Artykuły

Wraz z tym, jak firmy handlowe przenoszą systemy ERP do chmury pojawia się pytanie: co z urządzeniami w punktach sprzedaży (POS)? Czy terminal płatniczy stojący przy kasie może automatycznie współpracować z systemem ERP w chmurze? Tak, i pozwala to wyeliminować wiele codziennych problemów, które generują niepotrzebne koszty. Z artykułu dowiesz się m.in.: czy terminal płatniczy może współpracować z systemem ERP działającym w chmurze, w jaki sposób integracja terminala z ERP skraca czas obsługi klientów i eliminuje błędy, dlaczego wieloplatformowa obsługa terminali ma znaczenie dla sieci sprzedaży, na jakie funkcje zwrócić uwagę, wybierając ERP dla handlu i punktów sprzedaży POS. Problem, z którym mierzą się punkty sprzedaży (POS) W niektórych sklepach i hurtowniach proces płatności kartą nie zmienia się od lat. Sprzedawca wystawia dokument sprzedaży w systemie ERP, sprawdza kwotę należności, a następnie ręcznie wpisuje ją na terminalu płatniczym. Po zakończeniu transakcji wraca do systemu, aby kontynuować obsługę klienta. Na pierwszy rzut oka nie wydaje się to dużym problemem, jednak przy kilkudziesięciu lub kilkuset transakcjach dziennie nawet kilka dodatkowych sekund przy każdej operacji zaczyna mieć znaczenie. Gdy pojawiają się sytuacje, takie jak wpisanie niewłaściwej kwoty na terminalu czy konieczność anulowania błędnej transakcji, czas obsługi klientów może się znacząco wydłużyć. Co więcej, ręczne przepisywanie kwot zwiększa ryzyko pomyłek i generuje dodatkową pracę, związaną z wyjaśnianiem niezgodności w rozliczeniach. Choć dla pojedynczego sklepu może to być niewielka niedogodność, dla sieci handlowej posiadającej wiele lokalizacji oznacza jednak realne straty czasu oraz wyższe koszty operacyjne. Czy terminal płatniczy może działać z ERP w chmurze? Czy przeniesienie ERP do chmury nie utrudni obsługi terminali płatniczych? W końcu system znajduje się na zewnętrznym serwerze, a urządzenie płatnicze jest fizycznie podłączone do stanowiska sprzedażowego. To jeden z najczęściej spotykanych mitów związanych z rozwiązaniami chmurowymi. Nowoczesne systemy ERP wykorzystują specjalne mechanizmy komunikacji, które umożliwiają współpracę z terminalami niezależnie od miejsca uruchomienia aplikacji. Oznacza to, że obsługa terminali może działać zarówno w środowisku lokalnym, jak i w modelu chmurowym czy hybrydowym. Dla użytkownika końcowego najważniejsze jest to, że proces płatności przebiega identycznie. Sprzedawca nie musi zastanawiać się, gdzie znajduje się serwer, ani w jaki sposób przesyłane są dane. Wszystko odbywa się automatycznie w tle. Jak wygląda płatność po integracji terminala z ERP? Najlepiej zrozumieć to na prostym przykładzie. Wyobraźmy sobie sklep, w którym klient kupuje towar za 489 zł. Bez integracji terminalu płatniczego z ERP sprzedawca musi: wystawić dokument sprzedaży, odczytać kwotę z ekranu, wprowadzić ją ręcznie do terminala, poczekać na realizację płatności, wrócić do systemu ERP. Po integracji proces wygląda inaczej. Sprzedawca wystawia dokument sprzedaży. System ERP automatycznie przesyła kwotę do terminala. Klient dokonuje płatności kartą lub telefonem. Informacja o wyniku transakcji wraca do systemu. Dokument zostaje automatycznie rozliczony. Różnica wydaje się niewielka, ale przy dużej liczbie transakcji przekłada się na wymierne korzyści. Obsługa klienta trwa krócej, liczba pomyłek spada, a pracownicy mogą skupić się na sprzedaży zamiast wykonywać powtarzalne czynności. Dlaczego wieloplatformowa obsługa terminali ma znaczenie? Przy wyborze systemu ERP warto zwrócić uwagę nie tylko na sam fakt integracji z terminalami, ale również na sposób jej realizacji. W wielu organizacjach funkcjonują różne modele terminali, pochodzące od różnych operatorów płatności. Część sklepów mogła być uruchamiana kilka lat temu, inne niedawno. Zdarza się również, że firma zmienia dostawcę usług płatniczych lub otwiera nowe punkty sprzedaży wyposażone w inny sprzęt. Jeżeli obsługa terminali jest mocno powiązana z konkretnym modelem urządzenia, każda taka zmiana generuje dodatkowe koszty i komplikacje. Dlatego coraz większego znaczenia nabierają rozwiązania wieloplatformowe, które pozwalają integrować ERP z różnymi terminalami w ramach jednego mechanizmu komunikacyjnego. Dla menedżera oznacza to większą swobodę biznesową. Firma nie uzależnia się od jednego producenta sprzętu ani jednego operatora płatności. Może wybierać rozwiązania najbardziej korzystne pod względem kosztów i warunków współpracy. Co zyskują sieci sprzedaży i firmy wielooddziałowe? Korzyści z integracji terminali płatniczych z ERP są szczególnie widoczne w organizacjach posiadających wiele placówek, takich jak sieci handlowe. W takim środowisku ważna jest standaryzacja procesów. Każdy sklep powinien działać według tych samych zasad, niezależnie od lokalizacji czy liczby pracowników. Integracja terminali z ERP pozwala osiągnąć ten cel poprzez: Centralne zarządzanie Dane o sprzedaży i płatnościach trafiają do jednego systemu. Kierownictwo może szybciej analizować wyniki i podejmować decyzje biznesowe. Łatwiejsze uruchamianie nowych placówek Otwierając kolejny punkt sprzedaży, firma nie musi budować od podstaw nowych procedur związanych z obsługą płatności. Skalowanie działalności Wraz ze wzrostem liczby sklepów rośnie liczba transakcji. Automatyzacja procesów staje się wtedy nie tylko wygodą, ale wręcz koniecznością. ERP w chmurze a bezpieczeństwo i ciągłość pracy w sieciach handlowych Menedżerowie odpowiedzialni za sprzedaż często pytają również o niezawodność działania terminali płatniczych w środowisku chmurowym. Najczęściej pojawiają się wątpliwości dotyczące pracy na wielu stanowiskach jednocześnie i jakości działania terminali w środowiskach zdalnych. Pojawiają się też obawy o rozbudowę infrastruktury w przyszłości i wymianę sprzętu lub operatora płatności. Odpowiadamy: system ERP enova365 nie tylko wspiera obsługę terminali w środowiskach chmurowych, ale także umożliwia dalszy rozwój organizacji bez konieczności przebudowy całego procesu sprzedaży. Dobrze zaprojektowana integracja powinna być dla użytkownika praktycznie niewidoczna. Jej zadaniem jest automatyzacja komunikacji pomiędzy systemem a terminalem oraz zapewnienie ciągłości działania niezależnie od wykorzystywanej infrastruktury. Jak wybrać ERP, który nie ograniczy rozwoju firmy handlowej? O efektywności pracy z systemem ERP nie decyduje wyłącznie obsługa magazynu, finansów czy raportowania, ale też pozornie drobne funkcje związane z obsługą sprzedaży. Dlatego przed podjęciem decyzji o wyborze systemu ERP dla branży handlowej czy usługowej warto sprawdzić, czy system ERP zapewnia: obsługę terminali płatniczych w środowisku chmurowym, automatyczne przesyłanie kwoty do terminala, automatyczny odbiór informacji o wyniku transakcji, współpracę z różnymi modelami terminali, obsługę wielu punktów sprzedaży, możliwość pracy lokalnej, zdalnej i hybrydowej, łatwe skalowanie wraz z rozwojem organizacji. Gdy terminal i ERP działają razem, zyskuje cała firma Jak wynika z powyższego, terminal płatniczy nie powinien być oddzielnym elementem infrastruktury, lecz integralną częścią procesu sprzedaży. Im lepiej jest zintegrowany z systemem ERP, tym szybciej przebiega obsługa klientów, tym mniej błędów popełniają pracownicy i tym łatwiej rozwijać biznes. Dla firm korzystających z ERP w chmurze szczególnie ważna jest możliwość sprawnej komunikacji między systemem a terminalem niezależnie od lokalizacji i rodzaju wykorzystywanego sprzętu. Takie rozwiązanie, dostępne już w enova365, pozwala połączyć wygodę pracy w chmurze z efektywną obsługą sprzedaży w punktach stacjonarnych. W efekcie zyskują wszyscy: pracownicy wykonują mniej powtarzalnych czynności, klienci są obsługiwani szybciej, a menedżerowie otrzymują bardziej spójne i wiarygodne dane do zarządzania całą organizacją.

