Biuro rachunkowe

Wiele firm i biur rachunkowych słyszy dziś jedno zdanie i od razu czuje ulgę: w 2026 roku ma nie być kar za nieprzystąpienie do KSeF ani za błędy popełniane w systemie. To realna informacja, która uspokaja sytuację.   Problem w tym, że ulga łatwo zamienia się w pułapkę: „to poczekajmy”. A KSeF działa jak zmiana organizacyjna, nie tylko techniczna. Jeśli poczekasz z decyzjami, w praktyce zapłacisz nie karą, tylko chaosem w obiegu faktur, przeciążeniem ludzi i przestojami w sprzedaży albo księgowości.  Co się zmienia w 2026, a co zostaje bez zmian  A) Co się zmienia: sankcje schodzą na dalszy plan  Deklaracja administracji jest jasna: 2026 r. ma być rokiem, w którym nie ma kar za brak wdrożenia KSeF oraz za błędy związane z jego obsługą.  To dobra wiadomość, bo daje przestrzeń na testy i na „dopieszczenie” procesu bez presji, że każdy błąd kosztuje.  B) Co się nie zmienia: terminy i obowiązek działania  KSeF ma wejść etapami: • od 1 lutego 2026 r. obowiązek dla największych firm, których sprzedaż w 2024 r. przekroczyła 200 mln zł  • od 1 kwietnia 2026 r. obowiązek dla pozostałych podatników   Przewidziano okres przejściowy do końca 2026 przy progu 10 tys. zł miesięcznej sprzedaży brutto (zgodnie z opisywanymi zasadami). Dla tych firm obowiązkowa data to 01 stycznia 2027 r.   Najważniejsze: abolicja nie oznacza, że „system może poczekać”. Ona oznacza, że można podejść do tematu spokojniej, ale nadal trzeba go zrobić.  Kluczowy haczyk, o którym łatwo zapomnieć: odbiór faktur zaczyna się wcześniej  Nawet jeśli Twoja firma formalnie zacznie wysyłać faktury do KSeF dopiero od 1 kwietnia 2026 r., to od 1 lutego 2026 r. możesz zacząć otrzymywać faktury kosztowe w KSeF od dużych dostawców, którzy wchodzą wcześniej. To oznacza, że w praktyce trzeba być gotowym operacyjnie już od lutego.   Dla biur rachunkowych to jest moment, w którym zaczynają się telefony: „nie mam faktury”, „gdzie ona jest”, „czemu nie widać jej w mailu”. Dla managerów to jest moment, w którym rośnie ryzyko opóźnień w księgowaniu kosztów i rozjechania się raportów.  Dlaczego „brak kar” nie oznacza „brak problemów”  W 2026 r. największym wrogiem nie jest mandat. Największym wrogiem jest nieprzygotowany proces. Najczęściej boli w trzech miejscach:  Sprzedaż i cashflow Jeśli faktura nie przejdzie ścieżki poprawnie, cierpi sprzedaż i płatności. A gdy dział handlowy czuje, że fakturowanie „nie działa”, zaczyna szukać obejść, co kończy się bałaganem w danych.  Księgowość i koszty Jeśli faktury kosztowe nie trafiają płynnie do księgowości, rośnie ręczna robota: pobieranie, przepisywanie, dopytywanie, pilnowanie statusów. To wciąga czas, który w biurach rachunkowych i tak jest policzony co do godziny.  Dostępy i odpowiedzialności KSeF to nie jest tylko „konto”. To są uprawnienia, role, decyzje organizacyjne: kto wystawia, kto odbiera, kto zatwierdza, kto ma wgląd, kto odpowiada za korekty. Jeśli tego nie ustalisz, projekt staje w miejscu, bo każdy czeka na każdego.  Co powinno działać w firmie, zanim zacznie się luty i kwiecień  W praktyce warto myśleć o dwóch ścieżkach równolegle: sprzedaż i zakupy.  Sprzedaż: wystawienie faktury ma być dla użytkownika proste  Docelowo użytkownik powinien mieć poczucie, że fakturowanie jest „takie jak zawsze”, tylko w tle pojawia się techniczna wysyłka do KSeF i potwierdzenie. Jeśli wchodzisz w proces, w którym handlowiec musi robić pięć dodatkowych kroków, to prędzej czy później pojawią się obejścia.  Zakupy: odbiór faktur kosztowych i przekazanie do księgowości  Tu wiele firm wpada w pułapkę: koncentrują się na wystawianiu, a zapominają o odbiorze. A to odbiór faktur kosztowych będzie w 2026 r. pierwszym realnym testem działania organizacji.   Trzy sensowne scenariusze przygotowania  Nie każda organizacja potrzebuje „wielkiej rewolucji” od razu. Ale każda potrzebuje decyzji.  Scenariusz 1: minimum na start Szybkie uruchomienie narzędzia, które pozwala wystawiać i odbierać e-faktury w KSeF. Dobre, gdy liczy się czas. Ryzyko: łatwo o pracę „naokoło”, jeśli procesy w firmie są rozproszone.  Scenariusz 2: stabilny proces sprzedaż plus koszty Rozwiązanie, które spina fakturowanie oraz odbiór kosztów i przekazanie do księgowości. To najczęściej najlepszy kompromis między czasem a spokojem operacyjnym.  Scenariusz 3: KSeF jako impuls do uporządkowania danych i ERP Jeśli organizacja już dziś cierpi na ręczne działania, rozjechane dane i brak jednego źródła prawdy, KSeF jest dobrym momentem, by to uporządkować. Wtedy zwrot z inwestycji nie wynika z „odhaczenia obowiązku”, tylko z mniejszej liczby błędów i szybszej pracy.  Tryb awaryjny i „życie poza idealnym scenariuszem”  W dyskusjach o KSeF często przewija się wątek działania w trudnych warunkach: słaby internet, praca w terenie, przeciążenia. Jednym z mechanizmów ma być tryb offline24, opisany jako rozwiązanie na sytuacje, gdy nie da się wysłać faktury do systemu w danym momencie, a dokument trzeba wystawić i dosłać później zgodnie z zasadami.   Warto go potraktować jak pas bezpieczeństwa: nie po to, by jeździć szybciej, tylko po to, by nie rozbić się przy pierwszym problemie.  Plan 30-60-90 dni, który działa w firmach i biurach rachunkowych  Pierwsze 30 dni: porządek i decyzje  • wskaż właściciela tematu KSeF po stronie firmy (albo opiekuna projektu po stronie biura) • spisz obieg faktur: sprzedaż i koszty • ustal uprawnienia i odpowiedzialności: kto wystawia, kto odbiera, kto akceptuje • przygotuj listę dokumentów i przypadków „nietypowych” (korekty, zaliczki, cykliczne)  Dni 31-60: testy na realnych fakturach  • wystawienie faktury sprzedażowej i jej obsługa w systemie • odbiór faktury kosztowej i przekazanie do księgowości • korekta: kto inicjuje, kto zatwierdza, jak to wygląda krok po kroku • instrukcja dla zespołu lub klientów biura: krótka, konkretna, bez prawniczego języka  Dni 61-90: stabilizacja i odchudzanie procesu  • usuń kroki ręczne tam, gdzie generują błędy • ustaw monitoring statusów dokumentów i prosty system kontroli • dopracuj proces obsługi wyjątków, żeby nie wywracały tygodnia pracy  FAQ, które warto mieć pod ręką (szczególnie w biurze rachunkowym)  Czy brak kar w 2026 r. oznacza, że można to przesunąć na później? Można próbować, ale ryzykownie. Już od 1 lutego 2026 r. możesz otrzymywać faktury kosztowe w KSeF od największych firm, więc organizacja i tak musi umieć je odebrać i obsłużyć.   Czy to jest temat tylko dla IT? Nie. IT jest ważne, ale KSeF dotyka sprzedaży, księgowości, akceptacji kosztów i odpowiedzialności w firmie. Jeśli nie ma właściciela procesu, technologia nie uratuje wdrożenia.  Co jest najczęstszą przyczyną problemów? Brak jasnych ról i brak prostego standardu: jak dokument trafia z KSeF do firmy, kto go widzi, kto reaguje i w jakim czasie.  Podsumowanie: abolicja to prezent, ale tylko jeśli go wykorzystasz  Rok bez kar to nie zachęta do odkładania. To zaproszenie do wdrożenia KSeF bez paniki, w tempie, które pozwala dopracować proces i ochronić ludzi przed chaosem.   Jeśli masz wybrać jedną rzecz, od której zaczniesz dziś: upewnij się, że Twoja organizacja umie odebrać fakturę kosztową z KSeF i przypisać ją do właściwej osoby lub miejsca kosztów.   Mamy wiedzę, profesjonalną kadrę  oraz doświadczenie w całym procesie obsługi KSeF.  Zapraszamy do kontaktu z nami. Dane kontaktowe na:  www.sbiznes.pl  

Każdy, kto choć raz przymierzał się do wymiany systemu finansowo-księgowego, doskonale wie, że nie jest to zwykłe wdrożenie, tylko projekt, który ze względu na swoją skalę i fakt, że dotyka wielu newralgicznych procesów, potrafi nadwyrężyć cierpliwość wszystkich zaangażowanych. Dobrze zaplanowany może jednak przynieść zupełnie nową jakość pracy. Jeśli zatem przygotowujesz się do zmiany systemu finansowo-księgowego w swojej firmie, koniecznie przeczytaj ten poradnik. Dowiedz się z niego, kiedy najlepiej zaplanować wdrożenie, jak przygotować procesy i dane oraz na jakie nieoczywiste aspekty zwrócić uwagę, wybierając oprogramowanie księgowe dla swojej firmy. Dlaczego warto zdecydować się na zmianę systemu finansowo-księgowego? Wybór systemu finansowo-księgowego to jedna z tych decyzji, które potrafią zawarzyć na funkcjonowaniu całej firmy. Dlaczego? Bo to właśnie w takim programie są gromadzone dane, które stanowią podstawę większości decyzji biznesowych, czyli np. informacje o: kosztach i przychodach, rozliczeniach, płynności finansowej, zobowiązaniach wobec kontrahentów. Dobrze dobrane oprogramowanie nie tylko umożliwia prowadzenie ksiąg, ale też wspiera zarządzanie – pozwala szybciej analizować wyniki, planować budżety, kontrolować przepływy i reagować na zmiany. Pod jednym warunkiem: że system księgowy jest dobrze dopasowany i faktycznie nadąża za potrzebami firmy. Nie każda organizacja ma to szczęście, by od razu trafić na rozwiązanie, które rośnie razem z nią. Czasem problemem jest zbyt pobieżna analiza potrzeb na etapie wyboru, a czasem – po prostu upływ czasu. System, który działał świetnie dekadę temu, dziś może okazać się przestarzały technologicznie i trudny do integracji z nowoczesnymi narzędziami. W takim przypadku dalsze „łatane” oprogramowania aktualizacjami po prostu nie ma sensu. Jak poznać, że nadszedł czas na zmianę systemu finansowo-księgowego? W każdej firmie te sygnały mogą wyglądać nieco inaczej, ale najczęściej o potrzebie wymiany systemu finansowo-księgowego świadczy to, że: obecny system nie radzi sobie ze skalą działalności – nie da się przygotować bardziej zaawansowanych raportów i analiz (np. rentowność projektu, MPK) ze względu na braki funkcjonalne obecnego systemu, pojawiają się limity danych możliwych do gromadzenia i przetwarzania w systemie, czy też problemy z ich archiwizacją, brakuje integracji, dlatego dane trzeba ręcznie przenosić między modułami lub uzupełniać w Excel’u, producent przestał rozwijać produkt albo zapowiada zakończenie wsparcia, zmiany przepisów (np. KSeF, JPK) wymagają kosztownych i doraźnych modyfikacji, których producent systemu nie jest w stanie dostarczać w odpowiednim czasie firma się zmienia – następuje fuzja, przejęcie, reorganizacja, wejście do grupy kapitałowej, dynamiczny wzrost lub cyfryzacja procesów. Każda z tych sytuacji to sygnał, że utrzymanie starego systemu przestaje być rozwiązaniem, a staje się ryzykiem – dla danych, raportów