Jak testować demo ERP, żeby wybrać dobrze?

Wybór systemu ERP to jedna z tych decyzji, które mogą zaważyć na przyszłości Twojej firmy. Jeśli nie masz doświadczenia w pracy z tego typu oprogramowaniem, łatwo o zakup przysłowiowego „kota w worku” – czyli rozwiązania, które szybko okaże się nietrafioną inwestycją.  Aby uniknąć tego problemu, możesz skorzystać z tzw. wersji demo. Dzięki niej nie tylko zobaczysz, jak działa oprogramowanie w praktyce, ale także ocenisz, czy spełnia Twoje wymagania i potrzeby. Sprawdź, jak przetestować demo ERP, by zrobić to dobrze i po wdrożeniu nie żałować wydanych pieniędzy.

Szukając systemu ERP, możesz poświęcić mnóstwo czasu na analizowanie dziesiątek ofert. Przeglądanie stron producentów, studiowanie cenników i czytanie referencji to jednak za mało, by podjąć świadomą decyzję. Dlaczego? Bo nawet najlepiej opisana funkcja nie powie Ci, jak system działa w praktyce, jaki ma interfejs i czy komfortowo się z niego korzysta.

Jak poradzić sobie z tym problemem? Najprościej – testując demo ERP, czyli wersję demonstracyjną systemu udostępnianą przez producenta, która pozwala zobaczyć, jak działa oprogramowanie w praktyce – bez konieczności podejmowania od razu decyzji o zakupie. Takie rozwiązania oferują praktycznie wszyscy najwięksi dostawcy oprogramowania – Symfonia, Comarch, enova365, SAP czy Oracle.

Przetestowanie demo systemu ERP może przynieść wiele korzyści:

• zobaczysz, jak wygląda interfejs użytkownika i przekonasz się, czy jest intuicyjny oraz czy łatwo odnaleźć w nim potrzebne funkcje,
• sprawdzisz, czy system działa płynnie i bez opóźnień,
• przetestujesz, w jaki sposób system obsługuje poszczególne procesy i czy możesz je dostosować do własnych potrzeb,
• ocenisz elastyczność i możliwości dostosowania systemu pod specyficzne potrzeby Twojej firmy,
• zidentyfikujesz potencjalne braki lub nadmiar funkcji – może się okazać, że system oferuje moduły, których nigdy nie użyjesz, albo brakuje w nim czegoś, co na pewno Ci się przyda,
• przekonasz się, jak system sprawdza się w rękach osób, które będą z niego korzystać na co dzień.

Nie wszystkie wersje demo są takie same. Część z nich to tylko product tour, czyli po prostu interaktywna prezentacja systemu. Dzięki niej poznasz interfejs, główne moduły i sposób działania poszczególnych procesów. Nie możesz jednak wgrać danych ani samodzielnie skonfigurować systemu, aby np. sprawdzić, czy obsługuje nietypowe scenariusze. Taka wersja demo systemu ERP jest jednak bardzo dobrym rozwiązaniem na wstępnym etapie, gdy chcesz szybko rozeznać się w możliwościach kilku rozwiązań i odrzucić te, które nie spełniają Twoich oczekiwań.

Kiedy już dokonasz wstępnej selekcji, koniecznie przetestuj tradycyjne demo, czyli wersję, która da Ci możliwość samodzielnej interakcji z systemem. Dopiero tam możesz ustawić własne procesy, wprowadzić dane, przetestować różne scenariusze i sprawdzić, jak faktycznie działa oprogramowanie. Pamiętaj jednak, że klasyczne demo ERP także ma pewne wady. Po pierwsze – najczęściej wymaga instalacji na komputerze lub dostępu do środowiska testowego, Po drugie – nie działa „od razu”. W przeciwieństwie do product tour pełną wersję demonstracyjną musisz najpierw skonfigurować i uzupełnić danymi, choćby przykładowymi. A to zajmuje czas i wymaga wiedzy.

Przeklikanie kilku zakładek to trochę za mało, żeby dobrze zrozumieć, z jakim system masz do czynienia. Jeśli chcesz wyciągnąć z demo coś więcej niż pierwsze wrażenie, do testowania wersji demonstracyjnej musisz się dobrze przygotować. Od czego zacząć?

Zanim umówisz się na prezentację ERP, zastanów się, czego oczekujesz od systemu. Zastanów się nad głównymi celami i problemami, które chcesz rozwiązać. Testowanie demo to idealna okazja, by sprawdzić, czy dany system ERP rzeczywiście rozwiąże Twoje bolączki. Może chcesz poprawić planowanie produkcji, usprawnić obsługę zamówień, a może zyskać lepszą kontrolę nad zapasami? Przełóż te cele na konkretne wymagania, których będziesz szukać w programie.

Pamiętaj również o wszelkich konkretnych potrzebach technicznych i ograniczeniach budżetowych. Zdefiniowanie wszystkich tych elementów z wyprzedzeniem pozwoli Ci skupić się na najważniejszych funkcjach, uniknąć rozpraszania się niepotrzebnymi narzędziami i ocenić system na podstawie tego, co naprawdę jest dla Ciebie ważne.

Pomyśl także o specyficznych sytuacjach, z którymi system ERP powinien sobie poradzić – na przykład pilne zamówienie, problem z zapasami czy nagła zmiana w harmonogramie produkcji. Przygotuj też kilka mniej oczywistych scenariuszy, takich jak zwrot towaru, błąd w dostawie, podwójna płatność lub zamówienie z brakującymi danymi. Dzięki temu lepiej ocenisz, jak system radzi sobie z sytuacjami „spoza schematu”.

