Artykuły

Wdrożenie ERP bywa wymagającym przedsięwzięciem, zwłaszcza gdy firma chce jednocześnie pozbyć się ograniczeń przestarzałego systemu i nie sparaliżować bieżących operacji. Egholm A/S dostrzegło potrzebę zmian, decydując się na Monitor ERP. Około rok po uruchomieniu systemu przedstawiciele Monitora odwiedzili duńską firmę, aby sprawdzić działanie rozwiązania w praktyce.  Wnioski są jednoznaczne: dzięki zaangażowanemu, pragmatycznemu i niezależnemu zespołowi projektowemu firma domknęła wdrożenie z sukcesem i nadal czerpie z niego korzyści. Monitor ERP zapewnia dziś lepszy wgląd w procesy, a Konfigurator Produktów ułatwia tworzenie zamówień dopasowanych do potrzeb konkretnych klientów.  Egholm A/S produkuje urządzenia wykorzystywane do utrzymania dróg, parków i terenów zewnętrznych w czystości. W rozmowach podsumowujących wdrożenie udział wziął m.in. konsultant Frank Madsen, który opisał ten projekt jako „nieco bardziej obszerny niż dla klientów Monitora”.   Jens Christian Egholm, Dyrektor Generalny Egholm A/S, podkreślił znaczenie wyboru standardowego systemu, który nie wymusza dużej liczby modyfikacji. Było to szczególnie istotne w porównaniu z poprzednim rozwiązaniem, które z czasem stało się dla firmy coraz bardziej obciążające.   Block Quote Frank Madsen zauważył również, że na powodzenie wdrożenia wpłynęło zbudowanie przez Egholm silnego i zaangażowanego zespołu, którego konsekwentne podejście do pracy zadecydowało o sprawnym projekcie.   Czemu służy Konfigurator Produktów?  Przed wdrożeniem Monitora ERP firma działała na dużej liczbie wariantów gotowych maszyn, co wiązało się z dość rozległymi pracami konserwacyjnymi, zwłaszcza gdy trzeba było modyfikować komponenty.   Egholm A/S korzysta z Konfiguratora Produktów Monitora, gdy musi przygotować zamówienia dopasowane do specyficznego sposobu budowy maszyn dla danego klienta. Tina Nygaard Olesen, główna planistka w Egholm A/S, podkreśla znaczenie tej funkcji dla ich szczególnego rodzaju firmy:  Block Quote Troska o środowisko i rozwój kompetencji zespołu  W 2025 roku, w kontekście rosnących wymagań związanych ze zrównoważonym rozwojem, wprowadzono funkcję Sustainability by Monitor, która ma wspierać przedsiębiorstwa w mierzeniu wpływu działalności na środowisko. Jak tłumaczy Jens Christian Egholm, moduł ten pozwolił wypełnić lukę w obszarze raportowania, dzięki czemu firma może skuteczniej mierzyć ślad klimatyczny swoich produktów.   Kolejnym istotnym elementem usprawniającym pracę w Egholm A/S okazała się platforma e-learningowa Monitor Academy, która pozwala pracownikom szybciej i wygodniej zapoznawać się z funkcjonalnościami systemu. Tina Nygaard Olesen potwierdziła, że rozwiązanie ułatwiło przejście ze starego systemu na nowy. Dodatkowo firma mogła liczyć na wsparcie w trakcie treningów i szkolen prowadzonych przez konsultantów Monitora.   System ERP odpowiedni dla produkcji   Egholm A/S, jako firma produkcyjna i klient Monitora ERP, rekomenduje system innym przedsiębiorstwom zorientowanym na produkt.   „Prawdopodobnie najważniejszym powodem, dla którego wybraliśmy Monitora było to, że jest to zdecydowanie system stworzony wokół produkcji. Był to dla nas naprawdę decydujący czynnik, który odczuwamy również dziś podczas codziennego użytkowania” – wyjaśnia Tina Nygaard Olesen. 

Wydawnictwo Prószyński i S-ka to symbol jakości na polskim rynku księgarskim od lat 90. Jednak zarządzanie blisko 200 nowymi tytułami rocznie, obsługa księgarni internetowej Gildia.pl oraz skomplikowana logistyka wymagają czegoś więcej niż pasji do literatury. Do sprzedaży trafiają setki nowości, w tym edycje limitowane, przedsprzedaże i serie specjalne. Klienci oczekują natychmiastowej informacji: czy dany egzemplarz jest dostępny i czy na pewno dostaną go po złożeniu zamówienia. Dzięki enova365 Prószyński i S-ka oraz księgarnia internetowa Gildia.pl zyskały solidny fundament pod dalszy rozwój. Wyzwania: złożone procesy i bariery wzrostu Przed wdrożeniem enova365 firma Prószyński Media korzystała z wieloletniego, wielokrotnie dopasowywanego do potrzeb systemu. Z czasem stał się on krytycznym obszarem ryzyka, ponieważ jego utrzymanie było uzależnione od jednego dostawcy posiadającego unikalną wiedzę o jego działaniu, a to zwiększało podatność organizacji na przestoje i utrudniało planowanie rozwoju. Jest to zjawisko znane pod nazwą „vendor lock-in”. Co więcej, narastający dług technologiczny utrudniał nadążanie za przepisami oraz ograniczał możliwość integracji z nowoczesnymi narzędziami e-commerce i logistycznymi, w tym z KSeF. To z kolei, utrudniało automatyzację procesów niezbędną do budowania skalowalnego biznesu. Podsumowując, system nie nadążał za potrzebami dynamicznie rozwijającego się wydawnictwa, co w dłuższej perspektywie groziło utratą konkurencyjności i brakiem zgodności z przepisami, np. KSeF. Rozwijając ten wątek, dla wydawnictwa prowadzącego sprzedaż limitowanych serii i przedsprzedaży kluczowe pytanie brzmiało: Czy system potrafi zagwarantować, że sprzedajemy wyłącznie te egzemplarze, które faktycznie jesteśmy w stanie dostarczyć? W praktyce oznacza to konieczność: rezerwowania konkretnego egzemplarza już w momencie złożenia zamówienia, uwzględniania przyszłych dostaw przy prezentowaniu dostępności w sklepie, pełnej kontroli nad tym, które zamówienia „konkurują” o ten sam zasób. Rozwiązanie: gospodarka zasobowa w enova365 Wydawnictwo Prószyński i S-ka szukało elastycznego systemu ERP, dzięki któremu wszystkie procesy będą się mogły opierać na spójnych i aktualnych danych. Po czasochłonnych poszukiwaniach, postawiło na system enova365, wdrożony przez firmę Scapaflow Consulting, Autoryzowanego Partnera Sonety. Celem było stworzenie centralnego repozytorium danych, w którym procesy wydawnicze, sprzedażowe (w tym B2C przez księgarnię internetową Gildia.pl) oraz logistyczne odbywają się wewnątrz jednego narzędzia informatycznego. Trzy filary sukcesu: 1. Zastosowanie gospodarki zasobowej Tradycyjna gospodarka towarowa często zawodzi przy ogromnej liczbie indeksów i kanałów sprzedaży. Gildia.pl sprzedaje regularnie limitowane serie wydawnicze, dlatego liczy się precyzyjne określenie dostępności zasobów towarowych. Jak to działa po wdrożeniu: każda jednostka towaru w magazynie jest śledzona z uwzględnieniem konkretnego zasobu i daty dostawy: każdy egzemplarz książki funkcjonuje w systemie jako konkretny zasób, zasób ma swoją historię: przyjęcie, rezerwację, wydanie lub zwrot, dostępność w Gildia.pl liczona jest nie tylko na podstawie stanów magazynowych, ale również zamówionych dostaw i aktywnych rezerwacji. Dzięki temu enova365 działa w modelu znanym z dużych systemów ERP jako Advanced Available-to-Promise (AATP) — prezentując klientom realną, a nie teoretyczną dostępność. Korzyści: Pełna kontrola nad „wiekowaniem” zapasów, precyzyjne rezerwacje dla zamówień internetowych i eliminacja pomyłek przy wydaniach magazynowych. Przy sprzedaży premier i edycji limitowanych: system przyjmuje zamówienia w przedsprzedaży tylko do poziomu faktycznie zakontraktowanej dostawy, każdy egzemplarz zostaje automatycznie „przypisany” do konkretnego zamówienia, nie dochodzi do sytuacji, w której kilku klientów kupuje ten sam fizyczny zasób. brak oversellingu, koniec z ręcznymi korektami, pełna wiarygodność informacji prezentowanych w sklepie. 