i stabilności pracy zespołu. Kiedy jest najlepszy moment na zmianę systemu księgowego? Wymiana systemu finansowo-księgowego wymaga nie tylko budżetu, ale przede wszystkim czasu i spokoju organizacyjnego. Dlatego warto zaplanować ją tak, by nie kolidowała z terminami sprawozdawczymi ani sezonami o dużym obciążeniu pracą. W praktyce najlepiej przeprowadzić wdrożenie: na początku roku obrotowego – wtedy wszystkie rozliczenia są już zamknięte, a nowy system można uruchomić „na czysto”, bezpośrednio po zamknięciu roku i złożeniu deklaracji – szczególnie w firmach, w których rok obrotowy nie pokrywa się z kalendarzowym, po ważnej zmianie, np. audycie czy reorganizacji. Wymiana systemu w środku roku ma miejsce najczęściej wówczas, gdy projekt się przesunął. Nie jest to jednak rozwiązanie optymalne, bo wymaga przeniesienia sald i rozliczenia poprzednich miesięcy, a często też równoległego księgowania w starym i nowym systemie (przez 1-2 miesiące), by upewnić się, że dane są spójne. Dobrze zaplanowany moment wdrożenia daje czas, by spokojnie przenieść dane, przetestować procesy i przy okazji uporządkować obieg dokumentów. Bo zmiana systemu finansowo-księgowego to nie tylko kwestia technologii – to także okazja, by usprawnić sposób pracy. Jak przeprowadzić wdrożenie/zmianę oprogramowania finansowo-księgowego? Podejść do wdrożenia systemu finansowo-księgowego jest wiele, ale w praktyce większość projektów można zamknąć w pięciu głównych etapach. Ich kolejność jest dość uniwersalna, choć tempo zawsze zależy od specyfiki organizacji: im prostsze procesy i mniejsza skala działalności, tym szybciej można przejść kolejne fazy. Poniżej znajdziesz orientacyjną mapę całego procesu wdrożenia. Potraktuj ją jako punkt odniesienia, aby zobaczyć, z czym przyjdzie się zmierzyć i jak rozłożyć działania w czasie. Więcej szczegółowych informacji o każdym z etapów znajdziesz w dalszej części tego poradnika. Tabela. Etapy wdrożenia systemu finansowo-księgowego – plan krok po kroku Faza 1: Diagnoza potrzeb Faza diagnozy zwykle składa się z trzech kroków: inwentaryzacji obecnych systemów, analizy potrzeb użytkowników oraz zaprojektowania planu wdrożenia. Warto podejść do tego z rozwagą, bo to etap, który w dużej mierze przesądza o sukcesie całego projektu. Dobrze przeprowadzona diagnoza pozwala dobrze zmapować potrzeby firmy, dobrać odpowiedni system oraz zorganizować proces wdrożenia tak, by przebiegł bez niespodzianek. Krok 1.1: Inwentaryzacja obecnych systemów Zanim zaczniesz wybierać nowe rozwiązanie, musisz dobrze poznać to, co już masz. W praktyce oznacza to stworzenie mapy wszystkich systemów, które uczestniczą w procesach finansowo-księgowych w firmie. Co warto zrobić: spisz wszystkie wykorzystywane systemy – finansowo-księgowy, magazyn, kadry i płace, CRM, e-commerce, produkcja, zidentyfikuj integracje: automatyczne (API, pliki, integratory), ręczne (import/eksport CSV, przepisywanie danych), przejrzyj politykę rachunkowości – upewnij się, jakie zbiory danych formalnie tworzą księgi rachunkowe. Najczęstszy błąd na tym etapie to pomijanie „nieoficjalnych” obejść – dodatkowych arkuszy Excel, plików pomocniczych czy rejestrów, które w praktyce stanowią część systemu. To właśnie one często okazują się później największym problemem przy migracji danych. Krok 1.2: Analiza potrzeb Gdy już wiesz, jak wygląda obecne środowisko systemowe, czas zrozumieć, czego naprawdę potrzebuje zespół. Najlepszym sposobem jest krótki warsztat z użytkownikami – przedstawicielami księgowości, controllingu, magazynu, sprzedaży czy HR.W jego trakcie warto odpowiedzieć sobie na trzy proste pytania: co w obecnym systemie najbardziej przeszkadza? jakie procesy są obsługiwane ręcznie, a mogłyby być zautomatyzowane? jakich raportów lub danych brakuje na co dzień? Na tej podstawie przygotuj listę wymagań i podziel je na trzy kategorie: Must-have – bez tego system nie spełni swojej roli (np. obsługa KSeF, integracja z bankiem, automatyczne raporty), Nice-to-have – przydatne, ale niekonieczne na start (np. aplikacja mobilna, zaawansowany BI), Out of scope – pomysły, które można odłożyć na później. Najczęstszy błąd na tym etapie to formułowanie wymagań zbyt ogólnie, np. „system ma być nowoczesny”. Aby ułatwić sobie wybór, takie oczekiwania najlepiej zdefiniować konkretnie: „system ma automatycznie rozliczać różnice kursowe metodą FIFO” albo „umożliwiać księgowanie bezpośrednio z rejestru VAT”. Czy wiesz, że… wielu księgowych obawia się ręcznego przepisywania Bilansu Otwarcia (BO) i kartotek. Nowoczesne systemy księgowe, takie jak Symfonia Finanse i Księgowość, posiadają możliwość szybkiego importu danych z plików Excel. Zamiast ręcznie wprowadzać tysiące zapisów, wystarczy wyeksportować dane ze starego systemu do arkusza kalkulacyjnego, dopasować je do wymaganego układu kolumn lub skorzystać z gotowych wzorców przygotowanych przez partnerów wdrożeniowych. To sprawia, że system jest „zasilony” danymi historycznymi i gotowy do pracy niedługo po wdrożeniu. Krok 1.3: Opracuj projekt wdrożenia Na koniec tej fazy trzeba ustalić, kto i w jaki sposób poprowadzi projekt, a zatem: powołać właściciela projektu – zwykle CFO lub głównego księgowego, wyznaczyć lidera IT, który zadba o kwestie techniczne i komunikację z dostawcą, wybrać key userów z najważniejszych działów – to oni będą testować, zgłaszać uwagi i pomagać reszcie zespołu. Przygotuj też krótki harmonogram (np. w podziale na miesiące) oraz mapę ryzyk – z prostymi planami awaryjnymi. Faza 2: Wybór systemu i partnera wdrożeniowego Analiza potrzeb może prowadzić do różnych wniosków.Czasem wystarczy dokupić brakujący moduł lub lepiej skonfigurować obecne rozwiązanie. Innym razem dopiero wdrożenie zupełnie nowego systemu daje szansę na realną zmianę – np. integrację rozproszonych modułów, automatyzację księgowań czy obsługę Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF). Zanim więc podejmiesz decyzję o zakupie, upewnij się, że nie da się osiągnąć tych samych celów, korzystając z obecnego oprogramowania. Bywa, że niektóre funkcje już istnieją, tylko nikt z zespołu ich nie używa albo wymagają jedynie dodatkowego modułu. Wymiana systemu to poważna decyzja – kosztowna, czasochłonna i wymagająca dużego zaangażowania. Jeśli jednak diagnoza potwierdzi, że zmiana jest konieczna, przejdź do kolejnego kroku. Krok 2.1: Rozpoznanie rynku Rynek systemów finansowo-księgowych jest dziś bardzo szeroki – od rozwiązań dla mikrofirm po kompleksowe platformy ERP. Dlatego na początku stwórz krótką listę 3–5 systemów, które spełniają Twoje wymagania. Weź pod uwagę: rekomendacje z rynku lub od firm z podobnym profilem działalności, zgodność z listą Twoich „must-have”, orientacyjny budżet i model licencjonowania (abonament, jednorazowy zakup, chmura vs instalacja lokalna), możliwość przetestowania wersji demonstracyjnej. To ostatnie kryterium ma szczególne znaczenie.Dobre demo pozwala ocenić system w praktyce – zobaczyć, jak faktycznie obsługuje procesy (np. księgowanie faktur, raporty VAT, integrację z bankiem) i czy działa płynnie end-to-end. Niektórzy producenci, np. Symfonia, udostępniają dwie wersje demo: interaktywną, czyli wirtualną prezentację prowadzoną przez lektora – bez instalacji, oraz instalowaną wersję testową, którą można pobrać na komputer i samodzielnie przetestować przez 30 dni. To dobry sposób, by sprawdzić, czy system pasuje do realnych scenariuszy pracy, zanim zapadnie decyzja o wdrożeniu. Najczęstszy błąd na tym etapie to wybór wyłącznie na podstawie ceny licencji.Często tańsze rozwiązania generują później znacznie wyższe koszty wdrożenia, integracji i utrzymania. Krok 2.2: Decyzja Po testach przychodzi moment na wybór systemu i partnera wdrożeniowego. To etap, w którym warto zachować szczególną ostrożność – bo to właśnie zapisy w umowie i zakres współpracy zadecydują o tym, jak projekt będzie wyglądał w praktyce. W proces podejmowania decyzji warto zaangażować przedstawicieli różnych obszarów firmy: dział finansów (CFO, główny księgowy), który odpowiada za stronę merytoryczną, zgodność z przepisami i potrzeby raportowe, dział IT, który dba o infrastrukturę, integracje i bezpieczeństwo danych, key userów, czyli kluczowych użytkowników systemu, którzy najlepiej znają codzienne procesy i wiedzą, gdzie dziś pojawiają się problemy, zarząd – podejmuje ostateczną decyzję budżetową i nadaje projektowi priorytet w firmie. Faza 3: Przygotowanie do wdrożenia systemu księgowo-finansowego To etap wymagający ścisłej współpracy między dostawcą, działem IT i księgowością. Od jego jakości zależy, czy start systemu przebiegnie spokojnie, czy skończy się w pośpiechu poprawkami „na gorąco”. Krok 3.1: Migracja danych Migracja, czyli przeniesienie wszystkich niezbędnych informacji ze starego systemu do nowego, to jeden z najbardziej wrażliwych momentów całego wdrożenia – od jego jakości zależy, czy dane w nowym środowisku będą spójne i wiarygodne. Obejmuje ona przede wszystkim słowniki (kontrahenci, towary, plan kont, pracownicy), a także salda bilansowe na dzień startu. Niekiedy, oprócz tego, do nowego systemu przenosi się również historię dokumentów (zazwyczaj z ostatnich 2–3 lat) oraz szczegółowe kartoteki analityczne. Jak wygląda proces migracji danych do systemu finansowo-księgowego w praktyce? Jeśli do nowej bazy danych mają trafić nie tylko słowniki, ale także zapisy ksiąg z okresów sprzed wdrożenia, konieczne jest przeprowadzenie testów przeliczeń. Ich celem jest sprawdzenie, czy np. zestawienie obrotów i sald za ten sam okres wygenerowane w starym i nowym systemie daje identyczny wynik. To ważny etap weryfikacji poprawności przeniesionych danych — i jeden z tych, których absolutnie nie warto pomijać. Warto też pamiętać, że nawet jeśli do nowego systemu przenoszona jest cała historia danych, to ma ona charakter pomocniczy. Z formalnego punktu widzenia księgi rachunkowe za okresy sprzed wdrożenia pozostają księgami utworzonymi w starym systemie – to właśnie jego nazwa powinna widnieć na wydrukach, zgodnie z art. 13 ust. 4 pkt 1 ustawy o rachunkowości. Dlatego, jeśli planujesz wyłączenie starego systemu, należy: przenieść jego zbiory na trwały nośnik (lub je wydrukować), zabezpieczyć je zgodnie z wymogami przechowywania ksiąg określonymi w rozdziale 8 ustawy o rachunkowości. Warto też pamiętać