Integracja z KSeF dla firm – jak ją przeprowadzić sprawnie i szybko?

Jeżeli należysz do grona przedsiębiorców, zapewne najpóźniej od 1 kwietnia 2026 roku musisz korzystać z KSeF. Integracja z tym systemem jest koniecznością, a wiele osób obawia się, że dołoży im to sporo pracy i wprowadzi zamieszanie. Wcale nie musi tak być! Zobacz, co zrobić, aby sprawnie połączyć swoje oprogramowanie ERP z platformą rządową i spełnić wymogi Ministerstwa Finansów.

W teorii wcale nie musisz integrować firmowego oprogramowania z KSeF. Obowiązkowe jest korzystanie z samego systemu – wystawianie i przetwarzanie w nim faktur B2B, a Ministerstwo Finansów udostępnia platformę, która daje taką możliwość.

Jednak w praktyce – bez względu na to, czy miesięcznie wystawiasz kilkanaście czy kilka tysięcy dokumentów rozliczeniowych – korzystanie z „surowego” systemu na stronach rządowych mogłoby oznaczać stratę dużej ilości czasu. Dlatego warto uspójnić proces fakturowania i dostosować go do nowych wymogów. Najczęściej taki proces może się odbyć niemal „bezboleśnie” – zwłaszcza jeżeli korzystasz z jednego ze znanych systemów ERP, np. Comarch.

Dzięki integracji:

• automatyzujesz proces fakturowania „w obie strony” – w ramach obecnie użytkowanego oprogramowania, bez konieczności odwiedzania serwisu .gov.pl przy wystawianiu każdego dokumenty rozliczeniowego;
• ograniczasz do minimum ryzyko błędów w dokumentacji – system po połączeniu z KSeF automatycznie waliduje poprawność faktury, tak danych, jak i struktury i zapobiega wysłaniu nieprawidłowo wystawionego rozliczenia;
• utrzymujesz pełen obraz cash flow – zyskujesz w czasie rzeczywistym wiedzę na temat wystawionych dokumentów księgowych (oraz tych odebranych), co ułatwia zarządzanie budżetem i płatnościami, a także ewentualne prowadzenie działań windykacyjnych wobec kontrahentów.

Zmiany prawne i nowe regulacje to dla wielu firm wyzwanie, ale my pomagamy je wdrożyć sprawnie i zgodnie z wymaganiami. Dzięki wsparciu GECOS system ERP pozostaje zawsze zgodny z aktualnymi przepisami.

Aby zintegrować system ERP z Krajowym Systemem e-Faktur, trzeba wykonać kilka kroków.

1.      Uwierzytelnienie w KSeF

Aby rozpocząć korzystanie z KSeF, należy uwierzytelnić się w systemie na stronie podatki.gov.pl, w Aplikacji Podatnika KSeF. Zalogować się do niej można za pomocą Profilu Zaufanego lub e-Dowodu (przy prowadzeniu JDG) albo podpisu kwalifikowanego/pieczęci elektronicznej (jako reprezentant spółki).

W systemie KSeF należy również wyznaczyć administratora systemu, nadać użytkownikom role (np. księgowa, handlowiec, biuro rachunkowe) oraz przypisać certyfikaty i klucze, czyli tzw. tokeny.

2.      Wygenerowanie tokena

Kolejny krok to wygenerowanie tokena, czyli stałego, cyfrowego klucza dostępu, który będzie potrzebny Twojemu oprogramowaniu ERP do dostępu do systemu. Zrobisz to po zalogowaniu się do Aplikacji Podatnika KSeF – przejdź do zakładki „Tokeny” (lub „Zarządzanie uprawnieniami”), a następnie wybierz opcję „Generuj token”. Pamiętaj, aby nadać mu zrozumiałą dla siebie nazwę (np. token_comarch) i wskazać pełny zakres uprawnień – czyli do wysyłania oraz pobierania faktur. Skopiuj go i zapisz w bezpiecznym miejscu.

3.      Konfiguracja w systemie ERP

Token pobrany z systemu posłuży do integracji z KSeF. Należy go wkleić w programie ERP – po tym, jak zaktualizujesz go do wersji obsługującej nowy sposób rejestrowania, wystawiania i odbierania faktur. Po podaniu tokena można skonfigurować system, np. wybrać opcję automatycznego pobierania numeru KSeF po zatwierdzeniu faktury oraz zdefiniować formy płatności.

Na koniec warto przetestować połączenie z systemu z KSeF. Integracja, która się udała, pozwoli wystawiać faktury w ERP tak, jak do tej pory, a jednocześnie – spełnić wymogi Ministerstwa Finansów.

Chociaż integracja z Krajowym Systemem e-Faktur może się wydawać prosta, w praktyce dla wielu przedsiębiorców stanowi wyzwanie – zwłaszcza że pomyłki mogą być kosztowne. Dlatego dobrym rozwiązaniem może być skorzystanie z pomocy integratora – firmy, która jak GECOS – specjalizuje się we wdrożeniach ERP.

Eksperci z wieloletnim doświadczeniem zadbają o to, aby podpięcie KSeF przebiegło sprawnie, bezproblemowo i bezpiecznie. Wsparcie może objąć m.in.:

• audyt obecnego schematu fakturowania;
• analizę opłacalności różnych scenariuszy wdrożenia KSeF – pod kątem budżetowym i czasowym;
• pełną obsługę wdrożeniową – od aktualizacji obecnie wykorzystywanego oprogramowania, przez weryfikacji jego kompatybilności z KSeF i dopasowanie połączenia API po połączenie z systemem rządowym i weryfikacją spójności przesyłanych danych;
• szkolenie pracowników – tak, aby dokładnie wiedzieli, jak obsługiwać faktury przy KSeF i co robić w sytuacjach problematycznych.

Jeżeli zatem korzystasz z ERP Comarch i potrzebujesz pomocy przy zintegrowaniu go z KSeF lub chcesz zautomatyzować fakturowanie w firmie, skonsultuj się z GECOS i zaufaj specjalistom.