Artykuły

Calliope Business Solutions, należące do TVH Consulting, to zaufany partner w transformacji cyfrowej, specjalizujący się w rozwoju i integracji rozwiązań ERP, CRM oraz systemów wspierających współpracę, opartych na technologiach Microsoft i SAP. Zespół liczący 500 specjalistów oraz sieć 16 oddziałów we Francji i innych krajach Europy zapewniają firmie silną pozycję na rynku i unikalną ofertę dla firm planujących swój cyfrowy rozwój. Firma dostosowuje swoje podejście do branży i poziomu dojrzałości cyfrowej każdego klienta, prowadząc ich przez całą drogę transformacji – od planowania strategicznego po wdrożenie rozwiązań. Ponad 1200 organizacji, w tym MŚP, firmy średniej wielkości oraz spółki zależne dużych przedsiębiorstw, zaufało Calliope Business Solutions. Kluczowe sektory obsługiwane przez firmę to handel detaliczny, dystrybucja, przemysł spożywczy, produkcja, moda i tekstylia oraz usługi profesjonalne. Jako niezależny producent oprogramowania (ISV) i Value-Added Reseller (VAR), Calliope Business Solutions oferuje szerokie portfolio branżowych rozszerzeń. Obejmuje ono 10 rozwiązań dla Microsoft Dynamics 365 dostępnych na Microsoft AppSource, kilka rozszerzeń dla Dynamics 365 CRM oraz dodatkowe narzędzia dla Power Platform. Grupa TVH Consulting i Calliope Business Solutions aktywnie rozwijają się poprzez akwizycje, szczególnie integratorów D365 Business Central, wzmacniając swoją pozycję w ekosystemie Microsoft. Obecnie 70% przychodów generowane jest z rozwiązań Microsoft Dynamics, a pozostałe 30% pochodzi z projektów SAP i Salesforce. Wyzwanie Przyspieszanie adopcji chmury w obliczu oczekiwań klientów Wraz z rosnącym tempem transformacji cyfrowej wielu klientów Calliope Business Solutions poszukuje nowych funkcjonalności – takich jak ściślejsza integracja z Microsoft 365, dostęp do Power Platform czy pojawiające się funkcje AI, jak Copilot. Aby jednak móc z nich korzystać, konieczna jest migracja do chmurowej wersji Microsoft Dynamics 365 Business Central. Block Quote Zdolność migracyjna i ograniczenia handlowe Zespół handlowy Calliope Business Solutions – złożony z 12 dedykowanych specjalistów – prowadzi rozmowy o migracji z około 250 klientami. Średnio realizują oni około 20 migracji rocznie do D365 Business Central. Spośród nich 90% przechodzi do chmury, a jedynie niewielka część pozostaje na wersjach on-premises z uwagi na specyficzne ograniczenia. Pomimo silnej motywacji do przeniesienia wszystkich klientów do chmury, ograniczenia zasobów i wyzwania po stronie klientów spowalniają postępy. Block Quote Złożoność personalizacji Jednym z głównych wyzwań jest poziom dostosowań u klientów Calliope Business Solutions. We Francji klienci zazwyczaj oczekują rozwiązań mocno dopasowanych do swoich procesów. W efekcie jedynie 2–3% klientów korzysta z D365 Business Central bez personalizacji. „Łatwo jest zmigrować standardowe rozwiązanie, ale to nie jest rzeczywistość większości naszych klientów. Typowy projekt może wymagać od 200 do 300 dni deweloperskich tylko po to, aby odtworzyć i dostosować istniejące modyfikacje. To duże, złożone migracje” – dodaje Philippe Vienne. Rozwiązanie Partnerstwo z Companial w celu skalowania projektów migracji Aby sprostać rosnącemu zapotrzebowaniu na migracje do chmury i przezwyciężyć wewnętrzne ograniczenia zasobów, Calliope Business Solutions nawiązało strategiczne partnerstwo z Companial. Współpraca ta okazała się bardzo skuteczna dzięki przejrzystej komunikacji, transparentnym procesom i dostępowi do głębokiej wiedzy specjalistycznej w zakresie technologii Microsoft Dynamics. „Każdy kontakt z zespołem Companial jest prosty i wartościowy. Ich wiedza o Microsoft, aktualizacjach Dynamics i narzędziach migracyjnych jest niezwykle cenna” – podkreśla Philippe Vienne. Ponieważ ponad 60% klientów Calliope Business Solutions wciąż korzysta z systemów starszej generacji, przyspieszenie tempa migracji jest dla nas priorytetem. „Nie jesteśmy w stanie skalować tego samodzielnie. Narzędzia i wsparcie Companial to jedyny sposób, aby w racjonalnym horyzoncie czasowym przenieść całą naszą bazę klientów do D365 Business Central online” – mówi Philippe Vienne. Rezultat Jasny plan migracji Współpraca z Companial pozwoliła Calliope Business Solutions zbudować uporządkowane, przejrzyste i szczegółowe podejście techniczne do migracji do chmury. Dzięki narzędziu Companial M&M Analysis Tool firma może przedstawić klientom dokładny obraz złożoności każdego projektu. „Posiadanie jasnej wizji, jak możemy zmigrować naszych klientów NAV, jest kluczowe. Wielu naszych klientów to osoby techniczne – chcą rozumieć obiekty, tabele, ograniczenia rozwojowe. Dzięki raportowi M&M możemy wszystko dokładnie wyjaśnić i omówić różne strategie migracji” – wyjaśnia Philippe Vienne. Możliwość pokazania analizy na poziomie obiektów i ograniczeń migracyjnych sprawia, że rozmowy są bardziej produktywne i budują zaufanie klientów. Calliope Business Solutions może teraz przeprowadzić klientów przez ich specyficzne środowisko techniczne, ustalić priorytety i podjąć decyzję, czy migrować indywidualne modyfikacje, czy też przejść na standardową funkcjonalność D365 Business Central. W efekcie Calliope Business Solutions zmigrowało już około 40% swojej bazy klientów do chmury – to znaczący krok naprzód. Przyspieszona realizacja z pewnością Projekty migracyjne są teraz szybsze i bardziej przewidywalne. Po rozpoczęciu projektu celem Calliope jest dostarczenie technicznej migracji kodu w ciągu dwóch miesięcy. Jednak duża liczba personalizacji w starszych środowiskach Navision stanowi poważne wyzwanie. Calliope Business Solutions nie musi już rozpoczynać każdego projektu z pełnym zespołem trzech ekspertów ds. rozwoju, analizy funkcjonalnej i architektury. Zamiast tego korzysta z narzędzia Companial M&M Analysis Tool, aby przeprowadzić dogłębną analizę, dostarczając pełny obraz techniczny środowiska klienta w zaledwie 3–5 dni roboczych. „Narzędzie M&M pozwala nam przyspieszyć fazę przedsprzedażową. Klienci oczekują szybkich odpowiedzi, a dzięki temu narzędziu możemy dostarczyć analizę gap-fit i estymację budżetu cztery do pięciu razy szybciej niż wcześniej. To zmienia zasady gry” – tłumaczy Philippe Vienne. Choć finalizacja kontraktów wciąż wymaga czasu z uwagi na rozmiar i budżet projektów, możliwość szybkiego przejścia od analizy do oferty pomaga Calliope Business Solutions wyprzedzać oczekiwania klientów. W zakresie realizacji firma opiera się na swoim wewnętrznym zespole wspieranym przez narzędzia Companial – a w razie potrzeby ściślej współpracuje z Companial przy bardziej złożonych migracjach. Wykorzystanie narzędzi Clean Start od Companial dodatkowo usprawniło pełny cykl migracji danych, pozwalając Calliope Business Solutions obsługiwać rosnące zapotrzebowanie i utrzymać swoją bazę klientów. Trzy zadowolone strony Współpraca z Companial przynosi wymierne korzyści w całej organizacji Calliope:• Zespoły handlowe – zyskują szybki, wiarygodny przegląd techniczny, co umożliwia efektywne rozmowy z klientami.• Klienci – otrzymują transparentne, oparte na danych wyjaśnienia, co można, a czego nie można zmigrować, co ułatwia podejmowanie świadomych decyzji.• Zespoły techniczne – korzystają z lepszego planowania projektów i mniejszej ilości pracy manualnej, zachowując jednocześnie pełną kontrolę nad projektami migracyjnymi. Rezultaty • 40% bazy klientów zmigrowane do Business Central online• 5x szybsza analiza przedsprzedażowa dzięki narzędziu M&M• 100% zgodności między zespołami handlowymi i technicznymi dzięki wspólnym wnioskom• 90% rocznych migracji wdrożonych w chmurze „To była naprawdę świetna współpraca z zespołem Companial i korzystanie z narzędzi M&M. Szczerze mówiąc, gdybym miał rozmawiać o Companial z konkurencją, powiedziałbym im, żeby nie korzystali z M&M – bo chcę dotrzeć do moich klientów jako pierwszy” – podsumowuje z uśmiechem Philippe Vienne. Efektywna migracja do Business Central Online z Companial Wypróbuj bezproblemowe migracje z Companial, zatwierdzonym przez Microsoft jako AIM Modernization Center. Uzyskaj dostęp do szerokiej gamy rozwiązań migracyjnych dostosowanych dla Partnerów Microsoft Dynamics. Dzięki programowi Migration and Modernization zyskaj darmowy dostęp do analiz, narzędzi, metod i szkoleń, które umożliwią Ci bezproblemową nawigację w procesie migracji Twoich klientów do chmury. Chcesz usprawnić i przyspieszyć swoje migracje? Umów się z nami na krótkie spotkanie już dziś i dowiedz się, jak możemy wesprzeć rozwój Twojego biznesu.

