Artykuły

Wdrożenie systemu ERP to moment, który w wielu firmach kończy się symbolicznym oddechem ulgi. System działa, dane migrowane, konsultanci kończą pracę, a zarząd kieruje uwagę na kolejne projekty. Ale właśnie wtedy zaczyna się prawdziwy test skuteczności systemu ERP – etap, o którym znacznie rzadziej się mówi, a który decyduje o tym, czy inwestycja naprawdę przyniesie długofalowe korzyści. Ten etap to utrzymanie efektywności po wdrożeniu, czyli okres, gdy system musi nie tylko „działać”, ale też rozwijać się razem z biznesem, odpowiadać na nowe potrzeby i realia codziennej pracy. Dlaczego po „go-live” zaczynają się schody Wielu menedżerów ma poczucie, że najtrudniejsze już za nimi. W praktyce to dopiero początek. System ERP – choć przetestowany i zatwierdzony – dopiero teraz styka się z prawdziwym życiem organizacji: nieprzewidywalnością procesów, ludzkimi przyzwyczajeniami i złożonością danych. Po kilku tygodniach czy miesiącach od startu pojawiają się drobne problemy: użytkownicy zgłaszają, że „kiedyś było szybciej”, dane przestają się zgadzać, procesy, które działały na papierze, w praktyce okazują się niefunkcjonalne, część zespołu wraca do pracy w Excelu, bo „tak wygodniej”. Nie są to awarie – to objawy braku optymalizacji po wdrożeniu. Z pozoru drobne rzeczy, które jednak z czasem tworzą tzw. lukę efektywności, czyli różnicę między potencjałem systemu a tym, jak faktycznie wspiera on codzienną pracę. Co tak naprawdę oznacza „optymalizacja po wdrożeniu” Optymalizacja post-implementation to nic innego jak ciągłe dopasowywanie systemu ERP do realiów biznesu. Nie chodzi o gaszenie pożarów czy reagowanie na błędy, ale o świadome zarządzanie zmianą – tak, by system był coraz lepszy, a nie coraz bardziej przestarzały. To etap, w którym organizacja powinna: analizować, jak pracownicy rzeczywiście korzystają z systemu, dostosowywać procesy do nowych wymagań, wprowadzać usprawnienia, które zwiększają wydajność i jakość danych, regularnie szkolić użytkowników i aktualizować wiedzę. Brzmi jak duże przedsięwzięcie? I słusznie. Bo to proces ciągły, nie jednorazowy projekt. Pięć praktyk, które pomagają utrzymać efektywność ERP na lata 1. Ustal model zarządzania ciągłym doskonaleniem Po wdrożeniu systemu często dzieje się coś przewidywalnego – odpowiedzialność się rozmywa. Każdy zakłada, że „ktoś się tym zajmie”, ale nikt nie ma tego formalnie w zakresie obowiązków. Dlatego warto już na starcie powołać dedykowany zespół optymalizacji ERP – nie tylko z IT, ale też z przedstawicielami działów operacyjnych. To powinna być stała jednostka, traktowana strategicznie, a nie jako doraźna grupa projektowa. Jej zadania? regularne przeglądy użycia systemu, identyfikacja problemów i priorytetów zmian, zbieranie opinii użytkowników, inicjowanie usprawnień w procesach. Takie ciało działa trochę jak „ERP Steering Committee” – most łączący strategię firmy z codziennym korzystaniem z systemu znany z projektu wdrożeniowego. 2. Mierz efektywność ERP przez pryzmat biznesu, nie tylko IT Wielu liderów wciąż patrzy na ERP przez pryzmat dostępności systemu, liczby zgłoszeń w helpdesku czy czasu reakcji. To ważne, ale nie mówi nic o realnym wpływie na biznes. Zamiast skupiać się na tym, czy system „działa bez błędów”, warto zapytać: Czy skróciliśmy czas realizacji zamówień? Czy rotacja zapasów się poprawiła? Czy księgowi zamykają miesiąc szybciej? Czy dział kadr wykonuje mniej manualnych operacji? To właśnie biznesowe KPI są prawdziwym barometrem sukcesu ERP. Ich monitorowanie pozwala wychwycić, gdzie system nie wspiera procesów tak, jak powinien, i w jakich obszarach potrzebne są zmiany. 3. Dbaj o relacje z dostawcą systemu Po uruchomieniu ERP wiele firm przestaje utrzymywać regularny kontakt z dostawcą – aż do momentu, gdy coś przestaje działać. A przecież to partner, który zna system od podszewki i może pomóc nie tylko rozwiązać problemy, ale też zapobiec ich powstawaniu. Warto stworzyć strukturę komunikacji z dostawcą, która działa systematycznie, a nie tylko w trybie awaryjnym. Może to być np.: cykliczne spotkanie planistyczne przed aktualizacjami, wspólne przeglądy SLA i KPI, obiektywna karta oceny responsywności i jakości wsparcia. Taka współpraca oparta na partnerstwie, a nie wyłącznie serwisie, daje obopólne korzyści. Dostawca rozumie kontekst biznesowy, a organizacja zyskuje pewność, że system nie „dryfuje” w niepożądanym kierunku. 4. Umacniaj odpowiedzialność procesową i cykle szkoleń Jednym z najczęstszych błędów po wdrożeniu jest powrót do starych nawyków – pracy w arkuszach, obchodzenia systemu „na skróty”, używania obejść. To właśnie wtedy rodzą się nieefektywności i błędy w danych. Rozwiązanie? Jasne przypisanie właścicieli procesów. Każdy kluczowy obszar – od zamówienia do płatności, od księgowania po raportowanie – powinien mieć osobę odpowiedzialną nie tylko za proces, ale też za jego zgodność z systemem. Drugi element to regularne szkolenia przypominające, najlepiej co 6–12 miesięcy. Zmieniają się wersje oprogramowania, zmieniają się ludzie, zmieniają się też same procedury. Szkolenia pomagają utrwalić dobre praktyki, a przy okazji pokazują pracownikom, że system nie jest „skończony”, tylko stale się rozwija. 5. Wprowadź krótkie cykle optymalizacyjne Najlepsze organizacje nie czekają, aż problem urośnie. Zamiast tego działają krótkimi, intensywnymi cyklami optymalizacji – tzw. sprintami. Każdy sprint trwa zwykle 4–6 tygodni i skupia się na konkretnym obszarze: automatyzacja ręcznego zadania, eliminacja powielania danych, poprawa widoczności w raportach, usprawnienie konkretnego workflow. Taki sposób pracy pozwala reagować szybko, bez wielomiesięcznych projektów. Każdy sprint powinien zakończyć się analizą efektów i wnioskami, które trafiają z powrotem do zespołu zarządzającego ERP. To podejście szczególnie dobrze sprawdza się w organizacjach złożonych, np. po fuzjach czy przejęciach, gdzie różne jednostki korzystają z systemu w nieco inny sposób. ERP po wdrożeniu – czyli faza, w której zaczyna się prawdziwa transformacja Prawdziwa wartość ERP nie ujawnia się w dniu startu systemu, ale w miesiącach i latach po wdrożeniu. To właśnie wtedy organizacja ma szansę zbudować przewagę konkurencyjną, jeśli potraktuje system nie jako narzędzie, ale jako żywy element swojej strategii. Zbyt wiele firm traktuje ERP jak projekt zakończony wraz z migracją danych. Tymczasem to dopiero początek cyklu doskonalenia – cyklu, w którym każda aktualizacja, każda analiza KPI, każde szkolenie użytkowników składa się na ciągłe podnoszenie wartości systemu. Efekty? Mniej błędów, większa przejrzystość danych, krótsze procesy, bardziej świadomi użytkownicy – i organizacja, która z roku na rok działa sprawniej. Podsumowując Jeśli mielibyśmy ująć to w jednym zdaniu: wdrożenie ERP to maraton, nie sprint. Moment uruchomienia systemu to dopiero pierwsza linia mety. Prawdziwe zwycięstwo przychodzi wtedy, gdy system pozostaje wydajny, użyteczny i spójny z celami biznesu – nawet długo po odejściu konsultantów. Czy w Państwa organizacji etap „po wdrożeniu” to okres ciszy, czy może szansa na rozwój? Bo właśnie w tej fazie decyduje się, czy ERP stanie się fundamentem wzrostu, czy kolejnym, kosztownym narzędziem zapomnianym w codziennym biegu. Block Quote

O firmie Candellux Lighting to uznany producent i dystrybutor szerokiego asortymentu elementów oświetleniowych – lamp, osprzętu i akcesoriów – przeznaczonych zarówno do wnętrz mieszkalnych, jak i biurowych. Przedsiębiorstwo może pochwalić się już ponad 30-letnią historią. Spółka prowadzi obróbkę drewna i produkcję w zakładzie zlokalizowanym pod Warszawą, a także zajmuje się dystrybucją opraw oświetleniowych. Dzięki ofercie obejmującej ponad 4000 pozycji asortymentowych Candellux obsługuje zróżnicowaną bazę klientów, w tym sieci DIY, największe krajowe hurtownie i sklepy branżowe, projektantów wnętrz oraz klientów indywidualnych. Geneza projektu Kierownictwo Candellux Lighting dostrzegło, że dotychczasowy system informatyczny, bez perspektyw rozwoju, przestał odpowiadać na dynamiczne potrzeby i ambitne plany cyfrowej transformacji firmy. Funkcjonowanie przedsiębiorstwa opierało się na kilku narzędziach IT, które działały jako wsparcie dla głównego systemu, umożliwiając realizację pojedynczych operacji. Skutkiem tego rozproszenia danych były znaczne, dodatkowe nakłady pracy wymuszające manualne powielanie informacji w różnych aplikacjach, co bezpośrednio obniżało ogólną efektywność. Świadomość pilności wdrożenia nowego oprogramowania skłoniła kierownictwo do rozpoczęcia poszukiwania nowego narzędzia IT. Złożoność operacyjna stanowiła tutaj kluczowe wyzwanie. Firma charakteryzuje się unikalnym, wypracowanym przez 30 lat unikalnym modelem biznesowym: łączy produkcję wyrobów własnej marki z zaawansowaną sprzedażą wielokanałową – obejmującą rynki B2B i B2C, realizowaną przez e-Commerce, marketplace’y, współpracę z kluczowymi sieciami