Zamknięcie miesiąca – ile czasu zajmuje? Porównaj się z innymi

Spis treści

Najważniejsze informacje
Zamknięcie miesiąca w księgowości – ile czasu zajmuje?
Które działania, składające się na proces zamknięcia miesiąca zajmują najwięcej czasu?
Co spowalnia zamknięcie miesiąca w księgach rachunkowych?
Jak usprawnić zamknięcie okresu sprawozdawczego w księgowości?
Poznaj sposób na szybkie zamknięcie ksiąg rachunkowych: enova365

Ile czasu potrzeba na zamknięcie miesiąca w księgowości i finansach? Czy 5 dni to mało czy dużo? Jak szybko robią to inne firmy? Sprawdź wyniki badań przeprowadzonych wśród średnich i dużych przedsiębiorstw oraz dowiedz się, jak usprawnić zamykanie okresu sprawozdawczego w księgowości.

Najważniejsze informacje

Ponad 1/2 ankietowanych firm zamknięcie ksiąg rachunkowych zabiera więcej niż 5 dni.
Z czynności, składających się na proces zamknięcia miesiąca, najdłużej trwają uzgodnienia sald bankowych: 20-50 godzin w miesiącu.
94% firm wykorzystuje Excela, żeby usprawnić proces miesięcznego zamknięcia, a 50% uważa, że jest to głównym powodem, dla którego zabiera to dużo czasu.
Choć całkowicie automatyczne zamknięcie miesiąca nie jest możliwe, wiele składających się na nie procesów można zautomatyzować.

Zamknięcie miesiąca w księgowości – ile czasu zajmuje?

Zamknięcie miesiąca – zarówno dla celów rachunkowości finansowej jak i zarządczej – to najbardziej pracochłonny i intensywny czas w działach księgowości i finansów.

Jednocześnie, aż 37% dyrektorów finansowych, ankietowanych w raporcie KPMG „Nowoczesny CFO w transformującej się firmie” uważa, że przeprowadzenie zamknięcia miesiąca można w dużej mierze zautomatyzować.

Z drugiej strony, choć systemy ERP umożliwiają automatyzację wielu składających się na to czynności, raport przeprowadzony przez firmę Ledge na próbie 100 średnich i dużych firm (o zatrudnieniu 51-10 000+ pracowników) pokazał, że wiele zespołów nadal walczy z rozproszonymi danymi oraz manualnymi procesami.

Pomimo tego, że firmy chcą, żeby zamknięcie ksiąg rachunkowych nie zajmowało im więcej niż 3 dni, zabiera to więcej czasu. W ponad połowie ankietowanych firm trwa to ponad 5 dni. I problemem nie jest tu tylko czasochłonność. Menedżerowie z opóźnieniem dysponują informacjami zarządczymi, co sprawia, że decyzje podejmowane są później, a zespoły finansowe „tkwią” w poprzednim miesiącu, zamiast iść do przodu.

Które działania, składające się na proces zamknięcia miesiąca zajmują najwięcej czasu?

Osoby ankietowane w badaniu wskazują, które czynności, spośród tych składających się na proces zamknięcia miesiąca, są najbardziej czasochłonne. Najczęściej wymieniają uzgodnienia sald – kont bankowych czy kart kredytowych. Z badania wynika, że średni czas spędzany na uzgodnieniach sald to aż 20-50 godzin w miesiącu, a zespoły wykorzystują do tego aż 3-5 systemów. Inne częste problemy to:

brak szczegółów płatności,
niezgodne kwoty,
rozproszone źródła informacji.

