Artykuły

Ile czasu potrzeba na zamknięcie miesiąca w księgowości i finansach? Czy 5 dni to mało czy dużo? Jak szybko robią to inne firmy? Sprawdź wyniki badań przeprowadzonych wśród średnich i dużych przedsiębiorstw oraz dowiedz się, jak usprawnić zamykanie okresu sprawozdawczego w księgowości. Najważniejsze informacje: Ponad 1/2 ankietowanych firm zamknięcie ksiąg rachunkowych zabiera więcej niż 5 dni. Z czynności, składających się na proces zamknięcia miesiąca, najdłużej trwają uzgodnienia sald bankowych: 20-50 godzin w miesiącu. 94% firm wykorzystuje Excela, żeby usprawnić proces miesięcznego zamknięcia, a 50% uważa, że jest to głównym powodem, dla którego zabiera to dużo czasu. Choć całkowicie automatyczne zamknięcie miesiąca nie jest możliwe, wiele składających się na nie procesów można zautomatyzować. Zamknięcie miesiąca w księgowości – ile czasu zajmuje? Zamknięcie miesiąca – zarówno dla celów rachunkowości finansowej jak i zarządczej – to najbardziej pracochłonny i intensywny czas w działach księgowości i finansów. Jednocześnie, aż 37% dyrektorów finansowych, ankietowanych w raporcie KPMG „Nowoczesny CFO w transformującej się firmie” uważa, że przeprowadzenie zamknięcia miesiąca można w dużej mierze zautomatyzować. Z drugiej strony, choć systemy ERP umożliwiają automatyzację wielu składających się na to czynności, raport przeprowadzony przez firmę Ledge na próbie 100 średnich i dużych firm (o zatrudnieniu 51-10 000+ pracowników) pokazał, że wiele zespołów nadal walczy z rozproszonymi danymi oraz manualnymi procesami. Pomimo tego, że firmy chcą, żeby zamknięcie ksiąg rachunkowych nie zajmowało im więcej niż 3 dni, zabiera to więcej czasu. W ponad połowie ankietowanych firm trwa to ponad 5 dni. I problemem nie jest tu tylko czasochłonność. Menedżerowie z opóźnieniem dysponują informacjami zarządczymi, co sprawia, że decyzje podejmowane są później, a zespoły finansowe „tkwią” w poprzednim miesiącu, zamiast iść do przodu. Które działania, składające się na proces zamknięcia miesiąca zajmują najwięcej czasu? Osoby ankietowane w badaniu wskazują, które czynności, spośród tych składających się na proces zamknięcia miesiąca, są najbardziej czasochłonne. Najczęściej wymieniają uzgodnienia sald – kont bankowych czy kart kredytowych. Z badania wynika, że średni czas spędzany na uzgodnieniach sald to aż 20-50 godzin w miesiącu, a zespoły wykorzystują do tego aż 3-5 systemów. Inne częste problemy to: brak szczegółów płatności, niezgodne kwoty, rozproszone źródła informacji. Dla zespołów, które prowadzą księgowość czy finanse dla wielu oddziałów czy mają wiele transakcji do przeanalizowania, proces miesięcznego zamknięcia staje się naprawdę skomplikowany. Szczególnie, jeżeli firmy nie wykorzystują nowoczesnych rozwiązań, takich jak Webservice enova365, które pozwalają na automatyczny import wyciągów bankowych oraz sprawne rozliczanie płatności. A takich biznesów nadal jest niestety bardzo dużo. Wiele firm „paruje” należności i zobowiązania ręcznie, używając do tego arkuszy Excela, choć dane tam zawarte pokrywają się z danymi, które znajdują się w systemach ERP. W takim wypadku, uzgadnianie kont jest żmudne i czasochłonne, przez co bywa elementem, który opóźnia zamknięcie ksiąg rachunkowych. Inne działania, wymienione przez ankietowanych, jako szczególnie czasochłonne w procesie miesięcznego zamknięcia, to między innymi: tworzenie rezerw, porządkowanie danych – poprawa błędnie wprowadzonych danych czy reklasyfikowanie kosztów, analiza odchyleń od założeń budżetowych. Wniosek? To nie samo raportowanie zabiera dużo czasu i przyczynia się do tego, że proces zamknięcia miesiąca trwa długo, ale wszystko, co je poprzedza – uzgodnienia sald czy poprawianie błędów. Co spowalnia zamknięcie miesiąca w księgach rachunkowych? Według respondentów Ledge przeprowadzenie zamknięcia miesiąca najbardziej spowalniają następujące czynniki: konieczność pozyskiwania danych z innych działów i regionów – 56%, robienie wszystkiego w Excelu – 50%, niezintegrowane systemy – 40%, duża kompleksowość transakcji – 39%, niedobory kadrowe – 37%. Jak usprawnić zamknięcie okresu sprawozdawczego w księgowości? Autorzy raportu zapytali księgowych i finansistów o to, ile według nich powinno zabierać zamknięcie miesiąca bieżącego. Najczęstsza odpowiedź to 3-5 dni roboczych, choć niektórzy uważają, że ten proces powinien się zamknąć w 2-3 dniach. Dodatkowo, podkreślano, że skrócenie czasu zamknięcia miesiąca w księgach rachunkowych ma sens wyłącznie wtedy, gdy przyspieszenie tego procesu nie powoduje błędów czy innych niedociągnięć. Jak to osiągnąć w praktyce? Wykorzystaj program enova365, który automatyzuje niektóre czynności, dotąd wykonywane ręcznie, dzięki temu, że: integruje w jednym miejscu wszystkie ważne w procesie zamknięcia miesiąca dane, radząc sobie z potężnym blokerem, jakim jest rozproszenie informacji, sprawdza czy księgowi wykonali wszystkie potrzebne czynności – weryfikuje na przykład czy wszystkie dokumenty wprowadzone do systemu są zatwierdzone, albo czy wszystkie środki trwałe mają naliczoną amortyzację; dodatkowo na etapie konfiguracji można tak skonfigurować proces miesięcznego zamknięcia, żeby księgowy musiał oznaczyć w systemie wykonanie poszczególnych czynności, składających się na zamknięcie ksiąg rachunkowych, żeby móc zamknąć miesiąc w systemie, ułatwia wychwycenie błędów – np. porównując podobne dokumenty w różnych okresach; dla przykładu, jeżeli faktury od dostawcy są zwykle wystawiane na kwotę 3 000 zł miesięcznie, ale księgowy omyłkowo wpisze na dokumencie wprowadzanym do systemu 30 000 zł, enova365 może to wyłapać i wskazać dokumenty, które wymagają sprawdzenia, przyspiesza rozliczanie płatności, dzięki temu, że umożliwia korzystanie z rachunku bankowego bezpośrednio w systemie ERP. Poznaj sposób na szybkie zamknięcie ksiąg rachunkowych: enova365 Wiesz już, że choć całkowicie automatyczne zamknięcie miesiąca nie jest możliwe, wiele składających się na nie procesów, można zautomatyzować. Żeby skrócić czas potrzebny na zamknięcie ksiąg rachunkowych wybierz system ERP enova365, a szczególnie jego moduły Finanse i księgowość oraz Workflow i dodatek Elektroniczne wyciągi bankowe. Te rozwiązania pozwolą Ci zautomatyzować i przyspieszyć pracę. Żeby to zrobić umów się na bezpłatną prezentację online, w czasie której nasi konsultanci pokażą, jak system ERP enova365 wspiera pracę w firmie.

Wyzwaniem dla firmy Ideamotive były dane – księgowe i kontrolingowe – rozproszone w różnych systemach. Wdrożenie enova365 pozwoliło zintegrować je w jednym miejscu i analizować w różnych przekrojach w oparciu o nadane wymiary. Spółka przeszła także na elektroniczny obieg dokumentów i skróciła czas obsługi faktur o 10 godzin miesięcznie. Czym zajmuje się Ideamotive? Ideamotive to polska firma technologiczna specjalizująca się w dostarczaniu specjalistów IT, rekrutacji oraz wdrażaniu nowych technologii. Jej misją jest wspieranie dużych przedsiębiorstw w zaspokajaniu potrzeb technologicznych poprzez zapewnienie najlepszych ekspertów. Wysoki poziom usług świadczonych przez Ideamotive sprawia, że w 2023 r. firma została Gazelą Biznesu i znalazła się na liście 1 000 najszybciej rozwijających się firm Financial Timesa, a w latach 2022-2024 r. zdobyła nagrodę Diamenty Miesięcznika Forbes. Wyzwanie: rozproszone dane Ideamotive ma nie tylko rozbudowaną bazę współpracowników, ale także klientów, dlatego często podejmuje ważne decyzje w oparciu o analizy i raporty. W związku z tym, zależało jej na wysokiej jakości danych, którymi mogłaby je zasilać. Z tego powodu, wyjściową potrzebą była konieczność integracji danych księgowych i kontrolingowych tak, by ujednolicić źródło ich pochodzenia i móc efektywniej je wykorzystywać. Najważniejsza z punktu widzenia firmy jest bezpieczna agregacja i migracja danych, które następnie mogą być analizowane w różnych przekrojach w oparciu o nadane wymiary. Rozwiązanie: elastyczny system ERP, który dopasowuje się do potrzeb W związku ze wspomnianymi wyzwaniami spółka szukała rozwiązania informatycznego, które usprawni agregację danych oraz ich przetwarzanie i analizowanie pod różnym kątem. Wybór padł na firmę wdrożeniową Ready to rise oraz wybrane moduły systemu ERP enova365. Block Quote Efekty: łatwiejsze raportowanie zarządcze i efektywniejszy obieg dokumentów Łatwe monitorowanie sytuacji finansowej firmy enova365 umożliwiła wprowadzenie wymiarów kontrolingowych i konfigurację zestawień – m.in. raportu cash flow w ujęciu miesięcznym, kwartalnym czy rocznym, opartego o dane z dziennych księgowań wyciągów bankowych. Choć Ideamotive korzysta dodatkowo z zewnętrznego narzędzia do analizy danych, enova365 okazała się w tym przypadku kluczowym pośrednikiem kompletującym wszystkie informacje księgowe i podatkowe z różnych obszarów działalności i przekazującym je dalej. Pozwala to na skuteczniejszy monitoring bieżącej sytuacji finansowej firmy. Block Quote Firma skorzystała także z możliwości bezpośredniego połączenia z bankiem (tzw. WebService). Funkcjonalność ta umożliwia: stały monitoring płatności za faktury sprzedaży, dostęp do dziennych wyciągów bankowych, śledzenie poziomu płynności spółki, wysyłanie paczek przelewów do banku, co znacząco skraca proces ich realizacji. Automatyzacja wysyłki faktur Ideamotive postawiła także na moduł Handel enova365, który pozwolił zautomatyzować wysyłkę faktur w ramach elektronicznego obiegu dokumentów. Pozwoliło to skrócić czas potrzebny na te działania o 30 minut dziennie, co w skali miesiąca pozwala oszczędzić 10 godzin. Dodatkowo, rozwiązanie gwarantuje ograniczony dostęp do części z nich tylko dla określonej grupy pracowników. Same dokumenty sprzedażowe zostały dostosowane do potrzeb klienta zarówno pod względem wizualnym, jak i technicznym. Na przykład, automatycznie generowane są dwujęzyczne faktury PL/ENG z indywidualnym numerem. Wdrożone rozwiązanie powiadamia też o konieczności zapłacenia danej faktury. Jeżeli, podobnie jak Ideamotive chcesz wdrożyć efektywny kontroling i usprawnić w firmie obsługę faktur, jeszcze dziś umów się na bezpłatną prezentację online, w czasie której nasi konsultanci pokażą, jak system ERP enova365 wspiera pracę w firmie.

