Artykuły

Wybór odpowiedniego systemu zarządzania zasobami przedsiębiorstwa (ERP) jest kluczowy dla długotrwałego sukcesu organizacji. Systemy IFS i SAP to dwie popularne opcje, które pomagają przedsiębiorstwom zoptymalizować procesy biznesowe. W tym artykule przyjrzymy się podobieństwom i różnicom między tymi dwoma rozwiązaniami, aby pomóc Ci podjąć decyzję, który z nich jest dla Ciebie odpowiedni.  System IFS – co to jest? Funkcjonalność i integracje  IFS to kompleksowe oprogramowanie biznesowe, które – podobnie jak SAP – oferuje szeroką gamę funkcji. Wśród nich należy zarządzanie finansami, łańcuchem dostaw, produkcją czy zarządzanie zasobami ludzkimi (HR). Oprogramowanie jest dostępne zarówno w wersji on-premise, jak i w chmurze (SaaS). Chmura gwarantuje silną elastyczność systemu przez dostępność z każdego miejsca i rodzaju urządzenia. Natomiast instalacja lokalna daje większą kontrolę nad całą infrastrukturą. Zarówno program IFS, jak i SAP, to platformy skalowalne, co pozwala na dostosowanie ich do potrzeb rozwijających się organizacji. Co więcej, obie platformy można łatwo integrować z innymi aplikacjami biznesowymi czy platformami e-commerce. W przypadku IFS jest to gwarantowane za sprawą API. Dzięki temu powstaje spójny ekosystem zarządzania przedsiębiorstwem.   Koszty licencji, wdrożenia i utrzymania różnią się w zależności od oprogramowania, wersji i potrzeb organizacji. Choć generalnie to środowisko SAP jest uważane za droższe niż rozwiązania IFS, przed podjęciem ostatecznej decyzji warto dokładnie przeanalizować wszystkie możliwości.   Program SAP – czy jest trudny w obsłudze? Kwestie wdrożenia  O programie SAP i jego funkcjonalnościach szerzej opowiedzieliśmy w artykule “Czym jest system SAP?”. Na początku warto przypomnieć, że system również jest dostępny zarówno w wersji on-premise, jak i w chmurze.   Często pojawiającym się pytaniem na forach branżowych jest to, czy oprogramowanie jest trudne. SAP faktycznie może być trudniejszy do opanowania dla osób, które wcześniej nie obsługiwały żadnego ERP-a. Dlatego też często IFS jest postrzegany jako rozwiązanie bardziej intuicyjne. Wynika to z prostego interfejsu, który celowo zaprojektowano UX-owo pod potrzeby mało zaawansowanego użytkownika.   Zarówno rozwiązanie IFS, jak i SAP są elastyczne. Różnią się jednak pod względem czasu potrzebnego na wdrożenie systemu. Uruchomienie systemu IFS jest często uważane za szybsze i łatwiejsze. Natomiast implementacja SAP może wymagać większego zaangażowania zespołu oraz czasu na dostosowanie do potrzeb organizacji.   Mimo to, z danych przedstawianych w raportach Gartnera wynika, że oba systemy ERP są wysoko oceniane. IFS zdobywa jednak wyższe noty za łatwość użycia i wsparcie serwisowe. Z kolei SAP wyróżnia się infrastrukturą i bogatym ekosystemem partnerów.   Obszar zastosowania SAP i IFS  Obie platformy inwestują w innowacje, aby pozostać konkurencyjne na rynku systemów ERP. SAP uchodzi za lidera w dziedzinie nowych technologii takich jak AI, uczenie maszynowe czy Big Data. Niemniej jednak producent systemu IFS równie silnie angażuje się w rozwój technologiczny w podobnym zakresie, co SAP.   W przypadku specyfiki branżowej, rozwiązanie od IFS często wybierają organizacje ze średnim i dużym sektorem przemysłowym, takim jak energetyka, lotnictwo, obronność czy telekomunikacja. Z kolei SAP pozostaje popularny m.in. w finansach, handlu detalicznym czy branży usługowej.   Opinie użytkowników na temat IFS i SAP  Zarówno IFS, jak i SAP mają swoich zwolenników – o czym świadczą opinie na stronie Gartnera oraz w bazie dostępnej na portalu myERP.pl. Użytkownicy IFS cenią sobie łatwość użycia, wsparcie oraz szybkość wdrożenia. Z kolei SAP docenia się za bogaty zestaw funkcji, skalowalność i zaawansowane technologie.   Co kluczowe, oba systemy oferują wsparcie dla swoich klientów na różnych poziomach – od uruchomienia systemu, przez szkolenia, aż po serwis techniczny. SAP, choć oferuje solidną pomoc, bywa krytykowany za zbyt długi proces rozwiązywania problemów.   Podsumowanie  Wybór między IFS a SAP może być trudny, ale warto wziąć pod uwagę analizy rynkowe oraz opinie użytkowników. Ostatecznie, kluczem do wyboru odpowiedniego ERP jest zrozumienie potrzeb i celów Twojej organizacji. Zastanów się, które rozwiązanie lepiej spełnia Twoje oczekiwania, aby zainwestować w ekosystem, który przyniesie największe korzyści dla Twojej firmy.  Aby uniknąć błędów projektowych i niedoszacowania budżetu, warto wypełnić formularz na koszt-wdrozenia.pl i zapisać się na bezpłatną konsultację przed wyborem systemu ERP. Pozwoli to na wstępne zdefiniowanie potrzeb i celów biznesowych, a także sprawdzenie, czy to konkretne narzędzie odpowie na Twoje wyzwania biznesowe.  