handlowymi oraz sieć przedstawicieli. Działania te obejmują nie tylko Polskę, ale i 10 rynków zagranicznych. Po analizie rynku przedstawiciele firmy Candellux Lighting wiedzieli, że potrzebują rozwiązania informatycznego, które będzie w stanie objąć w całości złożoność procesową organizacji oraz zostać dostosowane do jej potrzeb. Block Quote Ostateczna decyzja o wyborze systemu Teneum WMS i ERP od Sente została podjęta z uwagi na stopień rozbudowania proponowanych rozwiązań IT i możliwość objęcia nimi wszystkich obszarów działania przedsiębiorstwa. Istotna była również możliwość dalszej rozbudowy i dostosowania oprogramowania do unikalnych potrzeb firmy. Cele projektu Cele projektu wdrożeniowego zostały określone wraz z rozpoczęciem prac i były bezpośrednio powiązane ze strategicznymi zmianami, które odbywały się w Candellux. Ich zakres oraz kształt ewoluował następnie wraz z rozwojem projektu, co spowodowało podzielenie całego wdrożenia na fazy. Na potrzeby niniejszego opisu należy podkreślić, że odnosi się on do pierwszej części prac – kolejne rozwiązania są w trakcie realizacji. W pierwszej fazie realizowanych prac przedstawiciele Candellux Lighting oraz konsultanci Sente skupili się na następujących celach: zintegrowaniu w jednym systemie wszystkich obszarów działania firmy, za pomocą kompletnego systemu ERP i WMS z elementami rozwiązań B2B, usprawnieniu pracy magazynu przez wdrożenie oprogramowania WMS, usprawnieniu pracy Działu Obsługi Klienta dzięki pobieraniu zamówień z EDI w czasie rzeczywistym i realizowaniu ich na bieżąco. Rozwiązania Rozwiązania informatyczne wdrożone podczas pierwszego etapu współpracy pozwoliły firmie Candellux Lighting na uporządkowanie procesów związanych ze sprzedażą oraz obsługą magazynu, a do najważniejszych z nich można zaliczyć: Panel handlowca – służy do efektywnego zbierania i przetwarzania wszystkich zamówień. Wcześniej zlecenia docierały głównie drogą mailową, a ich dalsza obsługa wymagała czasochłonnego obiegu informacji między pracownikami. Po wdrożeniu modułu każda transakcja wprowadzona do Panelu handlowca przez pracownika terenowego jest natychmiast widoczna w systemie ERP. Dodatkowo sprzedawca zyskuje podgląd na bieżące saldo i poziom zadłużenia poszczególnych klientów. Automatyczny przepływ zamówień – system automatycznie weryfikuje każde zamówienie. W rezultacie tej analizy zlecenie jest automatycznie przekierowywane do właściwego działu – logistyki, windykacji lub obsługi klienta – jeżeli wymaga dodatkowej, manualnej interwencji. System WMS – wprowadzenie systemu zarządzania magazynem znacząco podniosło wydajność pracy oraz poprawiło jakość realizowanych zleceń, dzięki czemu magazyn pracuje efektywniej, a klienci szybciej otrzymują swoje zamówienia. Rozwiązanie informatyczne do magazynu wspiera kompleksowo wszystkie operacje: począwszy od przyjęcia towarów i ich rozlokowanie, przez kompletację (dla zamówień paletowych, drobnicowych, jedno- i wielopozycyjnych), aż po finalną wysyłkę paczek. Integracja ze spedytorami – rozwiązanie w procesie pakowania towarów łączy się bezpośrednio z interfejsami WebApi odpowiednich firm kurierskich, nadając przesyłkę wraz z usługami dodatkowymi, a następnie odbiera i drukuje etykiety spedycyjne. Zautomatyzowanie tego procesu pozwala unikać pomyłek przy ręcznym wprowadzaniu danych podczas nadawania przesyłek za pomocą dedykowanych platform dostarczonych przez firmy kurierskie. Funkcja ta została rozszerzona o możliwość dołączania do zamówień etykiet spedycyjnych dostarczanych przez klientów wraz z zamówieniem. Etykiety te, podobnie jak te pobrane z WebApi spedytora, drukują się na zakończenie pakowania. System ułatwia przepływ informacji spedycyjnych w firmie oraz pozwoliło przekierować pracowników zaangażowanych w ten proces do innych zadań. Panel pakowania – moduł, który przyśpiesza i porządkuje proces pakowania, a także gwarantuje jego wysoką jakość. Jest drugim punktem kontroli poprawności zamówień i miejscem styku magazynu i spedycji. Korzystanie z niego pomaga zminimalizować błędy na samym końcu realizacji zamówienia. W jednym oknie rejestrowane są wszystkie dane istotne dla kosztów i specyfikacji dostawy – waga produktu z uwzględnieniem opakowania i wypełniaczy oraz wymiary paczek. Następnie automatycznie drukowane są wymagane dokumenty przewozowe. Wsparcie procesu inwentaryzacji – rozwiązanie pozwala na szybką realizację inwentaryzacji bieżących bez konieczności przerywania lub zakłócania pracy operacyjnej magazynu. Proces może być prowadzony w tle, a narzędzie nadzoruje jego bezbłędny przebieg. Bieżące inwentaryzacje wymuszają regularne porządkowanie lokacji oraz prawidłową korektę stanów magazynowych, co znacząco przyspiesza późniejszy proces zbiórki towarów. Obsługa zamienników – rozwiązanie automatycznie zarządza dodawaniem zamienników do zlecenia. W sytuacji, gdy pierwotnie zamówiony produkt jest niedostępny, ale w magazynie znajduje się akceptowalny odpowiednik, jest on natychmiast proponowany do wysyłki. Dzięki temu zlecenia realizowane są szybciej, bez konieczności wstrzymywania dostawy do czasu uzupełnienia braków. Integracja z EDI – narzędzie umożliwia elektroniczną wymianę danych o zamówieniach, pozwala na komunikację pomiędzy firmami i automatyczne przekazywanie dokumentów. Klienci Candellux Lighting zintegrowani z EDI, składają zamówienie w swoim systemie, który automatycznie przekierowuje je do firmy. Kiedy pojawiają się nowe zlecenia, zostają przetworzone w systemie Teneum. Dzięki komunikacji EDI możliwe jest też automatyczne wysłanie komunikatu o awizacji wysyłki oraz faktury sprzedaży powiązanej z zaimportowanym zamówieniem. Projekt w liczbach 6400 – liczba lokacji magazynowych 40 – liczba operatorów korzystających z systemu 3 – liczba magazynów Cyfrowa transformacja trwa Nowe rozwiązania pozwoliły firmie Candellux Lighting uporządkować, a także zwiększyć efektywność realizowanych procesów sprzedażowych i magazynowych. Ich usprawnienie ułatwiło codzienną pracę, poprawiło wydajność procesów i przyspieszyło czasochłonne dotychczas czynności. To jednak nie koniec współpracy między z firmą Sente. Obecnie zespół projektowy koncentruje się na wdrażaniu kolejnych elementów rozwiązań informatycznych oraz projektowaniu nowych funkcji, które pozwolą sukcesywnie realizować cele związane z procesem cyfrowej transformacji przedsiębiorstwa.

Zarządzenie firmą produkcyjną, która odnosi sukcesy, wymaga nie tylko wykwalifikowanej produkcji, ale także inteligentnych i świadomych decyzji opartych na dokładnej analizie. Monitor ERP oferuje zautomatyzowane obliczenia wstępne i końcowe, które umożliwiają optymalizację produkcji z naciskiem na jej rentowność. Podejmij właściwe decyzje Monitor ERP to nie tylko system ERP. To Twój partner strategiczny. Dzięki integracji funkcji umożliwiających dokonywanie obliczeń zarówno na podstawie danych historycznych, jak i planowanych działań, system dostarcza informacji niezbędnych do podejmowania odpowiednich decyzji. Prognozowanie nie jest już zgadywaniem, ale opiera się na konkretnych danych i analizach. Zautomatyzowane obliczenia dla efektywnej produkcji Dzięki zautomatyzowanym obliczeniom wstępnym i końcowym, Monitor ERP może zwiększyć wydajność produkcji, koncentrując się na wytwarzaniu produktów, które są rzeczywiście opłacalne. Odbywa się to poprzez dokładną analizę kosztów produkcji i innych czynników, dając wgląd w to, które produkty generują najwyższy zysk. Obliczenia dla przyszłego sukcesu Monitor ERP wykracza poza zwykłe zarządzanie danymi historycznymi i umożliwia tworzenie kalkulacji opartych na różnych scenariuszach. Analizując wpływ zmian w kosztach produkcji, takich jak wahania cen energii elektrycznej i kosztów materiałów, które mają wpływ na marże zysku dla poszczególnych produktów, system daje możliwość zaplanowania i dostosowania firmy w celu uzyskania maksymalnej rentowności. Dzięki narzędziu obliczeniowemu Monitora ERP można przekształcić budżet sprzedaży na nadchodzący rok w prognozy, co daje wgląd w przyszłe wymagania materiałowe i możliwość analizy nadchodzącej sytuacji. Umożliwia to dokonywanie rzetelnych obliczeń dotyczących produkcji, zakupów i proaktywnego planowania produkcji. Zapewnienie optymalnego zarządzania zapasami Kluczowym aspektem sukcesu w branży produkcyjnej jest utrzymanie odpowiedniego poziomu zapasów bezpieczeństwa i brak zaległości w zamówieniach. Monitor ERP stale nadzoruje, które części muszą być kupowane regularnie, a które powinny być kupowane rzadziej. Zapobiega to niepotrzebnym kosztom magazynowania, zapewniając jednocześnie dostępność w razie potrzeby. Zautomatyzowane procesy zapewniające elastyczność Potrzeby rynku i popyt na produkty mogą się szybko zmieniać. Monitor ERP jest wyposażony w zautomatyzowane procesy, które natychmiast dostosowują się do nagłych zmian potrzeb. Zapewnia to elastyczność, której potrzebujesz, bez wiązania kapitału dłużej niż to konieczne.

