Artykuły

Zamknięcie okresu rozliczeniowego w działach kadr i płac wielu przedsiębiorstw wiąże się z gwałtownym wzrostem obciążenia operacyjnego. Mimo dynamicznego postępu transformacji cyfrowej, codzienność specjalistów wciąż w dużej mierze opiera się na manualnej weryfikacji dokumentów oraz konsolidacji rozproszonych danych z arkuszy kalkulacyjnych. Generuje to dużą presję czasu i zwiększa ryzyko błędów. W rezultacie wykwalifikowana kadra, zamiast koncentrować się na strategicznym zarządzaniu kapitałem ludzkim, budowaniu zaangażowania czy optymalizacji procesów, dedykuje cenne zasoby na powtarzalne, mechaniczne operacje administracyjne.  Ryzyko operacyjne i koszty manualnej pracy Dedykowanie kompetencji wysokiej klasy specjalistów do mechanicznego przepisywania danych z zewnętrznych arkuszy do systemu ERP niesie za sobą poważne konsekwencje biznesowe. Każda roboczogodzina spędzona na powtarzalnych czynnościach manualnych podnosi ryzyko operacyjne (błąd ludzki). W realiach kadr i płac nawet marginalna pomyłka, taka jak błędna cyfra w polu wartości premii czy niewłaściwa data zgłoszenia do ubezpieczenia generuje natychmiastowe ekspozycje na ryzyko: Finansowo-prawne: sankcje oraz kary nakładane podczas zewnętrznych audytów i kontroli organów państwowych (np. PIP, ZUS). Wizerunkowe i wewnętrzne: spadek zaufania pracowników, kryzysy wizerunkowe (employer branding) oraz konflikty wewnątrz organizacji wynikające z nieterminowych lub błędnych rozliczeń. Standardowy system ERP: stabilny fundament, który wymaga optymalizacji Współczesne, dynamicznie rozwijające się przedsiębiorstwa oraz nowoczesne biura rachunkowe opierają swoją architekturę systemową na sprawdzonych rozwiązaniach klasy ERP, takich jak np.: Comarch ERP Optima. Jest to zaawansowany, stabilny i bezpieczny rdzeń technologiczny, który doskonale zabezpiecza fundamentalne operacje biznesowe. Należy jednak pamiętać, że każdy system ERP w swojej standardowej, „pudełkowej” wersji posiada zdefiniowane granice elastyczności. Nie jest on w stanie odzwierciedlić unikalnych, nierzadko skomplikowanych procesów wewnętrznych, które wyróżniają daną firmę na rynku. W efekcie, w miejscu, gdzie kończą się standardowe funkcje programu, organizacje zmuszone są do łatania luk procesowych za pomocą arkuszy Excel i pracy manualnej. To właśnie tam powstają największe straty efektywności. System ERP stanowi optymalną bazę technologiczną, jednak dopiero integracja z dedykowanymi rozszerzeniami programistycznymi pozwala przedsiębiorstwu osiągnąć poziom pełnej automatyzacji procesów. Właściwą strategią skalowania biznesu i odpowiedzią na rosnący wolumen dokumentów nie jest liniowe zwiększanie zatrudnienia (mnożenie etatów), lecz wdrożenie inteligentnych rozwiązań komplementarnych. Narzędzia te eliminują rutynowe operacje z workflow zespołu. Zamiast naginać wewnętrzne procedury firmy do sztywnych ram standardowego oprogramowania lub obciążać zespół HR monotonnym przepisywaniem danych, kluczem do sukcesu jest rozbudowa posiadanego systemu o dedykowane mechanizmy automatyzujące. Dzięki takiemu podejściu, dział kadr i płac odzyskuje pełną kontrolę nad integralnością danych, minimalizuje ryzyko biznesowe i co najważniejsze – zyskuje czas na realizację zadań o charakterze strategicznym, takich jak optymalizacja kosztów pracy czy rozwój kapitału ludzkiego. Wyzwanie operacyjne: manualne rozliczanie systemów prowizyjnych, akordowych i premiowych Współczesne przedsiębiorstwa szczególnie z sektora produkcyjnego, handlowego (e-commerce) oraz usługowego, bardzo często opierają swoje strategie motywacyjne na strukturach hybrydowych. Wynagrodzenie zasadnicze pracowników jest w nich uzupełniane o zmienne składniki płacowe, takie jak stawki akordowe, prowizje od wypracowanego obrotu czy zaawansowane systemy premiowe. Dotychczasowy, tradycyjny model operacyjny w wielu organizacjach generuje jednak poważne dysfunkcje na etapie konsolidacji tych danych. Kierownicy poszczególnych działów lub oddziałów przygotowują cząstkowe arkusze z wynikami swoich zespołów. W efekcie, pod koniec miesiąca, do działu kadr i płac spływa kilkanaście (lub kilkadziesiąt) rozproszonych, niestandaryzowanych plików Excel. Specjalista ds. płac staje wówczas przed koniecznością manualnego przenoszenia każdego rekordu bezpośrednio do kartoteki pracowniczej w systemie Comarch ERP Optima. Przy skali zatrudnienia liczącej kilkudziesięciu lub kilkuset pracowników, proces ten staje się skrajnie nieefektywny. Angażuje cenne roboczogodziny, drastycznie wydłuża czas zamknięcia miesiąca i z powodu tzw. fatygi cyfrowej generuje wysokie ryzyko popełnienia błędu przy ręcznym wpisywaniu kwot. Rozwiązanie technologiczne dla systemu ERP: Import dodatków Odpowiedzią na to operacyjne wąskie gardło jest dedykowana aplikacja Import dodatków, zaprojektowana jako bezpośrednie, komplementarne rozszerzenie modułów Kadry i Płace oraz Kadry i Płace Plus w systemie Comarch ERP Optima. Narzędzie to całkowicie eliminuje potrzebę ręcznej ingerencji w bazy danych, automatyzując procedurę masowego zasilania systemu informacjami płacowymi. Jak wygląda zautomatyzowany workflow w praktyce biznesowej?  Wdrożenie aplikacji nie wymaga reorganizacji przyzwyczajeń menedżerów, a jedynie standaryzacji formatu wymiany danych. Cała procedura sprowadza się do dwóch intuicyjnych kroków: Strukturyzacja danych: cząstkowe informacje od kierowników są agregowane w jednym, ujednoliconym arkuszu MS Excel (obsługiwane formaty *.xlsx oraz *.xls). Arkusz ten opiera się na precyzyjnie zdefiniowanych kolumnach mapowania: Akronim, Nazwisko, Imię, Nazwa dodatku, Kwota, Rok, Miesiąc. Masowy import jednym kliknięciem: po wskazaniu pliku w aplikacji, system automatycznie waliduje rekordy. Uruchomienie funkcji „Importuj” natychmiastowo zasila moduł płacowy Comarch ERP Optima poprawnie przypisanymi składnikami wynagrodzeń – bez przepisywania choćby jednej cyfry. Kluczowe korzyści biznesowe i zwrot z inwestycji (ROI) Zaimplementowanie modułu Importu dodatków przekłada się na optymalizację wizerunkową, finansową i operacyjną firmy: Radykalne skrócenie wskaźnika Time-to-Process: proces masowego naliczania premii i akordów, który dotychczas absorbował działy płacowe przez wiele dni roboczych, zostaje skrócony do zaledwie kilku minut. Pozwala to na efektywne zarządzanie czasem pracy i eliminację nadgodzin wewnątrz działu HR. Gwarancja integralności danych Zero-Error Policy: eliminacja manualnego wprowadzania danych całkowicie wyklucza ryzyko pomyłek ludzkich (np. błędów w kwotach czy nieprawidłowego przypisania premii do pracownika). Zapewnia to organizacji bezpieczeństwo, minimalizuje ryzyko konieczności korygowania deklaracji ZUS oraz eliminuje potencjalne konflikty na linii pracodawca-pracownik. Pełna elastyczność i skalowalność rozwiązania: Import dodatków nie narzuca sztywnych szablonów płacowych. Pozwala na pełną personalizację i definiowanie własnych, specyficznych dodatków w systemie Comarch ERP Optima, idealnie odzwierciedlając nawet najbardziej unikalną politykę przedsiębiorstwa. Zarządzanie ryzykiem reguł zgodności i audyt umów cywilnoprawnych Współczesne otoczenie prawne w Polsce nakłada na działy kadr i płac obowiązek niezwykle skrupulatnego prowadzenia dokumentacji pracowniczej, w tym również dla osób zatrudnionych na podstawie umów cywilnoprawnych. Umowy zlecenia, regulowane przepisami Kodeksu cywilnego, charakteryzują się bardzo wysoką dynamiką zmian w czasie ich obowiązywania. W praktyce biznesowej kontrakty te podlegają często modyfikacjom: począwszy od regularnego aneksowania stawek, poprzez zmienną liczbę przepracowanych godzin w poszczególnych miesiącach, aż po skomplikowane i często zmieniające się stany ubezpieczeniowe wynikające z tzw. zbiegów tytułów do ubezpieczeń czy absencji zleceniobiorców. Kluczowe wyzwanie technologiczne pojawia się jednak w momencie próby retrospektywnej analizy tych zmian. Standardowa, podstawowa wersja systemu Comarch ERP Optima została zaprojektowana w sposób, który domyślnie prezentuje operatorowi najnowszą, aktualnie obowiązującą wersję umowy oraz karty pracownika. W strukturze bazy danych brakuje płynnego, łatwo dostępnego wglądu w historyczne wersje dokumentu sprzed kilku lub kilkunastu miesięcy. Taka architektura informacji rodzi ryzyko operacyjne. W przypadku kontroli instytucji państwowych, takich jak ZUS czy PIP, a także podczas wewnętrznych audytów finansowych, odtworzenie historycznego stanu prawnego i finansowego danej umowy staje się procesem niezwykle czaso- i kosztochłonnym, a niejednokrotnie wręcz niemożliwym bez zaawansowanych prac programistycznych na bazie danych. Rozwiązanie: mechanizm do historii umów Aby wyeliminować to ryzyko i zapewnić organizacjom pełną transparentność procesową, powstało dedykowane rozwiązanie: Mechanizm do historii umów. Funkcjonuje jako natywne rozszerzenie systemu Comarch ERP Optima, implementowane bezpośrednio na liście umów zleceniobiorców w formie tzw. funkcji dodatkowych. Jej głównym zadaniem jest budowanie kompletnej, nienaruszalnej ścieżki audytowej (tzw. audit trail) dla każdego kontraktu cywilnoprawnego. Narzędzie działa w sposób zautomatyzowany i transparentny dla użytkownika, rejestrując oraz archiwizując poprzednie wartości pól przy każdym zapisie modyfikowanej karty umowy. Dzięki temu na podglądzie historii wybranego dokumentu specjalista ds. HR zyskuje natychmiastowy dostęp do pełnej ewolucji kontraktu. System precyzyjnie rejestruje zmiany takich parametrów jak data zawarcia i rozwiązania umowy, ewentualne modyfikacje jej tytułu prawnego oraz historyczne wahania wartości wynagrodzenia brutto. Co kluczowe z punktu widzenia compliance, mechanizm precyzyjnie mapuje osie czasu poprzez zapisy typu „aktualny od – do” oraz prowadzi szczegółową kronikę zmian w sekcji ubezpieczeń społecznych i zdrowotnych. Obejmuje to zarówno informacje o ubezpieczeniach obowiązkowych, jak i dobrowolnych, co pozwala w kilka sekund zweryfikować, na jakich zasadach pracownik był zgłoszony do systemu ubezpieczeń w dowolnym punkcie na osi czasu. Od rutyny do strategii: nowy wymiar efektywności w działach kadr i płac Implementacja Mechanizmu do historii umów sprawia, że organizacja zyskuje odporność audytową, ponieważ weryfikacja jakichkolwiek historycznych zdarzeń prawnych nie wymaga już wertowania papierowych archiwów ani czasochłonnego odtwarzania danych z kopii zapasowych. Pełna historia zmian warunków zatrudnienia zleceniobiorcy jest dostępna za pomocą zaledwie kilku kliknięć myszką, bezpośrednio z poziomu systemu ERP. Przekłada się to na drastyczne skrócenie czasu potrzebnego na przygotowanie raportów dla organów kontrolnych, ochronę firmy przed potencjalnymi sankcjami finansowymi wynikającymi z błędów w interpretacji historycznych zapisów oraz gwarantuje pełną ciągłość i integralność wiedzy operacyjnej wewnątrz działu kadr i płac. Podsumowanie: Cyfrowa transformacja obszaru HR jako imperatyw efektywności biznesowej Automatyzacja procesów kadrowo-płacowych przestała być postrzegana w kategoriach technologicznego udogodnienia, stając się krytycznym elementem strategii optymalizacji kosztów i zarządzania ryzykiem współczesnego przedsiębiorstwa. Wdrożenie dedykowanych rozszerzeń systemowych dla Comarch ERP Optima, takich jak: Import Dodatków oraz Mechanizm do historii umów – pozwala organizacjom na eliminację fundamentalnych dysfunkcji operacyjnych, które dotychczas blokowały potencjał. Synergia tych narzędzi przenosi ciężar pracy zespołu z powtarzalnych, mechanicznych czynności administracyjnych na zaawansowane działania strategiczne, bezpośrednio wpływające na rozwój kapitału ludzkiego i konkurencyjność firmy na rynku. Z perspektywy menedżerskiej inwestycja w automatyzację procesów płacowych i ewidencji umów cywilnoprawnych generuje zwrot na trzech kluczowych poziomach: Optymalizacja kosztów operacyjnych: redukcja wskaźnika Time-to-Process pozwala na płynne zamykanie okresów rozliczeniowych bez konieczności generowania nadgodzin lub liniowego zwiększania zatrudnienia w strukturach HR wraz ze wzrostem skali biznesu. Bezpieczeństwo prawne i compliance: zautomatyzowana walidacja danych oraz kompletna, systemowa ścieżka audytowa dla umów cywilnoprawnych zabezpieczają organizację przed sankcjami finansowymi ze strony organów kontrolnych i eliminują ryzyko kosztownych sporów pracowniczych. Integralność i ciągłość wiedzy: przechowywanie pełnej historii zmian w jednym, centralnym systemie ERP gwarantuje natychmiastowy dostęp do transparentnych danych, podnosząc odporność operacyjną firmy na rotację personelu wewnątrz działu kadr. Przewagę zyskują organizacje, które potrafią elastycznie adaptować technologię do swoich unikalnych potrzeb. Uwolnienie specjalistów od rutynowej pracy z arkuszami kalkulacyjnymi to fundament budowy nowoczesnego, odpornego na turbulencje rynkowe przedsiębiorstwa.

Czy system ERP może sam analizować dokumenty, podpowiadać sposób ich księgowania i pomagać w realizacji codziennych obowiązków?  W Comarch ERP Optima sztuczna inteligencja wspiera użytkowników na dwóch poziomach – poprzez Comarch ChatERP, który ułatwia dostęp do informacji oraz Agentów AI odpowiedzialnych za automatyzację konkretnych procesów biznesowych. To rozwiązania, które realnie zmieniają sposób pracy księgowości. Comarch ChatERP i Agenci AI – dwa różne podejścia do wykorzystania sztucznej inteligencji Choć zarówno Comarch ChatERP, jak i Agenci AI wykorzystują sztuczną inteligencję, odpowiadają na zupełnie inne potrzeby przedsiębiorstw. Comarch ChatERP to inteligentny asystent, który ułatwia pracę z systemem ERP. Pozwala zadawać pytania w języku naturalnym, szybko wyszukiwać informacje, analizować dane oraz tworzyć podsumowania bez konieczności przeszukiwania wielu modułów systemu. Agenci AI idą o krok dalej. Zamiast jedynie dostarczać informacje, aktywnie wspierają realizację konkretnych procesów biznesowych – od analizy dokumentów, przez przygotowanie rekomendacji, po automatyzację wybranych czynności. Dzięki temu użytkownicy mogą skupić się na podejmowaniu decyzji, zamiast wykonywać powtarzalne operacje. Comarch ChatERP – szybki dostęp do informacji dzięki AI Jednym z pierwszych rozwiązań wykorzystujących sztuczną inteligencję w ekosystemie Comarch jest Comarch ChatERP. To inteligentny asystent, który zmienia sposób pracy z systemem ERP, umożliwiając komunikację za pomocą języka naturalnego. Zamiast przeszukiwać kolejne moduły czy tworzyć własne zestawienia, użytkownik może po prostu zadać pytanie i otrzymać odpowiedź opartą na danych zapisanych w systemie. Comarch ChatERP wykorzystuje modele językowe do interpretacji pytań oraz analizy informacji znajdujących się w bazie danych. Dzięki temu pozwala szybciej odnaleźć potrzebne dokumenty, zweryfikować informacje o kontrahentach, sprawdzić status procesów czy przygotować podsumowanie wybranych danych biznesowych. Rozwiązanie sprawdza się w codziennej pracy wielu działów przedsiębiorstwa. Księgowi mogą szybciej wyszukiwać informacje o dokumentach i rozliczeniach, handlowcy analizować wyniki sprzedaży, a kadra zarządzająca uzyskiwać odpowiedzi dotyczące najważniejszych wskaźników biznesowych bez konieczności samodzielnego przygotowywania raportów. Agenci AI w Comarch ERP Optima – inteligentne wsparcie codziennych procesów Największą wartością Agentów AI jest ich specjalizacja. Każdy z nich odpowiada za konkretny proces biznesowy i wspiera użytkownika dokładnie tam, gdzie codziennie wykonywanych jest najwięcej powtarzalnych czynności. Zamiast zastępować pracowników, przejmują czasochłonne etapy pracy, przyspieszając realizację zadań i ograniczając ryzyko błędów. Dekretator kosztów Dekretator kosztów wspiera proces księgowania faktur kosztowych. Na podstawie historii wcześniejszych operacji analizuje dokument oraz rozpoznaje kontrahenta, proponując odpowiedni schemat księgowania. Dzięki temu księgowy nie musi każdorazowo wybierać właściwej dekretacji ręcznie, co znacząco przyspiesza obsługę dokumentów. Kategoryzator dokumentów Kategoryzator dokumentów automatycznie analizuje treść faktur pochodzących z KSeF lub systemów OCR i proponuje ich odpowiednią kategorię księgową. Rozwiązanie sprawdza się szczególnie w przypadku nowych kontrahentów oraz dokumentów, które wcześniej nie występowały w systemie. Kwalifikator kosztów Kwalifikator kosztów odpowiada za przypisanie dokumentów do właściwego procesu w systemie ERP. W pierwszej kolejności wykorzystuje historię wcześniejszych operacji, a jeśli nie znajdzie odpowiedniego wzorca, analizuje treść dokumentu z wykorzystaniem algorytmów sztucznej inteligencji. Pozwala to szybciej klasyfikować dokumenty i ograniczyć liczbę ręcznie wykonywanych czynności. Weryfikator e-Faktur Weryfikator e-Faktur zwiększa bezpieczeństwo procesów zakupowych. Po pobraniu dokumentu z KSeF automatycznie porównuje dane kontrahenta z informacjami dostępnymi w bazach referencyjnych i wykrywa ewentualne niezgodności. Dzięki temu użytkownik może zweryfikować poprawność danych jeszcze przed rozpoczęciem dalszej obsługi faktury. Agent rozwiązania umowy Sztuczna inteligencja wspiera również działy kadrowo-płacowe. Agent rozwiązania umowy pomaga przygotować dokumentację związaną z zakończeniem zatrudnienia, analizując dane pracownika oraz obowiązujące przepisy. Użytkownik otrzymuje gotową propozycję wymaganych informacji, którą może zweryfikować i zaakceptować. Ostateczna decyzja zawsze należy do działu księgowego Rozwiązania AI dostępne w Comarch ERP Optima zostały zaprojektowane zgodnie z zasadą Human in the Loop. Oznacza to, że sztuczna inteligencja nie działa samodzielnie, lecz wspiera użytkownika na kolejnych etapach pracy. Agenci AI przygotowują rekomendacje, analizują dane i automatyzują wybrane czynności, jednak nie podejmują ostatecznych decyzji biznesowych. To użytkownik zatwierdza proponowane działania, dzięki czemu przedsiębiorstwo zyskuje korzyści płynące z wykorzystania AI, zachowując pełną kontrolę nad procesami oraz bezpieczeństwem danych. Takie podejście sprawia, że sztuczna inteligencja staje się praktycznym narzędziem wspierającym codzienną pracę, a nie rozwiązaniem zastępującym wiedzę i doświadczenie specjalistów. Chcesz zobaczyć Agentów AI w praktyce? Rozwiązania oparte na sztucznej inteligencji to tylko część nowości dostępnych w Comarch ERP Optima. Najnowsza wersja systemu wprowadza również szereg zmian w obszarze księgowości, KSeF, automatyzacji procesów oraz codziennej pracy użytkowników. Jeśli chcesz dowiedzieć się więcej o nowych funkcjach, poznać możliwości Comarch ChatERP i Agentów AI oraz zobaczyć ich działanie na praktycznych przykładach, pobierz materiały z czerwcowej Konferencji Biznes 5.0 poświęconej nowościom w Comarch ERP Optima. >> Zobacz nagrania z konferencji <<  Zyskaj przewagę dzięki AI w Comarch ERP Optima – z T2S to możliwe! Sztuczna inteligencja zmienia sposób pracy przedsiębiorstw, ale o sukcesie nie decyduje wyłącznie technologia. Równie ważne jest jej właściwe wdrożenie i dopasowanie do specyfiki firmy. Właśnie dlatego warto współpracować z doświadczonym partnerem, który nie tylko zna możliwości systemu, ale potrafi przełożyć je na realne usprawnienia procesów biznesowych. Jako Certyfikowany Partner Comarch od lat wdrażamy systemy Comarch ERP i wspieramy przedsiębiorstwa z różnych branż w cyfryzacji oraz automatyzacji codziennej pracy. Doskonale znamy możliwości najnowszych wersji Comarch ERP Optima, dlatego pokażemy Ci nie tylko, jakie nowości zostały udostępnione, ale przede wszystkim, jak wykorzystać je w praktyce. Skontaktuj się ze specjalistami T2S 22 575 86 00 | biuro@t2s.pl

Podsumowanie konferencji o automatyzacji, AI i przyszłości zarządzania firmą II edycja Konferencji Biznes 5.0 organizowanej przez T2S pokazała bardzo wyraźnie, że transformacja cyfrowa przestała być tematem strategii czy planów na kolejne lata. Dziś jest rzeczywistością, którą firmy wdrażają w swoich organizacjach – często krok po kroku, ale w sposób bardzo świadomy i uporządkowany. Od systemów do agentów – zmiana, która redefiniuje ERP Jednym z najważniejszych tematów konferencji była ewolucja systemów ERP. Jeszcze kilka lat temu były one postrzegane głównie jako narzędzia do ewidencji danych i kontrolowania procesów. Dziś ich rola dynamicznie się zmienia. Systemy Comarch ERP przestają jedynie rejestrować zdarzenia w firmie – coraz częściej zaczynają je rozumieć i aktywnie wspierać użytkownika w działaniu. Ten kierunek rozwoju określany jest jako „agentyzacja” – czyli wykorzystanie sztucznej inteligencji do automatycznego wykonywania zadań i podejmowania decyzji na podstawie danych. W praktyce oznacza to zupełnie nowe podejście do codziennej pracy. System nie tylko podpowiada rozwiązania, ale potrafi samodzielnie analizować dokumenty, identyfikować kontekst biznesowy, a następnie wykonywać kolejne kroki w procesie. Człowiek nie znika z tego modelu – jego rola przesuwa się w kierunku kontroli, nadzoru i podejmowania kluczowych decyzji. Automatyzacja, która przestaje być „opcją” Bardzo wyraźnym wątkiem było przejście od teorii do praktyki w obszarze automatyzacji. Prezentacje pokazały, że wiele procesów, które jeszcze niedawno wymagały ręcznej pracy, dziś może przebiegać niemal całkowicie automatycznie. Dotyczy to szczególnie obszaru księgowości i pracy z dokumentami. Nowoczesne rozwiązania ERP potrafią samodzielnie rozpoznawać dane na fakturach, przypisywać odpowiednie kategorie kosztowe czy nawet sugerować schematy księgowe. W połączeniu z rozwiązaniami AI oznacza to drastyczne ograniczenie pracy manualnej i zmniejszenie ryzyka błędów. fot. materiały prasowe T2S Dokumenty jako proces, nie pojedyncze zadanie Jednym z zagadnień był również elektroniczny obieg dokumentów, który w wielu organizacjach wciąż pozostaje jednym z mniej uporządkowanych obszarów. Pomimo wdrożenia systemów ERP, rzeczywistość często nadal opiera się na e-mailach, ręcznych przekazaniach i braku kontroli nad tym, gdzie znajduje się dany dokument. Rozwiązaniem tego problemu jest podejście procesowe, w którym dokument przestaje być pojedynczym plikiem, a staje się częścią uporządkowanego workflow. System Comarch BPM umożliwia nie tylko automatyczne kierowanie dokumentów do właściwych osób, ale także pełną widoczność ich statusu i kontrolę nad każdym etapem procesu. Bardzo dobrze pokazało to case