Przestarzały ERP zamiast wspierać, zaczął spowalniać produkcję w Easy-Laser, firmie specjalizującej się w laserowych systemach pomiarowych. To zmotywowało zarząd do zmiany i podjęciu współpracy z RamBase. Jaki to dało efekt?  Easy-Laser to światowy lider w dziedzinie laserowych systemów pomiarowych i osiowania dla przemysłu. Firma wcześniej korzystała z systemu ERP (on-premise), który z czasem zaczął ograniczać jej dalszy rozwój. Chcąc to zmienić, zwróciła się o pomoc do zaufanego partnera RamBase, firmy Ariser, w celu wdrożenia oprogramowania chmurowego.   Dlaczego warto wymienić przestarzały system ERP na nowy?  Wraz z rosnącą złożonością operacji produkcyjnych, stare oprogramowanie przestało spełniać swoje funkcje. Główne wyzwania, przed którymi stanął zarząd, obejmowały:  Niespójną jakość danych – co znacząco utrudniało menedżerom podejmowanie trafnych decyzji biznesowych,   Rozproszone procesy – doprowadziło to do powstania “silosów informacyjnych” i ogólnej niskiej efektywności w poszczególnych działach,   Brak możliwości skalowania – architektura systemu blokowała wprowadzenie nowoczesnych standardów i innowacji na hali produkcyjnej.   Jak wspomina Urban Engström Lindskog, Chief Digital & Information Officer w Easy-Laser: Block Quote Przejście na chmurę   Firma Easy-Laser podeszła do wyboru systemu ERP z dużą dokładnością i obszerną listą wymagań. Jej zespół przygotował również spis potencjalnych dostawców – choć pierwotnie nie uwzględniono w nim RamBase’a. To zmienił jeden ze znajomych Lindskoga, który otrzymał maila od firmy Ariser.   “Po przeczytaniu informacji o RamBase w internecie zauważyliśmy, że spełnia wiele naszych kryteriów – więc dodaliśmy go do listy” – wspomina Lindskog.  Następnie firma rozpoczęła rygorystyczny proces wyboru (RFP). Priorytetem był warunek niepodlegający negocjacjom: nowy system musiał działać w chmurze, dając pełen dostęp do danych w czasie rzeczywistym. O ostatecznym wyborze zadecydowało precyzyjne dopasowanie do zidentyfikowanych bolączek firmy oraz przejrzysty, przewidywalny model licencjonowania.   Wdrożenie to nie zwykły projekt  Sam proces wdrożenia ERP, prowadzony przy wsparciu Ariser, był bardzo wymagający. Obejmował niemal każdą sferę działalności Easy-Laser. Od zespołu oczekiwano wypracowania nowych standardów. Przykładowo, wprowadzenie śledzenia numerów seryjnych bezpośrednio w nowym oprogramowaniu zwiększyło obciążenie administracyjne. W zamian zapewniło jednak bezcenną identyfikowalność, niezbędną dla spełnienia restrykcyjnych wymogów regulacyjnych.   Mimo ogromnych wymagań, które z pewnością stanowiły wyzwanie dla pracowników, cała załoga Easy-Laser wykazała się pełnym zaangażowaniem. To zostało docenione nagrodą “Newcomer of the Year 2024” podczas konferencji RamBase Summit.   Rezultaty w liczbach  Dzięki przejściu na system RamBase Cloud ERP, firma zaczęła polegać na faktach, a nie przeczuciach. Easy-Laser odnotowała spektakularne rezultaty operacyjne. Porównując z poprzednim, przestarzałym oprogramowaniem osiągnięto:  0% rozbieżności w stanach magazynowych,   Krótszy o 23% czas planowania produkcji,   Krótszy o 50% czas od zamówienia do potwierdzenia,   Szybsze o 25% zamknięcie finansowe miesiąca,   Wzrost zaufania do systemu ERP o 42%.   Nowe oprogramowanie wpłynęło także na zmianę kultury pracy. Pracownicy realnie odczuli zwolnienie ich z konieczności ręcznego weryfikowania liczb w systemie. Potwierdzanie terminów dostaw jest teraz błyskawiczne, a płynny dostęp do danych o zasobach drastycznie przyspieszył proces planowania.   Transformacja z RamBase pozwoliła na operowanie z pełną kontrolą nad procesami. Easy-Laser zyskała potężne narzędzie do dalszej globalnej ekspansji.  Block Quote

Poznajcie firmę Microfab, zaufanego producenta precyzyjnych narzędzi, który z sukcesem rozpoczął cyfryzację z Monitor ERP System. Jak udało się polepszyć planowanie produkcji oraz zapewnić bezproblemową integrację z maszynami?  Microfab Technology Sdn Bgd to firma specjalizująca się w produkcji przyrządów, osprzętu i komponentów. Obsługuje branże takie jak półprzewodniki i elektronika. Chcąc zwiększyć jakość swoich procesów produkcyjnych, organizacja postawiła na cyfrową transformację. Zdecydowała się na system Monitor ERP, który odkryła na targach w maju 2022 roku.  Kiedy manualne procesy przestają wystarczać?  Przed wdrożeniem systemu klasy ERP pracownicy Microfab byli zależni od danych wprowadzanych ręcznie do arkuszy Excel. Jednocześnie wykorzystywali inne oprogramowanie do fakturowania, co zwiększało ryzyko pomyłek. Wówczas wskaźnik terminowości dostaw wahał się od 65% do 75%, co wyraźnie wskazywało na potrzebę optymalizacji.   Block Quote Czy da się wdrożyć produkcyjny system ERP w kilka miesięcy?  Wybrany w maju system udało się z sukcesem wdrożyć w sierpniu tego samego roku. Jak wyjaśnia Khoo Seng Lim, dyrektor zarządzający w Microfab, Monitor ERP doskonale sprawdza się dla małych i średnich przedsiębiorstw, realizując założenia w duchu Technologii Przemysłu 4.0.   Wdrożenie systemu ERP przyniosło firmie Microfab wymierne korzyści:  Polepszenie terminowości dostaw: odnotowano wzrost do 85-90%. Jednocześnie planowanie priorytetów stało się płynne, co uprościło zarządzanie terminami i poziomami zapasów.   Usprawnienie procesu ofertowania: udało się przyspieszyć tworzenie ofert, jednocześnie redukując błędy wynikające z ręcznego wprowadzania danych.   Zoptymalizowanie zarządzania zapasami: system skutecznie minimalizuje braki magazynowe i zapobiega nadmiernym zamówieniom.   Bezproblemowa integracja z maszynami (MI): uruchomiono pulpit nawigacyjny MI w ciągu zaledwie dwóch/trzech dni. To zapewniło wgląd w stan maszyn w czasie rzeczywistym i pozwoliło na bieżącą ocenę ogólnej efektywności ich wykorzystania w oparciu o wskaźnik OEE.   Lepsza kontrola jakości: zespół ds. jakości może skuteczniej identyfikować przyczyny defektów, co przyczyniło się do miesięcznej redukcji współczynnika odrzuceń. Block Quote

Zgodność regulacyjna to fundament. Praca partnera zaczyna się tam, gdzie zaczynają się procesy klienta.  Jeden standard zgodności regulacyjnej, ale nie dwa takie same procesy klientów  Każdy partner pracujący z Microsoft Dynamics 365 Business Central w Polsce stoi przed tym samym wyzwaniem: z jednej strony ma restrykcyjne wymagania regulacyjne, z drugiej – bardzo zróżnicowane procesy klientów. Polska Lokalizacja obejmuje kluczowe obszary zgodności regulacyjnej, w tym KSeF, VAT-EU oraz JPK, zgodnie z aktualnymi wymaganiami prawnymi i oficjalnymi strukturami raportowania w Polsce. Regulacje definiują jednak to, co musi być raportowane, a nie sposób, w jaki firma realizuje procesy związane z tym raportowaniem – a każdy klient robi to inaczej. Jeden stosuje podzieloną płatność w dwóch walutach. Inny obsługuje korekty zakupu w sposób, który nie pasuje do jednego, uniwersalnego podejścia. Ta luka pomiędzy zgodnością regulacyjną a rzeczywistością operacyjną to miejsce, w którym powstaje najwięcej problemów wdrożeniowych.  Przez długi czas zamknięcie tej luki oznaczało wybór między dwoma nieoptymalnymi rozwiązaniami. Pierwszym było dopasowanie procesu klienta do standardu. Drugim – zmodyfikowanie lokalizacji, co oznaczało utratę możliwości łatwych aktualizacji. Żadne z tych rozwiązań nie sprawdza się w perspektywie kolejnych wersji systemu. Polska Lokalizacja dostarcza standardowe procesy zgodności regulacyjnej wymagane przez przepisy w Polsce. Jednocześnie udostępnia punkty rozszerzeń dla scenariuszy specyficznych dla klienta, które wykraczają poza standardowy zakres. W praktyce odbywa się to przez zdarzenia integracyjne. Logika specyficzna dla klienta może być implementowana w rozszerzeniach, co pozwala uniknąć modyfikacji standardowej lokalizacji i ułatwia zarządzanie aktualizacjami.  Rozszerzanie obsługi korekt dla dokumentów zakupu  Rozważmy konkretny przypadek: faktury korygujące zakupu zawierające linie „przed” i „po” korekcie. To scenariusz typowy dla korekt cen lub ilości na poziomie wiersza. KSeF zapewnia ustrukturyzowane dane dla takich dokumentów, ale nie definiuje jednego, obowiązkowego sposobu ich odtworzenia w Business Central. W bardziej złożonych scenariuszach korekt zakupu, w tym przy dokumentach z liniami „przed” i „po”, standardowa lokalizacja stawia na bezpieczne i spójne podejście do importu. Jeśli wymagane jest podejście specyficzne dla klienta, partnerzy mogą wykorzystać dostępne punkty rozszerzeń w logice tworzenia dokumentów zakupu oraz mapowania danych. Dzięki temu nie muszą modyfikować standardowego rozwiązania.  Wykorzystanie podglądu faktury zamiast budowania go od podstaw  Mniejszy przykład, ale często pojawiający się w środowiskach wielosystemowych: wizualizacja faktury. Polska Lokalizacja oferuje już funkcjonalność podglądu faktur w Business Central, w tym podgląd oparty na danych KSeF oraz renderowanie z użyciem XSLT. W projektach dla klientów partnerzy mogą wykorzystać te istniejące możliwości zamiast budować całą warstwę prezentacji od zera. Pozwala to zachować spójność prezentacji dokumentów między systemami bez powielania już istniejącej funkcjonalności.  VAT-EU i VIES: co sprawdzić przed estymacją rozwiązania  Oba przykłady pokazują tę samą zmianę podejścia. Polska Lokalizacja obsługuje schematy KSeF oraz komunikację z systemem państwowym, dlatego partnerzy nie muszą budować tej warstwy od podstaw. Rozszerzenia partnerskie uzupełniają standard tam, gdzie potrzebna jest logika specyficzna dla procesów klienta. Ta sama zasada dotyczy VAT-EU oraz kwalifikacji VIES. W tych obszarach partnerzy mogą potrzebować dostosować sposób klasyfikacji transakcji lub zastosować reguły specyficzne dla klienta. W zależności od scenariusza warto już na wczesnym etapie zweryfikować wymagania dotyczące VAT-EU / VIES oraz dostępne opcje rozszerzeń. Partnerzy powinni sprawdzić, czy mieszczą się one w odpowiednim zakresie Polskiej Lokalizacji, ponieważ może to mieć wpływ na projekt rozwiązania oraz licencjonowanie.  Co to oznacza dla partnerów  Żaden z opisanych scenariuszy nie wymaga tworzenia własnej, równoległej wersji lokalizacji. Wymaga natomiast wiedzy o tym, jakie punkty rozszerzeń są dostępne i gdzie należy je zastosować. Dla partnerów pracujących z polskim rynkiem jest to coraz ważniejsze pytanie: nie czy standard obejmuje każdy możliwy scenariusz, ale gdzie najlepiej podpiąć rozszerzenie.  Ciekawi Cię, które punkty rozszerzeń najlepiej pasują do konkretnego scenariusza klienta? Warto o tym porozmawiać. 

