Artykuły

Narzędzia „finansowe” rosną w firmie warstwami. Najpierw jest system finansowo-księgowy i Excel, potem przychodzi ERP, a nad nim i tak zostaje arkusz kalkulacyjny, w którym powstają budżet, prognozy i raporty dla zarządu. Momentu, w którym przydaje się kolejna warstwa, czyli system EPM, nie wyznacza jedno zdarzenie. Widać go po tym, jak zmienia się codzienna praca działu finansowego. Jak w rosnącej firmie przybywa narzędzi finansowych W mniejszej firmie wystarcza system finansowo-księgowy i Excel. W usługach i handlu ten układ potrafi trwać latami: obok księgowości pracują systemy sprzedażowe i kasowe, a dyrektor finansowy składa z nich obraz firmy w arkuszu. ERP pojawia się zwykle wtedy, gdy firma musi zapanować nad produkcją, zakupami i magazynem. W firmach produkcyjnych jest standardem, bo tam trzeba rozliczać zlecenia, materiały i stany magazynowe. Przy pewnej skali i pewnym modelu biznesowym trudno się bez niego obejść. Wdrożenie ERP porządkuje ewidencję, ale nie zamyka tematu narzędzi dla służb finansowych. Budżet, prognozy, analiza rentowności i raporty zarządcze dalej powstają poza nim. Działy finansowe często przyjmują to jako stan naturalny. Jak mówi Mariusz Sumiński z FlexiSolutions, wielu dyrektorów finansowych przywykło do schematu: „ERP robi to, co robi, a powyżej jest Excel”. Tymczasem nad ERP od lat istnieje osobna klasa systemów, przygotowana właśnie do tej pracy. Automatyzacja wchodzi do coraz większej liczby obszarów firmy, więc dociera też do księgowości i controllingu. Coraz więcej firm traktuje stabilność procesów finansowych jako element ładu korporacyjnego i bezpieczeństwa. Część firm sięga w tym miejscu po BI. Systemy Business Intelligence dobrze agregują dane z ERP i pokazują sprzedaż po klientach, produktach czy regionach. Dział finansowy potrzebuje jednak czegoś więcej niż wizualizacji: budżetu w kilku wersjach, alokacji kosztów, prognozy liczonej na zmienionych założeniach. Dlatego o EPM mówi się czasem „BI dla finansów”. To narzędzie, które odwzorowuje logikę controllingu. Dlaczego EPM przez lata kojarzył się tylko z największymi Systemy klasy EPM nie są nowością. Na Zachodzie są dostępne od co najmniej dwudziestu lat, a w Polsce pierwsze wdrożenia pojawiły się kilkanaście lat temu. Przez długi czas korzystały z nich jednak głównie największe organizacje. Powód był prosty. Na rynku były tylko globalne systemy z globalnymi cennikami, wdrażane przez firmy z Wielkiej Czwórki albo wyspecjalizowanych integratorów. Dla średniej firmy taki projekt był po prostu za drogi, a brakujące narzędzie łatwiej było zastąpić dodatkowym etatem. Dziś ten obraz się zmienia z kilku powodów naraz. Technologia tanieje. Duże globalne systemy mają lżejsze wersje. Pojawiły się też systemy polskie, rozwijane i wdrażane przez lokalnych producentów. EPM coraz częściej trafia więc do firm średniej wielkości, zwłaszcza tych, które szybko rosną. Po czym rozpoznać, że firma zbliża się do tego momentu Rzadko jest to jedna decyzja zarządu. Częściej kilka objawów w codziennej pracy, które narastają stopniowo i do których zespół zdążył się przyzwyczaić. Budżetowanie trwa miesiącami. Proces ten to w większości firm największe wydarzenie w roku controllingu. Często zaczyna się we wrześniu i kończy w grudniu, styczniu, a czasem w lutym. Bywa, że budżet zamyka się dopiero wtedy, gdy część zaplanowanych zdarzeń już się wydarzyła. Prognozy robi się rzadziej, niż potrzebuje zarząd. Rzeczywistość zawsze odbiega od budżetu, więc firmy robią jego rewizje i prognozy. Kiedy jednak każda aktualizacja oznacza powtórzenie dużej części budżetowego „wyzwania”, a nikt nie chce tego robić co miesiąc czy co kwartał. Bywa więc tak, że zarząd dostaje nowy plan wtedy, gdy zespół znajdzie na to czas. Plik, którego nikt w całości nie rozumie. Mimo ERP i BI raport zarządczy opiera się na dziesiątkach powiązanych arkuszy albo na jednym ogromnym skoroszycie. Przepływy między zakładkami ktoś zbudował wiele lat temu, a tej osoby często nie ma już w firmie. Pod liczbami z takiego pliku ktoś jednak się podpisuje. Żaden z tych objawów osobno nie przesądza o potrzebie nowego systemu. Pokazują one raczej, że praca działu finansowego zaczyna rosnąć szybciej niż jego narzędzia. Zbudować samemu czy kupić? Firma, która dochodzi do tego momentu, ma zwykle dwie drogi. Może dalej rozwijać własne narzędzia albo sięgnąć po gotowy system EPM. Obie mają swoje mocne strony i swoje koszty. Własne narzędzia Własna droga to najczęściej kolejne arkusze, makra i automatyzacje budowane przez zespół controllingu. Ten dylemat odżył w ostatnich latach, bo z pomocą AI łatwiej dziś zbudować własną aplikację do zbierania budżetu czy raportowania. Zaletą jest pełna kontrola: narzędzie robi dokładnie to, czego potrzebuje zespół, i można je zmieniać bez udziału dostawcy. Trzeba jednak pamiętać o dwóch rzeczach. Logikę controllingu, czyli alokacje, wersje planu i reguły raportowania, zna controlling, a przekazanie tej wiedzy informatykom czy osobom od BI bywa trudniejsze, niż się wydaje. Do tego firma bierze na siebie utrzymanie i rozwój narzędzia, także wtedy, gdy zmienią się ludzie w zespole. Gotowy system EPM Gotowy system wnosi koncepcję procesu, którą dostawcy systemów EPM rozwijali przez 15–20 lat wdrożeń. Budżetowanie, prognozowanie, raportowanie zarządcze i konsolidacja nie są w nim budowane od zera, tylko dopasowywane do firmy. System EPM pracuje na danych z ERP i jest od niego niezależny. Wybór ERP, na przykład SAP czy Comarch, nie przesądza o wyborze platformy EPM. W firmach usługowych i handlowych bez klasycznego ERP system pobiera dane z systemu finansowo-księgowego i systemów transakcyjnych; można go też dołożyć później, do systemów, które już działają. Wdrożenie da się zaplanować pod rytm pracy działu finansowego. Często celuje się w to, by pierwszy budżet powstał już w nowym systemie, albo w start od nowego roku, z budżetem przeniesionym z Excela i pierwszą prognozą liczoną w systemie. Po stronie kosztów jest samo wdrożenie i uruchomienie, które w mniejszych firmach może się nie zwrócić tu i teraz. Nie ma jednej odpowiedzi na pytanie, co jest lepsze, co wybrać. Własne narzędzia mają sens, gdy proces jest stabilny, a zespół ma kompetencje i czas, żeby je rozwijać. Gotowy system warto rozważyć, gdy planowanie obejmuje coraz więcej osób, a firma nie chce, żeby proces zależał od jednego pliku albo jednej osoby. W obu przypadkach dobrze jest podjąć tę decyzję świadomie, zanim kolejny arkusz stanie się następnym plikiem, którego nikt w całości nie rozumie. Artykuł powstał wspólnie z partnerem: FlexiEPM – polska platforma epm dla controllingu