study Centrum Medycznego Medyk, gdzie wdrożenie cyfrowego obiegu dokumentów pozwoliło uporządkować procesy w organizacji działającej w wielu lokalizacjach i obsługującej tysiące dokumentów miesięcznie. Automatyzacja nie tylko przyspieszyła pracę, ale również wprowadziła spójność i kontrolę, które wcześniej były trudne do osiągnięcia. Dane bez kontekstu nie dają przewagi Wbrew pozorom problemem wielu firm nie jest brak informacji – wręcz przeciwnie. Dane są dostępne w systemach, raportach i plikach, ale często nie prowadzą do konkretnych wniosków. To właśnie moment przejścia „od danych do decyzji” został wskazany jako jeden z kluczowych elementów budowania przewagi konkurencyjnej. Rozwiązanie Comarch BI Point umożliwia nie tylko integrację danych z różnych źródeł, ale również ich interpretację w czasie rzeczywistym i wsparcie użytkownika w analizie. W tym kontekście sztuczna inteligencja ponownie odgrywa istotną rolę – pomagając nie tylko w budowaniu raportów, ale przede wszystkim w zrozumieniu trendów i zależności, które mogą wpływać na decyzje biznesowe. fot. materiały prasowe T2S Partnerzy konferencji – technologie, które uzupełniają się w praktyce Partnerzy Konferencji Biznes 5.0 reprezentowali różne – ale wzajemnie uzupełniające się – obszary transformacji cyfrowej. Dzięki temu uczestnicy mogli zobaczyć nie pojedyncze narzędzia, ale cały, spójny ekosystem technologiczny wspierający nowoczesne przedsiębiorstwo. Obszar produkcji i zarządzania danymi projektowymi reprezentował PROCAD, pokazując, jak integracja systemów CAD, PDM i ERP wpływa na realne usprawnienie procesów w firmach produkcyjnych. Szczególnie wyraźnie wybrzmiał problem pracy na niespójnych lub nieaktualnych danych oraz jego konsekwencji – błędów, opóźnień i dodatkowych kosztów. Z kolei ITPunkt skupił się na infrastrukturze IT i wydajności systemów, pokazując, że fundamentem każdej cyfrowej organizacji jest stabilne i dobrze zoptymalizowane środowisko technologiczne. Temat bezpieczeństwa i ciągłości działania został rozwinięty przez Xopero, które zwróciło uwagę na rosnące znaczenie suwerenności danych. W dobie cyberzagrożeń i rosnących wymagań regulacyjnych firmy muszą mieć pełną kontrolę nad tym, gdzie znajdują się ich dane, kto ma do nich dostęp i jak szybko można je odzyskać. Ważnym uzupełnieniem technologicznego spojrzenia była perspektywa podatkowa, zaprezentowana przez Taxpoint. Wystąpienie pokazało, jak duży wpływ na funkcjonowanie firm mają zmiany regulacyjne, w szczególności związane z KSeF oraz raportowaniem podatkowym. Biznes 5.0 – co zostaje po wydarzeniu? Konferencja Biznes 5.0 nie była tylko przeglądem technologii. Była przede wszystkim pokazaniem kierunku, w którym zmierza biznes – niezależnie od wielkości firmy czy branży. Najważniejszy wniosek jest bardzo konkretny:firmy, które dziś inwestują w automatyzację, AI i uporządkowane procesy, budują przewagę, której nie da się łatwo nadrobić w przyszłości. To wydarzenie jasno pokazało, że transformacja cyfrowa nie polega na wdrożeniu jednego systemu. To proces budowania spójnego środowiska pracy – od danych, przez procesy, aż po decyzje. Skontaktuj się z zespołem T2S, aby wspólnie przeanalizować możliwości rozwoju Twojej organizacji i dobrać rozwiązania, które przyniosą realne efekty biznesowe.

Realia pracy współczesnego księgowego oraz zespołów w biurach rachunkowych zmieniły się diametralnie w ciągu ostatnich lat. Dynamiczny rozwój handlu internetowego, marketplace’ów oraz sprzedaży wielokanałowej sprawił, że do działów finansowych spływają obecnie tysiące dokumentów, zestawień i raportów od operatorów płatności. W efekcie tradycyjne metody pracy opierające się na ręcznym wprowadzaniu przelewów i samodzielnym parowaniu transakcji stają się krytycznym wąskim gardłem, które skutecznie paraliżuje rozwój każdego rozwijającego się przedsiębiorstwa.  Codzienność wielu specjalistów ds. finansów to permanentna presja czasu oraz stale rosnąca liczba dokumentów od klientów. Każda kolejna godzina spędzona na mechanicznym, powtarzalnym przepisywaniu danych z plików do systemu to nie tylko marnowanie potencjału wykwalifikowanych pracowników, ale też drastyczny wzrost ryzyka popełnienia kosztownych błędów ludzkich. Przy intensywnym obrocie kapitałowym i masowej liczbie transakcji, działy księgowe zaczynają tonąć w rutynowych operacjach, tracąc z oczu to, co najważniejsze: rzetelną analitykę i kontrolę nad finansami.  Automatyzacja rozliczeń Comarch ERP to nie luksus – to warunek rozwoju  W dzisiejszym biznesie pełna automatyzacja procesów w systemach takich jak Comarch ERP Optima czy Comarch ERP XL przestała być technologiczną ciekawostką dla największych korporacji. Stała się absolutną koniecznością operacyjną. Biura rachunkowe oraz działy księgowości, które chcą bezpiecznie skalować swój biznes i swobodnie przyjmować nowych klientów, nie mogą dłużej opierać swojej efektywności na tradycyjnym, manualnym podejściu.  Ciągłe zwiększanie zatrudnienia w odpowiedzi na większą liczbę dokumentów generuje ogromne koszty i blokuje rentowność. Właściwą drogą jest wdrożenie inteligentnych rozwiązań, które zdejmą z barków zespołu powtarzalną pracę, pozwalając firmie rosnąć bez jednoczesnego mnożenia etatów.  Pod lupą: jak działa mechanizm rozliczeń zbiorczych „od kuchni”? Aby dobrze zrozumieć, dlaczego mechanizm do automatyzacji rozliczeń jest rozwiązaniem tak skutecznie odciążającym działy finansowe, warto przyjrzeć się jego architekturze oraz logice działania. Księgowi z reguły niechętnie podchodzą do instalowania kolejnych, skomplikowanych programów zewnętrznych, które wymagają nauki nowego interfejsu, ciągłego przełączania się między oknami czy ryzykownego transferowania baz danych.  Nasz mechanizm całkowicie eliminuje te obawy, ponieważ nie wymaga instalowania żadnego dodatkowego oprogramowania integrując się bezpośrednio z bazą danych systemu ERP. Tak więc nie jest osobną, zewnętrzną aplikacją – to zaawansowane, dodatkowe procedury programistyczne, które wdrażamy bezpośrednio w strukturze bazy danych systemu Comarch ERP Optima lub Comarch ERP XL. Dla pracownika obsługującego finanse oznacza to maksymalną wygodę i pełną ergonomię.  Narzędzie jest uruchamiane bezpośrednio z poziomu standardowej, codziennie używanej listy zapisów kasowo-bankowych w systemie Comarch. Operator korzysta po prostu ze specjalnie przygotowanej funkcji dodatkowej. Po wskazaniu pliku tekstowego (w zalecanym formacie CSV lub TXT) pobranego od operatora płatności lub kuriera, system w tle uruchamia procedury walidacji, natychmiast rozpoznaje podmioty i automatycznie rozlicza dokumenty. Po zakończeniu operacji w opisie zapisu bankowego automatycznie pojawia się czytelny numer rozliczonej faktury lub paragonu. Żelazna zasada 1:1, czyli rejestry techniczne per dostawca Najczęstszym problemem przy próbach manualnego lub półautomatycznego rozliczania masowych transakcji jest mieszanie wpłat od różnych operatorów w jednym miejscu. Próba wrzucenia wyciągów z PayU, zestawień z Allegro i raportów pobraniowych z InPostu do jednego worka zawsze kończy się chaosem, którego rozplątanie podczas audytu graniczy z cudem. Logika działania naszego mechanizmu bezwzględnie wymusza porządek poprzez zasadę rejestru technicznego per dostawca (1:1). Oznacza to, że dla każdego podmiotu pośredniczącego – czy to Allegro, PayU, InPost, DPD, czy Poczta Polska – tworzony jest w systemie dokładnie jeden, dedykowany rejestr techniczny. Dane z plików od różnych dostawców nigdy się ze sobą nie mieszają. Taka izolacja strumieni finansowych nie tylko drastycznie przyspiesza proces parowania transakcji, ale przede wszystkim zapewnia pełną przejrzystość i ułatwia późniejszą kontrolę rozrachunków. Praktyczne case study: sukces wdrożenia w branży e-commerce Najlepszym dowodem na skuteczność tego rozwiązania jest realny przykład jednego z naszych klientów, prężnie rozwijającej się firmy z branży e-commerce, działającej w konkurencyjnym segmencie elektroniki użytkowej: Wyzwanie przed wdrożeniem: Wraz ze wzrostem skali sprzedaży wielokanałowej, firma zaczęła tonąć w masowo spływających plikach rozliczeniowych od wielu różnych kontrahentów: PayU, Allegro Finanse, Przelewów24 oraz kurierów realizujących przesyłki pobraniowe (InPost oraz Poczta Polska). Ręczne odszukiwanie klientów i parowanie wpłat zbiorczych z tysiącami paragonów, faktur i korekt generowało ogromne opóźnienia i zagrażało bieżącej płynności finansowej. Rozwiązanie od YOSI.PL:  Jako autoryzowany partner Comarch, przeanalizowaliśmy strukturę plików CSV dostarczanych przez kontrahentów klienta i wdrożyliśmy dedykowany mechanizm automatyzacji rozliczeń. Kluczowym elementem wdrożenia było precyzyjne skonfigurowanie formatów przelewów w systemie Comarch ERP Optima, co pozwoliło bazie danych bezbłędnie „czytać” i parować unikalne identyfikatory transakcji z dokumentami sprzedaży. Indywidualne dopasowanie pod biznes: Standardowy model naszego mechanizmu paruje transakcje jako rozliczenia całkowite. Jednak z uwagi na specyfikę branży handlowej i częste rozbieżności groszowe, na specjalne życzenie klienta zmodyfikowaliśmy algorytm, wprowadzając funkcję rozliczeń częściowych. Efekt końcowy: Przedsiębiorstwo zyskało pełną autokontrolę nad procesami finansowymi. System sam pilnuje zgodności podmiotów, automatycznie zestawia kwoty i błyskawicznie raportuje wszelkie rozbieżności pomiędzy kwotą na dokumencie sprzedaży a realną wpłatą od pośrednika. Dział księgowości całkowicie pozbył się żmudnej pracy manualnej, zyskując czas na zadania o charakterze strategicznym. Odpowiedzi na codzienne dylematy księgowych, czyli automatyzacja w praktyce Wielu księgowych zastanawia się, co dzieje się w sytuacji, gdy stały kontrahent postanowi uregulować należności za kilka różnych transakcji za pomocą jednej, zbiorczej wpłaty. Dla naszego algorytmu nie stanowi to żadnej bariery. Standardowym i w pełni skutecznym rozwiązaniem w takim przypadku jest umieszczenie w opisie przelewu numerów faktur lub zamówień, które zostaną oddzielone przecinkiem lub innym umownym znakiem. Mechanizm automatycznie rozpozna te separatory, sprawnie rozbije kwotę globalną i precyzyjnie przypisze ją do odpowiednich, powiązanych dokumentów sprzedaży w systemie ERP. Zoptymalizuj rozliczenia! Jak eliminujemy ryzyko dublowania zapisów bankowych? Kolejną powszechną obawą jest ryzyko powstawania dubli w systemie, kiedy te same transakcje pojawiają się równolegle w dwóch różnych źródłach, na przykład w zaimportowanym pliku od operatora płatności oraz na standardowym wyciągu pobranym bezpośrednio z banku. Aby zapobiec sytuacji, w której system próbowałby rozliczyć dwa identyczne zapisy jednocześnie, zastosowano proste i przejrzyste zabezpieczenie. Jeden z tych dublujących się zapisów kasowo-bankowych (najczęściej ten pochodzący bezpośrednio z tradycyjnego wyciągu bankowego) wystarczy oznaczyć w systemie flagą „NIE ROZLICZAJ”. W ten sposób pozycje zaimportowane ze szczegółowego pliku dostawcy zostaną standardowo i prawidłowo rozliczone, a w bilansie nie powstaną sztuczne zatory czy rozbieżności. Prowizje pobierane przez bramki płatnicze pod pełną kontrolą Innym istotnym dylematem jest kwestia kosztów manipulacyjnych i prowizji, które operatorzy tacy jak PayU czy Allegro automatycznie potrącają przed zleceniem przelewu na konto firmy. Zamiast automatycznie ukrywać te kwoty lub wymuszać ich sztuczne bilansowanie, system podchodzi do nich w sposób w pełni transparentny. Pozycje odpowiadające za prowizje od transakcji celowo pozostają na liście zapisów kasowo-bankowych oznaczone jako nierozliczone. Dzięki temu nie giną one w gąszczu operacji finansowych, operator może je w dowolnym momencie łatwo wyselekcjonować, zweryfikować ich poprawność, a następnie rozliczyć ręcznie, bezbłędnie wprowadzając opłaty prowizyjne w koszty działalności przedsiębiorstwa Płatność przed fakturą? Inteligentny mechanizm parowania proform i przedpłat W codziennej praktyce księgowej dużym wyzwaniem bywa sytuacja, gdy wpłata od klienta spływa na konto jeszcze przed wystawieniem ostatecznego dokumentu handlowego. Ma to miejsce chociażby przy opłacaniu Faktur Pro Forma (dokumentów ZS), realizacji przedpłat czy sprzedaży towarów pod zamówienie, które nie znajdują się aktualnie na stanie. Tradycyjnie oznacza to dla księgowego konieczność ciągłego, manualnego monitorowania takich operacji i ręcznego parowania ich w bliżej nieokreślonej przyszłości.   Nasz mechanizm do automatyzacji rozliczeń całkowicie eliminuje potrzebę tego typu „pamięciowej” pracy dzięki funkcji inteligentnego, opóźnionego rozliczania. Kiedy płatność trafia do rejestru kasowego lub bankowego, a w systemie Comarch ERP nie ma jeszcze docelowej faktury sprzedaży (FS), algorytm nie odrzuca wpłaty, lecz odkłada ją jako oczekującą. System automatycznie i regularnie ponawia próbę dopasowania. W momencie, gdy właściwy dokument (FS) w końcu pojawi się w bazie danych,  na przykład po fizycznym skompletowaniu zamówienia, gdzie automat natychmiastowo i samodzielnie zamyka rozrachunek. Aby zapewnić pełną transparentność finansową i nienaganną kontrolę audytową, każdy kolejny etap tego procesu jest szczegółowo rejestrowany w pliku log. Kropka nad „i”: Jak zautomatyzować obsługę rachunków wirtualnych i zamknąć obieg gotówki? Kolejnym, a zarazem kluczowym obszarem zamykającym cały proces nowoczesnego zarządzania finansami, jest masowa obsługa rachunków wirtualnych. W bazowej, standardowej wersji systemu Comarch ERP Optima automatyczne przypisanie wygenerowanego, wirtualnego rachunku bankowego do karty kontrahenta bywa niemożliwe – dzieje się tak na przykład w sytuacjach, gdy importowane dane zawierają zera. Skutkuje to tym, że po imporcie wyciągu bankowego wiele zapisów pozostaje nierozliczonych, generując niepotrzebne zatory informacyjne i przestoje w pracy księgowości.  Automatyzuj księgowość! Inteligentne mapowanie zamiast rutyny Wdrożenie dedykowanego algorytmu od YOSI.PL trwale usuwa tę barierę za pomocą zaawansowanego mapowania danych. System można skonfigurować w taki sposób, aby automatycznie łączył płatności z rachunków wirtualnych na podstawie bezpośrednich powiązań między zapisami bankowymi a dokumentami sprzedaży.   Mechanizm potrafi błyskawicznie dopasować atrybut „nr w sklepie” z faktury do unikalnego identyfikatora typu Collect pochodzącego z zapisu bankowego. W efekcie system sam bezbłędnie identyfikuje nadawcę, zapamiętuje nierozliczone dotąd pozycje i automatycznie przypina je do odpowiednich dokumentów w przyszłości. Taki poziom automatyzacji ostatecznie uwalnia dział finansowy od konieczności ręcznego identyfikowania masowych wpłat.  Stanowi to doskonałe podsumowanie wdrożenia systemu, które otwiera nowoczesnym przedsiębiorstwom oraz współpracującym z nimi biurom rachunkowym drogę do w pełni cyfrowej, bezbłędnej i skalowalnej księgowości. Jeśli chcesz dowiedzieć się więcej o innych usprawnieniach dla działów kadr i płac, sprawdź również nasz system dedykowany do importu dodatków i akordów oraz unikalne narzędzie wspierające historię umów cywilnoprawnych. 

Architektura systemów Comarch ERP, sposób pracy użytkowników oraz model korzystania z oprogramowania przechodzą obecnie jedną z największych zmian od lat. Coraz większą rolę odgrywają interfejsy webowe, sztuczna inteligencja oraz model subskrypcyjny, które wpływają nie tylko na technologię, ale również na organizację procesów biznesowych w firmach. To właśnie tym zagadnieniom poświęcona będzie jedna z prelekcji podczas Konferencji Biznes 5.0 w Rzeszowie. O zmianach w podejściu do pracy z ERP rozmawiamy z Sebastianem Wolskim, Dyrektorem ds. Sprzedaży w T2S Sp. z o.o. Wywiad z Sebastianem Wolskim (T2S) Jeszcze kilka lat temu rozwój ERP koncentrował się głównie wokół funkcjonalności biznesowych. Dlaczego dziś tak duży nacisk kładzie się na interfejs webowy i doświadczenie użytkownika? Systemy ERP rozwijały się głównie pod kątem funkcjonalności biznesowych i obsługi konkretnych procesów. Dziś firmy oczekują od ERP czegoś więcej – szybkiego dostępu do danych, elastyczności pracy, mobilności oraz prostszego i bardziej intuicyjnego środowiska dla użytkownika. Interfejs webowy staje się naturalnym kierunkiem rozwoju, ponieważ pozwala pracować z systemem szybciej, wygodniej i niezależnie od miejsca czy urządzenia, a jednocześnie otwiera drogę do szerszej integracji usług online oraz wykorzystania sztucznej inteligencji w codziennej pracy z ERP. Czy przejście Comarch ERP do środowiska webowego to wyłącznie zmiana interfejsu? Nie – i to jest znacznie większa zmiana niż tylko nowy wygląd systemu. Coraz mniej chodzi dziś o ręczne wykonywanie operacji i znajomość struktury systemu, a coraz bardziej o szybki dostęp do informacji, procesów i automatyzacji działań. Dodatkowo rozwój AI sprawia, że Comarch ERP zaczyna aktywnie wspierać użytkownika – podpowiadać działania, wyszukiwać dane czy automatyzować część procesów biznesowych. To powoduje, że system stopniowo przechodzi z roli narzędzia ewidencyjnego do roli inteligentnej platformy wspierającej codzienną pracę organizacji. Jak sztuczna inteligencja realnie zmienia dziś systemy Comarch ERP? Przede wszystkim na poziomie codziennej pracy użytkownika. Comarch ERP przestaje być wyłącznie miejscem do ewidencji danych i realizacji procesów, a coraz częściej staje się aktywnym narzędziem wspierającym użytkownika w podejmowaniu decyzji oraz wykonywaniu operacji biznesowych. AI pozwala szybciej wyszukiwać informacje, analizować dane, automatyzować powtarzalne działania czy wspierać użytkownika w pracy z dokumentami i procesami. W praktyce oznacza to nie tylko większą efektywność pracy, ale również zmianę sposobu interakcji z systemem.  Jak zmienia się dziś rola partnera wdrożeniowego? Rola partnera wdrożeniowego bardzo mocno wykracza dziś poza samo wdrożenie systemu. Firmy oczekują nie tylko znajomości technologii, ale przede wszystkim zrozumienia procesów biznesowych, doradztwa w obszarze automatyzacji. To właśnie kompetencje, które rozwijamy na co dzień we współpracy z naszymi klientami i którymi chcemy dzielić się również podczas Konferencji Biznes 5.0 w Rzeszowie. Moja prelekcja „Mission ERPpossible: Nowy model pracy z systemem i największa rewolucja od lat w Twojej przeglądarce” będzie poświęcona kierunkom rozwoju nowoczesnych systemów Comarch ERP: sztucznej inteligencji, pracy w środowisku webowym, nowemu modelowi współpracy opartemu o subskrypcję. Więcej praktycznych przykładów i doświadczeń związanych z cyfryzacją procesów biznesowych poznasz podczas Konferencji Biznes 5.0 w Rzeszowie. Konferencja Biznes 5.018 czerwca 2026 | godz. 9:00 | Apart Hotel Rzeszów >> Zapisz się na bezpłatne wydarzenie <<

W świecie podatków i technologii rzadko zdarza się moment oddechu, ale tym razem mamy dla Państwa dobre wiadomości. Rząd przyjął projekt ustawy (UD350), który istotnie zmienia zasady i co najważniejsze terminy raportowania JPK_CIT oraz JPK_PIT. Dla księgowych i użytkowników systemów Comarch ERP to sygnał, że zyskaliśmy cenny czas na dopracowanie procedur. Jednak czy „później” oznacza „łatwiej”? Niekoniecznie. To raczej szansa na uniknięcie błędów, które pod okiem algorytmów fiskusa mogą słono kosztować. Nowe terminy raportowania: Więcej czasu na JPK_CIT i JPK_PIT Najważniejszą informacją wynikającą z najnowszych zmian legislacyjnych jest wydłużenie terminu na złożenie JPK dla podmiotów prowadzących pełne księgi rachunkowe. Zgodnie z nowymi przepisami, termin raportowania został przesunięty do końca siódmego miesiąca po zakończeniu roku podatkowego. W praktyce oznacza to, że dla firm, których rok podatkowy pokrywa się z kalendarzowym, pierwszy raport za rok 2025 należy złożyć do 31 lipca 2026 r. (a nie do końca marca czy kwietnia, jak zakładano wcześniej). Kogo dotyczy zmiana terminu? Podatnicy CIT prowadzący księgi rachunkowe (w pierwszej kolejności najwięksi, o przychodach powyżej 50 mln EUR). Podatnicy PIT prowadzący pełne księgi rachunkowe. Ważne: Zmiana ta nie obejmuje podatników PIT korzystających z uproszczonej ewidencji (np. KPiR). W ich przypadku terminy pozostają bez zmian: zazwyczaj do końca kwietnia. Dlaczego przesunięcie terminów to dobra decyzja? Pierwotne założenia wymuszały raportowanie struktur JPK jeszcze przed oficjalnym zatwierdzeniem sprawozdania finansowego. Dzięki nowelizacji zyskujemy pewność, że dane wysyłane do urzędu skarbowego będą: Spójne z zatwierdzonym sprawozdaniem finansowym. Zweryfikowane przez biegłych rewidentów (w przypadku jednostek podlegających audytowi). Pozbawione błędów, które mogłyby skutkować koniecznością skomplikowanych korekt. Uproszczenie pełnomocnictw – koniec z biurokracją Projekt UD350 rozwiązuje istotny problem techniczny, na który wskazywało wielu naszych Klientów. Nowe przepisy wprost wskazują, że pełnomocnictwo UPL-1 (używane do podpisywania deklaracji elektronicznych) będzie automatycznie uprawniać do wysyłki plików JPK_CIT i JPK_PIT. Eliminuje to konieczność przygotowywania odrębnych, często papierowych upoważnień specjalnie pod nowe struktury JPK. To ogromne ułatwienie dla biur rachunkowych obsługujących wielu klientów. Co zawiera struktura JPK_CIT? Analiza JPK_KR_PD i JPK_ST_KR Wprowadzenie JPK_CIT (znanego również jako JPK_KR_PD) to największa rewolucja w raportowaniu od czasu JPK_VAT. Fiskus otrzymuje teraz wgląd nie tylko w rejestry VAT, ale w samo „serce” księgowości. JPK_KR_PD (Księgi Rachunkowe dla Podatku Dochodowego) Ministerstwo Finansów wymaga, aby każdy zapis księgowy był powiązany z wynikiem podatkowym. System musi teraz raportować: Zestawienie obrotów i sald rozbudowane o specjalne znaczniki podatkowe. Węzły przychodów i kosztów, gdzie należy wskazać, które zapisy są przychodami opodatkowanymi, a które kosztami nieuznawanymi za koszty uzyskania przychodu (NKUP). JPK_ST_KR (Ewidencja Środków Trwałych) Pierwsze raportowanie obejmuje również strukturę środków trwałych. Fiskus sprawdzi daty nabycia, numery dowodów zakupu, a przede wszystkim – czy stawki amortyzacji bilansowej i podatkowej są stosowane prawidłowo. Jak przygotować system Comarch ERP Optima i XL? Jako specjaliści od wdrożeń Comarch ERP, wiemy, że raportowanie JPK_CIT to przede wszystkim wyzwanie analityczne. Dodatkowy czas do lipca 2026 r. to idealny moment na przeprowadzenie audytu danych. Weryfikacja mapowania kont Upewnijcie się, że plan kont w Comarch ERP Optima lub Comarch ERP XL jest prawidłowo zmapowany zgodnie z wymaganą strukturą logiczną ministerstwa. Czy Wasza analityka pozwala na automatyczne wyodrębnienie kosztów NKUP? Audyt ewidencji środków trwałych Sprawdźcie, czy wszystkie karty środków trwałych mają uzupełnione pola techniczne, takie jak numer KŚT czy data dowodu nabycia. Brak tych danych uniemożliwi wygenerowanie poprawnego pliku JPK_ST_KR. Testowa generacja pliku (Dry Run) Nie czekajcie do lipca. Wykorzystajcie dodatkowe miesiące na wygenerowanie próbnego pliku XML za zamknięty okres. To najlepszy sposób, aby zweryfikować spójność danych z kalkulacją podatkową CIT-8. Podsumowanie: JPK_CIT jako test dojrzałości cyfrowej Wydłużenie terminu to ukłon w stronę podatników, ale nie zmienia faktu, że JPK_CIT to „rentgen” firmy. Fiskus otrzyma narzędzie do masowej, automatycznej analizy trendów i odchyleń w Państwa księgach. W YOSI wierzymy, że bezpieczeństwo podatkowe buduje się na fundamencie poprawnie skonfigurowanej technologii. Poprawne wdrożenie nowych struktur JPK to nie tylko obowiązek, ale szansa na uporządkowanie procesów w firmie. Masz pytania dotyczące konfiguracji JPK_CIT w Twoim systemie Comarch ERP? Skontaktuj się z naszymi ekspertami. Wspólnie przeanalizujemy Twój plan kont i przygotujemy system do bezpiecznego raportowania w 2026 roku.

Praca w rachunkowości wielu kojarzy się z monotonią, choć w rzeczywistości często bywa nieprzewidywalna i wymaga szybkiego działania. Jeżeli chcesz zatrzymać klientów, musisz błyskawicznie obsługiwać dokumenty i odpowiadać na pytania, pilnować terminów oraz płynnie dostosowywać się do zmian w przepisach. W poprawie tempa działania i organizacji pomagają natomiast systemy ERP. W jaki sposób? Nowoczesne technologie jako wsparcie dla biura rachunkowego Jeżeli wciąż żyjesz w erze ręcznego wprowadzania danych, segregowania dokumentów czy pracy w wielu niezależnych systemach, Twoje metody są przestarzałe. Oznacza to, że tracisz czas, ryzykujesz częstszymi błędami, a skalowanie działalności może być niemożliwe. Tym samym konkurencja może łatwo zacząć Cię przeganiać, a klienci odchodzić do miejsc, które oferują sprawniejszą, zautomatyzowaną obsługę. Nowoczesne narzędzia ERP integrują procesy, porządkują przepływ informacji i automatyzują powtarzalne zadania. To bezpośrednio przekłada się na efektywność biura rachunkowego – zarówno w kontekście operacyjnym, jak i finansowym. Zamiast skupiać się na czynnościach technicznych, można poświęcić więcej uwagi analizie danych, doradztwu czy obsłudze klienta. Oznacza to wyższą jakość świadczonych usług, bardziej zindywidualizowane podejście i więcej satysfakcji klientów. Nowoczesne technologie w postaci specjalistycznego oprogramowania skutecznie wspierają człowieka, pozwalając na bardziej efektywne działanie. Które czynności w biurze rachunkowym można usprawnić lub zautomatyzować z systemem ERP? System ERP to złożone, zaawansowane oprogramowanie, które może wspierać wiele obszarów. Jest to narzędzie przeznaczone do usprawniania pracy w różnych branżach i obszarach – w tym w księgowości. Dzięki niemu wiele zadań, które dotąd pochłaniały godziny, można wykonywać nie tylko szybciej, ale też dokładniej. Jak dokładnie ERP może usprawnić działanie biura rachunkowego? Cyfrowy obieg dokumentów Wprowadzenie KSeF sprawiło, że całkowita rezygnacja z tradycyjnego obiegu dokumentów ma jeszcze więcej sensu niż do tej pory. Obieg cyfrowy (elektroniczny) umożliwia bezproblemową wymianę informacji oraz dostęp do potrzebnych danych o dowolnej porze i z dowolnego miejsca. Zapewnia też większe bezpieczeństwo – dostęp do dokumentów jest chroniony, a jednocześnie nie ma ryzyka, że ulegną zgubieniu lub zniszczeniu. Systemy ERP, takie jak Comarch Optima dla biur rachunkowych, wspierają elektroniczny obieg, przechowując wszystkie dokumenty w jednym miejscu, ułatwiając automatyczne „zaciąganie” danych oraz ich wyszukiwanie. Wspomaga cały proces przetwarzania, przenosząc go do sfery cyfrowej. Nowe dokumenty mogą łatwo znaleźć się w systemie i automatycznie trafić tam, gdzie powinny się znaleźć. Zapewnia to ogromną oszczędność czasu, mniej błędów i większą efektywność. Ułatwia też zdalną pracę i komunikację. Rozliczenia i raportowanie System ERP może automatycznie generować zestawienia, deklaracje i raporty. Znika konieczność ręcznego łączenia danych z różnych źródeł, dzięki czemu pliki JPK czy deklaracje PIT, CIT czy VAT powstają błyskawicznie. Automatyczne przypomnienia o terminach, kontrola poprawności zapisów oraz wysyłka bezpośrednio z poziomu oprogramowania ERP dodatkowo ograniczają ryzyko kosztownych pomyłek. Co ważne, system ERP automatycznie aktualizuje się zgodnie z obowiązującym prawem. Dzięki temu ryzyko, że popełnisz błąd ze względu na zmianę przepisów, praktycznie nie istnieje. Komunikacja z klientem Zintegrowany system pozwala udostępniać klientom dokumenty, raporty i informacje o rozliczeniach w jednym miejscu. Ogranicza to liczbę maili, telefonów i nieporozumień. Klient ma dostęp do aktualnych danych, a efektywność pracowników biura rachunkowego wzrasta, ponieważ nie muszą wielokrotnie odpowiadać na te same pytania. ERP a efektywność biura rachunkowego –  poznaj konkretne korzyści Wdrożenie systemu ERP sprawia, że procesy są uporządkowane, a pracownicy biura rachunkowego mogą działać efektywniej. Każde zadanie ma jasno określony status, odpowiedzialność i termin realizacji. System przypomina o terminach i monitoruje postępy, zachowując zawsze zgodność z aktualnymi przepisami. Pozwala to na: lepsze planowanie pracy zespołu, przejrzysty podział obowiązków, możliwość obsługi większej liczby klientów bez zwiększania zatrudnienia, łatwiejsze wdrażanie nowych pracowników. Właśnie dlatego coraz więcej firm inwestuje w rozwiązania takie jak Comarch Optima dla biur rachunkowych. To przykład systemu, który wspiera efektywność biura rachunkowego na wielu płaszczyznach. Chcesz dowiedzieć się więcej o tym, co oprogramowanie ERP może zmienić w Twojej firmie? Zapraszamy do kontaktu!

Cyfryzacja rozwija się w dynamicznym tempie, co sprawia, że coraz więcej przedsiębiorstw poszukuje rozwiązania IT. Jednak najtrudniejszą rzeczą związaną z systemem ERP jest jego wybór. W niniejszym artykule przyglądamy się najpopularniejszym rozwiązaniom dostępnym na rynku w 2026 roku.   Decyzja o wyborze i wdrożeniu systemu ERP nie należy do najprostszych. Jest to jednak inwestycja potrzebna do sprawnej realizacji procesów biznesowych, co umożliwia skalowanie firmy. Dlatego też trafna decyzja pozytywnie wpływa również na wzmocnienie swojej pozycji w branży.   Mnogość systemów i dostawców na rynku może być zaskakująca. Z tego powodu często przy wyborze oprogramowania kierujemy się opiniami ze strony zaprzyjaźnionych firm czy użytkowników Internetu.   Najpopularniejsze systemy ERP w Polsce   Zgodnie z najnowszymi danymi i raportami, na polskim rynku funkcjonuje dziś kilkadziesiąt systemów ERP. Wśród nich można wyróżnić proste rozwiązania dla mikrofirm, a także zaawansowane platformy dla enterprise. Jeśli jednak spojrzymy na najpopularniejsze systemy ERP, wyraźnie widać kilka dominujących grup:  Rozwiązania polskie (Comarch, enova365, Symfonia, Asseco)  Globalne systemy ERP (SAP, Microsoft, Infor)  Systemy wyspecjalizowane branżowo (produkcja, e-commerce, logistyka).  Do takich wniosków można dojść po analizie danych udostępnianych przez wyszukiwarki internetowe (np. w narzędziu Google Trends). Na podstawie haseł związanych z kategorią hasła “erp”, można śmiało stwierdzić, że najbardziej znanymi systemami są rozwiązania Comarch – Optima oraz XL. Już od kilku lat niezmiennie plasują się w czołówce. Często polscy użytkownicy wyszukują również informacji na temat systemów SAP B1, Symfonii czy Asseco Wapro.  Przegląd najpopularniejszych systemów ERP  Comarch ERP Optima  Comarch ERP Optima to kompleksowy system ERP stworzony z myślą o małych i średnich przedsiębiorstwach (MŚP). Dostępny jest zarówno w wersji on-premise (lokalnej), jak i w chmurze (SaaS). Sprawdza się szczególnie w księgowości, handlu oraz biurach rachunkowych.   W 2026 roku Optimę wciąż docenia się za intuicyjny interfejs i łatwość obsługi, co ma znaczenie w MŚP, gdzie zasoby IT bywają ograniczone. System umożliwia automatyzację wielu zadań, co zmniejsza koszty i zwiększa efektywność operacyjną.   Dodatkowo, dzięki stałym aktualizacjom, Comarch ERP Optima zachowuje zgodność z dynamicznie zmieniającymi się regulacjami prawnymi w Polsce. Dzięki temu jest on przygotowany na integrację z Krajowym Systemem e-Faktur (KSeF). Oprócz tego, Optima wykorzystuje AI (zawiera inteligentnego asystenta ChatERP).   Comarch ERP XL  Comarch ERP XL, w porównaniu z Optimą, jest już bardziej rozbudowanym systemem. Przeznaczony jest dla średnich i dużych firm, szczególnie z obszaru produkcji, handlu i usług. W przypadku tej pierwszej branży, XL umożliwia m.in. planowanie i kontrolę potrzeb materiałowych, wspierając standardy MRP oraz powiązanie planowania z magazynem i zaopatrzeniem.   System został także zaopatrzony o rozwiązania typu Business Intelligence (BI), umożliwiając podjęcie decyzji na bazie danych z różnych obszarów firmy. Nie brakuje w nim także rozwiązań opartych na AI, które w 2026 roku zyskują coraz większe znaczenie wśród Klientów Comarchu.    SAP Business One  SAP Business One (B1) powstał z myślą o sektorze MŚP. Szczególnie doceniają go organizacje, które nie chcą wchodzić w ciężki segment rozwiązań klasy enterprise. System został wyposażony w moduły dotyczące finansów, magazynu, sprzedaży, produkcji i wiele innych.   Obecnie system B1 wyróżnia jego globalny charakter. Dlatego też przeważa wśród organizacji międzynarodowych bądź firm współpracujących z klientami z różnych regionów. W odpowiedzi na dynamiczne zmiany rynkowe, SAP rozszerzył program o rozwiązania oparte na uczeniu maszynowym, Big Data oraz AI.   Zobacz także: SAP Business One vs. Comarch ERP XL. Który system wybrać?  Streamsoft Prestiż  Streamsoft Prestiż to polski system ERP dla średnich i dużych firm produkcyjnych, handlowych i usługowych. Łączy w jednym środowisku zarządzanie produkcją, magazynem, logistyką, sprzedażą, finansami, dokumentami i serwisem. Zapewnia dostęp do aktualnych danych oraz sprawną wymianę informacji między działami.  Wyróżnikiem Streamsoft Prestiż są rozbudowane funkcje produkcyjne. System wspiera tworzenie planu MPS, wyznaczanie zapotrzebowania materiałowego MRP, harmonogramowanie zasobów oraz monitorowanie i rozliczanie zleceń. Meldunki Start–Stop i dotykowe panele POS pozwalają rejestrować operacje bezpośrednio na hali. ERP współpracuje z systemami MES, oprogramowaniem CAD i rozwiązaniami CAD/CAM do nestingu. Streamsoft Prestiż obejmuje także obsługę logistyki magazynowej, w tym integracje z automatyką, a także sprzedaż, DMS, obsługę serwisu czy KSeF.   Wybrane dane i funkcje są dostępne w aplikacji mobilnej na smartfon. Dzięki temu użytkownicy, w tym serwisanci terenowi, mogą realizować zadania poza siedzibą firmy. System można również połączyć z platformami e-commerce, marketplace’ami, systemami kurierskimi, maszynami i urządzeniami.  Streamsoft Verto  Streamsoft Verto to polski system ERP dużych i średnich firm z branży e-commerce, retail i B2B. Łączy w jednym środowisku zarządzanie sprzedażą, zamówieniami, magazynem, logistyką, finansami, dokumentami i relacjami z klientami. Zapewnia spójny przepływ danych między kanałami online i offline.  Wyróżnikiem Streamsoft Verto jest kompleksowa obsługa sprzedaży omnichannel i multichannel. System OMS automatyzuje realizację zamówień i kontroluje ich przebieg zgodnie z ustalonymi scenariuszami biznesowymi. Moduły WMS i POS wspierają logistykę magazynową oraz sprzedaż stacjonarną. Z kolei RMA usprawnia obsługę zwrotów i reklamacji. Aplikacja mobilna Streamsoft Verto WMS umożliwia realizację operacji magazynowych na kolektorach z systemem Android i smartfonach.   System współpracuje m.in. z automatyką magazynową, firmami kurierskimi, operatorami płatności, platformami e-commerce i marketplace’ami. Obsługuje między innymi integracje z Amazon, eMAG, Zalando i Mirakl oraz różne modele realizacji zamówień, w tym fulfillment. Mechanizmy BPM, workflow i DMS pozwalają automatyzować procesy, zadania i obieg dokumentów. Autorska platforma Streamsoft Next umożliwia natomiast rozbudowę ERP o rozwiązania dopasowane do potrzeb firmy.  enova365  System enova365 to silny gracz na rynku rozwiązań IT. Firmy do dziś doceniają elastyczną konfigurację programu, a także najszybsze dostosowanie do zmieniających się przepisów. Standardem jest również integracja z Krajowym Systemem e-Faktur, bez dodatkowych opłat.   Jednocześnie enova365 nie narzuca rodzaju dostępu do systemu – zakupu można dokonać zarówno w formie licencji wieczystej, jak i za opłatą abonamentową. To dobre rozwiązanie dla większych firm, których pracownicy są nastawieni na zdalne realizowanie obowiązków.    Symfonia  Symfonia to szczególnie popularne rozwiązanie, z którego od lat korzysta wiele biur rachunkowych. Niemniej jednak firma nie zamyka się na jedną branżę – program wspiera również firmy handlowe, produkcyjne, logistyczne i budowlane.   Wsparcie systemowe można otrzymać zarówno w wersji chmurowej, lokalnej, jak i hybrydowej. Oczywiście, Symfonia jako dostawca dba o integrację oprogramowania z Krajowym Systemem e-Faktur.   Comarch Betterfly  Comarch Betterfly w 2026 roku cieszy się wzrostem popularności, co wynika m.in. z wprowadzenia obowiązkowego KSeF. Jest to aplikacja służąca do fakturowania, księgowości i zarządzania firmą online. Pozwala ona wystawiać e-faktury, które automatycznie trafiają do państwowego systemu.  Betterfly działa w modelu abonamentowym – można z niego korzystać w ramach bezpłatnego planu albo nielimitowanej wersji eFaktury Plus w cenie 4,99 zł netto miesięcznie. Aplikację można rozszerzyć o dodatkowe moduły do sprzedaży i e-commerce.   Microsoft Dynamics 365  Od lat ekosystem ERP i CRM od firmy Microsoft utrzymuje silną pozycję na rynku zagranicznym, jak i w Polsce. Platforma Microsoft Dynamics 365 jest doceniana za swoją skalowalność i elastyczność, co umożliwia integrację z innymi technologiami. Do najważniejszych modułów Dynamics 365 należą m.in. te związane z finansami, sprzedażą, obsługą klienta oraz HR.  Dynamics 365 to dobre rozwiązanie dla tych firm, które poszukują chmurowej architektury i pracują na innych produktach Microsoft, takich jak Office 365, Teams czy Power BI. Dodatkowo wbudowane narzędzia oparte na sztucznej inteligencji (np. Copilot) ułatwiają prognozowanie trendów i optymalizację biznesu.   Asseco Business Solutions  Firma Asseco Business Solutions wciąż cieszy się popularnością w polskich wyszukiwarkach internetowych. Wpisywane hasło “asseco” może jednak nawiązywać do jednego z kilku rozwiązań oferowanych przez tego dostawcę.   Wapro ERP – komplet aplikacji do zarządzania w mikrofirmach oraz sektorze MŚP. Wspiera pracę działów sprzedażowych, księgowych czy też kadrowych. Jego elastyczność i dostępność modeli (on-premise i chmura) pozwala na jego dopasowanie do niemal każdej branży.   Merit (dawniej Macrologic ERP) – procesowy system ERP dla średnich i dużych firm, który usprawnia kluczowe obszary działania firmy (sprzedaż, logistyka, produkcja, kadry i płace, finanse i księgowość). Podobnie jak Wapro, jest dostępny w modelu chmurowym i wersji on-premise.   Softlab ERP – kompleksowy system ERP dla średnich i dużych przedsiębiorstw. Wykorzystują go liderzy, którzy na co dzień zarządzają wieloma pracownikami i dążą do skalowania sprzedaży e-commerce. Wspiera także procesy z zakresu logistyki, magazynowania, produkcji, finansów, sprzedaży i HR.   Infor  Pojawienie się Infora na liście może niektórych zaskoczyć. Tymczasem, mimo że rozwiązanie dopiero zyskuje popularność w Polsce, od lat jest docenianym graczem w raportach dotyczących ERP dla branż produkcyjnych. Takim przykładem jest raport Gartner® Magic Quadrant™, według którego system Infor CloudSuite dominuje w produkcji procesowej i zorientowanej na projekty/zasoby.   Sercem systemu CloudSuite jest Infor OS – warstwa platformowa, która integruje dane, procesy i elementy AI. Zapewnia one zaawansowaną analitykę oraz low-coding. Aplikacja dostępna jest zarówno w przeglądarce, jak i na urządzeniach mobilnych. HermesSQL W naszym zestawieniu najpopularniejszych systemów ERP w 2026 roku znalazł się również system ERP HermesSQL, który integruje w jednym środowisku zarządzanie produkcją, sprzedażą, magazynem, finansami oraz kadrami, zapewniając spójny przepływ informacji w całej organizacji. Jego kluczowym wyróżnikiem jest wbudowany moduł WMS działający natywnie w systemie ERP, bez potrzeby dodatkowych integracji. System dedykowany jest średnim przedsiębiorstwom produkcyjnym, handlowym i dystrybucyjnym, szczególnie z branż takich jak metalowa, maszynowa, elektroniczna, chemiczna i spożywcza. Wspiera planowanie i kontrolę produkcji a także optymalizację kosztów. Posiada integracje z platformami sprzedażowymi, m.in. Allegro, BaseLinker i SellAsist, a także współpracuje ze sklepem internetowym i B2B. HermesSQL to rozwiązanie rozwijane i elastyczne, które można dopasować do specyfiki procesów oraz potrzeb praktycznie każdej organizacji. Jaki system ERP wybrać w 2026 roku?  Czy wystarczy zdać się na popularne rankingi lub wybrać system w ciemno? Oczywiście, że nie. Oto kilka kroków, które mogą pomóc:  Dopasowanie do procesów   System powinien wspierać realne procesy w firmie – nie tylko “na demo”, ale również w codziennym środowisku. Właśnie z tego powodu często firmom zależy na elastyczności oprogramowania oraz możliwości personalizacji modułów.   Skalowalność  Na etapie podejmowania decyzji, warto upewnić się, czy system poradzi sobie ze wzrostem sprzedaży oraz ewentualną integracją nowych kanałów (np. platformą e-commerce). Należy także przemyśleć, czy przyszłościowo firma nie zdecyduje się na ekspansję międzynarodową. Wówczas warto pomyśleć o systemie, który pozwoli na utrzymywanie relacji z zagranicznymi kontrahentami.   Ekosystem i integracje  Nowoczesny ERP nie jest zamkniętym systemem. Powinien integrować się z marketplace’ami, systemami WMS, CRM czy też BI. Należy także zadbać o zgodność z obowiązującymi przepisami, w tym o możliwość e-fakturowania z KSeF.   Dlaczego jedne systemy ERP są popularniejsze od innych?  Popularność systemu ERP wynika z kilku czynników:  liczby wdrożeń i doświadczenia dostawcy,   widoczności marketingowej,   dostępności partnerów wdrożeniowych,   dopasowania do lokalnych przepisów (np. KSeF),   opinii użytkowników i case studies.   W 2026 roku widać wyraźny trend – firmy coraz rzadziej wybierają ERP „bo ktoś polecił”, a częściej opierają decyzję na danych, analizie i porównaniach.  Trendy ERP na 2026  AI i automatyzacja procesów – coraz więcej dostawców dba o to, by wdrażane systemy ERP zawierały rozwiązania oparte na sztucznej inteligencji,   Powolny powrót do on-premise – choć chmura wciąż jest najpopularniejszym modelem ERP, coraz więcej firm znów rozważa wdrożenie wersji lokalnej,   Coraz większy nacisk na UX i doświadczenie użytkownika,   Silna potrzeba gwarancji bezpieczeństwa danych – czego motywatorem jest m.in. obowiązkowy KSeF.  Więcej na ten temat przeczytasz w najnowszej edycji raportu „Cyfrowy Menedżer”. Czy warto kierować się tylko popularnością systemu ERP?  Odpowiedź wciąż brzmi: to zależy. Jest wiele czynników, które powinny wpłynąć na wybór oprogramowania. Mimo to, całkowite pominięcie popularności i doświadczeń innych użytkowników byłoby nierozsądne. Nie bez przyczyny czołowi dostawcy inwestują ogromne środki w rozwój swoich produktów – chcą odpowiadać na realne potrzeby rynku i gwarantować wysoką użyteczność.  Kompromisowym rozwiązaniem będzie zestawienie informacji o:  Budżecie (dopasowanie do konkretnego progu inwestycji),  Specjalizacji systemu (czy obsłuży kluczowe procesy i pozwoli na rozwój firmy),  Sytuacji rynkowej (jakie potrzeby i trendy technologiczne będą ważne w najbliższych latach).  Jak podjąć dobrą decyzję o ERP?  Jeżeli zastanawiasz się, które rozwiązania ERP są sprawdzone i jak uniknąć kosztownych błędów wdrożeniowych, mamy odpowiedź dla Ciebie. Kluczowe jest jedno: porównanie dopasowane do Twojej firmy, a nie ogólnego rankingu.   Na portalu myERP.pl możesz sprawdzić i porównać dostępne systemy na polskim rynku oraz filtrować je według branży, wielkości firmy i rodzaju urządzenia.   Jeśli jednak chcesz przyspieszyć ten proces, rekomendujemy formularz dostępny na stronie koszt-wdrozenia.pl. Dzięki niemu:  Otrzymasz dopasowane rekomendacje systemów,   Skontaktujesz się z dostawcami, którzy mogą najlepiej spełnić potrzeby Twojej organizacji,   Unikniesz przepłacenia i nietrafionej decyzji.   W 2026 roku wybór ERP nie opiera się wyłącznie na zakupie i uruchomieniu systemu. To decyzja strategiczna, która ma realny wpływ na tempo rozwoju całej firmy.  

1 lutego 2026 r. KSeF ruszył obowiązkowo dla pierwszej grupy firm. Nie było apokalipsy. Nie było też fajerwerków. Było to, co w takich zmianach najważniejsze: zderzenie przepisów z codzienną pracą księgowości, sprzedaży i zakupów. Piszę ten tekst jako dyrektor finansowy i praktyk wdrożeń ERP. Na co dzień pracuję z biurami rachunkowymi i firmami, które porządkują procesy oraz integrują systemy z KSeF. Po pierwszym miesiącu chcę zebrać wnioski w prosty sposób – tak, żeby były użyteczne dla księgowości i dla właścicieli firm. Co zadziałało – i to widać w firmach od razu 1) Techniczny start bez awarii centralnej Najważniejsze: system ruszył i zaczął być realnie używany. W dużej części przypadków wysyłka i odbiór faktur działały, a problemy dotyczyły raczej dostępu użytkowników lub przygotowania po stronie firm, niż „tego, że KSeF nie działa” jako taki. 2) Porządek w kartotekach kontrahentów nagle stał się priorytetem To największa korzyść uboczna, jaką widzę w projektach. Firmy, które miały zadbane dane (NIP, nazwy, adresy, warunki płatności, rachunki), wdrażały się szybciej. Firmy, które latami żyły z „bałaganem”, musiały go posprzątać. KSeF wymusza jakość danych, a bez jakości danych nie ma automatyzacji. 3) Mniej sporów o „nie dostałem faktury” i lepsza dyscyplina płatnicza W klasycznym obiegu faktura potrafiła „zginąć”: w mailach, na dysku, w spamie, u osoby na urlopie. To często dawało wygodną wymówkę do opóźnienia płatności. W KSeF ta przestrzeń do dyskusji maleje, bo faktura trafia do ustandaryzowanego kanału. U części moich klientów już po miesiącu widać lepszą dyscyplinę płatniczą. To jeszcze nie statystyka, ale praktyczny sygnał. Co było trudne – i warto to powiedzieć wprost 1) Dostęp i logowanie – mały detal, duże konsekwencje W pierwszym dniu roboczym po starcie pojawiły się problemy z logowaniem przez Profil Zaufany. Dla wielu małych firm to była najprostsza droga dostępu. Wniosek jest prosty: nawet jeśli „system działa”, użytkownik musi mieć pewny i wygodny dostęp. Przed 1 kwietnia firmy powinny mieć przygotowaną alternatywę dostępu oraz uporządkowane uprawnienia. 2) Integracje w dużych organizacjach nie zawsze da się zrobić „na wczoraj” Część dużych firm nie domknęła integracji na czas i chwilowo wracała do starego obiegu. Przy globalnych środowiskach (np. centralnie zarządzanych systemach ERP) tempo zmian jest inne niż tempo przepisów. To lekcja dla kolejnej fali: im wcześniej zaczynasz, tym mniej improwizacji na końcówce. 3) JPK_VAT po zmianach – nie traktuj go jako osobnego projektu Od 1 lutego obowiązują nowe struktury JPK_VAT. Dochodzą nowe pola i oznaczenia powiązane z KSeF. W praktyce to oznacza jedno: błędy w fakturowaniu wracają potem w ewidencji VAT. KSeF i JPK to naczynia połączone – jeśli rozdzielisz projekty, dostaniesz problem na końcu miesiąca. 4) Największa bariera jest w głowie: „to tylko nowy obowiązek” Wiele osób patrzy na KSeF wyłącznie jak na wymóg. Rozumiem to. Ale w praktyce KSeF jest też okazją do uporządkowania procesu: kto wystawia, kto odbiera, kto akceptuje, kto księguje, co robimy z wyjątkami. Firmy, które podeszły do tematu procesowo, szybciej złapały spokój operacyjny. Co zrobić przed 1 kwietnia – prosta lista kontrolna dla księgowości i właściciela Jeżeli chcesz wejść w 1 kwietnia bez stresu, nie zaczynaj od pytania „czy mamy połączenie”. Zacznij od tego, czy proces jest ułożony. Oto checklista, którą stosuję na wdrożeniach: Ustal właściciela procesu KSeF w firmie (kto odpowiada za całość, nie tylko za wysyłkę). Uprawnienia: kto wystawia, kto odbiera, kto ma dostęp do podglądu i eksportu. Przećwicz scenariusze „wyjątków”: błędne dane kontrahenta, zwroty, korekty, duplikaty, brak dostępu. Rozdziel dwa tematy: problemy po stronie firmy (np. internet) i niedostępność KSeF – i miej opisane procedury. Zrób porządek w kartotekach kontrahentów: identyfikacja, adresy, warunki płatności, rachunki. Ustal, jak faktura kosztowa trafia do obiegu: kto ją pobiera, kto opisuje, kto akceptuje. Sprawdź mapowanie stawek VAT, jednostek, towarów/usług – szczególnie przy fakturach z wieloma pozycjami. Powiąż KSeF z JPK_VAT: kto pilnuje oznaczeń i spójności danych w ewidencji. Zrób krótki test: 10 faktur sprzedaży i 10 faktur kosztowych od początku do końca procesu. Zadbaj o komunikację: księgowość, sprzedaż i zakupy muszą wiedzieć „co się zmienia jutro rano”. Jak to uprościć w praktyce: KSeF + BPM + ERP (Comarch XL / Optima) Wiele firm pyta mnie: „OK, ale jak to zrobić, żeby księgowość nie musiała ręcznie przepisywać danych?”. Odpowiedź jest prosta: trzeba zbudować powtarzalny proces, który sam przeniesie dane z faktury do systemu. W tym miejscu dobrze sprawdza się moduł BPM jako warstwa procesowa. To rozwiązanie, które: zaciąga dokumenty z KSeF automatycznie (sprzedaż i koszty), mapuje pozycje faktury do kartotek (towary/usługi, stawki VAT, jednostki, kategorie, MPK), sprawdza dane regułami (walidacje) – zanim dokument trafi do księgowania, uruchamia akceptację i opis (jeśli firma tego potrzebuje), a następnie eksportuje gotowy dokument do Comarch ERP XL (CDN XL) lub Comarch ERP Optima. Efekt dla księgowości jest bardzo konkretny: mniej ręcznej pracy, mniej pomyłek oraz możliwość analityki na poziomie pozycji faktury (a nie tylko na poziomie całego dokumentu). Dla finansów to oznacza szybszą informację, lepszą kontrolę kosztów i łatwiejsze zamknięcie miesiąca. I najważniejsze: taki proces działa dobrze tylko wtedy, gdy firma ma uporządkowane dane podstawowe. BPM nie „naprawi” kartoteki kontrahentów – ale świetnie wykorzysta dobre dane i zrobi z nich przewidywalny obieg dokumentów. Podsumowanie – wnioski po miesiącu KSeF nie okazał się katastrofą. Największe trudności to dostęp, przygotowanie danych i procesów. Największa wartość to porządek w danych i mniej ręcznej pracy – o ile firma to dobrze poukłada. KSeF i JPK_VAT trzeba traktować razem, bo błędy z faktur wracają w ewidencji. Przed 1 kwietnia liczy się proces, a nie tylko „połączenie techniczne”. Mam umiarkowany optymizm. KSeF będzie działał dobrze w tych firmach, które potraktują go jako projekt procesowy. Tam, gdzie zostanie tylko „kolejnym obowiązkiem”, wróci w postaci chaosu na koniec miesiąca. Masz pytania dotyczące integracji KSeF z systemem ERP lub potrzebujesz wsparcia przed 1 kwietnia? Skontaktuj się z zespołem GECOS — pomagamy firmom wdrażać Comarch ERP XL i Optima w sposób, który realnie usprawnia procesy, a nie tylko spełnia obowiązki.

Wdrożenie Krajowego Systemu e-Faktur to dla wielu firm moment, w którym księgowość, IT i operacje spotykają się w jednym projekcie. W praktyce bowiem KSeF nie funkcjonuje jako odrębny system, lecz staje się integralnym elementem codziennej pracy w systemie ERP. W przypadku firm korzystających z Comarch ERP Optima oznacza to konieczność nie tylko technicznego uruchomienia komunikacji z KSeF, ale również przemyślenia całego procesu odbioru, klasyfikacji, księgowania i wysyłki faktur. Nasz webinar poświęcony obsłudze KSeF w Optimie wyraźnie pokazał, że poprawna konfiguracja systemu i zrozumienie logiki działania KSeF mają kluczowe znaczenie dla płynności pracy oraz ograniczenia liczby błędów i korekt. Przygotowanie Comarch ERP Optima do pracy z KSeF Pierwszym krokiem jest zapewnienie odpowiedniej wersji systemu. Obsługa komunikacji z KSeF, w szczególności z API w wersji 2.0, została wprowadzona w najnowszych wersjach Optimy. To istotne, ponieważ starsze wersje systemu nie wspierają aktualnych mechanizmów uwierzytelniania ani trybów specjalnych, takich jak tryb offline czy awaryjny. Kluczowym elementem konfiguracji jest uwierzytelnienie w KSeF. W praktyce odbywa się ono poprzez certyfikaty, tokeny generowane w aplikacji podatnika lub pieczęć elektroniczną. Certyfikaty KSeF są kompatybilne z API 2.0 i umożliwiają zarówno wysyłkę, jak i odbiór faktur. Należy przy tym pamiętać, że certyfikaty wygenerowane dla środowiska demonstracyjnego różnią się od certyfikatów produkcyjnych, a ich poprawne przygotowanie i import do systemu wymaga zachowania określonej procedury technicznej. Równie istotne jest nadanie odpowiednich uprawnień operatorom w systemie. To na poziomie konfiguracji użytkownika decyduje się, kto może wysyłać faktury do KSeF oraz kto ma prawo odbierać dokumenty sprzedaży i zakupu. Te same uprawnienia nadaje się również w KSeF na stronie MF dla certyfikatów (mogą być imienne lub na firmę w przypadku pieczęci). Dopiero po połączeniu poprawnej autoryzacji z właściwymi uprawnieniami możliwe jest uruchomienie pełnej obsługi KSeF w systemie. Odbiór faktur z KSeF i ich klasyfikacja w Optimie Po poprawnym uwierzytelnieniu system uzyskuje dostęp do listy faktur dostępnych w KSeF. W Optimie funkcjonuje dedykowana lista dokumentów KSeF, z której możliwy jest podgląd zarówno faktur sprzedażowych, jak i zakupowych. Podczas pierwszego pobrania system domyślnie importuje dokumenty z ostatnich dwóch miesięcy, natomiast kolejne synchronizacje obejmują tylko nowe faktury. Można również pobrać faktury za wybrany przez operatora okres, a program dba o to, aby ta sama faktura nie została zapisana w systemie dwukrotnie. Kluczowym etapem pracy z dokumentami odebranymi z KSeF jest ich klasyfikacja. Faktury trafiają do systemu jako dokumenty niezakwalifikowane, co oznacza, że użytkownik musi zdecydować, w jaki sposób będą dalej przetwarzane. Na tym etapie możliwe jest przypisanie dokumentu do rejestru VAT, do modułu handlowego lub do archiwum. Podgląd faktury w formacie KSeF pozwala zweryfikować jej zawartość jeszcze przed zaksięgowaniem, co znacząco ogranicza ryzyko błędów. Przy fakturach kosztowych dużym ułatwieniem jest możliwość zapamiętania wybranego rejestru VAT, dzięki czemu kolejne dokumenty mogą być automatycznie i seryjnie przenoszone do właściwego rejestru bez konieczności każdorazowego potwierdzania wyboru. Import faktur do rejestru VAT i modułu Handel Po zakwalifikowaniu dokumentu system umożliwia jego przekształcenie do właściwego rodzaju dokumentu księgowego. W przypadku rejestru VAT faktura jest automatycznie uzupełniana o dane kontrahenta, daty, numer KSeF oraz podstawowe informacje podatkowe. Dane pochodzące z KSeF są nieedytowalne, co zapewnia spójność z informacjami widocznymi po stronie administracji skarbowej, natomiast użytkownik może uzupełniać elementy wewnętrzne, takie jak kategorie kosztów, opisy czy atrybuty. W firmach prowadzących gospodarkę magazynową szczególnie istotny jest import faktur do modułu Handel. W tym przypadku Optima podejmuje próbę automatycznego mapowania pozycji faktury na kartoteki towarowe, wykorzystując m.in. kody EAN lub nazwy produktów.Po przeniesieniu dokumentu do modułu Handlu można go powiązać z dokumentem ZD lub PZ. Jeżeli system nie znajdzie jednoznacznego dopasowania pozycji, użytkownik może ręcznie przypisać ją do istniejącego towaru, utworzyć nową kartotekę lub zdecydować o pominięciu danej pozycji. Taki mechanizm znacząco skraca czas obsługi faktur zawierających dużą liczbę pozycji, co ma szczególne znaczenie w branżach logistycznych i dystrybucyjnych. Seryjna praca na dokumentach i automatyzacja Jednym z najbardziej praktycznych elementów obsługi KSeF w Comarch ERP Optima jest możliwość seryjnego przetwarzania dokumentów. W modelu KSeF firmy nie decydują już o momencie dostarczenia dokumentu, faktury pojawiają się w systemie centralnym niezależnie od wewnętrznych harmonogramów pracy. Z tego względu kluczowe staje się narzędzie, które pozwala szybko i spójnie obsłużyć większą liczbę dokumentów bez konieczności otwierania ich pojedynczo. Optima umożliwia jednoczesną klasyfikację wielu faktur odebranych z KSeF, co obejmuje przypisanie dokumentów do odpowiednich rejestrów VAT, wskazanie kategorii kosztowych, uzupełnienie opisów księgowych oraz nadanie atrybutów wykorzystywanych w dalszych procesach raportowych i kontrolnych. Takie podejście pozwala na znaczące skrócenie czasu pracy księgowości, szczególnie w firmach, które codziennie odbierają dziesiątki lub setki faktur zakupowych. Istotną rolę odgrywa również możliwość zapamiętywania decyzji użytkownika. W przypadku powtarzalnych dokumentów, takich jak standardowe koszty operacyjne, system pozwala zastosować te same ustawienia dla kolejnych faktur, eliminując konieczność każdorazowego podejmowania identycznych decyzji. W praktyce oznacza to przejście z pracy manualnej na półautomatyczny model obsługi dokumentów, w którym rola użytkownika sprowadza się głównie do kontroli poprawności danych, a nie ich wprowadzania. Automatyzację wspiera także mechanizm archiwizacji dokumentów. Faktury, które nie powinny być jeszcze księgowane, na przykład koszty dotyczące przyszłych okresów rozliczeniowych lub dokumenty wymagające dodatkowej weryfikacji merytorycznej mogą zostać przeniesione do archiwum bez ryzyka ich utraty. Archiwizacja nie oznacza usunięcia dokumentu z systemu ani zerwania powiązania z KSeF. Faktura zachowuje swój status i komplet danych, a użytkownik może w dowolnym momencie przywrócić ją do dalszego przetwarzania. Takie podejście ma szczególne znaczenie w organizacjach, w których proces księgowania jest rozdzielony w czasie od momentu otrzymania faktury. Dzięki archiwum możliwe jest zachowanie porządku na liście dokumentów roboczych oraz uniknięcie sytuacji, w których ta sama faktura zostaje omyłkowo przetworzona kilkukrotnie. System pilnuje unikalności dokumentów KSeF, co dodatkowo zabezpiecza firmy przed duplikacją zapisów w rejestrach VAT. W praktyce seryjna praca na dokumentach oraz mechanizmy automatyzacji w Comarch ERP Optima pozwalają dostosować obsługę KSeF do skali działalności firmy. Niezależnie od tego, czy organizacja przetwarza kilka faktur dziennie, czy obsługuje masowy obrót dokumentami, możliwe jest zachowanie spójnych procedur, kontroli nad danymi oraz wysokiej efektywności operacyjnej. Numer KSeF oraz data przyjęcia pojawiają się w systemie dopiero po pobraniu UPO i od tego momentu stają się elementami wykorzystywanymi w raportowaniu podatkowym, w tym w plikach JPK. Ma to również znaczenie w kontekście wysyłki kopii faktury do kontrahenta. Jeżeli firma korzysta z automatycznych mechanizmów wysyłki dokumentów, na przykład w formacie PDF, konieczne jest uwzględnienie momentu pobrania UPO. W przeciwnym razie do kontrahenta może trafić dokument pozbawiony numeru KSeF, który formalnie nie odzwierciedla jeszcze stanu widocznego w systemie centralnym. W przypadku wcześniejszego API pobieranie UPO wymagało ręcznej inicjatywy użytkownika, co w praktyce oznaczało dodatkowe czynności operacyjne i ryzyko opóźnień. W nowszych wersjach komunikacji proces ten jest realizowany automatycznie, dokumenty są pobierane samoczynnie po upływie około 5 minut od ich wysłania (o ile operator posiada prawo do wysyłania e-Faktur i odbioru UPO), co znacząco upraszcza obsługę faktur sprzedażowych i minimalizuje ryzyko błędów wynikających z pominięcia tego kroku. Wysyłka faktur sprzedaży do KSeF, statusy i UPO Wysyłka faktur sprzedaży do KSeF w Comarch ERP Optima odbywa się bezpośrednio z poziomu listy dokumentów sprzedażowych i jest ściśle powiązana z cyklem życia dokumentu w systemie ERP. Kluczowe znaczenie ma fakt, że do KSeF mogą zostać wysłane wyłącznie faktury zatwierdzone. Dokumenty znajdujące się w buforze nie podlegają wysyłce, co już na wstępnym etapie wymusza większą dyscyplinę procesową i dokładniejszą weryfikację danych przed ich ostatecznym zatwierdzeniem. System umożliwia wysyłkę zarówno pojedynczych faktur, jak i większych zestawów dokumentów, co jest szczególnie istotne w firmach wystawiających je seryjnie, np. na koniec okresu rozliczeniowego. Dodatkowo można skonfigurować automatyczną wysyłkę od razu po zatwierdzeniu dokumentu (wyjęciu z bufora), dzięki czemu proces może przebiegać całkowicie bezobsługowo. Optima obsługuje scenariusze, w których część faktur z wysyłanego pakietu zostanie poprawnie przyjęta przez KSeF, a część zostanie odrzucona z powodu błędów formalnych lub technicznych. W takim przypadku statusy dokumentów aktualizują się niezależnie, co pozwala użytkownikowi szybko zidentyfikować faktury wymagające korekty lub ponownej wysyłki, bez konieczności ingerowania w te, które zostały już poprawnie przetworzone. Centralnym elementem całego procesu jest Urzędowe Poświadczenie Odbioru, czyli UPO. Dopiero w momencie jego pobrania faktura uznawana jest za skutecznie przesłaną do KSeF. To właśnie UPO powoduje nadanie fakturze numeru KSeF oraz daty jej przyjęcia w systemie centralnym. Do tego momentu dokument formalnie istnieje w systemie ERP, ale nie posiada jeszcze statusu faktury zarejestrowanej w KSeF, co ma bardzo istotne konsekwencje dla dalszych procesów. Błędy, blokady i korekty dokumentów Wysyłka faktur sprzedaży do KSeF w Comarch ERP Optima odbywa się bezpośrednio z poziomu listy dokumentów sprzedażowych i jest ściśle powiązana z cyklem życia dokumentu w systemie ERP. Kluczowe znaczenie ma fakt, że do KSeF mogą zostać wysłane wyłącznie faktury zatwierdzone. Dokumenty znajdujące się w buforze nie podlegają wysyłce, co już na wstępnym etapie wymusza większą dyscyplinę procesową i dokładniejszą weryfikację danych przed ich ostatecznym zatwierdzeniem. System umożliwia wysyłkę zarówno pojedynczych faktur, jak i większych zestawów dokumentów. W praktyce jest to szczególnie istotne w firmach, które wystawiają faktury seryjnie, na przykład na koniec okresu rozliczeniowego. Optima obsługuje scenariusze, w których część faktur z wysyłanego pakietu zostanie poprawnie przyjęta przez KSeF, a część zostanie odrzucona z powodu błędów formalnych lub technicznych. W takim przypadku statusy dokumentów aktualizują się niezależnie, co pozwala użytkownikowi szybko zidentyfikować faktury wymagające korekty lub ponownej wysyłki, bez konieczności ingerowania w te, które zostały już poprawnie przetworzone. Centralnym elementem całego procesu jest Urzędowe Poświadczenie Odbioru, czyli UPO. Dopiero w momencie jego pobrania faktura uznawana jest za skutecznie przesłaną do KSeF. To właśnie UPO powoduje nadanie fakturze numeru KSeF oraz daty jej przyjęcia w systemie centralnym. Do tego momentu dokument formalnie istnieje w systemie ERP, ale nie posiada jeszcze statusu faktury zarejestrowanej w KSeF, co ma bardzo istotne konsekwencje dla dalszych procesów. Tryby Offline W wersji 2026.2 wprowadzono obsługę trybów szczególnych KSeF: offline24, Offline (niedostępność KSeF), awaria KSeF oraz procedurę awarii całkowitej. Tryb pracy wybierany jest globalnie w konfiguracji firmy na zakładce KSeF oraz w razie potrzeby można go zmienić bezpośrednio na konkretnej fakturze. W przypadku faktur wystawionych w trybach szczególnych (Offline24, Offline – niedostępność KSeF oraz awaria KSeF) program umożliwia drukowanie faktur wraz z dwoma kodami QR: kodem OFFLINE służącym do weryfikacji danych faktury oraz kodem CERTYFIKAT potwierdzającym tożsamość wystawcy. Na formularzu faktury dostępny jest również wydruk potwierdzenia transakcji, który podobnie jak wizualizacja faktury zawiera oba kody QR i może zostać przekazany nabywcy jako dowód zawarcia transakcji w okresie pracy offline. Wprowadzenie trybów pracy Offline24, Offline (Niedostępność KSeF) oraz Awaria KSeF ma bezpośrednie odzwierciedlenie w ewidencji JPK_V7. W najnowszej wersji Comarch ERP Optima dostępne są kody OFF, DI oraz BFK, które służą do oznaczania dokumentów wystawionych w trybach awaryjnych lub poza KSeF. Kody te można wskazać na dokumencie w Rejestrze VAT lub na kategorii (tylko jeden na dokument), są dostępne od okresów rozliczeniowych 2026/02 i przenoszą się automatycznie z modułu Handlu do Rejestru VAT. Dodatkowo w Rejestrze VAT dostępna jest osobna zakładka KSeF do przechowywania numeru KSeF, daty przyjęcia oraz danych podmiotu trzeciego, które mogą być uzupełniane automatycznie z faktury lub wprowadzane ręcznie.