KSeF już niebawem – co zrobić, aby być na niego przygotowanym?

KSeF jest coraz bliżej, a wraz z nim rośnie presja na firmy, żeby wreszcie uporządkować temat fakturowania i obiegu dokumentów. W praktyce widać to bardzo wyraźnie: coraz więcej organizacji rozgląda się za systemami, które realnie obsłużą KSeF w codziennej pracy, a nie tylko „odhaczą” wymaganie techniczne. Problem? Najczęściej pojawiają się dwie bariery: wysoki koszt oraz podejście „zrobimy to na ostatnią chwilę”, które zwykle kończy się nerwami, chaosem i szybkim wyborem półśrodka. Dlatego w tym artykule pokazujemy, dlaczego warto podejść do KSeF inaczej i postawić na sBiznes: rozwiązanie, które pozwala szybko i możliwie bezboleśnie przygotować firmę do nowych obowiązków, a przy okazji zrobić krok dalej i wdrożyć system klasy ERP. Zamiast kolejnej punktowej integracji dostajesz uporządkowane procesy, lepszą kontrolę nad dokumentami i fundament pod dalszą cyfryzację, bez przepalania budżetu i czasu. KSeF coraz bliżej, a firmy nadal odkładają temat KSeF przestaje być „projektem na kiedyś” i coraz częściej staje się realnym terminem w kalendarzu. To widać po rynku: rośnie liczba firm, które rozglądają się za narzędziami, dzięki którym nie tylko wyślą e-fakturę, ale też zrobią to sprawnie, powtarzalnie i bez ryzyka przestojów w sprzedaży. W praktyce wdrożenia najczęściej blokują dwie rzeczy. Po pierwsze koszty, bo wiele organizacji zakłada z góry, że przygotowanie do KSeF oznacza długi projekt, duże konsultacje i inwestycję, która „nie ma prawa się zwrócić” w krótkim czasie. Po drugie mentalność „na ostatnią chwilę” czyli odkładanie decyzji, brak właściciela tematu, a finalnie nerwowe szukanie rozwiązania, które da się uruchomić szybko, nawet jeśli nie jest dopasowane do procesów firmy. Tyle że KSeF to nie jest wyłącznie techniczna integracja. To moment, w którym wychodzą na wierzch wszystkie słabe miejsca w obiegu dokumentów: ręczne przepisywanie danych, brak spójności między sprzedażą a księgowością, dokumenty rozrzucone po kilku narzędziach i plikach, a także brak czytelnego procesu „kto, co i kiedy” robi z fakturą. Dlatego zamiast dokładać kolejną łatkę, coraz więcej firm szuka rozwiązania, które od razu porządkuje sprzedaż i fakturowanie, a przy okazji daje fundament pod ERP. I tu przechodzimy do konkretu: jak podejść do KSeF tak, żeby wystartować szybko, bez bólu, a jednocześnie nie zamknąć sobie drogi do dalszej cyfryzacji. W kolejnym punkcie pokażemy, jak sBiznes może być praktyczną, „krótką ścieżką” do obsługi KSeF w sprzedaży oraz pobieraniu dokumentów zakupowych z KSeF. sBiznes jako szybka droga do KSeF w sprzedaży i obsłudze zakupów Jeśli celem jest szybkie wejście w KSeF bez budowania skomplikowanego łańcucha integracji, sensownie jest zacząć od miejsca, w którym KSeF realnie dotyka firmy na co dzień, czyli od sprzedaży i fakturowania. W sBiznes moduł Sprzedaż z funkcją KSeF jest opisany jako rozwiązanie dające pełną kontrolę nad procesem zarządzania sprzedażą. Co ważne, chodzi tu nie tylko o samo wystawienie faktury, ale o spięcie całego flow sprzedażowego w jednym miejscu: od ofert i zamówień, przez faktury także w językach obcych, personalizację dokumentów i faktury cykliczne. Dochodzi do tego obsługa kas i przelewów wraz z walutami obcymi, z automatyczną aktualizacją kursów z tabeli NBP, a także zaawansowana obsługa i kontrola e dokumentów wysyłanych do urzędów i firm. To jest dokładnie ten typ podejścia, który zmniejsza stres wdrożeniowy, bo zamiast rozproszenia danych i ręcznego przerzucania dokumentów między narzędziami, firma pracuje w obrębie