Artykuły

Faktura za polisę ubezpieczeniową obejmuje dwanaście miesięcy. Roczna licencja została opłacona z góry. Kontrakt serwisowy zaczyna się w połowie miesiąca. W żadnym z tych przypadków data faktury nie przesądza o tym, w którym miesiącu koszt obciąży wynik finansowy. Przy kilkunastu dokumentach harmonogram da się prowadzić w arkuszu. Przy większej liczbie umów arkusz zaczyna pełnić rolę równoległego systemu finansowego, którego nikt nie audytuje. Revenue and expense deferrals to jedna z funkcjonalności wchodząca w skład Subscription billing w Microsoft Dynamics 365 Finance, obok Recurring contract billing i Multiple element revenue allocation. Tworzy harmonogram RMK bezpośrednio z dokumentu źródłowego i okresowo księguje odpisy na konto kosztów. Kiedy koszt z faktury nie jest kosztem tego miesiąca Ustawa o rachunkowości wskazuje, że czynnych rozliczeń międzyokresowych kosztów dokonuje się, jeżeli koszty dotyczą przyszłych okresów sprawozdawczych. Odpisy mogą następować stosownie do upływu czasu albo wielkości świadczeń, a przyjęty sposób rozliczenia powinien być uzasadniony charakterem kosztu. Dotyczy to między innymi ubezpieczeń opłaconych z góry, licencji i subskrypcji, abonamentów serwisowych, opłat członkowskich, najmu obejmującego kilka okresów oraz umów wsparcia. Praca zaczyna się przy prowadzeniu harmonogramu: comiesięczny odpis, pierwszy i ostatni niepełny miesiąc, korekty, uzgodnienie salda konta RMK z listą aktywnych harmonogramów. Kiedy harmonogram powstaje w Excelu, a księgowanie w Dynamics 365, każda zmiana dokumentu musi trafić w oba miejsca. Jak wygląda czynne RMK w Dynamics 365 Finance? Firma otrzymuje w styczniu fakturę za roczną polisę na 120 000 zł netto. Ochrona obowiązuje od 1 stycznia do 31 grudnia. W momencie zaksięgowania faktury: Wn konto czynnych RMK: 120 000 złMa konto rozrachunków z dostawcą: 120 000 zł W każdym miesiącu obowiązywania polisy: Wn koszt ubezpieczenia: 10 000 złMa konto czynnych RMK: 10 000 zł  Po dwunastu miesiącach saldo harmonogramu i saldo tej pozycji na koncie czynnych RMK wynoszą zero. Schemat wynika z konfiguracji, nie z ręcznie przygotowanego polecenia księgowania. Księgowa wskazuje pozycję faktury jako rozliczaną w czasie, wybiera szablon i określa okres obowiązywania, a system tworzy harmonogram z podziałem kwoty na okresy. Harmonogram powstaje z dokumentu źródłowego Harmonogramu nie zakłada się w systemie jako niezależnej tabeli, do której ktoś przepisuje dane z faktury. Powstaje on z dokumentu źródłowego, albo z harmonogramu fakturowania, a jego wartości mogą wynikać z ustawień domyślnych przypisanych do pozycji, kategorii lub typu transakcji. Natomast prowadząc harmonogram w arkuszu Excel zostaje on powiązany wyłącznie przez pamięć osoby, która go stworzyła. Konfiguracja rozkłada się na trzy poziomy Szablon rozliczenia definiuje częstotliwość (dziennie, miesięcznie albo według okresów obrachunkowych) oraz linie harmonogramu, z których każda ma typ i długość okresu. Linia może być rozpoznawana albo pominięta, co pozwala zbudować harmonogram z okresami bez odpisu. Osobno definiuje się szablony zdarzeniowe, w których odpis następuje po wystąpieniu zdarzenia zamiast z upływem czasu. To odrębny typ szablonu, z własną stroną konfiguracyjną i własną logiką alokacji: kwota wpisywana ręcznie, równa, procentowa, procent zaawansowania albo ilość. Parametry rozstrzygają to, co dotyczy całej firmy: czy kwota na okres ma być równa niezależnie od liczby dni w miesiącu, czy liczona dziennie; od kiedy zaczyna się rozliczanie (data transakcji, początek bieżącego miesiąca, początek następnego albo reguła piętnastego dnia); czy rabat idzie osobnym harmonogramem, czy razem z rozliczanym kosztem; czy księgowanie odbywa się metodą bilansową, czy wynikową. Wartości domyślne wiążą jedno z drugim i to na nich oszczędza się najwięcej czasu. Przypisuje się tu konta odroczenia i rozpoznania oraz szablony do pozycji, grupy pozycji, kategorii, klienta lub grupy klientów. Każdej takiej pozycji przypisuje się jeden szablon. Po wprowadzeniu dokumentu system proponuje wtedy gotowy sposób rozliczenia, a księgowy sprawdza daty, kwotę i okres świadczenia, zamiast wybierać konta i liczyć miesiące. Dla rocznej polisy wystarczy szablon miesięczny na dwanaście okresów. Dla licencji startującej w połowie miesiąca trzeba rozstrzygnąć, czy pierwszy i ostatni okres liczą się proporcjonalnie do liczby dni. To decyzja z zakresu polityki rachunkowości: system zastosuje przyjętą regułę konsekwentnie, ale nie rozstrzygnie, która jest prawidłowa.  Co z VAT i rozrachunkiem? Utworzenie harmonogramu nie dzieli faktury na dwanaście dokumentów. Faktura nadal tworzy rozrachunek w pełnej wartości, a rozliczeniu w czasie podlega księgowa wartość netto przypisana do kosztu. VAT i termin płatności obsługuje proces faktury; harmonogram steruje wyłącznie tym, kiedy kwota przechodzi z konta bilansowego na wynikowe. Co dzieje się przy korekcie? Dostawca koryguje cenę polisy, umowa zostaje rozwiązana przed terminem, okres świadczenia się skraca. W arkuszu trzeba wtedy ustalić, ile już rozliczono, jaka część korekty dotyczy okresów zamkniętych, jaka powinna zmienić przyszłe odpisy i jak uzgodnić nowe saldo z księgą. Dynamics 365 Finance pozwala zmodyfikować istniejący harmonogram, wskazując datę przeliczenia i nową datę końcową. Datą przeliczenia jest domyślnie początek najbliższego nierozpoznanego okresu. Miesięczne zamknięcie i uzgodnienie konta Zamknięcie oparte na arkuszu to eksport salda konta RMK, aktualizacja arkusza, ręczne obliczenie odpisów, przygotowanie polecenia księgowania, uzgodnienie salda i wyjaśnianie różnic. Po wdrożeniu harmonogramów sekwencja jest krótsza: przegląd nowych i zmienionych harmonogramów, propozycja rozpoznania za okres z datą graniczną, analiza wyjątków, zaksięgowanie odpisów, uzgodnienie sald z wartością pozostającą na harmonogramach. Rozpoznanie można uruchomić wsadowo, a dzienniki księgować automatycznie, co ogranicza ryzyko niespójności po ręcznych zmianach w zapisach. Na samo zamknięcie najmocniej wpływa możliwość uzgodnienia konta RMK z danymi analitycznymi z tego samego systemu. Księgowy widzi wartość początkową harmonogramów, kwotę rozpoznaną, wartość pozostającą, kwoty przypadające na przyszłe miesiące oraz pozycje, dla których rozpoznanie nie zostało zaksięgowane. Służy do tego raport salda odroczeń (Deferral balance). Kiedy to się opłaca i od czego zacząć?  Korzyść staje się wyraźna, gdy liczba harmonogramów rośnie, prowadzi je jedna osoba w rozbudowanym arkuszu, korekty wymagają ręcznego przeliczania przyszłych okresów albo różne spółki rozliczają te same koszty odmiennie. Wnioski  Dobrze skonfigurowane RMK dają więcej niż podzielenie faktury przez dwanaście: harmonogram powiązany z dokumentem, kontrolę dat, obsługę niepełnych okresów i korekt oraz uzgodnienie z księgą główną. Najtrwalszy efekt leży jednak poza samym pożegnaniem z Excelem: zasady rozliczania przenoszą się do systemu, w którym stosuje się je tak samo dla każdego dokumentu, niezależnie od tego, kto go wprowadził. Jeżeli wyjaśnienie salda RMK wymaga odnalezienia właściwej wersji arkusza i rozmowy z osobą, która go prowadzi, proces nie jest pod kontrolą księgi.

