Artykuły

Każdy, kto choć raz przymierzał się do wymiany systemu finansowo-księgowego, doskonale wie, że nie jest to zwykłe wdrożenie, tylko projekt, który ze względu na swoją skalę i fakt, że dotyka wielu newralgicznych procesów, potrafi nadwyrężyć cierpliwość wszystkich zaangażowanych. Dobrze zaplanowany może jednak przynieść zupełnie nową jakość pracy. Jeśli zatem przygotowujesz się do zmiany systemu finansowo-księgowego w swojej firmie, koniecznie przeczytaj ten poradnik. Dowiedz się z niego, kiedy najlepiej zaplanować wdrożenie, jak przygotować procesy i dane oraz na jakie nieoczywiste aspekty zwrócić uwagę, wybierając oprogramowanie księgowe dla swojej firmy. Dlaczego warto zdecydować się na zmianę systemu finansowo-księgowego? Wybór systemu finansowo-księgowego to jedna z tych decyzji, które potrafią zawarzyć na funkcjonowaniu całej firmy. Dlaczego? Bo to właśnie w takim programie są gromadzone dane, które stanowią podstawę większości decyzji biznesowych, czyli np. informacje o: kosztach i przychodach, rozliczeniach, płynności finansowej, zobowiązaniach wobec kontrahentów. Dobrze dobrane oprogramowanie nie tylko umożliwia prowadzenie ksiąg, ale też wspiera zarządzanie – pozwala szybciej analizować wyniki, planować budżety, kontrolować przepływy i reagować na zmiany. Pod jednym warunkiem: że system księgowy jest dobrze dopasowany i faktycznie nadąża za potrzebami firmy. Nie każda organizacja ma to szczęście, by od razu trafić na rozwiązanie, które rośnie razem z nią. Czasem problemem jest zbyt pobieżna analiza potrzeb na etapie wyboru, a czasem – po prostu upływ czasu. System, który działał świetnie dekadę temu, dziś może okazać się przestarzały technologicznie i trudny do integracji z nowoczesnymi narzędziami. W takim przypadku dalsze „łatane” oprogramowania aktualizacjami po prostu nie ma sensu. Jak poznać, że nadszedł czas na zmianę systemu finansowo-księgowego? W każdej firmie te sygnały mogą wyglądać nieco inaczej, ale najczęściej o potrzebie wymiany systemu finansowo-księgowego świadczy to, że: obecny system nie radzi sobie ze skalą działalności – nie da się przygotować bardziej zaawansowanych raportów i analiz (np. rentowność projektu, MPK) ze względu na braki funkcjonalne obecnego systemu, pojawiają się limity danych możliwych do gromadzenia i przetwarzania w systemie, czy też problemy z ich archiwizacją, brakuje integracji, dlatego dane trzeba ręcznie przenosić między modułami lub uzupełniać w Excel’u, producent przestał rozwijać produkt albo zapowiada zakończenie wsparcia, zmiany przepisów (np. KSeF, JPK) wymagają kosztownych i doraźnych modyfikacji, których producent systemu nie jest w stanie dostarczać w odpowiednim czasie firma się zmienia – następuje fuzja, przejęcie, reorganizacja, wejście do grupy kapitałowej, dynamiczny wzrost lub cyfryzacja procesów. Każda z tych sytuacji to sygnał, że utrzymanie starego systemu przestaje być rozwiązaniem, a staje się ryzykiem – dla danych, raportów i stabilności pracy zespołu. Kiedy jest najlepszy moment na zmianę systemu księgowego? Wymiana systemu finansowo-księgowego wymaga nie tylko budżetu, ale przede wszystkim czasu i spokoju organizacyjnego. Dlatego warto zaplanować ją tak, by nie kolidowała z terminami sprawozdawczymi ani sezonami o dużym obciążeniu pracą. W praktyce najlepiej przeprowadzić wdrożenie: na początku roku obrotowego – wtedy wszystkie rozliczenia są już zamknięte, a nowy system można uruchomić „na czysto”, bezpośrednio po zamknięciu roku i złożeniu deklaracji – szczególnie w firmach, w których rok obrotowy nie pokrywa się z kalendarzowym, po ważnej zmianie, np. audycie czy reorganizacji. Wymiana systemu w środku roku ma miejsce najczęściej wówczas, gdy projekt się przesunął. Nie jest to jednak rozwiązanie optymalne, bo wymaga przeniesienia sald i rozliczenia poprzednich miesięcy, a często też równoległego księgowania w starym i nowym systemie (przez 1-2 miesiące), by upewnić się, że dane są spójne. Dobrze zaplanowany moment wdrożenia daje czas, by spokojnie przenieść dane, przetestować procesy i przy okazji uporządkować obieg dokumentów. Bo zmiana systemu finansowo-księgowego to nie tylko kwestia technologii – to także okazja, by usprawnić sposób pracy. Jak przeprowadzić wdrożenie/zmianę oprogramowania finansowo-księgowego? Podejść do wdrożenia systemu finansowo-księgowego jest wiele, ale w praktyce większość projektów można zamknąć w pięciu głównych etapach. Ich kolejność jest dość uniwersalna, choć tempo zawsze zależy od specyfiki organizacji: im prostsze procesy i mniejsza skala działalności, tym szybciej można przejść kolejne fazy. Poniżej znajdziesz orientacyjną mapę całego procesu wdrożenia. Potraktuj ją jako punkt odniesienia, aby zobaczyć, z czym przyjdzie się zmierzyć i jak rozłożyć działania w czasie. Więcej szczegółowych informacji o każdym z etapów znajdziesz w dalszej części tego poradnika. Tabela. Etapy wdrożenia systemu finansowo-księgowego – plan krok po kroku Faza 1: Diagnoza potrzeb Faza diagnozy zwykle składa się z trzech kroków: inwentaryzacji obecnych systemów, analizy potrzeb użytkowników oraz zaprojektowania planu wdrożenia. Warto podejść do tego z rozwagą, bo to etap, który w dużej mierze przesądza o sukcesie całego projektu. Dobrze przeprowadzona diagnoza pozwala dobrze zmapować potrzeby firmy, dobrać odpowiedni system oraz zorganizować proces wdrożenia tak, by przebiegł bez niespodzianek. Krok 1.1: Inwentaryzacja obecnych systemów Zanim zaczniesz wybierać nowe rozwiązanie, musisz dobrze poznać to, co już masz. W praktyce oznacza to stworzenie mapy wszystkich systemów, które uczestniczą w procesach finansowo-księgowych w firmie. Co warto zrobić: spisz wszystkie wykorzystywane systemy – finansowo-księgowy, magazyn, kadry i płace, CRM, e-commerce, produkcja, zidentyfikuj integracje: automatyczne (API, pliki, integratory), ręczne (import/eksport CSV, przepisywanie danych), przejrzyj politykę rachunkowości – upewnij się, jakie zbiory danych formalnie tworzą księgi rachunkowe. Najczęstszy błąd na tym etapie to pomijanie „nieoficjalnych” obejść – dodatkowych arkuszy Excel, plików pomocniczych czy rejestrów, które w praktyce stanowią część systemu. To właśnie one często okazują się później największym problemem przy migracji danych. Krok 1.2: Analiza potrzeb Gdy już wiesz, jak wygląda obecne środowisko systemowe, czas zrozumieć, czego naprawdę potrzebuje zespół. Najlepszym sposobem jest krótki warsztat z użytkownikami – przedstawicielami księgowości, controllingu, magazynu, sprzedaży czy HR.W jego trakcie warto odpowiedzieć sobie na trzy proste pytania: co w obecnym systemie najbardziej przeszkadza? jakie procesy są obsługiwane ręcznie, a mogłyby być zautomatyzowane? jakich raportów lub danych brakuje na co dzień? Na tej podstawie przygotuj listę wymagań i podziel je na trzy kategorie: Must-have – bez tego system nie spełni swojej roli (np. obsługa KSeF, integracja z bankiem, automatyczne raporty), Nice-to-have – przydatne, ale niekonieczne na start (np. aplikacja mobilna, zaawansowany BI), Out of scope – pomysły, które można odłożyć na później. Najczęstszy błąd na tym etapie to formułowanie wymagań zbyt ogólnie, np. „system ma być nowoczesny”. Aby ułatwić sobie wybór, takie oczekiwania najlepiej zdefiniować konkretnie: „system ma automatycznie rozliczać różnice kursowe metodą FIFO” albo „umożliwiać księgowanie bezpośrednio z rejestru VAT”. Czy wiesz, że… wielu księgowych obawia się ręcznego przepisywania Bilansu Otwarcia (BO) i kartotek. Nowoczesne systemy księgowe, takie jak Symfonia Finanse i Księgowość, posiadają możliwość szybkiego importu danych z plików Excel. Zamiast ręcznie wprowadzać tysiące zapisów, wystarczy wyeksportować dane ze starego systemu do arkusza kalkulacyjnego, dopasować je do wymaganego układu kolumn lub skorzystać z gotowych wzorców przygotowanych przez partnerów wdrożeniowych. To sprawia, że system jest „zasilony” danymi historycznymi i gotowy do pracy niedługo po wdrożeniu. Krok 1.3: Opracuj projekt wdrożenia Na koniec tej fazy trzeba ustalić, kto i w jaki sposób poprowadzi projekt, a zatem: powołać właściciela projektu – zwykle CFO lub głównego księgowego, wyznaczyć lidera IT, który zadba o kwestie techniczne i komunikację z dostawcą, wybrać key userów z najważniejszych działów – to oni będą testować, zgłaszać uwagi i pomagać reszcie zespołu. Przygotuj też krótki harmonogram (np. w podziale na miesiące) oraz mapę ryzyk – z prostymi planami awaryjnymi. Faza 2: Wybór systemu i partnera wdrożeniowego Analiza potrzeb może prowadzić do różnych wniosków.Czasem wystarczy dokupić brakujący moduł lub lepiej skonfigurować obecne rozwiązanie. Innym razem dopiero wdrożenie zupełnie nowego systemu daje szansę na realną zmianę – np. integrację rozproszonych modułów, automatyzację księgowań czy obsługę Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF). Zanim więc podejmiesz decyzję o zakupie, upewnij się, że nie da się osiągnąć tych samych celów, korzystając z obecnego oprogramowania. Bywa, że niektóre funkcje już istnieją, tylko nikt z zespołu ich nie używa albo wymagają jedynie dodatkowego modułu. Wymiana systemu to poważna decyzja – kosztowna, czasochłonna i wymagająca dużego zaangażowania. Jeśli jednak diagnoza potwierdzi, że zmiana jest konieczna, przejdź do kolejnego kroku. Krok 2.1: Rozpoznanie rynku Rynek systemów finansowo-księgowych jest dziś bardzo szeroki – od rozwiązań dla mikrofirm po kompleksowe platformy ERP. Dlatego na początku stwórz krótką listę 3–5 systemów, które spełniają Twoje wymagania. Weź pod uwagę: rekomendacje z rynku lub od firm z podobnym profilem działalności, zgodność z listą Twoich „must-have”, orientacyjny budżet i model licencjonowania (abonament, jednorazowy zakup, chmura vs instalacja lokalna), możliwość przetestowania wersji demonstracyjnej. To ostatnie kryterium ma szczególne znaczenie.Dobre demo pozwala ocenić system w praktyce – zobaczyć, jak faktycznie obsługuje procesy (np. księgowanie faktur, raporty VAT, integrację z bankiem) i czy działa płynnie end-to-end. Niektórzy producenci, np. Symfonia, udostępniają dwie wersje demo: interaktywną, czyli wirtualną prezentację prowadzoną przez lektora – bez instalacji, oraz instalowaną wersję