Artykuły

Wiele firm i biur rachunkowych słyszy dziś jedno zdanie i od razu czuje ulgę: w 2026 roku ma nie być kar za nieprzystąpienie do KSeF ani za błędy popełniane w systemie. To realna informacja, która uspokaja sytuację.   Problem w tym, że ulga łatwo zamienia się w pułapkę: „to poczekajmy”. A KSeF działa jak zmiana organizacyjna, nie tylko techniczna. Jeśli poczekasz z decyzjami, w praktyce zapłacisz nie karą, tylko chaosem w obiegu faktur, przeciążeniem ludzi i przestojami w sprzedaży albo księgowości.  Co się zmienia w 2026, a co zostaje bez zmian  A) Co się zmienia: sankcje schodzą na dalszy plan  Deklaracja administracji jest jasna: 2026 r. ma być rokiem, w którym nie ma kar za brak wdrożenia KSeF oraz za błędy związane z jego obsługą.  To dobra wiadomość, bo daje przestrzeń na testy i na „dopieszczenie” procesu bez presji, że każdy błąd kosztuje.  B) Co się nie zmienia: terminy i obowiązek działania  KSeF ma wejść etapami: • od 1 lutego 2026 r. obowiązek dla największych firm, których sprzedaż w 2024 r. przekroczyła 200 mln zł  • od 1 kwietnia 2026 r. obowiązek dla pozostałych podatników   Przewidziano okres przejściowy do końca 2026 przy progu 10 tys. zł miesięcznej sprzedaży brutto (zgodnie z opisywanymi zasadami). Dla tych firm obowiązkowa data to 01 stycznia 2027 r.   Najważniejsze: abolicja nie oznacza, że „system może poczekać”. Ona oznacza, że można podejść do tematu spokojniej, ale nadal trzeba go zrobić.  Kluczowy haczyk, o którym łatwo zapomnieć: odbiór faktur zaczyna się wcześniej  Nawet jeśli Twoja firma formalnie zacznie wysyłać faktury do KSeF dopiero od 1 kwietnia 2026 r., to od 1 lutego 2026 r. możesz zacząć otrzymywać faktury kosztowe w KSeF od dużych dostawców, którzy wchodzą wcześniej. To oznacza, że w praktyce trzeba być gotowym operacyjnie już od lutego.   Dla biur rachunkowych to jest moment, w którym zaczynają się telefony: „nie mam faktury”, „gdzie ona jest”, „czemu nie widać jej w mailu”. Dla managerów to jest moment, w którym rośnie ryzyko opóźnień w księgowaniu kosztów i rozjechania się raportów.  Dlaczego „brak kar” nie oznacza „brak problemów”  W 2026 r. największym wrogiem nie jest mandat. Największym wrogiem jest nieprzygotowany proces. Najczęściej boli w trzech miejscach:  Sprzedaż i cashflow Jeśli faktura nie przejdzie ścieżki poprawnie, cierpi sprzedaż i płatności. A gdy dział handlowy czuje, że fakturowanie „nie działa”, zaczyna szukać obejść, co kończy się bałaganem w danych.  Księgowość i koszty Jeśli faktury kosztowe nie trafiają płynnie do księgowości, rośnie ręczna robota: pobieranie, przepisywanie, dopytywanie, pilnowanie statusów. To wciąga czas, który w biurach rachunkowych i tak jest policzony co do godziny.  Dostępy i odpowiedzialności KSeF to nie jest tylko „konto”. To są uprawnienia, role, decyzje organizacyjne: kto wystawia, kto odbiera, kto zatwierdza, kto ma wgląd, kto odpowiada za korekty. Jeśli tego nie ustalisz, projekt staje w miejscu, bo każdy czeka na każdego.  Co powinno działać w firmie, zanim zacznie się luty i kwiecień  W praktyce warto myśleć o dwóch ścieżkach równolegle: sprzedaż i zakupy.  Sprzedaż: wystawienie faktury ma być dla użytkownika proste  Docelowo użytkownik powinien mieć poczucie, że fakturowanie jest „takie jak zawsze”, tylko w tle pojawia się techniczna wysyłka do KSeF i potwierdzenie. Jeśli wchodzisz w proces, w którym handlowiec musi robić pięć dodatkowych kroków, to prędzej czy później pojawią się obejścia.  Zakupy: odbiór faktur kosztowych i przekazanie do księgowości  Tu wiele firm wpada w pułapkę: koncentrują się na wystawianiu, a zapominają o odbiorze. A to odbiór faktur kosztowych będzie w 2026 r. pierwszym realnym testem działania organizacji.   Trzy sensowne scenariusze przygotowania  Nie każda organizacja potrzebuje „wielkiej rewolucji” od razu. Ale każda potrzebuje decyzji.  Scenariusz 1: minimum na start Szybkie uruchomienie narzędzia, które pozwala wystawiać i odbierać e-faktury w KSeF. Dobre, gdy liczy się czas. Ryzyko: łatwo o pracę „naokoło”, jeśli procesy w firmie są rozproszone.  Scenariusz 2: stabilny proces sprzedaż plus koszty Rozwiązanie, które spina fakturowanie oraz odbiór kosztów i przekazanie do księgowości. To najczęściej najlepszy kompromis między czasem a spokojem operacyjnym.  Scenariusz 3: KSeF jako impuls do uporządkowania danych i ERP Jeśli organizacja już dziś cierpi na ręczne działania, rozjechane dane i brak jednego źródła prawdy, KSeF jest dobrym momentem, by to uporządkować. Wtedy zwrot z inwestycji nie wynika z „odhaczenia obowiązku”, tylko z mniejszej liczby błędów i szybszej pracy.  Tryb awaryjny i „życie poza idealnym scenariuszem”  W dyskusjach o KSeF często przewija się wątek działania w trudnych warunkach: słaby internet, praca w terenie, przeciążenia. Jednym z mechanizmów ma być tryb offline24, opisany jako rozwiązanie na sytuacje, gdy nie da się wysłać faktury do systemu w danym momencie, a dokument trzeba wystawić i dosłać później zgodnie z zasadami.   