Polscy producenci inwestują więcej i produkują więcej. Wolne moce na hali nie gwarantują jednak terminowych dostaw. Wystarczy jeden spóźniony podzespół albo nieaktualna lista materiałowa. Przed kolejną rundą inwestycji warto sprawdzić, czy zarządzanie produkcją dojrzało do większej skali. Inwestycje rosną, koszty też Według GUS nakłady inwestycyjne przedsiębiorstw niefinansowych wzrosły w pierwszym półroczu 2026 roku o 13,7% rok do roku. Wynik finansowy brutto był w tym samym czasie wyższy o 29,1%. Przemysł także notuje wzrosty: w sierpniu produkcja sprzedana była o 4,3% wyższa niż przed rokiem, a w okresie styczeń–sierpień o 3,5%. Obraz nie jest jednak jednolity. Po wyeliminowaniu wpływu czynników sezonowych produkcja w sierpniu spadła o 1,2% w porównaniu z lipcem, a ceny produkcji sprzedanej wzrosły o 4,2% rok do roku. Firmy rozbudowują zakłady i jednocześnie pilnują kosztów. Wygrywają te, które szybko korygują plany produkcji, zakupy i obciążenie zasobów. Nowa linia nie rozwiąże problemów z planowaniem Dodatkowe centrum obróbcze zwiększa potencjał firmy, ale nie zmienia tego, jak działa planowanie. Nowe stanowiska oznaczają zmiany w harmonogramach, zaopatrzeniu i obsadzie. Przy produkcji jednostkowej i wariantowej dochodzi synchronizacja dokumentacji technicznej, list materiałowych i kolejnych zmian konstrukcyjnych. Typowy scenariusz: zakupy pracują na jednym zestawieniu, konstruktorzy na drugim, a planiści na trzecim. Rozbieżność wychodzi na jaw dopiero wtedy, gdy zagraża terminowi. Przy kilku zleceniach da się to jeszcze wyłapać ręcznie. Przy kilkudziesięciu równolegle realizowanych zamówieniach już nie. Marża zależy od planowania Więcej zamówień poprawia przychody, ale wymaga dokładniejszej kontroli kosztów każdej realizacji. W produkcji projektowej o rentowności decydują ceny materiałów, rzeczywisty czas pracy, wykorzystanie maszyn, liczba zmian konstrukcyjnych i koszt poprawek. Zarząd potrzebuje porównania kalkulacji wstępnej z rzeczywistym kosztem wykonania. Dzięki temu widać, które produkty i zlecenia dają zakładaną marżę, a gdzie pojawiają się nieplanowane wydatki. System ERP łączy dane z produkcji, zakupów, magazynu, sprzedaży i finansów, więc odchylenia widać na bieżąco, a nie po zamknięciu projektu. Co uporządkować w danych przed rozbudową Im większa produkcja, tym więcej informacji musi być aktualnych i dostępnych w wielu działach naraz. System ERP Proalpha dla firm produkcyjnych obsługuje m.in.: planowanie zapotrzebowania materiałowego z uwzględnieniem terminów zamówień, struktury produktów i ich warianty, harmonogramowanie produkcji według dostępności zasobów, koszty rzeczywiste i rentowność zleceń, przepływ danych między konstrukcją, produkcją, magazynem i zakupami. Ważna jest też integracja ERP z systemami PLM, MES i narzędziami do zaawansowanego planowania, aby wszystkie działy korzystały z tych samych danych. Cztery pytania do sprawdzenia przed kolejną inwestycją Ile czasu zajmuje przygotowanie wiarygodnego harmonogramu produkcji? Jak szybko da się sprawdzić dostępność materiałów dla nowego zamówienia? Czy firma zna rzeczywistą rentowność poszczególnych projektów? Jak często dane między działami trzeba uzgadniać ręcznie? Jeśli odpowiedzi są niepokojące, obecne narzędzia mogą nie udźwignąć większej skali. W Proalpha rozwój firm produkcyjnych analizujemy przez pryzmat powiązanych procesów: od oferty i projektowania produktu, przez planowanie i realizację produkcji, po rozliczenie kosztów. Wyniki gospodarki dają powody do ostrożnego optymizmu. Producenci, którzy uporządkują procesy przed rozbudową, wykorzystają go w pełni. Źródła danych: GUS, Wyniki finansowe przedsiębiorstw niefinansowych w I półroczu 2026 r., 24.08.2026. GUS, Produkcja sprzedana przemysłu w sierpniu 2026 r., 18.09.2026. GUS, Wskaźniki cen produkcji sprzedanej przemysłu w sierpniu 2026 r., 18.09.2026.

Według danych Organizacji Narodów Zjednoczonych ds. Wyżywienia i Rolnictwa (FAO) globalne spożycie ryb w 2020 roku wyniosło ponad 158 mln ton, osiągając tym samym rekordowo wysoki poziom. Branża wykazuje tendencje wzrostowe, jednak producentów czekają też trudne wyzwania. Ale jakie one są i jak można im sprostać wykorzystując potencjał cyfryzacji? Branża rybna od lat systematycznie się rozwija: na przestrzeni od 2009 do 2020 roku wolumen sprzedaży wzrósł o ok. 35 mln ton i kształtuje się dziś na poziomie 158,2 mln ton, co daje wzrost o niemal 28 procent. W tym samym czasie, producenci i dystrybutorzy napotykają szereg wyzwań, które zmuszają ich do reorganizacji procesów. Dobra wiadomość jest taka, że potencjał optymalizacji jest ogromny. Nowe możliwości daje przede wszystkim cyfryzacja, gwarantując efektywniejsze procesy, niższe koszty oraz dokładniejsze dane. I nie tylko duże przedsiębiorstwa mogą czerpać z tego korzyści. Generalnie w branży rybnej istnieją 4 główne wyzwania, którym małe i średnie zakłady przetwórstwa ryb mogą z powodzeniem sprostać przy użyciu cyfrowych rozwiązań.  Wyzwanie 1: Jak zoptymalizować proces zakupu świeżych ryb? Wiele przedsiębiorstw działających w branży rybnej zaopatruje się w świeży towar na rynkach hurtowych i taka praktyka stała się już w mniejszym lub w większym stopniu standardem. Bardzo często nabywcy udają się we wczesnych godzinach porannych na rynki zlokalizowane w pobliżu wybrzeża, aby tam kupić najlepszej jakości towar. Niektórzy z nich mają nawet swoich stałych dostawców. I ta praktyka zakupowa nie zmieniła się praktycznie od ponad 30 lat: wybierz ryby, złóż ofertę, sfinalizuj zakup. Jest tu jednak pewien haczyk: przedsiębiorca uzyskuje informację o zakupionej ilości dopiero po otrzymaniu listy zakupów od swojego pracownika. Byłoby o wiele prościej, gdyby kupujący rejestrował za pomocą mobilnego urządzenia przenośnego wszystkie zakupy online bezpośrednio w systemie ERP. W wyniku tego dane byłyby wprowadzane tylko raz, co z kolei miałoby bezpośrednie przełożenie na wyższą efektywność całego przedsiębiorstwa. Dzięki temu można by było nie tylko dokładniej planować produkcję, ale również zaoszczędzić czas i lepiej wykorzystać dostępne zasoby. Wyzwanie 2: Jak usprawnić proces sprzedaży i dystrybucji wyrobów rybnych? Mobilne urządzenia przenośne sprawdzają się nie tylko w procesie zaopatrzenia w surowiec, ale również na etapie sprzedaży i dystrybucji wyrobów rybnych. Bezproblemową komunikację pomiędzy przedstawicielami handlowymi i systemem ERP zapewni mobilne ERP. Wykorzystując laptopy, tablety i smartphony pracownicy w terenie mogą szybko zalogować się do centralnego systemu poprzez zabezpieczone połączenie. Dzięki takiemu rozwiązaniu można na miejscu u klienta sprawdzić, czy żądana ilość jest aktualnie dostępna w magazynie, a także określić w czasie rzeczywistym prawidłowe ceny. Pozwala to zagwarantować dostępność towarów i terminową realizację dostaw. Brzmi dobrze, prawda? Hubert Bernegger, prezes zarządu Eisvogel GmbH może to potwierdzić: „Rozwiązanie dla przedstawicieli handlowych umożliwiło nam racjonalizację zasobów w obszarze administracyjnym. Ponadto rejestracja zamówień bezpośrednio u klienta trwa średnio 1,5 do 2 godzin krócej, ponieważ klienci mogą teraz składać zamówienia online.