Artykuły

Konferencja BC Partner Day to pielęgnowana przez nas tradycja corocznych wydarzeń dla polskich partnerów IT.integro i Microsoft. Tym razem spotkaliśmy się 23 maja w warszawskiej siedzibie Microsoft, by w wyjątkowym gronie podzielić się wiedzą z zakresu aplikacji dla klientów Business Central oraz wymienić przemyśleniami na temat przyszłości branży oraz samego systemu. Co pojawiło się w agendzie? Platforma pielęgnowania relacji partnerskich To główny cel organizowanego przez nas wydarzenia – stworzenie przestrzeni, gdzie Partnerzy Microsoft Dynamics 365 Business Central z całej Polski będą mogli swobodnie dzielić się doświadczeniami na temat rynku czy rozwoju potrzeb rodzimej sieci partnerskiej. Jednymi z przewodnich tematów w tegorocznym programie były prezentacje dotyczące narzędzi IT.integro, metody wsparcia oferowane aktualnie przez Microsoft, a także – niezmiennie angażujący – status Krajowego Systemu e-Faktur. Mając na względzie stałe udoskonalnie komunikacji z partnerami, przybliżyliśmy również kluczowe zmiany, jakie wprowadziliśmy w zakresie współpracy z IT.integro. Co zmienia się w naszym portfolio aplikacji dla Dynamics 365 Business Central? Jednym z kierunków działania, w którym dostrzegamy ogromny potencjał jest koncentracja na rozwiązaniach dostarczanych poprzez Microsoft AppSource. Na dynamicznie rosnącej platformie z rozszerzeniami i usługami dla Business Central, udostępniamy już ponad 30 autorskich aplikacji. I wciąż rozwijamy je w taki sposób, aby dostarczały one polskim i zagranicznym użytkownikom systemu realne wartości, niezależnie od zmieniających się potrzeb. Podczas BC Partner Day 2025 uczestnicy mieli możliwość posłuchania o kilku rozwiązaniach, m.in.: Bonuses & Accruals – w jaki sposób zmieniły się funkcjonalności i sposób licencjonowania aplikacji do zaawansowanego naliczania bonusów, rabatów oraz rozliczeń międzyokresowych? HR & Payroll Manager, czyli ogromnego wsparcia w obszarze obsługi procesów kadrowo-płacowych. Electronic Banking – wskazaliśmy, jak dynamicznie rozrasta się liczba rozszerzeń aplikacji dla kolejnych krajów. W tej chwili jest ich już 19. Global Integration Apps – przybliżyliśmy najbardziej istotne funkcje pakietu rozwiązań dla grup firm: Master Data Management System, Advanced Intercompany oraz Intercompany Insights. Integracja Polish Localization z KSeF Jednym z tematów od dawna pozostającym na pierwszym planie jest obowiązek wprowadzenia Krajowego Systemu e-Faktur, którego termin niejednokrotnie ulegał zmianom. W związku z tym w programie konferencji nie mogło oczywiście zabraknąć statusu jego integracji z polską warstwą lokalizacyjną Dynamics 365 Business Central. Gościom konferencji przybliżyliśmy m.in. harmonogram oparty o aktualne wiadomości płynące z Ministerstwa Finansów, a także nasze plany działania jeżeli chodzi o wprowadzanie zmian w Polish Localization. Data Migration Tool, czyli jak przeprowadzać sprawniejsze upgrade’y? Jako partnerzy wdrożeniowi jesteśmy świadomi, jak ważną i jednocześnie angażującą częścią projektów upgrade’u z Dynamics NAV do Business Central jest migracja danych. Z tego względu opracowaliśmy własne narzędzie – Int Data Migration Tool – którego rolą jest pomoc w szybkiej i efektywnej migracji systemu z wersji NAV oraz BC14 do najnowszej wersji. Przedstawiliśmy funkcjonalności narzędzia, wspierające m.in. mapowanie danych, uruchamianie oraz monitorowanie procesu migracji. Na przykładach zrealizowanych przez nas samych projektów pokazaliśmy, w jaki sposób aplikacja upraszcza i automatyzuje kluczowe etapy migracji danych. Omówiliśmy również, w jaki sposób udostępniamy rozwiązanie oraz wspieramy jego wdrożenie. Sesje gościnne i wyjątkowe spotkanie managementu Podobnie jak podczas ubiegłej edycji, tak i teraz agendę wzbogaciły również prelekcje naszych gości. Przedstawiciele Microsoft podzielili się aktualnymi strategiami wsparcia partnerów wdrożeniowych. Nasz Partner – EIP Dynamics – opowiedział o Portalu B2B, czyli swoim autorskich rozwiązaniu dla firm dystrybucyjnych i handlowych, zaś reprezentantki APN Promise zgłębiły tajniki budowania wartościowej relacji między Dystrybutorem a Partnerem Microsoft. Na koniec tego inspirującego dnia zaplanowaliśmy z kolei dyskusję, do której zaprosiliśmy przedstawicieli zarządów oraz kierownictwo firm partnerskich. Podobnie jak podczas BC Partner 2024, tak i w tym roku nie zabrakło gorących tematów na temat stawianych w branży wyzwań. Poruszyliśmy również temat pozycjonowania samego Business Central na polskim rynku – oraz inicjatywy, jaką możemy podjąć, aby jeszcze je wzmocnić, podkreślając wartość systemu z perspektywy większych przedsiębiorstw. Dziękujemy za udział w BC Partner Day 2025! Wszystkim uczestnikom wydarzenia dziękujemy za obecność oraz zaangażowanie w utrzymanie przestrzeni do inspirujących rozmów, wymiany punktów widzenia oraz pomysłów. Zapraszamy również na stronę partner.integro.pl, poświęconą w pełni partnerom Microsoft Dynamics 365 Business Central.

Krajowy System eFaktur, czyli KSeF, stanowi kamień milowy w modernizacji procesów finansowych i administracyjnych w firmach. W dobie dynamicznego rozwoju technologii, korzystanie z zaawansowanych systemów ERP staje się koniecznością, a KSeF to element, który nadaje im nową jakość. Ten artykuł ma na celu zgłębienie znaczenia KSeF w kontekście systemów Comarch ERP XL i Comarch ERP Optima. Dowiemy się, dlaczego jest to tak istotne dla współczesnych przedsiębiorstw i jakie korzyści płyną z połączenia tych rozwiązań. KSeF – co to takiego i dlaczego jest tak ważny? Krajowy System eFaktur, czyli KSeF, to innowacyjne rozwiązanie, które wywraca do góry nogami tradycyjne podejście do fakturowania. To narzędzie stworzone w ramach polityki Jednolitego Rynku Cyfrowego, które ma na celu ułatwienie i usprawnienie procesu wystawiania i odbierania faktur w formie elektronicznej. Przede wszystkim KSeF dąży do usunięcia papierowej biurokracji i przekształcenia faktur w formę cyfrową. To ma nie tylko zwiększyć efektywność procesów, ale także wpłynąć korzystnie na środowisko naturalne.W kontekście systemów Comarch ERP XL i Comarch ERP Optima, KSeF to kluczowy składnik przyszłościowej strategii zarządzania finansami. W połączeniu z tymi zaawansowanymi systemami ERP, KSeF umożliwia przedsiębiorstwom osiągnięcie nowego poziomu efektywności, eliminując zbędne procedury i usprawniając zarządzanie finansami. Jeśli chcesz dowiedzieć się więcej na temat samego KSeF i jak przygotować się do e-fakturowania, zapraszamy do lektury naszego artykułu tutaj. Tam znajdziesz dogłębne informacje na temat tego systemu oraz jego implementacji w praktyce. KSeF a Comarch ERP XL Integracja między Krajowym Systemem eFaktur (KSeF) a Comarch ERP XL otwiera drzwi do nowej, zaawansowanej ery zarządzania finansami. To połączenie jest kluczem do wydajniejszych procesów i pełnej zgodności z wymaganiami dotyczącymi e-fakturowania. Dzięki tej integracji, Comarch ERP XL może swobodnie wymieniać dane z KSeF, co pozwala na automatyczną wymianę faktur w formie elektronicznej. To eliminuje konieczność ręcznego wprowadzania danych, co jest zarówno czasochłonne, jak i podatne na błędy. Korzyści wynikające z tej integracji są znaczące: Szybkość i efektywność – dzięki automatycznej wymianie faktur między Comarch ERP XL a KSeF, cały proces staje się znacznie szybszy i bardziej efektywny. Faktury docierają do swojego adresata w mgnieniu oka, co skraca cykl rozliczeń. Błyskawiczna zgodność z przepisami – wymiana dokumentów w formie cyfrowej gwarantuje pełną zgodność z obowiązującymi przepisami dotyczącymi e-fakturowania. Minimalizacja ryzyka błędów – dzięki automatycznemu przesyłaniu danych, ryzyko błędów ludzkich jest znacznie zredukowane. To oznacza mniej korekt i mniej problemów związanych z nieprawidłowymi fakturami. Pełna kontrola – Comarch ERP XL umożliwia pełną kontrolę nad procesem fakturowania elektronicznego, dzięki czemu użytkownicy mają widoczność nad każdym etapem przepływu dokumentów. Dla użytkowników Comarch ERP XL oznacza to dostęp do zaawansowanego narzędzia, które usprawnia zarządzanie finansami i znacząco ułatwia dostosowanie się do obowiązujących przepisów dotyczących e-fakturowania. To tylko kilka z wielu korzyści, jakie niesie ze sobą połączenie Comarch ERP XL z Krajowym Systemem eFaktur. Pozwala to na pełne wykorzystanie potencjału nowoczesnych rozwiązań i daje pewność, że proces fakturowania będzie przebiegał sprawnie i bezproblemowo. KSeF a Comarch ERP Optima Podobnie jak Comarch ERP XL, system Comarch ERP Optima doskonale integruje się z Krajowym Systemem eFaktur (KSeF). Ta współpraca stwarza wiele możliwości i narzędzi, które znacząco ułatwiają zarządzanie e-fakturami i procesami finansowymi. Jak dokładnie Comarch ERP Optima współpracuje z KSeF? Comarch ERP Optima umożliwia przesyłanie faktur elektronicznych do KSeF i odbieranie ich w prosty i intuicyjny sposób. To sprawia, że cały proces e-fakturowania jest nie tylko zgodny z obowiązującymi przepisami, ale także bardzo efektywny. W ramach Comarch ERP Optima dostępne są konkretne funkcje i rozwiązania, które ułatwiają korzystanie z e-faktur: Automatyczne generowanie e-faktur – Comarch ERP Optima pozwala na generowanie faktur elektronicznych w zautomatyzowany sposób. To oznacza, że użytkownicy nie muszą ręcznie tworzyć każdej faktury, co znacznie oszczędza czas. Intuicyjne zarządzanie dokumentami – w Comarch ERP Optima, zarządzanie e-fakturami odbywa się w prosty i intuicyjny sposób. Użytkownicy mogą łatwo przeglądać, wysyłać i odbierać faktury, mając pełną kontrolę nad swoimi dokumentami. Pełna zgodność z KSeF – Comarch ERP Optima jest zaprojektowany tak, aby spełniać wymagania KSeF. To oznacza, że użytkownicy nie muszą się martwić o zgodność swoich dokumentów. Szybkość i efektywność – dzięki Comarch ERP Optima, cały proces zarządzania fakturami staje się znacznie szybszy i bardziej efektywny. Faktury docierają do swojego celu błyskawicznie. Pełna widoczność i kontrola – Comarch ERP Optima zapewnia pełną widoczność nad przepływem dokumentów. To oznacza, że użytkownicy mają pełną kontrolę nad swoimi e-fakturami i mogą śledzić ich status w czasie rzeczywistym. To tylko kilka z funkcji i rozwiązań dostępnych w Comarch ERP Optima w kontekście e-faktur i współpracy z KSeF. Dla firm korzystających z tego systemu, oznacza to dostęp do zaawansowanego narzędzia, które ułatwia zarządzanie e-fakturami i procesami finansowymi. Korzyści z integracji KSeF z systemami ERP Integracja Krajowego Systemu eFaktur (KSeF) z systemami Comarch ERP to kluczowy krok w kierunku efektywności i oszczędności w dzisiejszym świecie biznesu. To połączenie przynosi z sobą wiele korzyści, które zdecydowanie warto podkreślić. Szybkość i efektywność – dzięki tej integracji, proces generowania i przesyłania faktur elektronicznych staje się znacznie sprawniejszy. Faktury oraz inne dokumenty finansowe mogą być teraz tworzone i dostarczane w formie elektronicznej, co znacząco redukuje konieczność ręcznej pracy. To oszczędza czas, który można przeznaczyć na ważniejsze i bardziej strategiczne zadania. Oszczędność na papierze i przesyłce – tradycyjne fakturowanie opiera się na wydruku papierowych faktur i ich wysyłce pocztą. Integracja KSeF z Comarch ERP eliminuje tę potrzebę, co znacząco obniża koszty związane z zakupem papieru, drukowaniem oraz przesyłką pocztową. Dodatkowo, to zgodne z ideą zrównoważonego rozwoju, gdyż umożliwia przesyłanie i przechowywanie dokumentów w formie cyfrowej. Pełna kontrola i widoczność – dzięki integracji KSeF, przedsiębiorstwa zyskują unikalną kontrolę nad przepływem dokumentów finansowych. To oznacza, że użytkownicy mogą w czasie rzeczywistym monitorować status swoich faktur, co jest kluczowe dla sprawnego zarządzania płynnością finansową oraz terminowym dokonywaniem płatności. Oferuje to pełną widoczność nad procesami finansowymi i pozwala na bardziej przemyślane decyzje. Zgodność z przepisami – integracja KSeF z Comarch ERP gwarantuje, że wszystkie generowane i przesyłane e-faktury spełniają obowiązujące przepisy prawne. To oznacza brak ryzyka niezgodności i daje przedsiębiorstwom pełne bezpieczeństwo prawnego aspektu ich działalności. Skrócenie cyklu rozliczeniowego – Tradycyjne procesy fakturowania i rozliczeń bywają czasochłonne. Integracja KSeF z Comarch ERP pozwala na skrócenie tych cykli, co z kolei oznacza, że przedsiębiorstwa mogą otrzymywać płatności szybciej. To przekłada się na lepszą zarządzalność płynnością finansową.To tylko niektóre z zalet integracji KSeF z systemami Comarch ERP. Dla wielu firm jest to niezbędny krok w kierunku cyfrowej transformacji i optymalizacji procesów finansowych, który przynosi realne oszczędności czasu i zasobów. Jak zintegrować KSeF z Comarch ERP Integracja KSeF z systemami Comarch ERP może wydawać się skomplikowana, ale z właściwymi wskazówkami i krokami jest to zadanie wykonalne. Oto praktyczne informacje i wskazówki na temat tego procesu. Wybór odpowiedniego partnera technologicznego – Pierwszym krokiem w procesie integracji jest znalezienie odpowiedniego partnera technologicznego. Współpracujący z Comarch dostawcy technologii, specjalizujący się w obszarze KSeF, pomogą w efektywnym wdrożeniu tej integracji. Wybór odpowiedniego partnera jest kluczowy dla sukcesu procesu. Zrozumienie wymagań prawnych – Przed rozpoczęciem integracji warto zrozumieć obowiązujące przepisy i wymagania prawne związane z e-fakturowaniem. Partner technologiczny powinien pomóc w zagwarantowaniu, że firma będzie spełniała te wymagania. Dostosowanie systemu ERP – Istnieje konieczność dostosowania systemu ERP do obsługi e-faktur i zintegrowania go z KSeF. To proces, który może być skomplikowany, ale profesjonalny partner technologiczny ma doświadczenie w tym zakresie. Testowanie i optymalizacja – Po zintegrowaniu KSeF z systemem Comarch ERP, ważne jest przeprowadzenie testów, aby upewnić się, że wszystko działa zgodnie z oczekiwaniami. Warto również kontynuować optymalizację procesu, aby uzyskać jak największą wydajność. Szkolenie pracowników – Przy wprowadzaniu nowego rozwiązania istotne jest odpowiednie przeszkolenie pracowników. Partner technologiczny może pomóc w organizacji szkoleń i warsztatów, aby zwiększyć akceptację nowego narzędzia w firmie. Monitorowanie i utrzymanie – Po zakończeniu procesu integracji, monitorowanie i utrzymanie systemu jest kluczowe. Partner technologiczny może pomóc w utrzymaniu zintegrowanego rozwiązania w dobrej kondycji i wprowadzać ewentualne aktualizacje. Proces integracji KSeF z Comarch ERP jest wyzwaniem, ale z profesjonalnym partnerem technologicznym oraz właściwym podejściem, staje się znacznie bardziej przystępny. Ważne jest, aby firma dokładnie zrozumiała korzyści płynące z tej integracji i w pełni wykorzystała jej potencjał. Przyszłość e-Faktur i integracji z systemami ERP Przyszłość eFaktur i integracji z systemami ERP wydaje się obiecująca i pełna innowacji. Oto prognoza rozwoju e-faktur oraz integracji z systemami ERP w nadchodzących latach. – Rozwój automatyzacji:W miarę jak technologie stają się coraz bardziej zaawansowane, możemy oczekiwać dalszego rozwoju automatyzacji procesów finansowych związanych z fakturowaniem. Systemy ERP zintegrowane z KSeF będą w stanie jeszcze skuteczniej obsługiwać faktury i inne dokumenty finansowe. – Rozszerzone funkcje analityczne:Przyszłość e-faktur i integracji z systemami ERP będzie prawdopodobnie skupiać się na jeszcze bardziej zaawansowanych funkcjach analitycznych. Firmy będą mogły uzyskiwać bardziej zaawansowane raporty i analizy finansowe na podstawie danych z e-faktur, co pozwoli na podejmowanie bardziej strategicznych decyzji. – Większa zgodność i bezpieczeństwo:Wraz z rozwojem przepisów i norm związanych z e-fakturowaniem, systemy ERP zintegrowane z KSeF będą musiały zapewnić jeszcze większą zgodność i bezpieczeństwo danych finansowych. To oznacza, że w przyszłości mogą pojawić się nowe funkcje zapewniające pełną zgodność z przepisami oraz ochronę przed zagrożeniami związanymi z bezpieczeństwem. – Dostęp zdalny i Mobile:Z uwagi na rosnący trend pracy zdalnej i korzystania z urządzeń mobilnych, przyszłe rozwiązania będą musiały umożliwiać dostęp do e-faktur i systemów ERP z dowolnego miejsca i urządzenia. Spodziewamy się rozwoju aplikacji mobilnych, które ułatwią zarządzanie fakturami i dokumentami finansowymi. Przyszłość e-faktur i ich integracji z systemami ERP będzie skupiać się na efektywności, wydajności i jeszcze większej kontroli nad finansami firm. Dalszy rozwój tych technologii przyczyni się do usprawnienia procesów biznesowych i zwiększenia konkurencyjności przedsiębiorstw. Podsumowanie Zintegrowanie KSeF z Comarch ERP XL i Optima otwiera przed firmami szerokie spektrum możliwości. Szybkość, efektywność, kontrola oraz oszczędności to tylko niektóre z nich. Przedstawiliśmy konkretne funkcje i rozwiązania dostępne w obu tych systemach, które ułatwiają zarządzanie dokumentami finansowymi.Zapraszamy do pobrania naszego darmowego e-booka na temat KSeF lub do kontaktu w celu uzyskania więcej informacji. Skorzystanie z tych zaawansowanych narzędzi to kluczowy krok w kierunku transformacji cyfrowej i optymalizacji procesów finansowych.