Coraz więcej przedsiębiorstw decyduje się na wdrożenie systemu enova365 w chmurze. Jednym z głównych powodów tej zmiany jest bezpieczeństwo, które w profesjonalnych środowiskach chmurowych często przewyższa możliwości tradycyjnych serwerów firmowych. Wbrew obawom wielu przedsiębiorców to właśnie nowoczesna infrastruktura chmurowa zapewnia najwyższy poziom ochrony danych, ciągłość działania oraz możliwość szybkiego odzyskania informacji w razie awarii.  Jeśli planujesz wdrożenie systemu ERP, warto wybrać doświadczonego partnera. Itmation specjalizuje się we wdrożeniach enova365 w chmurze, zapewniając kompleksową migrację, konfigurację środowiska oraz wsparcie techniczne na każdym etapie projektu.  Dlaczego bezpieczeństwo enova365 w chmurze jest tak wysokie?  Jeszcze kilka lat temu wiele firm uważało, że własny serwer znajdujący się w biurze daje większą kontrolę nad danymi. Dzisiaj sytuacja wygląda zupełnie inaczej. Profesjonalne centra danych inwestują ogromne środki w rozwiązania, których wdrożenie we własnej serwerowni byłoby dla większości przedsiębiorstw nieopłacalne.  To właśnie dlatego bezpieczeństwo środowiska chmurowego jest jednym z najważniejszych argumentów przemawiających za migracją systemu ERP.  Profesjonalna infrastruktura jest monitorowana przez całą dobę, posiada redundantne zasilanie, zaawansowane systemy ochrony oraz procedury reagowania na incydenty. Dzięki temu ryzyko utraty danych jest znacznie niższe niż w przypadku pojedynczego serwera znajdującego się w siedzibie firmy.  Jak wygląda bezpieczeństwo danych w enova365 w chmurze?  Nowoczesne środowiska chmurowe wykorzystywane do wdrożeń systemu enova365 zapewniają wiele warstw ochrony danych.  Najważniejsze elementy obejmują:  szyfrowanie danych podczas przechowywania oraz transmisji,  zapory ogniowe (Firewall) chroniące przed nieautoryzowanym dostępem,  wielopoziomowe uwierzytelnianie użytkowników (MFA),  regularny i monitorowany backup danych,  testowane procedury odzyskiwania danych po awarii (Disaster Recovery),  stały monitoring infrastruktury,  kontrolę dostępu do środowiska,  bieżące aktualizacje zabezpieczeń.  Dzięki temu przedsiębiorca nie musi samodzielnie budować kosztownej infrastruktury ani zatrudniać dodatkowych specjalistów odpowiedzialnych za utrzymanie serwerów.  Co musisz zrobić, gdy korzystasz z własnego serwera?  Wiele firm nadal przechowuje system ERP na serwerze znajdującym się w biurze. Takie rozwiązanie daje większą kontrolę nad infrastrukturą, ale jednocześnie przenosi całą odpowiedzialność za jej utrzymanie na przedsiębiorstwo.  Oznacza to konieczność samodzielnego zadbania o:  ochronę fizyczną serwera,  zabezpieczenie pomieszczenia przed pożarem lub zalaniem,  systemy zasilania awaryjnego,  cyberbezpieczeństwo,  konfigurację i utrzymanie zapór sieciowych,  regularne aktualizacje systemów operacyjnych,  monitoring infrastruktury,  wykonywanie kopii zapasowych,  testowanie możliwości odtworzenia danych,  serwis sprzętu,  zapewnienie ciągłości działania w przypadku awarii.  Każdy z tych elementów generuje dodatkowe koszty oraz wymaga odpowiednich kompetencji technicznych.  Chmura odciąża dział IT  Jedną z największych zalet wdrożenia enova365 w chmurze jest przeniesienie obowiązków administracyjnych na dostawcę infrastruktury oraz partnera wdrożeniowego.  Oznacza to, że pracownicy firmy mogą skupić się na codziennym wykorzystaniu systemu ERP zamiast zajmować się utrzymaniem serwerów.  Dzięki temu przedsiębiorstwo:  ogranicza koszty administracji,  minimalizuje ryzyko błędów ludzkich,  szybciej reaguje na awarie,  nie musi inwestować w zakup nowego sprzętu co kilka lat.  Itmation – bezpieczne wdrożenie enova365 w chmurze  Sama migracja do chmury to dopiero początek. Równie ważne jest odpowiednie przygotowanie środowiska, konfiguracja systemu oraz zapewnienie ciągłości działania.  Itmation kompleksowo realizuje wdrożenia enova365 w chmurze – od analizy potrzeb przedsiębiorstwa, przez migrację danych, aż po konfigurację użytkowników i późniejsze wsparcie techniczne.  Klienci otrzymują rozwiązanie gotowe do pracy, zoptymalizowane pod kątem wydajności oraz zgodne z najlepszymi praktykami dotyczącymi ochrony danych.  Czy bezpieczeństwo w chmurze jest większe niż na lokalnym serwerze?  W zdecydowanej większości przypadków odpowiedź brzmi: tak.  Profesjonalne centra danych dysponują rozwiązaniami, których wdrożenie w pojedynczej firmie byłoby bardzo kosztowne lub wręcz niemożliwe. Dotyczy to zarówno infrastruktury fizycznej, jak i zaawansowanych mechanizmów ochrony przed cyberatakami.  Dzięki temu bezpieczeństwo systemu enova365 w chmurze stoi na bardzo wysokim poziomie i pozwala ograniczyć ryzyko związane z awariami sprzętu, utratą danych czy nieautoryzowanym dostępem.  Podsumowanie  Wybierając enova365 w chmurze, przedsiębiorstwo zyskuje nie tylko wygodniejszy dostęp do systemu z dowolnego miejsca, ale przede wszystkim wysoki poziom bezpieczeństwa danych. Szyfrowanie, wielopoziomowe uwierzytelnianie, profesjonalne zapory sieciowe, regularne kopie zapasowe oraz sprawdzone procedury odzyskiwania danych sprawiają, że środowisko chmurowe jest obecnie jednym z najbezpieczniejszych sposobów korzystania z systemów ERP.  Jeżeli planujesz migrację do enova365, warto skorzystać z doświadczenia Itmation, które przeprowadzi cały proces wdrożenia, zadba o konfigurację środowiska oraz zapewni wsparcie po uruchomieniu systemu. 

Generowanie deklaracji JPK czy zamykanie miesiąca osobno dla każdego klienta zajmuje księgowym mnóstwo czasu. Na realnym przykładzie pokazujemy, jak masowa obsługa klientów zwiększa efektywność pracy biura rachunkowego i jednocześnie podnosi jakość świadczonych usług. Problem: powielanie tych samych czynności administracyjnych i kontrolnych Księgowi z biura rachunkowego Beaty Liro wykonywali te same czynności administracyjne i kontrolne dla każdego klienta z osobna. Dla każdej z obsługiwanych firm musieli zamknąć miesiąc i wygenerować deklaracje JPK, VAT czy ZUS. Wymagało to zalogowania się do bazy każdego klienta i wykonania tej samej pracy. Pracochłonność z tym związana nie była jednak jedynym problemem. Pozostałe to między innymi: niespójność kartotek – rozproszenie danych sprzyjało powstawaniu duplikatów kontrahentów oraz różnicom w numeracji dokumentów, brak centralnego nadzoru – zarządzanie uprawnieniami operatorów i bezpieczeństwem w wielu bazach było utrudnione i wymagało powtarzalnej konfiguracji, ograniczona weryfikacja zewnętrzna – brak możliwości masowej kontroli statusów VIES czy parametrów VAT zwiększał ryzyko podatkowe zarówno biura, jak i jego klientów. Częsty problem w biurach rachunkowych Jeżeli biuro rachunkowe obsługuje, na przykład, 30 firm pracownicy muszą: 30 razy zamknąć okres VAT, 30 razy wygenerować JPK, 30 razy zweryfikować statusy kontrahentów w rejestrach MF. Robienie tego bez automatyzacji wydłuża czas pracy i drastycznie zwiększa ryzyko błędu, wynikające z konieczności ciągłego „przełączania kontekstu” między różnymi środowiskami. Rozwiązanie: praca na wielu bazach czyli praca dla wielu firm jednocześnie Masowa obsługa wielu klientów w tym samym czasie Biuro rachunkowe Beaty Liro postanowiło wdrożyć system dla biur rachunkowych, który pozwoli wykonywać rutynowe czynności zbiorczo, oszczędzając czas i podnosząc bezpieczeństwo rozliczeń. Rozwiązaniem zaproponowanym przez partnera wdrożeniowego – firmę BST Sp. z o.o., był system ERP enova365 w pakiecie dla biur rachunkowych, w tym praca na wielu bazach. To rozwiązanie całkowicie zmienia sposób interakcji księgowych z biura rachunkowego z systemem. Na czym polega praca na wielu bazach? Jest oparta na 3 filarach: bazie zarządczej, która pełni rolę centralnego panelu administracyjnego – to tutaj definiuje się role operatorów, spójne uprawnienia i konfiguracje, które są następnie dziedziczone przez bazy klientów, centralnym logowaniu, które zapewnia uporządkowany dostęp do wszystkich baz klienckich (slave) bez konieczności wielokrotnego wprowadzania haseł i przelogowywania się, panelu pracy zbiorczej – narzędziu, które pozwala na nadzór nad statusami wykonania prac, przeliczeniami podatków i wysyłką e-Deklaracji we wszystkich bazach jednocześnie. Księgowy nie musi już otwierać każdej firmy z osobna, by sprawdzić, czy JPK został wysłany – widzi to na jednym, zbiorczym zestawieniu. Temat pracy na wielu bazach w biurze rachunkowym wyjaśniliśmy szczegółowo w tym artykule. W jaki sposób nowe rozwiązanie wspiera masową obsługę klientów w biurze rachunkowym? Przed wdrożeniem, księgowa z biura rachunkowego musiała logować się do każdej z baz danych klienta oddzielnie, żeby sprawdzić, czy w każdej firmie zamknięto okres VAT, wygenerowano deklaracje i wysłano wymagane dokumenty. Kilkadziesiąt razy wykonywała te same czynności, co nie tylko zajmowało wiele godzin, ale też zwiększało ryzyko przeoczenia ważnych informacji. Obecnie, dzięki pracy na wielu bazach księgowa loguje się tylko raz – przez bazę master. Na jednym ekranie widzi statusy wszystkich obsługiwanych firm. Może sprawdzić, które deklaracje zostały już wysłane, gdzie wystąpiły błędy i które zadania wymagają interwencji. Może również uruchomić wybrane operacje zbiorczo dla wielu klientów jednocześnie, zamiast wykonywać je osobno w każdej bazie. Korzyści z wdrożenia pracy na wielu bazach Mniej przełączania się między firmami. Znacznie szybsza realizacja powtarzalnych zadań. Pełna kontrola nad obsługą wszystkich klientów z jednego miejsca. Masowa kontrola danych – czyli koniec z ręczną weryfikacją Centralizacja baz to tylko część udanego wdrożenia w biurze rachunkowym Beaty Liro. Aby realnie „robić raz dla wielu”, konieczne było wdrożenie narzędzi automatyzujących merytoryczną kontrolę danych. W Biurze Rachunkowym Beata Liro zaimplementowano autorski pakiet firmy wdrożeniowej – BST.KsięgaEXT. Narzędzie to wprowadziło masowe kontrole danych, które wcześniej wykonywano ręcznie. Aktualnie system automatycznie: wykrywa duplikaty kontrahentów w skali całego biura, czyści i porządkuje kartoteki, masowo weryfikuje statusy kontrahentów w rejestrach VIES oraz Ministerstwa Finansów, automatycznie importuje parametry zewnętrzne, takie jak kursy walut NBP. Dzięki temu, zamiast poświęcać godziny na żmudną weryfikację każdego kontrahenta z osobna, system robi to w tle dla wszystkich podmiotów jednocześnie, generując ostrzeżenia tylko tam, gdzie wykryto nieprawidłowości. Jak wskazuje Bartłomiej Leś, prezes zarządu BST: „takie funkcje (…) znacząco skracają czas operacji przy większej liczbie klientów”.