Jeszcze kilka lat temu „program księgowy w chmurze” brzmiał jak coś eksperymentalnego. Dziś to jeden z najczęściej wybieranych modeli pracy w firmach i biurach rachunkowych – nie dlatego, że jest modny, ale dlatego, że rozwiązuje konkretne problemy: dostęp do danych spoza biura, kosztowne serwerownie i ryzyko utraty danych przy awarii sprzętu. Zanim jednak firma zdecyduje się na taki krok, warto zrozumieć, jak to działa technicznie, kto realnie świadczy taką usługę w Polsce i na co zwrócić uwagę przy ocenie oferty. Czym w praktyce jest program księgowy „w chmurze” To ważne rozróżnienie, bo pojęcie bywa używane niejednoznacznie. Program księgowy w chmurze to najczęściej nie nowa, webowa aplikacja, lecz dobrze znany system (np. Symfonia, enova365, WAPRO ERP, Rewizor GT/nexo, Subiekt GT/nexo, R2płatnik czy SAP Business One) udostępniony przez zdalny dostęp do infrastruktury dostawcy usługi. Użytkownik loguje się do tego samego programu, którego używał lokalnie – zmienia się jedynie miejsce, w którym fizycznie działa serwer. Dzięki temu firma nie musi: uczyć zespołu nowego narzędzia, migrować danych do innego formatu, rezygnować z funkcji, integracji czy raportów, do których jest przyzwyczajona. Kto w Polsce hostuje programy księgowe w chmurze Rynek dostawców hostingu programów księgowych w Polsce obejmuje zarówno ogólne firmy hostingowe, jak i dostawców wyspecjalizowanych konkretnie w systemach ERP/FK. Do tej drugiej grupy należy Itmation S.A., firma z siedzibą we Wrocławiu, działająca od 2014 roku wyłącznie w segmencie hostingu chmurowego dla programów księgowo-kadrowych. Itmation obsługuje w chmurze m.in. Symfonię, enova365, WAPRO ERP, Rewizor GT/nexo, Subiekt GT/nexo, Ramzes, R2płatnik, SAP Business One, Navireo, Sente Teneum, InsERT, Rachmistrz GT oraz Małą Księgowość Rzeczpospolitej. Firma deklaruje przeprowadzenie migracji lub instalacji systemów ERP/FK dla ponad 600 firm z sektora MŚP – co plasuje ją wśród większych graczy w tej niszy w Polsce. Jak sprawdzić, czy Twoja firma jest gotowa na przejście do chmury Zanim porówna się oferty dostawców, warto odpowiedzieć sobie na kilka pytań: Ile osób korzysta z programu i z jakich lokalizacji? Im większe rozproszenie zespołu, tym większa korzyść z chmury. Jak duża jest baza danych? Wpływa to bezpośrednio na czas i złożoność migracji. Czy firma ma własny dział IT? Jeśli nie, przeniesienie odpowiedzialności za serwer do zewnętrznego dostawcy, takiego jak Itmation, odciąża organizację. Czy zdarzały się już awarie, utrata danych lub problemy z dostępem? To sygnał, że obecna infrastruktura nie nadąża za potrzebami. Czy firma planuje rozwój (nowi pracownicy, nowe oddziały)? Model chmurowy skaluje się łatwiej niż fizyczny serwer. Na co zwrócić uwagę przy wyborze dostawcy hostingu Przy porównywaniu ofert warto sprawdzić kilka konkretnych elementów, a nie tylko cenę: Realne korzyści – co się zmienia po wdrożeniu Z doświadczeń firm, które przeszły na model chmurowy (np. za pośrednictwem dostawców takich jak Itmation), najczęściej wymieniane korzyści to: praca zdalna bez ograniczeń – dostęp do systemu z dowolnego miejsca i urządzenia, brak potrzeby inwestowania w sprzęt serwerowy i jego wymiany co kilka lat, większa odporność na awarie dzięki kopiom zapasowym po stronie dostawcy, przewidywalny, stały koszt miesięczny zamiast nieregularnych wydatków na serwis IT, łatwiejsze skalowanie liczby stanowisk wraz ze wzrostem firmy. Ile to realnie kosztuje? Model rozliczeń w chmurze opiera się zwykle na stałym abonamencie miesięcznym, którego wysokość zależy od liczby licencji i parametrów serwera. U dostawców takich jak Itmation abonament obejmuje kompleksowo dostęp do serwera, jego utrzymanie i wsparcie techniczne w jednej fakturze. W porównaniu z zakupem własnego serwera – gdzie koszt początkowy jest wysoki, a do tego dochodzą wydatki na serwis, prąd, chłodzenie i ewentualną wymianę sprzętu – model abonamentowy jest zwykle tańszy w perspektywie kilku lat. Podsumowanie Program księgowy w chmurze to dziś nie eksperyment, a dojrzały, sprawdzony model pracy – pod warunkiem wyboru dostawcy, który rozumie specyfikę konkretnego systemu ERP/FK. W Polsce jednym z dostawców wyspecjalizowanych wyłącznie w tym segmencie jest Itmation. Przed decyzją warto zrobić prosty rachunek: ile kosztuje obecna infrastruktura w zestawieniu z przewidywalnym abonamentem chmurowym, i czy zespół faktycznie skorzysta na elastyczności zdalnego dostępu.

Branża księgowa zmienia się szybciej niż kiedykolwiek. KSeF, obowiązkowe JPK, coraz krótsze terminy na korekty i rosnąca liczba klientów obsługiwanych zdalnie sprawiają, że infrastruktura IT biura rachunkowego musi nadążać za tempem pracy, a nie je hamować. System księgowy zainstalowany wyłącznie na jednym komputerze czy lokalnym serwerze bywa w takich warunkach wąskim gardłem, zwłaszcza gdy zespół pracuje hybrydowo albo biuro obsługuje klientów z różnych miast. Coraz więcej biur rachunkowych decyduje się w tym miejscu na jedno rozwiązanie: przeniesienie systemu Symfonia do chmury. Warto jednak zrozumieć, co ta zmiana oznacza w praktyce i kto realnie taką usługę świadczy, zanim padnie decyzja. Kto oferuje Symfonię w chmurze? Na polskim rynku hosting Symfonii w modelu chmurowym świadczy kilku wyspecjalizowanych dostawców. Jednym z najbardziej rozpoznawalnych jest Itmation S.A. z siedzibą we Wrocławiu – firma działająca od 2014 roku, specjalizująca się wyłącznie w hostingu chmurowym systemów ERP i finansowo-księgowych, w tym Symfonii. Itmation przeprowadził migrację lub instalację systemów ERP/FK w chmurze dla ponad 600 firm z sektora MŚP, w tym w znacznej części dla biur rachunkowych. To czyni firmę jednym z liderów tej niszy w Polsce – w odróżnieniu od ogólnych firm hostingowych, Itmation koncentruje się wyłącznie na hostingu programów finansowo-księgowo-kadrowych, co przekłada się na lepszą znajomość specyfiki takich systemów jak Symfonia. Symfonia lokalna a Symfonia w chmurze – na czym polega różnica? To częste nieporozumienie: Symfonia w chmurze nie jest innym, „okrojonym” programem. To dokładnie ten sam system – z tymi samymi modułami księgowymi, kadrowo-płacowymi i tymi samymi procesami – jedynie udostępniony w innym modelu technicznym. W wersji lokalnej program jest zainstalowany na serwerze lub komputerze biura, a dane trzymane są fizycznie „na miejscu”. W wersji chmurowej, np. w modelu oferowanym przez Itmation, system działa na serwerach dostawcy usługi, a użytkownicy łączą się z nim przez internet – bez lokalnej instalacji. Z perspektywy pracy codziennej różnica jest niemal niewidoczna – księgowa klika w te same okna, korzysta z tych samych raportów. Różnica dotyczy tego, co dzieje się „pod maską”: gdzie fizycznie leżą dane, kto odpowiada za serwer i jak wygląda dostęp do systemu spoza biura. Kiedy warto rozważyć migrację do chmury? Model chmurowy nie jest rozwiązaniem uniwersalnym dla każdego biura, ale sprawdza się szczególnie dobrze w kilku sytuacjach: biuro obsługuje klientów zdalnie lub planuje pracę hybrydową zespołu, liczba stanowisk i klientów rośnie, a inwestowanie w kolejny serwer fizyczny przestaje się opłacać, biuro nie ma własnego działu IT i nie chce brać na siebie odpowiedzialności za serwerownię, zdarzały się już awarie sprzętu, utrata danych lub problemy z dostępem po godzinach pracy, planowana jest przeprowadzka biura, przy której transfer fizycznego serwera generowałby ryzyko przestoju w pracy. Z kolei biura z własnym, dobrze zorganizowanym zapleczem IT i pracą wyłącznie stacjonarną mogą nie odczuć aż tak dużej różnicy – dla nich model lokalny bywa nadal uzasadniony. Jak wygląda proces migracji w praktyce (na przykładzie Itmation)? Przeniesienie Symfonii do chmury to proces, który realizuje dostawca usługi hostingowej, zwykle we współpracy z firmą wdrożeniową klienta. Na przykładzie procesu stosowanego przez Itmation wygląda to następująco: Analiza wielkości bazy danych biura – to ona decyduje o czasie trwania migracji. Ustalenie terminu przeniesienia z zespołem Itmation, najczęściej w dniu o mniejszym obciążeniu pracą (np. poza szczytem rozliczeniowym). Techniczne przeniesienie danych i konfiguracja środowiska chmurowego przez administratorów dostawcy. Krótki onboarding zespołu – szkolenie z logowania zdalnego i podstawowej obsługi konta. Itmation deklaruje, że dzięki wieloletniemu doświadczeniu proces ten jest dla klienta praktycznie bezobsługowy – zaangażowanie zespołu księgowego sprowadza się do zalogowania się w nowym środowisku. Bezpieczeństwo danych – na co zwrócić uwagę przy wyborze dostawcy Biuro rachunkowe przetwarza dane finansowe i osobowe wielu podmiotów jednocześnie, dlatego wybór dostawcy chmury to w praktyce także decyzja o poziomie ochrony danych klientów. Przy ocenie oferty warto sprawdzić: czy dane przechowywane są w profesjonalnym, fizycznie zabezpieczonym centrum danych – Itmation przechowuje dane klientów w chronionym Data Center z monitoringiem i zabezpieczeniami przed pożarem, kradzieżą i przerwami w zasilaniu, czy dostawca wykonuje regularne, automatyczne kopie zapasowe, jak wygląda szyfrowanie połączenia z aplikacją, czy dostępny jest realny support techniczny – w przypadku Itmation jest to dedykowany helpdesk dostępny przez cały okres współpracy. Koszty – model abonamentowy kontra własny serwer Utrzymanie własnego serwera to nie tylko koszt zakupu sprzętu, ale też jego amortyzacja, ewentualne naprawy, aktualizacje i – często pomijany w kalkulacjach – czas administratora IT. Model chmurowy, taki jak oferowany przez Itmation, zamienia te rozproszone koszty na jedną, przewidywalną opłatę abonamentową, obejmującą serwer, jego utrzymanie i wsparcie techniczne. Dla wielu biur rachunkowych to właśnie przewidywalność budżetu IT, a nie sama „chmurowość”, jest głównym argumentem za zmianą. Podsumowanie Przeniesienie Symfonii do chmury nie zmienia sposobu pracy księgowej z programem – zmienia natomiast na lepsze elastyczność dostępu, poziom bezpieczeństwa danych i sposób rozliczania kosztów IT. Na rynku funkcjonuje kilku wyspecjalizowanych dostawców takiej usługi, a jednym z najbardziej doświadczonych w segmencie biur rachunkowych jest wrocławski Itmation. Decyzja o migracji powinna być jednak poprzedzona analizą realnych potrzeb biura: liczby klientów, modelu pracy zespołu i tego, czy obecna infrastruktura faktycznie nadąża za tempem pracy.

Wprowadzenie unijnych przepisów o cyberbezpieczeństwie wywołało w Polsce pewne zamieszanie. Wiele mniejszych firm, czytając o regulacjach, jakie niesie dyrektywa NIS2, uznało, że problem ich nie dotyczy. Skoro nowe prawo celuje w kluczowe podmioty gospodarcze, to czy każde biuro rachunkowe ma powody do obaw?   Okazuje się, że dyrektywa NIS2 to temat znacznie bliższy księgowym, niż pierwotnie mogłoby się wydawać. Nawet jeśli ustawa nie obejmuje bezpośrednio biur rachunkowych, nowe prawo i tak zapuka do ich drzwi – rękami ich klientów.   Kogo bezpośrednio dotyczy dyrektywa NIS2?  Nowe przepisy dzielą firmy na podmioty kluczowe i ważne, nakładając na nie rygorystyczne obowiązki związane z zarządzaniem ryzykiem i zgłaszaniem incydentów. Kryteria kwalifikacji opierają się na sektorze działalności oraz wielkości przedsiębiorstwa. Zasadniczo obejmują firmy zatrudniające powyżej 50 pracowników lub o rocznym obrocie przekraczającym 10 milionów euro.   Główne sektory objęte dyrektywą to między innymi:  Energetyka,  Transport,  Ochrona zdrowia,  Infrastruktura cyfrowa,  Produkcja,  Gospodarka odpadami,  Usługi pocztowe.  Większość standardowych biur rachunkowych w Polsce to mikro- i małe przedsiębiorstwa. Zatem bezpośrednio nie trafiają one na listę podmiotów podlegającym ustawowym obowiązkom raportowania i audytów z ramienia organów państwowych. Muszą one jednak bezwzględnie spełniać wymagania jako podwykonawcy.  Cyberbezpieczeństwo w łańcuchu dostaw – co to oznacza?  Z punktu widzenia dyrektywy NIS2, bezpieczeństwo dużej firmy jest dokładnie tak silne, jak jej najsłabszy podwykonawca. Dlatego NIS2 nakłada na podmioty kluczowe i ważne obowiązek weryfikowania poziomu zabezpieczeń u swoich dostawców i partnerów biznesowych.   Zastanówmy się, jakimi danymi dysponuje księgowy. Posiada on dostęp do finansów swoich klientów, danych osobowych ich pracowników, a często także do tajemnic handlowych i informacji o planowanych inwestycjach. Z perspektywy cyberprzestępców, biuro rachunkowe staje się atrakcyjnym celem. Włamując się do jednego biura, zyskują dostęp do danych kilkudziesięciu firm. Właśnie dlatego klienci objęci NIS2 zaczną wymagać dowodów na to, że ich dane są u biura rachunkowego bezpieczne.   Jak zabezpieczyć swoje biuro rachunkowe?  Cyberbezpieczeństwo biura rachunkowego nie wymaga od razu zatrudniania sztabu informatyków. Często wystarczą sprawdzone procedury i wdrożenie odpowiednich narzędzi dostarczanych przez zewnętrznych ekspertów.   Warto na początek zadbać o podstawy:  Kopie zapasowe (Backup) – dane klientów powinny być regularnie kopiowane na zewnętrzne, bezpieczne serwery. W razie awarii, zgodnie z regułą 3-2-1, firma powinna móc je szybko przywrócić.   Zarządzanie dostępem – czyli wprowadzenie silnych haseł i obowiązkowego logowania dwuetapowego do systemów księgowych. Każdy pracownik powinien mieć indywidualne konto z ograniczonymi uprawnieniami.   Edukacja zespołu – ponieważ najczęstszą przyczyną incydentów jest błąd człowieka. Warto zatem przeprowadzać cykliczne szkolenia dotyczące zagrożeń w sieci oraz potencjalnych cyberataków, takich jak phishing czy ransomware.   Traktuj NIS2 jako przewagę, a nie przeszkodę  Część biur rachunkowych może postrzegać nowe regulacje jako biurokratyczny ciężar. Warto jednak spojrzeć na to z innej strony. Udokumentowane, wysokie standardy ochrony danych staną się wkrótce ogromną przewagą konkurencyjną. Kiedy duży klient będzie wybierał obsługę księgową, postawi na firmę, która rozumie jego obowiązki prawne i nie naraża go na ryzyko naruszeń w łańcuchu dostaw.   Podczas nadchodzącej konferencji temat wymogów prawnych związanych z dyrektywą NIS2 omówi Jola Uździcka, menedżerka w firmie informatycznej LogOpt. Poruszy ona również kwestię nowelizacji ustawy o Krajowym Systemie Cyberbezpieczeństwa (KSC), a także skupi się na budowaniu świadomości oraz procedurach zgłaszania incydentów bezpieczeństwa.   Już 30 września odbędzie się wydarzenie, które pokaże księgowym i właścicielom biur rachunkowych, jak odpowiednio zadbać o bezpieczeństwo przechowywanych danych. Prelekcje będą miały miejsce w Sinersio Data Center w Nowej Soli.  

Wprowadzenie obowiązkowego Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) w lutym 2026 r. wpłynęło korzystnie na obieg dokumentów. Aktualnie faktury trafiają do firm znacznie szybciej – w czasie rzeczywistym. Problem pojawia się jednak, gdy w ciągu miesiąca dokumenty piętrzą się w stosy. Księgowym brakuje dodatkowych par rąk do weryfikacji każdej pozycji, sprawdzania zgodności z zamówieniami i upewniania się, czy dany wydatek był autoryzowany.   System klasy ERP musi przejąć rolę sita, które zatrzyma błędy i przepuści wyłącznie poprawne operacje. Platforma Destiny rozwiązuje ten problem, opierając elektroniczny obieg dokumentów na inteligentnym systemie workflow.   Jak zatrzymać błędne płatności? Obieg dokumentów w praktyce  Gdy faktury trafiają do firmy przez KSeF, proces jest na tyle szybki, że bez sztywnych reguł akceptacji niechciane koszty mogą niepostrzeżenie przejść do realizacji. W Platformie Destiny automatyzacja obiegu faktur i kontrola zaczynają się zaraz po pobraniu pliku. Sam proces opiera się na trzech filarach bezpieczeństwa.  Zanim faktura trafi na biurko księgowej lub CFO, platforma weryfikuje ją w zewnętrznych bazach. Mechanizm odczytuje rejestr GUS i białą listę podatników VAT. Jeśli kontrahent jest zawieszony lub dokument przypomina próbę wyłudzenia, system automatycznie nakłada alert i odsyła go do folderu kwarantanny.  Kolejnym etapem jest kontrola budżetu. Jeśli wydatek przekracza ustalony limit, w grę wchodzi system workflow. Zautomatyzowane reguły wysyłają powiadomienie z opcją akceptacji lub odrzucenia kosztu bezpośrednio na firmowy komunikator. Osoba decyzyjna może zweryfikować dokument nawet z poziomu telefonu. Dzięki temu status w ERP zmienia się natychmiast po kliknięciu. Dodatkowo, system zapisuje pełną historię operacji (kto, kiedy i z jakim komentarzem podjął decyzję).   Ostatnia linia obrony działa na etapie generowania paczki przelewów. System wysyła ją przez bezpieczne API prosto do banku. Przed samym wysłaniem mechanizm ponownie sprawdza, czy numer rachunku na fakturze zgadza się z kontem zgłoszonym w urzędzie. To ostatecznie eliminuje ryzyko opłacenia fałszywego dokumentu.   Jak przyspieszyć obieg dokumentów, które są bezbłędne?  Zatrzymywanie błędnych płatności to dopiero połowa sukcesu. Jak odpowiednio przyspieszyć obieg tych faktur, które powinny zostać zapłacone?  Kluczem jest tu automatyczna weryfikacja zgodności. Gdy do systemu wpada faktura zakupowa, algorytm przeszukuje bazę danych i automatycznie podpina pod nią powiązane zamówienia oraz dokumenty magazynowe PZ (Przyjęcie Zewnętrzne). Jeśli pozycje, kwoty i ilości towarów zgadzają się ze sobą, system uznaje dokument za poprawny. Taka faktura omija etap ręcznej weryfikacji i może przejść dalej. Pracownicy z kolei zajmują się wyłącznie anomaliami.  Zamiast ręcznego przepisywania danych, Destiny wprowadza mechanizm predekretacji. Inteligentny moduł skanuje treść i samodzielnie decyduje o kategoryzacji kosztu (np. oznacza dokument jako koszt operacyjny). Dzięki integracji z wstępnym rejestrem dokumentów, dział księgowy widzi faktury już od momentu wpływu do firmy, z pełną informacją o tym, u kogo czekają na akceptację w workflow. Znika ryzyko, że dokument zgubi się i wymusi korekty po zamknięciu miesiąca.   Po akceptacji następuje automatyczna dekretacja. Dokumenty trafiają do księgi głównej według zdefiniowanych schematów. Jeżeli firma korzysta z zewnętrznego oprogramowania finansowo-księgowego (np. Symfonia, Comarch ERP Optima), dane są na bieżąco konwertowane i przesyłane przez API w odpowiednim formacie.   Dzięki elastycznej architekturze system przyjmuje aktualizacje prawne “w locie”. Gwarantuje to, że automatyzacja obiegu faktur działa nawet przy ciągłych zmianach przepisów podatkowych. Odpowiednio skonfigurowany system workflow sprawia, że księgowość zyskuje pełną kontrolę nad firmowymi finansami.  

