Artykuły

Wdrażanie nowego oprogramowania w organizacji często kojarzy się z technologiczną rewolucją – instalacją serwerów, migracją baz danych i konfiguracją modułów. Jednak prawdziwe serce tej transformacji bije w innym miejscu: w postawach i nawykach ludzi, którzy będą z tego narzędzia korzystać na co dzień. Nowoczesny system ERP, taki jak enova365 od marki Soneta, to rozwiązanie, które łączy całą firmę i integruje procesy handlowe, produkcyjne czy kadrowe w jednym miejscu. Aby jednak ta synergia zadziałała, konieczne jest sprawne przeprowadzenie zespołu przez proces zmiany. Zrozumienie oporu: strach przed nowym Pierwszym etapem przygotowania pracowników jest zrozumienie, że obawa przed zmianą jest naturalną reakcją. Pracownicy często boją się, że nowa technologia skomplikuje ich obowiązki lub – co gorsza – uczyni ich kompetencje zbędnymi. Tymczasem enova365 została zaprojektowana tak, aby maksymalnie utrudniać popełnianie błędów przez użytkowników, co stanowi dla nich istotne zabezpieczenie i podnosi komfort psychiczny podczas pracy. Zamiast zastępować ludzi, system eliminuje najbardziej nużące i powtarzalne czynności, pozwalając zespołowi skupić się na zadaniach o większej wartości merytorycznej. Komunikacja tej korzyści jest wiodącym zadaniem kadry zarządzającej na samym początku drogi. Dowiedz się więcej o enova365: www.enova.pl Samodzielność jako motor akceptacji Jednym z najskuteczniejszych sposobów na oswojenie pracowników z nowym systemem ERP jest pokazanie im, jak bardzo ułatwi on ich osobiste sprawy administracyjne. W enova365 ważną rolę odgrywają Pulpity Pracownicze, czyli portale do samoobsługi. Dzięki nim pracownik przestaje być biernym odbiorcą procesów kadrowych, a staje się ich aktywnym uczestnikiem. Możliwość monitorowania czasu pracy czy złożenia wniosku o urlop bez konieczności wizyty w dziale HR buduje poczucie sprawstwa. Automatyzacja obiegu wniosków i delegacji sprawia, że system jest postrzegany nie jako narzędzie kontroli, ale jako realne ułatwienie codziennego życia w biurze. Szkolenia i wsparcie: budowanie kompetencji krok po kroku Proces wdrażania nie kończy się na instalacji – jego istotnym elementem jest ciągła edukacja. Warto skorzystać z dostępnych zasobów, takich jak webinary, szkolenia oraz rozbudowana baza wiedzy. Pracownicy muszą czuć, że nie zostali zostawieni sami sobie z nowym interfejsem. Dobrym krokiem jest wyznaczenie tzw. „super-użytkowników” w każdym dziale, którzy jako pierwsi poznają możliwości systemu i będą służyć wsparciem kolegom. Wykorzystanie modułu Business Intelligence pozwala dodatkowo udostępniać pracownikom wskaźniki i raporty dokładnie w miejscu, w którym podejmują oni codzienne decyzje operacyjne, co nadaje ich pracy nowy, analityczny wymiar. Rola partnera wdrożeniowego Wybór odpowiedniego systemu to połowa sukcesu – drugą jest profesjonalne wdrożenie. Doświadczenia wielu firm pokazują, że współpraca z autoryzowanym partnerem pozwala przejść przez ten proces szybko i sprawnie. Partner nie tylko zajmuje się stroną techniczną, ale pomaga również dopasować oprogramowanie do specyficznych potrzeb branży, niezależnie od tego, czy jest to logistyka, e-commerce, czy administracja publiczna. Dzięki elastyczności systemu, organizacja może zdecydować się na zakup wybranych modułów, co pozwala na stopniowe wdrażanie kolejnych funkcjonalności w miarę potrzeb. Takie skalowalne podejście sprawia, że zmiana nie jest gwałtownym szokiem, lecz ewolucją wspierającą rozwój. Transparentność i sukcesy Nic tak nie motywuje do nauki nowego systemu, jak widoczne efekty. Warto dzielić się historiami sukcesu – np. tym, jak wdrożenie usprawniło obliczanie wynagrodzeń czy sporządzanie list płac. Kiedy pracownicy widzą, że elektroniczny obieg dokumentów (DMS) realnie przyspiesza akceptację ich spraw, a integracja z bankowością eliminuje konieczność ręcznego przepisywania danych, ich opór naturalnie maleje. Podsumowując, przygotowanie pracowników do pracy z systemem ERP to proces oparty na jasnej komunikacji, edukacji i pokazaniu realnych korzyści. Wykorzystanie narzędzi takich jak enova365 pozwala zbudować nowoczesne środowisko pracy, w którym technologia wspiera człowieka, minimalizuje ryzyko pomyłek i otwiera drogę do dalszego rozwoju zawodowego w cyfrowym świecie.

Toi Toi Polska to marka, której nie trzeba przedstawiać. Ale za błękitnymi kabinami, które widzimy na placach budowy czy podczas eventów, stoi potężna machina logistyczna i zespół kilkuset osób rozproszonych po całej Polsce. Zarządzanie taką skalą operacji w obszarze kadr i płac wymaga czegoś więcej niż tylko rzetelności – wymaga technologii, która nadąża za dynamiką zmian. Skala, której nie udźwigną manualne procesy Wraz z dynamicznym rozwojem Toi Toi Polska dotychczasowe rozwiązanie informatyczne przestało wystarczać. Głównym problemem stało się ręczne wykonywanie powtarzalnych operacji oraz rosnąca trudność w pilnowaniu stale zmieniających się przepisów prawa pracy przy tak dużej liczbie pracowników. Firma potrzebowała systemu, który: Usprawni ewidencję czasu pracy i rozliczanie nieobecności. Zautomatyzuje obieg dokumentów kadrowych. Umożliwi bezpieczną pracę zdalną i samoobsługę pracowniczą. Zagwarantuje 100% zgodności z przepisami (szczególnie w obszarze naliczania płac). Nie tylko ewidencja, ale strategia Dla Toi Toi Polska wdrożenie enova365 nie było tylko zmianą narzędzia – to był element strategii HR. Kluczowym celem było odciążenie specjalistów HR od „papierologii”, aby mogli skupić się na wspieraniu biznesu i rozwoju pracowników. Postawiono na pełną integrację danych w jednym miejscu, eliminację rozproszonych arkuszy Excel oraz wdrożenie nowoczesnej samoobsługi (Pulpity Pracownika i Kierownika). Precyzja i bezpieczeństwo danych Proces wdrożenia, realizowany przez Autoryzowanego Partnera Soneta – Centrum Wdrożeń Informatycznych, został podzielony na etapy, aby zapewnić ciągłość operacyjną firmy. Kluczowym momentem była migracja danych z poprzedniego systemu. Proces ten realizowano w ścisłych rygorach weryfikacji: od danych podstawowych (badania lekarskie, szkolenia BHP, uprawnienia), przez umowy cywilnoprawne, aż po skomplikowaną historię list płac. Każdy etap kończył się testami w rzeczywistym środowisku, a pierwsze naliczenia wynagrodzeń odbywały się pod okiem ekspertów, co wyeliminowało ryzyko błędów. Co zautomatyzowano? Dzięki funkcjonalnościom enova365, Toi Toi Polska zautomatyzował kluczowe obszary: Ewidencja czasu pracy i nieobecności: Koniec z ręcznym przepisywaniem danych – system automatycznie agreguje informacje i pilnuje limitów. Samoobsługa pracownicza: Pracownicy zyskali dostęp do swoich danych, pasków płacowych i wniosków urlopowych online. Obieg dokumentów (Workflow): Dokumenty kadrowe trafiają do odpowiednich osób bez konieczności fizycznego przesyłania papierów między oddziałami. Raportowanie: Możliwość błyskawicznego generowania zestawień dla zarządu w oparciu o dane w czasie rzeczywistym. Nowa jakość w obszarze People & Culture – dzięki zarządzaniu z enova365 Dziś system ERP enova365 to kręgosłup strategii HR w Toi Toi Polska. Firma zyskała system w pełni sparametryzowany pod swoje unikalne potrzeby. Najważniejsze korzyści to: Oszczędność czasu: Automatyzacja powtarzalnych zadań uwolniła potencjał działu HR. Redukcja błędów: Eliminacja ręcznego wprowadzania danych zminimalizowała ryzyko pomyłek w płacach. Zgodność prawna: System jest zawsze aktualny, co daje poczucie bezpieczeństwa w obliczu zmian w prawie. Dostępność: Przejście na model cyfrowy umożliwiło kadrze zarządzającej i pracownikom pracę z dowolnego miejsca. To wdrożenie udowadnia, że nawet w branżach o bardzo rozproszonej strukturze, nowoczesny system ERP może stać się fundamentem wydajnej i nowoczesnej organizacji. Dzięki zaangażowaniu zespołu Centrum Wdrożeń Informatycznych, tak złożona organizacja, jak TOI TOI Polska w pełni wykorzystała potencjał systemu enova365. Chcesz przenieść swój biznes na wyższy poziom automatyzacji? Jeszcze dziś umów się na bezpłatną prezentację online, w czasie której nasi konsultanci pokażą, jak system ERP enova365 wspiera pracę w firmie.