Warto go potraktować jak pas bezpieczeństwa: nie po to, by jeździć szybciej, tylko po to, by nie rozbić się przy pierwszym problemie.  Plan 30-60-90 dni, który działa w firmach i biurach rachunkowych  Pierwsze 30 dni: porządek i decyzje  • wskaż właściciela tematu KSeF po stronie firmy (albo opiekuna projektu po stronie biura) • spisz obieg faktur: sprzedaż i koszty • ustal uprawnienia i odpowiedzialności: kto wystawia, kto odbiera, kto akceptuje • przygotuj listę dokumentów i przypadków „nietypowych” (korekty, zaliczki, cykliczne)  Dni 31-60: testy na realnych fakturach  • wystawienie faktury sprzedażowej i jej obsługa w systemie • odbiór faktury kosztowej i przekazanie do księgowości • korekta: kto inicjuje, kto zatwierdza, jak to wygląda krok po kroku • instrukcja dla zespołu lub klientów biura: krótka, konkretna, bez prawniczego języka  Dni 61-90: stabilizacja i odchudzanie procesu  • usuń kroki ręczne tam, gdzie generują błędy • ustaw monitoring statusów dokumentów i prosty system kontroli • dopracuj proces obsługi wyjątków, żeby nie wywracały tygodnia pracy  FAQ, które warto mieć pod ręką (szczególnie w biurze rachunkowym)  Czy brak kar w 2026 r. oznacza, że można to przesunąć na później? Można próbować, ale ryzykownie. Już od 1 lutego 2026 r. możesz otrzymywać faktury kosztowe w KSeF od największych firm, więc organizacja i tak musi umieć je odebrać i obsłużyć.   Czy to jest temat tylko dla IT? Nie. IT jest ważne, ale KSeF dotyka sprzedaży, księgowości, akceptacji kosztów i odpowiedzialności w firmie. Jeśli nie ma właściciela procesu, technologia nie uratuje wdrożenia.  Co jest najczęstszą przyczyną problemów? Brak jasnych ról i brak prostego standardu: jak dokument trafia z KSeF do firmy, kto go widzi, kto reaguje i w jakim czasie.  Podsumowanie: abolicja to prezent, ale tylko jeśli go wykorzystasz  Rok bez kar to nie zachęta do odkładania. To zaproszenie do wdrożenia KSeF bez paniki, w tempie, które pozwala dopracować proces i ochronić ludzi przed chaosem.   Jeśli masz wybrać jedną rzecz, od której zaczniesz dziś: upewnij się, że Twoja organizacja umie odebrać fakturę kosztową z KSeF i przypisać ją do właściwej osoby lub miejsca kosztów.   Mamy wiedzę, profesjonalną kadrę  oraz doświadczenie w całym procesie obsługi KSeF.  Zapraszamy do kontaktu z nami. Dane kontaktowe na:  www.sbiznes.pl  

Zarządzenie firmą produkcyjną, która odnosi sukcesy, wymaga nie tylko wykwalifikowanej produkcji, ale także inteligentnych i świadomych decyzji opartych na dokładnej analizie. Monitor ERP oferuje zautomatyzowane obliczenia wstępne i końcowe, które umożliwiają optymalizację produkcji z naciskiem na jej rentowność. Podejmij właściwe decyzje Monitor ERP to nie tylko system ERP. To Twój partner strategiczny. Dzięki integracji funkcji umożliwiających dokonywanie obliczeń zarówno na podstawie danych historycznych, jak i planowanych działań, system dostarcza informacji niezbędnych do podejmowania odpowiednich decyzji. Prognozowanie nie jest już zgadywaniem, ale opiera się na konkretnych danych i analizach. Zautomatyzowane obliczenia dla efektywnej produkcji Dzięki zautomatyzowanym obliczeniom wstępnym i końcowym, Monitor ERP może zwiększyć wydajność produkcji, koncentrując się na wytwarzaniu produktów, które są rzeczywiście opłacalne. Odbywa się to poprzez dokładną analizę kosztów produkcji i innych czynników, dając wgląd w to, które produkty generują najwyższy zysk. Obliczenia dla przyszłego sukcesu Monitor ERP wykracza poza zwykłe zarządzanie danymi historycznymi i umożliwia tworzenie kalkulacji opartych na różnych scenariuszach. Analizując wpływ zmian w kosztach produkcji, takich jak wahania cen energii elektrycznej i kosztów materiałów, które mają wpływ na marże zysku dla poszczególnych produktów, system daje możliwość zaplanowania i dostosowania firmy w celu uzyskania maksymalnej rentowności. Dzięki narzędziu obliczeniowemu Monitora ERP można przekształcić budżet sprzedaży na nadchodzący rok w prognozy, co daje wgląd w przyszłe wymagania materiałowe i możliwość analizy nadchodzącej sytuacji. Umożliwia to dokonywanie rzetelnych obliczeń dotyczących produkcji, zakupów i proaktywnego planowania produkcji. Zapewnienie optymalnego zarządzania zapasami Kluczowym aspektem sukcesu w branży produkcyjnej jest utrzymanie odpowiedniego poziomu zapasów bezpieczeństwa i brak zaległości w zamówieniach. Monitor ERP stale nadzoruje, które części muszą być kupowane regularnie, a które powinny być kupowane rzadziej. Zapobiega to niepotrzebnym kosztom magazynowania, zapewniając jednocześnie dostępność w razie potrzeby. Zautomatyzowane procesy zapewniające elastyczność Potrzeby rynku i popyt na produkty mogą się szybko zmieniać. Monitor ERP jest wyposażony w zautomatyzowane procesy, które natychmiast dostosowują się do nagłych zmian potrzeb. Zapewnia to elastyczność, której potrzebujesz, bez wiązania kapitału dłużej niż to konieczne.

Wdrożenie systemu ERP Microsoft Dynamics 365 to projekt, który angażuje każdy dział w firmie i wymaga wielu miesięcy wzmożonej pracy. Czasami nie widać na pierwszy rzut oka, że coś jest nie w porządku. Poniżej prezentujemy 9 oznak, że coś mogło pójść nie tak i warto to wyprostować. Na co zwrócić uwagę, aby ocenić co poszło nie tak? Hypercare nie stygnie Długi okres „gaszenia pożarów” po go‑live, lawina powtarzalnych zgłoszeń, brak stabilizacji i poczucie, że „utknęliśmy w ticketach”. To typowy sygnał, że błędy wdrożeniowe „zbierają żniwo” po starcie. Niska adopcja i obejścia poza systemem Kluczowe kroki realizowane w Excelu, „na skróty” lub w systemach pomocniczych, a decyzje nie opierają się na jednym, scentralizowanym źródle danych. Lokalizacja PL „nie domyka się” Pominięte wymagania prawno‑podatkowe (np. KSeF, JPK, split payment, biała lista) skutkują opóźnieniami startu, problemami z ewidencją dokumentów i oporem użytkowników. Dodatkowe czerwone flagi to brak automatycznej obsługi kursu NBP z przesunięciem i walidacji podatników. Słaba migracja danych i brak walidacji Niespójne dane podstawowe, błędy w bilansie otwarcia, problemy w rozrachunkach po przeniesieniu danych – to efekt niedostatecznych testów migracyjnych i weryfikacji jakości danych. Testy „na funkcje”, nie na procesy Ograniczenie testów do pojedynczych ekranów/skrinów zamiast end‑to‑end, brak testów integracyjnych, regresji i wydajnościowych; zbyt późne włączanie użytkowników do UAT. Customizacje zamiast konfiguracji + brak strategii OneVersion Duża liczba modyfikacji „na kodzie”, brak zasad rozszerzeń, a także brak planu utrzymania aktualizacji to prosta droga do „kruchości” systemu i kosztownych upgrade’ów. Nieuporządkowana architektura i integracje Brak zatwierdzonego blueprintu aplikacyjnego, niejasna rola D365 w ekosystemie, niespójne lub dublujące się integracje i przepływy danych. Niejasne role, słabe szkolenia i zarządzanie zmianą Brakuje ról takich jak Solution Architect, nie ma jasnego podziału odpowiedzialności, a szkolenia i instrukcje są szczątkowe – użytkownicy nie „czują” rozwiązania już od testów. Chaos w środowiskach i licencjach Źle zarządzane środowiska (Dev/Test/UAT/Prod), brak procedur odświeżania/synchronizacji, a do tego nieoptymalne licencje i role użytkowników – to zwiastun kosztów utrzymania i blokad w pracy zespołów. Co jeśli u Ciebie występują takie sytuacje? Przede wszystkim, nie wszystko stracone. Każde niepoprawnie przeprowadzone wdrożenie można naprawić. Ważne jest, aby być świadomym, że są elementy do poprawy i rozpisać sobie plan naprawczy. W 7F Technology Partners specjalizujemy się w takich przypadkach. Naprawiamy błędy i zaniechania, które pojawiały się podczas wdrożenia i doprowadzamy do sytuacji, w której Dynamics 365 przynosi tylko korzyści.

Optymalizuj działania oszczędzając czas i pieniądze dzięki przejściu z arkuszy kalkulacyjnych do jednego źródła danych – Monitora ERP. Korzystanie z programu Excel do śledzenia, zarządzania i utrzymywania danych firmy jest ryzykowne, a badania sugerują, że ponad 80% arkuszy kalkulacyjnych zawiera błędy. Manualne błędy są potencjalnym zagrożeniem dla każdego programu komputerowego, ale Excel jest na nie szczególnie podatny. Gdy zestaw arkuszy kalkulacyjnych zostanie udostępniony w firmie, odzyskanie nad nim kontroli jest prawie niemożliwe. Bez jednego, prawidłowego źródła danych dla całej firmy nie można mieć całkowitej pewności, jakie zmiany zostały wprowadzone po udostępnieniu arkusza kalkulacyjnego, ani czy wszyscy opierają swoje działania na prawidłowym zestawie informacji. Jakie jest więc rozwiązanie? Przyjrzyjmy się sześciu wyzwaniom stojącym przed producentami podczas pracy z danymi, transakcjami, operacjami i użytkownikami oraz zarządzania nimi w codziennej pracy – zestawiając i porównując arkusze kalkulacyjne Excel z systemem Monitor ERP. Centralizacja danych Excel Program ten jest w dużym stopniu zależny od ręcznego wprowadzania danych, co zwiększa ryzyko błędów typograficznych i klasycznej pułapki arkusza kalkulacyjnego: nieprawidłowo skonfigurowanych formuł. Wadliwa formuła pozostawiona na dłuższy czas sprawia, że błędy mnożą się. Ponieważ pliki Excel są często zapisywane na dyskach lokalnych, są one również podatne na przypadkowe usunięcie, awarię sprzętu lub uszkodzenie.  