Artykuły

W wielu firmach produkcyjnych ewidencja czasu pracy nadal wygląda podobnie: rejestrator zapisuje zdarzenia, a dział kadr przepisuje je do systemu kadrowo-płacowego. To proces, który zjada czas zespołu, zwiększa ryzyko błędów i utrudnia controlling. A w skali większej organizacji przestaje być detalem. Staje się wąskim gardłem.  W Sigvaris Group postawiono na inne podejście: nie tylko integrację RCP z enova365, ale przede wszystkim uporządkowanie danych o czasie pracy i przekształcenie ich w realne wsparcie dla zarządzania efektywnością. Najważniejszy wyróżnik projektu? Dedykowana funkcjonalność analizy czasu pracy, dzięki której dane przestały być ewidencją, a stały się materiałem do decyzji.  Skala działalności wymusza automatyzację  Sigvaris Group to szwajcarska firma rodzinna z wieloletnim doświadczeniem w terapii kompresyjnej. W Polsce jest obecna od ponad 30 lat, produkując wyroby ortopedyczne i kompresyjne.   W firmie zdarzenia wejść i wyjść pracowników były wcześniej przenoszone ręcznie do enova365. W praktyce oznaczało to:  dodatkowy czas pracy zespołu HR,  większe ryzyko pomyłek,  trudniejsze raportowanie i controlling,  wolniejsze domykanie procesów kadrowo płacowych.  W organizacji o rosnącej skali takie „małe” czynności szybko stają się wąskim gardłem. Zarząd potrzebował rozwiązania, które umożliwi szczegółową analizę czasu pracy.   Zakres projektu: technologia, integracja i analiza  Z perspektywy technologicznej projekt opierał się na dwóch elementach:  Automatyczna rejestracja zdarzeń w RCP  Zainstalowano urządzenia dostarczone przez Auto ID Polska, które rejestrują zdarzenia takie jak wejście, wyjście i przerwy. Wdrożenie uwzględniło również raportowanie dodatkowych czynności typu job codes, dlatego istotnym elementem był terminal z ekranem dotykowym. Komunikację dopasowano do infrastruktury budynku, wykorzystując Wi-Fi.  Integracja RCP z enova365   Przy wdrożeniu wykonanym przez IT ERP Systems kluczowe było to, żeby zarejestrowane zdarzenie trafiało do enova365 automatycznie, bez ręcznego przepisywania. To właśnie ten etap usuwa największe źródło pomyłek i “podwójnej pracy”.   Dedykowana analiza czasu pracy  Największa wartość wdrożenia nie wynikała wyłącznie z samej integracji. Odpowiadając potrzebom Sigvaris Group spersonalizowano funkcjonalność analizy czasu pracy, która pozwala:  rozróżniać czas przeznaczony na zadania, szkolenia, przerwy i przemieszczanie się między działami,  porównywać efektywność zespołów,  określać normatywny czas procesów,  generować raporty wspierające planowanie, rozliczanie i przyznawanie premii.  W tym miejscu widać zmianę jakościową: RCP przestaje być narzędziem ewidencyjnym, a staje się narzędziem zarządczym.  Efekt: mniej pracy ręcznej, lepsze dane  Po wdrożeniu firma Sigvaris Group zyskała szybszy proces ewidencji czasu pracy. Zredukowano błędy wynikające z ręcznego wprowadzania danych, a przepływ informacji stał się bardziej uporządkowany i spójny. Szczególnie pomocny okazał się moduł Kadry Płace od IT ERP Systems, którego celem jest rozpoznawanie potrzeb klienta i dostosowanie ich do regulaminu wynagrodzeń.   Warto podkreślić, że Sigvaris Group pracuje na enova365 od ponad 7 lat. W tym czasie rozwijała automatyzację naliczania wynagrodzeń, generowanie deklaracji podatkowych oraz elektroniczny obieg dokumentów kadrowych, w tym wniosków urlopowych i dotyczących pracy zdalnej. Integracja RCP była kolejnym krokiem w stronę bardziej spójnych i przewidywalnych procesów.  Dlaczego takie projekty są opłacalne w większych organizacjach?  Im większa liczba pracowników, tym większy koszt ręcznej obsługi i tym wyższe ryzyko błędów. Rośnie też znaczenie raportowania, controllingu i porównywania efektywności zespołów. Wdrożenie w firmie Sigvaris Group udowadnia, że wielkość organizacji była jednym z kluczowych motywatorów do przeprowadzenia projektu. Automatyzacja daje największy zwrot tam, gdzie proces jest powtarzalny i realizowany codziennie.  Co warto ustalić przed integracją RCP z enova365?   Jeśli rozważasz podobne wdrożenie, zacznij od odpowiedzi na pytania:   Jakie zdarzenia mają być rejestrowane (wejście, wyjście, przerwy, dodatkowe czynności typu job codes)?   Jak mapować zdarzenia na dane w systemie ERP?  Kto zatwierdza reguły rozliczania czasu?  Jakie raporty mają być dostępne dla HR, controllingu i kierowników?  Czy infrastruktura (Wi-Fi, okablowanie, strefy produkcyjne) jest gotowa?  Jak będą wyglądały role i uprawnienia do danych?  Warto pamiętać, że najczęstszym powodem opóźnienia projektu nie jest technologia, lecz brak jasno określonych zasad.   Rezultaty projektu   Integracja RCP z enova365 w Sigvaris Group pokazuje, że automatyzacja ewidencji czasu pracy to nie tylko wygoda dla kadr. To fundament do zarządzania efektywnością, planowania kosztów i podejmowania decyzji na podstawie uporządkowanych danych.  Jeśli w Twojej firmie dane o czasie pracy nadal są przepisywane ręcznie – to sygnał, że organizacja wyrosła z dotychczasowych rozwiązań i potrzebuje procesu, który skaluje się razem z biznesem. 

Dobrze poukładana analityka kadrowo-płacowa potrafi odpowiedzieć nie tylko na pytanie, ile kosztuje zatrudnienie, ale też: gdzie dokładnie rosną koszty osobowe, które działy „ciągną” najwięcej nadgodzin, gdzie pojawia się ryzyko luki płacowej albo rosnącej rotacji. Większość danych potrzebnych do takich analiz już masz – w systemie kadrowo-płacowym. Z tego poradnika dowiesz się, jak zacząć z nich korzystać i na czym tak naprawdę polega analityka w kadrach i płacach. Co warto analizować w kadrach i płacach – główne obszary analityki kadrowo-płacowej Dane kadrowo-płacowe to jedno z najważniejszych źródeł informacji w firmie, bo na ich podstawie możesz ocenić m.in. strukturę kosztów wynagrodzeń, rotacji pracowników, jakość planowania czasu pracy. I choć katalog możliwych analiz jest szeroki i zawsze zależy od specyfiki firmy, w większości organizacji szczególnie przydaje się analityka w następujących obszarach: Struktura zatrudnienia Struktura zatrudnienia to dość skomplikowany układ, uwzględniający informacje o wieku pracowników, ich stażu pracy, formie zatrudnienia, stanowiskach, etatach, trybie pracy (zdalna/stacjonarna/hybrydowa) i poziomie wynagrodzeń. Wszystkie te dane razem pokazują, jak naprawdę wygląda organizacja „od środka”. Dobrze poukładane dane pozwalają stworzyć coś w rodzaju „ludzkiej mapy cieplnej”: widzisz, gdzie masz zdrowe, zrównoważone zespoły, a gdzie kumulują się ryzyka – np. luka kompetencyjna albo przyszłe odejścia. Co warto tu analizować? Wiek + staż + dział/stanowisko – połączenie tych trzech wymiarów pokaże, gdzie za chwilę możesz mieć falę odejść emerytalnych, a gdzie „zabetonowane” zespoły z bardzo długim stażem i niską rotacją (sygnał możliwej stagnacji kompetencyjnej). Forma zatrudnienia (UoP, zlecenie, B2B) + etat – pozwala policzyć, w których obszarach firma opiera się na „łatwo ruchomych” zasobach, a gdzie rdzeń biznesu stoi na jednej, konkretnej grupie pracowników. To bezcenne przy planowaniu zmian organizacyjnych, podwyżek czy benefitów. Struktura wg przełożonych – jeżeli w jednym zespole dominuje krótki staż, wysokie odejścia i niski udział pełnych etatów, a w innym – długoletni pracownicy, pełne etaty i niska rotacja, to masz bardzo konkretną wskazówkę, gdzie przyjrzeć się stylowi zarządzania, kulturze i procesom wdrożenia. Z punktu widzenia biznesu takie analizy pomagają podejmować ważne decyzje: przy budżetowaniu możesz pokazać zarządowi, które zespoły wymagają inwestycji w sukcesję i rozwój, bo za 2–3 lata zabraknie tam doświadczonych liderów; przy planowaniu rekrutacji – zamiast szukać ludzi „na już”, możesz zawczasu wskazać obszary, gdzie średni staż się skraca, a rotacja rośnie, więc ryzyko wakatów jest największe; przy projektowaniu polityki wynagrodzeń i benefitów – widzisz, które segmenty (np. młodzi specjaliści w hybrydzie vs długoletni pracownicy stacjonarni) reagują na jakie bodźce, zamiast robić „jedno podwyżkowe rozporządzenie” dla wszystkich. Dobrze opisana struktura zatrudnienia to więc nie raport „dla zaspokojenia ciekawości”, tylko podstawa do rozmów o strategii HR, budżecie i ryzykach biznesowych – z konkretnymi liczbami, a nie tylko z ogólnym poczuciem, że „coś się dzieje w zespołach”. Wynagrodzenia i koszty pracy Wynagrodzenie pracownika to dla pracodawcy cały pakiet kosztów: premie, dodatki, benefity, nadgodziny czy składki. Dopiero spojrzenie na pełny koszt pracownika i godziny pracy pokazuje, ile naprawdę kosztuje nas utrzymanie zespołu – i dlaczego w jednym dziale ta sama liczba etatów generuje dużo wyższe koszty niż w innym. Co warto tu analizować? Strukturę wynagrodzeń – podział na podstawę, premie, dodatki, benefity. Dzięki temu widzisz, czy masz faktycznie elastyczny system wynagradzania, czy tak naprawdę większość kosztów to „sztywne” elementy, których nie da się szybko skorygować przy spadku przychodów. Koszt rzeczywistej godziny pracy – liczony nie tylko od stawki zasadniczej, ale z uwzględnieniem premii, dodatków, nadgodzin i narzutów. Tu wychodzi, czy opłaca Ci się udzielać nadgodziny, czy taniej będzie zatrudnić dodatkową osobę albo inaczej ułożyć proces. Koszty wynagrodzeń w podziale na MPK/projekty/zlecenia – pozwalają zobaczyć, które linie biznesowe są naprawdę dochodowe, a gdzie marża topnieje przez koszt pracy, choć na poziomie przychodu wszystko wygląda dobrze. Spójność wynagrodzeń (równość płac), czyli porównanie stawek na równorzędnych stanowiskach, z podziałem na płeć, dział, lokalizację. To nie tylko temat wizerunkowy – nierówności płacowe potrafią generować rotację, konflikty i ryzyko prawne. Z punktu widzenia biznesu takie analizy pomagają m.in.: budżetować wynagrodzenia świadomie – możesz policzyć, o ile wzrośnie fundusz płac przy podwyżkach np. tylko w wybranych grupach (produkcja, IT, sprzedaż), zamiast wrzucać wszystkie podwyżki do jednego „worka”. decydować o modelu pracy – gdy widzisz, że konkretny projekt generuje ponadprzeciętny koszt roboczogodziny, możesz renegocjować stawki z klientem albo zmienić skład zespołu. projektować systemy wynagrodzeń – jeśli udział premii w całości kosztu jest wysoki, a jednocześnie wyniki czy retencja się nie poprawiają, masz twardy argument, że system wymaga zmiany. budować argumenty do rozmów z zarządem na temat rotacji, absencji czy wyników. Czas pracy, nadgodziny, grafiki Analityka czasu pracy, nadgodzin i grafików może Ci pokazać, czy naprawdę potrzebujesz więcej ludzi czy może innego ułożenia pracy. Być może okaże się, że zadania są źle rozłożone w czasie albo proces jest zbyt wrażliwy na nieobecności. Co warto analizować? Nadgodziny wg działów/projektów/przełożonych – takie badanie pozwala zobaczyć, czy nadgodziny wynikają z potrzeb biznesowych, czy z konkretnego stylu zarządzania w danym zespole. Powtarzające się wzorce spóźnień i wcześniejszych wyjść, które na poziomie jednostek mogą wyglądać jak drobne odstępstwa, ale w skali działu pokazują, że grafik nie przystaje do faktycznego rytmu pracy. Z punktu widzenia biznesu takie analizy pomagają m.in.: przeorganizować proces zamiast tylko dokładać ludzi – jeśli widzisz, że nadgodziny kumulują się zawsze w tych samych dniach i godzinach, możesz zmienić godziny pracy, kolejność zadań czy zasady zastępstw, zamiast automatycznie powiększać stan zatrudnienia. zmniejszyć ryzyko wypalenia i rotacji w najważniejszych zespołach – twarde dane o pracy w nocy, w weekendy i święta dają argumenty do rozmów o zmianie obciążenia, dodatkach czy rotacji zadań, zanim ludzie zaczną odchodzić. urealnić wyceny projektów i usług – znając faktyczny czas pracy nad danym typem zlecenia (łącznie z nadgodzinami), możesz inaczej negocjować stawki z klientami i przestać „dopłacać” do najbardziej pracochłonnych kontraktów. odpowiednio reagować na potrzeby szkoleniowe grona kierowniczego – możliwe, że w trakcie analizy zauważysz, że tylko pewne zespoły „produkują” nadgodziny. Dzięki szybkiemu zauważeniu tematu, możesz zaproponować wybranym kierownikom szkolenie (nawet wewnętrzne) z poprawnego planowania i ewidencjonowania czasu pracy. Zwłaszcza jeśli firma rośnie lub kierownicy rotują, nadgodziny mogą wynikać  właśnie z błędnego planowania i takie szkolenie pomoże szybko zredukować koszty. Absencje, rotacja, fluktuacja i odejścia Absencje i rotacja to wskaźniki, które mogą wiele powiedzieć o kondycji organizacji – ale dopiero wtedy, gdy policzysz jaka jest ich skala oraz jakich działów w strukturze dotyczą. Ich zestawienie pozwala zobaczyć, czy masz do czynienia z normalnym „szumem” w organizacji, czy z pierwszymi poważniejszymi ogniskami problemów – przeciążeniem, słabą organizacją pracy albo napięciami w zespole. Co warto tu analizować? Wskaźniki odejść i przyjęć wg działów, stanowisk i lokalizacji, które pokażą, gdzie fluktuacja jest normą (np. prace sezonowe), a gdzie sygnałem kłopotów (wysoka rotacja w kluczowym dziale operacyjnym czy wśród specjalistów). Staż w momencie odejścia – jeśli wielu ludzi odchodzi między 6. a 12. miesiącem pracy, to problem jest raczej w rekrutacji, onboardingu lub realiach pracy niż w samych wynagrodzeniach. Koszt rotacji – połączenie danych o wynagrodzeniach, czasie wdrożenia i kosztach rekrutacji pozwala policzyć, ile naprawdę kosztuje Cię utrata jednej osoby na danym stanowisku. Czasem okazuje się, że taniej jest podnieść pensję o 500 zł, niż co kilka miesięcy finansować kolejną rekrutację. L4 wg działów, zespołów i przełożonych – jeśli w jednym dziale poziom absencji chorobowej jest dwukrotnie wyższy niż w pozostałych, to sygnał, że warto przyjrzeć się bliżej organizacji pracy, obciążeniu i stylowi zarządzania. Z punktu widzenia biznesu takie analizy pomagają m.in.: świadomie planować rekrutacje i obsadę w krytycznych okresach – wiesz, gdzie rotacja i absencja jest największa i możesz z wyprzedzeniem zabezpieczyć etaty, podejmować decyzje o podwyżkach i zmianach warunków tam, gdzie koszt odejść (nie tylko pod względem finansowym, ale także kompetencyjnym) jest najwyższy, oceniać skuteczność menedżerów i procesów HR (rekrutacji, onboardingu, szkoleń) na podstawie konkretów, które można wykorzystać do planowania przyszłych zadań działu HR, w tym dotyczących EB (wizerunku pracodawcy) lepiej uzasadniać inwestycje w retencję – pokazując zarządowi twarde liczby: ile kosztuje utrata ludzi i ile można zyskać, jeśli rotacja spadnie choćby o kilka punktów procentowych. Jak podejść do analityki kadrowo-płacowej? Analityka w kadrach i płacach to nie przygotowywane doraźnie raporty, tylko powtarzalny proces: od pytania biznesowego, przez dane, aż po decyzję. Żeby wyniki były wiarygodne, potrzebujesz spójnych danych w jednym systemie, a nie dziesięciu arkuszy Excela. Zdefiniuj pytania biznesowe Zacznij od tego, po co robisz analizę: „ile kosztuje nas nadgodzina vs nowy etat?”, „o ile możemy podnieść płace w tym dziale?”, „gdzie rotacja jest dla nas najdroższa?”. Dobrze postawione pytanie od razu zawęża dane, których potrzebujesz. Wybierz wskaźniki i przekroje Do każdego pytania dobierz konkretne KPI (np. koszt godziny pracy, poziom absencji, rotacja, średnie wynagrodzenie) oraz przekroje: dział, MPK, projekt, przełożony, staż. Dzięki temu zobaczysz, jak wygląda sytuacja w konkretnym miejscu w organizacji, a nie tylko „firmowa średnia”. Uporządkuj dane w systemie kadrowo-płacowym Bez porządku w słownikach (działy, MPK, projekty, stanowiska), kodach absencji i składnikach płacowych żadna analityka nie będzie wiarygodna. To etap, który robisz raz porządnie, a potem tylko pilnujesz, żeby nowe dane były wprowadzane spójnie. Przekuj liczby na decyzje Na koniec zawsze zadaj sobie pytanie: „co zmieniamy po tej analizie?”. Czy korektę robisz w budżecie (podwyżki, nadgodziny), w zatrudnieniu (nowe etaty vs outsourcing), w organizacji pracy (grafiki), czy w polityce wynagrodzeń (widełki, premie). Ważne: Aby analityka była wiarygodna, dane muszą być spójne. Tutaj kluczową rolę gra jeden zintegrowany system, a nie rozsypane arkusze. Jak program kadrowy wspiera analitykę w kadrach i płacach? Nowoczesny program kadrowo-płacowy, taki jak Symfonia R2Płatnik to cenna baza informacji o pracownikach, czasie pracy i kosztach zatrudnienia. Nic więc dziwnego, że tego typu rozwiązania coraz częściej wyposaża się w moduły analityczne, które pozwalają przekształcić surowe i niepowiązane ze sobą dane w konkretne zestawienia i wskaźniki biznesowe. Sam program Symfonia R2Płatik udostępnia ponad 70 predefiniowanych raportów obejmujących dane kadrowo-płacowe – a w tym m.in.: zestawienia: kosztów wynagrodzeń, absencji, stażu pracy, dochodów według działów i stanowisk, wskaźniki absencji i rotacji. Użytkownik systemu może również budować własne raporty w oparciu o kreatory i zapytania SQL – np. raport rezerw urlopowych do budżetu, raport zgodności z dyrektywą o równości wynagrodzeń kobiet i mężczyzn, czy szczegółowe alokacje czasu pracy na projekty i MPK. Przydatną funkcją jest również możliwość tworzenia raportów, w których koszt etatu (wraz z premiami, dodatkami, nadgodzinami) jest przypisany do wybranych jednostek kosztowych – np. projektu, linii biznesowej czy klienta. Dzięki temu wiadomo, które obszary są rentowne, a gdzie marża „znika” w kosztach pracy. Program pozwala także policzyć rzeczywisty koszt godziny pracy – z uwzględnieniem premii, dodatków, nadgodzin i wszystkich narzutów – w podziale na stanowiska, działy czy konkretne osoby.  Do tego dochodzi wbudowany kalkulator płacowy, który szybko przelicza wynagrodzenie netto-brutto wraz z pełnym kosztem pracodawcy. W efekcie możesz bardzo konkretnie odpowiedzieć na pytania, ile kosztuje godzina pracy w danym dziale albo jak zmieni się koszt pracodawcy przy proponowanej podwyżce. Symfonia R2Płatnik to program do kadr i płac, który udostępnia także zestawienia do planowania i analizy płac. Dzięki temu możesz zobaczyć, jakim „marginesem” dysponujesz i gdzie podwyżki będą mieć największy sens biznesowy (np. w działach o najwyższym koszcie rotacji). Program obsługuje różne systemy czasu pracy i integruje się z systemami RCP oraz tachografami, więc za jego pomocą możesz łatwo porównać nominalny i faktyczny czas pracy, kontrolować godziny do odpracowania i rozliczać czas pracy na poszczególne zlecenia czy projekty. Jeśli potrzebujesz bardziej rozbudowanych analiz (np. w Power BI), zestawienia możesz wyeksportować do Excela lub innych systemów i dalej je obrabiać, łączyć z danymi sprzedażowymi czy produkcyjnymi.

