Artykuły

Druga edycja konferencji Symfonia Digital Day, organizowana przez Grupę Symfonia we współpracy z Fundacją Digital Poland i pod patronatem honorowym Ministerstwa Rozwoju i Technologii, ponownie zgromadzi liderów sektora MŚP, ekspertów i przedstawicieli administracji publicznej. W tym roku wydarzenie koncentruje się wokół jednego pytania: jak budować odporność biznesu w czasach dynamicznych zmian cyfrowych. Jak podkreśla Edyta Malesza-Malatrat, Chief Marketing Officer w Symfonii i współprowadząca wydarzenie, celem konferencji jest nie tylko przekazanie wiedzy, ale przede wszystkim wsparcie przedsiębiorców w praktycznym przygotowaniu się do nadchodzących zmian. Block Quote – Symfonia Digital Day daje liderom biznesu praktyczne wskazówki, jak planować i wdrażać cyfrowe rozwiązania w swoich firmach – od wdrożenia KSeF, przez wykorzystanie sztucznej inteligencji, po wzmocnienie odporności operacyjnej. Uczestnicy zdobędą wiedzę i inspiracje, które pozwolą im podejmować świadome decyzje – dodaje Tomasz Mamys, ekspert ds. cyfryzacji i współprowadzący konferencję. Block Quote KSeF – cyfrowa rewolucja w centrum uwagi Tegoroczna edycja Symfonia Digital Day w dużej mierze poświęcona jest Krajowemu Systemowi e-Faktur (KSeF) – rozwiązaniu, które w 2026 roku stanie się obowiązkowe dla wszystkich przedsiębiorców. To temat budzący wiele emocji i pytań. Jak wynika z badania przeprowadzonego przez Symfonię, większość biur rachunkowych wciąż nie jest gotowa na jego wdrożenie – część firm dopiero analizuje wymagania, a inne rozpoczynają pierwsze testy. Najczęściej wskazywane obawy dotyczą aspektów technicznych, integracji systemów oraz kosztów. Block Quote Cyfryzacja to jednak nie tylko nowe narzędzia, ale również zmiana sposobu myślenia o całej organizacji. Jak podkreśla Tomasz Mamys, wszystkie sesje w agendzie Symfonia Digital Day zostały zaprojektowana tak, by odpowiadać na konkretne wyzwania małych i średnich firm. Block Quote Ekspert zaznacza, że równie ważnym elementem programu będzie panel dotyczący sztucznej inteligencji w biznesie – tematu, który w praktyce coraz silniej wpływa na sposób funkcjonowania przedsiębiorstw. Block Quote W programie konferencji znalazły się panele poświęcone nie tylko KSeF i sztucznej inteligencji, ale również bezpieczeństwu cyfrowemu, deregulacjom prawnym oraz wpływowi nowych regulacji unijnych na funkcjonowanie MŚP. Eksperci będą dyskutować o tym, jak technologia może wzmacniać stabilność biznesu w obliczu niepewności gospodarczej i geopolitycznej. Uczestnicy wydarzenia mogą również liczyć na inspirującą część motywacyjną. Gościem specjalnym będzie Krzysztof Hołowczyc, który opowie o zarządzaniu ryzykiem, planowaniu i odporności w sytuacjach granicznych – tematach bliskich każdemu przedsiębiorcy. Block Quote Symfonia Digital Day 2025 to nie tylko konferencja, ale też platforma dialogu i współpracy pomiędzy biznesem, administracją publiczną i ekspertami technologicznymi. W opinii organizatorów to właśnie otwarta wymiana doświadczeń i budowanie zaufania stanowią fundament skutecznej transformacji cyfrowej. Block Quote Symfonia Digital Day 2025 odbędzie się 6 listopada 2025 roku w Centralnym Domu Technologii, ul. Krucza 50 w Warszawie. Uczestnicy będą mogli dołączyć również online. Rejestracja trwa zarówno na wydarzenie stacjonarne, jak i transmisję online – szczegóły i zapisy są dostępne na stronie: https://symfonia.pl/symfonia-digital-day/.

Krajowy System e-Faktur (KSeF) został wprowadzony w Polsce w 2022 roku jako system dobrowolny. Jednak już od 1 lutego a następnie od 1 kwietnia 2026 rokukorzystanie z KSeF stanie się obowiązkowe dla wszystkich czynnych podatników VAT – zarówno dużych przedsiębiorstw, jak i małych firm oraz jednoosobowych działalności gospodarczych. Oznacza to całkowitą zmianę w sposobie wystawiania i odbierania faktur: tradycyjne faktury PDF i papierowe odejdą w przeszłość, a każda transakcja będzie musiała przejść przez platformę Ministerstwa Finansów. Wybór odpowiedniego systemu informatycznego jest dziś kluczową decyzją biznesową. System ERP nie może jedynie spełniać dzisiejszych potrzeb – musi być gotowy na przyszłe regulacje. sBiznes to rozwiązanie, które zapewnia pełną zgodność z KSeF, a jednocześnie umożliwia rozwój firmy w oparciu o sprawdzone procesy i automatyzację. Co oznacza KSeF dla przedsiębiorców? Wprowadzenie KSeF to największa zmiana w polskiej księgowości od lat. Wszystkie faktury będą trafiać do jednej centralnej bazy, a data ich dostarczenia zostanie zastąpiona momentem rejestracji w systemie państwowym. Oznacza to, że przedsiębiorca nie będzie wystawiał faktury „dla kontrahenta”, ale „do KSeF”, a dopiero system udostępni ją odbiorcy. Brak odpowiedniego systemu ERP może oznaczać brak możliwości wystawiania faktur, a tym samym – wstrzymanie działalności. Z drugiej strony, firmy, które wdrożą gotowe rozwiązanie zgodne z KSeF, zyskają przewagę technologiczną i operacyjną. Dlaczego warto przygotować się już teraz? KSeF nie będzie tylko obowiązkiem, ale stanie się codziennym narzędziem pracy przedsiębiorcy. To oznacza konieczność: digitalizacji obiegu dokumentów, zmiany procesów w sprzedaży i księgowości, przeszkolenia pracowników, wdrożenia systemu, który obsłuży nowe obowiązki automatycznie. Wdrożenie systemu ERP to proces, który wymaga czasu – szczególnie w firmach posiadających kilka działów, oddziały lub rozbudowaną strukturę dokumentów. Dlatego wybór odpowiedniego oprogramowania należy traktować jako inwestycję strategiczną. sBiznes – system ERP gotowy na KSeF sBiznes oferuje pełną integrację z KSeF, dzięki której użytkownik nie musi korzystać z dodatkowych narzędzi ani portali zewnętrznych. Wszystkie operacje – od wystawienia faktury po jej przekazanie do KSeF – odbywają się bezpośrednio w systemie. Co wyróżnia sBiznes? faktury są wysyłane jednym kliknięciem, faktury zakupowe pobierają się automatycznie z KSeF, system nadaje i zapisuje numery KSeF na dokumentach, użytkownik nie musi śledzić zmian prawnych – aktualizacje są wykonywane na bieżąco. Dzięki temu KSeF nie jest dodatkowym obowiązkiem, ale elementem zautomatyzowanego systemu ERP. Jak wygląda obsługa faktur w sBiznes po uruchomieniu KSeF? Praca z fakturami pozostaje intuicyjna i nie wymaga dodatkowej wiedzy technicznej. Proces wygląda następująco: Wystawiasz dokument tak jak dotychczas, System automatycznie wysyła go do KSeF, Po zatwierdzeniu dokument otrzymuje numer KSeF i staje się fakturą urzędową, Faktury kosztowe są pobierane automatycznie i dostępne od razu dla działu księgowego. Użytkownik otrzymuje maksymalne uproszczenie procesów przy pełnej zgodności z prawem. Przewaga biznesowa – nie czekaj do ostatniej chwili Firmy, które przygotują się odpowiednio wcześnie, nie tylko unikną presji czasu, ale również usprawnią swoje procesy już teraz. KSeF w sBiznes daje możliwość centralnego zarządzania dokumentami, kontroli nad kosztami oraz natychmiastowego dostępu do danych finansowych. To przewaga konkurencyjna, która przekłada się na realne oszczędności czasu i zasobów. Wybierz system zgodny z przyszłością Decyzja o wyborze systemu ERP na lata nie może być oparta wyłącznie na aktualnych funkcjach. Krajowy System e-Faktur to tylko początek cyfryzacji procesów finansowych w Polsce. sBiznes jest przygotowany na tę zmianę i umożliwia firmom bezpieczne wejście w nową rzeczywistość, bez ryzyka przestojów i dodatkowych kosztów wdrożenia. Skontaktuj się z nami Jeśli chcesz zobaczyć, jak sBiznes działa w praktyce i jak może przygotować Twoją firmę na obowiązkowy KSeF, skontaktuj się z nami: info@sbiznes.pl Poznaj system ERP, który nie tylko spełnia wymagania prawne, ale realnie wspiera rozwój Twojej firmy.