Od 1 stycznia 2025 roku obowiązuje procedura SME. Umożliwia ona przedsiębiorcom mającym siedzibę działalności gospodarczej na terytorium UE korzystanie ze zwolnienia z VAT w państwie członkowskim, w którym nie posiadają siedziby działalności gospodarczej. Sprawdź, kto jest objęty procedurą SME i jak można dzięki niej skorzystać. Na czym polega procedura SME? Od 1 stycznia 2025 r. mali przedsiębiorcy z Unii Europejskiej mogą korzystać ze specjalnej procedury SME, która pozwala im być zwolnionym z VAT w innych krajach UE, nawet jeśli nie mają tam swojej siedziby. Wystarczy, że zgłoszą chęć korzystania ze zwolnienia w swoim kraju (tzw. uprzednie powiadomienie). W zależności od kraju członkowskiego pod uwagę brane są obroty z maksymalnie dwóch lat wstecz przed złożeniem uprzedniego powiadomienia. Konieczne jest także kwartalne raportowanie obrotów osiąganych we wszystkich państwach członkowskich, w których podatnik SME korzysta z tej specjalnej procedury. Pozwala to na sprawdzenie, czy dany podmiot nadal kwalifikuje się do zwolnienia VAT SME. Przedsiębiorcy objęci procedurą SME Wyłącznie mikro, małe i średnie przedsiębiorstwa mogą działać jako podatnik SME. Średnie przedsiębiorstwo zostało zdefiniowane jako taki podmiot, który zatrudnia mniej niż 250 pracowników oraz jednocześnie jego roczny obrót nie przekracza równowartości 50 mln euro a całkowity bilans roczny nie przekracza równowartości 43 mln euro. Taką procedurę skierowaną do sektora MŚP – firm prowadzących działalność na rynkach unijnych przewiduje dyrektywa SME. Z tych uproszczeń skorzystają głównie drobni producenci, firmy z branży e-commerce oraz usługodawcy świadczący na odległość usługi skierowane do konsumentów. Procedura VAT SME nie jest obowiązkowa. Przedsiębiorca może zdecydować, że w wybranych państwach członkowskich UE będzie korzystać ze zwolnienia z VAT wynikającej z procedury SME, a w innych krajach UE będzie działać jako podatnik VAT rozliczający się na zasadach ogólnych. Co ważne, z procedury SME można korzystać równolegle z innymi szczególnymi mechanizmami rozliczania VAT. Przykładem jest procedura VAT OSS czyli One Stop Shop, która pozwala na rozliczenie w jednym państwie podatku VAT dotyczącego transakcji realizowanych w innych krajach Unii Europejskiej. Takie działanie wymaga jednak pełnej rejestracji VAT. Wskutek tego wyraźnie widać, że w porównaniu do VAT OSS procedura SME jest znacznie prostsza. Dodatkowo podmioty, które zarejestrowały się do szczególnej procedury transgranicznego zwolnienia VAT SME nadal mają możliwość funkcjonowania jako czynny podatnik VAT w państwie członkowskim, w którym mają siedzibę działalności gospodarczej. Wyłączenia i ograniczenia procedury SME Chociaż procedura SME jest sporym ułatwieniem dla sektora małych i średnich przedsiębiorstw, to jednak nie można zapominać, że istnieją pewne ograniczenia w jej stosowaniu. Najważniejszym wyłączeniem jest to, że ta procedura nie obejmuje transakcji B2B. Nie ma przy tym znaczenia wartość takich transakcji. Nawet w przypadku gdy mieszczą się one w limicie przewidzianym w przepisach, to jednak ze względu na rodzaj odbiorcy, którym jest inny przedsiębiorca, a nie konsument – osoba fizyczna, taka transakcja nie może być objęta procedurą SME. Podobnie jest w wypadku dostaw towarów objętych z mocy prawa procedurą odwrotnego obciążenia oraz usług elektronicznych. Przy tego typu sprzedaży nie można skorzystać z procedury SME. Kolejnym ograniczeniem jest limit 100.000 euro, którego przekroczenie powoduje utratę prawa do zwolnienia i co za tym idzie, obowiązek rejestracji do VAT w danym kraju UE. Co ważne, limit ten dotyczy zarówno sprzedaży we wszystkich krajach UE, jak i sprzedaży krajowej. Dodatkowo każdy z krajów unijnych ma własny limit zwolnienia z VAT, którego nie można przekroczyć. Przykładowo: dla Polski taki limit wynosi 200.000 zł, dla Niemiec 22.000 euro, a dla Czech 2 mln koron czeskich. Oznacza to, że trzeba na bieżąco monitorować wartość sprzedaży w poszczególnych krajach UE, żeby móc korzystać z rozwiązań przewidzianych w procedurze SME. W przypadku przekroczenia limitu w jednym kraju, przy jednoczesnym zachowaniu limitu 100.000 euro dla wszystkich krajów unijnych, dany podatnik może działać jako czynny podatnik VAT w kraju, w którym przekroczył miejscowy limit, a jednocześnie nadal korzystać z procedury SME w pozostałych krajach. Jakie korzyści daje procedura SME? Od 1 stycznia 2025 roku obowiązują przepisy, które znacznie upraszczają obowiązki związane z transakcjami dokonywanymi w państwach członkowskich UE przez podatników, którzy nie mają tam siedziby do celów prowadzenia działalności gospodarczej. Ułatwi to przedsiębiorcom ekspansję na rynki unijne poprzez uproszczenie obowiązków związanych z rozliczaniem VAT oraz zmniejszeniem obciążeń administracyjnych. Przed 2025 rokiem podatnik, który dokonywał transakcji w krajach członkowskich UE, w których to krajach nie posiadał siedziby dla celów prowadzonej działalności gospodarczej, co do zasady musiał zarejestrować się do celów VAT w każdym z tych państw członkowskich. Wskutek tego musiał też w każdym z tych krajów wypełniać obowiązki związane z VAT, takie jak składanie deklaracji czy rozliczanie podatku VAT. Nowe przepisy spowodowały, że przedsiębiorstwa, których sprzedaż mieści się w limicie SME, mogą korzystać z procedury transgranicznych zwolnień z VAT. Dodatkowo obsługa spraw związanych z tą procedurą będzie odbywać się w urzędzie skarbowym kraju, w którym podatnik posiada siedzibę dla celów działalności gospodarczej. W przypadku polskich podatników właściwym organem skarbowym będzie Naczelnik Drugiego Urzędu Skarbowego Warszawa-Śródmieście. Proces korzystania z procedury SME Dyrektywa SME, czyli Dyrektywa Rady (UE) 2020/285 z dnia 18 lutego 2020 r., daje możliwość zwolnienia VAT SME. W tym celu przedsiębiorca musi złożyć powiadomienie o chęci skorzystania z procedury SME. Może to zrobić elektronicznie przez e-Urząd Skarbowy. Takie zgłoszenie składa się do Naczelnika Drugiego Urzędu Skarbowego Warszawa-Śródmieście. W zgłoszeniu należy podać: dane firmy, wysokość obrotu w UE w bieżącym i poprzednim roku, państwa członkowskie, w których planuje się korzystać ze zwolnienia. Następnie polski urząd ocenia czy dany przedsiębiorca spełnia warunki, po czym przekazuje informacje do krajów wskazanych przez przedsiębiorcę. Po pozytywnej weryfikacji taki podmiot otrzymuje numer EX, który służy do identyfikacji w procedurze SME w całej UE. Zwolnienie VAT obowiązuje od momentu potwierdzenia przez dane państwo UE możliwości stosowania numeru EX. Jeśli przedsiębiorca chce rozszerzyć zwolnienie na kolejne kraje, powinien złożyć aktualizację powiadomienia. Procedura SME przewiduje także obowiązki sprawozdawcze. Przedsiębiorca musi składać kwartalne informacje o obrotach (formularz SME-IK) w terminie do końca miesiąca po zakończeniu kwartału. Takie informacje zawierają dane o obrotach osiąganych w każdym państwie UE, w tym również w Polsce. Jeśli dany podmiot w trakcie kwartału przekroczy próg 100.000 euro, to musi złożyć informację o tym w ciągu 15 dni roboczych od przekroczenia tego progu. Jak enova365 umożliwia korzystanie z procedury SME? System ERP enova365 wspiera przedsiębiorców korzystających z procedury SME, oferując funkcjonalności, które usprawniają jej wdrożenie i obsługę w trakcie codziennej pracy. W module konfiguracyjnym enova365 (Opcje → Firma → Dane o działalności) znajduje się sekcja „SME”, gdzie można: wprowadzić Numer EX przypisany podmiotowi uczestniczącemu w procedurze SME, aktywować procedurę poprzez zaznaczenie odpowiedniego parametru, śledzić historię zmian i aktualizacji poprzez kliknięcie w datę w sekcji SME. Procedura SME jest stosowana jedynie w przypadku dokumentów, których definicja zawiera stawkę VAT ustawioną na „Sprzedaż / 0% / NP / -”, co zapewnia zgodność z wymaganiami podatkowymi dla sprzedaży transgranicznej. W konfiguracji Narzędzia/Opcje/Ewidencja VAT/Procedura SME należy wprowadzić kraje UE, w których prowadzona będzie sprzedaż zwolniona z VAT w ramach procedury SME. W kartotece towaru, w zakładce „Dodatkowe”, znajduje się parametr „Procedura SME”. Umożliwia on oznaczenie konkretnego towaru jako kwalifikującego się do tej procedury. Użytkownik może ręcznie zaznaczyć lub odznaczyć parametr „Procedura SME” dla wybranej pozycji towaru w dokumencie sprzedaży. Warunkiem jest aktywny numer EX oraz wybór kontrahenta, który podlega tej procedurze w dniu wystawienia dokumentu. enova365 umożliwia również automatyczne dodanie numeru EX na wydruku dokumentu. Wystarczy zaznaczyć opcję „Drukuj nr EX” w definicji dokumentu w zakładce „Wydruki” (Opcje → Handel → Definicje dokumentów → Wszystkie). Numer EX zostanie wydrukowany, jeśli dokument zawiera odpowiedni towar i kontrahenta. Dzięki tym funkcjom enova365 skutecznie wspiera przedsiębiorstwa w korzystaniu z procedury SME w ramach eksportu towarów. Pomimo tego, że dyrektywa SME jest nowym aktem prawnym, enova365 wspiera firmy, które chcą korzystać z procedury SME, bo jest zawsze zgodna z przepisami. Jeśli jako podatnik SME chcesz przetestować w praktyce działanie funkcji wspierających transgraniczne rozliczenia VAT to już dziś pobierz bezpłatne demo.

