Artykuły

Czy pracując na umowie zlecenie albo prowadząc własną firmę, powinieneś mieć prawo do urlopu, odprawy czy dodatku stażowego? Od lat to pytanie budzi emocje i spory. W końcu nadchodzą zmiany. Z początkiem 2026 roku wejdzie w życie nowelizacja Kodeksu pracy, która rozszerzy definicję stażu pracy. Rząd zatwierdził już odpowiedni projekt ustawy. Czym jest staż pracy? W polskim prawie wyróżniamy dwa podstawowe rodzaje stażu pracy: Ogólny staż pracy – suma lat przepracowanych u różnych pracodawców. Ma wpływ m.in. na prawo do urlopu wypoczynkowego czy urlopu wychowawczego. Zakładowy staż pracy – liczony tylko u jednego pracodawcy. Od niego zależy np. długość wypowiedzenia, prawo do odprawy, dodatków stażowych czy nagrody jubileuszowej. Do tej pory do stażu pracy wliczano przede wszystkim zatrudnienie na etacie oraz okresy nauki np. studia. Natomiast nie brano pod uwagę umów cywilnoprawnych (zlecenie czy dzieło), a także prowadzenie własnej działalności gospodarczej. Dla wielu pracowników i przedsiębiorców oznaczało to mniej korzystne warunki, np. przy ustalaniu uprawnień. ZOBACZ TAKŻE: Odwołanie z urlopu a niedopuszczenie do urlopu – co może pracodawca? Co się zmieni od 2026 roku? 24 czerwca 2025 roku Rada Ministrów przyjęła projekt ustawy i skierowała go do Sejmu. Nowe przepisy zaczną obowiązywać od 1 stycznia 2026 r. Co istotne, do stażu pracy będą wliczane nowe formy zatrudnienia, takie jak: okresy wykonywania pracy na podstawie: umowy zlecenia, umowy o świadczenie usług (w tym tzw. umowy dla niań), umowy agencyjnej, prowadzenie działalności gospodarczej i pozostawanie osobą współpracującą, bycie wspólnikiem spółek jawnych, komandytowych, partnerskich, a także jednoosobowej spółki z o.o., praca w rolniczych spółdzielniach produkcyjnych, służba w formacjach mundurowych (m.in. Straż Marszałkowska, Służba Celno-Skarbowa), zagraniczna działalność zarobkowa inna niż zatrudnienie. Co to oznacza w praktyce? Przykład: Obecnie masz sześć lat doświadczenia zawodowego, ale wcześniej pracowałeś u obecnego pracodawcy przez cztery lata na podstawie umowy zlecenie. Po nowelizacji ustawy, która wchodzi w życie 1 stycznia 2026 r., Twoje doświadczenie zawodowe wydłuży się do dziesięciu lat. Przyspieszy to Twoje prawo do: 26 dni urlopu wypoczynkowego (zamiast 20), dłuższego okresu wypowiedzenia, wyższej odprawy, jeśli umowa zostanie rozwiązana, dodatku stażowego – jeśli obowiązuje w Twoim zakładzie pracy. ZOBACZ TAKŻE: Czy pracodawca może zadzwonić do bliskiej osoby pracownika w razie jego nieobecności? Jak będzie potwierdzany staż pracy? Nowelizacja przewiduje, że potwierdzeniem zaliczanych okresów będzie zaświadczenie z ZUS: do stażu pracy będą wliczane okresy, w których odprowadzano składki na ubezpieczenia społeczne lub zdrowotne, w przypadku ulg, takich jak „ulga na start” czy umowy zawierane z uczniami i studentami, może być wymagane dodatkowe postępowanie wyjaśniające. Wniosek o wydanie takiego zaświadczenia należy złożyć elektronicznie – za pośrednictwem Platformy Usług Elektronicznych ZUS (PUE ZUS) Dlaczego te zmiany są ważne? Nowelizacja ma wyrównać szanse wszystkich pracujących – bez względu na to, czy pracowali na etacie, zleceniu czy prowadzili własny biznes. Dla wielu osób to realna poprawa warunków pracy i lepszy dostęp: stanowisk wymagających doświadczenia zawodowego, świadczeń pracowniczych (np. nagrody jubileuszowej, dodatku stażowego), większej stabilności zatrudnienia. Podsumowanie – do zapamiętania! Od 2026 r. staż pracy będzie liczony szerzej – obejmie też zlecenia i działalność gospodarczą. Zmiany wpłyną na długość urlopu, odprawy, dodatki stażowe i inne uprawnienia. Już teraz warto zebrać dokumenty potwierdzające wcześniejszą pracę, zwłaszcza jeśli nie była to praca na etacie.

Od 1 stycznia 2025 roku pierwsza grupa podatników CIT jest  zobowiązana do prowadzenia ksiąg rachunkowych w formacie cyfrowym oraz przesyłania ich do urzędu skarbowego za pomocą Jednolitego Pliku Kontrolnego. To zmiana, która wymaga przygotowania odpowiednich narzędzi i dostosowania procesów księgowych. W kolejnych latach obowiązek ten obejmie kolejne grupy podatników. Kto musi przesyłać JPK_CIT od 2025 roku? Obowiązek raportowania w formie elektronicznej dotyczy przede wszystkim: Podatkowych grup kapitałowych oraz podatników CIT z przychodami powyżej 50 mln euro w poprzednim roku podatkowym (od 2025 r.) Pozostałych podatników CIT i podatników PIT/PPE/PPL, którzy prowadzą ewidencję VAT (od 2026 r.) Zwolnieni z tego obowiązku są m.in. jednostki budżetowe, fundacje rodzinne, podatnicy z przychodami wyłącznie wolnymi od podatku oraz prowadzący uproszczoną ewidencję przychodów i kosztów. ZOBACZ TAKŻE: Czy zakup roweru może być kosztem firmowym? JPK_CIT – jakie struktury obowiązują? Podatnicy CIT zobligowani są do przesyłania dwóch kluczowych plików: JPK_KR_PD – raportującego księgi rachunkowe w formacie XML, JPK_ST_KR – dotyczącego ewidencji środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych. Jakie dane muszą się znaleźć w plikach JPK? Informacje jakie muszą być uwzględnione w raportach to: Numer identyfikacji podatkowej (NIP) kontrahenta, Numer faktury w Krajowym Systemie e-Faktur (KSeF), Szczegółowe oznaczenia kont księgowych zgodnie z oficjalnym słownikiem znaczników, Dane o środkach trwałych: sposób nabycia, numer dowodu przyjęcia, daty nabycia i wykreślenia, numer inwentarzowy, Informacje o różnicach między wynikiem finansowym a podstawą opodatkowania (m.in. przychody i koszty niepodlegające opodatkowaniu). Warto podkreślić, że część danych dot. środków trwałych nabytych przed 2025 rokiem może być jeszcze zwolniona z obowiązku raportowania w pierwszych latach obowiązywania nowych przepisów. Co zawiera struktura JPK_ST_KR? JPK_ST_KR to plik, który skupia się na ewidencji środków trwałych i wartości niematerialnych i prawnych (WNiP). Raportowanie obejmuje: Numer inwentarzowy, Daty nabycia, wytworzenia lub wykreślenia z ewidencji, Dane dotyczące amortyzacji (częstotliwość i wysokość odpisów), Rodzaj dowodu potwierdzającego nabycie lub wykreślenie. Od 2025 roku wprowadzono obowiązek uzupełniania nowych pól, takich jak sposób nabycia środka trwałego (np. faktura VAT, umowa sprzedaży, darowizna) oraz częstotliwość odpisów amortyzacyjnych. Sposób nabycia środka trwałego Zgodnie z nowym słownikiem, sposób nabycia należy oznaczyć literowo: F – faktura VAT S – umowa sprzedaży D – umowa darowizny N – wkład niepieniężny W – wytworzenie I – inne To pole jest obowiązkowe dla wszystkich środków trwałych przyjętych po 1 stycznia 2025. Częstotliwość odpisu amortyzacyjnego Wprowadzono również nowy słownik dotyczący częstotliwości amortyzacji: M – miesięczna K – kwartalna R – roczna J – jednorazowa S – sezonowa I – inna X – brak odpisu Brak prawidłowego uzupełnienia tych pól będzie skutkował niemożnością wygenerowania poprawnego pliku JPK_ST_KR. Czy Excel wystarczy do prowadzenia ewidencji i generowania JPK? Niestety, ręczne prowadzenie ewidencji środków trwałych w Excelu nie zapewnia zgodności z nowymi wymaganiami JPK. Struktura JPK to plik XML, który powinien być generowany automatycznie przez system księgowy. Ręczne przygotowanie takich plików to nie tylko duże ryzyko błędów, ale także strata czasu i dodatkowe koszty. ZOBACZ TAKŻE: Nowości w Księdze Przychodów i Rozchodów 2026: 15 kluczowych zmian w projekcie Ministra Finansów Co zrobić, by przygotować się na zmiany? Zweryfikuj system księgowy – upewnij się, czy obsługuje eksport JPK według nowych wymagań, Zamień Excel na dedykowane oprogramowanie – np. systemy ERP takie jak Symfonia, enova365 lub inne narzędzia z funkcją generowania JPK, Uzupełnij dane środków trwałych zgodnie z nowymi obowiązkami – pamiętaj o oznaczaniu sposobu nabycia i częstotliwości amortyzacji. Podsumowanie: Zmiany w raportowaniu ksiąg rachunkowych to nie tylko wymóg prawny, ale także szansa na automatyzację i usprawnienie pracy działu księgowości. Nie zostawiaj wdrożenia na ostatnią chwilę – inwestycja w nowoczesny system księgowy to gwarancja bezpieczeństwa, zgodności z przepisami i minimalizacji ryzyka błędów.