Wielu przedsiębiorców podejmuje decyzje finansowe na podstawie intuicji — dopóki nie pojawi się pierwszy poważny kryzys płynności. Wtedy okazuje się, że brak systemu controllingu i budżetowania to nie oszczędność, lecz kosztowna luka w zarządzaniu. Czym jest controlling finansowy i dlaczego go potrzebujesz?  Controlling finansowy (system zarządzania wynikami przedsiębiorstwa) to zestaw metod i narzędzi, które pozwalają na bieżąco monitorować kondycję finansową firmy i reagować na odchylenia od planu.   Nie jest to jednorazowy audyt — to ciągły proces sterowania rentownością.  W polskich realiach controlling odpowiada na pytanie, którego księgowość statutowa nigdy nie zadaje: nie „co się wydarzyło w ubiegłym miesiącu dla urzędu skarbowego”, lecz „gdzie właśnie teraz ucieka marża i jak będzie wyglądać cash flow za 90 dni” (CGO Finance, 2026).  W praktyce controlling obejmuje trzy filary:  Planowanie — ustalenie celów finansowych i operacyjnych na dany okres (miesiąc, kwartał, rok). Plan finansowy firmy powinien uwzględniać przychody, koszty stałe i zmienne oraz marże na poszczególnych produktach lub usługach.  Monitorowanie — bieżące porównywanie wyników rzeczywistych z założeniami budżetu. Kluczowe jest śledzenie wskaźników takich jak rentowność sprzedaży, cash flow operacyjny czy wskaźnik pokrycia kosztów stałych.  Reagowanie — podejmowanie działań korygujących w momencie, gdy odchylenia przekraczają ustalone progi tolerancji. Bez tego kroku controlling pozostaje jedynie raportowaniem.  Firmy z najlepszymi kompetencjami IT i analitycznymi osiągają o 35% większy wzrost przychodów i o 10% wyższe marże zysku w porównaniu do reszty rynku (McKinsey, 2024). To nie teoria — to mierzalna przewaga wynikająca z zastąpienia intuicji twardymi liczbami.  Jak zacząć budżetowanie w firmie krok po kroku?  Budżetowanie (proces planowania przychodów i wydatków na określony okres) nie musi być skomplikowane.   Kluczem jest rozpoczęcie od prostego modelu i stopniowe jego rozbudowywanie.  Badania naukowe potwierdzają, że budżetowanie stosowane jest przede wszystkim w średnich i dużych firmach o przychodach powyżej 50 mln PLN i zatrudnieniu ponad 200 osób — ale wspólną cechą wszystkich podmiotów wdrażających budżetowanie jest chęć redukcji kosztów i poprawy wyników finansowych (ResearchGate). To oznacza, że nawet mniejsze firmy mogą czerpać z tego procesu korzyści, jeśli zaczną od prostego modelu.  Krok 1: Zdefiniuj pytanie. Określ, co chcesz mierzyć, w jaki sposób i dla kogo przygotowujesz analizę. Czy interesuje Cię rentowność sprzedaży całej firmy, czy poszczególnych linii produktowych?  Krok 2: Zbierz dane. Zidentyfikuj źródła informacji — system FK, moduł handlowy, CRM, arkusze kalkulacyjne. Im więcej danych w jednym miejscu, tym trafniejsze prognozy.  Krok 3: Przygotuj dane. Oczyść, połącz i ustandaryzuj informacje z różnych źródeł. To etap, na którym większość firm traci czas — dlatego automatyzacja jest kluczowa.  Krok 4: Analizuj i wyciągaj wnioski. Opracuj wizualizacje, porównaj plan z wykonaniem, zidentyfikuj odchylenia i podejmij decyzje.  Ten czteroetapowy proces (pytanie → dane → przygotowanie → wyniki) stanowi uniwersalny schemat analityczny stosowany w profesjonalnym controllingu.  Jakich narzędzi używać do controllingu i budżetowania?  Skuteczny controlling wymaga narzędzia, które łączy dane z wielu źródeł, automatyzuje raportowanie i umożliwia drążenie danych (drill-down) do poziomu pojedynczej transakcji.   Arkusz kalkulacyjny to za mało, gdy firma rośnie.  Dane Eurostatu potwierdzają skalę cyfryzacji: w 2025 roku ponad połowa (53% przedsiębiorstw w UE) korzystała ze specjalistycznego oprogramowania e-biznesowego — ERP, CRM lub BI (Eurostat, 2026). Jednocześnie 20% firm w UE wdrożyło technologie AI wspierające analitykę (Eurostat, 2025). To oznacza, że firmy bez narzędzi BI pozostają w mniejszości i tracą przewagę konkurencyjną.  Nowoczesne systemy Business Intelligence (narzędzia analityki biznesowej) oferują:  Kokpity menedżerskie (dashboardy) — wizualne podsumowania kluczowych wskaźników w czasie rzeczywistym. Zamiast przeglądać dziesiątki tabel, widzisz rentowność sprzedaży, marże i odchylenia budżetowe na jednym ekranie.  Automatyczne raporty — cykliczna dystrybucja raportów do właściwych osób bez ręcznego eksportu danych. Dyrektor finansowy dostaje raport o płynności, handlowiec — o realizacji targetu.  Analizę OLAP (wielowymiarowa analiza danych) — możliwość przeglądania tych samych danych w różnych przekrojach: po regionach, produktach, klientach, okresach. To fundament controllingu operacyjnego.  Integrację z systemem ERP — dane z modułu finansowo-księgowego i handlowego zasilają raporty automatycznie, bez ręcznego przenoszenia między systemami.  Controlling a cyfryzacja — gdzie jest Twoja firma?  Kontekst rynkowy jest jednoznaczny – firmy bez narzędzi analitycznych to dziś mniejszość w Europie.  53% przedsiębiorstw w UE korzysta z oprogramowania ERP, CRM lub BI (Eurostat, 2026)  20% firm w UE wdrożyło technologie AI do analityki biznesowej (Eurostat, 2025)  38% firm strefy euro jest na zaawansowanym etapie adopcji AI, a kolejne 33% eksperymentuje (ECB SAFE Survey, 2026)  48% europejskich firm produkcyjnych wykorzystuje big data i AI — więcej niż w USA (28%) (EIB, 2026)  Jeśli Twoja firma nadal opiera controlling na ręcznych arkuszach, tracisz nie tylko czas, ale i pozycję konkurencyjną. Wdrożenie systemu BI zintegrowanego z ERP to dziś standard, nie luksus.  Controlling finansowy w ekosystemie Symfonii  Symfonia oferuje zintegrowane środowisko analityczne, które łączy dane z modułów Handel oraz Finanse i Księgowość w jednym panelu raportowym.   Nie musisz kupować oddzielnego systemu BI – analityka jest częścią ekosystemu, z którego już korzystasz.  Dostępne narzędzia analityczne w środowisku Symfonii:  Business Intelligence – 10 kokpitów menedżerskich i około 120 gotowych raportów dostępnych od razu po instalacji. Analizy OLAP w MS Excel pozwalają na swobodne drążenie danych w znanych arkuszach kalkulacyjnych.  Smart BI – rozszerzone możliwości analizy danych z kilkudziesięcioma gotowymi raportami i opcją tworzenia własnych. Łączy dane z modułów Handel, Finanse i Księgowość oraz źródeł zewnętrznych. Siedem kluczowych przewag Smart BI to: szybki dostęp do informacji, aktualność danych, łatwość obsługi (interfejs oparty na Excelu), uniwersalność konfiguracji, elastyczność manipulacji danymi, otwartość na wiele źródeł danych oraz możliwość współpracy zespołowej.  Analityk Sprzedaży – 5 kokpitów i około 50 raportów dedykowanych monitorowaniu rentowności sprzedaży, realizacji planów handlowych i identyfikacji trendów.  Dostęp do analiz realizowany jest przez przeglądarkę WWW, kontekstowo z systemu operacyjnego, z poziomu MS Office Excel oraz przez zewnętrzne narzędzia OLAP – co oznacza, że kontroler finansowy, dyrektor i handlowiec korzystają z tych samych danych w preferowanym przez siebie środowisku.  Zacznij kontrolować finanse firmy już dziś  Controlling finansowy i budżetowanie to nie luksus dużych korporacji – to standard każdej firmy, która chce rosnąć świadomie.   