Gdy udostępniasz firmom infrastrukturę biurową i technologiczną liczy się każda minuta i każdy dokument. Szczeciński Park Naukowo-Technologiczny – właściciel kompleksu biurowego Technopark Pomerania – wybrał enova365 by jeszcze efektywniej wspierać rozwój przedsiębiorstw. Efekty: automatyzacja rozliczania najmu powierzchni biurowej i usług IT, efektywniejsze zarządzanie nieruchomościami oraz wzrost wiarygodności biznesowej. W czym nowe oprogramowanie miało wesprzeć Szczeciński Park Naukowo-Technologiczny? Szczeciński Park Naukowo-Technologiczny (SPNT) udostępnia firmom nowoczesną infrastrukturę biurową i technologiczną oraz profesjonalne programy wsparcia. I robi to na dużą skalę, bo ze wsparcia organizacji w rozwoju korzystają obecnie aż 102 firmy. Do spółki, która jest własnością miasta Szczecin, należy kompleks Technopark Pomerania. Obejmuje on budynki biurowe, sale konferencyjne, szkoleniowe i coworkingowe oraz parking podziemny. Organizacja wynajmuje je firmom na preferencyjnych warunkach. Do SPNT należy także największa serwerownia w regionie, której zasoby także są udostępniane start-upom i dojrzałym biznesom. Czego brakowało poprzednio wykorzystywanym programom? Przed wdrożeniem enova365 Park Naukowo-Technologiczny w Szczecinie wykorzystywał kilka różnych programów. Ponieważ nie były ze sobą zintegrowane, konieczne było „ręczne” przenoszenie danych z programu do programu czy rozliczanie różnych umów najmu. Ręcznie musiano też, na przykład, aktualizować informacje na stronie internetowej, dotyczące dostępności wynajmowanych nieruchomości. Niepotrzebnie spowalniało i utrudniało to pracę. Programy nie były też aktualizowane, kiedy zmieniały się przepisy prawne, ani nie nadążały za ewoluującymi potrzebami organizacji. Wymagania wobec nowego systemu Zarząd spółki rozpoczął poszukiwania nowego systemu, wolnego od wad poprzedników. Nowe oprogramowanie miało przede wszystkim umożliwiać integrację wszystkich procesów biznesowych w jednym systemie. Było to konieczne, żeby móc wdrożyć automatyzację i elektroniczny obieg dokumentów oraz wyeliminować ręczną pracę. Jeden program miał wspierać między innymi: ewidencję posiadanych obiektów i powiązanych z nimi umów najmu, polis ubezpieczeniowych czy zdarzeń: remontów lub awarii, rozliczanie wynajmu powierzchni biurowych, sal konferencyjnych czy powierzchni serwerowni, albo usług IT – np. dzierżawę serwerów, pozyskiwanie ad-hoc precyzyjnych informacji zarządczych, dostarczanie niezbędnych danych uprawnionym pracownikom, najemcom i dostawcom, aktualizację informacji na stronach internetowych, dzięki integracji, efektywną obsługę klientów. Jakie moduły systemu enova365 wdrożono i które procesy usprawniono? Kiedy wybór padł na enova365 i firmę wdrożeniową KOMAKO w pierwszej kolejności wdrożono moduły enova365 Handel i magazyn, Nieruchomości oraz moduły z obszaru finansowo-księgowego: Księga Handlowa i Księga Inwentarzowa. To pozwoliło na pełną cyfryzację wszystkich procesów związanych z wynajmowaniem firmom biur, miejsc parkingowych, pomieszczeń magazynowych, sal konferencyjnych czy dzierżawą serwerów wirtualnych. Rozliczanie najmu Jak działa po wdrożeniu? W enova365 najem można rozliczyć jednorazowo lub na podstawie umów cyklicznych. W pierwszym przypadku wystarczy wybrać usługę, za którą przygotowywane jest rozliczenie – w tym wypadku najem: powierzchni biurowej, pomieszczeń magazynowych lub gastronomicznych, szafek odzieżowych, sal konferencyjnych. Do rozliczenia najmu zostaje wykorzystana stawka wpisana, jako cena wynajmu danego obiektu. Po wpisaniu okresu najmu (może to być godzina, dzień czy miesiąc) wystarczy kliknąć rozlicz najem, a system utworzy fakturę, wyśle ją do klienta i automatycznie zadekretuje. Przy fakturowaniu na podstawie umów cyklicznych system automatycznie generuje dokumenty sprzedaży w wyznaczonym czasie. Faktury te są od razu widoczne w systemie dla księgowych i automatycznie dekretowane. Korzyści: Jednorazowe fakturowanie najmu przy pomocy 3 kliknięć. Przy fakturowaniu cyklicznym system całkiem Cię w tym wyręcza Łatwość wystawiania faktur za dowolny czas najmu – począwszy od godziny, aż po miesiące Księgowa od razu widzi w systemie wystawione faktury Ewidencja wynajmowanych obiektów Jak działa po wdrożeniu? W module Nieruchomości enova365, w formie drzewa odwzorowana jest struktura wszystkich posiadanych nieruchomości. Każdy obiekt – biuro, biurko, miejsce parkingowe, szafka na ubranie czy sala konferencyjna – może mieć w nim swoje odbicie i może być powiązany z innym obiektem. Dodatkowo wszystkie obiekty są dostępne w formie listy, gdzie można je filtrować według typów czy dostępności. W odniesieniu do każdej nieruchomości możesz też sprawdzić powiązane z nią zdarzenia – umowy (zawarte na czas określony i nieokreślony), dokumenty, na podstawie których wystawiane są dokumenty rozliczeniowe, a także planowane remonty, awarie, polisy ubezpieczeniowe i wiele innych. Korzyści: Szybki wgląd w rejestr wynajętych i niewynajętych obiektów Błyskawiczna identyfikacja zależności między obiektami Wszystkie informacje o posiadanych nieruchomościach w jednym miejscu Zarządzanie umowami z najemcami Jak działa po wdrożeniu? enova365 umożliwia łatwą ewidencję umów, zawartych z najemcami. Można do nich podpinać załączniki, na bazie których wystawiane są dokumenty rozliczeniowe, ale także zaznaczyć indywidualne warunki płatności dla umowy – sposób zapłaty, termin czy rachunek bankowy. Jest też opcja ustawienia indywidualnych parametrów fakturowania. Korzyści: Szybka obsługa umów Informowanie klientów o ofercie Jak działa po wdrożeniu? System enova365 jest zintegrowany ze stronami internetowymi, na których klienci mogą znaleźć informacje o dostępnych do wynajęcia powierzchniach biurowych czy zasobach IT. Dzięki temu, każda informacja o zmianie statusu dostępności obiektu czy usługi, zarejestrowana w enova365 – ma swoje odbicie na stronie internetowej. Korzyści: Zmieniasz dane tylko raz – w enova365, a są one zaktualizowane także na stronie internetowej. Efekty wdrożenia enova365 w Szczecińskim Parku Naukowo-Technologicznym – co myślą uczestnicy projektu? System, który obsługuje wszystkie procesy biznesowe wdrożony w 4 miesiące Paweł Muszyński, kierownik projektu ze strony SPNT: „Szczęśliwie trafiłem na wiarygodnych i odpowiedzialnych partnerów po stronie zespołu wdrożeniowego wykonawcy. Odpowiedzi na nasze pytania trafiały do mnie szybko, były treściwe i merytoryczne. Współpraca układała się harmonijnie, nie było konfliktów, wzajemnych pretensji, a to dobrze wróżyło i przełożyło się na końcowy efekt w postaci uruchomienia po 4 miesiącach pracy systemu obsługującego wszystkie podstawowe procesy biznesowe naszej organizacji.” Zrealizowaliśmy nasze cele biznesowe, otworzyliśmy nowe możliwości przed firmą, mamy platformę do realizacji naszych następnych zamierzeń Andrzej Feterowski, Dyrektor Zarządzający SPNT: „Operacja się udała. Zaangażowaliśmy w nią cały nasz zespół, wierząc, że współpraca ludzi wzbogaca. W mojej ocenie równowaga pomiędzy zespołami wdrożeniowymi wykonawcy i zamawiającego jest kluczowa, a w tym przypadku okazało się, że możliwe było takie konstruowanie zasad współpracy, aby osiągnąć wynik na zasadzie win-win. I to się udało. Zrozumienie naszych potrzeb, przy równoczesnym identyfikowaniu możliwości zespołu wdrożeniowego wykonawcy i oprogramowania zaowocowało generalnie bezkonfliktową współpracą. Zrealizowaliśmy nasze cele biznesowe, otworzyliśmy nowe możliwości przed firmą, mamy platformę do realizacji naszych następnych zamierzeń.” Chcesz przenieść swój biznes na wyższy poziom automatyzacji? Jeszcze dziś umów się na bezpłatną prezentację online, w czasie której nasi konsultanci pokażą, jak system ERP enova365 wspiera pracę w firmie.

