Przewodnik po ZUS IMIR – co to jest i jak go wygenerować?

Spis treści

Co zawiera deklaracja ZUS IMIR?
Terminy i forma przekazania ZUS IMIR
Kiedy nie trzeba przekazywać ZUS IMIR?
Generowanie deklaracji rozliczeniowych w systemie HR
ZUS IMIR w enova365
ZUS IMIR w Symfonia R2Płatnik
Zarządzanie procesami HR
Podsumowanie

ZUS IMIR to dokument, który zastąpił formularz ZUS RMUA, umożliwiając pracodawcom efektywne przekazywanie pracownikom informacji o odprowadzanych składkach na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne.

Co zawiera deklaracja ZUS IMIR?

Dokument ten zawiera szczegółowe dane, takie jak:

dane identyfikacyjne pracownika
wymiar czasu pracy
zestawienie składek na ubezpieczenia społeczne (emerytalne, rentowe, chorobowe, wypadkowe)
podstawę wymiaru składek
wysokość składki na ubezpieczenie zdrowotne
informacje o przerwach w opłacaniu składek
dane o wypłaconych zasiłkach i wynagrodzeniach za czas niezdolności do pracy

Te informacje pomagają pracownikom w weryfikacji poprawności odprowadzanych składek

Terminy i forma przekazania ZUS IMIR

Płatnicy składek mają obowiązek przekazać roczną informację ZUS IMIR do 28 lutego roku następującego po roku rozliczeniowym. Za 2024 rok termin ten upływa 28 lutego 2025 roku. Informację można przekazać w formie papierowej lub elektronicznej, pod warunkiem uzyskania zgody pracownika na formę elektroniczną.

Kiedy nie trzeba przekazywać ZUS IMIR?

Obowiązek przekazania rocznej informacji nie dotyczy sytuacji, gdy:

płatnik składek regularnie informuje pracowników o składkach w formie miesięcznej
pracownik pobiera wyłącznie składkę zdrowotną
pracownik jest emerytem lub rencistą

W takich przypadkach roczna informacja jest przekazywana tylko na żądanie pracownika.

Generowanie deklaracji rozliczeniowych w systemie HR

Aby usprawnić proces generowania deklaracji i ich wysyłki do Urzędu Skarbowego oraz pracowników, warto skorzystać z dedykowanych do tego systemów , które automatyzują te procesy. Takie rozwiązania zapewniają aktualne wzory deklaracji na dany rok i ułatwiają zarządzanie procesami kadrowymi, takimi jak rekrutacja, onboarding, ewidencja czasu pracy czy kadry i płace.

ZUS IMIR w enova365

Deklaracje IMIR można wygenerować np. w systemie enova365. Na kartotece pracownika jest możliwość przygotowania informacji IMIR zarówno za okresy miesięczne jak i za okres minionego roku. Informację IMIR można utworzyć za pomocą przycisku 'Nowy (ZUS IMIR). Uaktywnia on okienko, w którym jest możliwość wyboru typu deklaracji: miesięczna lub roczna.

Następnie w polu Deklaracja za miesiąc należy wskazać miesiąc, za który ma zostać naliczona deklaracja IMIR lub jeżeli deklaracja jest przygotowana za okres roku to wówczas w polu Deklaracja za rok należy uzupełnić rok, za który ma zostać naliczona informacja IMIR. Po uzupełnieniu pozostałych danych, takich jak data oraz data wypełnienia (identyfikator deklaracji jest nadawany automatycznie), wybieramy Przelicz. Po zaakceptowaniu (OK) naliczonej deklaracji zostanie ona automatycznie przeniesiona na listę deklaracji ZUS IMIR. Naliczoną deklarację z poziomu listy deklaracji można: Otworzyć lub Usunąć (o ile pole 'Zatwierdzona’ nie zostało zaznaczone.).
Przygotowaną i przeliczoną informację ZUS IMIR można wydrukować, wybierając opcję 'Informacja ZUS IMIR’ w menu drukarki.

ZUS IMIR w Symfonia R2Płatnik

Możliwość seryjnego wydruku informacji zawierających te same dane co formularz IMIR, umożliwia pozycja menu głównego Raporty – Informacja miesięczna dla osoby ubezpieczonej. Przed wydrukiem należy określić pracowników, dla których mają zostać przygotowane informacje, oraz okres dochodów (listy płac uwzględniane na podstawie daty wypłaty). Przygotowane wydruki na ekranie możemy albo wydrukować (Drukuj wszystkie dokumenty), albo wybieramy funkcję wysłać mailem do poszczególnych pracowników (Wyślij wydruki do pracowników).

Wydruk raportu dla pojedynczego pracownika dostępny jest bezpośrednio na liście pracowników.

Zarządzanie procesami HR

Nowoczesne systemy HR oferują kompleksowe zarządzanie procesami kadrowo-płacowymi, w tym:

rekrutację i onboarding pracowników
legalizację zatrudnienia cudzoziemców
ewidencję czasu pracy i wnioski urlopowe
kadry i płace
zarządzanie szkoleniami
delegowanie pracowników za granicę

Dzięki tym funkcjonalnościom przedsiębiorstwa mogą efektywnie zarządzać swoimi zasobami ludzkimi.

ZOBACZ TAKŻE: JPK CIT – Nowy obowiązek raportowania od 1 stycznia 2025 roku

Podsumowanie

ZUS IMIR to kluczowy dokument umożliwiający pracownikom weryfikację poprawności odprowadzanych składek. Płatnicy składek powinni pamiętać o terminowym przekazywaniu tych informacji oraz o sytuacjach, w których nie mają obowiązku ich dostarczania. Wykorzystanie nowoczesnych systemów może znacznie ułatwić proces generowania i przekazywania deklaracji rozliczeniowych.

Przeczytaj również:

ERP HR

Staż pracy – co się zmienia od 2026 roku?

Czy pracując na umowie zlecenie albo prowadząc własną firmę, powinieneś mieć prawo do urlopu, odprawy czy dodatku stażowego? Od lat to pytanie budzi emocje i spory. W końcu nadchodzą zmiany. Z początkiem 2026 roku wejdzie w życie nowelizacja Kodeksu pracy, która rozszerzy definicję stażu pracy. Rząd zatwierdził już odpowiedni projekt ustawy. Czym jest staż pracy? W polskim prawie wyróżniamy dwa podstawowe rodzaje stażu pracy: Ogólny staż pracy – suma lat przepracowanych u różnych pracodawców. Ma wpływ m.in. na prawo do urlopu wypoczynkowego czy urlopu wychowawczego. Zakładowy staż pracy – liczony tylko u jednego pracodawcy. Od niego zależy np. długość wypowiedzenia, prawo do odprawy, dodatków stażowych czy nagrody jubileuszowej. Do tej pory do stażu pracy wliczano przede wszystkim zatrudnienie na etacie oraz okresy nauki np. studia. Natomiast nie brano pod uwagę umów cywilnoprawnych (zlecenie czy dzieło), a także prowadzenie własnej działalności gospodarczej. Dla wielu pracowników i przedsiębiorców oznaczało to mniej korzystne warunki, np. przy ustalaniu uprawnień. ZOBACZ TAKŻE: Odwołanie z urlopu a niedopuszczenie do urlopu – co może pracodawca? Co się zmieni od 2026 roku? 24 czerwca 2025 roku Rada Ministrów przyjęła projekt ustawy i skierowała go do Sejmu. Nowe przepisy zaczną obowiązywać od 1 stycznia 2026 r. Co istotne, do stażu pracy będą wliczane nowe formy zatrudnienia, takie jak: okresy wykonywania pracy na podstawie: umowy zlecenia, umowy o świadczenie usług (w tym tzw. umowy dla niań), umowy agencyjnej, prowadzenie działalności gospodarczej i pozostawanie osobą współpracującą, bycie wspólnikiem spółek jawnych, komandytowych, partnerskich, a także jednoosobowej spółki z o.o., praca w rolniczych spółdzielniach produkcyjnych, służba w formacjach mundurowych (m.in. Straż Marszałkowska, Służba Celno-Skarbowa), zagraniczna działalność zarobkowa inna niż zatrudnienie. Co to oznacza w praktyce? Przykład: Obecnie masz sześć lat doświadczenia zawodowego, ale wcześniej pracowałeś u obecnego pracodawcy przez cztery lata na podstawie umowy zlecenie. Po nowelizacji ustawy, która wchodzi w życie 1 stycznia 2026 r., Twoje doświadczenie zawodowe wydłuży się do dziesięciu lat. Przyspieszy to Twoje prawo do: 26 dni urlopu wypoczynkowego (zamiast 20), dłuższego okresu wypowiedzenia, wyższej odprawy, jeśli umowa zostanie rozwiązana, dodatku stażowego – jeśli obowiązuje w Twoim zakładzie pracy. ZOBACZ TAKŻE: Czy pracodawca może zadzwonić do bliskiej osoby pracownika w razie jego nieobecności? Jak będzie potwierdzany staż pracy? Nowelizacja przewiduje, że potwierdzeniem zaliczanych okresów będzie zaświadczenie z ZUS: do stażu pracy będą wliczane okresy, w których odprowadzano składki na ubezpieczenia społeczne lub zdrowotne, w przypadku ulg, takich jak „ulga na start” czy umowy zawierane z uczniami i studentami, może być wymagane dodatkowe postępowanie wyjaśniające. Wniosek o wydanie takiego zaświadczenia należy złożyć elektronicznie – za pośrednictwem Platformy Usług Elektronicznych ZUS (PUE ZUS) Dlaczego te zmiany są ważne? Nowelizacja ma wyrównać szanse wszystkich pracujących – bez względu na to, czy pracowali na etacie, zleceniu czy prowadzili własny biznes. Dla wielu osób to realna poprawa warunków pracy i lepszy dostęp: stanowisk wymagających doświadczenia zawodowego, świadczeń pracowniczych (np. nagrody jubileuszowej, dodatku stażowego), większej stabilności zatrudnienia. Podsumowanie – do zapamiętania! Od 2026 r. staż pracy będzie liczony szerzej – obejmie też zlecenia i działalność gospodarczą. Zmiany wpłyną na długość urlopu, odprawy, dodatki stażowe i inne uprawnienia. Już teraz warto zebrać dokumenty potwierdzające wcześniejszą pracę, zwłaszcza jeśli nie była to praca na etacie.

Wercom

19 sierpień 2025

Obrazek wyróżniający dla 'Staż pracy – co się zmienia od 2026 roku?'