Zmiany w unijnych przepisach dotyczących magazynów konsygnacyjnych staną się jednym z najważniejszych wyzwań podatkowych nadchodzących lat. Od 2028 roku uproszczenia obowiązujące od 2020 r. zostaną stopniowo zastąpione nowymi procedurami VAT. Reforma ma na celu modernizację systemu podatkowego, zwiększenie przejrzystości transakcji wewnątrzunijnych oraz ograniczenie nadużyć. Dla przedsiębiorstw oznacza to konieczność przeanalizowania procesów, aktualizacji systemów ERP oraz przygotowania się na nowe obowiązki rejestracyjne i raportowe. Czym jest magazyn konsygnacyjny i dlaczego UE zmienia zasady? Magazyn konsygnacyjny to rozwiązanie, w którym towary pozostają własnością dostawcy aż do momentu ich pobrania przez odbiorcę. Dotychczasowe przepisy pozwalały firmom na korzystanie z magazynów konsygnacyjnych w innym kraju UE bez konieczności rejestracji VAT, o ile odbiór następował w ciągu 12 miesięcy. Ułatwiało to handel transgraniczny i ograniczało biurokrację. Rozwiązanie było szczególnie popularne w branżach wymagających szybkiej dostępności komponentów – w motoryzacji, elektronice, produkcji maszyn czy retailu. Ten model zostanie jednak wygaszony. Zmiany są częścią szerokiej reformy VAT i systemu celnego. Ich celem jest ujednolicenie zasad w całej Unii Europejskiej, zwiększenie przejrzystości transakcji oraz ograniczenie oszustw podatkowych. Reforma VAT jest powiązana z modernizacją unijnego systemu celnego, w tym likwidacją progu 150 EUR dla przesyłek niskiej wartości oraz rozwojem EU Customs Data Hub. Nowe regulacje mają również przygotować przedsiębiorstwa do bardziej scentralizowanego modelu rozliczeń, w którym kluczową rolę odegrają mechanizmy takie jak One‑Stop‑Shop (OSS) oraz rozszerzone zastosowanie odwrotnego obciążenia. Najważniejsze daty zmian VAT Proces zmian będzie przebiegał etapami: 30 czerwca 2028 – ostatni dzień dostarczania towarów do magazynów konsygnacyjnych według obecnych zasad, 1 lipca 2028 – wejście w życie nowych procedur VAT, 30 czerwca 2029 – ostateczny termin raportowania towarów już składowanych. Po tym okresie dotychczasowy model przestanie obowiązywać. Najważniejszą zmianą będzie odejście od uproszczonej procedury magazynu konsygnacyjnego. Firmy będą musiały ponownie przeanalizować swoje obowiązki rejestracyjne, a także dostosować procesy logistyczne i księgowe do nowych zasad. W praktyce oznacza to konieczność przygotowania się na szersze wykorzystanie OSS jako centralnego narzędzia raportowania VAT oraz na obowiązkowe stosowanie mechanizmu odwrotnego obciążenia w większej liczbie scenariuszy. Nowe regulacje wprowadzą również bardziej szczegółowe obowiązki dokumentacyjne, co wymusi aktualizację systemów ERP i procesów raportowych. Wpływ zmian na przedsiębiorstwa Zmiany w regulacjach VAT będą miały bezpośredni wpływ na codzienne funkcjonowanie firm. Przedsiębiorstwa będą musiały przeanalizować, czy dotychczasowy model magazynów konsygnacyjnych pozostaje opłacalny, jak zmieni się moment powstania obowiązku podatkowego oraz czy konieczna będzie rejestracja VAT w innych krajach UE. Wiele organizacji będzie musiało zaktualizować swoje systemy ERP, aby obsługiwały nowe scenariusze podatkowe, w tym reverse charge, integrację z OSS oraz zmienione raportowanie. Najważniejsze obszary wymagające dostosowania to: aktualizacja konfiguracji podatków i automatyzacji VAT, dostosowanie procesów logistycznych i księgowych, analiza ryzyka niezgodności i potencjalnych sankcji, przygotowanie zespołów do nowych obowiązków. Brak przygotowania może prowadzić do błędów w deklaracjach, opóźnień w łańcuchu dostaw oraz sankcji podatkowych. Jak Microsoft Dynamics 365 wspiera dostosowanie do nowych regulacji VAT? Microsoft Dynamics 365 Finance & Supply Chain oferuje narzędzia, które znacząco ułatwiają wdrożenie nowych wymagań. System umożliwia centralne zarządzanie obowiązkami podatkowymi dzięki integracji z OSS, a także automatyczne naliczanie podatku zgodnie z zasadami odwrotnego obciążenia. D365 zapewnia również zaawansowane funkcje raportowania, które pozwalają generować zestawienia transakcji transgranicznych oraz dane niezbędne do kontroli podatkowych. W kontekście dopłat, rabatów i rozliczeń okresowych system wykorzystuje moduł Rebate Management, który umożliwia oznaczanie wyrównań dla konkretnych dystrybutorów, definiowanie okresów rozliczeniowych oraz automatyczne księgowania. To standardowa funkcjonalność, która eliminuje konieczność kosztownych modyfikacji. Zmiany VAT a szersza reforma celna UE Reforma magazynów konsygnacyjnych jest częścią większego pakietu zmian obejmującego m.in. powstanie europejskiego organu celnego, likwidację progu 150 EUR oraz rozwój EU Customs Data Hub do 2037 r. Zmiany te wpłyną na procesy importowe, logistyczne i podatkowe w całej UE, dlatego przedsiębiorstwa powinny patrzeć na nie całościowo, a nie wyłącznie przez pryzmat VAT. Jak przygotować firmę do zmian? Najlepszym podejściem jest rozpoczęcie przygotowań odpowiednio wcześnie. Firmy powinny przeprowadzić przegląd procesów podatkowych i logistycznych, ocenić opłacalność dotychczasowego modelu oraz zidentyfikować obszary wymagające zmian.Warto również wykonać audyt systemu ERP, aby upewnić się, że obsługuje on nowe scenariusze VAT, integrację z OSS oraz mechanizm odwrotnego obciążenia. Kluczowe będzie także przygotowanie zespołów – od księgowości po logistykę i IT – do nowych obowiązków.Zmiany w regulacjach dotyczących magazynów konsygnacyjnych to jedno z najważniejszych wyzwań dla firm działających w UE w latach 2028–2029. Reforma VAT wymaga proaktywnego podejścia, analizy procesów i dostosowania systemów ERP. xalution Group – europejski dostawca rozwiązań dla dystrybucji, retail i fashion – od ponad dekady wspiera firmy w projektach podatkowych, logistycznych i ERP. Dzięki połączeniu wiedzy branżowej, kompetencji technologicznych i praktyki wdrożeniowej, zespół xalution pomaga organizacjom nie tylko spełnić nowe wymagania, ale również wykorzystać je jako impuls do optymalizacji procesów i budowy przewagi konkurencyjnej. Firmy, które rozpoczną przygotowania odpowiednio wcześnie, zyskają stabilność, bezpieczeństwo i gotowość na nadchodzące zmiany.

Wdrożenie ERP bywa wymagającym przedsięwzięciem, zwłaszcza gdy firma chce jednocześnie pozbyć się ograniczeń przestarzałego systemu i nie sparaliżować bieżących operacji. Egholm A/S dostrzegło potrzebę zmian, decydując się na Monitor ERP. Około rok po uruchomieniu systemu przedstawiciele Monitora odwiedzili duńską firmę, aby sprawdzić działanie rozwiązania w praktyce.  Wnioski są jednoznaczne: dzięki zaangażowanemu, pragmatycznemu i niezależnemu zespołowi projektowemu firma domknęła wdrożenie z sukcesem i nadal czerpie z niego korzyści. Monitor ERP zapewnia dziś lepszy wgląd w procesy, a Konfigurator Produktów ułatwia tworzenie zamówień dopasowanych do potrzeb konkretnych klientów.  Egholm A/S produkuje urządzenia wykorzystywane do utrzymania dróg, parków i terenów zewnętrznych w czystości. W rozmowach podsumowujących wdrożenie udział wziął m.in. konsultant Frank Madsen, który opisał ten projekt jako „nieco bardziej obszerny niż dla klientów Monitora”.   Jens Christian Egholm, Dyrektor Generalny Egholm A/S, podkreślił znaczenie wyboru standardowego systemu, który nie wymusza dużej liczby modyfikacji. Było to szczególnie istotne w porównaniu z poprzednim rozwiązaniem, które z czasem stało się dla firmy coraz bardziej obciążające.   Block Quote Frank Madsen zauważył również, że na powodzenie wdrożenia wpłynęło zbudowanie przez Egholm silnego i zaangażowanego zespołu, którego konsekwentne podejście do pracy zadecydowało o sprawnym projekcie.   Czemu służy Konfigurator Produktów?  Przed wdrożeniem Monitora ERP firma działała na dużej liczbie wariantów gotowych maszyn, co wiązało się z dość rozległymi pracami konserwacyjnymi, zwłaszcza gdy trzeba było modyfikować komponenty.   Egholm A/S korzysta z Konfiguratora Produktów Monitora, gdy musi przygotować zamówienia dopasowane do specyficznego sposobu budowy maszyn dla danego klienta. Tina Nygaard Olesen, główna planistka w Egholm A/S, podkreśla znaczenie tej funkcji dla ich szczególnego rodzaju firmy:  Block Quote Troska o środowisko i rozwój kompetencji zespołu  W 2025 roku, w kontekście rosnących wymagań związanych ze zrównoważonym rozwojem, wprowadzono funkcję Sustainability by Monitor, która ma wspierać przedsiębiorstwa w mierzeniu wpływu działalności na środowisko. Jak tłumaczy Jens Christian Egholm, moduł ten pozwolił wypełnić lukę w obszarze raportowania, dzięki czemu firma może skuteczniej mierzyć ślad klimatyczny swoich produktów.   Kolejnym istotnym elementem usprawniającym pracę w Egholm A/S okazała się platforma e-learningowa Monitor Academy, która pozwala pracownikom szybciej i wygodniej zapoznawać się z funkcjonalnościami systemu. Tina Nygaard Olesen potwierdziła, że rozwiązanie ułatwiło przejście ze starego systemu na nowy. Dodatkowo firma mogła liczyć na wsparcie w trakcie treningów i szkolen prowadzonych przez konsultantów Monitora.   System ERP odpowiedni dla produkcji   Egholm A/S, jako firma produkcyjna i klient Monitora ERP, rekomenduje system innym przedsiębiorstwom zorientowanym na produkt.   „Prawdopodobnie najważniejszym powodem, dla którego wybraliśmy Monitora było to, że jest to zdecydowanie system stworzony wokół produkcji. Był to dla nas naprawdę decydujący czynnik, który odczuwamy również dziś podczas codziennego użytkowania” – wyjaśnia Tina Nygaard Olesen. 

