Jak wdrożyć na ostatnią chwile KSeF oraz system ERP?

Wprowadzenie KSeF to dla wielu firm duże wyzwanie. Zmienia się sposób wystawiania, przesyłania i archiwizacji faktur, a w praktyce oznacza to konieczność dostosowania systemów i procesów. Część przedsiębiorców obawia się, że wdrożenie KSeF będzie skomplikowane, kosztowne i czasochłonne, szczególnie jeśli do tej pory korzystali z kilku niespójnych narzędzi lub systemów, które słabo reagują na zmiany. System sBiznes powstał właśnie po to, aby te obawy zniknęły. Nasz cel jest prosty – umożliwić firmom szybkie, bezproblemowe i intuicyjne korzystanie z KSeF bez konieczności inwestowania w długie szkolenia, kosztowne integracje czy skomplikowane procesy. W tym artykule wyjaśniamy, dlaczego sBiznes tak dobrze współpracuje z KSeF, co wyróżnia naszą platformę i jak każdy przedsiębiorca może przekonać się o tym w praktyce. Dlaczego KSeF działa bezproblemowo z systemem sBiznes? Integracja z KSeF w wielu firmach oznacza duże zmiany. Trzeba dostosować systemy informatyczne oraz zrozumieć nowe procesy i upewnić się, że wszystko działa płynnie.W sBiznes zadbaliśmy o to, aby cały proces był maksymalnie uproszczony. sBiznes został przygotowany z myślą o użytkownikach, którzy oczekują prostoty i stabilności. Interfejs jest przejrzysty, a obsługa poszczególnych funkcji opiera się na jasnych krokach, dzięki czemu nawet osoby bez doświadczenia w pracy z systemami informatycznymi szybko odnajdują się w środowisku. Wszystkie działania związane z fakturami elektronicznymi zostały opisane, uporządkowane i zautomatyzowane, co znacząco zmniejsza ryzyko błędów. Dużą przewagą sBiznes jest także szybka pomoc online. Zamiast chatbotów, komunikatów o wielogodzinnej kolejce do konsultanta, użytkownik ma możliwość kontaktu z realną osobą, która wyjaśni krok po kroku każdy etap obsługi KSeF. To sprawia, że integracja jest nie tylko bezproblemowa, ale też bezstresowa. Co potrzeba, aby szybko i sprawnie uruchomić KSeF? Jedną z najczęstszych obaw przedsiębiorców jest to, że wdrożenie KSeF będzie wymagało wielu dodatkowych narzędzi lub integracji. W przypadku sBiznes wygląda to inaczej. Aby uruchomić KSeF, wystarczy posiadać system sBiznes z funkcją KSeF aktywowaną w ustawieniach. Krok konfiguracji został zredukowany do minimum. Użytkownik generuje token KSeF na serwerach  Ministerstwa Finansów a następnie uaktywnia ten token w systemie. Całość nie wymaga specjalistycznej wiedzy ani udziału działu IT. W praktyce cały proces można wykonać w kilkanaście minut, a w razie trudności konsultant sBiznes pomaga krok po kroku podczas krótkiej rozmowy online a dodatkowo można skorzystać z krótkiego opisu „krok po kroku”. Dzięki temu firmy mogą uruchomić KSeF praktycznie od ręki, bez czekania na terminy wdrożeniowe i bez przestojów w pracy. Można również wykonać kilka testów aby upewnić się, że wszystko przebiega prawidłowo. Co wyróżnia system sBiznes z KSeF? Rynek systemów finansowo księgowych jest coraz bardziej konkurencyjny, ale sBiznes wyróżnia kilka kluczowych elementów, które realnie wpływają na komfort pracy. Po pierwsze – bardzo krótki czas wdrożenia. System jest gotowy do działania praktycznie od razu po uruchomieniu, a pełna integracja z KSeF zajmuje chwilę. Nie ma potrzeby wdrażania dodatkowych usług, modułów czy aktualizacji. Po drugie – intuicyjność obsługi. sBiznes został zbudowany tak, aby nawet osoba, która pierwszy raz wystawia e-fakturę, potrafiła zrobić to bez wahania. Logiczny układ funkcji, przejrzyste menu i czytelne komunikaty sprawiają, że użytkownicy szybko nabierają pewności w pracy z systemem. Po trzecie – realna pomoc online. To ogromna przewaga nad konkurencją. Stawiamy na bezpośredni kontakt z konsultantem. Użytkownik od razu dostaje jasne odpowiedzi i wsparcie, co eliminuje przestoje i przyspiesza pracę. Jak wygląda opłata za korzystanie z KSeF w systemie sBiznes? Jednym z najczęstszych pytań pojawiających się przy wyborze