o kwestiach ochrony danych osobowych – jeśli migrujesz słowniki pracowników lub kontrahentów, to w świetle przepisów RODO oznacza przekazanie danych. Szybki start pracy z programem księgowym Rozpoczęcie pracy z systemem księgowym nie musi oznaczać długiej konfiguracji. Symfonia Finanse i Księgowośćto przykład programu księgowego, który oferuje rozwiązania przyspieszające start pracy z programem: domyślny plan kont, standardowe typy dokumentów oraz rejestry VAT zgodne z aktualnymi przepisami. Dodatkowo możesz korzystać z wzorców księgowań, czyli szablonów ułatwiających wprowadzanie powtarzalnych dokumentów. Dzięki temu wystarczy dostosować plan kont do specyfiki firmy i już po krótkiej konfiguracji możesz zaksięgować pierwszy dokument. Krok 3.2: Konfiguracja i parametryzacja systemu finansowo-księgowego Konfiguracja i parametryzacja systemu to moment, w którym nowe oprogramowanie zaczyna nabierać kształtu. To właśnie tutaj określasz, jak mają wyglądać Twoje procesy w nowym środowisku – od obiegu dokumentów po zasady księgowania. To etap wymagający bliskiej współpracy między dostawcą a zespołem finansowo-księgowym. Konsultanci wdrożeniowi znają możliwości systemu, ale tylko Ty wiesz, jak naprawdę działa Twoja firma. Warto więc wykorzystać ten moment, by nie tylko odtworzyć dotychczasowy sposób pracy, lecz także go ulepszyć. Co trzeba skonfigurować: schematy dekretacji i automatycznego księgowania, typy dokumentów i zasady numeracji, obieg dokumentów – kto wprowadza, kto akceptuje, kto księguje, role i uprawnienia użytkowników, integracje – z systemami bankowymi, magazynem, e-commerce czy KSeF, w zależności od zakresu projektu. Faza 4: Testy i szkolenia To etap, w którym wszystko zaczyna działać w praktyce. Testy pokazują, czy system faktycznie wspiera procesy biznesowe, a szkolenia – czy zespół potrafi z niego korzystać. Warto zaplanować kilka poziomów testów: techniczne (wydajność, integracje, uprawnienia), użytkowe – prowadzone przez użytkowników na realnych scenariuszach oraz księgowe, w ramach których porównuje się bilans zamknięcia w starym systemie i otwarcia w nowym. Często wykonuje się też próbny miesiąc księgowań równolegle w obu systemach, by mieć pewność, że dane są spójne. Faza 5: Start i stabilizacja Moment uruchomienia systemu – tzw. go-live – to dla wielu firm najbardziej emocjonujący etap całego projektu. Po miesiącach analiz, testów i konfiguracji system w końcu zaczyna działać „na żywo”. Warto jednak pamiętać, że to nie koniec wdrożenia, a raczej początek nowego etapu – eksploatacji nadzorowanej. W tym czasie należy: monitorować najważniejsze procesy (księgowania, raporty, integracje), prowadzić ewidencję incydentów – błędów, awarii, blokad czy niekompletnych transferów danych. Wystarczy prosta tabela, w której użytkownicy zapisują datę, opis problemu i jego skutki, priorytetyzować zgłoszenia: krytyczne (do natychmiastowej naprawy), ważne (do poprawki w kolejnej iteracji), kosmetyczne (do aktualizacji później). Nie należy oczekiwać, że system od pierwszego dnia będzie działał bezbłędnie. Pojawiające się błędy zwykle nie wynikają z niestaranności wdrożenia, lecz ze złożoności procesów, integracji i logiki algorytmów – oraz z faktu, że zespół wciąż się uczy nowego narzędzia. Ostrożność przy pierwszych raportach i JPK W pierwszych tygodniach po wdrożeniu warto zachować szczególną ostrożność przy generowaniu raportów i wysyłaniu plików JPK. Zanim pierwszy plik JPK_VAT trafi do urzędu, dobrze jest sprawdzić m.in.: zgodność danych sprzedaży z zestawieniami faktur i ewidencjami, prawidłowe przypisanie sprzedaży do okresów (data sprzedaży vs data wystawienia), poprawność oznaczeń (np. kody GTU, FP i inne wymagane), kompletność zakupów i ich przypisanie do właściwych okresów, poprawność danych dotyczących WNT lub importu usług. Dobrą praktyką jest dokumentowanie takich kontroli – np. w formie notatek służbowych dołączanych do dokumentacji wdrożeniowej. Po 3 miesiącach pracy Po okresie stabilizacji warto wrócić do systemu z chłodną głową: przeprowadzić audyt procesów – czy korzystamy już z pełnych możliwości systemu, czy tylko odtwarzamy stare nawyki, zaplanować dalszy rozwój: nowe integracje, raporty, moduły, przygotować podsumowanie dla zarządu – z oceną efektów wdrożenia, oszczędzonego czasu i usprawnień w pracy zespołu. Na co zwrócić uwagę przy wyborze systemu finansowo-księgowego? Wybór programu finansowo-księgowego to decyzja na lata – wpływa nie tylko na sposób prowadzenia ksiąg, ale też na efektywność całej firmy. Dlatego oprócz samej funkcjonalności, warto zwrócić uwagę również na: skalowalność, czyli możliwość rozwoju systemu razem z firmą i łatwe dodawanie nowych modułów, automatyzację procesów – np. księgowanie wyciągów bankowych, rozliczanie różnic kursowych czy generowanie raportów, integracje z systemami magazynowymi, sprzedażowymi, kadrowo-płacowymi czy KSeF, aktualizacje i zgodność z przepisami – szczególnie w kontekście zmian podatkowych i obowiązków raportowych, bezpieczeństwo danych i możliwość pracy w chmurze, wsparcie techniczne oraz dostęp do materiałów edukacyjnych, intuicyjny interfejs, który ułatwia pracę zarówno księgowym, jak i analitykom finansowym. Zmiana systemu finansowo-księgowego – inwestycja w bezpieczeństwo i efektywność Dobrze przeprowadzona zmiana systemu finansowo-księgowego to inwestycja, która szybko się zwraca – w postaci lepszej kontroli nad danymi, mniejszej liczby błędów i większej automatyzacji pracy. Jeśli czujesz, że Twój obecny program nie nadąża za rozwojem firmy, to najlepszy moment, by sprawdzić nowoczesne rozwiązania. Jednym z nich jest Symfonia Finanse i Księgowość – system księgowy, który od ponad 30 lat wspiera tysiące polskich firm i biur rachunkowych w prowadzeniu pełnej księgowości, automatyzacji procesów i analizie danych finansowych. Z Symfonią Finanse i Księgowość zyskasz: pełny wgląd w dane księgowe – możliwość śledzenia źródeł zapisów, filtrowania informacji i weryfikacji każdej transakcji, kontrolę poprawności rozliczeń, dzięki wbudowanym mechanizmom walidacji danych, elastyczność konfiguracji, w ramach której możesz dostosować plan kont, wzorców księgowań i schematów raportowania do specyfiki Twojej firmy, automatyzację powtarzalnych procesów – m.in. generowanie raportów, rozliczeń podatkowych i ewidencjonowanie wyciągów bankowych, bezproblemowe raportowanie i analizy – możesz tworzyć zestawienia w różnych przekrojach (np. projekt, MPK, centra przychodów), łatwą integrację z innymi systemami – np. CRM, obiegiem dokumentów, modułem sprzedaży, KSeF czy systemami bankowymi, wsparcie wdrożeniowe i edukacyjne – dostęp do szkoleń, filmów instruktażowych i materiałów, które ułatwiają szybki start z programem. Symfonia Finanse i Księgowość to działające zawsze zgodnie przepisami oprogramowanie stworzone z myślą o praktykach – księgowych, analitykach i menedżerach finansowych, którzy potrzebują pewności, że dane są kompletne, procesy zautomatyzowane, a raporty gotowe na czas. Wypróbuj interaktywne demo Symfonii Finanse i Księgowość i przekonaj się, jak może wyglądać codzienna praca w nowoczesnym systemie, który rozwija się razem z Twoją firmą.

JPK_ST_KR to Jednolity Plik Kontrolny, który obejmuje ewidencję środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych. Jego wprowadzenie ma na celu zintegrowanie danych z ksiąg rachunkowych z informacjami o majątku przedsiębiorstwa. Choć pierwszy obowiązek przekazania pliku do administracji skarbowej został odroczony – duzi podatnicy CIT złożą go dopiero w 2027 r. za rok 2026, a pozostali później – już od 2025 r. ewidencje ŚT muszą być prowadzone w taki sposób, aby umożliwiały jego prawidłowe wygenerowanie. W praktyce oznacza to konieczność uzupełnienia danych historycznych i dostosowania systemów finansowo-księgowych do wymagań technicznych Ministerstwa Finansów. Z tego poradnika dowiesz się m.in. czym dokładnie jest plik JPK_ST_KR, od kiedy i kogo obowiązuje, jakie dane trzeba w nim raportować oraz jak przygotować firmę, by w 2027 r. przekazanie pliku przebiegło bez problemów. Najważniejsze informacje w skrócie: JPK_ST_KR to część raportowania JPK CIT, obejmująca szczegółowe dane o środkach trwałych i WNiP (w ujęciu bilansowym i podatkowym). W pliku JPK_ST_KR raportuje się m.in. identyfikator faktury w KSeF, rodzaj i numer dokumentu nabycia/likwidacji, daty nabycia/przyjęcia/wykreślenia oraz numer inwentarzowy – wraz ze zmianami wartości i amortyzacją. Obowiązek raportowania JPK_ST_KR od 2026 r. dotyczy podatników CIT (w tym spółek niebędących osobami prawnymi) oraz podatników PIT prowadzących księgi rachunkowe i wysyłających JPK_V7M, a od 2027 r. – pozostałych podatników CIT i PIT na pełnych księgach. Podatnicy objęci obowiązkiem raportowana JPK_ST_KR muszą prowadzić ewidencję środków trwałych i WNiP w programach komputerowych i zgodnie z wymogami MF tak, aby dane historyczne mogły zostać prawidłowo zaraportowane w pierwszym wysyłanym pliku. Czym dokładnie jest JPK_ST_KR i w jakim celu wprowadzono tę strukturę JPK? JPK_ST_KR to Jednolity Plik Kontrolny dla ewidencji środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych. Struktura została opracowana przez Ministerstwo Finansów jako część szerszego programu cyfryzacji rozliczeń podatkowych w CIT i PIT. Głównym celem jego wprowadzenia jest zintegrowanie danych z ksiąg rachunkowych z informacjami o majątku przedsiębiorstwa – od momentu nabycia lub wytworzenia środka trwałego, przez jego amortyzację, aż po zbycie lub likwidację. Wprowadzenie JPK_ST_KR ma na celu ujednolicenie formy prowadzenia ewidencji środków trwałych, ułatwienie elektronicznego raportowania i usprawnienie analizy danych przez administrację skarbową. Dzięki nowej strukturze organy podatkowe mogą szybciej weryfikować prawidłowość rozliczeń, zwłaszcza w zakresie amortyzacji i kosztów uzyskania przychodów, ewidencji majątku trwałego, a podatnicy – korzystać ze spójnej, cyfrowej formy ewidencji powiązanej z księgami rachunkowymi oraz fakturami w systemie KSeF. Ważne: Potrzeba wprowadzenia JPK_ST_KR wynika z doprecyzowania obowiązku prowadzenia ksiąg w sposób umożliwiający ich elektroniczne przekazanie w formacie JPK: dla podatników CIT – na podstawie art. 9 ust. 1c–1e ustawy o CIT, a dla podatników PIT prowadzących księgi rachunkowe – art. 24a