2. Sprzedaż konsygnacyjna pod pełną kontrolą W branży wydawniczej model, w którym towar trafia do księgarń, ale pozostaje własnością wydawcy do momentu sprzedaży, jest standardem, ale i logistycznym koszmarem. Jak to działa po wdrożeniu: enova365 automatyzuje ewidencję towarów znajdujących się w obcych magazynach (u dystrybutorów). Korzyści: Błyskawiczne rozliczanie raportów sprzedaży od kontrahentów, automatyczne generowanie faktur oraz zawsze aktualny obraz tego, gdzie fizycznie znajduje się nakład. 3. Tantiemy i rozliczenia autorskie To najbardziej specyficzny i najtrudniejszy proces w wydawnictwie. Jak to działa po wdrożeniu: Dedykowany moduł automatycznie przelicza należności dla autorów na podstawie realnej sprzedaży, uwzględniając skomplikowane progi procentowe, różne waluty i zaliczki. Korzyści: Eliminacja błędów ludzkich, ogromna oszczędność czasu w dziale finansowym oraz transparentne raporty dla autorów generowane jednym kliknięciem. Nowy rozdział w historii wydawnictwa Dzięki wdrożeniu enova365, Prószyński i S-ka oraz księgarnia internetowa Gildia.pl zyskały solidny fundament pod dalszy rozwój. Najważniejsze efekty to: Skrócenie cyklu realizacji zamówień w księgarni internetowej Automatyczna wymiana danych między systemem ERP a firmami kurierskimi i platformami płatniczymi Precyzyjne raporty BI, które pozwalają zarządowi podejmować decyzje w oparciu o rentowność tytułów, a nie przeczucia Wyeliminowanie ręcznego księgowania tysięcy pozycji sprzedażowych miesięcznie Wniosek? Nowoczesny ERP w wydawnictwie to nie tylko narzędzie księgowe. To strategiczna platforma, która gwarantuje satysfakcję klientów i decyduje o tym, czy biznes może bezpiecznie i wiarygodnie skalować sprzedaż w świecie limitowanej podaży.

Toi Toi Polska to marka, której nie trzeba przedstawiać. Ale za błękitnymi kabinami, które widzimy na placach budowy czy podczas eventów, stoi potężna machina logistyczna i zespół kilkuset osób rozproszonych po całej Polsce. Zarządzanie taką skalą operacji w obszarze kadr i płac wymaga czegoś więcej niż tylko rzetelności – wymaga technologii, która nadąża za dynamiką zmian. Skala, której nie udźwigną manualne procesy Wraz z dynamicznym rozwojem Toi Toi Polska dotychczasowe rozwiązanie informatyczne przestało wystarczać. Głównym problemem stało się ręczne wykonywanie powtarzalnych operacji oraz rosnąca trudność w pilnowaniu stale zmieniających się przepisów prawa pracy przy tak dużej liczbie pracowników. Firma potrzebowała systemu, który: Usprawni ewidencję czasu pracy i rozliczanie nieobecności. Zautomatyzuje obieg dokumentów kadrowych. Umożliwi bezpieczną pracę zdalną i samoobsługę pracowniczą. Zagwarantuje 100% zgodności z przepisami (szczególnie w obszarze naliczania płac). Nie tylko ewidencja, ale strategia Dla Toi Toi Polska wdrożenie enova365 nie było tylko zmianą narzędzia – to był element strategii HR. Kluczowym celem było odciążenie specjalistów HR od „papierologii”, aby mogli skupić się na wspieraniu biznesu i rozwoju pracowników. Postawiono na pełną integrację danych w jednym miejscu, eliminację rozproszonych arkuszy Excel oraz wdrożenie nowoczesnej samoobsługi (Pulpity Pracownika i Kierownika). Precyzja i bezpieczeństwo danych Proces wdrożenia, realizowany przez Autoryzowanego Partnera Soneta – Centrum Wdrożeń Informatycznych, został podzielony na etapy, aby zapewnić ciągłość operacyjną firmy. Kluczowym momentem była migracja danych z poprzedniego systemu. Proces ten realizowano w ścisłych rygorach weryfikacji: od danych podstawowych (badania lekarskie, szkolenia BHP, uprawnienia), przez umowy cywilnoprawne, aż po skomplikowaną historię list płac. Każdy etap kończył się testami w rzeczywistym środowisku, a pierwsze naliczenia wynagrodzeń odbywały się pod okiem ekspertów, co wyeliminowało ryzyko błędów. Co zautomatyzowano? Dzięki funkcjonalnościom enova365, Toi Toi Polska zautomatyzował kluczowe obszary: Ewidencja czasu pracy i nieobecności: Koniec z ręcznym przepisywaniem danych – system automatycznie agreguje informacje i pilnuje limitów. Samoobsługa pracownicza: Pracownicy zyskali dostęp do swoich danych, pasków płacowych i wniosków urlopowych online. Obieg dokumentów (Workflow): Dokumenty kadrowe trafiają do odpowiednich osób bez konieczności fizycznego przesyłania papierów między oddziałami. Raportowanie: Możliwość błyskawicznego generowania zestawień dla zarządu w oparciu o dane w czasie rzeczywistym. Nowa jakość w obszarze People & Culture – dzięki zarządzaniu z enova365 Dziś system ERP enova365 to kręgosłup strategii HR w Toi Toi Polska. Firma zyskała system w pełni sparametryzowany pod swoje unikalne potrzeby. Najważniejsze korzyści to: Oszczędność czasu: Automatyzacja powtarzalnych zadań uwolniła potencjał działu HR. Redukcja błędów: Eliminacja ręcznego wprowadzania danych zminimalizowała ryzyko pomyłek w płacach. Zgodność prawna: System jest zawsze aktualny, co daje poczucie bezpieczeństwa w obliczu zmian w prawie. Dostępność: Przejście na model cyfrowy umożliwiło kadrze zarządzającej i pracownikom pracę z dowolnego miejsca. To wdrożenie udowadnia, że nawet w branżach o bardzo rozproszonej strukturze, nowoczesny system ERP może stać się fundamentem wydajnej i nowoczesnej organizacji. Dzięki zaangażowaniu zespołu Centrum Wdrożeń Informatycznych, tak złożona organizacja, jak TOI TOI Polska w pełni wykorzystała potencjał systemu enova365. Chcesz przenieść swój biznes na wyższy poziom automatyzacji? Jeszcze dziś umów się na bezpłatną prezentację online, w czasie której nasi konsultanci pokażą, jak system ERP enova365 wspiera pracę w firmie.