Branża mięsna to bardzo wymagający sektor przemysłu. Producenci każdego dnia mierzą się z szeregiem wyzwań – od rygorystycznych przepisów sanitarnych po presję terminów dostaw i konieczność zarządzania produktem o krótkim terminie przydatności. Odpowiedzią na te wyzwania jest nie tylko doskonała organizacja, ale przede wszystkim nowoczesne narzędzia cyfrowe, w tym zintegrowany duet: system ERP w chmurze i platforma Prodaso. Wyścig z czasem, czyli z czym mierzy się przemysł mięsny? Codzienność producentów to nieustanny wyścig z czasem, dyktowany krótkim terminem przydatności produktów, który wymaga błyskawicznego przetwarzania i dystrybucji. Dodatkowo przedsiębiorstwa produkcyjne muszą sprostać rygorystycznym przepisom. Ich fundamentem jest pełna identyfikowalność produktu. To oznacza, że każdy kawałek mięsa musi być śledzony od „farmy do widelca”. Do tego dochodzą wahania popytu i konieczność zarządzania odpadami – zarówno z przyczyn biznesowych, jak i ekologicznych. W takim środowisku liczy się elastyczność i precyzja, a sukces zależy od sprawnego zarządzania wszystkimi procesami. Kluczowe wyzwania branży Pełna identyfikowalność produktu. Konieczność śledzenia każdego kawałka mięsa, od miejsca pochodzenia zwierzęcia, przez etapy uboju, rozbioru, przetwórstwa, aż po finalny produkt. Wymagają tego zarówno przepisy, jak i konsumenci. Krótki termin przydatności. Szybkie procesowanie i dystrybucja są podstawą działalności i wymagają precyzyjnego planowania produkcji i logistyki. Rygorystyczne przepisy. Konieczność przestrzegania norm HACCP, IFS, BRC i wielu innych. W praktyce oznacza to prowadzenie szczegółowej dokumentacji i kontroli jakości na każdym etapie. Zarządzanie odpadami i utylizacja. Odpowiednia utylizacja odpadów jest nie tylko wymogiem prawnym, ale i kluczowym elementem efektywności biznesowej oraz dbałości o środowisko. Wahania popytu. Zmienność zamówień wymaga elastyczności produkcji i sprawnego dostosowywania się do potrzeb rynku. System ERP w chmurze. Kontrola i przejrzystość procesów System ERP (Enterprise Resource Planning), a w szczególności ten dostępny w modelu chmurowym, stanowi kręgosłup zarządzania w firmie z branży mięsnej. Pozwala on na zintegrowanie wszystkich procesów biznesowych – od zamówień i zakupów, przez produkcję, magazyn, po sprzedaż i finanse. Zobaczmy na przykładzie systemu dla produkcji BPSC ERP, jak tego typu narzędzie pomaga organizować i optymalizować funkcjonowanie przedsiębiorstwa w branży mięsnej. BPSC ERP zapewnia: Pełną identyfikowalność produktu i jego zgodność z przepisami. System nie tylko śledzi każdą partię surowca, ale także wspiera systemy jakościowe, takie jak HACCP, rejestrując dane w punktach krytycznych i kontrolując limity. „Księga wyrobów” zapewnia dostęp do danych o produkcji, zużyciu surowców i badaniach laboratoryjnych w jednym miejscu, a moduł „Rejestr zwierząt” spełnia wymogi ARMiR, co gwarantuje bezproblemowe przejście kontroli. Efektywne zarządzanie recepturami i produkcją. Moduł „Receptury” automatyzuje zarządzanie procesami produkcyjnymi i rozbiorowymi. Tworzy on bazę wiedzy o składnikach, stratach technologicznych i przepływach, umożliwiając kalkulację cen produktów w oparciu o bieżące dane. Elastyczny moduł „Planowanie” analizuje zamówienia i zapasy, aby na ich podstawie tworzyć optymalne plany produkcji. Zarządzanie partiami i terminami ważności. System dba o to, by produkty z najkrótszym terminem przydatności były wydawane w pierwszej kolejności (zasada FIFO/FEFO), co znacząco redukuje odpady. Wyjaśniając: First In, First Out (Pierwsze weszło, pierwsze wyszło) to zasada mówiąca o tym, że towary, które jako pierwsze trafiły do magazynu, powinny zostać jako pierwsze z niego wydane. Natomiast First Expired, First Out (Pierwsze straciło ważność, pierwsze wyszło) jest zasadą bardziej rygorystyczną i opiera się na tym, że towary z najbliższą datą ważności powinny zostać wydane w pierwszej kolejności, niezależnie od tego, kiedy trafiły do magazynu. Dostępność, elastyczność i skalowalność. ERP w chmurze jest dostępny z każdego miejsca, w którym przedsiębiorca ma dostęp do Internetu. To oznacza, że pracownicy mogą zarządzać procesami produkcyjnymi, sprawdzać stany magazynowe czy analizować zamówienia zarówno z biura, jak i z hali produkcyjnej czy nawet w podróży. Dane są synchronizowane w czasie rzeczywistym, co zapewnia spójność i aktualność informacji. Dodatkowo w okresach zwiększonego zapotrzebowania, np. w szczycie sezonu, firma może szybko zwiększyć moc obliczeniową systemu, a gdy popyt spadnie – równie łatwo ją zmniejszyć. Dzięki temu przedsiębiorstwo płaci tylko za te zasoby, których faktycznie używa, co przekłada się na optymalizację kosztów operacyjnych. Bezpieczeństwo, niezawodność, aktualność. Dostawcy usług chmurowych, tacy jak Forterro Polska, zapewniają najwyższe standardy bezpieczeństwa danych. Kopie zapasowe, szyfrowanie oraz stały monitoring systemów chronią firmę przed utratą danych, awariami sprzętu czy atakami hakerów. To wszystko bez konieczności zatrudniania wyspecjalizowanych informatyków. Wszelkie aktualizacje i nowe funkcjonalności są automatycznie wdrażane przez dostawcę, bez przestojów w pracy. Firma zawsze korzysta z najnowszej wersji oprogramowania, która jest zgodna z bieżącymi przepisami i najlepszymi praktykami rynkowymi. Prodaso. Sztuczna Inteligencja w produkcji Czasem sam ERP w chmurze to jednak za mało, by w pełni kontrolować proces produkcji. Jak to możliwe? Wiele firm wciąż boryka się z tym, że dostaje rozproszone informacje z hali produkcyjnej, ponieważ maszyny od różnych producentów mają odmienne interfejsy i języki.  Te problemy rozwiązuje platforma Prodaso. Jest to system, który uzupełnia ERP o wszystkie istotne dane pochodzące bezpośrednio z hali produkcyjnej, pozyskiwane za pomocą inteligentnych modułów IoT. Prodaso integruje się z modułem MRP, odpowiedzialnym za planowanie zapotrzebowania materiałowego. Dzięki temu informacje o produkcji, zużyciu surowców i postępach w realizacji zleceń trafiają automatycznie do systemu ERP, co umożliwia precyzyjne planowanie produkcji i zarządzanie materiałami. Prodaso zbiera dane z każdej maszyny w hali produkcyjnej, niezależnie od jej wieku i producenta. Nawet starsze, analogowe urządzenia mogą zostać zdigitalizowane i włączone do cyfrowego ekosystemu firmy. Dwukierunkowa komunikacja z ERP zapewnia pełną aktualność danych, natychmiastową aktualizację planów produkcyjnych oraz błyskawiczną reakcję na nieprzewidziane zdarzenia. BPSC ERP w chmurze i sztuczna inteligencja w produkcji, czyli platforma Prodaso, tworzą unikalny cyfrowy ekosystem, który przenosi proces produkcji mięsnej na wyższy poziom. Podnosi efektywność działań, zapewnia najwyższą jakość produktów i pomaga utrzymać przewagę nad konkurencją. Warto po niego sięgnąć.

