowy. Wsparcie w procesie adaptacji do zmiany prawnej, jaką jest KSeF oferują także producenci oprogramowania finansowo-księgowego. Block Quote Warto pamiętać, że w KSeF nie można poprawić raz wystawionego dokumentu, nie da się też umieścić kodów nabywcy i odbiorcy (poza EAN), ani wystawić faktury według indywidualnego szablonu z logotypem firmy. Aby uniknąć nieprzyjemnych niespodzianek, przedsiębiorcy powinni zatem uważnie przeanalizować, jak obecnie przebiegają procesy finansowo-księgowe w ich firmach, wdrożyć spójne procedury obiegu dokumentów oraz upewnić się, że program księgowy, z którego korzystają jest dostosowany do wymogów KSeF. Przeczytaj również: Obowiązki biura rachunkowego w zakresie KSeF – Symfonia Kary za nieprzestrzeganie KSeF – nowe przepisy Choć Ministerstwo Finansów przewidziało okres przejściowy i zapowiedziało brak sankcji za błędy związane z e-fakturowaniem do końca 2026 r., to jednak od 2027 r. za naruszenia związane z KSeF będą groziły konkretne i dotkliwe kary finansowe. Przedsiębiorca, który wystawi fakturę z pominięciem systemu, może zapłacić nawet 100% wartości podatku wykazanego na dokumencie. W przypadku faktur bez podatku, kara może wynieść do 18,7% łącznej kwoty należności. Kary te będą nakładane w formie decyzji administracyjnej i muszą zostać uregulowane na rachunek właściwego urzędu skarbowego w ciągu 14 dni od jej doręczenia. Chcesz dowiedzieć się więcej na temat Krajowego Systemu e-Faktur? Przeczytaj nasz kompleksowy poradnik na temat KSEF!

W 2025 roku pracownicy mają do dyspozycji szereg urlopów oraz elastycznych rozwiązań organizacyjnych, które pozwalają lepiej godzić życie zawodowe z rodzinnym. Obejmuje to zarówno rodziców biologicznych, jak i adopcyjnych, którzy chcą połączyć obowiązki rodzinne z pracą. Poniżej przedstawiamy szczegółowe informacje na temat poszczególnych typów urlopów rodzicielskich – z określonym wymiarem czasu – oraz informacje, czy można zarządzać nimi w systemach, takich jak Symfonia i enova365. Urlop macierzyński Urlop macierzyński przysługuje matce dziecka i trwa 20 tygodni przy urodzeniu jednego dziecka. Natomiast w przypadku porodu mnogiego okres ten wydłuża się do nawet 37 tygodni, gdy urodzi się pięcioro lub więcej dzieci.. Urlop można rozpocząć już na 6 tygodni przed planowanym porodem. Co ważne, kobieta musi wykorzystać przynajmniej 14 tygodni urlopu po porodzie, natomiast pozostałą część, do 6 tygodni, może przekazać ojcu dziecka, jeśli spełnia on określone warunki. Systemy kadrowe takie jak Symfonia oraz enova365 umożliwiają elektroniczne składanie wniosków o urlop macierzyński, co znacząco usprawnia proces kadrowy i pozwala kontrolować prawidłowe terminy oraz długość urlopu. Urlop rodzicielski Po zakończeniu urlopu macierzyńskiego pracownikom przysługuje dodatkowy urlop rodzicielski, który trwa maksymalnie 41 tygodni przy urodzeniu jednego dziecka. W przypadku ciąży mnogiej jest to nawet 43 tygodnie. Może być wykorzystany przez oboje rodziców, w częściach (maksymalnie pięciu), w terminie do ukończenia przez dziecko 6. roku życia. Każdy z rodziców posiada 9 tygodni urlopu, które są nieprzenoszalne, co oznacza, że nie mogą zostać przekazane drugiemu rodzicowi. Jeżeli te tygodnie nie zostaną wykorzystane, prawo do nich wygasa. Symfonia i enova365 wspierają planowanie oraz rozliczanie tego typu urlopów, z możliwością monitorowania wykorzystanych tygodni oraz