Artykuły

Cyfryzacja rozwija się w dynamicznym tempie, co sprawia, że coraz więcej przedsiębiorstw poszukuje rozwiązania IT. Jednak najtrudniejszą rzeczą związaną z systemem ERP jest jego wybór. W niniejszym artykule przyglądamy się najpopularniejszym rozwiązaniom dostępnym na rynku w 2026 roku.   Decyzja o wyborze i wdrożeniu systemu ERP nie należy do najprostszych. Jest to jednak inwestycja potrzebna do sprawnej realizacji procesów biznesowych, co umożliwia skalowanie firmy. Dlatego też trafna decyzja pozytywnie wpływa również na wzmocnienie swojej pozycji w branży.   Mnogość systemów i dostawców na rynku może być zaskakująca. Z tego powodu często przy wyborze oprogramowania kierujemy się opiniami ze strony zaprzyjaźnionych firm czy użytkowników Internetu.   Najpopularniejsze systemy ERP w Polsce   Zgodnie z najnowszymi danymi i raportami, na polskim rynku funkcjonuje dziś kilkadziesiąt systemów ERP. Wśród nich można wyróżnić proste rozwiązania dla mikrofirm, a także zaawansowane platformy dla enterprise. Jeśli jednak spojrzymy na najpopularniejsze systemy ERP, wyraźnie widać kilka dominujących grup:  Rozwiązania polskie (Comarch, enova365, Symfonia, Asseco)  Globalne systemy ERP (SAP, Microsoft, Infor)  Systemy wyspecjalizowane branżowo (produkcja, e-commerce, logistyka).  Do takich wniosków można dojść po analizie danych udostępnianych przez wyszukiwarki internetowe (np. w narzędziu Google Trends). Na podstawie haseł związanych z kategorią hasła “erp”, można śmiało stwierdzić, że najbardziej znanymi systemami są rozwiązania Comarch – Optima oraz XL. Już od kilku lat niezmiennie plasują się w czołówce. Często polscy użytkownicy wyszukują również informacji na temat systemów SAP B1, Symfonii czy Asseco Wapro.  Przegląd najpopularniejszych systemów ERP  Comarch ERP Optima  Comarch ERP Optima to kompleksowy system ERP stworzony z myślą o małych i średnich przedsiębiorstwach (MŚP). Dostępny jest zarówno w wersji on-premise (lokalnej), jak i w chmurze (SaaS). Sprawdza się szczególnie w księgowości, handlu oraz biurach rachunkowych.   W 2026 roku Optimę wciąż docenia się za intuicyjny interfejs i łatwość obsługi, co ma znaczenie w MŚP, gdzie zasoby IT bywają ograniczone. System umożliwia automatyzację wielu zadań, co zmniejsza koszty i zwiększa efektywność operacyjną.   Dodatkowo, dzięki stałym aktualizacjom, Comarch ERP Optima zachowuje zgodność z dynamicznie zmieniającymi się regulacjami prawnymi w Polsce. Dzięki temu jest on przygotowany na integrację z Krajowym Systemem e-Faktur (KSeF). Oprócz tego, Optima wykorzystuje AI (zawiera inteligentnego asystenta ChatERP).   Comarch ERP XL  Comarch ERP XL, w porównaniu z Optimą, jest już bardziej rozbudowanym systemem. Przeznaczony jest dla średnich i dużych firm, szczególnie z obszaru produkcji, handlu i usług. W przypadku tej pierwszej branży, XL umożliwia m.in. planowanie i kontrolę potrzeb materiałowych, wspierając standardy MRP oraz powiązanie planowania z magazynem i zaopatrzeniem.   System został także zaopatrzony o rozwiązania typu Business Intelligence (BI), umożliwiając podjęcie decyzji na bazie danych z różnych obszarów firmy. Nie brakuje w nim także rozwiązań opartych na AI, które w 2026 roku zyskują coraz większe znaczenie wśród Klientów Comarchu.    SAP Business One  SAP Business One (B1) powstał z myślą o sektorze MŚP. Szczególnie doceniają go organizacje, które nie chcą wchodzić w ciężki segment rozwiązań klasy enterprise. System został wyposażony w moduły dotyczące finansów, magazynu, sprzedaży, produkcji i wiele innych.   Obecnie system B1 wyróżnia jego globalny charakter. Dlatego też przeważa wśród organizacji międzynarodowych bądź firm współpracujących z klientami z różnych regionów. W odpowiedzi na dynamiczne zmiany rynkowe, SAP rozszerzył program o rozwiązania oparte na uczeniu maszynowym, Big Data oraz AI.   Zobacz także: SAP Business One vs. Comarch ERP XL. Który system wybrać?  enova365  System enova365 to silny gracz na rynku rozwiązań IT. Firmy do dziś doceniają elastyczną konfigurację programu, a także najszybsze dostosowanie do zmieniających się przepisów. Standardem jest również integracja z Krajowym Systemem e-Faktur, bez dodatkowych opłat.   Jednocześnie enova365 nie narzuca rodzaju dostępu do systemu – zakupu można dokonać zarówno w formie licencji wieczystej, jak i za opłatą abonamentową. To dobre rozwiązanie dla większych firm, których pracownicy są nastawieni na zdalne realizowanie obowiązków.    Symfonia  Symfonia to szczególnie popularne rozwiązanie, z którego od lat korzysta wiele biur rachunkowych. Niemniej jednak firma nie zamyka się na jedną branżę – program wspiera również firmy handlowe, produkcyjne, logistyczne i budowlane.   Wsparcie systemowe można otrzymać zarówno w wersji chmurowej, lokalnej, jak i hybrydowej. Oczywiście, Symfonia jako dostawca dba o integrację oprogramowania z Krajowym Systemem e-Faktur.   Comarch Betterfly  Comarch Betterfly w 2026 roku cieszy się wzrostem popularności, co wynika m.in. z wprowadzenia obowiązkowego KSeF. Jest to aplikacja służąca do fakturowania, księgowości i zarządzania firmą online. Pozwala ona wystawiać e-faktury, które automatycznie trafiają do państwowego systemu.  Betterfly działa w modelu abonamentowym – można z niego korzystać w ramach bezpłatnego planu albo nielimitowanej wersji eFaktury Plus w cenie 4,99 zł netto miesięcznie. Aplikację można rozszerzyć o dodatkowe moduły do sprzedaży i e-commerce.   Microsoft Dynamics 365  Od lat ekosystem ERP i CRM od firmy Microsoft utrzymuje silną pozycję na rynku zagranicznym, jak i w Polsce. Platforma Microsoft Dynamics 365 jest doceniana za swoją skalowalność i elastyczność, co umożliwia integrację z innymi technologiami. Do najważniejszych modułów Dynamics 365 należą m.in. te związane z finansami, sprzedażą, obsługą klienta oraz HR.  Dynamics 365 to dobre rozwiązanie dla tych firm, które poszukują chmurowej architektury i pracują na innych produktach Microsoft, takich jak Office 365, Teams czy Power BI. Dodatkowo wbudowane narzędzia oparte na sztucznej inteligencji (np. Copilot) ułatwiają prognozowanie trendów i optymalizację biznesu.   Asseco Business Solutions  Firma Asseco Business Solutions wciąż cieszy się popularnością w polskich wyszukiwarkach internetowych. Wpisywane hasło “asseco” może jednak nawiązywać do jednego z kilku rozwiązań oferowanych przez tego dostawcę.   Wapro ERP – komplet aplikacji do zarządzania w mikrofirmach oraz sektorze MŚP. Wspiera pracę działów sprzedażowych, księgowych czy też kadrowych. Jego elastyczność i dostępność modeli (on-prem i chmura) pozwala na jego dopasowanie do niemal każdej branży.   Merit – procesowy system ERP dla średnich i dużych firm, który usprawnia kluczowe obszary działania firmy (sprzedaż, logistyka, produkcja, kadry i płace, finanse i księgowość). Podobnie jak Wapro, jest dostępny w modelu chmurowy i wersji on-premise.   Softlab ERP – kompleksowy system ERP dla średnich i dużych przedsiębiorstw. Wykorzystują go liderzy, którzy na co dzień zarządzają wieloma pracownikami i dążą do skalowania sprzedaży e-commerce. Wspiera także procesy z zakresu logistyki, magazynowania, produkcji, finansów, sprzedaży i HR.   Infor  Pojawienie się Infora na liście może niektórych zaskoczyć. Tymczasem, mimo że rozwiązanie dopiero zyskuje popularność w Polsce, od lat jest docenianym graczem w raportach dotyczących ERP dla branż produkcyjnych. Takim przykładem jest raport Gartner® Magic Quadrant™, według którego system Infor CloudSuite dominuje w produkcji procesowej i zorientowanej na projekty/zasoby.   Sercem systemu CloudSuite jest Infor OS – warstwa platformowa, która integruje dane, procesy i elementy AI. Zapewnia one zaawansowaną analitykę oraz low-coding. Aplikacja dostępna jest zarówno w przeglądarce, jak i na urządzeniach mobilnych.   Jaki system ERP wybrać w 2026 roku?  Czy wystarczy zdać się na popularne rankingi lub wybrać system w ciemno? Oczywiście, że nie. Oto kilka kroków, które mogą pomóc:  Dopasowanie do procesów   System powinien wspierać realne procesy w firmie – nie tylko “na demo”, ale również w codziennym środowisku. Właśnie z tego powodu często firmom zależy na elastyczności oprogramowania oraz możliwości personalizacji modułów.   Skalowalność  Na etapie podejmowania decyzji, warto upewnić się, czy system poradzi sobie ze wzrostem sprzedaży oraz ewentualną integracją nowych kanałów (np. platformą e-commerce). Należy także przemyśleć, czy przyszłościowo firma nie zdecyduje się na ekspansję międzynarodową. Wówczas warto pomyśleć o systemie, który pozwoli na utrzymywanie relacji z zagranicznymi kontrahentami.   Ekosystem i integracje  Nowoczesny ERP nie jest zamkniętym systemem. Powinien integrować się z marketplace’ami, systemami WMS, CRM czy też BI. Należy także zadbać o zgodność z obowiązującymi przepisami, w tym o możliwość e-fakturowania z KSeF.   Dlaczego jedne systemy ERP są popularniejsze od innych?  Popularność systemu ERP wynika z kilku czynników:  liczby wdrożeń i doświadczenia dostawcy,   widoczności marketingowej,   dostępności partnerów wdrożeniowych,   dopasowania do lokalnych przepisów (np. KSeF),   opinii użytkowników i case studies.   W 2026 roku widać wyraźny trend – firmy coraz rzadziej wybierają ERP „bo ktoś polecił”, a częściej opierają decyzję na danych, analizie i porównaniach.  Trendy ERP na 2026  AI i automatyzacja procesów – coraz więcej dostawców dba o to, by wdrażane systemy ERP zawierały rozwiązania oparte na sztucznej inteligencji,   Powolny powrót do on-premise – choć chmura wciąż jest najpopularniejszym modelem ERP, coraz więcej firm znów rozważa wdrożenie wersji lokalnej,   Coraz większy nacisk na UX i doświadczenie użytkownika,   Silna potrzeba gwarancji bezpieczeństwa danych – czego motywatorem jest m.in. obowiązkowy KSeF.  Więcej na ten temat przeczytasz w najnowszej edycji raportu „Cyfrowy Menedżer”. Czy warto kierować się tylko popularnością systemu ERP?  Odpowiedź wciąż brzmi: to zależy. Jest wiele czynników, które powinny wpłynąć na wybór oprogramowania. Mimo to, całkowite pominięcie popularności i doświadczeń innych użytkowników byłoby nierozsądne. Nie bez przyczyny czołowi dostawcy inwestują ogromne środki w rozwój swoich produktów – chcą odpowiadać na realne potrzeby rynku i gwarantować wysoką użyteczność.  Kompromisowym rozwiązaniem będzie zestawienie informacji o:  Budżecie (dopasowanie do konkretnego progu inwestycji),  Specjalizacji systemu (czy obsłuży kluczowe procesy i pozwoli na rozwój firmy),  Sytuacji rynkowej (jakie potrzeby i trendy technologiczne będą ważne w najbliższych latach).  Jak podjąć dobrą decyzję o ERP?  Jeżeli zastanawiasz się, które rozwiązania ERP są sprawdzone i jak uniknąć kosztownych błędów wdrożeniowych, mamy odpowiedź dla Ciebie. Kluczowe jest jedno: porównanie dopasowane do Twojej firmy, a nie ogólnego rankingu.   Na portalu myERP.pl możesz sprawdzić i porównać dostępne systemy na polskim rynku oraz filtrować je według branży, wielkości firmy i rodzaju urządzenia.   Jeśli jednak chcesz przyspieszyć ten proces, rekomendujemy formularz dostępny na stronie koszt-wdrozenia.pl. Dzięki niemu:  Otrzymasz dopasowane rekomendacje systemów,   Skontaktujesz się z dostawcami, którzy mogą najlepiej spełnić potrzeby Twojej organizacji,   Unikniesz przepłacenia i nietrafionej decyzji.   W 2026 roku wybór ERP nie opiera się wyłącznie na zakupie i uruchomieniu systemu. To decyzja strategiczna, która ma realny wpływ na tempo rozwoju całej firmy.  