Dynamiczny rozwój działalności i poszerzanie oferty produktowej wymusiły reorganizację logistyki oraz centralizację operacji magazynowych. Wdrożenie WMS pozwoliło na automatyzację procesów, zwiększenie efektywności i eliminację błędów. Efektem było stworzenie wydajnego magazynu centralnego, który obsługuje całą sieć dystrybucji. O firmie Lobos to przedsiębiorstwo zajmujące się dystrybucją urządzeń i materiałów biurowych, materiałów eksploatacyjnych (skanerów, drukarek, kserokopiarek itd.), a także pakowanych artykułów spożywczych oraz mebli i akcesoriów meblowych dla firm i hoteli. Posiada 10 oddziałów na terenie całej Polski – w Katowicach, Krakowie, Kielcach, Nowym Sączu, Nowym Targu, Tarnowie, Łodzi, Warszawie, Wrocławiu i Rzeszowie. Na terenie Krakowa oraz okolic towar rozwożony jest za pomocą własnej floty samochodowej. Do pozostałych rejonów Polski artykuły są wysyłane przy użyciu firmy spedycyjnej.  Z firmą Lobos Sente jako dostawca zaawansowanych systemów informatycznych współpracuje od 2007 r., kiedy to rozpoczęte zostały prace nad wdrożeniem systemu ERP. Planując zmianę oprogramowania w obszarze gospodarki magazynowej firma Lobos szukała innych dostawców zaawansowanego oprogramowania dla biznesu. Jednak ze względu na funkcje i możliwości systemu informatycznego w obszarze planowania zamówień i WMS, oferta Sente stanowiła najbardziej kompleksowe rozwiązanie. Nie bez znaczenia okazały się także dotychczasowe pozytywne doświadczenia i wieloletnia współpraca. Cele projektu Dynamiczny rozwój spółek wchodzących w skład grupy Lobos i stałe poszerzanie oferty spowodowały potrzebę zmian w obszarze logistyki i gospodarki magazynowej, a w związku z tym wdrożenie kolejnych obszarów systemu informatycznego. Do tej pory funkcjonowało jednocześnie kilka magazynów oddziałowych, jednak ze względu na koszty utrzymania składów oraz transportu zlikwidowano lub zminimalizowano ich rolę na rzecz jednego magazynu centralnego. W wybranych oddziałach firmy przechowywane są jeszcze tylko produkty ciężkie lub wielkogabarytowe o stosunkowo niskiej wartości jednostkowej (np. woda, papier, mleko, ręczniki papierowe itp.), których transport do magazynu centralnego jest ekonomicznie nieopłacalny. W związku z wprowadzanymi zmianami powstała konieczność przeorganizowania magazynu w głównej siedzibie firmy w Krakowie na magazyn centralny w taki sposób, żeby przy dotychczasowej swojej powierzchni (3600 m²) mógł przyjąć na stan i podołać obsłudze zwiększonej rotacji artykułów. Magazyn pod lupą W proces przekształceń w firmie Lobos Sente zostało zaangażowane już w momencie planowania zmian w magazynie, który miał pełnić funkcję centralnego. Na podstawie dotychczasowych doświadczeń i specyfiki asortymentu został opracowany rozkład strefy odstawczej (ustawienie regałów) oraz strefy pakowania, zaplanowane ścieżki poruszania się magazynierów oraz zaprojektowane zasilenie 5-piętrowej (wys. 2,2 m) antresoli. Takie rozwiązania pozwoliły od samego początku zoptymalizować funkcjonowanie kluczowych obszarów magazynu, dzięki czemu uniknięto modyfikacji w późniejszym terminie (mogących wynikać z wniosków planowanej wówczas analizy przedwdrożeniowej oraz późniejszej implementacji systemu). Wprowadzone rozwiązania opierały się na urządzeniach przenośnych, które poprzez Wi-Fi łączą się z bazą danych systemu. Każdy magazynier jest zaopatrzony w tzw. handheld, za pomocą którego otrzymuje zlecenia magazynowe i potwierdza realizację poszczególnych zadań do wykonania. Oprogramowanie pozwala kierownikowi magazynu na tworzenie i generowanie raportów przedstawiających precyzyjne statystyki wydajności pracy każdego magazyniera. Pozwala to z jednej strony planować i decydować o organizacji pracy, jak i monitorować efektywność działań pracowników. Automatyzacja procesów Najważniejsze efekty wdrożenia systemu Teneum WMS wynikają z automatyzacji kluczowych procesów zachodzących w magazynie. Podczas swoich zadań dziesięciu magazynierów wspieranych jest przez oprogramowanie, które kieruje ich do lokacji, z których powinni pobrać dany produkt. Wybierana jest optymalna trasa ze względu na konkretne zlecenie magazynowe.  Nadzór systemu nad gospodarką magazynową pozwala w zależności od potrzeb przydzielać jednocześnie kilku pracowników do realizacji dużych zamówień. Takie rozwiązania znacznie przyspieszają proces kompletacji zamówień i przygotowania przesyłki. Automatyzacja pracy umożliwiła obsługę magazynu przez taką samą liczbę osób nawet po zwiększeniu liczby dziennych zamówień wynikających ze skierowania na skład centralny zleceń, które dotychczas były obsługiwane przez oddziały firmy. Został też wprowadzony system tzw. podwójnej kontroli, polegający na sczytywaniu (pick) za pomocą kodu kreskowego danych dotyczących pobieranego produktu z konkretnej lokacji, a następnie ponownego pick’u danego artykułu podczas przygotowywania przesyłki w strefie pakowania. W obu przypadkach przy braku kompletacji system sygnalizuje o tym i nie pozwala realizować kolejnych operacji bez skompletowania całości paczki. Dzięki współpracy urządzeń mobilnych i rozwiązań systemu możliwość pomyłek przy wysyłce do klientów została zredukowana praktycznie do zera. Kompletacja zamówień według wskazówek podawanych przez system pozwala także skrócenie czasu (z 3 godzin do 30 minut) potrzebnego do zapakowania przesyłek na samochód (własny lub spedytora). Paczki zostają zebrane i przygotowane razem według wyznaczonych tras. Inteligentne zarządzanie przesyłkami dzięki cross-dockingowi Żeby zmniejszyć liczbę magazynów oddziałowych, Lobos musiał rozwiązać problem kompletacji przesyłek ze względu na docelowe punkty odbioru – bez konieczności przepakowywania ich „po drodze” w poszczególnych oddziałach. Zgodnie z sugestiami Sente przygotowało w systemie WMS mechanizmy pozwalające na realizację zamówień według metody cross dockingu. Obecnie w narzędziu istnieje opcja otwarcia zlecenia przewozu tego typu na określony oddział. W takim przypadku poszczególne elementy (paczki) całej przesyłki już w magazynie centralnym zaadresowane zostają na docelowe miejsce odbioru (adres danego oddziału lub adres konkretnego klienta), a nie jako przesyłka w całości zaadresowana na oddział firmy, który do tej pory sam przepakowywał i rozdzielał je na potrzeby zamówień lokalnych. Ten mechanizm doskonale sprawdza się przy zamówieniach generowanych przez dużych klientów – w sytuacji, gdy np. jeden kontrahent zleca dostarczenie 250 paczek pod 100 różnych miejsc adresowych. W takim przypadku już na etapie przygotowywania przesyłki każda paczka otrzymuje etykietę zaadresowaną na wskazany adres. Po dotarciu przesyłek do oddziału Lobosu nie ma potrzeby ich przepakowywania ani adresowania – to wszystko zostało już wykonane wcześniej w magazynie centralnym. Implementacja w oprogramowaniu rozwiązań cross dockingu pozwoliła dokonać reorganizacji magazynów oddziałowych Lobosu. Pozyskane tym sposobem środki firma może przeznaczyć na inwestycje mające na celu rozwój przedsiębiorstwa i zwiększanie przewagi konkurencyjnej. Rezultaty wdrożenia Wdrożenie kolejnych obszarów systemu Teneum Sente pozwoliło firmie Lobos na reorganizację sposobu działania przedsiębiorstwa. Powstał magazyn centralny, a automatyzacja większości procesów w nim zachodzących usprawniła jego pracę tak, żeby mógł on przejąć zlecenia do tej pory realizowane przez oddziały bez konieczności zatrudniania nowych pracowników lub pracy w trybie zmianowym na tym magazynie. Obecnie system do obsługi magazynu i planowania zamówień posiada w swojej kartotece ok. 30 tys. aktywnych pozycji asortymentowych. Z tej liczby 8,2 tys. produktów rozmieszczonych jest na ok. 2,3 tys. lokacjach. Przeciętnie dziennie realizowanych jest ok. 300 przesyłek, co daje ok. 2 tys. pobrań towarów przez 10 magazynierów. Średnio jedno pobranie realizowane jest w czasie 2 minut i 24 sekund.