Wybór modelu wdrożenia systemu ERP to dziś jedna z kluczowych decyzji technologicznych w firmie. Użytkownicy enova365 również stają przed pytaniem: chmura czy serwer lokalny? Oba rozwiązania pozwalają korzystać z pełnej funkcjonalności systemu, jednak różnią się kosztami, elastycznością, bezpieczeństwem i sposobem zarządzania IT. Poniżej znajdziesz praktyczne porównanie, które ułatwi podjęcie decyzji – szczególnie w kontekście małych i średnich firm. enova365 na serwerze lokalnym – klasyczne podejście Serwer lokalny oznacza, że system enova365 działa na infrastrukturze znajdującej się fizycznie w firmie lub w jej biurze rachunkowym. To model znany i nadal stosowany w wielu organizacjach, zwłaszcza tych, które od lat korzystają z własnego zaplecza IT. Zalety serwera lokalnego: pełna kontrola nad infrastrukturą i danymi, brak stałego abonamentu za hosting u zewnętrznego dostawcy, możliwość pracy offline w sieci lokalnej. Ograniczenia: wysokie koszty początkowe (zakup serwer, zakup licencje, koszty konfiguracji infrastruktury), konieczność utrzymania infrastruktury, jej serwisowania, aktualizacji, w tym koszty zatrudniania specjalistów do tego potrzebnych, ograniczony dostęp zdalny do danych. To rozwiązanie sprawdza się więc głównie w firmach z własnym działem IT i stabilną, niezmienną strukturą pracy. Jeżeli nie ma potrzeby łączenia się z system enova365 zdalnie, a także firma może pozwolić sobie na wyższe koszty związane z posiadaniem własnej infrastruktury, serwer lokalny jest oczywistym wyborem. Co w przypadku, gdy wspomniane warunki nie mogą zostać spełnione? enova365 w chmurze – nowoczesna elastyczność Wersja chmurowa enova365 działa na zewnętrznej infrastrukturze, zarządzanej przez wyspecjalizowanego dostawcę, np. Itmation. Użytkownik korzysta z systemu enova365 przez internet, bez konieczności utrzymywania własnych serwerów. Najważniejsze korzyści chmury: dostęp do systemu z dowolnego miejsca i urządzenia (system enova jest dostępny 24/7), brak inwestycji w sprzęt i jego utrzymanie (nie ma potrzeby zakupu serwera pod enovę ani zatrudniania specjalistów od infrastruktury), szybkie wdrożenie i łatwa skalowalność (enovę z całą licencją można przenieść do chmury w kilka godzin). Dla firm pracujących hybrydowo lub zdalnie chmura często okazuje się rozwiązaniem znacznie praktyczniejszym.  Jest to doskonałe rozwiązanie dla małych i średnich firm, w tym biur rachunkowych. Przejście do chmury zdecydowanie obniża wydatki na kwestie IT, a dodatkowo pozwala na wygodną pracę podczas delegacji albo w siedzibie klienta. Bezpieczeństwo danych – chmura vs serwer lokalny Wbrew obiegowym opiniom, chmura często zapewnia wyższy poziom bezpieczeństwa niż infrastruktura lokalna – pod warunkiem wyboru sprawdzonego dostawcy. Chmura Itmation: zaawansowane zabezpieczenia przed nieuprawnionym dostępem i monitoring działania infrastruktury 24/7, regularne kopie zapasowe oraz monitoring procesu backupu danych, ochrona przed awariami sprzętu i utratą danych. Serwer lokalny: bezpieczeństwo zależne od wiedzy i procedur w firmie (często zależne tylko od 1 osoby, która posiada odpowiednie kompetencje), ryzyko awarii sprzętowej lub braku backupu (koszty skompletowania odpornej na awarie infrastruktury są wysokie, więc firmy z nich rezygnują, uznając ryzyko za mało prawdopodobne – to błąd!), koszty dodatkowych zabezpieczeń (jak wyżej). Dla wielu MŚP profesjonalne środowisko chmurowe oznacza więc realnie wyższy poziom ochrony danych osiągany niższym kosztem. Koszty – co się bardziej opłaca? Serwer lokalny: jednorazowe, wysokie koszty początkowe, koszty serwisu, energii, administratorów infrastruktury, trudniejsze planowanie wydatków (np. związane z rozbudową serwera, zakupem dodatkowego klastra danych, wymianą elementów). Chmura: model abonamentowy, przewidywalne miesięczne koszty (klient zawsze wie, ile zapłaci za hosting), brak wydatków na sprzęt i jego wymianę (niższe koszty na IT). W dłuższej perspektywie chmura często okazuje się więc tańsza, zwłaszcza dla firm, które nie chcą zamrażać kapitału w infrastrukturze IT. Elastyczność i skalowanie systemu Chmura daje przewagę tam, gdzie firma się rozwija lub zmienia model pracy. enova365 w chmurze pozwala: szybko dodawać nowych użytkowników, zwiększać lub zmniejszać zasoby systemowe, reagować na sezonowość biznesu W przypadku serwera lokalnego każda zmiana oznacza dodatkowe koszty rekonfiguracji infrastruktury i związany z tym czas, który może spowodować przestój w działaniu firmy enova365 w chmurze czy na serwerze lokalnym – co wybrać? Postaw na chmurę, jeśli: pracujesz zdalnie lub hybrydowo (lub masz takie plany, potrzeby), chcesz ograniczyć koszty na obszar IT, zależy Ci na szybkim wdrożeniu i elastyczności usługi hostingu. Rozważ serwer lokalny, jeśli: masz własne, rozbudowane IT i zasoby do zarządzania tym obszarem, nie potrzebujesz dostępu zdalnego do swojego systemu, preferujesz tradycyjny model zarządzania infrastrukturą. enova365 w chmurze – wdrożenie i hosting z Itmation Decydując się na enova365 w chmurze, warto postawić na doświadczonego partnera technologicznego. Hostingiem systemu może zrealizować Itmation – największy hoster systemów ERP w Polsce, specjalizujący się w środowiskach chmurowych dla rozwiązań księgowych, kadrowych i biznesowych. Itmation zapewnia bezpieczną infrastrukturę, stały monitoring, kopie zapasowe oraz współpracę z firmą wdrożeniową, dzięki czemu migracja enova365 do chmury przebiega sprawnie i bez przestojów w pracy. Dla firmy oznacza to gotowe, stabilne środowisko enova365, bez konieczności inwestowania we własny serwer i zaplecze IT. Podsumowanie Dla większości małych i średnich firm enova365 w chmurze to rozwiązanie bardziej elastyczne, bezpieczne i przewidywalne kosztowo. Serwer lokalny nadal ma swoje miejsce, ale coraz częściej jest wyborem podyktowanym przyzwyczajeniem, a nie realnymi korzyściami biznesowymi. Jeśli myślisz o przyszłości, skalowaniu firmy i pracy bez ograniczeń lokalizacyjnych – chmura wygrywa ten pojedynek.