13 listopada w nowojorskiej dzielnicy Tribeca, w przestrzeniach Spring Studios, IFS zorganizował IFS Industrial X Unleashed, jednodniowe wydarzenie, które miało ambicję wyznaczyć nowy standard dla tzw. Industrial AI, czyli sztucznej inteligencji projektowanej nie dla biur, lecz dla fabryk, sieci energetycznych i infrastruktury krytycznej.  Dla mnie był to wyjazd wyjątkowy z jeszcze jednego powodu. To pierwszy raz, kiedy myERP.global pojawiło się na tak dużym wydarzeniu za granicą, a ja reprezentowałem nas w Nowym Jorku samodzielnie. Już sam widok Spring Studios wypełnionego partnerami, klientami i zespołami IFS robił ogromne wrażenie. Skala wydarzenia, dopracowana oprawa graficzno wizualna oraz bardzo dobrze przemyślana agenda od początku dawały poczucie, że nie jest to kolejna konferencja o AI, ale pokaz realnych wdrożeń i kierunku, w którym idzie przemysł.  Na scenie pojawili się przedstawiciele Anthropic, Boston Dynamics, Microsoftu, PwC, Siemens, a także wielu klientów z branż takich jak energetyka, produkcja, lotnictwo czy telekomunikacja. Organizator, czyli IFS, dostawca oprogramowania klasy Industrial AI, obiecał nie kolejny „show o AI”, lecz konkretne, działające wdrożenia. Z perspektywy kogoś, kto na co dzień rozmawia z firmami wdrażającymi systemy ERP i rozwiązania AI, dokładnie tego chciałem tam zobaczyć.  Od hype’u do przemysłowej rzeczywistości  Otwarcie konferencji należało do Marka Moffata, CEO IFS. Zarysował on wizję, w której prawdziwy zwrot z inwestycji w AI nie powstaje w prezentacjach, ale na liniach produkcyjnych, w sieciach przesyłowych i w terenie. To tam pracuje około 70% globalnej siły roboczej, a nie w biurowych open space’ach. Słuchając tego z widowni w Nowym Jorku miałem wrażenie, że bardzo mocno rezonuje to z tym, co słyszymy od naszych partnerów i klientów w Polsce: AI ma sens dopiero wtedy, gdy dotyka prawdziwych procesów, a nie tylko slajdów i prototypów.  Źródło: IFS / IFS Industrial X Unleashed 2025 W centrum tej wizji stoi IFS.ai, platforma mająca pełnić rolę „systemu operacyjnego” dla przemysłu, łączącego ludzi, cyfrowych agentów i roboty w jednym obiegu danych i decyzji. W firmowym języku IFS to droga od sygnału do działania: dane z czujników lub kamer, analiza przez agentów AI, a potem natychmiastowa decyzja i zlecenie pracy technikom, robotom lub obu jednocześnie. Patrząc na to z perspektywy rynku, który opisujemy na myERP.global, widać wyraźnie, że to właśnie taka spójność między warstwą IT, OT i fizycznym światem będzie w najbliższych latach wyróżnikiem najbardziej zaawansowanych firm.  Anthropic i Resolve: multimodalna AI dla ludzi w terenie  Jednym z najgłośniejszych ogłoszeń była strategiczna współpraca IFS Nexus Black z Anthropic, twórcą modeli Claude. Efektem partnerstwa jest Resolve, nowa klasa narzędzia Industrial AI, które trafia bezpośrednio w ręce techników i pracowników utrzymania ruchu.  Źródło: IFS / IFS Industrial X Unleashed 2025 Z mojego punktu widzenia to bardzo ważny kierunek. W rozmowach z firmami produkcyjnymi i usługowymi często słyszymy, że największym wyzwaniem nie jest już sama analityka, ale dostarczenie właściwej podpowiedzi we właściwym momencie osobie, która jest fizycznie przy maszynie czy instalacji. I właśnie tu Resolve robi różnicę.  Narzędzie potrafi analizować wiele typów danych naraz: wideo z telefonu technika, nagrania dźwiękowe, odczyty temperatury i ciśnienia czy złożone schematy instalacji. Na tej podstawie przewiduje awarie, sugeruje części zamienne, optymalizuje harmonogram prac i automatycznie dokumentuje wykonane czynności, w tym poprzez rozpoznawanie mowy i transkrypcję raportów głosowych.  Na scenie pokazano m.in. przykład szkockiej destylarni William Grant & Sons, producenta whisky Grant’s i ginu Hendrick’s. Zanim wdrożono Resolve, aż około 38% napraw miało charakter awaryjny. Dziś, dzięki przewidywaniu usterek i lepszemu planowaniu, zakład znacząco ograniczył nieplanowane przestoje, a roczne korzyści finansowe szacowane są na około 8,4 mln funtów. Słuchając tej historii pomyślałem, że podobne case studies będziemy wkrótce oglądać także na polskim rynku, szczególnie w firmach, które już dziś inwestują w predykcyjne utrzymanie ruchu.  Kriti Sharma, szefowa Nexus Black, podkreślała ze sceny, że w branżach, gdzie „czasem stawką jest ludzkie życie”, priorytetem musi być nie tylko moc modelu, lecz także bezpieczeństwo i odpowiedzialność AI. To właśnie Anthropic ma wnosić do ekosystemu IFS obok czysto technologicznych kompetencji. Ten wątek odpowiedzialnego wdrażania AI przewijał się zresztą przez całe wydarzenie i był dla mnie jednym z ważniejszych sygnałów dla rynku.  Boston Dynamics: robot Spot jako autonomiczny inspektor  Kolejnym filarem IFS Industrial X Unleashed była fizyczna AI, czyli połączenie agentów AI z robotami. IFS ogłosił współpracę z Boston Dynamics, globalnym liderem w mobilnej robotyce.  Źródło: IFS / IFS Industrial X Unleashed 2025 To był moment, który osobiście zrobił na mnie największe wrażenie. Prezentacja z udziałem robota Spot pokazała bardzo namacalnie, jak daleko zaszliśmy od świata, w którym o robotyce przemysłowej mówimy tylko na slajdach. Spot, czteronożna platforma zdolna samodzielnie poruszać się po zakładach, został pokazany jako przedłużenie systemu IFS.ai.  Robot potrafi wykonywać autonomiczne inspekcje: dzięki kamerom termicznym wykrywa przegrzewające się urządzenia, nasłuchuje nieszczelności, odczytuje analogowe manometry, sprawdza kontrolki, identyfikuje rozlane substancje czy anomalie napięcia. Zebrane dane trafiają natychmiast do IFS.ai, gdzie agentic AI analizuje je, ocenia ryzyko i, jeśli trzeba, automatycznie generuje zlecenie serwisowe lub inicjuje działania prewencyjne.  Siedząc na widowni i obserwując robota poruszającego się swobodnie po scenie, miałem bardzo mocne poczucie, że to nie jest już wizja przyszłości, ale realne narzędzie, które za chwilę zobaczymy w zakładach energetycznych, rafineriach czy fabrykach także w naszej części świata.  Źródło: IFS / IFS Industrial X Unleashed 2025 Wspólne rozwiązanie IFS i Boston Dynamics ma przede wszystkim poprawić bezpieczeństwo, ograniczając udział ludzi w strefach niebezpiecznych, podnieść efektywność dzięki szybszym decyzjom oraz zwiększyć dostępność kluczowych aktywów poprzez predykcyjne podejście do awarii. Docelowymi odbiorcami są m.in. energetyka, górnictwo, zakłady produkcyjne i operatorzy infrastruktury krytycznej.  Humanoidy 1X Technologies: nowy „etatowy” pracownik w fabryce  O ile Spot pokazywał, jak dalece mobilna robotyka już dziś potrafi odciążyć ludzi, o tyle partnerstwo z 1X Technologies zahaczyło o wizję przyszłości humanoidalnych pracowników ramię w ramię z człowiekiem.  IFS i 1X ogłosiły strategiczną współpracę, w ramach której humanoid NEO ma zostać wprowadzony do środowisk przemysłowych jako robotyczny pracownik zarządzany z poziomu IFS.ai.  Wspólna koncepcja zakłada, że w najbliższych latach liczebność przemysłowej załogi będzie mierzona nie tylko w etatach ludzkich, ale także w liczbie agentów AI i robotów. Dzisiejsze zakłady, które z trudem obsługuje 300 pracowników, mają docelowo korzystać z ekosystemu nawet 3 tys. „pracowników”: ekspertów ludzi, cyfrowych agentów i humanoidów wykonujących fizyczne zadania, również w środowiskach niebezpiecznych lub trudno dostępnych.  Patrząc na to z perspektywy rozmów, które prowadzimy w Polsce, widać wyraźnie, że ten kierunek będzie budził zarówno ogromne zainteresowanie, jak i pytania o kompetencje, bezpieczeństwo i odpowiedzialność. IFS Industrial X Unleashed pokazało jednak, że dyskusja nie toczy się już wyłącznie w laboratoriach, ale coraz częściej w realnych halach produkcyjnych.  Partnerski program pilotażowy ma objąć wybrane firmy z sektorów takich jak produkcja, energetyka czy lotnictwo. Komercyjna dostępność rozwiązań opartych na humanoidach jest planowana na 2026 r.  Siemens i IFS: AI dla autonomicznej sieci energetycznej  Szczególną uwagę uczestników przyciągnęła także współpraca z Siemens, skoncentrowana na transformacji sieci energetycznych.  IFS i Siemens połączą swoje kompetencje: z jednej strony Gridscale X i doświadczenie w planowaniu sieci oraz infrastrukturze, z drugiej IFS.ai oraz rozwiązania do zarządzania aktywami, planowania inwestycji i obsługi serwisu w terenie.  Celem jest stworzenie ścieżki do autonomicznej sieci, zdolnej do samodzielnego bilansowania rosnącego udziału źródeł odnawialnych, zarządzania starzejącą się infrastrukturą i reagowania na coraz częstsze ekstrema pogodowe. Zintegrowana platforma ma łączyć perspektywę inżynierską z biznesową i finansową oraz przekładać długoterminowe decyzje inwestycyjne na konkretne zlecenia dla ekip w terenie.  Partnerzy podkreślali, że rozwiązanie ma być modułowe i gotowe do wdrożeń w chmurze, bez konieczności wyrywania z korzeniami istniejących systemów. Z mojego punktu widzenia to ważny sygnał także dla firm w Polsce, które chciałyby korzystać z nowoczesnych rozwiązań, ale nie są gotowe na pełną wymianę krajobrazu systemowego. Na współpracy mają skorzystać nie tylko operatorzy sieci, ale też producenci energii, duże zakłady przemysłowe i inne organizacje uzależnione od niezawodnej infrastruktury.  