Na łamach portalu myERP często analizujemy przypadki transformacji cyfrowych. Niektóre kończą się spektakularnym sukcesem, inne – frustracją i przekroczonym budżetem. Różnica najczęściej sprowadza się do jednego słowa: mierniki. Wdrożenie systemu to nie tylko projekt informatyczny, lecz głęboka zmiana biznesowa. A biznes, jak wiemy, opiera się na liczbach.   Planując wdrożenie, należy opierać się zarówno na twardych danych historycznych, jak i kluczowych wskaźnikach efektywności – KPI (Key Performance Indicators). Są one istotne nie tylko dla organizacji, ale też dla jej partnera wdrożeniowego. Jakie KPI warto śledzić, co dokładnie mierzą i w jakim czasie powinny dowieść, że inwestycja była trafiona?  Brak mierzalnego celu = brak sukcesu  Zanim przejdziemy do konkretów, musimy poruszyć kwestię, która w wielu projektach bywa tematem tabu. Chodzi o stan wyjściowy firmy. Klienci często obawiają się ujawniania partnerom technologicznym rzeczywistych danych. Tymczasem bez rzetelnej analizy, poprawne zrealizowanie projektu jest praktycznie niemożliwe.   Jeśli organizacja nie dzieli się danymi, trudno zdefiniować jakiekolwiek wskaźniki KPI. Tym samym partner wdrożeniowy ma prawo odmówić realizacji zlecenia. Dlaczego? Ponieważ projekt staje się wtedy wyłącznie “drogą instalacją oprogramowania”, która może nie przynieść żadnej realnej wartości.   Doskonałym przykładem jest ROI (z ang. Zwrot z inwestycji) – bez jego wyliczenia projekt nie ma zdefiniowanego celu biznesowego. O tym rynkowym zjawisku wspominał m.in. Wojciech Nowak, Partner Zarządzający w Sente. Przyznał, że firma odmówiła realizacji projektów dwóm klientom właśnie z wyżej wymienionych powodów. Co ciekawe, jeden z nich wrócił po czasie z odrobioną “pracą domową” i konkretnymi liczbami.   ROI – Zwrot z inwestycji  Zdaniem klientów, jak i wdrożeniowców, jest to jeden z najważniejszych wskaźników KPI. ROI określa stosunek wygenerowanych oszczędności i dodatkowych zysków do całkowitych kosztów wdrożenia (TCO). Przez “całkowity koszt” rozumiemy nie tylko licencję i usługi programistyczne. W jego skład wchodzi także infrastruktura, utrzymanie systemu oraz czas poświęcony na szkolenia użytkowników.  Kiedy realnie można liczyć na zwrot? Na rynku krąży mit, że ERP zwraca się latami. Tymczasem zdarzają się przypadki, w których system zarabia na siebie już po miesiącu. Doskonałym przykładem są systemy zarządzania magazynem (WMS). Błyskawiczna eliminacja błędów w kompletacji potrafi z miejsca wyzerować potężne kary umowne nakładane przez sieci handlowe za pomyłki w dostawach.  W pełnowymiarowych projektach osiągnięcie dodatniego ROI w ciągu 3-6 miesięcy jest do zrobienia. Wymaga natomiast zachowania dyscypliny projektowej. Kluczem jest wdrażanie w pierwszej kolejności tylko tego, co krytyczne. Zamiast rozbudowywać system o dodatki od pierwszego dnia, lepiej uruchomić kluczowe operacje, by program zaczął na siebie zarabiać. Kolejne funkcjonalności można wówczas sfinansować z już wygenerowanych oszczędności.  Procesy produkcyjne – najważniejsze KPI  Jeżeli celem jest usprawnienie produkcji i logistyki, system musi drastycznie poprawić codzienną operacyjność. Skupiamy się tu na wydajności i czasie.   Wydajność procesów  Miernik ten określa ilość zasobów (czasu i kosztów) potrzebnych do realizacji procesów takich jak zamykanie miesiąca czy planowanie produkcji. Pozwala on zidentyfikować “wąskie gardła” w organizacji. Jeśli proces angażujący wcześniej trzy osoby przez dwa dni, po wdrożeniu ERP zajmuje jednej osobie kilka godzin – skalowalność firmy gwałtownie rośnie.  Czas pracy na zadanie  Stanowi mikro-skalę wydajności. Mierzy ilość czasu spędzanego na powtarzalnej czynności w minutach. Na tej podstawie można precyzyjnie założyć, o ile system powinien skrócić przebieg rutynowych operacji.  Lead time (Czas trwania procesu produkcyjnego)  To całkowity czas od momentu wpłynięcia zamówienia od klienta, poprzez zaplanowanie produkcji i jej realizację, aż do dostawy. W dzisiejszych realiach sprawny łańcuch dostaw to potężna przewaga konkurencyjna. Skrócenie lead time oznacza mniej kapitału zamrożonego w toku produkcji i szybszą rotację.   Liczba zamówień na pracownika  Miernik czystej skalowalności, podsuwający informację o tym, ile dokumentów czy faktur jest w stanie obsłużyć jeden etat. Dlaczego to ma znaczenie w trakcie wdrożenia? Przyjmijmy, że sprzedaż firmy rośnie o 30% w skali roku. Wówczas dobrze wdrożony system pozwoli obsłużyć ten wolumen tą samą załogą w biurze. Brak wzrostu zatrudnienia back-office przy rosnącej sprzedaży to czysty zysk.   Wskaźniki KPI na magazynie  Jak odzyskać gotówkę zamrożoną na hali magazynowej? Istotne w tym zakresie są wskaźniki obejmujące poziom i rotację zapasów.   Rotacja zapasów  Mierzy, jak szybko towar pojawia się na półkach i zamienia się w wygenerowaną sprzedaż. Niska rotacja oznacza gotówkę zamrożoną na magazynie. Odpowiednio wdrożony system powinien przyspieszyć obrót najbardziej dochodowymi indeksami – i naturalnie zwiększyć ten wskaźnik.   Poziom zapasów  To wolumen i wartość towaru lub surowców trzymanych w magazynie. Nowoczesny system dba o to, by utrzymywać zapasy na minimalnym, ale w stuprocentowo bezpiecznym poziomie. To chroni firmę zarówno przed zaleganiem produktów, jak i przestojami z powodu braków materiałowych.   Jakość danych ponad ich ilość Jedna z ważniejszych kwestii do analizy przedwdrożeniowej. Przed przeprowadzeniem projektu należy sprawdzić dane pod względem ich aktualności i spójności.   Spójność danych między działami  Chodzi o to, czy handlowiec, magazynier i księgowa mają dostęp do tych samych danych w czasie rzeczywistym. Wdrożony system powinien zapewnić, że każdy dział będzie opierać się na “jednej wersji prawdy”.   Poziom błędów w danych  Mierzy częstotliwość występowania tzw. czynnika ludzkiego. Chodzi o złe ceny wpisane w zamówienie, pomyłki w indeksach czy literówki w adresach dostawy. Wdrożony system powinien od pierwszej sekundy narzucić walidację. Przykładowo, może zablokować wydanie towaru bez odpowiednich zgód lub ceny poniżej minimalnej marży.   Podsumowanie  Wdrożenie systemu to nie luksusowy wydatek, lecz strategiczna inwestycja. Jeśli przygotowujecie się do rozmów z partnerem technologicznym – nie obawiajcie się pokazywać słabych punktów. Otwartość procesowa i rzetelne dane to jedyny fundament, na którym można zbudować sukces.  Jeśli projekt już trwa – trzymajcie rękę na pulsie. Zarządzajcie wdrożeniem poprzez liczby i wskaźniki KPI. Implementując system etapami, szybko przekonacie się, że cyfryzacja zwraca się wielokrotnie. W dodatku znacznie szybciej, niż pierwotnie zakładaliście. 