“ Jest to możliwe dzięki strategii stuprocentowej integracji, która obejmuje więcej niż tylko zaopatrzenie i sprzedaż. Firma Eisvogel odwzorowała w systemie ERP wszystkie procesy. Od zamówienia surowców poprzez pakowanie i etykietowanie pod klienta aż do planowania tras w ramach własnej logistyki.   Wyzwanie 3: Jak zagwarantować pełne śledzenie pochodzenia wyrobów rybnych? Potencjał cyfrowo zorganizowanych informacji jest widoczny zwłaszcza w przypadku śledzenia pochodzenia. Ten scenariusz jest znany chyba wszystkim: dzwoni klient z informacją o zanieczyszczeniu nieorganicznym wykrytym w marynowanych śledziach. Towar trzeba wycofać ze sprzedaży. Nagle sytuacja staje się jeszcze bardziej nerwowa: których wsadów to dotyczy? W jakim dniu je przygotowano, o której godzinie, na jakich maszynach? I jakich surowców użyto do produkcji? Pracując z rozwiązaniem cyfrowym, w którym śledzenie pochodzenia jest zintegrowane z systemem ERP, wszystkie te informacje są dostępne na naciśnięcie klawisza. W tym celu muszą być rejestrowane wszystkie kluczowe dane w całym łańcuchu przepływu towarów. System łączy dane pochodzące z systemu kontroli procesów z danymi z obszaru zaopatrzenia i laboratorium, a także z urządzeń pomiarowych i wag. Ta pula informacji stanowi źródło danych dla analiz, które wykonuje się w przypadku konieczności wycofywania partii produktu z rynku. Co do zasady, im więcej cyfrowych procesów w przedsiębiorstwie, tym szybciej można zidentyfikować pochodzenie wyrobów rybnych. Ponadto, w przypadku wycofania danej partii towaru ze sprzedaży, całą procedurę można przeprowadzić przy stosunkowo niewielkich nakładach czasowych. To, co kiedyś zajmowało cały dzień, dziś może być zrobione w niecałą godzinę.      Wyzwanie 4: Jak obniżyć koszty certyfikacji? Handel detaliczny stawia wysokie wymagania nie tylko w zakresie śledzenia pochodzenia, ale również w zakresie przejrzystej certyfikacji wyrobów rybnych, co z kolei wiąże się z wysokimi kosztami. Niezależnie od tego, jaki znak jakości jest widoczny na produktach, Marine Stewardship Council (MSC), Aquaculture Stewardship Council (ASC) czy też International Featured Standard Food (IFS Food) warto zauważyć, że wszystkie certyfikaty są przyznawane dopiero po serii restrykcyjnych audytów. Jeśli proces kontroli produktów i procesów bazuje na papierowej dokumentacji przepływu towarów, to wiąże się z to z dużymi nakładami pracy i czasu, zarówno dla audytora, jak i dla pracowników firmy. Dużo lepszym rozwiązaniem jest przeprowadzenie procesu certyfikacji przy wsparciu systemu IT. Pozwala to zredukować nakłady pracy i czasu, a w rezultacie obniżyć koszty. Branżowe oprogramowanie ERP gwarantuje dostępność danych na naciśnięcie klawisza. Dzięki temu można wyeliminować wewnętrzne koszty, czyli pracę pracowników. Co ważne, koszty pracy audytora także będą w tym przypadku niższe.  Pozytywny wpływ cyfryzacji na zakłady przetwórstwa ryb Jest wiele przykładów na to, jak cyfrowe rozwiązania mogą usprawnić cały proces przetwórstwa ryb, czy to w obszarze produkcji czy też w obszarze kompletacji lub sprzedaży. Nie oznacza to jednak, że transformacja zakładu w cyfrową fabrykę będzie postępować samoistnie. Na początek potrzeba na to wiele czasu i zasobów. Jednak po pierwszych doświadczeniach, obawy związane z wysokimi kosztami inwestycyjnymi, brakującymi kompetencjami cyfrowymi pracowników czy też bezpieczeństwem danych stopniowo miną. Z praktyki wynika, że pracownicy szybko przyswajają nowe technologie. Przykłady z naszej praktyki pokazują, że w wielu przypadkach zredukowano koszty, które do tej pory kształtowały się standardowo na bardzo wysokim poziomie. Dodatkowym atutem jest zachowanie bezpieczeństwa danych dzięki wbudowanym mechanizmom kontroli wewnętrznej i braku luk w ścieżce audytu. Wszystko wskazuje na to, że w przyszłości rozwiązania cyfrowe staną się nieodłącznym elementem każdego zakładu przetwórstwa ryb, podobnie jak maszyny do filetowania ryb, maszyny pakujące czy smartphony. Cyfryzacja stanie się standardem: niewielu będzie podkreślać jej rolę, ale nikt nie będzie chciał zrezygnować z korzyści, które daje.

“Oprogramowanie, które służy do wszystkiego, w rzeczywistości jest do niczego”. Dowiedz się, dlaczego elastyczny system ERP skutecznie obala ten mit.   Firma skaluje, a procesy stają się coraz bardziej skomplikowane. Dane są rozproszone pomiędzy systemem ERP, osobnym WMS-em dla logistyki, zewnętrznym PIM-em do zarządzania danymi produktowymi i jeszcze inną aplikacją dla handlowców w terenie. Kiedy pojawia się pomysł konsolidacji, z głębi firmy – najczęściej z działu logistyki – dobiega znajomy głos: “Zawsze lepszy będzie dedykowany system do magazynu niż jeden ERP do wszystkiego. Jak coś jest do wszystkiego, to jest do niczego”. Czy na pewno tak jest?  To przekonanie już zdążyło ugruntować się wśród wielu przedsiębiorstw – i nie bez powodu. Podczas rozmowy z dyrektorem IT dużej firmy handlowo-dystrybucyjnej, zatrudniającej ponad 350 osób, usłyszeliśmy dokładnie te same obawy.  Dlaczego firmy wolą dedykowany WMS zamiast systemu ERP?  Ich dotychczasowy, popularny na polskim rynku ERP, nie radził sobie z realiami nowoczesnego magazynu. Brakowało sprawnej obsługi lokalizacji, integracji czytników kodów, danych kurierskich czy chociażby przeliczania gabarytów. Dlatego podjęto decyzję o wdrożeniu zewnętrznego WMS-a. Z tego samego powodu dołożono zewnętrzny PIM oraz osobną platformę sprzedaży mobilnej.   W firmie pojawiły się też inne bolączki związane z IT. Dodawanie nowych atrybutów do kartotek drastycznie spowalniało system. Do tego brakowało obsługi cyrylicy, a sprzedaż hurtowa i detaliczna z jednej kartoteki wywoływała konflikty jednostek, które łatano prowizorycznymi obejściami.   Przedstawiciel firmy sam jednak przyznał: “Może dziś są już rozwiązania, które by to pogodziły”. Miał rację.   Kiedy system “do wszystkiego” faktycznie oznacza “do niczego”?  Dariusz Żurek, współwłaściciel Destiny Software, otwarcie zgadza się z rynkową diagnozą:  Block Quote W przypadku standardowych systemów ERP, uniwersalność często wiąże się z bolesnymi kompromisami. Tymczasem Platforma Destiny powstała z zupełnie innego założenia. Zintegrowany i elastyczny system ERP powinien być fundamentem, a nie sztywnym pakietem modułów.   Platforma stanowi bazę, na której opierają się “szkielety” poszczególnych obszarów (sprzedaż, magazyn, księgowość), które można niemal dowolnie dopasowywać do specyfiki klienta. Jak tłumaczy Dariusz, łączone są tu dwie idee: “wspólny system, za którego budowę nie trzeba płacić od zera, i rozwiązania dedykowane, które są jego częścią”.   