jak działa cyfrowy asystent w enova365 Wyobraź sobie księgową, która codziennie pracuje z dziesiątkami dokumentów spoza KSeF – fakturami zagranicznymi czy biletami autostradowymi. Musi odczytać datę, NIP, kwoty i ręcznie przepisać je do systemu. Następnie zaksięgować na odpowiednich kontach. A gdyby tak system automatycznie wczytywał dane, tworzył dokumenty ewidencji oraz przypisywał je do odpowiednich kont księgowych? To możliwe dzięki nowym funkcjom w enova365. Z artykułu dowiesz się m.in.: w jaki sposób zautomatyzować obsługę dokumentów spoza KSeF, jak działa cyfrowy asystent księgowego – OCR AI, jakie konkretne korzyści daje wdrożenie automatyzacji. Ręczne wprowadzanie dokumentów spoza KSeF – wąskie gardło księgowości Wyobraź sobie biuro rachunkowe w szczycie sezonu rozliczeniowego. Agnieszka, doświadczona księgowa, codziennie pracuje ze stosem dokumentów papierowych i załączników do maili: faktur zagranicznych, biletów parkingowych i faktur od dostawców nieobjętych KSeF. Każdy plik PDF musi otworzyć, odczytać datę, NIP, kwoty i ręcznie wprowadzić je do systemu, a następnie zaksięgować na odpowiednim koncie. Wystarczy chwila dekoncentracji i jedna literówka w numerze faktury, by narazić klienta na błędy w rozliczeniach, a biuro rachunkowe na konieczność uciążliwych korekt. Cena tego procesu to także godziny spędzone na żmudnej pracy, które mogłyby zostać wykorzystane efektywniej. Jak zautomatyzować pracę z dokumentami spoza KSeF w enova365? Zupełnie inaczej wygląda dzień w biurze rachunkowym, które korzysta z cyfrowego asystenta księgowego i innych funkcji automatyzujących pracę księgowych w enova365. Proces w dużej mierze przebiega automatycznie i składa się z kilku prostych kroków. Aktywacja OCR AI W opcjach systemu Agnieszka – księgowa z biura rachunkowego – aktywuje usługę OCR AI, wpisując klucz dostępu. W ten sposób system zawsze korzysta z najnowszej dostępnej wersji. Zebranie dokumentów Księgowa z biura rachunkowego lub klient, poprzez Pulpit Klienta Biura Rachunkowego, dodają do systemu pliki PDF albo zdjęcia dokumentów kosztowych. 3. Przypisanie dokumentów do kategorii i kont księgowych Żeby zautomatyzować pracę, dokumentom można zbiorczo przypisać matryce (czyli wzorce dokumentów np. kosztowych) i schematy księgowe (reguły, według których dokumenty kosztowe są automatycznie dekretowane przez system). Dzięki temu system enova365 od razu wie, że np. zestaw dziesięciu biletów autostradowych to „koszty podróży służbowych” i na jakim koncie należy je zadekretować. 4. Wysyłka do rozpoznania System automatycznie przesyła pliki do usługi Azure AI Document Intelligence. Sztuczna inteligencja analizuje tekst i tabele, a funkcja „Pobierz z OCR” błyskawicznie uzupełnia wymagane pola ewidencji. 5. Stworzenie dokumentów w systemie System sam tworzy, według wzorca, gotowe dokumenty w ewidencji dokumentów. Wymagają one jedynie ostatecznej weryfikacji. Księgowy może to zrobić szybko dzięki temu, że widzi podgląd „oryginalnego” dokumentu. 6. Automatyczna dekretacja enova365 automatycznie przypisuje dokumenty kosztowe do odpowiednich rejestrów VAT i kont księgowych, zgodnie z ustalonymi na wcześniejszym etapie regułami. Korzyści, jakie zaobserwujesz w biurze rachunkowym, gdy skorzystasz z OCR AI i automatycznego tworzenia dokumentów Ponieważ OCR AI pozwala na automatyczne odczytywanie tekstu z zeskanowanych dokumentów, takich jak faktury czy paragony, księgowi nie muszą ręcznie wprowadzać tych danych. Są szybko i bezbłędnie wprowadzane do systemu przez cyfrowego asystenta, co znacznie przyspiesza proces ich obsługi i redukuje liczbę błędów. Korzyści jakie możesz zaobserwować to między innymi: Maksymalna oszczędność czasu – masowe przetwarzanie setek plików jednocześnie skraca drogę od skanu do zapisu księgowego do kilku chwil. Eliminacja błędów – sztuczna inteligencja eliminuje ryzyko pomyłek wynikających ze zmęczenia przy ręcznym przepisywaniu danych. Automatyczna obsługa w tle – dzięki Harmonogramowi zadań system może wysyłać i pobierać dane z OCR całkowicie w tle, pozwalając księgowym skupić się na innych działaniach. Wsparcie dla klienta – funkcjonalność jest dostępna w Pulpicie Klienta Biura Rachunkowego, co usprawnia komunikację i przekazywanie dokumentów. Dla kogo jest to rozwiązanie? Rozwiązanie usprawnia przede wszystkim pracę biur rachunkowych oraz działów księgowych, które zmagają się z dużą liczbą faktur zagranicznych i dokumentów kosztowych nieobjętych systemem KSeF. Funkcja dostępna jest dla posiadaczy enova365, korzystających z licencji Księgowość, Handel, DMS oraz Księga Przychodów i Rozchodów. Zautomatyzuj obieg nie tylko e-faktur, ale też dokumentów kosztowych spoza KSeF Choć KSeF jest krokiem milowym w cyfryzacji, to właśnie OCR AI w enova365 domyka proces pełnej automatyzacji biura rachunkowego, czyniąc pracę z „papierowymi” załącznikami równie prostą, co z e-fakturami. System jest gotowy, by odciążyć Twoje biuro już dziś. Warto pamiętać, że producent enova365 nie pobiera za integrację z KSeF żadnych opłat. System oferuje nie tylko opisaną tu funkcję wprowadzania do systemu faktur, które pozostają poza KSeF, ale także opcje, które umożliwiają automatyczne pobieranie faktur z KSeF i ich wysyłanie oraz automatyzację obiegu dokumentów w firmie.