testową, którą można pobrać na komputer i samodzielnie przetestować przez 30 dni. To dobry sposób, by sprawdzić, czy system pasuje do realnych scenariuszy pracy, zanim zapadnie decyzja o wdrożeniu. Najczęstszy błąd na tym etapie to wybór wyłącznie na podstawie ceny licencji.Często tańsze rozwiązania generują później znacznie wyższe koszty wdrożenia, integracji i utrzymania. Krok 2.2: Decyzja Po testach przychodzi moment na wybór systemu i partnera wdrożeniowego. To etap, w którym warto zachować szczególną ostrożność – bo to właśnie zapisy w umowie i zakres współpracy zadecydują o tym, jak projekt będzie wyglądał w praktyce. W proces podejmowania decyzji warto zaangażować przedstawicieli różnych obszarów firmy: dział finansów (CFO, główny księgowy), który odpowiada za stronę merytoryczną, zgodność z przepisami i potrzeby raportowe, dział IT, który dba o infrastrukturę, integracje i bezpieczeństwo danych, key userów, czyli kluczowych użytkowników systemu, którzy najlepiej znają codzienne procesy i wiedzą, gdzie dziś pojawiają się problemy, zarząd – podejmuje ostateczną decyzję budżetową i nadaje projektowi priorytet w firmie. Faza 3: Przygotowanie do wdrożenia systemu księgowo-finansowego To etap wymagający ścisłej współpracy między dostawcą, działem IT i księgowością. Od jego jakości zależy, czy start systemu przebiegnie spokojnie, czy skończy się w pośpiechu poprawkami „na gorąco”. Krok 3.1: Migracja danych Migracja, czyli przeniesienie wszystkich niezbędnych informacji ze starego systemu do nowego, to jeden z najbardziej wrażliwych momentów całego wdrożenia – od jego jakości zależy, czy dane w nowym środowisku będą spójne i wiarygodne. Obejmuje ona przede wszystkim słowniki (kontrahenci, towary, plan kont, pracownicy), a także salda bilansowe na dzień startu. Niekiedy, oprócz tego, do nowego systemu przenosi się również historię dokumentów (zazwyczaj z ostatnich 2–3 lat) oraz szczegółowe kartoteki analityczne. Jak wygląda proces migracji danych do systemu finansowo-księgowego w praktyce? Jeśli do nowej bazy danych mają trafić nie tylko słowniki, ale także zapisy ksiąg z okresów sprzed wdrożenia, konieczne jest przeprowadzenie testów przeliczeń. Ich celem jest sprawdzenie, czy np. zestawienie obrotów i sald za ten sam okres wygenerowane w starym i nowym systemie daje identyczny wynik. To ważny etap weryfikacji poprawności przeniesionych danych — i jeden z tych, których absolutnie nie warto pomijać. Warto też pamiętać, że nawet jeśli do nowego systemu przenoszona jest cała historia danych, to ma ona charakter pomocniczy. Z formalnego punktu widzenia księgi rachunkowe za okresy sprzed wdrożenia pozostają księgami utworzonymi w starym systemie – to właśnie jego nazwa powinna widnieć na wydrukach, zgodnie z art. 13 ust. 4 pkt 1 ustawy o rachunkowości. Dlatego, jeśli planujesz wyłączenie starego systemu, należy: przenieść jego zbiory na trwały nośnik (lub je wydrukować), zabezpieczyć je zgodnie z wymogami przechowywania ksiąg określonymi w rozdziale 8 ustawy o rachunkowości. Warto też pamiętać o kwestiach ochrony danych osobowych – jeśli migrujesz słowniki pracowników lub kontrahentów, to w świetle przepisów RODO oznacza przekazanie danych. Szybki start pracy z programem księgowym Rozpoczęcie pracy z systemem księgowym nie musi oznaczać długiej konfiguracji. Symfonia Finanse i Księgowośćto przykład programu księgowego, który oferuje rozwiązania przyspieszające start pracy z programem: domyślny plan kont, standardowe typy dokumentów oraz rejestry VAT zgodne z aktualnymi przepisami. Dodatkowo możesz korzystać z wzorców księgowań, czyli szablonów ułatwiających wprowadzanie powtarzalnych dokumentów. Dzięki temu wystarczy dostosować plan kont do specyfiki firmy i już po krótkiej konfiguracji możesz zaksięgować pierwszy dokument. Krok 3.2: Konfiguracja i parametryzacja systemu finansowo-księgowego Konfiguracja i parametryzacja systemu to moment, w którym nowe oprogramowanie zaczyna nabierać kształtu. To właśnie tutaj określasz, jak mają wyglądać Twoje procesy w nowym środowisku – od obiegu dokumentów po zasady księgowania. To etap wymagający bliskiej współpracy między dostawcą a zespołem finansowo-księgowym. Konsultanci wdrożeniowi znają możliwości systemu, ale tylko Ty wiesz, jak naprawdę działa Twoja firma. Warto więc wykorzystać ten moment, by nie tylko odtworzyć dotychczasowy sposób pracy, lecz także go ulepszyć. Co trzeba skonfigurować: schematy dekretacji i automatycznego księgowania, typy dokumentów i zasady numeracji, obieg dokumentów – kto wprowadza, kto akceptuje, kto księguje, role i uprawnienia użytkowników, integracje – z systemami bankowymi, magazynem, e-commerce czy KSeF, w zależności od zakresu projektu. Faza 4: Testy i szkolenia To etap, w którym wszystko zaczyna działać w praktyce. Testy pokazują, czy system faktycznie wspiera procesy biznesowe, a szkolenia – czy zespół potrafi z niego korzystać. Warto zaplanować kilka poziomów testów: techniczne (wydajność, integracje, uprawnienia), użytkowe – prowadzone przez użytkowników na realnych scenariuszach oraz księgowe, w ramach których porównuje się bilans zamknięcia w starym systemie i otwarcia w nowym. Często wykonuje się też próbny miesiąc księgowań równolegle w obu systemach, by mieć pewność, że dane są spójne. Faza 5: Start i stabilizacja Moment uruchomienia systemu – tzw. go-live – to dla wielu firm najbardziej emocjonujący etap całego projektu. Po miesiącach analiz, testów i konfiguracji system w końcu zaczyna działać „na żywo”. Warto jednak pamiętać, że to nie koniec wdrożenia, a raczej początek nowego etapu – eksploatacji nadzorowanej. W tym czasie należy: monitorować najważniejsze procesy (księgowania, raporty, integracje), prowadzić ewidencję incydentów – błędów, awarii, blokad czy niekompletnych transferów danych. Wystarczy prosta tabela, w której użytkownicy zapisują datę, opis problemu i jego skutki, priorytetyzować zgłoszenia: krytyczne (do natychmiastowej naprawy), ważne (do poprawki w kolejnej iteracji), kosmetyczne (do aktualizacji później). Nie należy oczekiwać, że system od pierwszego dnia będzie działał bezbłędnie. Pojawiające się błędy zwykle nie wynikają z niestaranności wdrożenia, lecz ze złożoności procesów, integracji i logiki algorytmów – oraz z faktu, że zespół wciąż się uczy nowego narzędzia. Ostrożność przy pierwszych raportach i JPK W pierwszych tygodniach po wdrożeniu warto zachować szczególną ostrożność przy generowaniu raportów i wysyłaniu plików JPK. Zanim pierwszy plik JPK_VAT trafi do urzędu, dobrze jest sprawdzić m.in.: zgodność danych sprzedaży z zestawieniami faktur i ewidencjami, prawidłowe przypisanie sprzedaży do okresów (data sprzedaży vs data wystawienia), poprawność oznaczeń (np. kody GTU, FP i inne wymagane), kompletność zakupów i ich przypisanie do właściwych okresów, poprawność danych dotyczących WNT lub importu usług. Dobrą praktyką jest dokumentowanie takich kontroli – np. w formie notatek służbowych dołączanych do dokumentacji wdrożeniowej. Po 3 miesiącach pracy Po okresie stabilizacji warto wrócić do systemu z chłodną głową: przeprowadzić audyt procesów – czy korzystamy już z pełnych możliwości systemu, czy tylko odtwarzamy stare nawyki, zaplanować dalszy rozwój: nowe integracje, raporty, moduły, przygotować podsumowanie dla zarządu – z oceną efektów wdrożenia, oszczędzonego czasu i usprawnień w pracy zespołu. Na co zwrócić uwagę przy wyborze systemu finansowo-księgowego? Wybór programu finansowo-księgowego to decyzja na lata – wpływa nie tylko na sposób prowadzenia ksiąg, ale też na efektywność całej firmy. Dlatego oprócz samej funkcjonalności, warto zwrócić uwagę również na: skalowalność, czyli możliwość rozwoju systemu razem z firmą i łatwe dodawanie nowych modułów, automatyzację procesów – np. księgowanie wyciągów bankowych, rozliczanie różnic kursowych czy generowanie raportów, integracje z systemami magazynowymi, sprzedażowymi, kadrowo-płacowymi czy KSeF, aktualizacje i zgodność z przepisami – szczególnie w kontekście zmian podatkowych i obowiązków raportowych, bezpieczeństwo danych i możliwość pracy w chmurze, wsparcie techniczne oraz dostęp do materiałów edukacyjnych, intuicyjny interfejs, który ułatwia pracę zarówno księgowym, jak i analitykom finansowym. Zmiana systemu finansowo-księgowego – inwestycja w bezpieczeństwo i efektywność Dobrze przeprowadzona zmiana systemu finansowo-księgowego to inwestycja, która szybko się zwraca – w postaci lepszej kontroli nad danymi, mniejszej liczby błędów i większej automatyzacji pracy. Jeśli czujesz, że Twój obecny program nie nadąża za rozwojem firmy, to najlepszy moment, by sprawdzić nowoczesne rozwiązania. Jednym z nich jest Symfonia Finanse i Księgowość – system księgowy, który od ponad 30 lat wspiera tysiące polskich firm i biur rachunkowych w prowadzeniu pełnej księgowości, automatyzacji procesów i analizie danych finansowych. Z Symfonią Finanse i Księgowość zyskasz: pełny wgląd w dane księgowe – możliwość śledzenia źródeł zapisów, filtrowania informacji i weryfikacji każdej transakcji, kontrolę poprawności rozliczeń, dzięki wbudowanym mechanizmom walidacji danych, elastyczność konfiguracji, w ramach której możesz dostosować plan kont, wzorców księgowań i schematów raportowania do specyfiki Twojej firmy, automatyzację powtarzalnych procesów – m.in. generowanie raportów, rozliczeń podatkowych i ewidencjonowanie wyciągów bankowych, bezproblemowe raportowanie i analizy – możesz tworzyć zestawienia w różnych przekrojach (np. projekt, MPK, centra przychodów), łatwą integrację z innymi systemami – np. CRM, obiegiem dokumentów, modułem sprzedaży, KSeF czy systemami bankowymi, wsparcie wdrożeniowe i edukacyjne – dostęp do szkoleń, filmów instruktażowych i materiałów, które ułatwiają szybki start z programem. Symfonia Finanse i Księgowość to działające zawsze zgodnie przepisami oprogramowanie stworzone z myślą o praktykach – księgowych, analitykach i menedżerach finansowych, którzy potrzebują pewności, że dane są kompletne, procesy zautomatyzowane, a raporty gotowe na czas. Wypróbuj interaktywne demo Symfonii Finanse i Księgowość i przekonaj się, jak może wyglądać codzienna praca w nowoczesnym systemie, który rozwija się razem z Twoją firmą.