MS POS  rozwija  kulturę innowacji  oraz  cyfrowej ekspansji  wykorzystując narzędzia  Dynamics  365 i  Power  Platform Block Quote Co osiągnęliśmy: W sumie prace zajęły nam około 12 tygodni Wdrożenie całego systemu w 3 miesiące Nasz wkład wewnętrzny mieścił się w przedziale 50-60 dni Tylko 2 seniorów ze wsparciem 2-3 juniorów w fazie przygotowania oraz implementacji Nasze wnioski:  D365 można wdrożyć szybko i przy stosunkowo niewielkim nakładzie pracy w ciągu kilku miesięcy Warto pozostać przy standardzie w pierwszej fazie wdrożenia 3-6 miesięcy prac (sześć miesięcy dla rozszerzonej funkcjonalności)  Kraje: Niemcy Polska Środowisko technologiczne: Dynamics 365 Finance HR Marketing SCM Sales Customer Service Power BI Power Apps Innowacyjne rozwiązania Microsoft Implementacja D365 objęła dwa kraje: Niemcy oraz Polskę, jej zakres to pełna administracja finansowa ze wszystkimi lokalnymi wymogami prawnymi, zakupy, zapasy, sprzedaż i fakturowanie. Ponadto wprowadziliśmy nowy sprzęt, części zamienne i umowy serwisowe. Główną częścią aktualizacji była kontrola zapasów oraz inwentarz, które uległy znacznej poprawie po aktualizacji do D365. Widząc dużą wartość w połączonych rozwiązaniach, wdrożyliśmy również integrację CRM wspierającą nasze procesy sprzedażowe oraz Power BI, dzięki czemu mamy natychmiastowy dostęp do danych z bogatymi wizualizacjami. Na każdym etapie wdrożenia zastosowaliśmy zwinne podejście, innowacyjne i sprawdzone narzędzia oraz przejrzyste zasady współpracy. Zwiększenie efektywności i dostęp do kluczowych danych Duże wyzwanie biznesowe stanowiły rozproszone dane oraz usprawnienie współpracy między zespołami wewnątrz organizacji, jak i zewnętrznymi dostawcami usług finansowo-księgowych i obszarów HR. W czasie rosnącej popularności pracy zdalnej wiele zadań wymagało automatyzacji, a znaczna ilość manualnych procesów musiała zostać zastąpiona rozwiązaniami technologicznymi. Dzięki wdrożeniu Dynamics 365 zyskaliśmy więcej kontroli nad kluczowymi procesami, takimi jak: zarządzanie projektami oraz ich rozliczanie, rozrachunki z odbiorcami, raportowanie i zarządzanie zasobami ludzkimi. Ponadto dotychczasowa wersja AX2012 nie była dostatecznie efektywna, natomiast wdrożona wersja D365 nie tylko zapewniła znacznie szybsze procesowanie danych, ale także bardziej udoskonalony interfejs użytkownika, bardziej płynną oraz intuicyjną obsługę. Cała implementacja została przeprowadzona w trzy miesiące, umożliwiając nam pełne korzystanie z nowego systemu. Połączenie funkcjonalności rozwiązań Microsoft Wdrożenie standardu Dynamics 365 w ciągu niecałych trzech miesięcy umożliwiło dostęp do kluczowych integracji Office 365, Dynamics 365 CRM oraz Power Platform, a także narzędzi komunikacji Microsoft Teams. Płynna integracja z tymi kluczowymi systemami i aplikacjami biznesowymi dodatkowo pomogła zwiększyć produktywność i umożliwiła wzrost wydajności o od 3% do 9% wśród pracowników obsługi back office i średnio o 10% wśród wszystkich pracowników firmy. Wynika to w dużej mierze z faktu, że zwykli użytkownicy nie muszą już zmagać się ze żmudnymi zadaniami, takimi jak wprowadzanie faktur i wyszukiwanie danych. Silosy komunikacyjne są również demontowane dzięki zintegrowanym systemom i udostępnianiu danych. Oznacza to, że możliwa jest wydajna współpraca między zespołami w wielu lokalizacjach, co zwiększa efektywność i skraca czas realizacji zadań. Pełna elastyczność oraz bieżący dostęp do aktualizacji W często zmieniającym się środowisku biznesowym elastyczna platforma pozwala skalować system w górę lub w dół, w zależności od potrzeb. Wraz z Dynamics 365 zmienił się model licencjonowania. Można teraz dokonywać zakupu tego, co aktualnie potrzebuje organizacja, kiedy tego potrzebuje, niezależnie od tego, czy chodzi o dodawanie/usuwanie użytkowników, ale także zwiększanie/zmniejszanie dostępnych aplikacji i modułów. Ostatecznie oznacza to, że nasza firma jest zabezpieczona na przyszłość i lepiej przygotowana na zmieniający się rynek. W przeciwieństwie do Dynamics AX, który wiązał się z dużymi ręcznie wprowadzanymi zmianami, D365 dostarcza progresywne, przyrostowe aktualizacje w regularnych odstępach czasu. Większe zmiany są dostarczane jako parametry lub klucze konfiguracyjne z możliwością podjęcia decyzji o ich włączeniu. Automatyzacja procesu aktualizacyjnego zapewnia optymalną wydajność, efektywność i bezpieczeństwo, a także eliminuje nakłady związane z manualnym przeprowadzaniem tych procesów. Block Quote

W firmie Winthers Smede Entreprise liczy się precyzja, jakość i wydajność. Właśnie dlatego zdecydowali się wdrożyć system Monitor ERP w 2023 roku – była to decyzja, która przyniosła dużą różnicę w ich codziennej pracy. Od notatnika, do cyfrowego zarządzania Steen Jørgensen, brygadzista w Winthers Smede Entreprise, opowiada o przejściu z tradycyjnych metod zarządzania na system Monitor ERP: „Kiedy rozpoczynałem tutaj pracę, używaliśmy systemu C5, a wiele rzeczy zapisywaliśmy w notatniku. W 2023 roku przeszliśmy na system Monitor ERP i był to zupełnie nowy sposób myślenia. Teraz widzimy wszystko – od śledzenia czasu po zużycie materiałów. Możemy też lepiej zarządzać naszymi zasobami i planować obciążenie pracą. Jesteśmy z tego naprawdę zadowoleni”. Dodaje również, że cyfrowe rozwiązanie znacznie ułatwiło dzień pracy: „Oczywiście pracownikom łatwiej byłoby po prostu pisać na karcie pracy, ale to rzadko odpowiada rzeczywistości. Monitor daje nam znacznie dokładniejszy przegląd i nie chciałbym już wracać do starych metod. Po prostu muszę na co dzień pamiętać zbyt wiele – a Monitor może to zrobić za mnie”. Block Quote Bezpieczna przyszłość z Monitorem ERP W związku z nowymi wymogami prawnymi dotyczącymi elektronicznej rejestracji czasu pracy i zarządzania produkcją, firma Winthers Smede Entreprise wybrała Monitor ERP, ponieważ ma on już wbudowane te funkcje. Steen wyjaśnia: „Tak naprawdę nie mieliśmy wcześniej systemu ERP, a na rynku jest teraz wiele rozwiązań. Słyszeliśmy jednak, że Monitor został opracowany specjalnie dla firm produkcyjnych. Biorąc pod uwagę nadchodzące wymagania dotyczące obliczeń emisji CO2, postrzegamy to również jako wielką zaletę, że Monitor ERP może sobie z tym poradzić”. Sceptycyzm zmienił się w zadowolenie Przed wdrożeniem nowy system budził pewien sceptycyzm co do tego, czy dokonano właściwego wyboru: „Wypróbowaliśmy wersję demonstracyjną i byliśmy trochę zdenerwowani, że zostaniemy przywiązani do systemu, który nie odpowiada naszym potrzebom. Ale po roku użytkowania musimy zaznaczyć, że jesteśmy z niego naprawdę zadowoleni”! Monitor ERP jest teraz integralną częścią codziennej pracy i ważnym elementem optymalizacji biznesu: „Najważniejsze jest to, że zarabiamy pieniądze, a Monitor pomaga nam zidentyfikować obszary, w których możemy poprawić naszą działalność”. Nieodzowny system w codziennej pracy Steen podsumowuje objaśniając, jak dużą rolę Monitor ERP odgrywa w jego codziennej pracy: „W mojej pracy zajmuję się wieloma aspektami, a system ERP zajmuje 95% mojego dnia pracy. Na początku byłem sceptyczny, ale dziś coraz bardziej ufam systemowi, który dostarcza nam właściwych informacji”. W Winthers Smede Entreprise wniosek jest jasny: Monitor ERP stał się nieodzowną częścią ich produkcji i działalności biznesowej.