Nie testuj demo samodzielnie. Zamiast tego poproś o pomoc także osoby z działów, które na co dzień będą korzystać z systemu. Każdy z nich spojrzy na oprogramowanie z innej perspektywy i zauważy inne, ważne dla niej zalety i wady konkretnego rozwiązania.

Jeśli testujesz kilka różnych systemów, postaraj się podejść do każdej wersji demonstracyjnej z tymi samymi celami i kryteriami. Użyj tego samego zestawu pytań, danych i scenariuszy dla każdego testowanego systemu. Tylko w ten sposób możesz je uczciwie i obiektywnie porównać.

Aby ułatwić sobie śledzenie postępów, przygotuj z wyprzedzeniem prosty arkusz lub matrycę ocen. Oceniaj każdy system pod kątem takich czynników, jak użyteczność, funkcjonalność i zgodność z Twoimi celami.

Jeśli po zakończeniu demo nadal masz pytania i wątpliwości, nie wahaj się skontaktować z producentem i umówić na prezentację systemu. Dzięki temu zyskasz szansę na lepsze zapoznanie się z systemem ERP, sprawdzenie wszelkich funkcji, których nie udało Ci się zobaczyć podczas demo i przetestowanie czy system da się dopasować do procesów, jakie zachodzą w Twojej firmie.

System ERP powinien umożliwiać tworzenie różnych poziomów uprawnień i ról użytkowników. Dlatego koniecznie sprawdź, co widzi i co może zrobić osoba w roli administratora, księgowego, magazyniera czy pracownika produkcji. Czy dostęp do danych i funkcji jest odpowiednio ograniczony? Czy przypadkiem nie każdy ma dostęp do wszystkiego? Przetestowanie działania systemu z poziomu różnych ról pozwoli Ci ocenić jego elastyczność i bezpieczeństwo – zwłaszcza w firmie, gdzie dostęp do informacji musi być bardzo dokładnie kontrolowany.

Podczas testowania demo łatwo popełnić błędy, które zafałszują obraz systemu. Aby mieć pewność, że Twoja ocena będzie rzetelna, warto wiedzieć, jakich pułapek się wystrzegać.

Często zdarza się, że demo testują tylko osoby z zarządu lub IT, które mają ogólne pojęcie o systemie, ale nie używają go na co dzień. Dlaczego to błąd? Bo łatwo tu przeoczyć ważne niuanse i problemy, które są krytyczne dla pracowników operacyjnych. W efekcie system, który wyglądał dobrze, może okazać się koszmarem w codziennym użytkowaniu.

Rozwiązanie: Zamiast testowania demo samodzielnie zaangażuj w ten proces także inne osoby, które będą korzystać z systemu. Niech księgowi sprawdzą moduł finansowy, a pracownicy odpowiadający za logistykę moduł magazynowy. Ich perspektywa będzie bezcenna.

Testowanie demo sprowadza się do losowego klikania po zakładkach? Taki test niestety jest nieefektywny, bo nie zbierasz konkretnych informacji o systemie i nie sprawdzasz jego podstawowych funkcji.

Rozwiązanie: Zamiast tego przygotuj listę funkcji, które musisz sprawdzić i konkretnych scenariuszy opartych na codziennych operacjach. Możesz także pokazać dostawcy, jak obecnie wygląda dany proces w Twojej firmie i poprosić, aby pokazał, jak system ERP go obsłuży.

Dostawcy często prezentują najbardziej imponujące, skomplikowane funkcje, które wyglądają efektownie. W efekcie łatwo zapomnieć o podstawach i o tym, że 80% pracy to powtarzalne, codzienne czynności. Jeśli system sobie z nimi nie poradzi, najbardziej zaawansowane opcje na niewiele się zdadzą.

Rozwiązanie: Upewnij się, że system doskonale radzi sobie z procesami, które wykonujesz każdego dnia. Zwróć też uwagę na możliwość jego konfiguracji i dostosowania do konkretnych wymagań.

System ERP ma działać w ekosystemie Twojej firmy, a nie w próżni. Dlatego w czasie demo koniecznie zapytaj o możliwości integracji z programami i aplikacjami, których już używasz. Dowiedz się, czy istnieją gotowe konektory, czy potrzebne będą kosztowne niestandardowe rozwiązania. Sprawdź też, jak system radzi sobie z wymianą danych oraz czy daje możliwość rozbudowy o dodatkowe moduły w przyszłości.

Pamiętaj, że nie musisz szukać systemu, który ma wszystkie możliwe funkcje świata. Szukaj takiego, który najlepiej odpowiada Twoim obecnym i przyszłym potrzebom i jest intuicyjny w obsłudze.  Zwróć też uwagę na to, jak dostawca reaguje na Twoje pytania, jak szybko oferuje pomoc, jak wygląda jego proces wdrożeniowy i wsparcie po sprzedażowe. To równie ważne jak sam system.

Pamiętaj również, że cena zakupu to tylko część wydatków. Zanim podejmiesz ostateczną decyzję weź pod uwagę koszty wdrożenia, szkoleń, utrzymania, aktualizacji i ewentualnych integracji. Zdarza się, że tańszy na start system generuje znacznie wyższe koszty w dłuższej perspektywie.

Uważaj także na „czerwone flagi”, a zatem:

• brak możliwości sprawdzenia demo lub dostęp do zbyt ograniczonej wersji.
• dostawca, który nie słucha Twoich potrzeb, tylko prezentuje gotowy scenariusz.
• brak referencji od firm z Twojej branży lub o podobnej skali działania.
• zbyt optymistyczne obietnice bez pokrycia w konkretach.
• brak jasności co do kosztów wdrożenia.