Czy wiesz, że e-paragon może wkrótce wyprzeć swoją papierową wersję? To kolejny krok na drodze do cyfryzacji i automatyzacji branży handlowej, który pozwala na obniżenie kosztów, szybszą obsługę klientów i sprzyjające środowisku odpapierzenie firmy. Dowiedz się, jak wystawić e-paragon w enova365. Co to jest e-paragon? E-paragon jest elektroniczną wersją dokumentu fiskalnego, który jest bardzo dobrze znany. Otrzymujesz go przy okazji prywatnych zakupów jako potwierdzenie zawarcia transakcji. Paragon elektroniczny ma być jego odpowiednikiem wystawianym przez specjalne kasy online, przesyłanym (na życzenie kupującego) na wybrany przez niego adres e-mail lub numer telefonu oraz do Centralnego Repozytorium Kas (CRK). Oznacza to, że w przeciwieństwie do paragonu standardowego, nie ma potrzeby jego wydruku. Zgodnie z § 25 ust. 1 rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie kas rejestrujących e-paragon powinien zawierać dokładnie takie same informacje, jakie znajdują się na paragonie papierowym, czyli: nazwę podatnika wraz z adresem punktu sprzedaży lub adresem siedziby podatnika, NIP podatnika, kolejny numer wydruku, datę, godzinę i minutę wydruku dokumentu, nazwę „Paragon fiskalny”, cenę towaru lub usługi i jego/jej nazwę umożliwiającą identyfikację, cenę jednostkową towaru lub usługi, ilość i wartość sumaryczną sprzedanego towaru lub wykonanej usługi, wartości wszelkich udzielonych rabatów, wartość podatków dla poszczególnych pozycji paragonu, sumę podatków, łączną wartość sprzedaży brutto, numer kasy i oznaczenie kasjera (gdy jest więcej niż jedno stanowisko kasowe), NIP nabywcy (na jego żądanie). Wśród zalet e-paragonu dla sprzedawcy można wymienić oszczędność kosztów, lepszą integrację e-paragonów z systemami księgowymi oraz łatwiejszą analizę sprzedaży na podstawie wystawionych dokumentów. Nabywca z kolei może w prosty sposób przechowywać e-paragony (np. przy pomocy aplikacji) i łatwiej korzystać z reklamacji i ze zwrotów. Ponadto brak konieczności drukowania papierowego dokumentu jest lepszy dla środowiska. W jaki sposób e-paragony oszczędzają czas? Przykłady Sklep internetowy nie musi już drukować paragonów i umieszczać ich w paczce, wysyłanej do klienta, bo klient może otrzymać paragon na przykład e-mailem. Sklep stacjonarny także może wysyłać e-paragon przez e-mail zamiast drukować paragon papierowy. Klient musi tylko wyrazić taką chęć i podać numer telefonu, a paragon do niego trafi. Oba rodzaje sklepów oszczędzają na kosztach serwisowania drukarek i materiałach eksploatacyjnych. E-paragon – od kiedy można go wystawić? Podstawą prawną, która umożliwia wystawianie e-paragonów, jest pakiet SLIM VAT 3, czyli nowelizacja ustawy o VAT z 26 maja 2023 roku. Zakłada ona, że paragony elektroniczne można wystawiać od 15 września 2023.  W celu wystawienia e-paragonu konieczne jest (zgodnie z art. 111 ust 3a pkt 1 ustawy o VAT) uzyskanie zgody nabywcy, która może zostać wyrażona: przy jednoczesnym zaakceptowaniu regulaminu sprzedaży, w ramach którego została ona uwzględniona (musi on mieć jednak zapis pozwalający na rezygnację z niej), w momencie dokonywania zakupu, np. poprzez ustne potwierdzenie lub (w przypadku zakupów online) wybór opcji „e-paragon” w systemie transakcyjnym sklepu, za pośrednictwem aplikacji bądź strony internetowej (np. poprzez wypełnienie dedykowanego formularza). Jak wystawić e-paragon? Wspomniana wyżej zgoda nie jest jedynym wymogiem pozwalającym na to, by móc wprowadzić e-paragon. Jak wystawić go w pełni poprawnie?  15 września 2023 r. Ministerstwo Finansów udostępniło platformę o nazwie HUB Paragonowy oraz aplikację mobilną e-paragony 2.0. Założeniem tego rozwiązania jest możliwość anonimowego wystawiania e-paragonów z wykorzystaniem kodu kreskowego generowanego w aplikacji mobilnej e-paragony 2.0.   enova365 umożliwia wystawianie e-paragonów w integracji z HUBem eparagony Kod generowany jest przez użytkownika aplikacji (kupującego), który podaje go do zeskanowania sprzedawcy. Po zeskanowaniu kodu kasa lub drukarka fiskalna prześle paragon w postaci elektronicznej do HUB-a Paragonowego, gdzie będzie on przechowywany przez okres 30 dni.  Użytkownik aplikacji e-paragony 2.0 ma możliwość pobrania paragonu oraz zapisania go na urządzeniu mobilnym lub w chmurze. Sama aplikacja pozwala także na digitalizację paragonów w formie papierowej.  Co jednak istotne, rozwiązanie zaproponowane przez Ministerstwo Finansów ma charakter dobrowolny. Oznacza to, że sprzedawcy mogą wystawiać e-paragony wykorzystując w tym celu własne aplikacje np. w powiązaniu z prowadzonymi programami lojalnościowymi. Możliwe jest także wystawianie paragonów wyłącznie w formie papierowej np. jeżeli sprzedawca nie posiada drukarki wspierającej komunikację z rządowym HUB-em Paragonowym.  Jak dostarczyć kupującemu e-paragon? Przepisy prawa określają 3 różne rozwiązania dotyczące sposobu dostarczenia e-paragonu. Nabywca powinien samodzielnie wybrać jeden z nich: dostarczenie SMS na podany numer telefonu, dostarczenie w wiadomości e-mail, dostarczenie do odpowiedniej aplikacji w urządzeniu mobilnym. Ten trzeci sposób wydaje się ciekawą możliwością dla wszystkich osób, które chcą mieć porządek w swoich dokumentach. Na rynku istnieje obecnie kilka tego rodzaju rozwiązań, a jednym z ważniejszych jest aplikacja „E-paragony” dostępna w AppStore i Google Play, przygotowana przez Ministerstwo Finansów. E-paragon a drukarka fiskalna Block Quote Wysyłkę e-paragonów na platformę rządową umożliwiają tylko wybrane modele drukarek fiskalnych. Jeżeli chcesz zacząć więc wystawiać e-paragony zweryfikuj, czy posiadane przez Ciebie urządzenia umożliwiają wysyłkę e-paragonów do HUB-a paragonowego Ministerstwa Finansów.   Jak działają e-paragony w enova365? Jak wspomnieliśmy, enova365 umożliwia wystawianie e-paragonów w integracji z platformą eparagony.pl. Pamiętaj jednak, że możesz wystawić e-paragon tylko na drukarce fiskalnej, która obsługuje takie dokumenty. Jak to działa? Informacje o wystawieniu e-paragonu mogą być wysyłane do klienta w postaci wiadomości e-mail, w których umieszczany jest link do wystawionego dokumentu. Wszystkie wystawione dokumenty są dostępne w systemie enova365. Każdy e-paragon wystawiony w integracji z platformą e-paragony jest przechowywany w postaci elektronicznej na tej platformie. Zastanawiasz się, jak system ERP enova365 wspiera firmy z branży handlowej i jak e-paragony działają w praktyce? Zachęcamy do bezpłatnego przetestowania systemu enova365.

Zespół KR Group postanowił wdrożyć rozwiązanie, które pozwoli firmie obsługiwać na wysokim poziomie rosnącą grupę klientów w 5 krajach. Udało się to w 6 miesięcy, dzięki enova365 i BPX SA. Automatyzacja wielu procesów umożliwia świadczenie wysokiej jakości usług podatkowo-księgowych dla coraz większej liczby firm, dzięki czemu KR Group może łatwo skalować biznes. KR Group – lider w branży podatkowo-księgowej KR Group to dynamicznie rozwijająca się międzynarodowa firma podatkowo-księgowa, która obsługuje klientów w regionie  Europy Środkowo-Wschodniej (CEE). W branży znana jest nie tylko z rzetelnych usług księgowych, ale także szerokiej wiedzy podatkowej oraz eksperckiego doradztwa biznesowego. Doceniają to klienci – od start-upów aż po grupy kapitałowe z takich branż jak nieruchomości, handel detaliczny, produkcja, fundusze inwestycyjne, IT, energetyka czy motoryzacja. Block Quote Wyzwanie: skalowanie biznesu i zaspokajanie rosnących wymagań klientów Wraz z rozwojem KR Group i wzrostem liczby obsługiwanych przez nią firm, coraz pilniejsza stała się potrzeba wdrożenia niezawodnego systemu ERP. Największym wyzwaniem, któremu KR Group i nowe rozwiązanie technologiczne musiało sprostać była różnorodność obsługiwanych przez firmę klientów i konieczność szybkiego dostosowywania pracy do stale rosnącej liczby zadań, codziennie realizowanych przez pracowników.  „Obsługujemy firmy z różnych branż, co wiąże się z ogromną liczbą procesów i danych do zarządzania” – mówi Janusz Karnicki, dyrektor zespołu księgowości w KR Group. W pokonaniu tych wyzwań miała pomóc m.in. automatyzacja procesów. KR Group przechowuje w systemie informatycznym wiele wrażliwych danych, co sprawia, że firma jest wymagająca w kwestii bezpieczeństwa. Wymagania wobec nowego rozwiązania System informatyczny, który nie jest pod każdym względem dopasowany do potrzeb może nie spełnić stawianych przed nim celów. Dlatego zespół KR Group dokładnie określił w tym względzie swoje potrzeby i wymagania. Poszukiwali oni: zintegrowanego rozwiązania, które połączy w jednym systemie wszystkie kluczowe obszary firmy; elastycznego programu, który pomoże dostosowywać się łatwo do zmieniającej się sytuacji biznesowej i w którym firma wdrożeniowa może wprowadzać modyfikacje, zgodnie z potrzebami – są to zmiany, które pozwolą lepiej obsługiwać klientów oraz zautomatyzują pracę, żeby podnieść efektywność; doświadczonego partnera technologicznego, który da gwarancję szybkiego czasu reakcji oraz może udzielić wsparcia, gdy pojawią się niestandardowe wyzwania. Block Quote Rozwiązanie: wdrożenie enova365 KR Group zdecydowała się na system ERP enova365, a jego wdrożenie powierzyła firmie BPX SA, Autoryzowanemu Partnerowi enova365. Block Quote W KR Group wdrożono moduły z obszaru finansów i księgowości oraz Kadry Płace i HR, co pozwoliło na automatyzację procesów i zwiększenie efektywności operacyjnej. Wybrane funkcje, które usprawniają pracę zespołu KR Group po wdrożeniu rozwiązania: synchronizacja kontrahentów poprzez API, która pozwoli na bieżącą aktualizację danych w wielu bazach; możliwość zbiorczej wysyłki plików JPK i e-Deklaracji uprości obowiązki raportowe; automatyczne rozliczanie zobowiązań z należnościami zwiększy dokładność i zgodność danych finansowych; rejestrowanie dokumentów związanych z ulgą na złe długi VAT ułatwi monitorowanie i odzyskiwanie należności oraz zgodność z przepisami podatkowymi dotyczącymi wierzytelności, mechanizm pozwalający na modyfikację dat rozliczenia płatności zapewni elastyczność w zarządzaniu przepływem środków finansowych i dostosowanie raportowania do wymagań spółki. Efekty: możliwość obsługiwania na wysokim poziomie większej liczby klientów w krótszym czasie – dzięki automatyzacji procesów Przedstawiciele KR Group oceniają, że dzięki wdrożeniu enova365 firma zyskała atuty, które wyróżniają ją na tle konkurencji. Szybsza i bardziej efektywna obsługa klientów Dzięki automatyzacji procesów obsługa klientów przebiega efektywniej, przy jednoczesnym wzroście jakości dostarczanych im danych. „Wprowadzone przez BPX rozwiązanie pozwala nam obsługiwać klientów sprawniej i dokładniej. Dzięki zwiększonej automatyzacji staliśmy się jeszcze bardziej elastyczni. Przede wszystkim zwiększyliśmy efektywność operacyjną i dodatkowo podnieśliśmy jakość prezentowanych danych. To z kolei przełożyło się na wyższą satysfakcję naszych klientów oraz większą przejrzystość procesów. Szybsza reakcja na potrzeby kontrahentów, automatyzacja wielu procesów oraz redukcja błędów to tylko niektóre z efektów, które znacząco podniosły jakość naszej obsługi” – ocenia Janusz Karnicki. Możliwość elastycznego dostosowywania się do potrzeb rynku i klientów Po wdrożeniu enova365, firma KR Group jest gotowa na wyzwania związane ze wzrostem liczby klientów i zmieniającymi się wymaganiami rynku. „System enova365 jest kluczowym elementem naszej działalności – pozwala nam nie tylko efektywnie skalować rozwiązania, ale także sprostać rosnącym wymaganiom naszych klientów, zapewniając im bezpieczeństwo i niezawodność usług” – wyjaśnia Janusz Karnicki. Pomaga w tym także wsparcie doświadczonej firmy wdrożeniowej. „BPX okazało się doskonałym partnerem, który elastycznie odpowiada na nasze potrzeby, dostosowując rozwiązania do specyficznych wymagań naszej branży” – dodaje Janusz Karnicki. Łatwiejsze zarządzanie KR Group zyskała nowoczesne narzędzie do zarządzania KPI, a dostęp do narzędzi BI pozwala na bieżąco monitorować wyniki i podejmować trafniejsze decyzje biznesowe wraz z zapewnieniem bezpieczeństwa operacji finansowych. Jeżeli, podobnie jak KR Group chcesz móc elastycznie dostosowywać się do potrzeb rynku i klientów być gotowy na wyzwania związane ze wzrostem liczby klientów, jeszcze dziś umów się na bezpłatną prezentację online, w czasie której nasi konsultanci pokażą, jak system ERP enova365 wspiera pracę w ambitnym biurze rachunkowym.