Zarządzanie kadrami, płacami i procesami HR wymaga dziś nie tylko dobrego programu, ale również wygodnego, bezpiecznego i elastycznego dostępu do danych. Firmy pracują coraz częściej w modelu hybrydowym, obsługują wiele lokalizacji, współpracują z biurami rachunkowymi lub zewnętrznymi specjalistami, a jednocześnie muszą dbać o zgodność z przepisami i ochronę danych pracowników. Dlatego coraz więcej organizacji decyduje się przenieść swoje oprogramowanie dla kadr i płac do chmury. Dzięki Itmation możesz korzystać ze sprawdzonego systemu ERP, HR lub kadrowo-płacowego w nowoczesnym środowisku chmurowym – bez rezygnowania z programu, który Twój zespół już zna. Oprogramowanie dla kadr i płac w chmurze – wygoda, bezpieczeństwo i większa dostępność Przeniesienie systemu kadrowo-płacowego do chmury nie oznacza zmiany sposobu pracy ani konieczności nauki nowego interfejsu od podstaw. To rozwiązanie dla firm, które chcą dalej korzystać ze swojego ulubionego programu, ale jednocześnie zyskać większą swobodę działania. Dzięki chmurze Itmation dział kadr, płac i HR może pracować z dowolnego miejsca – z biura, domu, oddziału firmy czy podczas wyjazdu służbowego. Wystarczy urządzenie z dostępem do internetu. To szczególnie ważne w organizacjach, które obsługują pracowników w różnych lokalizacjach lub współpracują z zewnętrznymi specjalistami. Oprogramowanie dla kadr i płac w chmurze pozwala m.in. na: wygodny dostęp do danych pracowniczych, sprawne naliczanie wynagrodzeń, obsługę dokumentacji kadrowej, rozliczenia z urzędami, pracę zdalną i hybrydową, lepszą organizację procesów HR, ograniczenie ryzyka utraty danych, większą kontrolę nad dostępami użytkowników. Przenieś swój system kadrowo-płacowy do chmury Itmation Itmation umożliwia korzystanie w chmurze z wielu popularnych programów ERP, księgowych, kadrowo-płacowych i HR. To dobre rozwiązanie dla firm, które nie chcą inwestować we własną infrastrukturę serwerową, ale zależy im na stabilnym, bezpiecznym i wygodnym środowisku pracy. W chmurze Itmation możesz uruchomić m.in.: R2płatnik w chmurze – wygodny dostęp do danych osobowych, prawidłowe naliczanie wynagrodzeń i rzetelne rozliczenia z urzędami. Enova365 w chmurze – elastyczny system ERP, który wspiera procesy kadrowo-płacowe, finansowe i organizacyjne. Symfonia w chmurze – rozwiązanie cenione za automatyzację, prostą obsługę i sprawny obieg dokumentów. Wapro w chmurze – kompleksowy i intuicyjny system dla firm, które chcą uporządkować codzienną pracę. Sente Teneum w chmurze – dostęp z poziomu desktop, web i mobile, wielofirmowość, wielojęzyczność oraz obieg dokumentów w jednym miejscu. SAP Business One w chmurze – elastyczne i kompleksowe środowisko ERP z narzędziami analitycznymi. Subiekt GT i Subiekt nexo w chmurze – sprawdzone programy wspierające zarządzanie sprzedażą, dokumentami i procesami firmowymi. Rewizor GT i Rewizor nexo w chmurze – rozwiązania księgowe dla firm i biur rachunkowych. Navireo w chmurze – system ERP możliwy do indywidualnego dostosowania do potrzeb organizacji. Ramzes Online – proste i ekonomiczne rozwiązanie dla firm, które potrzebują intuicyjnego systemu w chmurze. Dzięki temu Itmation może dopasować środowisko chmurowe zarówno do potrzeb małych firm, jak i rozbudowanych działów HR, biur rachunkowych, spółek wielooddziałowych czy większych organizacji. Dlaczego warto wybrać chmurę Itmation dla działu kadr, płac i HR? Ponad 10 lat doświadczenia Itmation od ponad 10 lat dostarcza usługi hostingowe dla systemów ERP w Polsce. Firma współpracuje z zaufanymi partnerami technologicznymi, w tym m.in. z marką InsERT. To ważne, ponieważ w przypadku systemów kadrowo-płacowych liczy się nie tylko dostępność programu, ale również stabilność całego środowiska. Działy HR i księgowości nie mogą pozwolić sobie na długie przestoje, problemy z dostępem do danych czy niepewność w okresach rozliczeniowych. Chmura Itmation została przygotowana właśnie z myślą o firmach, które potrzebują niezawodnego zaplecza do codziennej pracy. Ten sam program, większe możliwości Jeśli Twój zespół lubi program, z którego już korzysta, nie musisz go zmieniać. Przeniesienie systemu do chmury pozwala zachować znany interfejs i dotychczasowy sposób pracy, a jednocześnie daje dodatkowe korzyści wynikające z technologii chmurowej. Zamiast inwestować w lokalny serwer, aktualizacje sprzętu i administrację techniczną, możesz korzystać z wygodnego środowiska online. Program działa tak, jak dotychczas, ale dostęp do niego jest łatwiejszy, bardziej elastyczny i lepiej dopasowany do współczesnego modelu pracy. Bezpieczeństwo danych pracowników Dane kadrowe i płacowe należą do najbardziej wrażliwych informacji w firmie. Obejmują dane osobowe, wynagrodzenia, informacje o umowach, nieobecnościach, zwolnieniach, rozliczeniach czy dokumentach pracowniczych. Ich ochrona powinna być priorytetem dla każdej organizacji. Itmation zapewnia środowisko zgodne z wymaganiami bezpieczeństwa i RODO. Chmura pomaga ograniczyć ryzyko utraty danych, awarii lokalnego sprzętu czy nieuprawnionego dostępu. To szczególnie ważne dla firm, które chcą uporządkować procedury bezpieczeństwa i mieć większą kontrolę nad tym, kto korzysta z systemu. Praca zdalna bez utraty kontroli Oprogramowanie dla kadr i płac w chmurze pozwala pracować tam, gdzie akurat jest to potrzebne. Dział HR może obsługiwać dokumenty z biura, księgowa może pracować zdalnie, a zarząd może mieć dostęp do wybranych danych bez konieczności łączenia się z firmową siecią lokalną. To rozwiązanie sprawdza się m.in. w przypadku: firm z kilkoma oddziałami, organizacji zatrudniających pracowników zdalnych, biur rachunkowych obsługujących wielu klientów, działów HR pracujących hybrydowo, firm, które chcą ograniczyć zależność od lokalnej infrastruktury IT. Wdrożenie nawet w 24 godziny Migracja systemu kadrowo-płacowego do chmury nie musi oznaczać długiego, skomplikowanego projektu. W wielu przypadkach wdrożenie może zostać przeprowadzone nawet w 24 godziny. Co ważne, proces może odbyć się bez angażowania pracowników działu kadr w kwestie techniczne i bez przerywania ich bieżącej pracy. Zespół Itmation wraz z partnerem wdrożeniowym zajmuje się konfiguracją środowiska, przeniesieniem systemu oraz przygotowaniem go do dalszego użytkowania. Dzięki temu firma może szybko przejść na wygodniejszy model pracy, bez dezorganizacji codziennych obowiązków. Wsparcie specjalistów Itmation Decydując się na chmurę Itmation, zyskujesz nie tylko hosting programu, ale również wsparcie techniczne. Administratorzy dbają o to, aby aplikacja działała sprawnie, stabilnie i bezpiecznie. To duża ulga dla firm, które nie chcą samodzielnie zajmować się serwerami, konfiguracją, zabezpieczeniami czy bieżącym utrzymaniem środowiska. Dział kadr, płac i HR może skupić się na swoich zadaniach, a kwestie techniczne pozostawić specjalistom. Digitalizacja procesów HR Przeniesienie systemu HR do chmury może być pierwszym krokiem do szerszej digitalizacji pracy. Chmura ułatwia integrację z zewnętrznymi narzędziami, usprawnia obieg dokumentów i pozwala lepiej zarządzać procesami kadrowymi. Dzięki nowoczesnemu środowisku można rozwijać firmę w kierunku bardziej uporządkowanej, cyfrowej obsługi pracowników. Przykładem mogą być elektroniczne paski płacowe, wygodniejszy dostęp do dokumentów czy sprawniejsze przekazywanie informacji pomiędzy działami. Dla kogo jest oprogramowanie kadrowo-płacowe w chmurze Itmation? Z rozwiązań Itmation mogą korzystać zarówno małe firmy, jak i większe organizacje. Chmura sprawdzi się wszędzie tam, gdzie liczy się bezpieczeństwo danych, wygodny dostęp do programu i możliwość pracy z różnych lokalizacji. To dobre rozwiązanie dla: działów kadr i płac, specjalistów HR, biur rachunkowych, firm usługowych, przedsiębiorstw wielooddziałowych, organizacji pracujących hybrydowo, firm, które chcą ograniczyć koszty infrastruktury IT, przedsiębiorstw planujących rozwój i większą automatyzację procesów. Oprogramowanie dla kadr i płac w chmurze – postaw na Itmation Jeśli chcesz korzystać ze swojego programu kadrowo-płacowego wygodniej, bezpieczniej i z dowolnego miejsca, chmura Itmation będzie dobrym wyborem. To rozwiązanie, które pozwala połączyć znane oprogramowanie z możliwościami nowoczesnej technologii. Nie musisz rezygnować z systemu, który już znasz. Możesz przenieść go do chmury, zwiększyć dostępność danych, poprawić komfort pracy zespołu i zyskać wsparcie specjalistów.