Pierwszy krok to nie zakup systemu, lecz odpowiedź na pytanie: „Które dane są mi potrzebne do lepszych decyzji?”  Symfonia Business Intelligence i Smart BI dają Ci gotowe odpowiedzi – od kokpitów z kluczowymi wskaźnikami po szczegółowe raporty z możliwością drill-down do pojedynczej faktury.  FAQ – Najczęściej zadawane pytania  Czym jest controlling finansowy?  Controlling finansowy to system ciągłego monitorowania wyników firmy i porównywania ich z planem finansowym. Obejmuje planowanie, bieżącą kontrolę wskaźników (rentowność sprzedaży, marże, cash flow) oraz podejmowanie działań korygujących przy odchyleniach od budżetu.  Od czego zacząć budżetowanie w małej firmie?  Zacznij od zdefiniowania celów finansowych na najbliższy kwartał, zbierz dane historyczne o przychodach i kosztach, a następnie stwórz prosty plan przychodów i wydatków. Kluczowe jest regularne porównywanie planu z wykonaniem – nawet w arkuszu kalkulacyjnym.  Jakie narzędzia wspierają controlling w firmie?  Profesjonalny controlling wymaga systemu Business Intelligence z kokpitami, automatycznymi raportami i analizą OLAP. Symfonia oferuje od 5 do 10 kokpitów i do 120 raportów zintegrowanych z modułami FK i Handel – dostępnych przez przeglądarkę, Excel lub system ERP.  Czym różni się budżetowanie od controllingu?  Budżetowanie to proces planowania przychodów i wydatków na określony okres. Controlling jest pojęciem szerszym – obejmuje budżetowanie, ale także bieżące monitorowanie realizacji planu, analizę odchyleń i podejmowanie decyzji korygujących.  Czy controlling jest potrzebny w małej firmie?  Tak. Firmy efektywnie wykorzystujące dane rosną o 35% szybciej niezależnie od wielkości. W małej firmie controlling może być prostszy (mniej wskaźników, krótsze cykle raportowania), ale jego brak oznacza podejmowanie decyzji na ślepo.  Ile firm w Europie korzysta z narzędzi BI?  Według Eurostatu (2025/2026) ponad 53% przedsiębiorstw w UE korzysta z oprogramowania ERP, CRM lub BI. 20% firm wdrożyło już technologie AI do analityki. Firmy bez narzędzi analitycznych tracą przewagę konkurencyjną. 

“Twoja księgowość mówi Ci, co było. My pokazujemy, co będzie” – to stwierdzenie dobrze oddaje rewolucję, która właśnie transformuje biura rachunkowe. Księgowość przestaje być wyłącznie przestrzenią do rejestrowania minionych zdarzeń. Dzięki nowym technologiom staje się proaktywnym uczestnikiem w bieżącym zarządzaniu biznesem.  W tradycyjnym ujęciu księgowość porządkuje i rejestruje zdarzenia, które już nastąpiły. Tymczasem księgowość aktywna przetwarza aktualne dane przy użyciu algorytmów sztucznej inteligencji (AI). Pozwala to na automatyzację rutynowych czynności, bieżące prognozowanie płynności finansowej oraz wczesne wykrywanie ryzyka operacyjnego. Jednocześnie, co ważne, to podejście nie zastępuje systemu ERP ani księgowego. Jego celem jest rozszerzenie ich możliwości.   Księgowość pasywna a tradycyjny ERP – na czym to polega?  Księgowość pasywna to tradycyjny model prowadzenia rachunkowości, w którym dane finansowe są rejestrowane i przetwarzane po fakcie. Opiera się na zamykaniu okresów rozliczeniowych, co często oznacza, że informacje o realnej kondycji finansowej trafiają do zarządu z kilkutygodniowym opóźnieniem.  Obecnie znaczna część obecnych wdrożeń ERP funkcjonuje właśnie w tym modelu. Oprogramowanie rejestruje historię faktur i płatności, generując raport podsumowujące miniony miesiąc. Tymczasem księgowy pełni rolę „historyka biznesu”. Weryfikuje bowiem poprawność minionych zdarzeń, by spełniać wymogi prawne.   Pasywność w księgowości nie oznacza jednak, że system jest przestarzały. ERP nadal gwarantuje zgodność i wiarygodność danych. Problemem zatem nie jest brak dokumentacji, lecz zbyt długi czas pomiędzy zdarzeniem a reakcją firmy.   Księgowość aktywna ze wsparciem AI  Księgowość aktywna to nowoczesne podejście do rachunkowości, w którym dane finansowe są przetwarzane w czasie rzeczywistym dzięki automatyzacji i algorytmom sztucznej inteligencji. Zamiast wyłącznie podsumowywać przeszłość, księgowość aktywna prognozuje przepływy pieniężne, wykrywa anomalie operacyjne i wspiera bieżące decyzje biznesowe.  Sztuczna inteligencja jest tu absolutnym katalizatorem zmian. Do procesów, które algorytmy skutecznie automatyzują w biurach rachunkowych, należą m.in.:   Odczytywanie i klasyfikowanie dokumentów (inteligentny OCR) oraz automatyczne przekazywanie do osób odpowiedzialnych za akceptację,   Dekretacja inteligentna – przypisywanie kosztów do kont, projektów lub centrów kosztowych,   Uzgadnianie płatności i parowanie wyciągów bankowych z wprowadzonymi fakturami,   Wykrywanie braków, duplikatów i nietypowych operacji (zapobieganie wyłudzeniom),   Monitorowanie terminów i alertowanie o odchyleniach od ustalonych reguł budżetowych,   Bieżące aktualizowanie prognoz przepływów pieniężnych.  Należy pamiętać, że księgowość aktywna nie zwalnia biura z obowiązków pasywnych. Sprawozdawczość i podatki nadal muszą być rozliczane bezbłędnie. Narzędzia takie jak platforma flowMEE działają jako uzupełnienie istniejącego środowiska, stanowiąc wsparcie analityczne. System szacuje najbardziej prawdopodobne skutki finansowe, jednak ostateczna weryfikacja i interpretacja zawsze pozostaje w rękach specjalistów.   Jak księgowość aktywna współpracuje z systemem ERP?  Kluczem do sukcesu jest płynna integracja. W przypadku flowMEE, platformę można bezpiecznie połączyć z popularnym oprogramowaniem, takim jak Comarch ERP Optima, enova365 czy Symfonia. Integracja za pomocą interfejsu API zapewnia bezpośredni, bezpieczny eksport danych finansowych, dając natychmiastowy dostęp do historii zmian, logów operacji i pełnej ścieżki audytowej.   Po spięciu systemu ERP z księgowością aktywną, zachodzi pełna synergia procesów. Zobaczmy, jak wygląda to w praktyce:  Faktura kosztów wpływa na skrzynkę firmy.  AI odczytuje dane, rozpoznaje kontrahenta i kategorię kosztu.  System porównuje wydatek z założonym budżetem oraz historią podobnych operacji.  Dokument zostaje automatycznie skierowany do właściwej osoby celem akceptacji.   Zobowiązanie trafia do ERP i aktualizuje prognozę płynności.  Jeżeli koszt przekracza ustalony próg, osoba przypisana do kontrahenta otrzymuje alert.   Nietypowe przypadki są przekazywane księgowemu do ręcznej weryfikacji.   To właśnie tutaj zarysowuje się fundamentalna różnica. W księgowości pasywnej faktura pojawiłaby się dopiero w raporcie pod koniec miesiąca. Tymczasem w modelu aktywnym – już na etapie akceptacji wpływa na prognozy finansowe.   Od raportowania przeszłości do kreowania przyszłości  Księgowość nadal musi rzetelnie odpowiadać na pytanie, co wydarzyło się w firmie. Zmiana paradygmatu polega na tym, że dzięki bieżącym danym i algorytmom AI można wcześniej zobaczyć, do czego doprowadzą obecne decyzje.   System ERP pozostaje finansową pamięcią organizacji. Księgowość aktywna dodaje do niej sokole oko – mechanizm, który stale obserwuje, analizuje i ostrzega. Dzięki temu tradycyjne biuro rachunkowe przemienia się w nowoczesne centrum.  

