Artykuły

Obsługa księgowa ponad 1 000 firm to wyzwanie, jeżeli dokumenty spływają wieloma kanałami – elektronicznie, mailem, w wersji papierowej. Firma GLC Accounting postawiła na radykalną zmianę, budując dedykowane rozwiązanie w oparciu o Pulpit Klienta Biura Rachunkowego enova365. Dzięki automatyzacji procesów biuro rachunkowe nie tylko wyeliminowało błędy i skróciło czas księgowania, ale też zaoferowało klientom kontrolę nad obiegiem dokumentów. Sprawdź, jak powstał sprawny, cyfrowy ekosystem w nowoczesnym biurze rachunkowym. Wyzwanie: mało wydajny proces wymiany dokumentów GLC Accounting sp. z o.o. to wiodący dostawca usług outsourcingowych. Księgowi z oddziałów w Katowicach i Warszawie obsługują ponad 1 000 przedsiębiorstw z Polski i zagranicy. Firma oferuje nie tylko prowadzenie ksiąg rachunkowych, ale też doradztwo podatkowe i prawne, usługi audytu księgowego i podatkowego oraz obsługę kadrowo-płacową. Problemem dla GLC Accounting, która wykorzystywała system enova365, była wymiana danych i dokumentów z klientami. Wraz ze wzrostem liczby obsługiwanych firm i przetwarzanej dokumentacji, ten proces zaczął stanowić realną barierę dla dalszego rozwoju i pozyskiwania nowych kontraktów. Przekazywanie dokumentów różnymi kanałami – problemy Klienci przekazywali księgowym dokumenty na wiele sposobów – od wersji papierowych i poczty elektronicznej, przez zewnętrzne systemy, aż po bezpośredni dostęp do własnych baz danych, często innych niż enova365. W efekcie, księgowi zamiast skupić się na obsłudze dokumentów, musieli korzystać z wielu programów i mało wydajnych form komunikacji. Choć opcja przekazywania dokumentów różnymi kanałami miała zapewnić klientom wygodę, obniżała efektywność pracy księgowych i utrudniała zarządzanie danymi. Skutkowało to: wydłużeniem czasu realizacji zadań, brakiem części dokumentów – często z powodu ich pominięcia po stronie klienta. Określenie celów wdrożenia W odpowiedzi na te wyzwania zespół GLC Accounting postanowił wdrożyć usprawnienia. Ich efektem miało być: ujednolicenie procesu wymiany danych z klientami, podniesienie jakości obsługi, zapewnienie dostępu do własnej dokumentacji klientom, którzy nie korzystali z tej samej bazy danych lub wykorzystywali niezależne (inne niż enova365) systemy ERP, zaoferowanie obsługiwanym firmom opcji aktywnego zarządzania obiegiem dokumentów. W ten sposób narodziła się koncepcja gruntownych zmian w sposobie wykorzystania systemu enova365, która rozwinęła się w pełnoskalowy projekt wdrożeniowy. Jego realizacji podjęła się firma wdrożeniowa GLC IT Sp. z o.o. – Autoryzowany Partner Soneta, producenta enova365. Zaprojektowanie nowego rozwiązania informatycznego Projektując nowe rozwiązanie firma wdrożeniowa brała pod uwagę możliwość szerszego wykorzystania systemu enova365. Natrafiła przy tym jednak na szereg wyzwań. Niechęć klientów do poznawania nowego systemu ERP – wielu klientów GLC Accounting korzystało z własnych systemów ERP i niechętnie podchodziło do poznawania nowych rozwiązań. Brak gotowości na płacenie za licencję – bardziej zaawansowani klienci, chcący aktywnie kontrolować pracę księgowości (np. z wykorzystaniem licencji typu Podgląd), nie zawsze byli gotowi na ponoszenie dodatkowych kosztów licencyjnych. Decyzja o wykorzystaniu Pulpitu Klienta Biura Rachunkowego (PKBR) enova365 Firma wdrożeniowa wraz z GLC Accounting przeprowadziła testy w różnych środowiskach i pilotaż na grupie kontrolnej klientów. Wyniki jasno wskazały, że najlepiej ocenianym rozwiązaniem był Pulpit Klienta Biura Rachunkowego (PKBR – jeden z modułów systemu ERP enova365). Klienci doceniali prostotę obsługi, szybki dostęp do dokumentów z dowolnego miejsca oraz realny wpływ na kompletność i jakość przekazywanej dokumentacji. Pozwoliło to zrezygnować z innych, często płatnych lub mniej efektywnych narzędzi. Czytaj także: Pulpit Klienta Biura Rachunkowego czy inne narzędzia – co wybrać do obsługi klientów w erze KSeF? Wyzwania na etapie dostosowania PKBR do potrzeb GLC Accounting Kiedy decyzja o wykorzystaniu Pulpitu Klienta Biura Rachunkowego enova365 została już podjęta, pojawił się drugi zestaw wyzwań. PKBR nie zapewniał pełnego zakresu funkcji zarządczych, potrzebnych w GLC Accounting. W momencie wdrożenia w PKBR brakowało wbudowanego procesu akceptacji dokumentów, dlatego zespół GLC IT zaprojektował dedykowany mechanizm workflow, który został ściśle zintegrowany z modułem księgowym enova365 oraz samym PKBR. Dodatkowo, z uwagi na potrzebę obsługi dokumentów niebędących podstawą księgową (takich jak umowy, certyfikaty czy dokumenty wewnętrzne), wdrożono moduł DMS enova365. Znacznie rozszerzył on przestrzeń do zarządzania dokumentacją. Najważniejsze funkcje rozwiązania wdrożonego w GLC Accounting Zespół wdrożeniowy chciał, żeby PKBR oferował tak dużo funkcji, jak to możliwe przy zachowaniu przejrzystego interfejsu. Jednocześnie umożliwiono każdemu klientowi dostosowanie bazy do potrzeb. W pierwszym etapie zaprojektowano trzy ścieżki obiegu dokumentów: podstawową, zaawansowaną, zaawansowaną z alokacją kosztów do ich miejsc powstawania. Każdy kolejny wariant rozszerza funkcjonalność poprzedniego. Obieg podstawowy wymaga jedynie uzupełnienia podstawowych danych dokumentu i ich zatwierdzenia. Wprowadzenie daty wpływu, typu dokumentu oraz dołączenie załącznika pozwala księgowości na szybkie przejęcie dokumentacji. Obieg zaawansowany rozszerza zakres danych o dodatkowe informacje, takie jak oddział, kontrahent czy inne dane istotne z punktu widzenia biura rachunkowego. Obieg zaawansowany z MPK stanowi najbardziej rozbudowaną formę procesu. Na tym etapie klient przygotowuje dokument w stanie umożliwiającym jego niemal bezpośrednie zaksięgowanie – po stronie księgowości pozostaje już głównie weryfikacja. Każdy z tych wariantów pozwala klientowi samodzielnie określić poziom swojego zaangażowania w proces współpracy z biurem rachunkowym. Niezależnie od wariantu, obieg dokumentów oparto na trzech typach zadań: Sekretariat – etap wprowadzania dokumentów, ich opisu, dołączania załączników oraz przekazywania do zatwierdzenia. Sekretariat akceptacja – etap kontroli poprawności dokumentów. Na tym etapie operator otrzymuje dokumenty w formie finalnej i podejmuje decyzję o ich cofnięciu do poprawy, odrzuceniu lub przekazaniu do księgowości. Akceptacja płatności (etap opcjonalny) – jeśli klient zdecyduje się na kontrolę płatności, księgowość po przetworzeniu dokumentów przekazuje je ponownie do PKBR w celu zatwierdzenia przelewów. Po akceptacji blokada generowania płatności zostaje zdjęta, a dokumenty mogą zostać opłacone. Jak biuro rachunkowe przygotowało się na obsługę dokumentów KSeF? Projektując powyższe etapy, zespół GLC IT dążył do zaprojektowania rozwiązania, które zapewni pełną transparentność procesu dla operatorów oraz umożliwi obsługę KSeF. Dzięki temu możliwe stało się filtrowanie dokumentów i eliminowanie pozycji, które nie powinny trafić do księgowości. Dokumenty pobrane z KSeF automatycznie trafiają do systemu System umożliwia – w zależności od konfiguracji danej bazy – pobieranie dokumentów bezpośrednio z KSeF przy użyciu dedykowanych workerów. Dokumenty te są automatycznie wprowadzane do bazy, wstępnie opisane i trafiają od razu na pierwszy etap obiegu. Obsługa dokumentów, które pozostają poza KSeF Ze względu na fakt, że część dokumentów nie jest objęta obowiązkiem KSeF, w procesie zastosowano moduł OCR, konfigurowalny niezależnie