integracją z dokumentacją do ZUS. Urlop ojcowski Urlop ojcowski przysługuje ojcu dziecka w wymiarze 14 dni (2 tygodni), niezależnie od tego, czy matka korzysta z urlopów związanych z rodzicielstwem. Urlop ten można wykorzystać jednorazowo lub w dwóch częściach (po 7 dni każda). Może zostać wykorzystany jednorazowo lub podzielony na dwie części po 7 dni. Co więcej, urlop musi zostać wykorzystany w ciągu 12 miesięcy od narodzin dziecka lub od objęcia opieki nad dzieckiem adoptowanym. Wniosek o urlop ojcowski można złożyć przez system kadrowy – np. w Symfonii lub enova365 – co pozwala uprościć proces, zminimalizować błędy formalne i zautomatyzować weryfikację terminów. Urlop wychowawczy Urlop wychowawczy to bezpłatny urlop, który przysługuje pracownikowi posiadającemu co najmniej 6-miesięczny staż pracy. Można z niego skorzystać do ukończenia przez dziecko 6. roku życia. Łączny maksymalny wymiar urlopu wynosi 36 miesięcy. Może zostać podzielony na maksymalnie pięć części, przy czym jeden miesiąc jest zarezerwowany wyłącznie dla drugiego rodzica i nie może zostać przekazany. Urlop wychowawczy może zostać podzielony na maksymalnie pięć części. W systemach Symfonia i enova365 można kontrolować liczbę części, długość oraz pozostałe dni urlopu, co ma znaczenie w szczególności w przypadku dłuższych okresów nieobecności. Urlop adopcyjny – równe prawa dla rodziców adopcyjnych Rodzice, którzy przysposobili dziecko, mają prawo do takich samych urlopów jak rodzice biologiczni. Oznacza to, że przysługują im: urlop macierzyński (od dnia objęcia opieki), urlop rodzicielski, urlop ojcowski, urlop wychowawczy. Warunki, długość i zasady przyznawania są identyczne jak w przypadku urodzenia dziecka. Co więcej, w systemach Symfonia i enova365 wystarczy wybrać odpowiedni rodzaj urlopu oraz zaznaczyć, że dotyczy on opieki adopcyjnej. Elastyczna organizacja pracy w 2025 roku Rodzic wychowujący dziecko do 8. roku życia ma prawo do złożenia wniosku o elastyczną organizację pracy. Może to obejmować: pracę zdalną (stałą lub okazjonalną), elastyczny czas rozpoczęcia i zakończenia pracy, skrócony wymiar etatu (np. 3/4, 1/2), pracę w systemie zadaniowym, indywidualny rozkład czasu pracy. Wniosek o elastyczną organizację pracy powinien zostać złożony na co najmniej 21 dni przed planowanym rozpoczęciem zmian. Pracodawca może odmówić tylko, jeśli wykaże, że wdrożenie zmian jest niemożliwe ze względów organizacyjnych lub prawnych. Wnioski urlopowe w systemach Symfonia i enova365 Nowoczesne systemy kadrowo-płacowe, takie jak Symfonia i enova365, umożliwiają pracownikom elektroniczne składanie i obsługę wniosków dotyczących wszystkich typów urlopów związanych z rodzicielstwem. To rozwiązanie przyspiesza procesy kadrowe, eliminuje błędy formalne i zapewnia zgodność z obowiązującym prawem. Funkcje dostępne w tych systemach obejmują m.in.: składanie wniosków o urlop macierzyński, ojcowski, rodzicielski, wychowawczy, automatyczne naliczanie i monitorowanie urlopów, integrację z e-teczkami i dokumentacją pracowniczą, zgodność z Kodeksem pracy i regulacjami ZUS. Podsumowanie 2025 rok przynosi kontynuację ważnych zmian w obszarze uprawnień rodzicielskich. Pracownicy powinni znać swoje prawa, a pracodawcy – zapewniać sprawne mechanizmy ich realizacji. Zastosowanie narzędzi takich jak Symfonia i enova365 to krok w stronę nowoczesnego i zgodnego z prawem zarządzania kadrami.