Platforma zamiast systemu ERP z pudełka  Jest kilka kluczowych kwestii, które udowadniają, że elastyczny system ERP sprawdza się lepiej niż sztywne rozwiązania pudełkowe. Warto wziąć pod uwagę następujące aspekty:  Aktualizacje, które nie niszczą modyfikacji. Standardowo każda większa aktualizacja budzi obawy o dalsze funkcjonowanie tych dedykowanych rozwiązań. W przypadku Destiny, standard i dopasowania klienta funkcjonują w osobnych przestrzeniach wdrożeniowych. Dlatego, gdy wchodzi nowa aktualizacja wymuszona przez zmiany prawne, specyficzne modyfikacje firmy wciąż działają bez zarzutu.   Dowolne pola bez spowalniania systemu. Rozbudowa bazy o nowe dane często wpływa niekorzystnie na wydajność ERP. Wynika to z faktu, że nowe pola to struktury sztucznie “doklejane” do bazy. Z kolei architektura Destiny pozwala na swobodne dodawanie danych. Mogą to być listy wyboru, kwoty do 10 miejsc po przecinku, a nawet pola z unikalnymi uprawnieniami. Potrzebujesz tajnej specyfikacji widocznej tylko dla zarządu? Dla systemu to żaden problem – traktuje je jako natywne elementy tabeli, więc nie zwalnia.   Funkcje są włączane, a nie dopisywane. Przypuśćmy, że firma potrzebuje nazw asortymentu w języku rosyjskim. Wystarczy aktywować wbudowany moduł tłumaczeń dla towarów i własnych słowników, oparty na pełnym kodowaniu UTF-8. Wówczas system błyskawicznie poradzi sobie z cyrylicą.   Brak uzależnienia od jednego programisty. Obawiasz się, że wiedza o systemie zniknie wraz z tym jednym programistą, który po latach jako jedyny rozumie kod? W przypadku Platformy Destiny każda operacja ma jedno, konkretne miejsce w kodzie, a dokumentacja wdrożeniowa precyzyjnie opisuje poszczególne funkcjonalności. Dzięki temu wdrożeniowiec jest w stanie szybko odnaleźć dedykowane funkcje. Co więcej, przeszkolenie nowego pracownika z wprowadzania prostych zmian nie powinno zająć dłużej niż 2 godziny.   Prawdziwe źródło problemu to brak elastyczności  Czas zrewidować stare przekonania. Problem wcale nie leży w tym, że system potrafi obsłużyć wiele obszarów działalności firmy. Komplikacje pojawiają się wtedy, gdy oprogramowanie działa sztywno, zmuszając organizację do dopasowywania swoich procesów do gotowych schematów.   “Do niczego” staje się system, którego nie da się dostosować do unikalnego DNA firmy. Dobrze zaprojektowany, elastyczny system ERP, taki jak Platforma Destiny, łączy zalety gotowego standardu z rozwiązaniami w pełni dedykowanymi. Udowadnia tym samym, że jeden spójny ekosystem IT w firmie to wcale nie mit. 

Faktura za polisę ubezpieczeniową obejmuje dwanaście miesięcy. Roczna licencja została opłacona z góry. Kontrakt serwisowy zaczyna się w połowie miesiąca. W żadnym z tych przypadków data faktury nie przesądza o tym, w którym miesiącu koszt obciąży wynik finansowy. Przy kilkunastu dokumentach harmonogram da się prowadzić w arkuszu. Przy większej liczbie umów arkusz zaczyna pełnić rolę równoległego systemu finansowego, którego nikt nie audytuje. Revenue and expense deferrals to jedna z funkcjonalności wchodząca w skład Subscription billing w Microsoft Dynamics 365 Finance, obok Recurring contract billing i Multiple element revenue allocation. Tworzy harmonogram RMK bezpośrednio z dokumentu źródłowego i okresowo księguje odpisy na konto kosztów. Kiedy koszt z faktury nie jest kosztem tego miesiąca Ustawa o rachunkowości wskazuje, że czynnych rozliczeń międzyokresowych kosztów dokonuje się, jeżeli koszty dotyczą przyszłych okresów sprawozdawczych. Odpisy mogą następować stosownie do upływu czasu albo wielkości świadczeń, a przyjęty sposób rozliczenia powinien być uzasadniony charakterem kosztu. Dotyczy to między innymi ubezpieczeń opłaconych z góry, licencji i subskrypcji, abonamentów serwisowych, opłat członkowskich, najmu obejmującego kilka okresów oraz umów wsparcia. Praca zaczyna się przy prowadzeniu harmonogramu: comiesięczny odpis, pierwszy i ostatni niepełny miesiąc, korekty, uzgodnienie salda konta RMK z listą aktywnych harmonogramów. Kiedy harmonogram powstaje w Excelu, a księgowanie w Dynamics 365, każda zmiana dokumentu musi trafić w oba miejsca. Jak wygląda czynne RMK w Dynamics 365 Finance? Firma otrzymuje w styczniu fakturę za roczną polisę na 120 000 zł netto. Ochrona obowiązuje od 1 stycznia do 31 grudnia. W momencie zaksięgowania faktury: Wn konto czynnych RMK: 120 000 złMa konto rozrachunków z dostawcą: 120 000 zł W każdym miesiącu obowiązywania polisy: Wn koszt ubezpieczenia: 10 000 złMa konto czynnych RMK: 10 000 zł  Po dwunastu miesiącach saldo harmonogramu i saldo tej pozycji na koncie czynnych RMK wynoszą zero. Schemat wynika z konfiguracji, nie z ręcznie przygotowanego polecenia księgowania. Księgowa wskazuje pozycję faktury jako rozliczaną w czasie, wybiera szablon i określa okres obowiązywania, a system tworzy harmonogram z podziałem kwoty na okresy. Harmonogram powstaje z dokumentu źródłowego Harmonogramu nie zakłada się w systemie jako niezależnej tabeli, do której ktoś przepisuje dane z faktury. Powstaje on z dokumentu źródłowego, albo z harmonogramu fakturowania, a jego wartości mogą wynikać z ustawień domyślnych przypisanych do pozycji, kategorii lub typu transakcji. Natomast prowadząc harmonogram w arkuszu Excel zostaje on powiązany wyłącznie przez pamięć osoby, która go stworzyła. Konfiguracja rozkłada się na trzy poziomy Szablon rozliczenia definiuje częstotliwość (dziennie, miesięcznie albo według okresów obrachunkowych) oraz linie harmonogramu, z których każda ma typ i długość okresu. Linia może być rozpoznawana albo pominięta, co pozwala zbudować harmonogram z okresami bez odpisu. Osobno definiuje się szablony zdarzeniowe, w których odpis następuje po wystąpieniu zdarzenia zamiast z upływem czasu. To odrębny typ szablonu, z własną stroną konfiguracyjną i własną logiką alokacji: kwota wpisywana ręcznie, równa, procentowa, procent zaawansowania albo ilość. Parametry rozstrzygają to, co dotyczy całej firmy: czy kwota na okres ma być równa niezależnie od liczby dni w miesiącu, czy liczona dziennie; od kiedy zaczyna się rozliczanie (data transakcji, początek bieżącego miesiąca, początek następnego albo reguła piętnastego dnia); czy rabat idzie osobnym harmonogramem, czy razem z rozliczanym kosztem; czy księgowanie odbywa się metodą bilansową, czy wynikową. Wartości domyślne wiążą jedno z drugim i to na nich oszczędza się najwięcej czasu. Przypisuje się tu konta odroczenia i rozpoznania oraz szablony do pozycji, grupy pozycji, kategorii, klienta lub grupy klientów. Każdej takiej pozycji przypisuje się jeden szablon. Po wprowadzeniu dokumentu system proponuje wtedy gotowy sposób rozliczenia, a księgowy sprawdza daty, kwotę i okres świadczenia, zamiast wybierać konta i liczyć miesiące. Dla rocznej polisy wystarczy szablon miesięczny na dwanaście okresów. Dla licencji startującej w połowie miesiąca trzeba rozstrzygnąć, czy pierwszy i ostatni okres liczą się proporcjonalnie do liczby dni. To decyzja z zakresu polityki rachunkowości: system zastosuje przyjętą regułę konsekwentnie, ale nie rozstrzygnie, która jest prawidłowa.  