Czy system ERP może sam analizować dokumenty, podpowiadać sposób ich księgowania i pomagać w realizacji codziennych obowiązków?  W Comarch ERP Optima sztuczna inteligencja wspiera użytkowników na dwóch poziomach – poprzez Comarch ChatERP, który ułatwia dostęp do informacji oraz Agentów AI odpowiedzialnych za automatyzację konkretnych procesów biznesowych. To rozwiązania, które realnie zmieniają sposób pracy księgowości. Comarch ChatERP i Agenci AI – dwa różne podejścia do wykorzystania sztucznej inteligencji Choć zarówno Comarch ChatERP, jak i Agenci AI wykorzystują sztuczną inteligencję, odpowiadają na zupełnie inne potrzeby przedsiębiorstw. Comarch ChatERP to inteligentny asystent, który ułatwia pracę z systemem ERP. Pozwala zadawać pytania w języku naturalnym, szybko wyszukiwać informacje, analizować dane oraz tworzyć podsumowania bez konieczności przeszukiwania wielu modułów systemu. Agenci AI idą o krok dalej. Zamiast jedynie dostarczać informacje, aktywnie wspierają realizację konkretnych procesów biznesowych – od analizy dokumentów, przez przygotowanie rekomendacji, po automatyzację wybranych czynności. Dzięki temu użytkownicy mogą skupić się na podejmowaniu decyzji, zamiast wykonywać powtarzalne operacje. Comarch ChatERP – szybki dostęp do informacji dzięki AI Jednym z pierwszych rozwiązań wykorzystujących sztuczną inteligencję w ekosystemie Comarch jest Comarch ChatERP. To inteligentny asystent, który zmienia sposób pracy z systemem ERP, umożliwiając komunikację za pomocą języka naturalnego. Zamiast przeszukiwać kolejne moduły czy tworzyć własne zestawienia, użytkownik może po prostu zadać pytanie i otrzymać odpowiedź opartą na danych zapisanych w systemie. Comarch ChatERP wykorzystuje modele językowe do interpretacji pytań oraz analizy informacji znajdujących się w bazie danych. Dzięki temu pozwala szybciej odnaleźć potrzebne dokumenty, zweryfikować informacje o kontrahentach, sprawdzić status procesów czy przygotować podsumowanie wybranych danych biznesowych. Rozwiązanie sprawdza się w codziennej pracy wielu działów przedsiębiorstwa. Księgowi mogą szybciej wyszukiwać informacje o dokumentach i rozliczeniach, handlowcy analizować wyniki sprzedaży, a kadra zarządzająca uzyskiwać odpowiedzi dotyczące najważniejszych wskaźników biznesowych bez konieczności samodzielnego przygotowywania raportów. Agenci AI w Comarch ERP Optima – inteligentne wsparcie codziennych procesów Największą wartością Agentów AI jest ich specjalizacja. Każdy z nich odpowiada za konkretny proces biznesowy i wspiera użytkownika dokładnie tam, gdzie codziennie wykonywanych jest najwięcej powtarzalnych czynności. Zamiast zastępować pracowników, przejmują czasochłonne etapy pracy, przyspieszając realizację zadań i ograniczając ryzyko błędów. Dekretator kosztów Dekretator kosztów wspiera proces księgowania faktur kosztowych. Na podstawie historii wcześniejszych operacji analizuje dokument oraz rozpoznaje kontrahenta, proponując odpowiedni schemat księgowania. Dzięki temu księgowy nie musi każdorazowo wybierać właściwej dekretacji ręcznie, co znacząco przyspiesza obsługę dokumentów. Kategoryzator dokumentów Kategoryzator dokumentów automatycznie analizuje treść faktur pochodzących z KSeF lub systemów OCR i proponuje ich odpowiednią kategorię księgową. Rozwiązanie sprawdza się szczególnie w przypadku nowych kontrahentów oraz dokumentów, które wcześniej nie występowały w systemie. Kwalifikator kosztów Kwalifikator kosztów odpowiada za przypisanie dokumentów do właściwego procesu w systemie ERP. W pierwszej kolejności wykorzystuje historię wcześniejszych operacji, a jeśli nie znajdzie odpowiedniego wzorca, analizuje treść dokumentu z wykorzystaniem algorytmów sztucznej inteligencji. Pozwala to szybciej klasyfikować dokumenty i ograniczyć liczbę ręcznie wykonywanych czynności. Weryfikator e-Faktur Weryfikator e-Faktur zwiększa bezpieczeństwo procesów zakupowych. Po pobraniu dokumentu z KSeF automatycznie porównuje dane kontrahenta z informacjami dostępnymi w bazach referencyjnych i wykrywa ewentualne niezgodności. Dzięki temu użytkownik może zweryfikować poprawność danych jeszcze przed rozpoczęciem dalszej obsługi faktury. Agent rozwiązania umowy Sztuczna inteligencja wspiera również działy kadrowo-płacowe. Agent rozwiązania umowy pomaga przygotować dokumentację związaną z zakończeniem zatrudnienia, analizując dane pracownika oraz obowiązujące przepisy. Użytkownik otrzymuje gotową propozycję wymaganych informacji, którą może zweryfikować i zaakceptować. Ostateczna decyzja zawsze należy do działu księgowego Rozwiązania AI dostępne w Comarch ERP Optima zostały zaprojektowane zgodnie z zasadą Human in the Loop. Oznacza to, że sztuczna inteligencja nie działa samodzielnie, lecz wspiera użytkownika na kolejnych etapach pracy. Agenci AI przygotowują rekomendacje, analizują dane i automatyzują wybrane czynności, jednak nie podejmują ostatecznych decyzji biznesowych. To użytkownik zatwierdza proponowane działania, dzięki czemu przedsiębiorstwo zyskuje korzyści płynące z wykorzystania AI, zachowując pełną kontrolę nad procesami oraz bezpieczeństwem danych. Takie podejście sprawia, że sztuczna inteligencja staje się praktycznym narzędziem wspierającym codzienną pracę, a nie rozwiązaniem zastępującym wiedzę i doświadczenie specjalistów. Chcesz zobaczyć Agentów AI w praktyce? Rozwiązania oparte na sztucznej inteligencji to tylko część nowości dostępnych w Comarch ERP Optima. Najnowsza wersja systemu wprowadza również szereg zmian w obszarze księgowości, KSeF, automatyzacji procesów oraz codziennej pracy użytkowników. Jeśli chcesz dowiedzieć się więcej o nowych funkcjach, poznać możliwości Comarch ChatERP i Agentów AI oraz zobaczyć ich działanie na praktycznych przykładach, pobierz materiały z czerwcowej Konferencji Biznes 5.0 poświęconej nowościom w Comarch ERP Optima. >> Zobacz nagrania z konferencji <<  Zyskaj przewagę dzięki AI w Comarch ERP Optima – z T2S to możliwe! Sztuczna inteligencja zmienia sposób pracy przedsiębiorstw, ale o sukcesie nie decyduje wyłącznie technologia. Równie ważne jest jej właściwe wdrożenie i dopasowanie do specyfiki firmy. Właśnie dlatego warto współpracować z doświadczonym partnerem, który nie tylko zna możliwości systemu, ale potrafi przełożyć je na realne usprawnienia procesów biznesowych. Jako Certyfikowany Partner Comarch od lat wdrażamy systemy Comarch ERP i wspieramy przedsiębiorstwa z różnych branż w cyfryzacji oraz automatyzacji codziennej pracy. Doskonale znamy możliwości najnowszych wersji Comarch ERP Optima, dlatego pokażemy Ci nie tylko, jakie nowości zostały udostępnione, ale przede wszystkim, jak wykorzystać je w praktyce. Skontaktuj się ze specjalistami T2S 22 575 86 00 | biuro@t2s.pl

Generowanie deklaracji JPK czy zamykanie miesiąca osobno dla każdego klienta zajmuje księgowym mnóstwo czasu. Na realnym przykładzie pokazujemy, jak masowa obsługa klientów zwiększa efektywność pracy biura rachunkowego i jednocześnie podnosi jakość świadczonych usług. Problem: powielanie tych samych czynności administracyjnych i kontrolnych Księgowi z biura rachunkowego Beaty Liro wykonywali te same czynności administracyjne i kontrolne dla każdego klienta z osobna. Dla każdej z obsługiwanych firm musieli zamknąć miesiąc i wygenerować deklaracje JPK, VAT czy ZUS. Wymagało to zalogowania się do bazy każdego klienta i wykonania tej samej pracy. Pracochłonność z tym związana nie była jednak jedynym problemem. Pozostałe to między innymi: niespójność kartotek – rozproszenie danych sprzyjało powstawaniu duplikatów kontrahentów oraz różnicom w numeracji dokumentów, brak centralnego nadzoru – zarządzanie uprawnieniami operatorów i bezpieczeństwem w wielu bazach było utrudnione i wymagało powtarzalnej konfiguracji, ograniczona weryfikacja zewnętrzna – brak możliwości masowej kontroli statusów VIES czy parametrów VAT zwiększał ryzyko podatkowe zarówno biura, jak i jego klientów. Częsty problem w biurach rachunkowych Jeżeli biuro rachunkowe obsługuje, na przykład, 30 firm pracownicy muszą: 30 razy zamknąć okres VAT, 30 razy wygenerować JPK, 30 razy zweryfikować statusy kontrahentów w rejestrach MF. Robienie tego bez automatyzacji wydłuża czas pracy i drastycznie zwiększa ryzyko błędu, wynikające z konieczności ciągłego „przełączania kontekstu” między różnymi środowiskami. Rozwiązanie: praca na wielu bazach czyli praca dla wielu firm jednocześnie Masowa obsługa wielu klientów w tym samym czasie Biuro rachunkowe Beaty Liro postanowiło wdrożyć system dla biur rachunkowych, który pozwoli wykonywać rutynowe czynności zbiorczo, oszczędzając czas i podnosząc bezpieczeństwo rozliczeń. Rozwiązaniem zaproponowanym przez partnera wdrożeniowego – firmę BST Sp. z o.o., był system ERP enova365 w pakiecie dla biur rachunkowych, w tym praca na wielu bazach. To rozwiązanie całkowicie zmienia sposób interakcji księgowych z biura rachunkowego z systemem. Na czym polega praca na wielu bazach? Jest oparta na 3 filarach: bazie zarządczej, która pełni rolę centralnego panelu administracyjnego – to tutaj definiuje się role operatorów, spójne uprawnienia i konfiguracje, które są następnie dziedziczone przez bazy klientów, centralnym logowaniu, które zapewnia uporządkowany dostęp do wszystkich baz klienckich (slave) bez konieczności wielokrotnego wprowadzania haseł i przelogowywania się, panelu pracy zbiorczej – narzędziu, które pozwala na nadzór nad statusami wykonania prac, przeliczeniami podatków i wysyłką e-Deklaracji we wszystkich bazach jednocześnie. Księgowy nie musi już otwierać każdej firmy z osobna, by sprawdzić, czy JPK został wysłany – widzi to na jednym, zbiorczym zestawieniu. Temat pracy na wielu bazach w biurze rachunkowym wyjaśniliśmy szczegółowo w tym artykule. W jaki sposób nowe rozwiązanie wspiera masową obsługę klientów w biurze rachunkowym? Przed wdrożeniem, księgowa z biura rachunkowego musiała logować się do każdej z baz danych klienta oddzielnie, żeby sprawdzić, czy w każdej firmie zamknięto okres VAT, wygenerowano deklaracje i wysłano wymagane dokumenty. Kilkadziesiąt razy wykonywała te same czynności, co nie tylko zajmowało wiele godzin, ale też zwiększało ryzyko przeoczenia ważnych informacji. Obecnie, dzięki pracy na wielu bazach księgowa loguje się tylko raz – przez bazę master. Na jednym ekranie widzi statusy wszystkich obsługiwanych firm. Może sprawdzić, które deklaracje zostały już wysłane, gdzie wystąpiły błędy i które zadania wymagają interwencji. Może również uruchomić wybrane operacje zbiorczo dla wielu klientów jednocześnie, zamiast wykonywać je osobno w każdej bazie. Korzyści z wdrożenia pracy na wielu bazach Mniej przełączania się między firmami. Znacznie szybsza realizacja powtarzalnych zadań. Pełna kontrola nad obsługą wszystkich klientów z jednego miejsca. Masowa kontrola danych – czyli koniec z ręczną weryfikacją Centralizacja baz to tylko część udanego wdrożenia w biurze rachunkowym Beaty Liro. Aby realnie „robić raz dla wielu”, konieczne było wdrożenie narzędzi automatyzujących merytoryczną kontrolę danych. W Biurze Rachunkowym Beata Liro zaimplementowano autorski pakiet firmy wdrożeniowej – BST.KsięgaEXT. Narzędzie to wprowadziło masowe kontrole danych, które wcześniej wykonywano ręcznie. Aktualnie system automatycznie: wykrywa duplikaty kontrahentów w skali całego biura, czyści i porządkuje kartoteki, masowo weryfikuje statusy kontrahentów w rejestrach VIES oraz Ministerstwa Finansów, automatycznie importuje parametry zewnętrzne, takie jak kursy walut NBP. Dzięki temu, zamiast poświęcać godziny na żmudną weryfikację każdego kontrahenta z osobna, system robi to w tle dla wszystkich podmiotów jednocześnie, generując ostrzeżenia tylko tam, gdzie wykryto nieprawidłowości. Jak wskazuje Bartłomiej Leś, prezes zarządu BST: „takie funkcje (…) znacząco skracają czas operacji przy większej liczbie klientów”.

AI w księgowości już dziś realnie usprawnia pracę, ale nie zastępuje odpowiedzialności, wiedzy eksperckiej ani oceny specjalisty w sprawach wymagających zastosowania przepisów. Największą wartość daje tam, gdzie łączy automatyzację procesów księgowych z analizą danych, kontrolą dokumentów i sprawniejszą komunikacją z klientami. AI w księgowości w praktyce Sztuczna inteligencja w branży księgowości nie jest już tylko modnym hasłem. Dla biur rachunkowych i działów finansowych oznacza przede wszystkim szybsze przetwarzanie dokumentów, wsparcie analiz, lepszą organizację pracy i większą efektywność na co dzień. W praktyce wykorzystanie AI ma sens wtedy, gdy skraca czas realizacji powtarzalnych zadań i poprawia jakość danych, a nie wtedy, gdy działa obok systemu i nie wpływa na procesy. Czym różni się AI od OCR i RPA? W dyskusji o automatyzacji łatwo wrzucić do jednego worka OCR, robotic process automation i sztuczną inteligencję, choć każde z tych rozwiązań służy do czegoś innego. OCR odczytuje treść dokumentów, na przykład faktur. RPA wykonuje z góry zaplanowane czynności według procedur, na przykład przenosi dane między systemami albo uruchamia określone działania po spełnieniu warunku. AI idzie krok dalej, bo potrafi rozpoznawać wzorce, wspierać klasyfikację dokumentów, sugerować sposób księgowania, generować raporty i przygotowywać materiał do dalszej oceny przez specjalistę. Dlatego AI w księgowości nie sprowadza się do prostego przepisywania danych. Jej zastosowanie obejmuje także analizę, przewidywanie i wspieranie decyzji operacyjnych na podstawie dużych zbiorów informacji. Jak działa AI w pracy księgowych? AI działa tam, gdzie otrzymuje dane wejściowe, porównuje je z wcześniejszymi wzorcami, regułami lub modelem uczenia maszynowego i przygotowuje wynik: rekomendację, klasyfikację, wykrycie odchylenia, projekt odpowiedzi albo raport. W pracy księgowych może to oznaczać podpowiedź, czy dokument ma komplet danych, czy płatności zgadzają się z fakturami albo czy dany wydatek wymaga dodatkowej kontroli. Im lepsza jakość danych i im lepsza integracja AI z procesami księgowymi, tym większa szansa, że narzędzie rzeczywiście usprawni pracę, zamiast tworzyć dodatkowy etap weryfikacji. Gdzie AI daje największą wartość w księgowości? Największe korzyści zwykle nie pojawiają się w najbardziej spektakularnych wdrożeniach, ale w dobrze uporządkowanej codziennej pracy. To właśnie tam sztuczna inteligencja pomaga odzyskać czas, ograniczyć ręczne księgowanie i uporządkować komunikację z klientami. Faktury, dokumenty i księgowanie To dziś jeden z najbardziej praktycznych obszarów zastosowania. Narzędzia AI mogą wspierać odczyt faktur, rozpoznawanie pól, przypisywanie dokumentów do właściwych spraw, wstępne kategoryzowanie kosztów i przygotowanie danych do zaksięgowania. W połączeniu z elektronicznym obiegiem dokumentów i systemami księgowymi skraca to czas pracy nad pojedynczym dokumentem oraz zmniejsza liczbę prostych pomyłek. Dla biur rachunkowych ma to szczególne znaczenie przy dużej skali obsługi klientów. Gdy dokumenty spływają z wielu kanałów, automatyzacja procesów księgowych pozwala ograniczyć ręczne sortowanie, pilnowanie braków i wysyłanie powtarzalnych przypomnień. Analizy danych, raporty i ocena wyników AI jest przydatna nie tylko przy wprowadzaniu danych. Coraz częściej wspiera analizy danych, generowanie raportów i wykrywanie mniej oczywistych odchyleń. Może szybciej wychwycić zmianę struktury kosztów, nietypowy wzrost wydatków w określonej kategorii albo różnice między bieżącym okresem a wcześniejszym. To ważna zmiana dla branży księgowej, bo rośnie znaczenie pracy doradczej. Klienci oczekują dziś nie tylko poprawnego zaksięgowania dokumentów, ale też krótkiego i zrozumiałego omówienia danych: co się zmieniło, gdzie rośnie ryzyko i jakie decyzje warto rozważyć. Komunikacja z klientami i organizacja pracy Asystenci AI coraz częściej wspierają także komunikację. Mogą przygotowywać robocze odpowiedzi na powtarzalne pytania klientów, przypominać o brakujących dokumentach, porządkować zgłoszenia i podsumowywać ustalenia. W biurach rachunkowych to realna oszczędność czasu, zwłaszcza w okresach spiętrzenia pracy. Nie chodzi jednak o pełne oddanie komunikacji maszynie. W