Cyfryzacja rozwija się w dynamicznym tempie, co sprawia, że coraz więcej przedsiębiorstw poszukuje rozwiązania IT. Jednak najtrudniejszą rzeczą związaną z systemem ERP jest jego wybór. W niniejszym artykule przyglądamy się najpopularniejszym rozwiązaniom dostępnym na rynku w 2026 roku.   Decyzja o wyborze i wdrożeniu systemu ERP nie należy do najprostszych. Jest to jednak inwestycja potrzebna do sprawnej realizacji procesów biznesowych, co umożliwia skalowanie firmy. Dlatego też trafna decyzja pozytywnie wpływa również na wzmocnienie swojej pozycji w branży.   Mnogość systemów i dostawców na rynku może być zaskakująca. Z tego powodu często przy wyborze oprogramowania kierujemy się opiniami ze strony zaprzyjaźnionych firm czy użytkowników Internetu.   Najpopularniejsze systemy ERP w Polsce   Zgodnie z najnowszymi danymi i raportami, na polskim rynku funkcjonuje dziś kilkadziesiąt systemów ERP. Wśród nich można wyróżnić proste rozwiązania dla mikrofirm, a także zaawansowane platformy dla enterprise. Jeśli jednak spojrzymy na najpopularniejsze systemy ERP, wyraźnie widać kilka dominujących grup:  Rozwiązania polskie (Comarch, enova365, Symfonia, Asseco)  Globalne systemy ERP (SAP, Microsoft, Infor)  Systemy wyspecjalizowane branżowo (produkcja, e-commerce, logistyka).  Do takich wniosków można dojść po analizie danych udostępnianych przez wyszukiwarki internetowe (np. w narzędziu Google Trends). Na podstawie haseł związanych z kategorią hasła “erp”, można śmiało stwierdzić, że najbardziej znanymi systemami są rozwiązania Comarch – Optima oraz XL. Już od kilku lat niezmiennie plasują się w czołówce. Często polscy użytkownicy wyszukują również informacji na temat systemów SAP B1, Symfonii czy Asseco Wapro.  Przegląd najpopularniejszych systemów ERP  Comarch ERP Optima  Comarch ERP Optima to kompleksowy system ERP stworzony z myślą o małych i średnich przedsiębiorstwach (MŚP). Dostępny jest zarówno w wersji on-premise (lokalnej), jak i w chmurze (SaaS). Sprawdza się szczególnie w księgowości, handlu oraz biurach rachunkowych.   W 2026 roku Optimę wciąż docenia się za intuicyjny interfejs i łatwość obsługi, co ma znaczenie w MŚP, gdzie zasoby IT bywają ograniczone. System umożliwia automatyzację wielu zadań, co zmniejsza koszty i zwiększa efektywność operacyjną.   Dodatkowo, dzięki stałym aktualizacjom, Comarch ERP Optima zachowuje zgodność z dynamicznie zmieniającymi się regulacjami prawnymi w Polsce. Dzięki temu jest on przygotowany na integrację z Krajowym Systemem e-Faktur (KSeF). Oprócz tego, Optima wykorzystuje AI (zawiera inteligentnego asystenta ChatERP).   Comarch ERP XL  Comarch ERP XL, w porównaniu z Optimą, jest już bardziej rozbudowanym systemem. Przeznaczony jest dla średnich i dużych firm, szczególnie z obszaru produkcji, handlu i usług. W przypadku tej pierwszej branży, XL umożliwia m.in. planowanie i kontrolę potrzeb materiałowych, wspierając standardy MRP oraz powiązanie planowania z magazynem i zaopatrzeniem.   System został także zaopatrzony o rozwiązania typu Business Intelligence (BI), umożliwiając podjęcie decyzji na bazie danych z różnych obszarów firmy. Nie brakuje w nim także rozwiązań opartych na AI, które w 2026 roku zyskują coraz większe znaczenie wśród Klientów Comarchu.    SAP Business One  SAP Business One (B1) powstał z myślą o sektorze MŚP. Szczególnie doceniają go organizacje, które nie chcą wchodzić w ciężki segment rozwiązań klasy enterprise. System został wyposażony w moduły dotyczące finansów, magazynu, sprzedaży, produkcji i wiele innych.   Obecnie system B1 wyróżnia jego globalny charakter. Dlatego też przeważa wśród organizacji międzynarodowych bądź firm współpracujących z klientami z różnych regionów. W odpowiedzi na dynamiczne zmiany rynkowe, SAP rozszerzył program o rozwiązania oparte na uczeniu maszynowym, Big Data oraz AI.   Zobacz także: SAP Business One vs. Comarch ERP XL. Który system wybrać?  Streamsoft Prestiż  Streamsoft Prestiż to polski system ERP dla średnich i dużych firm produkcyjnych, handlowych i usługowych. Łączy w jednym środowisku zarządzanie produkcją, magazynem, logistyką, sprzedażą, finansami, dokumentami i serwisem. Zapewnia dostęp do aktualnych danych oraz sprawną wymianę informacji między działami.  Wyróżnikiem Streamsoft Prestiż są rozbudowane funkcje produkcyjne. System wspiera tworzenie planu MPS, wyznaczanie zapotrzebowania materiałowego MRP, harmonogramowanie zasobów oraz monitorowanie i rozliczanie zleceń. Meldunki Start–Stop i dotykowe panele POS pozwalają rejestrować operacje bezpośrednio na hali. ERP współpracuje z systemami MES, oprogramowaniem CAD i rozwiązaniami CAD/CAM do nestingu. Streamsoft Prestiż obejmuje także obsługę logistyki magazynowej, w tym integracje z automatyką, a także sprzedaż, DMS, obsługę serwisu czy KSeF.   Wybrane dane i funkcje są dostępne w aplikacji mobilnej na smartfon. Dzięki temu użytkownicy, w tym serwisanci terenowi, mogą realizować zadania poza siedzibą firmy. System można również połączyć z platformami e-commerce, marketplace’ami, systemami kurierskimi, maszynami i urządzeniami.  Streamsoft Verto  Streamsoft Verto to polski system ERP dużych i średnich firm z branży e-commerce, retail i B2B. Łączy w jednym środowisku zarządzanie sprzedażą, zamówieniami, magazynem, logistyką, finansami, dokumentami i relacjami z klientami. Zapewnia spójny przepływ danych między kanałami online i offline.  Wyróżnikiem Streamsoft Verto jest kompleksowa obsługa sprzedaży omnichannel i multichannel. System OMS automatyzuje realizację zamówień i kontroluje ich przebieg zgodnie z ustalonymi scenariuszami biznesowymi. Moduły WMS i POS wspierają logistykę magazynową oraz sprzedaż stacjonarną. Z kolei RMA usprawnia obsługę zwrotów i reklamacji. Aplikacja mobilna Streamsoft Verto WMS umożliwia realizację operacji magazynowych na kolektorach z systemem Android i smartfonach.   System współpracuje m.in. z automatyką magazynową, firmami kurierskimi, operatorami płatności, platformami e-commerce i marketplace’ami. Obsługuje między innymi integracje z Amazon, eMAG, Zalando i Mirakl oraz różne modele realizacji zamówień, w tym fulfillment. Mechanizmy BPM, workflow i DMS pozwalają automatyzować procesy, zadania i obieg dokumentów. Autorska platforma Streamsoft Next umożliwia natomiast rozbudowę ERP o rozwiązania dopasowane do potrzeb firmy.  enova365  System enova365 to silny gracz na rynku rozwiązań IT. Firmy do dziś doceniają elastyczną konfigurację programu, a także najszybsze dostosowanie do zmieniających się przepisów. Standardem jest również integracja z Krajowym Systemem e-Faktur, bez dodatkowych opłat.   Jednocześnie enova365 nie narzuca rodzaju dostępu do systemu – zakupu można dokonać zarówno w formie licencji wieczystej, jak i za opłatą abonamentową. To dobre rozwiązanie dla większych firm, których pracownicy są nastawieni na zdalne realizowanie obowiązków.    Symfonia  Symfonia to szczególnie popularne rozwiązanie, z którego od lat korzysta wiele biur rachunkowych. Niemniej jednak firma nie zamyka się na jedną branżę – program wspiera również firmy handlowe, produkcyjne, logistyczne i budowlane.   Wsparcie systemowe można otrzymać zarówno w wersji chmurowej, lokalnej, jak i hybrydowej. Oczywiście, Symfonia jako dostawca dba o integrację oprogramowania z Krajowym Systemem e-Faktur.   