Artykuły

Podsumowanie konferencji o automatyzacji, AI i przyszłości zarządzania firmą II edycja Konferencji Biznes 5.0 organizowanej przez T2S pokazała bardzo wyraźnie, że transformacja cyfrowa przestała być tematem strategii czy planów na kolejne lata. Dziś jest rzeczywistością, którą firmy wdrażają w swoich organizacjach – często krok po kroku, ale w sposób bardzo świadomy i uporządkowany. Od systemów do agentów – zmiana, która redefiniuje ERP Jednym z najważniejszych tematów konferencji była ewolucja systemów ERP. Jeszcze kilka lat temu były one postrzegane głównie jako narzędzia do ewidencji danych i kontrolowania procesów. Dziś ich rola dynamicznie się zmienia. Systemy Comarch ERP przestają jedynie rejestrować zdarzenia w firmie – coraz częściej zaczynają je rozumieć i aktywnie wspierać użytkownika w działaniu. Ten kierunek rozwoju określany jest jako „agentyzacja” – czyli wykorzystanie sztucznej inteligencji do automatycznego wykonywania zadań i podejmowania decyzji na podstawie danych. W praktyce oznacza to zupełnie nowe podejście do codziennej pracy. System nie tylko podpowiada rozwiązania, ale potrafi samodzielnie analizować dokumenty, identyfikować kontekst biznesowy, a następnie wykonywać kolejne kroki w procesie. Człowiek nie znika z tego modelu – jego rola przesuwa się w kierunku kontroli, nadzoru i podejmowania kluczowych decyzji. Automatyzacja, która przestaje być „opcją” Bardzo wyraźnym wątkiem było przejście od teorii do praktyki w obszarze automatyzacji. Prezentacje pokazały, że wiele procesów, które jeszcze niedawno wymagały ręcznej pracy, dziś może przebiegać niemal całkowicie automatycznie. Dotyczy to szczególnie obszaru księgowości i pracy z dokumentami. Nowoczesne rozwiązania ERP potrafią samodzielnie rozpoznawać dane na fakturach, przypisywać odpowiednie kategorie kosztowe czy nawet sugerować schematy księgowe. W połączeniu z rozwiązaniami AI oznacza to drastyczne ograniczenie pracy manualnej i zmniejszenie ryzyka błędów. fot. materiały prasowe T2S Dokumenty jako proces, nie pojedyncze zadanie Jednym z zagadnień był również elektroniczny obieg dokumentów, który w wielu organizacjach wciąż pozostaje jednym z mniej uporządkowanych obszarów. Pomimo wdrożenia systemów ERP, rzeczywistość często nadal opiera się na e-mailach, ręcznych przekazaniach i braku kontroli nad tym, gdzie znajduje się dany dokument. Rozwiązaniem tego problemu jest podejście procesowe, w którym dokument przestaje być pojedynczym plikiem, a staje się częścią uporządkowanego workflow. System Comarch BPM umożliwia nie tylko automatyczne kierowanie dokumentów do właściwych osób, ale także pełną widoczność ich statusu i kontrolę nad każdym etapem procesu. Bardzo dobrze pokazało to case study Centrum Medycznego Medyk, gdzie wdrożenie cyfrowego obiegu dokumentów pozwoliło uporządkować procesy w organizacji działającej w wielu lokalizacjach i obsługującej tysiące dokumentów miesięcznie. Automatyzacja nie tylko przyspieszyła pracę, ale również wprowadziła spójność i kontrolę, które wcześniej były trudne do osiągnięcia. Dane bez kontekstu nie dają przewagi Wbrew pozorom problemem wielu firm nie jest brak informacji – wręcz przeciwnie. Dane są dostępne w systemach, raportach i plikach, ale często nie prowadzą do konkretnych wniosków. To właśnie moment przejścia „od danych do decyzji” został wskazany jako jeden z kluczowych elementów budowania przewagi konkurencyjnej. Rozwiązanie Comarch BI Point umożliwia nie tylko integrację danych z różnych źródeł, ale również ich interpretację w czasie rzeczywistym i wsparcie użytkownika w analizie. W tym kontekście sztuczna inteligencja ponownie odgrywa istotną rolę – pomagając nie tylko w budowaniu raportów, ale przede wszystkim w zrozumieniu trendów i zależności, które mogą wpływać na decyzje biznesowe. fot. materiały prasowe T2S Partnerzy konferencji – technologie, które uzupełniają się w praktyce Partnerzy Konferencji Biznes 5.0 reprezentowali różne – ale wzajemnie uzupełniające się – obszary transformacji cyfrowej. Dzięki temu uczestnicy mogli zobaczyć nie pojedyncze narzędzia, ale cały, spójny ekosystem technologiczny wspierający nowoczesne przedsiębiorstwo. Obszar produkcji i zarządzania danymi projektowymi reprezentował PROCAD, pokazując, jak integracja systemów CAD, PDM i ERP wpływa na realne usprawnienie procesów w firmach produkcyjnych. Szczególnie wyraźnie wybrzmiał problem pracy na niespójnych lub nieaktualnych danych oraz jego konsekwencji – błędów, opóźnień i dodatkowych kosztów. Z kolei ITPunkt skupił się na infrastrukturze IT i wydajności systemów, pokazując, że fundamentem każdej cyfrowej organizacji jest stabilne i dobrze zoptymalizowane środowisko technologiczne. Temat bezpieczeństwa i ciągłości działania został rozwinięty przez Xopero, które zwróciło uwagę na rosnące znaczenie suwerenności danych. W dobie cyberzagrożeń i rosnących wymagań regulacyjnych firmy muszą mieć pełną kontrolę nad tym, gdzie znajdują się ich dane, kto ma do nich dostęp i jak szybko można je odzyskać. Ważnym uzupełnieniem technologicznego spojrzenia była perspektywa podatkowa, zaprezentowana przez Taxpoint. Wystąpienie pokazało, jak duży wpływ na funkcjonowanie firm mają zmiany regulacyjne, w szczególności związane z KSeF oraz raportowaniem podatkowym. Biznes 5.0 – co zostaje po wydarzeniu? Konferencja Biznes 5.0 nie była tylko przeglądem technologii. Była przede wszystkim pokazaniem kierunku, w którym zmierza biznes – niezależnie od wielkości firmy czy branży. Najważniejszy wniosek jest bardzo konkretny:firmy, które dziś inwestują w automatyzację, AI i uporządkowane procesy, budują przewagę, której nie da się łatwo nadrobić w przyszłości. To wydarzenie jasno pokazało, że transformacja cyfrowa nie polega na wdrożeniu jednego systemu. To proces budowania spójnego środowiska pracy – od danych, przez procesy, aż po decyzje. Skontaktuj się z zespołem T2S, aby wspólnie przeanalizować możliwości rozwoju Twojej organizacji i dobrać rozwiązania, które przyniosą realne efekty biznesowe.