Wydawnictwo Prószyński i S-ka to symbol jakości na polskim rynku księgarskim od lat 90. Jednak zarządzanie blisko 200 nowymi tytułami rocznie, obsługa księgarni internetowej Gildia.pl oraz skomplikowana logistyka wymagają czegoś więcej niż pasji do literatury. Do sprzedaży trafiają setki nowości, w tym edycje limitowane, przedsprzedaże i serie specjalne. Klienci oczekują natychmiastowej informacji: czy dany egzemplarz jest dostępny i czy na pewno dostaną go po złożeniu zamówienia. Dzięki enova365 Prószyński i S-ka oraz księgarnia internetowa Gildia.pl zyskały solidny fundament pod dalszy rozwój. Wyzwania: złożone procesy i bariery wzrostu Przed wdrożeniem enova365 firma Prószyński Media korzystała z wieloletniego, wielokrotnie dopasowywanego do potrzeb systemu. Z czasem stał się on krytycznym obszarem ryzyka, ponieważ jego utrzymanie było uzależnione od jednego dostawcy posiadającego unikalną wiedzę o jego działaniu, a to zwiększało podatność organizacji na przestoje i utrudniało planowanie rozwoju. Jest to zjawisko znane pod nazwą „vendor lock-in”. Co więcej, narastający dług technologiczny utrudniał nadążanie za przepisami oraz ograniczał możliwość integracji z nowoczesnymi narzędziami e-commerce i logistycznymi, w tym z KSeF. To z kolei, utrudniało automatyzację procesów niezbędną do budowania skalowalnego biznesu. Podsumowując, system nie nadążał za potrzebami dynamicznie rozwijającego się wydawnictwa, co w dłuższej perspektywie groziło utratą konkurencyjności i brakiem zgodności z przepisami, np. KSeF. Rozwijając ten wątek, dla wydawnictwa prowadzącego sprzedaż limitowanych serii i przedsprzedaży kluczowe pytanie brzmiało: Czy system potrafi zagwarantować, że sprzedajemy wyłącznie te egzemplarze, które faktycznie jesteśmy w stanie dostarczyć? W praktyce oznacza to konieczność: rezerwowania konkretnego egzemplarza już w momencie złożenia zamówienia, uwzględniania przyszłych dostaw przy prezentowaniu dostępności w sklepie, pełnej kontroli nad tym, które zamówienia „konkurują” o ten sam zasób. Rozwiązanie: gospodarka zasobowa w enova365 Wydawnictwo Prószyński i S-ka szukało elastycznego systemu ERP, dzięki któremu wszystkie procesy będą się mogły opierać na spójnych i aktualnych danych. Po czasochłonnych poszukiwaniach, postawiło na system enova365, wdrożony przez firmę Scapaflow Consulting, Autoryzowanego Partnera Sonety. Celem było stworzenie centralnego repozytorium danych, w którym procesy wydawnicze, sprzedażowe (w tym B2C przez księgarnię internetową Gildia.pl) oraz logistyczne odbywają się wewnątrz jednego narzędzia informatycznego. Trzy filary sukcesu: 1. Zastosowanie gospodarki zasobowej Tradycyjna gospodarka towarowa często zawodzi przy ogromnej liczbie indeksów i kanałów sprzedaży. Gildia.pl sprzedaje regularnie limitowane serie wydawnicze, dlatego liczy się precyzyjne określenie dostępności zasobów towarowych. Jak to działa po wdrożeniu: każda jednostka towaru w magazynie jest śledzona z uwzględnieniem konkretnego zasobu i daty dostawy: każdy egzemplarz książki funkcjonuje w systemie jako konkretny zasób, zasób ma swoją historię: przyjęcie, rezerwację, wydanie lub zwrot, dostępność w Gildia.pl liczona jest nie tylko na podstawie stanów magazynowych, ale również zamówionych dostaw i aktywnych rezerwacji. Dzięki temu enova365 działa w modelu znanym z dużych systemów ERP jako Advanced Available-to-Promise (AATP) — prezentując klientom realną, a nie teoretyczną dostępność. Korzyści: Pełna kontrola nad „wiekowaniem” zapasów, precyzyjne rezerwacje dla zamówień internetowych i eliminacja pomyłek przy wydaniach magazynowych. Przy sprzedaży premier i edycji limitowanych: system przyjmuje zamówienia w przedsprzedaży tylko do poziomu faktycznie zakontraktowanej dostawy, każdy egzemplarz zostaje automatycznie „przypisany” do konkretnego zamówienia, nie dochodzi do sytuacji, w której kilku klientów kupuje ten sam fizyczny zasób. brak oversellingu, koniec z ręcznymi korektami, pełna wiarygodność informacji prezentowanych w sklepie. 2. Sprzedaż konsygnacyjna pod pełną kontrolą W branży wydawniczej model, w którym towar trafia do księgarń, ale pozostaje własnością wydawcy do momentu sprzedaży, jest standardem, ale i logistycznym koszmarem. Jak to działa po wdrożeniu: enova365 automatyzuje ewidencję towarów znajdujących się w obcych magazynach (u dystrybutorów). Korzyści: Błyskawiczne rozliczanie raportów sprzedaży od kontrahentów, automatyczne generowanie faktur oraz zawsze aktualny obraz tego, gdzie fizycznie znajduje się nakład. 3. Tantiemy i rozliczenia autorskie To najbardziej specyficzny i najtrudniejszy proces w wydawnictwie. Jak to działa po wdrożeniu: Dedykowany moduł automatycznie przelicza należności dla autorów na podstawie realnej sprzedaży, uwzględniając skomplikowane progi procentowe, różne waluty i zaliczki. Korzyści: Eliminacja błędów ludzkich, ogromna oszczędność czasu w dziale finansowym oraz transparentne raporty dla autorów generowane jednym kliknięciem. Nowy rozdział w historii wydawnictwa Dzięki wdrożeniu enova365, Prószyński i S-ka oraz księgarnia internetowa Gildia.pl zyskały solidny fundament pod dalszy rozwój. Najważniejsze efekty to: Skrócenie cyklu realizacji zamówień w księgarni internetowej Automatyczna wymiana danych między systemem ERP a firmami kurierskimi i platformami płatniczymi Precyzyjne raporty BI, które pozwalają zarządowi podejmować decyzje w oparciu o rentowność tytułów, a nie przeczucia Wyeliminowanie ręcznego księgowania tysięcy pozycji sprzedażowych miesięcznie Wniosek? Nowoczesny ERP w wydawnictwie to nie tylko narzędzie księgowe. To strategiczna platforma, która gwarantuje satysfakcję klientów i decyduje o tym, czy biznes może bezpiecznie i wiarygodnie skalować sprzedaż w świecie limitowanej podaży.

W wielu firmach cyfryzacja zaczyna się od ambitnego planu, a kończy na przeciążeniu zespołów i poczuciu, że „system miał pomóc, a przeszkadza”. Najczęściej nie jest to wina wadliwej technologii, tylko zderzenia jej z rzeczywistością procesów. Gdy nakłada się nowe narzędzia na niewydajne lub niespójne działania, problemy potrafią się „zautomatyzować”, zamiast zniknąć. Alternatywa istnieje i coraz częściej wygrywa w praktyce. Zamiast wymuszonej rewolucji, rekomendujemy cyfryzację etapową, która pozwala firmie najpierw uporządkować i zoptymalizować proces, a dopiero potem wzmacniać go technologią. W praktyce to właśnie ten moment – praca na procesie, a nie na samej liście funkcjonalności – daje przestrzeń na korekty i usprawnienia w trakcie wdrożenia. Ostatecznie to przekłada się na realnie wyższą efektywność operacyjną. Skąd się biorą nieudane transformacje? Z punktu widzenia zarządu cyfryzacja ma być dźwignią. Natomiast z perspektywy operacji bywa zagrożeniem, bo dotyka produkcji, logistyki, sprzedaży, jakości i serwisu jednocześnie. Wtedy pojawiają się dwa ryzyka: Po pierwsze, paraliż operacji. Gdy zbyt wiele procesów zmienia się naraz, rośnie liczba wyjątków, prowizorek i ręcznych obejść, przez co firma traci rytm. Oprócz tego, może zaistnieć słynny „efekt czekania”. Organizacja słyszy, że „prawdziwe korzyści będą po go live”, więc przez miesiące nie ma namacalnej poprawy, a napięcie rośnie. Dlatego coraz lepiej sprawdza się podejście, w którym cyfryzacja zaczyna się od realnych wąskich gardeł, a nie od idealnego diagramu procesu. Etapowo albo całościowo, ale pod kontrolą „Etapowo” nie oznacza „wolniej”. Często oznacza sprawniejsze działania, bo organizacja szybciej uczy się na własnych danych i ostatecznie prędzej osiąga rezultaty. Model etapowy dobrze działa, gdy: firma jest gotowa na skalowanie wdrożenia, począwszy od najpilniejszych wyzwań, operacje nie mogą sobie pozwolić na eksperymenty na produkcji i magazynie, istnieją już sensowne narzędzia, ale wymagają większej spójności. W praktyce oznacza to projektowanie rozwiązania jako platformy, którą można skalować wdrożeniowo: od jednego procesu lub obszaru, do pełnego ekosystemu, w tempie dopasowanym do organizacji. Intelo Core – rozwiązanie dedykowane, ale nie pisane od zera Wiele firm poszukuje rozwiązań skrojonych pod ich branżę i własne potrzeby, ale jednocześnie obawia się „budowania systemu od zera”. Słusznie – projektowanie wszystkiego od pustej kartki bywa kosztowne i trudne do utrzymania. Dlatego sensowną drogą jest rozwiązanie dedykowane, ale oparte o sprawdzony fundament. W podejściu INTELO taką rolę pełni oprogramowanie Intelo Core – warstwa bazowa, która przyspiesza projekt, porządkuje architekturę i skraca drogę do pierwszych efektów. Dzięki temu wdrożenie nie zaczyna się od tworzenia podstaw, lecz dopasowania do procesów i integracji z środowiskiem organizacji. Dla biznesu liczy się jedna rzecz: krótszy czas od decyzji do wartości. A to zwykle oznacza szybciej działający proces, mniej ręcznej pracy i lepszą kontrolę nad operacjami. Branże „trudne dla ERP” i integracje z rzeczywistością produkcji Są sektory, w których standardowe podejścia ERP bywają niewystarczające lub wymagają wielu obejść. Dotyczy to między innymi branż takich jak chemiczna, spożywcza, farmaceutyczna, ale też firm związanych z różnymi obszarami biznesowymi, często ze sobą niepowiązanymi. Takim przykładem może być organizacja łącząca produkcję zindywidualizowaną wraz z seryjną o zupełnie odmiennych ścieżkach procesowych. W tych organizacjach kluczowe są integracje z tym, co dzieje się „na hali i w magazynie”, a nie tylko w module finansowym. Dlatego ważnym elementem podejścia alternatywnego jest scalenie z: systemami i maszynami produkcyjnymi, magazynami i automatyką, wagami, urządzeniami pomiarowymi i identyfikacją (np. technologia RFID), kanałami sprzedaży i obsługi klienta. Integracje nie są dodatkiem, lecz rdzeniem wdrożenia. To właśnie one decydują o spójności danych oraz tym, czy procesy będą działały w jednym rytmie. Rozszerzanie ERP zamiast jego wymiany Wiele firm nie potrzebuje rewolucji w ERP, tylko rozszerzeń opartych na sprawdzonych fundamentach, które domykają luki procesowe i porządkują kluczowe obszary działania. Takie rozwiązania mogą działać jako uzupełnienie standardowego ERP, wzmacniając zarządzanie i monitorowanie produkcji, zaawansowaną logistykę WMS często wspartą technologią RFID, utrzymanie ruchu, kontrolę jakości oraz platformy e-commerce. Efektem końcowym jest dostarczenie zaawansowanych i zautomatyzowanych narzędzi analitycznych BI. To podejście bywa najbardziej racjonalne kosztowo i organizacyjnie. Firma zachowuje stabilność w finansach i księgowości, a jednocześnie podnosi dojrzałość operacyjną tam, gdzie najbardziej boli. Cyfryzacja to proces, a nie event Najlepsze transformacje rzadko wyglądają jak fajerwerki. Bardziej jak skutecznie prowadzony projekt: ze spokojnym wdrożeniem, ale szybkimi efektami na szeroką skalę. Jeśli celem organizacji jest poprawa kontroli nad produkcją i logistyką, szybsza reakcja na zmiany i brak przestojów w operacjach, warto rozważyć podejście, w którym integracje są ważniejsze niż rewolucja, a wdrożenie rośnie razem z firmą.

Tegoroczna edycja raportu “Cyfrowy Menedżer” zaskakuje nie tym, co “rosło”, lecz wyraźnym ostygnięciem części trendów. Sztuczna inteligencja (AI), jeszcze niedawno traktowana jak obowiązkowy kierunek dla rozwiązań IT, dziś jest poddawana surowej ocenie.   W najnowszym badaniu, którego premiera nastąpi już w marcu 2026, zweryfikowano oczekiwania użytkowników systemów wobec zastosowania AI. Na pytanie o konkretne korzyści wynikające z implementacji rozwiązań opartych na sztucznej inteligencji lub uczeniu maszynowym, 62% respondentów odpowiedziało, że ich nie dostrzega.   Czy to zmierzch trendu AI?  Z komentarzy ekspertów wynika, że sztuczna inteligencja nadal pozostanie ważnym elementem rynku, mimo mniejszego entuzjazmu wokół jej zastosowań. Jak wskazuje Tomasz Mamys, Ekspert ds. Cyfryzacji w Symfonii, spadek deklarowanych korzyści nie świadczy o wadliwej technologii. Częściej oznacza brak odpowiednich warunków w firmie, aby tę wartość zauważyć lub zmierzyć. Barierą bywa jakość danych, brak zdefiniowanych przypadków użycia oraz brak sposobu mierzenia efektów.   Block Quote W praktyce AI przestała być “tematem do testów”, lecz stała się inwestycją, którą trzeba uzasadnić procesowo i finansowo. Ten wniosek pokazuje dojrzalszy obraz organizacji, które pochodzą do wdrożeń ostrożniej i bardziej metodycznie.   Co dodatkowo osłabia efekt AI w biznesie?  Tegoroczny “Cyfrowy Menedżer” wskazuje, że wąskim gardłem nadal bywają szkolenia. Odpowiedzi dotyczące ich poziomu są niemal równo podzielone: 54% ankietowanych uznało je za wystarczające, a 46% temu zaprzecza. To ważne, bo nawet najlepsze funkcje AI nie dowiozą wartości, jeśli użytkownicy nie rozumieją nowych zasad pracy i nie mają czasu przećwiczyć ich w codziennych procesach.   Marcin Smereka, CTO w Sente S.A., dodaje, że rewolucja AI w systemach ERP jest dopiero przed nami, co wynika z różnicy tempa rozwoju. Podczas gdy sztuczna inteligencja przechodzi przez wyjątkowo intensywną ewolucję, “ERP-y to ciężkie, wolno ewoluujące konstrukcje, w których cykl od pomysłu do wdrożenia trwa czasem latami”.   Block Quote Jak może wyglądać proces wdrożenia w 2026?  „Cyfrowy Menedżer 2026” wskazuje na rosnącą dojrzałość cyfrową organizacji, które coraz częściej podchodzą do wdrożenia lepiej przygotowane i z większą potrzebą uporządkowania procesów. Firmy coraz rzadziej kupują „nową technologię” dla samej technologii. Coraz częściej priorytetem stają się kontrola, przewidywalność i odporność na ryzyko. AI nie zniknie z biznesu, natomiast przestaje być traktowana jak magiczna zabawka. Staje się narzędziem, które działa dopiero wtedy, gdy firma zadba o odpowiednie fundamenty.   Tegoroczny raport pokazuje więcej informacji odnośnie kluczowych aspektów wdrożeń nowych rozwiązań, ujawniając perspektywę dostawców technologii, użytkowników systemów biznesowych oraz firmy rozwijające sprzedaż online. Zachęcamy do porównania wniosków dotyczących rozwoju cyfryzacji w Polsce z wynikami z poprzedniej edycji. Pobierając “Cyfrowy Menedżer 2025”, otrzymasz przedpremierowy dostęp do tegorocznej wersji tydzień wcześniej.  