ust. 1e ustawy o PIT. Przepisy te nakierowują ewidencję środków trwałych i WNiP na jednolitą, ustrukturyzowaną postać, tak aby dane dotyczące nabycia, amortyzacji, zmian wartości oraz zbycia były spójne i możliwe do automatycznej weryfikacji wraz z zapisami księgi głównej. Kogo dotyczy obowiązek raportowania JPK_ST_KR? Obowiązek raportowania w strukturze JPK_ST_KR dotyczy podatników prowadzących pełne księgi rachunkowe. W praktyce oznacza to, że plik będą musieli generować i przekazywać ci przedsiębiorcy, którzy prowadzą ewidencję środków trwałych i wartości niematerialnych i prawnych w ramach ksiąg rachunkowych. Dla pozostałych grup przewidziano odrębne struktury – uproszczone JPK_ST (dla podatników PIT prowadzących PKPiR) oraz JPK_ST_EWP (dla ewidencji przychodów ryczałtowców). Pierwszymi, których obejmie obowiązek przekazania pliku JPK_ST_KR do administracji skarbowej, będą duzi podatnicy CIT (o przychodach powyżej 50 mln EUR i podatkowe grupy kapitałowe) – plik za rok podatkowy rozpoczynający się po 31 grudnia 2025 r. złożą w 2027 r. Pozostali podatnicy CIT i PIT wejdą w obowiązek później, zgodnie z harmonogramem określonym przez Ministra Finansów. Już od 2025 r. wszyscy prowadzący księgi rachunkowe muszą jednak gromadzić dane w sposób zgodny z wymogami struktury, tak aby możliwe było wygenerowanie pliku w momencie wejścia obowiązku raportowego. Od kiedy i za jakie okresy trzeba będzie przesyłać JPK_ST_KR po ostatnim przesunięciu terminów? Rozporządzenie Ministra Finansów z 13 grudnia 2024 r. wyłączyło obowiązek przekazywania JPK_ST_KR za rok podatkowy rozpoczynający się po 31 grudnia 2024 r. i przed 1 stycznia 2026 r. Nie zwalnia jednak z obowiązku prowadzenia ewidencji w sposób zgodny z wymogami. Odroczenie terminu raportowania pliku JPK_ST_KR skutkuje tym, że pierwszy obowiązek przekazania tej struktury dotyczy roku podatkowego rozpoczynającego się 1 stycznia 2026 r., a termin złożenia pliku mija 31 marca 2027 r. Dla kolejnych grup podatników obowiązek przesyłania JPK_ST_KR oraz JPK_ST będzie wprowadzany w kolejnych latach, zgodnie z harmonogramem określonym w ustawie i przepisach wykonawczych. Tabela. Zakres obowiązku przekazywania struktur JPK dotyczących ewidencji środków trwałych (stan na listopad 2025 r.) – harmonogram UWAGA: Z obowiązku przesyłania JPK_ST_KR zwolnione są m.in. podmioty korzystające ze zwolnienia podmiotowego w CIT (z wyjątkiem fundacji rodzinnych), podatnicy uprawnieni do składania zeznań w formie papierowej oraz osoby prowadzące uproszczone ewidencje przychodów i kosztów. Jakie środki trwałe i wartości niematerialne i prawne trzeba wykazać w pliku JPK_ST_KR? W strukturze JPK_ST_KR należy wykazać wszystkie środki trwałe oraz wartości niematerialne i prawne ujęte w ewidencji prowadzonej dla celów podatkowych i rachunkowych. Obowiązek dotyczy składników majątku trwałego spełniających definicję środka trwałego lub wartości niematerialnej i prawnej zgodnie z ustawą o podatku dochodowym od osób prawnych (art. 16a–16m ustawy o CIT) oraz ustawą o podatku dochodowym od osób fizycznych (art. 22a–22o ustawy o PIT). Uwaga: W JPK_ST_KR wykazujemy środki trwałe wykreślenie z ewidencji, ale tylko wówczas, gdy dotyczą one aktywów (WNiP) będących w BO roku rozliczanego. W praktyce w JPK_ST_KR trzeba ująć m.in.: środki trwałe stanowiące własność lub współwłasność podatnika, wykorzystywane w działalności gospodarczej, środki trwałe w budowie, jeżeli są ujęte w ewidencji, środki trwałe nabyte, wytworzone lub przyjęte w drodze darowizny, aportu czy sukcesji, wartości niematerialne i prawne, takie jak licencje, prawa autorskie, patenty, know-how czy oprogramowanie, składniki majątku oddane w najem, dzierżawę, leasing finansowy lub używane na podstawie innych tytułów prawnych. Należy także wykazać środki trwałe zlikwidowane, sprzedane lub przekazane do używania innemu podmiotowi, jeśli operacje te miały miejsce w okresie, za który składany jest JPK_ST_KR – z podaniem daty i przyczyny wykreślenia. W strukturze trzeba ująć dane na początek roku podatkowego (obrotowego), jak i o wszystkie zmiany dokonane w trakcie roku. Dla środków trwałych przyjętych do ewidencji przed 1 stycznia 2025 r., zgodnie z wyjaśnieniami Ministerstwa Finansów, w JPK_ST_KR wykazuje się ograniczony zakres danych – tylko w takim zakresie, w jakim były one dostępne w ewidencji na dzień wejścia nowych przepisów. Pełne raportowanie danych (m.in. numeru KSeF faktury nabycia, sposobu nabycia, daty likwidacji) obowiązuje wyłącznie dla składników majątku wprowadzonych do ewidencji po 1 stycznia 2025 r. W efekcie plik JPK_ST_KR obejmuje całość ewidencji środków trwałych i wartości niematerialnych i prawnych, z rozróżnieniem na stan na początek i koniec okresu raportowego. Jakie dane o środkach trwałych i WNiP muszą znaleźć się w JPK_ST_KR? Struktura JPK_ST_KR została opracowana tak, aby odwzorować pełen przebieg „życia” środka trwałego lub wartości niematerialnej i prawnej – od momentu wprowadzenia do ewidencji, przez amortyzację, aż po zbycie lub likwidację. Dane raportowane w pliku mają charakter identyfikacyjny, opisowy i wartościowy, a część z nich łączy się bezpośrednio z danymi przesyłanymi w innych strukturach (np. JPK_KR_PD, KSeF). W poniższej tabeli znajdziesz zestawienie najważniejszych kategorii danych, które – zgodnie z wytycznymi Ministerstwa Finansów i schematem XSD struktury – powinny znaleźć się w pliku JPK_ST_KR. Tabela. Zakres danych raportowanych w strukturze JPK_ST_KR (poziom ogólny) Ważne: zgodnie z objaśnieniami Ministerstwa Finansów, dla środków trwałych i wartości niematerialnych przyjętych do ewidencji przed 1 stycznia 2025 r. wykazuje się dane tylko w zakresie, w jakim były one dostępne w ewidencji na dzień wejścia w życie nowych przepisów. Pełny zestaw informacji (m.in. szczegółowe dane o amortyzacji i zmianach wartości) jest wymagany wyłącznie dla składników wprowadzonych do ewidencji od 2025 r. W jaki sposób JPK_ST_KR łączy dane rachunkowe, podatkowe i informacje z KSeF? Struktura JPK_ST_KR została zaprojektowana tak, aby połączyć dane z trzech obszarów ewidencyjnych – ksiąg rachunkowych, ewidencji podatkowych oraz systemu KSeF. W praktyce w JPK_ST_KR każdy składnik majątku raportowany jest dwoma sposobami amortyzacji: bilansową (rachunkową) oraz podatkową. Dzięki temu organy podatkowe mogą porównać wartości wykazywane w księgach rachunkowych z tymi, które wpływają na wynik podatkowy. Węzeł ST_KR zawiera między innymi dane o wartości początkowej, metodzie i stawce amortyzacji, sumie odpisów dokonanych w danym okresie oraz aktualnej wartości netto środka trwałego. Z kolei powiązanie struktury JPK_ST_KR z Krajowym Systemem e-Faktur (KSeF) realizowane jest poprzez raportowanie identyfikatorów KSeF (tzw. ID KSeF) przy dokumentach nabycia, ulepszenia, sprzedaży lub likwidacji środka trwałego. Dzięki temu możliwe jest zautomatyzowanie kontroli poprawności danych – plik JPK_ST_KR wskazuje, które faktury z KSeF stanowią podstawę zbycia środka trwałego. Z jakich elementów składa się struktura JPK_ST_KR? Struktura JPK_ST_KR została określona przez Ministerstwo Finansów w formacie XML, zgodnym z opublikowanym na stronie podatki.gov.pl schematem logicznym (XSD) dla struktur JPK w podatkach dochodowych. Jest to odrębna struktura w ramach JPK_CIT, przeznaczona do raportowania ewidencji środków trwałych i wartości niematerialnych i prawnych przez podatników prowadzących księgi rachunkowe. Plik JPK_ST_KR ma budowę modułową – składa się z kilku węzłów (sekcji), które grupują dane o różnym charakterze: Nagłówek – identyfikuje plik (wersja schemy, cel złożenia, okres, daty początkowa i końcowa, typ pliku); Podmiot1 – zawiera dane identyfikacyjne podatnika (NIP, pełna nazwa, adres siedziby, dane kontaktowe); ST_KR – główny węzeł merytoryczny, w którym wykazuje się dane o każdym środku trwałym lub wartości niematerialnej i prawnej, obejmujące m.in. identyfikator środka trwałego, wartości początkowe, metody amortyzacji, zmiany wartości i informacje o zbyciu lub likwidacji; Ministerstwo Finansów udostępnia aktualną wersję struktury logicznej JPK_ST_KR wraz z dokumentacją techniczną w zakładce „Struktury JPK w podatkach dochodowych” na portalu podatki.gov.pl. Każda aktualizacja schemy XSD jest tam publikowana wraz z datą obowiązywania oraz informacją o zgodności z pozostałymi strukturami JPK. Jak uporządkować ewidencję środków trwałych i WNiP, aby była zgodna z wymaganiami JPK_ST_KR? Pliku JPK_ST_KR nie da się poprawnie przygotować w arkuszu kalkulacyjnym. Wynika to wprost z przepisów – ewidencja środków trwałych musi być prowadzona w sposób umożliwiający elektroniczne przekazanie danych w formacie zgodnym z wymaganiami Ministerstwa Finansów (art. 9 ust. 1c ustawy o CIT i art. 24a ust. 1e ustawy o PIT). Oznacza to, że dane powinny być gromadzone w programie finansowo-księgowym, który pozwala odwzorować strukturę pliku XML. Aby ewidencja była zgodna z wymogami JPK_ST_KR, konieczne jest: spójne oznaczenie środków trwałych – jednoznaczne numery inwentarzowe, symbole KŚT, kompletna dokumentacja – każdy wpis powinien mieć dokument OT oraz powiązane dowody księgowe dotyczące ulepszeń i likwidacji, poprawna klasyfikacja i amortyzacja – zgodność metody i stawek z ewidencją podatkową i bilansową, aktualne wartości początkowe i dotychczasowe odpisy, pełna historia zmian – daty nabycia, modernizacji, zbycia lub likwidacji wraz z przyczynami i numerami dokumentów, powiązanie z KSeF – możliwość przypisania numerów identyfikacyjnych e-faktur. W praktyce najłatwiej zapewnić taką zgodność, korzystając z odpowiedniego oprogramowania. Przykładem jest Symfonia Środki Trwałe, która obsługuje funkcje przygotowane pod JPK_ST_KR – m.in. zmianę parametrów dla deklaracji JPK_CIT oraz operacje wykonywane „na wybranych środkach” lub „wszystkich w filtrze”, co pozwala masowo przygotować pola pod strukturę (np. okres, rok, zakres środków). Program prowadzi kartotekę środka trwałego w układzie zakładek (identyfikacja, parametry amortyzacji, zdarzenia), umożliwiając opisanie środka, uzupełnienie historii i powiązanie dokumentów – zarówno skrótowo, jak i szczegółowo, tak aby już na etapie ewidencji gromadzić dane potrzebne do raportowania JPK_ST_KR i finalnie móc te dane uzyskać w pliku XML zgodnym z wymogami Ministerstwa Finansów.

