Bilans otwarcia w polskiej lokalizacji D365 – dobre praktyki

Kontynuując temat najlepszych praktyk w zakresie wdrażania polskiej lokalizacji w Microsoft Dynamics 365 i dostosowania jej do wymagań grupy kapitałowej, tym razem skupiamy się na bilansie otwarcia. To nie tylko kwestia techniczna, ale też kluczowy element zapewniający ciągłość procesów biznesowych i zgodność z lokalnymi przepisami rachunkowymi oraz podatkowymi.

Bilans otwarcia to coś więcej niż tylko zestawienie sald. To fundament, który umożliwia prawidłowe działanie procesów operacyjnych i finansowych w nowym systemie. Dlatego, analiza danych dla bilansu otwarcia powinna być przeprowadzona z uwzględnieniem wymogów polskiego prawa rachunkowego i podatkowego.

• Warto stworzyć listę wymagań lokalnych, która pozwoli:
  • zweryfikować kompletność danych,
  • określić, które z nich są dostępne w standardzie systemu,
  • wskazać, gdzie konieczne będą modyfikacje lub rozwiązania niestandardowe.

W D365 możliwe jest wystawienie korekty do faktury sprzedaży zaksięgowanej w systemie, ponieważ system zachowuje relację między dokumentami, co pozwala na poprawną prezentację na wydruku między innymi numeru i daty sprzedaży faktury korygowanej.

Problem pojawia się, gdy trzeba wystawić fakturę korygującą do faktury wystawionej w poprzednim systemie księgowym. Nasze rekomendacje to:

• Bilans otwarcia powinien zawierać otwarte pozycje należności, niemniej pomijamy szczegółową prezentację wszystkich danych dla faktur sprzedaży. To jest bardzo czasochłonny proces.
• Aby umożliwić korekty do takich pozycji, warto wdrożyć modyfikację systemu, która:
  • pozwala użytkownikowi wprowadzić dane faktury historycznej ręcznie,
  • może być rozbudowana o import danych z poprzedniego systemu, jeśli liczba takich przypadków jest znaczna.

Na etapie analizy warto zebrać dane o:

• liczbie wystawianych faktur korygujących,
• częstotliwości ich występowania,
• rodzajach faktur korygujących.

To pomoże podjąć decyzję, czy wystarczy prosta modyfikacja, czy potrzebne jest bardziej zaawansowane rozwiązanie.

Pamiętajcie również o zasadzie dla transakcji rzadkich i niskowartościowych, które również podlegają obowiązkom ewidencyjnym i podatkowym.

Zbyt często bilans otwarcia traktowany jest jako „koniec” migracji danych. Tymczasem to także początek kontynuacji procesów w systemie. Pominięcie niektórych danych skutkuje błędami po uruchomieniu systemu (go-live).

1. Korekty JPK_V7 dotyczące okresów z poprzedniego systemu.
2. Wycena walutowa dla otwartych transakcji odbiorców i dostawców.
3. Wycena walutowa transakcji bankowych i kasowych.
4. Dane wymagane do rozliczenia Ulgi na złe długi.
5. Informacje wymagane do stosowania mechanizmu podzielonej płatności (split payment).
6. Podatek VAT do rozliczenia w przyszłych okresach rozliczeniowych.

• Analiza bilansu otwarcia jako kontynuacji procesów biznesowych, a nie tylko jako prezentacja salda na kontach, jest kluczowa.
• Analiza to nie strata czasu, ale inwestycja, która zwraca się na dalszych etapach projektu.
• Kluczowa jest wiedza i doświadczenie zespołu w zakresie działania systemu D365 dla polskiej lokalizacji, aby właściwie zaprojektować dalsze prace wdrożeniowe – w tym listę planowanych modyfikacji.
• Proces wdrożenia modyfikacji wymaga spójności rozwiązań w systemie, dlatego zadbajcie o udział Architekta systemu.
• Angażujcie użytkowników, bo ich wiedza i doświadczenie jest kluczowe dla analizy procesów w waszej firmie.

Życzymy sukcesu w realizacji projektu.