Monitor ERP System integruje szeroki zakres procesów biznesowych (produkcja, sprzedaż, zakupy, zarządzanie zapasami, sprzedaż i księgowość) w jednym miejscu – centralizując dane, redukując silosy informacyjne i zapewniając wszystkim w firmie dostęp do tych samych, aktualnych informacji. Dzięki aktualizacjom danych w czasie rzeczywistym, osoby decyzyjne mogą uzyskać dostęp do dokładnych informacji, aby podejmować szybkie i prawidłowe decyzje, reagując na warunki rynkowe. Wewnętrzna współpraca ExcelUdostępnianie plików Excel między pracownikami, zespołami i działami może być bardzo uciążliwe. A gdy więcej niż jedna osoba pracuje nad arkuszem kalkulacyjnym, łatwo jest stracić dostęp do najnowszej wersji lub, co gorsza, przypadkowo nadpisać czyjąś pracę. Monitor ERP System umożliwia płynne działanie różnych zespołów i działów, usprawniając współpracę poprzez zapewnienie pracownikom dostępu do współdzielonych danych i zasobów. Zamówienia, operacje, transakcje i zadania mogą być śledzone i zarządzane w całej firmie, pomagając usprawnić przepływ pracy i zapobiegać powstawaniu wąskich gardeł. Ponadto uprawnienia użytkowników mogą być przypisywane zgodnie z indywidualnymi rolami firmy, zapewniając, że właściwe osoby pracują z odpowiednimi danymi. Raportowanie i analityka ExcelProgram posiada podstawowe funkcje analityczne, ale brakuje mu bardziej zaawansowanych funkcji narzędzi, takich jak Business Intelligence, które pozwalają zagłębiać się w szczegółowe analizy i umożliwiać podejmowanie świadomych decyzji. Monitor ERPFunkcja Business Intelligence Monitora ERP przekształca dane firmy w cenne informacje biznesowe, pomagając menedżerom śledzić i analizować dane oraz trendy, tworzyć atrakcyjne wizualizacje i podejmować mądrzejsze decyzje. W dzisiejszym środowisku biznesowym podejmowanie decyzji w oparciu o dane jest coraz ważniejsze dla producentów dążących do uzyskania przewagi konkurencyjnej. Zarządzanie klientami i dostawcami Excel Program ten po prostu nie został opracowany do przechowywania, utrzymywania i śledzenia zamówień oraz interakcji z klientami – mimo że wiele osób używa go właśnie w tym celu. Możesz być w stanie poradzić sobie z niewielką liczbą klientów, ale gdy tylko ich liczba wzrośnie, wszystko może szybko wymknąć się spod kontroli. To samo dotyczy zarządzania dostawcami.  Monitor ERPSystem posiada funkcjonalność CRM (zarządzanie relacjami z klientami) do obsługi wszystkich kontaktów, dzięki czemu można zarządzać działaniami, klientami, statystykami, ofertami, zamówieniami klientów i fakturami powiązanymi z wybranymi sprzedawcami. Ułatwia również zarządzanie dostawcami, od kompleksowych danych kontaktowych po działania i statusy. Umożliwia to szybsze przetwarzanie zamówień i lepszą obsługę klienta. Bezpieczeństwo, ścieżki audytu i historia danych Excel Program nie jest wyposażony we wbudowaną ścieżkę audytu, więc nie ma możliwości śledzenia, kto i kiedy wprowadził zmiany, ani łatwego powrotu do poprzednich wersji. Utrudnia to utrzymanie odpowiedzialności i identyfikację błędów. Wiele branż wymaga przeprowadzania audytów w celu zapewnienia zgodności z przepisami, a Excel utrudnia spełnienie tych standardów, narażając firmy na ryzyko prawne.  Monitor ERP System posiada solidne funkcje bezpieczeństwa, które pozwalają firmom zarządzać tym, którzy pracownicy mają dostęp do określonych typów informacji i obszarów systemu. Zapewnia to integralność danych i zmniejsza ryzyko naruszeń. Ponadto dostępne są częste aktualizacje, dzięki czemu zawsze można korzystać z najbezpieczniejszej, najnowszej wersji oprogramowania. Efektywność czasowa i kosztowa Excel Konsolidacja danych z wielu arkuszy kalkulacyjnych jest czasochłonna i pracochłonna, co negatywnie wpływa na wyniki finansowe firmy. Raportowanie danych jest również bardziej nieefektywne, ponieważ praca w programie Excel wymaga ręcznego formatowania i przygotowywania, co zajmuje cenny czas – zwłaszcza jeśli raporty są potrzebne często.  Monitor ERP Usprawniając procesy takie jak planowanie produkcji i przetwarzanie zamówień oraz centralizując przepływy pracy w jednym systemie, Monitor ERP zapewnia, że zasoby są kierowane tam, gdzie są najbardziej potrzebne, oszczędzając czas i koszty producentów. Optymalizuje również zarządzanie zapasami, zapewniając zawsze odpowiedni poziom zapasów i nie wiążąc niepotrzebnie kapitału.

Wyobraź sobie, że Twoja firma to statek. Bez nowoczesnego systemu nawigacyjnego – takiego jak ERP – dryfujesz po wzburzonym morzu biznesu, tracąc czas na ręczne procesy, walcząc z błędami w danych i tonąc w chaotycznej komunikacji. Statystyki są bezlitosne, ale i obiecujące: 67% organizacji po wdrożeniu ERP deklaruje realne, pozytywne skutki. Ale uwaga: bez solidnego przygotowania, ten statek może rozbić się o pierwszą górę lodową. Jako Senior Marketing Project Manager, widziałem projekty, które unosiły firmy na nowe wody, i takie, które kończyły się katastrofą. Różnica? Niemal zawsze tkwiła w przygotowaniu. Ten artykuł to nie kolejna ogólna checklista. To strategiczna mapa, oparta na głębokim researchu, która przeprowadzi Cię przez każdy etap transformacji. Krok po kroku, bez lukru, z merytoryczną głębią. Zaczynajmy, bo przyszłość Twojego biznesu zaczyna się teraz. Krok 1: Definicja celów – Strategiczny kompas Twojego wdrożenia Zanim wydasz choćby złotówkę na oprogramowanie, musisz odpowiedzieć na jedno pytanie: PO CO? Wdrożenie ERP to nie projekt IT, to strategiczna decyzja biznesowa. Bez jasno określonych celów, kupujesz drogie narzędzie, którego nikt nie będzie umiał używać. Twoje cele muszą być bezpośrednio powiązane z ogólną strategią firmy. Podziel je na trzy kluczowe kategorie: Cele Strategiczne: Skupione na długoterminowym wzroście. Przykład: Zwiększenie udziału w rynku o 15% w ciągu 3 lat przez ekspansję na rynek niemiecki, co wymaga ujednoliconego systemu do zarządzania międzynarodową logistyką i finansami. Cele Operacyjne: Koncentrujące się na usprawnieniu codziennej pracy. Przykład: Skrócenie czasu cyklu realizacji zamówień z 72 do 48 godzin poprzez automatyzację procesów magazynowych i fakturowania. Cele Technologiczne: Związane z modernizacją infrastruktury. Przykład: Zastąpienie trzech oddzielnych, niekompatybilnych systemów (księgowego, CRM, magazynowego) jedną, zintegrowaną platformą ERP w chmurze do końca 2026 roku. Aby uniknąć „myślenia życzeniowego”, zastosuj metodykę SMART: S (Specific) – Sprecyzowane M (Measurable) – Mierzalne A (Achievable) – Osiągalne R (Realistic) – Realistyczne T (Time-bound) – Określone w czasie Refleksja: Widziałem firmę, której celem było „usprawnienie pracy”. Projekt upadł, bo nikt nie wiedział, co to tak naprawdę znaczy i jak to zmierzyć. Firma, która postawiła cel SMART: „Redukcja błędów w ręcznym wprowadzaniu zamówień o 90% w ciągu 6 miesięcy”, odniosła spektakularny sukces. Różnica tkwi w precyzji. Na koniec, komunikuj te cele. Transparentnie i na każdym szczeblu. Organizuj regularne spotkania, wysyłaj newslettery, ale co najważniejsze – stwórz kanały do dwukierunkowej komunikacji. Zapytaj zespół, czego się obawia. Zrozumienie i zaangażowanie pracowników to Twoja polisa ubezpieczeniowa od porażki. Krok 2: Zespół wdrożeniowy – Twoja jednostka specjalna do zadań cyfrowych Powołanie zespołu to nie formalność – to serce całego projektu. Od jego składu i kompetencji zależy, czy system ERP stanie się żywym organizmem, czy martwym kodem. Kluczowe role w zespole Sponsor Projektu: Członek zarządu z realną władzą decyzyjną. Jego zadaniem jest zapewnienie zasobów, usuwanie przeszkód na najwyższym szczeblu i publiczne wspieranie projektu. Kierownik Projektu: Mózg operacji. Odpowiada za harmonogram, budżet, komunikację i koordynację prac między Twoją firmą a partnerem wdrożeniowym. Kluczowi Użytkownicy (Key Users): Absolutnie krytyczna rola! To Twoi eksperci „z pierwszej linii frontu” – pracownicy, którzy najlepiej znają codzienne procesy w swoich działach. Reprezentanci obszarów funkcjonalnych: Upewnij się, że w zespole masz przedstawicieli każdego kluczowego działu: Finanse/Księgowość: Podatki, raportowanie, środki trwałe. Produkcja: Planowanie, zarządzanie zleceniami, kontrola jakości. Sprzedaż i Marketing: Zarządzanie relacjami z klientami (CRM), prognozowanie, fakturowanie. Magazyn i Logistyka: Zarządzanie zapasami, łańcuch dostaw. HR: Płace, kadry, rekrutacja. IT: Infrastruktura, bezpieczeństwo, migracja danych, integracje. Profil idealnego kluczowego użytkownika: Szukaj osób, które posiadają unikalne połączenie kompetencji. Kompetencje fachowe: Doskonała, praktyczna znajomość procesów w swoim dziale. Zrozumienie, jak jego praca łączy się z innymi obszarami firmy. Podstawowa wiedza informatyczna. Kompetencje osobowe: Zdolności liderskie i naturalny autorytet w zespole. Umiejętność jasnej komunikacji i współpracy. Otwartość na zmiany i proaktywne podejście do rozwiązywania problemów. Pominięcie głosu kluczowych użytkowników to prosta droga do stworzenia systemu, który jest teoretycznie idealny, ale w praktyce bezużyteczny. Krok 3: Planowanie i harmonogram – od chaosu do kontrolowanej rewolucji Wybór metodologii wdrożenia to jak wybór strategii bitwy. W polskich firmach dominują dwa podejścia: Kaskadowe (Waterfall): Tradycyjne, sekwencyjne podejście. Każdy etap musi być zakończony przed rozpoczęciem następnego. Daje poczucie kontroli, ale jest mało elastyczne na zmiany. Zwinne (Agile/Scrum): Nowocześniejsze, iteracyjne podejście. System budowany jest w krótkich cyklach (sprintach) z aktywnym udziałem klienta. Zapewnia większą elastyczność i lepszą przewidywalność kosztów. Niezależnie od metody, proces wdrożenia zawsze obejmuje sześć kluczowych etapów: Diagnoza i analiza przedwdrożeniowa: Cel: Zrozumienie obecnych procesów i zdefiniowanie wymagań. Działania: Mapowanie procesów „as is”, identyfikacja „wąskich gardeł”, określenie wymagań funkcjonalnych, budżetowanie i analiza ROI (średni zwrot z inwestycji w Polsce to 67% w ciągu 3 lat). Planowanie i projektowanie: Cel: Stworzenie szczegółowego planu działania. Działania: Opracowanie harmonogramu z kamieniami milowymi, alokacja zasobów, projektowanie architektury systemu, plan zarządzania ryzykiem. Budowa i konfiguracja: Cel: Techniczne przygotowanie systemu. Działania: Instalacja oprogramowania, konfiguracja modułów zgodnie z analizą, przygotowanie szablonów do migracji danych, ewentualne modyfikacje. Testowanie i integracja: Cel: Weryfikacja poprawności działania. Działania: Testy jednostkowe, testy integracyjne z innymi systemami, a przede wszystkim testy akceptacyjne z udziałem kluczowych użytkowników. Uruchomienie produkcyjne (Go-Live): Cel: Przeniesienie systemu do środowiska produkcyjnego. Działania: Finalna migracja danych, szkolenia dla użytkowników końcowych, intensywne wsparcie w pierwszych dniach pracy systemu. Stabilizacja i opieka powdrożeniowa: Cel: Zapewnienie ciągłości działania i optymalizacji. Działania: Regularne aktualizacje, helpdesk dla użytkowników, rozbudowa funkcjonalności, ciągłe monitorowanie wskaźników efektywności (KPI). Czas wdrożenia? Od kilku tygodni dla małych firm do kilkunastu miesięcy dla dużych organizacji. Kluczowe jest realistyczne planowanie, a nie myślenie życzeniowe. Krok 4: Analiza ryzyka i wyzwań – gdzie czekają pułapki? Polski rynek MŚP ma swoją specyfikę. Ignorowanie jej to proszenie się o kłopoty. Główne wyzwania dla polskich firm Bariery Regulacyjne: Skomplikowane przepisy podatkowe, częste zmiany prawne, wymogi RODO. Ograniczenia Finansowe: Trudności w dostępie do kapitału, presja na szybki zwrot z inwestycji. Wyzwania Konkurencyjne: Rosnąca presja ze strony dużych, zdigitalizowanych korporacji. Aby łatwiej je zidentyfikować, podzielmy je na trzy grupy: Organizacyjne – brak zaangażowania zarządu, silny opór pracowników przed zmianą, nieodpowiednie przygotowanie zespołu. Techniczne – niedoszacowanie kosztów, problemy z migracją i jakością danych, zły dobór systemu do potrzeb firmy. Zarządcze – brak jasno zdefiniowanych celów (patrz Krok 1), nierealistyczny harmonogram, nieefektywna komunikacja w zespole. Krok 5: Wdrożenie najlepszych praktyk – przepis na sukces 1. Zarządzanie zmianą (Change Management)To nie jest „miękki” dodatek, ale fundament. Opracuj plan komunikacji, włączaj pracowników w proces, identyfikuj ambasadorów zmian i przygotuj kompleksowy program szkoleń. 2. Wybór strategii wdrożenia Big Bang – uruchomienie wszystkiego naraz. Daje szybkie korzyści, ale wiąże się z najwyższym ryzykiem. Modułowa – stopniowe wdrażanie kolejnych modułów. Bezpieczniejsza, pozwala zespołowi na adaptację. Pilotażowa – testowanie rozwiązania w jednym dziale lub oddziale przed wdrożeniem w całej firmie. 3. Wybór partnera wdrożeniowegoTo Twoje „małżeństwo na lata”. Szukaj firmy, która: ma udokumentowane doświadczenie w Twojej branży, oferuje kompleksowe wsparcie – od analizy po opiekę powdrożeniową, stosuje sprawdzone metodologie i jest transparentna w komunikacji. 4. Kompleksowe szkoleniaDostosuj je do odbiorców: Super-użytkownicy – głęboka wiedza techniczna i procesowa. Użytkownicy funkcjonalni – szkolenia skupione na codziennych zadaniach. Menedżerowie – nacisk na raportowanie, analitykę i BI. 5. Monitorowanie efektów (KPI)Zdefiniuj wskaźniki sukcesu przed startem projektu i śledź je regularnie: Wskaźniki operacyjne – czas cyklu zamówień, poziom zapasów, efektywność produkcji (OEE). Wskaźniki finansowe – zwrot z inwestycji (ROI), redukcja kosztów operacyjnych, wzrost marży. Wskaźniki jakościowe – satysfakcja użytkowników, spadek liczby błędów w procesach. Wnioski: Twoja mapa wdrożenia Wdrożenie systemu ERP to nie jest zwykły projekt. To strategiczna transformacja, która zdecyduje o konkurencyjności Twojej firmy na lata. Traktowanie go jako zadania dla działu IT to pierwszy i największy błąd, jaki możesz popełnić. Klucze do sukcesu są uniwersalne: klarowna strategia oparta na celach SMART, silne przywództwo zarządu, profesjonalny i zaangażowany zespół, a także przemyślane zarządzanie zmianą. Dla polskich MŚP dodatkową szansą jest mądre wykorzystanie rozwiązań chmurowych, które obniżają próg wejścia, oraz dostępnych programów dofinansowania cyfryzacji. Nasza ostatnia rada? Nie czekaj. Rynek nie będzie czekał na Ciebie. Firmy, które dziś boją się inwestować w cyfrową transformację, za kilka lat będą walczyć o przetrwanie. Zacznij ten proces z wizją, ale realizuj go z żelaznym pragmatyzmem opartym na solidnym przygotowaniu. Gdy po tej lekturze czujesz, że Twoja firma jest gotowa, by sięgnąć po jedno z najlepszych i najbardziej elastycznych rozwiązań na świecie – system ERP Microsoft Dynamics – my w INLOGICA jesteśmy gotowi stać się takim przewodnikiem. Naszą misją nie jest tylko wdrożenie oprogramowania. My wprowadzamy święty spokój do biznesu, przekształcając skomplikowany proces w kontrolowaną, przewidywalną i skuteczną transformację. Jesteśmy do Twojej dyspozycji – skontaktuj się z naszymi ekspertami.

Wdrożenie systemu ERP, takiego jak Microsoft Dynamics 365, to dla wielu firm krok milowy – decyzja otwierająca drzwi do optymalizacji procesów, lepszej analizy danych i efektywniejszego zarządzania. To inwestycja, która ma przynieść wymierne korzyści. Jednak, jak każdy złożony projekt, niesie ze sobą ryzyko potknięć. Doświadczenie pokazuje, że pewne błędy powtarzają się z zaskakującą regularnością, niezależnie od branży czy wielkości organizacji. Zrozumienie tych pułapek to pierwszy krok do ich uniknięcia. W INLOGICA, przez ponad dwie dekady wspierania firm we wdrożeniach Microsoft Dynamics 365/AX, mieliśmy okazję obserwować setki projektów. Ta perspektywa pozwoliła nam zidentyfikować newralgiczne punkty, które często decydują o powodzeniu lub porażce. Dziś przyjrzymy się dwóm z nich – fundamentalnym kwestiom, które, jeśli zostaną zbagatelizowane, mogą wygenerować lawinę problemów. Pułapka nr 1: Brak solidnego harmonogramu – dryfowanie zamiast nawigacji Wyobraźmy sobie budowę domu bez szczegółowego projektu i harmonogramu prac. Brzmi ryzykownie, prawda? Podobnie jest z wdrożeniem systemu ERP. Ramowy, ale przemyślany harmonogram to absolutna podstawa, pozwalająca kontrolować budżet, przebieg prac i finalnie – ich sukces. Niestety, często zdarza się, że firmy podchodzą do tego etapu zbyt pobieżnie. Czym grozi brak lub niedopracowanie harmonogramu? Utrata kontroli nad budżetem: Bez jasno określonych etapów i terminów, koszty mogą zacząć niekontrolowanie rosnąć. Każde opóźnienie, każda nieprzewidziana praca generuje dodatkowe wydatki. Chaos organizacyjny: Brak klarownego planu utrudnia przypisanie odpowiedzialności, koordynację działań różnych zespołów (zarówno po stronie klienta, jak i dostawcy) oraz efektywne zarządzanie zasobami. Nierealistyczne oczekiwania: Niejasno określone ramy czasowe prowadzą do frustracji i nieporozumień. Zespół może czuć presję nierealnych terminów, co negatywnie wpływa na jakość pracy. Trudności w monitorowaniu postępów: Jak mierzyć postęp, skoro nie ma jasno zdefiniowanych kamieni milowych? Regularne sprawdzanie, czy projekt idzie zgodnie z planem, staje się niemożliwe lub bardzo utrudnione. Nasza rada: Planuj ramowo, ale konkretnie. Nawet jeśli szczegółowy harmonogram jest czasochłonny, jego brak jest znacznie bardziej kosztowny. Co więcej, harmonogram powinien być tworzony wspólnie przez wykonawcę i klienta. Kluczowe jest również uwzględnienie „czynnika ludzkiego” – urlopów, potencjalnych nieobecności – oraz założenie pewnego bufora czasowego. Pamiętajcie, że dobry harmonogram to żywy dokument, który można zwinnie korygować w miarę postępu prac, ale zawsze w oparciu o świadome decyzje. Pułapka nr 2: „A może jeszcze to…” – czyli nadprogramowa kreatywność i jej skutki Proces wdrożenia systemu ERP to często moment, w którym pojawia się wiele pomysłów na usprawnienia. To naturalne. Problem zaczyna się wtedy, gdy pierwotnie ustalony zakres projektu zaczyna niekontrolowanie puchnąć od tzw. „zachcianek” – funkcjonalności, które „fajnie byłoby mieć”, ale niekoniecznie są kluczowe dla osiągnięcia głównych celów biznesowych. Dlaczego niekontrolowane rozszerzanie zakresu jest groźne? Rozmycie priorytetów: Każda dodatkowa funkcja to dodatkowy czas i zasoby. Skupianie się na elementach drugorzędnych odciąga uwagę od realizacji kluczowych modułów i procesów. Wzrost kosztów i wydłużenie czasu wdrożenia: To bezpośrednia konsekwencja. Każda modyfikacja, zwłaszcza wprowadzana ad hoc w trakcie trwania projektu, generuje dodatkowe koszty programistyczne, testowe i wdrożeniowe. Ryzyko destabilizacji systemu: Wprowadzanie licznych, nieplanowanych zmian może negatywnie wpłynąć na spójność i stabilność całego rozwiązania. Zmęczenie materiału: Ciągłe zmiany i wydłużający się projekt mogą prowadzić do frustracji i spadku motywacji w zespole projektowym. Nasza rada: Zanim rozpoczniesz wdrożenie, dokładnie przeanalizuj i zdefiniuj, które funkcjonalności są absolutnie niezbędne, a które mogą poczekać na kolejny etap rozwoju systemu. Trzymaj się blisko standardu rozwiązania – systemy Microsoft Dynamics 365 są efektem wieloletnich doświadczeń tysięcy firm na całym świecie. Modyfikacje powinny dotyczyć przede wszystkim tych unikalnych procesów, które stanowią o Waszej przewadze konkurencyjnej. Wszystkie nowe, interesujące pomysły warto notować (tzw. „parkowanie pomysłów”), aby wrócić do nich po zakończeniu kluczowych prac, w ramach kolejnych sprintów rozwojowych lub umowy wsparcia. Chcesz wiedzieć więcej i uniknąć innych pułapek? Omówione powyżej problemy to jedynie wierzchołek góry lodowej. Wdrożenie systemu ERP to złożony proces, gdzie na każdym kroku mogą pojawić się inne wyzwania – od problemów z zaangażowaniem zespołu, przez nieefektywną komunikację i zachwiane zaufanie, aż po niedocenianie roli dokumentacji projektowej. Aby pomóc Wam przejść przez ten proces możliwie najgładziej, zebraliśmy nasze ponad 20-letnie doświadczenia i wnioski w kompleksowym przewodniku: „7 podstawowych błędów popełnianych we wdrożeniach ERP Microsoft Dynamics 365”. W e-booku znajdziesz: Szczegółowe omówienie każdego z siedmiu najczęściej występujących błędów. Praktyczne przykłady ilustrujące, jak te błędy manifestują się w rzeczywistych projektach. Konkretne „Najlepsze rady” dla każdego problemu – gotowe wskazówki, jak proaktywnie zapobiegać i reagować na trudności. To nie jest kolejna teoretyczna publikacja. To esencja wiedzy zdobytej w boju, na setkach wdrożeń, która może zaoszczędzić czas, pieniądze i niepotrzebny stres. Pobierz bezpłatny e-book i dowiedz się, jak skutecznie zarządzać projektem wdrożenia ERP Pamiętajcie, sukces wdrożenia Microsoft Dynamics 365 zaczyna się od świadomości potencjalnych ryzyk i umiejętności ich unikania. W INLOGICA jesteśmy po to, by wspierać Was na każdym etapie tej drogi – nie tylko dostarczając technologię, ale także dzieląc się wiedzą i doświadczeniem. Jeśli macie pytania lub chcielibyście omówić specyfikę Waszego projektu, zapraszamy do kontaktu.