dla każdej bazy. Operator, wgrywając dokument, może od razu skierować go do odczytu, a po pozytywnej weryfikacji system ERP zwraca go wraz z automatycznie uzupełnionymi polami. W większości przypadków OCR uzupełnia dokumenty do poziomu obiegu zaawansowanego lub zaawansowanego z MPK. Funkcjonalność każdego etapu może być rozbudowywana – klient, zgłaszając potrzebę zwiększenia zakresu działania, może przeprowadzić modernizację swojej bazy. Proces wprowadzania dokumentów zaprojektowano tak, aby był możliwy na trzy sposoby – poprzez: ręczne wgrywanie, integrację z KSeF, masowe wgrywanie paczek dokumentów. Klienci otrzymują dedykowany zasób sieciowy dostępny z poziomu przeglądarki. Nad obsługą tych zasobów czuwa Harmonogram zadań, który cyklicznie monitoruje katalogi klientów i publikuje dokumenty w PKBR (BasicDoc), automatycznie dołączając dokument startowy jako załącznik. Dzięki temu, klient już na etapie dodawania dokumentu ma pełną kontrolę nad jego typem, przebiegiem oraz dalszym sposobem przetwarzania. W efekcie, zarządzanie dokumentami stało się przejrzyste i wymaga od klienta minimalnego zaangażowania. Obsługa dokumentów została dodatkowo usprawniona poprzez możliwość wykonywania operacji masowych – zatwierdzania i edycji opisów dla wielu dokumentów jednocześnie. Na każdym etapie można wysyłać informacje i podsumowania do osób zaangażowanych w proces. Zakres komunikatów konfigurowany jest niezależnie od bazy/klienta. Efekty wdrożenia PKBR enova365 w GLC Accounting Wszystkie dokumenty przekazywane w wersji elektronicznej Proces wgrywania dokumentacji został maksymalnie uproszczony. Przebiega szybko, wygodnie i jest w pełni bezpieczny. Klienci mają zdalny dostęp do dokumentów Z poziomu panelu PKBR użytkownicy mają dostęp nie tylko do listy dokumentów wymagających obsługi i wykonania czynności, ale również do archiwum wcześniejszych dokumentów wraz z ich aktualnym statusem. Księgowi mają w systemie komplet dokumentów, zatwierdzonych przez klienta i wzbogaconych o opis merytoryczny Klienci mogą zarządzać dokumentami w wybranym przez siebie zakresie. Mogą oni m.in.: wprowadzić dokument do systemu, uzupełnić wymagane informacje, przekazać dokument do kolejnego etapu, ewentualnie dodać załączniki, zatwierdzić dokument. Po zatwierdzeniu dokumentu operator kontrolujący nie posiada już możliwości edycji treści, a jedynie podejmuje decyzję o dalszym losie dokumentu. Zatwierdzenie dokumentu wprowadza go do zasobu księgowości. Łatwe dodawanie baz dla nowych klientów Ze względu na złożoność procesu oraz czasochłonność jego odtworzenia w każdej bazie odrębnie, kluczowe elementy konfiguracji zostały zamknięte w autorskim dodatku w formie biblioteki .dll. Jego zastosowanie automatycznie konfiguruje podstawowe elementy rozwiązania oraz udostępnia przyjazny interfejs do dalszej konfiguracji, znacząco skracając czas wdrożenia i minimalizując ryzyko błędów Zadowoleni klienci, szybsze księgowanie, możliwość skalowania biznesu Dzięki zastosowaniu opisanych rozwiązań powstał spójny system wymiany informacji. Klienci mogą szybciej przekazywać dokumenty i łatwo nimi zarządzać. Księgowi otrzymują kompletne, zatwierdzone przez klienta dokumenty, wzbogacone o opis merytoryczny. Przekłada się to na szybsze księgowanie, wyższą jakość ewidencji oraz poprawę współpracy między zespołem księgowym a klientem. Firma może z łatwością przyjąć i obsłużyć na wysokim poziomie dodatkowych klientów. Chcesz przyspieszyć przepływ dokumentów w biurze rachunkowym? Pomożemy Ci w tym. Jeszcze dziś umów się na bezpłatną prezentację online, w czasie której nasi konsultanci pokażą, jak system ERP enova365 wspiera pracę w firmie.

Jak przypisać zużycie energii do konkretnych zleceń produkcyjnych i  operacji, aby nie ograniczać się tylko do podejmowania decyzji na podstawie liczników? Jak powiązać dane energetyczne z danymi MES i ERP, aby energia była liczona na poziomie procesu i kosztu jednostkowego? Jak przejść od monitoringu energii do jej rozliczania w kontekście produkcji i controllingu? Jak wykorzystać EMS do liczenia energii na sztukę, operację i centrum kosztów? W wielu zakładach dane energetyczne funkcjonują obok systemów MES i ERP, co często prowadzi do zarządzania energią na poziomie prób i błędów.  Integracja EMS z warstwą produkcyjną i biznesową pozwala zamknąć ten łańcuch informacyjny – od maszyny, przez proces, aż po raport finansowy. Poniżej znajdziesz praktyczne podejście do takiej integracji, oparte na architekturze systemów i realnych potrzebach zakładu. Co to jest EMS? EMS (Energy Management System) to system zarządzania energią, który łączy oprogramowanie, infrastrukturę pomiarową oraz warstwę analityczną. Jego zadaniem jest zbieranie, przetwarzanie i udostępnianie danych o zużyciu energii oraz innych mediów w sposób umożliwiający ich analizę i wykorzystanie operacyjne. Skąd EMS pobiera zbiera dane? System EMS pobiera dane z: liczników energii elektrycznej, gazu, wody, sprężonego powietrza, pary, czujników procesowych i systemów automatyki, urządzeń na poziomie linii produkcyjnych i pojedynczych maszyn. Dane są rejestrowane w czasie zbliżonym do rzeczywistego i udostępniane w postaci raportów, trendów oraz wskaźników, takich jak zużycie energii na jednostkę produkcji czy koszty energii według obszarów zakładu. Miejsce EMS w architekturze systemów produkcyjnych W architekturze IT zakładu produkcyjnego EMS pełni rolę warstwy pośredniej pomiędzy automatyką a systemami zarządczymi. Z jednej strony komunikuje się bezpośrednio z urządzeniami i infrastrukturą techniczną za pomocą standardów przemysłowych, takich jak OPC UA, Modbus czy MQTT. Z drugiej strony integruje się z systemami MES i ERP poprzez interfejsy API lub inne mechanizmy wymiany danych stosowane w danym środowisku. Takie umiejscowienie sprawia, że EMS przejmuje surowe dane pomiarowe z poziomu produkcji, porządkuje je i udostępnia w formie zrozumiałej dla systemów wyższego poziomu. Informacje o zużyciu energii przestają być oderwanymi od kontekstu wartościami technicznymi, a zaczynają funkcjonować razem z danymi o procesach, zleceniach i kosztach. Bez tej warstwy pośredniej energia pozostaje jedynie strumieniem odczytów z liczników, którego nie da się jednoznacznie powiązać z konkretnymi operacjami, produktami ani strukturą organizacyjną firmy. Integracja EMS z MES  Integracja EMS z MES, czyli System Wykonawczym Produkcji  (ang. Manufacturing Executing System) umożliwia powiązanie zużycia energii z rzeczywistym przebiegiem produkcji. MES dostarcza informacji o statusach maszyn, realizowanych zleceniach, czasach cyklu, przestojach i zmianach roboczych. EMS przypisuje do tych samych obiektów profile zużycia energii. Po połączeniu obu systemów możliwe staje się: liczenie zużycia energii na sztukę produktu, analiza energii na operację technologiczną, porównywanie zużycia między zmianami lub liniami, identyfikacja pracy jałowej maszyn. Dane te są wykorzystywane zarówno do analizy efektywności procesów, jak i do bieżącego nadzoru nad produkcją, np. w kontekście nieplanowanych wzrostów poboru energii. Założenia i dobre praktyki integracji EMS z MES i ERP Integracja EMS z pozostałymi systemami wymaga spójnych założeń zarówno organizacyjnych, jak i technicznych. W praktyce problemy najczęściej wynikają nie z ograniczeń technologii, lecz z niespójności danych i braku wspólnego podejścia do ich struktury. Aby integracja miała sens analityczny i