Cyfrowa transformacja to dziś nie trend, a konieczność. Krajowy System e-Faktur (KSeF), sztuczna inteligencja, cyberbezpieczeństwo czy unijne regulacje to wyzwania, które w najbliższych miesiącach zdefiniują sposób, w jaki funkcjonują polskie przedsiębiorstwa. Przygotowanie się na nadchodzące zmiany będzie tematem rozmów ekspertów, liderów biznesu i przedstawicieli świata nowych technologii podczas drugiej edycji Symfonia Digital Day. W centrum dyskusji – najważniejsze wyzwania cyfryzacyjne Symfonia Digital Day to wydarzenie, które powstało, by pomóc przedsiębiorcom zrozumieć i oswoić zmiany, jakie niesie cyfryzacja. W tym roku szczególną uwagę poświęcono obowiązkowemu wdrożeniu KSeF, które stanie się jednym z największych wyzwań dla polskiej gospodarki w nadchodzących miesiącach. Podczas konferencji przewidziano także dyskusje o wpływie sztucznej inteligencji na zarządzanie, rekrutację i kulturę organizacyjną, a także o rosnącym znaczeniu cyberbezpieczeństwa i regulacji unijnych dla sektora MŚP. Konferencja skierowana jest do właścicieli firm, członków zarządów, prezesów, dyrektorów zarządzających oraz kadry menedżerskiej odpowiedzialnej za strategię, finanse i rozwój. To właśnie ci decydenci staną dziś przed koniecznością przełożenia technologicznych zmian na codzienność organizacji. Symfonia Digital Day stwarza im przestrzeń do rozmowy o realnych kosztach i korzyściach cyfryzacji, a także do wymiany doświadczeń i dobrych praktyk. Kluczowe zagadnienia cyfrowej transformacji w praktyce Na uczestników czekają wystąpienia poświęcone rewolucji KSeF, sesje o deregulacjach i ich wpływie na biznes, panel o roli AI jako partnera strategicznego, a także dyskusje dotyczące cyberzagrożeń, finansów w czasach kryzysu oraz nowych regulacji unijnych. Oprócz merytorycznych wystąpień przewidziano czas na networking i wymianę doświadczeń w gronie osób, które aktywnie kształtują przyszłość polskiego biznesu. Uczestnicy mogą wziąć udział w wydarzeniu zarówno stacjonarnie, w Centralnym Domu Technologii w Warszawie, jak i online dzięki transmisji na żywo. Symfonia Digital Day, zaplanowana na 6 listopada 2025 r., ma służyć nie tylko edukacji, ale także stworzeniu forum wymiany myśli i inspiracji dla wszystkich, którzy poszukują sposobów na skuteczne wdrożenie cyfrowych innowacji. Udział w wydarzeniu jest bezpłatny, jednak możliwy wyłącznie poprzez wcześniejszą rejestrację. Pełna agenda dostępna jest pod linkiem: https://symfonia.pl/symfonia-digital-day/.

Już od lutego 2026 r. pierwsze przedsiębiorstwa będą musiały obowiązkowo korzystać z Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF). Jak wynika z badania Asseco, na nieco ponad cztery miesiące przed tym terminem 72% firm deklaruje częściową lub pełną gotowość do obsługi cyfrowych faktur. Jedynie co dziesiąta organizacja nie podjęła jeszcze żadnych działań przygotowawczych. Wdrożenie KSeF wiąże się z istotnymi wyzwaniami organizacyjnymi i technologicznymi, ale biznes dostrzega również korzyści. Firmy stawiają na automatyzację i partnerów ERP Ponad 42% przedsiębiorstw twierdzi, że już dziś jest w pełni gotowych na obsługę faktur w KSeF, podczas gdy 30% wciąż jest w trakcie procesu wdrożenia. Co istotne, co druga firma skorzystała ze środowiska testowego udostępnionego przez Ministerstwo Finansów. To wyraźny sygnał, że biznes poważnie traktuje nadchodzące zmiany. Block Quote Jak wynika z badania Asseco „Gotowość polskich firm na KSeF”, aż 69% respondentów korzysta ze wsparcia dostawców ERP lub integratorów. Jednocześnie 39% przyznaje, że pomoc ta ma charakter częściowy, a 18% nie ma jeszcze wiedzy o pełnym wachlarzu dostępnych możliwości. To dowód na to, jak istotna jest rola partnerów technologicznych i jak duże znaczenie ma dziś edukacja w tym obszarze. Biznes wybiera sprawdzone sposby autoryzacji Ważnym elementem przygotowania organizacji na KSeF jest wdrożenie rozwiązań z zakresu autoryzacji. Najczęściej wybierane są te dobrze znane: podpis kwalifikowany (42%) oraz profil zaufany (33%). Na dalszych miejscach znalazły się pieczęć kwalifikowana (9%) i token autoryzacyjny (4%). Co niepokojące, aż 12% firm nie posiada jeszcze żadnych narzędzi do autoryzacji. Block Quote Największe bariery: ludzie i systemy Najpoważniejszym wyzwaniem organizacyjnym dla badanych firm jest brak zasobów i ekspertów w obszarze KSeF. Aż 48% przedsiębiorstw wskazało ten aspekt jako znaczącą barierę w przygotowaniu organizacji na nowe wymagania. Na kolejnym miejscu znalazła się potrzeba podniesienia świadomości procesów cyfrowych. Niejednoznaczne przepisy dotyczące KSeF stanowią poważne wyzwanie organizacyjne jedynie w opinii 1/3 respondentów. Mniej istotne okazały się również kwestie budżetowe czy opór pracowników wobec cyfryzacji. Z perspektywy technologicznej największą trudnością jest modyfikacja procesów księgowych i finansowych w systemach ERP. Wyzwanie to określiła jako istotne ponad połowa badanych firm (53%). Kolejnymi kluczowymi obszarami wymagającymi zaadresowania są zapewnienie bezpieczeństwa danych cyfrowych oraz obsługa wyjątków i błędów. Natomiast dostosowanie formatu danych oraz archiwizacja faktur nie są postrzegane jako bariera, co może sugerować, że większość przedsiębiorstw poradziła sobie już z tymi wyzwaniami. Korzyści ważniejsze niż obawy Przedsiębiorstwa, które wzięły udział w badaniu Asseco, były zgodne i wysoko oceniły potencjalne korzyści wynikające z wdrożenia KSeF. Najważniejszą z nich jest redukcja kosztów wynikająca z braku konieczności przechowywania faktur w formie papierowej. Kolejno respondenci wymienili korzyści, które przyczynią się do optymalizacji codzienniej pracy: łatwiejsze rozliczenia z kontrahentami oraz przyspieszenie wymiany dokumentów księgowych. Niewiele mniej istotne okazały się bezpieczeństwo transakcji oraz eliminacja błędów. Mniej oczywistymi atutami, które respondenci wskazali jako ważne, są ochrona środowiska i bezpieczeństwo dokumentacji przechowywanej w formie cyfrowej. Krajowy biznes w umiarkowanym stopniu wierzy natomiast, że wdrożenie KSeF przyczyni się do cyfryzacji obiegu dokumentów czy ograniczenia opóźnień w płatnościach faktur. Choć wiele firm jest już dobrze przygotowanych na zmiany regulacyjne, przed polskim biznesem pozostaje kilka miesięcy intensywnej pracy. Ministerstwo Finansów zapowiedziało udostępnienie nowego środowiska testowego KSeF 2.0, które wymaga sprawdzenia i zapewniania zgodności z wykorzystywanymi do tej pory systemami. Wyniki badania Asseco wskazują, że przedsiębiorcy podchodzą do KSeF bardzo pragmatycznie, dostrzegają zarówno ryzyka, jak i szanse. Jak wskazują eksperci Asseco, o sukcesie KSeF będzie można mówić wtedy, gdy przedsiębiorstwa nie tylko spełnią założenia regulatora, ale również usprawnią codzienne procesy wymiany dokumentów. Pełny raport „Gotowość polskich firm na KSeF” prezentuje aktualny obraz przygotowań biznesu w Polsce i wskazuje, jakie korzyści mogą płynąć z cyfrowych faktur. *** Asseco jest największą grupą IT w Polsce i regionie Europy Środkowo-Wschodniej. Od ponad 30 lat tworzy zaawansowane technologicznie oprogramowanie dla przedsiębiorstw i instytucji z kluczowych sektorów gospodarki. Firma zatrudnia 34 tys. osób i obecna jest w ponad 60 krajach na całym świecie. Rozwija się organicznie, jak i poprzez akwizycje. Spółki Asseco notowane są na Giełdzie Papierów Wartościowych w Warszawie, NASDAQ i Giełdzie Papierów Wartościowych w Tel Awiwie.

