Artykuły

Zespół KR Group postanowił wdrożyć rozwiązanie, które pozwoli firmie obsługiwać na wysokim poziomie rosnącą grupę klientów w 5 krajach. Udało się to w 6 miesięcy, dzięki enova365 i BPX SA. Automatyzacja wielu procesów umożliwia świadczenie wysokiej jakości usług podatkowo-księgowych dla coraz większej liczby firm, dzięki czemu KR Group może łatwo skalować biznes. KR Group – lider w branży podatkowo-księgowej KR Group to dynamicznie rozwijająca się międzynarodowa firma podatkowo-księgowa, która obsługuje klientów w regionie  Europy Środkowo-Wschodniej (CEE). W branży znana jest nie tylko z rzetelnych usług księgowych, ale także szerokiej wiedzy podatkowej oraz eksperckiego doradztwa biznesowego. Doceniają to klienci – od start-upów aż po grupy kapitałowe z takich branż jak nieruchomości, handel detaliczny, produkcja, fundusze inwestycyjne, IT, energetyka czy motoryzacja. Block Quote Wyzwanie: skalowanie biznesu i zaspokajanie rosnących wymagań klientów Wraz z rozwojem KR Group i wzrostem liczby obsługiwanych przez nią firm, coraz pilniejsza stała się potrzeba wdrożenia niezawodnego systemu ERP. Największym wyzwaniem, któremu KR Group i nowe rozwiązanie technologiczne musiało sprostać była różnorodność obsługiwanych przez firmę klientów i konieczność szybkiego dostosowywania pracy do stale rosnącej liczby zadań, codziennie realizowanych przez pracowników.  „Obsługujemy firmy z różnych branż, co wiąże się z ogromną liczbą procesów i danych do zarządzania” – mówi Janusz Karnicki, dyrektor zespołu księgowości w KR Group. W pokonaniu tych wyzwań miała pomóc m.in. automatyzacja procesów. KR Group przechowuje w systemie informatycznym wiele wrażliwych danych, co sprawia, że firma jest wymagająca w kwestii bezpieczeństwa. Wymagania wobec nowego rozwiązania System informatyczny, który nie jest pod każdym względem dopasowany do potrzeb może nie spełnić stawianych przed nim celów. Dlatego zespół KR Group dokładnie określił w tym względzie swoje potrzeby i wymagania. Poszukiwali oni: zintegrowanego rozwiązania, które połączy w jednym systemie wszystkie kluczowe obszary firmy; elastycznego programu, który pomoże dostosowywać się łatwo do zmieniającej się sytuacji biznesowej i w którym firma wdrożeniowa może wprowadzać modyfikacje, zgodnie z potrzebami – są to zmiany, które pozwolą lepiej obsługiwać klientów oraz zautomatyzują pracę, żeby podnieść efektywność; doświadczonego partnera technologicznego, który da gwarancję szybkiego czasu reakcji oraz może udzielić wsparcia, gdy pojawią się niestandardowe wyzwania. Block Quote Rozwiązanie: wdrożenie enova365 KR Group zdecydowała się na system ERP enova365, a jego wdrożenie powierzyła firmie BPX SA, Autoryzowanemu Partnerowi enova365. Block Quote W KR Group wdrożono moduły z obszaru finansów i księgowości oraz Kadry Płace i HR, co pozwoliło na automatyzację procesów i zwiększenie efektywności operacyjnej. Wybrane funkcje, które usprawniają pracę zespołu KR Group po wdrożeniu rozwiązania: synchronizacja kontrahentów poprzez API, która pozwoli na bieżącą aktualizację danych w wielu bazach; możliwość zbiorczej wysyłki plików JPK i e-Deklaracji uprości obowiązki raportowe; automatyczne rozliczanie zobowiązań z należnościami zwiększy dokładność i zgodność danych finansowych; rejestrowanie dokumentów związanych z ulgą na złe długi VAT ułatwi monitorowanie i odzyskiwanie należności oraz zgodność z przepisami podatkowymi dotyczącymi wierzytelności, mechanizm pozwalający na modyfikację dat rozliczenia płatności zapewni elastyczność w zarządzaniu przepływem środków finansowych i dostosowanie raportowania do wymagań spółki. Efekty: możliwość obsługiwania na wysokim poziomie większej liczby klientów w krótszym czasie – dzięki automatyzacji procesów Przedstawiciele KR Group oceniają, że dzięki wdrożeniu enova365 firma zyskała atuty, które wyróżniają ją na tle konkurencji. Szybsza i bardziej efektywna obsługa klientów Dzięki automatyzacji procesów obsługa klientów przebiega efektywniej, przy jednoczesnym wzroście jakości dostarczanych im danych. „Wprowadzone przez BPX rozwiązanie pozwala nam obsługiwać klientów sprawniej i dokładniej. Dzięki zwiększonej automatyzacji staliśmy się jeszcze bardziej elastyczni. Przede wszystkim zwiększyliśmy efektywność operacyjną i dodatkowo podnieśliśmy jakość prezentowanych danych. To z kolei przełożyło się na wyższą satysfakcję naszych klientów oraz większą przejrzystość procesów. Szybsza reakcja na potrzeby kontrahentów, automatyzacja wielu procesów oraz redukcja błędów to tylko niektóre z efektów, które znacząco podniosły jakość naszej obsługi” – ocenia Janusz Karnicki. Możliwość elastycznego dostosowywania się do potrzeb rynku i klientów Po wdrożeniu enova365, firma KR Group jest gotowa na wyzwania związane ze wzrostem liczby klientów i zmieniającymi się wymaganiami rynku. „System enova365 jest kluczowym elementem naszej działalności – pozwala nam nie tylko efektywnie skalować rozwiązania, ale także sprostać rosnącym wymaganiom naszych klientów, zapewniając im bezpieczeństwo i niezawodność usług” – wyjaśnia Janusz Karnicki. Pomaga w tym także wsparcie doświadczonej firmy wdrożeniowej. „BPX okazało się doskonałym partnerem, który elastycznie odpowiada na nasze potrzeby, dostosowując rozwiązania do specyficznych wymagań naszej branży” – dodaje Janusz Karnicki. Łatwiejsze zarządzanie KR Group zyskała nowoczesne narzędzie do zarządzania KPI, a dostęp do narzędzi BI pozwala na bieżąco monitorować wyniki i podejmować trafniejsze decyzje biznesowe wraz z zapewnieniem bezpieczeństwa operacji finansowych. Jeżeli, podobnie jak KR Group chcesz móc elastycznie dostosowywać się do potrzeb rynku i klientów być gotowy na wyzwania związane ze wzrostem liczby klientów, jeszcze dziś umów się na bezpłatną prezentację online, w czasie której nasi konsultanci pokażą, jak system ERP enova365 wspiera pracę w ambitnym biurze rachunkowym.

Jak Moniecka Spółdzielnia Mleczarska w Mońkach i iPCC przeprowadziły wzorcową migrację do Infor CloudSuite? Od mleka po transformację cyfrową Moniecka Spółdzielnia Mleczarska w Mońkach to jedna z najbardziej znanych spółdzielni mleczarskich w Polsce. Przez ponad dekadę korzystała z systemu Infor M3 w wersji on-premise. Jednak gdy codzienna praca zaczęła zwalniać, a infrastruktura przestała nadążać za wymaganiami rynku, firma stanęła przed decyzją: inwestycja w nowy sprzęt czy skok w chmurę? Wybrałato drugie, a za sterami tej transformacji stanęli eksperci iPCC. Dlaczego zmiana była konieczna? Stara wersja systemu M3 zaczęła działać coraz wolniej. Raporty generowane w darmowej wersji QlikView były trudne do udostępniania, a serwery wymagały modernizacji. Co więcej, firma potrzebowała rozwiązania, które pozwoliłoby na zdalny dostęp do danych i rozwój w niedalekiej przyszłości. iPCC zaproponowało koncepcję migracji do Infor CloudSuite, biorąc pełną odpowiedzialność za projekt. Wyjątkowe wdrożenie, które… nie bolało Podniesienie systemu do wersji Infor CloudSuite zostało w całości zaprojektowanei zaplanowane przez zespół iPCC. Migrację danych wykonała firma Infor, a dzięki precyzyjnym ustaleniom i bliskiej współpracy między zespołami iPCC i Infor, cały proces przebiegł bez zakłóceń. Było to pierwsze w historii iPCC wdrożenie „1:1” z wersji on-premise do chmury, realizowanew ramach ekosystemu Infor – i zakończyło się pełnym sukcesem. Block Quote Co się zmieniło? Użytkownicy zyskali możliwość pracy z każdego miejsca, bez lokalnych ograniczeń. Raporty są teraz bardziej dostępne i współdzielone. Wydruki i dokumenty zostały podpięte do systemu IDM, dzięki czemu są zawsze pod ręką. System działa szybciej i stabilniej, co docenili szczególnie pracownicy operacyjni. Nowa wersja, stara jakość – czyli zero chaosu Moniecka Spółdzielnia Mleczarska w Mońkach to firma, która ceni stabilność i sprawdzone rozwiązania. Dlatego jednym z kluczowych sukcesów był fakt, że użytkownicy przeszli na nowy system bez oporu i bez potrzeby intensywnego wsparcia. To zasługa zarówno starannego przygotowania przez iPCC, jak i zaangażowania lokalnych zespołów. „Użytkownicy byli samodzielni od pierwszego dnia. Migracja była płynna i bezproblemowa.” – wspomina Iwona Jaślan, Liderka projektu po stronie iPCC Technologiczne aspekty migracji Migracja systemu Infor M3 do wersji CloudSuite w Monieckiej Spółdzielni Mleczarskiej była procesem znacznie bardziej złożonym niż samo przeniesienie danych. Projekt zakładał nie tylko zachowanie pełnej funkcjonalności dotychczasowego systemu, ale również przystosowanie niestandardowych rozwiązań do nowego modelu rozwoju opartego na architekturze chmurowej. W środowisku CloudSuite podejście do rozszerzeń różni się od tego stosowanego w systemachon-premise – zamiast bezpośredniej ingerencji w kod źródłowy stosuje się rozszerzenia realizowane w formie skryptów. Zespół iPCC odpowiedzialny był za adaptację wszystkich wykorzystywanych przez MSM modyfikacji do tego standardu, z zachowaniem spójności logiki działania systemu. Dzięki temu możliwe było płynne przejście do chmury przy jednoczesnym zachowaniu dotychczasowego komfortu pracy użytkowników końcowych. Kolejnym ważnym elementem było przeniesienie rozbudowanych raportów, które dotychczas były tworzone w darmowej wersji QlikView. Rozwiązanie to, choć funkcjonalne, było trudne w utrzymaniu, niedostępne centralnie