Co z VAT i rozrachunkiem? Utworzenie harmonogramu nie dzieli faktury na dwanaście dokumentów. Faktura nadal tworzy rozrachunek w pełnej wartości, a rozliczeniu w czasie podlega księgowa wartość netto przypisana do kosztu. VAT i termin płatności obsługuje proces faktury; harmonogram steruje wyłącznie tym, kiedy kwota przechodzi z konta bilansowego na wynikowe. Co dzieje się przy korekcie? Dostawca koryguje cenę polisy, umowa zostaje rozwiązana przed terminem, okres świadczenia się skraca. W arkuszu trzeba wtedy ustalić, ile już rozliczono, jaka część korekty dotyczy okresów zamkniętych, jaka powinna zmienić przyszłe odpisy i jak uzgodnić nowe saldo z księgą. Dynamics 365 Finance pozwala zmodyfikować istniejący harmonogram, wskazując datę przeliczenia i nową datę końcową. Datą przeliczenia jest domyślnie początek najbliższego nierozpoznanego okresu. Miesięczne zamknięcie i uzgodnienie konta Zamknięcie oparte na arkuszu to eksport salda konta RMK, aktualizacja arkusza, ręczne obliczenie odpisów, przygotowanie polecenia księgowania, uzgodnienie salda i wyjaśnianie różnic. Po wdrożeniu harmonogramów sekwencja jest krótsza: przegląd nowych i zmienionych harmonogramów, propozycja rozpoznania za okres z datą graniczną, analiza wyjątków, zaksięgowanie odpisów, uzgodnienie sald z wartością pozostającą na harmonogramach. Rozpoznanie można uruchomić wsadowo, a dzienniki księgować automatycznie, co ogranicza ryzyko niespójności po ręcznych zmianach w zapisach. Na samo zamknięcie najmocniej wpływa możliwość uzgodnienia konta RMK z danymi analitycznymi z tego samego systemu. Księgowy widzi wartość początkową harmonogramów, kwotę rozpoznaną, wartość pozostającą, kwoty przypadające na przyszłe miesiące oraz pozycje, dla których rozpoznanie nie zostało zaksięgowane. Służy do tego raport salda odroczeń (Deferral balance). Kiedy to się opłaca i od czego zacząć?  Korzyść staje się wyraźna, gdy liczba harmonogramów rośnie, prowadzi je jedna osoba w rozbudowanym arkuszu, korekty wymagają ręcznego przeliczania przyszłych okresów albo różne spółki rozliczają te same koszty odmiennie. Wnioski  Dobrze skonfigurowane RMK dają więcej niż podzielenie faktury przez dwanaście: harmonogram powiązany z dokumentem, kontrolę dat, obsługę niepełnych okresów i korekt oraz uzgodnienie z księgą główną. Najtrwalszy efekt leży jednak poza samym pożegnaniem z Excelem: zasady rozliczania przenoszą się do systemu, w którym stosuje się je tak samo dla każdego dokumentu, niezależnie od tego, kto go wprowadził. Jeżeli wyjaśnienie salda RMK wymaga odnalezienia właściwej wersji arkusza i rozmowy z osobą, która go prowadzi, proces nie jest pod kontrolą księgi.

Branża napojów przechodzi gruntowną transformację. Trendy konsumenckie zmieniają się błyskawicznie, wymogi prawne stają się coraz bardziej zawiłe, innowacje technologiczne nabierają tempa, a presja na zrównoważony rozwój stale rośnie. Dla producentów, firm rozlewniczych i handlowców wniosek jest jeden: przewagę konkurencyjną w dłuższej perspektywie utrzymają tylko ci, którzy postawią na elastyczność, wydajność i transparentność. Kluczową rolę odgrywa tu branżowy system ERP. Poniżej przybliżymy najważniejsze kwestie i pokażemy, dlaczego system ERP dla branży napojów stał się dziś po prostu niezbędny.   Zróżnicowany asortyment i szybki debiut rynkowy  Konsumenci poszukują dziś coraz bardziej spersonalizowanych napojów: wersji bezcukrowych, wariantów bezalkoholowych, składników funkcjonalnych, edycji limitowanych czy nowych smaków. Różnorodność asortymentu rośnie, podczas gdy cykle życia produktów stają się coraz krótsze. Przedsiębiorstwa muszą błyskawicznie reagować na nowe trendy rynkowe. Do tego potrzebują systemu ERP ze zintegrowanym zarządzaniem recepturami. Taki system pozwala nie tylko obliczyć wartości odżywcze i sporządzić precyzyjne kalkulacje, ale też błyskawicznie zamieniać pomysły w gotowe produkty, zachowując przy tym pełną zgodność z rygorystycznymi normami. Spójne dane słownikowe oraz zautomatyzowane procesy sprawiają, że nowe artykuły asortymentowe szybko trafiają do produkcji, a następnie na półki sklepowe.  Zwłaszcza producenci soków owocowych oraz firmy oferujące kompleksowe usługi rozlewnicze sporo zyskują dzięki takiej cyfrowej platformie. Idąc dalej: bez wydajnego systemu ERP coraz trudniej będzie dotrzymać kroku konkurencji Śledzenie pochodzenia i przejrzystość procesów w branży napojów  Konsumenci i ustawodawcy oczekują pełnej identyfikowalności – najpóźniej od 2026 roku także w ramach rozporządzenia UE w sprawie wylesiania (EUDR). Pochodzenie, surowce, etapy przetwarzania, zrównoważony rozwój i dane o jakości muszą być dostępne w dowolnym momencie. Dodatkowo, przedsiębiorstwa muszą dopełnić obowiązku należytej staranności i w razie potrzeby udostępnić również dane geolokalizacyjne.  Branżowy system ERP dla przemysłu napojów udostępnia te dane szybko i niezawodnie – od surowców aż po gotowy produkt. Mamy tu na myśli m. in.  dane dostawców, etapy przetwarzania, analizy i certyfikaty. Wystarczy kilka kliknięć, aby w ramach śledzenia pochodzenia dokładnie określić, skąd pochodzą surowce, w jaki sposób przetworzono produkty i jakie kontrole jakości zostały przeprowadzone.  Taka transparentność znacznie ułatwia przebieg audytów i certyfikacji, a w razie konieczności także sprawne wycofanie partii towarów z rynku. W ten sposób można szybko zidentyfikować konkretne wsady, zredukować koszty i nakłady czasowe do minimum, a przede wszystkim chronić reputację marki.  Zrównoważony rozwój to już standard w branży napojów  Zrównoważony rozwój już od dawna nie jest opcjonalnym tematem. Klienci oczekują danych dotyczących śladu węglowego, zużycia wody czy obiegu opakowań zwrotnych. Przedsiębiorstwa muszą monitorować swoje wskaźniki środowiskowe, dokładnie je analizować i świadomie optymalizować. Nowoczesny system ERP pozwala przedstawić kluczowe dane w przejrzysty sposób. Pozwala to na lepsze wykorzystanie zasobów, zredukowanie ilości odpadów i sprawne zarządzanie obiegiem opakowań zwrotnych.   Rentowność mimo presji cenowej  Wahające się ceny surowców, rosnące koszty energii i silna konkurencja zwiększają presję cenową w branży napojów. Kto chce być rentowny, potrzebuje pełnego wglądu w strukturę kosztów. System ERP jest źródłem tych danych. Automatyczne i aktualizowane w czasie rzeczywistym kalkulacje w przejrzysty sposób obrazują koszty produkcji, materiałów i personelu oraz pozostałe nakłady. Dodatkowo, możliwa jest wczesna identyfikacja wąskich gardeł i szybkie podjęcie działań naprawczych. Na przykład w wyniku rosnących cen surowców można szybko zidentyfikować alternatywne źródła dostaw. Pomaga to ustabilizować marże i utrzymać konkurencyjność.    