Rola KSeF w biznesie W dobie dynamicznej cyfryzacji polskiej gospodarki, Krajowy System e-Faktur (KSeF) staje się przełomowym narzędziem, które redefiniuje sposób obiegu dokumentów finansowych. Narzędzie ma na celu centralne gromadzenie i weryfikowanie wszystkich faktur elektronicznych, co dla wielu przedsiębiorstw staje się nie tylko obowiązkiem prawnym koniecznym do wdrożenia, ale i strategiczną szansą na automatyzację procesów. Kluczem do sprawnego przejścia na e-fakturowanie jest integracja KSeF z już używanymi systemami zarządzania, takimi jak systemy ERP (Enterprise Resource Planning) oraz rozwiązania do automatyzacji procesów. Proalpha, dostawca oprogramowania ERP dla firm produkcyjnych, doskonale rozumie wyzwania związane z cyfryzacją procesów biznesowych. Dlatego, we współpracy z firmą DIG GmbH – częścią Grupy Proalpha i wiodącym ekspertem w zakresie rozwiązań chmurowych do zakupów operacyjnych i EDI (Electronic Data Interchange), oferuje swoim klientom narzędzia, które pozwalają usprawnić i ustrukturyzować obieg dokumentów. Rozwiązania DIG obejmują pełen zakres działań – od elektronicznego zaopatrzenia, przez zautomatyzowany przepływ dokumentów i faktur, aż po kompletny proces purchase-to-pay (P2P). Dzięki takiej synergii wiedzy i technologii, możliwa jest płynna integracja z KSeF, optymalizacja procesów zakupowych i finansowych oraz efektywne wsparcie w realizacji cyfrowej transformacji przedsiębiorstw. Integracja ERP z KSeF: Praktyka automatycznego obiegu elektronicznych faktur i dokumentów System Proalpha jest aktualizowany na bieżąco, tak aby zawsze spełniał najnowsze wymagania polskiego prawa, w tym spójność z systemem KSeF. Proces uruchomienia integracji jest prosty, wystarczy zainicjować tylko kilka kroków konfiguracyjnych. Kluczowym etapem jest uzyskanie przez firmę specjalnego „klucza dostępu” (tokena), na przykład przez e-Urząd Skarbowy, a następnie wprowadzić go do ustawień systemu Proalpha ERP, autoryzując tym samym komunikację z KSeF. Dzięki temu narzędzie zyskuje możliwość automatycznego lub ręcznego wysyłania faktur oraz odbierania potwierdzeń, takich jak Urzędowe Poświadczenie Odbioru (UPO), a także innych dokumentów.  Generowanie i automatyczna wysyłka do Krajowego Systemu e-Faktur Proces generowania i przesyłania faktur sprzedaży w Proalpha ERP jest niezwykle płynny. Dokumenty wystawiane w systemie są automatycznie konwertowane do formatu XML, zgodnego ze schematem wymaganym przez Ministerstwo Finansów. Po wygenerowaniu faktury, Proalpha dokonuje jej wstępnej walidacji, co pozwala wychwycić ewentualne błędy przed wysyłką do KSeF. Dzięki temu unika się cofania już przetworzonych dokumentów i usprawnia cały proces weryfikacji. W przypadku pozytywnej walidacji, Krajowy System e-Faktur nadaje dokumentowi unikalny identyfikator i zwraca UPO, które potwierdza wystawienie faktury, a system Proalpha automatycznie rejestruje te informacje. Co ważne, cały proces wysyłki, odbioru UPO i ewentualnych korekt może odbywać się automatycznie, bez konieczności angażowania użytkownika, choć istnieje także opcja pracy półautomatycznej z pełną kontrolą nad potencjalnymi nieścisłościami. Obsługa e-Faktur zakupowych: zgodność i walidacja System Proalpha ERP znacząco usprawnia również obsługę faktur zakupowych – tych, które firma otrzymuje od swoich dostawców, ponieważ umożliwia automatyczny odbiór tych faktur z KSeF. Odebrane pliki są następnie wstępnie walidowane i automatycznie przygotowywane do księgowania, co znacząco przyspiesza procesy finansowo-księgowe. System posiada również mechanizmy analizy i obsługi zwracanych błędów, na przykład dotyczących niepoprawnej struktury dokumentu czy problemów z uprawnieniami. Aby uzyskać dostęp do platformy KSeF, firma musi złożyć w urzędzie skarbowym odpowiedni formularz (ZAW-FA) i wskazać osobę odpowiedzialną za zarządzanie uprawnieniami. Jednak co istotne, użytkownicy systemu Proalpha ERP mogą wystawiać i odbierać faktury bez konieczności ich indywidualnego zgłaszania, co znacząco upraszcza codzienną obsługę KSeF w firmie. Proalpha & DIG: Ekspercka integracja i zaawansowana automatyzacja Współpraca Proalpha z DIG to model biznesowy, który łączy doświadczenie w archiwizacji, EDI i rozwiązaniach chmurowych z funkcjonalnościami ERP. Przychodzące faktury są najpierw automatycznie pobierane z KSeF, a następnie trafiają do przetwarzania w DIG. Tam odbywa się dedykowane procesowanie, w tym z wykorzystaniem technologii OCR i DIG Workflows, a także przeprowadzana jest procedura kontrolna rozliczeń. W ramach tej procedury faktura przechodzi szereg automatycznych sprawdzeń, które obejmują między innymi weryfikację pól obowiązkowych, sprawdzenie, czy dostawca jest znany i autoryzowany, czy faktura nie jest duplikatem, a także porównanie danych z zamówieniem lub z informacjami o przyjęciu towaru. Jeśli w którymkolwiek z tych punktów wykryte zostaną rozbieżności, na przykład brakujące pola obowiązkowe, nieznany lub nieautoryzowany dostawca, duplikat faktury, czy rozbieżności w danych zamówienia lub przyjęcia towaru, automatycznie tworzone jest zadanie do wykonania dla dedykowanego działu. We wzorcowym przypadku faktura jest przetwarzana bez jakiejkolwiek ingerencji użytkownika aż do momentu jej zaksięgowania w systemie Proalpha ERP. Po pomyślnym przejściu kontroli, faktura jest rejestrowana w tle lub zatwierdzana, a następnie przesyłana do systemu Proalpha ERP za pośrednictwem API (interfejsu programowania aplikacji) ERP-DIG. Ta współpraca oznacza, że Proalpha czerpie z wiedzy i doświadczenia DIG w obszarze procesów zakupowych, co ułatwia techniczną realizację wymagań struktury wymiany danych i zapewnia, że rozwiązanie Proalpha jest gotowe na adaptację przyszłych zmian i dostosowań prawnych w tym zakresie. Nowoczesne zarządzanie E-fakturami Połączenie systemu Proalpha ERP z eksperckimi rozwiązaniami DIG w obszarze cyfryzacji i automatyzacji procesów to nowoczesne, elastyczne i bezpieczne narzędzie do zarządzania zakupami i fakturami elektronicznymi. System automatyzuje procesy zakupowe, znacząco zwiększa efektywność operacyjną i umożliwia szybką reakcję na wszelkie zmiany w przepisach.  Dzięki integracji Proalpha ERP z KSeF, firmy zyskują szereg wymiernych korzyści:  Pełna automatyzacja procesów wysyłki i odbioru faktur, w tym pobieranie UPO i korekt – wszystko z minimalnym udziałem użytkownika.  Wstępna walidacja dokumentów przed wysyłką, eliminująca ryzyko błędów i powrotu dokumentów z KSeF.  Możliwość pracy w trybie automatycznym lub półautomatycznym, zapewniająca pełną kontrolę nad procesem fakturowania.  Automatyczny odbiór i przygotowanie do księgowania faktur zakupowych – szybsze procesy księgowe bez zbędnych kliknięć.  Zintegrowane zarządzanie błędami i workflow – rozbieżności w danych są automatycznie przekierowywane do odpowiednich działów.  Brak konieczności indywidualnego zgłaszania użytkowników do KSeF, co znacząco upraszcza zarządzanie uprawnieniami.  Regularne aktualizacje systemu, zapewniające pełną zgodność z przepisami i gotowość na przyszłe zmiany prawne.  Wsparcie ekspertów DIG w obszarze cyfrowych procesów zakupowych, co wzmacnia bezpieczeństwo i skuteczność wdrożenia.  Firmy korzystające z tego rozwiązania uzyskują potężne narzędzie, które optymalizuje codzienne procesy, minimalizuje ryzyko błędów i wspiera podejmowanie trafnych decyzji biznesowych – wszystko to w duchu cyfrowej transformacji i zgodnie z wymogami KSeF.