i wymagało ręcznego przetwarzania danych przez użytkowników. Raporty zostały przepisane na narzędzia Excela i mechanizmy dostępne w środowisku CloudSuite – co wymagało dogłębnej znajomości logiki biznesowej, iteracyjnych testów i ścisłej współpracy z użytkownikami. Efektem jest jednolite środowisko raportowe, które pozwala nie tylko analizować dane w sposób bardziej przejrzysty, ale także udostępniać je zespołowo, bez potrzeby tworzenia lokalnych kopii. Jednym z najbardziej krytycznych obszarów technologicznych była migracja i odtworzenie zaawansowanych integracji, na których opiera się codzienna działalność MSM. System został ponownie zintegrowany z programem Mikrodom– specjalistycznym narzędziem do rozliczania mleka i zarządzania skupem, z systemami laboratoryjnymi, które przekazują dane jakościowe do systemu M3, a także z komputerami pokładowymi pojazdów transportowych oraz środowiskiem GLT do śledzenia partii mleka. Istotnym elementem tej części projektu była również migracja specyficznej dla MSM logiki odwróconych jednostek struktury partii, unikalnej w skali wdrożeń Infor. Ważnym krokiem w kierunku uporządkowania i ujednolicenia dostępu do dokumentów było wdrożenie systemu Infor Document Management (IDM). Dzięki niemu dokumenty (np. faktury, potwierdzenia zamówień czy dokumenty transportowe) są dostępne kontekstowo – bezpośrednio w systemie – i nie muszą być przechowywane na lokalnych komputerach użytkowników. Zwiększyło to nie tylko komfort pracy, ale i bezpieczeństwo oraz spójność danych w organizacji. Całość działań technologicznych została zrealizowana przy bardzo aktywnym udziale zespołu MSM. Użytkownicy końcowi byli zaangażowani w testowanie środowiska chmurowego na długo przed go-live, wykonując identyczne procesy zarówno w wersji lokalnej, jak i nowej. Pozwoliło to na szybkie wychwycenie różnic i finalne dostrojenie systemu. Co istotne, większość kluczowych użytkowników uczestniczyła także w pierwotnym wdrożeniu systemu M3 dziesięć lat wcześniej, co znacząco podniosło poziom świadomości procesowej i technologicznej. Migracja, mimo swego zaawansowania, została przeprowadzona w sposób całkowicie transparentny dla użytkowników końcowych – nie wymagała dodatkowych szkoleń ani reorganizacji pracy. Dzięki zachowaniu zasady 1:1, zastosowaniu standardów Infor CloudSuite i odpowiedniemu przygotowaniu, przejście do nowej wersji było płynne, szybkie i bezpieczne. Cały projekt stanowi przykład skutecznej modernizacji systemu klasy ERP bez ryzyka zakłócenia ciągłości operacyjnej – co w przypadku organizacji tak dużej i odpowiedzialnej jak MSM Mońki ma fundamentalne znaczenie. Cisza przed innowacyjną burzą? Choć migracja nie wprowadziła rewolucyjnych zmian funkcjonalnych, stworzyła solidną bazę pod przyszłe usprawnienia. Zespół iPCC planuje w kolejnym etapie zaprezentować Monieckiej Spółdzielni Mleczarskiej w Mońkach nowe możliwości: zaawansowane analityki, dashboardy, a nawet Factory Track – rozwiązanie do automatyzacji operacji magazynowych i produkcyjnych, które umożliwia śledzenie czasu pracy, ruchów materiałowych i postępu produkcji w czasie rzeczywistym z kolektorów mobilnych. Największa wartość? Potencjał. Przejście do Infor CloudSuite to nie tylko zmiana technologii. To decyzja strategiczna, zrealizowana przez doświadczonego partnera Infor – warszawską firmę iPCC – która otwiera drzwi do dalszej automatyzacji, lepszej współpracy między działami i pełnej kontroli nad produkcją, logistyką i jakością. Sky is the limit? Moniecka Spółdzielnia Mleczarska w Mońkach to firma, która zmiany technologiczne wprowadza rozważnie i z pełną świadomością ich wpływu na codzienną pracę. Jednym z największych sukcesów projektu był fakt, że użytkownicy przeszli na nowy system bez zbędnego stresu i bez potrzeby intensywnego wsparcia. To efekt zarówno starannego przygotowania przez ekspertów iPCC i Infor, jak i dużego zaangażowania zespołu po stronie klienta.

Nowoczesna automatyzacja, inteligentne zarządzanie i najwyższa efektywność – tak wygląda przyszłość magazynów, a ILS Logistics właśnie ją urzeczywistniło. W Zakroczymiu powstał pierwszy w Polsce magazyn z systemem Skypod® od firmy Exotec, który radykalnie zmienia sposób kompletacji i składowania towarów. Za sukces wdrożenia odpowiadają trzy kluczowe firmy: ILS Logistics – lider logistyki w Grupie Inter Cars, który jako pierwszy wdrożył Skypod®, Asseco Business Solutions – dostawca systemu WMS i ERP, pełniącego rolę „mózgu” operacji magazynowych, A1 Sorter – polski producent automatyki magazynowej, przedstawiciel na Polskę i Europę Środkowo-Wschodnią technologii Skypod® od Exotec. Nowoczesne rozwiązanie objęło 61,5 tys. pojemników i flotę 205 autonomicznych robotów, a jego produkcyjne uruchomienie nastąpiło zgodnie z planem w III kwartale 2024 roku. To jedno z najbardziej zaawansowanych technologicznie wdrożeń w Polsce, które otwiera nowy rozdział w logistyce. Block Quote Nowoczesna technologia dla magazynu przyszłości    System Skypod® od firmy Exotec to zaawansowane rozwiązanie technologiczne, które radykalnie zwiększa efektywność magazynów. Jego kluczowym elementem są roboty, które poruszają się w trzech wymiarach, transportując towar. Dzięki temu możliwa jest znaczna oszczędność przestrzeni magazynowej, skrócenie czasu realizacji zamówień oraz eliminacja błędów kompletacyjnych. System Skypod® umożliwia składowanie towarów na regałach o wysokości nawet 12 metrów, co pozwala maksymalnie wykorzystać przestrzeń magazynową. Ponadto system osiąga techniczną wydajność 450 pików na godzinę na pojedynczej stacji, co stanowi znaczący wzrost w porównaniu z tradycyjnymi rozwiązaniami. Rozwiązanie zapewnia: kilkukrotnie większą przepustowość magazynu w porównaniu do pracy manualnej, którą zastępuje, dostarczanie towaru do stanowiska kompletacyjnego w maksymalnie 2 minuty (niezależnie od jego położenia w magazynie), łatwą rozbudowę systemu poprzez dodawanie robotów, regałów lub stanowisk kompletacyjnych bez przerywania pracy, większe bezpieczeństwo pracowników dzięki eliminacji ręcznego przenoszenia towarów i ograniczeniu ryzyka urazów Na świecie z systemu Skypod® korzystają giganci, tacy jak Decathlon, Uniqlo i Carrefour. Integracja systemów Skypod®, WMS i ERP Jednym z ważniejszych aspektów projektu była integracja systemu Skypod® z systemami WMS i ERP dostarczanymi przez Asseco Business Solutions. W systemie WMS (Warehouse Management System) od Asseco firma ILS zarządza kluczowymi danymi magazynowymi, takimi jak lokalizacja produktów, poziomy zapasów czy harmonogramy kompletacji falowej. To właśnie WMS pełni rolę centralnego koordynatora, zapewniając płynną współpracę Skypod® z innymi systemami automatyki magazynowej, takimi jak taśmociągi i sortery, dzięki czemu cały proces magazynowy działa jak jeden spójny, zintegrowany mechanizm. System WMS komunikuje się z rozwiązaniem firmy Exotec, wywołując odpowiednie towary, które roboty Skypod® dowożą wprost do pracownika magazynu kompletującego zamówienie. Z kolei system ERP (Enterprise Resource Planning) integruje dane z całej firmy, w tym zamówienia i dostawy, zapewniając pełną synchronizację procesów magazynowych i logistycznych. Płynna współpraca między tymi systemami zapewnia: Synchronizację danych w czasie rzeczywistym: Informacje o lokalizacji produktów czy zmianach w stanach magazynowych są natychmiast aktualizowane we wszystkich systemach, co eliminuje ryzyko błędów. Optymalizację procesów kompletacji zamówień: Roboty Skypod® otrzymują precyzyjne instrukcje, co pozwala na szybkie i dokładne pobieranie produktów. Zwiększenie efektywności operacyjnej: Dzięki integracji rozwiązania firmy Exotec z ERP procesy logistyczne są zsynchronizowane z innymi działaniami firmy, takimi jak sprzedaż, zaopatrzenie. Lepszą obsługę klienta: Automatyzacja i precyzja działań magazynowych skracają czas realizacji zamówień, co przekłada się na znaczne zwiększenie wydajności oraz szybkości realizacji zamówień od klientów Block Quote Block Quote Wzorzec dla przyszłych wdrożeń Sukces pierwszego w Polsce wdrożenia systemu Skypod® stanowi doskonały przykład dla innych firm, które rozważają modernizację swoich procesów logistycznych. Zarówno A1 Sorter, jak i Asseco Business Solutions udowodniły, że są liderami w swoich dziedzinach, zdolnymi do realizacji kompleksowych projektów integracyjnych. Wdrożenie robotów autonomicznych  Skypod® od Exotec nie tylko usprawnia działanie magazynu ILS, ale również wyznacza nowe standardy dla branży logistycznej w Polsce. *** Asseco Business Solutions S.A. znajduje się obecnie w czołówce polskich dostawców oprogramowania ERP i WMS. Od ponad 30 lat dostarcza przedsiębiorcom w Polsce i na świecie oprogramowanie, które wspiera prowadzenie biznesu w obszarach ERP i SFA. Firma obecna jest w 40 krajach na całym świecie i zatrudnia ponad 1 tys. pracowników. Należy do międzynarodowej Grupy Asseco. A1 Sorter to polski producent automatyki magazynowej, przedstawiciel na Polskę i Europę Środkowo-Wschodnią technologii Skypod® od Exotec. ILS Logistics to stabilny i niezawodny operator logistyczny, specjalizujący się w kompleksowych usługach logistycznych m.in. w Grupie Inter Cars. Jest liderem w branży, który świadczy wyspecjalizowane usługi dla segmentu automotive oraz systematycznie wprowadza innowacyjne rozwiązania dla Klientów z innych branż.