Dla zespołów, które prowadzą księgowość czy finanse dla wielu oddziałów czy mają wiele transakcji do przeanalizowania, proces miesięcznego zamknięcia staje się naprawdę skomplikowany. Szczególnie, jeżeli firmy nie wykorzystują nowoczesnych rozwiązań, takich jak Webservice enova365, które pozwalają na automatyczny import wyciągów bankowych oraz sprawne rozliczanie płatności. A takich biznesów nadal jest niestety bardzo dużo. Wiele firm „paruje” należności i zobowiązania ręcznie, używając do tego arkuszy Excela, choć dane tam zawarte pokrywają się z danymi, które znajdują się w systemach ERP. W takim wypadku, uzgadnianie kont jest żmudne i czasochłonne, przez co bywa elementem, który opóźnia zamknięcie ksiąg rachunkowych.

Inne działania, wymienione przez ankietowanych, jako szczególnie czasochłonne w procesie miesięcznego zamknięcia, to między innymi:

tworzenie rezerw,
porządkowanie danych – poprawa błędnie wprowadzonych danych czy reklasyfikowanie kosztów,
analiza odchyleń od założeń budżetowych.

Wniosek? To nie samo raportowanie zabiera dużo czasu i przyczynia się do tego, że proces zamknięcia miesiąca trwa długo, ale wszystko, co je poprzedza – uzgodnienia sald czy poprawianie błędów.

Co spowalnia zamknięcie miesiąca w księgach rachunkowych?

Według respondentów Ledge przeprowadzenie zamknięcia miesiąca najbardziej spowalniają następujące czynniki:

konieczność pozyskiwania danych z innych działów i regionów – 56%,
robienie wszystkiego w Excelu – 50%,
niezintegrowane systemy – 40%,
duża kompleksowość transakcji – 39%,
niedobory kadrowe – 37%.

Jak usprawnić zamknięcie okresu sprawozdawczego w księgowości?

Autorzy raportu zapytali księgowych i finansistów o to, ile według nich powinno zabierać zamknięcie miesiąca bieżącego. Najczęstsza odpowiedź to 3-5 dni roboczych, choć niektórzy uważają, że ten proces powinien się zamknąć w 2-3 dniach. Dodatkowo, podkreślano, że skrócenie czasu zamknięcia miesiąca w księgach rachunkowych ma sens wyłącznie wtedy, gdy przyspieszenie tego procesu nie powoduje błędów czy innych niedociągnięć. Jak to osiągnąć w praktyce?

Wykorzystaj program enova365, który automatyzuje niektóre czynności, dotąd wykonywane ręcznie, dzięki temu, że:

integruje w jednym miejscu wszystkie ważne w procesie zamknięcia miesiąca dane, radząc sobie z potężnym blokerem, jakim jest rozproszenie informacji,
sprawdza czy księgowi wykonali wszystkie potrzebne czynności – weryfikuje na przykład czy wszystkie dokumenty wprowadzone do systemu są zatwierdzone, albo czy wszystkie środki trwałe mają naliczoną amortyzację; dodatkowo na etapie konfiguracji można tak skonfigurować proces miesięcznego zamknięcia, żeby księgowy musiał oznaczyć w systemie wykonanie poszczególnych czynności, składających się na zamknięcie ksiąg rachunkowych, żeby móc zamknąć miesiąc w systemie,
ułatwia wychwycenie błędów – np. porównując podobne dokumenty w różnych okresach; dla przykładu, jeżeli faktury od dostawcy są zwykle wystawiane na kwotę 3 000 zł miesięcznie, ale księgowy omyłkowo wpisze na dokumencie wprowadzanym do systemu 30 000 zł, enova365 może to wyłapać i wskazać dokumenty, które wymagają sprawdzenia,
przyspiesza rozliczanie płatności, dzięki temu, że umożliwia korzystanie z rachunku bankowego bezpośrednio w systemie ERP.

Poznaj sposób na szybkie zamknięcie ksiąg rachunkowych: enova365

Wiesz już, że choć całkowicie automatyczne zamknięcie miesiąca nie jest możliwe, wiele składających się na nie procesów, można zautomatyzować. Żeby skrócić czas potrzebny na zamknięcie ksiąg rachunkowych wybierz system ERP enova365, a szczególnie jego moduły Finanse i księgowość oraz Workflow i dodatek Elektroniczne wyciągi bankowe. Te rozwiązania pozwolą Ci zautomatyzować i przyspieszyć pracę. Żeby to zrobić umów się na bezpłatną prezentację online, w czasie której nasi konsultanci pokażą, jak system ERP enova365 wspiera pracę w firmie.

Przeczytaj również:

ERP

Integracja systemów sposobem na łatwe zarządzanie czasem pracy w Martex Logistics

Po wdrożeniu enova365 w Martex Logistics dane o wejściach i wyjściach pracowników automatycznie trafiają do systemu ERP. Również automatycznie przebiega rozliczanie czasu pracy, a precyzyjne dane są na wyciągnięcie ręki. W efekcie, zarządzanie czasem pracy kilkuset pracowników przestało być problemem. Wyzwanie: zwiększenie efektywności kontroli obecności i godzin pracy Martex Logistics jest częścią grupy Martex Sp. z o. o. – jednego z największych w kraju dystrybutorów części zamiennych do samochodów ciężarowych i autobusów. Zadaniem firmy jest obsługa Magazynu Centralnego Martex o powierzchni 45 000 m², zlokalizowanego w Będzinie. Pracuje nad tym ok. 180 pracowników etatowych, okresowo wspomaganych przez pracowników agencji tymczasowych. I właśnie monitorowanie i ewidencja czasu pracy pracowników etatowych i agencyjnych stanowiła w Martex Logistics największe wyzwanie. Żeby móc lepiej planować zasoby i zwiększyć efektywność operacyjną menedżerowie chcieli mieć możliwość łatwego kontrolowania obecności i godzin pracy personelu. Nie zapewniały tego dotychczas wykorzystywane rozwiązania. Cel: automatyzacja rozliczania czasu pracy i łatwe zarządzanie czasem pracy W Martex Logistics, dane z Systemu Kontroli Dostępu dotyczące obecności pracowników są podstawą do wyliczeń nadgodzin, absencji oraz innych składników rozliczeń pracowniczych. Przed wdrożeniem, były one, co prawda, pozyskiwane z Systemu Kontroli Dostępu, jednak miały postać surową, nieprzetworzoną i niezaokrągloną, co utrudniało ich dalsze wykorzystanie w rozliczeniach kadrowo-płacowych i powodowało pomyłki przy interpretacji danych. Dodatkowo, dostęp do tych informacji nie był ani intuicyjny ani wygodny, a przez to czasochłonny. Mając świadomość, że na rynku są dostępne nowoczesne rozwiązania, które umożliwiają integrację systemów oraz pełną automatyzację procesów kadrowych, zespół Martex Logistics podjął decyzję o takim wdrożeniu. Jego celem było podniesienie efektywności rozliczania czasu pracy i łatwy dostęp do precyzyjnych danych kadrowych. Żeby je zrealizować sformułowano następujące wymagania wobec systemu ERP: otwarte API – nowe rozwiązanie musiało zapewnić możliwość integracji z innymi narzędziami, elastyczność – możliwość odwzorowania procesów w firmie, nowoczesność – system musiał zapewnić daleko idącą automatyzację procesów kadrowo-płacowych, w tym umożliwić samoobsługę pracowniczą. Ważnym kryterium wyboru systemu ERP dla Martex Logistics było także profesjonalne wsparcie na etapie wdrożenia, dlatego poszukiwanofirmy wdrożeniowej z dużym doświadczeniem w branży logistycznej. Po przeprowadzeniu gruntownej analizy dostępnych rozwiązań, wybór padł na enova365, ze względu na bogactwo funkcji w obszarze kadrowo-płacowym oraz możliwość rozbudowy o kolejne moduły w przyszłości. Partnerem wdrożeniowym została natomiast firma Tradiss Piotrowski-Iwaniuk, jeden z czołowych autoryzowanych dystrybutorów systemu enova365. Rozwiązanie: wdrożenie modułów kadrowo-płacowych enova365 W odpowiedzi na potrzeby klienta wdrożono zintegrowane rozwiązanie oparte na systemie ERP enova365. Objęło ono moduły Kadry Płace enova365 oraz Pulpity Pracownika i Kierownika. Kluczowym elementem projektu była także automatyzacja zarządzania czasem pracy poprzez wykorzystanie modułów Harmonogramu zadań oraz enova365 WebAPI. Realizacja projektu przebiegała w następujących etapach. Analiza przedwdrożeniowa i konfiguracja systemuNa początku, przeprowadzono szczegółową analizę potrzeb i oczekiwań poszczególnych działów firmy oraz ustalono jak mają przebiegać kluczowe procesy. Kolejnym krokiem była konfiguracja systemu enova365 Kadry i Płace oraz Pulpitów Pracownika i Kierownika, z uwzględnieniem specyfiki działalności Martex Logistics. Szczególną uwagę poświęcono opracowaniu mechanizmu rozliczania czasu pracy oraz integracji z Systemem Kontroli Dostępu. Szkolenia i współpraca zespołówRównolegle z konfiguracją systemu zespół Martex Logistics przeprowadził szkolenia dla użytkowników, aby zapewnić im komfort pracy z nowym narzędziem. Zespół wdrożeniowy Tradiss odpowiadał za koordynację techniczną wszystkich działań, natomiast po stronie klienta kluczową rolę odegrały działy kadr i IT, które aktywnie wspierały proces wdrożenia na każdym etapie. Testy i uruchomienie produkcyjnePo zakończeniu konfiguracji przeprowadzono testy funkcjonalne poprawności działania systemu. Dzięki pozytywnym wynikom tych działań możliwe było uruchomienie systemu w trybie produkcyjnym i rozpoczęcie codziennej pracy z nowym rozwiązaniem. Efekty: mniej błędów, efektywniejsze zarządzanie zasobami Dzięki wdrożeniu udało się zintegrować system do ewidencji czasu pracy z modułem kadrowo-płacowym systemu ERP. Teraz dane między systemami są przesyłane automatycznie. Automatycznie przebiega też rozliczanie czasu pracy, a kadra zarządzająca ma łatwy wgląd w dane dotyczące czasu pracy załogi. Przyniosło to szereg następujących korzyści. Mniej błędów, więcej czasuWyeliminowano konieczność manualnej obróbki informacji, co znacząco skróciło czas potrzebny na przygotowanie rozliczeń oraz zredukowało liczbę potencjalnych błędów. Przejrzysty proces planowania czasu pracyAutomatyzacja wpłynęła również na poprawę przejrzystości i organizacji procesu planowania czasu pracy. Planowanie grafików stało się szybsze, bardziej efektywne i mniej podatne na błędy. Wzrost efektywności działu HRNajbardziej wymiernym rezultatem wdrożenia było znaczące skrócenie czasu potrzebnego na ewidencjonowanie i rozliczanie czasu pracy zarówno pracowników etatowych, jak i agencyjnych. Teraz zespół może się skupić na zadaniach o wyższej wartości dla organizacji. System gotowy, by sprostać rosnącym potrzebomDzięki elastyczności enova365 system pozostaje skalowalny, co daje możliwość dalszego rozwoju i dostosowania do przyszłych potrzeb organizacji. W efekcie wdrożenie systemu wpłynęło na wzrost konkurencyjności Martex Logistics na rynku. Chcesz przenieść swój biznes na wyższy poziom automatyzacji? Jeszcze dziś umów się na bezpłatną prezentację online, w czasie której nasi konsultanci pokażą, jak system ERP enova365 wspiera pracę w firmie. Umów prezentację enova365

enova365

25 lipiec 2025

Obrazek wyróżniający dla 'Integracja systemów sposobem na łatwe zarządzanie czasem pracy w Martex Logistics'