Branża transportowa to dynamicznie zmieniające się środowisko, w którym nowe regulacje prawne stawiają przed firmami liczne wyzwania. Przykładem takich zmian jest Pakiet Mobilności, który wpływa na sposób wynagradzania i rozliczania kierowców wykonujących przewozy międzynarodowe. Choć wdrażanie nowych przepisów bywa wymagające, to w niektórych przypadkach przynosi realne korzyści dla pracowników. Dobrym przykładem jest tzw. dodatek sanitarny (Sanitariaty), którego celem jest rekompensata kosztów ponoszonych przez kierowców w trasie. Czym są Sanitariaty? Dodatek sanitarny to składnik wynagrodzenia, który przysługuje kierowcom realizującym przewozy międzynarodowe. Służy on pokryciu kosztów korzystania z toalet, pryszniców oraz środków higienicznych podczas wykonywania pracy za granicą. Zgodnie z Ustawą o delegowaniu kierowców w transporcie drogowym z dnia 28 lipca 2023 roku, koszt ten może być zwrócony kierowcy jako nieopodatkowany i nieoskładkowany dodatek — pod warunkiem, że całkowite miesięczne wynagrodzenie pracownika osiąga co najmniej poziom przeciętnego wynagrodzenia. Co ważne, nie jest wymagane przedstawianie dokumentów potwierdzających poniesienie wydatków — podobnie jak w przypadku ryczałtów za noclegi poza kabiną. ZOBACZ TAKŻE: Jakie zmiany czekają przedsiębiorców w 2025 roku? Sanitariaty w enova365 – jak to działa? System enova365 w ramach funkcjonalności Pakiet Mobilności (Kierowcy) umożliwia kompleksowe rozliczanie dodatków sanitarnych oraz innych składników wynagrodzenia dla kierowców wykonujących przewozy międzynarodowe. Dzięki enova365 możesz: Rozliczać składki ZUS dla kierowców delegowanych za granicę zgodnie z obowiązującymi przepisami, Uwzględniać dodatki sanitarne w ewidencji płacowej. Do dyspozycji użytkownika są dwa główne elementy: Sanitariaty WE – dla pracowników zatrudnionych na podstawie umowy o pracę, Sanitariaty WE U – dla zleceniobiorców. Wystarczy dodać odpowiedni składnik w kartotece pracownika lub zleceniobiorcy, podać kwotę i okres, a system automatycznie uwzględni dodatek w wypłacie. Elementy te są domyślnie zdefiniowane jako nieopodatkowane i nieoskładkowane, chyba że łączny przychód pracownika w danym miesiącu nie osiągnie minimalnej podstawy wymiaru składek ZUS. Dodatkowo system zawiera techniczne składniki: Sanitariaty korekta ZUS, Sanitariaty korekta ZUS Uktóre służą do zapewnienia poprawnych wyliczeń i należy je mieć aktywne w bazie danych. ZOBACZ TAKŻE: Nowości w Księdze Przychodów i Rozchodów 2026: 15 kluczowych zmian w projekcie Ministra Finansów Integracja z 4Trans – pełna automatyzacja danych kierowców Dzięki integracji z oprogramowaniem 4Trans, system enova365 pozwala na importowanie danych z ewidencji kierowców bez potrzeby ręcznego wprowadzania informacji. W ramach integracji możesz zaimportować: Diety (zestawienie diet na potrzeby pakietu mobilności), Wyrównania za pracę za granicą, Dodatki płacowe (np. nadgodziny, premie, dodatki za pracę za granicą), Ryczałty i ich wyrównania, Plan pracy (do zakładki Kalendarz/Norma czasu pracy), Nieobecności (np. urlopy, zwolnienia), Czas pracy (do zakładki Kalendarz/Czas pracy), Sanitariaty – sumaryczna kwota dodatku za dany miesiąc zostanie automatycznie przypisana do odpowiedniego składnika „Sanitariaty WE”. Dzięki tej integracji wszystkie niezbędne dane z 4Trans trafiają bezpośrednio do enova365, co znacząco skraca czas potrzebny na przygotowanie listy płac i zapewnia zgodność z aktualnymi przepisami. Podsumowanie System enova365 wspierany przez integrację z 4Trans stanowi kompleksowe rozwiązanie dla firm transportowych, które muszą sprostać wymaganiom Pakietu Mobilności. Obsługa dodatku sanitarnego, rozliczanie diet i wynagrodzeń delegowanych kierowców – wszystko to możesz zrealizować w jednym miejscu, zgodnie z obowiązującymi regulacjami.