Grupa ERBUD chciała usprawnić obsługę kadrową około 3000 pracowników i rozliczanie kosztów projektów, realizowanych w 5 krajach. Rozwiązaniem było jednoczesne wdrożenie modułu kadrowo-płacowego enova365 i finansowo-księgowego Microsoft Dynamics365 dla kilkunastu spółek grupy. W efekcie większość procesów kadrowych przebiega automatycznie, a dwukierunkowy przepływ informacji na linii kadry-księgowość jest szybki i bezbłędny. Case study wdrożenia enova365 w Grupie ERBUD w pigułce WYZWANIE Automatyzacja procesów kadrowo-płacowych w kilkunastu spółkach grupy kapitałowej działających w 5 krajach  Automatyzacja procesów finansowo-księgowych Automatyzacja raportowania Jednoczesne wdrożenie i migracja danych w kilkunastu spółkach grupy Możliwość przystosowania systemu do zmieniających się potrzeb Grupy ERBUD Spełnienie wymagań polskiego prawa pracy i przepisów sektorowych REZULTAT Większość procesów tzw. twardego HR w Grupie ERBUD przebiega automatycznie, w tym rozliczanie wynagrodzeń pracowników pracujących za granicą  Koszty wynagrodzeń i umów kontraktowych są automatycznie przyporządkowywane do miejsc ich powstawania, m.in. dzięki zintegrowaniu modułu kadrowo-płacowego z modułem finansowo-księgowym Microsoft Dynamics365 Z systemu można łatwo wygenerować potrzebne raporty kadrowo-płacowe i kontrolingowe Płynny przebieg wdrożenia i migracji danych Nowe rozwiązanie jest elastyczne i umożliwia integrowanie w systemie nowych struktur organizacyjnych, np. przejmowanych spółek  Grupa ERBUD korzysta z programu kadrowo-płacowego, który jest zawsze zgodny z polskimi przepisami Najważniejsze informacje o Grupie ERBUB Grupa ERBUD specjalizuje się w budownictwie kubaturowym, zielonej energii, serwisie dla przemysłu i prefabrykacji drewnianej. Ma ponad 34 lata doświadczenia w Polsce i w krajach Europy Zachodniej. Spółki wchodzące w skład grupy kapitałowej – ERBUD SA i ONDE – notowane są na warszawskiej Giełdzie Papierów Wartościowych.  ERBUD jako jedyna spółka budowlana figuruje w prestiżowym rejestrze EMAS, to najwyższe unijne wyróżnienie w obszarze ekologii, a w 2022 r. znalazła się na prestiżowej liście „World’s Best Employers” amerykańskiego magazynu „Forbes”. Do flagowych realizacji spółki należą m.in. Galeria Młociny, Hala Koszyki, Szpital Południowy czy biurowiec Royal Wilanów w Warszawie. Grupa ERBUD zrealizowała także Morskie Centrum Nauki w Szczecinie, Basecamp we Wrocławiu, Centrum Dystrybucyjne Lidl w Stargardzie czy Spalarnię Odpadów Komunalnych w Koninie. Wymagania Grupy ERBUD wobec systemu ERP1. Dostosowywanie się do potrzeb szybko rozwijającej się grupy kapitałowejSpółki wchodzące w skład Grupy ERBUD intensywnie się rozwijają – zarówno organicznie, jak i przez przejęcia. Co więcej, podmioty wchodzące w skład grupy działają w różnych obszarach – od serwisu dla przemysłu, przez prefabrykację z drewna, po branżę OZE. Stanowi to wyzwanie dla systemu ERP, który musi umożliwić automatyzację procesów oraz konsolidację i centralizację danych w tych wszystkich obszarach, a jednocześnie być na tyle elastyczny, by dało się go łatwo dostosować do bieżących potrzeb grupy.  O tym, jakim wyzwaniem było wdrożenie systemu ERP w Grupie ERBUD mówi Dariusz Grzeszczak, prezes Grupy ERBUD. Block Quote 2. Cyfryzacja procesów kadrowych, których organizacja często ulega zmianie ze względu na zmiany prawne w Polsce Jednocześnie wyzwaniem dla Grupy ERBUD było spełnienie wymagań polskiego prawa w obszarze kadrowo-płacowym w możliwie efektywny sposób. Oprócz globalnego systemu ERP, firma szukała więc także modułu kadrowo-płacowego, który jest na bieżąco dostosowywany do kadrowych przepisów sektorowych w Polsce i pozwala zdigitalizować związane z nimi procesy, a który jednocześnie można zintegrować z globalnym oprogramowaniem ERP. 3. Automatyzacja rozliczania wynagrodzeń i przypisywania ich do miejsc powstawania kosztów Żeby móc zautomatyzować procesy kadrowe i płacowe w Grupie ERBUD konieczna była wymiana danych między modułem kadrowo-płacowym enova365 a modułem finansowo-księgowym Microsoft Dynamics365. Potrzebna więc była ich integracja. Wybór systemów ERP: Microsoft Dynamics365 i enova365 Stosownie do rangi Grupy ERBUD i jej międzynarodowego charakteru wybrano do obsługi finansów i księgowości oraz działalności operacyjnej system ERP, dostarczany na cały świat – Microsoft Dynamics365.  Natomiast dla spełnienia wymagań polskiego prawa pracy oraz kadrowych przepisów sektorowych zdecydowano o potrzebie wdrożenia systemu kadrowego, który: ma odpowiedni potencjał technologiczny, umożliwia integrację procesów z różnych systemów i dwukierunkową wymianę danych,  gwarantuje wysoki poziom bezpieczeństwa, jest ciągle rozwijany, dzięki czemu nadąża za wyzwaniami rynku i wspomnianymi wyżej zmianami w przepisach.  Wybór padł na moduły enova365: Kadry, Płace i HR, Pulpity pracownika i kierownika oraz Business Intelligence i moduł dodatkowy: Ewidencja umów B2B. Wymagania wobec przebiegu wdrożenia systemu kadrowo-płacowego – czyli co musiała zapewnić firma wdrożeniowa? Oprócz wspomnianej wyżej zgodności z przepisami i elastyczności, umożliwiającej integrację z Microsoft Dynamics365, system kadrowo-płacowy dla Grupy ERBUD musiał spełnić jeszcze inne wymagania. Po pierwsze, firma wdrożeniowa musiała być w stanie wdrożyć program kadrowo-płacowy jednocześnie w kilkunastu spółkach Grupy. Chodziło o to, żeby zespoły kadrowe z różnych spółek mogły pracować na jednym systemie kadrowo-płacowym.  Zachowana musiała być ciągłość ewidencji, rozliczeń kadrowo-płacowych i podatkowych. Migracja danych dla wszystkich spółek Grupy ERBUD musiała się odbyć w tym samym czasie, z gwarancją wsparcia powdrożeniowego. Dla Grupy ERBUD niezbędnym kryterium przy wyborze programu kadrowo-płacowego i firmy wdrożeniowej była także możliwość przystosowania systemu do zmieniających się potrzeb. Chodziło, na przykład, o szybkie włączanie do wspólnej systemowej bazy danych nowych struktur organizacyjnych – spółek, które mogłyby zostać przejęte w przyszłości – lub nowych podmiotów powstałych na skutek fuzji.  Rozwiązanie – wdrożenie modułu Kadry Płace i HR enova365 przez KOMAKO Wdrożeniem oprogramowania enova365 zajęła się firma KOMAKO – Autoryzowany Partner Sonety, producenta systemu ERP enova365, który dobrze zna potrzeby branży budowlanej.  Zespół KOMAKO zaczął pracę od analizy wymagań klienta, a następnie dostosował oprogramowanie do potrzeb i je skonfigurował. Kolejnym etapem była migracja danych oraz integracja systemu z Microsoft Dynamics365.  Krok 1 – analiza wymagań klienta W pierwszym kroku zespół KOMAKO zebrał wymagania biznesowe klienta. Na tym etapie ustalono więc najważniejsze funkcje, jakie nowe rozwiązanie powinno posiadać, żeby idealnie wpisać się w jego potrzeby. Krok 2 – dostosowanie enova365 do potrzeb Grupy ERBUD Choć moduł kadrowo-płacowy enova365 zawiera kompletny zestaw funkcji z obszaru tzw. twardego HR, żeby idealnie wpisywał się w potrzeby Grupy ERBUD konieczne było rozbudowanie go o dodatkowe możliwości na etapie konfiguracji systemu.  W tym celu wdrożeniowcy opracowali dopasowane do potrzeb grupy raporty kadrowe, rozbudowali zestaw elementów wynagrodzeń i definicje stanowisk oraz wykonali dedykowane rozszerzenia – na przykład moduł rezerw urlopowych i emerytalnych. Skonfigurowali także ewidencję kadrową i sposób rozliczania wynagrodzeń oraz ewidencji czasu przy projektach. Poniżej wyjaśniamy, w jaki sposób zespół KOMAKO dostosował enova365 do potrzeb grupy ERBUD w kluczowych obszarach. Krok 3 – integracja modułu Kadry Płace enova365 z modułem finansowo-księgowym Microsoft Dynamics365 Integracja miała na celu zapewnienie wielokierunkowej wymiany danych między modułem Kadry Płace enova365 a modułem finansowo-księgowym Microsoft Dynamics365. Było to niezbędne między innymi w celu automatyzacji następujących procesów. Księgowania list płac w oparciu o rozliczone wypłaty i na podstawie 4 różnych sposobów ewidencji czasu pracy Czas pracy mógł być rozliczany na podstawie wydziału, indywidualnego podzielnika na kartotece pracownika, podzielnika dla elementu wynagrodzeń lub dla strefy czasu pracy w kalendarzu pracownika.  Analizowania i raportowania kosztów w oparciu o centra kosztów Zespół KOMAKO musiał zapewnić dwukierunkową międzysystemową wymianę informacji o projektach, miejscach powstawania kosztów, rodzajach kosztów oraz datach i statusach projektów. Na podstawie tych pierwszych trzech zmiennych tworzone są automatycznie centra kosztów, jednostki organizacyjne i elementy struktury organizacyjnej, zgodnie ze standardami grupy i potrzebami spółek. Powiązania środków trwałych z centrami kosztów Obsługa rozbudowanych ewidencji centrów kosztów (CK) w powiązaniu ze środkami trwałymi miała umożliwić rejestrację czasu pracy na tak rozbudowane CK. Chodziło też o podział kosztów na pracowników umysłowych i fizycznych oraz według rodzajów realizowanych prac.  Krok 4 – integracja enova365 z systemem workflow Webcon Zespół KOMAKO musiał zapewnić wymianę informacji pracowniczych między enova365 a systemem Webcon, takich, jak np. informacje o nieobecnościach oraz umowach zawartych z pracownikami i ich rozliczeniu.  Funkcje enova365, rozbudowane na etapie wdrożenia, szczególnie istotne dla Grupy ERBUD 1. Ewidencja czasu pracy przy projektach Klient chciał ewidencjonować czas pracy na wiele sposobów. Ponieważ w spółkach serwisowych Grupy ERBUD pracownicy jednego dnia są zaangażowani w kilka projektów, a w spółkach wykonawczych, przez kilka miesięcy zajmują tym samym projektem, żeby umożliwić adekwatną do potrzeb ewidencję czasu pracy dostosowano Pulpity kierowników, pracujących na budowach w Polsce i za granicą. Posłużył do tego specjalny dodatek ENOKO.Zestawienia Czasu Pracy. Pozwala on m.in. na: rozszerzenie ewidencji czasu pracy nad projektami pracowników szeregowych i ich kierowników,  ewidencjonowanie ocen pracowników, tworzenie arkuszy premiowych na podstawie zarejestrowanego czasu i ocen, nadanie Pulpitom kontekstu budowy – projektu realizowanego przez spółkę z Grupy, rejestracja czasu pracowników – w kraju i oddelegowanych do pracy za granicą, wyliczanie diet i premii dziennych, obliczanie kluczy podziałowych wykorzystywanych do księgowań list płac, oparcie rozwiązań na strukturach organizacyjnych. 2. Obsługa umów B2B, raportowanie i wsparcie weryfikacji danych Zgodnie z potrzebami Grupy ERBUD zespół KOMAKO wprowadził ewidencję umów kontraktowych czyli umów B2B i innych (np. pełnomocnictwa czy powierzenia). Do każdej umowy konsultanci zdefiniowali element rozliczający, który umożliwia weryfikację czasu trwania i powtarzalność elementu w jednostce czasu.  Każdy element rozliczający alokuje koszty związane z umowami według przyjętej logiki. Program obsługuje na przykład następujące procesy workflow: czy jest umowa,  czy jej wartość jest zgodna z umową, alokacja wartości elementu wg umowy, ile godzin przypada do rozliczenia i do jakiego centrum kosztów przyporządkować dany koszt. Rozwiązanie wyposażono też w rozbudowany system weryfikacji, który wymaga wpisania określonych danych lub blokuje wartości niezgodne z założeniami weryfikatorów. W ramach grupy kapitałowej kilkunastu podmiotów weryfikowana jest np. kontrola zatrudnienia i spójność umów.  Wsparcie KOMAKO objęło także m.in.: wspieranie działów kadr spółek w obsłudze przejść pracowników w grupie – między podmiotami, wykonanie setek zindywidualizowanych raportów kadrowych, płacowych i kontrolingowych,  wprowadzenie automatycznych powiadomień e-mailowych np. o uprawnieniach, badaniach lekarskich, BHP, wydłużających się zwolnieniach czy urodzinach pracowników.  zautomatyzowanie wysyłki deklaracji PIT, IMIR oraz pasków wynagrodzeń pracowników.  3. Rozliczanie pracowników oddelegowanych System enova365 rozbudowany o dodatki partnerskie KOMAKO usprawnia rozliczanie pracowników, pracujących na kontraktach zagranicznych. Obejmuje to rozliczanie wynagrodzeń pracowników oddelegowanych, w tym: naliczanie podatku belgijskiego wraz z ewidencją i naliczaniem belgijskich ulg podatkowych,  rozliczanie nadgodzin wg reguł danego kraju np. – Francja czy Norwegia,  weryfikację rejestracji czasu pracy dot. specyfiki krajów oddelegowania. Efekty wdrożenia enova365 w Grupie ERBUD – efektywny przepływ informacji, komfort pracowników, mniej papieru Proces wdrożenia zrealizował stawiane przed nim cele. Nie tylko zautomatyzowano i zdigitalizowano procesy kadrowo-płacowe w kilkunastu spółkach Grupy ERBUD, ale także zapewniono dwukierunkową wymianę danych między systemami. Dzięki temu przepływ informacji jest szybki i bezbłędny, a kadrowych i księgowych w wielu czynnościach zastępuje system informatyczny. Co  więcej, dzięki łatwemu raportowaniu menedżerowie mogę opierać swoje decyzje na danych.   Efekty wdrożenia enova365 w Grupie ERBUD podsumowuje Dariusz Grzeszczak, jej prezes. Block Quote

Wdrożenie enova365 w 5-gwiazdkowym Hotelu Crystal Mountain pozwoliło na skrócenie czasu obiegu dokumentów o 50%, między innymi, dzięki automatycznej akceptacji aż 70% faktur. Rozwiązania wypracowane wspólnie z firmą XDeft umożliwiły też błyskawiczne reagowanie na fluktuacje cen produktów i redukcję kosztów zamówień. Sprawdź jak enova365 usprawnia zarządzanie w hotelarstwie. Najważniejsze informacje: Wyzwanie: Automatyzacja procesów, kluczowych dla funkcjonowania back office hotelu i usprawnienie jakości obsługi Rozwiązanie: Wdrożenie modułów Handel, Księgowość oraz Kadry Płace i HR enova365 Efekty: Integracja danych z kilku zewnętrznych systemów oraz automatyzacja procesów Korzyści: O 50% krótszy czas obiegu dokumentów oraz redukcja kosztów zamówień i oszczędność czasu pracowników dzięki automatycznej akceptacji 70% faktur.   Z jakimi wyzwaniami miał sobie poradzić system dla hotelu Crystal Mountain? Hotel Crystal Mountain, zlokalizowany w Wiśle jest największym tego rodzaju obiektem w tej części Polski. Ponad 400 pracowników może obsłużyć każdego dnia nawet 1 200 gości. Przyciąga ich nie tylko wyjątkowa architektura hotelu i widok na panoramę Beskidu oraz dolinę Wisły, ale też aqua park z otwartym sezonowo basenem zewnętrznym. Hotel może się pochwalić jedną z największych hotelowych sal zabaw w Polsce, małpim gajem, atrakcjami i animacjami, a także salonem z automatami do gier zręcznościowych, game roomem i salą z konsolami do gier multimedialnych. Po relaks można się wybrać do salonu dr Ireny Eris Beauty Partner. Zaplecze konferencyjne i restauracja z pięknym widokiem, pozwalają organizować duże eventy, a komfortowe pokoje są wyposażone we wszystko, co potrzebne do dobrego wypoczynku. Efektywne zarządzanie hotelem o tak dużych rozmiarach wymaga odpowiednich narzędzi informatycznych, które ułatwią i przyspieszą. To one zautomatyzują kluczowe dla funkcjonowania hotelu procesy: zamówienia, obieg dokumentów księgowych oraz obsługę kadrowo-płacową około 400 pracowników. Z kolei, lepiej funkcjonujący back office pozwoli usprawnić jakość obsługi. Biorąc powyższe pod uwagę zarząd firmy postanowił wdrożyć system dla hotelu, który usprawni procesy zakupowe, księgowe oraz kadrowo-płacowe i który można szybko wdrożyć. Wybór oprogramowania, które spełniłoby oczekiwania hotelu zajął około roku, o czym opowiada Tomasz Brenicki, dyrektor finansowy Hotelu Crystal Mountain. „Wybór nowego oprogramowania wynikał z potrzeby usprawnienia procesu zamówień poprzez wdrożenie nowego programu zakupowego. Po ponad rocznych badaniach rynku i zmianach organizacyjnych w hotelu, który rozpatrywał również możliwość wdrożenia nowego oprogramowania finansowo-księgowego, zdecydowaliśmy się na enova365. Kryteriami wyboru była kompleksowość systemu i szybkość wdrożenia, co było kluczowe, aby uniknąć przerwy w działalności. enova365 spełniła nasze oczekiwania”.   Wdrożenie enova365 w hotelu Crystal Mountain – jak przebiegło? Hotel Crystal Mountain podjął decyzję o wdrożeniu trzech modułów enova365: Handel, Księgowość, Kadry Płace i HR. Wdrożenie programu enova365 w Hotelu Crystal Mountain przez firmę XDeft, Autoryzowanego Partnera enova365, składało się z 4 głównych etapów:  analizy potrzeb i zdefiniowania wymagań wobec systemu,  stworzenia i zatwierdzenia przez klienta planu wdrożenia, testów, wdrożenia i wsparcia powdrożeniowego. Proces wdrożenia przebiegł szybko i sprawnie, bo czas potrzebny na uruchomienie pojedynczego modułu udało się zamknąć w 2-3 miesiącach. O przebiegu wdrożenia opowiada Jarosław Dąbrowski, manager IT w Hotelu Crystal Mountain. „Wdrożenie enova365 przebiegło nadzwyczaj sprawnie. Pierwszym krokiem było spotkanie robocze i analiza potrzeb naszego zespołu, która pozwoliła na zdefiniowanie naszych wymagań branżowych. Następnie, po zatwierdzeniu spersonalizowanego planu wdrożenia przeszliśmy do testów, w czasie których XDeft elastycznie dostosowywał rozwiązania do naszych specyficznych wymagań. Testy były prowadzone dokładnie, a wszelkie uwagi szybko wcielane w życie. Ważnym elementem było również wsparcie powdrożeniowe, obejmujące kompleksowe szkolenie dla personelu oraz bieżące wsparcie techniczne”.  Korzyści wynikające z wdrożenia enova365 w Hotelu Crystal Mountain Wdrożenie enova365 w hotelu Crystal Mountain pozwoliło zrealizowało wszystkie zakładane cele. Zaobserwowano między innymi następujące korzyści: automatyzacja procesu zamówień: wdrożenie enova365 przez firmę XDeft pozwoliło zautomatyzować prawie 70% zamówień, redukcja kosztów zamówień: dzięki rozwiązaniom wypracowanym wspólnie z firmą XDeft hotel Crystal Mountain błyskawicznie reaguje na fluktuacje cen produktów, o 50% krótszy czas obiegu dokumentów, dzięki integracji systemów używanych do obiegu dokumentów i automatycznej akceptacji aż 70% faktur. oszczędność czasu pracowników działów kadr i płac dzięki digitalizacji dokumentów pracowniczych oraz integracji w jeden trzech dotychczas używanych systemów kadrowo-płacowych. Pracownicy mają wszystkie potrzebne dane pod ręką.   Jak nowy system dla hotelu Crystal Mountain oceniają jego pracownicy? Jakie możliwości enova365 szczególnie cenią pracownicy poszczególnych działów hotelu i dyrekcja? Przeczytaj, co mówią na ten temat. Krzysztof Staniszewki, dyrektor generalny Crystal Mountain: „Dla każdego działu i każdej komórki organizacyjnej szukamy rozwiązań, które ułatwią, przyspieszą, zautomatyzują kluczowe dla naszego funkcjonowania procesy, co pozwoli usprawnić jakość naszych usług od strony administracyjnej. W przypadku tych związanych z zakupami, obiegiem dokumentów oraz zarządzaniem pracownikami udało się to m.in. dzięki enova365”. Michał Kominek, kierownik działu zakupów i magazynu: „enova365 pozwoliła na zautomatyzowanie prawie 70% zamówień. Dodatkowo, dzięki rozwiązaniom wypracowanym wspólnie z firmą XDeft jesteśmy w stanie szybko reagować na fluktuacje cen produktów i na bieżąco uaktualniać oferty kluczowych dostawców. Program ewoluuje wraz z naszymi potrzebami”. Agnieszka Krcal, kierownik działu księgowości i finansów: „Wdrożenie modułu Księgowość pozwoliło na integrację zewnętrznych systemów, których używaliśmy do obiegu dokumentów. Dzięki temu mogliśmy wdrożyć rozwiązanie, które faktycznie porównuje fakturę do pierwotnego zamówienia. Ta funkcjonalność pozwoliła na automatyczną akceptację 70% faktur, co skróciło ogólny czas obiegu dokumentów o połowę”. Hanna Nowak, kierownik działu personalnego: „Zaimplementowany moduł kadrowy dał nam opcję digitalizacji dokumentów pracowniczych. Dodatkowo, dzięki możliwości migracji danych między systemami udało się połączyć 3 istniejące systemy w jeden, co znacznie usprawniło pracę działu kadr. Dzięki możliwości importu czasu pracy z zewnętrznego systemu w końcu wszystkie potrzebne informacje mamy pod ręką w jednym miejscu”.  Jeżeli chcesz zmienić swój biznes tak jak Hotel Crystal Mountain, jeszcze dziś umów się na bezpłatną prezentację online w czasie której nasi konsultanci pokażą, jak enova365 wspiera zarządzanie w turystyce i hotelarstwie.