Realia pracy współczesnego księgowego oraz zespołów w biurach rachunkowych zmieniły się diametralnie w ciągu ostatnich lat. Dynamiczny rozwój handlu internetowego, marketplace’ów oraz sprzedaży wielokanałowej sprawił, że do działów finansowych spływają obecnie tysiące dokumentów, zestawień i raportów od operatorów płatności. W efekcie tradycyjne metody pracy opierające się na ręcznym wprowadzaniu przelewów i samodzielnym parowaniu transakcji stają się krytycznym wąskim gardłem, które skutecznie paraliżuje rozwój każdego rozwijającego się przedsiębiorstwa.  Codzienność wielu specjalistów ds. finansów to permanentna presja czasu oraz stale rosnąca liczba dokumentów od klientów. Każda kolejna godzina spędzona na mechanicznym, powtarzalnym przepisywaniu danych z plików do systemu to nie tylko marnowanie potencjału wykwalifikowanych pracowników, ale też drastyczny wzrost ryzyka popełnienia kosztownych błędów ludzkich. Przy intensywnym obrocie kapitałowym i masowej liczbie transakcji, działy księgowe zaczynają tonąć w rutynowych operacjach, tracąc z oczu to, co najważniejsze: rzetelną analitykę i kontrolę nad finansami.  Automatyzacja rozliczeń Comarch ERP to nie luksus – to warunek rozwoju  W dzisiejszym biznesie pełna automatyzacja procesów w systemach takich jak Comarch ERP Optima czy Comarch ERP XL przestała być technologiczną ciekawostką dla największych korporacji. Stała się absolutną koniecznością operacyjną. Biura rachunkowe oraz działy księgowości, które chcą bezpiecznie skalować swój biznes i swobodnie przyjmować nowych klientów, nie mogą dłużej opierać swojej efektywności na tradycyjnym, manualnym podejściu.  Ciągłe zwiększanie zatrudnienia w odpowiedzi na większą liczbę dokumentów generuje ogromne koszty i blokuje rentowność. Właściwą drogą jest wdrożenie inteligentnych rozwiązań, które zdejmą z barków zespołu powtarzalną pracę, pozwalając firmie rosnąć bez jednoczesnego mnożenia etatów.  Pod lupą: jak działa mechanizm rozliczeń zbiorczych „od kuchni”? Aby dobrze zrozumieć, dlaczego mechanizm do automatyzacji rozliczeń jest rozwiązaniem tak skutecznie odciążającym działy finansowe, warto przyjrzeć się jego architekturze oraz logice działania. Księgowi z reguły niechętnie podchodzą do instalowania kolejnych, skomplikowanych programów zewnętrznych, które wymagają nauki nowego interfejsu, ciągłego przełączania się między oknami czy ryzykownego transferowania baz danych.  Nasz mechanizm całkowicie eliminuje te obawy, ponieważ nie wymaga instalowania żadnego dodatkowego oprogramowania integrując się bezpośrednio z bazą danych systemu ERP. Tak więc nie jest osobną, zewnętrzną aplikacją – to zaawansowane, dodatkowe procedury programistyczne, które wdrażamy bezpośrednio w strukturze bazy danych systemu Comarch ERP Optima lub Comarch ERP XL. Dla pracownika obsługującego finanse oznacza to maksymalną wygodę i pełną ergonomię.  Narzędzie jest uruchamiane bezpośrednio z poziomu standardowej, codziennie używanej listy zapisów kasowo-bankowych w systemie Comarch. Operator korzysta po prostu ze specjalnie przygotowanej funkcji dodatkowej. Po wskazaniu pliku tekstowego (w zalecanym formacie CSV lub TXT) pobranego od operatora płatności lub kuriera, system w tle uruchamia procedury walidacji, natychmiast rozpoznaje podmioty i automatycznie rozlicza dokumenty. Po zakończeniu operacji w opisie zapisu bankowego automatycznie pojawia się czytelny numer rozliczonej faktury lub paragonu. Żelazna zasada 1:1, czyli rejestry techniczne per dostawca Najczęstszym problemem przy próbach manualnego lub półautomatycznego rozliczania masowych transakcji jest mieszanie wpłat od różnych operatorów w jednym miejscu. Próba wrzucenia wyciągów z PayU, zestawień z Allegro i raportów pobraniowych z InPostu do jednego worka zawsze kończy się chaosem, którego rozplątanie podczas audytu graniczy z cudem. Logika działania naszego mechanizmu bezwzględnie wymusza porządek poprzez zasadę rejestru technicznego per dostawca (1:1). Oznacza to, że dla każdego podmiotu pośredniczącego – czy to Allegro, PayU, InPost, DPD, czy Poczta Polska – tworzony jest w systemie dokładnie jeden, dedykowany rejestr techniczny. Dane z plików od różnych dostawców nigdy się ze sobą nie mieszają. Taka izolacja strumieni finansowych nie tylko drastycznie przyspiesza proces parowania transakcji, ale przede wszystkim zapewnia pełną przejrzystość i ułatwia późniejszą kontrolę rozrachunków. Praktyczne case study: sukces wdrożenia w branży e-commerce Najlepszym dowodem na skuteczność tego rozwiązania jest realny przykład jednego z naszych klientów, prężnie rozwijającej się firmy z branży e-commerce, działającej w konkurencyjnym segmencie elektroniki użytkowej: Wyzwanie przed wdrożeniem: Wraz ze wzrostem skali sprzedaży wielokanałowej, firma zaczęła tonąć w masowo spływających plikach rozliczeniowych od wielu różnych kontrahentów: PayU, Allegro Finanse, Przelewów24 oraz kurierów realizujących przesyłki pobraniowe (InPost oraz Poczta Polska). Ręczne odszukiwanie klientów i parowanie wpłat zbiorczych z tysiącami paragonów, faktur i korekt generowało ogromne opóźnienia i zagrażało bieżącej płynności finansowej. Rozwiązanie od YOSI.PL:  Jako autoryzowany partner Comarch, przeanalizowaliśmy strukturę plików CSV dostarczanych przez kontrahentów klienta i wdrożyliśmy dedykowany mechanizm automatyzacji rozliczeń. Kluczowym elementem wdrożenia było precyzyjne skonfigurowanie formatów przelewów w systemie Comarch ERP Optima, co pozwoliło bazie danych bezbłędnie „czytać” i parować unikalne identyfikatory transakcji z dokumentami sprzedaży. Indywidualne dopasowanie pod biznes: Standardowy model naszego mechanizmu paruje transakcje jako rozliczenia całkowite. Jednak z uwagi na specyfikę branży handlowej i częste rozbieżności groszowe, na specjalne życzenie klienta zmodyfikowaliśmy algorytm, wprowadzając funkcję rozliczeń częściowych. Efekt końcowy: Przedsiębiorstwo zyskało pełną autokontrolę nad procesami finansowymi. System sam pilnuje zgodności podmiotów, automatycznie zestawia kwoty i błyskawicznie raportuje wszelkie rozbieżności pomiędzy kwotą na dokumencie sprzedaży a realną wpłatą od pośrednika. Dział księgowości całkowicie pozbył się żmudnej pracy manualnej, zyskując czas na zadania o charakterze strategicznym. Odpowiedzi na codzienne dylematy księgowych, czyli automatyzacja w praktyce Wielu księgowych zastanawia się, co dzieje się w sytuacji, gdy stały kontrahent postanowi uregulować należności za kilka różnych transakcji za pomocą jednej, zbiorczej wpłaty. Dla naszego algorytmu nie stanowi to żadnej bariery. Standardowym i w pełni skutecznym rozwiązaniem w takim przypadku jest umieszczenie w opisie przelewu numerów faktur lub zamówień, które zostaną oddzielone przecinkiem lub innym umownym znakiem. Mechanizm automatycznie rozpozna te separatory, sprawnie rozbije kwotę globalną i precyzyjnie przypisze ją do odpowiednich, powiązanych dokumentów sprzedaży w systemie ERP. Zoptymalizuj rozliczenia! Jak eliminujemy ryzyko dublowania zapisów bankowych? Kolejną powszechną obawą jest ryzyko powstawania dubli w systemie, kiedy te same transakcje pojawiają się równolegle w dwóch różnych źródłach, na przykład w zaimportowanym pliku od operatora płatności oraz na standardowym wyciągu pobranym bezpośrednio z banku. Aby zapobiec sytuacji, w której system próbowałby rozliczyć dwa identyczne zapisy jednocześnie, zastosowano proste i przejrzyste zabezpieczenie. Jeden z tych dublujących się zapisów kasowo-bankowych (najczęściej ten pochodzący bezpośrednio z tradycyjnego wyciągu bankowego) wystarczy oznaczyć w systemie flagą „NIE ROZLICZAJ”. W ten sposób pozycje zaimportowane ze szczegółowego pliku dostawcy zostaną standardowo i prawidłowo rozliczone, a w bilansie nie powstaną sztuczne zatory czy rozbieżności. Prowizje pobierane przez bramki płatnicze pod pełną kontrolą Innym istotnym dylematem jest kwestia kosztów manipulacyjnych i prowizji, które operatorzy tacy jak PayU czy Allegro automatycznie potrącają przed zleceniem przelewu na konto firmy. Zamiast automatycznie ukrywać te kwoty lub wymuszać ich sztuczne bilansowanie, system podchodzi do nich w sposób w pełni transparentny. Pozycje odpowiadające za prowizje od transakcji celowo pozostają na liście zapisów kasowo-bankowych oznaczone jako nierozliczone. Dzięki temu nie giną one w gąszczu operacji finansowych, operator może je w dowolnym momencie łatwo wyselekcjonować, zweryfikować ich poprawność, a następnie rozliczyć ręcznie, bezbłędnie wprowadzając opłaty prowizyjne w koszty działalności przedsiębiorstwa Płatność przed fakturą? Inteligentny mechanizm parowania proform i przedpłat W codziennej praktyce księgowej dużym wyzwaniem bywa sytuacja, gdy wpłata od klienta spływa na konto jeszcze przed wystawieniem ostatecznego dokumentu handlowego. Ma to miejsce chociażby przy opłacaniu Faktur Pro Forma (dokumentów ZS), realizacji przedpłat czy sprzedaży towarów pod zamówienie, które nie znajdują się aktualnie na stanie. Tradycyjnie oznacza to dla księgowego konieczność ciągłego, manualnego monitorowania takich operacji i ręcznego parowania ich w bliżej nieokreślonej przyszłości.   Nasz mechanizm do automatyzacji rozliczeń całkowicie eliminuje potrzebę tego typu „pamięciowej” pracy dzięki funkcji inteligentnego, opóźnionego rozliczania. Kiedy płatność trafia do rejestru kasowego lub bankowego, a w systemie Comarch ERP nie ma jeszcze docelowej faktury sprzedaży (FS), algorytm nie odrzuca wpłaty, lecz odkłada ją jako oczekującą. System automatycznie i regularnie ponawia próbę dopasowania. W momencie, gdy właściwy dokument (FS) w końcu pojawi się w bazie danych,  na przykład po fizycznym skompletowaniu zamówienia, gdzie automat natychmiastowo i samodzielnie zamyka rozrachunek. Aby zapewnić pełną transparentność finansową i nienaganną kontrolę audytową, każdy kolejny etap tego procesu jest szczegółowo rejestrowany w pliku log. Kropka nad „i”: Jak zautomatyzować obsługę rachunków wirtualnych i zamknąć obieg gotówki? Kolejnym, a zarazem kluczowym obszarem zamykającym cały proces nowoczesnego zarządzania finansami, jest masowa obsługa rachunków wirtualnych. W bazowej, standardowej wersji systemu Comarch ERP Optima automatyczne przypisanie wygenerowanego, wirtualnego rachunku bankowego do karty kontrahenta bywa niemożliwe – dzieje się tak na przykład w sytuacjach, gdy importowane dane zawierają zera. Skutkuje to tym, że po imporcie wyciągu bankowego wiele zapisów pozostaje nierozliczonych, generując niepotrzebne zatory informacyjne i przestoje w pracy księgowości.  Automatyzuj księgowość! Inteligentne mapowanie zamiast rutyny Wdrożenie dedykowanego algorytmu od YOSI.PL trwale usuwa tę barierę za pomocą zaawansowanego mapowania danych. System można skonfigurować w taki sposób, aby automatycznie łączył płatności z rachunków wirtualnych na podstawie bezpośrednich powiązań między zapisami bankowymi a dokumentami sprzedaży.   Mechanizm potrafi błyskawicznie dopasować atrybut „nr w sklepie” z faktury do unikalnego identyfikatora typu Collect pochodzącego z zapisu bankowego. W efekcie system sam bezbłędnie identyfikuje nadawcę, zapamiętuje nierozliczone dotąd pozycje i automatycznie przypina je do odpowiednich dokumentów w przyszłości. Taki poziom automatyzacji ostatecznie uwalnia dział finansowy od konieczności ręcznego identyfikowania masowych wpłat.  Stanowi to doskonałe podsumowanie wdrożenia systemu, które otwiera nowoczesnym przedsiębiorstwom oraz współpracującym z nimi biurom rachunkowym drogę do w pełni cyfrowej, bezbłędnej i skalowalnej księgowości. Jeśli chcesz dowiedzieć się więcej o innych usprawnieniach dla działów kadr i płac, sprawdź również nasz system dedykowany do importu dodatków i akordów oraz unikalne narzędzie wspierające historię umów cywilnoprawnych. 