Obsługa księgowa ponad 1 000 firm to wyzwanie, jeżeli dokumenty spływają wieloma kanałami – elektronicznie, mailem, w wersji papierowej. Firma GLC Accounting postawiła na radykalną zmianę, budując dedykowane rozwiązanie w oparciu o Pulpit Klienta Biura Rachunkowego enova365. Dzięki automatyzacji procesów biuro rachunkowe nie tylko wyeliminowało błędy i skróciło czas księgowania, ale też zaoferowało klientom kontrolę nad obiegiem dokumentów. Sprawdź, jak powstał sprawny, cyfrowy ekosystem w nowoczesnym biurze rachunkowym. Wyzwanie: mało wydajny proces wymiany dokumentów GLC Accounting sp. z o.o. to wiodący dostawca usług outsourcingowych. Księgowi z oddziałów w Katowicach i Warszawie obsługują ponad 1 000 przedsiębiorstw z Polski i zagranicy. Firma oferuje nie tylko prowadzenie ksiąg rachunkowych, ale też doradztwo podatkowe i prawne, usługi audytu księgowego i podatkowego oraz obsługę kadrowo-płacową. Problemem dla GLC Accounting, która wykorzystywała system enova365, była wymiana danych i dokumentów z klientami. Wraz ze wzrostem liczby obsługiwanych firm i przetwarzanej dokumentacji, ten proces zaczął stanowić realną barierę dla dalszego rozwoju i pozyskiwania nowych kontraktów. Przekazywanie dokumentów różnymi kanałami – problemy Klienci przekazywali księgowym dokumenty na wiele sposobów – od wersji papierowych i poczty elektronicznej, przez zewnętrzne systemy, aż po bezpośredni dostęp do własnych baz danych, często innych niż enova365. W efekcie, księgowi zamiast skupić się na obsłudze dokumentów, musieli korzystać z wielu programów i mało wydajnych form komunikacji. Choć opcja przekazywania dokumentów różnymi kanałami miała zapewnić klientom wygodę, obniżała efektywność pracy księgowych i utrudniała zarządzanie danymi. Skutkowało to: wydłużeniem czasu realizacji zadań, brakiem części dokumentów – często z powodu ich pominięcia po stronie klienta. Określenie celów wdrożenia W odpowiedzi na te wyzwania zespół GLC Accounting postanowił wdrożyć usprawnienia. Ich efektem miało być: ujednolicenie procesu wymiany danych z klientami, podniesienie jakości obsługi, zapewnienie dostępu do własnej dokumentacji klientom, którzy nie korzystali z tej samej bazy danych lub wykorzystywali niezależne (inne niż enova365) systemy ERP, zaoferowanie obsługiwanym firmom opcji aktywnego zarządzania obiegiem dokumentów. W ten sposób narodziła się koncepcja gruntownych zmian w sposobie wykorzystania systemu enova365, która rozwinęła się w pełnoskalowy projekt wdrożeniowy. Jego realizacji podjęła się firma wdrożeniowa GLC IT Sp. z o.o. – Autoryzowany Partner Soneta, producenta enova365. Zaprojektowanie nowego rozwiązania informatycznego Projektując nowe rozwiązanie firma wdrożeniowa brała pod uwagę możliwość szerszego wykorzystania systemu enova365. Natrafiła przy tym jednak na szereg wyzwań. Niechęć klientów do poznawania nowego systemu ERP – wielu klientów GLC Accounting korzystało z własnych systemów ERP i niechętnie podchodziło do poznawania nowych rozwiązań. Brak gotowości na płacenie za licencję – bardziej zaawansowani klienci, chcący aktywnie kontrolować pracę księgowości (np. z wykorzystaniem licencji typu Podgląd), nie zawsze byli gotowi na ponoszenie dodatkowych kosztów licencyjnych. Decyzja o wykorzystaniu Pulpitu Klienta Biura Rachunkowego (PKBR) enova365 Firma wdrożeniowa wraz z GLC Accounting przeprowadziła testy w różnych środowiskach i pilotaż na grupie kontrolnej klientów. Wyniki jasno wskazały, że najlepiej ocenianym rozwiązaniem był Pulpit Klienta Biura Rachunkowego (PKBR – jeden z modułów systemu ERP enova365). Klienci doceniali prostotę obsługi, szybki dostęp do dokumentów z dowolnego miejsca oraz realny wpływ na kompletność i jakość przekazywanej dokumentacji. Pozwoliło to zrezygnować z innych, często płatnych lub mniej efektywnych narzędzi. Czytaj także: Pulpit Klienta Biura Rachunkowego czy inne narzędzia – co wybrać do obsługi klientów w erze KSeF? Wyzwania na etapie dostosowania PKBR do potrzeb GLC Accounting Kiedy decyzja o wykorzystaniu Pulpitu Klienta Biura Rachunkowego enova365 została już podjęta, pojawił się drugi zestaw wyzwań. PKBR nie zapewniał pełnego zakresu funkcji zarządczych, potrzebnych w GLC Accounting. W momencie wdrożenia w PKBR brakowało wbudowanego procesu akceptacji dokumentów, dlatego zespół GLC IT zaprojektował dedykowany mechanizm workflow, który został ściśle zintegrowany z modułem księgowym enova365 oraz samym PKBR. Dodatkowo, z uwagi na potrzebę obsługi dokumentów niebędących podstawą księgową (takich jak umowy, certyfikaty czy dokumenty wewnętrzne), wdrożono moduł DMS enova365. Znacznie rozszerzył on przestrzeń do zarządzania dokumentacją. Najważniejsze funkcje rozwiązania wdrożonego w GLC Accounting Zespół wdrożeniowy chciał, żeby PKBR oferował tak dużo funkcji, jak to możliwe przy zachowaniu przejrzystego interfejsu. Jednocześnie umożliwiono każdemu klientowi dostosowanie bazy do potrzeb. W pierwszym etapie zaprojektowano trzy ścieżki obiegu dokumentów: podstawową, zaawansowaną, zaawansowaną z alokacją kosztów do ich miejsc powstawania. Każdy kolejny wariant rozszerza funkcjonalność poprzedniego. Obieg podstawowy wymaga jedynie uzupełnienia podstawowych danych dokumentu i ich zatwierdzenia. Wprowadzenie daty wpływu, typu dokumentu oraz dołączenie załącznika pozwala księgowości na szybkie przejęcie dokumentacji. Obieg zaawansowany rozszerza zakres danych o dodatkowe informacje, takie jak oddział, kontrahent czy inne dane istotne z punktu widzenia biura rachunkowego. Obieg zaawansowany z MPK