W branży motoryzacyjnej liczą się czas i dokładność. Opóźnienia w dostawach mogą skutkować utratą klienta, a błędy w realizacji zamówień nadszarpnąć wizerunek firmy. W takich warunkach nowoczesne systemy informatyczne, takie jak ERP czy WMS, stają się nieodzownym narzędziem pracy. Spółka Highway Automotive, zaliczana do grona największych w Polsce dystrybutorów części zamiennych, doskonale zdaje sobie z tego sprawę. Właśnie dlatego już od 15 lat korzysta z rozwiązań oferowanych przez Symfonię.  Dzięki wdrożeniu systemów ERP i WMS udało jej się zyskać lepszą kontrolę nad procesami logistycznymi – od zarządzania magazynem aż po obsługę klienta.  Najważniejsze informacje w skrócie:  W tym case study przedstawiamy przebieg wdrożenia systemu WMS Symfonia Mobilny Magazyn w spółce Highway Automotive, specjalizującej się w produkcji i dystrybucji części do chłodzenia silników i klimatyzacji, działającej na rynku od 2010 roku.  Dotychczasowy sposób zarządzania logistyką magazynową generował wiele problemów, takich jak np. opóźnienia w realizacji dostaw, błędy podczas kompletacji towarów czy trudności w śledzeniu lokalizacji produktów w magazynie.  Odpowiedzią na te wyzwania było wdrożenie systemu WMS Symfonia Mobilny Magazyn, zintegrowanego z wykorzystywanym już w spółce systemem ERP Symfonia Handel.  Najważniejsze efekty, jakie udało się uzyskać dzięki temu wdrożeniu, to m.in.: skrócenie czasu związanego z przyjęciem dostaw i realizacją zamówień, dokładniejsze śledzenie lokalizacji towarów, minimalizacja różnic inwentaryzacyjnych oraz automatyczne generowanie raportów i zestawień dla klientów.     Początek 15-letniej współpracy  Highway Automotive jest dystrybutorem części do chłodzenia silników i klimatyzacji, działającym w kilku europejskich krajach. Historia firmy sięga 2010 roku. Od początku działalności firma korzystała z rozwiązań Symfonii.   Symfonia to nasz pierwszy i jedyny system ERP. Przez te 15 lat rozwijała się razem z nami, wspierając nas w kolejnych etapach działalności: od dystrybucji, przez regenerację, aż po produkcję części. – precyzuje Bogdan Szymanowski, CEO Highway Automotive.   System ERP, wdrożony początkowo z myślą o zarządzaniu podstawowymi procesami biznesowymi, z czasem okazał się być nieocenionym wsparciem w usprawnianiu także bardziej złożonych procesów magazynowych i logistycznych. Dzięki niemu spółce udało się zoptymalizować operacje w obszarze logistyki magazynowej i dystrybucji oraz wprowadzić nowoczesne rozwiązania sprzedażowe, takie jak sklep internetowy i katalog online. Ponadto, znacznie ułatwił komunikację między różnymi działami firmy.  Wyzwanie: usprawnić pracę magazynu za pomocą systemu WMS  W 2017 roku, w wyniku dynamicznego rozwoju spółki Highway Automotive, zaczęły ujawniać się poważne ograniczenia w dotychczasowej organizacji pracy. Ręczne zarządzanie procesami magazynowymi, szczególnie tymi związanymi z przyjęciem dostaw czy przygotowaniem wysyłek, okazało się zbyt czasochłonne, hamując dalszą ekspansję przedsiębiorstwa. System ERP, z którego korzystała firma, w swojej podstawowej funkcjonalności nie oferował bowiem modułu magazynowego. W efekcie kody towarów i lokalizacji musiały być wprowadzane ręcznie. Taka sytuacja skutkowała powstawaniem opóźnień w przyjmowaniu dostaw i realizacji zamówień.  Przeczytaj również: Cyfryzacja magazynu w małych i średnich firmach [WEBINARIUM] Brak automatyzacji w obszarze logistyki magazynowej stwarzał również ryzyko błędów w procesie kompletacji i pakowania wysyłek do klientów. Manualne zarządzanie magazynem mogło bowiem prowadzić do wydawania towarów w niewłaściwej ilości lub takich, które nie zostały zamówione przez klienta. Problem stanowiło także przestrzeganie zasady FIFO, zgodnie z którą zapasy najdłużej składowane w magazynie powinny być wydawane w pierwszej kolejności. Ryzyko pomyłek było szczególnie duże w obliczu stale rosnącej liczby zamówień i ograniczonej możliwości śledzenia lokalizacji produktów. Kierownictwo spółki obawiało się, że z biegiem czasu tego typu problemy mogą stać się przyczyną strat finansowych i utraty zaufania klientów.     Na tym jednak wyzwania w obszarze logistyki magazynowej się nie kończyły. Wiele wyzwań stwarzał również proces związany z przygotowaniem dokumentacji wysyłkowej (tzw. packing list), której wymagali klienci spółki Highway Automotive. Tego typu zestawienia były tworzone do tej pory poprzez ręczne spisywanie zawartości każdej palety i przenoszenie danych do Excela. Taka sytuacja, nie dość, że generowała ryzyko pomyłek, to jeszcze była szczególnie uciążliwa w przypadku obsługi dużych i złożonych zamówień. Wdrożenie systemu WMS w spółce Highway Automotive Aby rozwiązać opisane wyżej problemy w obszarze logistyki magazynowej, spółka Highway Automotive zdecydowała się na wdrożenie systemu do zarządzania magazynem (WMS). Firmie zależało jednak, by nowe rozwiązanie było zintegrowane z wykorzystywanym już systemem ERP. Kilka lat temu Symfonia nie miała jednak takiego produktu w swojej ofercie. W związku z tym, razem z partnerem technologicznym – firmą Eastsoft – Symfonia zdecydowała się na stworzenie systemu WMS praktycznie od podstaw.  Jako dostawca systemu WMS musieliśmy dogłębnie poznać problemy występujące w obszarze procesów magazynowych w firmie Highway. Pracując na magazynie oraz obserwując każdy ruch i każdą pojedynczą operację, udało nam się lepiej zrozumieć, jak funkcjonują poszczególne procesy i w których obszarach występuje najwięcej wąskich gardeł.  Piotr Struczko CEO, Eastsoft Rezultatem tej współpracy było stworzenie innowacyjnego rozwiązania – aplikacji na urządzenia z system Android – Symfonia Mobilny Magazyn. Dzięki niej pracownicy spółki Highway Automotive mogą teraz korzystać z cyfrowej dokumentacji zamiast papierowej. Skanując kody naklejone na opakowaniach, w kilka chwil wprowadzają do systemu ERP dane o przyjęciach i wydaniach towarów. Mogą również z większą dokładnością śledzić ich ruch i lokalizację w magazynie. System WMS Symfonia Mobilny Magazyn znacznie usprawnił także takie procesy, jak przyjęcia, przesunięcia i wydania towarów, zapewniając pełną kontrolę nad stanami magazynowymi. Dawniej wszystko robiliśmy ręcznie – notowaliśmy na kartkach, gdzie leży konkretny towar. Potem ktoś inny musiał te informacje przepisać do systemu. Kiedy każdego dnia takie operacje trzeba wykonać wiele razy, nietrudno o pomyłkę. Teraz wszystko jest inaczej. Dzięki systemowi WMS od Symfonii możemy zeskanować kod towaru i od razu przesłać te dane do systemu. Pozwoliło nam to skrócić czas adresacji dostaw o połowę.  Dariusz Wiechniak Kierownik zmiany w magazynie, Highway Automotive Jak wdrożenie systemu WMS Symfonia Mobilny Magazyn zrewolucjonizowało procesy w magazynie?  System WMS Symfonia Mobilny Magazyn umożliwia pracownikom magazynu szybsze wykonywanie codziennych zadań, takich jak drukowanie etykiet, przyjmowanie dostaw czy wydawanie towarów. Dzięki wbudowanym mechanizmom kontrolnym zapobiega błędnym operacjom – nie można przyjąć ani wydać towaru, którego nie ma w systemie. Dodatkowo, każda wysyłka jest dwukrotnie sprawdzana – podczas pobierania towaru i układania go na palecie. To z kolei pozwala zagwarantować, że do klienta trafi dokładnie to, co zamówił.  Dzięki systemowi WMS od Symfonii generujemy również nowe dokumenty, których wcześniej nie mogliśmy tworzyć, a których wymagają Klienci. Możemy także, bezpośrednio z poziomu Kierownika Logistyki czy Magazynu, a także każdego opiekuna Klienta, śledzić na bieżąco realizację każdego procesu: przyjęcia dostawy, wydania zamówienia, pakowania palet Paweł Łysień Dyrektor operacyjny, Highway Automotive Wdrożenie systemu WMS usprawniło również proces inwentaryzacji. Dziś opiera się ona wyłącznie na elektronicznych dokumentach. System Symfonia Mobilny Magazyn automatycznie tworzy raporty, koryguje stany magazynowe i błędne lokalizacje. Dzięki temu proces jest bardziej efektywny, a wyniki niezwykle dokładne. Minimalne, często zerowe rozbieżności ilościowe, najlepiej potwierdzają skuteczność tego rozwiązania. System Mobilny Magazyn jest dostępny dla każdego pracownika – dokładnie w takim zakresie, jaki jest mu potrzebny. Ponieważ jest on elementem Symfonii ERP Handel, ma identyczny układ graficzny. Dzięki temu każdy użytkownik systemu ERP może z łatwością z niego korzystać.   Elastyczne oprogramowanie kluczem do sukcesu   Inwestycja w nowe technologie przyniosła spółce Highway Automotive i jej klientom wiele korzyści. Dzięki optymalizacji procesów udało się skrócić czas realizacji zamówień i zwiększyć ich dokładność. Klienci doceniają również możliwość śledzenia statusu swoich zamówień oraz pewność, że otrzymają towar na czas i w odpowiedniej ilości. Z kolei pracownicy mogą skupić się na bardziej strategicznych zadaniach, co przełożyło się na wzrost ich satysfakcji z pracy.  Jak zaznacza Paweł Łysień, dyrektor operacyjny Highway Automotive: Nasza organizacja jest stosunkowo mała, ale bardzo dynamicznie się rozwijamy. Staramy się zawsze być jak najbardziej elastyczni wobec naszych klientów i na bieżąco reagować na zmiany i wyzwania. Aby tego dokonać, od systemu ERP oczekujemy, że to on dostosuje się do nas, a nie my do niego. Symfonia daje nam taką szansę – zarówno ERP, jak i system WMS Symfonia Mobilny Magazyn mogą być dostosowywane do danej organizacji, a przy okazji zagwarantować nam pełną zgodność z wymaganiami prawnymi czy podatkowymi. Właśnie dlatego nasza wspólna droga trwa już wiele lat i nie skorzystaliśmy z możliwości wdrożenia innych systemów funkcjonujących w naszej Grupie. Z drugiej strony – możliwości generowania automatycznych raportów i wymiany danych daje naszym Właścicielom ciągły podgląd i pełną transparentność w zakresie działalności naszej spółki.  System WMS skrojony na miarę Twoich potrzeb Chcesz dowiedzieć się więcej na temat tego wdrożenia? Obejrzyj nasze wideo case study na YouTube! Jeśli natomiast Twoja firma mierzy się z podobnymi problemami, skontaktuj się z konsultantami Symfonii i umów się na bezpłatną i niezobowiązującą prezentację systemów Symfonia ERP Handel i Symfonia WMS Mobilny Magazyn. Dzięki temu zyskasz wiedzę na temat ich funkcjonalności oraz możliwości dostosowania do specyfiki procesów w Twojej firmie.    https://youtu.be/qP8abflBKcE  