Czy pracując na umowie zlecenie albo prowadząc własną firmę, powinieneś mieć prawo do urlopu, odprawy czy dodatku stażowego? Od lat to pytanie budzi emocje i spory. W końcu nadchodzą zmiany. Z początkiem 2026 roku wejdzie w życie nowelizacja Kodeksu pracy, która rozszerzy definicję stażu pracy. Rząd zatwierdził już odpowiedni projekt ustawy. Czym jest staż pracy? W polskim prawie wyróżniamy dwa podstawowe rodzaje stażu pracy: Ogólny staż pracy – suma lat przepracowanych u różnych pracodawców. Ma wpływ m.in. na prawo do urlopu wypoczynkowego czy urlopu wychowawczego. Zakładowy staż pracy – liczony tylko u jednego pracodawcy. Od niego zależy np. długość wypowiedzenia, prawo do odprawy, dodatków stażowych czy nagrody jubileuszowej. Do tej pory do stażu pracy wliczano przede wszystkim zatrudnienie na etacie oraz okresy nauki np. studia. Natomiast nie brano pod uwagę umów cywilnoprawnych (zlecenie czy dzieło), a także prowadzenie własnej działalności gospodarczej. Dla wielu pracowników i przedsiębiorców oznaczało to mniej korzystne warunki, np. przy ustalaniu uprawnień. ZOBACZ TAKŻE: Odwołanie z urlopu a niedopuszczenie do urlopu – co może pracodawca? Co się zmieni od 2026 roku? 24 czerwca 2025 roku Rada Ministrów przyjęła projekt ustawy i skierowała go do Sejmu. Nowe przepisy zaczną obowiązywać od 1 stycznia 2026 r. Co istotne, do stażu pracy będą wliczane nowe formy zatrudnienia, takie jak: okresy wykonywania pracy na podstawie: umowy zlecenia, umowy o świadczenie usług (w tym tzw. umowy dla niań), umowy agencyjnej, prowadzenie działalności gospodarczej i pozostawanie osobą współpracującą, bycie wspólnikiem spółek jawnych, komandytowych, partnerskich, a także jednoosobowej spółki z o.o., praca w rolniczych spółdzielniach produkcyjnych, służba w formacjach mundurowych (m.in. Straż Marszałkowska, Służba Celno-Skarbowa), zagraniczna działalność zarobkowa inna niż zatrudnienie. Co to oznacza w praktyce? Przykład: Obecnie masz sześć lat doświadczenia zawodowego, ale wcześniej pracowałeś u obecnego pracodawcy przez cztery lata na podstawie umowy zlecenie. Po nowelizacji ustawy, która wchodzi w życie 1 stycznia 2026 r., Twoje doświadczenie zawodowe wydłuży się do dziesięciu lat. Przyspieszy to Twoje prawo do: 26 dni urlopu wypoczynkowego (zamiast 20), dłuższego okresu wypowiedzenia, wyższej odprawy, jeśli umowa zostanie rozwiązana, dodatku stażowego – jeśli obowiązuje w Twoim zakładzie pracy. ZOBACZ TAKŻE: Czy pracodawca może zadzwonić do bliskiej osoby pracownika w razie jego nieobecności? Jak będzie potwierdzany staż pracy? Nowelizacja przewiduje, że potwierdzeniem zaliczanych okresów będzie zaświadczenie z ZUS: do stażu pracy będą wliczane okresy, w których odprowadzano składki na ubezpieczenia społeczne lub zdrowotne, w przypadku ulg, takich jak „ulga na start” czy umowy zawierane z uczniami i studentami, może być wymagane dodatkowe postępowanie wyjaśniające. Wniosek o wydanie takiego zaświadczenia należy złożyć elektronicznie – za pośrednictwem Platformy Usług Elektronicznych ZUS (PUE ZUS) Dlaczego te zmiany są ważne? Nowelizacja ma wyrównać szanse wszystkich pracujących – bez względu na to, czy pracowali na etacie, zleceniu czy prowadzili własny biznes. Dla wielu osób to realna poprawa warunków pracy i lepszy dostęp: stanowisk wymagających doświadczenia zawodowego, świadczeń pracowniczych (np. nagrody jubileuszowej, dodatku stażowego), większej stabilności zatrudnienia. Podsumowanie – do zapamiętania! Od 2026 r. staż pracy będzie liczony szerzej – obejmie też zlecenia i działalność gospodarczą. Zmiany wpłyną na długość urlopu, odprawy, dodatki stażowe i inne uprawnienia. Już teraz warto zebrać dokumenty potwierdzające wcześniejszą pracę, zwłaszcza jeśli nie była to praca na etacie.