Ekosystem Industrial AI: od laboratoriów do zakładów  Poza samymi ogłoszeniami partnerskimi IFS Industrial X Unleashed pełniło też rolę sceny dla szerokiego ekosystemu doradców i integratorów. Na liście prelegentów znaleźli się przedstawiciele m.in. PwC, Accenture, Deloitte, Microsoftu, MIT CISR czy Siemens Grid Software.  Z perspektywy uczestnika było bardzo dobrze widać, że bez współpracy pomiędzy dostawcami technologii, doradcami i integratorami trudno będzie mówić o prawdziwej transformacji przemysłowej. W wystąpieniach często pojawiały się tematy związane z infrastrukturą, zarządzaniem danymi, regulacjami oraz, co szczególnie podkreślano, ogromną potrzebą reskillingu pracowników.  Na stronie IndustrialX.ai organizator podsumowuje formułę wydarzenia jako połączenie premier produktów, pokazów „AI w akcji” oraz dyskusji strategicznych na temat przyszłości pracy w przemyśle. W programie dominowały wątki agentic AI, robotyki i fizycznej AI, ale stale przewijał się też temat odporności łańcuchów dostaw, modernizacji infrastruktury oraz odpowiedzialnego wdrażania nowych technologii.  Jako uczestnik miałem wrażenie, że te trzy elementy – produkt, pokaz i strategia – zostały faktycznie dobrze zbalansowane. Z jednej strony można było zobaczyć konkretne rozwiązania w akcji, z drugiej wciąż było miejsce na szerszą refleksję o tym, jak zmieni się rynek pracy i modele biznesowe.  Co dalej po IFS Industrial X Unleashed?  Patrząc na skalę zaprezentowanych partnerstw i scenariuszy, Industrial X Unleashed było czymś więcej niż zwykłą konferencją produktową. IFS próbuje zająć pozycję kategorii zaufania dla Industrial AI, platformy, przez którą w najbliższych latach będą przepływać zarówno dane z czujników i robotów, jak i decyzje dotyczące serwisu, planowania inwestycji czy bezpieczeństwa pracy.  Źródło: IFS / IFS Industrial X Unleashed 2025 Wspólne projekty z Anthropic, Boston Dynamics, 1X Technologies i Siemensem pokazują, że ambicją firmy nie jest jedynie dostarczenie kolejnego systemu ERP czy modułu AI, ale realne spięcie warstwy fizycznej z cyfrową od humanoida na hali po plan inwestycji w sieć energetyczną.  Dla mnie osobiście wyjazd do Nowego Jorku był potwierdzeniem, że kierunek, w którym idziemy jako myERP.global, jest właściwy. Coraz więcej rozmów o systemach ERP, utrzymaniu ruchu czy zarządzaniu aktywami będzie toczyło się w kontekście agentów AI, robotyki i fizycznej AI. IFS Industrial X Unleashed było przede wszystkim demonstracją jednego, dość odważnego założenia: że przyszłość przemysłu będzie budowana nie przez pojedyncze narzędzia, lecz przez ściśle zintegrowane ekosystemy ludzi, agentów AI i robotów. A my chcemy być blisko tych zmian i opisywać je dla naszych społeczności – zarówno w Polsce, jak i za granicą. 

Wdrożenie systemu ERP Microsoft Dynamics 365 to projekt, który angażuje każdy dział w firmie i wymaga wielu miesięcy wzmożonej pracy. Czasami nie widać na pierwszy rzut oka, że coś jest nie w porządku. Poniżej prezentujemy 9 oznak, że coś mogło pójść nie tak i warto to wyprostować. Na co zwrócić uwagę, aby ocenić co poszło nie tak? Hypercare nie stygnie Długi okres „gaszenia pożarów” po go‑live, lawina powtarzalnych zgłoszeń, brak stabilizacji i poczucie, że „utknęliśmy w ticketach”. To typowy sygnał, że błędy wdrożeniowe „zbierają żniwo” po starcie. Niska adopcja i obejścia poza systemem Kluczowe kroki realizowane w Excelu, „na skróty” lub w systemach pomocniczych, a decyzje nie opierają się na jednym, scentralizowanym źródle danych. Lokalizacja PL „nie domyka się” Pominięte wymagania prawno‑podatkowe (np. KSeF, JPK, split payment, biała lista) skutkują opóźnieniami startu, problemami z ewidencją dokumentów i oporem użytkowników. Dodatkowe czerwone flagi to brak automatycznej obsługi kursu NBP z przesunięciem i walidacji podatników. Słaba migracja danych i brak walidacji Niespójne dane podstawowe, błędy w bilansie otwarcia, problemy w rozrachunkach po przeniesieniu danych – to efekt niedostatecznych testów migracyjnych i weryfikacji jakości danych. Testy „na funkcje”, nie na procesy Ograniczenie testów do pojedynczych ekranów/skrinów zamiast end‑to‑end, brak testów integracyjnych, regresji i wydajnościowych; zbyt późne włączanie użytkowników do UAT. Customizacje zamiast konfiguracji + brak strategii OneVersion Duża liczba modyfikacji „na kodzie”, brak zasad rozszerzeń, a także brak planu utrzymania aktualizacji to prosta droga do „kruchości” systemu i kosztownych upgrade’ów. Nieuporządkowana architektura i integracje Brak zatwierdzonego blueprintu aplikacyjnego, niejasna rola D365 w ekosystemie, niespójne lub dublujące się integracje i przepływy danych. Niejasne role, słabe szkolenia i zarządzanie zmianą Brakuje ról takich jak Solution Architect, nie ma jasnego podziału odpowiedzialności, a szkolenia i instrukcje są szczątkowe – użytkownicy nie „czują” rozwiązania już od testów. Chaos w środowiskach i licencjach Źle zarządzane środowiska (Dev/Test/UAT/Prod), brak procedur odświeżania/synchronizacji, a do tego nieoptymalne licencje i role użytkowników – to zwiastun kosztów utrzymania i blokad w pracy zespołów. Co jeśli u Ciebie występują takie sytuacje? Przede wszystkim, nie wszystko stracone. Każde niepoprawnie przeprowadzone wdrożenie można naprawić. Ważne jest, aby być świadomym, że są elementy do poprawy i rozpisać sobie plan naprawczy. W 7F Technology Partners specjalizujemy się w takich przypadkach. Naprawiamy błędy i zaniechania, które pojawiały się podczas wdrożenia i doprowadzamy do sytuacji, w której Dynamics 365 przynosi tylko korzyści.

Wprowadzenie KSeF to dla wielu firm duże wyzwanie. Zmienia się sposób wystawiania, przesyłania i archiwizacji faktur, a w praktyce oznacza to konieczność dostosowania systemów i procesów. Część przedsiębiorców obawia się, że wdrożenie KSeF będzie skomplikowane, kosztowne i czasochłonne, szczególnie jeśli do tej pory korzystali z kilku niespójnych narzędzi lub systemów, które słabo reagują na zmiany. System sBiznes powstał właśnie po to, aby te obawy zniknęły. Nasz cel jest prosty – umożliwić firmom szybkie, bezproblemowe i intuicyjne korzystanie z KSeF bez konieczności inwestowania w długie szkolenia, kosztowne integracje czy skomplikowane procesy. W tym artykule wyjaśniamy, dlaczego sBiznes tak dobrze współpracuje z KSeF, co wyróżnia naszą platformę i jak każdy przedsiębiorca może przekonać się o tym w praktyce. Dlaczego KSeF działa bezproblemowo z systemem sBiznes? Integracja z KSeF w wielu firmach oznacza duże zmiany. Trzeba dostosować systemy informatyczne oraz zrozumieć nowe procesy i upewnić się, że wszystko działa płynnie.W sBiznes zadbaliśmy o to, aby cały proces był maksymalnie uproszczony. sBiznes został przygotowany z myślą o użytkownikach, którzy oczekują prostoty i stabilności. Interfejs jest przejrzysty, a obsługa poszczególnych funkcji opiera się na jasnych krokach, dzięki czemu nawet osoby bez doświadczenia w pracy z systemami informatycznymi szybko odnajdują się w środowisku. Wszystkie działania związane z fakturami elektronicznymi zostały opisane, uporządkowane i zautomatyzowane, co znacząco zmniejsza ryzyko błędów. Dużą przewagą sBiznes jest także szybka pomoc online. Zamiast chatbotów, komunikatów o wielogodzinnej kolejce do konsultanta, użytkownik ma możliwość kontaktu z realną osobą, która wyjaśni krok po kroku każdy etap obsługi KSeF. To sprawia, że integracja jest nie tylko bezproblemowa, ale też bezstresowa. Co potrzeba, aby szybko i sprawnie uruchomić KSeF? Jedną z najczęstszych obaw przedsiębiorców jest to, że wdrożenie KSeF będzie wymagało wielu dodatkowych narzędzi lub integracji. W przypadku sBiznes wygląda to inaczej. Aby uruchomić KSeF, wystarczy posiadać system sBiznes z funkcją KSeF aktywowaną w ustawieniach. Krok konfiguracji został zredukowany do minimum. Użytkownik generuje token KSeF na serwerach  Ministerstwa Finansów a następnie uaktywnia ten token w systemie. Całość nie wymaga specjalistycznej wiedzy ani udziału działu IT. W praktyce cały proces można wykonać w kilkanaście minut, a w razie trudności konsultant sBiznes pomaga krok po kroku podczas krótkiej rozmowy online a dodatkowo można skorzystać z krótkiego opisu „krok po kroku”. Dzięki temu firmy mogą uruchomić KSeF praktycznie od ręki, bez czekania na terminy wdrożeniowe i bez przestojów w pracy. Można również wykonać kilka testów aby upewnić się, że wszystko przebiega prawidłowo. Co wyróżnia system sBiznes z KSeF? Rynek systemów finansowo księgowych jest coraz bardziej konkurencyjny, ale sBiznes wyróżnia kilka kluczowych elementów, które realnie wpływają na komfort pracy. Po pierwsze – bardzo krótki czas wdrożenia. System jest gotowy do działania praktycznie od razu po uruchomieniu, a pełna integracja z KSeF zajmuje chwilę. Nie ma potrzeby wdrażania