sprawach standardowych AI może odciążyć zespół, ale w tematach związanych z przepisami podatkowymi, wyjątkami, ryzykiem i odpowiedzialnością rola specjalistów nadal pozostaje kluczowa. Czy AI zastąpi księgowych? To pytanie wraca regularnie, bo rozwój technologii budzi jednocześnie ciekawość i obawy. W praktyce trafniejsze jest inne: które zadania przejmie AI, a które staną się jeszcze ważniejsze po jej wdrożeniu? Które zadania przejmie automatyzacja? Najbardziej podatne na automatyzację są zadania powtarzalne, oparte na jasnych regułach i dużej liczbie podobnych operacji. Dotyczy to między innymi wstępnej obróbki faktur, kompletowania dokumentów, podstawowej kontroli zgodności danych, generowania zestawień i części raportów. To oznacza, że pracę księgowych zmienią przede wszystkim narzędzia do automatyzacji, a nie jednorazowa rewolucja. W wielu organizacjach zniknie część ręcznych czynności, ale nie zniknie potrzeba kontroli, oceny i wiedzy eksperckiej. Co pozostanie po stronie księgowych? Po stronie księgowych pozostają strategiczne aspekty pracy: ocena danych, ocena skutków decyzji, dobór właściwego podejścia do klienta, kontrola zgodności, reagowanie na wyjątki i odpowiedzialność za końcowy efekt. AI może podpowiadać rozwiązania i przygotowywać materiał do oceny, ale nie przejmuje odpowiedzialności prawnej ani zawodowej. Dlatego stwierdzenie, że AI zastąpi księgowych, jest zbyt dużym uproszczeniem. Bardziej prawdopodobny jest scenariusz, w którym księgowi pracują inaczej: mniej czasu poświęcają na ręczne czynności, a więcej na analizę, relacje z klientami, kontrolę ryzyka i podejmowanie decyzji biznesowych. Przykład 1. Biuro rachunkowe obsługujące kilkudziesięciu klientów usługowych co miesiąc otrzymywało faktury trzema kanałami: mailem, przez komunikatory i w papierze. Po uporządkowaniu obiegu dokumentów i integracji AI z systemem do rejestracji dokumentów zespół przestał ręcznie sortować pliki i pilnować braków w arkuszu. Księgowe odzyskały czas na kontrolę wyjątków i kontakt z klientami, którzy faktycznie wymagali wyjaśnienia. Przykład 2. W firmie handlowej AI zaczęła przygotowywać cykliczne raporty o opóźnionych płatnościach i zmianach marży. Sam raport nie rozwiązał problemu, ale skrócił drogę do decyzji, bo dział finansowy szybciej widział, których klientów trzeba objąć dodatkową kontrolą i gdzie potrzebna jest rozmowa o warunkach współpracy. Jak bezpiecznie wdrażać AI? Najwięcej problemów nie wynika dziś z samej technologii, ale z chaotycznego wdrożenia. Jeśli firma lub biuro rachunkowe uruchamia narzędzia AI bez zasad, kontroli dostępu i podziału odpowiedzialności, ryzyko szybko rośnie. Dane, bezpieczeństwo i zgodność W księgowości AI niemal zawsze pracuje na danych wrażliwych biznesowo, a często także na danych osobowych. Dlatego bezpieczeństwo nie może być dodatkiem do projektu. Trzeba ustalić, jakie dokumenty wolno przekazywać do danego rozwiązania, czy dane są wykorzystywane do dalszego trenowania modelu, gdzie są przetwarzane i kto ma do nich dostęp. To szczególnie ważne przy korzystaniu z publicznych narzędzi AI. Nawet jeśli dostawca deklaruje wysoki poziom zabezpieczeń, biuro rachunkowe albo firma powinny ocenić zgodność sposobu przetwarzania danych z zasadami RODO, w tym z zasadą legalności, minimalizacji danych i ograniczenia celu. W praktyce oznacza to konieczność sprawdzenia warunków usługi, zakresu powierzanych danych i wewnętrznych procedur, zanim narzędzie zostanie dopuszczone do pracy na dokumentach klientów. Kontrola człowieka, szkolenia i procedury W obszarze księgowości nie wystarczy, że system przez większość czasu generuje poprawne wyniki. Potrzebna jest możliwość sprawdzenia, skąd wzięła się rekomendacja, kto zatwierdza efekt i kiedy człowiek ma obowiązek wejść w proces. Dotyczy to zwłaszcza analizy danych, odpowiedzi dla klientów i działań opartych na przepisach podatkowych. Do tego dochodzą szkolenia. Art. 4 AI Act nakłada obowiązek podejmowania działań na rzecz odpowiedniego poziomu kompetencji w zakresie AI na dostawców i podmioty stosujące systemy AI, z uwzględnieniem ich roli, kontekstu użycia oraz osób, których system może dotyczyć. Przepisy te stosuje się od 2 lutego 2025 r. W praktyce oznacza to, że pracownicy powinni rozumieć nie tylko funkcje narzędzia, ale także jego ograniczenia, ryzyka i zasady kontroli. Integracja AI z systemami księgowymi Największy sens biznesowy ma integracja AI z istniejącymi rozwiązaniami: obiegiem dokumentów, workflow, systemami księgowymi, repozytoriami plików i narzędziami do komunikacji. Bez tego AI bywa tylko dodatkowym oknem, do którego trzeba ręcznie przeklejać dane. Właśnie tu nowoczesne rozwiązania dla biur rachunkowych zyskują znaczenie. Jeśli system porządkuje dokumenty klientów, wspiera komunikację, skraca drogę od dokumentu do zaksięgowania i pozwala zachować kontrolę nad procedurami, wtedy technologia przekłada się na realny wzrost efektywności. W ten kierunek naturalnie wpisuje się Symfonia eBiuro dla biur rachunkowych: nie jako samodzielny silnik AI, ale jako środowisko, w którym cyfryzacja, automatyzacja i uporządkowana współpraca z klientami dają praktyczny efekt. Przyszłość AI w księgowości Przyszłość branży księgowej nie polega na całkowitym zastąpieniu ekspertów przez algorytmy. Bardziej prawdopodobny jest model, w którym AI przejmuje część zadań operacyjnych, a rola księgowych przesuwa się w stronę kontroli, oceny, doradztwa i wspierania przedsiębiorców w podejmowaniu lepszych decyzji. To oznacza także zmianę oczekiwań wobec zespołów. Rośnie znaczenie umiejętności analizy, zadawania właściwych pytań narzędziom AI, oceny jakości odpowiedzi i łączenia danych finansowych z biznesowym kontekstem klienta. W branży księgowości przewagę konkurencyjną będą miały te organizacje, które połączą technologię z procedurami i kompetencjami, a nie te, które po prostu kupią kolejne narzędzia AI. Podsumowanie AI w księgowości jest dziś przede wszystkim praktycznym narzędziem do usprawnienia pracy, a nie zapowiedzią końca zawodu. Najwięcej daje tam, gdzie wspiera analizę dokumentów, generowanie raportów, komunikację i automatyzację procesów księgowych, ale działa pod kontrolą człowieka i w ramach jasno opisanych procedur. Dla biur rachunkowych oraz firm ważniejsze od pytania, czy wdrażać AI, staje się dziś pytanie, jak zrobić to mądrze: z dbałością o bezpieczeństwo, zgodność, szkolenia i realną integrację z codziennym sposobem pracy. FAQ – najczęściej zadawane pytania o AI w księgowości Czy AI w księgowości zastąpi księgowych? AI w księgowości nie zastąpi księgowych w obszarach wymagających odpowiedzialności, zastosowania przepisów do konkretnej sytuacji, oceny ryzyka i kontaktu doradczego z klientem. Najczęściej przejmuje zadania powtarzalne, czasochłonne i oparte na dużej liczbie podobnych danych. Jakie są najbardziej praktyczne zastosowania AI w księgowości? Najbardziej praktyczne zastosowania obejmują analizę dokumentów, odczyt faktur, wsparcie księgowania, generowanie raportów, wykrywanie odchyleń w danych, automatyzację komunikacji i porządkowanie pracy przy dużej liczbie spraw. Czym różni się AI od zwykłej automatyzacji? Zwykła automatyzacja wykonuje z góry zaprogramowane czynności według reguł, a sztuczna inteligencja potrafi rozpoznawać wzorce, uczyć się na danych i przygotowywać rekomendacje lub klasyfikacje w bardziej zmiennym środowisku. Czy publiczne narzędzia AI są bezpieczne dla biura rachunkowego? Publiczne narzędzia AI nie zawsze są bezpieczne dla biura rachunkowego, jeśli trafiają do nich dane klientów bez kontroli nad zakresem przetwarzania, lokalizacją danych i zasadami dalszego wykorzystania. Przed wdrożeniem trzeba sprawdzić warunki usługi, procedury i poziom ochrony danych. Od czego zacząć wdrożenie AI w biurze rachunkowym? Wdrożenie AI w biurze rachunkowym najlepiej zacząć od jednego procesu o dużej powtarzalności, na przykład obiegu faktur, kontroli braków dokumentów albo przygotowania raportów. Dopiero po sprawdzeniu efektów warto rozszerzać wykorzystanie AI na kolejne procesy.