„Biuro rachunkowe Neofin jest teraz w stanie podjąć się prowadzenia księgowości nawet w najtrudniejszych wypadkach” – mówi Aneta Wojeńska-Hirsz, Wiceprezes Zarządu Neofin. Pozwala na to nie tylko przygotowanie merytoryczne pracowników, automatyzacja, elektroniczny obieg dokumentów i zdalna obsługa, ale także program finansowo-księgowy enova365, w którym można ukształtować procesy pod kątem potrzeb klienta.  Biuro rachunkowe Neofin przed i po wdrożeniu enova365 – najważniejsze fakty Biuro rachunkowe Neofin rozpoczęło działalność w branży usług księgowych w 2014 r. Początkowo współpracowało z firmami z Trójmiasta, by w 2017 r. zaoferować wsparcie biznesom z całej Polski. Obecnie firma księgowa kompleksowo obsługuje w zakresie finansów, księgowości oraz kadr i płac przedsiębiorstwa nie tylko z Gdyni, ale też z Wrocławia, Gdańska, Warszawy, Łodzi czy Szczecina. Są wśród nich nie tylko małe i średnie firmy, ale także: grupy kapitałowe, spółki giełdowe, przedsiębiorstwa mediowe, firmy z branży IT. Innymi słowy, dzięki przygotowaniu merytorycznemu pracowników biura oraz wdrożeniu systemu ERP enova365, który pozwolił na cyfryzację obiegu dokumentów oraz automatyzację procesów księgowych, kadrowo-płacowych i zdalną obsługę spółek, zaufaniem obdarzają Neofin firmy z całej Polski. Klienci chętniej współpracują z biurami rachunkowymi, które wykorzystują nowoczesne systemy zarządzania” – uważa Aneta Wojeńska-Hirsz Wiceprezes Zarządu Neofin Sp. z o.o. Sp. Komandytowa Jakie dokładnie czynności usprawniono i jakie to przyniosło efekty? Wyzwania, które firma Neofin postawiła przed enova365 Przed wdrożeniem systemu enova365 firma korzystała z prostego programu księgowego, który nie miał wielu funkcji, potrzebnych w pracy biura rachunkowego. Nie tylko nie umożliwiał on pracy z klientem na wspólnej bazie danych, co nie pozwalało przejść na elektroniczny obieg dokumentów i nie automatyzował pracy księgowych w wystarczającym stopniu. Nie pozwalał też na całkowicie „zdalną” obsługę klientów. Z drugiej strony, „tradycyjne” metody wykonywania powtarzalnych czynności, takich jak wprowadzanie czy przenoszenie danych, były pracochłonne i obarczone wysokim ryzykiem popełnienia błędu. Co więcej, dostęp klienta do danych wymagał zaangażowania pracowników biura.  Zamiast borykać się z problemami, jakie rodzi manualne wykonywanie wielu czynności i papierowy obieg dokumentów zarząd firmy postanowił wdrożyć nowoczesny program finansowo-księgowy klasy ERP, który byłby na tyle elastyczny, żeby zapewnić stabilność i automatyzację działań we wszystkich obszarach organizacji firmy. Dodatkowym wymaganiem było sprawne przeprowadzenie procesu wdrażania systemu, by zminimalizować straty czasu związane z wprowadzaniem zmiany. Wybór padł na system ERP enova365, a jego wdrożenie przeprowadził Autoryzowany Partner enova365 – firma XLE Systemy Informatyczne.  Jak enova365 wspiera Neofin? System enova365 zaoferował nowe funkcje, które dopasowały się do potrzeb zarządu, pracowników oraz kontrahentów Neofin, usprawniając ich działania i całkowicie zmieniając sposób pracy biura rachunkowego. Po zakończeniu wdrożenia system ERP enova365 wspiera większość procesów biznesowych w biurze rachunkowym. Procesy księgowe i kadrowo-płacowe Zaproponowane rozwiązanie ma charakter kompleksowy – wdrożono moduły księgowe z pełną obsługą księgi handlowej, książki inwentarzowej, ewidencji środków pieniężnych wraz z importem wyciągów bankowych oraz moduł kadrowo-płacowy z rozwiązaniem do rozliczeń delegacji. Wśród udogodnień, jakie wprowadzono, warto wyróżnić indywidualną parametryzację list i formularzy, ustawianie matryc księgowych oraz opcję web service z bankami. Istotnym aspektem były też możliwości i opcje dostępne w module Kadry Płace, pozwalające na szybki i łatwy dostęp do informacji o pracownikach.  Fakturowanie Z kolei, moduł Faktury pomógł usprawnić proces wystawiania dokumentów dla klientów oraz ich ewidencji.  Na podstawie umów abonamentowych klientów biura następuje automatyczne fakturowanie „jednym przyciskiem”.  Obsługa klienta Pulpit Klienta Biura Rachunkowego umożliwił klientom Neofinu dostęp do ich danych księgowych i podatkowych oraz stanu wzajemnych rozliczeń. Zautomatyzowano też powiadomienia związane z rozrachunkami klienta.  Zarządzanie dokumentami Wprowadzony moduł DMS z funkcją OCR (ang. optical character recognition) pozwala na konwersję zeskanowanych dokumentów do formatów edytowalnych, dzięki czemu ręczne zmagania z danymi zostały praktycznie wyeliminowane. Automatyczny jest także obieg dokumentów w module Workflow – dokumenty są elektronicznie przekazywane między pracownikami i klientami, archiwizowane w formie cyfrowej, a postęp realizacji zadań jest łatwy do monitorowania. Jak przebiega elektroniczny obieg dokumentów po wdrożeniu enova365? Neofin zależało na tym, żeby nowy proces obiegu dokumentacji w firmie, wspierany przez enova365, objął wszystkie stanowiska. Tak się stało dzięki rozszerzeniu standardowej funkcjonalności enova365 o zagadnienia związane z digitalizacją, opisywaniem, wprowadzaniem i księgowaniem dokumentów kosztowych. W rezultacie powstało rozwiązanie, które automatycznie: przetwarza wiadomości e-mail z fakturą na dokument w obiegu,  dzięki wykorzystaniu OCR sczytuje dane z dokumentów pdf,  weryfikuje poprawność danych,  przekazuje dokumenty do akceptacji,  przypisuje matrycę księgową,  umożliwia opisanie dokumentu i przekazanie go do działu księgowego,  chroni dokument przed błędami użytkownika,  daje możliwość łatwego włączania kolejnych operatorów systemu do procesu. Jakie rezultaty w firmie Neofin przyniosło wdrożenie enova365? „Samo wdrożenie systemu enova365 przebiegło szybko i sprawnie, zarówno dzięki logicznej budowie enova365, jak i wsparciu technicznemu i szkoleniowemu firmy wdrożeniowej – XLE sp. z o.o. Dystans pracowników, który standardowo pojawia się przy wprowadzaniu zmian, został zminimalizowany, a rozwiązanie zostało przyjęte w kształcie, który może się jeszcze rozwinąć” – wyjaśnia Aneta Wojeńska-Hirsz, Wiceprezes Zarządu Neofin. Przede wszystkim, warto podkreślić, że w efekcie wdrożenia biuro rachunkowe Neofin zyskało system finansowo-księgowy dostosowany do swoich potrzeb. Przełożyło się to na automatyzację wielu czynności, zwiększenie efektywności obiegu dokumentów zarówno w samej firmie, jak i w wymianie z klientami, a tym samym wzrost wydajności i po prostu przyjemności pracy.  Digitalizacja i związane z nią korzyści Przejście na elektroniczny obieg dokumentów (EOD) pozwoliło obniżyć koszty prowadzenia działalności, dzięki oszczędności czasu – wyszukiwarka i filtry ułatwiają dostęp do dokumentów – oraz miejsca – firma minimalizuje liczbę wydruków i nie potrzebuje przestrzeni na archiwizację dokumentów.  Cyfryzacja zwiększyła także bezpieczeństwo przechowywanej dokumentacji, zarówno dzięki możliwości śledzenia wszystkich działań wykonywanych na pliku, jak i kontroli dostępu. Następstwem przejścia na EOD, które ceni Neofin, jest także stały dostęp do pełnej dokumentacji bez względu na miejsce jej utworzenia oraz łatwość w przekazywaniu dokumentów do działu księgowości. Automatyzacja – większa wydajność i eliminacja błędów Dzięki możliwościom systemu enova365 wiele procesów odbywa się automatycznie. Nie ma  potrzeby ręcznego wprowadzania danych, czy też drukowania i przechowywania papierowych wersji dokumentów. Zeskanowane dokumenty w kilka chwil wprowadzane są do systemu enova365, bez konieczności ich ręcznego przepisywania. W sposób automatyczny dokumenty są także przekazywane do akceptacji kolejnej osobie czy przyporządkowywane do określonej matrycy księgowej. Ryzyko wystąpienia błędów i opóźnień zostało zdecydowanie ograniczone.  Zadowoleni klienci Klienci firmy uzyskali dostęp do swoich danych księgowych i podatkowych. Dzięki pracy na wspólnej bazie danych mają poczucie posiadania własnego działu księgowego. Mogą samodzielnie wprowadzać dane, a informacje ze strony biura rachunkowego spływają w czasie rzeczywistym. Dodatkowo połączenie w systemie z bankami eliminuje konieczność logowania na stronę banku, w celu sprawdzenia salda czy dokonania przelewów.  „Konsultanci z firmy XLE Sp. z o.o. przekazali pracownikom firmy Neofin niezbędną wiedzę, potrzebną do najefektywniejszej pracy w enova365, a w przypadku pytań bądź wątpliwości służą pomocą. Zarówno pracownicy firmy Neofin, jak i klienci biura rachunkowego czują się dobrze zaopiekowani, a na podstawie obserwacji systemu i własnych doświadczeń coraz chętniej sięgają po nowoczesne elektroniczne systemy zarządzania” – ocenia Aneta Wojeńska-Hirsz. Biuro rachunkowe Neofin jest teraz w stanie podjąć się prowadzenia księgowości nawet w najtrudniejszych przypadkach, w których program do księgowości musi być specjalnie dopasowany do potrzeb klienta.  „Uważam, że dowodem na to, jak sprawnie działają nasze usługi dzięki enova365 jest to, jak wyglądała nasza praca podczas pandemii COVID-19. Z dnia na dzień kilkudziesięciu pracowników pozostało w domach, bez uszczerbku dla jakości świadczonej usługi” – podsumowuje Aneta Wojeńska-Hirsz.

