Artykuły

Obecnie AI nie jest wyłącznie trendem, lecz narzędziem, z którego przedsiębiorcy chcą czerpać wymierne korzyści. Dlatego dziś menedżerowie nie pytają już, czy system ERP posiada funkcje AI, ale jakiego typu są to rozwiązania. W poniższym artykule porządkujemy rynek i pokazujemy różnice istotne dla decydentów.   Jeszcze 2–3 lata temu sztuczna inteligencja w systemach biznesowych bywała traktowana jako „dodatek” do prezentacji sprzedażowej. Dziś – szczególnie z perspektywy dyrektorów finansowych i menedżerów IT – jest to obszar twardo weryfikowany. Widać to także w wynikach raportu “Cyfrowy Menedżer”, przygotowanego przez portal myERP, które podkreśliły wyraźne przejście w tryb “sprawdzam”. AI ma działać dopiero wtedy, gdy firma zapewni solidne fundamenty w postaci jakościowych danych i jasno zdefiniowanych KPI.   Jak porównywać rozwiązania AI w ERP?  Największa pułapka wdrożeń AI w ERP polega na założeniu, że model LLM zastąpi brak porządku w danych i procesach. Z perspektywy zakupowej lepiej przyjąć, że AI jest warstwą produktywności. Sztuczna inteligencja skraca czas pracy, wspiera decyzje, automatyzuje rutynę – ale jednocześnie wymaga wysokiej jakości danych wejściowych.   Działy zajmujące się IT oraz finansami w firmach powinny zwrócić uwagę na trzy kluczowe kwestie:  Zakres ingerencji w proces. Niektóre rozwiązania AI pełnią wyłącznie funkcję asystenta informacyjnego, dając podsumowania lub streszczenia konkretnych raportów. Inne natomiast wykonują konkretne akcje w systemie. Przykładowo, ustawiają limit kredytowy lub wystawiają dokumenty.   Źródła generowanych odpowiedzi. Część rozwiązań bazuje wyłącznie na danych firmy, co ogranicza ryzyko “halucynacji” AI. Inne – zwłaszcza generatywne – wymagają sprecyzowania ze strony użytkownika odnośnie do źródeł, z jakich model LLM może korzystać.   Koszty i warunki techniczne. Część modeli jest wdrażana bezpłatnie w ramach systemu ERP. Niektóre jednak zawierają alternatywne opcje, które są udostępniane za opłatą.   Asystenci AI w systemach ERP   Najbardziej widoczną dla użytkownika formą AI są asystenci konwersacyjni. To rozwiązania umożliwiające komunikację z systemem w języku naturalnym, inspirowane narzędziami takimi jak ChatGPT czy Gemini. Pozwalają także na przyspieszenie onboardingu nowych pracowników.   ChatERP od Comarch ERP  ChatERP to wbudowany asystent w formie czatu, który umożliwia rozmowę z ERP w języku naturalnym – również po polsku. Docelowo rozwiązanie ma obejmować zarówno wersje stacjonarne, jak i chmurowe wszystkich programów Comarch ERP. Obecnie dostępne jest w wersji BETA.   Zakres funkcjonalności ChataERP jest szeroki:  Przegląd danych firmowych udostępnionych w systemie,   Analiza i wnioskowanie danych,  Podpowiadanie funkcji systemowych,  Wykonywanie zadań na żądanie użytkownika.   Istotnym aspektem jest możliwość wykonywania operacji biznesowych, takich jak ustawianie limitów kredytowych czy wystawianie faktur. W praktyce oznacza to konieczność wdrożenia rygorystycznych mechanizmów uprawnień i audytu. Bez takiego zabezpieczenia, ryzyko błędnych poleceń będzie się zwiększać.  Warto jednak zaznaczyć, że Comarch zapewnia bezpieczeństwo danych osobowych i wrażliwych w ChacieERP. Treści pytań i odpowiedzi mają być przesyłane do podwykonawców technologicznych, a samo AI nie powinno przekazywać tajemnic przedsiębiorstwa. Niemniej jednak firmy z wysokimi wymaganiami powinny przed wdrożeniem formalnie ustalić zasady dotyczące przekazywanych danych.   Genius od Asseco Business Solutions  Na poziomie deklarowanych funkcji Genius jest bliżej koncepcji współpracownika, który pilnuje zadań i decyzji oraz podpowiada konkretne działania. Zgodnie z oficjalnym opisem Asseco BS, Genius ma powiadamiać o sprawach czekających na decyzję i zadaniach do wykonania. Potrafi także odpowiadać na pytania o obszary typowo ERP-owe. Rozwiązuje kwestie związane z zamówieniami, fakturami czy dokumentami magazynowymi. Oprócz tego, na bazie dostarczonego przez użytkownika kontekstu, Asystent jest w stanie dostarczać konkretne podpowiedzi.   Ten kierunek jest rozwijany o dwa ważne elementy dla decydentów:  Adaptacyjny interfejs – AI analizuje sposób pracy i proponuje zmiany w układzie, menu czy elementach ekranu. Co kluczowe, wprowadza je dopiero po akceptacji użytkownika.   Warstwa analityczna – Genius nie tylko daje podpowiedzi w zakresie procesów biznesowych, ale także oferuje inteligentne analizy w oparciu o aktualne dane w systemie ERP.   MAiA w Monitor ERP System  Monitor ERP posiada własnego asystenta AI, który “strukturyzuje, kompiluje i analizuje dane”. Główny cel jest oczywisty: zająć się wszystkim, co czasochłonne. W praktyce MAiA to nie tylko czat – tryb konwersacyjny to wyłącznie jeden z interfejsów. Częściowo działa to w formie automatycznych podsumowań i analiz osadzonych w istniejących procedurach. W podobnym stylu Gemini w wersji Pro streszcza dokumenty dostępne w Dysku Google.   Co istotne, wsparcie AI od Monitora opiera się wyłącznie na własnych danych biznesowych. Tym samym producent zapewnia integralność danych i kontrolę. Dodatkowo MAiA obejmuje nie tylko pytania o dane transakcyjne, ale też wsparcie “tekstowe”. Podsumowuje bowiem notatki, tłumaczy e-maile i koryguje ton komunikacji.   MAiA posiada dwa poziomy:  Basic – dołączony dla każdego klienta,   Pro – z miesięczną opłatą za użytkownika.  Początkowo wersja MAiA Pro jest dostępna bezpłatnie na okres próbny, by użytkownik mógł przetestować jej pełną funkcjonalność. Sztuczna inteligencja wciąż się rozwija – Monitor ERP czeka na pomysły i wskazówki od swoich klientów. Komentarze można przesyłać za pośrednictwem Forum Pomysłów.   Katalog aplikacji AI zamiast jednej funkcji   Ciekawe jest podejście firmy Proalpha, która w 2025 roku ogłosiła powstanie swojej platformy Industrial AI. To katalog ponad 30 aplikacji AI dla procesów podstawowych – od zakupów i produkcji, aż po kwestie serwisowe. Obejmuje ona rozwiązania AI firmy Empolis i Nemo. Jest budowana w architekturze SaaS, co usprawnia integrację zarówno z ekosystemem Proalpha, jak i systemami innych dostawców.   Funkcjonalności AI od Nemo umożliwiają identyfikację korelacji i anomalii w procesach. Oprócz tego, definiują zalecane działania i oceniają potencjał optymalizacji w kategoriach pieniężnych. Tym samym, w podejściu platformowym sztuczna inteligencja staje się “silnikiem” integracji danych i analityki.   Dla decydentów istotne są dwie praktyczne konsekwencje:   Sposób przetwarzania danych. Industrial AI przetwarza zarówno dane uporządkowane w tabelach, jak i nieuporządkowane (dokumenty, notatki). Następnie zamienia tę “ukrytą” wiedzę w informacje decyzyjne.   Automatyczne zalecenia, które mogą być wdrażane przez platformę po odpowiedniej diagnozie i prognozowaniu trendów.   Ekosystem Microsoft a wykorzystanie AI  Szczególną pozycję na rynku zajmuje system Microsoft Dynamics 365. To rozwiązanie będące skalowalną platformą ERP/CRM, która mocno integruje się z innymi usługami Microsoft.   Wdrożeniami Dynamics 365 zajmuje się wielu partnerów portalu myERP, w tym m.in.:  7F Technology Partners,  Companial,  Integris,   MS POS Poland,   xalution Group,   IT.integro,   Solemis.  Copilot  W warstwie ERP Microsoft osadził Copilota na dwa różne sposoby. AI pełni funkcję konwersacyjną jako czat, a także jest wbudowany bezpośrednio w konkretne funkcje systemu.   O praktycznych możliwościach tego narzędzia opowiedział Robert Jachowicz, Senior D365 F&O & Power Platform Consultant w MS POS Poland, w podcaście “CYFRYZACJA w BIZNESIE”.   Rzeczywiste funkcjonalności Copilota w Dynamics 365 Business Central są następujące:  Podpowiadanie funkcjonalności systemu w trybie konwersacyjnym,   Analizowanie danych przy dodatkowym korzystaniu z filtrów czy opcji sortowania,   Tworzenie dokumentów sprzedaży (oferty, zamówienia, faktury),   Pisanie tekstów marketingowych,   Mapowanie e-dokumentów,   Uzgadnianie wyciągów bankowych,   Generowanie serii numeracji dokumentów,   Proponowanie produktów zamiennych przy niedostępności towaru,   Automatyzacja procesu obsługi zamówień.   Power BI  Wielu firmom zależy na tym, by dane w systemie ERP były konsumowane w analityce w sposób samoobsługowy. W tym kontekście Copilot w Power BI przynosi wymierne korzyści dla decydentów. Połączenie tego rozwiązania AI z analityką umożliwia m.in.:  Szybkie tworzenie oraz modyfikację wizualizacji i raportów,   Automatyczne podsumowania raportów,  Pracę z danymi w trybie konwersacyjnym.   Jednocześnie, Copilot w Power BI jest płatny. Możliwe jest wykupienie pakietu Fabric lub Premium. Oprócz tego, sama organizacja musi zadbać o poprawną jakość danych, by mogły być odpowiednio sczytane przez AI.   Rozwiązania AI w ERP – co wybrać?  Poniższe zestawienie nie zakłada, że istnieje “najlepsze AI” dla wszystkich. W rzeczywistości nie ma jednego uniwersalnego rozwiązania. Najlepiej wybrać takie, które odpowiada na dominujący problem w danej organizacji. To może być niższa produktywność użytkowników, potrzeba zwiększa kontroli finansowej czy optymalizacja produkcji w czasie rzeczywistym.  

Zarządzanie magazynem to jeden z fundamentów sprawnie działającego przedsiębiorstwa. Gdy firma się rozwija, pojawia się pytanie o odpowiednie narzędzie informatyczne. Na rynku dostępne są dwie główne ścieżki: moduł magazynowy wbudowany w system ERP albo dedykowany system WMS.  WMS a ERP – różnice w zakresie funkcjonalności WMS (Warehouse Management System) to specjalistyczne oprogramowanie zaprojektowane wyłącznie do zarządzania operacjami magazynowymi. Jego głównym zadaniem jest kontrola przepływu towarów – od przyjęcia, przez składowanie i kompletację, aż po wydanie i wysyłkę. System ERP to oprogramowanie do kompleksowego zarządzania przedsiębiorstwem, integrujące finanse, sprzedaż, zakupy, produkcję i magazyn. Moduł magazynowy stanowi jeden z elementów tej całości i umożliwia podstawową ewidencję stanów oraz rejestrację przyjęć i wydań. Różnice między WMS a ERP widać w kilku obszarach. ERP patrzy na magazyn przez pryzmat całego przedsiębiorstwa. WMS natomiast skupia się wyłącznie na magazynie i oferuje narzędzia pozwalające wycisnąć z niego maksymalną wydajność. WMS oferuje zaawansowane algorytmy optymalizacji ścieżek kompletacji oraz umożliwia pracę w czasie rzeczywistym z urządzeniami mobilnymi. Moduł ERP często wymaga ręcznego wprowadzania danych po zakończeniu operacji. WMS pozwala też na szczegółowe zarządzanie lokalizacjami i strefami składowania na poziomie niedostępnym w standardowym module ERP. Decydując się na wbudowany moduł magazynowy, firma zyskuje prostotę, nie trzeba wdrażać dodatkowego systemu, dane są spójne w całej organizacji. To istotna zaleta dla mniejszych przedsiębiorstw. Moduł magazynowy w ERP ma jednak ograniczenia. Wady i zalety tego podejścia trzeba rozważyć w kontekście skali operacji. Do głównych ograniczeń należą brak zaawansowanych funkcji kompletacji, ograniczone możliwości pracy mobilnej oraz słabsza obsługa procesów specyficznych dla logistyki. Przy rosnącym wolumenie te braki błędy i oznaczają nieefektywne wykorzystanie przestrzeni. Jak rozpoznać, że Twojej firmie jest potrzebny dedykowany system WMS? Wraz z rozwojem firmy pojawiają się sygnały wskazujące, że moduł magazynowy w ERP przestaje wystarczać. Pierwszym symptomem jest rosnąca liczba błędów przy kompletacji. Gdy magazynierzy pracują bez wsparcia urządzeń mobilnych, pomyłki stają się nieuniknione. Drugim sygnałem jest wydłużający się czas realizacji zamówień. Trzeci to trudności z inwentaryzacją i utrzymaniem zgodności stanów systemowych z rzeczywistymi. Każdy z tych problemów przekłada się na realne koszty. Dedykowany system WMS to wybór dla firm, w których magazyn stanowi centrum operacji logistycznych. Dotyczy to zwłaszcza przedsiębiorstw e-commerce, gdzie klienci oczekują szybkiej realizacji. System WMS sprawdza się również w firmach prowadzących magazyn usługowy lub obsługujących wiele podmiotów we wspólnej przestrzeni. Firmy produkcyjne z rozbudowaną logistyką wewnętrzną również korzystają na wdrożeniu WMS – zarządzanie przepływem materiałów między magazynem a halą produkcyjną, obsługa partii czy integracja z systemami MES to funkcjonalności płynnie działające w WMS. Integracja WMS z systemem ERP – na czym polega? Wdrożenie dedykowanego programu WMS nie oznacza rezygnacji z oprogramowania ERP. Oba systemy mogą współpracować. ERP pozostaje źródłem danych o zamówieniach, natomiast WMS przejmuje kontrolę nad operacjami magazynowymi. Nowoczesne systemy WMS, takie jak AVOCADO Packing, oferują gotowe integracje z popularnymi systemami ERP: Comarch ERP XL, Comarch ERP Optima, Subiekt GT, enova365 czy WAPRO Mag. Dzięki temu wdrożenie nie wymaga budowania połączeń od zera. Jaka jest różnica między systemem WMS a modułem magazynowym w praktyce? Weźmy kompletację zamówienia wielopozycyjnego. W module ERP magazynier sam planuje trasę po magazynie. W systemie WMS algorytm wyznacza optymalną ścieżkę zbiórki. Przy kilkudziesięciu pozycjach różnica w czasie sięga kilkunastu minut. Inny przykład to obsługa zwrotów. W podstawowym module ERP przyjęcie zwrotu to ręczne wprowadzenie towaru na stan. Dedykowany WMS pozwala na pełną identyfikację towaru, weryfikację stanu, przypisanie kondycji i automatyczne skierowanie do właściwej strefy. Co sprawdza się lepiej przy obsłudze dużej liczby zamówień? Przy wysokim wolumenie przewaga WMS staje się wyraźna. System może zaoferować Multi Order Picking, kompletację dwustopniową czy automatyczne przydzielanie zadań. Jeden magazynier może zrealizować znacznie więcej zamówień niż przy pracy opartej na module ERP.WMS umożliwia też bieżące monitorowanie wydajności. Raporty i statystyki pozwalają na ciągłe doskonalenie procesów, co przy dużej skali ma bezpośrednie przełożenie na wyniki finansowe. Magazyn pod kontrolą – który system wybrać? Wybór między dedykowanym programem WMS a modułem magazynowym w ERP to decyzja strategiczna. Jeśli magazyn ma być jedynie zapleczem sprzedaży, podstawowy moduł ERP może wystarczyć. Jeśli jednak ma stać się źródłem przewagi konkurencyjnej, dedykowany WMS jest inwestycją, która się zwraca. Firmy traktujące logistykę jako centrum kosztów wybierają najprostsze narzędzia. Te, które widzą w niej szansę na wyróżnienie się, inwestują w profesjonalne systemy pozwalające realizować więcej, szybciej i bezbłędnie.

– Warto wdrożyć KSeF już teraz. Często mamy tendencję do odkładania obowiązków, ale w tym przypadku sytuacja przypomina przegląd techniczny samochodu. Możemy zwlekać, jednak prędzej czy później i tak musimy go wykonać. Im dłużej czekamy, tym większe ryzyko, że trafimy na ogromne kolejki i niepotrzebne problemy – przestrzegał w rozmowie w Onet Rano Finansowo poświęconej Krajowemu Systemowi e-Faktur Radosław Lasota, Product Manager ds. Biur Rachunkowych w Comarch ERP.  Kluczowe są dwie daty. Duże podmioty będą miały obowiązek wystawiania faktur w KSeF od 1 lutego. Mniejsze firmy zobowiązane do tego zostaną od 1 kwietnia. Jak przypomina Radosław Lasota, Product Manager ds. Biur Rachunkowych w Comarch ERP: – Pamiętajmy, że ten obowiązek dotyczy wystawiania faktur, ale te dokumenty trzeba jeszcze w KSeF odbierać. W przypadku dużych przedsiębiorstw, takich jak operatorzy telekomunikacyjni czy sieci stacji benzynowych, wysyłka faktur do systemu stanie się faktem, ale jako odbiorcy musimy być gotowi na ich sprawne przyjmowanie, bez względu na wielkość organizacji. Można zatem przypuszczać, że znaczna część przedsiębiorców zacznie korzystać z KSeF właśnie od początku lutego. Co więcej, nowy system fakturowania nie dotyczy tylko dużych czy średnich przedsiębiorców, ale też osób prowadzących jednoosobowe działalności gospodarcze. Rodzaj i wielkość organizacji wiążą się z różnymi wyzwaniami związanymi z integracją KSeF.    Block Quote “Jakoś to będzie” nie wystarczy Mimo że KSeF stanie się obowiązkowy już za moment, to zaledwie kilka miesięcy temu aż 37 proc. firm z sektora MŚP przyznało, że nie rozpoczęło jeszcze przygotowań do wdrożenia systemu (źródło: raport Comarch i PMR). Tymczasem wdrożenie KSeF, zwłaszcza w przypadku większych organizacji, oznacza zwykle wielomiesięczny proces: konieczność przeszkolenia pracowników, wdrożenia rozwiązań IT, zapoznania się z procedurami. Najmniejsi przedsiębiorcy również nierzadko bagatelizują przygotowania do zmian. Block Quote Jak dodaje specjalista, jednym z najczęściej popełnianych przez firmy błędów jest przeświadczenie, że  system rozwiąże problemy za przedsiębiorcę. – Przekonanie, że przedsiębiorca nie musi zagłębiać się w zasady KSeF, jest bardzo ryzykowne. Musimy pamiętać, że nowelizacja przepisów zmienia cały model operacyjny: od sposobu wystawiania dokumentów, przez ich odbiór, aż po archiwizację. System informatyczny jest jedynie narzędziem, ale to po stronie przedsiębiorcy leży zrozumienie tej modelowej zmiany – mówi. Im dłużej czekamy… Ekspert przestrzega przed zwlekaniem z integracją nowego systemu. – Warto wdrożyć KSeF już teraz. Często mamy tendencję do odkładania obowiązków, ale w tym przypadku sytuacja przypomina przegląd techniczny samochodu. Możemy zwlekać, jednak prędzej czy później i tak musimy go wykonać. Im dłużej czekamy, tym większe ryzyko, że trafimy na ogromne kolejki i niepotrzebne problemy. Wykorzystajmy obecny czas na spokojne przygotowanie, zwłaszcza że działamy w okresie bez sankcji. To najlepszy moment, by oswoić się z systemem bez zbędnej presji – podsumowuje. Całą rozmowę obejrzysz poniżej: