Artykuły

Wdrożenie nowego systemu ERP, takiego jak Microsoft Dynamics 365, to z jednej strony duży projekt i dodatkowy nakład pracy, szczególnie dla działu księgowego i finansowego. Z drugiej jednak – to również szansa na automatyzację powtarzalnych procesów, poprawę spójności danych i oszczędność czasu w dłuższej perspektywie. Dlatego już od pierwszych etapów projektu warto akcentować realne korzyści, jakie nowe narzędzia przyniosą zespołowi. Poniżej przedstawiam dwa praktyczne przykłady funkcjonalności, które – z mojego doświadczenia – znacząco wspierają codzienną pracę księgowości: Automatyczne przeksięgowanie podatku VAT W wielu organizacjach księgowi po wygenerowaniu pliku JPK_V7M dokonują ręcznego przeksięgowania podatku należnego i naliczonego na konto podatku do rozliczenia. W skrócie uzgadniają saldo konta VAT z deklaracją VAT. W D365, przy zastosowaniu odpowiedniej parametryzacji, możliwe jest: automatyczne przeksięgowanie transakcji z kont VAT sprzedaży i zakupów na konto rozliczeniowe VAT, wskazanie konta urzędu skarbowego jako kontrahenta dla zaksięgowania zobowiązania/należności z tytułu podatku VAT, inicjowanie księgowania przez użytkownika – proces kontrolowany i automatyczny, zgodność salda konta rozliczeniowego z kwotą wykazaną w deklaracji, księgowanie zaokrągleń zgodnie z przepisami, możliwość księgowania korekt dla wskazanego okresu w VAT. Korzyści dla zespołu to oszczędność czasu (brak potrzeby ręcznego księgowania),zmniejszenie ryzyka błędów w ewidencji oraz spójność danych i zgodność z wymaganiami raportowymi. Wycena bilansowa należności i zobowiązań na koniec okresu D365 oferuje rozbudowaną funkcję bilansowej wyceny walutowej, która umożliwia: automatyczną wycenę otwartych pozycji (należności i zobowiązań) wg kursu NBP, przygotowanie raportu wstępnego przed zaksięgowaniem – możliwość weryfikacji danych i kursów walut, elastyczne parametryzowanie zakresu wyceny jak wybór konkretnej waluty lub wszystkich walut, wybór dat księgowania i daty kursu czy wybór kontrahentów, automatyczne odwrócenie wyceny w kolejnym miesiącu lub kontynuacja wyceny w kolejnym okresie, księgowanie zrealizowanych różnic kursowych przy rozliczeniu pozycji z płatnością z jednoczesnym wyksięgowaniem wyceny bilansowej, prezentacja wyników księgowania per transakcja dostawcy / odbiorcy. Korzyści dla zespołu to zgodność z przepisami ustawy, elastyczność i kontrola nad parametrami wyceny, a także automatyzacja z możliwością ręcznego nadzoru – idealny balans. Podsumowanie Z perspektywy działu księgowego system D365, wzbogacony o funkcje lokalizacji polskiej, to nie tylko nowe narzędzie – to szansa na automatyzację, poprawę jakości danych i ograniczenie ryzyka błędów. Warto od początku projektu wdrożeniowego pokazywać księgowym konkretne funkcjonalności, które odpowiadają na ich codzienne potrzeby.

Kontynuując temat najlepszych praktyk w zakresie wdrażania polskiej lokalizacji w Microsoft Dynamics 365 i dostosowania jej do wymagań grupy kapitałowej, tym razem skupiamy się na bilansie otwarcia. To nie tylko kwestia techniczna, ale też kluczowy element zapewniający ciągłość procesów biznesowych i zgodność z lokalnymi przepisami rachunkowymi oraz podatkowymi. Znaczenie analizy danych dla bilansu otwarcia Bilans otwarcia to coś więcej niż tylko zestawienie sald. To fundament, który umożliwia prawidłowe działanie procesów operacyjnych i finansowych w nowym systemie. Dlatego, analiza danych dla bilansu otwarcia powinna być przeprowadzona z uwzględnieniem wymogów polskiego prawa rachunkowego i podatkowego. Warto stworzyć listę wymagań lokalnych, która pozwoli: zweryfikować kompletność danych, określić, które z nich są dostępne w standardzie systemu, wskazać, gdzie konieczne będą modyfikacje lub rozwiązania niestandardowe. Przykładowe wymaganie – faktura korygująca do faktury sprzedaży z poprzedniego systemu W D365 możliwe jest wystawienie korekty do faktury sprzedaży zaksięgowanej w systemie, ponieważ system zachowuje relację między dokumentami, co pozwala na poprawną prezentację na wydruku między innymi numeru i daty sprzedaży faktury korygowanej. Problem pojawia się, gdy trzeba wystawić fakturę korygującą do faktury wystawionej w poprzednim systemie księgowym. Nasze rekomendacje to: Bilans otwarcia powinien zawierać otwarte pozycje należności, niemniej pomijamy szczegółową prezentację wszystkich danych dla faktur sprzedaży. To jest bardzo czasochłonny proces. Aby umożliwić korekty do takich pozycji, warto wdrożyć modyfikację systemu, która: pozwala użytkownikowi wprowadzić dane faktury historycznej ręcznie, może być rozbudowana o import danych z poprzedniego systemu, jeśli liczba takich przypadków jest znaczna. Decyzja o poziomie zaawansowania rozwiązania Na etapie analizy warto zebrać dane o: liczbie wystawianych faktur korygujących, częstotliwości ich występowania, rodzajach faktur korygujących. To pomoże podjąć decyzję, czy wystarczy prosta modyfikacja, czy potrzebne jest bardziej zaawansowane rozwiązanie. Pamiętajcie również o zasadzie dla transakcji rzadkich i niskowartościowych, które również podlegają obowiązkom ewidencyjnym i podatkowym. Zbyt często bilans otwarcia traktowany jest jako „koniec” migracji danych. Tymczasem to także początek kontynuacji procesów w systemie. Pominięcie niektórych danych skutkuje błędami po uruchomieniu systemu (go-live). Przykłady obszarów wymagających uwzględnienia w analizie bilansu otwarcia Korekty JPK_V7 dotyczące okresów z poprzedniego systemu. Wycena walutowa dla otwartych transakcji odbiorców i dostawców. Wycena walutowa transakcji bankowych i kasowych. Dane wymagane do rozliczenia Ulgi na złe długi. Informacje wymagane do stosowania mechanizmu podzielonej płatności (split payment). Podatek VAT do rozliczenia w przyszłych okresach rozliczeniowych. Podsumowanie dobrych praktyk dla bilansu otwarcia Analiza bilansu otwarcia jako kontynuacji procesów biznesowych, a nie tylko jako prezentacja salda na kontach, jest kluczowa. Analiza to nie strata czasu, ale inwestycja, która zwraca się na dalszych etapach projektu. Kluczowa jest wiedza i doświadczenie zespołu w zakresie działania systemu D365 dla polskiej lokalizacji, aby właściwie zaprojektować dalsze prace wdrożeniowe – w tym listę planowanych modyfikacji. Proces wdrożenia modyfikacji wymaga spójności rozwiązań w systemie, dlatego zadbajcie o udział Architekta systemu. Angażujcie użytkowników, bo ich wiedza i doświadczenie jest kluczowe dla analizy procesów w waszej firmie. Życzymy sukcesu w realizacji projektu.

Wdrożenie systemu ERP, takiego jak Microsoft Dynamics 365, to dla wielu firm krok milowy – decyzja otwierająca drzwi do optymalizacji procesów, lepszej analizy danych i efektywniejszego zarządzania. To inwestycja, która ma przynieść wymierne korzyści. Jednak, jak każdy złożony projekt, niesie ze sobą ryzyko potknięć. Doświadczenie pokazuje, że pewne błędy powtarzają się z zaskakującą regularnością, niezależnie od branży czy wielkości organizacji. Zrozumienie tych pułapek to pierwszy krok do ich uniknięcia. W INLOGICA, przez ponad dwie dekady wspierania firm we wdrożeniach Microsoft Dynamics 365/AX, mieliśmy okazję obserwować setki projektów. Ta perspektywa pozwoliła nam zidentyfikować newralgiczne punkty, które często decydują o powodzeniu lub porażce. Dziś przyjrzymy się dwóm z nich – fundamentalnym kwestiom, które, jeśli zostaną zbagatelizowane, mogą wygenerować lawinę problemów. Pułapka nr 1: Brak solidnego harmonogramu – dryfowanie zamiast nawigacji Wyobraźmy sobie budowę domu bez szczegółowego projektu i harmonogramu prac. Brzmi ryzykownie, prawda? Podobnie jest z wdrożeniem systemu ERP. Ramowy, ale przemyślany harmonogram to absolutna podstawa, pozwalająca kontrolować budżet, przebieg prac i finalnie – ich sukces. Niestety, często zdarza się, że firmy podchodzą do tego etapu zbyt pobieżnie. Czym grozi brak lub niedopracowanie harmonogramu? Utrata kontroli nad budżetem: Bez jasno określonych etapów i terminów, koszty mogą zacząć niekontrolowanie rosnąć. Każde opóźnienie, każda nieprzewidziana praca generuje dodatkowe wydatki. Chaos organizacyjny: Brak klarownego planu utrudnia przypisanie odpowiedzialności, koordynację działań różnych zespołów (zarówno po stronie klienta, jak i dostawcy) oraz efektywne zarządzanie zasobami. Nierealistyczne oczekiwania: Niejasno określone ramy czasowe prowadzą do frustracji i nieporozumień. Zespół może czuć presję nierealnych terminów, co negatywnie wpływa na jakość pracy. Trudności w monitorowaniu postępów: Jak mierzyć postęp, skoro nie ma jasno zdefiniowanych kamieni milowych? Regularne sprawdzanie, czy projekt idzie zgodnie z planem, staje się niemożliwe lub bardzo utrudnione. Nasza rada: Planuj ramowo, ale konkretnie. Nawet jeśli szczegółowy harmonogram jest czasochłonny, jego brak jest znacznie bardziej kosztowny. Co więcej, harmonogram powinien być tworzony wspólnie przez wykonawcę i klienta. Kluczowe jest również uwzględnienie „czynnika ludzkiego” – urlopów, potencjalnych nieobecności – oraz założenie pewnego bufora czasowego. Pamiętajcie, że dobry harmonogram to żywy dokument, który można zwinnie korygować w miarę postępu prac, ale zawsze w oparciu o świadome decyzje. Pułapka nr 2: „A może jeszcze to…” – czyli nadprogramowa kreatywność i jej skutki Proces wdrożenia systemu ERP to często moment, w którym pojawia się wiele pomysłów na usprawnienia. To naturalne. Problem zaczyna się wtedy, gdy pierwotnie ustalony zakres projektu zaczyna niekontrolowanie puchnąć od tzw. „zachcianek” – funkcjonalności, które „fajnie byłoby mieć”, ale niekoniecznie są kluczowe dla osiągnięcia głównych celów biznesowych. Dlaczego niekontrolowane rozszerzanie zakresu jest groźne? Rozmycie priorytetów: Każda dodatkowa funkcja to dodatkowy czas i zasoby. Skupianie się na elementach drugorzędnych odciąga uwagę od realizacji kluczowych modułów i procesów. Wzrost kosztów i wydłużenie czasu wdrożenia: To bezpośrednia konsekwencja. Każda modyfikacja, zwłaszcza wprowadzana ad hoc w trakcie trwania projektu, generuje dodatkowe koszty programistyczne, testowe i wdrożeniowe. Ryzyko destabilizacji systemu: Wprowadzanie licznych, nieplanowanych zmian może negatywnie wpłynąć na spójność i stabilność całego rozwiązania. Zmęczenie materiału: Ciągłe zmiany i wydłużający się projekt mogą prowadzić do frustracji i spadku motywacji w zespole projektowym. Nasza rada: Zanim rozpoczniesz wdrożenie, dokładnie przeanalizuj i zdefiniuj, które funkcjonalności są absolutnie niezbędne, a które mogą poczekać na kolejny etap rozwoju systemu. Trzymaj się blisko standardu rozwiązania – systemy Microsoft Dynamics 365 są efektem wieloletnich doświadczeń tysięcy firm na całym świecie. Modyfikacje powinny dotyczyć przede wszystkim tych unikalnych procesów, które stanowią o Waszej przewadze konkurencyjnej. Wszystkie nowe, interesujące pomysły warto notować (tzw. „parkowanie pomysłów”), aby wrócić do nich po zakończeniu kluczowych prac, w ramach kolejnych sprintów rozwojowych lub umowy wsparcia. Chcesz wiedzieć więcej i uniknąć innych pułapek? Omówione powyżej problemy to jedynie wierzchołek góry lodowej. Wdrożenie systemu ERP to złożony proces, gdzie na każdym kroku mogą pojawić się inne wyzwania – od problemów z zaangażowaniem zespołu, przez nieefektywną komunikację i zachwiane zaufanie, aż po niedocenianie roli dokumentacji projektowej. Aby pomóc Wam przejść przez ten proces możliwie najgładziej, zebraliśmy nasze ponad 20-letnie doświadczenia i wnioski w kompleksowym przewodniku: „7 podstawowych błędów popełnianych we wdrożeniach ERP Microsoft Dynamics 365”. W e-booku znajdziesz: Szczegółowe omówienie każdego z siedmiu najczęściej występujących błędów. Praktyczne przykłady ilustrujące, jak te błędy manifestują się w rzeczywistych projektach. Konkretne „Najlepsze rady” dla każdego problemu – gotowe wskazówki, jak proaktywnie zapobiegać i reagować na trudności. To nie jest kolejna teoretyczna publikacja. To esencja wiedzy zdobytej w boju, na setkach wdrożeń, która może zaoszczędzić czas, pieniądze i niepotrzebny stres. Pobierz bezpłatny e-book i dowiedz się, jak skutecznie zarządzać projektem wdrożenia ERP Pamiętajcie, sukces wdrożenia Microsoft Dynamics 365 zaczyna się od świadomości potencjalnych ryzyk i umiejętności ich unikania. W INLOGICA jesteśmy po to, by wspierać Was na każdym etapie tej drogi – nie tylko dostarczając technologię, ale także dzieląc się wiedzą i doświadczeniem. Jeśli macie pytania lub chcielibyście omówić specyfikę Waszego projektu, zapraszamy do kontaktu.

Część 3. Realizacja wymogów polskiej lokalizacji na środowisku produkcyjnym Po zakończonej fazie wdrożeniowej nadchodzi kluczowy moment – go-live. To czas, gdy działania podjęte podczas analizy i konfiguracji systemu zostają wystawione na próbę w rzeczywistym środowisku biznesowym. Dobre praktyki przedstawione poniżej pomogą zapewnić stabilność działania systemu, zgodność z polskimi przepisami i grupowymi procesami. Migracja danych i ich weryfikacja Sprawna migracja danych oraz ich weryfikacja to fundament skutecznego uruchomienia systemu. W przypadku polskiej lokalizacji szczególną uwagę należy zwrócić na dane wspierające procesy podatkowe i raportowe. Przykłady danych krytycznych: dane firmy wykorzystywane w deklaracjach podatkowych (NIP, adres), adresy, numery NIP, grupy podatkowe na kartotekach dostawców i odbiorców, dane przypisane do właściwych urzędów skarbowych, sprawdzenie kluczowych parametrów dla polskiej lokalizacji takich jak import kursów NBP czy funkcjonalności dla korekt sprzedaży. Organizacja pracy w fazie utrzymania systemu Kontynuacja dobrych praktyk z fazy wdrożeniowej pozwala zachować wysoką jakość działania systemu również po go-live. Kluczowe jest efektywne zarządzanie zgłoszeniami serwisowymi i bieżącymi potrzebami użytkowników. Najlepsze praktyki: wybierz system zgłoszeń z automatycznym nadawaniem priorytetów – np. zgłoszenie dotyczące deklaracji VAT powinno mieć wyższy priorytet niż prośba o zmianę szablonu księgowania, zdefiniuj kto może składać zgłoszenia – wszyscy użytkownicy czy tylko wybrane osoby kluczowe? określ format zgłoszeń, wymagane załączniki oraz czasy reakcji i odpowiedzialności zespołu wsparcia, automatyzuj procesy – przypisywanie zadań, wysyłkę powiadomień, eskalacje. rozdziel zgłoszenia na: błędy (wymagające natychmiastowego działania), pytania i potrzeby szkoleniowe (do realizacji w ramach wsparcia użytkownika). Proaktywna weryfikacja danych i raportów Nie czekaj na ostatnią chwilę z przygotowaniem dokumentacji podatkowej. Błędy w raportach to nie tylko ryzyko kar, ale również opóźnienia w procesach. Co warto zrobić z wyprzedzeniem: sprawdź kompletność i poprawność pliku JPK_V7 – zaplanuj czas na poprawki. zweryfikuj pozostałe pliki JPK, wystawiając fakturę sprzedaży po raz pierwszy – sprawdź dane na wydruku przed jej zaksięgowaniem. Środowisko testowe i aktualizacje systemu Utrzymuj środowisko testowe do weryfikacji zgłoszeń oraz testów zmian przed wdrożeniem na produkcję. Dla każdej aktualizacji systemu: zapoznaj się z listą zmian opublikowaną przez Microsoft, oceń ich wpływ na parametryzację lokalizacji polskiej, przetestuj kluczowe procesy przed uruchomieniem nowej wersji. Monitorowanie zmian prawnych System ERP musi dynamicznie dostosowywać się do zmieniającego się prawa. Dlatego: aktywnie śledź zmiany przepisów (np. KSeF, JPK_CIT, JPK_KR), angażuj zespół w identyfikację potencjalnych zmian w działaniu systemu, korzystaj z dokumentacji i wniosków z fazy analizy – to Twoja mapa drogowa. Podsumowanie Efektywna komunikacja i sprawna realizacja zgłoszeń są kluczem do sukcesu operacyjnego po wdrożeniu systemu. Dzięki temu unikasz nieporozumień, skracasz czas reakcji i budujesz zaufanie użytkowników. Rozważ zastosowanie ankiety satysfakcji użytkowników, aby zbierać informacje zwrotne i stale podnosić jakość wsparcia. Dobre zarządzanie zmianą pozwoli ograniczyć obawy użytkowników związane z nowym systemem i zapewni płynne przejście do nowego modelu pracy. >> Część 2 przeczytasz [TUTAJ] <<

Część 2. Efektywne i poprawne wdrożenie wymogów polskiej lokalizacji Po zakończonym etapie analizy nadchodzi czas na właściwe wdrożenie. To moment, w którym odpowiednia organizacja prac i sprawna komunikacja w zespole stanowią klucz do sukcesu. Poniżej prezentujemy dobre praktyki, które pomagają efektywnie przeprowadzić wdrożenie funkcjonalności polskiej lokalizacji w D365 w sposób zgodny zarówno z wymogami krajowymi, jak i zasadami obowiązującymi w grupie kapitałowej. Organizacja prac projektowych Aby zapewnić kontrolę nad zakresem prac i ich postępem: Wykorzystuj narzędzia zarządzania zadaniami, takie jak DevOps lub Jira – umożliwiają one: Podział prac na etapy (np. parametryzacja systemu, testy funkcjonalne, development, testy UAT) Monitorowanie postępu i szybką reakcję na opóźnienia Regularnie aktualizuj statusy zadań, przypisuj odpowiedzialności i terminy. Uwzględniaj nie tylko zadania developerskie, ale również parametryzację i testy. Skuteczna komunikacja w zespole Upewnij się, że członkowie zespołu rozumieją wymagania polskiej lokalizacji. Zadbaj o bieżące wyjaśnianie wszelkich wątpliwości. Organizuj 2–3 spotkania tygodniowo (statusowe), dostosowane do wielkości zespołu i zakresu prac. Dodatkowe ustalenia operacyjne realizuj na dedykowanych spotkaniach roboczych w mniejszym gronie – unikaj angażowania całego zespołu w każdy temat. Zakres wdrożenia Nie każda funkcjonalność wymaga pełnej automatyzacji – rozważ koszt parametryzacji i testów względem częstotliwości użycia: Przykład: podatek u źródła – rozbudowana parametryzacja w module „Podatki” może być zbyt czasochłonna przy okazjonalnych transakcjach. Można wybrać proces ręczny. Jeśli w D365 brakuje funkcjonalności wymaganych w Polsce. Zaplanuj dedykowane modyfikacje. Korekty sprzedaży do faktur wystawionych w poprzednim systemie. Kursy NBP z przesunięciem o 1 dzień – standardowo niedostępne w D365. Walidacje podatników (Biała Lista, VIES, GUS). Testowanie i walidacja Testy muszą obejmować cały proces, nie tylko funkcjonalność w D365: Integracje między systemami Walidacje danych po migracji Testy wydajności dla złożonych procesów Testy regresji – zwłaszcza przy zmianie kluczowych procesów Wprowadzaj alerty i komunikaty systemowe. Angażuj użytkowników końcowych na każdym etapie – ich wiedza jest kluczowa przy tworzeniu scenariuszy testowych. Pamiętaj o instrukcjach dla użytkowników. Rola zespołu i zarządzania wiedzą Zadbaj o udział Architekta systemu, który będzie pilnować spójności rozwiązań oraz minimalizować ryzyko błędów przy modyfikacjach. Pracuj na kompletnej mapie procesów – pamiętaj, że proces często zaczyna się poza księgowością (np. od zamówień, logistyki). Szkolenia: Organizuj sesje dla zespołu polskiego i centralnego – to okazja do uzupełnienia wiedzy o polskiej lokalizacji. Im lepiej przeszkoleni użytkownicy, tym większa szansa na bezproblemowe uruchomienie produkcyjne. Podsumowanie Zapewnij zespołowi grupowemu zrozumienie polskich wymagań. Organizuj pracę z użyciem narzędzi takich jak DevOps czy Jira – podziel działania na logiczne fazy. Weryfikuj, czy automatyzacja ma sens ekonomiczny w danym przypadku. Pamiętaj o testach integracyjnych, regresyjnych i wydajnościowych. Zadbaj o sprawną komunikację i dedykowane spotkania w mniejszym gronie. >> Część 1 przeczytasz [TUTAJ] <<

Część 1. Dobra analiza to klucz do sukcesu Wdrożenie systemu ERP, takiego jak Microsoft Dynamics 365, w strukturach międzynarodowej grupy kapitałowej to wymagające przedsięwzięcie. Jednym z krytycznych elementów sukcesu w Polsce jest prawidłowe ujęcie lokalnych wymogów już na etapie analizy. Pamiętaj: analiza to nie strata czasu – to inwestycja, która zwraca się wielokrotnie na dalszych etapach projektu. Przekaż komplet informacji zespołowi centralnemu Zadbaj o to, aby zespół odpowiedzialny za centralne wdrożenie otrzymał pełną listę wymagań dotyczących polskiej lokalizacji. Unikaj założeń typu „to przecież oczywiste” – wiele elementów, które dla lokalnego zespołu są standardem, mogą być kompletnie nieznane zespołowi spoza Polski. Przykład: Faktury sprzedaży oraz ich korekty – przygotuj zestawienie wszystkich typów faktur występujących w obecnym systemie, wraz z przykładami dokumentów źródłowych, w tym: faktury sprzedaży faktury korygujące sprzedaż i korekty do korekt faktury zaliczkowe, końcowe i ich korekty sprzedaż środków trwałych noty księgowe inne nie wymienione powyżej Uwzględnij transakcje rzadkie i niskowartościowe Pamiętaj, że system ERP musi wspierać wszystkie scenariusze biznesowe – nawet te występujące sporadycznie. Rzadkie przypadki również podlegają obowiązkom ewidencyjnym i podatkowym. Przykład: Transakcja wpływająca na wysokość podatku z tytułu korekty podatku naliczonego od nabycia towarów i usług zaliczanych u podatnika do środków trwałych. Zweryfikuj wymogi formalne Już na etapie analizy potwierdź wymagania dotyczące: wydruków (np. faktury VAT, potwierdzenia transakcji) przyszłych integracji (np. z KSeF – Krajowym Systemem e-Faktur) deklaracji podatkowych i raportów (JPK, VAT-UE, CIT-8 itd.) O czym nie pamiętamy? Najczęściej pomijane lub bagatelizowane elementy: nietypowe korekty (np. do korekt lub do faktur zaliczkowych) zakupy od jednorazowych dostawców bilans otwarcia dla specyficznych funkcji takich jak – ulga na złe długi, wycena bilansowa transakcji w walucie, procesie płatności z metodą podzielonej płatności (SPLIT) rozrachunki z pracownikami z tytułu delegacji, zaliczek i kart kredytowych formaty dla przelewów podatkowych Podsumowanie Im szybciej zidentyfikujesz różnice między wymaganiami grupy kapitałowej a polskimi przepisami, tym łatwiej będzie zaplanować działania dostosowawcze. Kluczowe jest, aby zespół wdrożeniowy rozumiał specyfikę polskiej lokalizacji i był gotowy na kompromisy oraz rewizję zasad grupowych, jeśli zajdzie taka potrzeba.

Jeśli w Twojej firmie każda prosta modyfikacja wydruku (np. faktury, potwierdzenia zamówienia) oznacza kontakt z działem IT lub dostawcą ERP – to znak, że system raportowy nie pracuje dla Ciebie, tylko Ty dla niego. W dynamicznie zmieniających się realiach biznesowych, posiadanie odpowiednich narzędzi jest koniecznością, aby nie tracić czasu na czynności nie wnoszące wartości. W Dynamics 365 Finance & Operations (F&O) raporty i dokumenty operacyjne można przygotowywać przy użyciu różnych narzędzi – od SSRS, przez szablony Excel/Word, po tzw. Business Documents. Co ważne – większość z nich da się przygotować lub zmodyfikować bez programowania. W tym artykule przyjrzymy się bliżej każdemu z nich. Raporty SSRS – szybki dostęp do danych operacyjnych SSRS, czyli SQL Server Reporting Services System to oprogramowanie do raportowania umożliwiające tworzenie sformatowych raportów. Istnieje kilkaset gotowych raportów SSRS: zestawienia sald i obrotów, dzienniki, raporty magazynowe, wydania i przyjęcia, faktury sprzedaży i zakupu. To raporty statyczne, generowane niemal w czasie rzeczywistym – bez potrzeby eksportowania danych. Można je konfigurować, np. ustawić automatyczną wysyłkę faktury do klienta po zatwierdzeniu dokumentu​. Praktyka wdrożeniowa pokazuje, że większość firm modyfikuje raporty SSRS​. Dlatego w trakcie wdrożenia zawsze definiuje się: zakres potrzebnych dokumentów, wygląd raportów, ich zawartość i strukturę. Ich wadą jest konieczność posiadania specjalistycznej wiedzy technicznej do ich tworzenia i modyfikacji, co może generować dodatkowe koszty oraz wydłużać czas wdrożenia zmian. SSRS jest także mniej elastyczne w zakresie wizualizacji danych w porównaniu do nowoczesnych narzędzi analitycznych. Ale ich ogromną zaletą jest szeroka funkcjonalność, możliwość automatyzacji oraz integracja z systemem. Umożliwiają eksport do różnych formatów i zapewniają kontrolę dostępu do danych. Szablony Excel i Word – raportowanie w ERP bez programowania Rzadziej wykorzystywane, ale bardzo praktyczne narzędzie to szablony Excel/Word połączone z tzw. data entities (czyli widokami danych z systemu). Możesz stworzyć szablon dokumentu (np. umowę, potwierdzenie zamówienia), gdzie część treści jest statyczna, a część automatycznie uzupełniana danymi z systemu – np. nazwą kontrahenta, kwotą netto, datą dostawy. W Excelu możesz wygenerować raport, który automatycznie pobierze dane i od razu je sformatuje (np. w formie tabeli z kolorowaniem wartości, sortowaniem, filtrowaniem). To rozwiązanie bazuje na znajomości Excela i Worda, ale nie wymaga pisania kodu jak w przypadku SSRS. Użytkownicy mogą samodzielnie edytować wygląd dokumentu. Business Documents w Dynamics 365 – co to jest i jak działa To również rozwiązanie oparte na MS Office, które pozwala przygotować dokumenty z elementami dynamicznymi (np. kwoty, adresy, numery faktur), ale też zdefiniować formatowanie zgodne z brandingiem firmy (logo, kolory, fonty). W praktyce najczęściej wykorzystywane są do generowania faktur sprzedaży​. Business Documents opierają się na szablonach Word, które można łatwo edytować bez wsparcia IT. Pozwalają na szybkie i intuicyjne modyfikowanie wyglądu dokumentów, co jest dużą zaletą dla użytkowników biznesowych. Ograniczeniem jest jednak mniejsza elastyczność w zakresie logiki biznesowej i danych w porównaniu do SSRS. Podsumowanie Wiele mówi się o zaletach systemów ERP. Jedną z nich jest uproszczone raportowanie. W końcu po co mieć dane w jednym miejscu jeśli nie dałoby się ich sprawnie przeanalizować. Można to zrobić na wiele różnych sposobów. Z korzyści jakie możemy wymienić to: Spójność dokumentów – logo, kolory, układ zgodny z brandbookiem firmy Oszczędność czasu – zmiana układu raportu bez konieczności programowania Zwiększenie niezależności działów operacyjnych – mogą samodzielnie tworzyć własne raporty i dokumenty Jeśli dziś w Twojej firmie faktura musi przejść przez 3 osoby, żeby wyglądała tak, jak trzeba, to znak że coś trzeba zmienić.

Chaos w procesach, niewykorzystane zasoby i ciągły wyścig z konkurencją? Zobacz, jak chmura oraz sztuczna inteligencja rewolucjonizują funkcjonowanie firm i dają szansę na prawdziwą transformację. W obliczu rosnącej konkurencji oraz coraz bardziej wymagających klientów menedżerowie i dyrektorzy zmuszeni są poszukiwać sposobów na ulepszenie procesów biznesowych, aby móc odpowiednio reagować na zmieniające się realia. Właśnie dlatego tak istotne staje się wykorzystanie zaawansowanych rozwiązań technologicznych, które zapewnią przewagę konkurencyjną i pomogą w wyznaczaniu strategicznych kierunków rozwoju. Jednym z kluczowych czynników wpływających na przyszły sukces organizacji jest chmura. Zapewnia ona elastyczny dostęp do zasobów, niezbędnych narzędzi oraz światowej klasy zabezpieczeń, które pozwalają na efektywniejsze skalowanie firmy. To jednak nie jedyny argument przemawiający za sięgnięciem po nowoczesne platformy – równie ważna jest optymalizacja procesów wewnątrz organizacji. Systemy do zarządzania, takie jak Microsoft Dynamics 365 Business Central, stanowią odpowiedź na wyzwania stawiane przez dzisiejszą gospodarkę. Pozwalają one na integrację wszystkich działów firmy w jednym miejscu, co przekłada się nie tylko na lepszą komunikację, ale przede wszystkim na zwiększoną produktywność zespołów. Warto zwrócić uwagę na to, że coraz częściej w tego typu rozwiązaniach stawia się na sztuczna inteligencja. Przykładem może być Copilot, czyli asystent oparty na mechanizmach uczenie maszynowe, który udziela kontekstowych podpowiedzi i automatycznie analizuje ogromne ilości informacji, by wspierać pracowników w podejmowaniu właściwych decyzji. W efekcie następuje znaczna automatyzacja procesów, co prowadzi do redukcji błędów oraz poprawy tempa realizacji projektów. Wprowadzenie takich innowacji umożliwia menedżerom przeznaczanie większej ilości czasu na działania strategiczne, kluczowe dla rozwoju przedsiębiorstwa. Najważniejsze korzyści i bezpieczeństwo danych Rozważając wdrożenie nowego oprogramowania, warto zwrócić szczególną uwagę na kwestię bezpieczeństwo danych. Dla dyrektorów i kadry zarządzającej to fundamentalny aspekt, który może zaważyć na reputacji organizacji oraz jej zdolności do utrzymania ciągłości biznesowej. W rozwiązaniach opartych na chmurze szczególny nacisk kładziony jest na nowoczesne zabezpieczenia, a także na spełnianie rygorystycznych standardów i norm branżowych. Dzięki temu minimalizuje się ryzyko nieautoryzowanego dostępu do wrażliwych informacji, a inwestycja w takie systemy pozwala firmie zachować pełną wiarygodność w oczach klientów oraz partnerów handlowych. Efektywność i stabilność procesów nie wynikają wyłącznie z bezpieczeństwa, lecz także z dostępności narzędzi do zaawansowanej analiza danych. W przypadku platform typu Dynamics 365 Business Central wiele raportów i zestawień generowanych jest automatycznie i prezentowanych w przyjaznej formie wizualnej. To właśnie zintegrowany ekosystem usprawnia przepływ informacji między różnymi działami – od sprzedaży, przez logistykę, aż po księgowość. W praktyce oznacza to szybsze podejmowanie decyzji, lepsze wykorzystanie zasobów oraz zmniejszenie kosztów operacyjnych. Dodatkowo, warto pamiętać, że w dobie postępującej cyfryzacji, przewagą konkurencyjną staje się nie tylko innowacyjność, ale też umiejętność sprawnego zarządzania procesami w warunkach szybkiej zmiany. Wiele firm decyduje się więc na migracja do chmury, aby móc elastycznie dostosowywać skalę działalności do aktualnych potrzeb. Wsparcie specjalistów i plan działania Nie wszystkie organizacje posiadają odpowiednie zasoby czy kompetencje, by samodzielnie przeprowadzić transformację z wykorzystaniem nowych technologii. Właśnie w tym miejscu pojawia się wsparcie partnera wdrożeniowego, takiego jak 7F Technology Partners, który pomaga w opracowaniu spersonalizowanego plan wdrożenia. Eksperci dbają o każdy etap projektu – od identyfikacji potrzeb, poprzez przygotowanie środowiska chmurowego, aż po konfigurację systemu i szkolenia pracowników. Dzięki temu proces przebiega bez zakłóceń, a kadra zyskuje umiejętności niezbędne do pełnego wykorzystania potencjału rozwiązań, takich jak Microsoft Dynamics 365 Business Central z Copilot. To właśnie dlatego ponad 40 000 organizacji na całym świecie zaufało tej platformie, czerpiąc z niej wymierne korzyści biznesowe. Business Central z Copilot Rola nowoczesnych technologii w rozwoju przedsiębiorstw staje się coraz bardziej widoczna. Inteligentne systemy wspierane przez sztuczna inteligencja zmieniają sposób funkcjonowania firm, umożliwiając zwiększenie zasięgu i jakości usług, a także efektywniejszą współpracę między różnymi działami. Chcesz dowiedzieć się więcej o tym, w jaki sposób Twoja organizacja może zyskać przewagę konkurencyjną dzięki wdrożeniu chmury i wykorzystaniu AI w codziennych operacjach? Pobierz już teraz nasz najnowszy e-book, w którym omawiamy szczegółowo korzyści płynące z wdrożenia Dynamics 365 Business Central z Copilot oraz pokazujemy, jak 7F Technology Partners pomaga przygotować firmy na wyzwania przyszłości.

Utrzymanie konfiguracji D365 w małej firmie może być proste. Jednak wraz z rozwojem organizacji, złożoność tego zadania rośnie. Nawet przy ograniczonej liczbie spółek, konfigurowanie kluczowych elementów, takich jak produkty czy profile księgowe, może prowadzić do błędów lub pominięć. Złożoność zagadnienia wzrasta, gdy w istniejącej strukturze pojawiają się nowe spółki, zwłaszcza w międzynarodowym środowisku. Tworząc nową jednostkę prawną z szablonu, kluczowe jest, aby wszystkie krytyczne konfiguracje były zaktualizowane przed rozpoczęciem. Szablonowe spółki nie są często używane i mogą być podatne na pominięcie aktualizacji ustawień. Najbardziej żmudna część pracy jest ukryta w ogromnej liczbie różnych formularzy i tabel w D365. Niektóre z nich są dostępne bezpośrednio, przez ścieżkę URL aktualnie otwartego modułu. Do innych, dla każdej jednostki prawnej, trzeba dotrzeć głębiej przez zakładki lub menu. W 7F Technology Partners jesteśmy dobrze zaznajomieni z tymi wyzwaniami w naszej codziennej działalności. Rutynowo wspieramy rozbudowane firmy zarządzające nieruchomościami, ulokowane w wielu krajach. Organizacje te nie tylko stają przed regionalnymi różnicami, takimi jak różne przepisy podatkowe, ale mogą również prowadzić różne linie biznesowe. Często używają dwóch lub więcej środowisk D365. Ta mnogość zmiennych tworzy zniechęcające środowisko nawet dla najbardziej doświadczonych konsultantów. 7F Technology Partners z przyjemnością chce zaprezentować naszą najnowszą innowację – D365 ConfigAligned. Ta aplikacja Power BI rewolucjonizuje proces wyrównywania, identyfikując rozbieżności w ustawieniach i prezentując je w łatwo zrozumiałej formie. Strona z flagowaniem różnicPokazano różnice wartości pomiędzy spółkami w obszarze General Ledger Aplikacja oferuje wiele układów prezentacji, w tym zwięzłe flagi, które podkreślają różnice między spółkami, środowiskami i elementami konfiguracji. Struktura organizacyjna może być odwzorowana w grupach, aby ułatwić proces filtrowania. W trakcie przechodzenia od ogółu do szczegółów, wyniki są na bieżąco przeliczane. Wizualizacja odzwierciedla różnice tylko w obrębie przefiltrowanej części danych. Różnice między wartościami ustawień pomiędzy spółkamiGrupa dostawców 20 i 50 z widocznymi rozbieżnościami. Na niższym poziomie widzimy różnicę tylko na polu Description. Grupa 60 bez różnic w 3 spółkach, ale nie jest skonfigurowana w 7FTS. Zgodność na poziomie różnych środowiskGrupy dostawców z 3 odrębnych środowiak D365 porównane obok siebie. Oprócz zwykłych wartości, ładowanych z encji danych, nasze narzędzie zawiera kilka bardziej specyficznych kontroli. Pierwszą z nich jest możliwość zobaczenia w jednym widoku formatu sekwencji numerów, które mają referencje w różnych obszarach D365. Element numeryczny sekwencji i kod jednostki prawnej/firmy jest wyświetlany jako ikony. Po najechaniu kursorem na każdą z sekwencji, w dymku zebrane są dodatkowe szczegóły. Zgodność formatów sekwencji numerówSymbol ⨂ zastępuje scope value = kod firmy. Symbole z