W SP Stainless zdali sobie sprawę, że ich liczne starsze programy stały się barierą dla ciągłego wzrostu organizacji, co spowolniło ich przepływ pracy i zakłóciło wydajność produkcji. Aby poprawić swoją wydajność operacyjną, uświadomili sobie potrzebę cyfryzacji operacji oraz optymalizacji procesów i przepływów pracy. Droga do znalezienia kompletnego systemu ERP do zarządzania ich operacjami miała kluczowe znaczenie dla ich przyszłego sukcesu i ambicji wzrostu. SP Stainless Oy to firma zajmująca się produkcją kontraktową z siedzibą w Finlandii, założona w 1989 roku – dostarczająca rurociągi, złączki rurowe i sprzęt spełniający potrzeby przemysłu. Od momentu założenia SP Stainless stale rozwija się organicznie, a także poprzez fuzje i reorganizacje firmy. Dzisiaj SP Stainless posiada dwa nowoczesne zakłady produkcyjne, jeden zlokalizowany w Siilinjärvi, Toivala, a drugi w Savonlinna, zatrudniający w sumie 50 profesjonalistów zajmujących się obróbką metali. Zdecydowaliśmy się odwiedzić zakład produkcyjny SP Stainless w Siilinjärvi, Toivala, aby zobaczyć, w jaki sposób zespół wykorzystuje system Monitor G5 w trakcie zarządzania swoją codzienną pracą. Jeden kompletny system ERP wspierający rozwój firmy Arto Koljonen, dyrektor generalny SP Stainless Oy, mówi, że ze względu na ich ambicje rozwojowe nadszedł czas na znalezienie nowego systemu ERP, który umożliwiłby im zyskowne zarządzanie rozwojem firmy. „Rozwój firmy był stabilny, bez dużych skoków, ale nasze obroty wynoszą obecnie około 7 mln euro. Aby zarządzać tym wzrostem doszliśmy do wniosku, że potrzebujemy nowego systemu, który wspierałby naszą sprzedaż, a przede wszystkim pomagałby zarządzać naszą produkcją.” Przez lata firma SP Stainless zgromadziła kilka starszych systemów poprzez fuzje i przejęcia. Arto Koljonen mówi, że ich zamiarem było wyeliminowanie ich i znalezienie jednego kompletnego systemu ERP, który wesprze ich rozwój. Nowy system ERP, który przeniesie ich działalność produkcyjną na wyższy poziom. Block Quote Block Quote Hannele Ranta, inżynier ds. rozwoju, mówi, że Monitor G5 został wybrany jako nowy system ERP ze względu na jego kluczowe funkcje specyficzne dla branży produkcyjnej oraz dlatego, że jest to ekonomiczne i kompletne rozwiązanie, którego procesy są dostosowane do obsługi operacji produkcyjnych. „Monitor ERP został wybrany wyłącznie ze względu na przejrzyste procesy. W Monitorze G5 przeprowadzenie procesu klienta było dość proste i był to najrozsądniejszy kompletny system. Nie musieliśmy więc wprowadzać żadnych dostosowań do kluczowych funkcji. Staraliśmy się wziąć system z jego podstawowymi operacjami. To dla nas najlepsze rozwiązanie, ponieważ jest to również opłacalne rozwiązanie przy zakupie nowego systemu ERP.” Mniej odpadów dzięki monitoringowi produktu SP Stainless zainwestował znaczne środki w rozwój swojej działalności, aby sprostać wymaganiom swoich klientów. Arto Koljonen uważa, że ​​aby być uważanym za producenta wysokiej jakości w Finlandii i na arenie międzynarodowej, muszą stale inwestować w rozwój i jakość swojej działalności. Ważną fazą rozwoju związaną z systemem Monitor G5 było wdrożenie nowego zaawansowanego systemu śledzenia produktu w celu zarządzania jakością produkcji na wszystkich poziomach. Wraz z wprowadzeniem systemu śledzenia produktu w firmie, SP Stainless zdołała poprawić swoją wewnętrzną wydajność, zarządzanie zapasami i generować mniej odpadów. Pracownicy wiedzą teraz, gdzie znaleźć produkty i materiały w zakładach produkcyjnych. Monitor G5 ułatwił pracownikom produkcyjnym dobry przepływ pracy, umożliwiając im znalezienie we właściwym czasie odpowiednich materiałów do obsługi i przetwarzania, a także dostarczanie produktów klientom zgodnie z obietnicą. Arto Koljonen wyjaśnia, że ​​po kilku początkowych problemach z zaawansowanym system śledzenia produktu w Monitorze G5, stał się to najbardziej docenianą funkcją. „Na początku był opór, ponieważ zajmowało to trochę czasu. Ale po pewnym czasie, kiedy już nad tym pracowaliśmy, doszliśmy do wniosku, że jest to jedna z najlepszych funkcji, jakie przyniósł nam Monitor G5. Produkcja jest teraz pod kontrolą i na rozsądnym poziomie, a system pokazuje nam, dokąd zmierzamy z naszą pracą.” Hannele Ranta, wyjaśnia, że ​​ponieważ informacje w systemie są teraz aktualne, wyzwania produkcyjne są znacznie łatwiejsze i szybsze do realizacji niż wcześniej. „Pomaga nam to dowiedzieć się, czy istnieją jakieś wyzwania w produkcji, dzięki czemu możemy znaleźć odpowiedniego pracownika i wiedzieć, że należy zapytać właściwą osobę, aby nie tracić czasu na szukanie i wyjaśnianie. To zdecydowanie jedna z największych rzeczy. Wiedza jest tam, gdzie powinna być”. Bezproblemowa współpraca to podstawa sukcesu projektu ERP Arto Koljonen mówi, że współpraca z Monitorem przebiegała bezproblemowo, projekt ERP przebiegał zgodnie z harmonogramem, a koszty pozostały poniżej budżetu. Hannele Ranta, inżynier ds. rozwoju w SP Stainless, podziela pogląd Koljonena, zauważając, że współpraca z Monitorem była owocna podczas całego projektu ERP i poza nim. „Nasz projekt rozpoczął się w 2020 roku, a w 2021 roku rozpoczęliśmy wdrażanie systemu ERP. Przeprowadzono długą fazę wstępną, w której konsultant Monitora był pomocny i aktywny od samego początku i był w stanie odpowiedzieć na większość naszych pytań oraz dowiedzieć się, co jest dla nas ważne. Ten sam konsultant Monitora również kontynuował i zastosował dobry model na początku wdrożenia. Współpraca była łatwa i nadal łatwo jest nam pracować i komunikować się, jeśli są jakieś wyzwania”. Hannele Ranta poleca system Monitor G5 wszystkim firmom produkcyjnym: „System Monitor G5 można zdecydowanie polecić wszystkim firmom produkcyjnym, w których obecna jest produkcja i magazyn, ponieważ jest to kompletny system, który posiada również moduł finansowy, a podstawowe funkcje można tam znaleźć bezproblemowo. Tak naprawdę nie wiem, komu bym nie polecał tego systemu – przynajmniej warto go obejrzeć – a jeśli już go wybierzesz, to na pewno ma potencjał i jest opłacalnym rozwiązaniem.” Prezes SP Stainless Oy, Arto Koljonen, również poleca Monitor G5 wszystkim firmom z branży produkcyjnej. Koljonen mówi, że system Monitor G5 również znacznie przyspieszył jego własną pracę. Koljonen wyjaśnia, że ​​dzięki systemowi ERP udało im się usprawnić swoją działalność, a tym samym osiągnąć swoje cele biznesowe. „Proces sprzedaży został usprawniony, a przede wszystkim zakupy i gospodarka magazynowa są w dobrym miejscu. Produkcja jest teraz pod kontrolą i na rozsądnym poziomie, a system pokazuje nam, dokąd zmierzamy z naszą pracą – mówi. Podsumowanie Gotowe oprogramowanie dla branży produkcyjnej Monitor G5 okazało się najlepszym rozwiązaniem, które umożliwiło SP Stainless uwolnienie się od ogromnego stosu starszych problemów i zarządzanie rozwijającą się działalnością. Najlepszym wyborem SP Stainless był właśnie system Monitor G5, przeznaczony dla branży produkcyjnej. Ten nowy system ERP pozwolił SP Stainless na wdrożenie lepszego systemu śledzenia produktu w celu zarządzania jakością i przepływami materiałów, podczas gdy przejrzystość systemu pomogła poprawić wewnętrzne przepływy pracy i dostosowywać procesy biznesowe w jednym kompletnym systemie ERP. Dzięki temu SP Stainless może zarządzać i monitorować poziomy produkcji, śledzić zakupy, poziomy zapasów i przepływy materiałów, aby w pełni obsługiwać rosnące zapotrzebowanie klientów na produkty wysokiej jakości.

C&D Snickeri z siedzibą w Falköping jest producentem drewnianych elementów wyposażenia wnętrz. Każdy nowy klient oznacza nowy projekt z nowymi produktami. Stawia to wysokie wymagania przed systemem ERP. „Ważne jest dla nas, aby system ERP mógł zarządzać szybkim przepływem części i produktów, które przechodzą przez nasze drzwi. Rzadko wytwarzamy ten sam produkt dwa razy” – wyjaśnia Emil Carlson, kierownik zakładu. Monitor G5 to standardowy system przeznaczony dla wszystkich rodzajów firm produkcyjnych. Niezależnie od tego, czy firma produkuje płytki drukowane, plastikowe torby, klocki hamulcowe czy mleko półtłuste, zawsze istnieje sposób na usprawnienie procesów i ułatwienie pracy dzięki Monitor G5. C&D Snickeri zajmuje się głównie projektowaniem i produkcją mebli oraz wnętrz drewnianych. Żadne dwa projekty nie są takie same, więc każde nowe zadanie rozpoczyna się od zarejestrowania nowych części w systemie. Około 40 pracowników pracuje w fabryce w Falköping, projektując, produkując i montując wnętrza biur na planie otwartym i w różnych przestrzeni publicznych, hoteli, sklepów itp. „Mamy dział projektowy, który zarządza projektami od początku do końca. Ważne jest dla nas, aby system ERP mógł zarządzać szybkim przepływem części i produktów, które przechodzą przez nasze drzwi. Rzadko wytwarzamy ten sam produkt dwa razy. Mamy więc szybki przepływ procesów, zarówno w zakresie zakupów, jak i dostaw” – dodaje Emil. Monitor umożliwia C&D śledzenie tego, co jest produkowane, zakupów, niezawodności dostaw dostawców i niezawodności dostaw dla klientów. „Możemy również sprawdzić, czy nasze planowanie czasu produkcji jest prawidłowe. Jeśli musimy coś kupić, jesteśmy informowani na czas”. Block Quote C&D posiada certyfikat FSC, a Monitor jest dużą pomocą w tym obszarze, dzięki możliwości śledzenia zakupów, zarządzania fakturami, wytwarzanych produktów i wszystkich procesów w ramach produkcji. „To duży plus i znacznie ułatwia nam przeprowadzanie audytów” – dodaje Emil. W ramach produkcji, firma C&D zdecydowała się nie dzielić różnych rodzajów pracy na różne operacje. „Czas pracy stolarzy należy do nich. Rozpoczynają pracę i od razu zabierają się do pracy. CNC i obróbka powierzchni mają swoje własne operacje, aby oddzielić je od siebie. Mamy wielu wykwalifikowanych i kompetentnych stolarzy. Są oni zaangażowani od początku do końca i obsługują wszystkie nasze operacje. Od piłowania paneli i strugania drewna, są zaangażowani aż do momentu, gdy produkt jest zapakowany i gotowy do dostawy”. C&D Snickeri pracuje głównie nad projektami. Może to być produkcja prostych szafek w dużych ilościach, zaawansowanych pokryć schodów lub lad recepcyjnych. Rejestr projektów w Monitorze daje przegląd przepracowanych godzin, zakupów i statusu fakturowania zamówień do klientów itp. „Zarządzamy tu również monitorowaniem naszych projektów. W tym miejscu wykonujemy prognozy, porównujemy z budżetem i dokonujemy własnych szacunków dotyczących postępu finansowego projektu. Posiadanie tego wszystkiego pod jednym dachem jest dla nas dużym plusem” – dodaje.