Nadchodzące miesiące to dla polskich przedsiębiorców oraz działów HR i księgowości czas nowych obowiązków. Przedsiębiorstwa muszą przygotować się na serię wdrożeń, które będą następować niemal co kwartał – od końca 2025 roku aż do połowy 2026 roku. Zamiast reagować w pośpiechu na każdą nową ustawę, postaw na gotowy plan. E-book „Kompas na zmiany 2026” to rzetelna wiedza, która pozwoli Ci spokojnie wdrożyć nowe przepisy. Publikacja ta stanowi zewnętrzny, specjalistyczny materiał, który przekłada skomplikowany język ustaw na praktyczne wskazówki wdrożeniowe, szczególnie ważne dla wszystkich użytkowników systemu ERP enova365. HR i Kadry: rewolucja w stażu pracy i płacach Jednym z najbardziej wymagających obszarów będą zmiany w prawie pracy. Eksperci enova365 zwracają uwagę na unijną dyrektywę o jawności wynagrodzeń, która wprowadzi obowiązek informowania kandydatów o widełkach płacowych już na etapie rekrutacji. To jednak nie koniec – dużą zmianą jest nowy sposób ustalania stażu pracy, do którego będą wliczane okresy prowadzenia działalności gospodarczej oraz pracy na umowach zlecenia. Dla działów kadr oznacza to konieczność masowej weryfikacji uprawnień pracowniczych, co bezpośrednio wpłynie na wymiar urlopów czy dodatki stażowe. Dodatkowo przedsiębiorcy muszą uwzględnić w budżetach wzrost minimalnej podstawy składki zdrowotnej do 100% minimalnego wynagrodzenia oraz aktualizację wskaźników kadrowo-płacowych na 2026 rok. Księgowość 2.0: nowa architektura raportowania Dla profesjonalistów zajmujących się finansami, rok 2026 upłynie pod znakiem cyfryzacji podatków. Eksperci podkreślają, że warto prowadzić intensywne prace związane z wdrażaniem Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF), aby uniknąć spiętrzenia obowiązków przed 1 lutego 2026 roku. Właśnie wtedy jedyną obowiązującą strukturą stanie się FA(3), a systemy będą musiały obsługiwać API 2.0. E-book „Kompas na zmiany 2026” firmy Soneta, producenta systemu ERP enova365, szczegółowo omawia również: • nowe struktury JPK (CIT/PIT): obowiązek przesyłania plików takich jak JPK_KR_PD czy JPK_PKPIR; • zmiany w amortyzacji: od 1 stycznia 2026 r. wejdą w życie nowe zasady stosowania indywidualnych stawek amortyzacyjnych dla budynków w gminach o wysokim bezrobociu; • raportowanie JPK_V7: konieczność uwzględnienia numeru KSeF oraz danych z systemu kaucyjnego. Dlaczego warto pobrać „Kompas na zmiany 2026”? Publikacja nie jest jedynie spisem przepisów, ale narzędziem stworzonym przez praktyków – kierowników i konsultantów projektów księgowych firmy Soneta. Z e-booka dowiesz się nie tylko „co” się zmienia, ale przede wszystkim „jak” przygotować na to swój system i zespół. „Kompas na zmiany 2026” to darmowe wsparcie merytoryczne, które pozwala zamienić niepewność w zaplanowaną strategię. Dodatkowo, zapisując się na newsletter na stronie enova.pl, zyskujesz pewność otrzymania aktualizacji materiałów po każdej kolejnej edycji zmian prawnych. Nie pozwól, by natłok nowych regulacji Cię zaskoczył. Postaw na wiedzę od sprawdzonych partnerów technologicznych i przygotuj swoją firmę na nową rzeczywistość prawno-podatkową. Dowiedz się więcej: Zmiany w przepisach 2026 – enova365

Obsługa księgowa ponad 1 000 firm to wyzwanie, jeżeli dokumenty spływają wieloma kanałami – elektronicznie, mailem, w wersji papierowej. Firma GLC Accounting postawiła na radykalną zmianę, budując dedykowane rozwiązanie w oparciu o Pulpit Klienta Biura Rachunkowego enova365. Dzięki automatyzacji procesów biuro rachunkowe nie tylko wyeliminowało błędy i skróciło czas księgowania, ale też zaoferowało klientom kontrolę nad obiegiem dokumentów. Sprawdź, jak powstał sprawny, cyfrowy ekosystem w nowoczesnym biurze rachunkowym. Wyzwanie: mało wydajny proces wymiany dokumentów GLC Accounting sp. z o.o. to wiodący dostawca usług outsourcingowych. Księgowi z oddziałów w Katowicach i Warszawie obsługują ponad 1 000 przedsiębiorstw z Polski i zagranicy. Firma oferuje nie tylko prowadzenie ksiąg rachunkowych, ale też doradztwo podatkowe i prawne, usługi audytu księgowego i podatkowego oraz obsługę kadrowo-płacową. Problemem dla GLC Accounting, która wykorzystywała system enova365, była wymiana danych i dokumentów z klientami. Wraz ze wzrostem liczby obsługiwanych firm i przetwarzanej dokumentacji, ten proces zaczął stanowić realną barierę dla dalszego rozwoju i pozyskiwania nowych kontraktów. Przekazywanie dokumentów różnymi kanałami – problemy Klienci przekazywali księgowym dokumenty na wiele sposobów – od wersji papierowych i poczty elektronicznej, przez zewnętrzne systemy, aż po bezpośredni dostęp do własnych baz danych, często innych niż enova365. W efekcie, księgowi zamiast skupić się na obsłudze dokumentów, musieli korzystać z wielu programów i mało wydajnych form komunikacji. Choć opcja przekazywania dokumentów różnymi kanałami miała zapewnić klientom wygodę, obniżała efektywność pracy księgowych i utrudniała zarządzanie danymi. Skutkowało to: wydłużeniem czasu realizacji zadań, brakiem części dokumentów – często z powodu ich pominięcia po stronie klienta. Określenie celów wdrożenia W odpowiedzi na te wyzwania zespół GLC Accounting postanowił wdrożyć usprawnienia. Ich efektem miało być: ujednolicenie procesu wymiany danych z klientami, podniesienie jakości obsługi, zapewnienie dostępu do własnej dokumentacji klientom, którzy nie korzystali z tej samej bazy danych lub wykorzystywali niezależne (inne niż enova365) systemy ERP, zaoferowanie obsługiwanym firmom opcji aktywnego zarządzania obiegiem dokumentów. W ten sposób narodziła się koncepcja gruntownych zmian w sposobie wykorzystania systemu enova365, która rozwinęła się w pełnoskalowy projekt wdrożeniowy. Jego realizacji podjęła się firma wdrożeniowa GLC IT Sp. z o.o. – Autoryzowany Partner Soneta, producenta enova365. Zaprojektowanie nowego rozwiązania informatycznego Projektując nowe rozwiązanie firma wdrożeniowa brała pod uwagę możliwość szerszego wykorzystania systemu enova365. Natrafiła przy tym jednak na szereg wyzwań. Niechęć klientów do poznawania nowego systemu ERP – wielu klientów GLC Accounting korzystało z własnych systemów ERP i niechętnie podchodziło do poznawania nowych rozwiązań. Brak gotowości na płacenie za licencję – bardziej zaawansowani klienci, chcący aktywnie kontrolować pracę księgowości (np. z wykorzystaniem licencji typu Podgląd), nie zawsze byli gotowi na ponoszenie dodatkowych kosztów licencyjnych. Decyzja o wykorzystaniu Pulpitu Klienta Biura Rachunkowego (PKBR) enova365 Firma wdrożeniowa wraz z GLC Accounting przeprowadziła testy w różnych środowiskach i pilotaż na grupie kontrolnej klientów. Wyniki jasno wskazały, że najlepiej ocenianym rozwiązaniem był Pulpit Klienta Biura Rachunkowego (PKBR – jeden z modułów systemu ERP enova365). Klienci doceniali prostotę obsługi, szybki dostęp do dokumentów z dowolnego miejsca oraz realny wpływ na kompletność i jakość przekazywanej dokumentacji. Pozwoliło to zrezygnować z innych, często płatnych lub mniej efektywnych narzędzi. Czytaj także: Pulpit Klienta Biura Rachunkowego czy inne narzędzia – co wybrać do obsługi klientów w erze KSeF? Wyzwania na