Choć Krajowy System e-Faktur (KSeF) stał się obowiązkowy dla większości firm w kwietniu 2026 roku, wiele organizacji wciąż znajduje się na etapie transformacji lub poszukuje alternatywy dla obecnych narzędzi. Podczas gdy niektórzy zmagają się z błędami w wielkich, ociężałych systemach, inni mogą wejść w e-fakturowanie z lekkim i intuicyjnym rozwiązaniem. Krajowy System e-Faktur (KSeF) to platforma informatyczna Ministerstwa Finansów, która w 2026 roku stała się obligatoryjnym standardem dla większości polskich podatników. Od 1 kwietnia obowiązek ten objął również sektor MŚP oraz JDG. Tym samym prawie każda faktura wystawiana w obrocie gospodarczym powinna przejść przez rządowy system.   Zmiana ta budzi naturalne obawy o stabilność procesów sprzedażowych. Dla firm, które potrzebują sprawnego wdrożenia „na ostatnią chwilę” lub chcą wymienić wadliwy program, najlepszym wyborem jest uruchomienie rozwiązania w modelu chmurowym (SaaS) lub rozwiązania lokalne, proste w użyciu. Pozwala to na natychmiastowe rozpoczęcie pracy bez konieczności inwestowania w drogą infrastrukturę serwerową czy czasochłonne szkolenia personelu.  KSeF – jak zabezpieczyć się przed potencjalnym chaosem?  Wdrożenie KSeF nie musi oznaczać rewolucji i paraliżu operacyjnego. Kluczem do sukcesu jest wybór systemu, którego nadrzędnym celem jest radykalna prostota obsługi.   Wiele dostępnych na rynku programów do fakturowania jest przeładowanych funkcjami, które dla małych i średnich firm są zbędne. Dlatego wybierając dostawcę, warto upewnić się, że interfejs jest przejrzysty, a proces wystawiania dokumentu zamyka się w kilku kliknięciach.  Równie istotne jest bezpieczeństwo w sytuacjach awaryjnych. System powinien oferować tryb Offline24. Dzięki temu, nawet w przypadku przerwy technicznej po stronie Ministerstwa lub nagłego braku dostępu do Internetu w Twoim biurze, możesz nieprzerwanie wystawiać faktury. Program automatycznie zsynchronizuje dokumenty z rządową bazą i pobierze numery KSeF, gdy tylko połączenie zostanie przywrócone.  Wdrożenie i integracja systemu z KSeF – jakiego dostawcę wybrać?  Na rynku oprogramowania księgowego dominują rozwiązania korporacyjne. Jednak w obliczu dynamicznych zmian przepisów to nie rozmiar dostawcy, lecz jego zwinność i szybkość reakcji decydują o sukcesie klienta.  sBiznes to system zaprojektowany z myślą o wydajności, który pod względem szybkości działania deklasuje wielu rynkowych konkurentów. Nowoczesna, lekka architektura sprawia, że program nie obciąża komputerów i płynnie zarządza tysiącami dokumentów jednocześnie.  Istotne wyróżniki systemu sBiznes to:  Indywidualne podejście do klienta – szybka ścieżka wsparcia technicznego pozwala na błyskawiczne wyjaśnienie wątpliwości,   Nowoczesna, lekka architektura – dzięki której system nie obciąża firmowych komputerów,   Szybki czas wdrożenia systemu,   Rozsądna cena za realną wartość – to inwestycja w solidne narzędzie, które usprawni sprzedaż i zakupy firmowe.   Kluczowe jest także zachowanie bezpieczeństwa na etapie testowania i nauki systemu w tym KSeF. Przed przejściem do realnego obiegu dokumentów, sBiznes pozwala na pracę w trybie “DEMO”. To umożliwia wygenerowanie certyfikatów KSeF i wysyłkę faktur “na próbę”, bez ryzyka pomyłkowego wprowadzenia dokumentu do oficjalnego obiegu.   FAQ – Najczęstsze pytania i odpowiedzi  Jak wysłać e-fakturę do KSeF w programie sBiznes?  Ten proces jest w pełni zautomatyzowany. Na liście dokumentów sprzedaży wystarczy zaznaczyć zatwierdzony dokument (ze statusem “Z”). Następnie należy z menu wybrać opcję “Wyślij KSeF”. Po pozytywnej weryfikacji system automatycznie przypisze dokumentowi unikalny numer. Można również wygenerować Urzędowe Poświadczenie Odbioru (UPO).   Co zrobić, gdy KSeF ma awarię lub nie mam Internetu?  Oprogramowanie sBiznes jest przygotowane na takie problemy techniczne. W ustawieniach “Parametry systemu” można łatwo zmienić tryb wysyłki na Offline, Offline24 lub Awaria. Pozwala to na nieprzerwane wystawianie faktur klientom. Dokumenty zostaną zsynchronizowane z KSeF w późniejszym terminie, zgodnie z przepisami.   Jak autoryzować połączenie sBiznes z KSeF?  Program oferuje kilka metod autoryzacji. W trybie “DEMO” najwygodniej wygenerować odpowiednie tokeny lub certyfikaty KSeF. W środowisku produkcyjnym można logować się i nadawać uprawnienia za pomocą profilu zaufanego, kwalifikowanego podpisu elektronicznego lub e-pieczęci. Posiadacze e-pieczęci lub osoby prowadzące JDG omijają konieczność papierowego zgłaszania uprawnień (ZAW-FA) w Urzędzie Skarbowym.  Na te i wiele innych pytań można uzyskać odpowiedź poprzez kontakt z infolinią. Można również zobaczyć przykładowe zastosowanie programu, umawiając prezentację na stronie www.  

„Informatyka w Produkcji” to cykl warsztatów organizowany przez firmę Streamsoft od ponad 15 lat. Dwa razy w roku eksperci ruszają w trasę po Polsce, pokazując w praktyce, jak ERP wspiera produkcję. W wydarzeniach regularnie biorą udział także partnerzy technologiczni. Tym razem spotkanie odbyło się w poznańskim hotelu Andersia. Już od wejścia było jasne, że temat trafia w potrzeby rynku — sala była wypełniona. Wśród uczestników dominowali dyrektorzy produkcji, kierownicy operacyjni oraz osoby odpowiedzialne za rozwój technologii w firmach. Poznań był trzecim przystankiem na trasie. Przed organizatorami jeszcze spotkania w Warszawie (21.04), Rzeszowie (22.04) i Katowicach (23.04). Rejestracja nadal jest otwarta: https://www.informatykawprodukcji.pl/#formularz. Naprawdę warto się zapisać, bo prelegenci prezentują materiał z dużą swobodą i pewnością siebie. Wystąpienia są przygotowane z dbałością o merytorykę, skutecznie łącząc wiedzę teoretyczną z produkcyjną praktyką.  Od modelu 3D do gotowego wyrobu – bez ręcznego przepisywania danych Jednym z najmocniejszych punktów warsztatów była część poświęcona technologii produktu. Zamiast prezentacji „na slajdach” uczestnicy zobaczyli realny scenariusz krok po kroku. Konfiguracja produktu rozpoczęła się w przeglądarce, trafiła do systemu CAD, gdzie przygotowana została technologia, a następnie wróciła do ERP jako podstawa do uruchomienia produkcji. Ten blok był przygotowany we współpracy z partnerem technologicznym – firmą TopSolution, specjalizującą się w oprogramowaniu do konfiguracji produktu oraz CAD/CAM. Sercem warsztatów pozostała kwestia planowania i harmonogramowania produkcji. Eksperci pokazali, w jaki sposób zaawansowane algorytmy optymalizują kolejność zleceń, biorąc pod uwagę dostępność maszyn oraz zasobów ludzkich w czasie rzeczywistym. Poruszano poza tym m.in. tematy związane z optymalizacją przyjęć i wydań magazynowych na urządzeniach mobilnych oraz rozliczeniem procesu produkcji z wykorzystaniem paneli dotykowych. AI wkracza do produkcji W tej edycji „Informatyki w Produkcji” pojawił się też panel poświęcony nowym technologiom w systemach ERP. Streamsoft nie mówi o sztucznej inteligencji w czasie przyszłym. Już teraz wdraża rozwiązania generatywne, pracując nad połączeniem ERP z dostępnymi agentami AI za pomocą protokołu wymiany danych MCP. Docelowo może to wpłynąć np. na szybsze przeliczanie harmonogramów produkcji, wykonywanie analiz sprzedaży. To podejście, w którym AI nie zastępuje użytkownika, ale skraca drogę do trafnych decyzji. Dyskusje, które szybko schodzą na konkrety Mimo intensywnego programu organizatorzy zadbali o przestrzeń na merytoryczną dyskusję i możliwość rozwiania wszelkich wątpliwości. Z każdym kolejnym blokiem uczestnicy coraz chętniej dzielili się swoimi wyzwaniami. W kuluarach dużą uwagę przykuł temat harmonogramowania zleceń, kontroli jakości oraz raportowania z hali produkcyjnej. Dyskusje w Poznaniu pokazały, że produkcja potrzebuje dziś nie kolejnych narzędzi, ale spójnego systemu IT, który łączy dane, planowanie i wykonanie. Podsumowanie Po części o możliwościach pozyskania finansowania na cyfryzację, uczestnicy udali się na wspólny obiad, który był okazją do ostatniej wymiany doświadczeń. Goście opuszczali hotel Andersia z solidną dawką wiedzy i gotowymi pomysłami na usprawnienia w swoich zakładach. Warsztaty „Informatyka w Produkcji” to dowód na to, że polski przemysł nie boi się cyfrowej transformacji, lecz szuka sprawdzonych, konkretnych rozwiązań. Streamsoft po raz kolejny udowodnił, że potrafi mówić o skomplikowanej technologii językiem korzyści biznesowych, budując tym samym fundamenty pod nowoczesny Przemysł 4.0.

Rosnące koszty energii, surowców oraz pracy sprawiają, że optymalizacja produkcji staje się dziś jednym z kluczowych wyzwań zarządów firm produkcyjnych. Przedsiębiorstwa, które potrafią skutecznie kontrolować koszty produkcji i planować wykorzystanie zasobów, zyskują realną przewagę konkurencyjną.  W poniższym artykule, bazując na ponad 50-letnim doświadczeniu i tysiącach wdrożeń w firmach produkcyjnych, Monitor ERP przedstawia konkretne działania, które pozwalają zwiększyć efektywność operacyjną. Tym samym wskazówki te pozwolą na ograniczenie kosztów produkcji.   Aktualizowanie danych podstawowych  Regularna aktualizacja danych podstawowych w systemie ERP ma bezpośredni wpływ na jakość planowania produkcji i zakupów. To właśnie na podstawie aktualnych parametrów system generuje propozycje zamówień materiałowych, prognozy zapotrzebowania czy harmonogramy produkcji.  Do najważniejszych danych, które powinny być stale aktualizowane, należą:   Czasy realizacji zakupów oraz ceny surowców i komponentów,   Parametry planowania, takie jak zapasy bezpieczeństwa czy wielkości partii produkcyjnych,   Marszruty technologiczne i normy czasowe operacji,   Wydajność grup produkcyjnych,   Standardowe koszty materiałów i produktów.  Dzięki systematycznej aktualizacji danych firma może ograniczyć ryzyko nadprodukcji i zamrażania kapitału w zapasach.   Planowanie zakupów i wydajności  Nowoczesny system ERP dla produkcji umożliwia prognozowanie przyszłego zapotrzebowania materiałowego oraz planowanie obciążenia zasobów produkcyjnych. Pozwala to wcześniej reagować na potencjalne niedobory komponentów oraz lepiej synchronizować harmonogram produkcji z zamówieniami klientów.  Efektem jest nie tylko terminowa realizacja dostaw, ale także ograniczenie kosztów magazynowania oraz poprawa płynności finansowej przedsiębiorstwa.  Planowanie krótkoterminowe  W wielu firmach operacyjne planowanie dnia pracy pozostaje wyzwaniem. Cyfrowe narzędzia wspierające zarządzanie produkcją pozwalają zastąpić tradycyjne tablice planistyczne systemami i pulpitami wizualizacji danych.  Aktualne informacje o realizowanych zleceniach, dostępności pracowników czy statusie maszyn mogą być prezentowane na ekranach w hali produkcyjnej. Ułatwia to szybkie podejmowanie decyzji operacyjnych, ogranicza chaos organizacyjny i zwiększa elastyczność produkcji.  Kontrolowanie efektywności produkcji  Zaawansowane funkcje analityczne systemu ERP umożliwiają monitorowanie wydajności poszczególnych obszarów produkcji w czasie rzeczywistym lub w ujęciu historycznym.  Dzięki analizie danych przedsiębiorstwo może:  Identyfikować wąskie gardła procesów,   Oceniać rentowność poszczególnych produktów lub zleceń,   Optymalizować wykorzystanie zasobów produkcyjnych.   Monitorowanie kosztów  Rachunkowość zarządcza zintegrowana z systemem ERP umożliwia bieżącą kontrolę wartości zapasów oraz pracy w toku (WIP). Dane finansowe są aktualizowane automatycznie, co eliminuje konieczność ręcznych przeliczeń i ogranicza ryzyko błędów.  System pozwala także analizować koszty produkcji w podziale na działy, produkty lub konkretne zlecenia. Dzięki temu możliwe jest szybkie wykrycie odchyleń kosztowych i wdrożenie działań korygujących.  Wdrożenie automatyzacji procedur administracyjnych  Automatyzacja zadań administracyjnych to jeden z najprostszych sposobów na obniżenie kosztów operacyjnych. W systemie Monitor ERP funkcję tę wspiera tzw. Agent. Generuje on i wysyła raporty do właściwych osób we właściwym czasie. Oprócz tego, służy do skutecznego obliczania poziomów zapasów i ilości zamówień.   Rozwiązanie to ogranicza ryzyko pomyłek, usprawnia przepływ informacji oraz pozwala menedżerom szybciej reagować na zmiany w produkcji, logistyce czy sprzedaży.  Automatyzacja i zwiększona zdolność produkcyjna  Monitor stawia punkt ciężkości na idei “Przemysłu 4.0”. Zakłada ona integrację systemów ERP z maszynami, automatyką oraz rozwiązaniami magazynowymi. Dzięki temu możliwe jest zbieranie danych w czasie rzeczywistym i optymalizacja pracy całych linii produkcyjnych.   Wkład w tę koncepcję oznacza następujące możliwe integracje:  Integracja z maszynami – jej celem jest m.in. lepsze monitorowanie wskaźnika OEE. W efekcie gromadzone jest wiele rodzajów danych pomiarowych.   Integracja magazynu wysokiego składowania z systemem WMS – jej celem jest optymalizacja zapasów i kompletacji.   Integracja nestingowa – przydatna dla produkcji powiązanym ze skrawaniem i wykrawaniem. W efekcie zmniejsza się ilość odpadów, co jest istotne również w kontekście środowiskowym.   Podsumowanie  Obniżanie kosztów produkcji nie polega dziś wyłącznie na redukcji wydatków. Kluczowe znaczenie ma zwiększanie efektywności procesów, lepsze planowanie zasobów oraz wykorzystanie danych do podejmowania decyzji.  Nowoczesny system ERP dla produkcji, taki jak Monitor ERP System, pozwala firmom predykcyjnym osiągać te cele w sposób systemowy i długofalowy. W efekcie przedsiębiorstwa mogą nie tylko ograniczać koszty wytwarzania, lecz także budować trwałą przewagę konkurencyjną na rynku. 