Wyobraź sobie produkcję wysokiej jakości części dla renomowanych producentów samochodów, takich jak Aston Martin, Audi i McLaren. Jednak gdy jesteś gotowy, aby przenieść swoją działalność na kolejny poziom, okazuje się, że powstrzymują Cię przestarzałe systemy. W takiej właśnie frustrującej sytuacji znalazł się szwedzki producent Setrab. Pomimo zainwestowania czasu i pracy w istniejące systemy, firma rozpoczęła poszukiwania nowego rozwiązania biznesowego. To poszukiwanie ostatecznie doprowadziło ich do partnerstwa z Ariser, zaufanym i doświadczonym partnerem i zaufanym systemem biznesowym, RamBase Cloud ERP. Wyzwanie związane ze zwiększaniem skali i spełnianiem wymagań branży Setrab, rodzinna firma, rozpoczęła swoją podróż od obsługi zróżnicowanej gamy klientów, w tym w branży motoryzacyjnej i wyścigowej, np. w Formule 1 i rajdach samochodowych. Ich efektywność i wydajność w tych obszarach doprowadziła ich do czołówki producentów, zapewniając prestiżowe partnerstwo z renomowanymi markami samochodowymi, takimi jak Aston Martin, Audi, BMW, Ferrari, Lamborghini, McLaren i Mercedes. Odchodząc od przemysłu samochodowego, Setrab z powodzeniem pozycjonuje się jako czołowy producent na rynku europejskim. Gdy Setrab wkroczył na rynek motoryzacyjny OEM (producent oryginalnego wyposażenia) o zaawansowanych możliwościach, napotkał nowy zestaw wyzwań. Złożoność zarządzania projektami rozwojowymi, zapewnienie niezachwianych standardów jakości oraz spełnienie rygorystycznych wymogów dotyczących ochrony środowiska i certyfikacji stawały się coraz bardziej wymagające. Chociaż Setrab przodował w swojej niszy rynkowej, zaspokajając potrzeby mniejszych producentów, stale zmieniający się rynek stanowił przeszkodę w utrzymaniu wzrostu i rentowności. Aby przezwyciężyć te przeszkody, Setrab podjął strategiczne decyzje dotyczące rozszerzenia działalności i ukierunkowania jej na rynek segmentu średnich przedsiębiorstw. W 2019 r. firma przeszła znaczącą transformację dzięki przejęciu przez Yinlun, renomowaną chińską spółkę giełdową z międzynarodową strategią stania się wiodącym dostawcą produktów do chłodzenia silników i skrzyń biegów w branży motoryzacyjnej i pojazdów użytkowych. Będąc własnością Yinlun, Setrab wkroczył w nową erę, wymagającą rozbudowy potencjału rozwojowego i produkcyjnego, aby stać się międzynarodowym dostawcą. Ta podróż transformacyjna pozwoliła firmie Setrab wzmocnić swoją pozycję w branży motoryzacyjnej, ponieważ podjęła wyzwania związane z większymi dostawami i starała się zaspokoić potrzeby międzynarodowych klientów. Przejęcie przez Yinlun podkreśliło wspólną ambicję zdominowania branży, napędzając Setrab do zwiększenia swoich możliwości rozwojowych i produkcyjnych oraz umocnienia swojego statusu kluczowego gracza na globalnym rynku motoryzacyjnym. Rozbudowa systemów W miarę jak Setrab rozszerzał swoją działalność i budował większą fabrykę, przeszedł z produkcji opartej na opłatach na produkcję kontraktową. Zmiana ta ujawniła wady ich obecnego systemu ERP, Concorde, który nie był w stanie skutecznie obsługiwać złożoności produkcji kontraktowej ani dostosowywać się do zmieniających się przepisów podatkowych. Firma Setrab zdała sobie sprawę, że potrzebuje bardziej nowoczesnego, opartego na chmurze rozwiązania ERP, aby wspierać swoją rozwijającą się działalność. Byliśmy zmęczeni inwestowaniem czasu i pieniędzy w system, który stale wymagał aktualizacji. Po prostu nie mieliśmy już na to energii. To, czego naprawdę chcieliśmy, to system, który będzie stale aktualizowany Fredrik Serger Dyrektor zarządu, Setrab Demo, które przypieczętowało umowę Setrab dokonał szczegółowej oceny kilku systemów ERP, w tym SAP, Monitor, Microsoft i RamBase. Ich poszukiwania koncentrowały się na znalezieniu rozwiązania opartego na chmurze z rozbudowanymi funkcjami śledzenia i oferującego doskonałe możliwości planowania. Ponadto niezawodność działania była najważniejsza, aby zapewnić nieprzerwaną produkcję. Podczas przeprowadzania testów Setrab natrafił na RamBase, kompleksowy i specyficzny dla branży system ERP w chmurze, zaprojektowany z myślą o firmach z branży motoryzacyjnej. Wersja demonstracyjna RamBase zaprezentowała doskonałe funkcje zarządzania plikami, płynną integrację dokumentów i wysokiej jakości możliwości zarządzania, dokładnie spełniając wymagania Setrab. Oparty na chmurze charakter RamBase i jego zaangażowanie w ciągłe aktualizacje idealnie pasowały do wizji Setrab dotyczącej przyszłościowego rozwiązania. Współpraca z Ariser zapewniła nam silne partnerstwo. Konsekwentnie okazują swoje zaangażowanie, zapewniając niezachwiane wsparcie, odpowiadając aktywnie na nasze potrzeby i wykazując się uważnym podejściem. Z Ariser czujemy się pewni naszej zdolności do ciągłego wybiegania w przyszłość Fredrik Serger Dyrektor zarządu, Setrab Ściśle współpracując z Setrab, Ariser wykorzystał swoją wiedzę branżową, aby dostosować funkcjonalność RamBase do specyficznych wymagań Setrab. Od optymalizacji planowania i dostaw po spełnianie wymagań dużych producentów OEM, Ariser i RamBase dostarczyły dostosowane rozwiązania, których Setrab potrzebował, aby usprawnić swoje operacje i osiągnąć najwyższą wydajność. W Ariser działamy w branży, więc rozumiemy z własnego doświadczenia, jak kluczowe dla rozwoju biznesu są odpowiednie systemy i partnerstwa. Jesteśmy w tej podróży razem. Nasi zaangażowani konsultanci są dumni z budowania silnego partnerstwa i naprawdę chcemy, aby ta współpraca kwitła. Jesteśmy tutaj, aby wspierać i dopingować naszych klientów na każdym kroku w drodze do ich sukcesu Mikael Wiklund Business Area Manager, Ariser Funkcjonalność dopasowana do branży i innowacje oparte na współpracy Setrab znalazł wielką przewagę w konfiguracji systemu RamBase z wieloma użytkownikami (multi-tenant), która jest powszechnie spotykana w platformach Software as a Service (SaaS), umożliwiając wielu niezależnym użytkownikom lub użytkownikom współdzielenie wspólnej infrastruktury systemowej i zasobów. Ta wspólna platforma sprzyja współpracy i innowacjom wśród firm z tej samej branży, umożliwiając im aktywne kształtowanie rozwoju systemu i przyspieszenie wdrażania specyficznych dla branży funkcjonalności i ulepszeń poprzez wspólne rozwiązywanie wspólnych potrzeb i wyzwań. Dzieląc platformę z innymi firmami z naszej branży, mamy możliwość aktywnego kształtowania rozwoju systemu. Ta współpraca pozwala nam odgrywać istotną rolę w kształtowaniu postępów w naszej branży i zapewnianiu, że nasze potrzeby są zaspokajane Fredrik Serger Dyrektor zarządu, Setrab Budowanie silnego fundamentu na przyszłość Z RamBase i Ariser u boku, Setrab przeszedł znaczącą transformację w swoich działaniach. Firma zyskała wgląd w swoje procesy w czasie rzeczywistym, usprawniła planowanie materiałów i produkcji oraz spełniła rygorystyczne wymagania branży motoryzacyjnej. Zdolność Setrab do szybkiego dostarczania niestandardowych, wysokiej jakości rozwiązań po konkurencyjnych kosztach jeszcze bardziej umocniła ich pozycję jako zaufanego dostawcy dla światowych gigantów motoryzacyjnych. Podróż Setrab z RamBase i Ariser jest przykładem siły rozwiązań ERP dostosowanych do branży i strategicznych partnerstw. Teraz, gotowy do dalszego rozwoju, Setrab jest gotowy do jeszcze większego zwiększenia skali swojej działalności poprzez uruchomienie drugiego zakładu w Polsce, dedykowanego wyłącznie do obsługi czołowego amerykańskiego producenta pojazdów elektrycznych. Przyjmując innowacje, wykorzystując możliwości RamBase i korzystając z doświadczenia Ariser w branży motoryzacyjnej, Setrab osiągnął doskonałość operacyjną, skalowalność i zadowolenie klientów. Setrab nadal rozwija się w branży motoryzacyjnej, pewnie rozwijając swoją działalność dzięki wsparciu RamBase i Ariser.