Wraz z wejściem w życie przepisów tzw. Pakietu Mobilności, specjalistyczna firma transportowa PHU Elkor potrzebowała systemu, który zagwarantuje zgodność z przepisami i pozwoli się z nich wywiązywać szybko i bezbłędnie. Firma Tradiss – Autoryzowany Partner Sonety – wdrożyła enova365, dzięki czemu udało się zautomatyzować procesy w zaledwie 3 miesiące. Wyzwanie: łatwe wywiązywanie się z obowiązków, wynikających z przepisów i automatyzacja procesów Przedsiębiorstwo Handlowo-Usługowe Elkor specjalizuje się w transporcie towarów wymagających zachowania łańcucha chłodniczego (np. nabiału czy mięsa) oraz artykułów o wysokiej wartości – m.in. sprzętu RTV, AGD i elektroniki. Usługi te realizowane są przez 184 pracowników, w tym 148 kierowców, na obszarze całej Unii Europejskiej. Trudności związane z wywiązywaniem się z przepisów regulujących pracę firm transportowych PHU Elkor przez wiele lat korzystała z systemu ERP. Początkowo spełniał on podstawowe wymagania biznesowe, jednak z czasem rozwiązanie przestało nadążać za rosnącymi oczekiwaniami firmy. System nie ułatwiał także wywiązywania się z przepisów, które nałożył na firmy transportowe w Unii Europejskiej tzw. Pakiet Mobilności, w tym.: wypłat wynagrodzeń kierowcom zgodnie z przepisami kraju, w którym realizowany jest przewóz, precyzyjnej ewidencji czasu pracy z uwzględnieniem przerw i odpoczynków, organizowania powrotu kierowców do bazy przynajmniej raz na 4 tygodnie. Dotychczasowy system nie pozwalał na automatyczne rozliczanie kosztów wynagrodzeń, diet dodatków oraz czasu pracy w zgodzie z nowymi regulacjami. Prowadziło to do niepotrzebnego obciążenia pracą działu administracji i kadr, a w razie błędów także kar finansowych. Wzrost efektywności pracy i minimalizacja kosztów utrzymania systemu IT Oprócz braku zgodności z przepisami, firmie doskwierały również inne ograniczenia: niewielkie możliwości integracji systemów i automatyzacji procesów, wysokie koszty utrzymania i serwisowania systemu informatycznego, konieczność ręcznego wprowadzania danych. Konsekwencją tych problemów była niska efektywność pracy, błędy i rosnące koszty operacyjne. Firma Elkor chciała znaleźć sposób, który pozwoliłby tego uniknąć oraz wyeliminować ewentualne opóźnienia w realizacji procesów kadrowo-płacowych w przyszłości. W związku z tym firma rozpoczęła intensywne poszukiwania nowoczesnego i elastycznego rozwiązania ERP. Kryteria wyboru nowego systemu ERP Zespół Elkor rozważał wybór jednego z kilku systemów ERP dostępnych na rynku. Kluczowymi kryteriami wyboru nowego rozwiązania były: zgodność z przepisami Pakietu Mobilności, możliwość integracji z używanym w firmie systemem 4Trans, elastyczność konfiguracji oraz wsparcie ze strony dostawcy. Ostatecznie, wybór padł na system enova365, rekomendowany przez Autoryzowanego Partnera Sonety – firmę Tradiss Piotrowski Iwaniuk Spółka Jawna. Przed decyzją wdrożeniową Tradiss przeprowadził dokładną analizę potrzeb PHU Elkor oraz zaprezentował pełne możliwości systemu. Zakres oraz przebieg wdrożenia enova365 Analiza przedwdrożeniowa Proces wdrożenia systemu enova365 rozpoczął się od analizy przedwdrożeniowej. Celem analizy było zidentyfikowanie krytycznych obszarów działalności oraz potrzeb specyficznych dla branży transportowej. Przygotowanie planu wdrożenia Kolejnym krokiem było zaprezentowanie możliwości systemu enova365, a następnie przygotowanie planu wdrożenia podzielonego na kilka etapów. Zakres wdrożenia objął kluczowe moduły: Kadry i Płace – umożliwiające kompleksowe zarządzanie wynagrodzeniami, Pracownicy Eksportowi – służący do rozliczania kierowców pracujących za granicą, Czas Pracy (XML) – do automatycznego importu danych z urządzeń tachograficznych, 4Trans (Tachoscan) – dla zapewnienia zgodności z czasem jazdy i odpoczynku, Eksporty Dekretów List Płac – dla płynnej integracji z księgowością zewnętrzną, Pakiet Mobilności – odpowiadający na wymagania wynikające z prawa unijnego. Każdy z zaproponowanych oraz wdrożonych modułów odpowiadał na konkretną potrzebę klienta – np. moduł 4Trans pozwolił na automatyzację przetwarzania danych z tachografów, co wcześniej wykonywano ręcznie. Wdrożenie systemu Proces wdrożenia trwał łącznie około 3 miesięcy i przebiegał etapami: 1. Etap przygotowawczy – analiza procesów, migracja danych kadrowych i płacowych. 2. Etap implementacji – konfiguracja modułów: Kadry i Płace, Pracownicy Eksportowi, Czas Pracy (import danych z plików XML), 4Trans (Tachoscan), Eksporty Dekretów List Płac oraz Pakiet Mobilności. 3. Etap testów i szkoleń – testowanie integracji, szkolenia dla użytkowników końcowych. 4. Start produkcyjny – uruchomienie systemu i bieżące wsparcie. Firma Tradiss zapewniła wsparcie merytoryczne i techniczne, a także przygotowała zestaw raportów i mechanizmów dostosowanych do specyfiki Elkoru, m.in. rejestr wydań odzieży roboczej z przypisaniem ryczałtów czy niestandardowe algorytmy wynagrodzeń dla kierowców pracujących w różnych systemach czasu pracy. Integracja z systemem 4Trans i automatyczna obsługa tzw. Pakietu Mobilności Dzięki integracji enova365 z programem 4Trans,można automatycznie importować informacje o dietach, dodatkach i czasie pracy kierowców. To rozwiązanie: znacząco zmniejszyło liczbę błędów związanych z ręcznym wprowadzaniem danych, przyspieszyło pracę działu kadr i płac, zapewniło zgodność z unijnymi przepisami, w tym z tzw. Pakietem Mobilności, zwiększyło efektywność i bezpieczeństwo procesów kadrowo-płacowych. Dzięki integracji z 4Trans, dane z tachografów są automatycznie przetwarzane i wykorzystywane do naliczania diet i dodatków zgodnie z przepisami ustawy z dnia 26 stycznia 2022 r. o zmianie ustawy o transporcie drogowym, ustawy o czasie pracy kierowców oraz niektórych innych ustaw (zwanych Pakietem Mobilności). Wprowadzenie dedykowanych algorytmów wynagrodzeń oraz rejestru odzieży roboczej pozwoliło na lepszą kontrolę kosztów i uproszczenie ewidencji. Jak podkreśla kierownik działu kadr i płac z Elkor: Block Quote Inne rozwiązania, które usprawniają pracę Elkor W ramach wdrożenia systemu, zespół Tradiss stworzył także szereg rozwiązań dopasowanych do specyfiki Elkor, w tym m.in.: niestandardowe algorytmy wynagrodzeń, uwzględniające zróżnicowane formy zatrudnienia i dodatki branżowe, mechanizm rejestracji wydań odzieży roboczej i przypisanych do nich ryczałtów, zestaw raportów i analiz danych w Excelu oraz wersji drukowanej, weryfikatory danych kadrowych, które minimalizują ryzyko błędów, integracja systemu z zewnętrzną księgowością, dzięki możliwości eksportu dekretów list płac. Efekty wdrożenia: oszczędność czasu i eliminacja błędów Wdrożenie systemu enova365 w PHU Elkor pozwoliło na automatyzację wielu procesów administracyjnych i kadrowych. To przyczyniło się do oszczędności czasu i znacznego ograniczenia liczby błędów w naliczaniu wynagrodzeń i tworzeniu związanej z tym dokumentacji, dzięki wyeliminowaniu manualnych czynności. Rozliczenia płacowe są zawsze zgodne z aktualnymi przepisami, w tym tzw. Pakietem Mobilności, a firma może łatwo dostosowywać system do indywidualnych potrzeb. Dodatkowo, usprawniono komunikację między działami i zewnętrznymi systemami, takimi jak 4Trans czy program księgowy. Block Quote Firma zamierza dalej rozwijać integracje systemowe oraz optymalizować procesy administracyjne, korzystając z rosnących możliwości enova365. Chcesz przenieść swój biznes na wyższy poziom automatyzacji? Jeszcze dziś umów się na bezpłatną prezentację online, w czasie której nasi konsultanci pokażą, jak system ERP enova365 wspiera pracę w firmie.

Aby skutecznie zarządzać operacjami magazynowymi w warunkach dynamicznego wzrostu, Novoterm postawił na automatyzację kluczowych obszarów działalności. Wdrożenie systemu WMS pozwoliło firmie na zwiększenie wydajności magazynu, usprawnienie realizacji zamówień i redukcję kosztów operacyjnych – bez konieczności rozbudowy zespołu. O firmie Firma Novoterm specjalizuje się w projektowaniu, produkcji oraz dystrybucji armatury sanitarnej, akcesoriów łazienkowych, kabin prysznicowych, wanien i ceramiki łazienkowej. Asortyment, którego nie produkuje, importowany jest z Niemiec, Węgier, Włoch i Chin. Przedsiębiorstwo posiada rozwiniętą sieć sprzedaży, która obejmuje kilkudziesięciu partnerów handlowych, ponad 500 dystrybutorów i prawie 100 partnerów serwisowych na terenie całej Polski. Novoterm, sprowadzając produkty do sprzedaży nie tylko z krajów europejskich, ale także Chin, napotykał liczne wyzwania związane z importem. O ile sprowadzanie towarów z Niemiec, Włoch i Węgier trwa stosunkowo krótko, bo ich dostarczenie następuje w kilka dni od daty zamówienia, o tyle transport z Chin przysparza już nieco więcej trudności. Jego najtańszą formą z Państwa Środka jest fracht morski, którego czas realizacji wynosi od 4 do 8 tygodni. W tym przypadku kluczowe jest bezbłędne planowanie zakupów. Ważnym zadaniem, jakie stało przed nowym systemem, było dokładne prognozowanie i sugerowanie ilości danych kategorii asortymentu, które należy zamówić, by zapewnić ciągłość sprzedaży.  Cele projektu Do najważniejszych celów projektu należały: usprawnienie procesu sprzedaży do dużych, sieciowych klientów, automatyzacja procesu składania i zwiększenie szybkości realizacji zamówień, wsparcie planowania zakupów, wyeliminowanie powtarzalnych czynności. Ponadto dodatkowym wyzwaniem, które musiało być uwzględnione przy projektowaniu rozwiązania, była obsługa licznych korekt dokumentów sprzedażowych – nieuniknionych przy tak dużej skali operacji i dynamicznie zmieniających się zamówieniach. Firma potrzebowała narzędzia, które umożliwi natychmiastową i precyzyjną reakcję na reklamacje czy zwroty, bez angażowania działu księgowości w czasochłonne działania wykonywane ręcznie. Istotne było także zintegrowanie danych z różnych źródeł, takich jak systemy kodowania produktów specyficzne dla poszczególnych sieci handlowych. Celem było uproszczenie skomplikowanych procesów, które wcześniej wymagały manualnej kontroli i porównań. Oprogramowanie miało umożliwiać szybkie dopasowywanie faktur i zamówień nie tylko na podstawie numerów dokumentów, ale również numerów klientów czy indywidualnych kodów produktów. Dzięki temu realizacja zleceń stała się niemal bezobsługowa, a obsługa korekt przestała być wąskim gardłem w łańcuchu sprzedaży. Automatyzacja procesów zamówień i logistyki Obsługa dużych sieci handlowych wymaga doskonale zorganizowanych, zautomatyzowanych procesów – zwłaszcza w obliczu rosnącej liczby zamówień i ich skali. Jednym z kluczowych założeń wdrożenia nowego narzędzia informatycznego w firmie Novoterm było pełne zautomatyzowanie przyjmowania i realizacji zleceń. Klienci przekazują dyspozycje zakupowe bezpośrednio ze swoich systemów, a dzięki elektronicznej wymianie danych (EDI) trafiają one bezpośrednio do oprogramowania firmy. Rozwiązanie automatycznie weryfikuje poprawność zamówienia, przypisuje datę realizacji i generuje wszystkie wymagane dokumenty – od magazynowych, przez przewozowe, po faktury sprzedażowe. Cały proces logistyczny przebiega bez udziału papierowej dokumentacji – zlecenia spedycyjne są automatycznie przekazywane do przewoźników, a faktury trafiają do klientów w wersji elektronicznej. Dodatkowo rozwiązanie informatyczne do magazynu wspiera rejonizację tras – własne pojazdy realizują dostawy w najbliższych lokalizacjach, co pozwala na zmniejszenie kosztów transportu. Wysoki poziom integracji i automatyczna obsługa dokumentacji umożliwiają bieżącą kontrolę zgodności realizacji dostaw z zapisami umownymi – co ma kluczowe znaczenie w relacjach z dużymi kontrahentami. Rozwiązania Po pierwszym etapie projektu – wdrożeniu rozwiązania automatyzującego procesy w obszarach sprzedaży, CRM, a także finansów i księgowości, dzięki któremu firma zanotowała 41% wzrost przychodów – podjęto decyzję o uruchomieniu dodatkowego rozwiązania wspierającego logistykę. System Teneum WMS, który odpowiada za sprawne zarządzanie magazynem wysokiego składowania umożliwia pełne zintegrowanie działań sprzedażowych z operacjami magazynowymi. Rezultaty wdrożenia Porządek na lokacjach Każdy produkt został przypisany do ściśle określonej lokalizacji magazynowej, oznaczonej kodem kreskowym. Ułatwia to szybkie odnajdywanie towaru i eliminuje ryzyko pomyłek przy kompletacji. Kody kreskowe i handheldy Dzięki automatyzacji zadań w magazynie oraz wykorzystaniu terminali mobilnych system efektywnie przydziela zadania pracownikom zgodnie z wcześniej ustalonymi algorytmami optymalizującymi ich pracę. System podwójnej kontroli Proces kompletowania został wsparty funkcją bieżącej weryfikacji – handheldy pozwalają wykryć niezgodności już w trakcie zbierania zamówienia, co znacząco ogranicza błędy. Optymalna marszruta Oprogramowanie zarządza ruchem magazynierów, planując trasy w taki sposób, by najpierw pobierane były towary cięższe i większe – co wpływa na lepsze wykorzystanie przestrzeni ładunkowej. Usprawnienia spedycyjne Integracja z narzędziami przewoźnika została rozszerzona również o obsługę przesyłek paczkowych. Cały proces wysyłki jest realizowany z poziomu systemu Novoterm – bez konieczności przełączania się między aplikacjami. Zarządzanie kompletami Rozwiązanie automatycznie konwertuje zestawy produktów na paczki i odwrotnie, dostosowując się do potrzeb operacyjnych magazynu oraz wymagań działu sprzedaży. Korzyści System WMS został w pełni zintegrowany z funkcjonującym już w firmie ERP. Informacje wprowadzane w jednym miejscu są automatycznie wykorzystywane przez wszystkie kluczowe działy – od sprzedaży i obsługi klienta, przez magazyn i dystrybucję, aż po księgowość. Takie podejście znacząco skróciło czas obsługi pojedynczych zleceń i podniosło efektywność pracy całych zespołów.  Firma odnotowała wzrost liczby klientów i poprawę wyników sprzedażowych. Magazyn realizuje dziś o 30% więcej wysyłek każdego dnia, a jego ogólna wydajność zwiększyła się o 25%. Co istotne, większe wolumeny zamówień obsługiwane są bez konieczności powiększania zespołu.

Firma specjalizuje się w dystrybucji wysokiej jakości granulatów wykorzystywanych w produkcji opakowań, kształtek oraz innych elementów z tworzyw sztucznych. W ofercie znajdują się również specjalistyczne barwniki i dodatki modyfikujące, które pozwalają na precyzyjne dopasowanie właściwości materiałów do konkretnych zastosowań. Odbiorcami są przede wszystkim przedsiębiorstwa zajmujące się przetwórstwem tworzyw sztucznych, dla których jakość, powtarzalność oraz terminowość dostaw mają kluczowe znaczenie. Wśród nich znajdują się również firmy działające w sektorach o podwyższonych wymaganiach jakościowych, takich jak branża automotive i medyczna. W tych obszarach jakiekolwiek pomyłki – np. w kompletacji czy dostawie materiału – mogą skutkować dotkliwymi karami finansowymi, koniecznością kosztownych korekt produkcyjnych, a w skrajnych przypadkach nawet czasowym wstrzymaniem procesu produkcji. Dlatego też firma przykłada szczególną wagę do precyzji operacyjnej i kontroli jakości na każdym etapie obsługi klienta, traktując niezawodność jako kluczowy filar swojej działalności. Zrozumienie specyfiki produktu to klucz do skutecznego wdrożenia WMS Wdrożenie systemu WMS AVOCADO Packing w firmie zajmującej się handlem granulatami wymaga dogłębnego zrozumienia specyfiki tego rodzaju towaru. Granulaty to produkty wyjątkowo wrażliwe na warunki przechowywania — istotna jest tu zarówno wilgotność, jak i temperatura, a także czas składowania. Nawet niewielkie odchylenia od zalecanych parametrów mogą wpłynąć na jakość towaru. Dla naszego Klienta kluczowe było precyzyjne zarządzanie czasem przechowywania każdej partii granulatów.  Istotnym aspektem był także proces certyfikacji – do każdej dostawy dołączony jest certyfikat jakości, bez którego sprzedaż produktów nie jest możliwa. System musiał zatem umożliwiać nie tylko pełną kontrolę nad stanem magazynowym, ale również nad przepływem dokumentacji certyfikacyjnej, która stanowi warunek dalszej dystrybucji towaru. Każdy certyfikat dołączany do partii granulatu zawiera szereg kluczowych parametrów, które mają bezpośredni wpływ na to, jak dany produkt będzie się zachowywał w dalszym procesie użytkowania. Dlatego tak istotne było zapewnienie pełnej transparentności i kontroli nad tymi danymi w ramach wdrożonego systemu WMS. Granulat to towar wymagający – zarówno pod względem warunków magazynowania, jak i ścisłego zarządzania czasem składowania oraz kolejnością wydań. Niezwykle ważne jest również precyzyjne śledzenie numerów serii, ponieważ nawet ten sam typ granulatu, pochodzący z różnych dostaw, może różnić się istotnymi właściwościami – właśnie tymi, które są opisane w certyfikatach jakości.  