Magazyny wkraczają w nową erę dzięki automatyzacji. Zaczynając od samodzielnych robotów jeżdżących (takich jak AMR, które same poruszają się po hali), przez zaawansowane systemy do zbierania zamówień, aż po roboty do rozładowywania i układania palet. Automatyzacja i robotyzacja magazynów Automatyzacja magazynów przyspiesza jak nigdy wcześniej. Rynek automatyzacji magazynowej rośnie szybko – według różnych prognoz, w najbliższych latach jego wartość podwoi się lub nawet potroi. Dzięki temu magazyny staną się dużo bardziej wydajne: niektóre systemy pozwalają zwiększyć produktywność nawet 2-3 razy, bo roboty pracują szybciej i bez przerw. Roboty współpracujące, czyli coboty, staną się codziennością. To przyjazne maszyny, które pracują ramię w ramię z ludźmi. Pomagają unikać błędów, zmniejszają ryzyko wypadków i sprawiają, że praca jest lżejsza i bardziej ergonomiczna. Ludzie skupiają się na tym, co wymaga myślenia, a roboty biorą na siebie ciężkie i powtarzalne zadania. Przyszłość magazynów to mieszanka ludzi i inteligentnych maszyn – bezpieczniejsza, szybsza i bardziej efektywna. Sztuczna inteligencja Sztuczna inteligencja w magazynach przestanie być tylko eksperymentem i stanie się codziennym narzędziem pracy. AI pomoże przede wszystkim w prognozowaniu, co klienci będą kupować, w lepszym zarządzaniu zapasami, w automatycznym podejmowaniu decyzji przy planowaniu dostaw i w ścisłej współpracy z systemami zarządzania magazynem, takimi jak Asiston WMS. Dzięki AI magazyny będą projektowane mądrzej, od układu półek po optymalne trasy dla robotów. Sztuczna inteligencja będzie też analizować dane na bieżąco, w czasie rzeczywistym, co pozwoli szybko reagować na zmiany. Według różnych prognoz branżowych (w tym raportów Gartnera i innych analityków), w najbliższych latach AI stanie się standardem w większości systemów logistycznych i magazynowych. To oznacza dokładniejsze prognozy, mniej marnowanych zasobów, szybsze decyzje i ogólnie bardziej efektywne magazyny. Przyszłość to inteligentne systemy, które wspierają ludzi w codziennej pracy, czyniąc magazyny nie tylko szybszymi, ale też bardziej przewidywalnymi i oszczędnymi. Ekomagazyny Presja ze strony Unii Europejskiej i oczekiwań klientów sprawi, że magazyny staną się bardziej ekologiczne. Nowe przepisy UE, takie jak te dotyczące opakowań czy raportowania emisji CO₂, wymuszają zmiany już od 2025-2026 roku. Popularne będą magazyny zasilane energią odnawialną, na przykład panelami słonecznymi na dachach. Automatyzacja pomoże oszczędzać energię – roboty i inteligentne systemy zużywają mniej prądu, optymalizują oświetlenie, ogrzewanie i trasy transportu wewnątrz hali. Dzięki temu emisja CO₂ spadnie znacząco. Dużym trendem staną się małe mikro-magazyny w miastach lub blisko klientów. Skracają one drogę dostaw, co oznacza mniej ciężarówek na drogach i mniejszy ślad węglowy. Szybkie dostawy bez dużego wpływu na środowisko. Przyszłość magazynów to nie tylko efektywność, ale też dbałość o planetę – czystsze powietrze, mniej odpadów i oszczędność zasobów dla wszystkich. Elastyczność i odporność łańcucha dostaw W obliczu niepewności geopolitycznej i zmieniającego się popytu magazyny muszą stać się bardziej elastyczne i skalowalne. Będą szybko dostosowywać się do nowych sytuacji, raz powiększać, raz zmniejszać operacje bez dużych kosztów. Kluczowe będą systemy chmurowe, które pozwalają zarządzać magazynem z dowolnego miejsca, łatwo dodawać nowe funkcje i skalować w górę lub w dół. Popularne staną się cyfrowe bliźniaki (digital twin) – to wirtualne kopie prawdziwego magazynu. Dzięki nim można symulować różne scenariusze: co się stanie, jeśli popyt wzrośnie, przyjdzie opóźniona dostawa czy zmieni się trasa transportu. To pomaga planować bez ryzyka. Firmy będą też przenosić produkcję i magazyny bliżej rynków zbytu (tzw. nearshoring), na przykład z dalekiej Azji do Europy lub Ameryki Północnej. Skróci to czas dostaw i zmniejszy zależność od odległych łańcuchów. Widoczność w czasie rzeczywistym będzie niezbędna. Dzięki czujnikom IoT i big data menedżerowie zobaczą na bieżąco, co dzieje się z każdym towarem, gdzie jest i jaki jest stan zapasów. Integracje technolgii Magazyny przyszłości zmienią się w prawdziwe „inteligentne huby”, czyli centra, gdzie wszystko jest ze sobą połączone. Systemy zarządzania magazynem (takie jak Asiston WMS), systemy planowania zasobów przedsiębiorstwa (ERP) i zewnętrzne platformy (np. dostawców czy sklepów online) będą działać jak jeden organizm. Dane będą płynąć płynnie w obie strony, co pozwoli na szybsze decyzje, mniej błędów i lepszą kontrolę nad całym łańcuchem dostaw. Podsumowanie W Polsce sektor logistyczny jest w dobrej kondycji (liczy ponad 36 mln m² powierzchni magazynowej). Wyzwaniami są rosnące koszty energii, ostrożni konsumenci i konkurencja z platform chińskich. Firmy, które zainwestują w AI i automatyzację, zyskają przewagę konkurencyjną. Te trendy wskazują na transformację magazynów z prostych przechowalni w dynamiczne, inteligentne centra operacyjne. Aby się przygotować, warto już teraz analizować wdrożenia pilotażowe i współpracować z partnerami technologicznymi.

W e-commerce i nowoczesnej dystrybucji kluczowe znaczenie ma sprawna obsługa zamówień. W dzisiejszym świecie e-commerce i logistyki klienci oczekują szybkiej, bezbłędnej realizacji zamówień oraz pełnej przejrzystości całego procesu, począwszy od chwili złożenia zakupu aż po dostawę czy obsługę ewentualnych zwrotów. To ogromne wyzwanie dla firm, które muszą sprostać rosnącej liczbie zamówień, różnym kanałom sprzedaży i coraz wyższym standardom obsługi. Tradycyjne metody pracy magazynu nie są w stanie zapewnić odpowiedniej wydajności i kontroli, dlatego coraz częściej organizacje sięgają po rozwiązania klasy WMS (Warehouse Management System). Pełny proces realizacji zamówienia, począwszy od rejestracji, przez magazynowanie i kompletację, aż po pakowanie, wysyłkę i obsługę zwrotów przedstawiamy na przykładzie systemu ERP HermesSQL z modułem WMS. Rejestracja i przyjęcie zamówienia Rejestracja i przyjęcie zamówienia w systemie WMS to pierwszy i niezwykle istotny etap całego procesu realizacji sprzedaży. Zamówienia spływają automatycznie z różnych kanałów, np. sklepu internetowego, platform marketplace (np. Allegro, Amazon), systemu B2B czy sprzedaży stacjonarnej i są natychmiast rejestrowane w systemie. Eliminuje to konieczność ręcznego przepisywania danych, przyspiesza obsługę i ogranicza ryzyko błędów. Jednocześnie rezerwowane są odpowiednie towary w magazynie, a zlecenia trafiają do modułu WMS. Magazynier, korzystając z terminala mobilnego, otrzymuje pełne informacje o zadaniu i może płynnie przejść do kompletacji. Już na tym etapie firma zyskuje kontrolę nad realizacją zamówienia i spójność danych we wszystkich kanałach sprzedaży. Magazynowanie i kontrola zapasów WMS umożliwia precyzyjne zarządzanie lokalizacjami począwszy od regałów i półek, po strefy kompletacyjne i składowania, co gwarantuje porządek i szybki dostęp do towarów. Wszystkie operacje, takie jak przyjęcie czy wydanie, są rejestrowane w czasie rzeczywistym za pomocą kolektorów danych i natychmiast odzwierciedlane w ERP. System obsługuje partie, numery seryjne i daty ważności, wspierając rotację FIFO/FEFO. Ułatwia także inwentaryzacje, zarówno całościowe, jak i cząstkowe, prowadzone bez przerywania pracy magazynu. Dzięki temu firma zyskuje bieżący obraz stanów, a menedżerowie mogą trafniej prognozować zapotrzebowanie i optymalizować przestrzeń magazynową. Kompletacja zamówień System WMS znacząco usprawnia proces kompletacji zamówień, ponieważ dokładnie wskazuje lokalizację każdego produktu w magazynie, prowadząc pracownika krok po kroku po optymalnej ścieżce pobrania towarów. Dzięki wykorzystaniu kolektorów danych i skanowania kodów kreskowych lub etykiet GS1, minimalizuje ryzyko pomyłek oraz pozwala potwierdzić, że pobrano właściwy produkt w odpowiedniej ilości. WMS wspiera różne modele kompletacji od obsługi pojedynczych zamówień, przez kompletację falową dla wielu zamówień jednocześnie, aż po kompletację strefową, w której zadania są dzielone pomiędzy różne sekcje magazynu. Pakowanie i przygotowanie wysyłki Na etapie pakowania system wspiera magazyniera w doborze odpowiednich opakowań, kontroluje zgodność zawartości z dokumentami i automatycznie generuje etykiety. Integracja z firmami kurierskimi (InPost, DPD, DHL, GLS, UPS) pozwala tworzyć listy przewozowe i protokoły odbioru bezpośrednio z systemu. Dzięki temu proces przygotowania wysyłki jest szybki, uporządkowany i pozbawiony błędów, a klient otrzymuje paczkę zgodnie z planowanym terminem. Wysyłka i aktualizacja danych W trakcie pakowania zamówienia system na bieżąco aktualizuje stany magazynowe i rejestruje operacje w centralnej bazie ERP. Automatycznie generuje dokumenty transportowe, a klient otrzymuje powiadomienie o wysyłce z numerem śledzenia. Dzięki temu firma ma pełną kontrolę nad procesem dystrybucji, a automatyzacja przyspiesza realizację zamówień i minimalizuje ryzyko błędów. Obsługa zwrotów i reklamacji Zwroty i reklamacje są rejestrowane w systemie i powiązane z pierwotnym dokumentem sprzedaży. Towar wracający do magazynu podlega weryfikacji poprzez skanowanie kodów kreskowych, co eliminuje pomyłki. Produkty spełniające wymogi jakościowe trafiają ponownie do sprzedaży, natomiast uszkodzone do odpowiedniej strefy magazynu. System WMS aktualizuje stany i generuje dokumenty rozliczeniowe, a status reklamacji można śledzić w systemie, co zapewnia przejrzystość i komfort klienta. Podsumowanie WMS wspiera wszystkie etapy realizacji zamówienia, zapewniając automatyzację, przejrzystość i minimalizację błędów. W przypadku WMS od Humansoft, wbudowanego w system ERP HermesSQL, mamy do czynienia z pełnym, zintegrowanym rozwiązaniem – pracującym na jednej bazie danych i współpracującym z firmami kurierskimi. System integruje również obszary sprzedaży, rozrachunków i księgowości, co zapewnia spójność danych i ułatwia zarządzanie firmą. Dzięki temu procesy w firmie są lepiej skoordynowane, a klienci otrzymują terminowe i zgodne z oczekiwaniami dostawy.