Czy dzień w biurze zaczynasz od skanowania poczty i czatu Microsoft Teams? Nic dziwnego, bo wymiana informacji to podstawa w niemal każdej pracy, a jej jakość determinuje możliwość osiągnięcia przez biznes sukcesu. W dobrej sytuacji są użytkownicy enova365, bo mogą korzystać z funkcji, które usprawniają przepływ informacji w firmie z poziomu tego programu. Dzięki temu, że mają wszystkie informacje w jednym miejscu oszczędzają czas i mają wszystko pod kontrolą. Wszystkie informacje w „mózgu” firmy HR-owcy, handlowcy, księgowi w firmie czy biurze rachunkowym często praktycznie „mieszkają” w systemie ERP. W związku z tym, właśnie w tym systemie powinna się też znajdować cała ich komunikacja z innymi pracownikami czy kontrahentami. Taką możliwość oferuje enova365. Dzięki wybranym funkcjom cała wymiana informacji między pracownikami lub kontrahentami może przebiegać w systemie ERP, czyli w „mózgu” organizacji i tam można zawsze znaleźć komplet potrzebnej wiedzy. Dwie pomocne funkcje to: dyskusje, czyli szybka wymiana informacji w formie komentarzy pod dokumentami czy formularzami w systemie, ogólnosystemowy czat – zwany w enova365 konwersacjami. Poniżej przedstawiamy krótko ich możliwości. Dyskusje czyli szybka wymiana informacji pod dokumentami czy formularzami W enova365 pod wybranym formularzem – np. kartoteką pracownika czy dokumentem – np. fakturą kosztową – można wymieniać się komentarzami z innymi pracownikami lub klientami. Dzięki temu wszystkie informacje dotyczące wybranego dokumentu czy wybranej pozycji w systemie znajdują się w enova365. Przykładowa dyskusja może przebiegać następująco. Krok 1 – rozpoczynasz dyskusję Krok 2 – dodajesz do dyskusji uczestników lub podpinasz dodatkowe dokumenty Możesz zdecydować, które osoby mają zobaczyć Twój komentarz. Dodając wątek lub komentarz przy pomocy @ możesz wywołać konkretną osobę, która ma uprawnienia do korzystania z systemu. Do dyskusji możesz też załączyć dowolne dokumenty – np. umowy czy faktury. Krok 3 – osoba „wywołana” do dyskusji otrzymuje powiadomienie Co istotne, dyskusje enova365 zostały wyposażone w system powiadomień systemowych oraz e-mailowych, dlatego osoba wywołana do dyskusji otrzyma powiadomienie w systemie lub wiadomość e-mail. Krok 4 – komentujesz i odpowiadasz na komentarze. Dyskusje i konwersacje czyli czat to funkcje dostępne dla wszystkich użytkowników enova365 Konwersacje systemowe czyli ogólnosystemowy czat Każdy użytkownik systemu enova365 może korzystać z funkcji konwersacji. Czatować mogą ze sobą pracownicy 1:1 lub w większych grupach oraz pracownicy i kontrahenci, którzy mają konto w Pulpicie Kontrahenta lub Pulpicie Klienta Biura Rachunkowego. Po lewej stronie użytkownik widzi wszystkie konwersacje, które stworzył lub do których został dodany. Po prawej stronie widoczna jest treść poszczególnych konwersacji. Ikona pojedynczego „ludzika” oznacza, że dana konwersacja jest wymianą informacji pomiędzy dwoma użytkownikami (w przypadku gdy dany użytkownik ma dodane zdjęcie, wyświetla się ono zamiast ikony „ludzika”), natomiast podwójny „ludzik” oznacza konwersację grupową. Komunikacja w firmie – przepływ informacji na przykładach Jak wspomniane wyżej funkcje przydają się w codziennej pracy w firmie? Pora na kilka przykładów. Przepływ informacji: księgowość – inne działy w firmie Każdy pracownik działu księgowości część dnia spędza na sprawdzaniu czy otrzymane faktury zostały prawidłowo wystawione lub opisane oraz wielu innych sprawach, z których część może stanowić wewnętrzny proces kontroli. W takim przypadku mogą pojawić się pytania do poszczególnych dokumentów kosztowych. Skorzystanie z funkcji dyskusji w enova365 pozwala na zadawanie ważnych pytań i szybkie uzyskiwanie na nie odpowiedzi. Przede wszystkim, łatwo zaangażować w wymianę informacji odpowiednie osoby. O tym, że czeka na nich pytanie zostaną oni powiadomieni e-mailem lub komunikatem w systemie. Dodatkowo, omawiane dokumenty będą dla wszystkich widoczne.W razie jakichkolwiek wątpliwości i konieczności powrotu do wymiany informacji – są one dostępne w systemie. Korzyści: Zapobieganie utracie ważnych informacji – wszystkie są w systemie Szybkie uzyskanie potrzebnej wiedzy – oszczędność czasu i wyższa produktywność Wymiana informacji w czasie rzeczywistym: pracownik – klient Klienci oczekują efektywności podczas interakcji z dostawcami produktów czy usług. Wiele firm jest tego świadomych i dlatego korzysta z takich narzędzi, jak Pulpit Kontrahenta czy Pulpit Klienta Biura Rachunkowego enova365, które umożliwiają szybki przepływ dokumentów i częściową samoobsługę klientom. Z tych platform mogą korzystać 24/7, zawsze mając dostęp do istotnych dla nich danych czy dokumentów. Kiedy klienci chcą uzyskać odpowiedź na konkretne pytanie – te narzędzia przyspieszą jej uzyskanie, jednocześnie nie wymuszając konieczności korzystania z innych kanałów. Od niedawna, dzięki dyskusjom i czatowi umożliwiają odpowiadanie na pytania klientów nawet w czasie rzeczywistym. Korzyści: Szybka i bezpieczna komunikacja z klientami Podniesienie poziomu obsługi klienta Sytuacja kryzysowa: konieczność sprawdzenia, na którym etapie wkradł się błąd Wyobraź sobie, że pojawiła się sytuacja kryzysowa, która wymaga prześledzenia wstecz całej komunikacji z danego okresu czasu. I pomyśl, jak trudne by to było, gdyby zespół korzystał z wielu kanałów komunikacji. Dzięki zgromadzeniu wszystkich form komunikacji w jednym miejscu dokładnie wiesz, dokąd się udać, gdy w firmie pojawią się błędy. Możesz łatwo prześledzić przepływ informacji między osobami zaangażowanymi w projekty, co pozwoli na systematyczne odkrywanie, na jakim etapie wkradł się błąd. Korzyści: Możliwość łatwego prześledzenia historycznej komunikacji w celu sprawdzenia czy i gdzie wkradł się błąd Lepsze zarządzanie kryzysowe System komentowania i czat w systemie ERP – cała komunikacja w firmie w jednym narzędziu Oczywiście o „dyskusjach” i czacie w enova365 można napisać dużo więcej, ale po powyższych wyjaśnieniach pewnie masz już wstępne wyobrażenie, jak to działa. Wiesz, że wykorzystanie dyskusji i czatu w systemie ERP pozwala na: wyeliminowanie silosów komunikacyjnych – zamiast zamieszczać komentarze do ważnych dokumentów czy projektów w różnych narzędziach – np. Microsoft Teams czy Slack – cała firmowa wymiana informacji może przebiegać w systemie ERP, łatwe odtworzenie komunikacji w odniesieniu do poszczególnych dokumentów, formularzy, zadań czy projektów, dzięki przetwarzaniu jej w enova365, większe bezpieczeństwo – dzięki dobremu zabezpieczeniu całego systemu ERP, powiadomienia – dzięki którym „wywołani” do dyskusji pracownicy mogą szybko zareagować.

