Wyróżnić można co najmniej kilka najczęstszych czynników wpływających na odwlekanie podjęcia decyzji o wyborze i wdrożeniu systemu ERP. Zebraliśmy i przeanalizowaliśmy je poniżej, wraz z przedstawieniem punktu widzenia Monitora ERP. Następnie w tabeli przedstawiliśmy skutki zwlekania z decyzyjnością, zestawiając i porównując je z korzyściami płynącymi z wdrożenia.
1) Koszty wdrożenia: Wdrożenie systemu ERP zawsze wiąże się z wysokimi kosztami początkowymi, obejmującymi m.in. zakup systemu i licencji, sprzętu, zapewnieniem szkoleń i wsparcie technicznego. Dla wielu firm, zwłaszcza z sektora małych i średnich przedsiębiorstw, bariera finansowa może być bardzo istotna.
- Wskazówka Monitora ERP: Projekt wdrożenia i rozpoczęcia korzystania z systemu ERP rzeczywiście zawsze wiąże się z poniesieniem pewnych wydatków, jednak wbrew powszechnie panującej opinii, wcale nie muszą być one przytłaczająco duże. Być może patrząc przez pryzmat największych i najbardziej rozpoznawalnych z dostępnych systemów ERP, wydaje się, że koszt takiego rozwiązania jest ogromny, lecz wcale nie musi tak być. Monitor ERP oferuje szereg możliwości licencyjnych dla użytkowników i modeli płatności oraz dostosowuje do specyficznych wymagań Twojej firmy, dzięki czemu nie ma potrzeby płatności za to, co w rzeczywistości nie jest potrzebne.
2) Zmiany organizacyjne: Rozpoczęcie korzystania z systemu ERP wymaga pewnych zmian w firmie i jej organizacji, w tym w procesach biznesowych czy strukturze zarządzania. Wiele przedsiębiorstw obawia się więc zakłóceń w codziennych operacjach oraz oporu ze strony pracowników, którzy mogą niechętnie i nieprzychylnie podchodzić do nowego systemu i zmian.
- Wskazówka Monitora ERP: Z założenia, system ERP przynieść ma korzyść, a nie stratę. Wszelkie konieczne zmiany, należy więc uznać jedynie za pewien etap w drodze do końcowego sukcesu. Rzeczowe przeanalizowanie aktualnych struktur i procesów oraz wsłuchanie się w potrzeby pracowników, pozwoli jeszcze lepiej przygotować się do projektu wdrożenia systemu ERP i prawidłowego jego przeprowadzenia.
3) Czasochłonność: Wdrożenie systemu ERP i rozpoczęcie pracy może być czasochłonnym procesem, który rozciągać się może nawet do kilku miesięcy, w zależności od wielkości przedsiębiorstwa, skali i złożoności projektu. Firmy obawiają się, że tak długi czas wpłynie na ich bieżącą działalność i procesy.
- Wskazówka Monitora ERP: Oczywiście ile przedsiębiorstw, tyle rożnych zakresów czasowych potrzebnych na wdrożenie. W przypadku Monitora ERP, zwrócić uwagę jednak na jego standardowość – a więc między innymi szybką gotowość do rozpoczęcia pracy i optymalizację pod kątem firm produkcyjnych. Ze względu na brak konieczności kosztownych i czasochłonnych adaptacji lub dostosowań, wdrożenie może przebiegać bardzo płynnie i szybko, nie zaburzając codziennych procesów.
4) Złożoność wyboru: Rynek systemów ERP jest dziś bardzo zróżnicowany, a wybór odpowiedniego systemu wymaga dogłębnej analizy potrzeb firmy oraz zapoznania się z ofertami różnych dostawców i dostępnych w ich systemach funkcjonalności. Decyzja jest więc trudna i wymaga zaangażowania zasobów ludzkich i czasowych w proces selekcji.
- Wskazówka Monitora ERP: Dokładna analiza potrzeb i określenie wymagań od systemu to podstawa. Monitor ERP od ponad 50 lat skupia się w tym przypadku wyłącznie na firmach produkcyjnych, a nasz system rozwijany jest w ścisłej współpracy z takimi przedsiębiorstwami. Na podstawie dotychczasowych doświadczeń, można więc z dużą pewnością stwierdzić, że spełni oczekiwania każdej firmy produkcyjnej.
5) Ryzyko niepowodzenia: Istnieje ryzyko, że wdrożenie ERP nie przyniesie zamierzonych i oczekiwanych korzyści, opóźni się w czasie lub przekroczy budżet. Takie ryzyko może zniechęcać firmy do podjęcia decyzji o inwestycji.
- Wskazówka Monitora ERP: Jako producent systemu ERP dedykowanego przedsiębiorstwom produkcyjnym, od wielu lat skupiamy się na tym by zadowolenie naszych klientów było możliwie najwyższe, a spełnienie ich potrzeb stanowi dla nas priorytet. Dlatego wiemy, że w fazie przygotowań, należy dokładnie sprecyzować wszystkie kluczowe aspekty, takie jak ramy czasowe i budżetowe oraz dokładne wymagania i KPI, tak aby uniknąć nieporozumień. O opiniach użytkowników Monitora i satysfakcji z jego użytkowania, przeczytasz więcej tutaj.