Po wdrożeniu enova365 w Martex Logistics dane o wejściach i wyjściach pracowników automatycznie trafiają do systemu ERP. Również automatycznie przebiega rozliczanie czasu pracy, a precyzyjne dane są na wyciągnięcie ręki. W efekcie, zarządzanie czasem pracy kilkuset pracowników przestało być problemem. Wyzwanie: zwiększenie efektywności kontroli obecności i godzin pracy Martex Logistics jest częścią grupy Martex Sp. z o. o. – jednego z największych w kraju dystrybutorów części zamiennych do samochodów ciężarowych i autobusów. Zadaniem firmy jest obsługa Magazynu Centralnego Martex o powierzchni 45 000 m², zlokalizowanego w Będzinie. Pracuje nad tym ok. 180 pracowników etatowych, okresowo wspomaganych przez pracowników agencji tymczasowych. I właśnie monitorowanie i ewidencja czasu pracy pracowników etatowych i agencyjnych stanowiła w Martex Logistics największe wyzwanie. Żeby móc lepiej planować zasoby i zwiększyć efektywność operacyjną menedżerowie chcieli mieć możliwość łatwego kontrolowania obecności i godzin pracy personelu. Nie zapewniały tego dotychczas wykorzystywane rozwiązania. Cel: automatyzacja rozliczania czasu pracy i łatwe zarządzanie czasem pracy W Martex Logistics, dane z Systemu Kontroli Dostępu dotyczące obecności pracowników są podstawą do wyliczeń nadgodzin, absencji oraz innych składników rozliczeń pracowniczych. Przed wdrożeniem, były one, co prawda, pozyskiwane z Systemu Kontroli Dostępu, jednak miały postać surową, nieprzetworzoną i niezaokrągloną, co utrudniało ich dalsze wykorzystanie w rozliczeniach kadrowo-płacowych i powodowało pomyłki przy interpretacji danych. Dodatkowo, dostęp do tych informacji nie był ani intuicyjny ani wygodny, a przez to czasochłonny. Mając świadomość, że na rynku są dostępne nowoczesne rozwiązania, które umożliwiają integrację systemów oraz pełną automatyzację procesów kadrowych, zespół Martex Logistics podjął decyzję o takim wdrożeniu. Jego celem było podniesienie efektywności rozliczania czasu pracy i łatwy dostęp do precyzyjnych danych kadrowych. Żeby je zrealizować sformułowano następujące wymagania wobec systemu ERP: otwarte API – nowe rozwiązanie musiało zapewnić możliwość integracji z innymi narzędziami, elastyczność – możliwość odwzorowania procesów w firmie, nowoczesność – system musiał zapewnić daleko idącą automatyzację procesów kadrowo-płacowych, w tym umożliwić samoobsługę pracowniczą. Ważnym kryterium wyboru systemu ERP dla Martex Logistics było także profesjonalne wsparcie na etapie wdrożenia, dlatego poszukiwanofirmy wdrożeniowej z dużym doświadczeniem w branży logistycznej. Po przeprowadzeniu gruntownej analizy dostępnych rozwiązań, wybór padł na enova365, ze względu na bogactwo funkcji w obszarze kadrowo-płacowym oraz możliwość rozbudowy o kolejne moduły w przyszłości. Partnerem wdrożeniowym została natomiast firma Tradiss Piotrowski-Iwaniuk, jeden z czołowych autoryzowanych dystrybutorów systemu enova365. Rozwiązanie: wdrożenie modułów kadrowo-płacowych enova365 W odpowiedzi na potrzeby klienta wdrożono zintegrowane rozwiązanie oparte na systemie ERP enova365. Objęło ono moduły Kadry Płace enova365 oraz Pulpity Pracownika i Kierownika. Kluczowym elementem projektu była także automatyzacja zarządzania czasem pracy poprzez wykorzystanie modułów Harmonogramu zadań oraz enova365 WebAPI. Realizacja projektu przebiegała w następujących etapach. Analiza przedwdrożeniowa i konfiguracja systemuNa początku, przeprowadzono szczegółową analizę potrzeb i oczekiwań poszczególnych działów firmy oraz ustalono jak mają przebiegać kluczowe procesy. Kolejnym krokiem była konfiguracja systemu enova365 Kadry i Płace oraz Pulpitów Pracownika i Kierownika, z uwzględnieniem specyfiki działalności Martex Logistics. Szczególną uwagę poświęcono opracowaniu mechanizmu rozliczania czasu pracy oraz integracji z Systemem Kontroli Dostępu. Szkolenia i współpraca zespołówRównolegle z konfiguracją systemu zespół Martex Logistics przeprowadził szkolenia dla użytkowników, aby zapewnić im komfort pracy z nowym narzędziem. Zespół wdrożeniowy Tradiss odpowiadał za koordynację techniczną wszystkich działań, natomiast po stronie klienta kluczową rolę odegrały działy kadr i IT, które aktywnie wspierały proces wdrożenia na każdym etapie. Testy i uruchomienie produkcyjnePo zakończeniu konfiguracji przeprowadzono testy funkcjonalne poprawności działania systemu. Dzięki pozytywnym wynikom tych działań możliwe było uruchomienie systemu w trybie produkcyjnym i rozpoczęcie codziennej pracy z nowym rozwiązaniem. Efekty: mniej błędów, efektywniejsze zarządzanie zasobami Dzięki wdrożeniu udało się zintegrować system do ewidencji czasu pracy z modułem kadrowo-płacowym systemu ERP. Teraz dane między systemami są przesyłane automatycznie. Automatycznie przebiega też rozliczanie czasu pracy, a kadra zarządzająca ma łatwy wgląd w dane dotyczące czasu pracy załogi. Przyniosło to szereg następujących korzyści. Mniej błędów, więcej czasuWyeliminowano konieczność manualnej obróbki informacji, co znacząco skróciło czas potrzebny na przygotowanie rozliczeń oraz zredukowało liczbę potencjalnych błędów. Przejrzysty proces planowania czasu pracyAutomatyzacja wpłynęła również na poprawę przejrzystości i organizacji procesu planowania czasu pracy. Planowanie grafików stało się szybsze, bardziej efektywne i mniej podatne na błędy. Wzrost efektywności działu HRNajbardziej wymiernym rezultatem wdrożenia było znaczące skrócenie czasu potrzebnego na ewidencjonowanie i rozliczanie czasu pracy zarówno pracowników etatowych, jak i agencyjnych. Teraz zespół może się skupić na zadaniach o wyższej wartości dla organizacji. System gotowy, by sprostać rosnącym potrzebomDzięki elastyczności enova365 system pozostaje skalowalny, co daje możliwość dalszego rozwoju i dostosowania do przyszłych potrzeb organizacji. W efekcie wdrożenie systemu wpłynęło na wzrost konkurencyjności Martex Logistics na rynku. Chcesz przenieść swój biznes na wyższy poziom automatyzacji? Jeszcze dziś umów się na bezpłatną prezentację online, w czasie której nasi konsultanci pokażą, jak system ERP enova365 wspiera pracę w firmie. Umów prezentację enova365

W większości firm system kadrowo-płacowy działa tak długo, jak długo nie zawodzi. Ale to pozorna stabilność. Bo nawet jeśli „jakoś to idzie”, to codzienność działu kadr i płac wygląda zwykle tak samo: ręczne listy, ciągłe poprawki, ryzyko błędów i stres. Tymczasem HR może szybciej, bezpieczniej. I z większym wpływem na biznes. Zamiast „jakoś działa” – „wiemy, ile to kosztuje i ile zyskujemy” Wypłata pensji to proces. I jak każdy proces – może być ręczny, czasochłonny i pełen wyjątków. Albo uporządkowany, zautomatyzowany i przewidywalny. Z danych firm, które wdrożyły nowoczesny system kadrowo-płacowy enova365, jasno wynika, że: naliczanie wynagrodzeń zajmuje o 30–50% czasu mniej, przygotowanie raportów kadrowych skraca się nawet o 60%, obsługa urlopów, wniosków i zaświadczeń jest zautomatyzowana niemal w 100%. Oszczędzasz nie tylko czas pracy zespołu HR. Zyskujesz większą pewność, że wszystko działa tak, jak trzeba – zgodnie z przepisami i oczekiwaniami zarządu. Argument nr 1: dane, które mówią same za siebie Zarząd nie kupi kolejnej opowieści o „intuicji” czy „łatwiejszej pracy”. Potrzebuje konkretów. Dlatego dzięki panelom BI w enova365 możesz pokazać: realny koszt wynagrodzeń – z podziałem na działy, stanowiska, formy zatrudnienia, poziom absencji i rotacji – nie jako trend, ale twardą liczbę, wykorzystanie urlopów – z raportem pokazującym, kto ma zaległości, dynamikę kosztów kadrowych – porównania miesiąc do miesiąca. To nie tylko informacje. To argumenty, które przekładają się na decyzje. → Chcesz wiedzieć więcej? Zobacz, jak analizować dane kadrowo-płacowe. Argument nr 2: inni już to zrobili Zarząd lubi benchmarki. A Ty możesz je pokazać. Firmy, które korzystają z enova365, mówią wprost: to inwestycja, która się zwraca – w czasie, w bezpieczeństwie, w możliwościach. dr Irena Eris Grupa ERBUD Ministerstwo Edukacji Narodowej Atalian Global Services Poland To dopiero początek listy. Konkretne przykłady organizacji, które są już po reorganizacji HR pod szyldem enova365. I mówią jednym głosem – to się opłaca!  → Sprawdź przykłady wdrożeń i sukcesów klientów. Argument nr 3: ryzyko braku zmiany Co się stanie, jeśli nic nie zrobisz? To nie tylko pytanie – to jedna z najważniejszych części Twojej prezentacji dla zarządu. Bez nowoczesnego systemu HR ryzykujesz: błędy w naliczaniu wynagrodzeń – a więc potencjalne kontrole i kary, trudności ze skalowaniem procesów kadrowych – gdy firma się rozwija, frustrację zespołu – zarówno HR, jak i pracowników oczekujących e-wniosków, szybkich odpowiedzi i dostępu do dokumentów, utratę zaufania – bo dział HR staje się hamulcem, a nie partnerem. I nie chodzi tu o scenariusze z przyszłości. To realne problemy, które pączkują w firmach uparcie trzymających się „sprawdzonych” rozwiązań. Dlaczego enova365? Bo to narzędzie stworzone z myślą o HR, który ma działać sprawnie i mieć wpływ. Moduł Kadry Płace enova365: automatyzuje listy płac i rozliczenia – zgodnie z harmonogramem i przepisami, obsługuje premie, dodatki, potrącenia – bez ręcznego liczenia, przypomina o terminach – więc nic nie umyka, raportuje w czasie rzeczywistym – z danymi, które dają kontrolę, dba o zgodność z RODO i Kodeksem pracy – co pozwala spać spokojnie. To rozwiązanie, które wspiera dział HR w codziennej pracy i rozmowach z zarządem. Masz dane. Masz argumenty. Teraz działaj Przygotuj swoją prezentację. Pokaż liczby. Porównaj czas i koszty. Pokaż, co można zyskać, a co stracić.  I zaproponuj rozwiązanie.  Zarząd nie potrzebuje kolejnej opowieści o „ułatwieniach”. Potrzebuje uzasadnienia inwestycji. Bo dziś HR musi mówić językiem biznesu. Z enova365 wszystko jest łatwiejsze.   [Umów prezentację enova365]

Współczesne przedsiębiorstwa – niezależnie od branży – muszą zarządzać coraz większą liczbą dokumentów, danych i powtarzalnych procesów. Szybkość działania, zgodność z regulacjami oraz kontrola kosztów stają się nie tylko oczekiwaniami rynkowymi, ale warunkiem utrzymania konkurencyjności. Odpowiedzią na te potrzeby jest integracja systemów klasy DMS (Document Management System), takich jak DocuWare, z systemami ERP. W niniejszym artykule przedstawiamy możliwości i korzyści wynikające z takiej integracji, zrealizowanej przez Komputronik Biznes, autoryzowanego partnera DocuWare. Złożona struktura projektowa a automatyzacja faktur Firma, dla której Komputronik zintegrował DocuWare z systemem ERP (enova365), prowadzi równolegle kilkanaście dużych inwestycji, zorganizowanych w systemie projekt–podprojekt. Każdy projekt ma przypisany budżet, limity kosztowe, a także określony zespół zatwierdzający dokumenty. Kluczowym wymaganiem było umożliwienie rozliczania jednej faktury na wiele projektów i podprojektów, przy jednoczesnej weryfikacji budżetów i zachowaniu spójności danych w ERP. W ramach wdrożenia: Faktury usługowe i materiałowe trafiają do DocuWare automatycznie (np. z e-maila, skanera). System rozpoznaje dokument i odczytuje dane (dostawca, kwoty, terminy, numery umów). Użytkownik przypisuje pozycje faktury do konkretnych projektów i podprojektów. DocuWare weryfikuje w tle limity zapisane w ERP. Jeśli są przekroczone: zatrzymuje proces akceptacji, informuje użytkownika o konieczności zwiększenia limitu lub podpisania nowej umowy, po zatwierdzeniu zmian, limit aktualizuje się w ERP i faktura może zostać przekazana do zaksięgowania. Takie podejście pozwala na skuteczną kontrolę budżetową na poziomie projektu, a jednocześnie eliminuje ryzyko omyłek przy ręcznym wpisywaniu danych. Centralne zarządzanie umowami i danymi zabezpieczającymi DocuWare pełni także funkcję repozytorium dokumentów kontraktowych. Umowy z klientami i podwykonawcami – zarówno papierowe (zeskanowane), jak i elektroniczne – są przechowywane w ustrukturyzowanej formie. Dodatkowo system przechowuje informacje o kaucjach zabezpieczających, które stanowią istotny element rozliczeń w wielu branżach. Po zakończeniu prac, podwykonawca może złożyć wniosek o zwrot kaucji. Weryfikacja odbywa się na podstawie zapisanych danych w DocuWare i przekazywana jest automatycznie do ERP. Dzięki temu cały proces jest szybki, przejrzysty i możliwy do audytu. Wielopoziomowa akceptacja dokumentów W wielu organizacjach procesy decyzyjne nie są liniowe. Często dokumenty muszą zostać zatwierdzone przez kilka osób – niekoniecznie w tej samej kolejności czy strukturze. DocuWare umożliwia konfigurowanie zarówno wielopoziomowych, jak i równoległych ścieżek akceptacji. Możliwe jest: importowanie dokumentów z wielu lokalizacji (np. oddziały firmy, jednostki terenowe), definiowanie dynamicznych ścieżek akceptacji w zależności od typu dokumentu, kwoty, kontrahenta lub projektu, automatyczne powiadamianie odpowiednich osób o konieczności podjęcia decyzji, rejestrowanie każdej akcji w dzienniku zdarzeń – co ułatwia kontrolę i spełnienie wymogów compliance. Po zakończeniu procesu zatwierdzania dokument trafia do ERP, gdzie jest rejestrowany i księgowany zgodnie z firmowymi zasadami. Obsługa wniosków urlopowych i delegacji DocuWare może być również z powodzeniem wykorzystywany w procesach kadrowych, w szczególności w zakresie obsługi wniosków urlopowych i delegacji. Pracownicy składają wnioski bezpośrednio w systemie DocuWare, gdzie: wybierają typ nieobecności (urlop, delegacja, chorobowe, praca zdalna) i załączają dokumenty potwierdzające (np. bilety, rezerwacje, zaświadczenia). Wniosek trafia do akceptacji przełożonego, następnie do działu kadr, a po akceptacji dane są automatycznie przekazywane do systemu ERP. Takie podejście znacząco skraca czas obsługi administracyjnej i zmniejsza liczbę błędów, zwłaszcza przy planowaniu urlopów i raportowaniu czasu pracy. Archiwizacja dokumentów i zarządzanie terminami Wbudowane funkcje archiwizacji w DocuWare pozwalają nie tylko na bezpieczne przechowywanie dokumentów, ale również na ich automatyczne klasyfikowanie i powiązanie z konkretnymi osobami lub projektami. Przykłady zastosowań i wynikających z nich korzyści: dokumenty pracowników są przypisywane do tzw. teczek pracowniczych, dzięki czemu są kompletne, bezpieczne i wygodnie dostępne dla upoważnionych osób, system przypomina o kończących się badaniach lekarskich, uprawnieniach czy ważności dokumentów, co wspiera zarządzanie, zapobiega przestojom i dotkliwym karom, możliwość pełnej integracji z danymi kadrowymi z systemu ERP pozwala na jednolite zarządzanie informacją. DocuWare zintegrowany z systemami ERP, takimi jak enova365 czy Symfonia, staje się fundamentem efektywnego zarządzania procesami dokumentowymi. Od obsługi faktur i umów, przez wnioski kadrowe, po wieloetapową akceptację i archiwizację – wszystko odbywa się w jednej platformie, z pełną zgodnością danych. Gdzie w tym wszystkim