Comarch Betterfly  Comarch Betterfly w 2026 roku cieszy się wzrostem popularności, co wynika m.in. z wprowadzenia obowiązkowego KSeF. Jest to aplikacja służąca do fakturowania, księgowości i zarządzania firmą online. Pozwala ona wystawiać e-faktury, które automatycznie trafiają do państwowego systemu.  Betterfly działa w modelu abonamentowym – można z niego korzystać w ramach bezpłatnego planu albo nielimitowanej wersji eFaktury Plus w cenie 4,99 zł netto miesięcznie. Aplikację można rozszerzyć o dodatkowe moduły do sprzedaży i e-commerce.   Microsoft Dynamics 365  Od lat ekosystem ERP i CRM od firmy Microsoft utrzymuje silną pozycję na rynku zagranicznym, jak i w Polsce. Platforma Microsoft Dynamics 365 jest doceniana za swoją skalowalność i elastyczność, co umożliwia integrację z innymi technologiami. Do najważniejszych modułów Dynamics 365 należą m.in. te związane z finansami, sprzedażą, obsługą klienta oraz HR.  Dynamics 365 to dobre rozwiązanie dla tych firm, które poszukują chmurowej architektury i pracują na innych produktach Microsoft, takich jak Office 365, Teams czy Power BI. Dodatkowo wbudowane narzędzia oparte na sztucznej inteligencji (np. Copilot) ułatwiają prognozowanie trendów i optymalizację biznesu.   Asseco Business Solutions  Firma Asseco Business Solutions wciąż cieszy się popularnością w polskich wyszukiwarkach internetowych. Wpisywane hasło “asseco” może jednak nawiązywać do jednego z kilku rozwiązań oferowanych przez tego dostawcę.   Wapro ERP – komplet aplikacji do zarządzania w mikrofirmach oraz sektorze MŚP. Wspiera pracę działów sprzedażowych, księgowych czy też kadrowych. Jego elastyczność i dostępność modeli (on-premise i chmura) pozwala na jego dopasowanie do niemal każdej branży.   Merit (dawniej Macrologic ERP) – procesowy system ERP dla średnich i dużych firm, który usprawnia kluczowe obszary działania firmy (sprzedaż, logistyka, produkcja, kadry i płace, finanse i księgowość). Podobnie jak Wapro, jest dostępny w modelu chmurowym i wersji on-premise.   Softlab ERP – kompleksowy system ERP dla średnich i dużych przedsiębiorstw. Wykorzystują go liderzy, którzy na co dzień zarządzają wieloma pracownikami i dążą do skalowania sprzedaży e-commerce. Wspiera także procesy z zakresu logistyki, magazynowania, produkcji, finansów, sprzedaży i HR.   Infor  Pojawienie się Infora na liście może niektórych zaskoczyć. Tymczasem, mimo że rozwiązanie dopiero zyskuje popularność w Polsce, od lat jest docenianym graczem w raportach dotyczących ERP dla branż produkcyjnych. Takim przykładem jest raport Gartner® Magic Quadrant™, według którego system Infor CloudSuite dominuje w produkcji procesowej i zorientowanej na projekty/zasoby.   Sercem systemu CloudSuite jest Infor OS – warstwa platformowa, która integruje dane, procesy i elementy AI. Zapewnia one zaawansowaną analitykę oraz low-coding. Aplikacja dostępna jest zarówno w przeglądarce, jak i na urządzeniach mobilnych. HermesSQL W naszym zestawieniu najpopularniejszych systemów ERP w 2026 roku znalazł się również system ERP HermesSQL, który integruje w jednym środowisku zarządzanie produkcją, sprzedażą, magazynem, finansami oraz kadrami, zapewniając spójny przepływ informacji w całej organizacji. Jego kluczowym wyróżnikiem jest wbudowany moduł WMS działający natywnie w systemie ERP, bez potrzeby dodatkowych integracji. System dedykowany jest średnim przedsiębiorstwom produkcyjnym, handlowym i dystrybucyjnym, szczególnie z branż takich jak metalowa, maszynowa, elektroniczna, chemiczna i spożywcza. Wspiera planowanie i kontrolę produkcji a także optymalizację kosztów. Posiada integracje z platformami sprzedażowymi, m.in. Allegro, BaseLinker i SellAsist, a także współpracuje ze sklepem internetowym i B2B. HermesSQL to rozwiązanie rozwijane i elastyczne, które można dopasować do specyfiki procesów oraz potrzeb praktycznie każdej organizacji. Jaki system ERP wybrać w 2026 roku?  Czy wystarczy zdać się na popularne rankingi lub wybrać system w ciemno? Oczywiście, że nie. Oto kilka kroków, które mogą pomóc:  Dopasowanie do procesów   System powinien wspierać realne procesy w firmie – nie tylko “na demo”, ale również w codziennym środowisku. Właśnie z tego powodu często firmom zależy na elastyczności oprogramowania oraz możliwości personalizacji modułów.   Skalowalność  Na etapie podejmowania decyzji, warto upewnić się, czy system poradzi sobie ze wzrostem sprzedaży oraz ewentualną integracją nowych kanałów (np. platformą e-commerce). Należy także przemyśleć, czy przyszłościowo firma nie zdecyduje się na ekspansję międzynarodową. Wówczas warto pomyśleć o systemie, który pozwoli na utrzymywanie relacji z zagranicznymi kontrahentami.   Ekosystem i integracje  Nowoczesny ERP nie jest zamkniętym systemem. Powinien integrować się z marketplace’ami, systemami WMS, CRM czy też BI. Należy także zadbać o zgodność z obowiązującymi przepisami, w tym o możliwość e-fakturowania z KSeF.   Dlaczego jedne systemy ERP są popularniejsze od innych?  Popularność systemu ERP wynika z kilku czynników:  liczby wdrożeń i doświadczenia dostawcy,   widoczności marketingowej,   dostępności partnerów wdrożeniowych,   dopasowania do lokalnych przepisów (np. KSeF),   opinii użytkowników i case studies.   W 2026 roku widać wyraźny trend – firmy coraz rzadziej wybierają ERP „bo ktoś polecił”, a częściej opierają decyzję na danych, analizie i porównaniach.  Trendy ERP na 2026  AI i automatyzacja procesów – coraz więcej dostawców dba o to, by wdrażane systemy ERP zawierały rozwiązania oparte na sztucznej inteligencji,   Powolny powrót do on-premise – choć chmura wciąż jest najpopularniejszym modelem ERP, coraz więcej firm znów rozważa wdrożenie wersji lokalnej,   Coraz większy nacisk na UX i doświadczenie użytkownika,   Silna potrzeba gwarancji bezpieczeństwa danych – czego motywatorem jest m.in. obowiązkowy KSeF.  Więcej na ten temat przeczytasz w najnowszej edycji raportu „Cyfrowy Menedżer”. Czy warto kierować się tylko popularnością systemu ERP?  Odpowiedź wciąż brzmi: to zależy. Jest wiele czynników, które powinny wpłynąć na wybór oprogramowania. Mimo to, całkowite pominięcie popularności i doświadczeń innych użytkowników byłoby nierozsądne. Nie bez przyczyny czołowi dostawcy inwestują ogromne środki w rozwój swoich produktów – chcą odpowiadać na realne potrzeby rynku i gwarantować wysoką użyteczność.  Kompromisowym rozwiązaniem będzie zestawienie informacji o:  Budżecie (dopasowanie do konkretnego progu inwestycji),  Specjalizacji systemu (czy obsłuży kluczowe procesy i pozwoli na rozwój firmy),  Sytuacji rynkowej (jakie potrzeby i trendy technologiczne będą ważne w najbliższych latach).  Jak podjąć dobrą decyzję o ERP?  Jeżeli zastanawiasz się, które rozwiązania ERP są sprawdzone i jak uniknąć kosztownych błędów wdrożeniowych, mamy odpowiedź dla Ciebie. Kluczowe jest jedno: porównanie dopasowane do Twojej firmy, a nie ogólnego rankingu.   Na portalu myERP.pl możesz sprawdzić i porównać dostępne systemy na polskim rynku oraz filtrować je według branży, wielkości firmy i rodzaju urządzenia.   Jeśli jednak chcesz przyspieszyć ten proces, rekomendujemy formularz dostępny na stronie koszt-wdrozenia.pl. Dzięki niemu:  Otrzymasz dopasowane rekomendacje systemów,   Skontaktujesz się z dostawcami, którzy mogą najlepiej spełnić potrzeby Twojej organizacji,   Unikniesz przepłacenia i nietrafionej decyzji.   W 2026 roku wybór ERP nie opiera się wyłącznie na zakupie i uruchomieniu systemu. To decyzja strategiczna, która ma realny wpływ na tempo rozwoju całej firmy.  

W wielu firmach produkcyjnych ewidencja czasu pracy nadal wygląda podobnie: rejestrator zapisuje zdarzenia, a dział kadr przepisuje je do systemu kadrowo-płacowego. To proces, który zjada czas zespołu, zwiększa ryzyko błędów i utrudnia controlling. A w skali większej organizacji przestaje być detalem. Staje się wąskim gardłem.  W Sigvaris Group postawiono na inne podejście: nie tylko integrację RCP z enova365, ale przede wszystkim uporządkowanie danych o czasie pracy i przekształcenie ich w realne wsparcie dla zarządzania efektywnością. Najważniejszy wyróżnik projektu? Dedykowana funkcjonalność analizy czasu pracy, dzięki której dane przestały być ewidencją, a stały się materiałem do decyzji.  Skala działalności wymusza automatyzację  Sigvaris Group to szwajcarska firma rodzinna z wieloletnim doświadczeniem w terapii kompresyjnej. W Polsce jest obecna od ponad 30 lat, produkując wyroby ortopedyczne i kompresyjne.   W firmie zdarzenia wejść i wyjść pracowników były wcześniej przenoszone ręcznie do enova365. W praktyce oznaczało to:  dodatkowy czas pracy zespołu HR,  większe ryzyko pomyłek,  trudniejsze raportowanie i controlling,  wolniejsze domykanie procesów kadrowo płacowych.  W organizacji o rosnącej skali takie „małe” czynności szybko stają się wąskim gardłem. Zarząd potrzebował rozwiązania, które umożliwi szczegółową analizę czasu pracy.   Zakres projektu: technologia, integracja i analiza  Z perspektywy technologicznej projekt opierał się na dwóch elementach:  Automatyczna rejestracja zdarzeń w RCP  Zainstalowano urządzenia dostarczone przez Auto ID Polska, które rejestrują zdarzenia takie jak wejście, wyjście i przerwy. Wdrożenie uwzględniło również raportowanie dodatkowych czynności typu job codes, dlatego istotnym elementem był terminal z ekranem dotykowym. Komunikację dopasowano do infrastruktury budynku, wykorzystując Wi-Fi.  Integracja RCP z enova365   Przy wdrożeniu wykonanym przez IT ERP Systems kluczowe było to, żeby zarejestrowane zdarzenie trafiało do enova365 automatycznie, bez ręcznego przepisywania. To właśnie ten etap usuwa największe źródło pomyłek i “podwójnej pracy”.   Dedykowana analiza czasu pracy  Największa wartość wdrożenia nie wynikała wyłącznie z samej integracji. Odpowiadając potrzebom Sigvaris Group spersonalizowano funkcjonalność analizy czasu pracy, która pozwala:  rozróżniać czas przeznaczony na zadania, szkolenia, przerwy i przemieszczanie się między działami,  porównywać efektywność zespołów,  określać normatywny czas procesów,  generować raporty wspierające planowanie, rozliczanie i przyznawanie premii.  W tym miejscu widać zmianę jakościową: RCP przestaje być narzędziem ewidencyjnym, a staje się narzędziem zarządczym.  Efekt: mniej pracy ręcznej, lepsze dane  Po wdrożeniu firma Sigvaris Group zyskała szybszy proces ewidencji czasu pracy. Zredukowano błędy wynikające z ręcznego wprowadzania danych, a przepływ informacji stał się bardziej uporządkowany i spójny. Szczególnie pomocny okazał się moduł Kadry Płace od IT ERP Systems, którego celem jest rozpoznawanie potrzeb klienta i dostosowanie ich do regulaminu wynagrodzeń.   Warto podkreślić, że Sigvaris Group pracuje na enova365 od ponad 7 lat. W tym czasie rozwijała automatyzację naliczania wynagrodzeń, generowanie deklaracji podatkowych oraz elektroniczny obieg dokumentów kadrowych, w tym wniosków urlopowych i dotyczących pracy zdalnej. Integracja RCP była kolejnym krokiem w stronę bardziej spójnych i przewidywalnych procesów.  Dlaczego takie projekty są opłacalne w większych organizacjach?  Im większa liczba pracowników, tym większy koszt ręcznej obsługi i tym wyższe ryzyko błędów. Rośnie też znaczenie raportowania, controllingu i porównywania efektywności zespołów. Wdrożenie w firmie Sigvaris Group udowadnia, że wielkość organizacji była jednym z kluczowych motywatorów do przeprowadzenia projektu. Automatyzacja daje największy zwrot tam, gdzie proces jest powtarzalny i realizowany codziennie.  Co warto ustalić przed integracją RCP z enova365?   Jeśli rozważasz podobne wdrożenie, zacznij od odpowiedzi na pytania:   Jakie zdarzenia mają być rejestrowane (wejście, wyjście, przerwy, dodatkowe czynności typu job codes)?   Jak mapować zdarzenia na dane w systemie ERP?  Kto zatwierdza reguły rozliczania czasu?  Jakie raporty mają być dostępne dla HR, controllingu i kierowników?  Czy infrastruktura (Wi-Fi, okablowanie, strefy produkcyjne) jest gotowa?  Jak będą wyglądały role i uprawnienia do danych?  Warto pamiętać, że najczęstszym powodem opóźnienia projektu nie jest technologia, lecz brak jasno określonych zasad.   Rezultaty projektu   Integracja RCP z enova365 w Sigvaris Group pokazuje, że automatyzacja ewidencji czasu pracy to nie tylko wygoda dla kadr. To fundament do zarządzania efektywnością, planowania kosztów i podejmowania decyzji na podstawie uporządkowanych danych.  Jeśli w Twojej firmie dane o czasie pracy nadal są przepisywane ręcznie – to sygnał, że organizacja wyrosła z dotychczasowych rozwiązań i potrzebuje procesu, który skaluje się razem z biznesem. 

Wydawnictwo Prószyński i S-ka to symbol jakości na polskim rynku księgarskim od lat 90. Jednak zarządzanie blisko 200 nowymi tytułami rocznie, obsługa księgarni internetowej Gildia.pl oraz skomplikowana logistyka wymagają czegoś więcej niż pasji do literatury. Do sprzedaży trafiają setki nowości, w tym edycje limitowane, przedsprzedaże i serie specjalne. Klienci oczekują natychmiastowej informacji: czy dany egzemplarz jest dostępny i czy na pewno dostaną go po złożeniu zamówienia. Dzięki enova365 Prószyński i S-ka oraz księgarnia internetowa Gildia.pl zyskały solidny fundament pod dalszy rozwój. Wyzwania: złożone procesy i bariery wzrostu Przed wdrożeniem enova365 firma Prószyński Media korzystała z wieloletniego, wielokrotnie dopasowywanego do potrzeb systemu. Z czasem stał się on krytycznym obszarem ryzyka, ponieważ jego utrzymanie było uzależnione od jednego dostawcy posiadającego unikalną wiedzę o jego działaniu, a to zwiększało podatność organizacji na przestoje i utrudniało planowanie rozwoju. Jest to zjawisko znane pod nazwą „vendor lock-in”. Co więcej, narastający dług technologiczny utrudniał nadążanie za przepisami oraz ograniczał możliwość integracji z nowoczesnymi narzędziami e-commerce i logistycznymi, w tym z KSeF. To z kolei, utrudniało automatyzację procesów niezbędną do budowania skalowalnego biznesu. Podsumowując, system nie nadążał za potrzebami dynamicznie rozwijającego się wydawnictwa, co w dłuższej perspektywie groziło utratą konkurencyjności i brakiem zgodności z przepisami, np. KSeF. Rozwijając ten wątek, dla wydawnictwa prowadzącego sprzedaż limitowanych serii i przedsprzedaży kluczowe pytanie brzmiało: Czy system potrafi zagwarantować, że sprzedajemy wyłącznie te egzemplarze, które faktycznie jesteśmy w stanie dostarczyć? W praktyce oznacza to konieczność: rezerwowania konkretnego egzemplarza już w momencie złożenia zamówienia, uwzględniania przyszłych dostaw przy prezentowaniu dostępności w sklepie, pełnej kontroli nad tym, które zamówienia „konkurują” o ten sam zasób. Rozwiązanie: gospodarka zasobowa w enova365 Wydawnictwo Prószyński i S-ka szukało elastycznego systemu ERP, dzięki któremu wszystkie procesy będą się mogły opierać na spójnych i aktualnych danych. Po czasochłonnych poszukiwaniach, postawiło na system enova365, wdrożony przez firmę Scapaflow Consulting, Autoryzowanego Partnera Sonety. Celem było stworzenie centralnego repozytorium danych, w którym procesy wydawnicze, sprzedażowe (w tym B2C przez księgarnię internetową Gildia.pl) oraz logistyczne odbywają się wewnątrz jednego narzędzia informatycznego. Trzy filary sukcesu: 1. Zastosowanie gospodarki zasobowej Tradycyjna gospodarka towarowa często zawodzi przy ogromnej liczbie indeksów i kanałów sprzedaży. Gildia.pl sprzedaje regularnie limitowane serie wydawnicze, dlatego liczy się precyzyjne określenie dostępności zasobów towarowych. Jak to działa po wdrożeniu: każda jednostka towaru w magazynie jest śledzona z uwzględnieniem konkretnego zasobu i daty dostawy: każdy egzemplarz książki funkcjonuje w systemie jako konkretny zasób, zasób ma swoją historię: przyjęcie, rezerwację, wydanie lub zwrot, dostępność w Gildia.pl liczona jest nie tylko na podstawie stanów magazynowych, ale również zamówionych dostaw i aktywnych rezerwacji. Dzięki temu enova365 działa w modelu znanym z dużych systemów ERP jako Advanced Available-to-Promise (AATP) — prezentując klientom realną, a nie teoretyczną dostępność. Korzyści: Pełna kontrola nad „wiekowaniem” zapasów, precyzyjne rezerwacje dla zamówień internetowych i eliminacja pomyłek przy wydaniach magazynowych. Przy sprzedaży premier i edycji limitowanych: system przyjmuje zamówienia w przedsprzedaży tylko do poziomu faktycznie zakontraktowanej dostawy, każdy egzemplarz zostaje automatycznie „przypisany” do konkretnego zamówienia, nie dochodzi do sytuacji, w której kilku klientów kupuje ten sam fizyczny zasób. brak oversellingu, koniec z ręcznymi korektami, pełna wiarygodność informacji prezentowanych w sklepie. 2. Sprzedaż konsygnacyjna pod pełną kontrolą W branży wydawniczej model, w którym towar trafia do księgarń, ale pozostaje własnością wydawcy do momentu sprzedaży, jest standardem, ale i logistycznym koszmarem. Jak to działa po wdrożeniu: enova365 automatyzuje ewidencję towarów znajdujących się w obcych magazynach (u dystrybutorów). Korzyści: Błyskawiczne rozliczanie raportów sprzedaży od kontrahentów, automatyczne generowanie faktur oraz zawsze aktualny obraz tego, gdzie fizycznie znajduje się nakład. 3. Tantiemy i rozliczenia autorskie To najbardziej specyficzny i najtrudniejszy proces w wydawnictwie. Jak to działa po wdrożeniu: Dedykowany moduł automatycznie przelicza należności dla autorów na podstawie realnej sprzedaży, uwzględniając skomplikowane progi procentowe, różne waluty i zaliczki. Korzyści: Eliminacja błędów ludzkich, ogromna oszczędność czasu w dziale finansowym oraz transparentne raporty dla autorów generowane jednym kliknięciem. Nowy rozdział w historii wydawnictwa Dzięki wdrożeniu enova365, Prószyński i S-ka oraz księgarnia internetowa Gildia.pl zyskały solidny fundament pod dalszy rozwój. Najważniejsze efekty to: Skrócenie cyklu realizacji zamówień w księgarni internetowej Automatyczna wymiana danych między systemem ERP a firmami kurierskimi i platformami płatniczymi Precyzyjne raporty BI, które pozwalają zarządowi podejmować decyzje w oparciu o rentowność tytułów, a nie przeczucia Wyeliminowanie ręcznego księgowania tysięcy pozycji sprzedażowych miesięcznie Wniosek? Nowoczesny ERP w wydawnictwie to nie tylko narzędzie księgowe. To strategiczna platforma, która gwarantuje satysfakcję klientów i decyduje o tym, czy biznes może bezpiecznie i wiarygodnie skalować sprzedaż w świecie limitowanej podaży.