Współcześni konsumenci zwracają coraz więcej produktów kupowanych online. Dla firm oznacza to dodatkowe koszty, ale straty nie są nieuniknione. Dzięki przemyślanej strategii sprzedający mogą ograniczyć liczbę zwrotów i ich negatywny wpływ na środowisko, a także zyskać cenne dane i lojalność klientów. Dla konsumentów kupujących w internecie zwroty stały się elementem przyzwyczajeń zakupowych – według raportu AI in Retail 2024 SAP Emarsys 33% amerykańskich konsumentów przyznaje, że kupuje większą liczbę produktów z myślą o zwrocie części z nich, co jako zjawisko określa się terminem bracketingu. Przeciętny konsument zwraca 8 przedmiotów rocznie. Tendencja ta jest problematyczna – dla sprzedawców oznacza to narastające koszty logistyczne i transportowe, a dla środowiska wzrost emisji węglowych, marnowanie produktów i materiałów do pakowania. Firmy powinny wypracowują strategie pozwalające na sterowanie zachowaniami klientów i promowanie mniej kosztownych i szkodliwych społecznie wyborów. Jak zmniejszyć liczbę zwrotów? Zmniejszenie liczby zwrotów to jeden z najistotniejszych celów sprzedawców online. Każdy zwrot to koszty logistyczne, transportowe i emisje CO2. W wielu przypadkach zwrotu da się uniknąć dzięki właściwej strategii i sprawnemu wykorzystaniu rozwiązań technologicznych. Jak ograniczyć liczbę zwrotów? Firmy mają obecnie wiele opcji. Poprawa informacji o produkcie Najczęstszą przyczyną zwrotów jest niedopasowanie produktu. Zapewnienie klientowi maksymalnej pewności co do ich wyborów jest kluczem do uniknięcia zwrotów. Szczegółowe i rzetelne opisy produktu  Należy udostępnić kupującym wszelkie szczegóły dotyczące składu materiału i specyfiki produktu. Słabe opisy na stronach produktowych przyczyniają się do wyższych stóp zwrotu. Tabele i rekomendacje rozmiarowe  Warto stworzyć tabele rozmiarów osobne dla każdej kategorii produktowej, z instrukcjami ułatwiającymi samodzielne mierzenie się. Przydatne jest dodanie rekomendacji rozmiarowych takich jak: „true to size” czy „jeśli wahasz się, wybierz większy/mniejszy”. Wizualne wsparcie dopasowania  Jeśli zdjęcie produktu przedstawia go na modelce/modelu, należy sprecyzować wymiary danej osoby: wzrost i rozmiar, który ma na sobie. Powinno się również rozbudować galerie o zdjęcia detali (wysokiej rozdzielczości zbliżenia na wykończenia, strukturę materiału, guziki). Technologie AR/AI (Wirtualne Przymierzalnie)  Wykorzystanie rozwiązań bazujących na technologii Augmented Reality i sztucznej inteligencji pozwala klientom uzyskać namiastkę fizycznego kontaktu z produktem. Opinie klientów  Wiele korzyści przynosi zachęcanie klientów do pozostawiania recenzji, które zawierają nie tylko ocenę jakościową, ale też wymiary osoby oceniającej i dopasowanie względem rozmiaru. Dynamiczne rekomendacje  Możliwe jest wprowadzenie w sklepie internetowym systemu dynamicznych rekomendacji (np. asystenta opartego na AI) sugerującego rozmiar na podstawie poprzednich zakupów klienta.  Zmiana polityki zwrotów (Strategia gatekeepingu)  Wprowadzenie tarcia w strategicznych punktach procesu zwrotu może zniechęcić klientów do impulsywnych zakupów i bracketingu, jednocześnie promując wymiany. Wprowadzenie opłat za zwroty  Trzeba pamiętać, że opłaty muszą być jasno i wcześnie komunikowane. Ukrywanie lub mylące informowanie o opłatach aż do późnego etapu procesu zakupowego frustruje klientów, obniża zaufanie względem sprzedawcy i może doprowadzić do porzucenia koszyka. Wysokość opłat musi być dostosowana do tolerancji klientów. Promowanie wymian zamiast zwrotów  Najbardziej efektywnym rozwiązaniem jest uczynienie zwrotów płatnymi i jednoczesne promowanie darmowych i maksymalnie uproszczonych wymian. Darmowa wymiana jest zawsze tańsza niż pozyskanie nowego klienta. Wydłużenie Okresu Zwrotu Chociaż regulacje prawne gwarantują zwrot w ciągu 14 dni bez podania przyczyny, niektóre firmy wydłużają ten okres (np. do 30 lub 90 dni). Ustawowo zwrot środków musi nastąpić tą samą metodą co płatność w ciągu 14 dni. Jeśli produkt zostanie zwrócony później, regulamin sklepu może określać zwrot kwoty na kartę podarunkową. Wykorzystanie danych i analiza Zmniejszenie liczby zwrotów wymaga strategicznej analizy, która identyfikuje główne powody zwrotów. Cenne informacje można uzyskać poprzez ankietowanie klientów co do ich motywacji i oceny całego procesu. Bazując na uzyskanych danych jak i analizie monitorowanych kosztów można doskonalić funkcjonowanie sklepu i mechanizmu zwrotów, wdrażając potrzebne technologie.  Zwroty jako źrodło wartościowych danych Zwroty mogą być niezwykle wartościowym źródłem insightów – nie gromadząc ich narażamy się na straty. Dane o jakości i trafności produktu Najważniejszą informacją pozyskiwaną od klienta jest powód zwrotu. Analiza tych danych pozwala na bezpośrednią identyfikację problemów na etapie projektowania produktu, jego opisu lub komunikacji marketingowej.  Większość zwrotów wynika z uszkodzenia lub wadliwości produktów, niedopasowania (mogącego wynikać z niekonsekwencji lub innych problemów z rozmiarówką) oraz niezgodności z opisem. Powodem zwrotu bywa też zamówienie wielu produktów czy rozmiarów na zapas, a także nieterminowa dostawa.  Dane o zachowaniach klientów i lojalności Analiza zwrotów dostarcza wglądu w nawyki zakupowe i segmentację klientów oraz wpływ na wartość życiową klienta (LTV). Zidentyfikowanie typów klientów pozwala na dopasowanie działań do kluczowych grup.  W kontekście zwrotów możemy przykładowo podzielić klientów na seryjnie zwracających (serial returners), efektywnie zwracających (zwracający szybko) i spowolnionych zwracających. Liczebność grup i ich zachowania stanowią wskazówkę dla wypracowania polityki firmy. Dane na temat tendencji sezonowych tendencji pomagają w planowaniu zaopatrzenia i wysokości cen. Warto również odnotować jakiej kategorii produkty były najczęściej zwracane. Decydując się na wprowadzenie jakiegoś stopnia opłat za zwroty, poszukujemy informacji o tolerancji klientów względem typu i poziomu opłat, a także wpływu programów lojalnościowych na zachowania zakupowe i lojalność klientów. Dane operacyjne i logistyczne Zwroty dostarczają kluczowych danych na temat wydajności wewnętrznych procesów i logistyki zwrotnej (reverse logistics). Istotnymi wskaźnikami, których poziomu należy pilnować są współczynnik zwrotów i długość cyklu zwrotów (odstęp czasowy pomiędzy rozpoczęciem zwrotu a momentem ponownego wprowadzenia towaru do sprzedaży).  Zbyt długi cykl zwrotu zamraża kapitał, spowalnia ponowną sprzedaż i zwiększa ryzyko przecen. Na koszty zwrotu składają się:  koszty przetwarzania (przyjęcie, rejestracja w systemie, weryfikacja produktu),  transport,  przechowywanie i magazynowanie,  ewentualna utylizacja,  kontrola jakości,  ponowne pakowanie,  obsługa klienta (udzielanie informacji, wsparcie, status zamówienia),  straty na wartości towaru,  ewentualne oszustwa czy nadużycia ze strony klientów.  Należy zastanowić się czy ponoszone przez firmę koszty są dopuszczalne czy jednak powinno się dążyć do obniżenia ich poziomu. W decyzji pomaga ścisłe monitorowanie wydatków i strat. Dane o satysfakcji klientów  Warto uzyskać informacje o zadowoleniu kupujących z poszczególnych etapów i aspektów zwrotów i na tej podstawie doskonalić customer experience. Ocenie podlega polityka zwrotów, tempo zwrotu środków, wygoda i komunikacja. Wolność wyboru – wiele opcji zwrotu  76% konsumentów ankietowanych na potrzeby raportu Happy Returns i NRF, 2024 Consumer Returns in the Retail Industry deklaruje, że darmowe zwroty są dla nich istotnym czynnikiem przy podejmowaniu decyzji zakupowych. Dużym wyzwaniem okazuje się znalezienie kompromisu pomiędzy kontrolowaniem kosztów a zapewnieniem klientom oczekiwanych korzyści i standardów obsługi. Dobierając opcje zwrotu warto pamiętać o potrzebach i preferencjach klientów. 65% badanych (Happy Returns, NRF) jest skłonnych dokonać zwrotu stacjonarnie, jeśli może zrobić to bez opakowania i metki, a 64% chętniej zdecyduje się na sprzedawcę który oferuje zwroty nie wymagające posiadania drukarki, jako że tylko 42% ma regularny dostęp do drukarki.  Programy lojalnościowe Wprowadzenie programów lojalnościowych jest sprytnym sposobem na pogodzenie interesów obu stron. Konsumenci są skłonni skorzystać z tej opcji jeśli program będzie obejmował korzyść w postaci darmowych zwrotów. Dzięki dostępowi do danych kontaktowych sprzedawcy mogą informować klientów o ofercie i zachęcać do ponownych zakupów. Wariantem tego rozwiązania jest wymiana punktów lojalnościowych na dostawę. Strategię komunikuje się z naciskiem na budowanie stałych relacji i wspólnoty, a nie tylko na transakcyjność. Punkty lojalnościowe mogą być przyznawane za zakupy, ale także recenzje, zdjęcia oraz rekomendacje rozmiaru dla innych klientów. Opłaty zależne od formy zwrotu  W ramach ustalania opłat można promować korzystne ekonomicznie i środowiskowo formy dostawy. Firmy oferują wiele opcji: zwroty poprzez kuriera, automaty paczkowe, zwracanie bezpośrednio w sklepie bądź w punktach. Zwrot stacjonarny jest szybki dla obu stron, ponieważ weryfikacji produktu można dokonać na miejscu, a ponadto promuje to ruch w fizycznych sklepach. Płatne zwroty + bezpłatne wymiany  W ramach tej strategii pozwalamy klientom na komfortowy dobór rozmiaru, ale tylko z realnym zamiarem zakupu. Dla konsumenta rezultatem jest poczucie bezpieczeństwa, a dla sprzedawcy obniżenie współczynnika zwrotów. Zwrot na kartę podarunkową  Po upływie ustawowych dwóch tygodni od zakupu pojawia się opcja ograniczenia zwrotu do ulokowania środków na kartę podarunkową, dzięki czemu pieniądze zostają w firmie. Zwroty w ramach strategii omnichannel  Rola strategii omnichannel (wielokanałowej) w zarządzaniu zwrotami w handlu elektronicznym jest absolutnie kluczowa. Koordynacja kanałów sprzedażowych usprawnia pracę, oszczędza pieniądze, poszerza możliwości i zachęca klientów. Kup online i oddaj w sklepie Kupujący są bardziej skłonni do zakupów online, jeśli mają możliwość zwrotu produktu w sklepie stacjonarnym. Może to być własny sklep marki, placówka marki współpracującej, bądź sklep partnera funkcjonujący jako punkt odbioru paczek (np. Żabka). Przyjmowanie zwrotów w sklepach umożliwia sprzedawcom skonsolidowanie zwrotów do magazynu centralnego. Zamiast wielu pojedynczych paczek od klientów, sklep wysyła zbiorczy zwrot. Jest to tańsza logistycznie metoda, która jednocześnie zmniejsza negatywny wpływ na środowisko. Dodatkową korzyścią jest generowanie ruchu w sklepie (footfall). Wykorzystywanie infrastruktury sklepów stacjonarnych jako hubów zwrotów może zachęcać klientów do powrotu do fizycznych sklepów.  W przypadku zwrotu w sklepie (brick and click), weryfikacja produktu odbywa się na miejscu przez asystenta sprzedaży, który może ocenić kompletność informacji niezbędnych do wypłaty środków. System ERP SAP Business One umożliwia zarządzanie procesem sprzedażowym z poziomu jednej platformy. Za pomocą wbudowanych narzędzi Integration Framework integruje sprzedaż we wszystkich kanałach, koordynuje płatności i rozliczenia, automatyzuje obsługę klienta, logistykę i transport, a także wspiera marketing.  Sustainability Ekologiczne podejście do zwrotów stwarza możliwość wyróżnienia się na tle konkurencji i przyciągnięcia klientów, dla których te wartości są decydującym kryterium wyboru. Dla tego rodzaju strategii kluczowa jest przejrzystość i jasna komunikacja. Kupujący powinien być świadomy zarówno postawy firmy, jak i potencjalnych konsekwencji swoich wyborów. Transparentność przejawia się więc poprzez stosowanie wyraźnych oznakowań na opakowaniach, ale też edukowanie na temat szkodliwości częstych zwrotów i emisyjności poszczególnych opcji przesyłki. Część klientów na rynku jest gotowa zapłacić za neutralny pod względem emisji CO2 przewóz. Odpowiedzialnością przedsiębiorstwa jest optymalizacja logistyki i transportu, tak by w pełni wykorzystywać możliwości taboru, a także zapobieganie zwrotom poprzez zapewnianie klientom jak najtrafniejszych zakupów. Możliwą opcją, którą jednak należy przemyśleć, jest wprowadzenie opłaty za zwroty. Dbając o środowisko i finanse firmy warto przemyśleć sposób w jaki pakuje się produkty do wysyłki. W doborze wykorzystywanych przez firmę sposobów pakowania pomaga zasada 3R: Reduce: właściwy dobór opakowania do wielkości produktu, by ograniczać martnotrawstwo i uniknąć problemu tzw. air-commerce (wysyłania powietrza w zbyt dużych pudłach). Reuse: wykorzystywanie opakowań zaprojektowanych tak, aby możliwe było ich ponowne wykorzystanie. Sprzedawcy powinni zachęcać klientów do ponownego wykorzystania opakowań przy zwrocie produktów lub w innych celach.  Recycle: zastosowanie materiałów pochodzących z recyklingu lub surowców wtórnych. Powinno się unikać plastiku i stosować papierową taśmę lub biodegradowalne wypełnienia. Pojawiają się również innowacyjne rozwiązania takie jak e-pack – opakowanie, które po dostarczeniu zwracamy kurierowi lub pozostawiamy w automacie paczkowym/punkcie odbioru, co gwarantuje jego ponowne wykorzystanie. Tego typu inteligentna paczka pozwala na dokładne monitorowanie jej stanu i położenia dzięki elektronicznej etykiecie, niewielkiemu panelowi fotowoltaicznemu, licznym czujnikom i sensorowi wilgotności. Jeśli nie zwrot nietrafionego bądź zepsutego produktu to co? Konsumenci coraz częściej wybierają platformy umożliwiające odsprzedaż. Produkty z drugiej ręki cieszą się zainteresowaniem dzięki okazyjnym cenom i przyjazności dla środowiska. Warto też zachęcać i wspierać klientów w naprawie produktów – generowanie mniejszej liczby odpadów ma dobry wpływ na środowisko i satysfakcję klientów.

Obsługa księgowa ponad 1 000 firm to wyzwanie, jeżeli dokumenty spływają wieloma kanałami – elektronicznie, mailem, w wersji papierowej. Firma GLC Accounting postawiła na radykalną zmianę, budując dedykowane rozwiązanie w oparciu o Pulpit Klienta Biura Rachunkowego enova365. Dzięki automatyzacji procesów biuro rachunkowe nie tylko wyeliminowało błędy i skróciło czas księgowania, ale też zaoferowało klientom kontrolę nad obiegiem dokumentów. Sprawdź, jak powstał sprawny, cyfrowy ekosystem w nowoczesnym biurze rachunkowym. Wyzwanie: mało wydajny proces wymiany dokumentów GLC Accounting sp. z o.o. to wiodący dostawca usług outsourcingowych. Księgowi z oddziałów w Katowicach i Warszawie obsługują ponad 1 000 przedsiębiorstw z Polski i zagranicy. Firma oferuje nie tylko prowadzenie ksiąg rachunkowych, ale też doradztwo podatkowe i prawne, usługi audytu księgowego i podatkowego oraz obsługę kadrowo-płacową. Problemem dla GLC Accounting, która wykorzystywała system enova365, była wymiana danych i dokumentów z klientami. Wraz ze wzrostem liczby obsługiwanych firm i przetwarzanej dokumentacji, ten proces zaczął stanowić realną barierę dla dalszego rozwoju i pozyskiwania nowych kontraktów. Przekazywanie dokumentów różnymi kanałami – problemy Klienci przekazywali księgowym dokumenty na wiele sposobów – od wersji papierowych i poczty elektronicznej, przez zewnętrzne systemy, aż po bezpośredni dostęp do własnych baz danych, często innych niż enova365. W efekcie, księgowi zamiast skupić się na obsłudze dokumentów, musieli korzystać z wielu programów i mało wydajnych form komunikacji. Choć opcja przekazywania dokumentów różnymi kanałami miała zapewnić klientom wygodę, obniżała efektywność pracy księgowych i utrudniała zarządzanie danymi. Skutkowało to: wydłużeniem czasu realizacji zadań, brakiem części dokumentów – często z powodu ich pominięcia po stronie klienta. Określenie celów wdrożenia W odpowiedzi na te wyzwania zespół GLC Accounting postanowił wdrożyć usprawnienia. Ich efektem miało być: ujednolicenie procesu wymiany danych z klientami, podniesienie jakości obsługi, zapewnienie dostępu do własnej dokumentacji klientom, którzy nie korzystali z tej samej bazy danych lub wykorzystywali niezależne (inne niż enova365) systemy ERP, zaoferowanie obsługiwanym firmom opcji aktywnego zarządzania obiegiem dokumentów. W ten sposób narodziła się koncepcja gruntownych zmian w sposobie wykorzystania systemu enova365, która rozwinęła się w pełnoskalowy projekt wdrożeniowy. Jego realizacji podjęła się firma wdrożeniowa GLC IT Sp. z o.o. – Autoryzowany Partner Soneta, producenta enova365. Zaprojektowanie nowego rozwiązania informatycznego Projektując nowe rozwiązanie firma wdrożeniowa brała pod uwagę możliwość szerszego wykorzystania systemu enova365. Natrafiła przy tym jednak na szereg wyzwań. Niechęć klientów do poznawania nowego systemu ERP – wielu klientów GLC Accounting korzystało z własnych systemów ERP i niechętnie podchodziło do poznawania nowych rozwiązań. Brak gotowości na płacenie za licencję – bardziej zaawansowani klienci, chcący aktywnie kontrolować pracę księgowości (np. z wykorzystaniem licencji typu Podgląd), nie zawsze byli gotowi na ponoszenie dodatkowych kosztów licencyjnych. Decyzja o wykorzystaniu Pulpitu Klienta Biura Rachunkowego (PKBR) enova365 Firma wdrożeniowa wraz z GLC Accounting przeprowadziła testy w różnych środowiskach i pilotaż na grupie kontrolnej klientów. Wyniki jasno wskazały, że najlepiej ocenianym rozwiązaniem był Pulpit Klienta Biura Rachunkowego (PKBR – jeden z modułów systemu ERP enova365). Klienci doceniali prostotę obsługi, szybki dostęp do dokumentów z dowolnego miejsca oraz realny wpływ na kompletność i jakość przekazywanej dokumentacji. Pozwoliło to zrezygnować z innych, często płatnych lub mniej efektywnych narzędzi. Czytaj także: Pulpit Klienta Biura Rachunkowego czy inne narzędzia – co wybrać do obsługi klientów w erze KSeF? Wyzwania na etapie dostosowania PKBR do potrzeb GLC Accounting Kiedy decyzja o wykorzystaniu Pulpitu Klienta Biura Rachunkowego enova365 została już podjęta, pojawił się drugi zestaw wyzwań. PKBR nie zapewniał pełnego zakresu funkcji zarządczych, potrzebnych w GLC Accounting. W momencie wdrożenia w PKBR brakowało wbudowanego procesu akceptacji dokumentów, dlatego zespół GLC IT zaprojektował dedykowany mechanizm workflow, który został ściśle zintegrowany z modułem księgowym enova365 oraz samym PKBR. Dodatkowo, z uwagi na potrzebę obsługi dokumentów niebędących podstawą księgową (takich jak umowy, certyfikaty czy dokumenty wewnętrzne), wdrożono moduł DMS enova365. Znacznie rozszerzył on przestrzeń do zarządzania dokumentacją. Najważniejsze funkcje rozwiązania wdrożonego w GLC Accounting Zespół wdrożeniowy chciał, żeby PKBR oferował tak dużo funkcji, jak to możliwe przy zachowaniu przejrzystego interfejsu. Jednocześnie umożliwiono każdemu klientowi dostosowanie bazy do potrzeb. W pierwszym etapie zaprojektowano trzy ścieżki obiegu dokumentów: podstawową, zaawansowaną, zaawansowaną z alokacją kosztów do ich miejsc powstawania. Każdy kolejny wariant rozszerza funkcjonalność poprzedniego. Obieg podstawowy wymaga jedynie uzupełnienia podstawowych danych dokumentu i ich zatwierdzenia. Wprowadzenie daty wpływu, typu dokumentu oraz dołączenie załącznika pozwala księgowości na szybkie przejęcie dokumentacji. Obieg zaawansowany rozszerza zakres danych o dodatkowe informacje, takie jak oddział, kontrahent czy inne dane istotne z punktu widzenia biura rachunkowego. Obieg zaawansowany z MPK stanowi najbardziej rozbudowaną formę procesu. Na tym etapie klient przygotowuje dokument w stanie umożliwiającym jego niemal bezpośrednie zaksięgowanie – po stronie księgowości pozostaje już głównie weryfikacja. Każdy z tych wariantów pozwala klientowi samodzielnie określić poziom swojego zaangażowania w proces współpracy z biurem rachunkowym. Niezależnie od wariantu, obieg dokumentów oparto na trzech typach zadań: Sekretariat – etap wprowadzania dokumentów, ich opisu, dołączania załączników oraz przekazywania do zatwierdzenia. Sekretariat akceptacja – etap kontroli poprawności dokumentów. Na tym etapie operator otrzymuje dokumenty w formie finalnej i podejmuje decyzję o ich cofnięciu do poprawy, odrzuceniu lub przekazaniu do księgowości. Akceptacja płatności (etap opcjonalny) – jeśli klient zdecyduje się na kontrolę płatności, księgowość po przetworzeniu dokumentów przekazuje je ponownie do PKBR w celu zatwierdzenia przelewów. Po akceptacji blokada generowania płatności zostaje zdjęta, a dokumenty mogą zostać opłacone. Jak biuro rachunkowe przygotowało się na obsługę dokumentów KSeF? Projektując powyższe etapy, zespół GLC IT dążył do zaprojektowania rozwiązania, które zapewni pełną transparentność procesu dla operatorów oraz umożliwi obsługę KSeF. Dzięki temu możliwe stało się filtrowanie dokumentów i eliminowanie pozycji, które nie powinny trafić do księgowości. Dokumenty pobrane z KSeF automatycznie trafiają do systemu System umożliwia – w zależności od konfiguracji danej bazy – pobieranie dokumentów bezpośrednio z KSeF przy użyciu dedykowanych workerów. Dokumenty te są automatycznie wprowadzane do bazy, wstępnie opisane i trafiają od razu na pierwszy etap obiegu. Obsługa dokumentów, które pozostają poza KSeF Ze względu na fakt, że część