Architektura systemów Comarch ERP, sposób pracy użytkowników oraz model korzystania z oprogramowania przechodzą obecnie jedną z największych zmian od lat. Coraz większą rolę odgrywają interfejsy webowe, sztuczna inteligencja oraz model subskrypcyjny, które wpływają nie tylko na technologię, ale również na organizację procesów biznesowych w firmach. To właśnie tym zagadnieniom poświęcona będzie jedna z prelekcji podczas Konferencji Biznes 5.0 w Rzeszowie. O zmianach w podejściu do pracy z ERP rozmawiamy z Sebastianem Wolskim, Dyrektorem ds. Sprzedaży w T2S Sp. z o.o. Wywiad z Sebastianem Wolskim (T2S) Jeszcze kilka lat temu rozwój ERP koncentrował się głównie wokół funkcjonalności biznesowych. Dlaczego dziś tak duży nacisk kładzie się na interfejs webowy i doświadczenie użytkownika? Systemy ERP rozwijały się głównie pod kątem funkcjonalności biznesowych i obsługi konkretnych procesów. Dziś firmy oczekują od ERP czegoś więcej – szybkiego dostępu do danych, elastyczności pracy, mobilności oraz prostszego i bardziej intuicyjnego środowiska dla użytkownika. Interfejs webowy staje się naturalnym kierunkiem rozwoju, ponieważ pozwala pracować z systemem szybciej, wygodniej i niezależnie od miejsca czy urządzenia, a jednocześnie otwiera drogę do szerszej integracji usług online oraz wykorzystania sztucznej inteligencji w codziennej pracy z ERP. Czy przejście Comarch ERP do środowiska webowego to wyłącznie zmiana interfejsu? Nie – i to jest znacznie większa zmiana niż tylko nowy wygląd systemu. Coraz mniej chodzi dziś o ręczne wykonywanie operacji i znajomość struktury systemu, a coraz bardziej o szybki dostęp do informacji, procesów i automatyzacji działań. Dodatkowo rozwój AI sprawia, że Comarch ERP zaczyna aktywnie wspierać użytkownika – podpowiadać działania, wyszukiwać dane czy automatyzować część procesów biznesowych. To powoduje, że system stopniowo przechodzi z roli narzędzia ewidencyjnego do roli inteligentnej platformy wspierającej codzienną pracę organizacji. Jak sztuczna inteligencja realnie zmienia dziś systemy Comarch ERP? Przede wszystkim na poziomie codziennej pracy użytkownika. Comarch ERP przestaje być wyłącznie miejscem do ewidencji danych i realizacji procesów, a coraz częściej staje się aktywnym narzędziem wspierającym użytkownika w podejmowaniu decyzji oraz wykonywaniu operacji biznesowych. AI pozwala szybciej wyszukiwać informacje, analizować dane, automatyzować powtarzalne działania czy wspierać użytkownika w pracy z dokumentami i procesami. W praktyce oznacza to nie tylko większą efektywność pracy, ale również zmianę sposobu interakcji z systemem.  Jak zmienia się dziś rola partnera wdrożeniowego? Rola partnera wdrożeniowego bardzo mocno wykracza dziś poza samo wdrożenie systemu. Firmy oczekują nie tylko znajomości technologii, ale przede wszystkim zrozumienia procesów biznesowych, doradztwa w obszarze automatyzacji. To właśnie kompetencje, które rozwijamy na co dzień we współpracy z naszymi klientami i którymi chcemy dzielić się również podczas Konferencji Biznes 5.0 w Rzeszowie. Moja prelekcja „Mission ERPpossible: Nowy model pracy z systemem i największa rewolucja od lat w Twojej przeglądarce” będzie poświęcona kierunkom rozwoju nowoczesnych systemów Comarch ERP: sztucznej inteligencji, pracy w środowisku webowym, nowemu modelowi współpracy opartemu o subskrypcję. Więcej praktycznych przykładów i doświadczeń związanych z cyfryzacją procesów biznesowych poznasz podczas Konferencji Biznes 5.0 w Rzeszowie. Konferencja Biznes 5.018 czerwca 2026 | godz. 9:00 | Apart Hotel Rzeszów >> Zapisz się na bezpłatne wydarzenie <<

Jeżeli należysz do grona przedsiębiorców, zapewne najpóźniej od 1 kwietnia 2026 roku musisz korzystać z KSeF. Integracja z tym systemem jest koniecznością, a wiele osób obawia się, że dołoży im to sporo pracy i wprowadzi zamieszanie. Wcale nie musi tak być! Zobacz, co zrobić, aby sprawnie połączyć swoje oprogramowanie ERP z platformą rządową i spełnić wymogi Ministerstwa Finansów. Integracja z KSeF – czy to konieczność? W teorii wcale nie musisz integrować firmowego oprogramowania z KSeF. Obowiązkowe jest korzystanie z samego systemu – wystawianie i przetwarzanie w nim faktur B2B, a Ministerstwo Finansów udostępnia platformę, która daje taką możliwość. Jednak w praktyce – bez względu na to, czy miesięcznie wystawiasz kilkanaście czy kilka tysięcy dokumentów rozliczeniowych – korzystanie z „surowego” systemu na stronach rządowych mogłoby oznaczać stratę dużej ilości czasu. Dlatego warto uspójnić proces fakturowania i dostosować go do nowych wymogów. Najczęściej taki proces może się odbyć niemal „bezboleśnie” – zwłaszcza jeżeli korzystasz z jednego ze znanych systemów ERP, np. Comarch. Dzięki integracji: automatyzujesz proces fakturowania „w obie strony” – w ramach obecnie użytkowanego oprogramowania, bez konieczności odwiedzania serwisu .gov.pl przy wystawianiu każdego dokumenty rozliczeniowego; ograniczasz do minimum ryzyko błędów w dokumentacji – system po połączeniu z KSeF automatycznie waliduje poprawność faktury, tak danych, jak i struktury i zapobiega wysłaniu nieprawidłowo wystawionego rozliczenia; utrzymujesz pełen obraz cash flow – zyskujesz w czasie rzeczywistym wiedzę na temat wystawionych dokumentów księgowych (oraz tych odebranych), co ułatwia zarządzanie budżetem i płatnościami, a także ewentualne prowadzenie działań windykacyjnych wobec kontrahentów. Zmiany prawne i nowe regulacje to dla wielu firm wyzwanie, ale my pomagamy je wdrożyć sprawnie i zgodnie z wymaganiami. Dzięki wsparciu GECOS system ERP pozostaje zawsze zgodny z aktualnymi przepisami. Jak przeprowadzić integrację KSeF krok po kroku? Aby zintegrować system ERP z Krajowym Systemem e-Faktur, trzeba wykonać kilka kroków. 1.      Uwierzytelnienie w KSeF Aby rozpocząć korzystanie z KSeF, należy uwierzytelnić się w systemie na stronie podatki.gov.pl, w Aplikacji Podatnika KSeF. Zalogować się do niej można za pomocą Profilu Zaufanego lub e-Dowodu (przy prowadzeniu JDG) albo podpisu kwalifikowanego/pieczęci elektronicznej (jako reprezentant spółki). W systemie KSeF należy również wyznaczyć administratora systemu, nadać użytkownikom role (np. księgowa, handlowiec, biuro rachunkowe) oraz przypisać certyfikaty i klucze, czyli tzw. tokeny. 2.      Wygenerowanie tokena Kolejny krok to wygenerowanie tokena, czyli stałego, cyfrowego klucza dostępu, który będzie potrzebny Twojemu oprogramowaniu ERP do dostępu do systemu. Zrobisz to po zalogowaniu się do Aplikacji Podatnika KSeF – przejdź do zakładki „Tokeny” (lub „Zarządzanie uprawnieniami”), a następnie wybierz opcję „Generuj token”. Pamiętaj, aby nadać mu zrozumiałą dla siebie nazwę (np. token_comarch) i wskazać pełny zakres uprawnień – czyli do wysyłania oraz pobierania faktur. Skopiuj go i zapisz w bezpiecznym miejscu. 3.      Konfiguracja w systemie ERP Token pobrany z systemu posłuży do integracji z KSeF. Należy go wkleić w programie ERP – po tym, jak zaktualizujesz go do wersji obsługującej nowy sposób rejestrowania, wystawiania i odbierania faktur. Po podaniu tokena można skonfigurować system, np. wybrać opcję automatycznego pobierania numeru KSeF po zatwierdzeniu faktury oraz zdefiniować formy płatności. Na koniec warto przetestować połączenie z systemu z KSeF. Integracja, która się udała, pozwoli wystawiać faktury w ERP tak, jak do tej pory, a jednocześnie – spełnić wymogi Ministerstwa Finansów. KSeF – integracja ze wsparciem ekspertów się opłaca Chociaż integracja z Krajowym Systemem e-Faktur może się wydawać prosta, w praktyce dla wielu przedsiębiorców stanowi wyzwanie – zwłaszcza że pomyłki mogą być kosztowne. Dlatego dobrym rozwiązaniem może być skorzystanie z pomocy integratora – firmy, która jak GECOS – specjalizuje się we wdrożeniach ERP. Eksperci z wieloletnim doświadczeniem zadbają o to, aby podpięcie KSeF przebiegło sprawnie, bezproblemowo i bezpiecznie. Wsparcie może objąć m.in.: audyt obecnego schematu fakturowania; analizę opłacalności różnych scenariuszy wdrożenia KSeF – pod kątem budżetowym i czasowym; pełną obsługę wdrożeniową – od aktualizacji obecnie wykorzystywanego oprogramowania, przez weryfikacji jego kompatybilności z KSeF i dopasowanie połączenia API po połączenie z systemem rządowym i weryfikacją spójności przesyłanych danych; szkolenie pracowników – tak, aby dokładnie wiedzieli, jak obsługiwać faktury przy KSeF i co robić w sytuacjach problematycznych. Jeżeli zatem korzystasz z ERP Comarch i potrzebujesz pomocy przy zintegrowaniu go z KSeF lub chcesz zautomatyzować fakturowanie w firmie, skonsultuj się z GECOS i zaufaj specjalistom.