W większości organizacji problemy po go-live nie wynikają z błędów technicznych. Ich źródłem są decyzje – lub ich brak – podjęte wiele miesięcy wcześniej, zwykle na etapie analizy, konfiguracji i testów. Najczęściej mają wspólny mianownik: niedobór zasobów po stronie biznesu. Transformacja ERP to nie wdrożenie systemu, lecz zmiana operacyjna obejmująca procesy, dane i ludzi. Jeśli organizacja nie zabezpieczy odpowiedniej obsady ról, nawet najlepszy system nie dostarczy oczekiwanej wartości. Poniżej pokażę, jakie ograniczenia zasobowe powstają, dlaczego są tak groźne po starcie produkcyjnym oraz co mogą zrobić liderzy, aby ich uniknąć. Kluczowe wnioski Ograniczenia zasobowe pojawiają się już na wczesnych etapach projektu, ale ich konsekwencje ujawniają się dopiero po go-live, wpływając na adopcję systemu, jakość danych i stabilność operacyjną. Najczęstsze problemy to przeciążenie SME*, niewystarczająca pojemność testowa oraz brak właścicieli decyzji międzyobszarowych. Niedobory zasobów generują ukryty dług techniczny, który ujawnia się dopiero po uruchomieniu systemu. Aby ograniczyć ryzyko, organizacje powinny planować obsadę ról z taką samą starannością jak wybór systemu oraz korzystać z niezależnego doradztwa ERP. SME*– (Subject Matter Expert) – ekspert dziedzinowy odpowiedzialny za dostarczanie wiedzy merytorycznej niezbędnej do prawidłowego zaprojektowania, skonfigurowania i przetestowania systemu ERP. W praktyce to zazwyczaj osoby z biznesu – np. kierownik magazynu, główna księgowa, planista produkcji, specjalista ds. zakupów czy kontroler finansowy. Nie są konsultantami ERP, ale bez ich wiedzy projekt nie ma szans działać poprawnie po go-live. Ukryte ryzyko niedoobsadzonych projektów ERP Wiele organizacji zakłada, że główny ciężar prac poniesie partner wdrożeniowy. To błędne założenie. Sukces ERP zależy przede wszystkim od wiedzy biznesowej – a ta znajduje się wewnątrz organizacji, nie u dostawcy. To właśnie tutaj pojawiają się pierwsze luki zasobowe: SME uczestniczą w warsztatach projektowych, przeglądają integracje, testują procesy, a jednocześnie wykonują swoje codzienne obowiązki. Z czasem jakość cierpi. Projekt posuwa się naprzód na podstawie niezweryfikowanych założeń, bo nikt nie miał czasu ich zakwestionować. Case study, czyli przykład z wdrożenia Organizacja sektora publicznego pominęła kluczowe wymagania HR na etapie analizy. Brak nadzoru i ograniczona dostępność SME doprowadziły do luk integracyjnych i rozproszonej architektury. Po wdrożeniu okazało się, że system nie spełnia kilku krytycznych wymagań bez kosztownych modyfikacji – problem, który można było wykryć wiele miesięcy wcześniej. To klasyczny przykład, jak niedobory zasobów tworzą problemy, których nie da się „załatać” po go-live. Jak ograniczenia zasobów destabilizują system po stracie Gdy system jest już na produkcji, błędy zaczynają ujawniać się lawinowo. Ich źródłem są zwykle niedociągnięcia w trzech obszarach: projektowaniu, testach i przygotowaniu organizacji do zmiany. 1. Niepełne testy prowadzą do luk funkcjonalnych Brak pełnego udziału użytkowników w testach scenariuszowych powoduje pominięcie kluczowych przypadków. Przykładowo, dystrybutor nie przetestował scenariuszy drop shipment z zagranicznymi dostawcami. System „działał”, ale nie radził sobie w realnych procesach, co prowadziło do problemów z obsługą klienta. 2. Przeciążenie zmianami ogranicza adopcję Bez dedykowanych agentów zmiany komunikacja staje się jednostronna. Użytkownicy czują się nieprzygotowani, adopcja spada, a zespoły wracają do manualnych obejść. 3. Brak kontroli nad dostawcą Gdy zasoby wewnętrzne są przeciążone, organizacja przyjmuje harmonogram i decyzje projektowe narzucone przez integratora. Przykładowo, dostawcy SCM często promują konfiguracje szablonowe. Bez nadzoru wewnętrznego finalny system jest zoptymalizowany pod prostotę wdrożenia, a nie pod strategiczne potrzeby firmy. Dlaczego zarząd powinien się tym przejmować Luki zasobowe to nie problem HR, lecz ryzyko biznesowe. ERP spina łańcuch dostaw, finanse, obsługę klienta i procesy HR. Błędy w obsadzie ról tworzą efekt domina w całym modelu operacyjnym. Kluczowe pytania dla liderów: Kto jest właścicielem decyzji procesowych w obszarach O2C lub P2P? Czy SME mają realną możliwość kwestionowania decyzji integratora? Czy projekt uwzględnia backfill i zabezpieczenie ciągłości operacji? Zbyt niska inwestycja w te obszary prowadzi później do wysokich kosztów napraw, opóźnień i utraconych korzyści. Rekomendacje strategiczne, aby uniknąć luk zasobowych 1. Przeprowadź ocenę zasobów według ról już na etapie planowania Zdefiniuj role dla każdego strumienia: dane, testy, raportowanie, projektowanie procesów, zmiana organizacyjna. Zidentyfikuj luki i przeciążenia. Buduj shortlistę ERP z uwzględnieniem wymagań kadrowych, a nie tylko funkcjonalnych. 2. Zapewnij dedykowany czas pracy SME ERP to inicjatywa strategiczna, nie „projekt dodatkowy”. Rekomendowane jest 30–50% czasu wybranych SME, a w kluczowych rolach – pełne oddelegowanie. Może to wymagać czasowego backfillu. 3. Priorytetyzuj use case’y pod kątem wartości i dostępności zasobów Stosuj scoring wartości vs. gotowości, aby nie przeciążać zespołu w początkowych fazach. Zaawansowane scenariusze AI w ERP wymagają wysokiej jakości danych i dostępności ekspertów – nie wdrażaj ich, jeśli organizacja nie ma odpowiedniej przepustowości. 4. Wzmacniaj zespół ekspertami zewnętrznymi tam, gdzie brakuje kompetencji W obszarach takich jak konsolidacja wielopodmiotowa czy zaawansowane planowanie łańcucha dostaw warto zaangażować niezależnych konsultantów ERP. Ich rolą jest transfer wiedzy i wsparcie decyzyjne, a nie przejęcie kontroli nad projektem. 5. Dopasuj kamienie milowe do cykli operacyjnych Firmy produkcyjne, dystrybucyjne i logistyczne mają okresy szczytowe. Harmonogram projektu powinien unikać zamknięć roku, audytów czy sezonów wysokiej produkcji, aby chronić zasoby i zapobiegać wypaleniu. Dlaczego to ma znaczenie po go-live? Ograniczenia zasobowe prowadzą do luk w adopcji, obejść procesowych i utraty ROI. Nawet najlepszy system ERP nie zadziała, jeśli zabraknie właściwych ludzi we właściwym czasie. Trzy kluczowe ryzyka długoterminowe: Ryzyko finansowe: koszty napraw, dodatkowego wsparcia i przeróbek często przewyższają oszczędności wynikające z „szczupłego” modelu zasobowego. Utrata talentów: przeciążone zespoły odchodzą po go-live, pozostawiając lukę kompetencyjną w najgorszym możliwym momencie. Utrata wpływu na dostawcę: po starcie produkcyjnym zależność od integratora rośnie. Bez silnego zespołu wewnętrznego trudniej negocjować zmiany i eskalować problemy. Stabilność po go-live nie jest kwestią szczęścia. To efekt świadomych decyzji podjętych na długo przed uruchomieniem systemu. Jeśli organizacja nie zabezpieczy zasobów, nawet najlepszy ERP nie dostarczy wartości.

W małych i średnich firmach wdrożenie ERP rzadko przegrywa z powodu technologii. Najczęściej przegrywa z kalendarzem: sezonem sprzedażowym, brakami kadrowymi, księgowością „na już” i magazynem, który nie może stanąć nawet na jeden dzień. Z artykułu dowiesz się, jak podejść do wdrożenia w MŚP tak, by wystartować szybko, ale bez ryzyka, że system od pierwszego dnia będzie pracował na niepewnych danych.  Jednocześnie im bardziej zależy nam na szybkim starcie, tym łatwiej wpaść w pułapkę: „uruchomimy system szybko, dane poprawimy później”. Problem w tym, że kwestia korekty notorycznie jest przekładana, a firma zaczyna podejmować decyzje na podstawie niepewnych liczb. Warto pamiętać, że szybkie wdrożenie systemu w MŚP jest możliwe bez spadku jakości danych, o ile zadbasz o zawężenie zakresu, nadanie uprawnień i walidację importów przed go-live. Dlaczego wdrożenia się przeciągają (i jak to odwrócić) W praktyce opóźnienia nie biorą się z braku funkcji, tylko z trzech zjawisk: Rozlewający się zakres: zamiast uruchomić podstawę (sprzedaż, zamówienia, magazyny, księgowość), próbujemy natychmiastowo wdrożyć „wszystko naraz”. Dane bez właściciela: nikt nie bierze odpowiedzialności za kartoteki towarów, kontrahentów, jednostki, stawki VAT czy indeksy magazynowe. Brak prostych reguł jakości: dublujące się pozycje, różne nazwy tego samego towaru, braki kodów i standardu EAN, niekonsekwentne jednostki miary. Da się to odwrócić, jeśli wdrożenie potraktujesz jak projekt operacyjny, a nie tylko „instalację programu”. Szybki start w MŚP bez kompromisów W modelu, który dobrze działa w MŚP, „przyspieszaczem” jest praca na gotowych procesach, co mocno wybrzmiewa w rekomendowanym przez sBiznes podejściu modułowym, które wywiera nacisk na prostotę obsługi i integrację obszarów. To pozwala na dostosowanie budowy systemu pod tempo rozwoju firmy. Dodatkowo wszelkie wdrożenia, szkolenia i prezentacje są realizowane zdalnie, co usuwa część typowych przestojów logistycznych. Chcąc jeszcze mocniej skrócić czas startu systemu, należy podjąć dwie kluczowe decyzje: co zostanie uruchomione jako pierwsze i jak jakość danych zostanie dopilnowana w tym obszarze. 5 kroków do poprawnego go-live 1. Ustal „minimum procesowe” na start W MŚP najczęściej wygrywa zestaw bazowy: sprzedaż, zakupy, magazyn, zamówienia, podstawowa księgowość. W sBiznes te obszary są traktowane jako podstawowe moduły funkcjonalne z powiązaniami między dokumentami. Co ważne, minimum procesowe nie oznacza mniejszej kontroli. Sęk w tym, że początkowo nie dokładamy elementów, które nie są krytyczne w pierwszych tygodniach działania systemu, tylko planujemy je na kolejny etap. 2. Przygotuj krótką listę danych krytycznych i przypisz osoby odpowiedzialne Zanim importujesz cokolwiek, ustal kto odpowiada za: kartotekę towarów (nazwy, indeksy, EAN, jednostki, stawki VAT), kontrahentów (NIP, adresy, warunki handlowe), cenniki i rabaty, stany początkowe i zasady magazynowe. To jest moment, w którym naprawdę skracasz czas wdrożenia. Późniejsze „szukanie prawdy w danych” może zająć tygodnie. 3. Importuj dane w paczkach i waliduj je na przykładach Najczęstszy błąd polega na wykonaniu wielkiego importu wszystkich rzeczy naraz. Lepiej wgrać małą paczkę danych, a następnie przejść przez pełny proces: od przyjęcia oferty aż do wystawienia faktury. Dopiero potem należy powielić schemat na całość. Praca na dokumentach i przepływach nie powinna spowalniać, lecz wspierać szybkie operacje, np. poprzez mechanizmy ułatwiające przenoszenie pozycji między dokumentami. 4. Temat magazynu: zasady, identyfikacja, inwentaryzacja Magazyn potrafi „zepsuć” wdrożenie najszybciej, bo tu dane są bezlitosne: stan jest albo prawdziwy, albo nie. Jeśli chcesz przyspieszyć start systemu bez utraty jakości danych, zadbaj o poprawną identyfikację towarów. W praktyce pomaga wdrożenie skanowania kodów kreskowych. Takie podejście może wspierać moduł sKolektor, który ułatwia identyfikację i tworzenie list towarów, a następnie automatycznie przenosi je na dokument sprzedaży, zamówienia lub magazynowe, np. na potrzeby inwentaryzacji. Dzięki temu zarządzanie firmowymi materiałami oraz towarami przebiega sprawniej.  Chmura nie jest „drogą na skróty” dla danych Środowisko chmurowe to jedno z najbardziej korzyściowych rozwiązań dla małych i średnich przedsiębiorstw. Dzięki wdrożeniu rozwiązania sBiznesCloud organizacja osiąga szybszy dostęp do danych z dowolnego miejsca oraz możliwość szybkiego uruchomienia zasobów i skalowania. Tym samym codzienna praca staje się bardziej elastyczna, co także usprawnia proces obsługi klienta. Jednocześnie wrażliwe dane firmy i konsumentów są zabezpieczone przed potencjalną awarią systemu bądź atakami, a także trafiają do kopii zapasowej. Należy jednak pamiętać, że rozwiązanie cloudowe nie zwalnia z odpowiedzialności po stronie firmy: dane i uprawnienia nadal leżą po stronie organizacji. Chmura skraca drogę techniczną, ale jakość danych wciąż jest zależna od procesu i ludzi, którzy posiadają do nich dostęp. Przykładowy scenariusz wdrożenia w MŚP Tydzień 1: Uzgodnienie zakresu minimum procesowego, Wyznaczenie osób odpowiedzialnych za poszczególne dane, Przygotowanie kartotek. Tydzień 2: Konfiguracja danych, Import danych w paczkach, Przetestowanie procesów na próbkach. Tydzień 3: Przeszkolenie pracowników firmy, Poświęcenie czasu na go-live i uzgodnienie, kto może odpowiadać za ewentualne modyfikacje, Stabilizacja i bieżące poprawki systemu. To podejście działa szczególnie dobrze, gdy system jest dobierany modułowo, co pozwala dopasować konkretne funkcje do najważniejszych potrzeb organizacji. Słaba jakość danych po go-live – jak to naprawić? Jeśli system już działa w firmie, ale dane nie dowożą, najczęściej działa plan naprawczy: wstrzymanie „wolnej amerykanki” w zakładaniu kartotek, deduplikacja towarów i kontrahentów, ujednolicenie jednostek i kodów, poprawa indeksów i zasad magazynowych, ponowna inwentaryzacja w krytycznych lokalizacjach. To mniej spektakularne niż nowe funkcje, ale biznesowo zazwyczaj daje największy zwrot. Skrócenie czasu wdrożenia w MŚP nie polega na pomijaniu kroków, lecz wykonaniu ich w odpowiedniej kolejności: zakres minimum, właściciele danych, walidacja, stabilizacja. Wtedy szybki start nie kończy się długim „odkręcaniem” błędów, tylko daje realną kontrolę nad sprzedażą, magazynem i finansami już od pierwszych tygodni.