Każdego roku Companial zaprasza partnerów Microsoft Dynamics z całej Europy Środkowo‑Wschodniej na wydarzenie poświęcone realnym rozmowom, praktycznym sesjom i wymianie doświadczeń między partnerami. Bez marketingowych prezentacji i „vendor theatre” – tylko partnerzy i dyskusje o tym, co faktycznie działa w regionie CEE. Edycja 2026 odbędzie się 23 kwietnia w Bukareszcie (Rumunia). Tegoroczna agenda koncentruje się na tematach, które są dziś kluczowe dla partnerów w CEE: priorytety Microsoft BizApps, praktyczne wdrożenia AI, budowa praktyki CRM oraz strategie go‑to‑market dopasowane do realiów regionu. W programie znajdą się m.in.: nowości w Microsoft BizApps z perspektywy CEE, panel Road to AI, case studies partnerów dotyczące AI i agentów, dyskusja GoToMarket – poświęcony temu, co realnie napędza rozwój w ekosystemie Dynamics w CEE. Udział w wydarzeniu jest bezpłatny dla partnerów Microsoft Business Applications. Liczba miejsc jest ograniczona, a rejestracja obowiązkowa. Chcesz dołączyć w tym roku? Sprawdź dostępność miejsc na: companial.com/connect-cee/ Nie możesz wziąć udziału tym razem? Obserwuj stronę CEE Microsoft Dynamics Partners na LinkedIn – tam zostanie ogłoszona kolejna edycja CEE Connect 2027, gdy nadejdzie odpowiedni moment.

1 lutego 2026 r. KSeF ruszył obowiązkowo dla pierwszej grupy firm. Nie było apokalipsy. Nie było też fajerwerków. Było to, co w takich zmianach najważniejsze: zderzenie przepisów z codzienną pracą księgowości, sprzedaży i zakupów. Piszę ten tekst jako dyrektor finansowy i praktyk wdrożeń ERP. Na co dzień pracuję z biurami rachunkowymi i firmami, które porządkują procesy oraz integrują systemy z KSeF. Po pierwszym miesiącu chcę zebrać wnioski w prosty sposób – tak, żeby były użyteczne dla księgowości i dla właścicieli firm. Co zadziałało – i to widać w firmach od razu 1) Techniczny start bez awarii centralnej Najważniejsze: system ruszył i zaczął być realnie używany. W dużej części przypadków wysyłka i odbiór faktur działały, a problemy dotyczyły raczej dostępu użytkowników lub przygotowania po stronie firm, niż „tego, że KSeF nie działa” jako taki. 2) Porządek w kartotekach kontrahentów nagle stał się priorytetem To największa korzyść uboczna, jaką widzę w projektach. Firmy, które miały zadbane dane (NIP, nazwy, adresy, warunki płatności, rachunki), wdrażały się szybciej. Firmy, które latami żyły z „bałaganem”, musiały go posprzątać. KSeF wymusza jakość danych, a bez jakości danych nie ma automatyzacji. 3) Mniej sporów o „nie dostałem faktury” i lepsza dyscyplina płatnicza W klasycznym obiegu faktura potrafiła „zginąć”: w mailach, na dysku, w spamie, u osoby na urlopie. To często dawało wygodną wymówkę do opóźnienia płatności. W KSeF ta przestrzeń do dyskusji maleje, bo faktura trafia do ustandaryzowanego kanału. U części moich klientów już po miesiącu widać lepszą dyscyplinę płatniczą. To jeszcze nie statystyka, ale praktyczny sygnał. Co było trudne – i warto to powiedzieć wprost 1) Dostęp i logowanie – mały detal, duże konsekwencje W pierwszym dniu roboczym po starcie pojawiły się problemy z logowaniem przez Profil Zaufany. Dla wielu małych firm to była najprostsza droga dostępu. Wniosek jest prosty: nawet jeśli „system działa”, użytkownik musi mieć pewny i wygodny dostęp. Przed 1 kwietnia firmy powinny mieć przygotowaną alternatywę dostępu oraz uporządkowane uprawnienia. 2) Integracje w dużych organizacjach nie zawsze da się zrobić „na wczoraj” Część dużych firm nie domknęła integracji na czas i chwilowo wracała do starego obiegu. Przy globalnych środowiskach (np. centralnie zarządzanych systemach ERP) tempo zmian jest inne niż tempo przepisów. To lekcja dla kolejnej fali: im wcześniej zaczynasz, tym mniej improwizacji na końcówce. 3) JPK_VAT po zmianach – nie traktuj go jako osobnego projektu Od 1 lutego obowiązują nowe struktury JPK_VAT. Dochodzą nowe pola i oznaczenia powiązane z KSeF. W praktyce to oznacza jedno: błędy w fakturowaniu wracają potem w ewidencji VAT. KSeF i JPK to naczynia połączone – jeśli rozdzielisz projekty, dostaniesz problem na końcu miesiąca. 4) Największa bariera jest w głowie: „to tylko nowy obowiązek” Wiele osób patrzy na KSeF wyłącznie jak na wymóg. Rozumiem to. Ale w praktyce KSeF jest też okazją do uporządkowania procesu: kto wystawia, kto odbiera, kto akceptuje, kto księguje, co robimy z wyjątkami. Firmy, które podeszły do tematu procesowo, szybciej złapały spokój operacyjny. Co zrobić przed 1 kwietnia – prosta lista kontrolna dla księgowości i właściciela Jeżeli chcesz wejść w 1 kwietnia bez stresu, nie zaczynaj od pytania „czy mamy połączenie”. Zacznij od tego, czy proces jest ułożony. Oto checklista, którą stosuję na wdrożeniach: Ustal właściciela procesu KSeF w firmie (kto odpowiada za całość, nie tylko za wysyłkę). Uprawnienia: kto wystawia, kto odbiera, kto ma dostęp do podglądu i eksportu. Przećwicz scenariusze „wyjątków”: błędne dane kontrahenta, zwroty, korekty, duplikaty, brak dostępu. Rozdziel dwa tematy: problemy po stronie firmy (np. internet) i niedostępność KSeF – i miej opisane procedury. Zrób porządek w kartotekach kontrahentów: identyfikacja, adresy, warunki płatności, rachunki. Ustal, jak faktura kosztowa trafia do obiegu: kto ją pobiera, kto opisuje, kto akceptuje. Sprawdź mapowanie stawek VAT, jednostek, towarów/usług – szczególnie przy fakturach z wieloma pozycjami. Powiąż KSeF z JPK_VAT: kto pilnuje oznaczeń i spójności danych w ewidencji. Zrób krótki test: 10 faktur sprzedaży i 10 faktur kosztowych od początku do końca procesu. Zadbaj o komunikację: księgowość, sprzedaż i zakupy muszą wiedzieć „co się zmienia jutro rano”. Jak to uprościć w praktyce: KSeF + BPM + ERP (Comarch XL / Optima) Wiele firm pyta mnie: „OK, ale jak to zrobić, żeby księgowość nie musiała ręcznie przepisywać danych?”. Odpowiedź jest prosta: trzeba zbudować powtarzalny proces, który sam przeniesie dane z faktury do systemu. W tym miejscu dobrze sprawdza się moduł BPM jako warstwa procesowa. To rozwiązanie, które: zaciąga dokumenty z KSeF automatycznie (sprzedaż i koszty), mapuje pozycje faktury do kartotek (towary/usługi, stawki VAT, jednostki, kategorie, MPK), sprawdza dane regułami (walidacje) – zanim dokument trafi do księgowania, uruchamia akceptację i opis (jeśli firma tego potrzebuje), a następnie eksportuje gotowy dokument do Comarch ERP XL (CDN XL) lub Comarch ERP Optima. Efekt dla księgowości jest bardzo konkretny: mniej ręcznej pracy, mniej pomyłek oraz możliwość analityki na poziomie pozycji faktury (a nie tylko na poziomie całego dokumentu). Dla finansów to oznacza szybszą informację, lepszą kontrolę kosztów i łatwiejsze zamknięcie miesiąca. I najważniejsze: taki proces działa dobrze tylko wtedy, gdy firma ma uporządkowane dane podstawowe. BPM nie „naprawi” kartoteki kontrahentów – ale świetnie wykorzysta dobre dane i zrobi z nich przewidywalny obieg dokumentów. Podsumowanie – wnioski po miesiącu KSeF nie okazał się katastrofą. Największe trudności to dostęp, przygotowanie danych i procesów. Największa wartość to porządek w danych i mniej ręcznej pracy – o ile firma to dobrze poukłada. KSeF i JPK_VAT trzeba traktować razem, bo błędy z faktur wracają w ewidencji. Przed 1 kwietnia liczy się proces, a nie tylko „połączenie techniczne”. Mam umiarkowany optymizm. KSeF będzie działał dobrze w tych firmach, które potraktują go jako projekt procesowy. Tam, gdzie zostanie tylko „kolejnym obowiązkiem”, wróci w postaci chaosu na koniec miesiąca. Masz pytania dotyczące integracji KSeF z systemem ERP lub potrzebujesz wsparcia przed 1 kwietnia? Skontaktuj się z zespołem GECOS — pomagamy firmom wdrażać Comarch ERP XL i Optima w sposób, który realnie usprawnia procesy, a nie tylko spełnia obowiązki.