Michał Kaźmierczyk, CTO w Grupie Enteo, dzieli się dobrymi praktykami w zakresie wyboru odpowiedniego modelu korzystania z systemów IT, dostawcy usług i infrastruktury. Radzi także, jak skutecznie chronić stacje użytkowników oraz serwery aplikacyjne i dostęp do terminala. Dlaczego rośnie rola bezpieczeństwa systemów IT? Współczesne firmy coraz więcej procesów związanych bezpośrednio ze swoją działalnością realizują z wykorzystaniem narzędzi cyfrowych – w tym systemów informatycznych np. klasy ERP, CRM czy BI. Cyfryzacja jest podstawowym elementem zwiększania efektywności, a zasadnicza większość przedsiębiorców, zwłaszcza wprost proporcjonalnie do skali firmy, wskaże, że przy niedziałających systemach IT nie są w stanie skutecznie pracować.  Zwiększenie wykorzystania i uzależnienia firm od IT sprawia również, że gromadzą one coraz większe zasoby danych, często o niezwykłej wadze jakościowej, które nie powinny lub wręcz nie mogą być dostępne gronu szerszemu niż wybrani pracownicy firmy i jej Klienci. Wszystko to, sprawia, że aspekty bezpieczeństwa wykorzystywanych systemów zaczynają odgrywać istotną rolę w procesie zarządzania. Bezpieczeństwo w takim aspekcie należy rozumieć holistycznie jak zespół procesów i narzędzi gwarantujący, że firmowe systemy i przetwarzane w nich dane będą zarówno dostępne, jak i poufne i integralne (nie zmodyfikowane przez osoby nie uprawnione). ABC chmury Czy chmura jest dla mnie? Rozważając nie tylko aspekty bezpieczeństwa, ale i efektywność kosztową (ile IT kosztuje moją firmę) oraz operacyjną (jak sprawnie mogę zmieniać i rozwijać swoje systemy), na pewnym etapie pojawia się pytanie o model przetwarzania. Pytanie to, w pewien sposób fundamentalne, ma na celu wybór między umiejscowieniom swoich systemów w infrastrukturze własnej lub, co obecnie niezwykle popularne, w chmurze obliczeniowej. Odpowiedź na pytanie, który model wybrać zależy od wielu elementów, kontekstu organizacji w tym skali, rodzaju prowadzonej działalności czy wymogów regulacyjnych. Nie ma możliwości, aby znaleźć całkowicie uniwersalną odpowiedź, ale można pokusić się o pewne uogólnienie bazujące na skali firmy i poziomie bezpieczeństwa. Czy w chmurze jestem bezpieczniejszy? Generalnie im mniejsza firma, tym mniejszym zespołem IT i budżetem dysponuje. Budowa infrastruktury IT zwłaszcza odpowiednio zabezpieczonej i umieszczonej w bezpiecznych, dobrze przygotowanych pomieszczeniach czy w centrum danych jest droga i skomplikowana. Odpowiednio wybrany, wiarygodny dostawca chmury obliczeniowej, spełniający normy i standardy bezpieczeństwa, gwarantuje najwyższy poziom zabezpieczeń fizycznych i technicznych, a jego infrastruktura winna być przygotowana i utrzymywana przez specjalistów. Na taki poziom i zakres infrastruktury pozwolić mogą sobie zwykle tylko największe firmy, stąd w kontekście bezpieczeństwa, rozumianego jako zabezpieczenie przez pożarem, kradzieżą, awarią prądu czy odpornością infrastruktury na awarie sprzętowe, dla firm mniejszych i średnich jest to zwykle najefektywniejsze rozwiązanie. Dla firm większych dysponujących swoim zespołem IT i mogących sobie pozwolić na utrzymanie infrastruktury i jej poprawne wykonanie, tak aby gwarantowała należyte bezpieczeństwo, na pewnym poziomie chmura okazuje się zwykle rozwiązaniem o znacznie wyższym TCO (total cost of ownership). Takie firmy podejmując decyzje o chmurze biorą zwykle pod uwagę wykorzystanie usług, które trudno zbudować samodzielnie np. AI, zaawansowana analiza danych lub też uznają, że outsourcing infrastruktury pomimo większych kosztów niweluje istotne ryzyka np. wynikające z rotacji czy niedostępności wykwalifikowanej kadry lub szybkiej skalowalności infrastruktury. Co oznacza, że system jest chmurze? Zastanówmy się jednak, co to w ogóle oznacza, że system IT jest w chmurze? Na rynku panuje w tym aspekcie wiele nieporozumień, które często prowadzą do niewłaściwego rozumienia zarówno wad i zalet, jak i aspektów bezpieczeństwa, w tym podziału odpowiedzialności pomiędzy firmę a dostawcę. W dużym uproszczeniu system jest w chmurze, jeśli infrastruktura tj. serwery, sieci, dyski, centra danych, oprogramowanie etc. nie jest w posiadaniu firmy (Klienta) a udostępnia je dostawca. Dostawca dba, aby przygotować rozwiązania zgodnie z najlepszymi standardami i udostępnia je Klientom. Klient, odwrotnie niż w przypadku budowy własnej infrastruktury, ponosi tylko koszty operacyjne (OPEX), w skali dopasowanej do zakresu usług (infrastruktury chmurowej), jakich potrzebuje. Wiemy już mniej więcej czym jest chmura, lecz co tak naprawdę kupujemy? W największym skrócie występują trzy modele znane pod angielskimi akronimami IaaS, PaaS, SaaS. Modele te określają zakres infrastruktury dostarczanej przez dostawcę, a tym samym, co najistotniejsze podział odpowiedzialności, czyli tym samym zakres ryzyk, które przejmuje dostawca a które pozostają po stronie klienta. W modelu IaaS (Infrastruktura jako Usługa), dostawca dba o przygotowanie i utrzymanie centrum danych oraz dostarcza zasoby obliczeniowe w postaci serwerów fizycznych, dysków, sieci. Klient korzystając z takich zasobów samodzielnie (jego dział IT) tworzy systemy, a następnie je konfiguruje, instaluje aplikacje, zabezpiecza przed atakami i dba o ich stabilną pracę. W modelu PaaS (Platforma jako usługa), dostawca dostarcza wszystko co w modelu IaaS oraz dodatkowo, przygotowuje dla Klienta gotowe systemy, o których działanie i zabezpieczenie dba. Klient instaluje na systemach aplikacje, zabezpiecza przed atakami i dba o ich odpowiednie działanie. W modelu SaaS (Oprogramowanie jako Usługa), dostawca dostarcza wszystko co w modelu PaaS wraz gotowymi dostępnymi dla Klienta,  utrzymywanymi oraz zabezpieczonymi przez dostawcę aplikacjami. Podsumowując, w przypadku IaaS Klient potrzebuje specjalistów IT od systemów i aplikacji. W przypadku PaaS tylko specjalistów od aplikacji a wybierając SaaS skupia się na merytorycznym działaniu systemów pozostawiając całość IT w ramach dostawcy. Idziemy do chmury … Gdy już podjęliśmy decyzję o migracji do chmury, zdając sobie sprawę, że w aspekcie odporności na awarie chmura najczęściej gwarantuje wysoki lub bardzo wysoki poziom zabezpieczeń, kolejnym elementem do rozważenia jest bezpieczeństwo naszych danych (nawet w modelu SaaS) tj. odporność systemów na atak hakerski chroniąca nas zarówno przed wyciekiem czy kradzieżą, jak również niedostępnością. Czy systemy w chmurze trzeba chronić inaczej? Na początek należy wskazać, że niezależnie czy korzystamy z infrastruktury własnej czy w chmurze, z wyjątkiem modelu SaaS (o którym później) metody zabezpieczenia będą podobne, gdyż model przetwarzania nie wpływa istotnie na ochronę systemów przed atakami. Jedyną różnicą jest połączenie sieciowe. Przy własnej infrastrukturze, przynajmniej teoretycznie, może ona być dostępna tylko z biura/lokalizacji. W przypadku chmury dostęp jest zawsze przez Internet i należy podjąć działania zmierzające do jego zabezpieczenia np. tunele VPN. Rodzaje systemów IT i sposoby dostępu do nich Aby dobrze zrozumieć aspekty systemów IT związane z ich bezpieczeństwem, kluczowym jest ustalenie potencjalnych wektorów ataku, czyli mechanizmów jakie stosują hakerzy, aby zagrozić naszym danym i systemom. Wektory, zależne są od architektury systemu IT i metody jaką wykorzystują użytkownicy, aby z danego systemy skorzystać. W dużym uproszczeniu współcześnie wyróżnić można dwa typy dostępu: Aplikacja desktop, w którym program (np. system ERP enova365) instalowany jest na stacji roboczej (komputerze) użytkownika i z tego komputera łączy się do serwera (bazy danych), na którym przechowywane są dane. W modelu tym całość obróbki danych odbywa się w programie na komputerze użytkownika. Aplikacja webowa, w którym mamy układ m.in. dwóch serwerów. Na jednym znajduje się Klient, który z jednej strony publikuje interfejs aplikacji dostępny dla użytkownika przez przeglądarkę internetową, a z drugiej łączy się do bazy danych, w której przechowywane są dane. W modelu tym całość przetwarzania odbywa się na serwerze aplikacji, a na stacji użytkownika mamy tylko wyświetlone w przeglądarce internetowej wyniki przetwarzania. Bezpieczeństwo w zależności od sposobu dostępu Samą bazę danych relatywnie trudno jest chronić poza wykonywaniem regularnych aktualizacji i ścisłą izolacją sieciową samego serwera. W związku z tym generalna zasada jest następująca. W przypadku aplikacji desktop chronimy użytkownika i jego stację, gdyż skuteczny atak hakerski na stację daje dostęp nie tylko do tego, co użytkownik wyświetla w programie, ale i do danych w bazie danych. W przypadku chmury dla większości systemów opartych o aplikację desktop połączenie poprzez Internet jest zbyt wolne, aby system efektywnie łączył się do bazy danych. W takim wypadku stosuje się tzw. terminale tj. w chmurze umieszcza się dodatkowy serwer, który staje się stacją użytkownika. Użytkownik łączy się do swojej chmurowej stacji (terminala) i tam uruchamia aplikację desktop (np. system ERP), która wtedy ma szybkie połączenie do bazy danych również znajdującej się w chmurze. Użytkownik po sieci Internet transmituje tylko obraz zmian, które wykonuje na terminalu. W tym aspekcie analogicznej ochronie, jak w klasycznym modelu stacja użytkownika, podlega właśnie nasz terminal. W przypadku aplikacji webowej chronimy serwer aplikacyjny, gdyż dopiero skuteczny atak na ten serwer daje hakerowi dostęp do bazy danych. Oczywiście żaden ze sposobów dostępu nie zwalnia nas z ochrony użytkownika i jego komputera, ale potencjalne spektrum ataku jest znacznie ograniczone, gdyż przejęcie stacji użytkownika nie powoduje automatycznie dostępu do danych w systemie. Wybieramy model, dostawcę i architekturę Wiemy już, jakie aspekty systemów należy chronić w zależności od rodzaju dostępu, jak również, które z elementów systemu chmurowego pozostają w zakresie dostawcy w zależności od modelu. Jasno widać, że znaczący wpływ na bezpieczeństwo firmowych danych ma dostawca oraz to, w jaki sposób przygotowana jest oferowana przez niego infrastruktura. Niezwykle istotnym jest, aby wybrać takiego dostawcę, który z jednej strony gwarantuje, że wykorzystywane przez niego centrum danych oraz technologie i zastosowana architektura spełniają najwyższe możliwe standardy. Można w tym celu posłużyć, się np. certyfikacją w zakresie dostępności centrum danych czy normami bezpieczeństwa np. ISO 27001 czy 27017. Ważne jest, aby dostawca w wiarygodny sposób pokazał czy i jak dba o nasze bezpieczeństwo. Równie istotna jest transparentność i jasny podział odpowiedzialności. Jeśli wybieramy model IaaS, oczekujmy pełnej możliwości konfiguracji zasobów, które udostępnia dostawca. W modelu PaaS wymagajmy, aby dostawca wziął całą odpowiedzialność za dostarczane systemy, w przypadku SaaS, aby aplikacja, którą kupujemy była nie tylko efektywna, ale i należycie zabezpieczona (co dostawca powinien wiarygodnie pokazać). Powszechne błędy… Częstymi błędami są mieszanie modeli, brak podstawowych zabezpieczeń czy podstawowe błędy architektoniczne. #Błąd 1 Przykładowo, dostawca oferuje model IaaS, ale nie udostępnia portalu, w którym klient może w dowolnym momencie zarządzać przydzielonymi mu zasobami np. tworzyć systemy czy sieci, zmieniać ich konfiguracje, restartować etc. #Błąd 2 Innym przykładem może być udostępnianie przez dostawcę gotowego systemu (model PaaS) ale pozostawianie go w 100% do konfiguracji i utrzymania prze Klienta. #Błąd 3 Nie bez znaczenia jest także właściwa architektura. Jeśli kupujemy model PaaS, gdzie to dostawca dostarcza nam systemy w efekcie otrzymujemy pojedynczy system wystawiony do Internetu (lub nawet za VPN), na którym mamy i bazę danych i program a często i aplikacje webową. Taka architektura nie trzyma żadnych standardów i stwarza ogromne ryzyka. …i jak im zapobiec? W modelu SaaS, gdzie to dostawca jest w 99% odpowiedzialny zarówno za dostępność, jak i ochronę przed atakami, zabezpieczenia są niezwykle istotne, zarówno te proceduralne jak certyfikaty i procesy, jak i techniczne, czyli proaktywne systemy chroniące przed atakami, odpowiednia separacja i ciągły nadzór. W każdym z modeli niezwykle istotna jest także technologia. Jeśli dostawca wykorzystuje powszechne komercyjne i wspierane technologie, możemy być bardziej pewni ich właściwego przygotowania oraz dajemy sobie możliwość wyjścia i zmiany dostawcy. Umieszczając systemy w chmurze, z technologią występującą rzadko lub nigdzie indziej znacznie utrudniamy naszej firmie migrację, stawiając dostawcę w uprzywilejowanej pozycji. Wybierając dostawcę, kluczowym jest więc dopytanie się o wszystkie szczegóły, pełne zrozumienie podziału odpowiedzialności, zastosowanej architektury, mechanizmów zabezpieczeń i porównywanie ofert na zasadzie „jabłko do jabłka” nie zaś np. „jabłko do marchewki”.  