InfoConsulting przygotowuje rozwiązanie obsługujące proces wystawiania faktur sprzedaży i wczytywania faktur zakupu w ramach Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF). Przygotowywane zmiany będą dedykowane dla wersji systemu IFS: Cloud, 10, 9, 8, 75 oraz 2003. Oferowane rozwiązanie będzie dostępne w dwóch wariantach: wersji podstawowej i wersji rozszerzonej. Krajowy System e-Faktur (KSeF) to platforma do wystawiania i otrzymywania drogą elektroniczną faktur ustrukturyzowanych przygotowana przez Ministerstwo Finansów. Czym są faktury ustrukturyzowane i dlaczego już teraz warto rozpocząć przygotowania do wdrożenia systemu fakturowania? Faktury ustrukturyzowane są wystawiane i otrzymywane za pośrednictwem systemu Ministerstwa Finansów – Krajowego Systemu e-Faktur (w skrócie KSeF). Zakres danych raportowanych w ramach nowej formy faktury jest szerszy niż w dotychczasowych fakturach. KSeF zapewnia kontrolę w czasie rzeczywistym nad procesem fakturowania;   Wersja podstawowa Wersja rozszerzona Zakres rozwiązania podstawowego obejmuje przygotowanie faktury ustrukturyzowanej w formacie XML wymaganym przez Ministerstwo Finansów. Możliwość ta jest dostępna dla faktur podręcznych, faktur sprzedaży wystawianych z poziomu zamówienia klienta oraz faktur projektowych. Oferowane rozwiązanie umożliwia wygenerowanie faktury w formacie XML i przekazanie jej do repozytorium IFS. Z poziomu repozytorium IFS faktura w formacie XML może zostać pobrana przez zewnętrzny integrator i przekazana do KSEF. System IFS umożliwia zapisanie informacji o numerze faktury nadanym w systemie KSEF i dacie wystawienia faktury w KSEF, rozwiązanie umożliwi również import faktur zakupu z KSEF w formacie XML. Wersja rozszerzona dodatkowo zawierać będzie zewnętrzne oprogramowanie umożliwiające bezpośrednią komunikację z bramką KSEF, co pozwoli na automatyczne wysyłania faktur ustrukturyzowanych do KSeF. pobranie numeru KSeF do wysłanych faktur sprzedaży, oraz pobranie UPO.   Przygotuj TWÓJ system na zmiany. Jak możemy Ci pomóc? Skorzystaj z gotowego pakietu rozwiązań InfoConsulting dedykowanego systemowi IFS.

Przez cały luty organizowane były konsultacje w sprawie planowanego wdrożenia obowiązkowego KSeF. Wzięli w nich udział m.in. dyrektorzy oraz eksperci z departamentów Ministerstwa Finansów. W jaki sposób przebiegły spotkania i jakie można wysnuć z nich wnioski?   Pierwsze konsultacje w sprawie KSeF Od początku lutego do 1 marca 2024 odbywały się spotkania konsultacyjne w sprawie obowiązkowego Krajowego Systemu e-Faktur. Miały one na celu przede wszystkim pozyskanie opinii różnych podmiotów i grup przedsiębiorców na temat nowego systemu.   16 lutego – Bezpieczeństwo i wydajność KSeF Pierwsza konsultacja dotyczyła głównie zabezpieczeń systemu oraz jego wydajności. Skupiono się m.in. na kwestii faktur scamowych, wsparcia technicznego czy oczekiwaniach dot. wysyłania paczek faktur i odbierania paczek przy uwzględnieniu rozkładu w konkretnych dniach i godzinach.   16 lutego – Faktury konsumenckie/status nabywcy Drugie spotkanie konsultacyjne skupiało się na temacie faktur konsumenckich, ich identyfikacji oraz mechanizmu dostępu do tych dokumentów. Omówione zostało również zagadnienie identyfikacji statusu nabywcy podatnik/konsument.   21 lutego – Identyfikator KSeF w płatnościach Podczas kolejnej konsultacji omówiono kwestie dotyczące tworzenia i pobierania identyfikatora zbiorczego oraz obowiązku podawania numeru KSeF lub wspomnianego identyfikatora w tytułach przelewów. Uczestnicy skupili się na postulatach związanych ze zmianą tego obowiązku oraz na kwestii odroczenia dla mechanizmu podzielonej płatności.   21 lutego – Spotkanie z branżą faktoringu Następne spotkanie konsultacyjne dotyczyło przede wszystkim kwestii dostępu do faktur przez tzw. faktorów, czyli instytucje finansowe oferujące usługi z zakresu faktoringu.   22 lutego – Spotkanie z branżą dostawców mediów Tego dnia odbyło się spotkanie dotyczące wystawiania w Krajowym Systemie e-Faktur faktur przez branżę dostawców mediów. Omówiono m.in. metodę wypełniania konkretnych rubryk faktury ustrukturyzowanej.   22 lutego – Spotkanie z branżą paliwową W tym samym dniu przeprowadzono spotkanie również z branżą paliwową w celu ustalenia kwestii wystawiania faktur na stacjach benzynowych. Uczestnicy skupili się m.in. na opcji przekazywania wizualizacji faktur w razie prośby ze strony klienta.   29 lutego – Spotkanie z jednostkami samorządu terytorialnego (JST) Spotkanie konsultacyjne skupiało się głównie na wystawianiu faktur przez jednostki samorządu terytorialnego i zakresie uprawnień w Krajowym Systemie E-faktur. Podobnie jak podczas konsultacji z branżą dostawców mediów, omówione zostały też dokładne elementy faktur ustrukturyzowanych.   29 lutego – Wdrożenie KSeF w etapach Kolejne konsultacje tego dnia dotyczyły etapów wejścia w życie obowiązkowego systemu – przy uwzględnieniu ewentualnego zróżnicowania terminów wdrożenia dla poszczególnych rozwiązań.   1 marca – Wyjaśnienia, interpretacje, szkolenia Podczas ostatniej konsultacji przedsiębiorcy przedstawiali swoje oczekiwania w kwestii materiałów edukacyjnych na temat Krajowego Systemu e-Faktur. Skupiono się również na kwestii konferencji i szkoleń z zakresu korzystania z systemy, akcji informacyjnych i reguł uczestnictwa ekspertów MF w organizowanych spotkaniach.   Wnioski po spotkaniach konsultacyjnych w sprawie KSeF Spotkania prowadzone przez cały luty zaowocowały kilkoma ważnymi wnioskami dotyczącymi wdrożenia obowiązkowego KSeF. Już na przełomie marca i kwietnia mamy poznać nowe terminy wejścia w życie obligatoryjnego systemu. Sam proces legislacyjny zakończy się natomiast pod koniec czerwca. Kampania informacyjna na temat Krajowego Systemu e-Faktur ma być dostępna dla każdego przedsiębiorcy. Przeczytaj także: Ulga podatkowa na wdrożenie KSeF. Czy zostanie wprowadzona? – Symfonia W wyniku konsultacji Ministerstwo Finansów bierze pod uwagę nadawanie identyfikatora pracownikom oraz wprowadzenie systemu, który powiadamiałby o błędach podczas wystawiania e-faktur. Wśród planowanych zmian pojawiło się również: wystawianie faktur osobom zatrudnionym; obowiązkowe oznaczanie płatności przelewem za e-faktury numerem KSeF składającym się z 35 znaków (brak numeru nie będzie jednak wiązał się z karą); możliwość pobierania identyfikatora zbiorczego dla kilku e-faktur (dla tego samego klienta) i płatności częściowych; wprowadzenie w lipcu 2024 r. certyfikatów, mających zastępować tokeny (te mają funkcjonować do końca roku). Wątpliwości pojawiły się natomiast wokół tematu faktur konsumenckich. Obecnie pozostaje nam oczekiwać na ogłoszenie nowych dat wprowadzenia Krajowego Systemu e-Faktur i skupić się na przygotowaniach do jego wdrożenia. Dopiero po jego wprowadzeniu przekonamy się, jakie dokładnie przeprowadzono zmiany.