stanowi najbardziej rozbudowaną formę procesu. Na tym etapie klient przygotowuje dokument w stanie umożliwiającym jego niemal bezpośrednie zaksięgowanie – po stronie księgowości pozostaje już głównie weryfikacja. Każdy z tych wariantów pozwala klientowi samodzielnie określić poziom swojego zaangażowania w proces współpracy z biurem rachunkowym. Niezależnie od wariantu, obieg dokumentów oparto na trzech typach zadań: Sekretariat – etap wprowadzania dokumentów, ich opisu, dołączania załączników oraz przekazywania do zatwierdzenia. Sekretariat akceptacja – etap kontroli poprawności dokumentów. Na tym etapie operator otrzymuje dokumenty w formie finalnej i podejmuje decyzję o ich cofnięciu do poprawy, odrzuceniu lub przekazaniu do księgowości. Akceptacja płatności (etap opcjonalny) – jeśli klient zdecyduje się na kontrolę płatności, księgowość po przetworzeniu dokumentów przekazuje je ponownie do PKBR w celu zatwierdzenia przelewów. Po akceptacji blokada generowania płatności zostaje zdjęta, a dokumenty mogą zostać opłacone. Jak biuro rachunkowe przygotowało się na obsługę dokumentów KSeF? Projektując powyższe etapy, zespół GLC IT dążył do zaprojektowania rozwiązania, które zapewni pełną transparentność procesu dla operatorów oraz umożliwi obsługę KSeF. Dzięki temu możliwe stało się filtrowanie dokumentów i eliminowanie pozycji, które nie powinny trafić do księgowości. Dokumenty pobrane z KSeF automatycznie trafiają do systemu System umożliwia – w zależności od konfiguracji danej bazy – pobieranie dokumentów bezpośrednio z KSeF przy użyciu dedykowanych workerów. Dokumenty te są automatycznie wprowadzane do bazy, wstępnie opisane i trafiają od razu na pierwszy etap obiegu. Obsługa dokumentów, które pozostają poza KSeF Ze względu na fakt, że część dokumentów nie jest objęta obowiązkiem KSeF, w procesie zastosowano moduł OCR, konfigurowalny niezależnie dla każdej bazy. Operator, wgrywając dokument, może od razu skierować go do odczytu, a po pozytywnej weryfikacji system ERP zwraca go wraz z automatycznie uzupełnionymi polami. W większości przypadków OCR uzupełnia dokumenty do poziomu obiegu zaawansowanego lub zaawansowanego z MPK. Funkcjonalność każdego etapu może być rozbudowywana – klient, zgłaszając potrzebę zwiększenia zakresu działania, może przeprowadzić modernizację swojej bazy. Proces wprowadzania dokumentów zaprojektowano tak, aby był możliwy na trzy sposoby – poprzez: ręczne wgrywanie, integrację z KSeF, masowe wgrywanie paczek dokumentów. Klienci otrzymują dedykowany zasób sieciowy dostępny z poziomu przeglądarki. Nad obsługą tych zasobów czuwa Harmonogram zadań, który cyklicznie monitoruje katalogi klientów i publikuje dokumenty w PKBR (BasicDoc), automatycznie dołączając dokument startowy jako załącznik. Dzięki temu, klient już na etapie dodawania dokumentu ma pełną kontrolę nad jego typem, przebiegiem oraz dalszym sposobem przetwarzania. W efekcie, zarządzanie dokumentami stało się przejrzyste i wymaga od klienta minimalnego zaangażowania. Obsługa dokumentów została dodatkowo usprawniona poprzez możliwość wykonywania operacji masowych – zatwierdzania i edycji opisów dla wielu dokumentów jednocześnie. Na każdym etapie można wysyłać informacje i podsumowania do osób zaangażowanych w proces. Zakres komunikatów konfigurowany jest niezależnie od bazy/klienta. Efekty wdrożenia PKBR enova365 w GLC Accounting Wszystkie dokumenty przekazywane w wersji elektronicznej Proces wgrywania dokumentacji został maksymalnie uproszczony. Przebiega szybko, wygodnie i jest w pełni bezpieczny. Klienci mają zdalny dostęp do dokumentów Z poziomu panelu PKBR użytkownicy mają dostęp nie tylko do listy dokumentów wymagających obsługi i wykonania czynności, ale również do archiwum wcześniejszych dokumentów wraz z ich aktualnym statusem. Księgowi mają w systemie komplet dokumentów, zatwierdzonych przez klienta i wzbogaconych o opis merytoryczny Klienci mogą zarządzać dokumentami w wybranym przez siebie zakresie. Mogą oni m.in.: wprowadzić dokument do systemu, uzupełnić wymagane informacje, przekazać dokument do kolejnego etapu, ewentualnie dodać załączniki, zatwierdzić dokument. Po zatwierdzeniu dokumentu operator kontrolujący nie posiada już możliwości edycji treści, a jedynie podejmuje decyzję o dalszym losie dokumentu. Zatwierdzenie dokumentu wprowadza go do zasobu księgowości. Łatwe dodawanie baz dla nowych klientów Ze względu na złożoność procesu oraz czasochłonność jego odtworzenia w każdej bazie odrębnie, kluczowe elementy konfiguracji zostały zamknięte w autorskim dodatku w formie biblioteki .dll. Jego zastosowanie automatycznie konfiguruje podstawowe elementy rozwiązania oraz udostępnia przyjazny interfejs do dalszej konfiguracji, znacząco skracając czas wdrożenia i minimalizując ryzyko błędów Zadowoleni klienci, szybsze księgowanie, możliwość skalowania biznesu Dzięki zastosowaniu opisanych rozwiązań powstał spójny system wymiany informacji. Klienci mogą szybciej przekazywać dokumenty i łatwo nimi zarządzać. Księgowi otrzymują kompletne, zatwierdzone przez klienta dokumenty, wzbogacone o opis merytoryczny. Przekłada się to na szybsze księgowanie, wyższą jakość ewidencji oraz poprawę współpracy między zespołem księgowym a klientem. Firma może z łatwością przyjąć i obsłużyć na wysokim poziomie dodatkowych klientów. Chcesz przyspieszyć przepływ dokumentów w biurze rachunkowym? Pomożemy Ci w tym. Jeszcze dziś umów się na bezpłatną prezentację online, w czasie której nasi konsultanci pokażą, jak system ERP enova365 wspiera pracę w firmie.