Podejmując decyzję o wdrożeniu systemu ERP, zazwyczaj osoby decyzyjne skupiają się na początkowych etapach tego procesu – wyborze oprogramowania, analizie przedwdrożeniowej oraz harmonogramie samej implementacji. Jednak równie kluczowe pytanie pada rzadko przed podpisaniem umowy: co dzieje się z systemem po wdrożeniu, w perspektywie kolejnych lat?   Z naszego doświadczenia wynika, że wiele firm wpada w pułapkę całkowitego uzależnienia od dostawcy systemu lub – co bywa w skutkach jeszcze bardziej ryzykowne – od pojedynczego pracownika. Tymczasem prawdziwa efektywność biznesowa powinna opierać się na niezależności technologicznej firmy. Sprawdźmy, skąd bierze się to ryzyko i jak można je skutecznie zneutralizować.   Syndrom “wąskiego gardła”  Podczas audytów u nowych klientów wielokrotnie widzieliśmy przypadki, w których rozwiązania biznesowe były napisane, modyfikowane i znane wyłącznie przez jedną osobę. Całe operacyjne know-how, decydujące o obiegu dokumentów, naliczaniu kosztów i rezerwowaniu zasobów, znajdowało się w głowie jednego programisty lub konsultanta z zewnątrz.   W świecie IT zjawisko to określa się mianem bus factor. Wskaźnik ten określa, ile osób w zespole musi nagle zniknąć, aby projekt został trwale zatrzymany. Gdy ten jeden, kluczowy pracownik idzie na L4 lub składa wypowiedzenie, organizacja staje na krawędzi paraliżu technologicznego.   Widzieliśmy ekstremalne przypadki, w których dyrektorzy i właściciele firm byli dosłownie “uwięzieni” w relacji z jednym specjalistą. Zdarzyło się, że programista, dysponujący monopolistyczną wiedzą o architekturze systemu, potrafił wręcz dyktować firmie warunki finansowe. Przez to zarabiał więcej niż dyrektor generalny. Dlatego należy pamiętać o jednej, brutalnej zasadzie: nawet doskonale napisane i poprawnie działające rozwiązanie, bez zasobów do jego utrzymania, staje się zagrożeniem dla ciągłości biznesowej.   Czym jest licencja developerska?  Naszą odpowiedzią na ryzyko uzależnienia technologicznego jest strukturalne przekazanie kompetencji w ręce naszych klientów. Mechanizmem, który pozwala na tę zmianę układu sił, jest licencja developerska. Gwarantuje ona pełny dostęp do naszej autorskiej platformy rozwoju aplikacji – IDE Gardens AM (GAM).   Co to oznacza w praktyce po udanym wdrożeniu systemu ERP? Firma zyskuje strategiczną swobodę wyboru. Oczywiście, może zdecydować się na pozostanie pod naszą ścisłą opieką serwisową. Jednak zachęcamy również do wyboru innej drogi, umożliwiającej pełną niezależność.   W tym drugim scenariuszu wskazani eksperci wewnątrz organizacji (np. inżynierowie procesów, analitycy, deweloperzy, szefowie działu IT) przechodzą szczegółowe szkolenie developerskie z obsługi platformy GAM. Po jego zakończeniu i uzyskaniu odpowiedniej certyfikacji, stają się w pełni uprawnionymi architektami systemu Gardens ERP.   Narzędzie szyte na miarę wewnętrznych zespołów  Zintegrowane środowisko IDE Gardens AM należy do klasy low-code i zostało zaprojektowane z myślą o szybkim i bezpiecznym modelowaniu procesów. Platforma redukuje do minimum konieczność pisania skomplikowanego kodu, opierając się na języku QLX. Dzięki takiej optymalizacji system może z powodzeniem rozwijać nie tylko wyspecjalizowana osoba techniczna, ale również konsultant merytoryczny.  Wśród kluczowych narzędzi, które rewolucjonizują jakość pracy nad systemem, znajdują się m.in.:   QLX – język 4. generacji – maksymalnie zoptymalizowany pod kątem czasochłonności budowania i modyfikowania logiki biznesowej aplikacji.  Wizualny edytor obiektów (RAD) – narzędzie pozwalające na graficzne projektowanie układów i raportów.  Dynamiczny kompilator w czasie rzeczywistym – mechanizm pozwalający na bezpieczne wprowadzanie zmian w kodzie, bez konieczności kosztownych przerw serwisowych dla innych użytkowników.   Otwarte mechanizmy wymiany danych, wspierające interfejsy OLEDB, COM+, protokoły TCP/IP oraz formaty JSON czy XML, pozwalają ponadto płynnie integrować system Gardens ERP z automatyką produkcyjną, systemami MES czy rozwiązaniami logistycznymi innych dostawców.   Know-how w dobrych rękach  Podczas wielu wdrożeń z sukcesem przenosiliśmy zamknięte funkcjonalności dotychczas wykorzystywanych systemów do naszego, elastycznego środowiska IDE Gardens AM. W praktyce nasza licencja developerska rozwiązuje dwa krytyczne wyzwania, przed którymi stają firmy.  Pierwszym z nich jest “wąskie gardło” kompetencyjne. W przypadku, gdy funkcjonowanie całego systemu zależy od jednej osoby, przepisanie rozwiązań do Gardens ERP diametralnie zmienia sytuację. Firma zyskuje system z otwartym kodem, chroniąc swoje procesy. Tymczasem wewnętrzny informatyk otrzymuje nowoczesne narzędzie z przestrzenią do rozwoju.   Drugim, równie ważnym aspektem, jest całkowite uniezależnienie się od dostawcy oprogramowania. Po wdrożeniu systemu, firma nie zostaje skazana na zewnętrzną zależność. Wyznaczeni pracownicy mogą wziąć udział w szkoleniu i w pełni samodzielnie rozwijać system oraz reagować na bieżące potrzeby biznesu.   Przeszkolenie wewnętrznych specjalistów pozwoliło nie tylko zabezpieczyć wypracowane przez lata know-how, ale przede wszystkim je zdemokratyzować. Dzięki temu organizacje zyskują pewność, że ich bezpieczeństwo nie zależy już od losów jednego pracownika lub dostawcy, a wszystkie obszary swojej działalności mogą integrować w jednym, zintegrowanym środowisku.   Jesteś na etapie poszukiwania nowego rozwiązania dla biznesu? A może mierzysz się z podobnymi problemami, które opisaliśmy w artykule? Zachęcamy do kontaktu i rozmowy z nami.  