operacyjny, konieczne jest ujednolicenie nazewnictwa maszyn, linii, gniazd produkcyjnych oraz wydziałów we wszystkich systemach. Równie istotna jest synchronizacja identyfikatorów zleceń produkcyjnych i indeksów materiałowych, tak aby dane energetyczne mogły być jednoznacznie przypisane do konkretnych operacji i produktów. Na etapie projektowym należy także jasno określić kierunek oraz częstotliwość wymiany danych pomiędzy EMS, MES i ERP. Część informacji, takich jak pomiary zużycia energii, może być przekazywana w czasie zbliżonym do rzeczywistego, natomiast dane kosztowe lub raportowe powinny trafiać do systemów biznesowych w formie agregatów. Takie rozdzielenie upraszcza architekturę i ogranicza obciążenie systemów. Wdrożenie integracji warto rozpocząć od pilotażu obejmującego jeden wydział lub linię produkcyjną, z jasno określonymi wskaźnikami wykorzystywanymi do oceny efektów. W proces powinni być zaangażowani nie tylko specjaliści automatyki i IT, lecz także przedstawiciele produkcji, utrzymania ruchu i controllingu. Dzięki temu dane energetyczne będą odpowiadały realnym potrzebom decyzyjnym, a EMS przestanie pełnić wyłącznie funkcję monitoringu, stając się narzędziem wspierającym zarządzanie produkcją i kosztami w skali całego zakładu. Założenia i dobre praktyki integracji EMS z MES i ERP Integracja EMS z pozostałymi systemami wymaga spójnych założeń zarówno organizacyjnych, jak i technicznych. W praktyce problemy najczęściej wynikają nie z ograniczeń technologii, lecz z niespójności danych i braku wspólnego podejścia do ich struktury. Aby integracja miała sens analityczny i operacyjny, konieczne jest ujednolicenie nazewnictwa maszyn, linii, gniazd produkcyjnych oraz wydziałów we wszystkich systemach. Równie istotna jest synchronizacja identyfikatorów zleceń produkcyjnych i indeksów materiałowych, tak aby dane energetyczne mogły być jednoznacznie przypisane do konkretnych operacji i produktów. O czym pamiętać na etapie projektowym? Na etapie projektowym należy także jasno określić kierunek oraz częstotliwość wymiany danych pomiędzy EMS, MES i ERP. Część informacji, takich jak pomiary zużycia energii, może być przekazywana w czasie zbliżonym do rzeczywistego, natomiast dane kosztowe lub raportowe powinny trafiać do systemów biznesowych w formie agregatów. Takie rozdzielenie upraszcza architekturę i ogranicza obciążenie systemów. Jak rozpocząć proces  wdrożeniowy? Wdrożenie integracji warto rozpocząć od pilotażu obejmującego jeden wydział lub linię produkcyjną, z jasno określonymi wskaźnikami wykorzystywanymi do oceny efektów. W proces powinni być zaangażowani nie tylko specjaliści automatyki i IT, lecz także przedstawiciele produkcji, utrzymania ruchu i controllingu. Dzięki temu dane energetyczne będą odpowiadały realnym potrzebom decyzyjnym, a EMS przestanie pełnić wyłącznie funkcję monitoringu, stając się narzędziem wspierającym zarządzanie produkcją i kosztami w skali całego zakładu.

W świecie transformacji cyfrowej największym zagrożeniem nie są błędy systemowe, lecz informacje, których nie widać. Silosy danych – rozproszone, niespójne i niepołączone źródła informacji – potrafią zniweczyć nawet najlepiej zaplanowane wdrożenie ERP. To ryzyko jest szczególnie dotkliwe dla organizacji stojących przed wyborem i implementacją nowego systemu, ponieważ ukryte nieefektywności ujawniają się dopiero w trakcie pracy operacyjnej: w opóźnionych decyzjach, błędnych prognozach czy utracie zaufania klientów. Silosy jako problem przywództwa Zbyt często traktuje się problemy z danymi jako kwestie czysto techniczne. Tymczasem silosy powstają w wyniku decyzji organizacyjnych: jak działają jednostki biznesowe, jakie systemy wybierają i jak egzekwują procesy. Przykład globalnego producenta, który w różnych regionach korzystał z odrębnych systemów finansowych, zakupowych i magazynowych, pokazuje skalę problemu. Rozbieżne prognozy nie wynikały z błędnych formuł w arkuszach, lecz z niespójnych danych – różnych hierarchii produktów, odmiennych konwencji nazewniczych czy nieaktualnych rekordów klientów. W efekcie każdy raport był tylko fragmentem prawdy, a menedżerowie podejmowali decyzje w oparciu o niepełny obraz. Konsekwencje dla łańcucha dostaw W obszarze zarządzania łańcuchem dostaw silosy danych mogą być wręcz katastrofalne. Błędne sygnały popytu, nieaktualne dane dostawców czy rozproszone informacje logistyczne podważają zwinność, którą ERP ma zapewniać. Jeden z globalnych producentów żywności doświadczył tego boleśnie: regionalne oddziały pracowały na przestarzałych systemach i arkuszach Excel, co skutkowało niedoborami surowców w jednych regionach i nadprodukcją w innych. Dopiero wdrożenie nowoczesnego ERP, integrującego finanse, produkcję i dystrybucję, pozwoliło odzyskać kontrolę i widoczność w czasie rzeczywistym. Wyzwania dla AI w ERP Coraz więcej organizacji rozważa wykorzystanie sztucznej inteligencji w systemach ERP. Jednak bez wysokiej jakości, zharmonizowanych danych algorytmy predykcyjne nie poprawiają wglądu, lecz wzmacniają błędne założenia. Dlatego zanim kadra zarządzająca zdecyduje się na wdrożenie AI, musi upewnić się, że architektura danych i governance są wystarczająco dojrzałe, aby wspierać wiarygodne prognozy. Typowe źródła fragmentacji danych Często mimo wielomilionowych inwestycji w ERP, fragmentacja danych się utrzymuje a najczęstsze przyczyny to: Niepełny zakres integracji – niedoszacowanie liczby systemów powiązanych z ERP, np. CRM czy magazynów. Niespójności danych głównych – duplikaty dostawców, różne jednostki miary, niespójne kody produktów. Brak właścicieli danych – brak odpowiedzialności za jakość danych, szczególnie po go-live. Rozproszone narzędzia raportowe – eksporty do Excela jako sygnał, że system jest fragmentaryczny lub brak nadzoru nad danymi.   Przykład z sektora medycznego Międzynarodowy producent w branży healthcare utrzymywał odrębne systemy księgowe i planowania popytu w różnych regionach. Skutkiem były duplikaty rekordów i niespójne prognozy. Dopiero wybór ERP z naciskiem na analitykę i skalowalność oraz ujednolicenie procesów pozwoliły przełamać silosy i zbudować spójny obraz operacyjny. Checklista dla Zarządów: jak przeciwdziałać silosom danych Traktuj dane główne jak infrastrukturę – zdefiniuj właścicieli, procesy audytu i politykę cyklu życia. Uwzględnij integrację w kryteriach wyboru ERP – testuj złożoność integracji i przygotuj system pod przyszłe wykorzystanie AI. Synchronizuj strategię danych ze zmianą organizacyjną – powołaj stewardów danych, wprowadź programy edukacji data literacy, komunikuj wartość wspólnych danych. Projektuj wsparcie po wdrożeniu wokół danych – oceniaj dostawców pod kątem jakości raportów, efektywności planowania i realizacji zamówień. Buduj kulturę współdzielenia informacji – eliminuj lokalne arkusze Excel i promuj centralne repozytoria danych. Podsumowanie Silosy danych są strategicznym ryzykiem, które może zniweczyć transformację cyfrową. Sukces ERP nie zależy wyłącznie od technologii, lecz od integracji danych, zarządzania nimi i kultury organizacyjnej. Kadra zarządzająca musi traktować dane jak strategiczny zasób i zapewnić ich spójność w całej organizacji. Dlatego eliminacja silosów musi być traktowana jako strategiczne wyzwanie. Właściwy system ERP, wdrożony z doświadczonym partnerem doradczym, pozwala nie tylko uniknąć typowych pułapek fragmentacji danych, ale też zbudować trwałą przewagę konkurencyjną.