Krajowy System e-Faktur to platforma umożliwiająca wystawianie, udostępnianie i przechowywanie faktur ustrukturyzowanych. Jaka jest podstawa prawna funkcjonowania systemu i o czym mówią konkretne zapisy ustawy o KSeF? KSeF – prawna podstawa funkcjonowania Podstawą prawną funkcjonowania Krajowego Systemu e-Faktur w Polsce jest: ustawa z dnia 29 października 2021 roku o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw (Dz.U. z 2021 roku po. 2076); decyzja wykonawcza Rady (UE) 2022/1003 z dnia 17 czerwca 2022 roku upoważniająca Rzeczpospolitą Polską do stosowania szczególnego środka stanowiącego odstępstwo od art. 218 i 232 dyrektywy 2006/112/WE w sprawie wspólnego systemu podatku od wartości dodanej (Dz. Urz. UE L 168, 27.6.2022, s. 81-83); ustawa z dnia 16 czerwca 2023 roku o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw (Dz.U. 2023 r. poz.1598). Szczegółowe zasady funkcjonowania platformy i wystawiania faktur ustrukturyzowanych widnieją w art. 106na.-106nd. ustawy o VAT. Zapisy art. 106na. ustawy o VAT Art. 106na ustawy o VAT dotyczy samego wystawiania faktur ustrukturyzowanych w ramach Krajowego Systemu e-Faktur. Informuje on m.in. o terminie, w którym fakturę uznaje się za wystawioną – a jest to dzień przesłania dokumentu do systemu. W treści art. 106na widnieje również informacja, że otrzymywanie faktur ustrukturyzowanych w ramach systemu wymaga akceptacji odbiorcy faktury, a faktura jest uznana za otrzymaną przy użyciu KSeF w dniu przydzielenia jej w tym systemie numeru identyfikującego. Zapisy art. 106nd. ustawy o VAT Zgodnie z treścią art. 106nd. ustawy o VAT prowadzącym i administratorem danych przechowywanych w KSeF jest Szef Krajowej Administracji Skarbowej. W ustawie znajdziemy również informacje na temat samych funkcjonalności Krajowego Systemu e-Faktur. To m.in.: uwierzytelnianie i weryfikacja uprawnień do korzystania z KSeF; wystawianie, otrzymywanie i przechowywanie faktur ustrukturyzowanych; dostęp do faktur ustrukturyzowanych; nadawanie, zmiana lub odbieranie uprawnień do korzystania z systemu; powiadamianie konkretnych podmiotów o nadanych uprawnieniach lub ich odebraniu; powiadamianie podmiotów innych niż wymienione w art. 106nb o braku uprawnień do korzystania z KSeF; oznaczanie faktur ustrukturyzowanych numerem identyfikującym przydzielonym w KSeF; analiza i kontrolowanie prawidłowości danych z faktur; powiadamianie podmiotów wymienionych w art. 106nb, o: dacie i czasie wystawienia faktury, jej numerze identyfikującym, dacie i czasie przydzielenia tego numeru, dacie i czasie odrzucenia faktury w przypadku niezgodności z wzorem czy braku możliwości wystawienia faktury ustrukturyzowanej w przypadku niedostępności systemu.   Termin wejścia ustawy o KSeF w życie Zapisy ustawy o KSeF miały wejść w życie z dniem 1 lipca 2024 roku – z wyjątkiem niektórych przepisów, które miały obowiązywać w innych terminach. Od połowy 2024 korzystanie z KSeF miało więc stać się obowiązkiem większości polskich przedsiębiorców – a dokładnie czynnych podatników VAT. Pół roku później planowano wprowadzenie obowiązkowej integracji z systemem dla podatników VAT zwolnionych. Termin wprowadzenia obligatoryjnej integracji z Krajowym Systemem e-Faktur został jednak przesunięty na późniejszy okres. Przeczytaj także: Okres przejściowy KSeF dla organizacji publicznych. Jak wygląda? – Symfonia Wejście ustawy o KSeF w życie ma poprzedzić zewnętrzny audyt informatyczny – to właśnie na podstawie jego wyników zostanie określona nowa data. Polscy podatnicy mogą natomiast wystawiać faktury ustrukturyzowane dobrowolnie już od 1 stycznia 2022 roku, co wynika ze zmian w Ustawie z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług.

Zastanawiasz się, jak zorganizować procesy po wejściu w życie KSeF? Kluczem do sukcesu jest odpowiedni program. E-faktury można łatwo wystawić, pobrać oraz zautomatyzować związany z tym obieg dokumentów przy pomocy systemu ERP enova365. Co więcej, obsługa KSeF w enova365 jest w standardzie i nie trzeba za nią dodatkowo płacić. Sprawdź, jakie funkcje programu pomogą Ci sprawnie pobierać i wysyłać e-faktury. Wraz z wejściem w życie KSeF, zaczną obowiązywać faktury ustrukturyzowane, czyli tzw. e-faktury.  Wszyscy przedsiębiorcy zarejestrowani jako czynni podatnicy VAT będą mieli obowiązek wysyłania i odbierania faktur przy pomocy Krajowego Systemu e-Faktur. Program enova365 ma w standardzie (bez dodatkowych opłat) funkcje, które umożliwiają sprawną wysyłkę wystawionych w systemie faktur do KSeF oraz ich pobieranie z KSeF. Żeby wyjść naprzeciw potrzebom średnich i dużych organizacji system enova365 został wyposażony także w mechanizm umożliwiający automatyzację procesów związanych z KSeF. Odpowiednio skonfigurowany program może automatycznie wysyłać e-faktury do KSeF lub je hurtowo pobierać. E-faktury – co trzeba wiedzieć? Podczas briefingu prasowego 19 stycznia 2024 r. Minister Finansów, Andrzej Domański, poinformował, że wdrożenie obowiązku wystawiania faktur ustrukturyzowanych w KSeF nie nastąpi 1 lipca 2024 r. Choć termin wejścia w życie KSeF dopiero zostanie podany do wiadomości publicznej, warto kontynuować prace przygotowawcze do wdrożenia faktur ustrukturyzowanych, by wdrożenie nowych procesów odbyło się bez pośpiechu. Nie da się ukryć, że przygotowanie do wdrożenia KSeF wymaga podjęcia szeregu czynności rozłożonych w czasie. Wczesne rozpoczęcie tych działań daje możliwość dokładnego zapoznania się z nowymi obowiązkami, dobrej organizacji nowych procesów, przetestowanie ich i finalne wdrożenie. Czas, jaki jeszcze pozostał można również zainwestować we wdrożenie systemów ERP klasy biznes, jak enova365, który już teraz jest przystosowany do integracji z Krajowym Systemem e-Faktur, a wszystkie funkcje związane z obsługą e-faktur dostępne są bez dodatkowych opłat, w ramach aktualnej licencji. Przypomnijmy: Faktura ustrukturyzowana jest to faktura wystawiona przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur wraz z przydzielonym numerem identyfikującym tę fakturę w tym systemie. Faktura taka ma postać pliku w formacie XML, który posiada ustaloną strukturę zgodną z publikowanym przez Ministerstwo Finansów szablonem (schemą). Jakie funkcje powinien mieć system do wystawiania faktur, żeby umożliwić sprawną komunikację z KSeF? Jak zorganizować procesy po wejściu w życie KSeF? Przede wszystkim trzeba zadbać o to, żeby firmowy system do wystawiania faktur był wyposażony w funkcje, umożliwiające sprawną komunikację z KSeF. Z tego powodu producenci systemów informatycznych, tacy jak Soneta, producent enova365, dostosowują je, aby w pełni obsługiwały procesy związane z obowiązkami, jakie narzuca Krajowy System e-Faktur. Funkcje, pozwalające na sprawną obsługę KSeF można podzielić na dwa rodzaje: podstawowe, do których zaliczamy przygotowanie faktury ustrukturyzowanej i komunikację z KSeF, dzięki której faktury będą wysyłane do i odbierane z systemu, dodatkowe, które polegać będą przede wszystkim na automatyzacji czynności związanych z KSeF. Przygotowaną w systemie finansowo-księgowym fakturę lub pakiet faktur ustrukturyzowanych należy przesłać do Krajowego Systemu e-Faktur. Żeby ten proces usprawnić w systemie enova365, przygotowany został zestaw następujących czynności: Eksport – umożliwia wygenerowanie komunikatu KSeF dla zaznaczonych dokumentów. Wyślij – pozwala na wysyłanie faktur w formacie KSeF do serwisu udostępnionego przez Ministerstwo Finansów. Sprawdź strukturę pliku – sprawdza zgodność struktury wygenerowanego pliku XML ze schemą (wzorcem) ustaloną przez Ministerstwo Finansów. Sprawdź status – sprawdza status wysłanego pliku XML na platformie KSeF. Służy to na przykład do pobrania numeru KSeF. Usuń – umożliwia usunięcie wyeksportowanego pliku XML. Import – importuje dokumenty pobrane z platformy KSeF, jako faktury zakupu (analogiczna czynność dostępna jest również w ewidencji dokumentów/faktury zakupu).   Podstawowe funkcje umożliwiające komunikację z KSeF w enova365   Dedykowana lista (Handel/KSeF/Wysyłanie) dla wysyłanych faktur, umożliwia dowolne ich filtrowanie Z kolei za import faktur odpowiadać będzie pakiet takich czynności jak: Import – importuje ze wskazanego pliku dokumenty, pobrane z platformy KSeF, jako faktury zakupu (analogiczna czynność dostępna jest również w ewidencji dokumentów). Utwórz dokument – importuje z pobranych do bazy danych plików KSeF. Istnieje również dedykowana lista, służąca do obsługi pobierania faktur. Znajduje się na niej następujący zestaw funkcji: Zapytaj o dostępne faktury – służy do tworzenia nowych zapytań o faktury KSeF wystawione na firmowy NIP. W parametrach należy określić zakres dat, za który chcesz pobrać faktury. Sprawdź status zapytania – służy do sprawdzenia statusu istniejących zapytań na liście KSeF/Pobieranie. Odświeżamy wszystkie zapytania na liście nie starsze niż 2h. Czynności, które zostały opisane powyżej można w enova365 wykonywać ręcznie. W przypadku wystawiania i pobierania niewielkiej liczby faktur jest to zadanie jak najbardziej do wykonania. A co w przypadku organizacji, w której obieg e-faktur liczony jest w kilku lub kilkunastu tysiącach? Nie ulega wątpliwości, że ręczna praca nad taką liczbą dokumentów jest niemożliwa do zrealizowana. Żeby wyjść naprzeciw potrzebom średnich i dużych organizacji system enova365 został wyposażony w mechanizm umożliwiający automatyzację procesów związanych z KSeF. Jak to wygląda? Workflow KSeF, czyli automatyzacja procesów związanych z KSeF w enova365 System ERP enova365 umożliwia