Jak wdrożyć na ostatnią chwile KSeF oraz system ERP?

KSeF jest coraz bliżej, a wraz z nim rośnie presja na firmy, żeby wreszcie uporządkować temat fakturowania i obiegu dokumentów. W praktyce widać to bardzo wyraźnie: coraz więcej organizacji rozgląda się za systemami, które realnie obsłużą KSeF w codziennej pracy, a nie tylko „odhaczą” wymaganie techniczne. Problem? Najczęściej pojawiają się dwie bariery: wysoki koszt oraz podejście „zrobimy to na ostatnią chwilę”, które zwykle kończy się nerwami, chaosem i szybkim wyborem półśrodka.

Dlatego w tym artykule pokazujemy, dlaczego warto podejść do KSeF inaczej i postawić na sBiznes: rozwiązanie, które pozwala szybko i możliwie bezboleśnie przygotować firmę do nowych obowiązków, a przy okazji zrobić krok dalej i wdrożyć system klasy ERP. Zamiast kolejnej punktowej integracji dostajesz uporządkowane procesy, lepszą kontrolę nad dokumentami i fundament pod dalszą cyfryzację, bez przepalania budżetu i czasu.

KSeF przestaje być „projektem na kiedyś” i coraz częściej staje się realnym terminem w kalendarzu. To widać po rynku: rośnie liczba firm, które rozglądają się za narzędziami, dzięki którym nie tylko wyślą e-fakturę, ale też zrobią to sprawnie, powtarzalnie i bez ryzyka przestojów w sprzedaży.

W praktyce wdrożenia najczęściej blokują dwie rzeczy. Po pierwsze koszty, bo wiele organizacji zakłada z góry, że przygotowanie do KSeF oznacza długi projekt, duże konsultacje i inwestycję, która „nie ma prawa się zwrócić” w krótkim czasie. Po drugie mentalność „na ostatnią chwilę” czyli odkładanie decyzji, brak właściciela tematu, a finalnie nerwowe szukanie rozwiązania, które da się uruchomić szybko, nawet jeśli nie jest dopasowane do procesów firmy.

Tyle że KSeF to nie jest wyłącznie techniczna integracja. To moment, w którym wychodzą na wierzch wszystkie słabe miejsca w obiegu dokumentów: ręczne przepisywanie danych, brak spójności między sprzedażą a księgowością, dokumenty rozrzucone po kilku narzędziach i plikach, a także brak czytelnego procesu „kto, co i kiedy” robi z fakturą. Dlatego zamiast dokładać kolejną łatkę, coraz więcej firm szuka rozwiązania, które od razu porządkuje sprzedaż i fakturowanie, a przy okazji daje fundament pod ERP.

I tu przechodzimy do konkretu: jak podejść do KSeF tak, żeby wystartować szybko, bez bólu, a jednocześnie nie zamknąć sobie drogi do dalszej cyfryzacji. W kolejnym punkcie pokażemy, jak sBiznes może być praktyczną, „krótką ścieżką” do obsługi KSeF w sprzedaży oraz pobieraniu dokumentów zakupowych z KSeF.

Jeśli celem jest szybkie wejście w KSeF bez budowania skomplikowanego łańcucha integracji, sensownie jest zacząć od miejsca, w którym KSeF realnie dotyka firmy na co dzień, czyli od sprzedaży i fakturowania. W sBiznes moduł Sprzedaż z funkcją KSeF jest opisany jako rozwiązanie dające pełną kontrolę nad procesem zarządzania sprzedażą.

Co ważne, chodzi tu nie tylko o samo wystawienie faktury, ale o spięcie całego flow sprzedażowego w jednym miejscu: od ofert i zamówień, przez faktury także w językach obcych, personalizację dokumentów i faktury cykliczne. Dochodzi do tego obsługa kas i przelewów wraz z walutami obcymi, z automatyczną aktualizacją kursów z tabeli NBP, a także zaawansowana obsługa i kontrola e dokumentów wysyłanych do urzędów i firm.