27 sierpnia 2025 r. Prezydent Karol Nawrocki podpisał ustawę o wdrożeniu Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF), który docelowo ma objąć wszystkie firmy w Polsce – w tym także te korzystające ze zwolnienia z VAT. Po kilkukrotnych zmianach terminu, wdrożenie obowiązku e-fakturowania nastąpi 1 lutego 2026 r. – w przypadku dużych podatników, a dla pozostałych firm – 1 kwietnia 2026 r. Jakie zmiany w KSeF planuje resort finansów? Jaki jest aktualny harmonogram wprowadzania Krajowego Systemu e-Faktur? Sprawdź! Najważniejsze informacje w skrócie: 27 sierpnia 2025 r. Prezydent Karol Nawrocki podpisał nowelizację ustawy o VAT dotyczącą Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF 2.0), który umożliwia wystawianie i otrzymywanie faktur ustrukturyzowanych drogą elektroniczną. KSeF będzie obowiązkowy od 1 lutego 2026 r. dla dużych firm, tj. takich, w których wartość sprzedaży wraz z kwotą podatku w 2024 r. przekroczy 200 mln zł. Od 1 kwietnia 2026 r. z Krajowego Systemu eFaktur będą musieli korzystać pozostali przedsiębiorcy – także Ci zwolnieni z VAT. Resort finansów planuje jednak wprowadzić wyjątek dla podatników „wykluczonych cyfrowo”, którzy obowiązkiem e-fakturowania zostaną objęci po 1 stycznia 2027 r. Do końca 2026 r. nie będą nakładane kary za błędy w fakturowaniu za pośrednictwem Krajowego Systemu eFaktur. Przedsiębiorcy będą mogli także wystawiać faktury w trybie “offline24”. Wdrożenie KSeF wymaga analizy procesów, przebudowy procedur księgowych, a nierzadko również inwestycji w nowe rozwiązania informatyczne. Przedsiębiorcy powinni jak najszybciej przygotować się na zmiany. Wsparcie w tym zakresie oferuje administracja skarbowa oraz producenci systemów ERP i oprogramowania księgowego. Co to jest Krajowy System e-Faktur (KSeF)? Krajowy System e-Faktur (KSeF) to ogólnopolska platforma teleinformatyczna stworzona przez Ministerstwo Finansów i nadzorowana przez Krajową Administrację Skarbową. Umożliwia wystawianie, przesyłanie i odbieranie tzw. faktur ustrukturyzowanych, czyli takich, które mają uporządkowaną strukturę danych w postaci pliku XML. Jej główną rolą jest centralizacja procesu rejestracji i wymiany faktur w obrocie gospodarczym – ponieważ wszystkie tego typu dokumenty będą obsługiwane za pomocą jednej platformy, nabywcy oraz organy podatkowe zyskają do nich natychmiastowy dostęp. Wdrożenie KSeF ma sprzyjać zautomatyzowanej wymianie faktur elektronicznych między firmami oraz skrócić czas oczekiwania na zwrot podatku VAT. Na wprowadzeniu tego rozwiązania skorzysta także administracja skarbowa. Krajowy System eFaktur ma bowiem uszczelniać system podatkowy, zapewniać lepszą kontrolę nad autentycznością faktur oraz zwiększać bezpieczeństwo i nienaruszalność danych, a co za tym idzie także transparentność obrotu gospodarczego. W UE z faktur ustrukturyzowanych korzystają już Włochy, a od tego roku również Niemcy. Zgodnie z założeniami pakietu VAT in a Digital Age (ViDA) do 2030 r. e-fakturowanie zostanie zharmonizowane na poziomie całej Unii Europejskiej. KSeF – od kiedy wchodzi w życie? Zgodnie z przyjętą ustawą harmonogram wdrożenia Krajowego Systemu e-Faktur uwzględnia dwa etapy, jednak z dodatkowym odroczeniem dla najmniejszych firm: 1 lutego 2026 r. – obowiązek korzystania z KSeF dla dużych podatników (o wartości sprzedaży przekraczającej 200 mln zł brutto), 1 kwietnia 2026 r. – dla pozostałych przedsiębiorców, w tym mikrofirm, z wyjątkiem tzw. podatników wykluczonych cyfrowo, 1 stycznia 2027 r. – dla najmniejszych podatników, których transakcje opiewają na niewielkie kwoty (maksymalnie 10 tys. zł wartości sprzedaży miesięcznie). Jak zapewnia resort finansów, aktualny harmonogram został przygotowany po szczegółowej analizie uwarunkowań biznesowych, prawnych oraz technicznych. Ma on zapewnić przedsiębiorcom i dostawcom systemów IT wystarczająco dużo czasu na dostosowanie się do nowego obowiązku, a jednocześnie umożliwić dopracowanie rozwiązań technologicznych po stronie administracji skarbowej. Wdrożenie KSeF – ważne terminy W opublikowanej 12 kwietnia 2025 roku informacji, Ministerstwo Finansów przedstawiło także szczegółową mapę drogową działań związanych z wdrożeniem KSeF. Przedstawione w niej terminy mają duże znaczenie szczególnie dla największych firm, dostawców oprogramowania oraz integratorów systemów finansowo-księgowych. Harmonogram wdrożenia KSeF Od kiedy wdrożenie KSeF? Zgodnie z przyjętą mapą drogową, w czerwcu 2025 r. resort finansów udostępni dokumentację związaną z nową wersją systemu – tzw. KSeF 2.0, która będzie obowiązywać od 1 lutego 2026 r. W tych materiałach znajdą się m.in. informacje na temat: struktury logicznej pliku FA(3), czyli nowego wzoru faktury ustrukturyzowanej, dokumentacji API (interfejsu programistycznego), która pozwoli dostosować zewnętrzne systemy do wymagań KSeF 2.0. Szczegółowy harmonogram testów integracyjnych zostanie natomiast opublikowany wraz z dokumentacją API. Od 30 września 2025 r. możliwe stanie się natomiast publiczne testowanie interfejsu API systemu KSeF 2.0. Od tego momentu podmioty odpowiadające za integrację programów księgowych z KSeF będą mogły sprawdzać działanie nowej wersji systemu. Kolejna ważna data to listopad 2025 r. To właśnie wtedy Ministerstwo Finansów planuje udostępnić testową wersję aplikacji podatnika KSeF 2.0. Ma ona pozwalać przedsiębiorcom na zapoznanie się z funkcjonalnością Krajowego Systemu eFaktur. Block Quote Wersja produkcyjna systemu – czyli ta, która umożliwia wystawianie faktur w rzeczywistym obrocie gospodarczym – zostanie uruchomiona 1 lutego 2026 r. To właśnie od tego momentu obowiązek wystawiania faktur przez KSeF zacznie formalnie obowiązywać. Jakie zmiany w KSeF planuje resort finansów? Choć harmonogram wdrożenia KSeF pozostaje bez zmian, Ministerstwo Finansów zapowiada szereg nowości, które mają ułatwić przedsiębiorcom codzienne korzystanie z systemu. W odpowiedzi na postulaty zgłaszane przez firmy i branżę IT, zaprojektowano konkretne rozwiązania zarówno w zakresie technicznym, jak i prawnym. Wystawianie faktur w trybie „offline24” Jedną z najważniejszych zmian