Artykuły

Produkcja to układ odpornościowy rynku – tolerancja błędów jest bliska zeru. Gdy linia działa na trzy zmiany, premie zależą od skoków wydajności, a czas pracy jest zmienny, źle dobrany system to czas, pieniądze i morale wyrzucone w błoto. Jakie funkcje naprawdę ratują sytuację? I dlaczego enova365 to coś więcej niż „kolejny program kadrowy”?  4 wyzwania, które nie pozwalają kadrowym w firmach produkcyjnych spać spokojnie Zacznijmy od tego, jakie wyzwania specjalistów do spraw kadr w firmach produkcyjnych można łatwo rozwiązać przy pomocy odpowiedniego programu. Dane o czasie pracy niewidoczne dla systemu do rozliczania wynagrodzeń Gdy pracownicy rejestrują czas pracy na hali produkcyjnej w systemie do rejestracji czasu pracy (RCP), niezintegrowanym z systemem do naliczania wynagrodzeń, firma sama prosi się o problemy. W takiej sytuacji program, w którym wyliczane są wynagrodzenia nie otrzymuje automatycznie informacji np. o nadgodzinach czy pracy w nocy, a ich uwzględnienie przy tworzeniu listy płac to żmudna, ręczna robota (dane, które są już w RCP muszą zostać ponownie wprowadzone – tym razem do systemu kadrowo-płacowego). Brak powiązania kosztów wynagrodzeń z miejscami ich powstawania Dla firm produkcyjnych kluczowa jest identyfikacja miejsc powstawania kosztów – nie wystarczy wiedzieć, ile się płaci, trzeba wiedzieć, gdzie każdy złoty został wydany: na linię, dział czy konkretny projekt. Zamiast cyfrowej komunikacji z pracownikami, tradycyjny papierowy obieg dokumentów pracowniczych W nowoczesnej firmie komunikacja z pracownikami nie może być archaiczna – dziś każdy oczekuje, że wniosek urlopowy wyśle z telefonu, a grafik czy liczbę dni niewykorzystanego urlopu sprawdzi online; papier to już anachronizm. Jednak oczekiwania pracowników i wizerunek nowoczesnej firmy to tylko jedna strona medalu. Druga – nie mniej ważna – to czas potrzebny na obsługę spraw pracowniczych w firmach, zatrudniających po kilkaset albo kilka tysięcy pracowników. Dla przykładu, choć 2 minuty potrzebne na sprawdzenie liczby dni niewykorzystanego urlopu jednego zatrudnionego to niewiele, jeżeli pomnożymy to przez 1000 pracowników otrzymamy aż 4 dni robocze. Pulpit Pracownika enova365 umożliwia samoobsługę pracowniczą. Pracownicy mogą wysłać wniosek o urlop czy delegację, sprawdzić liczbę dni należnego urlopu czy odebrać PIT-11 Konieczność obsługi różnych grup pracowników, systemów czasów pracy, okresów rozliczeniowych czy form opodatkowania Firmy produkcyjno-handlowe zatrudniają wiele różnych grup pracowników: biurowych, produkcyjnych, magazynowych, ale także grupy montażowe, czasami delegowane poza Polskę czy sprzedawców, zatrudnionych w zewnętrznych, firmowych salonach sprzedaży.  Takie zróżnicowanie powoduje, że system kadrowo-płacowy wykorzystywany w firmie musi być tak elastyczny, by obsłużyć je wszystkie. Obsłużenie różnych systemów czasu pracy, różnych okresów rozliczeniowych oraz różnych typów składników wynagrodzeń – to najważniejsze stawiane przed nim wymagania. Kolejna kwestia, z którą program musi sobie poradzić to zróżnicowane formy opodatkowania oraz obsługa pracowników, znajdujących się poza terenem kraju. A wszystko to musi działać zgodnie z obowiązującym prawem, przepisami podatkowymi, normami BHP i zmianami legislacyjnymi – system musi być aktualny, reagujący i poprawny, bo jeden błąd może drogo kosztować. Dlaczego enova365 to idealny program kadrowo-płacowy dla firmy produkcyjnej enova365 nie tylko rozumie wszystkie powyższe wyzwania. Ona je rozwiązuje. Jak? Dzięki: integracji z systemami do rejestracji czasu pracy (RCP, terminale, zewnętrzne aplikacje) — dane trafiają bezpośrednio do systemu, eliminując ręczne przenoszenie; modułom produkcyjnemu + finansowo‑księgowemu + kadrowo‑płacowemu — premie i wynagrodzenia naliczane automatycznie na podstawie wielu zmiennych (wydajność, jakość, czas pracy) z przyporządkowaniem do linii produkcyjnych i miejsc powstawania kosztów; więcej informacji na ten temat znajdziesz w artykule Alokacja kosztów – na czym polega automatyczny podział kosztów w firmie? portalom pracownika i kierownika — pulpity, przez które pracownik sam składa wniosek, aktualizuje dane, kierownik widzi grafik, nadgodziny, wnioski i może interweniować z poziomu pulpitu. W dużych firmach to skrócenie setek maili i telefonów; zgodności z przepisami — enova365 jest regularnie aktualizowana zgodnie ze zmianami prawa pracy, norm czasu pracy, regulacjami podatkowymi i dokumentacyjnymi — co oznacza, że firma nie musi obawiać się zaległych kar czy błędnych rozliczeń. Case‑studies z wdrożeń programu kadrowego enova365 w firmach produkcyjnych Grupa Mardom – firma produkcyjna korzysta z enova365 w dwóch spółkach, integrując systemy RCP, wdrażając samoobsługę pracowniczą i automatyzując procesy. Efekt? Dane spójne, czas operacji HR drastycznie skrócony i koszty zredukowane o 228 000 zł rocznie. Okno-Plus – firma produkcyjno-handlowa wdrożyła enova365, w tym samoobsługę pracowniczą, e-teczki oraz obsługę PPK. W efekcie zautomatyzowała większość procesów kadrowych i z łatwością rozlicza wynagrodzenia wszystkich grup pracowników – także grup montażowych, oddelegowanych za granicę. HanseYachts – przykład organizacji z ponad 1000 pracowników, w której dzięki wdrożeniu enova365 wszystkie dane HR zintegrowano w jednym systemie. Zautomatyzowano ewidencję czasu pracy i jej weryfikację, rozliczanie wynagrodzeń i ich księgowanie oraz raportowanie. Wdrożono też nowoczesne procesy HR: samoobsługę pracowniczą, powiadomienia i przypomnienia, możliwość logowania się do systemu spoza firmy. Wszystkie powyższe wdrożenia przyniosły konkretną redukcję nieporozumień w rozliczeniach i oszczędność czasu menedżerów i działu HR. Checklista dla firm produkcyjnych – co musisz mieć w programie kadrowo‑płacowym Oto, na co zwrócić uwagę przy wyborze: elastyczne harmonogramy i zmienne normy czasu pracy — zmiany nocne, stawki zmianowe, normy nieregularne, automatyczne naliczanie premii i dodatków zależnie od produkcji/wydajności/warunków, integracja z miejscami powstawania kosztów — linie, projekty, działy, portale i pulpity online — by pracownicy mogli samodzielnie operować wnioskami, danymi, a kierownicy widzieli wszystko w jednym miejscu,  aktualizacje prawne i zgodność — normy, podatki, stawki minimalne, dokumentacja zawsze na bieżąco. Program kadrowo‑płacowy w firmie produkcyjnej to nie dodatek — to fundament działań całej organizacji. Właściwy system to narzędzie, które skraca i upraszcza procesy, eliminuje błędy oraz ręczną pracę, a także pozwala pracować sprawniej. A do tego daje menedżerom pełną kontrolę nad kosztami. enova365 łączy wszystkie elementy: integruje dane o czasie pracy i wynagrodzeniach w jednym systemie, przyporządkowuje wynagrodzenia do odpowiednich miejsc powstawania kosztów i cyfryzuje obsługę kadrową pracowników. Po prostu działa kompleksowo. Jeśli produkcja ma funkcjonować skutecznie, przewidywalnie i rozwijać się bez ograniczeń — warto postawić na system, który już dziś rozumie, co znaczy produkcyjny HR.

Gdy udostępniasz firmom infrastrukturę biurową i technologiczną liczy się każda minuta i każdy dokument. Szczeciński Park Naukowo-Technologiczny – właściciel kompleksu biurowego Technopark Pomerania – wybrał enova365 by jeszcze efektywniej wspierać rozwój przedsiębiorstw. Efekty: automatyzacja rozliczania najmu powierzchni biurowej i usług IT, efektywniejsze zarządzanie nieruchomościami oraz wzrost wiarygodności biznesowej. W czym nowe oprogramowanie miało wesprzeć Szczeciński Park Naukowo-Technologiczny? Szczeciński Park Naukowo-Technologiczny (SPNT) udostępnia firmom nowoczesną infrastrukturę biurową i technologiczną oraz profesjonalne programy wsparcia. I robi to na dużą skalę, bo ze wsparcia organizacji w rozwoju korzystają obecnie aż 102 firmy. Do spółki, która jest własnością miasta Szczecin, należy kompleks Technopark Pomerania. Obejmuje on budynki biurowe, sale konferencyjne, szkoleniowe i coworkingowe oraz parking podziemny. Organizacja wynajmuje je firmom na preferencyjnych warunkach. Do SPNT należy także największa serwerownia w regionie, której zasoby także są udostępniane start-upom i dojrzałym biznesom. Czego brakowało poprzednio wykorzystywanym programom? Przed wdrożeniem enova365 Park Naukowo-Technologiczny w Szczecinie wykorzystywał kilka różnych programów. Ponieważ nie były ze sobą zintegrowane, konieczne było „ręczne” przenoszenie danych z programu do programu czy rozliczanie różnych umów najmu. Ręcznie musiano też, na przykład, aktualizować informacje na stronie internetowej, dotyczące dostępności wynajmowanych nieruchomości. Niepotrzebnie spowalniało i utrudniało to pracę. Programy nie były też aktualizowane, kiedy zmieniały się przepisy prawne, ani nie nadążały za ewoluującymi potrzebami organizacji. Wymagania wobec nowego systemu Zarząd spółki rozpoczął poszukiwania nowego systemu, wolnego od wad poprzedników. Nowe oprogramowanie miało przede wszystkim umożliwiać integrację wszystkich procesów biznesowych w jednym systemie. Było to konieczne, żeby móc wdrożyć automatyzację i elektroniczny obieg dokumentów oraz wyeliminować ręczną pracę. Jeden program miał wspierać między innymi: ewidencję posiadanych obiektów i powiązanych z nimi umów najmu, polis ubezpieczeniowych czy zdarzeń: remontów lub awarii, rozliczanie wynajmu powierzchni biurowych, sal konferencyjnych czy powierzchni serwerowni, albo usług IT – np. dzierżawę serwerów, pozyskiwanie ad-hoc precyzyjnych informacji zarządczych, dostarczanie niezbędnych danych uprawnionym pracownikom, najemcom i dostawcom, aktualizację informacji na stronach internetowych, dzięki integracji, efektywną obsługę klientów. Jakie moduły systemu enova365 wdrożono i które procesy usprawniono? Kiedy wybór padł na enova365 i firmę wdrożeniową KOMAKO w pierwszej kolejności wdrożono moduły enova365 Handel i magazyn, Nieruchomości oraz moduły z obszaru finansowo-księgowego: Księga Handlowa i Księga Inwentarzowa. To pozwoliło na pełną cyfryzację wszystkich procesów związanych z wynajmowaniem firmom biur, miejsc parkingowych, pomieszczeń magazynowych, sal konferencyjnych czy dzierżawą serwerów wirtualnych. Rozliczanie najmu Jak działa po wdrożeniu? W enova365 najem można rozliczyć jednorazowo lub na podstawie umów cyklicznych. W pierwszym przypadku wystarczy wybrać usługę, za którą przygotowywane jest rozliczenie – w tym wypadku najem: powierzchni biurowej, pomieszczeń magazynowych lub gastronomicznych, szafek odzieżowych, sal konferencyjnych. Do rozliczenia najmu zostaje wykorzystana stawka wpisana, jako cena wynajmu danego obiektu. Po wpisaniu okresu najmu (może to być godzina, dzień czy miesiąc) wystarczy kliknąć rozlicz najem, a system utworzy fakturę, wyśle ją do klienta i automatycznie zadekretuje. Przy fakturowaniu na podstawie umów cyklicznych system automatycznie generuje dokumenty sprzedaży w wyznaczonym czasie. Faktury te są od razu widoczne w systemie dla księgowych i automatycznie dekretowane. Korzyści: Jednorazowe fakturowanie najmu przy pomocy 3 kliknięć. Przy fakturowaniu cyklicznym system całkiem Cię w tym wyręcza Łatwość wystawiania faktur za dowolny czas najmu – począwszy od godziny, aż po miesiące Księgowa od razu widzi w systemie wystawione faktury Ewidencja wynajmowanych obiektów Jak działa po wdrożeniu? W module Nieruchomości enova365, w formie drzewa odwzorowana jest struktura wszystkich posiadanych nieruchomości. Każdy obiekt – biuro, biurko, miejsce parkingowe, szafka na ubranie czy sala konferencyjna – może mieć w nim swoje odbicie i może być powiązany z innym obiektem. Dodatkowo wszystkie obiekty są dostępne w formie listy, gdzie można je filtrować według typów czy dostępności. W odniesieniu do każdej nieruchomości możesz też sprawdzić powiązane z nią zdarzenia – umowy (zawarte na czas określony i nieokreślony), dokumenty, na podstawie których wystawiane są dokumenty rozliczeniowe, a także planowane remonty, awarie, polisy ubezpieczeniowe i wiele innych. Korzyści: Szybki wgląd w rejestr wynajętych i niewynajętych obiektów Błyskawiczna identyfikacja zależności między obiektami Wszystkie informacje o posiadanych nieruchomościach w jednym miejscu Zarządzanie umowami z najemcami Jak działa po wdrożeniu? enova365 umożliwia łatwą ewidencję umów, zawartych z najemcami. Można do nich podpinać załączniki, na bazie których wystawiane są dokumenty rozliczeniowe, ale także zaznaczyć indywidualne warunki płatności dla umowy – sposób zapłaty, termin czy rachunek bankowy. Jest też opcja ustawienia indywidualnych parametrów fakturowania. Korzyści: Szybka obsługa umów Informowanie klientów o ofercie Jak działa po wdrożeniu? System enova365 jest zintegrowany ze stronami internetowymi, na których klienci mogą znaleźć informacje o dostępnych do wynajęcia powierzchniach biurowych czy zasobach IT. Dzięki temu, każda informacja o zmianie statusu dostępności obiektu czy usługi, zarejestrowana w enova365 – ma swoje odbicie na stronie internetowej. Korzyści: Zmieniasz dane tylko raz – w enova365, a są one zaktualizowane także na stronie internetowej. Efekty wdrożenia enova365 w Szczecińskim Parku Naukowo-Technologicznym – co myślą uczestnicy projektu? System, który obsługuje wszystkie procesy biznesowe wdrożony w 4 miesiące Paweł Muszyński, kierownik projektu ze strony SPNT: „Szczęśliwie trafiłem na wiarygodnych i odpowiedzialnych partnerów po stronie zespołu wdrożeniowego wykonawcy. Odpowiedzi na nasze pytania trafiały do mnie szybko, były treściwe i merytoryczne. Współpraca układała się harmonijnie, nie było konfliktów, wzajemnych pretensji, a to dobrze wróżyło i przełożyło się na końcowy efekt w postaci uruchomienia po 4 miesiącach pracy systemu obsługującego wszystkie podstawowe procesy biznesowe naszej organizacji.” Zrealizowaliśmy nasze cele biznesowe, otworzyliśmy nowe możliwości przed firmą, mamy platformę do realizacji naszych następnych zamierzeń Andrzej Feterowski, Dyrektor Zarządzający SPNT: „Operacja się udała. Zaangażowaliśmy w nią cały nasz zespół, wierząc, że współpraca ludzi wzbogaca. W mojej ocenie równowaga pomiędzy zespołami wdrożeniowymi wykonawcy i zamawiającego jest kluczowa, a w tym przypadku okazało się, że możliwe było takie konstruowanie zasad współpracy, aby osiągnąć wynik na zasadzie win-win. I to się udało. Zrozumienie naszych potrzeb, przy równoczesnym identyfikowaniu możliwości zespołu wdrożeniowego wykonawcy i oprogramowania zaowocowało generalnie bezkonfliktową współpracą. Zrealizowaliśmy nasze cele biznesowe, otworzyliśmy nowe możliwości przed firmą, mamy platformę do realizacji naszych następnych zamierzeń.” Chcesz przenieść swój biznes na wyższy poziom automatyzacji? Jeszcze dziś umów się na bezpłatną prezentację online, w czasie której nasi konsultanci pokażą, jak system ERP enova365 wspiera pracę w firmie.

Firma Soneta, producent systemu ERP enova365, poinformowała o nowej integracji swojego oprogramowania z rozwiązaniem Archivista, służącym do digitalizacji dokumentacji kadrowej. Nowa funkcjonalność pozwala firmom w ekspresowym tempie przekształcać papierowe akta osobowe w zgodne z przepisami cyfrowe e-teczki. Dzięki integracji możemy korzystać z efektów pracy systemu Archivista bezpośrednio w module elektronicznej dokumentacji pracowniczej enova365, co daje finalnie komfort pracy w jednym systemie. Integracja Archivista z enova365 pozwala nawet siedmiokrotnie przyspieszyć cyfryzację dokumentów kadrowych w porównaniu do metod tradycyjnych. Przykładowa 100-stronicowa teczka pracownicza może być zdigitalizowana i kompleksowo opisana w zaledwie 20 minut, zamiast w 2,5 godziny. Program wykorzystuje zawansowaną technologię OCR oraz mechanizmy AI do automatycznego rozpoznania dokumentów. Następnie Archivista nadaje im odpowiednie nazwy i sprawnie przypisuje je do właściwych kategorii, a także wzbogaca niezbędnymi metadanymi. Gotowe e-akta trafiają bezpośrednio do modułu Kadry Płace enova365. Block Quote Block Quote Rozwiązanie w swoim zamyśle ma służyć zarówno firmom, które już korzystają z enova365, jak przedsiębiorstwom, które poszukują rozwiązania umożliwiającego  przejście na cyfrowe zarządzanie kadrami. Konektor Archivista instaluje się wewnątrz środowiska enova365, bez konieczności przebudowy istniejących procesów czy szkolenia zespołu od podstaw. Block Quote Korzyści z integracji: Ekspresowa digitalizacja akt osobowych (7-krotne przyspieszenie procesu), Automatyczne rozpoznawanie i przypisywanie dokumentów, Pełna zgodność z przepisami (RODO, rozporządzenia ministerialne), Bezpieczny i kontrolowany dostęp do e-dokumentów 24/7, Gotowość na pracę zdalną i hybrydową.

W 2025 roku pracownicy mają do dyspozycji szereg urlopów oraz elastycznych rozwiązań organizacyjnych, które pozwalają lepiej godzić życie zawodowe z rodzinnym. Obejmuje to zarówno rodziców biologicznych, jak i adopcyjnych, którzy chcą połączyć obowiązki rodzinne z pracą. Poniżej przedstawiamy szczegółowe informacje na temat poszczególnych typów urlopów rodzicielskich – z określonym wymiarem czasu – oraz informacje, czy można zarządzać nimi w systemach, takich jak Symfonia i enova365. Urlop macierzyński Urlop macierzyński przysługuje matce dziecka i trwa 20 tygodni przy urodzeniu jednego dziecka. Natomiast w przypadku porodu mnogiego okres ten wydłuża się do nawet 37 tygodni, gdy urodzi się pięcioro lub więcej dzieci.. Urlop można rozpocząć już na 6 tygodni przed planowanym porodem. Co ważne, kobieta musi wykorzystać przynajmniej 14 tygodni urlopu po porodzie, natomiast pozostałą część, do 6 tygodni, może przekazać ojcu dziecka, jeśli spełnia on określone warunki. Systemy kadrowe takie jak Symfonia oraz enova365 umożliwiają elektroniczne składanie wniosków o urlop macierzyński, co znacząco usprawnia proces kadrowy i pozwala kontrolować prawidłowe terminy oraz długość urlopu. Urlop rodzicielski Po zakończeniu urlopu macierzyńskiego pracownikom przysługuje dodatkowy urlop rodzicielski, który trwa maksymalnie 41 tygodni przy urodzeniu jednego dziecka. W przypadku ciąży mnogiej jest to nawet 43 tygodnie. Może być wykorzystany przez oboje rodziców, w częściach (maksymalnie pięciu), w terminie do ukończenia przez dziecko 6. roku życia. Każdy z rodziców posiada 9 tygodni urlopu, które są nieprzenoszalne, co oznacza, że nie mogą zostać przekazane drugiemu rodzicowi. Jeżeli te tygodnie nie zostaną wykorzystane, prawo do nich wygasa. Symfonia i enova365 wspierają planowanie oraz rozliczanie tego typu urlopów, z możliwością monitorowania wykorzystanych tygodni oraz integracją z dokumentacją do ZUS. Urlop ojcowski Urlop ojcowski przysługuje ojcu dziecka w wymiarze 14 dni (2 tygodni), niezależnie od tego, czy matka korzysta z urlopów związanych z rodzicielstwem. Urlop ten można wykorzystać jednorazowo lub w dwóch częściach (po 7 dni każda). Może zostać wykorzystany jednorazowo lub podzielony na dwie części po 7 dni. Co więcej, urlop musi zostać wykorzystany w ciągu 12 miesięcy od narodzin dziecka lub od objęcia opieki nad dzieckiem adoptowanym. Wniosek o urlop ojcowski można złożyć przez system kadrowy – np. w Symfonii lub enova365 – co pozwala uprościć proces, zminimalizować błędy formalne i zautomatyzować weryfikację terminów. Urlop wychowawczy Urlop wychowawczy to bezpłatny urlop, który przysługuje pracownikowi posiadającemu co najmniej 6-miesięczny staż pracy. Można z niego skorzystać do ukończenia przez dziecko 6. roku życia. Łączny maksymalny wymiar urlopu wynosi 36 miesięcy. Może zostać podzielony na maksymalnie pięć części, przy czym jeden miesiąc jest zarezerwowany wyłącznie dla drugiego rodzica i nie może zostać przekazany. Urlop wychowawczy może zostać podzielony na maksymalnie pięć części. W systemach Symfonia i enova365 można kontrolować liczbę części, długość oraz pozostałe dni urlopu, co ma znaczenie w szczególności w przypadku dłuższych okresów nieobecności. Urlop adopcyjny – równe prawa dla rodziców adopcyjnych Rodzice, którzy przysposobili dziecko, mają prawo do takich samych urlopów jak rodzice biologiczni. Oznacza to, że przysługują im: urlop macierzyński (od dnia objęcia opieki), urlop rodzicielski, urlop ojcowski, urlop wychowawczy. Warunki, długość i zasady przyznawania są identyczne jak w przypadku urodzenia dziecka. Co więcej, w systemach Symfonia i enova365 wystarczy wybrać odpowiedni rodzaj urlopu oraz zaznaczyć, że dotyczy on opieki adopcyjnej. Elastyczna organizacja pracy w 2025 roku Rodzic wychowujący dziecko do 8. roku życia ma prawo do złożenia wniosku o elastyczną organizację pracy. Może to obejmować: pracę zdalną (stałą lub okazjonalną), elastyczny czas rozpoczęcia i zakończenia pracy, skrócony wymiar etatu (np. 3/4, 1/2), pracę w systemie zadaniowym, indywidualny rozkład czasu pracy. Wniosek o elastyczną organizację pracy powinien zostać złożony na co najmniej 21 dni przed planowanym rozpoczęciem zmian. Pracodawca może odmówić tylko, jeśli wykaże, że wdrożenie zmian jest niemożliwe ze względów organizacyjnych lub prawnych. Wnioski urlopowe w systemach Symfonia i enova365 Nowoczesne systemy kadrowo-płacowe, takie jak Symfonia i enova365, umożliwiają pracownikom elektroniczne składanie i obsługę wniosków dotyczących wszystkich typów urlopów związanych z rodzicielstwem. To rozwiązanie przyspiesza procesy kadrowe, eliminuje błędy formalne i zapewnia zgodność z obowiązującym prawem. Funkcje dostępne w tych systemach obejmują m.in.: składanie wniosków o urlop macierzyński, ojcowski, rodzicielski, wychowawczy, automatyczne naliczanie i monitorowanie urlopów, integrację z e-teczkami i dokumentacją pracowniczą, zgodność z Kodeksem pracy i regulacjami ZUS. Podsumowanie 2025 rok przynosi kontynuację ważnych zmian w obszarze uprawnień rodzicielskich. Pracownicy powinni znać swoje prawa, a pracodawcy – zapewniać sprawne mechanizmy ich realizacji. Zastosowanie narzędzi takich jak Symfonia i enova365 to krok w stronę nowoczesnego i zgodnego z prawem zarządzania kadrami.

Czy pracując na umowie zlecenie albo prowadząc własną firmę, powinieneś mieć prawo do urlopu, odprawy czy dodatku stażowego? Od lat to pytanie budzi emocje i spory. W końcu nadchodzą zmiany. Z początkiem 2026 roku wejdzie w życie nowelizacja Kodeksu pracy, która rozszerzy definicję stażu pracy. Rząd zatwierdził już odpowiedni projekt ustawy. Czym jest staż pracy? W polskim prawie wyróżniamy dwa podstawowe rodzaje stażu pracy: Ogólny staż pracy – suma lat przepracowanych u różnych pracodawców. Ma wpływ m.in. na prawo do urlopu wypoczynkowego czy urlopu wychowawczego. Zakładowy staż pracy – liczony tylko u jednego pracodawcy. Od niego zależy np. długość wypowiedzenia, prawo do odprawy, dodatków stażowych czy nagrody jubileuszowej. Do tej pory do stażu pracy wliczano przede wszystkim zatrudnienie na etacie oraz okresy nauki np. studia. Natomiast nie brano pod uwagę umów cywilnoprawnych (zlecenie czy dzieło), a także prowadzenie własnej działalności gospodarczej. Dla wielu pracowników i przedsiębiorców oznaczało to mniej korzystne warunki, np. przy ustalaniu uprawnień. ZOBACZ TAKŻE: Odwołanie z urlopu a niedopuszczenie do urlopu – co może pracodawca? Co się zmieni od 2026 roku? 24 czerwca 2025 roku Rada Ministrów przyjęła projekt ustawy i skierowała go do Sejmu. Nowe przepisy zaczną obowiązywać od 1 stycznia 2026 r. Co istotne, do stażu pracy będą wliczane nowe formy zatrudnienia, takie jak: okresy wykonywania pracy na podstawie: umowy zlecenia, umowy o świadczenie usług (w tym tzw. umowy dla niań), umowy agencyjnej, prowadzenie działalności gospodarczej i pozostawanie osobą współpracującą, bycie wspólnikiem spółek jawnych, komandytowych, partnerskich, a także jednoosobowej spółki z o.o., praca w rolniczych spółdzielniach produkcyjnych, służba w formacjach mundurowych (m.in. Straż Marszałkowska, Służba Celno-Skarbowa), zagraniczna działalność zarobkowa inna niż zatrudnienie. Co to oznacza w praktyce? Przykład: Obecnie masz sześć lat doświadczenia zawodowego, ale wcześniej pracowałeś u obecnego pracodawcy przez cztery lata na podstawie umowy zlecenie. Po nowelizacji ustawy, która wchodzi w życie 1 stycznia 2026 r., Twoje doświadczenie zawodowe wydłuży się do dziesięciu lat. Przyspieszy to Twoje prawo do: 26 dni urlopu wypoczynkowego (zamiast 20), dłuższego okresu wypowiedzenia, wyższej odprawy, jeśli umowa zostanie rozwiązana, dodatku stażowego – jeśli obowiązuje w Twoim zakładzie pracy. ZOBACZ TAKŻE: Czy pracodawca może zadzwonić do bliskiej osoby pracownika w razie jego nieobecności? Jak będzie potwierdzany staż pracy? Nowelizacja przewiduje, że potwierdzeniem zaliczanych okresów będzie zaświadczenie z ZUS: do stażu pracy będą wliczane okresy, w których odprowadzano składki na ubezpieczenia społeczne lub zdrowotne, w przypadku ulg, takich jak „ulga na start” czy umowy zawierane z uczniami i studentami, może być wymagane dodatkowe postępowanie wyjaśniające. Wniosek o wydanie takiego zaświadczenia należy złożyć elektronicznie – za pośrednictwem Platformy Usług Elektronicznych ZUS (PUE ZUS) Dlaczego te zmiany są ważne? Nowelizacja ma wyrównać szanse wszystkich pracujących – bez względu na to, czy pracowali na etacie, zleceniu czy prowadzili własny biznes. Dla wielu osób to realna poprawa warunków pracy i lepszy dostęp: stanowisk wymagających doświadczenia zawodowego, świadczeń pracowniczych (np. nagrody jubileuszowej, dodatku stażowego), większej stabilności zatrudnienia. Podsumowanie – do zapamiętania! Od 2026 r. staż pracy będzie liczony szerzej – obejmie też zlecenia i działalność gospodarczą. Zmiany wpłyną na długość urlopu, odprawy, dodatki stażowe i inne uprawnienia. Już teraz warto zebrać dokumenty potwierdzające wcześniejszą pracę, zwłaszcza jeśli nie była to praca na etacie.

Od 1 stycznia 2025 roku pierwsza grupa podatników CIT jest  zobowiązana do prowadzenia ksiąg rachunkowych w formacie cyfrowym oraz przesyłania ich do urzędu skarbowego za pomocą Jednolitego Pliku Kontrolnego. To zmiana, która wymaga przygotowania odpowiednich narzędzi i dostosowania procesów księgowych. W kolejnych latach obowiązek ten obejmie kolejne grupy podatników. Kto musi przesyłać JPK_CIT od 2025 roku? Obowiązek raportowania w formie elektronicznej dotyczy przede wszystkim: Podatkowych grup kapitałowych oraz podatników CIT z przychodami powyżej 50 mln euro w poprzednim roku podatkowym (od 2025 r.) Pozostałych podatników CIT i podatników PIT/PPE/PPL, którzy prowadzą ewidencję VAT (od 2026 r.) Zwolnieni z tego obowiązku są m.in. jednostki budżetowe, fundacje rodzinne, podatnicy z przychodami wyłącznie wolnymi od podatku oraz prowadzący uproszczoną ewidencję przychodów i kosztów. ZOBACZ TAKŻE: Czy zakup roweru może być kosztem firmowym? JPK_CIT – jakie struktury obowiązują? Podatnicy CIT zobligowani są do przesyłania dwóch kluczowych plików: JPK_KR_PD – raportującego księgi rachunkowe w formacie XML, JPK_ST_KR – dotyczącego ewidencji środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych. Jakie dane muszą się znaleźć w plikach JPK? Informacje jakie muszą być uwzględnione w raportach to: Numer identyfikacji podatkowej (NIP) kontrahenta, Numer faktury w Krajowym Systemie e-Faktur (KSeF), Szczegółowe oznaczenia kont księgowych zgodnie z oficjalnym słownikiem znaczników, Dane o środkach trwałych: sposób nabycia, numer dowodu przyjęcia, daty nabycia i wykreślenia, numer inwentarzowy, Informacje o różnicach między wynikiem finansowym a podstawą opodatkowania (m.in. przychody i koszty niepodlegające opodatkowaniu). Warto podkreślić, że część danych dot. środków trwałych nabytych przed 2025 rokiem może być jeszcze zwolniona z obowiązku raportowania w pierwszych latach obowiązywania nowych przepisów. Co zawiera struktura JPK_ST_KR? JPK_ST_KR to plik, który skupia się na ewidencji środków trwałych i wartości niematerialnych i prawnych (WNiP). Raportowanie obejmuje: Numer inwentarzowy, Daty nabycia, wytworzenia lub wykreślenia z ewidencji, Dane dotyczące amortyzacji (częstotliwość i wysokość odpisów), Rodzaj dowodu potwierdzającego nabycie lub wykreślenie. Od 2025 roku wprowadzono obowiązek uzupełniania nowych pól, takich jak sposób nabycia środka trwałego (np. faktura VAT, umowa sprzedaży, darowizna) oraz częstotliwość odpisów amortyzacyjnych. Sposób nabycia środka trwałego Zgodnie z nowym słownikiem, sposób nabycia należy oznaczyć literowo: F – faktura VAT S – umowa sprzedaży D – umowa darowizny N – wkład niepieniężny W – wytworzenie I – inne To pole jest obowiązkowe dla wszystkich środków trwałych przyjętych po 1 stycznia 2025. Częstotliwość odpisu amortyzacyjnego Wprowadzono również nowy słownik dotyczący częstotliwości amortyzacji: M – miesięczna K – kwartalna R – roczna J – jednorazowa S – sezonowa I – inna X – brak odpisu Brak prawidłowego uzupełnienia tych pól będzie skutkował niemożnością wygenerowania poprawnego pliku JPK_ST_KR. Czy Excel wystarczy do prowadzenia ewidencji i generowania JPK? Niestety, ręczne prowadzenie ewidencji środków trwałych w Excelu nie zapewnia zgodności z nowymi wymaganiami JPK. Struktura JPK to plik XML, który powinien być generowany automatycznie przez system księgowy. Ręczne przygotowanie takich plików to nie tylko duże ryzyko błędów, ale także strata czasu i dodatkowe koszty. ZOBACZ TAKŻE: Nowości w Księdze Przychodów i Rozchodów 2026: 15 kluczowych zmian w projekcie Ministra Finansów Co zrobić, by przygotować się na zmiany? Zweryfikuj system księgowy – upewnij się, czy obsługuje eksport JPK według nowych wymagań, Zamień Excel na dedykowane oprogramowanie – np. systemy ERP takie jak Symfonia, enova365 lub inne narzędzia z funkcją generowania JPK, Uzupełnij dane środków trwałych zgodnie z nowymi obowiązkami – pamiętaj o oznaczaniu sposobu nabycia i częstotliwości amortyzacji. Podsumowanie: Zmiany w raportowaniu ksiąg rachunkowych to nie tylko wymóg prawny, ale także szansa na automatyzację i usprawnienie pracy działu księgowości. Nie zostawiaj wdrożenia na ostatnią chwilę – inwestycja w nowoczesny system księgowy to gwarancja bezpieczeństwa, zgodności z przepisami i minimalizacji ryzyka błędów.

Branża transportowa to dynamicznie zmieniające się środowisko, w którym nowe regulacje prawne stawiają przed firmami liczne wyzwania. Przykładem takich zmian jest Pakiet Mobilności, który wpływa na sposób wynagradzania i rozliczania kierowców wykonujących przewozy międzynarodowe. Choć wdrażanie nowych przepisów bywa wymagające, to w niektórych przypadkach przynosi realne korzyści dla pracowników. Dobrym przykładem jest tzw. dodatek sanitarny (Sanitariaty), którego celem jest rekompensata kosztów ponoszonych przez kierowców w trasie. Czym są Sanitariaty? Dodatek sanitarny to składnik wynagrodzenia, który przysługuje kierowcom realizującym przewozy międzynarodowe. Służy on pokryciu kosztów korzystania z toalet, pryszniców oraz środków higienicznych podczas wykonywania pracy za granicą. Zgodnie z Ustawą o delegowaniu kierowców w transporcie drogowym z dnia 28 lipca 2023 roku, koszt ten może być zwrócony kierowcy jako nieopodatkowany i nieoskładkowany dodatek — pod warunkiem, że całkowite miesięczne wynagrodzenie pracownika osiąga co najmniej poziom przeciętnego wynagrodzenia. Co ważne, nie jest wymagane przedstawianie dokumentów potwierdzających poniesienie wydatków — podobnie jak w przypadku ryczałtów za noclegi poza kabiną. ZOBACZ TAKŻE: Jakie zmiany czekają przedsiębiorców w 2025 roku? Sanitariaty w enova365 – jak to działa? System enova365 w ramach funkcjonalności Pakiet Mobilności (Kierowcy) umożliwia kompleksowe rozliczanie dodatków sanitarnych oraz innych składników wynagrodzenia dla kierowców wykonujących przewozy międzynarodowe. Dzięki enova365 możesz: Rozliczać składki ZUS dla kierowców delegowanych za granicę zgodnie z obowiązującymi przepisami, Uwzględniać dodatki sanitarne w ewidencji płacowej. Do dyspozycji użytkownika są dwa główne elementy: Sanitariaty WE – dla pracowników zatrudnionych na podstawie umowy o pracę, Sanitariaty WE U – dla zleceniobiorców. Wystarczy dodać odpowiedni składnik w kartotece pracownika lub zleceniobiorcy, podać kwotę i okres, a system automatycznie uwzględni dodatek w wypłacie. Elementy te są domyślnie zdefiniowane jako nieopodatkowane i nieoskładkowane, chyba że łączny przychód pracownika w danym miesiącu nie osiągnie minimalnej podstawy wymiaru składek ZUS. Dodatkowo system zawiera techniczne składniki: Sanitariaty korekta ZUS, Sanitariaty korekta ZUS Uktóre służą do zapewnienia poprawnych wyliczeń i należy je mieć aktywne w bazie danych. ZOBACZ TAKŻE: Nowości w Księdze Przychodów i Rozchodów 2026: 15 kluczowych zmian w projekcie Ministra Finansów Integracja z 4Trans – pełna automatyzacja danych kierowców Dzięki integracji z oprogramowaniem 4Trans, system enova365 pozwala na importowanie danych z ewidencji kierowców bez potrzeby ręcznego wprowadzania informacji. W ramach integracji możesz zaimportować: Diety (zestawienie diet na potrzeby pakietu mobilności), Wyrównania za pracę za granicą, Dodatki płacowe (np. nadgodziny, premie, dodatki za pracę za granicą), Ryczałty i ich wyrównania, Plan pracy (do zakładki Kalendarz/Norma czasu pracy), Nieobecności (np. urlopy, zwolnienia), Czas pracy (do zakładki Kalendarz/Czas pracy), Sanitariaty – sumaryczna kwota dodatku za dany miesiąc zostanie automatycznie przypisana do odpowiedniego składnika „Sanitariaty WE”. Dzięki tej integracji wszystkie niezbędne dane z 4Trans trafiają bezpośrednio do enova365, co znacząco skraca czas potrzebny na przygotowanie listy płac i zapewnia zgodność z aktualnymi przepisami. Podsumowanie System enova365 wspierany przez integrację z 4Trans stanowi kompleksowe rozwiązanie dla firm transportowych, które muszą sprostać wymaganiom Pakietu Mobilności. Obsługa dodatku sanitarnego, rozliczanie diet i wynagrodzeń delegowanych kierowców – wszystko to możesz zrealizować w jednym miejscu, zgodnie z obowiązującymi regulacjami.

Po wdrożeniu enova365 w Martex Logistics dane o wejściach i wyjściach pracowników automatycznie trafiają do systemu ERP. Również automatycznie przebiega rozliczanie czasu pracy, a precyzyjne dane są na wyciągnięcie ręki. W efekcie, zarządzanie czasem pracy kilkuset pracowników przestało być problemem. Wyzwanie: zwiększenie efektywności kontroli obecności i godzin pracy Martex Logistics jest częścią grupy Martex Sp. z o. o. – jednego z największych w kraju dystrybutorów części zamiennych do samochodów ciężarowych i autobusów. Zadaniem firmy jest obsługa Magazynu Centralnego Martex o powierzchni 45 000 m², zlokalizowanego w Będzinie. Pracuje nad tym ok. 180 pracowników etatowych, okresowo wspomaganych przez pracowników agencji tymczasowych. I właśnie monitorowanie i ewidencja czasu pracy pracowników etatowych i agencyjnych stanowiła w Martex Logistics największe wyzwanie. Żeby móc lepiej planować zasoby i zwiększyć efektywność operacyjną menedżerowie chcieli mieć możliwość łatwego kontrolowania obecności i godzin pracy personelu. Nie zapewniały tego dotychczas wykorzystywane rozwiązania. Cel: automatyzacja rozliczania czasu pracy i łatwe zarządzanie czasem pracy W Martex Logistics, dane z Systemu Kontroli Dostępu dotyczące obecności pracowników są podstawą do wyliczeń nadgodzin, absencji oraz innych składników rozliczeń pracowniczych. Przed wdrożeniem, były one, co prawda, pozyskiwane z Systemu Kontroli Dostępu, jednak miały postać surową, nieprzetworzoną i niezaokrągloną, co utrudniało ich dalsze wykorzystanie w rozliczeniach kadrowo-płacowych i powodowało pomyłki przy interpretacji danych. Dodatkowo, dostęp do tych informacji nie był ani intuicyjny ani wygodny, a przez to czasochłonny. Mając świadomość, że na rynku są dostępne nowoczesne rozwiązania, które umożliwiają integrację systemów oraz pełną automatyzację procesów kadrowych, zespół Martex Logistics podjął decyzję o takim wdrożeniu. Jego celem było podniesienie efektywności rozliczania czasu pracy i łatwy dostęp do precyzyjnych danych kadrowych. Żeby je zrealizować sformułowano następujące wymagania wobec systemu ERP: otwarte API – nowe rozwiązanie musiało zapewnić możliwość integracji z innymi narzędziami, elastyczność – możliwość odwzorowania procesów w firmie, nowoczesność – system musiał zapewnić daleko idącą automatyzację procesów kadrowo-płacowych, w tym umożliwić samoobsługę pracowniczą. Ważnym kryterium wyboru systemu ERP dla Martex Logistics było także profesjonalne wsparcie na etapie wdrożenia, dlatego poszukiwanofirmy wdrożeniowej z dużym doświadczeniem w branży logistycznej. Po przeprowadzeniu gruntownej analizy dostępnych rozwiązań, wybór padł na enova365, ze względu na bogactwo funkcji w obszarze kadrowo-płacowym oraz możliwość rozbudowy o kolejne moduły w przyszłości. Partnerem wdrożeniowym została natomiast firma Tradiss Piotrowski-Iwaniuk, jeden z czołowych autoryzowanych dystrybutorów systemu enova365. Rozwiązanie: wdrożenie modułów kadrowo-płacowych enova365 W odpowiedzi na potrzeby klienta wdrożono zintegrowane rozwiązanie oparte na systemie ERP enova365. Objęło ono moduły Kadry Płace enova365 oraz Pulpity Pracownika i Kierownika. Kluczowym elementem projektu była także automatyzacja zarządzania czasem pracy poprzez wykorzystanie modułów Harmonogramu zadań oraz enova365 WebAPI. Realizacja projektu przebiegała w następujących etapach. Analiza przedwdrożeniowa i konfiguracja systemuNa początku, przeprowadzono szczegółową analizę potrzeb i oczekiwań poszczególnych działów firmy oraz ustalono jak mają przebiegać kluczowe procesy. Kolejnym krokiem była konfiguracja systemu enova365 Kadry i Płace oraz Pulpitów Pracownika i Kierownika, z uwzględnieniem specyfiki działalności Martex Logistics. Szczególną uwagę poświęcono opracowaniu mechanizmu rozliczania czasu pracy oraz integracji z Systemem Kontroli Dostępu. Szkolenia i współpraca zespołówRównolegle z konfiguracją systemu zespół Martex Logistics przeprowadził szkolenia dla użytkowników, aby zapewnić im komfort pracy z nowym narzędziem. Zespół wdrożeniowy Tradiss odpowiadał za koordynację techniczną wszystkich działań, natomiast po stronie klienta kluczową rolę odegrały działy kadr i IT, które aktywnie wspierały proces wdrożenia na każdym etapie. Testy i uruchomienie produkcyjnePo zakończeniu konfiguracji przeprowadzono testy funkcjonalne poprawności działania systemu. Dzięki pozytywnym wynikom tych działań możliwe było uruchomienie systemu w trybie produkcyjnym i rozpoczęcie codziennej pracy z nowym rozwiązaniem. Efekty: mniej błędów, efektywniejsze zarządzanie zasobami Dzięki wdrożeniu udało się zintegrować system do ewidencji czasu pracy z modułem kadrowo-płacowym systemu ERP. Teraz dane między systemami są przesyłane automatycznie. Automatycznie przebiega też rozliczanie czasu pracy, a kadra zarządzająca ma łatwy wgląd w dane dotyczące czasu pracy załogi. Przyniosło to szereg następujących korzyści. Mniej błędów, więcej czasuWyeliminowano konieczność manualnej obróbki informacji, co znacząco skróciło czas potrzebny na przygotowanie rozliczeń oraz zredukowało liczbę potencjalnych błędów. Przejrzysty proces planowania czasu pracyAutomatyzacja wpłynęła również na poprawę przejrzystości i organizacji procesu planowania czasu pracy. Planowanie grafików stało się szybsze, bardziej efektywne i mniej podatne na błędy. Wzrost efektywności działu HRNajbardziej wymiernym rezultatem wdrożenia było znaczące skrócenie czasu potrzebnego na ewidencjonowanie i rozliczanie czasu pracy zarówno pracowników etatowych, jak i agencyjnych. Teraz zespół może się skupić na zadaniach o wyższej wartości dla organizacji. System gotowy, by sprostać rosnącym potrzebomDzięki elastyczności enova365 system pozostaje skalowalny, co daje możliwość dalszego rozwoju i dostosowania do przyszłych potrzeb organizacji. W efekcie wdrożenie systemu wpłynęło na wzrost konkurencyjności Martex Logistics na rynku. Chcesz przenieść swój biznes na wyższy poziom automatyzacji? Jeszcze dziś umów się na bezpłatną prezentację online, w czasie której nasi konsultanci pokażą, jak system ERP enova365 wspiera pracę w firmie. Umów prezentację enova365

W większości firm system kadrowo-płacowy działa tak długo, jak długo nie zawodzi. Ale to pozorna stabilność. Bo nawet jeśli „jakoś to idzie”, to codzienność działu kadr i płac wygląda zwykle tak samo: ręczne listy, ciągłe poprawki, ryzyko błędów i stres. Tymczasem HR może szybciej, bezpieczniej. I z większym wpływem na biznes. Zamiast „jakoś działa” – „wiemy, ile to kosztuje i ile zyskujemy” Wypłata pensji to proces. I jak każdy proces – może być ręczny, czasochłonny i pełen wyjątków. Albo uporządkowany, zautomatyzowany i przewidywalny. Z danych firm, które wdrożyły nowoczesny system kadrowo-płacowy enova365, jasno wynika, że: naliczanie wynagrodzeń zajmuje o 30–50% czasu mniej, przygotowanie raportów kadrowych skraca się nawet o 60%, obsługa urlopów, wniosków i zaświadczeń jest zautomatyzowana niemal w 100%. Oszczędzasz nie tylko czas pracy zespołu HR. Zyskujesz większą pewność, że wszystko działa tak, jak trzeba – zgodnie z przepisami i oczekiwaniami zarządu. Argument nr 1: dane, które mówią same za siebie Zarząd nie kupi kolejnej opowieści o „intuicji” czy „łatwiejszej pracy”. Potrzebuje konkretów. Dlatego dzięki panelom BI w enova365 możesz pokazać: realny koszt wynagrodzeń – z podziałem na działy, stanowiska, formy zatrudnienia, poziom absencji i rotacji – nie jako trend, ale twardą liczbę, wykorzystanie urlopów – z raportem pokazującym, kto ma zaległości, dynamikę kosztów kadrowych – porównania miesiąc do miesiąca. To nie tylko informacje. To argumenty, które przekładają się na decyzje. → Chcesz wiedzieć więcej? Zobacz, jak analizować dane kadrowo-płacowe. Argument nr 2: inni już to zrobili Zarząd lubi benchmarki. A Ty możesz je pokazać. Firmy, które korzystają z enova365, mówią wprost: to inwestycja, która się zwraca – w czasie, w bezpieczeństwie, w możliwościach. dr Irena Eris Grupa ERBUD Ministerstwo Edukacji Narodowej Atalian Global Services Poland To dopiero początek listy. Konkretne przykłady organizacji, które są już po reorganizacji HR pod szyldem enova365. I mówią jednym głosem – to się opłaca!  → Sprawdź przykłady wdrożeń i sukcesów klientów. Argument nr 3: ryzyko braku zmiany Co się stanie, jeśli nic nie zrobisz? To nie tylko pytanie – to jedna z najważniejszych części Twojej prezentacji dla zarządu. Bez nowoczesnego systemu HR ryzykujesz: błędy w naliczaniu wynagrodzeń – a więc potencjalne kontrole i kary, trudności ze skalowaniem procesów kadrowych – gdy firma się rozwija, frustrację zespołu – zarówno HR, jak i pracowników oczekujących e-wniosków, szybkich odpowiedzi i dostępu do dokumentów, utratę zaufania – bo dział HR staje się hamulcem, a nie partnerem. I nie chodzi tu o scenariusze z przyszłości. To realne problemy, które pączkują w firmach uparcie trzymających się „sprawdzonych” rozwiązań. Dlaczego enova365? Bo to narzędzie stworzone z myślą o HR, który ma działać sprawnie i mieć wpływ. Moduł Kadry Płace enova365: automatyzuje listy płac i rozliczenia – zgodnie z harmonogramem i przepisami, obsługuje premie, dodatki, potrącenia – bez ręcznego liczenia, przypomina o terminach – więc nic nie umyka, raportuje w czasie rzeczywistym – z danymi, które dają kontrolę, dba o zgodność z RODO i Kodeksem pracy – co pozwala spać spokojnie. To rozwiązanie, które wspiera dział HR w codziennej pracy i rozmowach z zarządem. Masz dane. Masz argumenty. Teraz działaj Przygotuj swoją prezentację. Pokaż liczby. Porównaj czas i koszty. Pokaż, co można zyskać, a co stracić.  I zaproponuj rozwiązanie.  Zarząd nie potrzebuje kolejnej opowieści o „ułatwieniach”. Potrzebuje uzasadnienia inwestycji. Bo dziś HR musi mówić językiem biznesu. Z enova365 wszystko jest łatwiejsze.   [Umów prezentację enova365]

Współczesne przedsiębiorstwa – niezależnie od branży – muszą zarządzać coraz większą liczbą dokumentów, danych i powtarzalnych procesów. Szybkość działania, zgodność z regulacjami oraz kontrola kosztów stają się nie tylko oczekiwaniami rynkowymi, ale warunkiem utrzymania konkurencyjności. Odpowiedzią na te potrzeby jest integracja systemów klasy DMS (Document Management System), takich jak DocuWare, z systemami ERP. W niniejszym artykule przedstawiamy możliwości i korzyści wynikające z takiej integracji, zrealizowanej przez Komputronik Biznes, autoryzowanego partnera DocuWare. Złożona struktura projektowa a automatyzacja faktur Firma, dla której Komputronik zintegrował DocuWare z systemem ERP (enova365), prowadzi równolegle kilkanaście dużych inwestycji, zorganizowanych w systemie projekt–podprojekt. Każdy projekt ma przypisany budżet, limity kosztowe, a także określony zespół zatwierdzający dokumenty. Kluczowym wymaganiem było umożliwienie rozliczania jednej faktury na wiele projektów i podprojektów, przy jednoczesnej weryfikacji budżetów i zachowaniu spójności danych w ERP. W ramach wdrożenia: Faktury usługowe i materiałowe trafiają do DocuWare automatycznie (np. z e-maila, skanera). System rozpoznaje dokument i odczytuje dane (dostawca, kwoty, terminy, numery umów). Użytkownik przypisuje pozycje faktury do konkretnych projektów i podprojektów. DocuWare weryfikuje w tle limity zapisane w ERP. Jeśli są przekroczone: zatrzymuje proces akceptacji, informuje użytkownika o konieczności zwiększenia limitu lub podpisania nowej umowy, po zatwierdzeniu zmian, limit aktualizuje się w ERP i faktura może zostać przekazana do zaksięgowania. Takie podejście pozwala na skuteczną kontrolę budżetową na poziomie projektu, a jednocześnie eliminuje ryzyko omyłek przy ręcznym wpisywaniu danych. Centralne zarządzanie umowami i danymi zabezpieczającymi DocuWare pełni także funkcję repozytorium dokumentów kontraktowych. Umowy z klientami i podwykonawcami – zarówno papierowe (zeskanowane), jak i elektroniczne – są przechowywane w ustrukturyzowanej formie. Dodatkowo system przechowuje informacje o kaucjach zabezpieczających, które stanowią istotny element rozliczeń w wielu branżach. Po zakończeniu prac, podwykonawca może złożyć wniosek o zwrot kaucji. Weryfikacja odbywa się na podstawie zapisanych danych w DocuWare i przekazywana jest automatycznie do ERP. Dzięki temu cały proces jest szybki, przejrzysty i możliwy do audytu. Wielopoziomowa akceptacja dokumentów W wielu organizacjach procesy decyzyjne nie są liniowe. Często dokumenty muszą zostać zatwierdzone przez kilka osób – niekoniecznie w tej samej kolejności czy strukturze. DocuWare umożliwia konfigurowanie zarówno wielopoziomowych, jak i równoległych ścieżek akceptacji. Możliwe jest: importowanie dokumentów z wielu lokalizacji (np. oddziały firmy, jednostki terenowe), definiowanie dynamicznych ścieżek akceptacji w zależności od typu dokumentu, kwoty, kontrahenta lub projektu, automatyczne powiadamianie odpowiednich osób o konieczności podjęcia decyzji, rejestrowanie każdej akcji w dzienniku zdarzeń – co ułatwia kontrolę i spełnienie wymogów compliance. Po zakończeniu procesu zatwierdzania dokument trafia do ERP, gdzie jest rejestrowany i księgowany zgodnie z firmowymi zasadami. Obsługa wniosków urlopowych i delegacji DocuWare może być również z powodzeniem wykorzystywany w procesach kadrowych, w szczególności w zakresie obsługi wniosków urlopowych i delegacji. Pracownicy składają wnioski bezpośrednio w systemie DocuWare, gdzie: wybierają typ nieobecności (urlop, delegacja, chorobowe, praca zdalna) i załączają dokumenty potwierdzające (np. bilety, rezerwacje, zaświadczenia). Wniosek trafia do akceptacji przełożonego, następnie do działu kadr, a po akceptacji dane są automatycznie przekazywane do systemu ERP. Takie podejście znacząco skraca czas obsługi administracyjnej i zmniejsza liczbę błędów, zwłaszcza przy planowaniu urlopów i raportowaniu czasu pracy. Archiwizacja dokumentów i zarządzanie terminami Wbudowane funkcje archiwizacji w DocuWare pozwalają nie tylko na bezpieczne przechowywanie dokumentów, ale również na ich automatyczne klasyfikowanie i powiązanie z konkretnymi osobami lub projektami. Przykłady zastosowań i wynikających z nich korzyści: dokumenty pracowników są przypisywane do tzw. teczek pracowniczych, dzięki czemu są kompletne, bezpieczne i wygodnie dostępne dla upoważnionych osób, system przypomina o kończących się badaniach lekarskich, uprawnieniach czy ważności dokumentów, co wspiera zarządzanie, zapobiega przestojom i dotkliwym karom, możliwość pełnej integracji z danymi kadrowymi z systemu ERP pozwala na jednolite zarządzanie informacją. DocuWare zintegrowany z systemami ERP, takimi jak enova365 czy Symfonia, staje się fundamentem efektywnego zarządzania procesami dokumentowymi. Od obsługi faktur i umów, przez wnioski kadrowe, po wieloetapową akceptację i archiwizację – wszystko odbywa się w jednej platformie, z pełną zgodnością danych. Gdzie w tym wszystkim IDP? Dzięki technologii IDP możliwe jest nie tylko automatyczne rozpoznanie danych dokumentów (faktury, umowy, formularze), ale także ich klasyfikacja, interpretacja oraz przygotowanie do dalszego przetwarzania. W praktyce oznacza to, że: System automatycznie identyfikuje typ dokumentu (np. faktura kosztowa, umowa z podwykonawcą, protokół odbioru), Ekstrahuje dane kluczowe (np. numer faktury, NIP, kwoty netto/brutto, daty, numery projektów), Sprawdza kompletność dokumentu i porównuje dane z informacjami znajdującymi się już w ERP, Wstępnie uzupełnia metadane wymagane w dalszych procesach akceptacji lub księgowania, Uczy się na bazie historii – im dłużej działa, tym lepiej rozumie organizację. Dzięki IDP możliwe jest znaczące ograniczenie ręcznej pracy związanej z wprowadzaniem danych oraz eliminacja błędów wynikających z pomyłek lub nieczytelnych dokumentów. Z punktu widzenia integracji z ERP – dokumenty trafiają do systemu już w formie gotowej do zaksięgowania, zgodnie z przyjętymi strukturami danych i wymaganiami formalnymi. W efekcie IDP wspiera organizacje nie tylko w przyspieszeniu procesów, ale także w zapewnieniu spójności, skalowalności i większej odporności. To rozwiązanie, które realnie usprawnia codzienną pracę działów finansów, HR, administracji i zarządu. Efekt końcowy? Mniej ręcznej pracy, mniej błędów i większa skalowalność. Chcesz zobaczyć, jak wygląda działanie IDP, DMS i ERP w praktyce? Dołącz do spotkania online 24 lipca o godzinie 11.00, podczas którego pokażemy, jak zautomatyzować ekstrakcję danych w obiegu dokumentów i jak wygląda współpraca systemów DocuWare i ERP. Zarejestruj się już dziś:https://myerp.clickmeeting.com/zautomatyzuj-ekstrakcje-danych-w-obiegu-dokumentow-idp-w-akcji/register