Kluczowe rozwiązania wdrożone w ramach projektu: Jednym z głównych wyzwań, z jakimi borykał się nasz Klient przed wdrożeniem systemu WMS, była identyfikacja towaru. Ze względu na specyfikę współpracy z różnymi kontrahentami – z których każdy może stosować własne oznaczenia, kolory opakowań czy schematy brandingu – operatorzy magazynowi często mieli trudność z właściwym rozpoznaniem produktów. Dodatkowym utrudnieniem była długość i złożoność kodów przypisanych do poszczególnych produktów. Zawierały one długie ciągi znaków, które trudno było zweryfikować wzrokowo, zwłaszcza w warunkach magazynowych. Brak systemu WMS powodował, że pracownicy polegali wyłącznie na wzrokowej weryfikacji kodów, co mogło prowadzić do wydania niewłaściwego towaru – wystarczył jeden, niezauważony znak różnicy w ciągu alfanumerycznym. Konsekwencje potencjalnych błędów były poważne i często powodowały konieczność natychmiastowego reagowania, włącznie z wysłaniem transportu na drugi koniec kraju tylko po to, by wymienić błędnie dostarczoną partię towaru. Część granulatu przechowywana była w dużym, głównym magazynie, który funkcjonował w uporządkowany, lecz manualny sposób. Towar trafiał tam w postaci worków ułożonych na paletach – standardowo przygotowanych przez dostawców. Po przyjęciu do magazynu folia zabezpieczająca była usuwana, a towar rozpoczynał swój cykl wydań. Palety często były układane jedna na drugiej – w kilku warstwach, tworząc zwarte „wieże” produktów, podobnie jak ma to miejsce podczas transportu na naczepach TIR-ów. W praktyce oznaczało to tworzenie rzędów złożonych z wielu palet ustawionych zarówno w pionie, jak i w głębi magazynu. Bez wsparcia systemu WMS śledzenie położenia konkretnej partii – np. z przypisanym numerem partii lub numerem lotu – było bardzo utrudnione. Operatorzy musieli polegać na własnej pamięci i doświadczeniu, co przy dużym wolumenie i presji czasowej zwiększało ryzyko błędów. Wydanie niewłaściwej partii towaru mogło prowadzić do poważnych konsekwencji logistycznych i jakościowych, dlatego jednym z celów wdrożenia było uporządkowanie tego procesu i zapewnienie pełnej kontroli nad lokalizacją i tożsamością każdej palety. Granulat trafiał do magazynu z różnych kierunków – nierzadko przylatywał różnymi samolotami, co oznaczało, że każda dostawa mogła mieć przypisany inny numer lotu. A skoro numer lotu był inny, to i certyfikat jakości był inny – niosąc ze sobą potencjalnie różniące się właściwości produktu. W praktyce oznaczało to, że nawet w obrębie jednej dostawy, każda partia musiała być traktowana indywidualnie. Odnalezienie konkretnej partii z właściwym numerem lotu i przypisanym certyfikatem wymagało fizycznego przeszukiwania rzędów, co było czasochłonne, obarczone dużym ryzykiem pomyłek i oparte wyłącznie na drukowanych kartkach, arkuszach Excela i pamięci operatorów. Wdrożenie systemu WMS sprawiło, że zdefiniowano stałe lokalizacje palet, a każda paleta została potraktowana jako odrębny nośnik z własną, unikalną kartą identyfikacyjną. System umożliwia przypisywanie do palety konkretnego towaru, niezależnie od tego, ile partii znajduje się na nośniku. Dzięki pełnej identyfikowalności, operatorzy zyskali pełną kontrolę nad tym, co dokładnie znajduje się na każdej palecie, bez potrzeby przeszukiwania fizycznych rzędów i bez ryzyka pomyłek. Zastosowane automatyzacje Jednym z kluczowych zadań było zapewnienie pełnej kontroli nad stanami magazynowymi oraz nad kolejnością wydawania towaru. System pilnował, by zawsze w pierwszej kolejności wydawane były partie przyjęte do magazynu najwcześniej. Jednak zespół wdrożeniowy musiał uwzględnić również realia fizycznego składowania. W magazynie Klienta granulaty przechowywane były nie na regałach, a w układzie warstwowym – paleta na palecie, w tzw. stogach. W efekcie, nawet jeśli aplikacja wskazywała konkretną paletę jako najstarszą i zgodną z certyfikatem, jej fizyczne wydobycie mogło oznaczać konieczność rozbierania całego stosu. Aby usprawnić pracę operatorów i ograniczyć zbędne operacje, wprowadzona została elastyczna funkcja filtrowania. System wskazuje całą grupę palet o identycznych parametrach – z tą samą datą, certyfikatem i numerem partii – umożliwiając operatorowi wybór tej, która jest najbardziej dostępna. To praktyczne rozwiązanie, które pozwala zachować zgodność z wymaganiami jakościowymi i jednocześnie dostosować się do fizycznych warunków magazynu – bez kompromisów w zakresie kontroli i śledzenia towaru. Przed wdrożeniem systemu procesy magazynowe wymagały zaangażowania kilku osób na stałe oraz dodatkowego wsparcia w okresach wzmożonego ruchu. Po wdrożeniu systemu, dzięki automatyzacji, bieżąca obsługa magazynu stała się bardziej efektywna, co umożliwiło przesunięcie części zespołu do nowych, strategicznych projektów. W tym samym czasie firma uruchomiła drugi magazyn, gdzie doświadczeni pracownicy mogli wykorzystać swoje kompetencje w nowych rolach. Drugi magazyn to obiekt wysokiego składowania, gdzie towar składowany jest bardziej precyzyjnie – jeśli operator potrzebuje konkretnej partii o określonym numerze lotu i certyfikacie, może ją błyskawicznie zlokalizować i pobrać z dokładnego miejsca. Dzięki temu proces kompletacji znacznie się przyspieszył. W praktyce pierwszy magazyn pełni obecnie funkcję bufora – zwiększa zapasy i przechowuje granulaty w większych ilościach, natomiast drugi działa jako magazyn operacyjny, z którego realizowane są wydania. AVOCADO Packing obsługuje również wewnętrzny ruch towaru między magazynami, przeliczając każdą jednostkę niezależnie od formy jej składowania – czy to palety, worki czy cysterny. Warto dodać, że część granulatu trafia do specjalnych silosów, a następnie ładowana jest do cystern – również ten proces objęty został kontrolą w systemie.  Nasz Klient współpracuje z operatorem palet PRS. Celem było wyeliminowanie ręcznego zarządzania ruchem palet oraz zapewnienie dokładnej ewidencji tego, które palety wyszły do klientów, które krążą między magazynami, a które wracają do obiegu. W ramach wdrożenia wprowadzony został również dedykowany mechanizm raportujący, który umożliwia śledzenie ruchu nośników – w tym wypadku palet PRS — zarówno wewnątrz firmy, jak i w relacji z klientami. System rejestruje, które palety zostały wydane, ile ich obecnie znajduje się w obiegu oraz do jakich odbiorców trafiły. Dzięki temu firma może w każdej chwili zweryfikować aktualny stan nośników i poinformować operatora PRS o gotowości do odbioru konkretnej liczby pustych palet. Co więcej, raportowanie pozwala uwzględnić sytuacje, w których palety znajdują się u różnych klientów w wielu lokalizacjach – ułatwiając logistykę i planowanie transportu zwrotnego. Skrócenie czasu inwentaryzacji i plany dalszego rozwoju usług magazynowych Jednym z wyraźnych usprawnień było znaczące skrócenie czasu inwentaryzacji. Proces, który wcześniej zajmował ponad tydzień i wiązał się z dużą niepewnością co do jego dokładności, dziś realizowany jest dużo szybciej i przebiega z pełną kontrolą oraz zgodnością z danymi systemowymi. Operatorzy mogą szybko i skutecznie zweryfikować stany magazynowe, co pozwala na bieżąco optymalizować procesy logistyczne.  Równolegle firma rozwija swoje zaplecze magazynowe – nowo wybudowany magazyn wysokiego składowania okazał się na tyle efektywny, że został niemal w całości zapełniony własnym towarem. W związku z tym rozpoczęto budowę kolejnego obiektu, który docelowo ma pełnić również funkcję centrum dystrybucyjnego dla wybranych klientów. Efekty współpracy Umożliwienie sprawnej identyfikacji właściwych serii produktów oraz kontrolowania ich przepływu, co pozwala spełniać wymagania jakościowe i oczekiwania końcowych odbiorców. Wyeliminowanie błędów wynikających z ręcznego odczytu długich kodów produktów dzięki wsparciu systemu WMS w zakresie automatycznego odczytu kodów kreskowych. Wprowadzenie funkcji śledzenia nośników między lokalizacjami, umożliwiającej dalsze monitorowanie palet po ich wydaniu bez potrzeby ponownego znakowania Uproszczenie obsługi palet PRS dzięki integracji z systemem – bez konieczności dodatkowej ewidencji czy tworzenia zestawień ręcznych. Zapewnienie precyzyjnego oznakowania towaru i kontrolowania zasady FIFO w celu uniknięcia przeterminowania oraz utraty ważności certyfikatów. Wprowadzenie mechanizm wyjątków pozwalający handlowcom decydować o wydaniu konkretnej partii poza kolejnością FIFO, jeśli klient wymaga określonych parametrów produktu. Wyeliminowanie strat związanych z przeterminowaniem towaru i wygaśnięciem ważności certyfikatów.