6) Brak zasobów i kompetencji: Wdrożenie systemu ERP wymaga zaangażowania doświadczonych specjalistów zarówno w samym przedsiębiorstwie, jak i konsultantów z firmy wdrażającej. Zainteresowani mogą nie posiadać odpowiednich zasobów i kompetencji do zarządzania takim projektem i prawidłowego przeprowadzenia go.
- Wskazówka Monitora ERP: Posiadając tak długie doświadczenie w branży produkcyjnej, doskonale zdajemy sobie sprawę z wyzwań jakie stoją przed firmami i dotyczą ich zasobów oraz kompetencji. Dlatego zawsze służymy pomocą i fachową poradą, a nasi konsultanci pozostają do dyspozycji nie tylko na etapie planowania projektu i wdrożenia systemu, ale również podczas codziennej pracy z nim, a nasz Dział Wsparcia zawsze jest do dyspozycji. Ponadto w celu odpowiedniego przeszkolenia użytkowników Monitora, stworzyliśmy naszą własną platformę e-learningową Monitor Academy. Co najważniejsze, jako Monitor ERP jesteśmy producentem naszego systemu i wszystkie procesy towarzyszące projektowi i opiece powdrożeniowej, realizowane są przez nas samych.
7) Priorytety biznesowe: Często inne projekty, inicjatywy biznesowe czy codzienne operacje mają wyższy priorytet, niż projekt wdrożeniowy systemu ERP. Firmy odwlekają więc decyzję, koncentrując się na bardziej pilnych potrzebach operacyjnych czy strategicznych.
- Wskazówka Monitora ERP: System ERP jest kluczem i koniecznością do prawidłowego funkcjonowania firmy produkcyjnej. Nie należy więc odwlekać w czasie decyzji o jego wdrożeniu, ponieważ wiele aspektów przedsiębiorstwa może nie funkcjonować tak jak powinno, co obrazuje tabela umieszczona w poniższej części tego artykułu. Posiadanie i codzienna praca z właściwie dobranym systemem ERP sama w sobie powinna stanowić najwyższy priorytet.
8) Obawy przed technologią: Niektóre firmy mogą przejawiać obawy związane z zaufaniem nowym technologiom – zwłaszcza jeśli dotychczas korzystały z bardziej tradycyjnych metod zarządzania. Strach przed nieznanym, brak odpowiedniej wiedzy, świadomości i zaufania do nowych systemów, może skutecznie powstrzymywać przed podjęciem decyzji.
- Wskazówka Monitora ERP: Cyfryzacja, automatyzacja i robotyzacja towarzyszą nam na każdym kroku i w niemal każdej dziedzinie życia. Nie inaczej jest w przypadku produkcji i procesów biznesowych. W dobie Przemysłu 5.0 niemal niemożliwym jest prawidłowe prowadzenie działalności bez wsparcia systemu ERP. Wiedząc jednak, że wciąż wiele firm może nie być tego świadomym, stworzyliśmy kompletną bazę wiedzy o tym czym jest system ERP i jakie są jego zadania.
9) Zmiany procesów: Wdrożenie systemu ERP często wymaga przemyślenia i przebudowy, a co za tym idzie zmian w istniejących procesach biznesowych. Firmy mogą obawiać się, że zmiany te będą zbyt radykalne lub trudne do przeprowadzania, z uwagi na przywiązanie do ugruntowanych metod.
- Wskazówka Monitora ERP: Nadrzędnym celem systemu ERP jest optymalizacja procesów firmowych i biznesowych, a nie ich zaburzenie. Nawet jeśli przedsiębiorstwo wraz z wdrożeniem systemu ERP wymagać będzie restrukturyzacji pewnych procesów, z pewnością wpłyną one pozytywnie na końcowe funkcjonowanie firmy oraz jej rentowność, a w prawidłowym przejściu przez taki projekt, pomogą nasi konsultanci.
10) Dotychczasowe systemy: Firmy często mogą być przywiązane do posiadanych systemów i rozwiązań IT, które pomimo mniejszej efektywności, są dobrze znane i sprawdzone. Zmiana na nowy system ERP wiąże się z porzuceniem starych przyzwyczajeń, co może być postrzegane jako ryzykowne.
- Wskazówka Monitora ERP: To naturalne, że przyzwyczajamy się do pewnych schematów działań i czujemy się z nimi bezpiecznie. Nie znaczy to jednak, że aktualny stan rzeczy jest najlepszym z możliwych. Wiele firm często nie zdaje sobie sprawy z tego, że obecnie używane przez nie programy nie spełniają ich rzeczywistych oczekiwań i ślepo podążają za kolejnymi aktualizacjami czy licznymi dostosowaniami. W takim przypadku warto zastanowić się, czy obecnie używane rozwiązania w rzeczywistości koncentrują się na podstawie działalności firmy – czyli produkcji.