Drewniane domy kojarzą się z ciepłem, wyjątkową estetyką i ponadczasowym stylem. Te klasyczne wartości w nowoczesnej odsłonie odkrywa przed klientami firma Multicomfort, która buduje modułowe domy z drewna. Swoje plany i konstrukcje opiera na nowych technologiach, korzystając z oprogramowania Comarch ERP XL. Skalę możliwości Multikomfort najlepiej oddają liczby: każdego dnia firma produkuje 450 m2 konstrukcji ściennych, a wykonanie klasycznej więźby dachowej zajmuje zaledwie… dwie godziny. Taka wydajność nie byłaby możliwa bez dopasowanych narzędzi informatycznych, których w tej organizacji nie brakuje. Technologia w postaci systemu Comarch ERP XL usprawnia dzisiaj w przedsiębiorstwie procesy od A do Z – od wyceny ogólnej i szczegółowej realizacji, przez produkcję, aż do sprzedaży i rozliczenia poszczególnych etapów budowy. A to nie koniec, bo firma zintegrowała system ze swoim programem projektowym. Jak to wpływa na zwinność operacyjną? Block Quote Dzięki temu „zaczytaniu” pliku z listą materiałów tworzone są – automatycznie – technologie produkcyjne do cięcia, montażu i prac dodatkowych. Po tym generowane jest zlecenie produkcyjne. Cyfryzacja poprzez integrację Ewolucję procesów w Multicomfort można podsumować jednym słowem: digitalizacja. Nowy system przyspieszył cyfryzację firmy przez pełną integrację działów sprzedaży, produkcji, księgowości, kadr i magazynu. Block Quote Zarządzanie dokumentami w organizacji wspiera dedykowana aplikacja Comarch BPM, która odpowiada za fakturowanie, zamówienia i technologię produkcyjną. Usprawnia też ilościową wycenę niezbędnych elementów składowych budynku. Po zatwierdzeniu system automatycznie generuje dokument wyceny surowcowej, co pozwala na  oszacowanie kosztów surowców i usług potrzebnych do produkcji, przykładowo, ściany szkieletowej. Narzędzie pomaga też m.in. w uśrednieniu cen surowców dla ostatnich 30 dni, czy predefiniowaniu współczynników zużycia surowców. Efekt? Tak dokładnie wyliczone wartości są sumowane w grupy kosztów, co pozwala na określenie realistycznego kosztorysu budowy. Każdy, kto budował dom, wie, jak jest to ważne. Narzędzie oblicza również wartość sprzedaży z uwzględnieniem ręcznie wprowadzonej marży. “Jedno kliknięcie, no może kilka” Multicomfort korzysta też z Comarch MES i Bi Point. Ta pierwsza aplikacja usprawnia działania produkcyjne, przenosząc ustalenia zapisane w systemie na halę fabryczną. Monitoruje czas realizacji, generuje niezbędne dokumenty, zarządza surowcami. Słowem: precyzyjnie śledzi i nadzoruje powstanie poszczególnych elementów budynku w czasie rzeczywistym. Narzędzie integruje się z Comarch WMS, ułatwiając zarządzanie magazynem. Z kolei BI Point to analityczne serce realizacji. Wspomaga rozliczanie budowy, pozwalając na porównanie planu z tym, co faktycznie zostało wykonane. Narzędzie to nie tylko analizuje postępy, ale też pomaga w identyfikacji najczęściej wykorzystywanych surowców. – Comarch ERP XL to ogromne ułatwienie pracy – mówi Łukasz Dziedzic. – Koniec z tabelkami, koniec z ręcznym przepisywaniem danych. Jedno kliknięcie, no może kilka, i cała firma wie, co trzeba robić – podsumowuje. Za wdrożenie odpowiadał Partner Comarch, firma ERP Serwis.

Cyfryzacja rozwija się w dynamicznym tempie, co sprawia, że coraz więcej przedsiębiorstw poszukuje rozwiązania IT. Jednak najtrudniejszą rzeczą związaną z systemem ERP jest jego wybór. W niniejszym artykule przyglądamy się najpopularniejszym rozwiązaniom dostępnym na rynku w 2026 roku.   Decyzja o wyborze i wdrożeniu systemu ERP nie należy do najprostszych. Jest to jednak inwestycja potrzebna do sprawnej realizacji procesów biznesowych, co umożliwia skalowanie firmy. Dlatego też trafna decyzja pozytywnie wpływa również na wzmocnienie swojej pozycji w branży.   Mnogość systemów i dostawców na rynku może być zaskakująca. Z tego powodu często przy wyborze oprogramowania kierujemy się opiniami ze strony zaprzyjaźnionych firm czy użytkowników Internetu.   Najpopularniejsze systemy ERP w Polsce   Zgodnie z najnowszymi danymi i raportami, na polskim rynku funkcjonuje dziś kilkadziesiąt systemów ERP. Wśród nich można wyróżnić proste rozwiązania dla mikrofirm, a także zaawansowane platformy dla enterprise. Jeśli jednak spojrzymy na najpopularniejsze systemy ERP, wyraźnie widać kilka dominujących grup:  Rozwiązania polskie (Comarch, enova365, Symfonia, Asseco)  Globalne systemy ERP (SAP, Microsoft, Infor)  Systemy wyspecjalizowane branżowo (produkcja, e-commerce, logistyka).  Do takich wniosków można dojść po analizie danych udostępnianych przez wyszukiwarki internetowe (np. w narzędziu Google Trends). Na podstawie haseł związanych z kategorią hasła “erp”, można śmiało stwierdzić, że najbardziej znanymi systemami są rozwiązania Comarch – Optima oraz XL. Już od kilku lat niezmiennie plasują się w czołówce. Często polscy użytkownicy wyszukują również informacji na temat systemów SAP B1, Symfonii czy Asseco Wapro.  Przegląd najpopularniejszych systemów ERP  Comarch ERP Optima  Comarch ERP Optima to kompleksowy system ERP stworzony z myślą o małych i średnich przedsiębiorstwach (MŚP). Dostępny jest zarówno w wersji on-premise (lokalnej), jak i w chmurze (SaaS). Sprawdza się szczególnie w księgowości, handlu oraz biurach rachunkowych.   W 2026 roku Optimę wciąż docenia się za intuicyjny interfejs i łatwość obsługi, co ma znaczenie w MŚP, gdzie zasoby IT bywają ograniczone. System umożliwia automatyzację wielu zadań, co zmniejsza koszty i zwiększa efektywność operacyjną.   Dodatkowo, dzięki stałym aktualizacjom, Comarch ERP Optima zachowuje zgodność z dynamicznie zmieniającymi się regulacjami prawnymi w Polsce. Dzięki temu jest on przygotowany na integrację z Krajowym Systemem e-Faktur (KSeF). Oprócz tego, Optima wykorzystuje AI (zawiera inteligentnego asystenta ChatERP).   Comarch ERP XL  Comarch ERP XL, w porównaniu z Optimą, jest już bardziej rozbudowanym systemem. Przeznaczony jest dla średnich i dużych firm, szczególnie z obszaru produkcji, handlu i usług. W przypadku tej pierwszej branży, XL umożliwia m.in. planowanie i kontrolę potrzeb materiałowych, wspierając standardy MRP oraz powiązanie planowania z magazynem i zaopatrzeniem.   System został także zaopatrzony o rozwiązania typu Business Intelligence (BI), umożliwiając podjęcie decyzji na bazie danych z różnych obszarów firmy. Nie brakuje w nim także rozwiązań opartych na AI, które w 2026 roku zyskują coraz większe znaczenie wśród Klientów Comarchu.    SAP Business One  SAP Business One (B1) powstał z myślą o sektorze MŚP. Szczególnie doceniają go organizacje, które nie chcą wchodzić w ciężki segment rozwiązań klasy enterprise. System został wyposażony w moduły dotyczące finansów, magazynu, sprzedaży, produkcji i wiele innych.   Obecnie system B1 wyróżnia jego globalny charakter. Dlatego też przeważa wśród organizacji międzynarodowych bądź firm współpracujących z klientami z różnych regionów. W odpowiedzi na dynamiczne zmiany rynkowe, SAP rozszerzył program o rozwiązania oparte na uczeniu maszynowym, Big Data oraz AI.   Zobacz także: SAP Business One vs. Comarch ERP XL. Który system wybrać?  enova365  System enova365 to silny gracz na rynku rozwiązań IT. Firmy do dziś doceniają elastyczną konfigurację programu, a także najszybsze dostosowanie do zmieniających się przepisów. Standardem jest również integracja z Krajowym Systemem e-Faktur, bez dodatkowych opłat.   Jednocześnie enova365 nie narzuca rodzaju dostępu do systemu – zakupu można dokonać zarówno w formie licencji wieczystej, jak i za opłatą abonamentową. To dobre rozwiązanie dla większych firm, których pracownicy są nastawieni na zdalne realizowanie obowiązków.    Symfonia  Symfonia to szczególnie popularne rozwiązanie, z którego od lat korzysta wiele biur rachunkowych. Niemniej jednak firma nie zamyka się na jedną branżę – program wspiera również firmy handlowe, produkcyjne, logistyczne i budowlane.   