Wdrożenie IFS Cloud zwiększy efektywność działania i wesprze zrównoważony rozwój w globalnym portfelu usług energetycznych firmy. IFS, wiodący dostawca oprogramowania Industrial AI dla przemysłu, ogłosił dziś, że firma Dixstone wybrała platformę IFS Cloud. Rozwiązanie będzie wykorzystywane do modernizacji i ujednolicenia procesów w 10 krajach, obejmujących ponad 2 200 specjalistów. Dzięki Industrial AI Dixstone wzmocni bezpieczeństwo, innowacyjność i zrównoważony rozwój swojej działalności. Decyzja ta jest ważnym etapem cyfrowej transformacji firmy i potwierdza jej ambicję, by utrzymywać najwyższy poziom działania na każdym etapie łańcucha wartości w sektorze offshore ropy i gazu. Firma Dixstone, powołana została w celu skonsolidowania kompetencji Grupy Perenco w obszarze usług offshore, dostarcza zintegrowane rozwiązania w zakresie budowy, wierceń i usług dla pól naftowych, prac typu workover, usług morskich oraz wycofywania instalacji z eksploatacji (decommissioning). Firma stoi za przełomowymi projektami, takimi jak pierwszy w Wielkiej Brytanii test zatłaczania CO₂ w ramach Carbon Capture and Storage (CCS) oraz platforma do decommissioningu Obana – największa na świecie samopodnośna, ciężarowa jednostka typu jack-up w swojej klasie. Dynamiczny rozwój Dixstone wymagał nowoczesnej platformy cyfrowej, która nadąży za skalą ambicji biznesowych. Wybór IFS Cloud wynikał z głębokiej funkcjonalności branżowej, modułowej budowy oraz możliwości skalowania rozwiązania w złożonym, wielooddziałowym środowisku. Wdrożenie IFS Cloud zapewni Dixstone zaawansowaną kontrolę finansową nad projektami oraz pełny wgląd w realizację bogatego portfela zadań – od konwersji jednostek offshore, przez instalacje i usługi morskie, po decommissioning. Planowanie, realizacja i monitorowanie w czasie rzeczywistym umożliwią precyzyjne zarządzanie budżetami, harmonogramami i zasobami. Dzięki temu nawet najbardziej wymagające projekty będą realizowane terminowo, w ramach założonych kosztów i zgodnie z najwyższymi standardami bezpieczeństwa. Równolegle Dixstone zyska spójne środowisko do zarządzania majątkiem dla globalnej floty wiertni, jednostek pływających i platform. Wykorzystując predykcyjne utrzymanie ruchu i scentralizowane dane o aktywach, firma będzie mogła maksymalizować dostępność urządzeń, wydłużać cykl życia kluczowych zasobów oraz reagować na potencjalne problemy, zanim wpłyną one na ciągłość operacji. Takie podejście realnie zwiększy efektywność i przewidywalność działań oraz wzmocni zaangażowanie Dixstone w kwestie bezpieczeństwa, ochrony środowiska i długoterminowego tworzenia wartości. Block Quote Block Quote Implementacja IFS Cloud jest spójna ze strategicznym ukierunkowaniem Dixstone na wysoką efektywność działania i długofalowy, zrównoważony rozwój. Integracja procesów w całym łańcuchu wartości E&P – od poszukiwań, przez eksploatację, aż po decommissioning – umożliwi firmie oferowanie modułowych, dopasowanych do potrzeb rozwiązań, które ograniczają wpływ na środowisko, a jednocześnie zwiększają wartość dostarczaną klientom na całym świecie. O firmie Dixstone Z siedzibą główną w Hoofddorp w Holandii, Dixstone jest spółką powiązaną z Grupą Perenco, specjalizującą się w zintegrowanych rozwiązaniach dla przemysłu. Dzięki obecności w 10 krajach i zespołowi ponad 2 000 doświadczonych specjalistów firma łączy bogate doświadczenie i innowacyjne podejście w obszarze usług inżynieryjnych, obejmując cały łańcuch wartości sektora ropy i gazu, a także projekty wykraczające poza ten segment.Od pierwszej konwersji tankowca w 2003 roku po dzisiejszą pozycję dużej, skonsolidowanej organizacji z dwiema własnymi stoczniami w Gabonie i Holandii, Dixstone oferuje szerokie portfolio usług, w tym budowę statków, konwersje wiertni i jednostek pływających, wiercenia i usługi offshore, decommissioning, utrzymanie oraz kompleksowe zarządzanie flotą morską. Wartości, którymi kieruje się Dixstone – współpraca, odpowiedzialność, bezpieczeństwo i innowacyjność – pozwalają firmie stale podnosić jakość wyników osiąganych dla klientów oraz budować kulturę rozwoju i zaangażowania wewnątrz organizacji.Dixstone aktywnie przyczynia się do ograniczania wpływu branży na globalne ocieplenie poprzez optymalizację zużycia energii oraz projektowanie nowej generacji wiertni i jednostek pływających o wysokich parametrach ESG. Firma wzmacnia również swoje zaangażowanie społeczne i prośrodowiskowe, nadając priorytet inicjatywom, które wspierają te cele. Dixstone jest jedną ze spółek sektora energetycznego należących do rodziny Perrodo.Dixstone posiada certyfikaty ISO 9001, 14001 oraz 45001.

O firmie Candellux Lighting to uznany producent i dystrybutor szerokiego asortymentu elementów oświetleniowych – lamp, osprzętu i akcesoriów – przeznaczonych zarówno do wnętrz mieszkalnych, jak i biurowych. Przedsiębiorstwo może pochwalić się już ponad 30-letnią historią. Spółka prowadzi obróbkę drewna i produkcję w zakładzie zlokalizowanym pod Warszawą, a także zajmuje się dystrybucją opraw oświetleniowych. Dzięki ofercie obejmującej ponad 4000 pozycji asortymentowych Candellux obsługuje zróżnicowaną bazę klientów, w tym sieci DIY, największe krajowe hurtownie i sklepy branżowe, projektantów wnętrz oraz klientów indywidualnych. Geneza projektu Kierownictwo Candellux Lighting dostrzegło, że dotychczasowy system informatyczny, bez perspektyw rozwoju, przestał odpowiadać na dynamiczne potrzeby i ambitne plany cyfrowej transformacji firmy. Funkcjonowanie przedsiębiorstwa opierało się na kilku narzędziach IT, które działały jako wsparcie dla głównego systemu, umożliwiając realizację pojedynczych operacji. Skutkiem tego rozproszenia danych były znaczne, dodatkowe nakłady pracy wymuszające manualne powielanie informacji w różnych aplikacjach, co bezpośrednio obniżało ogólną efektywność. Świadomość pilności wdrożenia nowego oprogramowania skłoniła kierownictwo do rozpoczęcia poszukiwania nowego narzędzia IT. Złożoność operacyjna stanowiła tutaj kluczowe wyzwanie. Firma charakteryzuje się unikalnym, wypracowanym przez 30 lat unikalnym modelem biznesowym: łączy produkcję wyrobów własnej marki z zaawansowaną sprzedażą wielokanałową – obejmującą rynki B2B i B2C, realizowaną przez e-Commerce, marketplace’y, współpracę z kluczowymi sieciami handlowymi oraz sieć przedstawicieli. Działania te obejmują nie tylko Polskę, ale i 10 rynków zagranicznych. Po analizie rynku przedstawiciele firmy Candellux Lighting wiedzieli, że potrzebują rozwiązania informatycznego, które będzie w stanie objąć w całości złożoność procesową organizacji oraz zostać dostosowane do jej potrzeb. Block Quote Ostateczna decyzja o wyborze systemu Teneum WMS i ERP od Sente została podjęta z uwagi na stopień rozbudowania proponowanych rozwiązań IT i możliwość objęcia nimi wszystkich obszarów działania przedsiębiorstwa. Istotna była również możliwość dalszej rozbudowy i dostosowania oprogramowania do unikalnych potrzeb firmy. Cele projektu Cele projektu wdrożeniowego zostały określone wraz z rozpoczęciem prac i były bezpośrednio powiązane ze strategicznymi zmianami, które odbywały się w Candellux. Ich zakres oraz kształt ewoluował następnie wraz z rozwojem projektu, co spowodowało