Czytając ten artykuł, z pewnością jesteś już na pewnym etapie prowadzenia biznesu online. Twój sklep internetowy rośnie, zamówienia zaczynają się zwiększać wraz z końcem roku kalendarzowego, a Ty chcesz pogodzić wszystkie aspekty prowadzenia działalności w jednym – spójnym ekosystemie. Można by rzec, że prowadzenie biznesu w sieci to sztuka jednoczesnego „łapania wielu srok za ogon” – ale czy na pewno? W tym artykule zebrałem najważniejsze informacje o tym, jak wybrać dostawcę systemu ERP dla e-commerce w formie krótkiego poradnika. Nie będzie niczym odkrywczym, jeżeli napiszę, że istnieje wiele sprawdzonych metod na skalowalne ujęcie wszystkich swoich integracji, kanałów sprzedaży i zasobów firmy – wszak od lat mamy na rodzimym poletku kilka dedykowanych narzędzi. Problem zaczyna pojawiać się wraz z zaciągnięciem długu technologicznego oraz podejściem do obsługi biznesu tu i teraz, a nie w ujęciu przyszłościowym. Oczywiście każdy z nas chciałby mieć kryształową kulę i poznać wszystkie nadchodzące trendy, zmiany i perspektywy. Realia niestety rządzą się własnymi prawami, a podstawowe możliwości systemów OMS zaczynają już po prostu nie wystarczyć.  To, co nurtuje wielu sprzedawców to przede wszystkim chęć otrzymania platformy, która pomoże koordynować, automatyzować pracę i oszczędzać czas (o redukcji kosztów nie wspominając). Do tej pory wielu z nas używa co najmniej 3-4 narzędzi. Jedno do obsługi aukcji, drugie do systemów zarządzania stanami magazynowymi, czy trzeci jako CRM do zarządzania bazą klientów i marketing automation. Taki mix oczywiście ma wiele zalet i pozwala dywersyfikować na pewnym etapie wzrostu. Po jakimś czasie zaczynamy łapać zadyszkę, a systemy, z których dotychczasowo korzystaliśmy – przestają „dowozić” oczekiwany performance. Dodatkowo – sprawy nie umila fakt, że w ostatnim czasie pojawiło się wiele negatywnych opinii na temat popularnego systemu do zarządzania sprzedażą oraz wyjątkowo nieprzychylnych zmian w cenach abonamentów. Tę kwestię pozwolę sobie rozpatrzyć w osobnym rozdziale. Prawdą jest, że pokazuje to wiele wad korzystania z narzędzi od monopolistów, które mają tendencję do podnoszenia cen według własnego dictum – bez względu na sprzedawców i bez uprzedniej konsultacji z nimi.  Przyjmując taki obrót spraw, po pewnym czasie (mimo wszystko) widzisz problemy z utrzymaniem spójności ofert, synchronizacją stanów mag. w czasie rzeczywistym czy spadającą sprzedażą. Można też przyjąć strategię, że problemu nie ma. Finalnie każdy z nas musi podjąć ważną decyzję – zmiana systemu do obsługi biznesu.  OMS / ERP – dwa skróty, które warto znać Szukając alternatywy w zakresie zarządzania biznesem e-commerce, wiele z nas zacznie poszukiwania od systemów OMS. Te z angielska to po prostu Order Management System – oprogramowanie pozwalające prowadzić nadzór nad transakcjami w sklepie internetowym z różnych kanałów sprzedaży. Jeżeli mielibyśmy być wierni samym technikaliom i książkowym definicjom, to OMS od ERP różni się na kilku płaszczyznach. Głównym wyróżnikiem jest to, że ERP to oprogramowanie nadzorujące i obsługujące całe przedsiębiorstwo od A-Z. To pierwsze z kolei wchodzi jedynie w strefę sprzedaży.  Warto zwrócić uwagę, że tak dynamiczny rynek, jak e-commerce nie znosi próżni. Dlatego nie jest niczym dziwnym, że coraz bardziej modne i częściej używane są oprogramowania ERP dedykowane sprzedaży w sieci – czerpiąc garściami z przewag obydwu rozwiązań.  Czym jest system ERP w e-commerce – dlaczego jest taki ważny? Nowoczesne systemy ERP wprowadzają szereg rozwiązań biznesowych, które pomagają wielu branżom na modułowe zarządzanie przedsiębiorstwem. Oprogramowanie ERP to w głównej mierze zintegrowany hub, w którym łączymy najważniejsze elementy: Zamówienia, transakcje sprzedaży i dostawy, Planowanie i zarządzanie gospodarką magazynu, Integracje z platformami sprzedażowymi, Automatyzacja procesów, Logistyka, Księgowość, Raportowanie, Przetwarzanie obszernych baz danych. Jaki jest koszt systemu ERP? Czy cena to ważne kryterium? Współczesne systemy ERP do zarządzania przedsiębiorstwem są dostępne w wielu wariantach finansowania. Tutaj najczęściej przewija się model abonamentowy (SAAS), w którym co miesiąc dokonujemy opłaty za użytkowanie i dostępność modułów dodatkowych. Oczywiście formuła w zależności od dostawcy może się lekko różnić. W obecnych realiach rzadziej decydujemy się na zakup licencji całościowej, która zawiera możliwość obsługi programu na określoną liczbę stanowisk czy na tzw. „jeden NIP”.  Warto pamiętać, że wybór systemu pokierowany jedynie kosztem, nie jest dobrym rozwiązaniem na dłuższą metę. Dlaczego? Gdyż wybierając tańsze alternatywy, nie masz pewności, że cena abonamentu za jakiś czas nie poszybuje drastycznie w górę. Mowa tu również o kontynuacji umowy na następny rok / okres rozliczeniowy. Mając na uwadze dobro swoich finansów, warto każdorazowo poznać model rozliczeń prezentowany przez dostawcę i wybierać takie firmy, które są w pełni transparentne. W obecnych realiach komercyjnych najlepiej wybierać rozwiązania, które gwarantują stałą cenę na czas trwania umowy. Jeżeli nie jesteś pewien, czy w zapisach znajduje się odpowiednia klauzula – każdorazowo poproś dostawcę o przedstawienie szczegółów.  Co do samej ceny, którą przyjdzie nam zapłacić za użytkowanie systemu – w zależności od potrzeby firmy może wahać się od kilkuset złotych netto miesięcznie do kilku / kilkunastu tysięcy złotych. Wszystko warunkuje ilość wykonywanych transakcji, ilości integracji, potrzebnego wsparcia czy wykorzystania dodatkowych i wyspecjalizowanych modułów (jak np. Business Intelligence czy produkcja i inne). Niektóre platformy posiadają dodatkowo płatne narzędzia i usługi komplementarne, które rozliczane są w formie od ilości użyć danej funkcji lub w formie ryczałtu.  Musisz pamiętać o jednej fundamentalnej sprawie – podwyżki w sektorze narzędzi ERP to rzecz całkowicie normalna i każdorazowo powinno się założyć, że dostawca może nieznacznie podnieść cenę za abonament. Wszak cena, którą płacisz to w dużej mierze obsługa, utrzymanie infrastruktury i rozwój narzędzia. Z kolei nagłe podnoszenie cen w związku z nowymi formami rozliczeń od obrotu, to dobry sygnał, aby zacząć analizować możliwości zmiany dostawcy na bardziej stabilnego. Mowa tutaj o sytuacji, w której przykładowo BaseLinker kwalifikując podmioty do wyższego pakietu enterprise zwiększył opłaty względem dotychczasowych od kilkudziesięciu do nawet kilkuset procent. Oczywiście skończyło się to bardzo dużym odpływem użytkowników, chcących uniknąć podwyżek i ogólnym społecznym niezadowoleniem.  Reasumując – cena jest ważna. System ERP obecnie potrafi być naprawdę przystępny finansowo dla firm o różnych obrotach, co drastycznie zmniejsza próg wejścia w dany ekosystem. Nie ma też jednoznacznej zasady, co do tego ile system powinien kosztować. Najważniejszą poradą i dobrą praktyką będzie umiejętne sprawdzenie progu rentowności względem naszej prognozowanej sprzedaży oraz tego, jakie narzędzia będziemy wykorzystywać w codziennej pracy. Wiele firm szukając alternatywy, chce otrzymać cenę „na sztywno” według z góry przewidzianego cennika i porównuje ją do dotychczasowo używanego systemu. Oczywiście każdy z nas chce mieć jakąś formę porównania, lecz nie jest to najwdzięczniejsza metryka. Warto zarzucić myśl, ile dane narzędzie jest w stanie zaoszczędzić czasu, pieniędzy oraz umożliwić skalowalny rozwój sprzedaży? Wdrożenie systemu ERP – czy musi być płatne? I tak i nie. Pamiętaj, że proces implementacji nowego oprogramowania to szereg ważnych decyzji, które na trwałe będą rzutować na kondycję Twojego biznesu oraz tego, czy Twoje nowo kupione narzędzie będzie pracowało na pełnych obrotach. Warto pokusić się o małe porównanie, w którym zestawimy dwa popularne podejścia przeciętnego Kowalskiego.  Po co płacić za wdrożenie – zrobię to sam Osobiście nie jestem w stanie podać wielu zalet takiego podejścia. Oczywiście – zrozumiałym jest, że nie każdy z nas posiada budżet dedykowany na wsparcie wdrożenia. Wiele z Was posiada również dedykowany pion IT lub po prostu specjalistów, którzy asystowali przy poprzednim systemie. Tych możemy wdrożyć na własną rękę w formie analizy dokumentacji czy specyfikacji technicznej systemu i trzymać kciuki, że po jakimś czasie system się nie „wysypie”.  Największą wadą takiego podejścia jest późniejsza korekta danych i uporządkowanie zmian, które potrafią zająć specjaliście do kilkudziesięciu godzin, za które najpewniej będziecie zmuszeni zapłacić. Finalnie daje to złudne wrażenie, że system, w który właśnie zainwestowałeś – nie spełnia Twoich wymogów. Otóż nic bardziej mylnego. Warto uniknąć sytuacji, w której zakupiłeś system, podpisałeś umowę i został już oddany „produkcyjnie” przez software house, a Ty przekładasz start narzędzia po Twojej stronie, gdyż nie masz na to czasu, personelu lub zasobów. Finalnie narzędzie dla Ciebie nie zarabia, zaczynając błędne koło.  Wdrożenie? Owszem – ale po kosztach  Półśrodki również są debatowalne. Jeżeli wdrażasz system składający się z modułów dla wielu działów, to musisz mieć na uwadze, że warto, aby każdy pracownik posiadł niezbędną wiedzę z zakresu jego obsługi. Często spotykamy się z sytuacją, gdy firma nie chce szkolić wszystkich pracowników a jedynie część. Tę sytuację często przychodzi nam później „odrabiać” z uwagi na ilość błędów, które pojawiają się podczas błędnej obsługi narzędzi oraz korygowanie baz danych. Ostatecznie – wdrażając jedynie część naszej załogi, nie mamy pewności, że pozostałe działy będą w stanie korzystać z narzędzia należycie sumiennie.  Jak przeważnie kończy się takie podejście? Potrzebą wykupienia pakietu wdrożeniowego, godzin supportowych u dostawcy, skoordynowanie obecności wdrożeniowca z całą firmą itp.  Pozostałe możliwości to wykorzystanie firm wdrożeniowych w formie asysty, które specjalizują się w obsłudze danego ekosystemu. Taka praktyka jest również szeroko stosowana, choć zważywszy na trendy ostatnich miesięcy, przedsiębiorstwa decydują się wdrażać zaawansowane systemy wraz z dostawcą erp.  