IDP? Dzięki technologii IDP możliwe jest nie tylko automatyczne rozpoznanie danych dokumentów (faktury, umowy, formularze), ale także ich klasyfikacja, interpretacja oraz przygotowanie do dalszego przetwarzania. W praktyce oznacza to, że: System automatycznie identyfikuje typ dokumentu (np. faktura kosztowa, umowa z podwykonawcą, protokół odbioru), Ekstrahuje dane kluczowe (np. numer faktury, NIP, kwoty netto/brutto, daty, numery projektów), Sprawdza kompletność dokumentu i porównuje dane z informacjami znajdującymi się już w ERP, Wstępnie uzupełnia metadane wymagane w dalszych procesach akceptacji lub księgowania, Uczy się na bazie historii – im dłużej działa, tym lepiej rozumie organizację. Dzięki IDP możliwe jest znaczące ograniczenie ręcznej pracy związanej z wprowadzaniem danych oraz eliminacja błędów wynikających z pomyłek lub nieczytelnych dokumentów. Z punktu widzenia integracji z ERP – dokumenty trafiają do systemu już w formie gotowej do zaksięgowania, zgodnie z przyjętymi strukturami danych i wymaganiami formalnymi. W efekcie IDP wspiera organizacje nie tylko w przyspieszeniu procesów, ale także w zapewnieniu spójności, skalowalności i większej odporności. To rozwiązanie, które realnie usprawnia codzienną pracę działów finansów, HR, administracji i zarządu. Efekt końcowy? Mniej ręcznej pracy, mniej błędów i większa skalowalność. Chcesz zobaczyć, jak wygląda działanie IDP, DMS i ERP w praktyce? Dołącz do spotkania online 24 lipca o godzinie 11.00, podczas którego pokażemy, jak zautomatyzować ekstrakcję danych w obiegu dokumentów i jak wygląda współpraca systemów DocuWare i ERP. Zarejestruj się już dziś:https://myerp.clickmeeting.com/zautomatyzuj-ekstrakcje-danych-w-obiegu-dokumentow-idp-w-akcji/register

Gdy w biurze rachunkowym każdego dnia obsługuje się dziesiątki klientów i tysiące dokumentów, kluczowe staje się jedno: nie robić nic dwa razy. enova365 pomaga osiągnąć ten cel, łącząc moduły kadrowo-płacowe, księgowe i handlowy w jeden spójny ekosystem. Dzięki temu wprowadzone dane są natychmiast dostępne tam, gdzie są potrzebne. Poniżej pokazujemy, jak to działa w praktyce. Pulpit Klienta BR ↔ Ewidencja dokumentów – klient wystawia, księgowa wie Pierwsze wyzwanie: odbiór dokumentów od klientów oraz wystawianie przez klientów faktur sprzedażowych. Dokumenty dostarczane są różnymi kanałami, w różnych formatach, czasem niekompletnie. Powoduje to opóźnienia, niezgodności i konieczność ręcznego wprowadzania danych. Dzięki integracji Ewidencji dokumentów oraz wykorzystaniu Pulpitu Klienta Biura Rachunkowego: klient może samodzielnie wystawiać faktury w systemie, faktury te są natychmiast widoczne dla księgowej – bez potrzeby importu lub przesyłania plików, dane o rozrachunkach tworzą się automatycznie, a dokumenty są gotowe do dalszego księgowania i rozliczeń. To rozwiązanie szczególnie sprawdza się przy stałej współpracy z klientami – umożliwia pełną transparentność. Dla księgowej faktury są gotowe do zaksięgowania od razu po ich wystawieniu i dodatkowo zmniejszone zostaje ryzyko zdublowania dokumentów. Efekt? Biuro zyskuje kontrolę nad obiegiem dokumentów, a klienci wygodny kanał do wystawiania faktur. To oszczędność czasu i znaczące ograniczenie błędów. Faktury ↔ rozrachunki – przejrzystość i płynność finansowa Monitorowanie rozrachunków jest kluczowym elementem zarządzania finansami. Regularna kontrola należności i zobowiązań pozwala uniknąć opóźnień w płatnościach i utrzymać dobrą płynność finansową. W enova365, faktury wystawione przez klienta automatycznie tworzą rozrachunek, który natychmiast trafia do ewidencji księgowej. To oznacza, że księgowa: widzi aktualny stan należności klienta, może monitorować terminy płatności. Dodatkowo w systemie możliwe jest skonfigurowanie automatycznego procesu windykacji: od przypomnienia e-mailowego, przez wezwanie do zapłaty, aż po prowadzenie spraw windykacyjnych. Efekt? Biuro rachunkowe ma kontrolę nad należnościami klientów i może aktywnie wspierać ich w utrzymaniu płynności finansowej – bez dodatkowej pracy. Rozrachunki ↔ Wyciągi bankowe – płatności pod kontrolą Każde biuro zna wyzwanie związane z ręcznym wprowadzaniem wyciągów bankowych i żmudnym dopasowywaniem ich do wystawionych faktur. Im więcej operacji, tym większe ryzyko pomyłki, a każda nieścisłość to potencjalny problem dla klienta. Dzięki integracji enova365 z bankami możliwe jest: pobieranie wyciągów bezpośrednio do systemu, rozliczanie operacji z fakturami (jeśli są już w systemie), ustawienie działań windykacyjnych i wysyłka przypomnień o płatności. Połączenie danych w jednym środowisku znacząco skraca czas obsługi rozrachunków klienta. Efekt? Księgowa nie musi ręcznie weryfikować każdej wpłaty, a biuro ma pełną kontrolę nad rozrachunkami. Ręczne przyporządkowywanie transakcji staje się zbędne, rozliczenia są aktualne, a biuro rachunkowe zyskuje więcej czasu na realne wsparcie klienta. Kadry i płace ↔ Księgowość – jedno naliczenie, wiele efektów W tradycyjnym podejściu do obsługi płac księgowa otrzymuje dane z listy płac w formie pliku, który musi zaimportować i zaksięgować. Każda poprawka lub zmiana wymaga powtórzenia procesu. Jest to czasochłonne i obarczone ryzykiem błędów. W systemie enova365 raz naliczone wynagrodzenia w module Kadry i Płace są automatycznie widoczne w module Księga Handlowa czy Księga Podatkowa. Dzięki temu: nie trzeba eksportować danych między modułami, księgowa od razu widzi komplet danych do zaksięgowania, ewentualne korekty płac są od razu widoczne również w księgowości. Efekt? Mniej kliknięć, mniej błędów. Dzięki pracy w jednej bazie i pełnej integracji modułów, działy mogą działać niezależnie, ale korzystają z tych samych, zawsze aktualnych danych. Księgowość ↔ Business Intelligence – dane, które wspierają decyzje Dane księgowe to nie tylko obowiązek sprawozdawczy, to także ogromny potencjał informacyjny. Moduł Business Intelligence pozwala ten potencjał w pełni wykorzystać. Dzięki połączeniu księgowości z BI: dane z Księgi Handlowej czy Ewidencji Środków Pieniężnych trafiają automatycznie do Pulpitu Klienta Biura Rachunkowego, możliwe jest tworzenie dynamicznych raportów – np. struktury wiekowania zobowiązań czy należności, prognozowanego salda gotówki, właściciel firmy lub biura rachunkowego może w czasie rzeczywistym śledzić kluczowe wskaźniki bez angażowania księgowej. Efekt? Klient biura nie musi prosić o dane, ponieważ ma je zawsze pod ręką, a księgowość przestaje być tylko sprawozdawcza, staje się doradcza. Jedna baza = mniej pomyłek, więcej czasu Zaletą systemu enova365 jest praca na jednej bazie danych. Co to oznacza w praktyce? Dane wprowadzone w kadrach i płacach są od razu widoczne w księgowości, wystawione przez klienta faktury automatycznie trafiają do ewidencji dokumentów, a te do rozrachunków, dzięki czemu wyciągi bankowe bez dodatkowej pracy łączą się z odpowiednimi płatnościami. Nie rób dwa razy tego, co system może zrobić za Ciebie Integracja modułów w biurze rachunkowym to realna szansa na poprawę efektywności pracy. To sposób na: uporządkowanie pracy, eliminację powtarzalnych czynności, ograniczenie błędów, więcej czasu na rozwój firmy i wartościową obsługę klientów. Zamiast ręcznie przenosić dane, szukać dokumentów w kilku systemach i sprawdzać poprawność wprowadzonych informacji, pozwól systemowi ERP działać za Ciebie. Bo dobrze zintegrowany system ERP to taki, w którym nie musisz robić nic dwa razy.