Fakt, że oba służą do jedzenia nie czyni ich jeszcze tym samym. Trochę technikaliów Przeszliśmy przez proces wyboru odpowiedniego dostawcy, który wiarygodnie i transparentnie dostarcza niezbędne nam zasoby w najodpowiedniejszym dla naszej firmy i jej zasobów modelu. Wiemy również, że w zależności od typu dostępu musimy chronić albo stację użytkownika albo serwer aplikacyjny, a w każdym z przypadków samego użytkownika. W jaki sposób najlepiej to techniczne zrealizować? Nie wchodząc w meandry technologii poniżej przedstawiam podstawowe zasady. Ochrona stacji użytkownika – 4 zasady: Stosujemy sprawdzone i dobrej jakości oprogramowanie chroniące przed atakami i wirusami. Oprogramowanie powinno być zawsze aktualne i gwarantować ochronę nie tylko przed prostymi sygnaturowymi wirusami, ale przed nowoczesnymi atakami bazującymi na podatnościach zero-day czy szyfrowaniu plików. W nomenklaturze przyjęło się nazywać takie oprogramowanie NG-Endpoint często z modułem EDR (Early Detection and Response). Wykorzystujemy aktualne wspierane przez producenta oprogramowanie, w tym systemy operacyjne, dla których producent regularnie publikuje aktualizacje zabezpieczeń. Aktualizacja – dbamy, aby systemy i aplikacje były regularnie aktualizowane. Stosujemy największą możliwą separację sieciową tj. dążymy do sytuacji, w której atak na jedną ze stacji nie będzie miał możliwości rozpropagowania się na inne. Ochrona serwera aplikacyjnego i dostępu do terminala – 6 zasad Jeśli to możliwe dążymy do nie publikowania systemów w Internecie tj. zamknięcie ich np. za połączeniem VPN (Virtual Private Network) lub ZTNA (Zero Trust Network Acces), gdzie dostęp do systemu otrzyma tylko wiarygodny użytkownik z wiarygodnego urządzenia. Jeśli profil biznesu wymaga publikacji systemu w Internecie np. do wymiany danych z Klientami (B2B, B2C), zawsze umieszczamy go za systemem tupy WAF (Web Aplication Firewall) dla aplikacji web czy IPS (Intrusion Prevention System) dla terminali czy aplikacji nie opartych o przeglądarkę webową. Wykorzystujemy aktualne, wspierane przez producenta oprogramowanie, w tym systemy operacyjne dla których producent regularnie publikuje aktualizacje zabezpieczeń. Dbamy, aby systemy i aplikacje były regularnie aktualizowane. Stosujemy największą możliwą separację sieciową tj. dążymy do sytuacji, w której atak na jedną ze stacji nie będzie miał możliwości rozpropagowania się na inne. Jeśli używamy chmury w modelu PaaS/SaaS upewniamy się, że dostawca stosuje przynajmniej ww. zabezpieczenia. Ochrona użytkownika – 3 zasady Niezależnie od modelu i sposób dostępu zawsze powinniśmy chronić samego użytkownika. Jego nieświadomość czy błąd może spowodować np. wyciek hasła czy kompromitację jego stacji i tym samym dać atakującemu prosty dostęp do naszych systemów. Zawsze powinniśmy stosować: Ochronę poczty elektronicznej przed spamem i wrogą zawartością m.in. plikami z wirusami czy groźnymi linkami. Nie wystarczą tu proste mechanizmy od dostawców poczty, zawsze trzeba stosować dedykowane systemy zawierające m.in. technologie sandboxingu. Dbamy o bezpieczne uwierzytelnienie tj. takie logowanie do naszych systemów, aby upewnić się, że loguje się rzeczywiście użytkownik a nie, że ktoś wykradł jego hasło. Najprostszym mechanizmem do zastosowania, niezależnie od modelu, jest MFA czy uwierzytelnienie oparte o minimum dwa składniki np. login i hasło plus kod z SMS lub potwierdzenie logowania w aplikacji na telefonie. Bardziej rozbudowaną wersją jest zastosowanie uwierzytelniania opartego o kontekst tj. upewniamy się, że loguje się właściwy użytkownik z właściwego, odpowiednio zabezpieczonego urządzenia. W tym celu stosuje się zewnętrzne systemy tożsamości. Na koniec należy pamiętać, że niezależnie od modelu, rodzaju dostępu i systemu powinniśmy zawsze dbać o posiadanie aktywnej kopii naszych danych. Zawsze trzeba się upewnić, że dostawca gwarantuje kopie zapasowe w innej lokalizacji niż przetwarzane są nasze dane, a jeśli korzystamy z usług IaaS powinniśmy sami o to zadbać zewnętrznymi mechanizmami.

Zastąpienie czterech różnych programów jednym systemem ERP, pozwoliło zautomatyzować pracę księgowych i handlowców oraz wdrożyć elektroniczny obieg dokumentów. Efekty? Polskie Ratownictwo Okrętowe działa wydajniej, a zarządzanie organizacją jest łatwiejsze. Wdrożenie enova365 w Polskim Ratownictwie Okrętowym – case study w pigułce Wyzwania, przed jakimi stanęło Polskie Ratownictwo Okrętowe Polskie Ratownictwo Okrętowe sp. z o. o., powszechnie znane jako PRO, to założone w 1951 r. przedsiębiorstwo armatorskie w siedzibą w Gdyni. Świadczy usługi dźwigowe i holowania oceanicznego oraz przeładunku i transportu. Obsługuje polskie i zagraniczne firmy z branży stoczniowej, morskiej, offshore, a także morskie terminale paliwowe, farmy wiatrowe czy tankowce. Żeby realizować swoje usługi wykorzystuje na morzu żurawia pływającego oraz 3 holowniki obcych bander, które należą do spółek zależnych. Taka działalność wymaga prowadzenia zarówno księgowości własnej w walucie polskiej (z wykorzystaniem magazynu walut) oraz księgowości wszystkich spółek zależnych (zagranicznych) w walucie obcej. Żeby móc działać efektywnie, spółka musiała pokonać kilka poniższych wyzwań. Brak integracji programu księgowego z działem handlowym i pozostałymi obszarami firmy Przed wdrożeniem system rachunkowości informatycznej tworzyły w PRO 4 programy, które tylko częściowo współpracowały ze sobą. Były to program do obsługi działalności finansowo-księgowej, gospodarki środkami trwałymi, gospodarki magazynowej oraz kadrowej i płacowej. Nie były one jednak w pełni zintegrowane. Ręczne fakturowanie Przed wdrożeniem nowego rozwiązania faktury były wystawiane przez handlowców przy pomocy programu Word lub Excel. Dotyczyło to zarówno dokumentów za usługi dźwigowe wykonywane żurawiem pływającym oraz usługi holowania wykonywane zarządzanymi jednostkami w oparciu o adekwatne umowy.   Silosowość i papierowy obieg dokumentacji Silosowość w organizacji to sytuacja, w której poszczególne działy działają niezależnie, nie dzieląc się informacjami i dokumentami. Tak było w Polskim Ratownictwie Okrętowym. Poszczególni pracownicy przechowywali „swoją” dokumentację handlową w oddzielnych segregatorach. Utrudniało to dostęp do danych i przepływ informacji oraz wydłużało czas trwania poszczególnych procesów. Brak automatyzacji procesów księgowych Stosowane przed wdrożeniem rozwiązania informatyczne nie pozwalały na automatyczny eksport danych dla celów sprawozdawczych i analitycznych. Księgowe musiały także ręcznie przeksięgowywać koszty międzyokresowe, na podstawie wyliczeń, wykonanych poza systemem. Rozwiązanie: wdrożenie i dopasowanie do potrzeb klienta wybranych modułów enova365 Polskie Ratownictwo Okrętowe powierzyło wykonanie analizy przedwdrożeniowej, firmie XLE Sp. z o.o. – Autoryzowanemu Partnerowi enova365. W jej efekcie firma wdrożeniowa XLE sporządziła rejestr wymagań funkcjonalnych względem docelowego systemu zgodny z oczekiwaniami klienta. W dużej mierze spełniał je system ERP enova365. Następnie XLE wdrożyła wybrane moduły systemu ERP enova365 oraz dostosowała je do wymagań klienta. Były to: Księga handlowa Księga inwentarzowa Projekty Faktury Elektroniczne wyciągi bankowe Harmonogram zadań E-mail. Konsultanci XLE wykonali także migrację danych oraz przeprowadzili szkolenie z obsługi modułów dla użytkowników systemu – handlowców i księgowych. Jakie procesy usprawniło wdrożenie enova365 w PRO? Jak przebiegają? 1. Prowadzenie księgowości PRO zyskało narzędzie, które wspiera, a do pewnego stopnia automatyzuje  pracę księgowych w zakresie ewidencji dokumentów, sporządzania deklaracji, zamykania miesiąca czy roku obrachunkowego oraz tworzenia sprawozdań. Księgowi mogą korzystać z mechanizmu podzielonej płatności (split payment) oraz łatwo generować sprawozdania budżetowe dla PRO i spółek zależnych. Mają też możliwość przypisywania kosztów do miejsc ich powstania (MPK), korzystając z nowego układu MPK, wspólnego dla wszystkich spółek. Pracę księgowych ułatwia też wprowadzenie ewidencji zapasów materiałowych (np. paliwo dla statków), czy też mechanizm magazynu walut z automatycznym wyliczaniem różnic kursowych od własnych środków pieniężnych zgromadzonych na rachunku walutowym lub w kasie walutowej. 2. Fakturowanie Moduł Faktury enova365 zapewnia obsługę firmy w zakresie wystawiania dokumentów sprzedaży. W Polskim Ratownictwie Okrętowym jest wykorzystywany do: przechowywania informacji o kontrahentach i związanych z nimi transakcjach, definiowania różnych rodzajów cen – w tym indywidualnego kwotowania dla określonych kontrahentów, wystawiania dokumentów sprzedaży według określonego przez PRO wzoru – w 2 wersjach językowych, wg schematu – ale z możliwością edycji i dodania określonych zapisów; co istotne, mogą korzystać z tego także spółki zależne, rejestrowania umów na wykonanie usługi dźwigowej – przy czym w systemie uwzględniono uzależnienie stawki za usługi dźwigowe od kontrahenta i zmian cyklicznych, generowania zestawień i raportów oraz uzyskiwania szybkiego dostępu do informacji o aktualnej wielkości sprzedaży w podziale na statki i miesiące, a także generowania raportów rabatów na usługach dźwigu. Dla przykładu, handlowcy mogą dodać dokument wielopozycyjny, będący rozliczeniem wielu usług, na podstawie którego można wystawić fakturę jednopozycyjną. Wszystkie spółki mogą korzystać z jednej wspólnej bazy danych, dzięki czemu dane z jednej bazy mogą być podstawą do wystawienia faktury w innej. 3. Kontrola realizacji budżetu Dzięki wdrożeniu nowego rozwiązania proces przypisywania dokumentów do realizowanych projektów został w PRO do pewnego stopnia zautomatyzowany. Pracownicy mogą śledzić plany budżetowe i ich realizację: w wybranym okresie czasu, na danym etapie realizacji projektu, narastająco. Mają też dostęp do pełnej informacji analitycznej i mogą przedstawiać realizację planów rocznych w ujęciu miesięcznym na poziomie sprzedaży. 4. Rozliczenia operacji bankowych Po wdrożeniu Polskie Ratownictwo Okrętowe korzysta z modułu Elektroniczne Wyciągi Bankowe enova365, co usprawnia pracę osób odpowiedzialnych za rozliczenia transakcji bankowych. Dane importowane są do Ewidencji Środków Pieniężnych w postaci raportu zawierającego operacje bankowe oraz wpłaty i wypłaty. Narzędzie automatycznie identyfikuje podmioty z operacji bankowych z kontrahentami z bazy np. na podstawie zgodności numeru rachunku lub rozlicza zobowiązania z należnościami na podstawie zgodności numerów dokumentów.  PRO wykorzystuje model importowania wyciągów we wszystkich obsługiwanych przez program enova365 bazach, a w każdej z nich dla kilku rachunków bankowych, w tym walutowych. 5. Ewidencja majątku firmy Moduł enova365 Księga Inwentarzowa pozwala prowadzić ewidencję majątku firmy wg Krajowych (KSR) lub Międzynarodowych (MSR) Standardów Rachunkowości. Zapewnia dostęp do weryfikacji majątku firmy oraz automatyzuje wykonywane operacje na środkach trwałych i majątku firmy – m.in. rejestrację zdarzeń związanych ze środkami trwałymi. Umożliwia również szybką analizę informacji o danym przedmiocie czy dokumencie. Efekty: większa wydajność i łatwiejsze zarządzanie organizacją Wdrożenie systemu enova365 przeprowadzone po dogłębnej analizie potrzeb firmy i po przeszkoleniu pracowników, przełożyło się na szereg korzyści. Większa wydajność księgowych i handlowców Jest to następstwem automatyzacji operacji księgowych oraz sprzedażowych, szczególnie w obszarze ewidencji, rozliczeń, wyszukiwania i analizy danych, a także sprawozdawczości. Po wdrożeniu księgowi i handlowcy mogą łatwiej realizować swoje obowiązki i robią to szybciej. Koniec z silosowością = efektywniejsza współpraca Wszystkie działy i spółki zależne korzystają z jednej wspólnej bazy danych, dzięki czemu swobodnie, i do pewnego stopnia automatycznie, przepływają między nimi informacje i dokumenty. Między zespołami i różnymi jednostkami sprawnie przepływają także zadania, co podnosi ich wydajność. Łatwiejsze zarządzanie organizacją Integracja danych w jednej bazie sprawia, że informacje nie tylko są dostępne dla wszystkich uprawnionych pracowników, ale także łatwo je agregować i analizować. Menedżerowie mogą skuteczniej planować i podejmować lepsze decyzje, dzięki bieżącym raportom i szybkiemu przepływowi informacji dotyczącemu finansów czy kontrahentów. Jeżeli podobnie jak Polskie Ratownictwo Okrętowe chcesz usprawnić zarządzanie organizacją, dzięki wdrożeniu narzędzi, które integrują dane i automatyzują pracę, jeszcze dziś umów się na bezpłatną prezentację online, w czasie której nasi konsultanci pokażą, jak system ERP enova365 wspiera pracę w firmie.