etapie dostosowania PKBR do potrzeb GLC Accounting Kiedy decyzja o wykorzystaniu Pulpitu Klienta Biura Rachunkowego enova365 została już podjęta, pojawił się drugi zestaw wyzwań. PKBR nie zapewniał pełnego zakresu funkcji zarządczych, potrzebnych w GLC Accounting. W momencie wdrożenia w PKBR brakowało wbudowanego procesu akceptacji dokumentów, dlatego zespół GLC IT zaprojektował dedykowany mechanizm workflow, który został ściśle zintegrowany z modułem księgowym enova365 oraz samym PKBR. Dodatkowo, z uwagi na potrzebę obsługi dokumentów niebędących podstawą księgową (takich jak umowy, certyfikaty czy dokumenty wewnętrzne), wdrożono moduł DMS enova365. Znacznie rozszerzył on przestrzeń do zarządzania dokumentacją. Najważniejsze funkcje rozwiązania wdrożonego w GLC Accounting Zespół wdrożeniowy chciał, żeby PKBR oferował tak dużo funkcji, jak to możliwe przy zachowaniu przejrzystego interfejsu. Jednocześnie umożliwiono każdemu klientowi dostosowanie bazy do potrzeb. W pierwszym etapie zaprojektowano trzy ścieżki obiegu dokumentów: podstawową, zaawansowaną, zaawansowaną z alokacją kosztów do ich miejsc powstawania. Każdy kolejny wariant rozszerza funkcjonalność poprzedniego. Obieg podstawowy wymaga jedynie uzupełnienia podstawowych danych dokumentu i ich zatwierdzenia. Wprowadzenie daty wpływu, typu dokumentu oraz dołączenie załącznika pozwala księgowości na szybkie przejęcie dokumentacji. Obieg zaawansowany rozszerza zakres danych o dodatkowe informacje, takie jak oddział, kontrahent czy inne dane istotne z punktu widzenia biura rachunkowego. Obieg zaawansowany z MPK stanowi najbardziej rozbudowaną formę procesu. Na tym etapie klient przygotowuje dokument w stanie umożliwiającym jego niemal bezpośrednie zaksięgowanie – po stronie księgowości pozostaje już głównie weryfikacja. Każdy z tych wariantów pozwala klientowi samodzielnie określić poziom swojego zaangażowania w proces współpracy z biurem rachunkowym. Niezależnie od wariantu, obieg dokumentów oparto na trzech typach zadań: Sekretariat – etap wprowadzania dokumentów, ich opisu, dołączania załączników oraz przekazywania do zatwierdzenia. Sekretariat akceptacja – etap kontroli poprawności dokumentów. Na tym etapie operator otrzymuje dokumenty w formie finalnej i podejmuje decyzję o ich cofnięciu do poprawy, odrzuceniu lub przekazaniu do księgowości. Akceptacja płatności (etap opcjonalny) – jeśli klient zdecyduje się na kontrolę płatności, księgowość po przetworzeniu dokumentów przekazuje je ponownie do PKBR w celu zatwierdzenia przelewów. Po akceptacji blokada generowania płatności zostaje zdjęta, a dokumenty mogą zostać opłacone. Jak biuro rachunkowe przygotowało się na obsługę dokumentów KSeF? Projektując powyższe etapy, zespół GLC IT dążył do zaprojektowania rozwiązania, które zapewni pełną transparentność procesu dla operatorów oraz umożliwi obsługę KSeF. Dzięki temu możliwe stało się filtrowanie dokumentów i eliminowanie pozycji, które nie powinny trafić do księgowości. Dokumenty pobrane z KSeF automatycznie trafiają do systemu System umożliwia – w zależności od konfiguracji danej bazy – pobieranie dokumentów bezpośrednio z KSeF przy użyciu dedykowanych workerów. Dokumenty te są automatycznie wprowadzane do bazy, wstępnie opisane i trafiają od razu na pierwszy etap obiegu. Obsługa dokumentów, które pozostają poza KSeF Ze względu na fakt, że część dokumentów nie jest objęta obowiązkiem KSeF, w procesie zastosowano moduł OCR, konfigurowalny niezależnie dla każdej bazy. Operator, wgrywając dokument, może od razu skierować go do odczytu, a po pozytywnej weryfikacji system ERP zwraca go wraz z automatycznie uzupełnionymi polami. W większości przypadków OCR uzupełnia dokumenty do poziomu obiegu zaawansowanego lub zaawansowanego z MPK. Funkcjonalność każdego etapu może być rozbudowywana – klient, zgłaszając potrzebę zwiększenia zakresu działania, może przeprowadzić modernizację swojej bazy. Proces wprowadzania dokumentów zaprojektowano tak, aby był możliwy na trzy sposoby – poprzez: ręczne wgrywanie, integrację z KSeF, masowe wgrywanie paczek dokumentów. Klienci otrzymują dedykowany zasób sieciowy dostępny z poziomu przeglądarki. Nad obsługą tych zasobów czuwa Harmonogram zadań, który cyklicznie monitoruje katalogi klientów i publikuje dokumenty w PKBR (BasicDoc), automatycznie dołączając dokument startowy jako załącznik. Dzięki temu, klient już na etapie dodawania dokumentu ma pełną kontrolę nad jego typem, przebiegiem oraz dalszym sposobem przetwarzania. W efekcie, zarządzanie dokumentami stało się przejrzyste i wymaga od klienta minimalnego zaangażowania. Obsługa dokumentów została dodatkowo usprawniona poprzez możliwość wykonywania operacji masowych – zatwierdzania i edycji opisów dla wielu dokumentów jednocześnie. Na każdym etapie można wysyłać informacje i podsumowania do osób zaangażowanych w proces. Zakres komunikatów konfigurowany jest niezależnie od bazy/klienta. Efekty wdrożenia PKBR enova365 w GLC Accounting Wszystkie dokumenty przekazywane w wersji elektronicznej Proces wgrywania dokumentacji został maksymalnie uproszczony. Przebiega szybko, wygodnie i jest w pełni bezpieczny. Klienci mają zdalny dostęp do dokumentów Z poziomu panelu PKBR użytkownicy mają dostęp nie tylko do listy dokumentów wymagających obsługi i wykonania czynności, ale również do archiwum wcześniejszych dokumentów wraz z ich aktualnym statusem. Księgowi mają w systemie komplet dokumentów, zatwierdzonych przez klienta i wzbogaconych o opis merytoryczny Klienci mogą zarządzać dokumentami w wybranym przez siebie zakresie. Mogą oni m.in.: wprowadzić dokument do systemu, uzupełnić wymagane informacje, przekazać dokument do kolejnego etapu, ewentualnie dodać załączniki, zatwierdzić dokument. Po zatwierdzeniu dokumentu operator kontrolujący nie posiada już możliwości edycji treści, a jedynie podejmuje decyzję o dalszym losie dokumentu. Zatwierdzenie dokumentu wprowadza go do zasobu księgowości. Łatwe dodawanie baz dla nowych klientów Ze względu na złożoność procesu oraz czasochłonność jego odtworzenia w każdej bazie odrębnie, kluczowe elementy konfiguracji zostały zamknięte w autorskim dodatku w formie biblioteki .dll. Jego zastosowanie automatycznie konfiguruje podstawowe elementy rozwiązania oraz udostępnia przyjazny interfejs do dalszej konfiguracji, znacząco skracając czas wdrożenia i minimalizując ryzyko błędów Zadowoleni klienci, szybsze księgowanie, możliwość skalowania biznesu Dzięki zastosowaniu opisanych rozwiązań powstał spójny system wymiany informacji. Klienci mogą szybciej przekazywać dokumenty i łatwo nimi zarządzać. Księgowi otrzymują kompletne, zatwierdzone przez klienta dokumenty, wzbogacone o opis merytoryczny. Przekłada się to na szybsze księgowanie, wyższą jakość ewidencji oraz poprawę współpracy między zespołem księgowym a klientem. Firma może z łatwością przyjąć i obsłużyć na wysokim poziomie dodatkowych klientów. Chcesz przyspieszyć przepływ dokumentów w biurze rachunkowym? Pomożemy Ci w tym. Jeszcze dziś umów się na bezpłatną prezentację online, w czasie której nasi konsultanci pokażą, jak system ERP enova365 wspiera pracę w firmie.