KSeF jest coraz bliżej, a wraz z nim rośnie presja na firmy, żeby wreszcie uporządkować temat fakturowania i obiegu dokumentów. W praktyce widać to bardzo wyraźnie: coraz więcej organizacji rozgląda się za systemami, które realnie obsłużą KSeF w codziennej pracy, a nie tylko „odhaczą” wymaganie techniczne. Problem? Najczęściej pojawiają się dwie bariery: wysoki koszt oraz podejście „zrobimy to na ostatnią chwilę”, które zwykle kończy się nerwami, chaosem i szybkim wyborem półśrodka. Dlatego w tym artykule pokazujemy, dlaczego warto podejść do KSeF inaczej i postawić na sBiznes: rozwiązanie, które pozwala szybko i możliwie bezboleśnie przygotować firmę do nowych obowiązków, a przy okazji zrobić krok dalej i wdrożyć system klasy ERP. Zamiast kolejnej punktowej integracji dostajesz uporządkowane procesy, lepszą kontrolę nad dokumentami i fundament pod dalszą cyfryzację, bez przepalania budżetu i czasu. KSeF coraz bliżej, a firmy nadal odkładają temat KSeF przestaje być „projektem na kiedyś” i coraz częściej staje się realnym terminem w kalendarzu. To widać po rynku: rośnie liczba firm, które rozglądają się za narzędziami, dzięki którym nie tylko wyślą e-fakturę, ale też zrobią to sprawnie, powtarzalnie i bez ryzyka przestojów w sprzedaży. W praktyce wdrożenia najczęściej blokują dwie rzeczy. Po pierwsze koszty, bo wiele organizacji zakłada z góry, że przygotowanie do KSeF oznacza długi projekt, duże konsultacje i inwestycję, która „nie ma prawa się zwrócić” w krótkim czasie. Po drugie mentalność „na ostatnią chwilę” czyli odkładanie decyzji, brak właściciela tematu, a finalnie nerwowe szukanie rozwiązania, które da się uruchomić szybko, nawet jeśli nie jest dopasowane do procesów firmy. Tyle że KSeF to nie jest wyłącznie techniczna integracja. To moment, w którym wychodzą na wierzch wszystkie słabe miejsca w obiegu dokumentów: ręczne przepisywanie danych, brak spójności między sprzedażą a księgowością, dokumenty rozrzucone po kilku narzędziach i plikach, a także brak czytelnego procesu „kto, co i kiedy” robi z fakturą. Dlatego zamiast dokładać kolejną łatkę, coraz więcej firm szuka rozwiązania, które od razu porządkuje sprzedaż i fakturowanie, a przy okazji daje fundament pod ERP. I tu przechodzimy do konkretu: jak podejść do KSeF tak, żeby wystartować szybko, bez bólu, a jednocześnie nie zamknąć sobie drogi do dalszej cyfryzacji. W kolejnym punkcie pokażemy, jak sBiznes może być praktyczną, „krótką ścieżką” do obsługi KSeF w sprzedaży oraz pobieraniu dokumentów zakupowych z KSeF. sBiznes jako szybka droga do KSeF w sprzedaży i obsłudze zakupów Jeśli celem jest szybkie wejście w KSeF bez budowania skomplikowanego łańcucha integracji, sensownie jest zacząć od miejsca, w którym KSeF realnie dotyka firmy na co dzień, czyli od sprzedaży i fakturowania. W sBiznes moduł Sprzedaż z funkcją KSeF jest opisany jako rozwiązanie dające pełną kontrolę nad procesem zarządzania sprzedażą. Co ważne, chodzi tu nie tylko o samo wystawienie faktury, ale o spięcie całego flow sprzedażowego w jednym miejscu: od ofert i zamówień, przez faktury także w językach obcych, personalizację dokumentów i faktury cykliczne. Dochodzi do tego obsługa kas i przelewów wraz z walutami obcymi, z automatyczną aktualizacją kursów z tabeli NBP, a także zaawansowana obsługa i kontrola e dokumentów wysyłanych do urzędów i firm. To jest dokładnie ten typ podejścia, który zmniejsza stres wdrożeniowy, bo zamiast rozproszenia danych i ręcznego przerzucania dokumentów między narzędziami, firma pracuje w obrębie jednej aplikacji, z naciskiem na porządek w dokumentacji, wymianę e dokumentów oraz ograniczenie marnowania czasu na szukanie i przepinanie plików. Dodatkowo sBiznes akcentuje automatyzację, możliwość pracy zdalnej i segmentową budowę, czyli płacenie za te funkcje, których firma realnie używa, co bywa kluczowe przy barierze kosztowej. W kolejnym punkcie przełożymy to na konkretne korzyści biznesowe i pokażemy, dlaczego podejście ERP przy KSeF często obniża całkowity koszt przygotowania firmy, zamiast go podnosić. Korzyści z ERP, które realnie obniżają koszt przygotowania do KSeF Wiele firm zakłada, że KSeF oznacza kolejny, drogi projekt IT. Tymczasem podejście ERP potrafi zadziałać odwrotnie, bo porządkuje procesy i dokumenty, dzięki czemu spada liczba ręcznych czynności, błędów i „gaszenia pożarów” w sprzedaży i księgowości. W sBiznes te korzyści są opisane wprost i dobrze składają się w logiczną ścieżkę pod KSeF. • Obniżenie kosztów pracy: automatyzacja, możliwość pracy zdalnej i segmentowa budowa, czyli płacisz tylko za używane funkcje. To pomaga utrzymać budżet w ryzach, zwłaszcza gdy wdrożenie ma być szybkie.• Oszczędność czasu: lepsza organizacja dokumentacji oznacza szybsze zarządzanie fakturami i mniejszą liczbę sytuacji „szukamy pliku, bo ktoś go nie dosłał”.• Zwiększenie efektywności pracy: mniej przerzucania dokumentów między narzędziami, mniej duplikowania danych, mniej pomyłek.• Łatwy dostęp do informacji: jedna aplikacja i sprawna wymiana dokumentów z pracownikami, urzędami i kontrahentami to fundament porządnego obiegu pod KSeF.• Bezpieczeństwo danych: dane w chmurze i dostępne opcje kopii zapasowych ograniczają ryzyko, które przy „wdrożeniu na ostatnią chwilę” jest szczególnie kosztowne.