dodatkowych usług, modułów czy aktualizacji. Po drugie – intuicyjność obsługi. sBiznes został zbudowany tak, aby nawet osoba, która pierwszy raz wystawia e-fakturę, potrafiła zrobić to bez wahania. Logiczny układ funkcji, przejrzyste menu i czytelne komunikaty sprawiają, że użytkownicy szybko nabierają pewności w pracy z systemem. Po trzecie – realna pomoc online. To ogromna przewaga nad konkurencją. Stawiamy na bezpośredni kontakt z konsultantem. Użytkownik od razu dostaje jasne odpowiedzi i wsparcie, co eliminuje przestoje i przyspiesza pracę. Jak wygląda opłata za korzystanie z KSeF w systemie sBiznes? Jednym z najczęstszych pytań pojawiających się przy wyborze systemu do obsługi KSeF są koszty. W sBiznes stawiamy na pełną transparentność – dlatego model opłat jest prosty i przyjazny dla firm, niezależnie od wielkości przedsiębiorstwa. W sBiznes opłata dotyczy wyłącznie możliwości korzystania z funkcji KSeF w programie. Nie stosujemy żadnych limitów, progów, opłat za liczbę wysłanych faktur ani dodatkowych kosztów, które pojawiają się nagle w trakcie użytkowania. Dzięki temu przedsiębiorca dokładnie wie, ile zapłaci – bez ryzyka nieprzewidzianych obciążeń. Wysokość opłaty jest dostosowana indywidualnie do firmy – zależy od liczby użytkowników oraz charakteru pracy zespołu. To pozwala dopasować ofertę tak, aby była korzystna dla mikrofirm, małych przedsiębiorstw oraz większych organizacji, które potrzebują bardziej rozbudowanych funkcjonalności. Takie podejście zapewnia pełną przewidywalność kosztów i sprawia, że sBiznes jest rozwiązaniem elastycznym, skalowalnym i bezpiecznym budżetowo – niezależnie od tego, jak często firma wystawia faktury i w jakim tempie się rozwija. Czy można testować KSeF w sBiznes bez ograniczeń? Tak. W sBiznes można korzystać zarówno z wersji testowej KSeF, jak i z pełnego środowiska lub wersji Demo. To rozwiązanie stworzone po to, aby firmy mogły spokojnie przygotować się do pracy w KSeF, przeszkolić pracowników i sprawdzić wszystkie funkcje bez presji czasu. W wersji testowej można wykonywać praktycznie wszystkie czynności związane z KSeF – wystawiać faktury, robić korekty faktur, wysyłać je do systemu centralnego, odbierać dokumenty oraz analizować ich statusy. To wygodny sposób, aby nauczyć zespół, jak działa proces wystawiania e faktur, zanim system zostanie uruchomiony w wersji produkcyjnej.Naszym klientom zapewniamy wymianę dokumentów z naszą firmą w okresie pracy w trybie testowym KSeF. Ta metoda pozwala na pełne przyswojenie wszystkich zagadnień związanych z KSeF.Dzięki temu przejście do pełnej pracy w KSeF jest później szybkie, naturalne i bezstresowe. Q&A – 6 najczęstszych pytań o KSeF Poniżej kilka pytań i odpowiedzi, które często pojawiają się w kontekście KSeF – wraz z podsumowaniem, co to oznacza w praktyce dla użytkownika systemu sBiznes. Czy KSeF dotyczy także przedsiębiorców zwolnionych z VAT?Tak – obowiązek korzystania z KSeF obejmie także podmioty korzystające ze zwolnienia z VAT. Od kiedy KSeF staje się obowiązkowy?Harmonogram przewiduje: od 1 lutego 2026 dla dużych podmiotów (obrót > 200 mln zł w 2024), od 1 kwietnia 2026 dla pozostałych przedsiębiorców z obrótem za m-c większym niż 10 000 zł,  a dla wszystkich pozostałych od 1 stycznia 2027 r.   Czy faktura w KSeF może zostać odrzucona i co wtedy?Tak – system może odrzucić fakturę np. z powodu błędnej struktury XML lub przesłania przez nieuprawnioną osobę. W takim przypadku dokument nie jest uznany za wystawiony.  W sBiznes każda faktura jest weryfikowana pod względem zgodności z KSeF. Czy faktury papierowe znikną z obrotu po wdrożeniu KSeF?Nie – faktury papierowe lub elektroniczne nie-ustrukturyzowane będą nadal stosowane w określonych przypadkach (np. osoba fizyczna, firma zwolniona z KSeF, rolnik ryczałtowy, itp. ).  Co trzeba zrobić, by rozpocząć korzystanie z KSeF?Przede wszystkim: zarejestrować i uwierzytelnić się w systemie KSeF (np. kwalifikowanym podpisem lub e-pieczęcią ), mieć odpowiednie oprogramowanie, wygenerować plik XML zgodne ze schematem i przesłać je do KSeF. Jak KSeF wpływa na archiwizację faktur?Faktury przesłane przez KSeF są przechowywane w wersji elektronicznej przez okres co najmniej 10 lat – co spełnia obowiązki ustawowe i oznacza, że samodzielna archiwizacja stanie się zbędna. KSeF nie musi oznaczać „rewolucji w firmie”, w której będzie wdrażany i uruchamiany. Wystarczy tylko posiadać odpowiednio sparametryzowany zintegrowany system informatyczny z obsługą KSeF a niewątpliwie takim systemem jest sBiznes.Zapraszamy do kontaktu: info@sbiznes.pl lub GSM: 509 967 124 oraz na www.sBiznes.pl

Nowe standardy dla firm produkcyjnych – system klasy ERP, który integruje procesy i wspiera zrównoważony rozwój  Grupa Proalpha, jeden z wiodących dostawców systemu ERP i aplikacji biznesowych dedykowanych dla przedsiębiorstw produkcyjnych, prezentuje najnowszą wersję swojego oprogramowania  Proalpha ERP  Enterprise Resource Planning. Wersja systemu 9.5 wyznacza nowe standardy w zakresie integracji zarządzania produkcją i jakością, wykorzystania sztucznej inteligencji (AI), raportowania ESG oraz współpracy z klientami i partnerami przy wdrażaniu rozwiązań branżowych, opartych na sprawdzonych praktykach. Nowa wersja 9.5 integruje system do optymalizacji efektywności produkcji (MES) i zarządzanie jakością (CAQ) z Proalpha Business Application Suite, wznosząc tym samym sterowanie produkcją na nowy poziom. Dzięki temu przedsiębiorstwa mogą korzystać z płynnych procesów, od planowania produkcji, po zarządzanie jakością, a kierownicy produkcji nadzorować zlecenia produkcyjne w czasie rzeczywistym, optymalizować czas przebiegu i bezpośrednio przetwarzać wysokiej jakości dane procesowe. Innowacyjna strategia integracji i otwarta architektura Proalpha Business Application Suite pozwala na obsługę aplikacji w trybie hybrydowym, co zapewnia maksymalną elastyczność. Klienci mogą w ten sposób elastycznie wykorzystywać hybrydowe środowisko IT i tym samym stosować np. rozwiązanie MES on-premise, a system CRM w chmurze. Otwarte interfejsy umożliwiają elastyczne podłączanie istniejących systemów i realizację indywidualnych scenariuszy integracji.  System ERP Proalpha – AI i zrównoważony rozwój jako motor przełomowych innowacji w firmach produkcyjnych  Grupa Proalpha oferuje liczne aplikacje oparte na sztucznej inteligencji , gdzie usprawnienia w zakresie automatyzacji i optymalizacji procesów, stanowią znaczącą wartość dodaną. W ten sposób za pomocą analiz oraz porównania planowanych i rzeczywistych czasów produkcji możliwe jest np. wykrywanie i usuwanie nieefektywnych procesów produkcyjnych. Bardziej efektywne operacje i krótsze czasy przebiegów produkcyjnych stanowią natomiast podstawę do osiągnięcia przewagi konkurencyjnej na rynku. Również kwestia zrównoważonego rozwoju ma coraz większe znaczenie dla przedsiębiorstw produkcyjnych, zarówno przez bezpośredni wpływ na funkcjonowanie firmy, jak i pośrednio, poprzez obowiązujące przepisy prawa. Nowe  funkcje ESG  w Proalpha ERP pozwalają za pomocą jednego kliknięcia obliczyć ślad węglowy (PCF) dla każdego komponentu i procesu produkcyjnego w systemie. Dzięki temu w przejrzysty i zrozumiały sposób można przedstawić, ile energii zostało wykorzystane do produkcji danego produktu i jaka emisja CO₂ przypadła na ten proces. Stanowi to decydujący krok w kierunku osiągnięcia zrównoważonej produkcji i rzetelnego wypełniania ustawowych obowiązków sprawozdawczych.  Ściślejsza współpraca i wymiana informacji z klientami – sprawdź jak szukamy lepszych rozwiązań W ramach wersji ERP 9.5 Grupa Proalpha rozwija również aktywną współpracę z klientami w produkcji jednostkowej. W społeczności użytkowników Proalpha program aktywnej wymiany doświadczeń  jest celowo wspierany poprzez grupy robocze, wizytacje i warsztaty na temat innowacji, których efektem są funkcjonalności dostosowane do potrzeb przemysłu.  Block Quote Otmar Zewald podkreśla:  „Ta filozofia współpracy stanowi podstawę do głębokiego poznania potrzeb naszych klientów. W ten sposób możemy konsekwentnie tworzyć rozwiązania, które optymalnie wspierają naszych kontrahentów i zapewniają im przewagę konkurencyjną w dłuższej perspektywie.” „W nowej wersji Proalpha zrealizowano wiele zmian, wymagań i pomysłów, które powstały wspólnie ze społecznością użytkowników.”, dodaje Thomas Schmidt, przewodniczący społeczności użytkowników Proalpha. „Klienci korzystają z większej efektywności, przejrzystości i zrównoważonego rozwoju, aktywnie kształtując transformację cyfrową. Wraz z około 150 klientami zorganizowanymi w społeczności użytkowników, poprzez liczne wydarzenia i nowatorskie formaty Proalpha stwarza ramy do opracowywania rozwiązań branżowych, ustalania strategicznych planów dalszej ewolucji produktu i promocji wymiany doświadczeń między klientami. Dzięki temu klienci są trwale włączeni w aktywny dialog dotyczący przyszłości naszych rozwiązań dla przemysłu.”  Więcej informacji na temat nowej wersji Proalpha ERP 9.5.  