podzielenie całego wdrożenia na fazy. Na potrzeby niniejszego opisu należy podkreślić, że odnosi się on do pierwszej części prac – kolejne rozwiązania są w trakcie realizacji. W pierwszej fazie realizowanych prac przedstawiciele Candellux Lighting oraz konsultanci Sente skupili się na następujących celach: zintegrowaniu w jednym systemie wszystkich obszarów działania firmy, za pomocą kompletnego systemu ERP i WMS z elementami rozwiązań B2B, usprawnieniu pracy magazynu przez wdrożenie oprogramowania WMS, usprawnieniu pracy Działu Obsługi Klienta dzięki pobieraniu zamówień z EDI w czasie rzeczywistym i realizowaniu ich na bieżąco. Rozwiązania Rozwiązania informatyczne wdrożone podczas pierwszego etapu współpracy pozwoliły firmie Candellux Lighting na uporządkowanie procesów związanych ze sprzedażą oraz obsługą magazynu, a do najważniejszych z nich można zaliczyć: Panel handlowca – służy do efektywnego zbierania i przetwarzania wszystkich zamówień. Wcześniej zlecenia docierały głównie drogą mailową, a ich dalsza obsługa wymagała czasochłonnego obiegu informacji między pracownikami. Po wdrożeniu modułu każda transakcja wprowadzona do Panelu handlowca przez pracownika terenowego jest natychmiast widoczna w systemie ERP. Dodatkowo sprzedawca zyskuje podgląd na bieżące saldo i poziom zadłużenia poszczególnych klientów. Automatyczny przepływ zamówień – system automatycznie weryfikuje każde zamówienie. W rezultacie tej analizy zlecenie jest automatycznie przekierowywane do właściwego działu – logistyki, windykacji lub obsługi klienta – jeżeli wymaga dodatkowej, manualnej interwencji. System WMS – wprowadzenie systemu zarządzania magazynem znacząco podniosło wydajność pracy oraz poprawiło jakość realizowanych zleceń, dzięki czemu magazyn pracuje efektywniej, a klienci szybciej otrzymują swoje zamówienia. Rozwiązanie informatyczne do magazynu wspiera kompleksowo wszystkie operacje: począwszy od przyjęcia towarów i ich rozlokowanie, przez kompletację (dla zamówień paletowych, drobnicowych, jedno- i wielopozycyjnych), aż po finalną wysyłkę paczek. Integracja ze spedytorami – rozwiązanie w procesie pakowania towarów łączy się bezpośrednio z interfejsami WebApi odpowiednich firm kurierskich, nadając przesyłkę wraz z usługami dodatkowymi, a następnie odbiera i drukuje etykiety spedycyjne. Zautomatyzowanie tego procesu pozwala unikać pomyłek przy ręcznym wprowadzaniu danych podczas nadawania przesyłek za pomocą dedykowanych platform dostarczonych przez firmy kurierskie. Funkcja ta została rozszerzona o możliwość dołączania do zamówień etykiet spedycyjnych dostarczanych przez klientów wraz z zamówieniem. Etykiety te, podobnie jak te pobrane z WebApi spedytora, drukują się na zakończenie pakowania. System ułatwia przepływ informacji spedycyjnych w firmie oraz pozwoliło przekierować pracowników zaangażowanych w ten proces do innych zadań. Panel pakowania – moduł, który przyśpiesza i porządkuje proces pakowania, a także gwarantuje jego wysoką jakość. Jest drugim punktem kontroli poprawności zamówień i miejscem styku magazynu i spedycji. Korzystanie z niego pomaga zminimalizować błędy na samym końcu realizacji zamówienia. W jednym oknie rejestrowane są wszystkie dane istotne dla kosztów i specyfikacji dostawy – waga produktu z uwzględnieniem opakowania i wypełniaczy oraz wymiary paczek. Następnie automatycznie drukowane są wymagane dokumenty przewozowe. Wsparcie procesu inwentaryzacji – rozwiązanie pozwala na szybką realizację inwentaryzacji bieżących bez konieczności przerywania lub zakłócania pracy operacyjnej magazynu. Proces może być prowadzony w tle, a narzędzie nadzoruje jego bezbłędny przebieg. Bieżące inwentaryzacje wymuszają regularne porządkowanie lokacji oraz prawidłową korektę stanów magazynowych, co znacząco przyspiesza późniejszy proces zbiórki towarów. Obsługa zamienników – rozwiązanie automatycznie zarządza dodawaniem zamienników do zlecenia. W sytuacji, gdy pierwotnie zamówiony produkt jest niedostępny, ale w magazynie znajduje się akceptowalny odpowiednik, jest on natychmiast proponowany do wysyłki. Dzięki temu zlecenia realizowane są szybciej, bez konieczności wstrzymywania dostawy do czasu uzupełnienia braków. Integracja z EDI – narzędzie umożliwia elektroniczną wymianę danych o zamówieniach, pozwala na komunikację pomiędzy firmami i automatyczne przekazywanie dokumentów. Klienci Candellux Lighting zintegrowani z EDI, składają zamówienie w swoim systemie, który automatycznie przekierowuje je do firmy. Kiedy pojawiają się nowe zlecenia, zostają przetworzone w systemie Teneum. Dzięki komunikacji EDI możliwe jest też automatyczne wysłanie komunikatu o awizacji wysyłki oraz faktury sprzedaży powiązanej z zaimportowanym zamówieniem. Projekt w liczbach 6400 – liczba lokacji magazynowych 40 – liczba operatorów korzystających z systemu 3 – liczba magazynów Cyfrowa transformacja trwa Nowe rozwiązania pozwoliły firmie Candellux Lighting uporządkować, a także zwiększyć efektywność realizowanych procesów sprzedażowych i magazynowych. Ich usprawnienie ułatwiło codzienną pracę, poprawiło wydajność procesów i przyspieszyło czasochłonne dotychczas czynności. To jednak nie koniec współpracy między z firmą Sente. Obecnie zespół projektowy koncentruje się na wdrażaniu kolejnych elementów rozwiązań informatycznych oraz projektowaniu nowych funkcji, które pozwolą sukcesywnie realizować cele związane z procesem cyfrowej transformacji przedsiębiorstwa.

Tam gdzie ponad 100 000 kuracjuszy rocznie oczekuje kompetentnej opieki, nie ma miejsca na kompromisy. Potrzebny jest system informatyczny, który integruje w jednym miejscu wszystkie dane i usprawnia pracę każdego działu. A szybki obieg dokumentów, sprawne zarządzanie płatnościami, grafikami czasu pracy oraz magazynami przekłada się na komfort kuracjuszy. Dowiedz się, jak działa w Uzdrowisku Ciechocinek S.A. kompletny cyfrowy ekosystem oparty na enova365. Stworzony w 7 miesięcy. Dlaczego zmiana systemu informatycznego była konieczna? Konieczność konsolidacji danych w jednym narzędziu Przed wdrożeniem enova365 poszczególne obiekty Uzdrowiska Ciechocinek S.A. – szpital, sanatoria i zakład produkcji wyrobów zdrojowych – korzystały z różnych narzędzi informatycznych – w tym Excela. W efekcie, nie było jednego systemu, w którym można szybko sprawdzić, na jakim etapie są poszczególne procesy. Utrudniało to zarządzanie. Wyeliminowanie ręcznego wprowadzania danych – kierunek: automatyzacja Nie było automatyzacji, więc ręczne działania zajmowały dużo czasu. Czasochłonny był ręczny obieg dokumentów, kontrola płatności czy raportowanie. Sporządzanie deklaracji podatkowych również odbywało się ręcznie, co nie tylko wydłużało pracę, ale też zwiększało ryzyko pomyłek. Ręcznie przygotowywano także grafiki czasu pracy, dyżury i ewidencjonowano absencje – wszystko to pracownicy musieli ręcznie wprowadzać do systemu, czasami wielokrotnie. Powody, dla których Uzdrowisko Ciechocinek S.A. wybrało enova365 Uzdrowisko Ciechocinek S.A. poszukiwało systemu ERP, który zintegruje wszystkie działy organizacji – od kadr i płac, przez księgowość i magazyny, aż po budżetowanie i analitykę. Wyzwaniem było skonsolidowanie w jednym systemie danych dotyczących tych wszystkich obszarów i czterech dużych obiektów – szpitali, sanatoriów i zakładu produkcji wyrobów zdrojowych. enova365 była gotowa, żeby zaspokoić wszystkie te potrzeby, a zadania tego podjął się doświadczony zespół IT ERP Systems Sp. z o.o. – Autoryzowanego Partnera Soneta Sp. z o.o. Czas potrzebny na wdrożenie szyte na miarę? 