Wsparcie systemowe można otrzymać zarówno w wersji chmurowej, lokalnej, jak i hybrydowej. Oczywiście, Symfonia jako dostawca dba o integrację oprogramowania z Krajowym Systemem e-Faktur.   Comarch Betterfly  Comarch Betterfly w 2026 roku cieszy się wzrostem popularności, co wynika m.in. z wprowadzenia obowiązkowego KSeF. Jest to aplikacja służąca do fakturowania, księgowości i zarządzania firmą online. Pozwala ona wystawiać e-faktury, które automatycznie trafiają do państwowego systemu.  Betterfly działa w modelu abonamentowym – można z niego korzystać w ramach bezpłatnego planu albo nielimitowanej wersji eFaktury Plus w cenie 4,99 zł netto miesięcznie. Aplikację można rozszerzyć o dodatkowe moduły do sprzedaży i e-commerce.   Microsoft Dynamics 365  Od lat ekosystem ERP i CRM od firmy Microsoft utrzymuje silną pozycję na rynku zagranicznym, jak i w Polsce. Platforma Microsoft Dynamics 365 jest doceniana za swoją skalowalność i elastyczność, co umożliwia integrację z innymi technologiami. Do najważniejszych modułów Dynamics 365 należą m.in. te związane z finansami, sprzedażą, obsługą klienta oraz HR.  Dynamics 365 to dobre rozwiązanie dla tych firm, które poszukują chmurowej architektury i pracują na innych produktach Microsoft, takich jak Office 365, Teams czy Power BI. Dodatkowo wbudowane narzędzia oparte na sztucznej inteligencji (np. Copilot) ułatwiają prognozowanie trendów i optymalizację biznesu.   Asseco Business Solutions  Firma Asseco Business Solutions wciąż cieszy się popularnością w polskich wyszukiwarkach internetowych. Wpisywane hasło “asseco” może jednak nawiązywać do jednego z kilku rozwiązań oferowanych przez tego dostawcę.   Wapro ERP – komplet aplikacji do zarządzania w mikrofirmach oraz sektorze MŚP. Wspiera pracę działów sprzedażowych, księgowych czy też kadrowych. Jego elastyczność i dostępność modeli (on-premise i chmura) pozwala na jego dopasowanie do niemal każdej branży.   Merit (dawniej Macrologic ERP) – procesowy system ERP dla średnich i dużych firm, który usprawnia kluczowe obszary działania firmy (sprzedaż, logistyka, produkcja, kadry i płace, finanse i księgowość). Podobnie jak Wapro, jest dostępny w modelu chmurowym i wersji on-premise.   Softlab ERP – kompleksowy system ERP dla średnich i dużych przedsiębiorstw. Wykorzystują go liderzy, którzy na co dzień zarządzają wieloma pracownikami i dążą do skalowania sprzedaży e-commerce. Wspiera także procesy z zakresu logistyki, magazynowania, produkcji, finansów, sprzedaży i HR.   Infor  Pojawienie się Infora na liście może niektórych zaskoczyć. Tymczasem, mimo że rozwiązanie dopiero zyskuje popularność w Polsce, od lat jest docenianym graczem w raportach dotyczących ERP dla branż produkcyjnych. Takim przykładem jest raport Gartner® Magic Quadrant™, według którego system Infor CloudSuite dominuje w produkcji procesowej i zorientowanej na projekty/zasoby.   Sercem systemu CloudSuite jest Infor OS – warstwa platformowa, która integruje dane, procesy i elementy AI. Zapewnia one zaawansowaną analitykę oraz low-coding. Aplikacja dostępna jest zarówno w przeglądarce, jak i na urządzeniach mobilnych. HermesSQL W naszym zestawieniu najpopularniejszych systemów ERP w 2026 roku znalazł się również system ERP HermesSQL, który integruje w jednym środowisku zarządzanie produkcją, sprzedażą, magazynem, finansami oraz kadrami, zapewniając spójny przepływ informacji w całej organizacji. Jego kluczowym wyróżnikiem jest wbudowany moduł WMS działający natywnie w systemie ERP, bez potrzeby dodatkowych integracji. System dedykowany jest średnim przedsiębiorstwom produkcyjnym, handlowym i dystrybucyjnym, szczególnie z branż takich jak metalowa, maszynowa, elektroniczna, chemiczna i spożywcza. Wspiera planowanie i kontrolę produkcji a także optymalizację kosztów. Posiada integracje z platformami sprzedażowymi, m.in. Allegro, BaseLinker i SellAsist, a także współpracuje ze sklepem internetowym i B2B. HermesSQL to rozwiązanie rozwijane i elastyczne, które można dopasować do specyfiki procesów oraz potrzeb praktycznie każdej organizacji. Jaki system ERP wybrać w 2026 roku?  Czy wystarczy zdać się na popularne rankingi lub wybrać system w ciemno? Oczywiście, że nie. Oto kilka kroków, które mogą pomóc:  Dopasowanie do procesów   System powinien wspierać realne procesy w firmie – nie tylko “na demo”, ale również w codziennym środowisku. Właśnie z tego powodu często firmom zależy na elastyczności oprogramowania oraz możliwości personalizacji modułów.   Skalowalność  Na etapie podejmowania decyzji, warto upewnić się, czy system poradzi sobie ze wzrostem sprzedaży oraz ewentualną integracją nowych kanałów (np. platformą e-commerce). Należy także przemyśleć, czy przyszłościowo firma nie zdecyduje się na ekspansję międzynarodową. Wówczas warto pomyśleć o systemie, który pozwoli na utrzymywanie relacji z zagranicznymi kontrahentami.   Ekosystem i integracje  Nowoczesny ERP nie jest zamkniętym systemem. Powinien integrować się z marketplace’ami, systemami WMS, CRM czy też BI. Należy także zadbać o zgodność z obowiązującymi przepisami, w tym o możliwość e-fakturowania z KSeF.   Dlaczego jedne systemy ERP są popularniejsze od innych?  Popularność systemu ERP wynika z kilku czynników:  liczby wdrożeń i doświadczenia dostawcy,   widoczności marketingowej,   dostępności partnerów wdrożeniowych,   dopasowania do lokalnych przepisów (np. KSeF),   opinii użytkowników i case studies.   W 2026 roku widać wyraźny trend – firmy coraz rzadziej wybierają ERP „bo ktoś polecił”, a częściej opierają decyzję na danych, analizie i porównaniach.  Trendy ERP na 2026  AI i automatyzacja procesów – coraz więcej dostawców dba o to, by wdrażane systemy ERP zawierały rozwiązania oparte na sztucznej inteligencji,   Powolny powrót do on-premise – choć chmura wciąż jest najpopularniejszym modelem ERP, coraz więcej firm znów rozważa wdrożenie wersji lokalnej,   Coraz większy nacisk na UX i doświadczenie użytkownika,   Silna potrzeba gwarancji bezpieczeństwa danych – czego motywatorem jest m.in. obowiązkowy KSeF.  Więcej na ten temat przeczytasz w najnowszej edycji raportu „Cyfrowy Menedżer”. Czy warto kierować się tylko popularnością systemu ERP?  Odpowiedź wciąż brzmi: to zależy. Jest wiele czynników, które powinny wpłynąć na wybór oprogramowania. Mimo to, całkowite pominięcie popularności i doświadczeń innych użytkowników byłoby nierozsądne. Nie bez przyczyny czołowi dostawcy inwestują ogromne środki w rozwój swoich produktów – chcą odpowiadać na realne potrzeby rynku i gwarantować wysoką użyteczność.  Kompromisowym rozwiązaniem będzie zestawienie informacji o:  Budżecie (dopasowanie do konkretnego progu inwestycji),  Specjalizacji systemu (czy obsłuży kluczowe procesy i pozwoli na rozwój firmy),  Sytuacji rynkowej (jakie potrzeby i trendy technologiczne będą ważne w najbliższych latach).  Jak podjąć dobrą decyzję o ERP?  Jeżeli zastanawiasz się, które rozwiązania ERP są sprawdzone i jak uniknąć kosztownych błędów wdrożeniowych, mamy odpowiedź dla Ciebie. Kluczowe jest jedno: porównanie dopasowane do Twojej firmy, a nie ogólnego rankingu.   Na portalu myERP.pl możesz sprawdzić i porównać dostępne systemy na polskim rynku oraz filtrować je według branży, wielkości firmy i rodzaju urządzenia.   Jeśli jednak chcesz przyspieszyć ten proces, rekomendujemy formularz dostępny na stronie koszt-wdrozenia.pl. Dzięki niemu:  Otrzymasz dopasowane rekomendacje systemów,   Skontaktujesz się z dostawcami, którzy mogą najlepiej spełnić potrzeby Twojej organizacji,   Unikniesz przepłacenia i nietrafionej decyzji.   W 2026 roku wybór ERP nie opiera się wyłącznie na zakupie i uruchomieniu systemu. To decyzja strategiczna, która ma realny wpływ na tempo rozwoju całej firmy.  