„Jesteśmy przed podjęciem decyzji o przejściu na elektroniczne akta. Wiemy na czym polega cały proces przejścia, ale nie mamy pojęcia, jak to wszystko później działa. Chodzi o to, czy digitalizacja akt osobowych rzeczywiście ułatwia pracę? Mamy wizję, że miałybyśmy w kadrach więcej pracy, żeby na bieżąco skanować dokumenty zamiast po prostu wpinać je do teczki” – takie pytanie przesłała do nas potencjalna klientka. Sprawdź, jak odpowiada na nie Anna Sołtys, zastępczyni kierownika modułu Kadry Płace i HR enova365. Na czym polega digitalizacja akt pracowniczych? Zacznijmy od wyjaśnienia terminu „digitalizacja akt osobowych”. Oznacza on przechowywanie akt pracowniczych w wersji cyfrowej – bezpiecznie i w sposób zgodny z RODO. Innymi słowy, zamiast w segregatorach umieszczonych w zamykanym na klucz archiwum, wszystkie dokumenty z akt pracowniczych: umowy o pracę, wnioski o urlopy czy świadectwa pracy, znajdują się w wersji cyfrowej w systemie komputerowym. Jak przebiega praca po digitalizacji akt osobowych? 8 przykładowych procesów Jeżeli chcesz wiedzieć, jak przebiega praca po cyfryzacji dokumentów kadrowych sprawdź, jak wykonywać codzienne czynności. Poniżej znajdziesz 8 przykładowych procesów. 1. Przeglądanie teczki personalnej pracownika W efekcie digitalizacji dokumentów kadrowych wszystkie informacje dotyczące pracownika znajdują się w jednym miejscu – w e-teczce. Znajdziesz je pogrupowane w określony przepisami sposób. Zgodnie z przepisami, w jej części A gromadzone są kwestionariusze osobowe, dyplomy ukończenia szkół, świadectwa pracy i ukończenia szkoleń czy poświadczenia znajomości języków obcych lub orzeczenia lekarskie. Część B zawiera informacje o przebiegu zatrudnienia pracownika, w tym umowy o pracę i związane z nimi aneksy, badania lekarskie i informacje związane z warunkami pracy, jak również wszystkie e-wnioski złożone przez pracownika – zarówno te dotyczące urlopów, jak i danych osobowych czy zmiany rachunków bankowych. W części C cyfrowych akt pracownika znajdują się dokumenty dotyczące rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy. W części D mamy dokumenty związane z ponoszeniem przez pracownika odpowiedzialności. W części E znajdują się dokumenty związane z kontrolą trzeźwości pracownika lub kontrolą na obecność w jego organizmie środków działających podobnie do alkoholu. Pracodawca prowadzi również oddzielenie dla każdego pracownika tzw. pozostałą dokumentację obejmującą: kartę ewidencji przydziału odzieży i obuwia roboczego oraz środków ochrony indywidualnej, a także wypłaty ekwiwalentu pieniężnego za używanie własnej odzieży i obuwia oraz ich pranie i konserwację. dokumenty dotyczące ewidencjonowania czasu pracy (w tym m.in. ewidencję czasu pracy), dokumenty związane z ubieganiem się i korzystaniem z urlopu wypoczynkowego, kartę wypłaconego wynagrodzenia za pracę i innych świadczeń związanych z pracą, kartę ewidencji przydziału odzieży i obuwia roboczego oraz środków ochrony indywidualnej, a także wypłaty ekwiwalentu pieniężnego za używanie własnej odzieży i obuwia oraz ich pranie i konserwację. Dodawanie dokumentów do cyfrowych akt osobowych Dodanie dokumentu do cyfrowych akt pracowniczych to tylko 2 proste kroki. Po pierwsze, zeskanuj dokumenty (np. świadectwa pracy czy dyplomy ukończenia szkół). Po drugie, dodaj je do e-teczki pracownika z poziomu kartoteki pracownika w folderze Elektroniczna dokumentacja pracownicza. Warto jednak wiedzieć, że jeżeli korzystasz z enova365 nie musisz dodawać do systemu wszystkich dokumentów, bo duża część z nich jest dodawana do e-teczek automatycznie. Tak się dzieje, na przykład, z e-wnioskami o nieobecności, składanymi przez pracowników z poziomu Pulpitu Pracownika. Może to także dotyczyć ewidencji czasu pracy, PIT-ów, pasków wypłat, formularzy ZUS IMIR czy kart wynagrodzeń. Co istotne, te dokumenty można dodać do elektronicznych akt osobowych wielu pracowników równocześnie. Powyższe wnioski składane z poziomu Pulpitu Pracownika automatycznie trafiają do zakładki Elektroniczna dokumentacja pracownicza/Akta osobowe w kartotece pracownika. Dodatkowym udogodnieniem jest możliwość seryjnego dodawania do kartotek pracowników innych dokumentów – np. regulaminu pracy. Żeby jednocześnie dodać regulamin do kartotek wielu pracowników trzeba tylko zaznaczyć grupę pracowników na liście, a następnie wybrać czynność Seryjne dodawanie dokumentów. Wyszukiwanie teczek pracowniczych Jeżeli masz uprawnienia do przeszukiwania akt pracowniczych w systemie enova365, znalezienie teczki osobowej pracownika to tylko kilka kliknięć. Możesz wyszukiwać akta pracownicze po nazwisku lub po prostu wybrać daną osobę z listy. Ewidencja czasu pracy Po cyfryzacji dokumentów kadrowych nie musisz wykorzystywać papierowych list obecności ani wprowadzać ręcznie danych o czasie pracy do akt osobowych. Comiesięczny raport m.in. z danych o rozpoczęciu i zakończeniu pracy oraz innych nieobecności, które pracownik wprowadza przy pomocy Pulpitu Pracownika, można w szybki sposób zapisać w cyfrowych aktach pracowniczych. Wystarczy tylko wygenerować odpowiedni wydruk i udostępnić go jednym kliknięciem do e-teczki. Operację można wykonać seryjnie dla wszystkich pracowników. Ewidencja dokumentów związanych z ubieganiem się i korzystaniem z urlopu wypoczynkowego Jeżeli korzystasz z modułu Kadry Płace i HR enova365 i Pulpitu pracownika nie musisz już ręcznie ewidencjonować wykorzystanych i należnych urlopów. Wszystkie wnioski o nieobecności, złożone za pośrednictwem Pulpitu pracownika i zaakceptowane przez przełożonych przy pomocy Pulpitu kierownika trafiają automatycznie do akt pracowniczych. Podpisywanie umowy z pracownikiem Nie musisz podpisywać z pracownikiem umowy o pracę na papierze. Dzięki integracji enova365 z Autenti cały obieg umów pracowniczych może przebiegać elektronicznie. Wystarczy określić, kto ma podpisać dokument i jakim rodzajem podpisu, wysłać pliki do platformy Autenti i podpisać przez wskazane osoby. Pobrane dokumenty zostaną łatwo dodane do e-teczek w enova365. Bez drukowania czy skanowania. Usuwanie dokumentów pracownika z e-teczki W czasie prowadzenia elektronicznej dokumentacji pracowniczej może zdarzyć się potrzeba usunięcia dokumentu, dodanego wcześniej do teczki pracownika. Przykładowo po wygaśnięciu nałożonej na pracownika kary, z akt osobowych należy usunąć dokumentację dotyczącą jej nałożenia. Możesz to łatwo zrobić przy pomocy kilku kliknięć. Wydawanie kopii dokumentacji pracownikowi Pracownik prosi Cię o wydanie kopii jakiegoś dokumentu? W zależności od preferencji możesz go łatwo wydrukować i wydać pracownikowi w formie papierowej lub wyeksportować dokument do formatu XML i podpisać podpisem elektronicznym. Po zakończeniu zatrudnienia podobnie w łatwy sposób wydasz całą e-teczkę pracownikowi. Czy digitalizacja dokumentów kadrowych ułatwia pracę? Wróćmy do pytania zadanego na początku: czy digitalizacja dokumentów pracowniczych sprawia, że pracownicy działów kadr spędzają więcej czasu na skanowaniu dokumentów? Czy mają więcej czy mniej pracy? Sprawdźmy, porównując czynności jakie trzeba wykonać korzystając z elektronicznych i tradycyjnych kartotek pracowniczych. Z powyższego zestawienia wynika jasno, że digitalizacja akt pracowniczych oszczędza czas pracowników działów kadr. Choć muszą skanować niektóre dokumenty, inne dodawane są automatycznie. Co więcej, taki proces zajmuje zdecydowanie mniej czasu niż odszukanie teczki tradycyjnej i wpięcie do niej dokumentu. Dodatkowo większość dokumentów ma postać elektroniczną co pozwala na znaczną redukcję wydruków oraz ograniczenie zużycia materiałów biurowych i sprzętu, co przekłada się na bardziej efektywne zarządzanie zasobami i pozytywnie wpływa na środowisko.Bonusem jest to, że wszystkie dane i dokumenty są w systemie. Dzięki temu można oszczędzić czas, jaki przy tradycyjnym modelu poświęca się na znalezienie kartoteki pracownika czy wprowadzanie danych – np. o czasie pracy czy nieobecnościach – a także ich odszukanie.