Podsumowanie konferencji o automatyzacji, AI i przyszłości zarządzania firmą II edycja Konferencji Biznes 5.0 organizowanej przez T2S pokazała bardzo wyraźnie, że transformacja cyfrowa przestała być tematem strategii czy planów na kolejne lata. Dziś jest rzeczywistością, którą firmy wdrażają w swoich organizacjach – często krok po kroku, ale w sposób bardzo świadomy i uporządkowany. Od systemów do agentów – zmiana, która redefiniuje ERP Jednym z najważniejszych tematów konferencji była ewolucja systemów ERP. Jeszcze kilka lat temu były one postrzegane głównie jako narzędzia do ewidencji danych i kontrolowania procesów. Dziś ich rola dynamicznie się zmienia. Systemy Comarch ERP przestają jedynie rejestrować zdarzenia w firmie – coraz częściej zaczynają je rozumieć i aktywnie wspierać użytkownika w działaniu. Ten kierunek rozwoju określany jest jako „agentyzacja” – czyli wykorzystanie sztucznej inteligencji do automatycznego wykonywania zadań i podejmowania decyzji na podstawie danych. W praktyce oznacza to zupełnie nowe podejście do codziennej pracy. System nie tylko podpowiada rozwiązania, ale potrafi samodzielnie analizować dokumenty, identyfikować kontekst biznesowy, a następnie wykonywać kolejne kroki w procesie. Człowiek nie znika z tego modelu – jego rola przesuwa się w kierunku kontroli, nadzoru i podejmowania kluczowych decyzji. Automatyzacja, która przestaje być „opcją” Bardzo wyraźnym wątkiem było przejście od teorii do praktyki w obszarze automatyzacji. Prezentacje pokazały, że wiele procesów, które jeszcze niedawno wymagały ręcznej pracy, dziś może przebiegać niemal całkowicie automatycznie. Dotyczy to szczególnie obszaru księgowości i pracy z dokumentami. Nowoczesne rozwiązania ERP potrafią samodzielnie rozpoznawać dane na fakturach, przypisywać odpowiednie kategorie kosztowe czy nawet sugerować schematy księgowe. W połączeniu z rozwiązaniami AI oznacza to drastyczne ograniczenie pracy manualnej i zmniejszenie ryzyka błędów. fot. materiały prasowe T2S Dokumenty jako proces, nie pojedyncze zadanie Jednym z zagadnień był również elektroniczny obieg dokumentów, który w wielu organizacjach wciąż pozostaje jednym z mniej uporządkowanych obszarów. Pomimo wdrożenia systemów ERP, rzeczywistość często nadal opiera się na e-mailach, ręcznych przekazaniach i braku kontroli nad tym, gdzie znajduje się dany dokument. Rozwiązaniem tego problemu jest podejście procesowe, w którym dokument przestaje być pojedynczym plikiem, a staje się częścią uporządkowanego workflow. System Comarch BPM umożliwia nie tylko automatyczne kierowanie dokumentów do właściwych osób, ale także pełną widoczność ich statusu i kontrolę nad każdym etapem procesu. Bardzo dobrze pokazało to case study Centrum Medycznego Medyk, gdzie wdrożenie cyfrowego obiegu dokumentów pozwoliło uporządkować procesy w organizacji działającej w wielu lokalizacjach i obsługującej tysiące dokumentów miesięcznie. Automatyzacja nie tylko przyspieszyła pracę, ale również wprowadziła spójność i kontrolę, które wcześniej były trudne do osiągnięcia. Dane bez kontekstu nie dają przewagi Wbrew pozorom problemem wielu firm nie jest brak informacji – wręcz przeciwnie. Dane są dostępne w systemach, raportach i plikach, ale często nie prowadzą do konkretnych wniosków. To właśnie moment przejścia „od danych do decyzji” został wskazany jako jeden z kluczowych elementów budowania przewagi konkurencyjnej. Rozwiązanie Comarch BI Point umożliwia nie tylko integrację danych z różnych źródeł, ale również ich interpretację w czasie rzeczywistym i wsparcie użytkownika w analizie. W tym kontekście sztuczna inteligencja ponownie odgrywa istotną rolę – pomagając nie tylko w budowaniu raportów, ale przede wszystkim w zrozumieniu trendów i zależności, które mogą wpływać na decyzje biznesowe. fot. materiały prasowe T2S Partnerzy konferencji – technologie, które uzupełniają się w praktyce Partnerzy Konferencji Biznes 5.0 reprezentowali różne – ale wzajemnie uzupełniające się – obszary transformacji cyfrowej. Dzięki temu uczestnicy mogli zobaczyć nie pojedyncze narzędzia, ale cały, spójny ekosystem technologiczny wspierający nowoczesne przedsiębiorstwo. Obszar produkcji i zarządzania danymi projektowymi reprezentował PROCAD, pokazując, jak integracja systemów CAD, PDM i ERP wpływa na realne usprawnienie procesów w firmach produkcyjnych. Szczególnie wyraźnie wybrzmiał problem pracy na niespójnych lub nieaktualnych danych oraz jego konsekwencji – błędów, opóźnień i dodatkowych kosztów. Z kolei ITPunkt skupił się na infrastrukturze IT i wydajności systemów, pokazując, że fundamentem każdej cyfrowej organizacji jest stabilne i dobrze zoptymalizowane środowisko technologiczne. Temat bezpieczeństwa i ciągłości działania został rozwinięty przez Xopero, które zwróciło uwagę na rosnące znaczenie suwerenności danych. W dobie cyberzagrożeń i rosnących wymagań regulacyjnych firmy muszą mieć pełną kontrolę nad tym, gdzie znajdują się ich dane, kto ma do nich dostęp i jak szybko można je odzyskać. Ważnym uzupełnieniem technologicznego spojrzenia była perspektywa podatkowa, zaprezentowana przez Taxpoint. Wystąpienie pokazało, jak duży wpływ na funkcjonowanie firm mają zmiany regulacyjne, w szczególności związane z KSeF oraz raportowaniem podatkowym. Biznes 5.0 – co zostaje po wydarzeniu? Konferencja Biznes 5.0 nie była tylko przeglądem technologii. Była przede wszystkim pokazaniem kierunku, w którym zmierza biznes – niezależnie od wielkości firmy czy branży. Najważniejszy wniosek jest bardzo konkretny:firmy, które dziś inwestują w automatyzację, AI i uporządkowane procesy, budują przewagę, której nie da się łatwo nadrobić w przyszłości. To wydarzenie jasno pokazało, że transformacja cyfrowa nie polega na wdrożeniu jednego systemu. To proces budowania spójnego środowiska pracy – od danych, przez procesy, aż po decyzje. Skontaktuj się z zespołem T2S, aby wspólnie przeanalizować możliwości rozwoju Twojej organizacji i dobrać rozwiązania, które przyniosą realne efekty biznesowe.