tworzenie dokumentów handlowych oraz ewidencji z wykorzystaniem procesu Workflow. W procesie tym użytkownik obsługujący otrzymuje powiadomienia o nowych plikach KSeF, zaimportowanych do systemu i na podstawie otrzymanych powiadomień ma możliwość tworzenia dokumentów w systemie. Proces Workflow do obsługi dokumentów z KSeF startuje automatycznie i tworzy listę powiadomień dla operatorów, odpowiadających za obsługę standardowego procesu Workflow dla pobranych faktur KSeF. Aby łatwiej zrozumieć, na czym polega proces Workflow do obsługi KSeF posłużmy się przykładem. Przykład automatyzacji komunikacji z KSeF Przyjmijmy, że jesteś osobą odpowiadającą za obieg faktur w organizacji. Nie chcąc tracić czasu na codzienne czynności związane z wysyłką i odbiorem faktur z KSeF, możesz skonfigurować system w ten sposób, aby poszczególne czynności wykonywał za Ciebie, o określonych porach dnia. Dzięki temu, przykładowo system wyśle automatycznie wszystkie faktury z bieżącego dnia np. o 16:00 (jeżeli sam kończysz pracę o 15:30, możesz już o tej porze być poza biurem, z wyłączonym komputerem). Jednocześnie, wszystkie faktury przesłane do organizacji system może sam pobrać z KSeF np. o 6:00 rano, przed rozpoczęciem pracy. System enova365 można tak skonfigurować, żeby automatycznie pobierał z KSeF faktury przesłane do organizacji To nie wszystko. W przypadku wysyłki bardzo dużej liczby faktur do KSeF, istnieje możliwość wykonania tego hurtowo. Kilka kliknięć wystarczy, aby jednorazowo wysłać lub pobrać z KSeF kilkaset dokumentów. Obsługa e-faktur? Z enova365 to proste! Korzystając z funkcjonalności KSeF w ramach systemu enova365 użytkownik otrzymuje pełen pakiet, umożliwiający poprawne spełnienie obowiązku, wynikającego z elektronicznego obiegu faktur. Soneta, producent oprogramowania enova365 wprowadził również szereg dodatkowych funkcjonalności pomagających w pracy z fakturami jak, na przykład, opisana wyżej automatyzacja.

Wprowadzenie systemu KSeF w Polsce otwiera nowe możliwości dla przedsiębiorstw, usprawniając zarządzanie fakturami i procesami księgowymi. Implementacja tego rozwiązania przynosi korzyści takie jak poprawa bezpieczeństwa danych, automatyzacja obiegu dokumentów i zwiększenie efektywności operacyjnej. Poznajmy kluczowe korzyści z wdrożenia KSeF. Zwiększona efektywność operacyjna dzięki KSeF Wdrożenie Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) w polskich przedsiębiorstwach jest nie tylko odpowiedzią na wymogi prawne, ale również szansą na zwiększenie efektywności operacyjnej. System ten umożliwia firmom przestawienie się z tradycyjnego, papierowego obiegu dokumentów na cyfrowy, co znacząco przyspiesza i usprawnia procesy księgowe. Przejście na elektroniczny obieg faktur pozwala na automatyzację kluczowych procesów biznesowych, redukując czas potrzebny na przetwarzanie dokumentów i minimalizując ryzyko błędów. Automatyzacja ta przekłada się nie tylko na szybsze fakturowanie i skrócenie cyklu życia faktury, ale także na lepszą organizację pracy i zarządzanie płynnością finansową. Kolejnym istotnym aspektem jest bezpieczeństwo danych. KSeF oferuje zaawansowane mechanizmy ochrony informacji, co jest kluczowe w dobie rosnących zagrożeń cybernetycznych. Dzięki temu przedsiębiorstwa mogą być pewne, że ich dane są chronione zgodnie z najwyższymi standardami. Co więcej, system KSeF umożliwia lepszą kontrolę nad dokumentami, oferując pełną historię faktur i ich statusów, co jest nieocenione przy ewentualnych kontrolach czy audytach. Dodatkowo, standardyzacja formatu faktur elektronicznych wprowadzona przez KSeF sprzyja lepszej interoperacyjności między różnymi systemami IT, co ułatwia wymianę danych między przedsiębiorstwami a ich kontrahentami oraz instytucjami publicznymi. To z kolei prowadzi do lepszej współpracy biznesowej i zwiększa konkurencyjność polskich firm na rynku. Wprowadzenie KSeF jest więc nie tylko odpowiedzią na wymogi prawne, ale także strategiczną inwestycją w przyszłość, umożliwiającą firmom zoptymalizowanie ich operacji, poprawę bezpieczeństwa danych i wzmocnienie relacji z partnerami biznesowymi. Usprawnienie zgodności podatkowej i bezpieczeństwa danych przez KSeF Implementacja Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) ma kluczowe znaczenie dla poprawy zgodności podatkowej oraz bezpieczeństwa danych w polskich firmach. Przejście na e-faktury w ramach systemu KSeF minimalizuje ryzyko błędów związanych z nieprawidłowym fakturowaniem, co jest szczególnie ważne w świetle surowych wymogów prawa podatkowego. Dzięki automatycznemu sprawdzaniu danych na fakturach, przedsiębiorstwa mogą unikać kosztownych błędów i spornych sytuacji z urzędem skarbowym. Automatyzacja i standaryzacja faktur elektronicznych przyczyniają się do większej transparentności transakcji, co z kolei ułatwia audyty i kontrole podatkowe, zapewniając spokój ducha zarówno przedsiębiorcom, jak i organom podatkowym. Z drugiej strony, KSeF znacząco podnosi poziom bezpieczeństwa przetwarzania i przechowywania danych finansowych. Dzięki cyfrowemu formatowi i zastosowaniu zaawansowanych protokołów szyfrowania, informacje są lepiej chronione przed nieuprawnionym dostępem i cyberatakami. Ponadto, centralizacja danych w bezpiecznym rządowym repozytorium daje gwarancję, że wszystkie dokumenty są przechowywane zgodnie z obowiązującymi normami bezpieczeństwa i ochrony danych. To nie tylko zwiększa wiarygodność dokumentów, ale także ułatwia zarządzanie ryzykiem i zabezpiecza interesy firmy. Dodatkową korzyścią jest optymalizacja procesów związanych z VAT. KSeF umożliwia bowiem szybsze i bardziej efektywne rozliczanie podatku VAT, co ma bezpośredni wpływ na płynność finansową przedsiębiorstw. Standaryzowany format faktur i automatyczna wymiana danych z systemem podatkowym skracają czas potrzebny na przetwarzanie i zgłaszanie zobowiązań VAT, a to z kolei przekłada się na szybsze zwroty nadpłat i lepsze zarządzanie środkami finansowymi. Dzięki KSeF firmy mogą również lepiej zarządzać swoimi relacjami z klientami i dostawcami, oferując im szybki i bezpieczny dostęp do faktur oraz innych dokumentów księgowych. To z kolei przyczynia się do budowania trwałych i stabilnych partnerstw biznesowych, które są fundamentem długoterminowego sukcesu na rynku. Implementacja KSeF nie jest zatem tylko krokiem ku cyfryzacji i zgodności podatkowej, ale także strategiczną decyzją wpływającą na bezpieczeństwo, efektywność i wiarygodność biznesu w erze cyfrowej.   Przyspieszenie obrotu gospodarczego dzięki KSeF Wdrożenie Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) przyczynia się do znacznego przyspieszenia obrotu gospodarczego w Polsce. Dzięki uproszczeniu i automatyzacji procesów fakturacji, przedsiębiorstwa mogą szybciej realizować transakcje handlowe, co ma bezpośredni wpływ na przepływ pieniędzy w gospodarce. Zmniejszenie ilości pracy manualnej i błędów w fakturach skutkuje szybszym rozliczaniem należności, co z kolei przyczynia się do poprawy płynności finansowej firm. Jednocześnie, poprzez usprawnienie i cyfryzację procesów, KSeF umożliwia przedsiębiorcom lepsze planowanie działań gospodarczych i skuteczniejsze zarządzanie zobowiązaniami oraz należnościami. Efektywniejsza komunikacja między kontrahentami, wynikająca z ujednolicenia formatu i struktury faktur, prowadzi do lepszego rozumienia potrzeb i oczekiwań obu stron. System KSeF nie tylko ułatwia wymianę danych między firmami, ale także zwiększa transparentność transakcji w oczach prawa, co jest istotne w kontekście walki z oszustwami podatkowymi i nieuczciwą konkurencją. Dzięki temu przedsiębiorstwa działające zgodnie z przepisami są lepiej chronione, a rynek staje się bardziej sprawiedliwy i konkurencyjny. Zalety te sprawiają, że KSeF jest postrzegany nie tylko jako narzędzie księgowe, ale jako ważny element wspierający rozwój gospodarczy kraju, umożliwiający firmom nie tylko dostosowanie się do wymogów cyfrowej ery, ale także skuteczniejsze konkurowanie na rynku międzynarodowym. Podsumowanie korzyści z wdrożenia systemu KSeF Podsumowując, Krajowy System e-Faktur (KSeF) stanowi kluczowy element w procesie cyfryzacji polskiej gospodarki, oferując przedsiębiorstwom szereg korzyści, takich jak poprawa efektywności operacyjnej, bezpieczeństwa danych oraz zgodności podatkowej. Dzięki automatyzacji i standardyzacji procesów fakturacji, firmy mogą nie tylko przyspieszyć swoje obroty gospodarcze, ale także zwiększyć swoją konkurencyjność na rynku krajowym i międzynarodowym. Implementacja KSeF przyczynia się również do transparentności i sprawiedliwości w biznesie, co jest ważnym krokiem w kierunku budowania zaufania między przedsiębiorstwami a instytucjami państwowymi. Zachęcamy do odwiedzenia strony Axians, aby dowiedzieć się więcej na temat systemu KSeF i jego wdrożenia w przedsiębiorstwie. Na stronie znajdziesz szczegółowe informacje na temat korzyści związanych z Krajowym Systemem e-Faktur, integracji systemu z produktami SAP oraz przygotowania systemu SAP na wdrożenie KSeF. Te zasoby mogą pomóc w lepszym zrozumieniu systemu i wykorzystaniu go do optymalizacji procesów biznesowych w Twojej firmie. Dowiedz się więcej o korzyściach z KSeF: e-faktura dla wszystkich Zobacz, jak zintegrować KSeF z produktami SAP: Integracja KSeF z produktami SAP Sprawdź, czy Twój system SAP jest gotowy na KSeF: Czy Twój SAP jest gotowy na KSeF? Wizyta na stronie Axians umożliwi Ci pogłębienie wiedzy na temat KSeF i dostosowanie działalności Twojej firmy do wymogów nowoczesnej gospodarki cyfrowej.

