Artykuły

Zarządzanie magazynem to jeden z fundamentów sprawnie działającego przedsiębiorstwa. Gdy firma się rozwija, pojawia się pytanie o odpowiednie narzędzie informatyczne. Na rynku dostępne są dwie główne ścieżki: moduł magazynowy wbudowany w system ERP albo dedykowany system WMS.  WMS a ERP – różnice w zakresie funkcjonalności WMS (Warehouse Management System) to specjalistyczne oprogramowanie zaprojektowane wyłącznie do zarządzania operacjami magazynowymi. Jego głównym zadaniem jest kontrola przepływu towarów – od przyjęcia, przez składowanie i kompletację, aż po wydanie i wysyłkę. System ERP to oprogramowanie do kompleksowego zarządzania przedsiębiorstwem, integrujące finanse, sprzedaż, zakupy, produkcję i magazyn. Moduł magazynowy stanowi jeden z elementów tej całości i umożliwia podstawową ewidencję stanów oraz rejestrację przyjęć i wydań. Różnice między WMS a ERP widać w kilku obszarach. ERP patrzy na magazyn przez pryzmat całego przedsiębiorstwa. WMS natomiast skupia się wyłącznie na magazynie i oferuje narzędzia pozwalające wycisnąć z niego maksymalną wydajność. WMS oferuje zaawansowane algorytmy optymalizacji ścieżek kompletacji oraz umożliwia pracę w czasie rzeczywistym z urządzeniami mobilnymi. Moduł ERP często wymaga ręcznego wprowadzania danych po zakończeniu operacji. WMS pozwala też na szczegółowe zarządzanie lokalizacjami i strefami składowania na poziomie niedostępnym w standardowym module ERP. Decydując się na wbudowany moduł magazynowy, firma zyskuje prostotę, nie trzeba wdrażać dodatkowego systemu, dane są spójne w całej organizacji. To istotna zaleta dla mniejszych przedsiębiorstw. Moduł magazynowy w ERP ma jednak ograniczenia. Wady i zalety tego podejścia trzeba rozważyć w kontekście skali operacji. Do głównych ograniczeń należą brak zaawansowanych funkcji kompletacji, ograniczone możliwości pracy mobilnej oraz słabsza obsługa procesów specyficznych dla logistyki. Przy rosnącym wolumenie te braki błędy i oznaczają nieefektywne wykorzystanie przestrzeni. Jak rozpoznać, że Twojej firmie jest potrzebny dedykowany system WMS? Wraz z rozwojem firmy pojawiają się sygnały wskazujące, że moduł magazynowy w ERP przestaje wystarczać. Pierwszym symptomem jest rosnąca liczba błędów przy kompletacji. Gdy magazynierzy pracują bez wsparcia urządzeń mobilnych, pomyłki stają się nieuniknione. Drugim sygnałem jest wydłużający się czas realizacji zamówień. Trzeci to trudności z inwentaryzacją i utrzymaniem zgodności stanów systemowych z rzeczywistymi. Każdy z tych problemów przekłada się na realne koszty. Dedykowany system WMS to wybór dla firm, w których magazyn stanowi centrum operacji logistycznych. Dotyczy to zwłaszcza przedsiębiorstw e-commerce, gdzie klienci oczekują szybkiej realizacji. System WMS sprawdza się również w firmach prowadzących magazyn usługowy lub obsługujących wiele podmiotów we wspólnej przestrzeni. Firmy produkcyjne z rozbudowaną logistyką wewnętrzną również korzystają na wdrożeniu WMS – zarządzanie przepływem materiałów między magazynem a halą produkcyjną, obsługa partii czy integracja z systemami MES to funkcjonalności płynnie działające w WMS. Integracja WMS z systemem ERP – na czym polega? Wdrożenie dedykowanego programu WMS nie oznacza rezygnacji z oprogramowania ERP. Oba systemy mogą współpracować. ERP pozostaje źródłem danych o zamówieniach, natomiast WMS przejmuje kontrolę nad operacjami magazynowymi. Nowoczesne systemy WMS, takie jak AVOCADO Packing, oferują gotowe integracje z popularnymi systemami ERP: Comarch ERP XL, Comarch ERP Optima, Subiekt GT, enova365 czy WAPRO Mag. Dzięki temu wdrożenie nie wymaga budowania połączeń od zera. Jaka jest różnica między systemem WMS a modułem magazynowym w praktyce? Weźmy kompletację zamówienia wielopozycyjnego. W module ERP magazynier sam planuje trasę po magazynie. W systemie WMS algorytm wyznacza optymalną ścieżkę zbiórki. Przy kilkudziesięciu pozycjach różnica w czasie sięga kilkunastu minut. Inny przykład to obsługa zwrotów. W podstawowym module ERP przyjęcie zwrotu to ręczne wprowadzenie towaru na stan. Dedykowany WMS pozwala na pełną identyfikację towaru, weryfikację stanu, przypisanie kondycji i automatyczne skierowanie do właściwej strefy. Co sprawdza się lepiej przy obsłudze dużej liczby zamówień? Przy wysokim wolumenie przewaga WMS staje się wyraźna. System może zaoferować Multi Order Picking, kompletację dwustopniową czy automatyczne przydzielanie zadań. Jeden magazynier może zrealizować znacznie więcej zamówień niż przy pracy opartej na module ERP.WMS umożliwia też bieżące monitorowanie wydajności. Raporty i statystyki pozwalają na ciągłe doskonalenie procesów, co przy dużej skali ma bezpośrednie przełożenie na wyniki finansowe. Magazyn pod kontrolą – który system wybrać? Wybór między dedykowanym programem WMS a modułem magazynowym w ERP to decyzja strategiczna. Jeśli magazyn ma być jedynie zapleczem sprzedaży, podstawowy moduł ERP może wystarczyć. Jeśli jednak ma stać się źródłem przewagi konkurencyjnej, dedykowany WMS jest inwestycją, która się zwraca. Firmy traktujące logistykę jako centrum kosztów wybierają najprostsze narzędzia. Te, które widzą w niej szansę na wyróżnienie się, inwestują w profesjonalne systemy pozwalające realizować więcej, szybciej i bezbłędnie.