Wielu firmom inwentaryzacja kojarzy się z wielotygodniowym okresem pełnym stresu i frustracji w środowisku pracy. W niniejszym artykule pokazujemy, jak można to zmienić i przekształcić ten proces w znacznie szybszy i w pełni zautomatyzowany.   Po wakacjach rozpocznie się Q4 – okres kojarzony z domykaniem budżetu i planowaniem strategii na kolejny rok. W działach finansowych i IT oznacza to również nieuchronne nadejście corocznej inwentaryzacji środków trwałych. Procesu kojarzonego z długim ślęczeniem nad wytartymi kodami kreskowymi oraz arkuszami kalkulacyjnymi.   Dlaczego tradycyjna inwentaryzacja nie działa?  Zastanówmy się, jak przebiega klasyczny proces inwentaryzacji w większości przedsiębiorstw. Zespół – często złożony z pracowników, którzy musieli oderwać się od swoich kluczowych obowiązków – wyrusza więc w teren z plikiem kartek lub ciężkim czytnikiem.  Wówczas zaczynają się schody związane z ręcznym przepisywaniem danych, brakującymi aktywami oraz tzw. “silosami informacyjnymi”. Spisywanie numerów seryjnych czy odczytywanie uszkodzonych etykiet pochłania setki roboczogodzin. To czas, za który firma płaci, a który jednocześnie nie generuje żadnej wartości dodanej. Co więcej, często oznacza to pracę po godzinach lub w weekendy.   Jak zautomatyzować proces inwentaryzacji?  Odpowiedzią na to pytanie nie jest zatrudnienie większej liczby osób do liczenia sprzętu. Tworzenie kolejnych, bardziej skomplikowanych makr w Excelu również nie jest najlepszym rozwiązaniem.   Aby znacząco przyspieszyć inwentaryzację, warto pomyśleć o intuicyjnym systemie do zarządzania majątkiem. Rozwiązanie to powinno być elastyczne – na przykład składać się z aplikacji desktopowej dla środowiska Windows oraz aplikacji mobilnej dla urządzeń z systemem Android lub iOS. Takim właśnie narzędziem do inwentaryzacji środków trwałych jest Evidei.  Dlaczego warto zainwestować w Evidei?  Evidei to elastyczne, wyspecjalizowane narzędzie, które z powodzeniem funkcjonuje jako rozszerzenie posiadanego już systemu ERP lub jako rozwiązanie całkowicie samodzielne. Oprócz wyżej wymienionych aplikacji, system składa się także z materiałów eksploatacyjnych oraz sprzętu niezbędnego do przeprowadzenia inwentaryzacji – terminali mobilnych i drukarki etykiet. Eliminacja ręcznego przepisywania danych umożliwia nawet trzykrotne przyspieszenie inwentaryzacji mienia.   System centralizuje informacje o środkach trwałych i aktywach. Umożliwia on między innymi:  Dodawanie zdjęć, akcesoriów, cen, numerów seryjnych i innych istotnych parametrów,   Pobieranie danych o nowym zakupie bezpośrednio z systemu księgowego,  Nadawanie składnikom majątku unikalnych identyfikatorów,   Przypisywanie majątku do konkretnego pracownika (osoby odpowiedzialnej materialnie) oraz wybranej lokalizacji,  Import zasobów bezpośrednio z arkuszy kalkulacyjnych bez konieczności wykupienia dodatkowej licencji – dzięki narzędziom Importowanie zasobów,  Przenoszenie środków trwałych wraz z ich kompletną strukturą, czyli całym drzewem lokalizacji,  Obsługę dowolnego formatu plików Excel dzięki elastycznemu mapowaniu kolumn z pliku do odpowiednich pól w systemie Evidei.  Tym samym cały cykl życia środków trwałych – od zakupu, przez naprawy, relokacje, aż po likwidację – jest śledzony i w pełni transparentny.  Kluczową zaletą jest fakt, że system Evidei współpracuje z technologią RFID (Radio-Frequency Identification). Co to oznacza w praktyce? Wyobraźmy sobie, że pracownik z czytnikiem wchodzi do biura lub na halę produkcyjną. W ciągu kilkunastu sekund, bez konieczności bezpośredniego skanowania każdego przedmiotu, system “zbiera” informacje o wszystkich oznaczonych środkach trwałych w pomieszczeniu. To znacząco oszczędza czas, szczególnie w logistyce i produkcji, gdzie inwentaryzacja dotyczy setek rozproszonych elementów.   Aby optymalnie dopasować się do infrastruktury przedsiębiorstwa, system dostępny jest w dwóch wariantach wdrożenia:  Evidei v.4 – nowoczesne rozwiązanie chmurowe (cloud),   Evidei v.3 – klasyczna wersja instalowana na serwerze klienta (on-premise).   Aplikacja desktopowa wykorzystuje sprawdzoną bazę danych w środowisku Microsoft SQL Server, co także gwarantuje bezpieczne przechowywanie informacji firmy. Evidei jest także ciągle aktualizowane w celu zoptymalizowania i zwiększenia ogólnej wydajności. Dzięki temu znacząco przyspieszono proces generowania inwentaryzacji dla bardzo dużych zbiorów danych (rzędu np. 20 tysięcy środków trwałych).  Jak sporządzić poprawnie spis inwentarzowy?  Głównie w tym celu zaprojektowano aplikację mobilną Evidei. Proces ten polega na weryfikacji i zarejestrowaniu zgodności lub różnic w puli środków trwałych. Dokonuje się tego poprzez porównanie oczekiwanego i rzeczywistego stanu oraz lokalizacji. Aplikacja umożliwia zmianę wymaganych pól i parametrów oraz sporządzenie notatek – zarówno wstępnie zdefiniowanych, jak i niestandardowych. Całe rozwiązanie powstało w oparciu o technologię kodów kreskowych (1D i 2D) oraz wspomniane znaczniki RFID.   Ponadto aplikacja została wyposażona w dedykowane funkcje, które stanowią odpowiedź na codzienne wyzwania:  Quick Check – funkcja umożliwiająca szybkie sprawdzenie konkretnego środka trwałego, wyposażenia pomieszczenia lub nawet całego budynku bez potrzeby uruchamiania pełnej inwentaryzacji. Pozwala to zatem błyskawicznie zweryfikować dane oraz zawartość wybranej lokalizacji.   Opcja radaru (Lokalizacja RFID) – funkcjonuje jako radar ułatwiający szybkie odnalezienie środka trwałego. Odbywa się to na podstawie analizy poziomu sygnału i zasięgu konkretnego taga, co w konsekwencji eliminuje ręczne przeszukiwanie przestrzeni.   Przejmij kontrolę nad majątkiem firmy  Podsumowując, z systemem Evidei inwentaryzacja staje się płynnym procesem, który zamyka się zaledwie w kilka dni, a nawet godzin. Oprogramowanie daje zarządowi pełną kontrolę i wiedzę o tym, czym realnie dysponuje przedsiębiorstwo.   Gotowy na inwentaryzację bez stresu i błędów? Poznaj szczegóły na stronie AG Consult i skontaktuj się, by sprawdzić funkcjonalność systemu w Twojej organizacji.  