Wprowadzenie Krajowego Systemu e-Faktur stanowi niemałe wyzwanie dla biur rachunkowych. ymaga odpowiedniego zaplanowania działań w zakresie przeszkolenia pracowników, konfiguracji systemów informatycznych oraz przygotowania klientów. KSeF już 1 lipca 2024 r. stanie się obowiązkowy dla czynnych płatników VAT, a od stycznia 2025 dla nievatowców. Warto już teraz sprawdzić, jak krok po kroku wdrożyć KSeF w biurze rachunkowym i na co zwrócić uwagę.    Jak wygląda proces wdrożenia KSeF? Obowiązek wdrożenia KSeF wymaga przeorganizowania wielu procesów biznesowych związanych z wystawianiem faktur oraz ich obiegiem wewnętrznym i weryfikacją. Przygotowania związane z wdrożeniem Krajowego Systemu e-Faktur stwarzają konieczność organizacji przyszłych procedur, jak również niezbędnych rozwiązań technologicznych.  Przedsiębiorcy oraz biura rachunkowe muszą wyposażyć się w odpowiednie narzędzia i procedury, aby móc wystawiać i odbierać faktury dotyczące własnej działalności, a także udzielać wsparcia w procesie dostosowywania się do wymogów KSeF i e-faktury.  Od stycznia 2022 roku można korzystać z KSeF dobrowolnie. Oznacza to, że od tego dnia istnieje możliwość wystawiania faktur ustrukturyzowanych w ramach Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF), ale można jeszcze pozostać przy dotychczas stosowanych praktykach.  Dopiero od 1 lipca 2024 KSeF stanie się rozwiązaniem obligatoryjnym dla czynnych podatników VAT. Z kolei dla małych i średnich przedsiębiorców zwolnionych z VAT korzystanie z KSeF będzie obowiązkowe od stycznia 2025 roku.     Jak uzyskać dostęp do KSeF? Pierwszym, niezbędnym etapem wdrożenia KSeF, jest uzyskanie odpowiednich dostępów do Krajowego Systemu e-Faktur. Na obecnym etapie przygotowań do wdrożenia systemu do wyboru mamy trzy środowiska pracy: Środowisko testowe – przeznaczone do testów, głównie dla producentów oprogramowania. Skorzystanie z niego nie wywołuje skutków prawnych w zakresie fakturowania. Dostęp można uzyskać podając jedynie NIP. Środowisko przedprodukcyjne (demo) – przeznaczone również do testów. Pozwala zobaczyć i przećwiczyć pracę z KSeF – nadawanie uprawnień czy wystawianie faktur. Skorzystanie z niego nie wywołuje skutków prawnych w zakresie fakturowania, ale dostęp do konta wymaga poświadczenia tożsamości (uwierzytelnienia). Środowisko produkcyjne – służy do wystawiania i pobierania rzeczywistych faktur VAT. Do skorzystania z niego, w celu ustalenia rzeczywistej tożsamości użytkownika korzystającego z KSeF w imieniu podatnika, wymagane jest uwierzytelnienie. Korzystanie z tej wersji powoduje skutki prawne w zakresie e-faktur, wynikające z ustawy o VAT. Do rozpoczęcia korzystania z KSeF nie jest wymagane zakładanie konta ani rejestracja na platformie. Każda firma ma już swoje „konto” w KSeF, utworzone przez Ministerstwo Finansów. Aby dołączyć do KSeF, niezbędne jest posiadanie kwalifikowanego podpisu elektronicznego, kwalifikowanej pieczęci elektronicznej, podpisu zaufanego lub tokenu wygenerowanego przez Krajowy System e-Faktur.  Dostęp do KSeF jest możliwy przez stronę Ministerstwa Finansów.     Dostęp do KSeF dla biur rachunkowych Podatnik posiada pełne uprawnienia w Krajowym Systemie e-Faktur, co umożliwia mu, między innymi, nadawanie uprawnień w KSeF i na przykład upoważnienie biura rachunkowego lub konkretnych osób fizycznych (jak pracownicy biura rachunkowego) do wystawiania oraz dostępu do faktur. Podatnicy mają także możliwość wyboru, czy chcą samodzielnie nadawać uprawnienia konkretnym osobom fizycznym, czy też wskazać określone biuro rachunkowe – jako podmiot upoważniony do wystawiania i/lub otrzymywania faktur, umożliwiając w ten sposób pośrednie przekazywanie uprawnień.   Podatnik, który dokonał autoryzacji i korzysta z KSeF, może nadać uprawnienia na rzecz biura rachunkowego   Należy podkreślić, że testowanie, a następnie wdrożenie KSeF, to obowiązek przede wszystkim przedsiębiorców, którzy są odpowiedzialni za dostosowanie swoich systemów do jego obsługi, a więc przekazywanie faktur do KSeF i odbieranie ich z systemu.  Biura rachunkowe pełnią kluczową rolę w całym procesie, jako bezpośrednio zaangażowane w prowadzenie księgowości dla swoich klientów. Mogą więc wspierać firmy we wdrożeniu systemu e-faktur, na przykład zapewniając doradztwo w tym zakresie.  Biura rachunkowe powinny również same przygotować się do Krajowego Systemu e-Faktur. Do ich obowiązków należy zaznajomienie się w pełni z procedurami i zasadami, które pozwolą im skutecznie obsługiwać klientów w zakresie KSeF. Jeśli biuro korzysta z oprogramowania księgowego, powinno być ono zaktualizowane, aby umożliwić generowanie i przesyłanie faktur w odpowiednim formacie.  Biuro rachunkowe korzystające z enova365 może zintegrować się z KSeF w pełnym zakresie – pobierać faktury zakupu oraz wysłać faktury sprzedaży z poziomu systemu ERP, bez logowania się do KSeF. Może także wykorzystać system enova365 zarówno do obsługi swojej firmy (instalacja standardowa), jak też obsługi swoich klientów (instalacja biura rachunkowego).   Wdrożenie KSeF w biurze rachunkowym – jak połączyć procesy? W przypadku biur rachunkowych wdrożenie KSeF wymaga działania na kilku płaszczyznach, ponieważ właściciel musi nadać uprawnienia swoim pracownikom oraz uzyskać uprawnienia od swoich klientów, którym powinien też zapewnić wsparcie i niezbędne informacje związane z wdrożeniem Krajowego Systemu e-Faktur. Jak więc, krok po kroku, wdrożyć KSeF w biurze rachunkowym? Należy pamiętać o kilku kluczowych kwestiach.  1. Ustalenie sposobu dostarczania dokumentów Pierwszą kwestią, jaka powinna zostać ustalona w przypadku współpracy biura rachunkowego z klientem, jest sposób dostarczania dokumentów do biura rachunkowego.  Korzystanie z KSeF oznacza, że przedsiębiorca nie będzie już musiał przygotowywać miesięcznego zestawienia faktur dla swojego księgowego i pamiętać o ich dostarczeniu na czas. Wystawione i otrzymane przez klienta biura rachunkowego faktury przechowywane będą w Krajowym Systemie e-Faktur i dostępne w postaci cyfrowej.  Klient może więc przekazać faktury do biura rachunkowego na dwa sposoby: Nadając na rzecz biura rachunkowego lub pracownika biura rachunkowego uprawnienia do dostępu do faktur (dotyczą one zarówno faktur wystawianych, jak i otrzymywanych (zakupu i sprzedaży).   Przepływ dokumentów w KSeF przy założeniu nadania uprawnień do odbioru faktur przez Biuro Rachunkowe   Bezpośrednio pobierając faktury i przekazując je w formie elektronicznej do biura rachunkowego.   Przepływ dokumentów w KSeF bez nadawania uprawnień do odbioru faktur przez biura rachunkowe   Trzeba pamiętać, że poza systemem KSeF pozostają faktury pochodzące od kontrahentów zagranicznych, faktury konsumenckie czy bilety uznawane za faktury, a także inne dokumenty stanowiące podstawę księgowań dla celów podatku dochodowego.  Konieczne jest więc ustalenie sposobu przekazywania takich faktur (na przykład forma papierowa czy skan). Poza KSeF pozostaną również załączniki do faktur, w pewnych sytuacjach niezbędne do poprawnego zaksięgowania faktury. Oznacza to, że dotychczasowe formy przekazywania dokumentów muszą zostać utrzymane. 