– Warto wdrożyć KSeF już teraz. Często mamy tendencję do odkładania obowiązków, ale w tym przypadku sytuacja przypomina przegląd techniczny samochodu. Możemy zwlekać, jednak prędzej czy później i tak musimy go wykonać. Im dłużej czekamy, tym większe ryzyko, że trafimy na ogromne kolejki i niepotrzebne problemy – przestrzegał w rozmowie w Onet Rano Finansowo poświęconej Krajowemu Systemowi e-Faktur Radosław Lasota, Product Manager ds. Biur Rachunkowych w Comarch ERP.  Kluczowe są dwie daty. Duże podmioty będą miały obowiązek wystawiania faktur w KSeF od 1 lutego. Mniejsze firmy zobowiązane do tego zostaną od 1 kwietnia. Jak przypomina Radosław Lasota, Product Manager ds. Biur Rachunkowych w Comarch ERP: – Pamiętajmy, że ten obowiązek dotyczy wystawiania faktur, ale te dokumenty trzeba jeszcze w KSeF odbierać. W przypadku dużych przedsiębiorstw, takich jak operatorzy telekomunikacyjni czy sieci stacji benzynowych, wysyłka faktur do systemu stanie się faktem, ale jako odbiorcy musimy być gotowi na ich sprawne przyjmowanie, bez względu na wielkość organizacji. Można zatem przypuszczać, że znaczna część przedsiębiorców zacznie korzystać z KSeF właśnie od początku lutego. Co więcej, nowy system fakturowania nie dotyczy tylko dużych czy średnich przedsiębiorców, ale też osób prowadzących jednoosobowe działalności gospodarcze. Rodzaj i wielkość organizacji wiążą się z różnymi wyzwaniami związanymi z integracją KSeF.    Block Quote “Jakoś to będzie” nie wystarczy Mimo że KSeF stanie się obowiązkowy już za moment, to zaledwie kilka miesięcy temu aż 37 proc. firm z sektora MŚP przyznało, że nie rozpoczęło jeszcze przygotowań do wdrożenia systemu (źródło: raport Comarch i PMR). Tymczasem wdrożenie KSeF, zwłaszcza w przypadku większych organizacji, oznacza zwykle wielomiesięczny proces: konieczność przeszkolenia pracowników, wdrożenia rozwiązań IT, zapoznania się z procedurami. Najmniejsi przedsiębiorcy również nierzadko bagatelizują przygotowania do zmian. Block Quote Jak dodaje specjalista, jednym z najczęściej popełnianych przez firmy błędów jest przeświadczenie, że  system rozwiąże problemy za przedsiębiorcę. – Przekonanie, że przedsiębiorca nie musi zagłębiać się w zasady KSeF, jest bardzo ryzykowne. Musimy pamiętać, że nowelizacja przepisów zmienia cały model operacyjny: od sposobu wystawiania dokumentów, przez ich odbiór, aż po archiwizację. System informatyczny jest jedynie narzędziem, ale to po stronie przedsiębiorcy leży zrozumienie tej modelowej zmiany – mówi. Im dłużej czekamy… Ekspert przestrzega przed zwlekaniem z integracją nowego systemu. – Warto wdrożyć KSeF już teraz. Często mamy tendencję do odkładania obowiązków, ale w tym przypadku sytuacja przypomina przegląd techniczny samochodu. Możemy zwlekać, jednak prędzej czy później i tak musimy go wykonać. Im dłużej czekamy, tym większe ryzyko, że trafimy na ogromne kolejki i niepotrzebne problemy. Wykorzystajmy obecny czas na spokojne przygotowanie, zwłaszcza że działamy w okresie bez sankcji. To najlepszy moment, by oswoić się z systemem bez zbędnej presji – podsumowuje. Całą rozmowę obejrzysz poniżej: