Integracja RCP z enova365 w Sigvaris Group.

W wielu firmach produkcyjnych ewidencja czasu pracy nadal wygląda podobnie: rejestrator zapisuje zdarzenia, a dział kadr przepisuje je do systemu kadrowo-płacowego. To proces, który zjada czas zespołu, zwiększa ryzyko błędów i utrudnia controlling. A w skali większej organizacji przestaje być detalem. Staje się wąskim gardłem. 

W Sigvaris Group postawiono na inne podejście: nie tylko integrację RCP z enova365, ale przede wszystkim uporządkowanie danych o czasie pracy i przekształcenie ich w realne wsparcie dla zarządzania efektywnością. Najważniejszy wyróżnik projektu? Dedykowana funkcjonalność analizy czasu pracy, dzięki której dane przestały być ewidencją, a stały się materiałem do decyzji. 

Sigvaris Group to szwajcarska firma rodzinna z wieloletnim doświadczeniem w terapii kompresyjnej. W Polsce jest obecna od ponad 30 lat, produkując wyroby ortopedyczne i kompresyjne.  

W firmie zdarzenia wejść i wyjść pracowników były wcześniej przenoszone ręcznie do enova365. W praktyce oznaczało to: 

• dodatkowy czas pracy zespołu HR, 

• większe ryzyko pomyłek, 

• trudniejsze raportowanie i controlling, 

• wolniejsze domykanie procesów kadrowo płacowych. 

W organizacji o rosnącej skali takie „małe” czynności szybko stają się wąskim gardłem. Zarząd potrzebował rozwiązania, które umożliwi szczegółową analizę czasu pracy.  

Z perspektywy technologicznej projekt opierał się na dwóch elementach: 

1. Automatyczna rejestracja zdarzeń w RCP 

Zainstalowano urządzenia dostarczone przez Auto ID Polska, które rejestrują zdarzenia takie jak wejście, wyjście i przerwy. Wdrożenie uwzględniło również raportowanie dodatkowych czynności typu job codes, dlatego istotnym elementem był terminal z ekranem dotykowym. Komunikację dopasowano do infrastruktury budynku, wykorzystując Wi-Fi. 

2. Integracja RCP z enova365  

Przy wdrożeniu wykonanym przez IT ERP Systems kluczowe było to, żeby zarejestrowane zdarzenie trafiało do enova365 automatycznie, bez ręcznego przepisywania. To właśnie ten etap usuwa największe źródło pomyłek i “podwójnej pracy”.  

Dedykowana analiza czasu pracy 

Największa wartość wdrożenia nie wynikała wyłącznie z samej integracji. Odpowiadając potrzebom Sigvaris Group spersonalizowano funkcjonalność analizy czasu pracy, która pozwala: 

• rozróżniać czas przeznaczony na zadania, szkolenia, przerwy i przemieszczanie się między działami, 

• porównywać efektywność zespołów, 

• określać normatywny czas procesów, 

• generować raporty wspierające planowanie, rozliczanie i przyznawanie premii. 

W tym miejscu widać zmianę jakościową: RCP przestaje być narzędziem ewidencyjnym, a staje się narzędziem zarządczym. 

Po wdrożeniu firma Sigvaris Group zyskała szybszy proces ewidencji czasu pracy. Zredukowano błędy wynikające z ręcznego wprowadzania danych, a przepływ informacji stał się bardziej uporządkowany i spójny. Szczególnie pomocny okazał się moduł Kadry Płace od IT ERP Systems, którego celem jest rozpoznawanie potrzeb klienta i dostosowanie ich do regulaminu wynagrodzeń.  

Warto podkreślić, że Sigvaris Group pracuje na enova365 od ponad 7 lat. W tym czasie rozwijała automatyzację naliczania wynagrodzeń, generowanie deklaracji podatkowych oraz elektroniczny obieg dokumentów kadrowych, w tym wniosków urlopowych i dotyczących pracy zdalnej. Integracja RCP była kolejnym krokiem w stronę bardziej spójnych i przewidywalnych procesów. 

Im większa liczba pracowników, tym większy koszt ręcznej obsługi i tym wyższe ryzyko błędów. Rośnie też znaczenie raportowania, controllingu i porównywania efektywności zespołów. Wdrożenie w firmie Sigvaris Group udowadnia, że wielkość organizacji była jednym z kluczowych motywatorów do przeprowadzenia projektu. Automatyzacja daje największy zwrot tam, gdzie proces jest powtarzalny i realizowany codziennie. 

Co warto ustalić przed integracją RCP z enova365?  

Jeśli rozważasz podobne wdrożenie, zacznij od odpowiedzi na pytania:  

• Jakie zdarzenia mają być rejestrowane (wejście, wyjście, przerwy, dodatkowe czynności typu job codes)?  

• Jak mapować zdarzenia na dane w systemie ERP? 

• Kto zatwierdza reguły rozliczania czasu? 

• Jakie raporty mają być dostępne dla HR, controllingu i kierowników? 

• Czy infrastruktura (Wi-Fi, okablowanie, strefy produkcyjne) jest gotowa? 

• Jak będą wyglądały role i uprawnienia do danych? 

Warto pamiętać, że najczęstszym powodem opóźnienia projektu nie jest technologia, lecz brak jasno określonych zasad.  

Integracja RCP z enova365 w Sigvaris Group pokazuje, że automatyzacja ewidencji czasu pracy to nie tylko wygoda dla kadr. To fundament do zarządzania efektywnością, planowania kosztów i podejmowania decyzji na podstawie uporządkowanych danych. 

Jeśli w Twojej firmie dane o czasie pracy nadal są przepisywane ręcznie - to sygnał, że organizacja wyrosła z dotychczasowych rozwiązań i potrzebuje procesu, który skaluje się razem z biznesem.