liczbami w kółkach odnoszą się do ilości cyfr w numerycznej części formatu sekwencji. Kolejna strona raportu koncentruje się na monitorowaniu statusu zamknięcia okresów fiskalnych w strukturze organizacyjnej. Ten interfejs dostarcza kluczowych informacji na temat tego, czy miesiąc jest otwarty, wstrzymany, czy zamknięty dla wszystkich, a także wskazuje, czy istnieją jakiekolwiek ograniczenia dla grup użytkowników w poszczególnych obszarach D365. Wierzymy, że takie narzędzie będzie doskonałym wsparciem dla zespołów zarządzających konfiguracją w złożonych środowiskach. Korzyści obejmują: Oszczędność czasu potrzebnego na porównanie ustawień Zapewnienie, że wszystkie wymagane elementy konfiguracji są jednolite w całej hierarchii organizacji Integrację parametrów z wielu firm w jednym widoku

Podczas pracy w Business Central 365 często operujemy na dużych ilościach danych, takich jak informacje o płatnościach, dokumenty zakupu i sprzedaży czy dane klientów i dostawców. W trakcie prowadzenia operacji niektóre dane mogą ulec zmianie i należy je poprawić lub zmienić. Można to oczywiście zrobić bezpośrednio w systemie. Ale co zrobić w sytuacji, gdy do poprawy mamy nawet kilkaset rekordów? Z pomocą przychodzi nam Excel, który może zostać zintegrowany z Dynamics 365 Business Central. Otwieranie i edycja danych w Excelu Możliwości arkusza kalkulacyjnego Excel możemy wykorzystać w Dynamics 365 Business Central w dwojaki sposób: Otwarcie zawartości danego formularza. Edycja danych znajdujących się w formularzu. Przykładowo, aby otworzyć listę nabywców, należy z poziomu paska aktywności tego formularza wybrać akcję Strona -> Otwórz/Edytuj w programie Excel. Po wybraniu opcji ‘Otwórz w programie Excel’ system wygeneruje plik z rozszerzeniem .xlsx i automatycznie go pobierze. Arkusz ten będzie zawierał dokładnie te same dane co formularz w aplikacji Business Central. Wiele ciekawszą i bardziej użyteczną funkcją jest możliwość edycji danych z Business Central za pośrednictwem Excela. Jednak, aby to zrobić, trzeba najpierw zainstalować odpowiedni dodatek. W tym celu z zakładki ‘Wstawianie’ w Excel wybieramy opcję ‘Pobierz dodatki’ i instalujemy Add-In Microsoft Dynamics Office Add-In. Zainstalowanie tego dodatku pozwoli edytować formularz i skonfigurować połączenie z systemem Business Central. Po otwarciu arkusza z prawej strony pojawi się okno połączenia. Należy zalogować się na konto Microsoft, z poziomu którego łączymy się również do aplikacji Business Central. Po zalogowaniu automatycznie zostanie ustanowione połączenie, które umożliwi publikowanie zmian. Edycja i publikowanie zmian – Integracja Microsoft Excel z Dynamics 365 Business Central Przykładowy case: Chcemy zablokować część nabywców oraz zdefiniować lub zmienić grupy księgowe. Takie zmiany wymagałby poświęcenia znacznej ilości czasu w Business Central, dlatego zdecydowanie prościej i szybciej możemy zrobić to, edytując listę nabywców w Excelu. W oknie dodatku w Excelu dostępnych mamy kilka opcji: Nowy – dodaje nowy wiersz w arkuszu, który odpowiada rekordowi w wybranej tabeli. Odśwież – aktualizuje dane z wszystkich podpiętych źródeł. Publikuj – wysyła zmiany do aplikacji Business Central. Filtr – umożliwia odfiltrowanie odpowiednich danych z tabeli. Projekt – pozwala na dodanie nowych źródeł danych (tabel), dodatkowych pól oraz etykiet. Po wprowadzeniu interesujących nas zmian w danych nabywców naciskamy przycisk Publikuj. Jeśli zostały one wprowadzone w poprawnym formacie, system zaakceptuje je i zaktualizuje dane w aplikacji Business Central. W przypadku gdy wprowadzimy błędne dane np. w polu opcji wpiszemy wartość, która nie może tam wystąpić system nie pozwoli na publikację zmian, pokaże błąd oraz zaznaczy na czerwono wiersz, w którym występuje niedozwolona wartość. W takim przypadku wystarczy poprawić dany rekord i ponownie opublikować plik w systemie Business Central. Podsumowanie Integracja Microsoft Excel z Dynamics Business Central 365 to świetny sposób na zoptymalizowanie czasu pracy. Oprócz możliwości masowej edycji wielu różnych danych w Business Central użytkownicy mogą również wykorzystać te dane do tworzenia wykresów czy tabel przestawnych, z których można skorzystać m.in. podczas tworzenia prezentacji. Przedstawiona w artykule integracja to jedna z kilku możliwości wykorzystania Excela w Business Central. Poza nią do dyspozycji mamy wiele innych funkcji jak np.: możliwość eksportowania całych formularzy (page’y) oraz raportów do formatu .xlsx. Przydatną funkcjonalnością jest również wykorzystanie tzw. pakietów konfiguracyjnych do szybkiego przenoszenia ustawień lub danych między spółkami bądź też bazami. Na co dzień programuje w AL, wdraża modyfikacje i rozszerzenia Business Central oraz udziela wsparcia technicznego klientom. Konrad Marszałek Developer Navision/Business Central 365, IT- Vision