Rozwój systemów ERP jest w coraz większym stopniu napędzany poprzez nowe sposoby wykorzystania technologii AI, uczenia maszynowego i automatyzacji end-to-end. Dowiedz się, jakie rozwiązania są w zasięgu Twojej firmy – poznaj korzyści i możliwości wynikające z dostępnych innowacji. System ERP (Enterprise Resource Planning), czyli system do planowania zasobów przedsiębiorstwa, to złożony zestaw narzędzi, który integruje kluczowe obszary działalności firmy – od finansów i HR, po produkcję, logistykę i sprzedaż. Współczesne ERP stanowią technologiczne centrum organizacji, a ich rozwój coraz silniej napędzają innowacje z obszaru sztucznej inteligencji (AI) i uczenia maszynowego (ML). Dzięki takim rozwiązaniom jak SAP Cloud ERP (S/4HANA Cloud), systemy biznesowe zyskują zdolność do samodzielnego analizowania danych, przewidywania trendów i sugerowania najlepszych decyzji. Integracja AI z ERP nie tylko automatyzuje procesy, ale też znacząco zwiększa efektywność operacyjną i precyzję działań. W dalszej części tekstu przyjrzymy się, jak sztuczna inteligencja zmienia funkcjonalność ERP, jakie konkretne zastosowania ma w poszczególnych modułach i jak rozwiązania oferowane przez SUPREMIS – m.in. SAP Business One, SAP Cloud ERP, Business Technology Platform, Joule czy  SAP Analytics Cloud – wspierają cyfrową transformację firm. Rola sztucznej inteligencji w transformacji funkcjonalności ERP Jak algorytmy AI zmieniają rdzeń ERP Działanie w oparciu o tradycyjne reguły biznesowe ustępuje miejsca inteligentnym algorytmom, które w oparciu o uczenie maszynowe (ML) potrafią przewidywać, rekomendować i automatyzować decyzje. Dzięki automatyzacji kompletnych procesów biznesowych (end-to-end) firmy zyskują krótszy czas realizacji zamówień, lepsze zarządzanie zapasami i większą płynność finansową. Systemy oparte na technologii in-memory, takie jak SAP HANA Cloud, umożliwiają błyskawiczne przetwarzanie ogromnych wolumenów danych, co przekłada się na szybsze raporty, analizy i prognozy. Dane są przechowywane i przetwarzane bezpośrednio w pamięci operacyjnej (RAM) przy minimalnym obciążeniu zasobów sprzętowych, dzięki wykorzystaniu innowacyjnych technik kompresji danych. Kolumnowa baza danych SAP HANA została zaprojektowana do jednoczesnej obsługi operacji transakcyjnych (OLTP) i analitycznych (OLAP) w ramach jednego systemu, bez konieczności ich rozdzielania. Automatyzacja procesów biznesowych end-to-end Jednym z największych atutów AI w ERP jest możliwość automatyzacji procesów w oparciu o różnego rodzaju integracje. Nowoczesne systemy ERP (jak SAP Business One, SAP Business ByDesign, SAP Cloud ERP) działają jako informatyczne jądro organizacji, do którego można przyłączać przydatne narzędzia. Przykładem może być integracja SaldeoSMART dla SAP Business One, wykorzystująca OCR (Optyczne Rozpoznawanie Znaków) do odczytu i księgowania danych z dokumentów. Dzięki temu proces wprowadzania faktur staje się nawet o 50% tańszy i znacznie szybszy, a cały obieg dokumentacji – w pełni zautomatyzowany. Połączenie rozwiązań SAP z komplementarnym narzędziem chmurowym SAP SuccessFactors automatyzuje zarządzanie kapitałem ludzkim (HCM), dzięki zaawansowanej analityce i planowaniu wspieranymi przez AI i ML. SuccessFactors umożliwia analizę danych w czasie rzeczywistym celem przyspieszenia procesów decyzyjnych i pomaga dostosować strategię rekrutacyjną do bieżącej sytuacji. Optymalizacja zarządzania zasobami i łańcuchem dostaw Sztuczna inteligencja oraz uczenie maszynowe rewolucjonizują planowanie zapasów i prognozowanie popytu. W rozwiązaniach ERP takich jak SAP Business One można tworzyć zaawansowane modele predykcyjne, które pozwalają skuteczniej zarządzać podażą i produkcją. SAP Business One dostarcza swoje możliwości poprzez integrację z SAP Analytics Cloud oraz poprzez wbudowaną automatyzację procesów za pomocą inteligentnych botów. Dodatkowo add-on produkcja rozszerzona BEAS Manufacturing wspiera planowanie zdolności produkcyjnych i harmonogramowanie zadań. Działanie dostarczanej przez Boyum IT platformy można rozwijać dzięki implementacji dodatkowych narzędzi takich jak system zarządzania magazynem Produmex WMS. System optymalizuje logistykę, kompletację i inwentaryzację, ułatwiając kontrolę procesów wewnętrznych oraz skoordynowane i terminowe przemieszczanie materiałów między logistyką a produkcją. Personalizacja i ergonomia pracy Sztuczna inteligencja wpływa również na codzienną wygodę użytkowników. Asystenci AI podpowiadają kolejne kroki, sugerują oznaczenia księgowe i automatycznie dopasowują interfejs do roli użytkownika. W systemach SAP kluczowym elementem tego doświadczenia jest SAP Fiori – spójne, nowoczesne środowisko pracy dostępne na każdym urządzeniu. W swoim działaniu jest oparte na roli pełnionej przez użytkownika (role-based) i dopasowuje się do jego sposobu działania, co pozytywnie wpływa zarówno na wydajność, jak i zadowolenie. Konkretne zastosowania AI w modułach ERP AI w księgowości i finansach AI wspiera księgowość na wielu poziomach: od automatycznego odczytu faktur (OCR), po predykcję terminów płatności i analizę ryzyka kredytowego. Dzięki integracji SAP Business One z narzędziami takimi jak SaldeoSMART, procesy finansowe stają się szybsze, bardziej przejrzyste i odporne na błędy. Aplikacja wykorzystuje technologię OCR do odczytu papierowych i elektronicznych dokumentów (np. faktur). Skanowane faktury są analizowane, kluczowe informacje pobierane, a następnie importowane bezpośrednio do systemu SAP B1, co znacznie usprawnia pracę działu rachunkowego i eliminuje konieczność ręcznego przepisywania danych. AI w logistyce, handlu i produkcji W logistyce i produkcji AI odpowiada za prognozowanie popytu, optymalizację zatowarowania i planowanie produkcji. Rozwiązania takie jak Produmex WMS i BEAS Manufacturing wspierają efektywność operacyjną, a SUPREMIS E-commerce zapewnia integrację ERP z platformami B2B/B2C, dzięki czemu dane o produktach i stanach magazynowych są zawsze aktualne. SUPREMIS E-commerce to platforma sprzedaży internetowej zbudowana w technologii PWA (Progressive Web App). Platforma oparta jest na silniku open source, co zapewnia elastyczność, skalowalność i możliwość tworzenia nowych funkcjonalności. Pełna dwukierunkowa integracja z systemami SAP, w szczególności z SAP Business One pozwala na aktualizowanie danych, kontrolę nad produktami online z poziomu sklepu i ERP, operacje multistore (zarządzanie wieloma sklepami z poziomu jednego panelu administracyjnego), koordynację z systemem CRM, dokumentację zamówień, zarządzanie promocjami, wspieranie działań SEO oraz wprowadzanie mechanizmów up-sellingu i cross-sellingu. Analiza danych i zarządzanie ryzykiem Zaawansowane narzędzia Business Intelligence, jak SAP Analytics Cloud (SAC), wykorzystują AI do predykcji marży, popytu czy cash flow. Dzięki funkcjom Smart Insights i Smart Discovery nawet osoby bez wiedzy analitycznej mogą tworzyć raporty i scenariusze „co jeśli” wspierające codzienne decyzje biznesowe. Proces podejmowania decyzji opiera się wyłącznie na faktach i weryfikowalnych danych. Inteligentne mechanizmy w obszarze finansów i księgowości mają konkretne zastosowania w minimalizowaniu ryzyka strat – z ich pomocą można przewidywać opóźnienia płatności, zarządzać limitami kredytowymi i windykacją. W kontekście logistyki konserwacja predykcyjna minimalizuje ryzyko przestojów i obniża koszty utrzymania sprzętu. Asystent AI w ERP – co realnie potrafi Asystenci AI w ERP to coś więcej niż chatboty – potrafią prowadzić rozmowy w języku naturalnym, wskazywać rozwiązania, sugerować działania i łączyć dane z różnych modułów, realizując koncepcję „next best action”. W przystępny i intuicyjny sposób wspierają sprzedaż, serwis i finanse, a jednocześnie skracają czas reakcji na potrzeby klienta.  Najbardziej konkretnym przykładem asystenta AI w portfolio SAP jest Joule, określany jako generatywny copilot. Użytkownicy mogą komunikować się z SAP Joule tekstowo lub za pomocą głosu – zadawać pytania, prosić o wskazówki, stworzenie wykresu lub wygenerowanie informacji na podstawie danych zapisanych w systemie SAP. Dzięki Joule pracownik może np. błyskawicznie uzyskać dostęp do najnowszego zamówienia od wybranego klienta, co ogranicza do minimum ryzyko błędu ludzkiego. Joule wpisuje się w szerszy trend wprowadzania do systemów ERP copilotów, których rolą jest asystowanie, streszczanie danych, podpowiadanie kroków i usprawnianie żmudnych zadań (np. opis faktury czy draft raportu). AI dopasowane do potrzeb firmy Dostawcy tacy jak SAP rozwijają AI wbudowaną w swoje systemy (Embedded AI), ale też pozwalają samodzielnie poszerzać możliwości oprogramowania w zakresie tej technologii. Udostępniona przez producenta warstwa techniczna AI Foundation na platformie SAP Business Technology Platform działa jako baza dla innowacji opartych na AI. Obejmuje zestaw gotowych usług i narzędzi opartych na AI, które umożliwiają deweloperom i partnerom tworzenie rozszerzeń i aplikacji bazujących na AI w systemie ERP. AI Foundation wspiera programowanie m.in. chatbotów i automatycznych silników decyzyjnych, które mogą być zintegrowane z systemami SAP S/4HANA i SuccessFactors, a także agentów AI. Mini-case’y: jak wdrożenia ERP wpływają na biznes Doświadczenia klientów SUPREMIS pokazują, że wdrożenie systemów SAP przynosi realne, mierzalne efekty: Barilla Poland skróciła terminy realizacji zleceń i zredukowała błędy w dostawach. Adgar Poland usprawniła księgowość i obieg dokumentów, zyskując pełną kontrolę nad raportowaniem. GTV Poland wdrożyła SAP Business One z bazą HANA, zwiększając stabilność i dostępność systemu. Jak wybrać ERP z AI dla swojej firmy Kryteria oceny rozwiązania Podczas wyboru systemu ERP z AI warto zwrócić uwagę na: Dojrzałość modeli ML, Jakość danych i dostępne integracje, Ład korporacyjny (Governance), Wytłumaczalność AI (Explainability), Skalowalność i model chmurowy, Bezpieczeństwo danych i zgodność z prawem, Przyjazność interfejsu (UX). Te elementy składają się na stabilny fundament całego systemu, decydujący o przyszłej jakości użytkowania i wysokości ROI. Systemy takie jak SAP Business One, SAP Cloud ERP czy SAP ByDesign oferują elastyczność i pełną zgodność z wymogami prawnymi, a SUPREMIS zapewnia wsparcie wdrożeniowe i dostęp do wachlarza lokalnych rozszerzeń, w tym JPK, KSeF i RODO. Ścieżka wdrożenia i zarządzanie zmianą Proces wdrożenia ERP odbywa się etapami – od analizy, przez szkolenia pracowników, po uruchomienie produkcyjne. SUPREMIS stosuje metodykę Agile, co pozwala szybko reagować na potrzeby klienta, sprawnie kontrolować budżet, ograniczyć wydatki i skutecznie mierzyć kluczowe wskaźniki (KPI), takie jak DSO czy precyzja prognoz. Przyszłość AI w ERP: agenci i nowe trendy Agenci AI Już teraz kluczowe dla biznesu jest codzienne wykorzystanie agentic AI – inteligentnych agentów, którzy samodzielnie wykonują przeznaczone im zadania. Mogą pełnić rolę wirtualnych asystentów, pomagając w planowaniu i koordynacji działań firmy (zarządzanie kalendarzem, pocztą e-mail, przypomnieniami, odpowiedzi na pytania), ale też wykonywać bardziej zaawansowane zadania związane z budżetowaniem, planowaniem inwestycji, alokacją zasobów czy analizą ryzyka. Agentic AI służy także wsparciem jako dostępna całą dobę pomoc techniczna czy bonusowe narzędzie dla działu marketingu. Włączenie agentów AI do codziennego rytmu pracy firmy to kolejny krok w kierunku pełnej automatyzacji procesów biznesowych. AI × IoT × Przemysł 4.0 Integracja sztucznej inteligencji z Internetem Rzeczy (AIoT) umożliwia tworzenie systemów ERP, które reagują w czasie rzeczywistym – dzięki szybkiemu przetwarzaniu pozyskiwanych z urządzeń IoT informacji takich jak subtelne zmiany w parametrach porównywane do danych historycznych są w stanie np. przewidywać awarie maszyn i automatycznie zamawiać części zamienne. Konserwacja predykcyjna pozwala znacznie obniżyć koszty utrzymania sprzętu.  AIoT wspomaga optymalizację logistyki i łańcucha dostaw, a w sektorach wymagających ścisłej kontroli takich jak żywność czy leki pozwala spełniać surowe normy regulacyjne (np. HACCP, GDP), redukować straty i doskonalić zarządzanie zaopatrzeniem. Hiperautomatyzacja i „real-time enterprise” Hiperautomatyzacja łączy AI, RPA (Robotyczna Automatyzację Procesów) i analizę strumieniową, dążąc do automatyzacji działań biznesowych end-to-end. Podczas gdy AI jest wykorzystywana do automatyzacji decyzji oraz do zaawansowanych funkcji, takich jak prognozowanie, analizy i reagowanie na ryzyko, Robotyczna Automatyzacja Procesów działa jako „klej” łączący AI z procesami, wykonując powtarzalne, rutynowe zadania, takie jak przetwarzanie faktur. W przypadku hiperautomatyzacji, boty RPA współpracują z inteligentnymi algorytmami. Systemy ERP bazujące na bazach in-memory, zintegrowanej hiperautomatyzacji i bieżącym strumieniowaniu zdarzeń pozwalają realizować koncepcję “real-time enterprise” – modelu zarządzania o maksymalnie skróconym czasie reakcji na wydarzenia rynkowe, zmienne oczekiwania klientów i sytuacje losowe. Najczęstsze pytania (FAQ) Czym różni się AI w ERP od ERP z dodatkami AI?AI wbudowana w system, jak w SAP Cloud ERP, działa natywnie i kompleksowo. Z kolei dodatki, np. SaldeoSMART, rozszerzają wybrane obszary funkcjonalne wykorzystywanego systemu, takie jak np. księgowość. Czy małe firmy również mogą korzystać z AI w ERP?Tak. SAP Business One i SAP Business ByDesign to rozwiązania stworzone z myślą o MŚP – skalowalne, elastyczne i gotowe do integracji z modułami AI. Jak szybko widać ROI po wdrożeniu AI?Pierwsze efekty pojawiają się niemal od razu np.  predykcja popytu poprawia precyzję prognoz. Czy korzystanie z AI w ramach ERP jest zgodne z RODO i KSeF?Tak, SUPREMIS dostarcza zgodne z przepisami rozszerzenia, a chmurowe rozwiązania SAP gwarantują bezpieczeństwo danych. Czy potrzebuję data scientistów, by korzystać z AI w ERP?Nie. Implementacja AI w systemach ERP ułatwia pracę zwykłym użytkownikom, a wręcz eliminuje konieczność posiadania specjalistycznej wiedzy. Codzienne użytkowanie usprawnia przyjazny interfejs i szeroka automatyzacja. Inteligentne systemy ERP potrafią przypominać i sugerować działania oraz proponować optymalny układ elementów interfejsu dostosowany do potrzeb użytkownika. Kluczowe wnioski dla decydentów Integracja AI z ERP to dziś nie luksus, lecz warunek rozwoju. Najwięcej korzyści przynosi wdrożenie funkcjonalności AI w działach finansów, logistyki i predykcji sprzedaży. Po podjęciu decyzji o transformacji technologicznej warto rozpocząć działania od małego projektu pilotażowego (Proof of Concept), mierzyć wyniki i rozwijać możliwości skalowalnych rozwiązań ERP zgodnie z potrzebami firmy.  Partner, taki jak SUPREMIS – Złoty Partner SAP, zapewnia nie tylko technologię, ale też know-how i gotowe rozszerzenia, dzięki którym wdrożenie przebiega sprawnie i bezpiecznie. Przejmij kontrolę nad cyfrową transformacją swojej firmy Skontaktuj się z ekspertami SUPREMIS, zobacz demo najnowszych rozwiązań SAP i dowiedz się, jak moduły AI mogą zwiększyć efektywność Twojej organizacji. Oferujemy także szkolenia z zakresu SAP HANA i obsługi funkcji AI w ERP – dla zespołów finansowych, sprzedażowych i logistycznych. Zrób pierwszy krok w stronę inteligentnego przedsiębiorstwa. Checklista: Gotowość do implementacji AI  Zanim rozpoczniesz wdrożenie funkcji AI do swojego systemu ERP: zadbaj o jakość danych i dobór procesów, wybierz ograniczony zakres potrzebnych funkcji, wybierz i zdefiniuj wskaźniki KPI, sprawdź zgodność systemu z aktualnymi przepisami, wyznacz właścicieli procesów, zabezpiecz budżet na fazę pilotażową.