7 miesięcy Zespół IT ERP Systems Sp. z o.o. rozpoczął wdrożenie enova365 od analizy potrzeb uzdrowiska – między innymi w kontekście poszczególnych ról, obiegu dokumentów oraz algorytmów obliczania listy płac. Block Quote Następnie skonfigurowano system, wykorzystując moduły enova365 m.in. z obszarów finansów i księgowości, kadr i płac, a także moduły Workflow, Handel oraz Projekty i budżetowanie. Kolejnym krokiem było przeszkolenie pracowników. Block Quote Ostatnim etapem wdrożenia było uruchomienie produkcyjne. Całość zamknęła się w 7 miesiącach. enova365 wspiera dziś każdy dział Uzdrowiska Ciechocinek S.A. Dane w czasie rzeczywistym, w jednym miejscu Rozwiązanie enova365 nie tylko zgromadziło większość funkcji biznesowych w jednym miejscu, ale także znacznie usprawniło dostęp do informacji i raportowanie. Block Quote Automatyzacja wyliczania wynagrodzeń Listy płac powstają szybciej, bo system automatycznie przetwarza wszystkie niezbędne dane wprowadzone przez kierowników w grafikach pracy. „Dzięki temu unikamy pomyłek, a pracownicy mają szybki dostęp do swoich pasków płacowych i informacji o wynagrodzeniu w formie elektronicznej. Działamy sprawniej i mamy więcej czasu” – mówi Cezary Kowalski. Ułatwienia dla księgowych i finansistów Wdrożenie modułów enova365 usprawniło pracę księgowych m.in. dzięki zastosowaniu schematów księgowych czy automatycznemu zaczytywaniu do systemu ERP wyciągów bankowych. Kolejne ułatwienie to sprawniejsze budżetowanie i łatwa kontrola kosztów. Raporty finansowe są dokładniejsze niż kiedykolwiek, dzięki czemu menedżerowie mogą szybciej reagować na wszelkie niepokojące trendy. Wsparcie magazynu i surowców Moduł Handel enova365 pozwolił zwiększyć kontrolę nad magazynami i surowcami. To pozwala uniknąć przestojów i usprawnia produkcję. Mniej pomyłek, więcej czasu na to, co ważne Elektroniczny obieg dokumentów ograniczył wykorzystanie papieru do minimum, a automatyzacja zmniejszyła liczbę pomyłek. Dzięki temu, że czynności administracyjne zajmują mniej czasu, personel ma więcej czasu dla pacjentów. „Dzięki uproszczeniu administracji mogę więcej czasu poświęcić pacjentom. To odczuwalna zmiana” – uważa dr Jacek Chojnowski. System, który daje przewagę – enova365 Uzdrowisko Ciechocinek zyskało nowoczesny system ERP i realną przewagę konkurencyjną. Szukasz programu, który wesprze cyfryzację w Twojej firmie? Jeszcze dziś umów się na bezpłatną prezentację online, w czasie której nasi konsultanci pokażą, jak system ERP enova365 może usprawnić pracę w biznesie i jednostce budżetowej.

Każda firma zmaga się z unikalnym zestawem wyzwań i poszukuje jak najprostszego rozwiązania dopasowanego do napotykanych wyzwań i problemów. Musi być to system, na którym pracownicy będą mogli polegać – przez lata i całkowicie skupić się na dostarczaniu klientom jak najlepszych usług i produktów. W SUPREMIS wiemy, jak wiele może zmienić wdrożenie dopasowanego systemu ERP. W przypadku przedsiębiorstwa Budokrusz był to SAP Business One.  Wiele zadań, wiele lokalizacji – jedna firma  Budokrusz to polska firma działająca w sektorze budowlanym od 1990 r.. Przedsiębiorstwo od samego początku stawia na stały rozwój i modernizację. Dzięki temu radzi sobie w zmieniających się warunkach rynkowych i wyznacza nowe standardy w branży. Specjalizuje się w produkcji i dostawie wyrobów betonowych, a także oferuje usługi transportu ponadgabarytowego, obróbki CNC i wynajmu podnośnika koszowego. Przedsiębiorstwo jest rozproszone – na jego strukturę składają się oddziały na terenie województw mazowieckiego, łódzkiego i podlaskiego. Centrala w Odrano Woli koordynuje pracę 8 wytwórni betonu, 2 kopalni kruszyw oraz 2 fabryk: kostki brukowej i płyt dekoracyjnych, a także laboratorium, 2 mobilnych wytwórni betonu towarowego oraz serwisu samochodowego.  Block Quote Rosnący rozmiar przedsiębiorstwa i zróżnicowane jego elementów składowych stworzyły potrzebę opracowania złożonej strategii zarządzania w oparciu o szereg precyzyjnie dopasowanych mechanizmów. Uproszczenie, uporządkowanie oraz automatyzacja całego procesu zarządzania i komunikacji były kluczowe. Wprowadzone rozwiązania musiały być kompleksowe i elastyczne, a także intuicyjne i łatwe w codziennym użytkowaniu.   Wdrożenie ERP na wymiar  Odpowiedzią na rozmaite wyzwania, z którymi mierzą się pracownicy Budokrusz jest wdrażany przez SUPREMIS kompleksowy system ERP SAP Business One. Oprogramowanie umożliwia zarządzanie zasobami firmy poprzez optymalizację procesów, ich digitalizację oraz spójne koordynowanie działań każdego działu w przedsiębiorstwie.  Block Quote Rolą SUPREMIS jest:  Audyt,  Modernizacja zaplecza IT zgodnie z rygorystycznymi wymaganiami dotyczącymi bezpieczeństwa,   Sprawne wdrożenie dopasowanych rozwiązań,  Pełna obsługa infrastruktury informatycznej.   Po wprowadzeniu, system jest dostępny dla użytkowników w dowolnym czasie i miejscu, z dowolnego urządzenia. Niezależnie od tego, czy zostanie zainstalowany w chmurze czy w siedzibie firmy.  Wdrożenie SAP Business One w praktyce – efekt  Rozwiązania wprowadzane na bazie SAP Business One okazały się odpowiedzią na codziennie wyzwania. Te wynikały w wiekszości z zarządzania, monitorowania i planowania pracy wielu oddziałów przedsiębiorstwa Budokrusz. Zróżnicowanie i szeroki zakres rozwiązań najlepiej ukazuje możliwości SAP Business One. Szczególnie, jeśli chodzi o personalizację zasobów platformy i przystosowanie ich do konkretnych zadań.   Pracownicy firmy Budokrusz mogą korzystać z wielu narzędzi powstałych na bazie SAP Business One, które wspierają ich w obowiązkach:  Kreator zleceń sprzedaży – w pełni obsługuje specyficzne warunki sprzedaży, różne dla poszczególnych klientów.  Dzienny plan produkcji betonu  – pozwala na planowanie i zarządzanie bieżącą praca, a także umożliwia wspieranie realizacji zamówień przez sąsiadujące ze sobą oddziały.  Kolejka do węzła – aplikacja webowa wykorzystywana do zarządzania samochodami odbierającymi beton.  Integracja systemu sterowania produkcją i dozowania surowców – klient otrzymuje bieżącą i rzetelną informację o realizowanych zleceniach.  Raportowanie – pozwala na monitorowanie bieżącej sytuacji, dostarcza prognoz kluczowych dla podejmowania decyzji.  Block Quote Szybkość działania i sprawna komunikacja między oddziałami pozwala firmie na realizację ambitnych i istotnych dla lokalnych społeczności projektów. W ostatnich latach Budokrusz brał udział w wielu projektach. Niektóre z nich to budowa całodobowego przyszpitalnego lotniska dla śmigłowców ratunkowych w Grodzisku Mazowieckim, modernizacja stacji kolejowej Warszawa Zachodnia oraz budowa parku wodnego Suntago.  Umów się na konsultację z ekspertem SUPREMIS, by dowiedzieć się, jak wiele SAP Business One może zrobić dla Twojej firmy.  Jeśli interesuje Cię usprawnianie działania Twojego przedsiębiorstwa, skontaktuj się z nami, żeby uzyskać więcej informacji.