Tam gdzie ponad 100 000 kuracjuszy rocznie oczekuje kompetentnej opieki, nie ma miejsca na kompromisy. Potrzebny jest system informatyczny, który integruje w jednym miejscu wszystkie dane i usprawnia pracę każdego działu. A szybki obieg dokumentów, sprawne zarządzanie płatnościami, grafikami czasu pracy oraz magazynami przekłada się na komfort kuracjuszy. Dowiedz się, jak działa w Uzdrowisku Ciechocinek S.A. kompletny cyfrowy ekosystem oparty na enova365. Stworzony w 7 miesięcy. Dlaczego zmiana systemu informatycznego była konieczna? Konieczność konsolidacji danych w jednym narzędziu Przed wdrożeniem enova365 poszczególne obiekty Uzdrowiska Ciechocinek S.A. – szpital, sanatoria i zakład produkcji wyrobów zdrojowych – korzystały z różnych narzędzi informatycznych – w tym Excela. W efekcie, nie było jednego systemu, w którym można szybko sprawdzić, na jakim etapie są poszczególne procesy. Utrudniało to zarządzanie. Wyeliminowanie ręcznego wprowadzania danych – kierunek: automatyzacja Nie było automatyzacji, więc ręczne działania zajmowały dużo czasu. Czasochłonny był ręczny obieg dokumentów, kontrola płatności czy raportowanie. Sporządzanie deklaracji podatkowych również odbywało się ręcznie, co nie tylko wydłużało pracę, ale też zwiększało ryzyko pomyłek. Ręcznie przygotowywano także grafiki czasu pracy, dyżury i ewidencjonowano absencje – wszystko to pracownicy musieli ręcznie wprowadzać do systemu, czasami wielokrotnie. Powody, dla których Uzdrowisko Ciechocinek S.A. wybrało enova365 Uzdrowisko Ciechocinek S.A. poszukiwało systemu ERP, który zintegruje wszystkie działy organizacji – od kadr i płac, przez księgowość i magazyny, aż po budżetowanie i analitykę. Wyzwaniem było skonsolidowanie w jednym systemie danych dotyczących tych wszystkich obszarów i czterech dużych obiektów – szpitali, sanatoriów i zakładu produkcji wyrobów zdrojowych. enova365 była gotowa, żeby zaspokoić wszystkie te potrzeby, a zadania tego podjął się doświadczony zespół IT ERP Systems Sp. z o.o. – Autoryzowanego Partnera Soneta Sp. z o.o. Czas potrzebny na wdrożenie szyte na miarę? 7 miesięcy Zespół IT ERP Systems Sp. z o.o. rozpoczął wdrożenie enova365 od analizy potrzeb uzdrowiska – między innymi w kontekście poszczególnych ról, obiegu dokumentów oraz algorytmów obliczania listy płac. Block Quote Następnie skonfigurowano system, wykorzystując moduły enova365 m.in. z obszarów finansów i księgowości, kadr i płac, a także moduły Workflow, Handel oraz Projekty i budżetowanie. Kolejnym krokiem było przeszkolenie pracowników. Block Quote Ostatnim etapem wdrożenia było uruchomienie produkcyjne. Całość zamknęła się w 7 miesiącach. enova365 wspiera dziś każdy dział Uzdrowiska Ciechocinek S.A. Dane w czasie rzeczywistym, w jednym miejscu Rozwiązanie enova365 nie tylko zgromadziło większość funkcji biznesowych w jednym miejscu, ale także znacznie usprawniło dostęp do informacji i raportowanie. Block Quote Automatyzacja wyliczania wynagrodzeń Listy płac powstają szybciej, bo system automatycznie przetwarza wszystkie niezbędne dane wprowadzone przez kierowników w grafikach pracy. „Dzięki temu unikamy pomyłek, a pracownicy mają szybki dostęp do swoich pasków płacowych i informacji o wynagrodzeniu w formie elektronicznej. Działamy sprawniej i mamy więcej czasu” – mówi Cezary Kowalski. Ułatwienia dla księgowych i finansistów Wdrożenie modułów enova365 usprawniło pracę księgowych m.in. dzięki zastosowaniu schematów księgowych czy automatycznemu zaczytywaniu do systemu ERP wyciągów bankowych. Kolejne ułatwienie to sprawniejsze budżetowanie i łatwa kontrola kosztów. Raporty finansowe są dokładniejsze niż kiedykolwiek, dzięki czemu menedżerowie mogą szybciej reagować na wszelkie niepokojące trendy. Wsparcie magazynu i surowców Moduł Handel enova365 pozwolił zwiększyć kontrolę nad magazynami i surowcami. To pozwala uniknąć przestojów i usprawnia produkcję. Mniej pomyłek, więcej czasu na to, co ważne Elektroniczny obieg dokumentów ograniczył wykorzystanie papieru do minimum, a automatyzacja zmniejszyła liczbę pomyłek. Dzięki temu, że czynności administracyjne zajmują mniej czasu, personel ma więcej czasu dla pacjentów. „Dzięki uproszczeniu administracji mogę więcej czasu poświęcić pacjentom. To odczuwalna zmiana” – uważa dr Jacek Chojnowski. System, który daje przewagę – enova365 Uzdrowisko Ciechocinek zyskało nowoczesny system ERP i realną przewagę konkurencyjną. Szukasz programu, który wesprze cyfryzację w Twojej firmie? Jeszcze dziś umów się na bezpłatną prezentację online, w czasie której nasi konsultanci pokażą, jak system ERP enova365 może usprawnić pracę w biznesie i jednostce budżetowej.

Koniec wsparcia technicznego dla systemu ERP SAP ECC producent zapowiedział na 2027 r. By zadbać o stabilność funkcjonowania firmy i zyskać dostęp do nowoczesnych funkcji opartych o automatyzację i AI warto już teraz zdecydować się na nowy system ERP i rozpocząć transformację. Dowiedz się jak powinien wyglądać prawidłowy proces migracji systemowej i poznaj kluczowe różnice pomiędzy oprogramowaniem S/4HANA Cloud a SAP Business One. Koniec wsparcia dla ECC – etapy Standardowe wsparcie techniczne od producenta(SAP) dla systemu ECC (Enterprise Central Component) zakończy się w 2027 r. Po tym terminie przedsiębiorstwa stracą dostęp do wsparcia producenta w ramach aktualizacji oprogramowania EHP (Enhancement Packages), naprawy błędów i optymalizacji (analizy zużycia zasobów, czyszczenia danych testowych czy automatyzacji), a także zarządzania systemem operacyjnym, monitoringu, audytów, tworzenia kopii zapasowych i bezpieczeństwa. Przy wyborze płatnej opcji rozszerzonego wsparcia (Extended Maintenance) okres wspomaganego przez SAP użytkowania wydłuża się do 2030 r. Po tym okresie jakiekolwiek wsparcie dla SAP ECC będzie dostępne tylko od zewnętrznych dostawców (third-party support). SAP Enterprise Central Component SAP ECC to rozwiązanie ERP dla średnich i dużych przedsiębiorstw. Produkt trafił na rynek w 2005 r. jako następca SAP R/3 Enterprise Edition i od tego czasu był rozwijany poprzez Enhancement Packages (EHP). System umożliwia gromadzenie danych z całej organizacji i przetwarzanie ich w jednym miejscu, a modułowa konstrukcja sprawiła, że dopasowywał się do potrzeb różnych branż. ECC stanowiło flagowy produkt ERP od SAP aż do momentu uruchomienia SAP S/4HANA w 2015. Obecnie SAP rekomenduje stopniową migrację do rozwiązań o unowocześnionej funkcjonalności dopasowanej do obecnych warunków rynkowych. Dlaczego warto jak najwcześniej podjąć decyzję o migracji? Właściwy wybór nowego rozwiązania, zaplanowanie transferu i wprowadzenie strategii w życie wymaga czasu i wysiłku. Lepiej nie podejmować decyzji tego kalibru pod presją i zostawić sobie komfortowy zapas czasu. Ewaluacja sytuacji firmy i dobór technologii może zająć nawet sześć miesięcy, a implementacja w zależności od złożoności procesów w firmie, pomiędzy sześć miesięcy a trzy lata. Pośpieszna implementacja może skutkować błędami, niedociągnięciami i wiążącym się z nimi długiem technicznym, a więc i konsekwencjami finansowymi. Wraz z wygaszaniem wsparcia producenta utrzymanie SAP ECC stanie się droższe i nieprzewidywalne. Przestarzałe systemy wymagają dedykowanego wsparcia technicznego, zarówno jeśli chodzi o same rozwiązania naprawcze jak i wykwalifikowany do ich obsługi personel. System ERP pozbawiony adekwatnego wsparcia jest narażony na pogorszenie poziomu cyberbezpieczeństwa, może nie spełniać wymogów ochrony danych (RODO, HIPAA) i nie zdawać audytów. Przy deadlinach zaplanowanych na 2027 i 2030 r. najlepiej rozpocząć cały proces już teraz. Jak wybrać rozwiązanie?  