Transformacja magazynu BRAT-MET – Co zmienił system WMS? FWM BRAT-MET Sp. z o.o., mająca swoją siedzibę w Zwoleniu niedaleko Radomia, działa jako producent specjalizujący się w kompleksowej obróbce metali – zarówno poprzez skrawanie, jak i techniki obróbki plastycznej w niskich i wysokich temperaturach. Firma dostarcza szeroką gamę własnych produktów, w tym elementy złączne, śruby oraz komponenty do maszyn, w szczególności dla branży rolniczej i ciągnikowej. W portfolio BRAT-MET znajduje się kilka tysięcy pozycji katalogowych, które znajdują zastosowanie w wielu gałęziach przemysłu, takich jak kolejnictwo, motoryzacja, energetyka czy produkcja maszyn. Firma dostarcza swoje wyroby klientom z Polski oraz innych krajów Unii Europejskiej. Wyzwania logistyczne przed wdrożeniem Magazyn przedsiębiorstwa to ponad 1000 m² powierzchni wysokiego składowania, zorganizowanej w strefy, regały, poziomy i miejsca paletowe. To miejsce, gdzie realizowane są kluczowe procesy: przyjęcie wyrobów, kompletacja zamówień i wysyłka. Przed implementacją systemu WMS lokalizacja towarów była zależna od wiedzy pracowników. Ręczne wyszukiwanie produktów skutkowało spowolnieniem pracy oraz brakiem przejrzystości w stanach magazynowych. Ręczne metody nie nadążały za rosnącą liczbą zamówień i rosnącą różnorodnością oferty. Brakowało również aktualnych danych o dostępnych miejscach magazynowych i statusie zamówień. Firma potrzebowała nowoczesnego narzędzia, które usprawni procesy logistyczne i wyeliminuje nieefektywności. Wdrożenie systemu WMS jako część ERP HermesSQL Spółka BRAT-MET od wielu lat korzysta z systemu ERP HermesSQL do obsługi sprzedaży, finansów i kadr. W odpowiedzi na rosnące potrzeby związane z cyfryzacją logistyki magazynowej, zdecydowano się na wdrożenie modułu WMS, w ramach tego samego systemu. Dzięki temu możliwe było: uniknięcie integracji między różnymi systemami, utrzymanie jednej bazy danych dla całej firmy, kontunuowanie współpracy z jednym producentem odpowiedzialnym za całość wdrożenia systemu ERP HermesSQL i modułu WMS. W listopadzie 2024 roku BRAT-MET uruchomił moduł WMS firmy Humansoft. Proces wdrożenia, trwający zaledwie trzy miesiące, obejmował przeprowadzenie analizy przedwdrożeniowej, konfigurację systemu, testy oraz szkolenia. Dodatkowo przygotowano specjalne funkcjonalności, takie jak obsługa kooperacji oraz zaprojektowano spersonalizowane etykiety na wyroby z unikalnymi wzorami odbiorców. Przemiana procesów magazynowych Po uruchomieniu systemu WMS, logistyka wewnętrzna firmy przeszła fundamentalną transformację. System objął wszystkie kluczowe obszary działalności magazynu. 1. Rejestracja i oznaczenie towarów Produkty trafiające z produkcji są od razu skanowane i oznaczane za pomocą kolektorów danych. System umożliwia drukowanie etykiet standardowych lub dopasowanych do potrzeb odbiorców. Następnie towar trafia na miejsce składowania, do wysyłki lub kooperacji. Block Quote 2. Obsługa zleceń kooperacyjnych WMS wspiera również operacje przekazywania towarów do zewnętrznych firm, np. cynkowni. Każde przekazanie i przyjęcie towaru do/od kooperanta odbywa się z użyciem kolektora danych z zainstalowaną aplikacją mobilny magazynier. Funkcjonalność obejmuje: rejestrację wysyłki do kooperacji, kontrolę zgodność ilości z wysyłką. 3. Kompletacja i wysyłka Zamówienia widoczne w systemie ERP są natychmiast dostępne na kolektorach danych. Magazynierzy: widzą, co należy spakować, są kierowani przez system do właściwych lokalizacji, każdą pozycję potwierdzają na bieżąco w trakcie pakowania, zmieniają status zamówienia w czasie rzeczywistym. Dzięki temu dział handlowy na bieżąco monitoruje status realizacji zamówienia — może łatwo sprawdzić, czy jest ono w trakcie kompletacji, czy już spakowane. Po zakończeniu pakowania dokumenty sprzedażowe są generowane w biurze, a towar kierowany do wysyłki. Block Quote Rezultaty wdrożenia WMS w BRAT-MET Implementacja systemu WMS w firmie BRAT-MET przyniosła wymierne rezultaty, które wpłynęły na poprawę wydajności działań magazynowych oraz usprawniły zarządzanie logistyką magazynową. Usprawnienia operacyjne: 100% kontrola nad rozchodami towarów – każda operacja jest rejestrowana i monitorowana.. Eliminacja pomyłek kompletacyjnych – dzięki jednoznacznej identyfikacji produktów oraz pracy z kolektorami danych, ryzyko błędów zostało zredukowane do minimum. Lepsze zagospodarowanie powierzchni magazynowej – system umożliwia stały monitoring dostępnych lokalizacji i ich optymalne wykorzystanie. Zwiększona wydajność bez inwestycji w rozbudowę – usprawnione procesy pozwoliły obsłużyć większą liczbę zamówień bez konieczności rozbudowy hali. Sprawniejsze wdrażanie nowych pracowników – intuicyjna obsługa systemu i procedury krok po kroku znacząco skracają czas szkolenia. Zmiany organizacyjne: Digitalizacja dokumentacji – odejście od papierowych dokumentów i notatek usprawniło przepływ informacji oraz wyeliminowało błędy Systemowe etykietowanie towarów – każdy produkt otrzymuje etykietę generowaną bezpośrednio z systemu, również w wersjach dostosowanych do indywidualnych potrzeb klientów, co zastąpiło ręczne oznaczenia. Stały wgląd w status realizacji zamówień – dział handlowy może na bieżąco monitorować, które zlecenia są w trakcie pakowania, a które już gotowe do wysyłki. Lepsze narzędzia analityczne – raporty generowane w systemie umożliwiają ocenę pracy magazynierów, np. pod względem czasu realizacji czy liczby obsłużonych pozycji. Redukcja kosztów błędów – zmniejszenie liczby reklamacji dzięki automatyzacji i dokładności operacji pakowania pozwoliło ograniczyć straty finansowe. Rozwój i kolejne kroki Kolejnym planowanym usprawnieniem w firmie BRAT-MET jest montaż dużego monitora w przestrzeni magazynowej, na którym będą prezentowane: lista zamówień do realizacji w bieżącym miesiącu, planowane wysyłki na kolejny miesiąc. Rozwiązanie to pozwoli na lepsze zarządzanie pracą nawet w okresach mniejszego obłożenia. Transformacja, która działa Wdrożenie WMS w firmie BRAT-MET to przykład skutecznej cyfryzacji procesów logistycznych w przedsiębiorstwie produkcyjnym. Nowe rozwiązanie nie tylko usprawniło organizację magazynu, ale również znacząco poprawiło komunikację wewnętrzną i ograniczyło liczbę błędów operacyjnych. Dzięki temu, że WMS jest modułem systemu ERP HermesSQL, z którego firma korzysta od lat, jego implementacja przebiegła sprawnie i bezproblemowo, bez potrzeby integracji z zewnętrznymi narzędziami. Block Quote Twój magazyn również może działać sprawnie i szybko! Dowiedz się, co potrafi WMS od Humansoft.

Wyobraź sobie biuro w środku tygodnia – telefon dzwoni, drukarka buczy, na biurku rośnie stos faktur do zatwierdzenia. Ktoś szuka umowy z klientem z zeszłego roku, ktoś inny gubi się w pliku Excela, próbując dopasować numery dokumentów. Project manager ze spuszczoną głową mówi, czytając wygrzebane z segregatora zapytanie, że właśnie minął termin przesłania oferty. Brzmi znajomo? A teraz wyobraź sobie to samo biuro, ale inaczej. Dokumenty wpływają elektronicznie, system sam rozpoznaje dane, wyciąga kluczowe informacje, klasyfikuje je i przesyła dalej – do odpowiednich osób i systemów. Użytkownicy nie muszą już szukać, sprawdzać, przypominać sobie „gdzie to było”. Mają porządek, przejrzystość i czas. To właśnie robi DocuWare z modułem IDP, czyli Intelligent Document Processing. Czym właściwie jest IDP? W skrócie: to inteligentne przetwarzanie dokumentów z wykorzystaniem AI. System nie tyle odczytuje dokumenty, ale rozumie ich treść: rozpoznaje je (nawet pismo ręczne), wyodrębnia istotne dane (np. kwoty, daty, numery faktur), klasyfikuje je i przesyła dalej – na przykład do DMS (Document Management System), takiego jak DocuWare. Wszystko automatycznie, bez szablonów i ręcznego kodowania. Efekt? Mniej błędów, szybsze procesy i większa przejrzystość. Sport Auto Plus: Cyfryzacja na najwyższych obrotach Startup z Bochum, zrodzony z pasji do sportu i innowacji, stworzył nowy model wypożyczalni samochodów oparty o subskrypcję. Aby obsłużyć tysiące klientów i tysiące pojazdów, od początku postawił na DocuWare Cloud i IDP. Block Quote Korzyści z wdrożenia Automatyczne rozpoznawanie 20 typów dokumentów, od umów po mandaty drogowe Integracja z HubSpot, Outlookiem i DATEV 90% skuteczności rozpoznawania danych ze skanów Cyfrowy portal klienta z pełnym dostępem do dokumentacji Ponad 3000 zamówień w 6 miesięcy, prognoza: 4000 aut na drogach do końca 2025 To przykład, jak IDP nie tylko usprawnia obieg dokumentów, ale staje się kołem zamachowym całego modelu biznesowego. HVVG: Porządek w dokumentach to lepsza opieka HVVG to niemiecka sieć domów opieki, zatrudniająca 3600 osób w 24 placówkach. Przed wdrożeniem panował chaos: papierowa poczta, dublujące się faktury, ręczne księgowanie. Dzięki DocuWare w chmurze i IDP, organizacja przeszła transformację cyfrową – zaczynając od przetwarzania faktur. Block Quote Efekty wdrożenia Ponad 94% skuteczność rozpoznawania danych z dokumentów Czas przetwarzania faktury: z 30 do poniżej 10 minut Automatyczne przesyłanie danych do systemu Simba Accounting Oszczędności, większa kontrola i cyfrowy wizerunek, który… przyciąga nowych pracowników A co z ERP? DocuWare dzięki elastycznemu API może być zintegrowany z innymi systemami, w tym narzędziami ERP i rozwiązaniami branżowymi. Dane pozyskane z dokumentów mogą więc trafiać dokładnie tam, gdzie są potrzebne – bez kopiowania, bez błędów. Gotowi na porządek? DocuWare z IDP to więcej niż skaner z OCR. To sposób, by uporządkować chaos, odzyskać czas i odkleić się od papieru – niezależnie, czy jesteś startupem, firmą usługową, integratorem ERP czy organizacją publiczną. Cyfryzacja nie musi boleć. Ale może procentować.Zwłaszcza, gdy dane zaczynają pracować dla Ciebie. Chcesz zobaczyć, jak może to działać w Twojej firmie lub u Twoich klientów?Zapisz się na demo: https://start.docuware.com/info/get-your-free-docuware-demo