Realia pracy współczesnego księgowego oraz zespołów w biurach rachunkowych zmieniły się diametralnie w ciągu ostatnich lat. Dynamiczny rozwój handlu internetowego, marketplace’ów oraz sprzedaży wielokanałowej sprawił, że do działów finansowych spływają obecnie tysiące dokumentów, zestawień i raportów od operatorów płatności. W efekcie tradycyjne metody pracy opierające się na ręcznym wprowadzaniu przelewów i samodzielnym parowaniu transakcji stają się krytycznym wąskim gardłem, które skutecznie paraliżuje rozwój każdego rozwijającego się przedsiębiorstwa.  Codzienność wielu specjalistów ds. finansów to permanentna presja czasu oraz stale rosnąca liczba dokumentów od klientów. Każda kolejna godzina spędzona na mechanicznym, powtarzalnym przepisywaniu danych z plików do systemu to nie tylko marnowanie potencjału wykwalifikowanych pracowników, ale też drastyczny wzrost ryzyka popełnienia kosztownych błędów ludzkich. Przy intensywnym obrocie kapitałowym i masowej liczbie transakcji, działy księgowe zaczynają tonąć w rutynowych operacjach, tracąc z oczu to, co najważniejsze: rzetelną analitykę i kontrolę nad finansami.  Automatyzacja rozliczeń Comarch ERP to nie luksus – to warunek rozwoju  W dzisiejszym biznesie pełna automatyzacja procesów w systemach takich jak Comarch ERP Optima czy Comarch ERP XL przestała być technologiczną ciekawostką dla największych korporacji. Stała się absolutną koniecznością operacyjną. Biura rachunkowe oraz działy księgowości, które chcą bezpiecznie skalować swój biznes i swobodnie przyjmować nowych klientów, nie mogą dłużej opierać swojej efektywności na tradycyjnym, manualnym podejściu.  Ciągłe zwiększanie zatrudnienia w odpowiedzi na większą liczbę dokumentów generuje ogromne koszty i blokuje rentowność. Właściwą drogą jest wdrożenie inteligentnych rozwiązań, które zdejmą z barków zespołu powtarzalną pracę, pozwalając firmie rosnąć bez jednoczesnego mnożenia etatów.  Pod lupą: jak działa mechanizm rozliczeń zbiorczych „od kuchni”? Aby dobrze zrozumieć, dlaczego mechanizm do automatyzacji rozliczeń jest rozwiązaniem tak skutecznie odciążającym działy finansowe, warto przyjrzeć się jego architekturze oraz logice działania. Księgowi z reguły niechętnie podchodzą do instalowania kolejnych, skomplikowanych programów zewnętrznych, które wymagają nauki nowego interfejsu, ciągłego przełączania się między oknami czy ryzykownego transferowania baz danych.  Nasz mechanizm całkowicie eliminuje te obawy, ponieważ nie wymaga instalowania żadnego dodatkowego oprogramowania integrując się bezpośrednio z bazą danych systemu ERP. Tak więc nie jest osobną, zewnętrzną aplikacją – to zaawansowane, dodatkowe procedury programistyczne, które wdrażamy bezpośrednio w strukturze bazy danych systemu Comarch ERP Optima lub Comarch ERP XL. Dla pracownika obsługującego finanse oznacza to maksymalną wygodę i pełną ergonomię.  Narzędzie jest uruchamiane bezpośrednio z poziomu standardowej, codziennie używanej listy zapisów kasowo-bankowych w systemie Comarch. Operator korzysta po prostu ze specjalnie przygotowanej funkcji dodatkowej. Po wskazaniu pliku tekstowego (w zalecanym formacie CSV lub TXT) pobranego od operatora płatności lub kuriera, system w tle uruchamia procedury walidacji, natychmiast rozpoznaje podmioty i automatycznie rozlicza dokumenty. Po zakończeniu operacji w opisie zapisu bankowego automatycznie pojawia się czytelny numer rozliczonej faktury lub paragonu. Żelazna zasada 1:1, czyli rejestry techniczne per dostawca Najczęstszym problemem przy próbach manualnego lub półautomatycznego rozliczania masowych transakcji jest mieszanie wpłat od różnych operatorów w jednym miejscu. Próba wrzucenia wyciągów z PayU, zestawień z Allegro i raportów pobraniowych z InPostu do jednego worka zawsze kończy się chaosem, którego rozplątanie podczas audytu graniczy z cudem. Logika działania naszego mechanizmu bezwzględnie wymusza porządek poprzez zasadę rejestru technicznego per dostawca (1:1). Oznacza to, że dla każdego podmiotu pośredniczącego – czy to Allegro, PayU, InPost, DPD, czy Poczta Polska – tworzony jest w systemie dokładnie jeden, dedykowany rejestr techniczny. Dane z plików od różnych dostawców nigdy się ze sobą nie mieszają. Taka izolacja strumieni finansowych nie tylko drastycznie przyspiesza proces parowania transakcji, ale przede wszystkim zapewnia pełną przejrzystość i ułatwia późniejszą kontrolę rozrachunków. Praktyczne case study: sukces wdrożenia w branży e-commerce Najlepszym dowodem na skuteczność tego rozwiązania jest realny przykład jednego z naszych klientów, prężnie rozwijającej się firmy z branży e-commerce, działającej w konkurencyjnym segmencie elektroniki użytkowej: Wyzwanie przed wdrożeniem: Wraz ze wzrostem skali sprzedaży wielokanałowej, firma zaczęła tonąć w masowo spływających plikach rozliczeniowych od wielu różnych kontrahentów: PayU, Allegro Finanse, Przelewów24 oraz kurierów realizujących przesyłki pobraniowe (InPost oraz Poczta Polska). Ręczne odszukiwanie klientów i parowanie wpłat zbiorczych z tysiącami paragonów, faktur i korekt generowało ogromne opóźnienia i zagrażało bieżącej płynności finansowej. Rozwiązanie od YOSI.PL:  Jako autoryzowany partner Comarch, przeanalizowaliśmy strukturę plików CSV dostarczanych przez kontrahentów klienta i wdrożyliśmy dedykowany mechanizm automatyzacji rozliczeń. Kluczowym elementem wdrożenia było precyzyjne skonfigurowanie formatów przelewów w systemie Comarch ERP Optima, co pozwoliło bazie danych bezbłędnie „czytać” i parować unikalne identyfikatory transakcji z dokumentami sprzedaży. Indywidualne dopasowanie pod biznes: Standardowy model naszego mechanizmu paruje transakcje jako rozliczenia całkowite. Jednak z uwagi na specyfikę branży handlowej i częste rozbieżności groszowe, na specjalne życzenie klienta zmodyfikowaliśmy algorytm, wprowadzając funkcję rozliczeń częściowych. Efekt końcowy: Przedsiębiorstwo zyskało pełną autokontrolę nad procesami finansowymi. System sam pilnuje zgodności podmiotów, automatycznie zestawia kwoty i błyskawicznie raportuje wszelkie rozbieżności pomiędzy kwotą na dokumencie sprzedaży a realną wpłatą od pośrednika. Dział księgowości całkowicie pozbył się żmudnej pracy manualnej, zyskując czas na zadania o charakterze strategicznym. Odpowiedzi na codzienne dylematy księgowych, czyli automatyzacja w praktyce Wielu księgowych zastanawia się, co dzieje się w sytuacji, gdy stały kontrahent postanowi uregulować należności za kilka różnych transakcji za pomocą jednej, zbiorczej wpłaty. Dla naszego algorytmu nie stanowi to żadnej bariery. Standardowym i w pełni skutecznym rozwiązaniem w takim przypadku jest umieszczenie w opisie przelewu numerów faktur lub zamówień, które zostaną oddzielone przecinkiem lub innym umownym znakiem. Mechanizm automatycznie rozpozna te separatory, sprawnie rozbije kwotę globalną i precyzyjnie