Złożona logistyka i różne kanały dystrybucji  Logistyka w branży napojów jest wielowarstwowa. Gastronomia, handel detaliczny, handel online, logistyka eksportu czy logistyka eventowa – każdy kanał dystrybucji ma swoją własną specyfikę i wymagania. Centralny system ERP integruje produkcję, magazyny, wysyłkę oraz sprzedaż na jednej platformie.  Funkcje, takie jak optymalizacja tras, integracja EDI czy mobilne zarządzanie magazynami zapewniają większą wydajność i przejrzystość. Rezultat? Zoptymalizowane łańcuchy dostaw, szybsza realizacja zamówień i niższe koszty, a jednocześnie wyższa jakość usług oraz wyższy poziom zadowolenia klientów.    Architektura jutra oparta na cyfryzacji i ERP  Technologie, takie jak IoT (Internet Rzeczy), AI, chmura czy rozwiązania mobilne już teraz odmieniają branżę produkcji napojów, a w przyszłości ten wpływ będzie jeszcze większy. Nowoczesny system ERP powinien płynnie integrować te trendy:  Czujniki IoT monitorują stan maszyn i z wyprzedzeniem zgłaszają konieczność przeprowadzenia prac serwisowych Analizy AI pomagają zidentyfikować trendy i dopasować plany produkcji  Rozwiązania chmurowe umożliwiają niezależny od lokalizacji dostęp do danych ERP Mobilne aplikacje ułatwiają prace na miejscu, na przykład podczas przeprowadzania kontroli jakości Cyfrowe procesy, w tym integracja e-faktur, eliminują redundancję i zwiększają bezpieczeństwo danych System ERP staje się kluczowym filarem cyfrowej transformacji, pomagając przedsiębiorstwom z sektora napojów budować trwałą przewagę konkurencyjną.    Wniosek: Systemy ERP to silnik wzrostu w branży napojów  Skala wyzwań w branży napojów jest bardzo szeroka – od rosnącej różnorodności produktów poprzez rygorystyczne wymogi w zakresie przejrzystości i zrównoważonego rozwoju aż po presję kosztową i złożoną logistykę. Branżowy system ERP dla przemysłu napojów jest czymś więcej niż tylko zwykłym narzędziem do zarządzania. Pomaga on zapewnić ciągłość procesów, efektywnie wykorzystywać dostępne zasoby i utrzymać przedsiębiorstwo na kursie długofalowego rozwoju.  

Kluczowe fakty Problem: Kosztowny, papierowy obieg dokumentów w strukturach wielooddziałowych, opóźnienia w onboardingu i silosy danych. Rozwiązanie: Automatyzacja całego procesu – od wygenerowania umowy po bezpieczną archiwizację w elektronicznej teczce – za pomocą kilku kliknięć. Zgodność prawna: Pełna zgodność z unijnym rozporządzeniem eIDAS oraz art. 29 Kodeksu pracy (zwykły, zaawansowany i kwalifikowany podpis elektroniczny). Rezultat: Zmniejszenie czasu obsługi umowy z 3 dni roboczych do 3 minut, eliminacja kosztów kurierskich oraz automatyczna archiwizacja w e-Teczce (części A–E). W rozproszonych organizacjach tradycyjny obieg dokumentów stał się głównym hamulcem rozwoju biznesu. Jak wskazują badania inicjatywy HR TECH CHANGER (Polskie Forum HR) oraz globalne trendy Deloitte Human Capital Trends, technologia i eliminacja silosów informacyjnych to dziś krytyczne czynniki efektywności operacyjnej działów kadr. Wyzwania struktur rozproszonych a koszty i czas w HR Organizacje o strukturze rozproszonej – takie jak sieci handlowe, placówki medyczne w różnych miastach, zespoły hybrydowe czy pracownicy mobilni – mierzą się z barierami fizycznego obiegu dokumentów. Choć prawną podstawę do prowadzenia elektronicznych akt osobowych wprowadzono 1 stycznia 2019 r. (ustawa z 10 stycznia 2018 r. oraz rozporządzenie MRPiPS z 10 grudnia 2018 r.), w praktyce procesy te wciąż często grzęzną w papieru. Kiedy kilkaset kilometrów dzieli centralę, oddział i kandydata, zależność od tradycyjnej poczty uderza w moment zatrudnienia. Brak podpisanego dokumentu uniemożliwia zgłoszenie do ZUS czy wydanie sprzętu, a dział HR traci czas na śledzenie przesyłek zamiast na budowanie relacji z nowym pracownikiem (Employee Experience). Block Quote Transformacja cyfrowa z SUPREMIS opiera się na metodycznym audycie, standaryzacji szablonów i właściwej higienie danych w systemie ERP przed integracją z platformą podpisów. Aspekty prawne: Rozporządzenie eIDAS a podpisy elektroniczne Ramy prawne dla cyfrowych procesów HR wyznacza unijne rozporządzenie eIDAS, a platforma Autenti działa jako zaufany dostawca usług, generujący Kartę Podpisów i ślad audytowy. Kodeks pracy w połączeniu z eIDAS pozwala dopasować poziom podpisu do wagi dokumentu: Block Quote Ekosystem efektywności: enova365 Kadry i Płace, Autenti i SUPREMIS Samo narzędzie w oderwaniu od systemu kadrowo-płacowego tworzy kolejną manualną pętlę. Pełna cyfryzacja opiera się na synergii trzech elementów: silnika procesowego, bezpiecznego podpisu i wiedzy wdrożeniowej. Cały cykl zamyka się w trzech automatycznych krokach: Start w systemie enova365 Kadry i Płace: Wygenerowanie dokumentu ze szablonu i zainicjowanie procesu podpisu jednym kliknięciem. Autoryzacja w Autenti: Błyskawiczny i bezpieczny podpis pracownika oraz pracodawcy na telefonie lub komputerze z pełnym śladem audytowym. Automatyczna archiwizacja w enova365 Kadry i Płace: Podpisany plik PDF wraz z Kartą Podpisów natychmiast trafia do właściwej części cyfrowej e-Teczki (części A, B, C, D lub E) bez ingerencji człowieka. Block Quote Spotkanie na żywo online dla HR: Cyfrowy obieg umów HR i e-Teczka krok po kroku Data: 22 października o 11:00. Zapisy otwarte. Wydarzenie łączy perspektywę trzech partnerów: SUPREMIS (architektura danych i integracja), Soneta (twórca enova365) oraz Autenti (bezpieczny e-podpis). „Podpisuj dokumenty pracownicze zdalnie w 3 minuty i zapomnij o papierze. Cyfrowy obieg umów HR i e-Teczka krok po kroku.” W programie: Wyzwania rozproszonych struktur i zespołów zdalnych. Cykl życia dokumentu krok po kroku: generowanie -> e-podpis -> archiwizacja. Przewodnik po podpisach: kiedy stosować podpis zwykły, zaawansowany (AES) lub kwalifikowany (QES). Warunki sprawnego wdrożenia bez wstrzymywania pracy kadr z SUPREMIS. Sesja Q&A: praktyczne konsultacje i odpowiedzi ekspertów na żywo. Najczęściej zadawane pytania (FAQ) Czym jest „rozproszona struktura” w firmie? Model, w którym pracownicy nie przebywają w jednej centrali (wielooddziałowość, praca zdalna, hybrydowa lub mobilna), a tradycyjny obieg papierowy paraliżuje procesy HR. Czym jest rozporządzenie eIDAS? Unijny standard prawny ujednolicający usługi zaufania, gwarantujący pełną moc dowodową dokumentów podpisanych elektronicznie w całej UE. Czy umowa o pracę przez Autenti jest zgodna z Kodeksem pracy? Tak. Zgodnie z art. 29 KP i standardami eIDAS umowa o pracę podpisywana jest kwalifikowanym podpisem elektronicznym (QES), co zapewnia skutki prawne równe formie pisemnej. Czy pracownik musi instalować dedykowaną aplikację? Nie. Dokument otwiera się w przeglądarce za pomocą bezpiecznego linku przesłanego e-mailem i jest podpisywany w kilkadziesiąt sekund na dowolnym urządzeniu. Jaką rolę w procesie pełni SUPREMIS? Odpowiada za kompleksowe wdrożenie: konfigurację bazy danych enova365, integrację z Autenti, mapowanie procesów oraz dbanie o ciągłość pracy HR podczas migracji.