Tam gdzie ponad 100 000 kuracjuszy rocznie oczekuje kompetentnej opieki, nie ma miejsca na kompromisy. Potrzebny jest system informatyczny, który integruje w jednym miejscu wszystkie dane i usprawnia pracę każdego działu. A szybki obieg dokumentów, sprawne zarządzanie płatnościami, grafikami czasu pracy oraz magazynami przekłada się na komfort kuracjuszy. Dowiedz się, jak działa w Uzdrowisku Ciechocinek S.A. kompletny cyfrowy ekosystem oparty na enova365. Stworzony w 7 miesięcy. Dlaczego zmiana systemu informatycznego była konieczna? Konieczność konsolidacji danych w jednym narzędziu Przed wdrożeniem enova365 poszczególne obiekty Uzdrowiska Ciechocinek S.A. – szpital, sanatoria i zakład produkcji wyrobów zdrojowych – korzystały z różnych narzędzi informatycznych – w tym Excela. W efekcie, nie było jednego systemu, w którym można szybko sprawdzić, na jakim etapie są poszczególne procesy. Utrudniało to zarządzanie. Wyeliminowanie ręcznego wprowadzania danych – kierunek: automatyzacja Nie było automatyzacji, więc ręczne działania zajmowały dużo czasu. Czasochłonny był ręczny obieg dokumentów, kontrola płatności czy raportowanie. Sporządzanie deklaracji podatkowych również odbywało się ręcznie, co nie tylko wydłużało pracę, ale też zwiększało ryzyko pomyłek. Ręcznie przygotowywano także grafiki czasu pracy, dyżury i ewidencjonowano absencje – wszystko to pracownicy musieli ręcznie wprowadzać do systemu, czasami wielokrotnie. Powody, dla których Uzdrowisko Ciechocinek S.A. wybrało enova365 Uzdrowisko Ciechocinek S.A. poszukiwało systemu ERP, który zintegruje wszystkie działy organizacji – od kadr i płac, przez księgowość i magazyny, aż po budżetowanie i analitykę. Wyzwaniem było skonsolidowanie w jednym systemie danych dotyczących tych wszystkich obszarów i czterech dużych obiektów – szpitali, sanatoriów i zakładu produkcji wyrobów zdrojowych. enova365 była gotowa, żeby zaspokoić wszystkie te potrzeby, a zadania tego podjął się doświadczony zespół IT ERP Systems Sp. z o.o. – Autoryzowanego Partnera Soneta Sp. z o.o. Czas potrzebny na wdrożenie szyte na miarę? 7 miesięcy Zespół IT ERP Systems Sp. z o.o. rozpoczął wdrożenie enova365 od analizy potrzeb uzdrowiska – między innymi w kontekście poszczególnych ról, obiegu dokumentów oraz algorytmów obliczania listy płac. Block Quote Następnie skonfigurowano system, wykorzystując moduły enova365 m.in. z obszarów finansów i księgowości, kadr i płac, a także moduły Workflow, Handel oraz Projekty i budżetowanie. Kolejnym krokiem było przeszkolenie pracowników. Block Quote Ostatnim etapem wdrożenia było uruchomienie produkcyjne. Całość zamknęła się w 7 miesiącach. enova365 wspiera dziś każdy dział Uzdrowiska Ciechocinek S.A. Dane w czasie rzeczywistym, w jednym miejscu Rozwiązanie enova365 nie tylko zgromadziło większość funkcji biznesowych w jednym miejscu, ale także znacznie usprawniło dostęp do informacji i raportowanie. Block Quote Automatyzacja wyliczania wynagrodzeń Listy płac powstają szybciej, bo system automatycznie przetwarza wszystkie niezbędne dane wprowadzone przez kierowników w grafikach pracy. „Dzięki temu unikamy pomyłek, a pracownicy mają szybki dostęp do swoich pasków płacowych i informacji o wynagrodzeniu w formie elektronicznej. Działamy sprawniej i mamy więcej czasu” – mówi Cezary Kowalski. Ułatwienia dla księgowych i finansistów Wdrożenie modułów enova365 usprawniło pracę księgowych m.in. dzięki zastosowaniu schematów księgowych czy automatycznemu zaczytywaniu do systemu ERP wyciągów bankowych. Kolejne ułatwienie to sprawniejsze budżetowanie i łatwa kontrola kosztów. Raporty finansowe są dokładniejsze niż kiedykolwiek, dzięki czemu menedżerowie mogą szybciej reagować na wszelkie niepokojące trendy. Wsparcie magazynu i surowców Moduł Handel enova365 pozwolił zwiększyć kontrolę nad magazynami i surowcami. To pozwala uniknąć przestojów i usprawnia produkcję. Mniej pomyłek, więcej czasu na to, co ważne Elektroniczny obieg dokumentów ograniczył wykorzystanie papieru do minimum, a automatyzacja zmniejszyła liczbę pomyłek. Dzięki temu, że czynności administracyjne zajmują mniej czasu, personel ma więcej czasu dla pacjentów. „Dzięki uproszczeniu administracji mogę więcej czasu poświęcić pacjentom. To odczuwalna zmiana” – uważa dr Jacek Chojnowski. System, który daje przewagę – enova365 Uzdrowisko Ciechocinek zyskało nowoczesny system ERP i realną przewagę konkurencyjną. Szukasz programu, który wesprze cyfryzację w Twojej firmie? Jeszcze dziś umów się na bezpłatną prezentację online, w czasie której nasi konsultanci pokażą, jak system ERP enova365 może usprawnić pracę w biznesie i jednostce budżetowej.