Warto jednak wspomnieć, że wdrożenie nowego systemu to częstokroć wydatek jednorazowy, który zwraca się bardzo szybko (u zdecydowanej większości podmiotów nawet w przeciągu jednego tygodnia do miesiąca). Pamiętajmy, że wraz z rozwojem możliwości i efektywnego zarządzania rośnie również ilość przetwarzanych i realizowanych transakcji. Do tego dochodzi również uszczelnienie wielu „dziur” w metodyce pracy (np. aspekt logistyczny i magazynowy, ale też np. finanse i księgowość).  Nie warto oszczędzać na wdrożeniu u dostawcy oprogramowania. Pamiętajmy, że decydując się na system tej klasy, chcemy wycisnąć absolutne maksimum obrotów. Wszelkie niedociągnięcia, które wystąpią już na samym początku współpracy, mogą kaskadować jedynie na Twoją niekorzyść.  Automatyzacja automatyzacji nierówna – najważniejsza w wyborze systemu? Warto wziąć pod uwagę, że system klasy ERP to przede wszystkim moc łączenia wielu aspektów prowadzenia działalności w jednym środowisku. Poza zarządzaniem zasobami firmy można wdrożyć szereg usprawnień dzięki automatyzacji. Z kolei sama automatyzacja to terminologia częstokroć nadużywana i niemająca związku z rzeczywistością. Obecnie wiele systemów chwali się tą funkcjonalnością, ale w finalnym rozrachunku okazuje się, że jest to optymalizacja częściowa lub niewykraczająca poza jeden utarty schemat / scenariusz. Często mówi się o tzw. akcjach automatycznych czy scenariuszach automatyzacji, do których przyzwyczaił wiele podmiotów jeden z dostawców oprogramowania. Nie jest moim zadaniem dyskredytować użyteczności wcześniej wspomnianych. Problem pojawia się w momencie, gdy własnoręcznie musimy spędzić pół dnia lub kilka dni (w zależności od integracji, ofert i aukcji) na wprowadzaniu danych. Wystarczy tylko jedna „czkawka” po stronie serwera, aby wszystkie Twoje dotychczasowe oferty trafił szlag. Takich historii znamy wiele, większość z nich kończy się niesamowitą frustracją i raczej nie wpisuje się to w ogólnie przyjętą definicję automatyzacji. Musimy jasno rozróżnić- automatyzacja to system naczyń połączonych. To, co zachodzi w jednym miejscu, musi być odnotowane w drugim. Przykładowo, przyjmując zamówienie od klienta, system musi mieć możliwość odnotowania zdarzenia po stronie osób obsługujących pion zamówień, po samo wydanie magazynowe dla zbieracza czy wydruk odpowiednich dokumentów (np. PZ / WZ) i listów przewozowych. Warto o tym pamiętać wybierając odpowiedni system. Nie każde rozwiązanie na rynku posiada rozbudowane możliwości pozwalające optymalizować całość przedsiębiorstwa, a jedynie część lub tylko ściśle określony moduł. Nie będzie niczym nowym, jeżeli napiszę, że wybór odpowiedniego systemu ERP powinien być podyktowany funkcjonalnością. W tematyce wszędobylskiej automatyki analiza potrzeb względem decyzji biznesowych, skalowalności czy dostosowania do branży to najlepsza praktyka, którą powinien mieć z tyłu głowy każdy przedsiębiorca. Warto dowiedzieć się, czy rozpatrywany przez nas dostawca oprogramowania pozwoli integrować system pod kątem automatyzacji decyzji, co jest niezbędnym elementem w strukturach typu headless. Te z kolei są coraz bardziej modne i szerzej stosowane w e-commerce. Chodzi tutaj o sytuację, w której software sam podejmuje decyzje na podstawie zdefiniowanych scenariuszy procesów biznesowych.  Dodatkowo, warto każdorazowo sprawdzić możliwości integrowania rozważanego systemu poprzez API i wykorzystywania pełni automatyzacji wraz z nowymi rynkami czy platformami marketplace, które mogą być strategiczne dla Twojej branży w ujęciu przyszłych kilku lat. Często sami właściciele firm chcą rozwijać dodatkowe użyteczności dostosowane pod ich konkretny system i metodologię (nie wspominając już o innych autorskich narzędziach). W tej sytuacji również warto zapytać dany software house, czy posiada odpowiedni pion deweloperów, którzy są w stanie stworzyć dodatkowe funkcjonalności.  Jak wybrać system ERP? Nowy system ERP powinien każdorazowo spełniać 100% zapotrzebowania twojej firmy. Oczywiście mówimy tutaj o wszystkich obecnych i przewidywalnych potrzebach (czyli myślimy o tym, co teraz oraz o tym, co będzie w perspektywie najbliższych 2-3 lat). Oczywiście nie każdy system ERP będzie idealny dla branży e-commerce. Wiele z nich jest bowiem w głównej mierze dedykowanych dla firm zajmujących się dystrybucją czy produkcją dóbr.  Każdorazowy wybór systemu ERP wymaga od właściciela firmy dokładnego sprawdzenia funkcjonalności. Jeżeli chcesz poznać system ERP – najlepiej będzie, jeżeli zapytasz o możliwość bezpłatnego testowania przez wybrany czas. Pozwoli Ci to na testowe importowanie danych i weryfikowanie, czy dany soft spełnia Twoje oczekiwania. Warto pochylić się nad tym i wykorzystać darmowy okres próbny. Dzięki temu wiesz, jakie pytania zadać w trakcie negocjacji, oraz jakie kluczowe funkcje będą Ci potrzebne.  ERP pomaga we wdrożeniu przewidywalnych następstw działań. To kluczowe w ocenie elastyczności i skalowalności platformy. Dobrze dobrany system odwdzięcza się szybkim zwrotem z inwestycji i pomaga wejść na wyższe obroty. Jeżeli dotychczasową „piętą Achillesową” Twojego e-commerce jest gospodarka magazynowa oraz zwroty i reklamacje, powinieneś zaadresować te rzeczy jako pierwsze. Unikasz dzięki temu tzw. długu technologicznego i spłacasz go na bieżąco, unikając wąskich gardeł.  Dobrą praktyką jest zweryfikowanie działania danego rozwiązania w warunkach komercyjnych. Każdorazowo zapytaj dostawcę, czy obsługują już firmy zajmujące się taką samą lub zbliżoną branżą do Twojej. Jeżeli to możliwe – skontaktuj się z tą firmą i poznaj szczegóły współpracy. Pamiętaj, że dobry software house nie boi się sukcesów i z chęcią pokaże Ci własne rozwiązanie w warunkach „na żywo”.  Ostatnim dobrym podejściem jest przekazanie oprogramowania w ręce osób, które będą z niego korzystać na co dzień. To właśnie od tych osób dowiesz się, czy soft rozwiązał ich problemy, przyspieszył pracę czy wyeliminował przestoje / błędy ludzkie. Jeżeli natrafisz na dodatkowe pytania, warto zaadresować je w spójnym pliku wytycznych, które możesz wykorzystać w procesie negocjacyjnym.  To, co osobiście często proponuję klientom, to uprzednie przygotowanie listy rzeczy, jakie powinien zawierać w sobie dane oprogramowanie. Można podzielić je na 3 grupy: Must have (musi mieć) – czyli wszystkie dotychczasowe użytkowane funkcje oraz te, z których chcemy korzystać już teraz (np. wraz z wdrożeniem nowego rynku zbytu, ekspansji zagr. czy połączenia z obecnym silnikiem sklepu internetowego itp.), Should have (powinno mieć) – czyli te opcje, które na ogół traktujemy drugorzędnie (będzie to np. wewnętrzny CRM, raportowanie i personalizacja raportów między działami itp.), Could have (opcjonalne) – pozostałe rozwiązania, które mogą usprawnić procesy w firmie tj. dostęp mobilny (chmurowy), dedykowane aplikacje mobilne na kolektory danych, obsługa skanerów kodów, dodatkowych fiskalizatorów czy drukarek (pakowalnia / magazyn). Jakie funkcjonalności systemów ERP są teraz ważne? Modele językowe sztucznej inteligencji – hot or not? W czasach tak dynamicznie postępującej digitalizacji i wzrostu konsumpcji online trudno nadążyć za jednoczesnym tworzeniem ofert i inspirujących opisów produktów. Na rodzimej scenie mamy już pierwsze narzędzia pozwalające użyć AI do celów czysto redakcyjnych. Problemem z kolei okazuje się konieczność każdorazowego płacenia per opis lub po prostu niesatysfakcjonującą treść, która jest mało ekspercka lub po prostu nie pasuje do ogólnie przyjętej narracji branży / produktu, w którym się specjalizujesz. Czy warto więc inwestować w system ERP posiadający integrację z AI? Osobiście jesteśmy zdania, że nie. I jest ku temu kilka powodów. ERP oznacza z góry przyjęty porządek rzeczy (głównie bazodanowy), algorytmy AI mogą okazać się wyjątkowo nieefektywne, gdyż jak wcześniej wspominaliśmy – nie każdy system ERP nadaje się dla każdej branży. Modele językowe mogą wspomagać, lecz na ten moment nie zostały zaadaptowane do pracy w warunkach pełni komercyjnych. Sztuczna inteligencja powinna co najwyżej sugerować lub podpowiadać – resztę zostawiając Tobie.  Pełnoprawny WMS Jednym z najczęściej wymienianych aspektów do poprawy w wielu firmach jest umiejętne nadzorowanie i optymalizacja gospodarki magazynowej. Dzięki zastosowaniu sprawdzonego systemu WMS można generować sprawną wymianę danych pomiędzy poszczególnymi działami w przedsiębiorstwie z uwagi na wielopoziomową weryfikację w czasie rzeczywistym. Dzięki temu można zoptymalizować pracę magazynu w ujęciu całościowym od dostaw po wydanie towaru. Podstawową zaletą będzie kompleksowa koordynacja wszelkich działań towaru w magazynie. Dzięki temu można skrócić czas realizacji zamówień, nadzorować i weryfikować przyjęcia towaru. Dodatkową zaletą będzie intuicyjność obsługi interfejsu dla magazynierów i całego personelu pracującego z narzędziem. Tworzenie etykiet produktów, drukowanie kodów kreskowych i innych elementów do znakowania towaru to kolejna funkcjonalność, która pozwala uniknąć w przyszłości ewentualnych błędów i pomyłek, które mogą powstać w trakcie każdego procesu magazynowego. Nie ilość integracji, a jakość Jestem w pełni świadom, że nie wszyscy z Was zgodzą się z powyższym. Posiadanie wielu integracji, nawet jeżeli nigdy nie mamy zamiaru z nich korzystać – może dawać po prostu dodatkowy komfort i jest to w pełni zrozumiałe. Wiele firm często rozpatruje alternatywne systemy, właśnie interpretując ilość gotowych integracji jako wyznacznik jakości. Sama integracja to złożony proces, który wymaga dziesiątek, jak nie setek godzin testowania i optymalizacji. Wybierając następcę dotychczasowego systemu, musisz mieć z tyłu głowy, że sama bytność 500-800 rozwiązań nie eliminuje potencjalnych błędów i okrojenia dostępnych opcji. Porównaj obecnie używane formy oraz sprawdź, czy nowy soft posiada je w takiej samej lub zbliżonej odsłonie. Jeżeli oferta konkurenta jest atrakcyjna, a brakuje tam jednej integracji, być może lepiej wyjdziesz na tym, jeżeli stworzysz ją we współpracy z deweloperami. Wtedy masz pewność, że odzwierciedla i realizuje całą wymaganą użyteczność.  