2. Uzgodnienie na nowo sposobu opisywania kosztów i przychodów Kwestią wymagającą ustalenia jest także merytoryczna weryfikacja faktur zakupu oraz klasyfikacja kosztów i przychodów. Konieczne jest wypracowanie na nowo odpowiedniej formy przekazania przez klienta do biura rachunkowego informacji o dokonanej przez niego merytorycznej weryfikacji faktury zakupowej oraz o rodzaju zakupów i sprzedaży. Do tego celu można wykorzystać systemy informatyczne, które pozwolą uzupełnić dokument elektroniczny w taki sposób, żeby biuro rachunkowe mogło uzyskać pełną informację, niezbędną dla prawidłowego zaksięgowania dokumentu. W przypadku systemu enova365 pomocny w tym przypadku będzie Pulpit Klienta Biura Rachunkowego – rozwiązanie umożliwiające wspólną pracę księgowego i klienta w trybie online, między innymi w zakresie klasyfikacji kosztów i przychodów. Dzięki temu klient ma możliwość między innymi wprowadzenia uwag, komentarzy bądź całkowitego odrzucenia faktury pochodzącej z KSeF, zanim zostanie ona zaksięgowana.  Jeśli klient zdecydował się na samodzielne przekazywanie faktur do biura rachunkowego, można wykorzystać funkcjonalność Pulpitu, która pozwala na pobieranie dokumentów bezpośrednio z KSeF przez klienta, dokonanie ich wizualizacji oraz udostępnienie ich pracownikowi biura.  Czytaj także: Efektywna obsługa klienta w biurze rachunkowym czyli Pulpit Klienta Biura Rachunkowego 3. Wyznaczenie osoby odpowiedzialnej za wystawianie faktur sprzedaży Kolejną kwestią, która pojawia się przy okazji wdrożenia Krajowego Systemu e-Faktur, jest wybór osoby odpowiedzialnej za wystawianie faktur sprzedaży i wysyłanie ich do KSeF.  Warto wiedzieć, że przedsiębiorcy, którzy przed wejściem w życie obligatoryjnego KSeF samodzielnie wystawiali faktury, od 1 lipca 2024 r. nadal będą mieli taką możliwość. Warunkiem wystawiania faktur przez przedsiębiorcę będzie korzystanie z odpowiednio zintegrowanego z platformą KSeF programu informatycznego, służącego do wystawiania faktur. Brak takiej integracji sprawi, że program stanie się bezużyteczny.  Program enova365 dla biur rachunkowych posiada rozwiązanie, które sprawdzi się także w przypadku klientów, prowadzących jednoosobową działalność gospodarczą i nie posiadających własnego oprogramowania do wystawiania faktur. Przedsiębiorcy korzystający w tym zakresie z usług biura rachunkowego mogą do wystawiania faktur do KSeF użyć Pulpitu Klienta Biura Rachunkowego. Przyjęcie takiego rozwiązania upraszcza oraz przyspiesza proces ewidencji, księgowania i wysyłki faktur na platformę KSeF. 4. Zadbanie o uwierzytelnienie i nadanie uprawnień Podatnik, który chce zacząć korzystanie z KSeF musi przejść przez proces uwierzytelnienia i autoryzacji w systemie dostępnym na stronie Ministerstwa Finansów. Pozwoli mu to przeglądać, wystawiać i otrzymywać e-faktury oraz nadawać uprawnienia do korzystania z platformy innej osobie fizycznej lub wybranemu podmiotowi, np. biuru rachunkowemu. Uprawnienia te dzielą się na trzy rodzaje: nadawanie, zmiana lub odbieranie uprawnień do korzystania z KSeF; wystawianie lub dostęp do faktur ustrukturyzowanych; wystawianie faktur, o których mowa w art. 106d ust. 1 ustawy, będących fakturami ustrukturyzowanymi. Istnieją dwa sposoby nadawania, zmiany lub odbierania uprawnień: elektronicznie – za pomocą oprogramowania interfejsowego (ksef.mf.gov.pl) – podatnik lub inny uprawniony podmiot ma możliwość wskazania wymaganego zakresu danych, w celu nadania, zmiany lub odebrania uprawnień, w postaci papierowej – konieczne jest złożenie do właściwego naczelnika urzędu skarbowego zawiadomienia o nadaniu lub odebraniu uprawnień (ZAW-FA) do korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur. Co istotne, możliwość nadawania lub odbierania uprawnień do korzystania z KSeF w postaci papierowej dotyczy podatników i podmiotów, którzy nie są osobami fizycznymi i nie posiadają możliwości uwierzytelnienia się za pomocą kwalifikowanej pieczęci elektronicznej. Aby móc zarządzać uprawnieniami do korzystania z KSeF, niezbędne jest podanie następujących informacji: numeru identyfikacji podatkowej (NIP) podatnika, danych podmiotu lub danych osoby fizycznej, którym jest nadawane, zmieniane lub odbierane uprawnienie: numeru identyfikacji podatkowej (NIP) podmiotu albo numeru identyfikacji podatkowej (NIP) lub numeru PESEL osoby fizycznej, imienia i nazwiska osoby fizycznej albo nazwy podmiotu, daty urodzenia osoby fizycznej, w przypadku niepodania numeru identyfikacji podatkowej (NIP) i numeru PESEL, numeru i serii dowodu osobistego lub innego dokumentu potwierdzającego tożsamość osoby fizycznej wraz z krajem jego wydania, w przypadku nieposiadania numeru identyfikacji podatkowej (NIP) i numeru PESEL, danych unikalnych identyfikujących kwalifikowany podpis elektroniczny uprawnionej osoby fizycznej, w przypadku, gdy podpis ten nie zawiera numeru identyfikacji podatkowej (NIP) i numeru PESEL, rodzaju uprawnienia, informacji, czy podmiot bądź osoba fizyczna, którym jest nadawane, zmieniane lub odbierane uprawnienie, jest przedstawicielem podatkowym, o którym mowa w art. 18a ustawy o VAT. Podatnik może zdecydować, czy chce samodzielnie nadawać uprawnienia konkretnym osobom fizycznym, czy też wskazać konkretne biuro rachunkowe jako podmiot upoważniony do wystawiania i/lub otrzymywania faktur. Uwierzytelnianie w biurze używającym enova365 realizowane jest za pomocą tokenu, który zapisywany jest w ustawieniach konfiguracyjnych systemu.  Token to unikalny ciągów znaków, używany do uwierzytelniania podczas pobierania i wysyłki faktur. Ta metoda autoryzacji stosowana jest między systemem ERP a platformą KSeF.  Biuro rachunkowe może posiadać własny token (dla celów swojej działalności), a także tokeny służące do uwierzytelniania w imieniu swoich klientów. Token jest zawsze powiązany z konkretnym uprawnieniem i umożliwia wykonywanie operacji zgodnych z tym uprawnieniem (na przykład pobieranie faktur z KSeF). Taki sposób uwierzytelnienia pozwala na sprawniejszą obsługę procesów pobierania i wysyłki faktur do KSeF, ponieważ nie wymaga dodatkowych operacji po stronie użytkownika.  Mając do dyspozycji tokeny wygenerowane przez klientów, biuro rachunkowe może pobierać i wysyłać faktury do KSeF bez konieczności wpisywania dodatkowych poświadczeń. System zrobi to automatycznie, wykorzystując odpowiedni token.   Jak enova365 wspiera wdrożenie KSeF? Biuro rachunkowe używające enova365 może zintegrować się z KSeF w pełnym zakresie – pobierać faktury zakupu oraz wysłać faktury sprzedaży. Można wykorzystać system enova365 do obsługi swojej firmy (instalacja standardowa) oraz obsługi swoich klientów (instalacja biura rachunkowego).  Uwierzytelnianie w enova365 realizowane jest za pomocą wspomnianego tokenu, który zapisywany jest w ustawieniach konfiguracyjnych systemu. Sposób ten pozwala na sprawniejszą obsługę procesów pobierania i wysyłki faktur do KSeF, ponieważ nie wymaga dodatkowych operacji po stronie użytkownika – np. logowania się do KSeF. Posiadając tokeny wygenerowane przez klientów, można pobierać i wysyłać faktury do KSeF bez konieczności wpisywania dodatkowych poświadczeń. System zrobi to automatycznie korzystając z odpowiedniego tokenu.   Podsumowanie: jak wygląda wdrożenie KSeF? Wymagane w przypadku KSeF wdrożenie wszystkich procedur warto zaplanować z odpowiednim wyprzedzeniem. Biuro rachunkowe pełni kluczową rolę we wdrażaniu Krajowego Systemu e-Faktur, zapewniając swoim klientom doradztwo i wsparcie merytoryczne.  Dlatego tak ważne jest zdobycie kompleksowej wiedzy oraz wykorzystanie nowoczesnych systemów, które usprawnią pracę i będą zawsze zgodne z aktualnymi przepisami polskiego prawa.  Jeśli chcesz sprawdzić, jak system enova365 może usprawnić pracę w Twoim biurze rachunkowym – umów się na bezpłatną prezentację z naszym ekspertem!