Aura Light, szwedzki producent oświetlenia, potrzebował nowego systemu ERP. Wybór padł na Monitor ERP System. Jak wdrożenie wpłynęło na administrację i koszty w firmie?   Od 1930 roku Aura Light oferuje swoim klientom zaawansowane – i często dedykowane – rozwiązania oświetleniowe. Firma potrzebowała zmiany systemu ERP – nie tylko ze względów technicznych, ale także finansowych. Istotne było bowiem, by oprogramowanie pozwoliło na osiągnięcie ROI, a nie generowało większy dług.   Block Quote Dodatkową trudność sprawiało pośredniczenie między dwoma różnymi partnerami – dostawcą systemu ERP i systemem hostingowym.   Bezpieczny i skalowalny system w chmurze  Przejście na rozwiązanie chmurowe w postaci Monitor ERP System przyniosło firmie wymierne korzyści. Aura Light już nie musi przejmować się kwestiami związanymi z aktualizacjami, kopiami zapasowymi czy konserwacją serwerów. Obecnie te sprawy leżą po stronie dostawcy systemu. Co więcej, firma pociąga za tym znacznie niższe koszty niż wcześniej.   Lindgren szczególnie docenia wysokie bezpieczeństwo danych klientów Aura Light. Zapewnia, że teraz firma może “wszystko w niezawodny sposób przekazywać firmie Monitor”.   Aura Light docenia także bieżący, bezpośredni kontakt z Monitorem w razie jakichkolwiek wątpliwości czy innych spraw wymagających szybkiej reakcji. Cała komunikacja przebiega teraz o wiele płynniej i szybciej – utrzymanie serwera, jak i cała infrastruktura bezpieczeństwa.  

Jak utrzymać tempo rozwoju, gdy liczba zamówień rośnie szybciej niż możliwości zespołu? Przed takim wyzwaniem stanęła hurtownia medyczna ICE4MED, mająca w portfolio ponad 13.000 klientów. Brak automatyzacji sprawiał, że obsługa zamówień pochłaniała coraz więcej czasu. Dzięki wdrożeniu systemu ERP enova365 przez itDesk oraz jej integracji z platformą Shoper firma zautomatyzowała kluczowe procesy, wyeliminowała ręczne przepisywanie danych i odzyskała nawet 40% czasu pracy zespołu. Wyzwanie: brak automatyzacji barierą dla wzrostu hurtowni medycznej ICE4MED to hurtownia medyczna prowadząca rozbudowany sklep internetowy. Firma dostarcza produkty do szpitali, aptek, przychodni, gabinetów medycznych i stomatologicznych, a także przedsiębiorstw z wielu innych branż. Dynamiczny wzrost sprzedaży sprawił jednak, że dotychczasowy sposób obsługi zamówień przestał być wystarczający. Coraz więcej czasu zajmowały czynności administracyjne: przepisywanie danych między systemami, aktualizowanie stanów magazynowych czy przygotowywanie dokumentów sprzedażowych. W związku z tym, firma stanęła w pewnym momencie przed dylematem – jak zarządzać rosnącą liczbą zamówień: zwiększać zatrudnienie, czy postawić na automatyzację? Zarząd wybrał tą drugą opcję i podjął decyzję o wdrożeniu systemu ERP. Głównym celem projektu było odciążenie pracowników od powtarzalnych zadań oraz stworzenie podstaw do dalszego wzrostu biznesu bez zwiększania obciążenia operacyjnego. Czego oczekiwano od nowego systemu ERP? ICE4MED potrzebował rozwiązania, które nie tylko usprawni codzienną pracę, ale również umożliwi obsługę coraz większej liczby zamówień bez utraty kontroli nad procesami. Kluczowe wymagania obejmowały: dostęp do systemu z dowolnego miejsca przez przeglądarkę internetową i urządzenia mobilne, automatyczne pobieranie zamówień ze sklepu internetowego do systemu ERP, synchronizację dostępności towarów między e-sklepem a magazynem, automatyczne wystawianie dokumentów sprzedaży i wydania magazynowego. Rozwiązanie: enova365 zintegrowana z platformą Shoper Firma zdecydowała się na wdrożenie modułów Handel i Harmonogram zadań systemu ERP enova365. Za realizację projektu odpowiadał Autoryzowany Partner Soneta, firma itDesk. Kluczowym elementem wdrożenia było stworzenie integracji pomiędzy enova365 a platformą Shoper. Rozwiązanie musiało zapewnić nie tylko sprawną wymianę danych między sklepem internetowym a systemem ERP enova365, ale również obsługę wariantów produktów oraz mapowanie ich parametrów i cech. W efekcie powstał spójny ekosystem, w którym dane przepływają automatycznie pomiędzy sklepem internetowym a systemem ERP. Efekty wdrożenia: więcej czasu, mniej błędów, większa skalowalność Korzyści z wdrożenia szybko stały się widoczne zarówno dla pracowników, jak i zarządu. Nawet 40% mniej czasu poświęcanego na obsługę zamówień Najbardziej wymiernym rezultatem była redukcja czasu potrzebnego na realizację procesów związanych z obsługą sprzedaży internetowej. Od momentu złożenia zamówienia przez klienta aż do wystawienia dokumentów sprzedażowych i magazynowych proces przebiega niemal bez udziału pracowników. Eliminacja ręcznego przepisywania danych Ponieważ dane między sklepem i enova365 przepływają automatycznie nie ma potrzeby ich ręcznego wprowadzania, co oszczędza czas i eliminuje błędy. Aktualne dane w sklepie internetowym i w magazynie oraz lepsze planowanie dostaw Dzięki dwustronnej integracji enova365 i Shoper dane o zamówieniach zaczęły automatycznie trafiać ze sklepu internetowego do enova365, a dane z magazynu do sklepu internetowego. Każde zamówienie automatycznie aktualizuje dostępność produktów zarówno w systemie ERP, jak i w sklepie internetowym. Dzięki czemu zarówno klienci, jak i pracownicy zawsze pracują na aktualnych danych. Szybsza realizacja zamówień i gotowość na dalszy rozwój Wdrożenie pozwoliło znacząco przyspieszyć realizację zamówień i ograniczyć liczbę czynności administracyjnych. Największą wartością projektu okazała się możliwość skalowania działalności bez proporcjonalnego zwiększania liczby pracowników. Firma zyskała rozwiązanie, które wspiera dalszy wzrost sprzedaży i pozwala obsługiwać rosnącą liczbę klientów bez tworzenia nowych wąskich gardeł. „Wdrożenie stworzonego rozwiązania pozwoliło na osiągnięcie założonych efektów” – podsumowuje Jan Szczepanik z ICE4MED. Więcej niż oszczędność czasu: fundament skalowalnego e-commerce Historia ICE4MED pokazuje, że automatyzacja nie musi być jedynie usprawnieniem pojedynczych procesów. Wdrożenie enova365 oraz integracja z platformą Shoper pozwoliły hurtowni medycznej na stworzenie spójnego i skalowalnego modelu obsługi sprzedaży internetowej. Efektem było nie tylko odzyskanie nawet 40% czasu pracy zespołu, ale również większa kontrola nad zamówieniami, magazynem i dokumentacją. Dzięki temu przedsiębiorstwo mogło skoncentrować się na dalszym rozwoju zamiast na rozbudowie zaplecza administracyjnego. Szukasz dobrych praktyk w obszarze zarządzania sklepem internetowym? Sprawdź, jak zorganizować procesy, związane z codziennym zarządzaniem sprzedażą online. Poznaj sprawdzone wskazówki w artykule Zarządzanie sklepem internetowym. Biblioteka dobrych praktyk. Poznaj inne przykłady wdrożeń ERP enova365 i dowiedz się jak firmy w praktyce wykorzystują możliwości systemu.