Nowe rozwiązanie ERP dobieramy na podstawie charakterystyki, potrzeb, strategii i aspiracji naszej firmy. Kluczowe cechy to wielkość przedsiębiorstwai branża, w której się poruszamy. Te elementy wpływają na sposób funkcjonowania firmy oraz na to jak pracownicy poruszają się w jej strukturach podczas wykonywania codziennych czynności. Istotne są też kwestie cyberbezpieczeństwa. W perspektywie końca wsparcia technicznego dla SAP ECC, przedsiębiorstwa wciąż korzystające z tego systemu mają szereg opcji: Zewnętrzne wsparcie techniczne (third-party support) – ten sam system, ale bez możliwości rozwoju funkcji, dostosowania do aktualnych potrzeb i wsparcia producenta; Nowa generacja rozwiązań SAP – zależnie od potrzeb przedsiębiorstwa: SAP S/4HANACloud lub SAP Business One; Zmiana dostawcy ERP – zupełnie nowy system i wiążące się z tym wyzwania. Od ECC do nowego systemu – ścieżka migracji Proces zmiany systemu ERP powinien przebiegać etapami, według szczegółowo wytyczonego planu obejmującego różne segmenty firmy. Podczas transformacji można pozwolić sobie na okresowe wykorzystywanie obu systemów równolegle, tak by ograniczyć ryzyko, wykrywając ewentualne problemy bez zaburzania pracy firmy. Szkolenie pracowników jest elementem kluczowym, do którego nie należy podchodzić z nadmiernym pośpiechem – dla dobrego funkcjonowania systemu jego użytkownicy muszą czuć się pewnie i w pełni akceptować zmiany. Readiness Check Pierwszym krokiem w procesie jest audyt środowiska ECC, rozszerzeń, integracji i jakości wykorzystywanych danych. Rzetelna ocena sytuacji pozwoli na prawidłowy wybór następnych kroków i sprawne ich przeprowadzenie. Trzeba potwierdzić, czy wykorzystywane przez przedsiębiorstwo środowisko ECC spełnia wymagania techniczne i procesowe platformy, do której chcemy się przenieść. Podstawą migracji będzie uporządkowanie danych podstawowych (master data), ich standaryzacja i czyszczenie, potwierdzenie kompatybilności rozszerzeń (custom code), a także przygotowanie harmonogramu i zasobów projektowych. Warto także przeprowadzić pilotażowy test migracyjny. Wybór metody migracji: Greenfield lub Brownfield Selekcji metody dokonujemy na podstawie oceny stanu systemu – poziomu customizacji SAP i potrzeby reorganizacji. Wybór metody Greenfield oznacza wdrożenie systemu zupełnie od nowa, z czystą konfiguracją i migracją danych. Metoda Brownfield pozwala na zachowanie istniejących procesów i danych w ramach aktualizacji technicznej. Metoda hybrydowa bądź selektywna łączy oba te podejścia, pozwalając na zachowanie wartościowych danych historycznych i procesów przy równoczesnej modernizacji kluczowych elementów systemu. Customer Vendor Integration W systemach opartych na bazie SAP HANA dane klientów i dostawców nie są rozdzielne, lecz konsolidują się jako SAP Business Partners. Proces Customer Vendor Integration jest z tego powodu obowiązkowym etapem konwersji, który pozwala na ujednolicenie struktury danych. Automatyzacja i narzędzia wspierające migrację Podczas transformacji systemowej można wspomagać się różnymi zautomatyzowanymi narzędziami, które sprawią, że proces będzie szybszy, tańszy i stabilniejszy. W przypadku migracji pomiędzy produktami SAP mogą to być np. pracownicy cyfrowi, gotowe raporty migracyjne oraz wykorzystanie platformy SAP BTP (Business Technology Platform), łącznika SAP Gateway czy też platform integracyjnych SAP PI/PO. Opcja SAP S/4HANA Cloud (SAP Cloud ERP) SAP S/4HANA Cloud to system przeznaczony dla dużych firm o strukturze korporacyjnej, najczęściej wprowadzany w podmiotach zatrudniających powyżej 1500 pracowników, przy co najmniej 500 aktywnych użytkownikach oprogramowania ERP. Użytkownicy dostają dostęp do uprawnień w ramach wąskiej specjalizacji i odpowiedniego obszaru biznesowego. Szeroki wachlarz zaawansowanych funkcji sprawia jednak, że wdrożenie systemu i jego konfiguracja to długi i pracochłonny proces. Skala przedsięwzięcia wiąże się z kosztami, również jeśli chodzi o bieżące utrzymanie. Podczas gdy system ECC działa w oparciu o tradycyjne, relacyjne bazy danych, takie jak Oracle czy MS SQL, oraz platformę SAP NetWeaver, SAP S/4HANA Cloud (SAP Cloud ERP) opiera się wyłącznie na bazie SAP HANA w technologii  in-memory. Dzięki wykorzystaniu interfejsu SAP Fiori pracownicy mogą obsługiwać system w ramach różnych urządzeń, w tym urządzeń mobilnych. Elastyczność i komfort codziennego użytkowania jest również zależna od szerokiego wykorzystania automatyzacji i narzędzi opartych o sztuczną inteligencję takich jak pilot AI SAP Joule. SAP oferuje zakup licencji S/4HANA Cloud (SAP Cloud ERP)w oparciu o trzy modele, zależne od wybranego wariantu produktu: On-premise – licencja wieczysta, wykupywana na własność przy regularnych opłatach za obsługę i wsparcie techniczne – wersja produktu oferuje maksymalną kontrolę nad systemem i wysoki stopień customizacji; Cloud – okresowa licencja S/4HANA Cloud, płatna w oparciu o liczbę użytkowników lub inny wskaźnik – model skalowalny, ograniczona customizacja; Licencja RISE with SAP – pakiet subskrypcyjny obejmujący wsparcie techniczne. Koszty migracji do S/4HANA Cloud są zależne od rozmiaru firmy, stopnia customizacji, wybranego zakresu funkcjonalności, złożoności integracji z aplikacjami zewnętrznymi oraz formy samej migracji. Im bardziej zaawansowany proces, tym więcej środków finansowych i czasu wymaga. Opcja SAP Business One SAP Business One to system ERP przystosowany do potrzeb i sposobu funkcjonowania małych i średnich firm, w których będzie z niego korzystać do 500 użytkowników. Na tle bardziej złożonych rozwiązań wyróżnia go łatwość wdrożenia i obsługi oraz niższa cena. Nowoczesny interfejs i mobilność sprawiają, że pracownicy pozytywnie reagują na zmianę, co sprzyja szybszemu zwrotowi z inwestycji. Nie wymaga złożonej customizacji, a więc czas implementacji jest krótszy. Firmy mogą wybrać pomiędzy wersją opartej na bazie SAP HANA, a wariancie opartym na serwerze Microsoft SQL (MS SQL), a także wersją on-premise lub chmurową. Produkt charakteryzuje otwarta architektura dopuszczająca liczne add-ony oraz wykorzystanie sztucznej inteligencji w oparciu o innowacyjną platformę SAP Business Technology Platform (BTP). Oprogramowanie jest modułowe, implementuje się tylko te elementy, które są firmie aktualnie potrzebne, a selekcję można stopniowo rozszerzać. Użytkownicy zyskują dostęp do pełnego zakresu wykupionych modułów. Główne moduły odpowiadające na podstawowe potrzeby przedsiębiorstw: Administracja – kursy walut, definicje systemowe i uprawnienia, alarmy online, import i eksport danych; Księgowość – dane, konta, księga główna, dokumenty księgowe i raporty, definiowanie budżetu; Szanse sprzedaży – analiza informacji o sprzedaży, raporty, szanse i etapy sprzedaży; Sprzedaż – procesy sprzedaży – realizacja zleceń i dostaw, wystawianie faktur, realizacja zwrotów, wysyłka monitów do odbiorców; Zakup – transakcje z dostawcami, proces zakupu, kalkulowanie cen importu z uwzględnieniem opłat celnych, kosztów transportu i ubezpieczenia, opłat, podatków i innych; Partnerzy handlowi – dane podstawowe partnerów handlowych i informacje o ich działaniach, prognozy wielkości sprzedaży; Banki – obsługa transakcji pieniężnych, zautomatyzowana funkcja Mechanizm płatności; Gospodarka materiałowa – zarządzanie zapasami, procesy ustalania cen i pakowania, zarządzanie partiami i numerami seryjnymi; Produkcja –  obsługa drzewa produktu i zleceń produkcyjnych; MRP (Planowanie potrzeb materiałowych) – zarządzanie potrzebami materiałowymi w procesie produkcyjnym, funkcja Kreator planowania wspierająca definiowanie scenariuszy planowania; Usługa – obsługa relacji pomiędzy przedstawicielami ds. usług serwisowych a odbiorcami, informacje o umowach serwisowych, towarach, umowach seryjnych, reklamacjach i zapytaniach odbiorców; Pracownicy – dane o pracownikach firmy, zarządzanie kadrami; Raporty – wewnętrzne analizy firmy, raporty magazynowe, sprawozdania finansowe i dane księgowe. Koszty użytkowania są stabilne i łatwe do przewidzenia – cena zależy od liczby użytkowników korzystających z systemu i zakresu wdrożenia. Rozliczane jednorazowo w przypadku zakupu licencji w wersji on-premise, bądź miesięcznie w ramach subskrypcji w wariancie chmurowym. SAP Business One to produkt skalowalny, użyteczny dla firm, w których liczba pracowników i wykonywane przez nich obowiązki zmieniają się dynamicznie.