• Wymiana e dokumentów z urzędami oraz kompleksowość rozwiązania: zamiast dokładać kolejną „łatkę” do faktur, firma dostaje spójny system obejmujący kluczowe obszary działania. W praktyce to właśnie te elementy najczęściej decydują o kosztach całego podejścia do KSeF, bardziej niż sama funkcja wysyłki faktur. Ile może trwać start wdrożenia Samo wdrożenie można wykonać zdalnie poprzez bezpieczne połączenie wbudowane w sBiznes i może być możliwe nawet w kilka godzin. To ważne dla firm, które nie chcą robić wielomiesięcznego projektu, ale jednocześnie potrzebują wdrożenia, które porządkuje proces, a nie tylko „odhacza” wymóg. Warto sprawdzić i przekonać się w tym temacie. FAQ Czy sBiznes pomaga podejść do KSeF bez rozbudowanych integracji?Tak, można zacząć od obszaru sprzedaży oraz pobierania faktur zakupowych, w tym modułu Sprzedaż z funkcją KSeF. Co obejmuje Sprzedaż z funkcją KSeF?Między innymi oferty, zamówienia i faktury (także obcojęzyczne), personalizację dokumentów, faktury cykliczne, kursy NBP, raporty oraz CRM. Czy można ograniczać koszty, uruchamiając tylko potrzebne funkcje?Tak, w korzyściach opisano segmentową budowę, czyli płatność za funkcje, z których firma korzysta. Czy system wspiera wymianę e dokumentów z urzędami?Tak, jest to wskazane jako jedna z korzyści. Czy wdrożenie da się zrobić zdalnie?Tak, wdrożenie jest opisane jako zdalne, nawet w kilka godzin. Podsumowanie KSeF to dobry moment, żeby zamiast działań na ostatnią chwilę wdrożyć rozwiązanie, które usprawnia sprzedaż oraz pobieranie faktur zakupowych z KSeF, porządkuje dokumenty i ogranicza koszty operacyjne. sBiznes wpisuje się w ten scenariusz, bo łączy korzyści typowe dla ERP z praktycznym podejściem do wdrożenia i modułem sprzedaży z funkcją KSeF.Więcej informacji można uzyskać pisząc na info@sbiznes.pl lub kontakt gsm: 509 967 124oraz na www.sbiznes.pl

Wdrożenie ERP potrafi być jak grecka tragedia – pełen napięcia, kosztownych zwrotów akcji i dramatycznych finałów. Ale, przecież nie musi tak być. Najczęstsze przyczyny porażek to nie „zły system”, lecz zaniedbane dane, brak governance i integracje w stylu patchwork. Wystarczy potraktować dane jak strategiczny zasób, a wdrożenie ERP stanie się nie dramatem, lecz sukcesem. Wdrożenie systemu ERP to nie tylko projekt IT. To operacja na otwartym sercu organizacji, w której każda kropla danych ma znaczenie. A jak pokazują historie z ostatnich dekad – od MillerCoors po Haribo – nawet giganci potrafią potknąć się na własnych danych i procesach. Najczęstsze dramaty ERP 1. Migracja danych bez oczyszczenia Jeśli przenosisz 20 lat historii transakcji, a w bazie masz duplikaty klientów i dostawców, ERP nie stanie się magicznym filtrem. To raczej jak przeprowadzka do nowego biura z kartonami pełnymi starych, nieopisanych dokumentów. Chaos wchodzi razem z Tobą. 2. Brak data governance Dane bez właściciela to jak orkiestra bez dyrygenta. Każdy gra swoje, a CIO i CFO próbują zgadnąć, czy to jeszcze Beethoven, czy już free jazz. Standardy, polityki i odpowiedzialność muszą być ustalone zanim system integrator pojawi się na miejscu. 3. Integracje w stylu patchwork CRM mówi w jednym języku, e‑commerce w drugim, a ERP próbuje tłumaczyć oba naraz. Bez przemyślanej strategii integracji (API, PaaS, czy natywne konektory) kończy się to raportami, które przypominają puzzle z brakującymi elementami. 4. Data silos – czyli „nie wiesz, czego nie wiesz” Każdy dział ma swoje arkusze, swoje definicje i swoje raporty. Efekt? CFO widzi pół prawdy, COO drugie pół, a CIO zastanawia się, dlaczego prognozy sprzedaży wyglądają jak prognoza pogody w kwietniu. Lekcje z wielkich porażek Haribo – brak mapowania procesów przed wyborem systemu skończył się pustymi półkami i spadkiem sprzedaży o 25%. Lidl – upór przy starych praktykach (ceny zakupu zamiast cen sprzedaży) kosztował ponad pół miliarda dolarów. National Grid – pośpiech przy go‑live doprowadził do chaosu w płacach i fakturach, a ratowanie projektu pochłonęło setki milionów. Wniosek? ERP nie wybacza lekceważenia fundamentów. Data‑Driven jako antidotum Firmy, które traktują dane jak strategiczny zasób, unikają wielu pułapek. Model Data‑Driven to nie slogan, ale praktyka: Jedno źródło prawdy – centralizacja danych w ERP i Power BI eliminuje silosy. Widoczność w czasie rzeczywistym – Fabric i OneLake pozwalają CFO i COO podejmować decyzje szybciej niż konkurencja zdąży sięgnąć po kalkulator. Ciągłe doskonalenie – KPI i dashboardy nie tylko raportują, ale inspirują zespoły do poprawy procesów. Jak przejść przez wdrożenie bez ran Traktuj master data jak infrastrukturę – tak samo krytyczną jak plan kont czy proces produkcji. Testuj integracje wcześnie – lepiej odkryć złożoność przed podpisaniem kontraktu niż po wydaniu milionów. Łącz governance z change management – dane to nie tylko technologia, to kultura organizacyjna. Wybierz partnera, który zna drogę – wdrożenie ERP to podróż, a przewodnik, który zna skróty i pułapki, jest bezcenny. Dlaczego D365? Microsoft Dynamics 365 Finance & Supply Chain Management to nie tylko ERP. To platforma, która łączy transakcje z analityką, integruje się z Power BI i Fabric, i pozwala budować prawdziwie data‑driven enterprise. A my – jako xalution – jesteśmy partnerem, który przeprowadzi Cię przez tę transformację tak, aby CIO spał spokojnie, CFO widział pełny obraz finansów, a COO miał kontrolę nad stabilnością procesów. Bez dramatów, bez pustych półek, bez kosztownych ratunkowych operacji. Podsumowanie: ERP nie musi być grecką tragedią. Z odpowiednim podejściem do danych, governance i integracji, a także z partnerem, który zna realia wdrożeń D365, można zamienić dramat w sukces.