dokumentów nie jest objęta obowiązkiem KSeF, w procesie zastosowano moduł OCR, konfigurowalny niezależnie dla każdej bazy. Operator, wgrywając dokument, może od razu skierować go do odczytu, a po pozytywnej weryfikacji system ERP zwraca go wraz z automatycznie uzupełnionymi polami. W większości przypadków OCR uzupełnia dokumenty do poziomu obiegu zaawansowanego lub zaawansowanego z MPK. Funkcjonalność każdego etapu może być rozbudowywana – klient, zgłaszając potrzebę zwiększenia zakresu działania, może przeprowadzić modernizację swojej bazy. Proces wprowadzania dokumentów zaprojektowano tak, aby był możliwy na trzy sposoby – poprzez: ręczne wgrywanie, integrację z KSeF, masowe wgrywanie paczek dokumentów. Klienci otrzymują dedykowany zasób sieciowy dostępny z poziomu przeglądarki. Nad obsługą tych zasobów czuwa Harmonogram zadań, który cyklicznie monitoruje katalogi klientów i publikuje dokumenty w PKBR (BasicDoc), automatycznie dołączając dokument startowy jako załącznik. Dzięki temu, klient już na etapie dodawania dokumentu ma pełną kontrolę nad jego typem, przebiegiem oraz dalszym sposobem przetwarzania. W efekcie, zarządzanie dokumentami stało się przejrzyste i wymaga od klienta minimalnego zaangażowania. Obsługa dokumentów została dodatkowo usprawniona poprzez możliwość wykonywania operacji masowych – zatwierdzania i edycji opisów dla wielu dokumentów jednocześnie. Na każdym etapie można wysyłać informacje i podsumowania do osób zaangażowanych w proces. Zakres komunikatów konfigurowany jest niezależnie od bazy/klienta. Efekty wdrożenia PKBR enova365 w GLC Accounting Wszystkie dokumenty przekazywane w wersji elektronicznej Proces wgrywania dokumentacji został maksymalnie uproszczony. Przebiega szybko, wygodnie i jest w pełni bezpieczny. Klienci mają zdalny dostęp do dokumentów Z poziomu panelu PKBR użytkownicy mają dostęp nie tylko do listy dokumentów wymagających obsługi i wykonania czynności, ale również do archiwum wcześniejszych dokumentów wraz z ich aktualnym statusem. Księgowi mają w systemie komplet dokumentów, zatwierdzonych przez klienta i wzbogaconych o opis merytoryczny Klienci mogą zarządzać dokumentami w wybranym przez siebie zakresie. Mogą oni m.in.: wprowadzić dokument do systemu, uzupełnić wymagane informacje, przekazać dokument do kolejnego etapu, ewentualnie dodać załączniki, zatwierdzić dokument. Po zatwierdzeniu dokumentu operator kontrolujący nie posiada już możliwości edycji treści, a jedynie podejmuje decyzję o dalszym losie dokumentu. Zatwierdzenie dokumentu wprowadza go do zasobu księgowości. Łatwe dodawanie baz dla nowych klientów Ze względu na złożoność procesu oraz czasochłonność jego odtworzenia w każdej bazie odrębnie, kluczowe elementy konfiguracji zostały zamknięte w autorskim dodatku w formie biblioteki .dll. Jego zastosowanie automatycznie konfiguruje podstawowe elementy rozwiązania oraz udostępnia przyjazny interfejs do dalszej konfiguracji, znacząco skracając czas wdrożenia i minimalizując ryzyko błędów Zadowoleni klienci, szybsze księgowanie, możliwość skalowania biznesu Dzięki zastosowaniu opisanych rozwiązań powstał spójny system wymiany informacji. Klienci mogą szybciej przekazywać dokumenty i łatwo nimi zarządzać. Księgowi otrzymują kompletne, zatwierdzone przez klienta dokumenty, wzbogacone o opis merytoryczny. Przekłada się to na szybsze księgowanie, wyższą jakość ewidencji oraz poprawę współpracy między zespołem księgowym a klientem. Firma może z łatwością przyjąć i obsłużyć na wysokim poziomie dodatkowych klientów. Chcesz przyspieszyć przepływ dokumentów w biurze rachunkowym? Pomożemy Ci w tym. Jeszcze dziś umów się na bezpłatną prezentację online, w czasie której nasi konsultanci pokażą, jak system ERP enova365 wspiera pracę w firmie.

Jak przypisać zużycie energii do konkretnych zleceń produkcyjnych i  operacji, aby nie ograniczać się tylko do podejmowania decyzji na podstawie liczników? Jak powiązać dane energetyczne z danymi MES i ERP, aby energia była liczona na poziomie procesu i kosztu jednostkowego? Jak przejść od monitoringu energii do jej rozliczania w kontekście produkcji i controllingu? Jak wykorzystać EMS do liczenia energii na sztukę, operację i centrum kosztów? W wielu zakładach dane energetyczne funkcjonują obok systemów MES i ERP, co często prowadzi do zarządzania energią na poziomie prób i błędów.  Integracja EMS z warstwą produkcyjną i biznesową pozwala zamknąć ten łańcuch informacyjny – od maszyny, przez proces, aż po raport finansowy. Poniżej znajdziesz praktyczne podejście do takiej integracji, oparte na architekturze systemów i realnych potrzebach zakładu. Co to jest EMS? EMS (Energy Management System) to system zarządzania energią, który łączy oprogramowanie, infrastrukturę pomiarową oraz warstwę analityczną. Jego zadaniem jest zbieranie, przetwarzanie i udostępnianie danych o zużyciu energii oraz innych mediów w sposób umożliwiający ich analizę i wykorzystanie operacyjne. Skąd EMS pobiera zbiera dane? System EMS pobiera dane z: liczników energii elektrycznej, gazu, wody, sprężonego powietrza, pary, czujników procesowych i systemów automatyki, urządzeń na poziomie linii produkcyjnych i pojedynczych maszyn. Dane są rejestrowane w czasie zbliżonym do rzeczywistego i udostępniane w postaci raportów, trendów oraz wskaźników, takich jak zużycie energii na jednostkę produkcji czy koszty energii według obszarów zakładu. Miejsce EMS w architekturze systemów produkcyjnych W architekturze IT zakładu produkcyjnego EMS pełni rolę warstwy pośredniej pomiędzy automatyką a systemami zarządczymi. Z jednej strony komunikuje się bezpośrednio z urządzeniami i infrastrukturą techniczną za pomocą standardów przemysłowych, takich jak OPC UA, Modbus czy MQTT. Z drugiej strony integruje się z systemami MES i ERP poprzez interfejsy API lub inne mechanizmy wymiany danych stosowane w danym środowisku. Takie umiejscowienie sprawia, że EMS przejmuje surowe dane pomiarowe z poziomu produkcji, porządkuje je i udostępnia w formie zrozumiałej dla systemów wyższego poziomu. Informacje o zużyciu energii przestają być oderwanymi od kontekstu wartościami technicznymi, a zaczynają funkcjonować razem z danymi o procesach, zleceniach i kosztach. Bez tej warstwy pośredniej energia pozostaje jedynie strumieniem odczytów z liczników, którego nie da się jednoznacznie powiązać z konkretnymi operacjami, produktami ani strukturą organizacyjną firmy. Integracja EMS z MES  Integracja EMS z MES, czyli System Wykonawczym Produkcji  (ang. Manufacturing Executing System) umożliwia powiązanie zużycia energii z rzeczywistym przebiegiem produkcji. MES dostarcza informacji o statusach maszyn, realizowanych zleceniach, czasach cyklu, przestojach i zmianach roboczych. EMS przypisuje do tych samych obiektów profile zużycia energii. Po połączeniu obu systemów możliwe staje się: liczenie zużycia energii na sztukę produktu, analiza energii na operację technologiczną, porównywanie zużycia między zmianami lub liniami, identyfikacja pracy jałowej maszyn. Dane te są wykorzystywane zarówno do analizy efektywności procesów, jak i do bieżącego nadzoru nad produkcją, np. w kontekście nieplanowanych wzrostów poboru energii. Założenia i dobre praktyki integracji EMS z MES i ERP Integracja EMS z pozostałymi systemami wymaga spójnych założeń zarówno organizacyjnych, jak i technicznych. W praktyce problemy najczęściej wynikają nie z ograniczeń technologii, lecz z niespójności danych i braku wspólnego podejścia do ich struktury. Aby integracja miała sens analityczny i operacyjny, konieczne jest ujednolicenie nazewnictwa maszyn, linii, gniazd produkcyjnych oraz wydziałów we wszystkich systemach. Równie istotna jest synchronizacja identyfikatorów zleceń produkcyjnych i indeksów materiałowych, tak aby dane energetyczne mogły być jednoznacznie przypisane do konkretnych operacji i produktów. Na etapie projektowym należy także jasno określić kierunek oraz częstotliwość wymiany danych pomiędzy EMS, MES i ERP. Część informacji, takich jak pomiary zużycia energii, może być przekazywana w czasie zbliżonym do rzeczywistego, natomiast dane kosztowe lub raportowe powinny trafiać do systemów biznesowych w formie agregatów. Takie rozdzielenie upraszcza architekturę i ogranicza obciążenie systemów. Wdrożenie integracji warto rozpocząć od pilotażu obejmującego jeden wydział lub linię produkcyjną, z jasno określonymi wskaźnikami wykorzystywanymi do oceny efektów. W proces powinni być zaangażowani nie tylko specjaliści automatyki i IT, lecz także przedstawiciele produkcji, utrzymania ruchu i controllingu. Dzięki temu dane energetyczne będą odpowiadały realnym potrzebom decyzyjnym, a EMS przestanie pełnić wyłącznie funkcję monitoringu, stając się narzędziem wspierającym zarządzanie produkcją i kosztami w skali całego zakładu. Założenia i dobre praktyki integracji EMS z MES i ERP Integracja EMS z pozostałymi systemami wymaga spójnych założeń zarówno organizacyjnych, jak i technicznych. W praktyce problemy najczęściej wynikają nie z ograniczeń technologii, lecz z niespójności danych i braku wspólnego podejścia do ich struktury. Aby integracja miała sens analityczny i operacyjny, konieczne jest ujednolicenie nazewnictwa maszyn, linii, gniazd produkcyjnych oraz wydziałów we wszystkich systemach. Równie istotna jest synchronizacja identyfikatorów zleceń produkcyjnych i indeksów materiałowych, tak aby dane energetyczne mogły być jednoznacznie przypisane do konkretnych operacji i produktów. O czym pamiętać na etapie projektowym? Na etapie projektowym należy także jasno określić kierunek oraz częstotliwość wymiany danych pomiędzy EMS, MES i ERP. Część informacji, takich jak pomiary zużycia energii, może być przekazywana w czasie zbliżonym do rzeczywistego, natomiast dane kosztowe lub raportowe powinny trafiać do systemów biznesowych w formie agregatów. Takie rozdzielenie upraszcza architekturę i ogranicza obciążenie systemów. Jak rozpocząć proces  wdrożeniowy? Wdrożenie integracji warto rozpocząć od pilotażu obejmującego jeden wydział lub linię produkcyjną, z jasno określonymi wskaźnikami wykorzystywanymi do oceny efektów. W proces powinni być zaangażowani nie tylko specjaliści automatyki i IT, lecz także przedstawiciele produkcji, utrzymania ruchu i controllingu. Dzięki temu dane energetyczne będą odpowiadały realnym potrzebom decyzyjnym, a EMS przestanie pełnić wyłącznie funkcję monitoringu, stając się narzędziem wspierającym zarządzanie produkcją i kosztami w skali całego zakładu.