Wprowadzenie KSeF to dla wielu firm duże wyzwanie. Zmienia się sposób wystawiania, przesyłania i archiwizacji faktur, a w praktyce oznacza to konieczność dostosowania systemów i procesów. Część przedsiębiorców obawia się, że wdrożenie KSeF będzie skomplikowane, kosztowne i czasochłonne, szczególnie jeśli do tej pory korzystali z kilku niespójnych narzędzi lub systemów, które słabo reagują na zmiany. System sBiznes powstał właśnie po to, aby te obawy zniknęły. Nasz cel jest prosty – umożliwić firmom szybkie, bezproblemowe i intuicyjne korzystanie z KSeF bez konieczności inwestowania w długie szkolenia, kosztowne integracje czy skomplikowane procesy. W tym artykule wyjaśniamy, dlaczego sBiznes tak dobrze współpracuje z KSeF, co wyróżnia naszą platformę i jak każdy przedsiębiorca może przekonać się o tym w praktyce. Dlaczego KSeF działa bezproblemowo z systemem sBiznes? Integracja z KSeF w wielu firmach oznacza duże zmiany. Trzeba dostosować systemy informatyczne oraz zrozumieć nowe procesy i upewnić się, że wszystko działa płynnie.W sBiznes zadbaliśmy o to, aby cały proces był maksymalnie uproszczony. sBiznes został przygotowany z myślą o użytkownikach, którzy oczekują prostoty i stabilności. Interfejs jest przejrzysty, a obsługa poszczególnych funkcji opiera się na jasnych krokach, dzięki czemu nawet osoby bez doświadczenia w pracy z systemami informatycznymi szybko odnajdują się w środowisku. Wszystkie działania związane z fakturami elektronicznymi zostały opisane, uporządkowane i zautomatyzowane, co znacząco zmniejsza ryzyko błędów. Dużą przewagą sBiznes jest także szybka pomoc online. Zamiast chatbotów, komunikatów o wielogodzinnej kolejce do konsultanta, użytkownik ma możliwość kontaktu z realną osobą, która wyjaśni krok po kroku każdy etap obsługi KSeF. To sprawia, że integracja jest nie tylko bezproblemowa, ale też bezstresowa. Co potrzeba, aby szybko i sprawnie uruchomić KSeF? Jedną z najczęstszych obaw przedsiębiorców jest to, że wdrożenie KSeF będzie wymagało wielu dodatkowych narzędzi lub integracji. W przypadku sBiznes wygląda to inaczej. Aby uruchomić KSeF, wystarczy posiadać system sBiznes z funkcją KSeF aktywowaną w ustawieniach. Krok konfiguracji został zredukowany do minimum. Użytkownik generuje token KSeF na serwerach  Ministerstwa Finansów a następnie uaktywnia ten token w systemie. Całość nie wymaga specjalistycznej wiedzy ani udziału działu IT. W praktyce cały proces można wykonać w kilkanaście minut, a w razie trudności konsultant sBiznes pomaga krok po kroku podczas krótkiej rozmowy online a dodatkowo można skorzystać z krótkiego opisu „krok po kroku”. Dzięki temu firmy mogą uruchomić KSeF praktycznie od ręki, bez czekania na terminy wdrożeniowe i bez przestojów w pracy. Można również wykonać kilka testów aby upewnić się, że wszystko przebiega prawidłowo. Co wyróżnia system sBiznes z KSeF? Rynek systemów finansowo księgowych jest coraz bardziej konkurencyjny, ale sBiznes wyróżnia kilka kluczowych elementów, które realnie wpływają na komfort pracy. Po pierwsze – bardzo krótki czas wdrożenia. System jest gotowy do działania praktycznie od razu po uruchomieniu, a pełna integracja z KSeF zajmuje chwilę. Nie ma potrzeby wdrażania dodatkowych usług, modułów czy aktualizacji. Po drugie – intuicyjność obsługi. sBiznes został zbudowany tak, aby nawet osoba, która pierwszy raz wystawia e-fakturę, potrafiła zrobić to bez wahania. Logiczny układ funkcji, przejrzyste menu i czytelne komunikaty sprawiają, że użytkownicy szybko nabierają pewności w pracy z systemem. Po trzecie – realna pomoc online. To ogromna przewaga nad konkurencją. Stawiamy na bezpośredni kontakt z konsultantem. Użytkownik od razu dostaje jasne odpowiedzi i wsparcie, co eliminuje przestoje i przyspiesza pracę. Jak wygląda opłata za korzystanie z KSeF w systemie sBiznes? Jednym z najczęstszych pytań pojawiających się przy wyborze systemu do obsługi KSeF są koszty. W sBiznes stawiamy na pełną transparentność – dlatego model opłat jest prosty i przyjazny dla firm, niezależnie od wielkości przedsiębiorstwa. W sBiznes opłata dotyczy wyłącznie możliwości korzystania z funkcji KSeF w programie. Nie stosujemy żadnych limitów, progów, opłat za liczbę wysłanych faktur ani dodatkowych kosztów, które pojawiają się nagle w trakcie użytkowania. Dzięki temu przedsiębiorca dokładnie wie, ile zapłaci – bez ryzyka nieprzewidzianych obciążeń. Wysokość opłaty jest dostosowana indywidualnie do firmy – zależy od liczby użytkowników oraz charakteru pracy zespołu. To pozwala dopasować ofertę tak, aby była korzystna dla mikrofirm, małych przedsiębiorstw oraz większych organizacji, które potrzebują bardziej rozbudowanych funkcjonalności. Takie podejście zapewnia pełną przewidywalność kosztów i sprawia, że sBiznes jest rozwiązaniem elastycznym, skalowalnym i bezpiecznym budżetowo – niezależnie od tego, jak często firma wystawia faktury i w jakim tempie się rozwija. Czy można testować KSeF w sBiznes bez ograniczeń? Tak. W sBiznes można korzystać zarówno z wersji testowej KSeF, jak i z pełnego środowiska lub wersji Demo. To rozwiązanie stworzone po to, aby firmy mogły spokojnie przygotować się do pracy w KSeF, przeszkolić pracowników i sprawdzić wszystkie funkcje bez presji czasu. W wersji testowej można wykonywać praktycznie wszystkie czynności związane z KSeF – wystawiać faktury, robić korekty faktur, wysyłać je do systemu centralnego, odbierać dokumenty oraz analizować ich statusy. To wygodny sposób, aby nauczyć zespół, jak działa proces wystawiania e faktur, zanim system zostanie uruchomiony w wersji produkcyjnej.Naszym klientom zapewniamy wymianę dokumentów z naszą firmą w okresie pracy w trybie testowym KSeF. Ta metoda pozwala na pełne przyswojenie wszystkich zagadnień związanych z KSeF.Dzięki temu przejście do pełnej pracy w KSeF jest później szybkie, naturalne i bezstresowe. Q&A – 6 najczęstszych pytań o KSeF Poniżej kilka pytań i odpowiedzi, które często pojawiają się w kontekście KSeF – wraz z podsumowaniem, co to oznacza w praktyce dla użytkownika systemu sBiznes. Czy KSeF dotyczy także przedsiębiorców zwolnionych z VAT?Tak – obowiązek korzystania z KSeF obejmie także podmioty korzystające ze zwolnienia z VAT. Od kiedy KSeF staje się obowiązkowy?Harmonogram przewiduje: od 1 lutego 2026 dla dużych podmiotów (obrót > 200 mln zł w 2024), od 1 kwietnia 2026 dla pozostałych przedsiębiorców z obrótem za m-c większym niż 10 000 zł,  a dla wszystkich pozostałych od 1 stycznia 2027 r.   Czy faktura w KSeF może zostać odrzucona i co wtedy?Tak – system może odrzucić fakturę np. z powodu błędnej struktury XML lub przesłania przez nieuprawnioną osobę. W takim przypadku dokument nie jest uznany za wystawiony.  W sBiznes każda faktura jest weryfikowana pod względem zgodności z KSeF. Czy faktury papierowe znikną z obrotu po wdrożeniu KSeF?Nie – faktury papierowe lub elektroniczne nie-ustrukturyzowane będą nadal stosowane w określonych przypadkach (np. osoba fizyczna, firma zwolniona z KSeF, rolnik ryczałtowy, itp. ).  Co trzeba zrobić, by rozpocząć korzystanie z KSeF?Przede wszystkim: zarejestrować i uwierzytelnić się w systemie KSeF (np. kwalifikowanym podpisem lub e-pieczęcią ), mieć odpowiednie oprogramowanie, wygenerować plik XML zgodne ze schematem i przesłać je do KSeF. Jak KSeF wpływa na archiwizację faktur?Faktury przesłane przez KSeF są przechowywane w wersji elektronicznej przez okres co najmniej 10 lat – co spełnia obowiązki ustawowe i oznacza, że samodzielna archiwizacja stanie się zbędna. KSeF nie musi oznaczać „rewolucji w firmie”, w której będzie wdrażany i uruchamiany. Wystarczy tylko posiadać odpowiednio sparametryzowany zintegrowany system informatyczny z obsługą KSeF a niewątpliwie takim systemem jest sBiznes.Zapraszamy do kontaktu: info@sbiznes.pl lub GSM: 509 967 124 oraz na www.sBiznes.pl

Produkcja to układ odpornościowy rynku – tolerancja błędów jest bliska zeru. Gdy linia działa na trzy zmiany, premie zależą od skoków wydajności, a czas pracy jest zmienny, źle dobrany system to czas, pieniądze i morale wyrzucone w błoto. Jakie funkcje naprawdę ratują sytuację? I dlaczego enova365 to coś więcej niż „kolejny program kadrowy”?  4 wyzwania, które nie pozwalają kadrowym w firmach produkcyjnych spać spokojnie Zacznijmy od tego, jakie wyzwania specjalistów do spraw kadr w firmach produkcyjnych można łatwo rozwiązać przy pomocy odpowiedniego programu. Dane o czasie pracy niewidoczne dla systemu do rozliczania wynagrodzeń Gdy pracownicy rejestrują czas pracy na hali produkcyjnej w systemie do rejestracji czasu pracy (RCP), niezintegrowanym z systemem do naliczania wynagrodzeń, firma sama prosi się o problemy. W takiej sytuacji program, w którym wyliczane są wynagrodzenia nie otrzymuje automatycznie informacji np. o nadgodzinach czy pracy w nocy, a ich uwzględnienie przy tworzeniu listy płac to żmudna, ręczna robota (dane, które są już w RCP muszą zostać ponownie wprowadzone – tym razem do systemu kadrowo-płacowego). Brak powiązania kosztów wynagrodzeń z miejscami ich powstawania Dla firm produkcyjnych kluczowa jest identyfikacja miejsc powstawania kosztów – nie wystarczy wiedzieć, ile się płaci, trzeba wiedzieć, gdzie każdy złoty został wydany: na linię, dział czy konkretny projekt. Zamiast cyfrowej komunikacji z pracownikami, tradycyjny papierowy obieg dokumentów pracowniczych W nowoczesnej firmie komunikacja z pracownikami nie może być archaiczna – dziś każdy oczekuje, że wniosek urlopowy wyśle z telefonu, a grafik czy liczbę dni niewykorzystanego urlopu sprawdzi online; papier to już anachronizm. Jednak oczekiwania pracowników i wizerunek nowoczesnej firmy to tylko jedna strona medalu. Druga – nie mniej ważna – to czas potrzebny na obsługę spraw pracowniczych w firmach, zatrudniających po kilkaset albo kilka tysięcy pracowników. Dla przykładu, choć 2 minuty potrzebne na sprawdzenie liczby dni niewykorzystanego urlopu jednego zatrudnionego to niewiele, jeżeli pomnożymy to przez 1000 pracowników otrzymamy aż 4 dni robocze. Pulpit Pracownika enova365 umożliwia samoobsługę pracowniczą. Pracownicy mogą wysłać wniosek o urlop czy delegację, sprawdzić liczbę dni należnego urlopu czy odebrać PIT-11 Konieczność obsługi różnych grup pracowników, systemów czasów pracy, okresów rozliczeniowych czy form opodatkowania Firmy produkcyjno-handlowe zatrudniają wiele różnych grup pracowników: biurowych, produkcyjnych, magazynowych, ale także grupy montażowe, czasami delegowane poza Polskę czy sprzedawców, zatrudnionych w zewnętrznych, firmowych salonach sprzedaży.  Takie zróżnicowanie powoduje, że system kadrowo-płacowy wykorzystywany w firmie musi być tak elastyczny, by obsłużyć je wszystkie. Obsłużenie różnych systemów czasu pracy, różnych okresów rozliczeniowych oraz różnych typów składników wynagrodzeń – to najważniejsze stawiane przed nim wymagania. Kolejna kwestia, z którą program musi sobie poradzić to zróżnicowane formy opodatkowania oraz obsługa pracowników, znajdujących się poza terenem kraju. A wszystko to musi działać zgodnie z obowiązującym prawem, przepisami podatkowymi, normami BHP i zmianami legislacyjnymi – system musi być aktualny, reagujący i poprawny, bo jeden błąd może drogo kosztować. Dlaczego enova365 to idealny program kadrowo-płacowy dla firmy produkcyjnej enova365 nie tylko rozumie wszystkie powyższe wyzwania. Ona je rozwiązuje. Jak? Dzięki: integracji z systemami do rejestracji czasu pracy (RCP, terminale, zewnętrzne aplikacje) — dane trafiają bezpośrednio do systemu, eliminując ręczne przenoszenie; modułom produkcyjnemu + finansowo‑księgowemu + kadrowo‑płacowemu — premie i wynagrodzenia naliczane automatycznie na podstawie wielu zmiennych (wydajność, jakość, czas pracy) z przyporządkowaniem do linii produkcyjnych i miejsc powstawania kosztów; więcej informacji na ten temat znajdziesz w artykule Alokacja kosztów – na czym polega automatyczny podział kosztów w firmie? portalom pracownika i kierownika — pulpity, przez które pracownik sam składa wniosek, aktualizuje dane, kierownik widzi grafik, nadgodziny, wnioski i może interweniować z poziomu pulpitu. W dużych firmach to skrócenie setek maili i telefonów; zgodności z przepisami — enova365 jest regularnie aktualizowana zgodnie ze zmianami prawa pracy, norm czasu pracy, regulacjami podatkowymi i dokumentacyjnymi — co oznacza, że firma nie musi obawiać się zaległych kar czy błędnych rozliczeń. Case‑studies z wdrożeń programu kadrowego enova365 w firmach produkcyjnych Grupa Mardom – firma produkcyjna korzysta z enova365 w dwóch spółkach, integrując systemy RCP, wdrażając samoobsługę pracowniczą i automatyzując procesy. Efekt? Dane spójne, czas operacji HR drastycznie skrócony i koszty zredukowane o 228 000 zł rocznie. Okno-Plus – firma produkcyjno-handlowa wdrożyła enova365, w tym samoobsługę pracowniczą, e-teczki oraz obsługę PPK. W efekcie zautomatyzowała większość procesów kadrowych i z łatwością rozlicza wynagrodzenia wszystkich grup pracowników – także grup montażowych, oddelegowanych za granicę. HanseYachts – przykład organizacji z ponad 1000 pracowników, w której dzięki wdrożeniu enova365 wszystkie dane HR zintegrowano w jednym systemie. Zautomatyzowano ewidencję czasu pracy i jej weryfikację, rozliczanie wynagrodzeń i ich księgowanie oraz raportowanie. Wdrożono też nowoczesne procesy HR: samoobsługę pracowniczą, powiadomienia i przypomnienia, możliwość logowania się do systemu spoza firmy. Wszystkie powyższe wdrożenia przyniosły konkretną redukcję nieporozumień w rozliczeniach i oszczędność czasu menedżerów i działu HR. Checklista dla firm produkcyjnych – co musisz mieć w programie kadrowo‑płacowym Oto, na co zwrócić uwagę przy wyborze: elastyczne harmonogramy i zmienne normy czasu pracy — zmiany nocne, stawki zmianowe, normy nieregularne, automatyczne naliczanie premii i dodatków zależnie od produkcji/wydajności/warunków, integracja z miejscami powstawania kosztów — linie, projekty, działy, portale i pulpity online — by pracownicy mogli samodzielnie operować wnioskami, danymi, a kierownicy widzieli wszystko w jednym miejscu,  aktualizacje prawne i zgodność — normy, podatki, stawki minimalne, dokumentacja zawsze na bieżąco. Program kadrowo‑płacowy w firmie produkcyjnej to nie dodatek — to fundament działań całej organizacji. Właściwy system to narzędzie, które skraca i upraszcza procesy, eliminuje błędy oraz ręczną pracę, a także pozwala pracować sprawniej. A do tego daje menedżerom pełną kontrolę nad kosztami. enova365 łączy wszystkie elementy: integruje dane o czasie pracy i wynagrodzeniach w jednym systemie, przyporządkowuje wynagrodzenia do odpowiednich miejsc powstawania kosztów i cyfryzuje obsługę kadrową pracowników. Po prostu działa kompleksowo. Jeśli produkcja ma funkcjonować skutecznie, przewidywalnie i rozwijać się bez ograniczeń — warto postawić na system, który już dziś rozumie, co znaczy produkcyjny HR.