Migracja danych to zawsze moment prawdy we wdrożeniu ERP. Od jej jakości zależy nie tylko poprawność informacji w nowym systemie, ale przede wszystkim spokojny start produkcyjny. W projektach nadmiernie przeciążonych ręcznymi działaniami ryzyko błędów i opóźnień rośnie z każdym cyklem migracyjnym. Dlatego firmy coraz częściej kierują uwagę na orkiestrację i automatyzację – podejście, które porządkuje proces i przenosi go na znacznie wyższy poziom efektywności. W 7F Technology Partners widzimy, jak klienci, którzy uporządkowali i zautomatyzowali ścieżkę migracji do D365 F&O, zyskują przewidywalność i pełną kontrolę nad danymi. To inwestycja, która zwraca się nie tylko przy uruchomieniu, ale także podczas późniejszych iteracji i stabilizacji systemu. Porządek w procesie Orkiestracja migracji danych w D365 F&O to centralne zarządzanie całym ciągiem działań – od ekstrakcji informacji ze starego systemu, przez ich transformację, aż po import. Krytyczne jest tu zachowanie właściwej sekwencji, zwłaszcza w przypadku encji zależnych. Typowym przykładem jest import klientów dopiero po wcześniejszym załadowaniu krajów czy adresów. Dynamics 365 dostarcza do tego natywne narzędzia: Data Management Framework, Data Projects oraz Data Jobs. Pozwalają one nie tylko uporządkować proces, ale także budować przewidywalną i spójną ścieżkę migracyjną, którą można konsekwentnie odtwarzać na kolejnych środowiskach. Automatyzacja na co dzień Kolejnym krokiem jest automatyzacja, która uwalnia zespoły projektowe od powtarzalnych czynności. Dzięki wykorzystaniu Azure DevOps, Power Automate czy skryptów PowerShell możliwe staje się uruchamianie pełnych cykli migracyjnych w tle, zgodnie z harmonogramem- choćby nocą. Po każdym przebiegu zespoły otrzymują raporty i alerty o ewentualnych błędach, co pozwala skupić uwagę na analizie wyników, a nie na manualnym odpalaniu importów. Takie podejście przyspiesza każdy kolejny sprint projektowy i zwiększa stabilność całego procesu. SharePoint jako elastyczne źródło danych Coraz więcej organizacji korzysta ze współdzielonych repozytoriów, takich jak SharePoint, jako miejsca przechowywania plików migracyjnych. Dzięki integracji opartej o Power Automate dane mogą być pobierane i importowane do D365 F&O bez ręcznego przenoszenia plików. Firmy zyskują dzięki temu pełne wersjonowanie, łatwiejsze zarządzanie aktualizacjami oraz przejrzysty proces zatwierdzania danych. W praktyce wpływa to na większą spójność między zespołami i lepszą kontrolę nad postępem migracji – szczególnie w środowiskach rozproszonych. Efekt dla biznesu Orkiestracja i automatyzacja migracji przekładają się na konkretne korzyści biznesowe. Czas wdrożenia ERP ulega skróceniu, ponieważ proces można powtarzać częściej i szybciej. Zmniejsza się liczba błędów wynikających z pracy manualnej. Każdy etap jest przejrzysty i udokumentowany, co ułatwia audyt oraz redukuje ryzyko powstawania wąskich gardeł. W perspektywie całego projektu takie podejście oznacza lepszą jakość danych, większą stabilność i mniejsze obciążenie kluczowych zespołów. Standard nowoczesnych wdrożeń Dla organizacji inwestujących w transformację cyfrową orkiestracja i automatyzacja migracji do D365 F&O stają się naturalnym standardem. Umożliwiają realizację wdrożenia w sposób powtarzalny, przewidywalny i zgodny z najlepszymi praktykami. W 7F Technology Partners pracujemy z klientami właśnie w taki sposób – łącząc orkiestrację, automatyzację oraz integrację z SharePoint i Power Automate. Dzięki temu proces migracji staje się nie tylko szybszy, ale przede wszystkim stabilniejszy i lepiej kontrolowany. To fundament, na którym można bezpiecznie budować dalszą digitalizację operacji.

Wdrożenie IFS Cloud zwiększy efektywność działania i wesprze zrównoważony rozwój w globalnym portfelu usług energetycznych firmy. IFS, wiodący dostawca oprogramowania Industrial AI dla przemysłu, ogłosił dziś, że firma Dixstone wybrała platformę IFS Cloud. Rozwiązanie będzie wykorzystywane do modernizacji i ujednolicenia procesów w 10 krajach, obejmujących ponad 2 200 specjalistów. Dzięki Industrial AI Dixstone wzmocni bezpieczeństwo, innowacyjność i zrównoważony rozwój swojej działalności. Decyzja ta jest ważnym etapem cyfrowej transformacji firmy i potwierdza jej ambicję, by utrzymywać najwyższy poziom działania na każdym etapie łańcucha wartości w sektorze offshore ropy i gazu. Firma Dixstone, powołana została w celu skonsolidowania kompetencji Grupy Perenco w obszarze usług offshore, dostarcza zintegrowane rozwiązania w zakresie budowy, wierceń i usług dla pól naftowych, prac typu workover, usług morskich oraz wycofywania instalacji z eksploatacji (decommissioning). Firma stoi za przełomowymi projektami, takimi jak pierwszy w Wielkiej Brytanii test zatłaczania CO₂ w ramach Carbon Capture and Storage (CCS) oraz platforma do decommissioningu Obana – największa na świecie samopodnośna, ciężarowa jednostka typu jack-up w swojej klasie. Dynamiczny rozwój Dixstone wymagał nowoczesnej platformy cyfrowej, która nadąży za skalą ambicji biznesowych. Wybór IFS Cloud wynikał z głębokiej funkcjonalności branżowej, modułowej budowy oraz możliwości skalowania rozwiązania w złożonym, wielooddziałowym środowisku. Wdrożenie IFS Cloud zapewni Dixstone zaawansowaną kontrolę finansową nad projektami oraz pełny wgląd w realizację bogatego portfela zadań – od konwersji jednostek offshore, przez instalacje i usługi morskie, po decommissioning. Planowanie, realizacja i monitorowanie w czasie rzeczywistym umożliwią precyzyjne zarządzanie budżetami, harmonogramami i zasobami. Dzięki temu nawet najbardziej wymagające projekty będą realizowane terminowo, w ramach założonych kosztów i zgodnie z najwyższymi standardami bezpieczeństwa. Równolegle Dixstone zyska spójne środowisko do zarządzania majątkiem dla globalnej floty wiertni, jednostek pływających i platform. Wykorzystując predykcyjne utrzymanie ruchu i scentralizowane dane o aktywach, firma będzie mogła maksymalizować dostępność urządzeń, wydłużać cykl życia kluczowych zasobów oraz reagować na potencjalne problemy, zanim wpłyną one na ciągłość operacji. Takie podejście realnie zwiększy efektywność i przewidywalność działań oraz wzmocni zaangażowanie Dixstone w kwestie bezpieczeństwa, ochrony środowiska i długoterminowego tworzenia wartości. Block Quote Block Quote Implementacja IFS Cloud jest spójna ze strategicznym ukierunkowaniem Dixstone na wysoką efektywność działania i długofalowy, zrównoważony rozwój. Integracja procesów w całym łańcuchu wartości E&P – od poszukiwań, przez eksploatację, aż po decommissioning – umożliwi firmie oferowanie modułowych, dopasowanych do potrzeb rozwiązań, które ograniczają wpływ na środowisko, a jednocześnie zwiększają wartość dostarczaną klientom na całym świecie. O firmie Dixstone Z siedzibą główną w Hoofddorp w Holandii, Dixstone jest spółką powiązaną z Grupą Perenco, specjalizującą się w zintegrowanych rozwiązaniach dla przemysłu. Dzięki obecności w 10 krajach i zespołowi ponad 2 000 doświadczonych specjalistów firma łączy bogate doświadczenie i innowacyjne podejście w obszarze usług inżynieryjnych, obejmując cały łańcuch wartości sektora ropy i gazu, a także projekty wykraczające poza ten segment.Od pierwszej konwersji tankowca w 2003 roku po dzisiejszą pozycję dużej, skonsolidowanej organizacji z dwiema własnymi stoczniami w Gabonie i Holandii, Dixstone oferuje szerokie portfolio usług, w tym budowę statków, konwersje wiertni i jednostek pływających, wiercenia i usługi offshore, decommissioning, utrzymanie oraz kompleksowe zarządzanie flotą morską. Wartości, którymi kieruje się Dixstone – współpraca, odpowiedzialność, bezpieczeństwo i innowacyjność – pozwalają firmie stale podnosić jakość wyników osiąganych dla klientów oraz budować kulturę rozwoju i zaangażowania wewnątrz organizacji.Dixstone aktywnie przyczynia się do ograniczania wpływu branży na globalne ocieplenie poprzez optymalizację zużycia energii oraz projektowanie nowej generacji wiertni i jednostek pływających o wysokich parametrach ESG. Firma wzmacnia również swoje zaangażowanie społeczne i prośrodowiskowe, nadając priorytet inicjatywom, które wspierają te cele. Dixstone jest jedną ze spółek sektora energetycznego należących do rodziny Perrodo.Dixstone posiada certyfikaty ISO 9001, 14001 oraz 45001.