Za nami poznańska edycja Dynamics Business Forum 2026, która odbyła się w przestrzeniach Concordia Design. Portal myERP.pl jest patronem medialnym tegorocznego wydarzenia organizowanego przez ekspertów z firmy IT.integro.   Jesienny sezon konferencyjny rozpoczął się na dobre. Szczególnie w tym okresie widać, że programy wydarzeń branżowych coraz częściej opierają się na nośnych hasłach, wśród których absolutny prym wiedzie sztuczna inteligencja. W przypadku konferencji Dynamics Business Forum spodziewałam się, że głównym bohaterem okaże się Microsoft Copilot. Nic bardziej mylnego. Choć o innowacjach opartych na AI intensywnie dyskutowaliśmy, sztuczna inteligencja ani na moment nie przyćmiła głównej gwiazdy wydarzenia – systemu ERP Dynamics 365 Business Central.   Dynamics 365 Business Central w centrum ekosystemu Microsoft   To właśnie oprogramowanie ERP w ekosystemie Microsoft, jego codzienna użyteczność dla poszczególnych działów biznesowych i wsparcie dla twardych procesów grały pierwsze skrzypce.   Organizatorzy postawili na bardzo skondensowany program, a prelegenci byli świetnie przygotowani technicznie i merytorycznie. Już w sesji otwierającej konferencję Piotr Śledź, Prezes Zarządu IT.integro, nakreślił wyraźną tezę spotkania: każdy użytkownik Business Central może mieć własnego asystenta AI, a każdy proces agenta AI – jednak bez wysokiej jakości danych narzędzia AI nie wniosą wartości dodanej dla biznesu.  Codzienna praca w ERP z AI od Microsoft  Przemysław Kniat oraz Marietta Jurzynek uruchomili system ERP, aby pokazać codzienną pracę użytkowników Business Central. Copilot został ukazany we właściwych proporcjach – jako narzędzie, które jeszcze bardziej przyspiesza codzienne zadania, ale nie podejmie działania bez nadzoru i akceptacji człowieka.  Podczas konferencji zobaczyliśmy konkretne zastosowania AI osadzone w architekturze ERP. Rozbudowany chat z Copilotem potrafi dziś odpowiadać na pytania pracownika dotyczące konkretnych kontrahentów i ich zamówień. Wśród kluczowych funkcji znalazły się m.in.:  Podsumowania – Copilot streszcza informacje dla wybranych rekordów, np. klienta, produktu czy zamówienia sprzedaży – bezpośrednio w panelu,   Tworzenie opisów marketingowych na podstawie danych o produktach,   Tworzenie ofert i zamówień sprzedaży – dzięki sugestii wierszy sprzedaży, AI pomaga szybko tworzyć kluczowe dokumenty,  Analiza danych – użytkownik może komunikować się z Copilotem w języku naturalnym, aby przekształcać i agregować dane, korzystać z filtrów czy opcji sortowania.   Kluczową innowacją jest również Agent zamówień sprzedaży, który wspiera handlowca przy rutynowych czynnościach. Zintegrowany z pocztą Outlook asystent może analizować przychodzące wiadomości e-mail, weryfikować szczegóły zamówienia i stany magazynowe, a następnie tworzyć wstępne oferty i redagować odpowiedzi do klientów. Wszystko to odbywa się za zgodą pracownika, który przegląda i zatwierdza czynności Agenta przed ich realizacją.  Raportowanie, handel i produkcja w Business Central  Agenda zdecydowanie kładła nacisk na praktykę. Zamiast zasypywać uczestników wielogodzinnymi wykładami, poświęcono czas na sesje demonstracyjne. Dzięki konkretnym demo na żywym organizmie mogliśmy prześledzić działanie systemu krok po kroku. Mateusz Wojciechowski i Michał Łyduch przeprowadzili uczestników przez proces prognozowania popytu i planowania zakupów i produkcji. Michał Zdanowicz wziął na warsztat wymagający obszar produkcji na zamówienie. Pokazał drogę obsługi zlecenia – od momentu wpłynięcia zamówienia, przez realizację na hali produkcyjnej i rozliczanie pracy maszyn, aż po moduł ścisłej kontroli jakości. Jakub Abram uzupełnił wiedzę o analitykę, skupiając się na raportach Power BI i możliwości zadawania pytań danym w języku naturalnym. Wszystkie zaprezentowane procesy zostały przeprowadzone ze wsparciem narzędzi AI.   Tym samym system ERP Business Central zaprezentowano od tych najprostszych po wysoce zaawansowane funkcjonalności. Pokazano również te funkcje, które nawet bez udziału AI odczuwalnie ułatwiają życie pracownika na co dzień.   Co decyduje o sukcesie wdrożenia ERP i jak zrobili to klienci IT.integro?  Karol Piotrowski szczerze zarysował to, co naprawdę decyduje o powodzeniu wdrożenia systemu ERP, wskazując na ukryte koszty, jakość danych i konieczność przygotowania własnego zespołu na cyfrową zmianę. Z kolei Piotr Śledź uczulił słuchaczy na wymogi prawne – w tym unijne rozporządzenie AI Act – których przestrzegać muszą nie tylko dostawcy technologii, ale i sami użytkownicy systemów biznesowych.  Intrygującą częścią okazało się portfolio projektowe IT.integro. Po zapoznaniu się z mechaniką Business Central, publiczność zobaczyła, jak omawiane funkcje zadziałały w średnich, dużych i wielooddziałowych organizacjach z branży usługowej, produkcyjnej czy handlowej.   Do zobaczenia na kolejnych konferencjach Dynamics Business Forum  Bardzo dobra frekwencja wymusiła pewną dynamikę, ale organizatorzy zadbali o mnóstwo przestrzeni na networking w trakcie przerw kawowych i na sam koniec wydarzenia. Cenna była obecność prelegentów, którzy nie znikali w kuluarach zaraz po zakończeniu swoich bloków tematycznych. Przeciwnie – eksperci pozostali otwarci do rozmowy i bardzo chętnie odpowiadali na indywidualne przypadki biznesowe zgłaszane przez gości.   Na osobny akapit zasługuje detal, który często bywa traktowany po macoszemu. Otrzymany przy wejściu welcome pack nie zawierał stosu prostych broszur. Zamiast tego do rąk uczestników trafiła starannie opracowana, stustronicowa publikacja “Zarządzanie nowoczesnym biznesem”. To materiał, który doskonale utrwala wiedzę nabytą podczas konferencji. Książka szeroko opisuje funkcjonalności systemu Dynamics 365 Business Central oraz rozmaite sposoby wykorzystania w nim Copilota.   Dynamics Business Forum 2026 to doskonała przestrzeń wymiany wiedzy między ekspertami IT oraz przedstawicielami biznesu. To wydarzenie pokazało, jak umiejętnie połączyć rzetelną wiedzę o procesach operacyjnych z nowościami ze świata AI. Cykl tegorocznych spotkań powoli dobiega końca – ostatnie z nich odbędą się 7 i 8 października w Gdańsku i Warszawie.