Synchronizacja stanów magazynowych w czasie rzeczywistym Powiedzmy wprost – sprzedaż w e-commerce to głównie wielokanałówka. Coraz rzadziej spotykamy się z sytuacją, gdy dany podmiot utylizuje tylko jeden czy dwa kanały sprzedaży. Ilość marketplace’ów wykładniczo rośnie, tak samo chęć wejścia na nowe rynki (np. zagraniczne). Nawet jeżeli podczas czytania tego artykułu nie masz zamiaru wchodzić w nowe platformy sprzedażowe, musisz mieć na uwadze, że w ujęciu najbliższych kilku miesięcy czy roku może przyjść taka potrzeba. Dywersyfikowanie oferty to zawsze dobra praktyka, która odpowiednio zaplanowana – pozwoli zwiększyć obroty i rozpoznawalność marki. Co ma do tego synchronizacja w czasie rzeczywistym? Nie jest niczym nowym, że wiele software house’ów w swoich rozwiązaniach dodatkowo kasuje za każdorazową synchronizację stanów w danym czasie. Przy prowadzeniu sprzedaży na 5-8 platformach zaczyna się to robić coraz mniej opłacalne i ryzykujesz sytuacją, gdzie klient zakupi produkt, którego fizycznie nie masz na stanie. Następstwa takiej sytuacji są nam doskonale znane. Jedną z koronnych funkcji Twojego nowego systemu ERP to właśnie zdolność do bezkosztowego i jednoczesnego ściągania stanów z każdego kanału tu i teraz.  Komunikacja klient-firma Podstawą dobrej i konwertującej sprzedaży jest inwestycja w wyczerpujące kanały komunikacji pomiędzy firmą a klientem. Wybierając alternatywne oprogramowanie warto mieć na uwadze, czy gwarantuje ono możliwość bieżącego informowania kupującego o procesach zachodzących w związku z transakcją. Będą to oczywiście wszystkie informacje pokroju rejestrowania płatności, toku kompletacji, informacji przewozowej czy dodatkowo procesów związanych z rozpatrywaniem zwrotów i reklamacji. Z uwagi na uciążliwość utrzymania komunikacji na własną rękę, warto sprawdzić, czy konkurencyjne oprogramowanie zagwarantuje możliwość tworzenia szablonów wiadomości e-mail, powiadomień itp. Co powinien zapewnić dostawca odpowiedniego systemu ERP? Pamiętajmy, że nie ma uniwersalnej recepty na znalezienie najlepszego software house’u. Głównie czynniki warunkujące wybór będą zależały od specyfiki Twojej branży, rozmiaru firmy, ale też planów, jakie będą Ci towarzyszyć w najbliższym czasie. Jeżeli przymierzasz się do wyboru dostawcy, warto odpowiedzieć sobie na pytania: Czego oczekujesz od tej współpracy?  Gdzie Twój biznes łapie zadyszkę? W jakich realiach widzisz własny e-commerce na przestrzeni następnych kilku lat? Czy zależy Ci na optymalizacji łańcucha dostaw / zwrotów i reklamacji, czy innych?  Czy wymagasz pełnoprawnego wdrożenia i dedykowanego supportu? W podjęciu decyzji wyjątkowo przydatne mogą okazać się poniższe wartości, które podyktowaliśmy naszym 12-letnim doświadczeniem we wdrażaniu e-biznesów w nasz własny software IDEAerp. Będą to w głównej mierze: Partnerskie podejście – mowa tutaj o fachowym i merytorycznym podejściu. Taka firma powinna zagwarantować klarowność i transparentność w realizowanych działaniach, Zrozumienie specyfiki branży – ma niesamowicie duży wpływ na jakość obsługi narzędzia / systemu ERP, poznanie Twojej obecnej oferty (ale też docelowej) może pomóc w dostosowaniu najlepszych praktyk dla jeszcze dokładniejszego zoptymalizowania pracy softu (np. mapowanie produktów, opcje wariantowe, konfigurowalne itp.), Dodatkowe usprawnienia wynikające z dedykowanych aplikacji mobilnych i web – czyli wszystkie dodatkowe usprawnienia mające na celu przyspieszyć i automatyzować pracę działów. W dużej mierze mowa tutaj o programach takich jak moduł wydań zewnętrznych (pakowalnia), aplikacja na kolektory danych do kompletowania zamówień i prowadzenia gospodarki magazynowej, czy dedykowana aplikacja do obsługi zwrotów i reklamacji, Dedykowany zespół wdrożeniowy – który zrozumiałym językiem wyjaśni zasady funkcjonowania programów i następstw jego używania. Dobry software house stawia na możliwie najdokładniejsze i najbardziej skrupulatne instalacje, wiele firm decyduje się na zaproszenie specjalisty, aby ten skonfigurował i zaimplementował funkcje na żywo, Dedykowany pion wsparcia – czyli szybkie i dokładne rozpatrywanie zgłaszanych tematów odnośnie pracy systemu i korygowania jego pracy w przypadku jakichkolwiek nieudogodnień,  Dedykowany pion deweloperski – który pomoże rozwinąć dodatkowe funkcje softu w oparciu o wytyczne i Twoją strategię biznesową, Możliwości ekspansji i zwielokrotnienia opcji do dywersyfikowania oferty – zalicza się do tego ciągłe usprawnianie obecnych integracji z platformami sprzedażowymi / marketplace / rynkami docelowymi, Możliwość wdrożenia onboardingowego dla całej firmy – np. dzięki dedykowanej platformie szkoleniowej / obecności wdrożeniowca w Twojej firmie). To jedynie część ważnych elementów, które ułatwią Ci wejście w nowe środowisko, jakim jest soft ERP. Reasumując, każdorazowo powinniśmy podejmować decyzje na podstawie realnych potrzeb i wizji naszego e-commerce w ujęciu długoterminowym. Nie jest sztuką zakupienie rozwiązania, które posiada jedynie ładną otoczkę marketingową. W IDEA commerce wierzymy, że indywidualne podejście, a w rozmowach z przedsiębiorcami kierujemy się przede wszystkim chęcią zrozumienia i wskazania najlepszych praktyk dla skalowalności i wzrostu.

Wybór systemu ERP to decyzja, która na lata definiuje sposób działania firmy. To nie tylko narzędzie do obsługi finansów czy magazynu. To fundament operacyjny, który wpływa na produkcję, sprzedaż i rozwój organizacji – również na arenie międzynarodowej. W tym kontekście SAP Business One i Comarch ERP XL to dwa popularne kierunki.   SAP Business One kojarzony jest z globalnym standardem i skalowaniem. Z kolei Comarch ERP XL jest mocno zakorzeniony w polskich realiach. Ponadto, oferuje szeroką modułowość w firmach produkcyjno-handlowych oraz rozbudowaną sieć partnerów wdrożeniowych. Zatem punkt wyjścia do uczciwego porównania jest prosty. Oba systemy mają to, co powinno być sercem każdego ERP – modułową architekturę łączącą finanse, handel i logistykę. Różni je jednak filozofia rozwoju i docelowy scenariusz biznesowy.   Kryteria wyboru systemu ERP  Najczęstszym błędem przy wyborze ERP jest porównywanie listy funkcji bez zrozumienia, gdzie system będzie musiał udźwignąć złożoność biznesu.   W praktyce o wyborze między SAP Business One a Comarch ERP XL decydują cztery kluczowe obszary.  Złożoność produkcji  Kluczowe pytanie brzmi: czy mamy do czynienia z produkcją prostą, czy zaawansowaną (procesową, wieloetapową, z wymaganiami jakościowymi)?  Istotne elementy w branży produkcyjnej to:  receptury i technologie,   identyfikowalność partii,   kontrola jakości,   harmonogramowanie,   zarządzanie reklamacjami.   W bardziej wymagających środowiskach produkcyjnych standard ERP często okazuje się niewystarczający. Z tego powodu liczy się możliwość rozszerzenia systemu o dodatkową warstwę funkcjonalną.  Model rozwoju systemu  Comarch ERP XL jest postrzegany jako elastyczny system o dużych możliwościach personalizacji i dostosowania modułów. Poza podstawowymi funkcjami producent oferuje integrację dedykowanych aplikacji, przeznaczonych do konkretnych procesów w firmie. SAP Business One z kolei stawia na stabilność standardu. Jednak z powodzeniem można go rozbudowywać o dedykowane integracje i zewnętrzne rozszerzenia.   Wdrożenie i czas osiągnięcia efektu  Dla części firm najistotniejsze jest to, jak szybko można uruchomić system. W ekosystemie Comarch ERP XL funkcjonują podejścia nastawione na skrócenie czasu wdrożenia poprzez przedefiniowane modele (np. “Szybki START”). Ta metodyka ma być odpowiedzią na długie wdrożenia, które mają tendencję do przedłużania się o miesiące, a nawet lata.   Dla organizacji na wczesnym etapie rozwoju lub biur rachunkowych dedykowany jest system Comarch ERP Optima, który stanowi naturalny punkt wyjścia. Ogromna część wdrożeń XL to płynne migracje z Optimy, pozwalające zachować ciągłość danych.   Z kolei wdrożenie SAP Business One zazwyczaj kładzie większy nacisk na dogłębną analizę procesów przed startem produkcyjnym. Z jednej strony wymaga to sporo czasu. Niemniej jednak daje to wyższą przewidywalność ostatecznego efektu.  Horyzont geograficzny  Jeśli firma myśli o oddziałach zagranicznych, językach i lokalizacjach księgowych, wbudowane wsparcie wielu krajów i języków staje się argumentem biznesowym, a nie marketingowym.   SAP Business One – charakterystyka Business One to rozwiązanie dedykowane dla sektora MŚP i firm średniej wielkości. Szczególnie docenią je organizacje, które chcą rosnąć w sposób kontrolowany, bez wchodzenia w ciężki segment rozwiązań klasy enterprise. System ten nie tylko uporządkuje finanse. Będzie także realnym wsparciem w planowaniu rozwoju międzynarodowego.   Rozwiązanie SAP wyróżnia się pod względem jego dojrzałości oraz skalowania. System obecny jest w wielu krajach. Tym samym wspiera go szeroka sieć partnerów wdrożeniowych. To nie tylko zwiększa bezpieczeństwo inwestycji, ale także zapewnia większą swobodę rozwoju w dłuższym horyzoncie. Tym samym Business One, dzięki swojemu globalnemu charakterowi, przeważa wśród organizacji międzynarodowych bądź współpracujących z klientami z różnych regionów.   W odpowiedzi na nowe realia rynkowe, SAP rozszerzył system o rozwiązania oparte na uczeniu maszynowym, Big Data oraz AI. Wbudowane funkcje generatywne umożliwiają tzw. Inteligentną Prognozę. Sztuczna inteligencja pomaga przewidywać sezonowość oraz wschodzące trendy wewnątrz organizacji. Ponadto, system potrafi generować inteligentne rekomendacje sprzedaży na podstawie analizy historii zakupów. Lista podobnych innowacji wciąż sukcesywnie rośnie.  Warto jednak zaznaczyć, że SAP Business One nie jest idealnym rozwiązaniem dla każdej organizacji. W standardowym systemie nie odnajdą się korporacje o złożonych procesach lub rozbudowanym zarządzaniu aktywami. To nie będzie też najlepsza opcja dla firm oczekujących modelu cloud-first w rozumieniu najnowszych platform ERP.   