Sprzedaż hurtowa wymaga zastosowania narzędzi, które zapewnią efektywne zarządzanie zamówieniami, optymalizację procesów, czy dynamiczne dostosowywanie ofert dla różnych kontrahentów. System enova365 posiada dedykowane funkcje wspierające sprzedaż hurtową. Jakie dokładnie? Dowiedz się z naszego artykułu.  Wyjątkowe wyzwania sprzedaży hurtowej – dlaczego warto postawić na nowoczesne rozwiązania? Prowadzenie sprzedaży hurtowej jest dużym wyzwaniem, wymagającym zapewniania odpowiedniej efektywności działań i dużej skrupulatności. Ważna jest sprawna i wygodna obsługa zamówień, unikanie pomyłek w kompletacji towarów oraz zapewnienie wysokiej jakości obsługi klientów.  Zarzadzanie gospodarką magazynu, gdzie dostępnych jest wiele indeksów produktowych, nie jest proste. Wykorzystanie nowoczesnych rozwiązań informatycznych jest wtedy niezbędne. Wydajne systemy ERP, jak enova365, posiadają zarówno funkcje wspierające zarządzanie sprzedażą, zapasami, relacjami z klientami, finansami oraz logistyką. Integracje z oprogramowaniem magazynowym WMS pozwalają usprawnić proces kompletacji, pakowania, czy załadunku towarów.  Dodatkowo, rosnące oczekiwania klientów B2B sprawiają, że konieczne stają się elastyczne mechanizmy cenowe i nowoczesne narzędzia wspierające procesy sprzedaży. Zastosowanie systemu ERP w przypadku hurtowej sprzedaży jest nie tylko inwestycją w wydajne narzędzie, ale też optymalizację procesów, co z kolei przekłada się ma lepsze wykorzystanie zasobów oraz większą konkurencyjność na rynku.  Jak enova365 usprawnia procesy w sprzedaży hurtowej? Współczesny rynek hurtowy wymaga od firm szybkości, precyzji i elastyczności w działaniu. enova365 oferuje kompleksowe wsparcie w usprawnianiu kluczowych procesów sprzedaży hurtowej. System automatyzuje zadania związane z zarządzaniem zamówieniami, magazynem, logistyką, a także relacjami z klientami. Dzięki temu firmy mogą zoptymalizować koszty, zwiększyć efektywność i poprawić jakość obsługi, budując trwałe relacje z partnerami biznesowymi. Elastyczność enova365 pozwala na dopasowanie systemu do specyfiki każdego przedsiębiorstwa, gwarantując pełną kontrolę nad procesami i ich optymalizację. Kluczowe procesy wspierane przez enova365: składanie zamówień od dostawcy – enova365 umożliwia wprowadzenie zamówień ręcznie, ale proces ten można znacznie usprawnić poprzez rozmaite funkcjonalności (np. skopiowanie dowolnego zamówienia, Generator zamówień);  rezerwacja towarów na magazynie;  wygodne zmiany cen, ceny okresowe, promocje; łatwe planowanie kilku zmian cen w czasie; monitorowanie stanów magazynowych; weryfikacja warunków handlowych i ustalenie kolejności realizacji zamówień oraz możliwość sprawdzenia pokrycia zamówień (czy mamy dany towar na stanie, ewentualnie zmiana priorytetów zamówień jeśli mamy odpowiednie uprawnienia). Integracje z systemami magazynowymi Funkcjonalności enova365 są dodatkowo rozszerzane dzięki integracjom z wydajnymi systemami magazynowymi WMS (ang. Warehouse management system). Oprogramowanie tego typu pomaga firmom zarządzać i kontrolować codzienne operacje magazynowe, optymalizując najważniejsze procesy, miedzy innymi dzięki zastosowaniu automatyzacji. enova365 posiada integracje z Expert WMS i WMS AVOCADO Packing. Integracja pozwala na sprawną obsługę procesów: synchronizacji kartotek towarów i kontrahentów, przyjęcia i wydania towaru, inwentaryzacji, synchronizacji stanów magazynowych. Wymiana dokumentów EDI System ERP enova365 jest przygotowany do wymiany dokumentów EDI (ang. Electronic Data Interchange). EDI to elektroniczna wymiana danych pomiędzy firmami lub instytucjami, która polega na tym, że dokument w postaci pliku o ustandaryzowanej strukturze jest generowany przez jedną firmę, a importowany przez drugą. enova365 umożliwia: tworzenie komunikatu z dokumentu handlowego (eksport dokumentu),  tworzenie dokumentu poprzez import komunikatu, zapisywanie wygenerowanych i zaimportowanych komunikatów w bazie danych i ich podgląd z poziomu dokumentu.  To jednak nie wszystkie funkcje dostępne w systemie, ponieważ tym, co wyróżnia moduł enova365 EDI, jest możliwość definiowania struktury komunikatów oraz ich zawartości. Integracje e-commerce Integracje enova365 z systemami e-commerce i platformami sprzedażowymi pozwalają usprawnić przepływ danych między różnymi elementami infrastruktury handlowej i łatwiej zarządzać zamówieniami, a także śledzić stany magazynowe oraz automatyzować procesy księgowe. enova365 posiada integracje z: PrestaShop, WooCommerce, Shoper, Magento, Allegro, BaseLinker, DHL, DPD, FedEx, InPost, GLS, UPS, Pocztex, Orlen Paczka. Pulpit kontrahenta Pulpit kontrahenta to platforma systemu enova365, która pozwala usprawnić komunikację z kontrahentami. Dzięki pulpitowi możliwa jest „samoobsługa” klienta lub dostawcy firmy.  Funkcjonalności Pulpitu kontrahenta: przeglądanie aktualnej oferty towarowej, samodzielne składanie zamówień,  śledzenie stanu realizacji zamówień, dostęp do faktur, kontrolowanie należności/zobowiązań. Inne korzyści z zastosowania enova365 w sprzedaży hurtowej: wszystkie zamówienia znajdują się w jednym miejscu; można wybrać kolorowanie komórek, aby mieć więcej informacji;  Żeby sprawdzić, jak poszczególne funkcje działają w praktyce pobierz bezpłatnie demo obsługa drukarek fiskalnych najbardziej popularnych producentów;  dostosowanie do HUB-a paragonowego Ministerstwa Finansów;  automatyzacja działań – dzięki modułowi Harmonogram zadań można zautomatyzować niemal każdą czynność, dzięki czemu pracownicy mogą skupić się na bardziej kreatywnych zadaniach zamiast wykonywać monotonne czynności (unikanie błędów z tego powodu); automatyzacja procesów – zastosowanie modułu Workflow pozwala na automatyzację procesów i usprawnienie przepływu pracy w firmie; analiza BI – wykorzystanie narzędzi do zaawansowanej analizy danych i raportowania umożliwia między innymi analizę logistyki magazynowej, optymalizację działań, a w efekcie rozwój przedsiębiorstwa; wielokanałowość – integracja z różnymi kanałami sprzedaży; możliwość tworzenia spersonalizowanych ofert; obsługa Krajowego Systemu e-Faktur. Korzyści z zastosowania enova365 w firmie z branży sprzedaży hurtowej podsumowuje Klaudia Szatko, Zastępca kierownika projektu Handel enova365 Block Quote Warto pamiętać, że enova365 jest systemem o wysokiej konfigurowalności, wspierającym użytkownika na każdym etapie codziennych działań. Może być używana zarówno w wersji przeglądarkowej, jak też mobilnej (różne interfejsy).  Sprzedaż hurtowa z enova365 – korzyści dla działów sprzedaży i obsługi klienta System enova365, dzięki swoim dedykowanym funkcjom oraz integracjom, stanowi kompleksowe wsparcie dla działów sprzedaży i obsługi klienta, przynosząc korzyści w każdym aspekcie ich pracy. Dzięki enova365 hurtowa sprzedaż jest efektywniejsza. Korzyści dla działu sprzedaży: automatyzacja i usprawnienie procesów – enova365 automatyzuje zadania związane z zarządzaniem zamówieniami, magazynem i logistyką, zmniejszając ryzyko powstania błędów i oszczędzając czas. Dzięki temu zwiększa się wydajność pracy, a koszty operacyjne są mniejsze; elastyczne zarządzanie cennikami i rabatami – enova365 ułatwia tworzenie spersonalizowanych ofert i zarządzanie polityką cenową, co pozwala na dostosowanie się do potrzeb każdego klienta i zwiększenie konkurencyjności; wsparcie w kontroli finansowej – system ERP oferuje funkcjonalności, które pomagają w monitorowaniu wszystkich aspektów finansowych działalności hurtowni, co oznacza sprawniejsze zarządzanie finansami, lepszą kontrolę oraz szybszą reakcję na zmiany; integracja z platformami e-commerce – integracja z systemami e-commerce i platformami sprzedażowymi usprawnia przepływ danych i ułatwia zarządzanie zamówieniami z różnych źródeł. Korzyści dla działu obsługi klienta: szybki i łatwy dostęp do informacji – enova365 (moduł CRM) zapewnia dostęp do historii transakcji i danych o klientach, co umożliwia pracownikom działu obsługi klienta szybką i spersonalizowaną obsługę; sprawny i transparentny proces obsługi zamówień – system ERP poprawia proces obsługi zamówień, zapewniając kontrolę na każdym etapie realizacji, co pozwala na szybkie reagowanie na ewentualne problemy; platforma samoobsługowa dla klientów – Pulpit kontrahenta umożliwia klientom samodzielne składanie zamówień, przeglądanie oferty, śledzenie statusu zamówień i dostęp do faktur, co zwiększa ich satysfakcję i redukuje obciążenie działu obsługi klienta; Szybka i sprawna obsługa, dostęp do aktualnych informacji o produktach i zamówieniach, a także możliwość personalizacji oferty przekładają się na wzrost satysfakcji klientów i budowanie trwałych relacji biznesowych. enova365 wspiera firmy w zwiększaniu efektywności i optymalizacji kosztów, co przekłada się na sukces na dynamicznie zmieniającym się rynku hurtowym. Podsumowanie enova365 to kompleksowe rozwiązanie ERP, które wspiera i optymalizuje kluczowe procesy w sprzedaży hurtowej. System ERP, dzięki swojej elastyczności i szerokiemu wachlarzowi funkcji pomaga sprostać wyzwaniom dynamicznego rynku. enova365 przyczynia się do zwiększenia efektywności, poprawy jakości obsługi klienta, optymalizacji kosztów oraz budowania trwałych relacji biznesowych. Chcesz dowiedzieć się więcej o zastosowaniu systemu ERP enova365 w hurtowej sprzedaży? Umów się na prezentację i sprawdź, jak nasz system ERP pomoże Ci w lepszym zarzadzaniu sprzedażą hurtową.