W świecie transformacji cyfrowej największym zagrożeniem nie są błędy systemowe, lecz informacje, których nie widać. Silosy danych – rozproszone, niespójne i niepołączone źródła informacji – potrafią zniweczyć nawet najlepiej zaplanowane wdrożenie ERP. To ryzyko jest szczególnie dotkliwe dla organizacji stojących przed wyborem i implementacją nowego systemu, ponieważ ukryte nieefektywności ujawniają się dopiero w trakcie pracy operacyjnej: w opóźnionych decyzjach, błędnych prognozach czy utracie zaufania klientów. Silosy jako problem przywództwa Zbyt często traktuje się problemy z danymi jako kwestie czysto techniczne. Tymczasem silosy powstają w wyniku decyzji organizacyjnych: jak działają jednostki biznesowe, jakie systemy wybierają i jak egzekwują procesy. Przykład globalnego producenta, który w różnych regionach korzystał z odrębnych systemów finansowych, zakupowych i magazynowych, pokazuje skalę problemu. Rozbieżne prognozy nie wynikały z błędnych formuł w arkuszach, lecz z niespójnych danych – różnych hierarchii produktów, odmiennych konwencji nazewniczych czy nieaktualnych rekordów klientów. W efekcie każdy raport był tylko fragmentem prawdy, a menedżerowie podejmowali decyzje w oparciu o niepełny obraz. Konsekwencje dla łańcucha dostaw W obszarze zarządzania łańcuchem dostaw silosy danych mogą być wręcz katastrofalne. Błędne sygnały popytu, nieaktualne dane dostawców czy rozproszone informacje logistyczne podważają zwinność, którą ERP ma zapewniać. Jeden z globalnych producentów żywności doświadczył tego boleśnie: regionalne oddziały pracowały na przestarzałych systemach i arkuszach Excel, co skutkowało niedoborami surowców w jednych regionach i nadprodukcją w innych. Dopiero wdrożenie nowoczesnego ERP, integrującego finanse, produkcję i dystrybucję, pozwoliło odzyskać kontrolę i widoczność w czasie rzeczywistym. Wyzwania dla AI w ERP Coraz więcej organizacji rozważa wykorzystanie sztucznej inteligencji w systemach ERP. Jednak bez wysokiej jakości, zharmonizowanych danych algorytmy predykcyjne nie poprawiają wglądu, lecz wzmacniają błędne założenia. Dlatego zanim kadra zarządzająca zdecyduje się na wdrożenie AI, musi upewnić się, że architektura danych i governance są wystarczająco dojrzałe, aby wspierać wiarygodne prognozy. Typowe źródła fragmentacji danych Często mimo wielomilionowych inwestycji w ERP, fragmentacja danych się utrzymuje a najczęstsze przyczyny to: Niepełny zakres integracji – niedoszacowanie liczby systemów powiązanych z ERP, np. CRM czy magazynów. Niespójności danych głównych – duplikaty dostawców, różne jednostki miary, niespójne kody produktów. Brak właścicieli danych – brak odpowiedzialności za jakość danych, szczególnie po go-live. Rozproszone narzędzia raportowe – eksporty do Excela jako sygnał, że system jest fragmentaryczny lub brak nadzoru nad danymi.   Przykład z sektora medycznego Międzynarodowy producent w branży healthcare utrzymywał odrębne systemy księgowe i planowania popytu w różnych regionach. Skutkiem były duplikaty rekordów i niespójne prognozy. Dopiero wybór ERP z naciskiem na analitykę i skalowalność oraz ujednolicenie procesów pozwoliły przełamać silosy i zbudować spójny obraz operacyjny. Checklista dla Zarządów: jak przeciwdziałać silosom danych Traktuj dane główne jak infrastrukturę – zdefiniuj właścicieli, procesy audytu i politykę cyklu życia. Uwzględnij integrację w kryteriach wyboru ERP – testuj złożoność integracji i przygotuj system pod przyszłe wykorzystanie AI. Synchronizuj strategię danych ze zmianą organizacyjną – powołaj stewardów danych, wprowadź programy edukacji data literacy, komunikuj wartość wspólnych danych. Projektuj wsparcie po wdrożeniu wokół danych – oceniaj dostawców pod kątem jakości raportów, efektywności planowania i realizacji zamówień. Buduj kulturę współdzielenia informacji – eliminuj lokalne arkusze Excel i promuj centralne repozytoria danych. Podsumowanie Silosy danych są strategicznym ryzykiem, które może zniweczyć transformację cyfrową. Sukces ERP nie zależy wyłącznie od technologii, lecz od integracji danych, zarządzania nimi i kultury organizacyjnej. Kadra zarządzająca musi traktować dane jak strategiczny zasób i zapewnić ich spójność w całej organizacji. Dlatego eliminacja silosów musi być traktowana jako strategiczne wyzwanie. Właściwy system ERP, wdrożony z doświadczonym partnerem doradczym, pozwala nie tylko uniknąć typowych pułapek fragmentacji danych, ale też zbudować trwałą przewagę konkurencyjną.

KSeF jest coraz bliżej, a wraz z nim rośnie presja na firmy, żeby wreszcie uporządkować temat fakturowania i obiegu dokumentów. W praktyce widać to bardzo wyraźnie: coraz więcej organizacji rozgląda się za systemami, które realnie obsłużą KSeF w codziennej pracy, a nie tylko „odhaczą” wymaganie techniczne. Problem? Najczęściej pojawiają się dwie bariery: wysoki koszt oraz podejście „zrobimy to na ostatnią chwilę”, które zwykle kończy się nerwami, chaosem i szybkim wyborem półśrodka. Dlatego w tym artykule pokazujemy, dlaczego warto podejść do KSeF inaczej i postawić na sBiznes: rozwiązanie, które pozwala szybko i możliwie bezboleśnie przygotować firmę do nowych obowiązków, a przy okazji zrobić krok dalej i wdrożyć system klasy ERP. Zamiast kolejnej punktowej integracji dostajesz uporządkowane procesy, lepszą kontrolę nad dokumentami i fundament pod dalszą cyfryzację, bez przepalania budżetu i czasu. KSeF coraz bliżej, a firmy nadal odkładają temat KSeF przestaje być „projektem na kiedyś” i coraz częściej staje się realnym terminem w kalendarzu. To widać po rynku: rośnie liczba firm, które rozglądają się za narzędziami, dzięki którym nie tylko wyślą e-fakturę, ale też zrobią to sprawnie, powtarzalnie i bez ryzyka przestojów w sprzedaży. W praktyce wdrożenia najczęściej blokują dwie rzeczy. Po pierwsze koszty, bo wiele organizacji zakłada z góry, że przygotowanie do KSeF oznacza długi projekt, duże konsultacje i inwestycję, która „nie ma prawa się zwrócić” w krótkim czasie. Po drugie mentalność „na ostatnią chwilę” czyli odkładanie decyzji, brak właściciela tematu, a finalnie nerwowe szukanie rozwiązania, które da się uruchomić szybko, nawet jeśli nie jest dopasowane do procesów firmy. Tyle że KSeF to nie jest wyłącznie techniczna integracja. To moment, w którym wychodzą na wierzch wszystkie słabe miejsca w obiegu dokumentów: ręczne przepisywanie danych, brak spójności między sprzedażą a księgowością, dokumenty rozrzucone po kilku narzędziach i plikach, a także brak czytelnego procesu „kto, co i kiedy” robi z fakturą. Dlatego zamiast dokładać kolejną łatkę, coraz więcej firm szuka rozwiązania, które od razu porządkuje sprzedaż i fakturowanie, a przy okazji daje fundament pod ERP. I tu przechodzimy do konkretu: jak podejść do KSeF tak, żeby wystartować szybko, bez bólu, a jednocześnie nie zamknąć sobie drogi do dalszej cyfryzacji. W kolejnym punkcie pokażemy, jak sBiznes może być praktyczną, „krótką ścieżką” do obsługi KSeF w sprzedaży oraz pobieraniu dokumentów zakupowych z KSeF. sBiznes jako szybka droga do KSeF w sprzedaży i obsłudze zakupów Jeśli celem jest szybkie wejście w KSeF bez budowania skomplikowanego łańcucha integracji, sensownie jest zacząć od miejsca, w którym KSeF realnie dotyka firmy na co dzień, czyli od sprzedaży i fakturowania. W sBiznes moduł Sprzedaż z funkcją KSeF jest opisany jako rozwiązanie dające pełną kontrolę nad procesem zarządzania sprzedażą. Co ważne, chodzi tu nie tylko o samo wystawienie faktury, ale o spięcie całego flow sprzedażowego w jednym miejscu: od ofert i zamówień, przez faktury także w językach obcych, personalizację dokumentów i faktury cykliczne. Dochodzi do tego obsługa kas i przelewów wraz z walutami obcymi, z automatyczną aktualizacją kursów z tabeli NBP, a także zaawansowana obsługa i kontrola e dokumentów wysyłanych do urzędów i firm. To jest dokładnie ten typ podejścia, który zmniejsza stres wdrożeniowy, bo zamiast rozproszenia danych i ręcznego przerzucania dokumentów między narzędziami, firma pracuje w obrębie jednej aplikacji, z naciskiem na porządek w dokumentacji, wymianę e dokumentów oraz ograniczenie marnowania czasu na szukanie i przepinanie plików. Dodatkowo sBiznes akcentuje automatyzację, możliwość pracy zdalnej i segmentową budowę, czyli płacenie za te funkcje, których firma realnie używa, co bywa kluczowe przy barierze kosztowej. W kolejnym punkcie przełożymy to na konkretne korzyści biznesowe i pokażemy, dlaczego podejście ERP przy KSeF często obniża całkowity koszt przygotowania firmy, zamiast go podnosić. Korzyści z ERP, które realnie obniżają koszt przygotowania do KSeF Wiele firm zakłada, że KSeF oznacza kolejny, drogi projekt IT. Tymczasem podejście ERP potrafi zadziałać odwrotnie, bo porządkuje procesy i dokumenty, dzięki czemu spada liczba ręcznych czynności, błędów i „gaszenia pożarów” w sprzedaży i księgowości. W sBiznes te korzyści są opisane wprost i dobrze składają się w logiczną ścieżkę pod KSeF. • Obniżenie kosztów pracy: automatyzacja, możliwość pracy zdalnej i segmentowa budowa, czyli płacisz tylko za używane funkcje. To pomaga utrzymać budżet w ryzach, zwłaszcza gdy wdrożenie ma być szybkie.• Oszczędność czasu: lepsza organizacja dokumentacji oznacza szybsze zarządzanie fakturami i mniejszą liczbę sytuacji „szukamy pliku, bo ktoś go nie dosłał”.• Zwiększenie efektywności pracy: mniej przerzucania dokumentów między narzędziami, mniej duplikowania danych, mniej pomyłek.• Łatwy dostęp do informacji: jedna aplikacja i sprawna wymiana dokumentów z pracownikami, urzędami i kontrahentami to fundament porządnego obiegu pod KSeF.