1 lutego 2026 r. KSeF ruszył obowiązkowo dla pierwszej grupy firm. Nie było apokalipsy. Nie było też fajerwerków. Było to, co w takich zmianach najważniejsze: zderzenie przepisów z codzienną pracą księgowości, sprzedaży i zakupów. Piszę ten tekst jako dyrektor finansowy i praktyk wdrożeń ERP. Na co dzień pracuję z biurami rachunkowymi i firmami, które porządkują procesy oraz integrują systemy z KSeF. Po pierwszym miesiącu chcę zebrać wnioski w prosty sposób – tak, żeby były użyteczne dla księgowości i dla właścicieli firm. Co zadziałało – i to widać w firmach od razu 1) Techniczny start bez awarii centralnej Najważniejsze: system ruszył i zaczął być realnie używany. W dużej części przypadków wysyłka i odbiór faktur działały, a problemy dotyczyły raczej dostępu użytkowników lub przygotowania po stronie firm, niż „tego, że KSeF nie działa” jako taki. 2) Porządek w kartotekach kontrahentów nagle stał się priorytetem To największa korzyść uboczna, jaką widzę w projektach. Firmy, które miały zadbane dane (NIP, nazwy, adresy, warunki płatności, rachunki), wdrażały się szybciej. Firmy, które latami żyły z „bałaganem”, musiały go posprzątać. KSeF wymusza jakość danych, a bez jakości danych nie ma automatyzacji. 3) Mniej sporów o „nie dostałem faktury” i lepsza dyscyplina płatnicza W klasycznym obiegu faktura potrafiła „zginąć”: w mailach, na dysku, w spamie, u osoby na urlopie. To często dawało wygodną wymówkę do opóźnienia płatności. W KSeF ta przestrzeń do dyskusji maleje, bo faktura trafia do ustandaryzowanego kanału. U części moich klientów już po miesiącu widać lepszą dyscyplinę płatniczą. To jeszcze nie statystyka, ale praktyczny sygnał. Co było trudne – i warto to powiedzieć wprost 1) Dostęp i logowanie – mały detal, duże konsekwencje W pierwszym dniu roboczym po starcie pojawiły się problemy z logowaniem przez Profil Zaufany. Dla wielu małych firm to była najprostsza droga dostępu. Wniosek jest prosty: nawet jeśli „system działa”, użytkownik musi mieć pewny i wygodny dostęp. Przed 1 kwietnia firmy powinny mieć przygotowaną alternatywę dostępu oraz uporządkowane uprawnienia. 2) Integracje w dużych organizacjach nie zawsze da się zrobić „na wczoraj” Część dużych firm nie domknęła integracji na czas i chwilowo wracała do starego obiegu. Przy globalnych środowiskach (np. centralnie zarządzanych systemach ERP) tempo zmian jest inne niż tempo przepisów. To lekcja dla kolejnej fali: im wcześniej zaczynasz, tym mniej improwizacji na końcówce. 3) JPK_VAT po zmianach – nie traktuj go jako osobnego projektu Od 1 lutego obowiązują nowe struktury JPK_VAT. Dochodzą nowe pola i oznaczenia powiązane z KSeF. W praktyce to oznacza jedno: błędy w fakturowaniu wracają potem w ewidencji VAT. KSeF i JPK to naczynia połączone – jeśli rozdzielisz projekty, dostaniesz problem na końcu miesiąca. 4) Największa bariera jest w głowie: „to tylko nowy obowiązek” Wiele osób patrzy na KSeF wyłącznie jak na wymóg. Rozumiem to. Ale w praktyce KSeF jest też okazją do uporządkowania procesu: kto wystawia, kto odbiera, kto akceptuje, kto księguje, co robimy z wyjątkami. Firmy, które podeszły do tematu procesowo, szybciej złapały spokój operacyjny. Co zrobić przed 1 kwietnia – prosta lista kontrolna dla księgowości i właściciela Jeżeli chcesz wejść w 1 kwietnia bez stresu, nie zaczynaj od pytania „czy mamy połączenie”. Zacznij od tego, czy proces jest ułożony. Oto checklista, którą stosuję na wdrożeniach: Ustal właściciela procesu KSeF w firmie (kto odpowiada za całość, nie tylko za wysyłkę). Uprawnienia: kto wystawia, kto odbiera, kto ma dostęp do podglądu i eksportu. Przećwicz scenariusze „wyjątków”: błędne dane kontrahenta, zwroty, korekty, duplikaty, brak dostępu. Rozdziel dwa tematy: problemy po stronie firmy (np. internet) i niedostępność KSeF – i miej opisane procedury. Zrób porządek w kartotekach kontrahentów: identyfikacja, adresy, warunki płatności, rachunki. Ustal, jak faktura kosztowa trafia do obiegu: kto ją pobiera, kto opisuje, kto akceptuje. Sprawdź mapowanie stawek VAT, jednostek, towarów/usług – szczególnie przy fakturach z wieloma pozycjami. Powiąż KSeF z JPK_VAT: kto pilnuje oznaczeń i spójności danych w ewidencji. Zrób krótki test: 10 faktur sprzedaży i 10 faktur kosztowych od początku do końca procesu. Zadbaj o komunikację: księgowość, sprzedaż i zakupy muszą wiedzieć „co się zmienia jutro rano”. Jak to uprościć w praktyce: KSeF + BPM + ERP (Comarch XL / Optima) Wiele firm pyta mnie: „OK, ale jak to zrobić, żeby księgowość nie musiała ręcznie przepisywać danych?”. Odpowiedź jest prosta: trzeba zbudować powtarzalny proces, który sam przeniesie dane z faktury do systemu. W tym miejscu dobrze sprawdza się moduł BPM jako warstwa procesowa. To rozwiązanie, które: zaciąga dokumenty z KSeF automatycznie (sprzedaż i koszty), mapuje pozycje faktury do kartotek (towary/usługi, stawki VAT, jednostki, kategorie, MPK), sprawdza dane regułami (walidacje) – zanim dokument trafi do księgowania, uruchamia akceptację i opis (jeśli firma tego potrzebuje), a następnie eksportuje gotowy dokument do Comarch ERP XL (CDN XL) lub Comarch ERP Optima. Efekt dla księgowości jest bardzo konkretny: mniej ręcznej pracy, mniej pomyłek oraz możliwość analityki na poziomie pozycji faktury (a nie tylko na poziomie całego dokumentu). Dla finansów to oznacza szybszą informację, lepszą kontrolę kosztów i łatwiejsze zamknięcie miesiąca. I najważniejsze: taki proces działa dobrze tylko wtedy, gdy firma ma uporządkowane dane podstawowe. BPM nie „naprawi” kartoteki kontrahentów – ale świetnie wykorzysta dobre dane i zrobi z nich przewidywalny obieg dokumentów. Podsumowanie – wnioski po miesiącu KSeF nie okazał się katastrofą. Największe trudności to dostęp, przygotowanie danych i procesów. Największa wartość to porządek w danych i mniej ręcznej pracy – o ile firma to dobrze poukłada. KSeF i JPK_VAT trzeba traktować razem, bo błędy z faktur wracają w ewidencji. Przed 1 kwietnia liczy się proces, a nie tylko „połączenie techniczne”. Mam umiarkowany optymizm. KSeF będzie działał dobrze w tych firmach, które potraktują go jako projekt procesowy. Tam, gdzie zostanie tylko „kolejnym obowiązkiem”, wróci w postaci chaosu na koniec miesiąca. Masz pytania dotyczące integracji KSeF z systemem ERP lub potrzebujesz wsparcia przed 1 kwietnia? Skontaktuj się z zespołem GECOS — pomagamy firmom wdrażać Comarch ERP XL i Optima w sposób, który realnie usprawnia procesy, a nie tylko spełnia obowiązki.

Wybór systemu ERP to decyzja, która na lata definiuje sposób działania firmy. To nie tylko narzędzie do obsługi finansów czy magazynu. To fundament operacyjny, który wpływa na produkcję, sprzedaż i rozwój organizacji – również na arenie międzynarodowej. W tym kontekście SAP Business One i Comarch ERP XL to dwa popularne kierunki.   SAP Business One kojarzony jest z globalnym standardem i skalowaniem. Z kolei Comarch ERP XL jest mocno zakorzeniony w polskich realiach. Ponadto, oferuje szeroką modułowość w firmach produkcyjno-handlowych oraz rozbudowaną sieć partnerów wdrożeniowych. Zatem punkt wyjścia do uczciwego porównania jest prosty. Oba systemy mają to, co powinno być sercem każdego ERP – modułową architekturę łączącą finanse, handel i logistykę. Różni je jednak filozofia rozwoju i docelowy scenariusz biznesowy.   Kryteria wyboru systemu ERP  Najczęstszym błędem przy wyborze ERP jest porównywanie listy funkcji bez zrozumienia, gdzie system będzie musiał udźwignąć złożoność biznesu.   W praktyce o wyborze między SAP Business One a Comarch ERP XL decydują cztery kluczowe obszary.  Złożoność produkcji  Kluczowe pytanie brzmi: czy mamy do czynienia z produkcją prostą, czy zaawansowaną (procesową, wieloetapową, z wymaganiami jakościowymi)?  Istotne elementy w branży produkcyjnej to:  receptury i technologie,   identyfikowalność partii,   kontrola jakości,   harmonogramowanie,   zarządzanie reklamacjami.   W bardziej wymagających środowiskach produkcyjnych standard ERP często okazuje się niewystarczający. Z tego powodu liczy się możliwość rozszerzenia systemu o dodatkową warstwę funkcjonalną.  Model rozwoju systemu  Comarch ERP XL jest postrzegany jako elastyczny system o dużych możliwościach personalizacji i dostosowania modułów. Poza podstawowymi funkcjami producent oferuje integrację dedykowanych aplikacji, przeznaczonych do konkretnych procesów w firmie. SAP Business One z kolei stawia na stabilność standardu. Jednak z powodzeniem można go rozbudowywać o dedykowane integracje i zewnętrzne rozszerzenia.   Wdrożenie i czas osiągnięcia efektu  Dla części firm najistotniejsze jest to, jak szybko można uruchomić system. W ekosystemie Comarch ERP XL funkcjonują podejścia nastawione na skrócenie czasu wdrożenia poprzez przedefiniowane modele (np. “Szybki START”). Ta metodyka ma być odpowiedzią na długie wdrożenia, które mają tendencję do przedłużania się o miesiące, a nawet lata.   Dla organizacji na wczesnym etapie rozwoju lub biur rachunkowych dedykowany jest system Comarch ERP Optima, który stanowi naturalny punkt wyjścia. Ogromna część wdrożeń XL to płynne migracje z Optimy, pozwalające zachować ciągłość danych.   Z kolei wdrożenie SAP Business One zazwyczaj kładzie większy nacisk na dogłębną analizę procesów przed startem produkcyjnym. Z jednej strony wymaga to sporo czasu. Niemniej jednak daje to wyższą przewidywalność ostatecznego efektu.  Horyzont geograficzny  Jeśli firma myśli o oddziałach zagranicznych, językach i lokalizacjach księgowych, wbudowane wsparcie wielu krajów i języków staje się argumentem biznesowym, a nie marketingowym.   SAP Business One – charakterystyka Business One to rozwiązanie dedykowane dla sektora MŚP i firm średniej wielkości. Szczególnie docenią je organizacje, które chcą rosnąć w sposób kontrolowany, bez wchodzenia w ciężki segment rozwiązań klasy enterprise. System ten nie tylko uporządkuje finanse. Będzie także realnym wsparciem w planowaniu rozwoju międzynarodowego.   Rozwiązanie SAP wyróżnia się pod względem jego dojrzałości oraz skalowania. System obecny jest w wielu krajach. Tym samym wspiera go szeroka sieć partnerów wdrożeniowych. To nie tylko zwiększa bezpieczeństwo inwestycji, ale także zapewnia większą swobodę rozwoju w dłuższym horyzoncie. Tym samym Business One, dzięki swojemu globalnemu charakterowi, przeważa wśród organizacji międzynarodowych bądź współpracujących z klientami z różnych regionów.   W odpowiedzi na nowe realia rynkowe, SAP rozszerzył system o rozwiązania oparte na uczeniu maszynowym, Big Data oraz AI. Wbudowane funkcje generatywne umożliwiają tzw. Inteligentną Prognozę. Sztuczna inteligencja pomaga przewidywać sezonowość oraz wschodzące trendy wewnątrz organizacji. Ponadto, system potrafi generować inteligentne rekomendacje sprzedaży na podstawie analizy historii zakupów. Lista podobnych innowacji wciąż sukcesywnie rośnie.  Warto jednak zaznaczyć, że SAP Business One nie jest idealnym rozwiązaniem dla każdej organizacji. W standardowym systemie nie odnajdą się korporacje o złożonych procesach lub rozbudowanym zarządzaniu aktywami. To nie będzie też najlepsza opcja dla firm oczekujących modelu cloud-first w rozumieniu najnowszych platform ERP.   Niemniej jednak SAP Business One można urozmaicać o certyfikowane rozszerzenia. W firmach produkcyjnych, gdzie standard ERP to za mało, dodatek ProcessForce radykalnie zmienia możliwości systemu. Co więcej, pozwala na precyzyjne zarządzanie recepturami, partiami, kontrolą jakości (traceability) oraz zaawansowane planowanie produkcji. W Polsce jednym z partnerów wdrażających to rozszerzenie jest firma CompuTec.   Comarch ERP XL – charakterystyka Oprogramowania od firmy Comarch cieszą się szczególnie sporą popularnością na polskim rynku – korzysta z niego już ok. 6000 firm. System ERP XL docenią szczególnie średnie i duże firmy, które koncentrują się na działalności lokalnej. W związku z tym doskonale dopasowuje się do krajowych realiów.  Fundamentem przewagi Comarch ERP XL jest błyskawiczna reakcja na zmiany w przepisach. Przykładem jest natywna i wczesna integracja z KSeF oraz bieżąca aktualizacja struktur JPK czy innych przepisów prawa. Użytkownicy otrzymują w pełni polską dokumentację, dostęp do bazy wiedzy oraz asystę techniczną w języku ojczystym. Co istotne, klienci mają realny wpływ na rozwój produktu poprzez udział w Społeczności Comarch oraz Radach Programowych. Z punktu widzenia IT, system jest “otwarty” – pełna dokumentacja struktur SQL pozwala administratorom na samodzielną budowę automatyzacji i raportów. Proces aktualizacji został uproszczony do poziomu szybkiej instalacji.  Jednocześnie, system jest znacznie rzadziej wdrażany przy projektach zagranicznych. Tym samym siła międzynarodowego ekosystemu jest niższa niż w przypadku SAP. Choć Polska pozostaje kluczowym rynkiem, system z powodzeniem wspiera grupy kapitałowe operujące w wielu krajach, oferując stabilność i skalowalność niedostępną dla mniejszych rozwiązań.  Comarch ERP XL sprawdzi się szczególnie w firmach produkcyjnych oraz handlowo-usługowych. W tym pierwszym obszarze można m.in. planować i kontrolować potrzeby materiałowe, jednocześnie wspierając standardy MRP i powiązania z magazynem.   Dodatkowo system jest rozwijany zgodnie z koncepcją ERP 5.0. Comarch buduje inteligentny ekosystem, integrujący produkcję z omnichannel i pełną mobilnością operacyjną.   System przechodzi obecnie głęboką transformację technologiczną. Użytkownicy już teraz korzystają z responsywnych interfejsów webowych. Natomiast pełna przebudowa architektury zaplanowana na przyszły rok jest już dostępna w wersji demonstracyjnej.  Architektura systemu jest rozbudowywana o wyspecjalizowanych agentów AI, którzy automatyzują rutynowe zadania i optymalizują działania operacyjne. W obszarze sztucznej inteligencji Comarch wyznacza standardy poprzez:  AI Hub – platformę do budowy dedykowanych agentów AI;  ChatERP – inteligentny interfejs konwersacyjny ułatwiający nawigację i raportowanie;  Comarch OCR – pełną automatyzację wprowadzania dokumentów do obiegu.;  AI w systemie APS – zaawansowane algorytmy optymalizujące planowanie produkcji w czasie rzeczywistym.  Block Quote SAP Business One czy Comarch ERP XL – porównanie Podsumowanie  Nie istnieje jeden “najlepszy” system ERP. Istnieje natomiast program dopasowany do konkretnego scenariusza biznesowego. Dlatego przed wyborem, należy zadać kluczowe pytanie: w jakim miejscu firma będzie za 3-5 lat i co stawia za nadrzędny cel?   Jeśli organizacja myśli globalnie, stawia na standard i chce budować skalowalny model operacyjny, powinna pochylić się nad systemem SAP Business One. Natomiast rozwiązanie Comarch ERP XL będzie lepszym wyborem, jeśli firma działa lokalnie, wymaga dużej elastyczności, a jednocześnie stawia produkcję za swój priorytet. 