Już od lutego 2026 r. pierwsze przedsiębiorstwa będą musiały obowiązkowo korzystać z Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF). Jak wynika z badania Asseco, na nieco ponad cztery miesiące przed tym terminem 72% firm deklaruje częściową lub pełną gotowość do obsługi cyfrowych faktur. Jedynie co dziesiąta organizacja nie podjęła jeszcze żadnych działań przygotowawczych. Wdrożenie KSeF wiąże się z istotnymi wyzwaniami organizacyjnymi i technologicznymi, ale biznes dostrzega również korzyści. Firmy stawiają na automatyzację i partnerów ERP Ponad 42% przedsiębiorstw twierdzi, że już dziś jest w pełni gotowych na obsługę faktur w KSeF, podczas gdy 30% wciąż jest w trakcie procesu wdrożenia. Co istotne, co druga firma skorzystała ze środowiska testowego udostępnionego przez Ministerstwo Finansów. To wyraźny sygnał, że biznes poważnie traktuje nadchodzące zmiany. Block Quote Jak wynika z badania Asseco „Gotowość polskich firm na KSeF”, aż 69% respondentów korzysta ze wsparcia dostawców ERP lub integratorów. Jednocześnie 39% przyznaje, że pomoc ta ma charakter częściowy, a 18% nie ma jeszcze wiedzy o pełnym wachlarzu dostępnych możliwości. To dowód na to, jak istotna jest rola partnerów technologicznych i jak duże znaczenie ma dziś edukacja w tym obszarze. Biznes wybiera sprawdzone sposby autoryzacji Ważnym elementem przygotowania organizacji na KSeF jest wdrożenie rozwiązań z zakresu autoryzacji. Najczęściej wybierane są te dobrze znane: podpis kwalifikowany (42%) oraz profil zaufany (33%). Na dalszych miejscach znalazły się pieczęć kwalifikowana (9%) i token autoryzacyjny (4%). Co niepokojące, aż 12% firm nie posiada jeszcze żadnych narzędzi do autoryzacji. Block Quote Największe bariery: ludzie i systemy Najpoważniejszym wyzwaniem organizacyjnym dla badanych firm jest brak zasobów i ekspertów w obszarze KSeF. Aż 48% przedsiębiorstw wskazało ten aspekt jako znaczącą barierę w przygotowaniu organizacji na nowe wymagania. Na kolejnym miejscu znalazła się potrzeba podniesienia świadomości procesów cyfrowych. Niejednoznaczne przepisy dotyczące KSeF stanowią poważne wyzwanie organizacyjne jedynie w opinii 1/3 respondentów. Mniej istotne okazały się również kwestie budżetowe czy opór pracowników wobec cyfryzacji. Z perspektywy technologicznej największą trudnością jest modyfikacja procesów księgowych i finansowych w systemach ERP. Wyzwanie to określiła jako istotne ponad połowa badanych firm (53%). Kolejnymi kluczowymi obszarami wymagającymi zaadresowania są zapewnienie bezpieczeństwa danych cyfrowych oraz obsługa wyjątków i błędów. Natomiast dostosowanie formatu danych oraz archiwizacja faktur nie są postrzegane jako bariera, co może sugerować, że większość przedsiębiorstw poradziła sobie już z tymi wyzwaniami. Korzyści ważniejsze niż obawy Przedsiębiorstwa, które wzięły udział w badaniu Asseco, były zgodne i wysoko oceniły potencjalne korzyści wynikające z wdrożenia KSeF. Najważniejszą z nich jest redukcja kosztów wynikająca z braku konieczności przechowywania faktur w formie papierowej. Kolejno respondenci wymienili korzyści, które przyczynią się do optymalizacji codzienniej pracy: łatwiejsze rozliczenia z kontrahentami oraz przyspieszenie wymiany dokumentów księgowych. Niewiele mniej istotne okazały się bezpieczeństwo transakcji oraz eliminacja błędów. Mniej oczywistymi atutami, które respondenci wskazali jako ważne, są ochrona środowiska i bezpieczeństwo dokumentacji przechowywanej w formie cyfrowej. Krajowy biznes w umiarkowanym stopniu wierzy natomiast, że wdrożenie KSeF przyczyni się do cyfryzacji obiegu dokumentów czy ograniczenia opóźnień w płatnościach faktur. Choć wiele firm jest już dobrze przygotowanych na zmiany regulacyjne, przed polskim biznesem pozostaje kilka miesięcy intensywnej pracy. Ministerstwo Finansów zapowiedziało udostępnienie nowego środowiska testowego KSeF 2.0, które wymaga sprawdzenia i zapewniania zgodności z wykorzystywanymi do tej pory systemami. Wyniki badania Asseco wskazują, że przedsiębiorcy podchodzą do KSeF bardzo pragmatycznie, dostrzegają zarówno ryzyka, jak i szanse. Jak wskazują eksperci Asseco, o sukcesie KSeF będzie można mówić wtedy, gdy przedsiębiorstwa nie tylko spełnią założenia regulatora, ale również usprawnią codzienne procesy wymiany dokumentów. Pełny raport „Gotowość polskich firm na KSeF” prezentuje aktualny obraz przygotowań biznesu w Polsce i wskazuje, jakie korzyści mogą płynąć z cyfrowych faktur. *** Asseco jest największą grupą IT w Polsce i regionie Europy Środkowo-Wschodniej. Od ponad 30 lat tworzy zaawansowane technologicznie oprogramowanie dla przedsiębiorstw i instytucji z kluczowych sektorów gospodarki. Firma zatrudnia 34 tys. osób i obecna jest w ponad 60 krajach na całym świecie. Rozwija się organicznie, jak i poprzez akwizycje. Spółki Asseco notowane są na Giełdzie Papierów Wartościowych w Warszawie, NASDAQ i Giełdzie Papierów Wartościowych w Tel Awiwie.

Biura rachunkowe każdego dnia obsługują setki dokumentów, rozliczeń i wrażliwych danych swoich klientów. W takiej pracy liczy się nie tylko dokładność, ale również niezawodność narzędzi, które wspierają codzienne obowiązki. Coraz więcej biur decyduje się na system ERP w chmurze (na serwerze wirtualnym), który łączy w sobie bezpieczeństwo, elastyczność oraz wygodę pracy z dowolnego miejsca. Niezawodny system FK w chmurze dla biur rachunkowych Przeniesienie systemu finansowo–księgowego (FK) do chmury to rozwiązanie, które pozwala korzystać z dobrze znanych programów, ale w nowoczesnej, bezpiecznej i zawsze dostępnej formie online. Interfejs pozostaje taki sam – zmienia się jedynie komfort pracy: większa szybkość, swoboda działania i brak ograniczeń lokalizacyjnych. Wybierz swój program i przenieś go do chmury Niezależnie od tego, jakiego systemu FK używasz w swoim biurze rachunkowym, możesz bez problemu przenieść go do chmury: Subiekt nexo – kompleksowy, funkcjonalny, intuicyjny, Subiekt GT – wszechstronny, szybki, prosty w obsłudze, Ramzes Online – ekonomiczny i łatwy we wdrożeniu, SAP Business One w chmurze – elastyczny, z narzędziami analitycznymi, Enova365 w chmurze – jeden z najpopularniejszych systemów ERP w chmurze, zawsze zgodny z przepisami, R2płatnik w chmurze – rzetelne rozliczenia i szybki dostęp do danych pracowniczych, Sente Teneum w chmurze – wielofirmowość, wielojęzyczność i obieg dokumentów w jednym miejscu, Rewizor GT w chmurze – profesjonalny system z rozbudowanymi funkcjami księgowymi, Rewizor nexo w chmurze – nowoczesny i rozwojowy, Symfonia – wysoka automatyzacja i sprawny obieg dokumentów, Wapro – nowoczesny, intuicyjny i prosty w obsłudze, Navireo – przejrzysty, łatwy do dostosowania do bieżących firmowych potrzeb. Dlaczego warto wybrać hosting systemu FK w chmurze od Itmation? Zaufany dostawca – od 2014 roku oferujemy hosting ERP w chmurze, współpracując z producentami systemów i firmami wdrożeniowymi. Bez zmian w interfejsie – Twój program przeniesiony na nasz serwer wirtualny wygląda tak samo jak na serwerze fizycznym, ale działa szybciej i stabilniej. Maksymalna ochrona danych – oferujemy szyfrowanie, kopie zapasowe i bezpieczeństwo na poziomie, którego wymaga biuro rachunkowe. Praca zdalna bez ograniczeń – deklaracje, JPK czy rozliczenia ZUS zrobisz z dowolnej lokalizacji – serwer wirtualny pozwala Ci pracować z każdego miejsca na świecie. Stałe wsparcie techniczne – nasi administratorzy czuwają nad działaniem systemów i pomagają w razie pytań. Szybka migracja – przeniesienie systemu do naszej chmury jest możliwe nawet w 24h, bez przestojów w pracy Twojego biura. Rozwiązanie dla każdego biura – utrzymujemy systemy FK w setkach firm, od jednoosobowych działalności po duże firmy obsługujące dziesiątki klientów. Stabilność i wydajność – praca na systemie fK w chmurze Itmation to sama przyjemność. Aplikacja nie zawiesza się, działa płynnie, a zalogować się do niej możesz nawet na swoim telefonie. IT w biurze rachunkowym – zostaw to specjalistom Właściciele biur rachunkowych nie muszą zajmować się kwestiami IT – te sprawy warto powierzyć profesjonalistom. Dzięki temu możesz w pełni skupić się na obsłudze klientów, a Itmation zadba o technologię i bezpieczeństwo. 🎥 Z naszego filmu dowiesz się, dlaczego warto postawić na chmurę. Dołącz do grona biur rachunkowych, które już korzystają z chmury Ponad 300 biur rachunkowych zaufało już rozwiązaniom Itmation. Niższe koszty operacyjne, szybsze wykonywanie zadań, możliwość pracy zdalnej i najwyższy poziom bezpieczeństwa – to standard, na jaki zasługuje Twoje biuro. 👉 Dołącz do naszych klientów – wybierz chmurę!