To jest dokładnie ten typ podejścia, który zmniejsza stres wdrożeniowy, bo zamiast rozproszenia danych i ręcznego przerzucania dokumentów między narzędziami, firma pracuje w obrębie jednej aplikacji, z naciskiem na porządek w dokumentacji, wymianę e dokumentów oraz ograniczenie marnowania czasu na szukanie i przepinanie plików. Dodatkowo sBiznes akcentuje automatyzację, możliwość pracy zdalnej i segmentową budowę, czyli płacenie za te funkcje, których firma realnie używa, co bywa kluczowe przy barierze kosztowej.

W kolejnym punkcie przełożymy to na konkretne korzyści biznesowe i pokażemy, dlaczego podejście ERP przy KSeF często obniża całkowity koszt przygotowania firmy, zamiast go podnosić.

Wiele firm zakłada, że KSeF oznacza kolejny, drogi projekt IT. Tymczasem podejście ERP potrafi zadziałać odwrotnie, bo porządkuje procesy i dokumenty, dzięki czemu spada liczba ręcznych czynności, błędów i „gaszenia pożarów” w sprzedaży i księgowości. W sBiznes te korzyści są opisane wprost i dobrze składają się w logiczną ścieżkę pod KSeF.

• Obniżenie kosztów pracy: automatyzacja, możliwość pracy zdalnej i segmentowa budowa, czyli płacisz tylko za używane funkcje. To pomaga utrzymać budżet w ryzach, zwłaszcza gdy wdrożenie ma być szybkie.
• Oszczędność czasu: lepsza organizacja dokumentacji oznacza szybsze zarządzanie fakturami i mniejszą liczbę sytuacji „szukamy pliku, bo ktoś go nie dosłał”.
• Zwiększenie efektywności pracy: mniej przerzucania dokumentów między narzędziami, mniej duplikowania danych, mniej pomyłek.
• Łatwy dostęp do informacji: jedna aplikacja i sprawna wymiana dokumentów z pracownikami, urzędami i kontrahentami to fundament porządnego obiegu pod KSeF.
• Bezpieczeństwo danych: dane w chmurze i dostępne opcje kopii zapasowych ograniczają ryzyko, które przy „wdrożeniu na ostatnią chwilę” jest szczególnie kosztowne.
• Wymiana e dokumentów z urzędami oraz kompleksowość rozwiązania: zamiast dokładać kolejną „łatkę” do faktur, firma dostaje spójny system obejmujący kluczowe obszary działania.

W praktyce to właśnie te elementy najczęściej decydują o kosztach całego podejścia do KSeF, bardziej niż sama funkcja wysyłki faktur.

Samo wdrożenie można wykonać zdalnie poprzez bezpieczne połączenie wbudowane w sBiznes i może być możliwe nawet w kilka godzin. To ważne dla firm, które nie chcą robić wielomiesięcznego projektu, ale jednocześnie potrzebują wdrożenia, które porządkuje proces, a nie tylko „odhacza” wymóg. Warto sprawdzić i przekonać się w tym temacie.

Czy sBiznes pomaga podejść do KSeF bez rozbudowanych integracji?
Tak, można zacząć od obszaru sprzedaży oraz pobierania faktur zakupowych, w tym modułu Sprzedaż z funkcją KSeF.

Co obejmuje Sprzedaż z funkcją KSeF?
Między innymi oferty, zamówienia i faktury (także obcojęzyczne), personalizację dokumentów, faktury cykliczne, kursy NBP, raporty oraz CRM.

Czy można ograniczać koszty, uruchamiając tylko potrzebne funkcje?
Tak, w korzyściach opisano segmentową budowę, czyli płatność za funkcje, z których firma korzysta.

Czy system wspiera wymianę e dokumentów z urzędami?
Tak, jest to wskazane jako jedna z korzyści.

Czy wdrożenie da się zrobić zdalnie?
Tak, wdrożenie jest opisane jako zdalne, nawet w kilka godzin.

KSeF to dobry moment, żeby zamiast działań na ostatnią chwilę wdrożyć rozwiązanie, które usprawnia sprzedaż oraz pobieranie faktur zakupowych z KSeF, porządkuje dokumenty i ogranicza koszty operacyjne. sBiznes wpisuje się w ten scenariusz, bo łączy korzyści typowe dla ERP z praktycznym podejściem do wdrożenia i modułem sprzedaży z funkcją KSeF.
Więcej informacji można uzyskać pisząc na info@sbiznes.pl lub kontakt gsm: 509 967 124
oraz na www.sbiznes.pl