jest wprowadzenie bezterminowej możliwości wystawiania faktur w tzw. trybie offline24. Takie rozwiązanie ma służyć przedsiębiorcom w dwóch sytuacjach: gdy faktura wystawiana jest dla podmiotów zagranicznych lub odbiorców nieposługujących się numerem NIP, w przypadku problemów z dostępem do Internetu, problemami związanymi ze sprzętem, systemem informatycznym lub przerw w działaniu systemu KSeF. Fakturę wystawioną offline będzie można przekazać do KSeF następnego dnia, bez ryzyka opóźnień w dokumentowaniu sprzedaży – w przypadku tego typu dokumentów datą wystawienia będzie ta, znajdująca się w polu P_1 struktury logicznej FA(3) czyli data wskazana przez wystawcę w momencie wystawiania faktury. Rozwiązanie pozwoli zatem uniknąć rozbieżności między datą znajdującą się na fakturze a datą wystawienia nadawaną przez KSeF w momencie przesłania faktury do systemu. Aby skorzystać z tego rozwiązania, przedsiębiorca musi jednak spełnić dodatkowy warunek – wygenerować certyfikat wystawcy faktury niezbędny do identyfikacji podatnika i programu fakturującego. Faktury VAT RR poza obowiązkowym KSeF Ministerstwo zapowiedziało również, że faktury VAT RR dokumentujące zakupy produktów rolnych przez rolników ryczałtowych nie będą objęte obowiązkiem KSeF. Możliwość ich dobrowolnego wystawiania w systemie zostanie natomiast wprowadzona od 1 kwietnia 2026 r., a nie – jak wcześniej zakładano – od 1 lutego 2026 r. Okres przejściowy bez kar i z dodatkowymi ułatwieniami W celu wsparcia przedsiębiorców w adaptacji do nowego systemu resort finansów zapowiedział również, że do końca 2026 r.: utrzymana zostanie możliwość wystawiania faktur z kas rejestrujących, nie będą nakładane kary za błędy popełnione przy fakturowaniu w KSeF, nie będzie obowiązku podawania numeru KSeF przy płatnościach, także tych realizowanych w mechanizmie podzielonej płatności (MPP). Administracja skarbowa ma natomiast prowadzić działania o charakterze edukacyjnym, których celem jest wsparcie podatników we wdrożeniu systemu. Certyfikaty dla wystawców e-faktur Od 1 listopada 2025 r. przedsiębiorcy będą mogli również ubiegać się o tzw. certyfikaty wystawcy faktury, które umożliwią im autoryzację w systemie – zarówno w trybie online, jak i offline24. Zapewnią one również bezpieczeństwo i ciągłość procesu wystawiania e-faktur, nawet w sytuacjach awaryjnych. Szczegóły dotyczące ich generowania zostaną opisane w dokumentacji API, którą resort opublikuje w czerwcu 2025 r. Faktury dla konsumentów będą dobrowolne Nowością w projekcie jest także możliwość wystawiania faktur dla konsumentów w KSeF. Rozwiązanie to będzie miało charakter dobrowolny i uproszczony tak, aby dać przedsiębiorcom większą elastyczność przy dokumentowaniu sprzedaży dla osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej. Przeczytaj również: Faktura na osobę fizyczną – jak i kiedy powinno się ją wystawić? – Symfonia Załączniki do faktur ustrukturyzowanych W odpowiedzi na sygnały z rynku, system KSeF 2.0 wprowadzi także możliwość dodawania załączników do faktur ustrukturyzowanych przesyłanych za pośrednictwem KSeF. Zgodnie z zapowiedziami ministerstwa, będą one integralną częścią dokumentu sprzedaży i zostaną opisane w nowej strukturze logicznej FA(3). Aby móc je jednak wysyłać, trzeba jednak dokonać odpowiedniego zgłoszenia pośrednictwem usługi e-Urząd Skarbowy. Dodanie załączników do faktur ustrukturyzowanych to ważna zmiana m.in. dla firm, które dotychczas przesyłały szczegółowe dane potrzebne do rozliczenia do rozliczenia sprzedaży w osobnych dokumentach. Dlaczego warto przystąpić do KSeF? Przystąpienie do Krajowego Systemu e-Faktur to realna korzyść dla każdej firmy. Wraz z systemem przedsiębiorcy zyskują darmowy dostęp do nowoczesnej platformy usług elektronicznych EDI, za pomocą której mogą bezpiecznie wymieniać dokumenty. Nie muszą również drukować i przechowywać faktur – wszystkie dokumenty trafiają do bezpiecznego, bezpłatnego archiwum online. Prawidłowo zaimplementowany system może także uprościć obieg faktur w firmie, przyspieszyć ich akceptację i pomóc w szybszym odzyskiwaniu należności. Block Quote Jak przygotować się na KSeF – lekcja do odrobienia dla przedsiębiorców Wdrożenie Krajowego Systemu e-Faktur niesie ze sobą wiele korzyści, ale wymaga też solidnego przygotowania. Dostosowanie procesów biznesowych do wymagań Krajowego Systemu eFaktur może generować dodatkowe koszty, związane np. z wdrożeniem nowych procedur, szkoleniem pracowników i aktualizacją systemów informatycznych. Im szybciej firmy zaczną przygotowania, tym łatwiej będzie im odnaleźć się wtedy, gdy KSeF stanie się obowiązkowy. Wsparcie w procesie adaptacji do zmiany prawnej, jaką jest KSeF oferują także producenci oprogramowania finansowo-księgowego. Block Quote Warto pamiętać, że w KSeF nie można poprawić raz wystawionego dokumentu, nie da się też umieścić kodów nabywcy i odbiorcy (poza EAN), ani wystawić faktury według indywidualnego szablonu z logotypem firmy. Aby uniknąć nieprzyjemnych niespodzianek, przedsiębiorcy powinni zatem uważnie przeanalizować, jak obecnie przebiegają procesy finansowo-księgowe w ich firmach, wdrożyć spójne procedury obiegu dokumentów oraz upewnić się, że program księgowy, z którego korzystają jest dostosowany do wymogów KSeF. Przeczytaj również: Obowiązki biura rachunkowego w zakresie KSeF – Symfonia Kary za nieprzestrzeganie KSeF – nowe przepisy Choć Ministerstwo Finansów przewidziało okres przejściowy i zapowiedziało brak sankcji za błędy związane z e-fakturowaniem do końca 2026 r., to jednak od 2027 r. za naruszenia związane z KSeF będą groziły konkretne i dotkliwe kary finansowe. Przedsiębiorca, który wystawi fakturę z pominięciem systemu, może zapłacić nawet 100% wartości podatku wykazanego na dokumencie. W przypadku faktur bez podatku, kara może wynieść do 18,7% łącznej kwoty należności. Kary te będą nakładane w formie decyzji administracyjnej i muszą zostać uregulowane na rachunek właściwego urzędu skarbowego w ciągu 14 dni od jej doręczenia. Chcesz dowiedzieć się więcej na temat Krajowego Systemu e-Faktur? Przeczytaj nasz kompleksowy poradnik na temat KSEF!