Od 1 stycznia 2025 roku pierwsza grupa podatników CIT jest  zobowiązana do prowadzenia ksiąg rachunkowych w formacie cyfrowym oraz przesyłania ich do urzędu skarbowego za pomocą Jednolitego Pliku Kontrolnego. To zmiana, która wymaga przygotowania odpowiednich narzędzi i dostosowania procesów księgowych. W kolejnych latach obowiązek ten obejmie kolejne grupy podatników. Kto musi przesyłać JPK_CIT od 2025 roku? Obowiązek raportowania w formie elektronicznej dotyczy przede wszystkim: Podatkowych grup kapitałowych oraz podatników CIT z przychodami powyżej 50 mln euro w poprzednim roku podatkowym (od 2025 r.) Pozostałych podatników CIT i podatników PIT/PPE/PPL, którzy prowadzą ewidencję VAT (od 2026 r.) Zwolnieni z tego obowiązku są m.in. jednostki budżetowe, fundacje rodzinne, podatnicy z przychodami wyłącznie wolnymi od podatku oraz prowadzący uproszczoną ewidencję przychodów i kosztów. ZOBACZ TAKŻE: Czy zakup roweru może być kosztem firmowym? JPK_CIT – jakie struktury obowiązują? Podatnicy CIT zobligowani są do przesyłania dwóch kluczowych plików: JPK_KR_PD – raportującego księgi rachunkowe w formacie XML, JPK_ST_KR – dotyczącego ewidencji środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych. Jakie dane muszą się znaleźć w plikach JPK? Informacje jakie muszą być uwzględnione w raportach to: Numer identyfikacji podatkowej (NIP) kontrahenta, Numer faktury w Krajowym Systemie e-Faktur (KSeF), Szczegółowe oznaczenia kont księgowych zgodnie z oficjalnym słownikiem znaczników, Dane o środkach trwałych: sposób nabycia, numer dowodu przyjęcia, daty nabycia i wykreślenia, numer inwentarzowy, Informacje o różnicach między wynikiem finansowym a podstawą opodatkowania (m.in. przychody i koszty niepodlegające opodatkowaniu). Warto podkreślić, że część danych dot. środków trwałych nabytych przed 2025 rokiem może być jeszcze zwolniona z obowiązku raportowania w pierwszych latach obowiązywania nowych przepisów. Co zawiera struktura JPK_ST_KR? JPK_ST_KR to plik, który skupia się na ewidencji środków trwałych i wartości niematerialnych i prawnych (WNiP). Raportowanie obejmuje: Numer inwentarzowy, Daty nabycia, wytworzenia lub wykreślenia z ewidencji, Dane dotyczące amortyzacji (częstotliwość i wysokość odpisów), Rodzaj dowodu potwierdzającego nabycie lub wykreślenie. Od 2025 roku wprowadzono obowiązek uzupełniania nowych pól, takich jak sposób nabycia środka trwałego (np. faktura VAT, umowa sprzedaży, darowizna) oraz częstotliwość odpisów amortyzacyjnych. Sposób nabycia środka trwałego Zgodnie z nowym słownikiem, sposób nabycia należy oznaczyć literowo: F – faktura VAT S – umowa sprzedaży D – umowa darowizny N – wkład niepieniężny W – wytworzenie I – inne To pole jest obowiązkowe dla wszystkich środków trwałych przyjętych po 1 stycznia 2025. Częstotliwość odpisu amortyzacyjnego Wprowadzono również nowy słownik dotyczący częstotliwości amortyzacji: M – miesięczna K – kwartalna R – roczna J – jednorazowa S – sezonowa I – inna X – brak odpisu Brak prawidłowego uzupełnienia tych pól będzie skutkował niemożnością wygenerowania poprawnego pliku JPK_ST_KR. Czy Excel wystarczy do prowadzenia ewidencji i generowania JPK? Niestety, ręczne prowadzenie ewidencji środków trwałych w Excelu nie zapewnia zgodności z nowymi wymaganiami JPK. Struktura JPK to plik XML, który powinien być generowany automatycznie przez system księgowy. Ręczne przygotowanie takich plików to nie tylko duże ryzyko błędów, ale także strata czasu i dodatkowe koszty. ZOBACZ TAKŻE: Nowości w Księdze Przychodów i Rozchodów 2026: 15 kluczowych zmian w projekcie Ministra Finansów Co zrobić, by przygotować się na zmiany? Zweryfikuj system księgowy – upewnij się, czy obsługuje eksport JPK według nowych wymagań, Zamień Excel na dedykowane oprogramowanie – np. systemy ERP takie jak Symfonia, enova365 lub inne narzędzia z funkcją generowania JPK, Uzupełnij dane środków trwałych zgodnie z nowymi obowiązkami – pamiętaj o oznaczaniu sposobu nabycia i częstotliwości amortyzacji. Podsumowanie: Zmiany w raportowaniu ksiąg rachunkowych to nie tylko wymóg prawny, ale także szansa na automatyzację i usprawnienie pracy działu księgowości. Nie zostawiaj wdrożenia na ostatnią chwilę – inwestycja w nowoczesny system księgowy to gwarancja bezpieczeństwa, zgodności z przepisami i minimalizacji ryzyka błędów.