Biura rachunkowe pracują dziś na ogromnej liczbie danych: dokumentach księgowych, plikach JPK, deklaracjach, bazach klientów, korespondencji, raportach czy zestawieniach finansowych. W tradycyjnym modelu wszystkie te zasoby przechowuje się lokalnie – na serwerze stojącym w biurze, wymagającym regularnych kopii zapasowych, aktualizacji, konserwacji oraz zabezpieczeń. W praktyce oznacza to koszty, ryzyko awarii i konieczność posiadania osoby odpowiedzialnej za utrzymanie infrastruktury. Nic więc dziwnego, że coraz więcej biur decyduje się na przeniesienie swoich środowisk do chmury. Serwer w chmurze pozwala pracować szybciej, bezpieczniej i bardziej elastycznie – niezależnie od liczby pracowników i lokalizacji firmy. Serwer w chmurze dla biura rachunkowego – najważniejsze zalety Przeniesienie środowiska księgowego do chmury to nie tylko kwestia wygody. To realna przewaga operacyjna i bezpieczeństwo, którego wymagają współczesne biura rachunkowe. Bezpieczeństwo danych na poziomie korporacyjnym Chmura oferuje zabezpieczenia niedostępne w standardowych serwerach lokalnych – m.in. szyfrowanie danych, zaawansowane systemy wykrywania zagrożeń, monitoring 24/7 czy regularne kopie zapasowe. Dzięki temu biuro rachunkowe zyskuje wysoki poziom ochrony przed utratą danych, włamaniami i awariami sprzętu. Praca zdalna bez ograniczeń Księgowi mogą pracować z dowolnego miejsca – z domu, u klienta czy w delegacji. Wystarczy komputer lub tablet z dostępem do internetu. To ogromna przewaga w branży, w której liczy się szybka reakcja oraz możliwość obsługi klientów z różnych regionów Polski. Zgodność z przepisami i archiwizacja Serwery chmurowe spełniają wymagania RODO oraz standardy dotyczące przetwarzania danych finansowych. Automatyczne backupy oraz możliwość odtworzenia danych z dowolnego dnia ułatwiają prowadzenie archiwów oraz kontrolę nad dokumentacją. Oszczędność czasu i kosztów W modelu lokalnym trzeba kupować sprzęt, opłacać jego serwis, wymieniać dyski, dbać o aktualizacje i bezpieczeństwo. W chmurze te obowiązki przechodzą na usługodawcę – biuro rachunkowe płaci tylko za zasoby, z których faktycznie korzysta. Wydajność systemów księgowych Programy takie jak Subiekt, Rachmistrz, Optima, enova365 działają w chmurze płynniej, szybciej i są stale aktualne. Nie ma problemu z przeciążonym serwerem, brakiem miejsca na dysku czy spowolnieniami. Skalowalność Biuro zatrudnia dodatkowego księgowego? Rośnie liczba klientów? W chmurze wystarczy zwiększyć zasoby – bez inwestycji w nowy sprzęt. To duża przewaga w branży, gdzie liczba użytkowników i obciążenie systemu mogą zmieniać się sezonowo (np. okresy rozliczeń). Jak wygląda migracja biura rachunkowego do chmury? Dobrze przeprowadzona migracja jest szybka i bezpieczna. Proces zwykle wygląda tak: Analiza potrzeb – określenie liczby użytkowników, oprogramowania księgowego i wymagań dotyczących mocy serwera. Przeniesienie danych – migracja baz, dokumentów, programów i ustawień. Testy – sprawdzenie działania programów księgowych w chmurze. Uruchomienie środowiska – nadanie dostępów pracownikom i konfiguracja uprawnień. Wsparcie techniczne – usługodawca zapewnia monitoring, aktualizacje i pomoc 24/7. Dzięki temu biura rachunkowe mogą przejść na pracę w chmurze bez przestojów i utrudnień. Kto najbardziej skorzysta na serwerze w chmurze? Z tego rozwiązania korzystają zarówno jednoosobowe biura, jak i duże zespoły obsługujące setki klientów. Najwięcej zyskują: biura pracujące na wielu programach księgowych, firmy z rozbudowanymi zespołami, podmioty obsługujące klientów z całej Polski, biura, które chcą zapewnić wysoki poziom bezpieczeństwa i zgodności z RODO, przedsiębiorstwa, które chcą uprościć koszty i procesy IT. Itmation – specjaliści od wdrożeń serwerów w chmurze dla biur rachunkowych Wśród firm wspierających biura rachunkowe w przechodzeniu do chmury szczególnie wyróżnia się Itmation – partner technologiczny, który od lat wdraża rozwiązania serwerowe dla księgowości. Itmation nie tylko przenosi programy takie jak Optima, Subiekt, enova365 czy Rachmistrz do bezpiecznej chmury, ale też dba o pełną konfigurację uprawnień, optymalizację środowiska oraz bieżące wsparcie użytkowników. Firma oferuje migrację „pod klucz” – od wstępnego audytu, przez przeniesienie danych, aż po szkolenie pracowników. Dzięki temu biura rachunkowe mogą bezpiecznie przejść na pracę w chmurze bez przestojów i ryzyka, a cała infrastruktura IT pozostaje pod stałą opieką specjalistów. Chmura jako naturalny kierunek dla księgowości Serwer w chmurze dla biura rachunkowego to rozwiązanie, które zwiększa niezawodność, bezpieczeństwo i wygodę pracy. Eliminując koszty infrastruktury, umożliwiając pracę zdalną i zapewniając zgodność z przepisami, chmura staje się standardem w nowoczesnej księgowości. Biura rachunkowe, które jeszcze nie korzystają z tego modelu, szybko dostrzegają korzyści po pierwszych testach – zarówno w codziennej pracy, jak i w obsłudze klientów. Jeśli księgowość ma działać szybciej, stabilniej i bez ryzyka, chmura jest najlepszym wyborem.

System enova365 jest jednym z najpopularniejszych programów do obsługi księgowości, kadr i finansów. W wielu biurach rachunkowych to absolutna podstawa codziennej pracy. Problem pojawia się wtedy, gdy program zaczyna działać wolno: raporty generują się minutami, przełączanie modułów trwa wieczność, a użytkownicy skarżą się na „zawieszanie się” aplikacji. W efekcie spada produktywność, rośnie frustracja pracowników i zwiększa się ryzyko błędów. Warto więc zrozumieć, skąd biorą się te spowolnienia – i co zrobić, aby enova365 działała szybko i stabilnie. Najczęstsze powody, przez które enova działa wolno Stary lub przeciążony serwer enova365 mocno opiera się na pracy z bazą danych. Jeśli serwer SQL jest niewydajny, ma stare dyski HDD, zbyt mało RAM albo obciążone procesory, program zwalnia niezależnie od liczby użytkowników. Często problemem jest też to, że na jednym serwerze działa wiele innych usług, które „zjadają” zasoby. Brak regularnych aktualizacji Aktualizacje enova365 i SQL Servera nie są formalnością. Często eliminują błędy i optymalizują działanie programów. W praktyce jednak wiele biur rachunkowych odkłada je „na później”, co skutkuje spadkiem wydajności. Zbyt duże bazy danych W miarę rozwoju biura i przybywania klientów, bazy danych potrafią rosnąć do ogromnych rozmiarów. Jeśli nie są optymalizowane, indeksowane i regularnie czyszczone – enova365 zaczyna działać zauważalnie wolniej. Słaba sieć lokalna Część biur rachunkowych korzysta z enova365 w modelu klient-serwer. Jeśli sieć LAN jest wolna, niestabilna lub przeciążona, program zaczyna działać coraz wolniej lub traci połączenie. Praca zdalna przez VPN Wiele biur po pandemii przeszło na hybrydowy model pracy, jednak połączenia VPN często są wąskim gardłem. Przesyłanie danych enova365 przez takie kanały może wyraźnie spowalniać system. Zbyt wielu użytkowników na jednym środowisku Gdy liczba pracowników rośnie, a infrastruktura zostaje ta sama, obciążenie systemu przekracza możliwości serwera. Reakcją są lagi, błędy i częstsze przerwy. Czy można to naprawić lokalnie? Tak, ale zwykle oznacza to: zakup nowego serwera, migrację danych, modernizację sieci, kosztowne aktualizacje sprzętu, konieczność utrzymania własnej infrastruktury, backupów i zabezpieczeń. Dla wielu biur rachunkowych to duży wydatek oraz obciążenie organizacyjne. Dlatego coraz częściej wybierają rozwiązanie, które eliminuje te problemy całkowicie. Chmura Itmation – najszybszy sposób, aby enova365 działała szybko i stabilnie Dla biur rachunkowych, które chcą uniknąć problemów z wydajnością enovy, Itmationoferuje gotowe rozwiązanie: przeniesienie enova365 do profesjonalnej chmury zewnętrznej. Dlaczego to działa? Maksymalna wydajność i dedykowane zasoby Środowisko przygotowane przez Itmation korzysta z wysoko dostępnej infrastruktury, odpowiedniej ilości RAM i wydajnych procesorów. enova działa tu szybciej niż na większości lokalnych serwerów. Praca zdalna bez VPN i opóźnień Użytkownicy logują się do enova365 przez bezpieczny panel z dowolnego miejsca na świecie, bez tuneli VPN, które spowalniają transfer danych. Stałe aktualizacje i administracja Itmation dba o: aktualizacje enova365 i SQL, optymalizację baz danych, backupy, monitorowanie zasobów, szybkie reagowanie na problemy. Biuro nie musi już zajmować się technikaliami. Skalowalność – serwer rośnie razem z biurem Zatrudniasz nowych pracowników lub masz sezonowe zwiększenie pracy? Itmation zwiększa zasoby serwera jednym kliknięciem. Nie jesteś obciążony koniecznością zakupów sprzętu, a firma działa bez przestojów. Pełne bezpieczeństwo i zgodność z RODO Chmura Itmation oferuje: szyfrowanie danych, dostęp wielopoziomowy, backupy dzienne, tygodniowe i miesięczne, certyfikowane centra danych, monitoring poprawności działania infrastruktury oraz procesu backupowania danych 24/7. Dzięki temu biuro rachunkowe chroni dane klientów zgodnie z przepisami. enova działa wolno? Problemem najczęściej jest infrastruktura Wolno działająca enova365 to nie wina programu, lecz środowiska, na którym pracuje.  Stary serwer, brak aktualizacji, przeciążenie lub słaba sieć – to główne źródła spowolnień. Zamiast inwestować w kosztowny sprzęt, biura rachunkowe coraz częściej wybierają przeniesienie enovy do chmury Itmation, zyskując: szybsze działanie, stabilność, bezpieczeństwo, pracę zdalną bez ograniczeń, brak problemów z utrzymaniem infrastruktury. To rozwiązanie, które pozwala księgowym skupić się na obsłudze klientów, a nie na walce z wolnym systemem.

Wdrożenie ERP to zawsze duże wyzwanie. W projektach Dynamics 365 Finance & Operations powodzenie zależy nie tylko od technologii, ale także od metodyki, pracy zespołu i świadomego wykorzystania narzędzi projektowych. To one porządkują działania, przyspieszają kluczowe etapy i minimalizują ryzyka, które w naturalny sposób pojawiają się przy złożonych transformacjach. Z perspektywy 7F Technology Partners widzimy, że dobrze zaplanowany projekt pozwala uniknąć niepotrzebnych opóźnień, błędów konfiguracji i problemów z adopcją systemu. Warto więc zadbać o solidny fundament, zanim wdrożenie wejdzie w operacyjną fazę. LCS jako centrum projektu Lifecycle Services pełni kluczową rolę w projektach D365 F&O. To platforma, która wspiera cały cykl życia wdrożenia: od zarządzania środowiskami i planowania migracji kodu po analizę wydajności i monitorowanie zgodności z dobrymi praktykami Microsoft. Dzięki temu praca zespołu przebiega w uporządkowany, przewidywalny sposób.  BPM i jakość analizy Business Process Modeler pomaga zobrazować procesy biznesowe i powiązać je z funkcjonalnościami D365 F&O. W fazie analizy i testów jest to narzędzie o szczególnym znaczeniu, bo zapewnia odwzorowanie realnych procesów, a nie ich teoretycznych wyobrażeń. Dobrze przygotowana mapa procesów ułatwia późniejsze testowanie i skraca czas decyzyjny.  DevOps, DMF i RSAT w pracy codziennej W operacyjnej części projektu na pierwszy plan wysuwa się Azure DevOps, który porządkuje zarządzanie zadaniami, backlogiem i wersjami. Równolegle Data Management Framework (pisaliśmy o tym tutaj) odpowiada za migrację i synchronizację danych między środowiskami, a RSAT automatyzuje testy regresyjne, obniżając koszty utrzymania jakości rozwiązania. To zestaw, który zwiększa kontrolę nad projektem i poprawia stabilność systemu.  Automatyzacja migracji i transformacji danych Power Automate przyspiesza procesy ładowania danych i wspiera synchronizację D365 F&O z innymi systemami. Z kolei Power Query i makra VBA usprawniają transformację danych przed importem, czyniąc przygotowanie plików szybszym i bardziej powtarzalnym. W projektach, gdzie dane są jednym z największych wyzwań, te narzędzia znacząco odciążają zespół.  Dobre praktyki, które robią różnicę Skuteczne wdrożenie ERP to w dużej mierze kwestia organizacji i komunikacji. Oto kilka zasad, które sprawdzają się w projektach D365 F&O: Zdefiniuj jasną strukturę ról i odpowiedzialności – zarówno po stronie klienta, jak i partnera wdrożeniowego. Stawiaj na iteracyjny model pracy – krótkie cykle wdrożeniowe (agile / hybrid agile) pozwalają szybciej weryfikować efekty i reagować na zmiany. Dokumentuj i waliduj procesy biznesowe – wykorzystuj BPM i scenariusze testowe, by upewnić się, że system odzwierciedla realne potrzeby organizacji. Zarządzaj danymi i wersjami środowisk – uporządkowane podejście do migracji i testów minimalizuje ryzyko utraty danych. Nie pomijaj fazy szkoleń i testów UAT – zaangażowanie użytkowników końcowych w proces testowania i akceptacji to klucz do sukcesu wdrożenia. Projekt jako inwestycja Wdrożenie D365 F&O to nie tylko konfiguracja nowego systemu. To szeroka transformacja organizacyjna, której skuteczność zależy od świadomego wykorzystania narzędzi i konsekwentnego trzymania się dobrych praktyk. Dobrze prowadzony projekt daje firmie przejrzystość, kontrolę ryzyk i fundament pod dalszą cyfryzację. Traktowany w ten sposób staje się inwestycją, a nie kosztem.