przypisze ją do odpowiednich, powiązanych dokumentów sprzedaży w systemie ERP. Zoptymalizuj rozliczenia! Jak eliminujemy ryzyko dublowania zapisów bankowych? Kolejną powszechną obawą jest ryzyko powstawania dubli w systemie, kiedy te same transakcje pojawiają się równolegle w dwóch różnych źródłach, na przykład w zaimportowanym pliku od operatora płatności oraz na standardowym wyciągu pobranym bezpośrednio z banku. Aby zapobiec sytuacji, w której system próbowałby rozliczyć dwa identyczne zapisy jednocześnie, zastosowano proste i przejrzyste zabezpieczenie. Jeden z tych dublujących się zapisów kasowo-bankowych (najczęściej ten pochodzący bezpośrednio z tradycyjnego wyciągu bankowego) wystarczy oznaczyć w systemie flagą „NIE ROZLICZAJ”. W ten sposób pozycje zaimportowane ze szczegółowego pliku dostawcy zostaną standardowo i prawidłowo rozliczone, a w bilansie nie powstaną sztuczne zatory czy rozbieżności. Prowizje pobierane przez bramki płatnicze pod pełną kontrolą Innym istotnym dylematem jest kwestia kosztów manipulacyjnych i prowizji, które operatorzy tacy jak PayU czy Allegro automatycznie potrącają przed zleceniem przelewu na konto firmy. Zamiast automatycznie ukrywać te kwoty lub wymuszać ich sztuczne bilansowanie, system podchodzi do nich w sposób w pełni transparentny. Pozycje odpowiadające za prowizje od transakcji celowo pozostają na liście zapisów kasowo-bankowych oznaczone jako nierozliczone. Dzięki temu nie giną one w gąszczu operacji finansowych, operator może je w dowolnym momencie łatwo wyselekcjonować, zweryfikować ich poprawność, a następnie rozliczyć ręcznie, bezbłędnie wprowadzając opłaty prowizyjne w koszty działalności przedsiębiorstwa Płatność przed fakturą? Inteligentny mechanizm parowania proform i przedpłat W codziennej praktyce księgowej dużym wyzwaniem bywa sytuacja, gdy wpłata od klienta spływa na konto jeszcze przed wystawieniem ostatecznego dokumentu handlowego. Ma to miejsce chociażby przy opłacaniu Faktur Pro Forma (dokumentów ZS), realizacji przedpłat czy sprzedaży towarów pod zamówienie, które nie znajdują się aktualnie na stanie. Tradycyjnie oznacza to dla księgowego konieczność ciągłego, manualnego monitorowania takich operacji i ręcznego parowania ich w bliżej nieokreślonej przyszłości.   Nasz mechanizm do automatyzacji rozliczeń całkowicie eliminuje potrzebę tego typu „pamięciowej” pracy dzięki funkcji inteligentnego, opóźnionego rozliczania. Kiedy płatność trafia do rejestru kasowego lub bankowego, a w systemie Comarch ERP nie ma jeszcze docelowej faktury sprzedaży (FS), algorytm nie odrzuca wpłaty, lecz odkłada ją jako oczekującą. System automatycznie i regularnie ponawia próbę dopasowania. W momencie, gdy właściwy dokument (FS) w końcu pojawi się w bazie danych,  na przykład po fizycznym skompletowaniu zamówienia, gdzie automat natychmiastowo i samodzielnie zamyka rozrachunek. Aby zapewnić pełną transparentność finansową i nienaganną kontrolę audytową, każdy kolejny etap tego procesu jest szczegółowo rejestrowany w pliku log. Kropka nad „i”: Jak zautomatyzować obsługę rachunków wirtualnych i zamknąć obieg gotówki? Kolejnym, a zarazem kluczowym obszarem zamykającym cały proces nowoczesnego zarządzania finansami, jest masowa obsługa rachunków wirtualnych. W bazowej, standardowej wersji systemu Comarch ERP Optima automatyczne przypisanie wygenerowanego, wirtualnego rachunku bankowego do karty kontrahenta bywa niemożliwe – dzieje się tak na przykład w sytuacjach, gdy importowane dane zawierają zera. Skutkuje to tym, że po imporcie wyciągu bankowego wiele zapisów pozostaje nierozliczonych, generując niepotrzebne zatory informacyjne i przestoje w pracy księgowości.  Automatyzuj księgowość! Inteligentne mapowanie zamiast rutyny Wdrożenie dedykowanego algorytmu od YOSI.PL trwale usuwa tę barierę za pomocą zaawansowanego mapowania danych. System można skonfigurować w taki sposób, aby automatycznie łączył płatności z rachunków wirtualnych na podstawie bezpośrednich powiązań między zapisami bankowymi a dokumentami sprzedaży.   Mechanizm potrafi błyskawicznie dopasować atrybut „nr w sklepie” z faktury do unikalnego identyfikatora typu Collect pochodzącego z zapisu bankowego. W efekcie system sam bezbłędnie identyfikuje nadawcę, zapamiętuje nierozliczone dotąd pozycje i automatycznie przypina je do odpowiednich dokumentów w przyszłości. Taki poziom automatyzacji ostatecznie uwalnia dział finansowy od konieczności ręcznego identyfikowania masowych wpłat.  Stanowi to doskonałe podsumowanie wdrożenia systemu, które otwiera nowoczesnym przedsiębiorstwom oraz współpracującym z nimi biurom rachunkowym drogę do w pełni cyfrowej, bezbłędnej i skalowalnej księgowości. Jeśli chcesz dowiedzieć się więcej o innych usprawnieniach dla działów kadr i płac, sprawdź również nasz system dedykowany do importu dodatków i akordów oraz unikalne narzędzie wspierające historię umów cywilnoprawnych. 

Czy patrzysz na Krajowy System e-Faktur wyłącznie przez pryzmat nowego obowiązku prawnego i kolejnej zmiany terminów? Jeśli tak, możliwe, że przegapiłeś największą szansę na cyfrową transformację Twojego przedsiębiorstwa. Krajowy System e-Faktur przestał być melodią przyszłości – KSeF stał się faktem. Co to oznacza dla przedsiębiorstwa? Czas na rozmyślania się skończył! W Abas wiemy, że KSeF 2.0 to moment przełomowy. To definitywny koniec ery papierowych dokumentów i ręcznego przepisywania danych, a początek pełnej automatyzacji procesów. Jednak, aby w przedsiębiorstwie teoria stała się rzeczywistością, Twój system ERP musi być gotowy na nowe wyzwania – nie tylko na papierze, ale przede wszystkim procesowo. Gdzie pojawią się wąskie gardła? Wprowadzenie ustrukturyzowanych faktur (format XML) uderza bezpośrednio w dwa najważniejsze filary operacyjne każdej firmy: cykl zakupowy oraz procesy związane z realizacją sprzedaży. Tradycyjne systemy, które traktują e-fakturę jedynie jako kolejny plik do podpięcia, szybko staną się problemem. Wprowadzenie standardu ministerialnego wymusi bezkompromisowe uporządkowanie danych. Bez głębokiej integracji z systemem ERP, codzienne operacje przyniosą nowe wyzwania: Chaos w weryfikacji: Jak sprawnie sprawdzić poprawność setek lub nie raz tysięcy dokumentów zakupowych od dostawców? Ryzyko pomyłek: Jak eliminować błędy merytoryczne i logiczne przed wysyłką faktury do bramki rządowej? Przerwy w działaniu: Jak zarządzać procesem sprzedaży w przypadku awarii serwerów ministerialnych lub braku internetu? O powodzeniu wdrożenia KSeF nie decyduje sama technologia, ale dojrzałość procesowa organizacji oraz jakość bazy danych (tzw. master data), która staje się jedynym źródłem prawdy w firmie. Rozwiązanie: Moduł Abas KSeF jako inteligentny pomost Jako eksperci od procesów biznesowych opracowaliśmy rozwiązanie, które nie jest zwykłą „nakładką” na system. To kompletny, bezpieczny pomost