systemu do obsługi KSeF są koszty. W sBiznes stawiamy na pełną transparentność – dlatego model opłat jest prosty i przyjazny dla firm, niezależnie od wielkości przedsiębiorstwa. W sBiznes opłata dotyczy wyłącznie możliwości korzystania z funkcji KSeF w programie. Nie stosujemy żadnych limitów, progów, opłat za liczbę wysłanych faktur ani dodatkowych kosztów, które pojawiają się nagle w trakcie użytkowania. Dzięki temu przedsiębiorca dokładnie wie, ile zapłaci – bez ryzyka nieprzewidzianych obciążeń. Wysokość opłaty jest dostosowana indywidualnie do firmy – zależy od liczby użytkowników oraz charakteru pracy zespołu. To pozwala dopasować ofertę tak, aby była korzystna dla mikrofirm, małych przedsiębiorstw oraz większych organizacji, które potrzebują bardziej rozbudowanych funkcjonalności. Takie podejście zapewnia pełną przewidywalność kosztów i sprawia, że sBiznes jest rozwiązaniem elastycznym, skalowalnym i bezpiecznym budżetowo – niezależnie od tego, jak często firma wystawia faktury i w jakim tempie się rozwija. Czy można testować KSeF w sBiznes bez ograniczeń? Tak. W sBiznes można korzystać zarówno z wersji testowej KSeF, jak i z pełnego środowiska lub wersji Demo. To rozwiązanie stworzone po to, aby firmy mogły spokojnie przygotować się do pracy w KSeF, przeszkolić pracowników i sprawdzić wszystkie funkcje bez presji czasu. W wersji testowej można wykonywać praktycznie wszystkie czynności związane z KSeF – wystawiać faktury, robić korekty faktur, wysyłać je do systemu centralnego, odbierać dokumenty oraz analizować ich statusy. To wygodny sposób, aby nauczyć zespół, jak działa proces wystawiania e faktur, zanim system zostanie uruchomiony w wersji produkcyjnej.Naszym klientom zapewniamy wymianę dokumentów z naszą firmą w okresie pracy w trybie testowym KSeF. Ta metoda pozwala na pełne przyswojenie wszystkich zagadnień związanych z KSeF.Dzięki temu przejście do pełnej pracy w KSeF jest później szybkie, naturalne i bezstresowe. Q&A – 6 najczęstszych pytań o KSeF Poniżej kilka pytań i odpowiedzi, które często pojawiają się w kontekście KSeF – wraz z podsumowaniem, co to oznacza w praktyce dla użytkownika systemu sBiznes. Czy KSeF dotyczy także przedsiębiorców zwolnionych z VAT?Tak – obowiązek korzystania z KSeF obejmie także podmioty korzystające ze zwolnienia z VAT. Od kiedy KSeF staje się obowiązkowy?Harmonogram przewiduje: od 1 lutego 2026 dla dużych podmiotów (obrót > 200 mln zł w 2024), od 1 kwietnia 2026 dla pozostałych przedsiębiorców z obrótem za m-c większym niż 10 000 zł,  a dla wszystkich pozostałych od 1 stycznia 2027 r.   Czy faktura w KSeF może zostać odrzucona i co wtedy?Tak – system może odrzucić fakturę np. z powodu błędnej struktury XML lub przesłania przez nieuprawnioną osobę. W takim przypadku dokument nie jest uznany za wystawiony.  W sBiznes każda faktura jest weryfikowana pod względem zgodności z KSeF. Czy faktury papierowe znikną z obrotu po wdrożeniu KSeF?Nie – faktury papierowe lub elektroniczne nie-ustrukturyzowane będą nadal stosowane w określonych przypadkach (np. osoba fizyczna, firma zwolniona z KSeF, rolnik ryczałtowy, itp. ).  Co trzeba zrobić, by rozpocząć korzystanie z KSeF?Przede wszystkim: zarejestrować i uwierzytelnić się w systemie KSeF (np. kwalifikowanym podpisem lub e-pieczęcią ), mieć odpowiednie oprogramowanie, wygenerować plik XML zgodne ze schematem i przesłać je do KSeF. Jak KSeF wpływa na archiwizację faktur?Faktury przesłane przez KSeF są przechowywane w wersji elektronicznej przez okres co najmniej 10 lat – co spełnia obowiązki ustawowe i oznacza, że samodzielna archiwizacja stanie się zbędna. KSeF nie musi oznaczać „rewolucji w firmie”, w której będzie wdrażany i uruchamiany. Wystarczy tylko posiadać odpowiednio sparametryzowany zintegrowany system informatyczny z obsługą KSeF a niewątpliwie takim systemem jest sBiznes.Zapraszamy do kontaktu: info@sbiznes.pl lub GSM: 509 967 124 oraz na www.sBiznes.pl