Konferencja BC Partner Day to pielęgnowana przez nas tradycja corocznych wydarzeń dla polskich partnerów IT.integro i Microsoft. Tym razem spotkaliśmy się 23 maja w warszawskiej siedzibie Microsoft, by w wyjątkowym gronie podzielić się wiedzą z zakresu aplikacji dla klientów Business Central oraz wymienić przemyśleniami na temat przyszłości branży oraz samego systemu. Co pojawiło się w agendzie? Platforma pielęgnowania relacji partnerskich To główny cel organizowanego przez nas wydarzenia – stworzenie przestrzeni, gdzie Partnerzy Microsoft Dynamics 365 Business Central z całej Polski będą mogli swobodnie dzielić się doświadczeniami na temat rynku czy rozwoju potrzeb rodzimej sieci partnerskiej. Jednymi z przewodnich tematów w tegorocznym programie były prezentacje dotyczące narzędzi IT.integro, metody wsparcia oferowane aktualnie przez Microsoft, a także – niezmiennie angażujący – status Krajowego Systemu e-Faktur. Mając na względzie stałe udoskonalnie komunikacji z partnerami, przybliżyliśmy również kluczowe zmiany, jakie wprowadziliśmy w zakresie współpracy z IT.integro. Co zmienia się w naszym portfolio aplikacji dla Dynamics 365 Business Central? Jednym z kierunków działania, w którym dostrzegamy ogromny potencjał jest koncentracja na rozwiązaniach dostarczanych poprzez Microsoft AppSource. Na dynamicznie rosnącej platformie z rozszerzeniami i usługami dla Business Central, udostępniamy już ponad 30 autorskich aplikacji. I wciąż rozwijamy je w taki sposób, aby dostarczały one polskim i zagranicznym użytkownikom systemu realne wartości, niezależnie od zmieniających się potrzeb. Podczas BC Partner Day 2025 uczestnicy mieli możliwość posłuchania o kilku rozwiązaniach, m.in.: Bonuses & Accruals – w jaki sposób zmieniły się funkcjonalności i sposób licencjonowania aplikacji do zaawansowanego naliczania bonusów, rabatów oraz rozliczeń międzyokresowych? HR & Payroll Manager, czyli ogromnego wsparcia w obszarze obsługi procesów kadrowo-płacowych. Electronic Banking – wskazaliśmy, jak dynamicznie rozrasta się liczba rozszerzeń aplikacji dla kolejnych krajów. W tej chwili jest ich już 19. Global Integration Apps – przybliżyliśmy najbardziej istotne funkcje pakietu rozwiązań dla grup firm: Master Data Management System, Advanced Intercompany oraz Intercompany Insights. Integracja Polish Localization z KSeF Jednym z tematów od dawna pozostającym na pierwszym planie jest obowiązek wprowadzenia Krajowego Systemu e-Faktur, którego termin niejednokrotnie ulegał zmianom. W związku z tym w programie konferencji nie mogło oczywiście zabraknąć statusu jego integracji z polską warstwą lokalizacyjną Dynamics 365 Business Central. Gościom konferencji przybliżyliśmy m.in. harmonogram oparty o aktualne wiadomości płynące z Ministerstwa Finansów, a także nasze plany działania jeżeli chodzi o wprowadzanie zmian w Polish Localization. Data Migration Tool, czyli jak przeprowadzać sprawniejsze upgrade’y? Jako partnerzy wdrożeniowi jesteśmy świadomi, jak ważną i jednocześnie angażującą częścią projektów upgrade’u z Dynamics NAV do Business Central jest migracja danych. Z tego względu opracowaliśmy własne narzędzie – Int Data Migration Tool – którego rolą jest pomoc w szybkiej i efektywnej migracji systemu z wersji NAV oraz BC14 do najnowszej wersji. Przedstawiliśmy funkcjonalności narzędzia, wspierające m.in. mapowanie danych, uruchamianie oraz monitorowanie procesu migracji. Na przykładach zrealizowanych przez nas samych projektów pokazaliśmy, w jaki sposób aplikacja upraszcza i automatyzuje kluczowe etapy migracji danych. Omówiliśmy również, w jaki sposób udostępniamy rozwiązanie oraz wspieramy jego wdrożenie. Sesje gościnne i wyjątkowe spotkanie managementu Podobnie jak podczas ubiegłej edycji, tak i teraz agendę wzbogaciły również prelekcje naszych gości. Przedstawiciele Microsoft podzielili się aktualnymi strategiami wsparcia partnerów wdrożeniowych. Nasz Partner – EIP Dynamics – opowiedział o Portalu B2B, czyli swoim autorskich rozwiązaniu dla firm dystrybucyjnych i handlowych, zaś reprezentantki APN Promise zgłębiły tajniki budowania wartościowej relacji między Dystrybutorem a Partnerem Microsoft. Na koniec tego inspirującego dnia zaplanowaliśmy z kolei dyskusję, do której zaprosiliśmy przedstawicieli zarządów oraz kierownictwo firm partnerskich. Podobnie jak podczas BC Partner 2024, tak i w tym roku nie zabrakło gorących tematów na temat stawianych w branży wyzwań. Poruszyliśmy również temat pozycjonowania samego Business Central na polskim rynku – oraz inicjatywy, jaką możemy podjąć, aby jeszcze je wzmocnić, podkreślając wartość systemu z perspektywy większych przedsiębiorstw. Dziękujemy za udział w BC Partner Day 2025! Wszystkim uczestnikom wydarzenia dziękujemy za obecność oraz zaangażowanie w utrzymanie przestrzeni do inspirujących rozmów, wymiany punktów widzenia oraz pomysłów. Zapraszamy również na stronę partner.integro.pl, poświęconą w pełni partnerom Microsoft Dynamics 365 Business Central.

Krajowy System eFaktur, czyli KSeF, stanowi kamień milowy w modernizacji procesów finansowych i administracyjnych w firmach. W dobie dynamicznego rozwoju technologii, korzystanie z zaawansowanych systemów ERP staje się koniecznością, a KSeF to element, który nadaje im nową jakość. Ten artykuł ma na celu zgłębienie znaczenia KSeF w kontekście systemów Comarch ERP XL i Comarch ERP Optima. Dowiemy się, dlaczego jest to tak istotne dla współczesnych przedsiębiorstw i jakie korzyści płyną z połączenia tych rozwiązań. KSeF – co to takiego i dlaczego jest tak ważny? Krajowy System eFaktur, czyli KSeF, to innowacyjne rozwiązanie, które wywraca do góry nogami tradycyjne podejście do fakturowania. To narzędzie stworzone w ramach polityki Jednolitego Rynku Cyfrowego, które ma na celu ułatwienie i usprawnienie procesu wystawiania i odbierania faktur w formie elektronicznej. Przede wszystkim KSeF dąży do usunięcia papierowej biurokracji i przekształcenia faktur w formę cyfrową. To ma nie tylko zwiększyć efektywność procesów, ale także wpłynąć korzystnie na środowisko naturalne.W kontekście systemów Comarch ERP XL i Comarch ERP Optima, KSeF to kluczowy składnik przyszłościowej strategii zarządzania finansami. W połączeniu z tymi zaawansowanymi systemami ERP, KSeF umożliwia przedsiębiorstwom osiągnięcie nowego poziomu efektywności, eliminując zbędne procedury i usprawniając zarządzanie finansami. Jeśli chcesz dowiedzieć się więcej na temat samego KSeF i jak przygotować się do e-fakturowania, zapraszamy do lektury naszego artykułu tutaj. Tam znajdziesz dogłębne informacje na temat tego systemu oraz jego implementacji w praktyce. KSeF a Comarch ERP XL Integracja między Krajowym Systemem eFaktur (KSeF) a Comarch ERP XL otwiera drzwi do nowej, zaawansowanej ery zarządzania finansami. To połączenie jest kluczem do wydajniejszych procesów i pełnej zgodności z wymaganiami dotyczącymi e-fakturowania. Dzięki tej integracji, Comarch ERP XL może swobodnie wymieniać dane z KSeF, co pozwala na automatyczną wymianę faktur w formie elektronicznej. To eliminuje konieczność ręcznego wprowadzania danych, co jest zarówno czasochłonne, jak i podatne na błędy. Korzyści wynikające z tej integracji są znaczące: Szybkość i efektywność – dzięki automatycznej wymianie faktur między Comarch ERP XL a KSeF, cały proces staje się znacznie szybszy i bardziej efektywny. Faktury docierają do swojego adresata w mgnieniu oka, co skraca cykl rozliczeń. Błyskawiczna zgodność z przepisami – wymiana dokumentów w formie cyfrowej gwarantuje pełną zgodność z obowiązującymi przepisami dotyczącymi e-fakturowania. Minimalizacja ryzyka błędów – dzięki automatycznemu przesyłaniu danych, ryzyko błędów ludzkich jest znacznie zredukowane. To oznacza mniej korekt i mniej problemów związanych z nieprawidłowymi fakturami. Pełna kontrola – Comarch ERP XL umożliwia pełną kontrolę nad procesem fakturowania elektronicznego, dzięki czemu użytkownicy mają widoczność nad każdym etapem przepływu dokumentów. Dla użytkowników Comarch ERP XL oznacza to dostęp do zaawansowanego narzędzia, które usprawnia zarządzanie finansami i znacząco ułatwia dostosowanie się do obowiązujących przepisów dotyczących e-fakturowania. To tylko kilka z wielu korzyści, jakie niesie ze sobą połączenie Comarch ERP XL z Krajowym Systemem eFaktur. Pozwala to na pełne wykorzystanie potencjału nowoczesnych rozwiązań i daje pewność, że proces fakturowania będzie przebiegał sprawnie i bezproblemowo. KSeF a Comarch ERP Optima Podobnie jak Comarch ERP XL, system Comarch ERP Optima doskonale integruje się z Krajowym Systemem eFaktur (KSeF). Ta