jednej aplikacji, z naciskiem na porządek w dokumentacji, wymianę e dokumentów oraz ograniczenie marnowania czasu na szukanie i przepinanie plików. Dodatkowo sBiznes akcentuje automatyzację, możliwość pracy zdalnej i segmentową budowę, czyli płacenie za te funkcje, których firma realnie używa, co bywa kluczowe przy barierze kosztowej. W kolejnym punkcie przełożymy to na konkretne korzyści biznesowe i pokażemy, dlaczego podejście ERP przy KSeF często obniża całkowity koszt przygotowania firmy, zamiast go podnosić. Korzyści z ERP, które realnie obniżają koszt przygotowania do KSeF Wiele firm zakłada, że KSeF oznacza kolejny, drogi projekt IT. Tymczasem podejście ERP potrafi zadziałać odwrotnie, bo porządkuje procesy i dokumenty, dzięki czemu spada liczba ręcznych czynności, błędów i „gaszenia pożarów” w sprzedaży i księgowości. W sBiznes te korzyści są opisane wprost i dobrze składają się w logiczną ścieżkę pod KSeF. • Obniżenie kosztów pracy: automatyzacja, możliwość pracy zdalnej i segmentowa budowa, czyli płacisz tylko za używane funkcje. To pomaga utrzymać budżet w ryzach, zwłaszcza gdy wdrożenie ma być szybkie.• Oszczędność czasu: lepsza organizacja dokumentacji oznacza szybsze zarządzanie fakturami i mniejszą liczbę sytuacji „szukamy pliku, bo ktoś go nie dosłał”.• Zwiększenie efektywności pracy: mniej przerzucania dokumentów między narzędziami, mniej duplikowania danych, mniej pomyłek.• Łatwy dostęp do informacji: jedna aplikacja i sprawna wymiana dokumentów z pracownikami, urzędami i kontrahentami to fundament porządnego obiegu pod KSeF.• Bezpieczeństwo danych: dane w chmurze i dostępne opcje kopii zapasowych ograniczają ryzyko, które przy „wdrożeniu na ostatnią chwilę” jest szczególnie kosztowne.• Wymiana e dokumentów z urzędami oraz kompleksowość rozwiązania: zamiast dokładać kolejną „łatkę” do faktur, firma dostaje spójny system obejmujący kluczowe obszary działania. W praktyce to właśnie te elementy najczęściej decydują o kosztach całego podejścia do KSeF, bardziej niż sama funkcja wysyłki faktur. Ile może trwać start wdrożenia Samo wdrożenie można wykonać zdalnie poprzez bezpieczne połączenie wbudowane w sBiznes i może być możliwe nawet w kilka godzin. To ważne dla firm, które nie chcą robić wielomiesięcznego projektu, ale jednocześnie potrzebują wdrożenia, które porządkuje proces, a nie tylko „odhacza” wymóg. Warto sprawdzić i przekonać się w tym temacie. FAQ Czy sBiznes pomaga podejść do KSeF bez rozbudowanych integracji?Tak, można zacząć od obszaru sprzedaży oraz pobierania faktur zakupowych, w tym modułu Sprzedaż z funkcją KSeF. Co obejmuje Sprzedaż z funkcją KSeF?Między innymi oferty, zamówienia i faktury (także obcojęzyczne), personalizację dokumentów, faktury cykliczne, kursy NBP, raporty oraz CRM. Czy można ograniczać koszty, uruchamiając tylko potrzebne funkcje?Tak, w korzyściach opisano segmentową budowę, czyli płatność za funkcje, z których firma korzysta. Czy system wspiera wymianę e dokumentów z urzędami?Tak, jest to wskazane jako jedna z korzyści. Czy wdrożenie da się zrobić zdalnie?Tak, wdrożenie jest opisane jako zdalne, nawet w kilka godzin. Podsumowanie KSeF to dobry moment, żeby zamiast działań na ostatnią chwilę wdrożyć rozwiązanie, które usprawnia sprzedaż oraz pobieranie faktur zakupowych z KSeF, porządkuje dokumenty i ogranicza koszty operacyjne. sBiznes wpisuje się w ten scenariusz, bo łączy korzyści typowe dla ERP z praktycznym podejściem do wdrożenia i modułem sprzedaży z funkcją KSeF.Więcej informacji można uzyskać pisząc na info@sbiznes.pl lub kontakt gsm: 509 967 124oraz na www.sbiznes.pl