 System Teta ERP już od kilku lat wspomaga sprawne zarządzanie firmą SOT. Wraz ze zmieniającymi się w czasie potrzebami przedsiębiorstwa, dostosowywane są różne obszary systemu, przybywa też nowych funkcji jak np. narzędzia do analityki biznesowej. Poznaj naszego klintaSpółdzielnia Obrotu Towarowego Przemysłu Mleczarskiego (SOT) z Białegostoku od blisko 25 lat działa w branży FMCG specjalizując się w hurtowej sprzedaży produktów mleczarskich i spożywczych. SOT posiada dziesięć hurtowni rozmieszczonych w Białymstoku, Szczecinie, Nowej Soli, Sosnowcu, Chorzowie, Wrocławiu, Poznaniu, Krakowie, Kielcach i Malborku. Są to nowoczesne centra dystrybucyjne o łącznej powierzchni magazynowej ponad 30.000 m., z których towar trafia do klientów w całym kraju. W coraz bardziej złożonej branży FMCG przewaga konkurencyjna w dużym stopniu zależy od efektywnego łańcucha dostaw. Jednak w tak dużej firmie jak SOT, trudno koordynować ten obszar bez wsparcia zintegrowanego oprogramowania do zarządzania, dlatego w 2005 roku podjęto decyzję o wdrożeniu systemu Unit4 Polska, klasy ERP  Wraz z rozwojem firmy potrzebowaliśmy sytemu, który pozwoli nam dostosować się do wymagań rynku oraz potrzeb klienta. Kolejnym ważnym argumentem była konieczność analizowania większej liczby danych do bieżącego śledzenia zachowań klienta, potrzebowaliśmy też ciągłej analizy sprzedaży i kosztów  Marcin Jankowski Dyrektor Działu IT , SOT  System dostosowany do potrzeb W celu ułatwienia pracy terenowym przedstawicielom handlowym, zakupiony został dodatkowo moduł, oferowany przez Unit4 Polska, obsługujący sprzedaż mobilną. W 2014 roku system Teta ERP został uzupełniony o rozwiązanie klasy Business Intelligence, a od pół roku firma używa także systemu Teta MSM (Mobilny System Magazynowy, klasy WMS). Wszystkie jednostkifirmy posługują się tym samym oprogramowaniem, według ustalonych ścieżek dla danego procesu biznesowego. Uprawnienia do zarządzania kartoteką kontrahentów i indeksów posiadają użytkownicy w centrali w Białymstoku. Lokalne oddziały natomiast same kontrolują swoją działalność i ewidencjonują. Tak samo dane pochodzące z obszaru back office (kadrowo-płacowe, finansowe) spływają z rozproszonych jednostek do centrali, która obsługuje je kompleksowo z wykorzystaniem modułów systemu Teta ERP.  W ciągu pięciu lat od uruchomienia, system Teta ERP przeszedł szereg mniejszych i większych kastomizacji, związanych zarówno z rozwojem organizacji, nowymi potrzebami, jak i nowościami technologicznymi. Większość zmian miała na celu optymalizację kosztową, automatyzację oraz ułatwienie i usprawnienie zarządzania przedsiębiorstwem.  System był także na bieżąco integrowany z nowymi rozwiązaniami, które w międzyczasie pojawiły się w SOT. Wprowadzono ulepszenia w obszarze logistyki, w szczególności w obszarze sprzedaży i zakupu, tak aby system Teta ERP, w jeszcze większym stopniu, pozwalał automatyzować procesy i np. w łatwy sposób kontrolować i zmieniać ceny sprzedaży, wspomagać promocje czy rozliczać i automatycznie kontrolować stan opakowań.  Proces zamówień z sieci handlowych został w pełni zautomatyzowany (firma współpracuje z największymi sieciami handlowymi w Polsce). Dziennie automatycznie wpływa do systemu Teta ERP kilka tysięcy zamówień, a ilość pozycji często przekracza 100 tys., co bez nowoczesnego narzędzia, w postaci zintegrowanego systemu ERP, byłoby niemożliwe do obsłużenia. Istotne z punktu widzenia bieżącej i przyszłej działalności firmy, było również wdrożenie elektronicznego obiegu dokumentów sprzedażowych wraz z modułem EDI.  Duży nacisk kładziemy na e-dokumenty (zamówienia, faktury), bowiem dziś każda większa sieć handlowa wymaga od nas faktur EDI (Electronic Data Interchange). Obecnie jedna czwarta wszystkich zamówień wpływa do nas poprzez systemy elektroniczne (eHurtownia, EDI). A jeszcze w tym półroczu uruchomimy elektroniczne faktury zakupu od naszych dostawców towaru Marcin Jankowski Dyrektor Działu IT , SOT W SOT zamówienia sprzedaży, w postaci plików xml, pochodzą z różnych źródeł: od przedstawicieli handlowych (własnych oraz partnerów), bezpośrednio od odbiorców np. sieci handlowych, przyjmowane są telefonicznie i te zamówienia bezpośrednio wprowadzane są w systemie Teta ERP oraz w tej chwili z systemu eHurtowania od Infinite – partnera firmy Unit4 Polska. W przypadku plików xml oraz systemów wspomagających sprzedaż (w tym również system partnerski Infinite) import danych odbywa się przez mechanizmy dostępne w Teta ERP. Dzięki elastyczności narzędzia, w trakcie wdrożenia importy były wykonane przez firmę Unit4 Polska. Natomiast kolejne dostosowania, w przypadku kiedy pojawił się nowy format pliku lub nowy system (eHurtownia) SOT wykonywał w 95% we własnym zakresie. Świadczy to o tym, że system Teta ERP daje niemal nieograniczone możliwości dostosowania procesów do własnych potrzeb.  Firma pracująca na początku na bazie danych w wersji Oracle Standard Edition, po czterech latach przeszła na wersję Oracle Enterprise. Rosnące wymagania dotyczące ilości przetwarzanych danych, wygenerowały potrzebę wdrożenia w systemie Teta ERP modułu Archiwum. Nowy moduł został stworzony w celu zwiększenia wydajności systemu, dzięki czemu historyczne dokumenty przenoszone są do archiwum, jednak w razie konieczności użytkownik w każdej chwili może sięgnąć do danych i np. wykonać analizę czy korygować dokument. Zmianie na lepsze uległ także obszar związany z pracą mobilną.  Obecnie mobilność w SOT ma bardzo szeroki zasięg. Wdrożona infrastruktura IT pozwala na zdalną pracę nie tylko przedstawicielom handlowym, ale także każdy menedżer może połączyć się przez VPN z firmowa siecią i niezależnie od tego czy przebywa w domu czy w delegacji, na bieżąco sprawdzać co się dzieje na jego “podwórku” i odpowiednio szybko reagować na wszelkie incydenty.  Analityka – fundament konkurencyjności  Od momentu wdrożenia systemu Teta ERP, w SOT niemal trzykrotnie zwiększył się wolumen sprzedaży. Co roku firma wystawia około 750 000 faktur, co przekłada się na 20 mln rekordów w systemie oraz ponad 1 mln dokumentów magazynowych, co daje kolejnych 25 mln rekordów. Rosnąca ilość danych zmotywowała SOT do wzbogacenia środowiska IT o ważny element, jakim jest system klasy Business Intelligence. Z systemu korzystają wszyscy przedstawiciele handlowi tj. 60 pracowników. Obecnie działy handlowe mają dostęp do aktualnych danych analitycznych, które są uaktualniane nocą z systemu transakcyjnego Teta ERP, dzięki czemu mogą lepiej dostosowywać swoje strategie sprzedażowe m.in. system na bieżąco estymuje kwoty rabatów i ustala wartość marży z ich uwzględnieniem, na koniec dnia. Skutkuje to tym, że działy handlowe otrzymują informacje o kształtowaniu się wartości marży, bardzo zbliżonej do uzyskanej marży rzeczywistej. Rozbudowanie systemu ERP o oprogramowanie analityczne, jest też świetną inwestycją w przyszłość całego zakładu. Rynek mleka i produktów mlecznych w Polsce rozwija się bardzo dynamicznie, a wraz z 1 kwietnia 2015 roku, kiedy przestanie obowiązywać w UE kwotowanie produkcji mleka, dynamika ta może się jeszcze zwiększyć. Tendencje wzrostowe mogą generować potrzebę szybszego analizowania, zarówno własnych działań, jak i otoczenia rynkowego.

Branża kolejowa, ze względu na swoją specyfikę i złożoność, wymaga zaawansowanych narzędzi zarządczych. Systemy ERP (Enterprise Resource Planning) odgrywają kluczową rolę w optymalizacji i integracji różnych procesów biznesowych w przedsiębiorstwach kolejowych. Jednym z najbardziej efektywnych systemów ERP dostosowanych do potrzeb tej branży jest IFS Applications™ 10. Specyfika branży kolejowej Branża kolejowa to nie tylko tory, pociągi i stacje, ale także skomplikowane systemy sygnalizacji, oświetlenia, telekomunikacji i wiele innych elementów, które muszą działać w harmonii, aby zapewnić bezpieczny i efektywny transport. Dodatkowo, przedsiębiorstwa kolejowe muszą zarządzać zasobami ludzkimi, finansami, projektami oraz utrzymaniem i konserwacją infrastruktury. Wszystko to sprawia, że potrzebują one zaawansowanego systemu ERP, który pomoże im w zarządzaniu tymi złożonymi procesami. IFS Applications™ 10 w firmie Torpol Przykładem skutecznego wdrożenia systemu ERP w branży kolejowej jest firma Torpol S.A., która od ponad 25 lat działa na polskim rynku. Specjalizuje się ona w kompleksowej realizacji obiektów transportowych, takich jak trasy kolejowe, stacje, tory tramwajowe i konstrukcje inżynierskie. W celu wsparcia rozwoju i zwiększenia efektywności operacyjnej, Torpol zdecydował się na wdrożenie systemu IFS Applications™ 10. Wybór ten był podyktowany elastycznością systemu oraz jego dopasowaniem do specyfiki sektora. Głównym celem projektu było uruchomienie zintegrowanego systemu obejmującego wszystkie najważniejsze procesy naszej działalności. Kluczowe obszary: finanse, kadry i płace, zaopatrzenie i magazyn, remonty i zarządzanie projektami są teraz obsługiwane w jednym systemie. Marcin Zachariasz Wiceprezes Zarządu ds. Finansów, Torpol S. A. Rola InfoConsulting we wdrożeniu Kluczem do sukcesu wdrożenia systemu ERP w firmie Torpol była rola firmy InfoConsulting. Jako doświadczony partner w zakresie wdrażania systemów ERP, InfoConsulting przeprowadził kompleksową analizę przedwdrożeniową, skupiając się na specyficznych cechach branży kolejowej. Dzięki temu, system został dostosowany do indywidualnych potrzeb firmy Torpol, co pozwoliło na jego skuteczne wdrożenie w krótkim czasie. Eksperci InfoConsulting profesjonalnie i z pełnym zaangażowaniem przeprowadzili wdrożenie systemu IFS, dlatego też zdecydowaliśmy się na dalszą współpracę w obszarze serwisu. Marcin Zachariasz Wiceprezes Zarządu ds. Finansów, Torpol S. A. Wzrost efektywności firmy Torpol Konsultanci firmy InfoConsulting udowodnili, że są specjalistami w zakresie wdrażania systemów ERP dla branży kolejowej. Ich doświadczenie, wiedza i indywidualne podejście do klienta sprawiają, że są oni w stanie dostarczyć rozwiązania dostosowane do specyfiki każdego przedsiębiorstwa w tej branży. Wdrożenie systemu ERP miało znaczący wpływ na wartość akcji firmy Torpol. W marcu 2019 roku, kiedy projekt został zainicjowany, cena akcji firmy wynosiła około 6 zł. Po zakończeniu projektu w 2023 roku cena akcji wzrosła do ponad 15 zł, co stanowi imponujący wzrost o ponad 150%. Taki znaczący wzrost wartości akcji świadczy o tym, że inwestycje w zaawansowane systemy ERP, takie jak ten wdrożony przez Torpol, przynoszą długofalowe korzyści. Optymalizacja procesów, lepsza integracja działów i efektywniejsze zarządzanie zasobami to tylko niektóre z korzyści płynących z wdrożenia systemu ERP. Dla firm takich jak Torpol, które działają w skomplikowanym i dynamicznym środowisku branży kolejowej, takie inwestycje są kluczem do trwałego sukcesu i wzrostu wartości dla akcjonariuszy. Podsumowanie Podsumowując, systemy ERP są niezbędne dla efektywnego zarządzania przedsiębiorstwami w branży kolejowej. Dzięki firmom takim jak InfoConsulting, przedsiębiorstwa kolejowe mogą liczyć na skuteczne wdrożenie tych narzędzi, które są odpowiednio dostosowane do ich indywidualnych potrzeb.