Wdrażanie nowego oprogramowania w organizacji często kojarzy się z technologiczną rewolucją – instalacją serwerów, migracją baz danych i konfiguracją modułów. Jednak prawdziwe serce tej transformacji bije w innym miejscu: w postawach i nawykach ludzi, którzy będą z tego narzędzia korzystać na co dzień. Nowoczesny system ERP, taki jak enova365 od marki Soneta, to rozwiązanie, które łączy całą firmę i integruje procesy handlowe, produkcyjne czy kadrowe w jednym miejscu. Aby jednak ta synergia zadziałała, konieczne jest sprawne przeprowadzenie zespołu przez proces zmiany. Zrozumienie oporu: strach przed nowym Pierwszym etapem przygotowania pracowników jest zrozumienie, że obawa przed zmianą jest naturalną reakcją. Pracownicy często boją się, że nowa technologia skomplikuje ich obowiązki lub – co gorsza – uczyni ich kompetencje zbędnymi. Tymczasem enova365 została zaprojektowana tak, aby maksymalnie utrudniać popełnianie błędów przez użytkowników, co stanowi dla nich istotne zabezpieczenie i podnosi komfort psychiczny podczas pracy. Zamiast zastępować ludzi, system eliminuje najbardziej nużące i powtarzalne czynności, pozwalając zespołowi skupić się na zadaniach o większej wartości merytorycznej. Komunikacja tej korzyści jest wiodącym zadaniem kadry zarządzającej na samym początku drogi. Dowiedz się więcej o enova365: www.enova.pl Samodzielność jako motor akceptacji Jednym z najskuteczniejszych sposobów na oswojenie pracowników z nowym systemem ERP jest pokazanie im, jak bardzo ułatwi on ich osobiste sprawy administracyjne. W enova365 ważną rolę odgrywają Pulpity Pracownicze, czyli portale do samoobsługi. Dzięki nim pracownik przestaje być biernym odbiorcą procesów kadrowych, a staje się ich aktywnym uczestnikiem. Możliwość monitorowania czasu pracy czy złożenia wniosku o urlop bez konieczności wizyty w dziale HR buduje poczucie sprawstwa. Automatyzacja obiegu wniosków i delegacji sprawia, że system jest postrzegany nie jako narzędzie kontroli, ale jako realne ułatwienie codziennego życia w biurze. Szkolenia i wsparcie: budowanie kompetencji krok po kroku Proces wdrażania nie kończy się na instalacji – jego istotnym elementem jest ciągła edukacja. Warto skorzystać z dostępnych zasobów, takich jak webinary, szkolenia oraz rozbudowana baza wiedzy. Pracownicy muszą czuć, że nie zostali zostawieni sami sobie z nowym interfejsem. Dobrym krokiem jest wyznaczenie tzw. „super-użytkowników” w każdym dziale, którzy jako pierwsi poznają możliwości systemu i będą służyć wsparciem kolegom. Wykorzystanie modułu Business Intelligence pozwala dodatkowo udostępniać pracownikom wskaźniki i raporty dokładnie w miejscu, w którym podejmują oni codzienne decyzje operacyjne, co nadaje ich pracy nowy, analityczny wymiar. Rola partnera wdrożeniowego Wybór odpowiedniego systemu to połowa sukcesu – drugą jest profesjonalne wdrożenie. Doświadczenia wielu firm pokazują, że współpraca z autoryzowanym partnerem pozwala przejść przez ten proces szybko i sprawnie. Partner nie tylko zajmuje się stroną techniczną, ale pomaga również dopasować oprogramowanie do specyficznych potrzeb branży, niezależnie od tego, czy jest to logistyka, e-commerce, czy administracja publiczna. Dzięki elastyczności systemu, organizacja może zdecydować się na zakup wybranych modułów, co pozwala na stopniowe wdrażanie kolejnych funkcjonalności w miarę potrzeb. Takie skalowalne podejście sprawia, że zmiana nie jest gwałtownym szokiem, lecz ewolucją wspierającą rozwój. Transparentność i sukcesy Nic tak nie motywuje do nauki nowego systemu, jak widoczne efekty. Warto dzielić się historiami sukcesu – np. tym, jak wdrożenie usprawniło obliczanie wynagrodzeń czy sporządzanie list płac. Kiedy pracownicy widzą, że elektroniczny obieg dokumentów (DMS) realnie przyspiesza akceptację ich spraw, a integracja z bankowością eliminuje konieczność ręcznego przepisywania danych, ich opór naturalnie maleje. Podsumowując, przygotowanie pracowników do pracy z systemem ERP to proces oparty na jasnej komunikacji, edukacji i pokazaniu realnych korzyści. Wykorzystanie narzędzi takich jak enova365 pozwala zbudować nowoczesne środowisko pracy, w którym technologia wspiera człowieka, minimalizuje ryzyko pomyłek i otwiera drogę do dalszego rozwoju zawodowego w cyfrowym świecie.

Toi Toi Polska to marka, której nie trzeba przedstawiać. Ale za błękitnymi kabinami, które widzimy na placach budowy czy podczas eventów, stoi potężna machina logistyczna i zespół kilkuset osób rozproszonych po całej Polsce. Zarządzanie taką skalą operacji w obszarze kadr i płac wymaga czegoś więcej niż tylko rzetelności – wymaga technologii, która nadąża za dynamiką zmian. Skala, której nie udźwigną manualne procesy Wraz z dynamicznym rozwojem Toi Toi Polska dotychczasowe rozwiązanie informatyczne przestało wystarczać. Głównym problemem stało się ręczne wykonywanie powtarzalnych operacji oraz rosnąca trudność w pilnowaniu stale zmieniających się przepisów prawa pracy przy tak dużej liczbie pracowników. Firma potrzebowała systemu, który: Usprawni ewidencję czasu pracy i rozliczanie nieobecności. Zautomatyzuje obieg dokumentów kadrowych. Umożliwi bezpieczną pracę zdalną i samoobsługę pracowniczą. Zagwarantuje 100% zgodności z przepisami (szczególnie w obszarze naliczania płac). Nie tylko ewidencja, ale strategia Dla Toi Toi Polska wdrożenie enova365 nie było tylko zmianą narzędzia – to był element strategii HR. Kluczowym celem było odciążenie specjalistów HR od „papierologii”, aby mogli skupić się na wspieraniu biznesu i rozwoju pracowników. Postawiono na pełną integrację danych w jednym miejscu, eliminację rozproszonych arkuszy Excel oraz wdrożenie nowoczesnej samoobsługi (Pulpity Pracownika i Kierownika). Precyzja i bezpieczeństwo danych Proces wdrożenia, realizowany przez Autoryzowanego Partnera Soneta – Centrum Wdrożeń Informatycznych, został podzielony na etapy, aby zapewnić ciągłość operacyjną firmy. Kluczowym momentem była migracja danych z poprzedniego systemu. Proces ten realizowano w ścisłych rygorach weryfikacji: od danych podstawowych (badania lekarskie, szkolenia BHP, uprawnienia), przez umowy cywilnoprawne, aż po skomplikowaną historię list płac. Każdy etap kończył się testami w rzeczywistym środowisku, a pierwsze naliczenia wynagrodzeń odbywały się pod okiem ekspertów, co wyeliminowało ryzyko błędów. Co zautomatyzowano? Dzięki funkcjonalnościom enova365, Toi Toi Polska zautomatyzował kluczowe obszary: Ewidencja czasu pracy i nieobecności: Koniec z ręcznym przepisywaniem danych – system automatycznie agreguje informacje i pilnuje limitów. Samoobsługa pracownicza: Pracownicy zyskali dostęp do swoich danych, pasków płacowych i wniosków urlopowych online. Obieg dokumentów (Workflow): Dokumenty kadrowe trafiają do odpowiednich osób bez konieczności fizycznego przesyłania papierów między oddziałami. Raportowanie: Możliwość błyskawicznego generowania zestawień dla zarządu w oparciu o dane w czasie rzeczywistym. Nowa jakość w obszarze People & Culture – dzięki zarządzaniu z enova365 Dziś system ERP enova365 to kręgosłup strategii HR w Toi Toi Polska. Firma zyskała system w pełni sparametryzowany pod swoje unikalne potrzeby. Najważniejsze korzyści to: Oszczędność czasu: Automatyzacja powtarzalnych zadań uwolniła potencjał działu HR. Redukcja błędów: Eliminacja ręcznego wprowadzania danych zminimalizowała ryzyko pomyłek w płacach. Zgodność prawna: System jest zawsze aktualny, co daje poczucie bezpieczeństwa w obliczu zmian w prawie. Dostępność: Przejście na model cyfrowy umożliwiło kadrze zarządzającej i pracownikom pracę z dowolnego miejsca. To wdrożenie udowadnia, że nawet w branżach o bardzo rozproszonej strukturze, nowoczesny system ERP może stać się fundamentem wydajnej i nowoczesnej organizacji. Dzięki zaangażowaniu zespołu Centrum Wdrożeń Informatycznych, tak złożona organizacja, jak TOI TOI Polska w pełni wykorzystała potencjał systemu enova365. Chcesz przenieść swój biznes na wyższy poziom automatyzacji? Jeszcze dziś umów się na bezpłatną prezentację online, w czasie której nasi konsultanci pokażą, jak system ERP enova365 wspiera pracę w firmie.