Alokacja kosztów – na czym polega automatyczny podział kosztów w firmie?

Alokacja kosztów na działy, produkty czy projekty to konieczność, jeżeli chcesz podejmować świadome decyzje i wydajnie zarządzać zasobami. Na szczęście, proces alokacji kosztów może przebiegać automatycznie, jeżeli wybierzesz odpowiednie oprogramowanie. Wyjaśniamy na przykładach, na czym polega efektywna alokacja kosztów w firmie.

Alokacja kosztów to proces księgowy, który pozwala firmom przypisywać koszty do konkretnych miejsc ich powstawania (MPK). Takie rozliczenie kosztów jest kluczowe dla określenia zyskowności poszczególnych produktów, usług, działów czy projektów, ale nie tylko. Dzięki alokacji kosztów precyzyjnie wycenisz usługi, usprawnisz budżetowanie czy raportowanie.

Gdy masz pewność, że koszty podlegające alokacji są właściwie przypisane do miejsc ich powstawania, możesz świadomie podejmować decyzje i efektywnie zarządzać zasobami. Z drugiej strony, błędna alokacja kosztów firmy może zniekształcać sprawozdania finansowe czy nawet podkopać relacje z klientami.

Efektywna alokacja kosztów stanowi szczególne wyzwanie w branżach, w których pracownicy pracują jednocześnie nad wieloma projektami, dla wielu klientów. Należą do nich, na przykład, usługi profesjonalne czy budownictwo, w których szczególnie trudna jest alokacja kosztów osobowych, czyli alokowanie określonego odsetka wynagrodzeń do poszczególnych klientów czy projektów. Na szczęście, monitorowanie i efektywną alokację kosztów ułatwiają nowoczesne systemy finansowo-księgowe, takie jak enova365.

Czytaj także: Moduł finansowo-księgowy enova365 – top6 najbardziej użytecznych funkcji

Automatyczna alokacja kosztów to funkcja dostępna w enova365 w standardzie. Do alokowania kosztów służą tzw. podzielniki kosztów, w myśl których następuje podział określonych wartości. Klucze alokacji można definiować między innymi dla:

• środków trwałych,
• wartości niematerialnych i prawnych,
• pracowników (i ich wynagrodzeń),
• umów.

Klucz alokacji czyli mechanizm podzielnika kosztów może dotyczyć pojedynczej faktury czy pracownika. Co istotne, każdy dokument czy pracownik może mieć inne dane w podzielniku, z pracownikiem czy fakturą może być też związana dowolna ilość podzielników.

Wyjaśnijmy to na przykładzie alokacji kosztów osobowych. Funkcjonalności alokacji kosztów – tzw. podzielniki kosztów – służą do podzielenia wybranych elementów wynagrodzenia według zapisanych w podzielniku proporcji. Dla każdego podzielnika można zdefiniować nazwę i listę centrów kosztów oraz odpowiadających im współczynników. Najczęściej takim współczynnikiem będzie czas pracy w wybranym centrum kosztów.

W module Finanse i księgowość enova365 proces alokacji kosztów składa się z 3 prostych kroków.

Krok 1 – wybierz koszty, jakie należy przydzielić do miejsc ich powstawania – możesz określić pulę kosztów lub ich kategorię.

Krok 2 – ustal klucz alokacji, czyli wartości procentowe alokacji, według których koszt ma być dzielony.

Krok 3 – po dodaniu kosztu program enova365 zastosuje klucz podziałowy i rozliczy koszty podlegające alokacji na wybrane działy, projekty lub produkty.

Taki prosty proces zapewni, że koszty podlegające alokacji będą automatycznie przypisywane do różnych obszarów działalności. Oprócz wydajności procesu, wzrośnie też rzetelność alokacji kosztów.

Mechanizm podzielnika kosztów wykorzystuje, na przykład, Regionalne Centrum Krwiodawstwa i Krwiolecznictwa, w którym system enova365 został wdrożony przez firmę wdrożeniową BPX S.A. – Autoryzowanego Partnera enova365.

„Księgowi opisują procentowo udział poszczególnych wymiarów w koszcie rodzajowym. W wyniku tego można uzyskać automatyczne rozbicie kosztów na poszczególne wymiary. Czasem, w efekcie takiego podziału powstaje nawet 300 pozycji. Możemy sobie łatwo wyobrazić, jak dużo czasu zajęłyby takie operacje, gdyby były wykonywane ręcznie” – tłumaczy Krzysztof Strawski z BPX S.A.

Jednym z efektów wdrożenia enova365 przez AltOne w firmie Trakcja S.A. jest łatwe przypisanie kosztów wynagrodzeń pracowników do realizowanych projektów.

Przyjmijmy, że kierownik nadzoru budowy angażuje się równocześnie w trzy różne projekty inwestycyjne. Połowę swojego czasu pracy poświęca jednej z budów, natomiast pozostałe dwie zajmują po 25% jego zaangażowania. Dzięki wdrożeniu enova365 przez AltOne system ERP automatycznie rozdziela jego pensję proporcjonalnie do czasu pracy na poszczególnych projektach.

Przykładowo, jeśli miesięczne wynagrodzenie kierownika wynosi 10 000 zł, to zarówno on, jak i dział kadr oraz księgowości widzą, że 5 000 zł przypisano do jednej inwestycji, a po 2500 zł do dwóch pozostałych.

Dzięki takiemu rozwiązaniu osoby zarządzające mogą lepiej analizować efektywność polityki kadrowej – na przykład ocenić, czy specjalista o wysokich kwalifikacjach powinien być angażowany również w mniej wymagające zadania. System ten pozwala również na dokładniejsze monitorowanie kosztów realizowanych projektów.

Gdy Trakcja prowadzi kilka inwestycji jednocześnie, można precyzyjnie określić, jakie koszty generuje każda z nich, jaka jest ich opłacalność. Pozwala to na efektywniejsze zarządzanie kosztami.

Czytaj także: Jak odpowiedni system ERP ułatwia pracę firm budowlanych? 3 case study

Możliwości systemu enova365 w zakresie alokacji kosztów faktur według określonego klucza wykorzystuje także Grupa ERBUD. Zespół KOMAKO opracował w niej system rejestracji umów B2B i innych typów umów.

Każda umowa jest powiązana z dedykowanym elementem rozliczeniowym, umożliwiającym bieżącą kontrolę jej obowiązywania oraz analizę częstotliwości występowania określonych parametrów w wyznaczonym okresie. Te elementy stanowią podstawę precyzyjnego rozliczenia kosztów zgodnie z przyjętą metodologią.

Oprogramowanie do alokacji kosztów oferuje wsparcie na różnych etapach procesu, takich jak:

• weryfikacja istnienia umowy,
• sprawdzanie zgodności wartości z jej zapisami,
• przypisanie odpowiednich parametrów zgodnie z warunkami umowy,
• określenie liczby godzin do rozliczenia,
• rozliczenie kosztów między wyznaczone centra kosztów.

Czytaj także: Kadry Płace enova365 zintegrowane z Microsoft Dynamics 365 wspierają Grupę ERBUD

Ręczny podział kosztów w firmie może być bardzo czasochłonny i podatny na błędy, szczególnie w dużej organizacji z wieloma centrami kosztów. Alokacja kosztów z wykorzystaniem automatycznych podzielników kosztów może znacznie zwiększyć wydajność, przejrzystość i rzetelność tego procesu.

Narzędzia, takie jak enova365 są przeznaczone do obsługi zaawansowanej alokacji kosztów oraz automatyzacji powtarzających się zadań. Zapewniają szybki wgląd w strukturę kosztów i rentowność. Innymi słowy, odpowiedni system ERP może sprawić, że proces alokacji kosztów będzie angażował niewiele pracy i menedżerowie będą mogli się skupić na ich analizie. Można więc powiedzieć, że automatyczna alokacja redukuje koszty pracy.

Jeżeli szukasz narzędzia do rozliczania kosztów, które pozwoli automatycznie alokować koszty do miejsc ich powstawania, jeszcze dziś umów się na prezentację systemu ERP enova365. Nasz Autoryzowany Partner pokaże Ci wszystkie możliwości systemu enova365 w zakresie zarządzania kosztami.