Zgodnie z projektem Ministerstwa Finansów, kary wynikające z KSeF mają zacząć obowiązywać od 01 stycznia 2025 roku. W okresie od 01 lipca 2024 roku do 01 stycznia 2025 roku podatnik za niestosowanie się do przepisów dotyczących KSeF podlegać będzie odpowiedzialności karno-skarbowej. Kary dotyczyć będą także podatników będących osobami fizycznymi. Jest to istotna zmiana, gdyż do tej pory kary pieniężne mogły być nakładane tylko na podatników niebędących osobami fizycznymi. Zgodnie z najnowszymi założeniami MF kary maja być nakładane w sytuacjach, gdy: mimo obowiązku faktura nie zostanie wystawiona przy użyciu KSeF (nie przesłana do KSeF), po okresie awarii, serwisowania lub braku dostępności do KSeF z przyczyn leżących po stronie podatnika, przy wystawieniu faktury w tzw. trybie offline nie zostanie zachowana wymagana struktura -FA[2], po okresie awarii, serwisowania lub braku dostępności do KSeF z przyczyn leżących po stronie podatnika, faktura wystawiona w tzw. trybie offline do KSeF nie zostanie pzresłana w wymaganym terminie (7 dni roboczych lub 1 dzień roboczy). W najnowszym projekcie nowelizacji ustawodawca uwzględnił wynik konsultacji społecznych uznających zasadność zniesienia minimalnych progów kar pieniężnych (1000 zł dla faktur z wykazanym podatkiem VAT i 500 zł dla faktur bez kwot podatku VAT, np. przy 0% stawce lub odwrotnym obciążeniu). Kary będą mogły być nakładane od 0 zł do 100% wysokości kwoty podatku wykazanego na fakturze i do 18,7% wartości faktury ogółem, gdy ta nie ma wskazanej kwoty podatku. Wysokość nałożonej kary będzie zależeć od decyzji organów podatkowych, bez uprzedniego wezwania do usunięcia naruszeń.  Kary będą nakładane per dokument, tj. za każdą z faktur, która nie spełnia odpowiednich wymogów Natomiast ich uiszczenie będzie musiało nastąpić w terminie 14 dni od dnia doręczenia takiej decyzji. Decyzja będzie nakładana w trybie przepisów kodeksu postępowania administracyjnego, a miarkowanie wysokości kar będzie zależne od okoliczności jakie występować będą w indywidualnych sprawach. Na wysokość kary będzie miało wykazanie przyczyn uchybienia i dokumentów lub okoliczności, które potwierdzałyby lub uprawdopodobniały określone fakty, np. fakt wystąpienia awarii uniemożliwiającej korzystanie z KSeF oraz brak możliwości przesłania faktury wystawionej w tzw. trybie offline do KSeF kolejnego dnia roboczego z uwagi na brak usunięcia tej awarii, przy jednoczesnym zautomatyzowanym wystawianiu faktur. Postępowanie w sprawach o przestępstwa skarbowe lub wykroczenia skarbowe nie będzie wszczynane w sytuacjach, gdy podatnik nie dopełni obowiązku: wystawienia faktur przy użyciu KSeF, wystawiania w okresie awarii lub w trybie offline faktury zgodnie z wzorem, terminowego przekazania faktury offline do KSeF. Osoba która nie dopełni obowiązków, w przypadku uchybień, za które przewidziano możliwość wymierzenia kary pieniężnej, nie będzie podlegać odpowiedzialności karnej skarbowej. Kara pieniężna obejmie więc każdego podatnika, także tego będącego osobą fizyczną. Do nakładania kar stosowane będą przepisy Kodeksu postępowania administracyjnego. Wymierzając karę za niekorzystanie z KSeF zostaną uwzględnione wszystkie okoliczności w tym to czy podatnik był wcześniej karany za podobny czyn. Natomiast jeśli nie dopełniono obowiązku w wskutek działania siły wyższej, organ podatkowy będzie miał prawo odstąpić od nałożenia kary. Krajowy Systemem e-faktur (KSeF) dla czynnych podatników VAT ma wejść w życie 1 lipca 2024 r., natomiast dla podatników zwolnionych podmiotowo i wykonujących wyłącznie czynności zwolnione przedmiotowo będzie obowiązkowy od 1 stycznia 2025 r.

Krajowy System e-Faktur (KSeF) to innowacyjne rozwiązanie, które ma na celu zrewolucjonizowanie obrotu gospodarczego w Polsce. Wprowadzenie tego systemu to odpowiedź na rosnące potrzeby cyfryzacji oraz dążenie do zwiększenia przejrzystości transakcji finansowych. Jednak jak każda rewolucja, także ta niesie ze sobą pewne wyzwania. KSeF – co to takiego? KSeF to system, który ma uprościć i usprawnić proces wystawiania, wysyłki, otrzymywania oraz przechowywania faktur w formie elektronicznej. System ten zastąpi tradycyjne faktury papierowe, co przyniesie korzyści zarówno dla dostawców, jak i odbiorców usług i towarów. Co ważne, wprowadzenie KSeF będzie obowiązkowe dla wszystkich podmiotów gospodarczych, niezależnie od ich wielkości czy rodzaju działalności. Terminy, które dotyczą firm, to odpowiednio: 01-07-2024 r. dla podmiotów rozliczających VAT,01-01-2025 r. dla podmiotów nierozliczających VAT. Korzyści dla przedsiębiorstw KSeF przyniesie wiele korzyści dla polskich przedsiębiorstw. Przede wszystkim, poprawi efektywność działania firm, przyspieszając procesy związane z fakturami. Dzięki temu przedsiębiorstwa będą mogły szybciej otrzymywać i rozliczać płatności, co pozytywnie wpłynie na ich płynność finansową. Oszczędności to kolejny atut. E-faktury eliminują potrzebę drukowania, wysyłki tradycyjnej pocztą oraz przechowywania dokumentów w formie papierowej. To nie tylko obniża koszty, ale także przyczynia się do ochrony środowiska poprzez redukcję zużycia papieru. Bezpieczeństwo i kontrola nad dokumentami to następne zalety. KSeF umożliwia śledzenie historii każdej faktury, co zwiększa kontrolę nad przepływem dokumentów oraz pozwala na łatwiejsze wykrywanie ewentualnych nieprawidłowości. Warto jednak zwrócić uwagę, że wprowadzenie KSeF może wiązać się z pewnymi kosztami początkowymi, głównie związanymi z przystosowaniem się do nowego oprogramowania. Niemniej jednak, korzyści płynące z systemu w dłuższej perspektywie przeważają nad początkowymi wydatkami. sBiznes – klucz do sukcesu w KSeF Aby ułatwić przedsiębiorcom przejście na KSeF, udostępniamy zaawansowane narzędzie naszego autorstwa. To intuicyjne rozwiązanie, które pomaga zrozumieć i dostosować się do nowych regulacji. sBiznes LITE z KSeF to idealna możliwość dla tych, którzy chcą skorzystać z nowych funkcji – przy minimalnych kosztach. A tym, którzy chcą przetestować system przed zakupem, zalecamy skorzystanie z wersji demonstracyjnej. Specjaliści sBiznes są gotowi, aby pomóc, jeśli pojawiłyby się jakiekolwiek problemy czy wątpliwości podczas wyboru bądź korzystania z oprogramowania. Podsumowanie KSeF to krok w kierunku nowoczesności, który przyniesie wiele korzyści dla polskiego biznesu. Chociaż wprowadzenie nowego systemu może wydawać się wyzwaniem, korzyści płynące z jego wdrożenia są nie do przecenienia. Dzięki narzędziom takim jak sBiznes, przejście na e-faktury stanie się prostsze i bardziej efektywne. Czas pokaże, jak polskie przedsiębiorstwa dostosują się do tej zmiany, ale jedno jest pewne – KSeF to pewna przyszłość, na którą warto być przygotowanym. Po więcej informacji dot. KSeF zapraszamy tutaj, a tych, którzy przymierzają się do zakupu – kierujemy do naszego sklepu. 👉🏻 https://sklepsbiznes.pl/.