Wraz z wejściem w życie przepisów tzw. Pakietu Mobilności, specjalistyczna firma transportowa PHU Elkor potrzebowała systemu, który zagwarantuje zgodność z przepisami i pozwoli się z nich wywiązywać szybko i bezbłędnie. Firma Tradiss – Autoryzowany Partner Sonety – wdrożyła enova365, dzięki czemu udało się zautomatyzować procesy w zaledwie 3 miesiące. Wyzwanie: łatwe wywiązywanie się z obowiązków, wynikających z przepisów i automatyzacja procesów Przedsiębiorstwo Handlowo-Usługowe Elkor specjalizuje się w transporcie towarów wymagających zachowania łańcucha chłodniczego (np. nabiału czy mięsa) oraz artykułów o wysokiej wartości – m.in. sprzętu RTV, AGD i elektroniki. Usługi te realizowane są przez 184 pracowników, w tym 148 kierowców, na obszarze całej Unii Europejskiej. Trudności związane z wywiązywaniem się z przepisów regulujących pracę firm transportowych PHU Elkor przez wiele lat korzystała z systemu ERP. Początkowo spełniał on podstawowe wymagania biznesowe, jednak z czasem rozwiązanie przestało nadążać za rosnącymi oczekiwaniami firmy. System nie ułatwiał także wywiązywania się z przepisów, które nałożył na firmy transportowe w Unii Europejskiej tzw. Pakiet Mobilności, w tym.: wypłat wynagrodzeń kierowcom zgodnie z przepisami kraju, w którym realizowany jest przewóz, precyzyjnej ewidencji czasu pracy z uwzględnieniem przerw i odpoczynków, organizowania powrotu kierowców do bazy przynajmniej raz na 4 tygodnie. Dotychczasowy system nie pozwalał na automatyczne rozliczanie kosztów wynagrodzeń, diet dodatków oraz czasu pracy w zgodzie z nowymi regulacjami. Prowadziło to do niepotrzebnego obciążenia pracą działu administracji i kadr, a w razie błędów także kar finansowych. Wzrost efektywności pracy i minimalizacja kosztów utrzymania systemu IT Oprócz braku zgodności z przepisami, firmie doskwierały również inne ograniczenia: niewielkie możliwości integracji systemów i automatyzacji procesów, wysokie koszty utrzymania i serwisowania systemu informatycznego, konieczność ręcznego wprowadzania danych. Konsekwencją tych problemów była niska efektywność pracy, błędy i rosnące koszty operacyjne. Firma Elkor chciała znaleźć sposób, który pozwoliłby tego uniknąć oraz wyeliminować ewentualne opóźnienia w realizacji procesów kadrowo-płacowych w przyszłości. W związku z tym firma rozpoczęła intensywne poszukiwania nowoczesnego i elastycznego rozwiązania ERP. Kryteria wyboru nowego systemu ERP Zespół Elkor rozważał wybór jednego z kilku systemów ERP dostępnych na rynku. Kluczowymi kryteriami wyboru nowego rozwiązania były: zgodność z przepisami Pakietu Mobilności, możliwość integracji z używanym w firmie systemem 4Trans, elastyczność konfiguracji oraz wsparcie ze strony dostawcy. Ostatecznie, wybór padł na system enova365, rekomendowany przez Autoryzowanego Partnera Sonety – firmę Tradiss Piotrowski Iwaniuk Spółka Jawna. Przed decyzją wdrożeniową Tradiss przeprowadził dokładną analizę potrzeb PHU Elkor oraz zaprezentował pełne możliwości systemu. Zakres oraz przebieg wdrożenia enova365 Analiza przedwdrożeniowa Proces wdrożenia systemu enova365 rozpoczął się od analizy przedwdrożeniowej. Celem analizy było zidentyfikowanie krytycznych obszarów działalności oraz potrzeb specyficznych dla branży transportowej. Przygotowanie planu wdrożenia Kolejnym krokiem było zaprezentowanie możliwości systemu enova365, a następnie przygotowanie planu wdrożenia podzielonego na kilka etapów. Zakres wdrożenia objął kluczowe moduły: Kadry i Płace – umożliwiające kompleksowe zarządzanie wynagrodzeniami, Pracownicy Eksportowi – służący do rozliczania kierowców pracujących za granicą, Czas Pracy (XML) – do automatycznego importu danych z urządzeń tachograficznych, 4Trans (Tachoscan) – dla zapewnienia zgodności z czasem jazdy i odpoczynku, Eksporty Dekretów List Płac – dla płynnej integracji z księgowością zewnętrzną, Pakiet Mobilności – odpowiadający na wymagania wynikające z prawa unijnego. Każdy z zaproponowanych oraz wdrożonych modułów odpowiadał na konkretną potrzebę klienta – np. moduł 4Trans pozwolił na automatyzację przetwarzania danych z tachografów, co wcześniej wykonywano ręcznie. Wdrożenie systemu Proces wdrożenia trwał łącznie około 3 miesięcy i przebiegał etapami: 1. Etap przygotowawczy – analiza procesów, migracja danych kadrowych i płacowych. 2. Etap implementacji – konfiguracja modułów: Kadry i Płace, Pracownicy Eksportowi, Czas Pracy (import danych z plików XML), 4Trans (Tachoscan), Eksporty Dekretów List Płac oraz Pakiet Mobilności. 3. Etap testów i szkoleń – testowanie integracji, szkolenia dla użytkowników końcowych. 4. Start produkcyjny – uruchomienie systemu i bieżące wsparcie. Firma Tradiss zapewniła wsparcie merytoryczne i techniczne, a także przygotowała zestaw raportów i mechanizmów dostosowanych do specyfiki Elkoru, m.in. rejestr wydań odzieży roboczej z przypisaniem ryczałtów czy niestandardowe algorytmy wynagrodzeń dla kierowców pracujących w różnych systemach czasu pracy. Integracja z systemem 4Trans i automatyczna obsługa tzw. Pakietu Mobilności Dzięki integracji enova365 z programem 4Trans,można automatycznie importować informacje o dietach, dodatkach i czasie pracy kierowców. To rozwiązanie: znacząco zmniejszyło liczbę błędów związanych z ręcznym wprowadzaniem danych, przyspieszyło pracę działu kadr i płac, zapewniło zgodność z unijnymi przepisami, w tym z tzw. Pakietem Mobilności, zwiększyło efektywność i bezpieczeństwo procesów kadrowo-płacowych. Dzięki integracji z 4Trans, dane z tachografów są automatycznie przetwarzane i wykorzystywane do naliczania diet i dodatków zgodnie z przepisami ustawy z dnia 26 stycznia 2022 r. o zmianie ustawy o transporcie drogowym, ustawy o czasie pracy kierowców oraz niektórych innych ustaw (zwanych Pakietem Mobilności). Wprowadzenie dedykowanych algorytmów wynagrodzeń oraz rejestru odzieży roboczej pozwoliło na lepszą kontrolę kosztów i uproszczenie ewidencji. Jak podkreśla kierownik działu kadr i płac z Elkor: Block Quote Inne rozwiązania, które usprawniają pracę Elkor W ramach wdrożenia systemu, zespół Tradiss stworzył także szereg rozwiązań dopasowanych do specyfiki Elkor, w tym m.in.: niestandardowe algorytmy wynagrodzeń, uwzględniające zróżnicowane formy zatrudnienia i dodatki branżowe, mechanizm rejestracji wydań odzieży roboczej i przypisanych do nich ryczałtów, zestaw raportów i analiz danych w Excelu oraz wersji drukowanej, weryfikatory danych kadrowych, które minimalizują ryzyko błędów, integracja systemu z zewnętrzną księgowością, dzięki możliwości eksportu dekretów list płac. Efekty wdrożenia: oszczędność czasu i eliminacja błędów Wdrożenie systemu enova365 w PHU Elkor pozwoliło na automatyzację wielu procesów administracyjnych i kadrowych. To przyczyniło się do oszczędności czasu i znacznego ograniczenia liczby błędów w naliczaniu wynagrodzeń i tworzeniu związanej z tym dokumentacji, dzięki wyeliminowaniu manualnych czynności. Rozliczenia płacowe są zawsze zgodne z aktualnymi przepisami, w tym tzw. Pakietem Mobilności, a firma może łatwo dostosowywać system do indywidualnych potrzeb. Dodatkowo, usprawniono komunikację między działami i zewnętrznymi systemami, takimi jak 4Trans czy program księgowy. Block Quote Firma zamierza dalej rozwijać integracje systemowe oraz optymalizować procesy administracyjne, korzystając z rosnących możliwości enova365. Chcesz przenieść swój biznes na wyższy poziom automatyzacji? Jeszcze dziś umów się na bezpłatną prezentację online, w czasie której nasi konsultanci pokażą, jak system ERP enova365 wspiera pracę w firmie.

Alokacja kosztów na działy, produkty czy projekty to konieczność, jeżeli chcesz podejmować świadome decyzje i wydajnie zarządzać zasobami. Na szczęście, proces alokacji kosztów może przebiegać automatycznie, jeżeli wybierzesz odpowiednie oprogramowanie. Wyjaśniamy na przykładach, na czym polega efektywna alokacja kosztów w firmie. Alokacja kosztów – co to jest i dlaczego jest ważna? Alokacja kosztów to proces księgowy, który pozwala firmom przypisywać koszty do konkretnych miejsc ich powstawania (MPK). Takie rozliczenie kosztów jest kluczowe dla określenia zyskowności poszczególnych produktów, usług, działów czy projektów, ale nie tylko. Dzięki alokacji kosztów precyzyjnie wycenisz usługi, usprawnisz budżetowanie czy raportowanie. Gdy masz pewność, że koszty podlegające alokacji są właściwie przypisane do miejsc ich powstawania, możesz świadomie podejmować decyzje i efektywnie zarządzać zasobami. Z drugiej strony, błędna alokacja kosztów firmy może zniekształcać sprawozdania finansowe czy nawet podkopać relacje z klientami. Efektywna alokacja kosztów stanowi szczególne wyzwanie w branżach, w których pracownicy pracują jednocześnie nad wieloma projektami, dla wielu klientów. Należą do nich, na przykład, usługi profesjonalne czy budownictwo, w których szczególnie trudna jest alokacja kosztów osobowych, czyli alokowanie określonego odsetka wynagrodzeń do poszczególnych klientów czy projektów. Na szczęście, monitorowanie i efektywną alokację kosztów ułatwiają nowoczesne systemy finansowo-księgowe, takie jak enova365. Czytaj także: Moduł finansowo-księgowy enova365 – top6 najbardziej użytecznych funkcji Podzielniki kosztów – funkcja enova365, która umożliwia skuteczną alokację kosztów Automatyczna alokacja kosztów to funkcja dostępna w enova365 w standardzie. Do alokowania kosztów służą tzw. podzielniki kosztów, w myśl których następuje podział określonych wartości. Klucze alokacji można definiować między innymi dla: środków trwałych, wartości niematerialnych i prawnych, pracowników (i ich wynagrodzeń), umów. Klucz alokacji czyli mechanizm podzielnika kosztów może dotyczyć pojedynczej faktury czy pracownika. Co istotne, każdy dokument czy pracownik może mieć inne dane w podzielniku, z pracownikiem czy fakturą może być też związana dowolna ilość podzielników. Wyjaśnijmy to na przykładzie alokacji kosztów osobowych. Funkcjonalności alokacji kosztów – tzw. podzielniki kosztów – służą do podzielenia wybranych elementów wynagrodzenia według zapisanych w podzielniku proporcji. Dla każdego podzielnika można zdefiniować nazwę i listę centrów kosztów oraz odpowiadających im współczynników. Najczęściej takim współczynnikiem będzie czas pracy w wybranym centrum kosztów. evova365 umożliwia łatwe rozliczenie kosztów umów B2B i innych umów zewnętrznych. W wypadku każdej umowy łatwo uzupełnisz informacje dotyczące klucza podziałowego. Proces alokacji kosztów – jak to zrobić w 3 krokach? W module Finanse i księgowość enova365 proces alokacji kosztów składa się z 3 prostych kroków. Krok 1 – wybierz koszty, jakie należy przydzielić do miejsc ich powstawania – możesz określić pulę kosztów lub ich kategorię. Krok 2 – ustal klucz alokacji, czyli wartości procentowe alokacji, według których koszt ma być dzielony. Krok 3 – po dodaniu kosztu program enova365 zastosuje klucz podziałowy i rozliczy koszty podlegające alokacji na wybrane działy, projekty lub produkty. Taki prosty proces zapewni, że koszty podlegające alokacji będą automatycznie przypisywane do różnych obszarów działalności. Oprócz wydajności procesu, wzrośnie też rzetelność alokacji kosztów. Jak automatyczna alokacja kosztów usprawnia pracę firm – przykłady Regionalne Centrum Krwiodawstwa i Krwiolecznictwa – przypisanie kosztów rodzajowych do miejsc ich powstawania Mechanizm podzielnika kosztów wykorzystuje, na przykład, Regionalne Centrum Krwiodawstwa i Krwiolecznictwa, w którym system enova365 został wdrożony przez firmę wdrożeniową BPX S.A. – Autoryzowanego Partnera enova365. „Księgowi opisują procentowo udział poszczególnych wymiarów w koszcie rodzajowym. W wyniku tego można uzyskać automatyczne rozbicie kosztów na poszczególne wymiary. Czasem, w efekcie takiego podziału powstaje nawet 300 pozycji. Możemy sobie łatwo wyobrazić, jak dużo czasu zajęłyby takie operacje, gdyby były wykonywane ręcznie” – tłumaczy Krzysztof Strawski z BPX S.A. Trakcja S.A. – alokacja kosztów osobowych na projekty Jednym z efektów wdrożenia enova365 przez AltOne w firmie Trakcja S.A. jest łatwe przypisanie kosztów wynagrodzeń pracowników do realizowanych projektów. Przyjmijmy, że kierownik nadzoru budowy angażuje się równocześnie w trzy różne projekty inwestycyjne. Połowę swojego czasu pracy poświęca jednej z budów, natomiast pozostałe dwie zajmują po 25% jego zaangażowania. Dzięki wdrożeniu enova365 przez AltOne system ERP automatycznie rozdziela jego pensję proporcjonalnie do czasu pracy na poszczególnych projektach. Przykładowo, jeśli miesięczne wynagrodzenie kierownika wynosi 10 000 zł, to zarówno on, jak i dział kadr oraz księgowości widzą, że 5 000 zł przypisano do jednej inwestycji, a po 2500 zł do dwóch pozostałych. Dzięki takiemu rozwiązaniu osoby zarządzające mogą lepiej analizować efektywność polityki kadrowej – na przykład ocenić, czy specjalista o wysokich kwalifikacjach powinien być angażowany również w mniej wymagające zadania. System ten pozwala również na dokładniejsze monitorowanie kosztów realizowanych projektów. Gdy Trakcja prowadzi kilka inwestycji jednocześnie, można precyzyjnie określić, jakie koszty generuje każda z nich, jaka jest ich opłacalność. Pozwala to na efektywniejsze zarządzanie kosztami. Czytaj także: Jak odpowiedni system ERP ułatwia pracę firm budowlanych? 3 case study Grupa ERBUD – alokacja kosztów faktur według przyjętej logiki Możliwości systemu enova365 w zakresie alokacji kosztów faktur według określonego klucza wykorzystuje także Grupa ERBUD. Zespół KOMAKO opracował w niej system rejestracji umów B2B i innych typów umów. Każda umowa jest powiązana z dedykowanym elementem rozliczeniowym, umożliwiającym bieżącą kontrolę jej obowiązywania oraz analizę częstotliwości występowania określonych parametrów w wyznaczonym okresie. Te elementy stanowią podstawę precyzyjnego rozliczenia kosztów zgodnie z przyjętą metodologią. Oprogramowanie do alokacji kosztów oferuje wsparcie na różnych etapach procesu, takich jak: weryfikacja istnienia umowy, sprawdzanie zgodności wartości z jej zapisami, przypisanie odpowiednich parametrów zgodnie z warunkami umowy, określenie liczby godzin do rozliczenia, rozliczenie kosztów między wyznaczone centra kosztów. Czytaj także: Kadry Płace enova365 zintegrowane z Microsoft Dynamics 365 wspierają Grupę ERBUD Jaki system do alokacji kosztów w firmie wybrać? Ręczny podział kosztów w firmie może być bardzo czasochłonny i podatny na błędy, szczególnie w dużej organizacji z wieloma centrami kosztów. Alokacja kosztów z wykorzystaniem automatycznych podzielników kosztów może znacznie zwiększyć wydajność, przejrzystość i rzetelność tego procesu. Narzędzia, takie jak enova365 są przeznaczone do obsługi zaawansowanej alokacji kosztów oraz automatyzacji powtarzających się zadań. Zapewniają szybki wgląd w strukturę kosztów i rentowność. Innymi słowy, odpowiedni system ERP może sprawić, że proces alokacji kosztów będzie angażował niewiele pracy i menedżerowie będą mogli się skupić na ich analizie. Można więc powiedzieć, że automatyczna alokacja redukuje koszty pracy. Jeżeli szukasz narzędzia do rozliczania kosztów, które pozwoli automatycznie alokować koszty do miejsc ich powstawania, jeszcze dziś umów się na prezentację systemu ERP enova365. Nasz Autoryzowany Partner pokaże Ci wszystkie możliwości systemu enova365 w zakresie zarządzania kosztami.

Ile czasu potrzeba na zamknięcie miesiąca w księgowości i finansach? Czy 5 dni to mało czy dużo? Jak szybko robią to inne firmy? Sprawdź wyniki badań przeprowadzonych wśród średnich i dużych przedsiębiorstw oraz dowiedz się, jak usprawnić zamykanie okresu sprawozdawczego w księgowości. Najważniejsze informacje Ponad 1/2 ankietowanych firm zamknięcie ksiąg rachunkowych zabiera więcej niż 5 dni. Z czynności, składających się na proces zamknięcia miesiąca, najdłużej trwają uzgodnienia sald bankowych: 20-50 godzin w miesiącu. 94% firm wykorzystuje Excela, żeby usprawnić proces miesięcznego zamknięcia, a 50% uważa, że jest to głównym powodem, dla którego zabiera to dużo czasu. Choć całkowicie automatyczne zamknięcie miesiąca nie jest możliwe, wiele składających się na nie procesów można zautomatyzować. Zamknięcie miesiąca w księgowości – ile czasu zajmuje? Zamknięcie miesiąca – zarówno dla celów rachunkowości finansowej jak i zarządczej – to najbardziej pracochłonny i intensywny czas w działach księgowości i finansów. Jednocześnie, aż 37% dyrektorów finansowych, ankietowanych w raporcie KPMG „Nowoczesny CFO w transformującej się firmie” uważa, że przeprowadzenie zamknięcia miesiąca można w dużej mierze zautomatyzować. Z drugiej strony, choć systemy ERP umożliwiają automatyzację wielu składających się na to czynności, raport przeprowadzony przez firmę Ledge na próbie 100 średnich i dużych firm (o zatrudnieniu 51-10 000+ pracowników) pokazał, że wiele zespołów nadal walczy z rozproszonymi danymi oraz manualnymi procesami. Pomimo tego, że firmy chcą, żeby zamknięcie ksiąg rachunkowych nie zajmowało im więcej niż 3 dni, zabiera to więcej czasu. W ponad połowie ankietowanych firm trwa to ponad 5 dni. I problemem nie jest tu tylko czasochłonność. Menedżerowie z opóźnieniem dysponują informacjami zarządczymi, co sprawia, że decyzje podejmowane są później, a zespoły finansowe „tkwią” w poprzednim miesiącu, zamiast iść do przodu. Które działania, składające się na proces zamknięcia miesiąca zajmują najwięcej czasu? Osoby ankietowane w badaniu wskazują, które czynności, spośród tych składających się na proces zamknięcia miesiąca, są najbardziej czasochłonne. Najczęściej wymieniają uzgodnienia sald – kont bankowych czy kart kredytowych. Z badania wynika, że średni czas spędzany na uzgodnieniach sald to aż 20-50 godzin w miesiącu, a zespoły wykorzystują do tego aż 3-5 systemów. Inne częste problemy to: brak szczegółów płatności, niezgodne kwoty, rozproszone źródła informacji. Dla zespołów, które prowadzą księgowość czy finanse dla wielu oddziałów czy mają wiele transakcji do przeanalizowania, proces miesięcznego zamknięcia staje się naprawdę skomplikowany. Szczególnie, jeżeli firmy nie wykorzystują nowoczesnych rozwiązań, takich jak Webservice enova365, które pozwalają na automatyczny import wyciągów bankowych oraz sprawne rozliczanie płatności. A takich biznesów nadal jest niestety bardzo dużo. Wiele firm „paruje” należności i zobowiązania ręcznie, używając do tego arkuszy Excela, choć dane tam zawarte pokrywają się z danymi, które znajdują się w systemach ERP. W takim wypadku, uzgadnianie kont jest żmudne i czasochłonne, przez co bywa elementem, który opóźnia zamknięcie ksiąg rachunkowych. Inne działania, wymienione przez ankietowanych, jako szczególnie czasochłonne w procesie miesięcznego zamknięcia, to między innymi: tworzenie rezerw, porządkowanie danych – poprawa błędnie wprowadzonych danych czy reklasyfikowanie kosztów, analiza odchyleń od założeń budżetowych. Wniosek? To nie samo raportowanie zabiera dużo czasu i przyczynia się do tego, że proces zamknięcia miesiąca trwa długo, ale wszystko, co je poprzedza – uzgodnienia sald czy poprawianie błędów. Co spowalnia zamknięcie miesiąca w księgach rachunkowych? Według respondentów Ledge przeprowadzenie zamknięcia miesiąca najbardziej spowalniają następujące czynniki: konieczność pozyskiwania danych z innych działów i regionów – 56%, robienie wszystkiego w Excelu – 50%, niezintegrowane systemy – 40%, duża kompleksowość transakcji – 39%, niedobory kadrowe – 37%. Jak usprawnić zamknięcie okresu sprawozdawczego w księgowości? Autorzy raportu zapytali księgowych i finansistów o to, ile według nich powinno zabierać zamknięcie miesiąca bieżącego. Najczęstsza odpowiedź to 3-5 dni roboczych, choć niektórzy uważają, że ten proces powinien się zamknąć w 2-3 dniach. Dodatkowo, podkreślano, że skrócenie czasu zamknięcia miesiąca w księgach rachunkowych ma sens wyłącznie wtedy, gdy przyspieszenie tego procesu nie powoduje błędów czy innych niedociągnięć. Jak to osiągnąć w praktyce? Wykorzystaj program enova365, który automatyzuje niektóre czynności, dotąd wykonywane ręcznie, dzięki temu, że: integruje w jednym miejscu wszystkie ważne w procesie zamknięcia miesiąca dane, radząc sobie z potężnym blokerem, jakim jest rozproszenie informacji, sprawdza czy księgowi wykonali wszystkie potrzebne czynności – weryfikuje na przykład czy wszystkie dokumenty wprowadzone do systemu są zatwierdzone, albo czy wszystkie środki trwałe mają naliczoną amortyzację; dodatkowo na etapie konfiguracji można tak skonfigurować proces miesięcznego zamknięcia, żeby księgowy musiał oznaczyć w systemie wykonanie poszczególnych czynności, składających się na zamknięcie ksiąg rachunkowych, żeby móc zamknąć miesiąc w systemie, ułatwia wychwycenie błędów – np. porównując podobne dokumenty w różnych okresach; dla przykładu, jeżeli faktury od dostawcy są zwykle wystawiane na kwotę 3 000 zł miesięcznie, ale księgowy omyłkowo wpisze na dokumencie wprowadzanym do systemu 30 000 zł, enova365 może to wyłapać i wskazać dokumenty, które wymagają sprawdzenia, przyspiesza rozliczanie płatności, dzięki temu, że umożliwia korzystanie z rachunku bankowego bezpośrednio w systemie ERP. Poznaj sposób na szybkie zamknięcie ksiąg rachunkowych: enova365 Wiesz już, że choć całkowicie automatyczne zamknięcie miesiąca nie jest możliwe, wiele składających się na nie procesów, można zautomatyzować. Żeby skrócić czas potrzebny na zamknięcie ksiąg rachunkowych wybierz system ERP enova365, a szczególnie jego moduły Finanse i księgowość oraz Workflow i dodatek Elektroniczne wyciągi bankowe. Te rozwiązania pozwolą Ci zautomatyzować i przyspieszyć pracę. Żeby to zrobić umów się na bezpłatną prezentację online, w czasie której nasi konsultanci pokażą, jak system ERP enova365 wspiera pracę w firmie.