27 sierpnia 2025 r. Prezydent Karol Nawrocki podpisał ustawę o wdrożeniu Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF), który docelowo ma objąć wszystkie firmy w Polsce – w tym także te korzystające ze zwolnienia z VAT. Po kilkukrotnych zmianach terminu, wdrożenie obowiązku e-fakturowania nastąpi 1 lutego 2026 r. – w przypadku dużych podatników, a dla pozostałych firm – 1 kwietnia 2026 r. Jakie zmiany w KSeF planuje resort finansów? Jaki jest aktualny harmonogram wprowadzania Krajowego Systemu e-Faktur? Sprawdź! Najważniejsze informacje w skrócie: 27 sierpnia 2025 r. Prezydent Karol Nawrocki podpisał nowelizację ustawy o VAT dotyczącą Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF 2.0), który umożliwia wystawianie i otrzymywanie faktur ustrukturyzowanych drogą elektroniczną. KSeF będzie obowiązkowy od 1 lutego 2026 r. dla dużych firm, tj. takich, w których wartość sprzedaży wraz z kwotą podatku w 2024 r. przekroczy 200 mln zł. Od 1 kwietnia 2026 r. z Krajowego Systemu eFaktur będą musieli korzystać pozostali przedsiębiorcy – także Ci zwolnieni z VAT. Resort finansów planuje jednak wprowadzić wyjątek dla podatników „wykluczonych cyfrowo”, którzy obowiązkiem e-fakturowania zostaną objęci po 1 stycznia 2027 r. Do końca 2026 r. nie będą nakładane kary za błędy w fakturowaniu za pośrednictwem Krajowego Systemu eFaktur. Przedsiębiorcy będą mogli także wystawiać faktury w trybie “offline24”. Wdrożenie KSeF wymaga analizy procesów, przebudowy procedur księgowych, a nierzadko również inwestycji w nowe rozwiązania informatyczne. Przedsiębiorcy powinni jak najszybciej przygotować się na zmiany. Wsparcie w tym zakresie oferuje administracja skarbowa oraz producenci systemów ERP i oprogramowania księgowego. Co to jest Krajowy System e-Faktur (KSeF)? Krajowy System e-Faktur (KSeF) to ogólnopolska platforma teleinformatyczna stworzona przez Ministerstwo Finansów i nadzorowana przez Krajową Administrację Skarbową. Umożliwia wystawianie, przesyłanie i odbieranie tzw. faktur ustrukturyzowanych, czyli takich, które mają uporządkowaną strukturę danych w postaci pliku XML. Jej główną rolą jest centralizacja procesu rejestracji i wymiany faktur w obrocie gospodarczym – ponieważ wszystkie tego typu dokumenty będą obsługiwane za pomocą jednej platformy, nabywcy oraz organy podatkowe zyskają do nich natychmiastowy dostęp. Wdrożenie KSeF ma sprzyjać zautomatyzowanej wymianie faktur elektronicznych między firmami oraz skrócić czas oczekiwania na zwrot podatku VAT. Na wprowadzeniu tego rozwiązania skorzysta także administracja skarbowa. Krajowy System eFaktur ma bowiem uszczelniać system podatkowy, zapewniać lepszą kontrolę nad autentycznością faktur oraz zwiększać bezpieczeństwo i nienaruszalność danych, a co za tym idzie także transparentność obrotu gospodarczego. W UE z faktur ustrukturyzowanych korzystają już Włochy, a od tego roku również Niemcy. Zgodnie z założeniami pakietu VAT in a Digital Age (ViDA) do 2030 r. e-fakturowanie zostanie zharmonizowane na poziomie całej Unii Europejskiej. KSeF – od kiedy wchodzi w życie? Zgodnie z przyjętą ustawą harmonogram wdrożenia Krajowego Systemu e-Faktur uwzględnia dwa etapy, jednak z dodatkowym odroczeniem dla najmniejszych firm: 1 lutego 2026 r. – obowiązek korzystania z KSeF dla dużych podatników (o wartości sprzedaży przekraczającej 200 mln zł brutto), 1 kwietnia 2026 r. – dla pozostałych przedsiębiorców, w tym mikrofirm, z wyjątkiem tzw. podatników wykluczonych cyfrowo, 1 stycznia 2027 r. – dla najmniejszych podatników, których transakcje opiewają na niewielkie kwoty (maksymalnie 10 tys. zł wartości sprzedaży miesięcznie). Jak zapewnia resort finansów, aktualny harmonogram został przygotowany po szczegółowej analizie uwarunkowań biznesowych, prawnych oraz technicznych. Ma on zapewnić przedsiębiorcom i dostawcom systemów IT wystarczająco dużo czasu na dostosowanie się do nowego obowiązku, a jednocześnie umożliwić dopracowanie rozwiązań technologicznych po stronie administracji skarbowej. Wdrożenie KSeF – ważne terminy W opublikowanej 12 kwietnia 2025 roku informacji, Ministerstwo Finansów przedstawiło także szczegółową mapę drogową działań związanych z wdrożeniem KSeF. Przedstawione w niej terminy mają duże znaczenie szczególnie dla największych firm, dostawców oprogramowania oraz integratorów systemów finansowo-księgowych. Harmonogram wdrożenia KSeF Od kiedy wdrożenie KSeF? Zgodnie z przyjętą mapą drogową, w czerwcu 2025 r. resort finansów udostępni dokumentację związaną z nową wersją systemu – tzw. KSeF 2.0, która będzie obowiązywać od 1 lutego 2026 r. W tych materiałach znajdą się m.in. informacje na temat: struktury logicznej pliku FA(3), czyli nowego wzoru faktury ustrukturyzowanej, dokumentacji API (interfejsu programistycznego), która pozwoli dostosować zewnętrzne systemy do wymagań KSeF 2.0. Szczegółowy harmonogram testów integracyjnych zostanie natomiast opublikowany wraz z dokumentacją API. Od 30 września 2025 r. możliwe stanie się natomiast publiczne testowanie interfejsu API systemu KSeF 2.0. Od tego momentu podmioty odpowiadające za integrację programów księgowych z KSeF będą mogły sprawdzać działanie nowej wersji systemu. Kolejna ważna data to listopad 2025 r. To właśnie wtedy Ministerstwo Finansów planuje udostępnić testową wersję aplikacji podatnika KSeF 2.0. Ma ona pozwalać przedsiębiorcom na zapoznanie się z funkcjonalnością Krajowego Systemu eFaktur. Block Quote Wersja produkcyjna systemu – czyli ta, która umożliwia wystawianie faktur w rzeczywistym obrocie gospodarczym – zostanie uruchomiona 1 lutego 2026 r. To właśnie od tego momentu obowiązek wystawiania faktur przez KSeF zacznie formalnie obowiązywać. Jakie zmiany w KSeF planuje resort finansów? Choć harmonogram wdrożenia KSeF pozostaje bez zmian, Ministerstwo Finansów zapowiada szereg nowości, które mają ułatwić przedsiębiorcom codzienne korzystanie z systemu. W odpowiedzi na postulaty zgłaszane przez firmy i branżę IT, zaprojektowano konkretne rozwiązania zarówno w zakresie technicznym, jak i prawnym. Wystawianie faktur w trybie „offline24” Jedną z najważniejszych zmian jest wprowadzenie bezterminowej możliwości wystawiania faktur w tzw. trybie offline24. Takie rozwiązanie ma służyć przedsiębiorcom w dwóch sytuacjach: gdy faktura wystawiana jest dla podmiotów zagranicznych lub odbiorców nieposługujących się numerem NIP, w przypadku problemów z dostępem do Internetu, problemami związanymi ze sprzętem, systemem informatycznym lub przerw w działaniu systemu KSeF. Fakturę wystawioną offline będzie można przekazać do KSeF następnego dnia, bez ryzyka opóźnień w dokumentowaniu sprzedaży – w przypadku tego typu dokumentów datą wystawienia będzie ta, znajdująca się w polu P_1 struktury logicznej FA(3) czyli data wskazana przez wystawcę w momencie wystawiania faktury. Rozwiązanie pozwoli zatem uniknąć rozbieżności między datą znajdującą się na fakturze a datą wystawienia nadawaną przez KSeF w momencie przesłania faktury do systemu. Aby skorzystać z tego rozwiązania, przedsiębiorca musi jednak spełnić dodatkowy warunek – wygenerować certyfikat wystawcy faktury niezbędny do identyfikacji podatnika i programu fakturującego. Faktury VAT RR poza obowiązkowym KSeF Ministerstwo zapowiedziało również, że faktury VAT RR dokumentujące zakupy produktów rolnych przez rolników ryczałtowych nie będą objęte obowiązkiem KSeF. Możliwość ich dobrowolnego wystawiania w systemie zostanie natomiast wprowadzona od 1 kwietnia 2026 r., a nie – jak wcześniej zakładano – od 1 lutego 2026 r. Okres przejściowy bez kar i z dodatkowymi ułatwieniami W celu wsparcia przedsiębiorców w adaptacji do nowego systemu resort finansów zapowiedział również, że do końca 2026 r.: utrzymana zostanie możliwość wystawiania faktur z kas rejestrujących, nie będą nakładane kary za błędy popełnione przy fakturowaniu w KSeF, nie będzie obowiązku podawania numeru KSeF przy płatnościach, także tych realizowanych w mechanizmie podzielonej płatności (MPP). Administracja skarbowa ma natomiast prowadzić działania o charakterze edukacyjnym, których celem jest wsparcie podatników we wdrożeniu systemu. Certyfikaty dla wystawców e-faktur Od 1 listopada 2025 r. przedsiębiorcy będą mogli również ubiegać się o tzw. certyfikaty wystawcy faktury, które umożliwią im autoryzację w systemie – zarówno w trybie online, jak i offline24. Zapewnią one również bezpieczeństwo i ciągłość procesu wystawiania e-faktur, nawet w sytuacjach awaryjnych. Szczegóły dotyczące ich generowania zostaną opisane w dokumentacji API, którą resort opublikuje w czerwcu 2025 r. Faktury dla konsumentów będą dobrowolne Nowością w projekcie jest także możliwość wystawiania faktur dla konsumentów w KSeF. Rozwiązanie to będzie miało charakter dobrowolny i uproszczony tak, aby dać przedsiębiorcom większą elastyczność przy dokumentowaniu sprzedaży dla osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej. Przeczytaj również: Faktura na osobę fizyczną – jak i kiedy powinno się ją wystawić? – Symfonia Załączniki do faktur ustrukturyzowanych W odpowiedzi na sygnały z rynku, system KSeF 2.0 wprowadzi także możliwość dodawania załączników do faktur ustrukturyzowanych przesyłanych za pośrednictwem KSeF. Zgodnie z zapowiedziami ministerstwa, będą one integralną częścią dokumentu sprzedaży i zostaną opisane w nowej strukturze logicznej FA(3). Aby móc je jednak wysyłać, trzeba jednak dokonać odpowiedniego zgłoszenia pośrednictwem usługi e-Urząd Skarbowy. Dodanie załączników do faktur ustrukturyzowanych to ważna zmiana m.in. dla firm, które dotychczas przesyłały szczegółowe dane potrzebne do rozliczenia do rozliczenia sprzedaży w osobnych dokumentach. Dlaczego warto przystąpić do KSeF? Przystąpienie do Krajowego Systemu e-Faktur to realna korzyść dla każdej firmy. Wraz z systemem przedsiębiorcy zyskują darmowy dostęp do nowoczesnej platformy usług elektronicznych EDI, za pomocą której mogą bezpiecznie wymieniać dokumenty. Nie muszą również drukować i przechowywać faktur – wszystkie dokumenty trafiają do bezpiecznego, bezpłatnego archiwum online. Prawidłowo zaimplementowany system może także uprościć obieg faktur w firmie, przyspieszyć ich akceptację i pomóc w szybszym odzyskiwaniu należności. Block Quote Jak przygotować się na KSeF – lekcja do odrobienia dla przedsiębiorców Wdrożenie Krajowego Systemu e-Faktur niesie ze sobą wiele korzyści, ale wymaga też solidnego przygotowania. Dostosowanie procesów biznesowych do wymagań Krajowego Systemu eFaktur może generować dodatkowe koszty, związane np. z wdrożeniem nowych procedur, szkoleniem pracowników i aktualizacją systemów informatycznych. Im szybciej firmy zaczną przygotowania, tym łatwiej będzie im odnaleźć się wtedy, gdy KSeF stanie się obowiązkowy. Wsparcie w procesie adaptacji do zmiany prawnej, jaką jest KSeF oferują także producenci oprogramowania finansowo-księgowego. Block Quote Warto pamiętać, że w KSeF nie można poprawić raz wystawionego dokumentu, nie da się też umieścić kodów nabywcy i odbiorcy (poza EAN), ani wystawić faktury według indywidualnego szablonu z logotypem firmy. Aby uniknąć nieprzyjemnych niespodzianek, przedsiębiorcy powinni zatem uważnie przeanalizować, jak obecnie przebiegają procesy finansowo-księgowe w ich firmach, wdrożyć spójne procedury obiegu dokumentów oraz upewnić się, że program księgowy, z którego korzystają jest dostosowany do wymogów KSeF. Przeczytaj również: Obowiązki biura rachunkowego w zakresie KSeF – Symfonia Kary za nieprzestrzeganie KSeF – nowe przepisy Choć Ministerstwo Finansów przewidziało okres przejściowy i zapowiedziało brak sankcji za błędy związane z e-fakturowaniem do końca 2026 r., to jednak od 2027 r. za naruszenia związane z KSeF będą groziły konkretne i dotkliwe kary finansowe. Przedsiębiorca, który wystawi fakturę z pominięciem systemu, może zapłacić nawet 100% wartości podatku wykazanego na dokumencie. W przypadku faktur bez podatku, kara może wynieść do 18,7% łącznej kwoty należności. Kary te będą nakładane w formie decyzji administracyjnej i muszą zostać uregulowane na rachunek właściwego urzędu skarbowego w ciągu 14 dni od jej doręczenia. Chcesz dowiedzieć się więcej na temat Krajowego Systemu e-Faktur? Przeczytaj nasz kompleksowy poradnik na temat KSEF!

Wdrożenie nowego systemu ERP, takiego jak Microsoft Dynamics 365, to z jednej strony duży projekt i dodatkowy nakład pracy, szczególnie dla działu księgowego i finansowego. Z drugiej jednak – to również szansa na automatyzację powtarzalnych procesów, poprawę spójności danych i oszczędność czasu w dłuższej perspektywie. Dlatego już od pierwszych etapów projektu warto akcentować realne korzyści, jakie nowe narzędzia przyniosą zespołowi. Poniżej przedstawiam dwa praktyczne przykłady funkcjonalności, które – z mojego doświadczenia – znacząco wspierają codzienną pracę księgowości: Automatyczne przeksięgowanie podatku VAT W wielu organizacjach księgowi po wygenerowaniu pliku JPK_V7M dokonują ręcznego przeksięgowania podatku należnego i naliczonego na konto podatku do rozliczenia. W skrócie uzgadniają saldo konta VAT z deklaracją VAT. W D365, przy zastosowaniu odpowiedniej parametryzacji, możliwe jest: automatyczne przeksięgowanie transakcji z kont VAT sprzedaży i zakupów na konto rozliczeniowe VAT, wskazanie konta urzędu skarbowego jako kontrahenta dla zaksięgowania zobowiązania/należności z tytułu podatku VAT, inicjowanie księgowania przez użytkownika – proces kontrolowany i automatyczny, zgodność salda konta rozliczeniowego z kwotą wykazaną w deklaracji, księgowanie zaokrągleń zgodnie z przepisami, możliwość księgowania korekt dla wskazanego okresu w VAT. Korzyści dla zespołu to oszczędność czasu (brak potrzeby ręcznego księgowania),zmniejszenie ryzyka błędów w ewidencji oraz spójność danych i zgodność z wymaganiami raportowymi. Wycena bilansowa należności i zobowiązań na koniec okresu D365 oferuje rozbudowaną funkcję bilansowej wyceny walutowej, która umożliwia: automatyczną wycenę otwartych pozycji (należności i zobowiązań) wg kursu NBP, przygotowanie raportu wstępnego przed zaksięgowaniem – możliwość weryfikacji danych i kursów walut, elastyczne parametryzowanie zakresu wyceny jak wybór konkretnej waluty lub wszystkich walut, wybór dat księgowania i daty kursu czy wybór kontrahentów, automatyczne odwrócenie wyceny w kolejnym miesiącu lub kontynuacja wyceny w kolejnym okresie, księgowanie zrealizowanych różnic kursowych przy rozliczeniu pozycji z płatnością z jednoczesnym wyksięgowaniem wyceny bilansowej, prezentacja wyników księgowania per transakcja dostawcy / odbiorcy. Korzyści dla zespołu to zgodność z przepisami ustawy, elastyczność i kontrola nad parametrami wyceny, a także automatyzacja z możliwością ręcznego nadzoru – idealny balans. Podsumowanie Z perspektywy działu księgowego system D365, wzbogacony o funkcje lokalizacji polskiej, to nie tylko nowe narzędzie – to szansa na automatyzację, poprawę jakości danych i ograniczenie ryzyka błędów. Warto od początku projektu wdrożeniowego pokazywać księgowym konkretne funkcjonalności, które odpowiadają na ich codzienne potrzeby.

Ile czasu potrzeba na zamknięcie miesiąca w księgowości i finansach? Czy 5 dni to mało czy dużo? Jak szybko robią to inne firmy? Sprawdź wyniki badań przeprowadzonych wśród średnich i dużych przedsiębiorstw oraz dowiedz się, jak usprawnić zamykanie okresu sprawozdawczego w księgowości. Najważniejsze informacje Ponad 1/2 ankietowanych firm zamknięcie ksiąg rachunkowych zabiera więcej niż 5 dni. Z czynności, składających się na proces zamknięcia miesiąca, najdłużej trwają uzgodnienia sald bankowych: 20-50 godzin w miesiącu. 94% firm wykorzystuje Excela, żeby usprawnić proces miesięcznego zamknięcia, a 50% uważa, że jest to głównym powodem, dla którego zabiera to dużo czasu. Choć całkowicie automatyczne zamknięcie miesiąca nie jest możliwe, wiele składających się na nie procesów można zautomatyzować. Zamknięcie miesiąca w księgowości – ile czasu zajmuje? Zamknięcie miesiąca – zarówno dla celów rachunkowości finansowej jak i zarządczej – to najbardziej pracochłonny i intensywny czas w działach księgowości i finansów. Jednocześnie, aż 37% dyrektorów finansowych, ankietowanych w raporcie KPMG „Nowoczesny CFO w transformującej się firmie” uważa, że przeprowadzenie zamknięcia miesiąca można w dużej mierze zautomatyzować. Z drugiej strony, choć systemy ERP umożliwiają automatyzację wielu składających się na to czynności, raport przeprowadzony przez firmę Ledge na próbie 100 średnich i dużych firm (o zatrudnieniu 51-10 000+ pracowników) pokazał, że wiele zespołów nadal walczy z rozproszonymi danymi oraz manualnymi procesami. Pomimo tego, że firmy chcą, żeby zamknięcie ksiąg rachunkowych nie zajmowało im więcej niż 3 dni, zabiera to więcej czasu. W ponad połowie ankietowanych firm trwa to ponad 5 dni. I problemem nie jest tu tylko czasochłonność. Menedżerowie z opóźnieniem dysponują informacjami zarządczymi, co sprawia, że decyzje podejmowane są później, a zespoły finansowe „tkwią” w poprzednim miesiącu, zamiast iść do przodu. Które działania, składające się na proces zamknięcia miesiąca zajmują najwięcej czasu? Osoby ankietowane w badaniu wskazują, które czynności, spośród tych składających się na proces zamknięcia miesiąca, są najbardziej czasochłonne. Najczęściej wymieniają uzgodnienia sald – kont bankowych czy kart kredytowych. Z badania wynika, że średni czas spędzany na uzgodnieniach sald to aż 20-50 godzin w miesiącu, a zespoły wykorzystują do tego aż 3-5 systemów. Inne częste problemy to: brak szczegółów płatności, niezgodne kwoty, rozproszone źródła informacji. Dla zespołów, które prowadzą księgowość czy finanse dla wielu oddziałów czy mają wiele transakcji do przeanalizowania, proces miesięcznego zamknięcia staje się naprawdę skomplikowany. Szczególnie, jeżeli firmy nie wykorzystują nowoczesnych rozwiązań, takich jak Webservice enova365, które pozwalają na automatyczny import wyciągów bankowych oraz sprawne rozliczanie płatności. A takich biznesów nadal jest niestety bardzo dużo. Wiele firm „paruje” należności i zobowiązania ręcznie, używając do tego arkuszy Excela, choć dane tam zawarte pokrywają się z danymi, które znajdują się w systemach ERP. W takim wypadku, uzgadnianie kont jest żmudne i czasochłonne, przez co bywa elementem, który opóźnia zamknięcie ksiąg rachunkowych. Inne działania, wymienione przez ankietowanych, jako szczególnie czasochłonne w procesie miesięcznego zamknięcia, to między innymi: tworzenie rezerw, porządkowanie danych – poprawa błędnie wprowadzonych danych czy reklasyfikowanie kosztów, analiza odchyleń od założeń budżetowych. Wniosek? To nie samo raportowanie zabiera dużo czasu i przyczynia się do tego, że proces zamknięcia miesiąca trwa długo, ale wszystko, co je poprzedza – uzgodnienia sald czy poprawianie błędów. Co spowalnia zamknięcie miesiąca w księgach rachunkowych? Według respondentów Ledge przeprowadzenie zamknięcia miesiąca najbardziej spowalniają następujące czynniki: konieczność pozyskiwania danych z innych działów i regionów – 56%, robienie wszystkiego w Excelu – 50%, niezintegrowane systemy – 40%, duża kompleksowość transakcji – 39%, niedobory kadrowe – 37%. Jak usprawnić zamknięcie okresu sprawozdawczego w księgowości? Autorzy raportu zapytali księgowych i finansistów o to, ile według nich powinno zabierać zamknięcie miesiąca bieżącego. Najczęstsza odpowiedź to 3-5 dni roboczych, choć niektórzy uważają, że ten proces powinien się zamknąć w 2-3 dniach. Dodatkowo, podkreślano, że skrócenie czasu zamknięcia miesiąca w księgach rachunkowych ma sens wyłącznie wtedy, gdy przyspieszenie tego procesu nie powoduje błędów czy innych niedociągnięć. Jak to osiągnąć w praktyce? Wykorzystaj program enova365, który automatyzuje niektóre czynności, dotąd wykonywane ręcznie, dzięki temu, że: integruje w jednym miejscu wszystkie ważne w procesie zamknięcia miesiąca dane, radząc sobie z potężnym blokerem, jakim jest rozproszenie informacji, sprawdza czy księgowi wykonali wszystkie potrzebne czynności – weryfikuje na przykład czy wszystkie dokumenty wprowadzone do systemu są zatwierdzone, albo czy wszystkie środki trwałe mają naliczoną amortyzację; dodatkowo na etapie konfiguracji można tak skonfigurować proces miesięcznego zamknięcia, żeby księgowy musiał oznaczyć w systemie wykonanie poszczególnych czynności, składających się na zamknięcie ksiąg rachunkowych, żeby móc zamknąć miesiąc w systemie, ułatwia wychwycenie błędów – np. porównując podobne dokumenty w różnych okresach; dla przykładu, jeżeli faktury od dostawcy są zwykle wystawiane na kwotę 3 000 zł miesięcznie, ale księgowy omyłkowo wpisze na dokumencie wprowadzanym do systemu 30 000 zł, enova365 może to wyłapać i wskazać dokumenty, które wymagają sprawdzenia, przyspiesza rozliczanie płatności, dzięki temu, że umożliwia korzystanie z rachunku bankowego bezpośrednio w systemie ERP. Poznaj sposób na szybkie zamknięcie ksiąg rachunkowych: enova365 Wiesz już, że choć całkowicie automatyczne zamknięcie miesiąca nie jest możliwe, wiele składających się na nie procesów, można zautomatyzować. Żeby skrócić czas potrzebny na zamknięcie ksiąg rachunkowych wybierz system ERP enova365, a szczególnie jego moduły Finanse i księgowość oraz Workflow i dodatek Elektroniczne wyciągi bankowe. Te rozwiązania pozwolą Ci zautomatyzować i przyspieszyć pracę. Żeby to zrobić umów się na bezpłatną prezentację online, w czasie której nasi konsultanci pokażą, jak system ERP enova365 wspiera pracę w firmie.