To nie przelewki! ON LEMON, czyli jeden z większych polskich producentów i dystrybutorów napojów (lemoniad, soków, herbat i innych), zdecydował się wdrożyć systemy i moduły Comarch ERP. Firma, działająca na rynku od ponad 14 lat i obecna w ponad 20 krajach, stanęła przed wyzwaniem, któremu dotychczasowy, nieskalowalny system IT nie był w stanie sprostać. W branży napojowej liczy się nie tylko smak. Przede wszystkim kluczowa jest jakość, ale też precyzja, tempo i elastyczność produkcji. Dynamiczny rozwój firmy ujawnił szereg problemów operacyjnych: od rozproszonej i niezsynchronizowanej bazy danych klientów, przez brak dostępu pracowników mobilnych do aktualnych danych w terenie, po trudności w obsłudze zamówień magazynowych, np. brak mechanizmu do przeliczania sztuk na kartony i palety. Wdrożenie zintegrowanych systemów było niezbędnym krokiem do zwiększenia kontroli operacyjnej, analiz rynkowych i ujednolicenia informacji.  W związku z koniecznymi zmianami w zakresie infrastruktury IT, ON LEMON zgłosił się do wieloletniego Partnera Comarch, firmy Kotrak S.A. Pełny ekosystem zamiast jednego systemu Wybór padł na Comarch ERP XL, ale wdrożenie objęło cały, zintegrowany ekosystem rozwiązań, w tym Comarch POS (do sprzedaży detalicznej), Comarch Shipping (integracja z kurierami), Comarch Business Intelligence (raportowanie) oraz Comarch IBARD (backup danych). Kluczowe moduły Comarch ERP XL uruchomione w firmie to m.in.: Produkcja, Sprzedaż, Księgowość, Import, Zamówienia oraz HR (Płace i Kadry). Projekt wyróżniała dynamika i metodyka. Analizę przeprowadzono z wykorzystaniem warsztatów „event storming”, mapując procesy biznesowe w czasie rzeczywistym. Całość wdrożenia kluczowych modułów zajęła zaledwie trzy miesiące, tuż przed rozpoczęciem sezonu wysokiej sprzedaży. Mierzalne efekty i praktyczne zastosowania Implementacja wyraźnie wzmocniła wydajność i organizację pracy. Najbardziej wymiernym efektem był wzrost realizacji zleceń produkcyjnych aż o 35%. Wynik ten osiągnięto dzięki automatyzacji i integracji systemu ERP z produkcją i magazynem. Wdrożenie przyniosło konkretne, techniczne usprawnienia w każdym obszarze działalności: Dla Produkcji i Magazynu: Uruchomiono dedykowany Panel Magazyniera, który usprawnił pracę zlokalizowanej pod Gdańskiem rozlewni. Pracownicy zawsze wiedzą, co dokładnie mają przygotować do wysyłki, co znacząco poprawiło transparentność zamówień. Dla Finansów i Sprzedaży: Całkowicie zautomatyzowano import faktur z rozlewni – dokumenty są generowane na podstawie pliku i automatycznie przetwarzane przez system ERP. Uproszczono też proces sprzedażowy, co pozwoliło handlowcom skupić się na budowaniu relacji zamiast na „papierkowej robocie”. Dla Zarządu: Zarząd zyskał stały dostęp do aktualnych danych o zadaniach, obrotach, stanach magazynowych oraz działaniach pracowników. Dzięki modułowi Comarch Business Intelligence podejmowanie strategicznych decyzji odbywa się w oparciu o najświeższe, rzetelne informacje. Gotowi na przyszłość – Comarch ERP XL to system, który sprawia, że nasze procesy są ON. Tu nie chodzi tylko o automatyzację. Chodzi o tempo. O reakcję. O gotowość na więcej. Nie szukaliśmy systemu. Szukaliśmy przewagi – mówi Robert Orszulak, założyciel ON LEMON. Wdrożenie w ON LEMON pokazało, że „nie trzeba poprawiać natury, aby wycisnąć z niej to, co najlepsze” – wystarczy jej jedynie delikatnie pomóc. Firma zyskała nie tylko narzędzia ułatwiające codzienną pracę, ale przede wszystkim pewność, że jest gotowa na kolejne wyzwania rynku i rozwój w cyfrowej erze.

Właściciele małych firm często uważają, że nie potrzebują wielu usprawnień stosowanych przez większych graczy. Tak jest np. w przypadku systemów ERP uważanych raczej za coś dla dużych przedsiębiorstw i korporacji. Tymczasem zaawansowane oprogramowanie tego typu może pomóc małej firmie skuteczniej konkurować na ryku. Dowiedz się, dlaczego warto zainwestować w ERP dla małej firmy i na jakie korzyści z wdrożenia możesz liczyć. Centralizacja danych – większa efektywność bez chaosu Nawet mała firma może na co dzień żonglować dziesiątkami informacji, dokumentów czy danych. Wiadomości od klientów, faktury, notatki – czasami trudno się w tym połapać. Brak spójności w informacjach może natomiast hamować efektywność i utrudniać podejmowanie trafnych decyzji.     Dobre oprogramowanie może uporządkować dane, sprawiając, że dostęp do nich będzie łatwy i przejrzysty. Po centralizacji danych: zarządzanie zasobami staje się prostsze, szybciej odnajdziesz potrzebne informacje, łatwiej zweryfikujesz historię współpracy z klientem i inne przydatne dane, uzyskasz przejrzysty wgląd w różne obszary działania firmy, przyspieszysz reakcje na nieprzewidziane wydarzenia, usprawnisz procesy zarządzania. Taka przejrzystość sprawia, że codzienna praca staje się spokojniejsza i bardziej przewidywalna. A to bezpośrednio przekłada się na większą optymalizację procesów, szczególnie tam, gdzie liczy się czas reakcji. Trafniejsze decyzje i mniejsze ryzyko Jeżeli podejmujesz decyzje biznesowe, polegając wyłącznie na intuicji, prędzej lub później się pomylisz. Nie da się osiągać sukcesów, działając wyłącznie „na czuja”, a błędy bywają kosztowne. Jest jednak lepszy sposób – decyzje podejmowane na bazie twardych danych. Dobrze wdrożony system ERP zapewnia dostęp do aktualnych raportów, prognoz i najważniejszych wskaźników. Dzięki temu łatwiej jest zaobserwować pewne trendy i wyciągać wnioski. To jedna z większych korzyści z wdrożenia zaawansowanych narzędzi – zamiast działać na oślep, możesz kierować firmą w oparciu o twarde dane. Większa skalowalność biznesu Rozwój firmy to z jednej strony większe obroty i możliwości, ale z drugiej zwykle dodatkowa biurokracja, więcej rozliczeń, więcej dokumentów i więcej pracy operacyjnej. To może sprawiać, że koszty rosną niemal równie szybko jak przychody. System, który wspiera skalowalność biznesu, daje możliwość rozbudowy działalności bez konieczności znacznego zwiększania zatrudnienia. Automatyzacja części procesów pozwala skupić się na najważniejszych kwestiach i skutecznie budować przewagę konkurencyjną. Im wcześniej wprowadzisz narzędzia, które rosną razem z firmą, tym mniej bolesnych reorganizacji czeka Cię później. Lepsza komunikacja i większa odpowiedzialność w zespole ERP porządkuje nie tylko dane, ale też współpracę między ludźmi. Pracownicy widzą swoje zadania, mają dostęp do tych samych informacji i działają według spójnych procedur. Oprogramowanie pomaga kontrolować harmonogramy i obciążenie pracowników, a ponadto eliminuje duplikowanie obowiązków. Dzięki temu możesz liczyć na znacznie mniej nieporozumień czy błędów wynikających z braku informacji. Korzyści z wdrożenia systemu ERP obejmują także większą odpowiedzialność za wyniki, ponieważ każdy wie, za co odpowiada i ma narzędzia, aby realizować swoje zadania. Optymalizacja procesów dla budowania przewagi Odpowiednio dobrane oprogramowanie pozwala usprawnić wiele aspektów funkcjonowania firmy. Automatyzacja powtarzalnych zadań odciąża pracowników i pozwala im skupić się na najważniejszych kwestiach. Integracja wszystkich procesów w jednym systemie zwiększa efektywność i minimalizuje potrzebę wymiany informacji – wszystko, co potrzebne, można bowiem znaleźć w jednym miejscu. Usprawnienia dotyczą m.in. księgowości, sprzedaży czy obsługi klienta. Zaawansowana optymalizacja procesów sprawia, że firma jest bardziej konkurencyjna, także w zestawieniu z większymi podmiotami. System ERP w małej firmie – inwestycja w rozwój ERP może otworzyć Twojej firmie drogę do kolejnego etapu rozwoju. Zwiększ kontrolę, popraw komunikację, zoptymalizuj procesy, oszczędzaj czas i zasoby – to wszystko możesz osiągnąć z odpowiednim oprogramowaniem. Taka inwestycja może być bardzo opłacalna – ale ważne, aby wybrać odpowiednie narzędzie i partnera wdrożeniowego. Gecos oferuje funkcje dopasowane do potrzeb małej firmy i procedurę szybkiego wdrożenia z możliwością czerpania korzyści już w 30 dni. Pomagamy przedsiębiorstwom odblokować ich potencjał, uporządkować pracę i zwiększyć konkurencyjność. Zapraszamy do kontaktu, jeśli chcesz budować zoptymalizowany, uporządkowany, skalowalny biznes.