Produkcja to układ odpornościowy rynku – tolerancja błędów jest bliska zeru. Gdy linia działa na trzy zmiany, premie zależą od skoków wydajności, a czas pracy jest zmienny, źle dobrany system to czas, pieniądze i morale wyrzucone w błoto. Jakie funkcje naprawdę ratują sytuację? I dlaczego enova365 to coś więcej niż „kolejny program kadrowy”?  4 wyzwania, które nie pozwalają kadrowym w firmach produkcyjnych spać spokojnie Zacznijmy od tego, jakie wyzwania specjalistów do spraw kadr w firmach produkcyjnych można łatwo rozwiązać przy pomocy odpowiedniego programu. Dane o czasie pracy niewidoczne dla systemu do rozliczania wynagrodzeń Gdy pracownicy rejestrują czas pracy na hali produkcyjnej w systemie do rejestracji czasu pracy (RCP), niezintegrowanym z systemem do naliczania wynagrodzeń, firma sama prosi się o problemy. W takiej sytuacji program, w którym wyliczane są wynagrodzenia nie otrzymuje automatycznie informacji np. o nadgodzinach czy pracy w nocy, a ich uwzględnienie przy tworzeniu listy płac to żmudna, ręczna robota (dane, które są już w RCP muszą zostać ponownie wprowadzone – tym razem do systemu kadrowo-płacowego). Brak powiązania kosztów wynagrodzeń z miejscami ich powstawania Dla firm produkcyjnych kluczowa jest identyfikacja miejsc powstawania kosztów – nie wystarczy wiedzieć, ile się płaci, trzeba wiedzieć, gdzie każdy złoty został wydany: na linię, dział czy konkretny projekt. Zamiast cyfrowej komunikacji z pracownikami, tradycyjny papierowy obieg dokumentów pracowniczych W nowoczesnej firmie komunikacja z pracownikami nie może być archaiczna – dziś każdy oczekuje, że wniosek urlopowy wyśle z telefonu, a grafik czy liczbę dni niewykorzystanego urlopu sprawdzi online; papier to już anachronizm. Jednak oczekiwania pracowników i wizerunek nowoczesnej firmy to tylko jedna strona medalu. Druga – nie mniej ważna – to czas potrzebny na obsługę spraw pracowniczych w firmach, zatrudniających po kilkaset albo kilka tysięcy pracowników. Dla przykładu, choć 2 minuty potrzebne na sprawdzenie liczby dni niewykorzystanego urlopu jednego zatrudnionego to niewiele, jeżeli pomnożymy to przez 1000 pracowników otrzymamy aż 4 dni robocze. Pulpit Pracownika enova365 umożliwia samoobsługę pracowniczą. Pracownicy mogą wysłać wniosek o urlop czy delegację, sprawdzić liczbę dni należnego urlopu czy odebrać PIT-11 Konieczność obsługi różnych grup pracowników, systemów czasów pracy, okresów rozliczeniowych czy form opodatkowania Firmy produkcyjno-handlowe zatrudniają wiele różnych grup pracowników: biurowych, produkcyjnych, magazynowych, ale także grupy montażowe, czasami delegowane poza Polskę czy sprzedawców, zatrudnionych w zewnętrznych, firmowych salonach sprzedaży.  Takie zróżnicowanie powoduje, że system kadrowo-płacowy wykorzystywany w firmie musi być tak elastyczny, by obsłużyć je wszystkie. Obsłużenie różnych systemów czasu pracy, różnych okresów rozliczeniowych oraz różnych typów składników wynagrodzeń – to najważniejsze stawiane przed nim wymagania. Kolejna kwestia, z którą program musi sobie poradzić to zróżnicowane formy opodatkowania oraz obsługa pracowników, znajdujących się poza terenem kraju. A wszystko to musi działać zgodnie z obowiązującym prawem, przepisami podatkowymi, normami BHP i zmianami legislacyjnymi – system musi być aktualny, reagujący i poprawny, bo jeden błąd może drogo kosztować. Dlaczego enova365 to idealny program kadrowo-płacowy dla firmy produkcyjnej enova365 nie tylko rozumie wszystkie powyższe wyzwania. Ona je rozwiązuje. Jak? Dzięki: integracji z systemami do rejestracji czasu pracy (RCP, terminale, zewnętrzne aplikacje) — dane trafiają bezpośrednio do systemu, eliminując ręczne przenoszenie; modułom produkcyjnemu + finansowo‑księgowemu + kadrowo‑płacowemu — premie i wynagrodzenia naliczane automatycznie na podstawie wielu zmiennych (wydajność, jakość, czas pracy) z przyporządkowaniem do linii produkcyjnych i miejsc powstawania kosztów; więcej informacji na ten temat znajdziesz w artykule Alokacja kosztów – na czym polega automatyczny podział kosztów w firmie? portalom pracownika i kierownika — pulpity, przez które pracownik sam składa wniosek, aktualizuje dane, kierownik widzi grafik, nadgodziny, wnioski i może interweniować z poziomu pulpitu. W dużych firmach to skrócenie setek maili i telefonów; zgodności z przepisami — enova365 jest regularnie aktualizowana zgodnie ze zmianami prawa pracy, norm czasu pracy, regulacjami podatkowymi i dokumentacyjnymi — co oznacza, że firma nie musi obawiać się zaległych kar czy błędnych rozliczeń. Case‑studies z wdrożeń programu kadrowego enova365 w firmach produkcyjnych Grupa Mardom – firma produkcyjna korzysta z enova365 w dwóch spółkach, integrując systemy RCP, wdrażając samoobsługę pracowniczą i automatyzując procesy. Efekt? Dane spójne, czas operacji HR drastycznie skrócony i koszty zredukowane o 228 000 zł rocznie. Okno-Plus – firma produkcyjno-handlowa wdrożyła enova365, w tym samoobsługę pracowniczą, e-teczki oraz obsługę PPK. W efekcie zautomatyzowała większość procesów kadrowych i z łatwością rozlicza wynagrodzenia wszystkich grup pracowników – także grup montażowych, oddelegowanych za granicę. HanseYachts – przykład organizacji z ponad 1000 pracowników, w której dzięki wdrożeniu enova365 wszystkie dane HR zintegrowano w jednym systemie. Zautomatyzowano ewidencję czasu pracy i jej weryfikację, rozliczanie wynagrodzeń i ich księgowanie oraz raportowanie. Wdrożono też nowoczesne procesy HR: samoobsługę pracowniczą, powiadomienia i przypomnienia, możliwość logowania się do systemu spoza firmy. Wszystkie powyższe wdrożenia przyniosły konkretną redukcję nieporozumień w rozliczeniach i oszczędność czasu menedżerów i działu HR. Checklista dla firm produkcyjnych – co musisz mieć w programie kadrowo‑płacowym Oto, na co zwrócić uwagę przy wyborze: elastyczne harmonogramy i zmienne normy czasu pracy — zmiany nocne, stawki zmianowe, normy nieregularne, automatyczne naliczanie premii i dodatków zależnie od produkcji/wydajności/warunków, integracja z miejscami powstawania kosztów — linie, projekty, działy, portale i pulpity online — by pracownicy mogli samodzielnie operować wnioskami, danymi, a kierownicy widzieli wszystko w jednym miejscu,  aktualizacje prawne i zgodność — normy, podatki, stawki minimalne, dokumentacja zawsze na bieżąco. Program kadrowo‑płacowy w firmie produkcyjnej to nie dodatek — to fundament działań całej organizacji. Właściwy system to narzędzie, które skraca i upraszcza procesy, eliminuje błędy oraz ręczną pracę, a także pozwala pracować sprawniej. A do tego daje menedżerom pełną kontrolę nad kosztami. enova365 łączy wszystkie elementy: integruje dane o czasie pracy i wynagrodzeniach w jednym systemie, przyporządkowuje wynagrodzenia do odpowiednich miejsc powstawania kosztów i cyfryzuje obsługę kadrową pracowników. Po prostu działa kompleksowo. Jeśli produkcja ma funkcjonować skutecznie, przewidywalnie i rozwijać się bez ograniczeń — warto postawić na system, który już dziś rozumie, co znaczy produkcyjny HR.