integrujący procesy biznesowe bezpośrednio z rządową infrastrukturą za pomocą API. W zależności od potrzeb i skali działalności Twojego przedsiębiorstwa, oferujemy dwa modele obsługi: Abas KSeF Basic (Model hybrydowy)  Stworzony dla firm realizujących prostsze scenariusze, które potrzebują bezpiecznego narzędzia do podstawowej obsługi standardu XML. Tworzenie, edycja i ręczne generowanie plików XML. Możliwość zapisu, księgowania oraz wizualizacji e-faktur. Ręczne pobieranie i wizualizacja Urzędowych Poświadczeń Odbioru (UPO). Abas KSeF Premium (Model w pełni automatyczny)  Rozwiązanie dedykowane dla firm nastawionych na cyfrową doskonałość, w których liczy się czas i eliminacja pracy ręcznej. Moduł automatycznie przejmuje odpowiedzialność za kluczowe etapy: Automatyzacja w Sprzedaży: Automatyczny transfer dokumentów do KSeF. Po pozytywnej weryfikacji system sam uzupełnia unikalny numer KSeF oraz datę jego nadania w bazie danych, kończąc proces bezpiecznym zaksięgowaniem. Automatyzacja w Zakupach: System automatycznie pobiera faktury bezpośrednio z platformy KSeF, natychmiast przypisując numery i daty ministerialne do faktury zakupu i zapisu księgowego. Bezpieczeństwo danych i stabilność operacyjna Moduł Abas KSeF został zaprojektowany tak, aby utrzymać płynność operacyjną firmy niezależnie od sytuacji. System w pełni obsługuje scenariusze awaryjne (zarówno tryby offline po stronie Ministerstwa Finansów, jak i lokalne problemy z sieciami), automatycznie pilnując ustawowych terminów dosyłania dokumentów i poprawnego oznaczania ich w strukturach JPK_VAT. Co ważne, nasze rozwiązanie wspiera pełne spektrum autoryzacji. Obsługujemy zarówno połączenia oparte na tokenach (stosowane przejściowo do końca 2026 roku), jak i docelowe, bezpieczne Certyfikaty KSeF zarządzane przez Moduł Certyfikatów i Uprawnień (MCU). Zyskujesz pełną kontrolę nad rolami wewnątrzorganizacyjnymi i uprawnieniami użytkowników – od wystawiania faktur po przegląd historii sesji. Jak przełożyć nowy obowiązek na korzyść biznesową? ✔️ Pełna automatyzacja: Koniec z ręcznym wprowadzaniem faktur kosztowych i materiałowych do systemu. ✔️ Elastyczność walutowa: Bezproblemowa obsługa dostawców krajowych zarówno w PLN, jak i w innych walutach. ✔️ Dyscyplina procesowa: Standaryzacja wymuszona przez system skraca dystans między operacją a informacją zarządczą. Wdrożenie KSeF to nie tylko zmiana informatyczna – to głęboka zmiana organizacyjna, która porządkuje strukturę firmy od fundamentów. Firmy, które zintegrują ten proces głęboko ze swoim systemem ERP odpowiednio wcześnie, zyskają stabilność i przewagę informacyjną.Chcesz zobaczyć, jak wygląda to w praktyce? Już teraz zapraszamy do rozmowy. Opowiemy Ci, jak Moduł Abas KSeF może wesprzeć stabilność i rozwój Twojego przedsiębiorstwa. Napisz lub zadzwoń do nas już dziś!

W wielu firmach produkcyjnych miesiące letnie oznaczają odczuwalne spowolnienie. Telefony dzwonią rzadziej, a część pracowników i kluczowych kontrahentów przebywa na urlopach. Z perspektywy codziennych operacji to często tak zwany sezon ogórkowy. Natomiast pod względem strategicznym to jedno z najlepszych okienek czasowych, by zaplanować i rozpocząć cyfryzację przedsiębiorstwa.   Z pozoru może się wydawać, że planowanie wdrożenia ERP w sezonie urlopowym to nie najlepszy pomysł. Nic bardziej mylnego. Z wieloletniego doświadczenia jako dostawca technologiczny możemy śmiało stwierdzić, że wakacyjny “martwy sezon” jest idealnym momentem na start projektu o takiej skali.   Audyt bez presji bieżączki  Udane wdrożenie systemu ERP nie zaczyna się od samej instalacji oprogramowania. W rzeczywistości ten złożony proces otwiera dogłębny audyt dotychczasowych procesów biznesowych. Bez tego fundamentu trudno zrozumieć cele organizacji i zdefiniować kluczowe wskaźniki efektywności (KPI), które system ma pomóc zrealizować.   Dlatego właśnie wakacyjny spokój sprzyja przeprowadzeniu analizy przedwdrożeniowej. Kiedy zespół nie musi nieustannie “gasić pożarów”, zyskuje przestrzeń na strategiczne myślenie. Można wówczas bez zbędnego pośpiechu zmapować procesy, zdefiniować wąskie gardła w obszarze produkcji czy magazynowania i dokładnie zaplanować architekturę nowego środowiska.   Mniejsze obciążenie zespołu to wyższe zaangażowanie  Jeden z największych mitów dotyczących wdrożeń ERP jest przekonanie, że w wakacje “nie ma z kim pracować”. Wprawdzie latem pracownicy wymieniają się na urlopach, jednak ogólna liczba codziennych zadań operacyjnych w firmie zauważalnie spada.   To doskonałe warunki zarówno dla zarządu firmy, jak i przyszłych użytkowników oprogramowania. Przy mniejszym obciążeniu bieżącymi obowiązkami można w bardziej zrównoważony sposób zaangażować się w rozmowy z potencjalnymi dostawcami oraz w podjęcie decyzji o odpowiednim systemie ERP.   Wakacje to równie dobry moment na czyszczenie i standaryzację danych przed ich migracją. Jest to szczególnie kluczowe w firmach dystrybucyjnych z ogromnymi kartotekami produktowymi.   Jeśli etap migracji danych i testowania procesów uda się zrealizować w trakcie miesięcy letnich, jesienią będzie można na spokojnie zrealizować szkolenia z obsługi systemu. Wybierając środowisko chmurowe – takie jak RamBase Cloud ERP – zyskujesz dodatkową elastyczność. To umożliwia łatwy dostęp do systemu z przeglądarki komputera lub aplikacji z urządzenia mobilnego. To doskonałe rozwiązanie dla pracy hybrydowej lub w pełni zdalnej.  Strategia na Nowy Rok  Większość firm preferuje uruchomienie systemu z początkiem nowego roku kalendarzowego i fiskalnego. Czyste konto, zamknięte bilanse, nowe otwarcie – to naturalny cykl w biznesie. Dlatego też podjęcie decyzji o wdrożeniu ERP w wakacje jest czasowo i finansowo opłacalne.   Jeśli zaczniecie wstępne rozmowy we wrześniu, a umowę podpiszecie w listopadzie, szanse na bezpieczny i przetestowany start 1 stycznia drastycznie maleją. Jesień to czas powrotu do pełnej aktywności sprzedażowej. W połączeniu z naglącym terminem wdrożenia systemu generuje to silną presję na całym zespole.   Jeżeli firma jest małej lub średniej wielkości, wdrożenie może okazać się sprawnym i stosunkowo szybkim projektem. Rozpoczynając projekt w lipcu lub sierpniu, narzucacie sobie optymalne, kilkumiesięczne tempo. Zostawiacie odpowiedni bufor na nieprzewidziane wyzwania. Dzięki temu można doprowadzić system do gotowości przed pierwszym kwartałem, w komfortowym tempie.   Nie odkładaj cyfryzacji na Q4  Lato w biznesie wcale nie musi oznaczać przestoju. Warto wykorzystać “martwy sezon” na odpowiednie ustalenia i inwestycje. Szczególnie decyzja w postaci nowoczesnego systemu ERP wymaga skupienia i precyzyjnego harmonogramu.   Chcesz sprawdzić, jak wdrożenie RamBase Cloud ERP dopasuje się do realiów Twojej firmy? Skontaktuj się z nami już teraz, by zrobić pierwszy, najważniejszy krok do cyfrowej transformacji jeszcze tego lata.