Niemniej jednak SAP Business One można urozmaicać o certyfikowane rozszerzenia. W firmach produkcyjnych, gdzie standard ERP to za mało, dodatek ProcessForce radykalnie zmienia możliwości systemu. Co więcej, pozwala na precyzyjne zarządzanie recepturami, partiami, kontrolą jakości (traceability) oraz zaawansowane planowanie produkcji. W Polsce jednym z partnerów wdrażających to rozszerzenie jest firma CompuTec.   Comarch ERP XL – charakterystyka Oprogramowania od firmy Comarch cieszą się szczególnie sporą popularnością na polskim rynku – korzysta z niego już ok. 6000 firm. System ERP XL docenią szczególnie średnie i duże firmy, które koncentrują się na działalności lokalnej. W związku z tym doskonale dopasowuje się do krajowych realiów.  Fundamentem przewagi Comarch ERP XL jest błyskawiczna reakcja na zmiany w przepisach. Przykładem jest natywna i wczesna integracja z KSeF oraz bieżąca aktualizacja struktur JPK czy innych przepisów prawa. Użytkownicy otrzymują w pełni polską dokumentację, dostęp do bazy wiedzy oraz asystę techniczną w języku ojczystym. Co istotne, klienci mają realny wpływ na rozwój produktu poprzez udział w Społeczności Comarch oraz Radach Programowych. Z punktu widzenia IT, system jest “otwarty” – pełna dokumentacja struktur SQL pozwala administratorom na samodzielną budowę automatyzacji i raportów. Proces aktualizacji został uproszczony do poziomu szybkiej instalacji.  Jednocześnie, system jest znacznie rzadziej wdrażany przy projektach zagranicznych. Tym samym siła międzynarodowego ekosystemu jest niższa niż w przypadku SAP. Choć Polska pozostaje kluczowym rynkiem, system z powodzeniem wspiera grupy kapitałowe operujące w wielu krajach, oferując stabilność i skalowalność niedostępną dla mniejszych rozwiązań.  Comarch ERP XL sprawdzi się szczególnie w firmach produkcyjnych oraz handlowo-usługowych. W tym pierwszym obszarze można m.in. planować i kontrolować potrzeby materiałowe, jednocześnie wspierając standardy MRP i powiązania z magazynem.   Dodatkowo system jest rozwijany zgodnie z koncepcją ERP 5.0. Comarch buduje inteligentny ekosystem, integrujący produkcję z omnichannel i pełną mobilnością operacyjną.   System przechodzi obecnie głęboką transformację technologiczną. Użytkownicy już teraz korzystają z responsywnych interfejsów webowych. Natomiast pełna przebudowa architektury zaplanowana na przyszły rok jest już dostępna w wersji demonstracyjnej.  Architektura systemu jest rozbudowywana o wyspecjalizowanych agentów AI, którzy automatyzują rutynowe zadania i optymalizują działania operacyjne. W obszarze sztucznej inteligencji Comarch wyznacza standardy poprzez:  AI Hub – platformę do budowy dedykowanych agentów AI;  ChatERP – inteligentny interfejs konwersacyjny ułatwiający nawigację i raportowanie;  Comarch OCR – pełną automatyzację wprowadzania dokumentów do obiegu.;  AI w systemie APS – zaawansowane algorytmy optymalizujące planowanie produkcji w czasie rzeczywistym.  Block Quote SAP Business One czy Comarch ERP XL – porównanie Podsumowanie  Nie istnieje jeden “najlepszy” system ERP. Istnieje natomiast program dopasowany do konkretnego scenariusza biznesowego. Dlatego przed wyborem, należy zadać kluczowe pytanie: w jakim miejscu firma będzie za 3-5 lat i co stawia za nadrzędny cel?   Jeśli organizacja myśli globalnie, stawia na standard i chce budować skalowalny model operacyjny, powinna pochylić się nad systemem SAP Business One. Natomiast rozwiązanie Comarch ERP XL będzie lepszym wyborem, jeśli firma działa lokalnie, wymaga dużej elastyczności, a jednocześnie stawia produkcję za swój priorytet. 

Manufacturing Resource Planning (MRP 2) jest bezpośrednim rozwinięciem koncepcji MRP (MRP I, MRP 1). Stanowi on istotny element infrastruktury informatycznej firm produkcyjnych. W niniejszym artykule przeanalizujemy funkcjonalność systemu MRP oraz co warto wiedzieć, wybierając rozwiązanie wspierające procesy produkcyjne.   Co to jest MRP i jak działa?  MRP (Material Requirements Planning), czyli planowanie potrzeb materiałowych, to metoda służąca do precyzyjnego obliczania materiałów i komponentów potrzebnych do wytworzenia produktu.   Metoda MRP funkcjonuje zarówno jako teoretyczna koncepcja planowania, jak i zaawansowane oprogramowanie. W ujęciu systemowym najczęściej spotykamy ją w trzech formach:  jako element zintegrowanych systemów ERP,  jako część systemów planowania zdolności produkcyjnych (CRP),  jako samodzielny, dedykowany system MRP.  Systemy zarządzania produkcją i planowanie zasobów   W klasycznym podejściu metoda MRP 1 opiera się na modelu „push”. Oznacza to, że zapotrzebowanie na surowce określa się z wyprzedzeniem na podstawie prognoz sprzedaży. Towary są następnie produkowane lub kupowane zgodnie z zasadą make or buy, aby zaspokoić przewidywany popyt.  Nowoczesne systemy zarządzania produkcją zawierają również moduły takie jak:  planowanie finansowe i sprzedażowe,   zarządzanie strategiczne,   sterowanie produkcją (SFC – Shop Floor Control – umożliwiające przekazywanie informacji o priorytetach między planistą a stanowiskami roboczymi).   Dla porównania, koncepcje takie jak Lean Production działają w modelu „pull”. Wówczas impuls produkcyjny płynie z rzeczywistego zamówienia, a nie z prognozy.   Co to jest MRP 2? Historia i ewolucja  MRP 2 (inaczej MRP II) to skrót od Manufacturing Resource Planning. Jego historia rozpoczęła się w latach 80., gdy został opracowany jako rozszerzenie metody MRP 1. Wówczas miał zapewnić wszystkim przedsiębiorstwom planowanie nie tylko samych materiałów, ale wszystkich zasobów.   Oprócz zapasów, system MRP II uwzględnia:  dostępność maszyn i urządzeń,   kapitał ludzki (siłę roboczą),  zdolności produkcyjne i harmonogramy,  przepływy finansowe.  Funkcje systemu MRP 2  System MRP II umożliwia tworzenie planów produkcyjnych z uwzględnieniem dostępnych zasobów.  Tym samym określa:  jakie zasoby są potrzebne,   w jakiej ilości,   i w jakim czasie.   Dzięki temu wspiera realizację kluczowych procesów biznesowych.  MRP II pozwala również:  identyfikować problemy z wydajnością,   wykrywać rozbieżności między planem a rzeczywistością,   analizować wykorzystanie zasobów.  Aby jeszcze lepiej zrozumieć działanie systemu, posłużmy się prostym scenariuszem.   Przykład MRP: Producent mebli otrzymuje zamówienie na 50 stołów. System MRP analizuje strukturę wyrobu (BOM) i wylicza, że potrzeba 200 nóg i 50 blatów. Oprogramowanie sprawdza stany magazynowe: w magazynie jest 100 nóg. Następnie automatycznie generuje zamówienie zakupu na brakujące sztuki oraz planuje datę rozpoczęcia montażu tak, aby surowce dotarły na czas.  MRP 1 i MRP 2 – cechy wspólne   Systemy MRP i MRP II mają wiele wspólnych elementów:  są stosowane w przedsiębiorstwach produkcyjnych,   mogą być częścią systemu ERP,   wspierają kontrolę procesów produkcyjnych,   wykorzystują plan produkcji, BOM i stany magazynowe,   służą do obliczania zapotrzebowania materiałowego,   są systemami informatycznymi wspierającymi zarządzanie,   umożliwiają zarządzanie stanowiskami roboczymi.  Różnice między MRP a MRP II  Najważniejsza różnica między tymi systemami polega na zakresie funkcjonalnym.   MRP (MRP I):  koncentruje się na materiałach,   planuje zapotrzebowanie materiałowe,   nie obejmuje pełnego zarządzania zasobami.   MRP II:  obejmuje wszystkie zasoby produkcyjne,   integruje różne działy (zakupy, finanse, jakość),   umożliwia symulację procesów,   wspiera planowanie zdolności produkcyjnych,   uwzględnia realia rynkowe i popyt.  Czy MRP to ERP?  Nie, ale są ze sobą ściśle powiązane. MRP koncentruje się niemal wyłącznie na obszarze produkcji i logistyki materiałowej. Natomiast oprogramowanie ERP obejmuje wszystkie obszary przedsiębiorstwa dzięki modułowej architekturze. Oprócz produkcji, usprawnia procesy w zakresie księgowości, logistyki, sprzedaży, obsługi klienta czy kadr i płac.   Można zatem przyjąć, że MRP to ERP w wersji wyspecjalizowanej – współcześnie MRP jest po prostu kluczowym modułem wewnątrz rozbudowanej klasy systemów ERP.  Systemy MRP 2 czy APS?  APS (Advanced Planning and Scheduling) to zaawansowane systemy planowania i harmonogramowania. W przeciwieństwie do MRP II, obejmują cały łańcuch dostaw i pozwalają na bardziej precyzyjne planowanie. Systemy APS mogą być wykorzystywane zarówno jako komponent oprogramowania ERP (np. jako część modułu SCM) lub jako jego uzupełnienie.   Zaletą systemu APS jest to, że wspiera on przedsiębiorstwa w planowaniu zleceń produkcyjnych w sposób podobny do MRP 2. Natomiast dzięki spojrzeniu na cały łańcuch dostaw, pozwala koordynować działania między dostawcami a produkcją i unikać tzw. efektu byczego bicza.   MRP II – zalety i wady  Wdrożenie systemu MRP niesie za sobą ogromne korzyści, ale i pewne wyzwania.  Zalety:  Optymalizacja zapasów i redukcja kosztów magazynowania.  Eliminacja przestojów spowodowanych brakiem surowców.  Lepsza terminowość zleceń.  Wady:  Wrażliwość na dane: Skuteczność systemu zależy od jakości danych wejściowych. Błędne stany magazynowe prowadzą do błędnych planów.  Czynnik ludzki: Często pojawia się opór pracowników przed nowym systemem, co może opóźniać wdrożenie.  Wniosek: Od MRP do APS   Podsumowując, planowanie zasobów produkcyjnych (MRP 2/MRP II) jest rozwinięciem planowania potrzeb materiałowych (MRP/MRP 1/MRP I). Systemy MRP 2 mogą być stosowane jako samodzielne rozwiązania lub jako elementy zintegrowanych systemów ERP, aby dla każdego etapu procesu produkcji zapewnić potrzebne materiały. Niewątpliwie zwiększy to zdolność produkcyjną systemu. To samo dotyczy zaawansowanych systemów planowania i harmonogramowania (systemy APS), które – w przeciwieństwie do systemów MRP 2 – obejmują również kontekst samego przedsiębiorstwa wraz z całym łańcuchem dostaw.  W praktyce nowoczesne firmy wykorzystują systemy ERP z modułem MRP lub MRP II. Dla zwiększenia efektywności i kontroli nad produkcją, często są one rozszerzone o APS.