Gdy udostępniasz firmom infrastrukturę biurową i technologiczną liczy się każda minuta i każdy dokument. Szczeciński Park Naukowo-Technologiczny – właściciel kompleksu biurowego Technopark Pomerania – wybrał enova365 by jeszcze efektywniej wspierać rozwój przedsiębiorstw. Efekty: automatyzacja rozliczania najmu powierzchni biurowej i usług IT, efektywniejsze zarządzanie nieruchomościami oraz wzrost wiarygodności biznesowej. W czym nowe oprogramowanie miało wesprzeć Szczeciński Park Naukowo-Technologiczny? Szczeciński Park Naukowo-Technologiczny (SPNT) udostępnia firmom nowoczesną infrastrukturę biurową i technologiczną oraz profesjonalne programy wsparcia. I robi to na dużą skalę, bo ze wsparcia organizacji w rozwoju korzystają obecnie aż 102 firmy. Do spółki, która jest własnością miasta Szczecin, należy kompleks Technopark Pomerania. Obejmuje on budynki biurowe, sale konferencyjne, szkoleniowe i coworkingowe oraz parking podziemny. Organizacja wynajmuje je firmom na preferencyjnych warunkach. Do SPNT należy także największa serwerownia w regionie, której zasoby także są udostępniane start-upom i dojrzałym biznesom. Czego brakowało poprzednio wykorzystywanym programom? Przed wdrożeniem enova365 Park Naukowo-Technologiczny w Szczecinie wykorzystywał kilka różnych programów. Ponieważ nie były ze sobą zintegrowane, konieczne było „ręczne” przenoszenie danych z programu do programu czy rozliczanie różnych umów najmu. Ręcznie musiano też, na przykład, aktualizować informacje na stronie internetowej, dotyczące dostępności wynajmowanych nieruchomości. Niepotrzebnie spowalniało i utrudniało to pracę. Programy nie były też aktualizowane, kiedy zmieniały się przepisy prawne, ani nie nadążały za ewoluującymi potrzebami organizacji. Wymagania wobec nowego systemu Zarząd spółki rozpoczął poszukiwania nowego systemu, wolnego od wad poprzedników. Nowe oprogramowanie miało przede wszystkim umożliwiać integrację wszystkich procesów biznesowych w jednym systemie. Było to konieczne, żeby móc wdrożyć automatyzację i elektroniczny obieg dokumentów oraz wyeliminować ręczną pracę. Jeden program miał wspierać między innymi: ewidencję posiadanych obiektów i powiązanych z nimi umów najmu, polis ubezpieczeniowych czy zdarzeń: remontów lub awarii, rozliczanie wynajmu powierzchni biurowych, sal konferencyjnych czy powierzchni serwerowni, albo usług IT – np. dzierżawę serwerów, pozyskiwanie ad-hoc precyzyjnych informacji zarządczych, dostarczanie niezbędnych danych uprawnionym pracownikom, najemcom i dostawcom, aktualizację informacji na stronach internetowych, dzięki integracji, efektywną obsługę klientów. Jakie moduły systemu enova365 wdrożono i które procesy usprawniono? Kiedy wybór padł na enova365 i firmę wdrożeniową KOMAKO w pierwszej kolejności wdrożono moduły enova365 Handel i magazyn, Nieruchomości oraz moduły z obszaru finansowo-księgowego: Księga Handlowa i Księga Inwentarzowa. To pozwoliło na pełną cyfryzację wszystkich procesów związanych z wynajmowaniem firmom biur, miejsc parkingowych, pomieszczeń magazynowych, sal konferencyjnych czy dzierżawą serwerów wirtualnych. Rozliczanie najmu Jak działa po wdrożeniu? W enova365 najem można rozliczyć jednorazowo lub na podstawie umów cyklicznych. W pierwszym przypadku wystarczy wybrać usługę, za którą przygotowywane jest rozliczenie – w tym wypadku najem: powierzchni biurowej, pomieszczeń magazynowych lub gastronomicznych, szafek odzieżowych, sal konferencyjnych. Do rozliczenia najmu zostaje wykorzystana stawka wpisana, jako cena wynajmu danego obiektu. Po wpisaniu okresu najmu (może to być godzina, dzień czy miesiąc) wystarczy kliknąć rozlicz najem, a system utworzy fakturę, wyśle ją do klienta i automatycznie zadekretuje. Przy fakturowaniu na podstawie umów cyklicznych system automatycznie generuje dokumenty sprzedaży w wyznaczonym czasie. Faktury te są od razu widoczne w systemie dla księgowych i automatycznie dekretowane. Korzyści: Jednorazowe fakturowanie najmu przy pomocy 3 kliknięć. Przy fakturowaniu cyklicznym system całkiem Cię w tym wyręcza Łatwość wystawiania faktur za dowolny czas najmu – począwszy od godziny, aż po miesiące Księgowa od razu widzi w systemie wystawione faktury Ewidencja wynajmowanych obiektów Jak działa po wdrożeniu? W module Nieruchomości enova365, w formie drzewa odwzorowana jest struktura wszystkich posiadanych nieruchomości. Każdy obiekt – biuro, biurko, miejsce parkingowe, szafka na ubranie czy sala konferencyjna – może mieć w nim swoje odbicie i może być powiązany z innym obiektem. Dodatkowo wszystkie obiekty są dostępne w formie listy, gdzie można je filtrować według typów czy dostępności. W odniesieniu do każdej nieruchomości możesz też sprawdzić powiązane z nią zdarzenia – umowy (zawarte na czas określony i nieokreślony), dokumenty, na podstawie których wystawiane są dokumenty rozliczeniowe, a także planowane remonty, awarie, polisy ubezpieczeniowe i wiele innych. Korzyści: Szybki wgląd w rejestr wynajętych i niewynajętych obiektów Błyskawiczna identyfikacja zależności między obiektami Wszystkie informacje o posiadanych nieruchomościach w jednym miejscu Zarządzanie umowami z najemcami Jak działa po wdrożeniu? enova365 umożliwia łatwą ewidencję umów, zawartych z najemcami. Można do nich podpinać załączniki, na bazie których wystawiane są dokumenty rozliczeniowe, ale także zaznaczyć indywidualne warunki płatności dla umowy – sposób zapłaty, termin czy rachunek bankowy. Jest też opcja ustawienia indywidualnych parametrów fakturowania. Korzyści: Szybka obsługa umów Informowanie klientów o ofercie Jak działa po wdrożeniu? System enova365 jest zintegrowany ze stronami internetowymi, na których klienci mogą znaleźć informacje o dostępnych do wynajęcia powierzchniach biurowych czy zasobach IT. Dzięki temu, każda informacja o zmianie statusu dostępności obiektu czy usługi, zarejestrowana w enova365 – ma swoje odbicie na stronie internetowej. Korzyści: Zmieniasz dane tylko raz – w enova365, a są one zaktualizowane także na stronie internetowej. Efekty wdrożenia enova365 w Szczecińskim Parku Naukowo-Technologicznym – co myślą uczestnicy projektu? System, który obsługuje wszystkie procesy biznesowe wdrożony w 4 miesiące Paweł Muszyński, kierownik projektu ze strony SPNT: „Szczęśliwie trafiłem na wiarygodnych i odpowiedzialnych partnerów po stronie zespołu wdrożeniowego wykonawcy. Odpowiedzi na nasze pytania trafiały do mnie szybko, były treściwe i merytoryczne. Współpraca układała się harmonijnie, nie było konfliktów, wzajemnych pretensji, a to dobrze wróżyło i przełożyło się na końcowy efekt w postaci uruchomienia po 4 miesiącach pracy systemu obsługującego wszystkie podstawowe procesy biznesowe naszej organizacji.” Zrealizowaliśmy nasze cele biznesowe, otworzyliśmy nowe możliwości przed firmą, mamy platformę do realizacji naszych następnych zamierzeń Andrzej Feterowski, Dyrektor Zarządzający SPNT: „Operacja się udała. Zaangażowaliśmy w nią cały nasz zespół, wierząc, że współpraca ludzi wzbogaca. W mojej ocenie równowaga pomiędzy zespołami wdrożeniowymi wykonawcy i zamawiającego jest kluczowa, a w tym przypadku okazało się, że możliwe było takie konstruowanie zasad współpracy, aby osiągnąć wynik na zasadzie win-win. I to się udało. Zrozumienie naszych potrzeb, przy równoczesnym identyfikowaniu możliwości zespołu wdrożeniowego wykonawcy i oprogramowania zaowocowało generalnie bezkonfliktową współpracą. Zrealizowaliśmy nasze cele biznesowe, otworzyliśmy nowe możliwości przed firmą, mamy platformę do realizacji naszych następnych zamierzeń.” Chcesz przenieść swój biznes na wyższy poziom automatyzacji? Jeszcze dziś umów się na bezpłatną prezentację online, w czasie której nasi konsultanci pokażą, jak system ERP enova365 wspiera pracę w firmie.

Firma Soneta, producent systemu ERP enova365, poinformowała o nowej integracji swojego oprogramowania z rozwiązaniem Archivista, służącym do digitalizacji dokumentacji kadrowej. Nowa funkcjonalność pozwala firmom w ekspresowym tempie przekształcać papierowe akta osobowe w zgodne z przepisami cyfrowe e-teczki. Dzięki integracji możemy korzystać z efektów pracy systemu Archivista bezpośrednio w module elektronicznej dokumentacji pracowniczej enova365, co daje finalnie komfort pracy w jednym systemie. Integracja Archivista z enova365 pozwala nawet siedmiokrotnie przyspieszyć cyfryzację dokumentów kadrowych w porównaniu do metod tradycyjnych. Przykładowa 100-stronicowa teczka pracownicza może być zdigitalizowana i kompleksowo opisana w zaledwie 20 minut, zamiast w 2,5 godziny. Program wykorzystuje zawansowaną technologię OCR oraz mechanizmy AI do automatycznego rozpoznania dokumentów. Następnie Archivista nadaje im odpowiednie nazwy i sprawnie przypisuje je do właściwych kategorii, a także wzbogaca niezbędnymi metadanymi. Gotowe e-akta trafiają bezpośrednio do modułu Kadry Płace enova365. Block Quote Block Quote Rozwiązanie w swoim zamyśle ma służyć zarówno firmom, które już korzystają z enova365, jak przedsiębiorstwom, które poszukują rozwiązania umożliwiającego  przejście na cyfrowe zarządzanie kadrami. Konektor Archivista instaluje się wewnątrz środowiska enova365, bez konieczności przebudowy istniejących procesów czy szkolenia zespołu od podstaw. Block Quote Korzyści z integracji: Ekspresowa digitalizacja akt osobowych (7-krotne przyspieszenie procesu), Automatyczne rozpoznawanie i przypisywanie dokumentów, Pełna zgodność z przepisami (RODO, rozporządzenia ministerialne), Bezpieczny i kontrolowany dostęp do e-dokumentów 24/7, Gotowość na pracę zdalną i hybrydową.

W 2025 roku pracownicy mają do dyspozycji szereg urlopów oraz elastycznych rozwiązań organizacyjnych, które pozwalają lepiej godzić życie zawodowe z rodzinnym. Obejmuje to zarówno rodziców biologicznych, jak i adopcyjnych, którzy chcą połączyć obowiązki rodzinne z pracą. Poniżej przedstawiamy szczegółowe informacje na temat poszczególnych typów urlopów rodzicielskich – z określonym wymiarem czasu – oraz informacje, czy można zarządzać nimi w systemach, takich jak Symfonia i enova365. Urlop macierzyński Urlop macierzyński przysługuje matce dziecka i trwa 20 tygodni przy urodzeniu jednego dziecka. Natomiast w przypadku porodu mnogiego okres ten wydłuża się do nawet 37 tygodni, gdy urodzi się pięcioro lub więcej dzieci.. Urlop można rozpocząć już na 6 tygodni przed planowanym porodem. Co ważne, kobieta musi wykorzystać przynajmniej 14 tygodni urlopu po porodzie, natomiast pozostałą część, do 6 tygodni, może przekazać ojcu dziecka, jeśli spełnia on określone warunki. Systemy kadrowe takie jak Symfonia oraz enova365 umożliwiają elektroniczne składanie wniosków o urlop macierzyński, co znacząco usprawnia proces kadrowy i pozwala kontrolować prawidłowe terminy oraz długość urlopu. Urlop rodzicielski Po zakończeniu urlopu macierzyńskiego pracownikom przysługuje dodatkowy urlop rodzicielski, który trwa maksymalnie 41 tygodni przy urodzeniu jednego dziecka. W przypadku ciąży mnogiej jest to nawet 43 tygodnie. Może być wykorzystany przez oboje rodziców, w częściach (maksymalnie pięciu), w terminie do ukończenia przez dziecko 6. roku życia. Każdy z rodziców posiada 9 tygodni urlopu, które są nieprzenoszalne, co oznacza, że nie mogą zostać przekazane drugiemu rodzicowi. Jeżeli te tygodnie nie zostaną wykorzystane, prawo do nich wygasa. Symfonia i enova365 wspierają planowanie oraz rozliczanie tego typu urlopów, z możliwością monitorowania wykorzystanych tygodni oraz integracją z dokumentacją do ZUS. Urlop ojcowski Urlop ojcowski przysługuje ojcu dziecka w wymiarze 14 dni (2 tygodni), niezależnie od tego, czy matka korzysta z urlopów związanych z rodzicielstwem. Urlop ten można wykorzystać jednorazowo lub w dwóch częściach (po 7 dni każda). Może zostać wykorzystany jednorazowo lub podzielony na dwie części po 7 dni. Co więcej, urlop musi zostać wykorzystany w ciągu 12 miesięcy od narodzin dziecka lub od objęcia opieki nad dzieckiem adoptowanym. Wniosek o urlop ojcowski można złożyć przez system kadrowy – np. w Symfonii lub enova365 – co pozwala uprościć proces, zminimalizować błędy formalne i zautomatyzować weryfikację terminów. Urlop wychowawczy Urlop wychowawczy to bezpłatny urlop, który przysługuje pracownikowi posiadającemu co najmniej 6-miesięczny staż pracy. Można z niego skorzystać do ukończenia przez dziecko 6. roku życia. Łączny maksymalny wymiar urlopu wynosi 36 miesięcy. Może zostać podzielony na maksymalnie pięć części, przy czym jeden miesiąc jest zarezerwowany wyłącznie dla drugiego rodzica i nie może zostać przekazany. Urlop wychowawczy może zostać podzielony na maksymalnie pięć części. W systemach Symfonia i enova365 można kontrolować liczbę części, długość oraz pozostałe dni urlopu, co ma znaczenie w szczególności w przypadku dłuższych okresów nieobecności. Urlop adopcyjny – równe prawa dla rodziców adopcyjnych Rodzice, którzy przysposobili dziecko, mają prawo do takich samych urlopów jak rodzice biologiczni. Oznacza to, że przysługują im: urlop macierzyński (od dnia objęcia opieki), urlop rodzicielski, urlop ojcowski, urlop wychowawczy. Warunki, długość i zasady przyznawania są identyczne jak w przypadku urodzenia dziecka. Co więcej, w systemach Symfonia i enova365 wystarczy wybrać odpowiedni rodzaj urlopu oraz zaznaczyć, że dotyczy on opieki adopcyjnej. Elastyczna organizacja pracy w 2025 roku Rodzic wychowujący dziecko do 8. roku życia ma prawo do złożenia wniosku o elastyczną organizację pracy. Może to obejmować: pracę zdalną (stałą lub okazjonalną), elastyczny czas rozpoczęcia i zakończenia pracy, skrócony wymiar etatu (np. 3/4, 1/2), pracę w systemie zadaniowym, indywidualny rozkład czasu pracy. Wniosek o elastyczną organizację pracy powinien zostać złożony na co najmniej 21 dni przed planowanym rozpoczęciem zmian. Pracodawca może odmówić tylko, jeśli wykaże, że wdrożenie zmian jest niemożliwe ze względów organizacyjnych lub prawnych. Wnioski urlopowe w systemach Symfonia i enova365 Nowoczesne systemy kadrowo-płacowe, takie jak Symfonia i enova365, umożliwiają pracownikom elektroniczne składanie i obsługę wniosków dotyczących wszystkich typów urlopów związanych z rodzicielstwem. To rozwiązanie przyspiesza procesy kadrowe, eliminuje błędy formalne i zapewnia zgodność z obowiązującym prawem. Funkcje dostępne w tych systemach obejmują m.in.: składanie wniosków o urlop macierzyński, ojcowski, rodzicielski, wychowawczy, automatyczne naliczanie i monitorowanie urlopów, integrację z e-teczkami i dokumentacją pracowniczą, zgodność z Kodeksem pracy i regulacjami ZUS. Podsumowanie 2025 rok przynosi kontynuację ważnych zmian w obszarze uprawnień rodzicielskich. Pracownicy powinni znać swoje prawa, a pracodawcy – zapewniać sprawne mechanizmy ich realizacji. Zastosowanie narzędzi takich jak Symfonia i enova365 to krok w stronę nowoczesnego i zgodnego z prawem zarządzania kadrami.