• Bezpieczeństwo danych: dane w chmurze i dostępne opcje kopii zapasowych ograniczają ryzyko, które przy „wdrożeniu na ostatnią chwilę” jest szczególnie kosztowne.• Wymiana e dokumentów z urzędami oraz kompleksowość rozwiązania: zamiast dokładać kolejną „łatkę” do faktur, firma dostaje spójny system obejmujący kluczowe obszary działania. W praktyce to właśnie te elementy najczęściej decydują o kosztach całego podejścia do KSeF, bardziej niż sama funkcja wysyłki faktur. Ile może trwać start wdrożenia Samo wdrożenie można wykonać zdalnie poprzez bezpieczne połączenie wbudowane w sBiznes i może być możliwe nawet w kilka godzin. To ważne dla firm, które nie chcą robić wielomiesięcznego projektu, ale jednocześnie potrzebują wdrożenia, które porządkuje proces, a nie tylko „odhacza” wymóg. Warto sprawdzić i przekonać się w tym temacie. FAQ Czy sBiznes pomaga podejść do KSeF bez rozbudowanych integracji?Tak, można zacząć od obszaru sprzedaży oraz pobierania faktur zakupowych, w tym modułu Sprzedaż z funkcją KSeF. Co obejmuje Sprzedaż z funkcją KSeF?Między innymi oferty, zamówienia i faktury (także obcojęzyczne), personalizację dokumentów, faktury cykliczne, kursy NBP, raporty oraz CRM. Czy można ograniczać koszty, uruchamiając tylko potrzebne funkcje?Tak, w korzyściach opisano segmentową budowę, czyli płatność za funkcje, z których firma korzysta. Czy system wspiera wymianę e dokumentów z urzędami?Tak, jest to wskazane jako jedna z korzyści. Czy wdrożenie da się zrobić zdalnie?Tak, wdrożenie jest opisane jako zdalne, nawet w kilka godzin. Podsumowanie KSeF to dobry moment, żeby zamiast działań na ostatnią chwilę wdrożyć rozwiązanie, które usprawnia sprzedaż oraz pobieranie faktur zakupowych z KSeF, porządkuje dokumenty i ogranicza koszty operacyjne. sBiznes wpisuje się w ten scenariusz, bo łączy korzyści typowe dla ERP z praktycznym podejściem do wdrożenia i modułem sprzedaży z funkcją KSeF.Więcej informacji można uzyskać pisząc na info@sbiznes.pl lub kontakt gsm: 509 967 124oraz na www.sbiznes.pl

Wdrożenie ERP potrafi być jak grecka tragedia – pełen napięcia, kosztownych zwrotów akcji i dramatycznych finałów. Ale, przecież nie musi tak być. Najczęstsze przyczyny porażek to nie „zły system”, lecz zaniedbane dane, brak governance i integracje w stylu patchwork. Wystarczy potraktować dane jak strategiczny zasób, a wdrożenie ERP stanie się nie dramatem, lecz sukcesem. Wdrożenie systemu ERP to nie tylko projekt IT. To operacja na otwartym sercu organizacji, w której każda kropla danych ma znaczenie. A jak pokazują historie z ostatnich dekad – od MillerCoors po Haribo – nawet giganci potrafią potknąć się na własnych danych i procesach. Najczęstsze dramaty ERP 1. Migracja danych bez oczyszczenia Jeśli przenosisz 20 lat historii transakcji, a w bazie masz duplikaty klientów i dostawców, ERP nie stanie się magicznym filtrem. To raczej jak przeprowadzka do nowego biura z kartonami pełnymi starych, nieopisanych dokumentów. Chaos wchodzi razem z Tobą. 2. Brak data governance Dane bez właściciela to jak orkiestra bez dyrygenta. Każdy gra swoje, a CIO i CFO próbują zgadnąć, czy to jeszcze Beethoven, czy już free jazz. Standardy, polityki i odpowiedzialność muszą być ustalone zanim system integrator pojawi się na miejscu. 3. Integracje w stylu patchwork CRM mówi w jednym języku, e‑commerce w drugim, a ERP próbuje tłumaczyć oba naraz. Bez przemyślanej strategii integracji (API, PaaS, czy natywne konektory) kończy się to raportami, które przypominają puzzle z brakującymi elementami. 4. Data silos – czyli „nie wiesz, czego nie wiesz” Każdy dział ma swoje arkusze, swoje definicje i swoje raporty. Efekt? CFO widzi pół prawdy, COO drugie pół, a CIO zastanawia się, dlaczego prognozy sprzedaży wyglądają jak prognoza pogody w kwietniu. Lekcje z wielkich porażek Haribo – brak mapowania procesów przed wyborem systemu skończył się pustymi półkami i spadkiem sprzedaży o 25%. Lidl – upór przy starych praktykach (ceny zakupu zamiast cen sprzedaży) kosztował ponad pół miliarda dolarów. National Grid – pośpiech przy go‑live doprowadził do chaosu w płacach i fakturach, a ratowanie projektu pochłonęło setki milionów. Wniosek? ERP nie wybacza lekceważenia fundamentów. Data‑Driven jako antidotum Firmy, które traktują dane jak strategiczny zasób, unikają wielu pułapek. Model Data‑Driven to nie slogan, ale praktyka: Jedno źródło prawdy – centralizacja danych w ERP i Power BI eliminuje silosy. Widoczność w czasie rzeczywistym – Fabric i OneLake pozwalają CFO i COO podejmować decyzje szybciej niż konkurencja zdąży sięgnąć po kalkulator. Ciągłe doskonalenie – KPI i dashboardy nie tylko raportują, ale inspirują zespoły do poprawy procesów. Jak przejść przez wdrożenie bez ran Traktuj master data jak infrastrukturę – tak samo krytyczną jak plan kont czy proces produkcji. Testuj integracje wcześnie – lepiej odkryć złożoność przed podpisaniem kontraktu niż po wydaniu milionów. Łącz governance z change management – dane to nie tylko technologia, to kultura organizacyjna. Wybierz partnera, który zna drogę – wdrożenie ERP to podróż, a przewodnik, który zna skróty i pułapki, jest bezcenny. Dlaczego D365? Microsoft Dynamics 365 Finance & Supply Chain Management to nie tylko ERP. To platforma, która łączy transakcje z analityką, integruje się z Power BI i Fabric, i pozwala budować prawdziwie data‑driven enterprise. A my – jako xalution – jesteśmy partnerem, który przeprowadzi Cię przez tę transformację tak, aby CIO spał spokojnie, CFO widział pełny obraz finansów, a COO miał kontrolę nad stabilnością procesów. Bez dramatów, bez pustych półek, bez kosztownych ratunkowych operacji. Podsumowanie: ERP nie musi być grecką tragedią. Z odpowiednim podejściem do danych, governance i integracji, a także z partnerem, który zna realia wdrożeń D365, można zamienić dramat w sukces.

Migracja danych to zawsze moment prawdy we wdrożeniu ERP. Od jej jakości zależy nie tylko poprawność informacji w nowym systemie, ale przede wszystkim spokojny start produkcyjny. W projektach nadmiernie przeciążonych ręcznymi działaniami ryzyko błędów i opóźnień rośnie z każdym cyklem migracyjnym. Dlatego firmy coraz częściej kierują uwagę na orkiestrację i automatyzację – podejście, które porządkuje proces i przenosi go na znacznie wyższy poziom efektywności. W 7F Technology Partners widzimy, jak klienci, którzy uporządkowali i zautomatyzowali ścieżkę migracji do D365 F&O, zyskują przewidywalność i pełną kontrolę nad danymi. To inwestycja, która zwraca się nie tylko przy uruchomieniu, ale także podczas późniejszych iteracji i stabilizacji systemu. Porządek w procesie Orkiestracja migracji danych w D365 F&O to centralne zarządzanie całym ciągiem działań – od ekstrakcji informacji ze starego systemu, przez ich transformację, aż po import. Krytyczne jest tu zachowanie właściwej sekwencji, zwłaszcza w przypadku encji zależnych. Typowym przykładem jest import klientów dopiero po wcześniejszym załadowaniu krajów czy adresów. Dynamics 365 dostarcza do tego natywne narzędzia: Data Management Framework, Data Projects oraz Data Jobs. Pozwalają one nie tylko uporządkować proces, ale także budować przewidywalną i spójną ścieżkę migracyjną, którą można konsekwentnie odtwarzać na kolejnych środowiskach. Automatyzacja na co dzień Kolejnym krokiem jest automatyzacja, która uwalnia zespoły projektowe od powtarzalnych czynności. Dzięki wykorzystaniu Azure DevOps, Power Automate czy skryptów PowerShell możliwe staje się uruchamianie pełnych cykli migracyjnych w tle, zgodnie z harmonogramem- choćby nocą. Po każdym przebiegu zespoły otrzymują raporty i alerty o ewentualnych błędach, co pozwala skupić uwagę na analizie wyników, a nie na manualnym odpalaniu importów. Takie podejście przyspiesza każdy kolejny sprint projektowy i zwiększa stabilność całego procesu. SharePoint jako elastyczne źródło danych Coraz więcej organizacji korzysta ze współdzielonych repozytoriów, takich jak SharePoint, jako miejsca przechowywania plików migracyjnych. Dzięki integracji opartej o Power Automate dane mogą być pobierane i importowane do D365 F&O bez ręcznego przenoszenia plików. Firmy zyskują dzięki temu pełne wersjonowanie, łatwiejsze zarządzanie aktualizacjami oraz przejrzysty proces zatwierdzania danych. W praktyce wpływa to na większą spójność między zespołami i lepszą kontrolę nad postępem migracji – szczególnie w środowiskach rozproszonych. Efekt dla biznesu Orkiestracja i automatyzacja migracji przekładają się na konkretne korzyści biznesowe. Czas wdrożenia ERP ulega skróceniu, ponieważ proces można powtarzać częściej i szybciej. Zmniejsza się liczba błędów wynikających z pracy manualnej. Każdy etap jest przejrzysty i udokumentowany, co ułatwia audyt oraz redukuje ryzyko powstawania wąskich gardeł. W perspektywie całego projektu takie podejście oznacza lepszą jakość danych, większą stabilność i mniejsze obciążenie kluczowych zespołów. Standard nowoczesnych wdrożeń Dla organizacji inwestujących w transformację cyfrową orkiestracja i automatyzacja migracji do D365 F&O stają się naturalnym standardem. Umożliwiają realizację wdrożenia w sposób powtarzalny, przewidywalny i zgodny z najlepszymi praktykami. W 7F Technology Partners pracujemy z klientami właśnie w taki sposób – łącząc orkiestrację, automatyzację oraz integrację z SharePoint i Power Automate. Dzięki temu proces migracji staje się nie tylko szybszy, ale przede wszystkim stabilniejszy i lepiej kontrolowany. To fundament, na którym można bezpiecznie budować dalszą digitalizację operacji.