współpraca stwarza wiele możliwości i narzędzi, które znacząco ułatwiają zarządzanie e-fakturami i procesami finansowymi. Jak dokładnie Comarch ERP Optima współpracuje z KSeF? Comarch ERP Optima umożliwia przesyłanie faktur elektronicznych do KSeF i odbieranie ich w prosty i intuicyjny sposób. To sprawia, że cały proces e-fakturowania jest nie tylko zgodny z obowiązującymi przepisami, ale także bardzo efektywny. W ramach Comarch ERP Optima dostępne są konkretne funkcje i rozwiązania, które ułatwiają korzystanie z e-faktur: Automatyczne generowanie e-faktur – Comarch ERP Optima pozwala na generowanie faktur elektronicznych w zautomatyzowany sposób. To oznacza, że użytkownicy nie muszą ręcznie tworzyć każdej faktury, co znacznie oszczędza czas. Intuicyjne zarządzanie dokumentami – w Comarch ERP Optima, zarządzanie e-fakturami odbywa się w prosty i intuicyjny sposób. Użytkownicy mogą łatwo przeglądać, wysyłać i odbierać faktury, mając pełną kontrolę nad swoimi dokumentami. Pełna zgodność z KSeF – Comarch ERP Optima jest zaprojektowany tak, aby spełniać wymagania KSeF. To oznacza, że użytkownicy nie muszą się martwić o zgodność swoich dokumentów. Szybkość i efektywność – dzięki Comarch ERP Optima, cały proces zarządzania fakturami staje się znacznie szybszy i bardziej efektywny. Faktury docierają do swojego celu błyskawicznie. Pełna widoczność i kontrola – Comarch ERP Optima zapewnia pełną widoczność nad przepływem dokumentów. To oznacza, że użytkownicy mają pełną kontrolę nad swoimi e-fakturami i mogą śledzić ich status w czasie rzeczywistym. To tylko kilka z funkcji i rozwiązań dostępnych w Comarch ERP Optima w kontekście e-faktur i współpracy z KSeF. Dla firm korzystających z tego systemu, oznacza to dostęp do zaawansowanego narzędzia, które ułatwia zarządzanie e-fakturami i procesami finansowymi. Korzyści z integracji KSeF z systemami ERP Integracja Krajowego Systemu eFaktur (KSeF) z systemami Comarch ERP to kluczowy krok w kierunku efektywności i oszczędności w dzisiejszym świecie biznesu. To połączenie przynosi z sobą wiele korzyści, które zdecydowanie warto podkreślić. Szybkość i efektywność – dzięki tej integracji, proces generowania i przesyłania faktur elektronicznych staje się znacznie sprawniejszy. Faktury oraz inne dokumenty finansowe mogą być teraz tworzone i dostarczane w formie elektronicznej, co znacząco redukuje konieczność ręcznej pracy. To oszczędza czas, który można przeznaczyć na ważniejsze i bardziej strategiczne zadania. Oszczędność na papierze i przesyłce – tradycyjne fakturowanie opiera się na wydruku papierowych faktur i ich wysyłce pocztą. Integracja KSeF z Comarch ERP eliminuje tę potrzebę, co znacząco obniża koszty związane z zakupem papieru, drukowaniem oraz przesyłką pocztową. Dodatkowo, to zgodne z ideą zrównoważonego rozwoju, gdyż umożliwia przesyłanie i przechowywanie dokumentów w formie cyfrowej. Pełna kontrola i widoczność – dzięki integracji KSeF, przedsiębiorstwa zyskują unikalną kontrolę nad przepływem dokumentów finansowych. To oznacza, że użytkownicy mogą w czasie rzeczywistym monitorować status swoich faktur, co jest kluczowe dla sprawnego zarządzania płynnością finansową oraz terminowym dokonywaniem płatności. Oferuje to pełną widoczność nad procesami finansowymi i pozwala na bardziej przemyślane decyzje. Zgodność z przepisami – integracja KSeF z Comarch ERP gwarantuje, że wszystkie generowane i przesyłane e-faktury spełniają obowiązujące przepisy prawne. To oznacza brak ryzyka niezgodności i daje przedsiębiorstwom pełne bezpieczeństwo prawnego aspektu ich działalności. Skrócenie cyklu rozliczeniowego – Tradycyjne procesy fakturowania i rozliczeń bywają czasochłonne. Integracja KSeF z Comarch ERP pozwala na skrócenie tych cykli, co z kolei oznacza, że przedsiębiorstwa mogą otrzymywać płatności szybciej. To przekłada się na lepszą zarządzalność płynnością finansową.To tylko niektóre z zalet integracji KSeF z systemami Comarch ERP. Dla wielu firm jest to niezbędny krok w kierunku cyfrowej transformacji i optymalizacji procesów finansowych, który przynosi realne oszczędności czasu i zasobów. Jak zintegrować KSeF z Comarch ERP Integracja KSeF z systemami Comarch ERP może wydawać się skomplikowana, ale z właściwymi wskazówkami i krokami jest to zadanie wykonalne. Oto praktyczne informacje i wskazówki na temat tego procesu. Wybór odpowiedniego partnera technologicznego – Pierwszym krokiem w procesie integracji jest znalezienie odpowiedniego partnera technologicznego. Współpracujący z Comarch dostawcy technologii, specjalizujący się w obszarze KSeF, pomogą w efektywnym wdrożeniu tej integracji. Wybór odpowiedniego partnera jest kluczowy dla sukcesu procesu. Zrozumienie wymagań prawnych – Przed rozpoczęciem integracji warto zrozumieć obowiązujące przepisy i wymagania prawne związane z e-fakturowaniem. Partner technologiczny powinien pomóc w zagwarantowaniu, że firma będzie spełniała te wymagania. Dostosowanie systemu ERP – Istnieje konieczność dostosowania systemu ERP do obsługi e-faktur i zintegrowania go z KSeF. To proces, który może być skomplikowany, ale profesjonalny partner technologiczny ma doświadczenie w tym zakresie. Testowanie i optymalizacja – Po zintegrowaniu KSeF z systemem Comarch ERP, ważne jest przeprowadzenie testów, aby upewnić się, że wszystko działa zgodnie z oczekiwaniami. Warto również kontynuować optymalizację procesu, aby uzyskać jak największą wydajność. Szkolenie pracowników – Przy wprowadzaniu nowego rozwiązania istotne jest odpowiednie przeszkolenie pracowników. Partner technologiczny może pomóc w organizacji szkoleń i warsztatów, aby zwiększyć akceptację nowego narzędzia w firmie. Monitorowanie i utrzymanie – Po zakończeniu procesu integracji, monitorowanie i utrzymanie systemu jest kluczowe. Partner technologiczny może pomóc w utrzymaniu zintegrowanego rozwiązania w dobrej kondycji i wprowadzać ewentualne aktualizacje. Proces integracji KSeF z Comarch ERP jest wyzwaniem, ale z profesjonalnym partnerem technologicznym oraz właściwym podejściem, staje się znacznie bardziej przystępny. Ważne jest, aby firma dokładnie zrozumiała korzyści płynące z tej integracji i w pełni wykorzystała jej potencjał. Przyszłość e-Faktur i integracji z systemami ERP Przyszłość eFaktur i integracji z systemami ERP wydaje się obiecująca i pełna innowacji. Oto prognoza rozwoju e-faktur oraz integracji z systemami ERP w nadchodzących latach. – Rozwój automatyzacji:W miarę jak technologie stają się coraz bardziej zaawansowane, możemy oczekiwać dalszego rozwoju automatyzacji procesów finansowych związanych z fakturowaniem. Systemy ERP zintegrowane z KSeF będą w stanie jeszcze skuteczniej obsługiwać faktury i inne dokumenty finansowe. – Rozszerzone funkcje analityczne:Przyszłość e-faktur i integracji z systemami ERP będzie prawdopodobnie skupiać się na jeszcze bardziej zaawansowanych funkcjach analitycznych. Firmy będą mogły uzyskiwać bardziej zaawansowane raporty i analizy finansowe na podstawie danych z e-faktur, co pozwoli na podejmowanie bardziej strategicznych decyzji. – Większa zgodność i bezpieczeństwo:Wraz z rozwojem przepisów i norm związanych z e-fakturowaniem, systemy ERP zintegrowane z KSeF będą musiały zapewnić jeszcze większą zgodność i bezpieczeństwo danych finansowych. To oznacza, że w przyszłości mogą pojawić się nowe funkcje zapewniające pełną zgodność z przepisami oraz ochronę przed zagrożeniami związanymi z bezpieczeństwem. – Dostęp zdalny i Mobile:Z uwagi na rosnący trend pracy zdalnej i korzystania z urządzeń mobilnych, przyszłe rozwiązania będą musiały umożliwiać dostęp do e-faktur i systemów ERP z dowolnego miejsca i urządzenia. Spodziewamy się rozwoju aplikacji mobilnych, które ułatwią zarządzanie fakturami i dokumentami finansowymi. Przyszłość e-faktur i ich integracji z systemami ERP będzie skupiać się na efektywności, wydajności i jeszcze większej kontroli nad finansami firm. Dalszy rozwój tych technologii przyczyni się do usprawnienia procesów biznesowych i zwiększenia konkurencyjności przedsiębiorstw. Podsumowanie Zintegrowanie KSeF z Comarch ERP XL i Optima otwiera przed firmami szerokie spektrum możliwości. Szybkość, efektywność, kontrola oraz oszczędności to tylko niektóre z nich. Przedstawiliśmy konkretne funkcje i rozwiązania dostępne w obu tych systemach, które ułatwiają zarządzanie dokumentami finansowymi.Zapraszamy do pobrania naszego darmowego e-booka na temat KSeF lub do kontaktu w celu uzyskania więcej informacji. Skorzystanie z tych zaawansowanych narzędzi to kluczowy krok w kierunku transformacji cyfrowej i optymalizacji procesów finansowych.

InfoConsulting przygotowuje rozwiązanie obsługujące proces wystawiania faktur sprzedaży i wczytywania faktur zakupu w ramach Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF). Przygotowywane zmiany będą dedykowane dla wersji systemu IFS: Cloud, 10, 9, 8, 75 oraz 2003. Oferowane rozwiązanie będzie dostępne w dwóch wariantach: wersji podstawowej i wersji rozszerzonej. Krajowy System e-Faktur (KSeF) to platforma do wystawiania i otrzymywania drogą elektroniczną faktur ustrukturyzowanych przygotowana przez Ministerstwo Finansów. Czym są faktury ustrukturyzowane i dlaczego już teraz warto rozpocząć przygotowania do wdrożenia systemu fakturowania? Faktury ustrukturyzowane są wystawiane i otrzymywane za pośrednictwem systemu Ministerstwa Finansów – Krajowego Systemu e-Faktur (w skrócie KSeF). Zakres danych raportowanych w ramach nowej formy faktury jest szerszy niż w dotychczasowych fakturach. KSeF zapewnia kontrolę w czasie rzeczywistym nad procesem fakturowania;   Wersja podstawowa Wersja rozszerzona Zakres rozwiązania podstawowego obejmuje przygotowanie faktury ustrukturyzowanej w formacie XML wymaganym przez Ministerstwo Finansów. Możliwość ta jest dostępna dla faktur podręcznych, faktur sprzedaży wystawianych z poziomu zamówienia klienta oraz faktur projektowych. Oferowane rozwiązanie umożliwia wygenerowanie faktury w formacie XML i przekazanie jej do repozytorium IFS. Z poziomu repozytorium IFS faktura w formacie XML może zostać pobrana przez zewnętrzny integrator i przekazana do KSEF. System IFS umożliwia zapisanie informacji o numerze faktury nadanym w systemie KSEF i dacie wystawienia faktury w KSEF, rozwiązanie umożliwi również import faktur zakupu z KSEF w formacie XML. Wersja rozszerzona dodatkowo zawierać będzie zewnętrzne oprogramowanie umożliwiające bezpośrednią komunikację z bramką KSEF, co pozwoli na automatyczne wysyłania faktur ustrukturyzowanych do KSeF. pobranie numeru KSeF do wysłanych faktur sprzedaży, oraz pobranie UPO.   Przygotuj TWÓJ system na zmiany. Jak możemy Ci pomóc? Skorzystaj z gotowego pakietu rozwiązań InfoConsulting dedykowanego systemowi IFS.

Przez cały luty organizowane były konsultacje w sprawie planowanego wdrożenia obowiązkowego KSeF. Wzięli w nich udział m.in. dyrektorzy oraz eksperci z departamentów Ministerstwa Finansów. W jaki sposób przebiegły spotkania i jakie można wysnuć z nich wnioski?   Pierwsze konsultacje w sprawie KSeF Od początku lutego do 1 marca 2024 odbywały się spotkania konsultacyjne w sprawie obowiązkowego Krajowego Systemu e-Faktur. Miały one na celu przede wszystkim pozyskanie opinii różnych podmiotów i grup przedsiębiorców na temat nowego systemu.   16 lutego – Bezpieczeństwo i wydajność KSeF Pierwsza konsultacja dotyczyła głównie zabezpieczeń systemu oraz jego wydajności. Skupiono się m.in. na kwestii faktur scamowych, wsparcia technicznego czy oczekiwaniach dot. wysyłania paczek faktur i odbierania paczek przy uwzględnieniu rozkładu w konkretnych dniach i godzinach.   16 lutego – Faktury konsumenckie/status nabywcy Drugie spotkanie konsultacyjne skupiało się na temacie faktur konsumenckich, ich identyfikacji oraz mechanizmu dostępu do tych dokumentów. Omówione zostało również zagadnienie identyfikacji statusu nabywcy podatnik/konsument.   21 lutego – Identyfikator KSeF w płatnościach Podczas kolejnej konsultacji omówiono kwestie dotyczące tworzenia i pobierania identyfikatora zbiorczego oraz obowiązku podawania numeru KSeF lub wspomnianego identyfikatora w tytułach przelewów. Uczestnicy skupili się na postulatach związanych ze zmianą tego obowiązku oraz na kwestii odroczenia dla mechanizmu podzielonej płatności.   21 lutego – Spotkanie z branżą faktoringu Następne spotkanie konsultacyjne dotyczyło przede wszystkim kwestii dostępu do faktur przez tzw. faktorów, czyli instytucje finansowe oferujące usługi z zakresu faktoringu.   22 lutego – Spotkanie z branżą dostawców mediów Tego dnia odbyło się spotkanie dotyczące wystawiania w Krajowym Systemie e-Faktur faktur przez branżę dostawców mediów. Omówiono m.in. metodę wypełniania konkretnych rubryk faktury ustrukturyzowanej.   22 lutego – Spotkanie z branżą paliwową W tym samym dniu przeprowadzono spotkanie również z branżą paliwową w celu ustalenia kwestii wystawiania faktur na stacjach benzynowych. Uczestnicy skupili się m.in. na opcji przekazywania wizualizacji faktur w razie prośby ze strony klienta.   29 lutego – Spotkanie z jednostkami samorządu terytorialnego (JST) Spotkanie konsultacyjne skupiało się głównie na wystawianiu faktur przez jednostki samorządu terytorialnego i zakresie uprawnień w Krajowym Systemie E-faktur. Podobnie jak podczas konsultacji z branżą dostawców mediów, omówione zostały też dokładne elementy faktur ustrukturyzowanych.   29 lutego – Wdrożenie KSeF w etapach Kolejne konsultacje tego dnia dotyczyły etapów wejścia w życie obowiązkowego systemu – przy uwzględnieniu ewentualnego zróżnicowania terminów wdrożenia dla poszczególnych rozwiązań.   1 marca – Wyjaśnienia, interpretacje, szkolenia Podczas ostatniej konsultacji przedsiębiorcy przedstawiali swoje oczekiwania w kwestii materiałów edukacyjnych na temat Krajowego Systemu e-Faktur. Skupiono się również na kwestii konferencji i szkoleń z zakresu korzystania z systemy, akcji informacyjnych i reguł uczestnictwa ekspertów MF w organizowanych spotkaniach.   Wnioski po spotkaniach konsultacyjnych w sprawie KSeF Spotkania prowadzone przez cały luty zaowocowały kilkoma ważnymi wnioskami dotyczącymi wdrożenia obowiązkowego KSeF. Już na przełomie marca i kwietnia mamy poznać nowe terminy wejścia w życie obligatoryjnego systemu. Sam proces legislacyjny zakończy się natomiast pod koniec czerwca. Kampania informacyjna na temat Krajowego Systemu e-Faktur ma być dostępna dla każdego przedsiębiorcy. Przeczytaj także: Ulga podatkowa na wdrożenie KSeF. Czy zostanie wprowadzona? – Symfonia W wyniku konsultacji Ministerstwo Finansów bierze pod uwagę nadawanie identyfikatora pracownikom oraz wprowadzenie systemu, który powiadamiałby o błędach podczas wystawiania e-faktur. Wśród planowanych zmian pojawiło się również: wystawianie faktur osobom zatrudnionym; obowiązkowe oznaczanie płatności przelewem za e-faktury numerem KSeF składającym się z 35 znaków (brak numeru nie będzie jednak wiązał się z karą); możliwość pobierania identyfikatora zbiorczego dla kilku e-faktur (dla tego samego klienta) i płatności częściowych; wprowadzenie w lipcu 2024 r. certyfikatów, mających zastępować tokeny (te mają funkcjonować do końca roku). Wątpliwości pojawiły się natomiast wokół tematu faktur konsumenckich. Obecnie pozostaje nam oczekiwać na ogłoszenie nowych dat wprowadzenia Krajowego Systemu e-Faktur i skupić się na przygotowaniach do jego wdrożenia. Dopiero po jego wprowadzeniu przekonamy się, jakie dokładnie przeprowadzono zmiany.