Microsoft Dynamics Business Central to zaawansowane narzędzie ERP dedykowane małym i średnim przedsiębiorstwom, które dąży do integracji kluczowych funkcji biznesowych w ramach jednej platformy.   W poniższym artykule przedstawimy podstawowe kroki wdrożenia tego systemu, opierając się na wypracowanej przez nas metodyce. Publikacja stanowi również wstęp do pełnej wersji przewodnika, którą można bezpłatnie pobrać na końcu lektury.  Krok 1: Licencjonowanie i Onboarding  Pierwszym krokiem we wdrożeniu Microsoft Dynamics Business Central jest właściwe dobranie licencji oraz przeprowadzenie procesu onboardingowego. Licencjonowanie obejmuje wybór odpowiednich funkcji systemu, które będą niezbędne dla pracowników firmy. W zależności od potrzeb, do wyboru są dwa główne warianty: Essentials oraz Premium. Essentials obejmuje moduły finansowe, sprzedażowe, zakupowe, magazynowe, CRM, HR oraz zarządzanie projektami. Wariant Premium dodatkowo rozszerza te funkcjonalności o moduły produkcji i serwisu.  W ramach procesu onboardingu firma INLOGICA przygotowuje szczegółową mapę licencji oraz harmonogram prac, które są niezbędne do uruchomienia systemu. Ważnym elementem tego etapu jest także wprowadzenie zespołu klienta w metodykę wdrożenia oraz omówienie możliwych zagrożeń, co gwarantuje sprawny przebieg dalszych działań.  Krok 2: Instalacja i Konfiguracja Środowiska  Kolejny etap to instalacja i konfiguracja środowiska, który obejmuje stworzenie struktury systemu odpowiadającej specyficznym potrzebom firmy. W tym etapie kluczowe jest przygotowanie środowiska produkcyjnego, testowego oraz developerskiego. Środowisko produkcyjne to przestrzeń, gdzie odbywa się rzeczywista praca operacyjna, natomiast środowiska testowe i developerskie pozwalają na weryfikację nowych funkcji oraz programowanie dodatkowych rozwiązań.  Migracja danych oraz konfiguracja systemu są przeprowadzane z najwyższą dbałością o bezpieczeństwo i stabilność działania. Firma INLOGICA dostarcza także niezbędne instrukcje i polityki bezpieczeństwa, które mają na celu zapewnienie ciągłości pracy systemu po jego uruchomieniu.  Krok 3: Analiza Przedwdrożeniowa  Analiza przedwdrożeniowa to kluczowy moment, w którym firma wdrożeniowa szczegółowo poznaje potrzeby i specyfikę działalności klienta. W ramach tego etapu przeprowadzane są warsztaty z użytkownikami końcowymi systemu, podczas których zbierane są dane dotyczące procesów biznesowych, obiegu dokumentów oraz potrzeb związanych z raportowaniem.  Celem analizy jest przygotowanie systemu do pracy zgodnie z oczekiwaniami klienta, z uwzględnieniem specyficznych wymagań branżowych. Na podstawie zebranych informacji zespół wdrożeniowy konfiguruje podstawowe ustawienia systemu, takie jak plan kont, listy dostawców i odbiorców oraz szereg innych parametrów niezbędnych do prawidłowego funkcjonowania Business Central.  Podsumowanie  Wdrożenie Microsoft Dynamics Business Central to proces, który obejmuje szczegółowe planowanie, precyzyjną konfigurację oraz wsparcie w dostosowaniu systemu do specyficznych potrzeb firmy. Każdy etap powinien być starannie zaplanowany i realizowany w sposób zapewniający optymalizację kosztów oraz minimalizację ryzyka.  Aby poznać kolejne kroki wdrożenia oraz pełne możliwości systemu, zachęcamy do pobrania naszego szczegółowego przewodnika. Wystarczy, że wypełnisz krótki formularz, a otrzymasz dostęp do kompleksowego materiału, który dostarczy Ci jeszcze więcej cennych informacji.   Skorzystaj z tej okazji i zyskaj przewagę konkurencyjną już dziś – dowiedz się więcej [TUTAJ]

Produkcja jest jak puzzle, to skomplikowana układanka. Aby przebiegała ona zgodnie z założeniami, przynosiła zyski i pozwalała pozostać konkurencyjnym, wszystkie procesy muszą optymalnie ze sobą współgrać, a brak lub niedoskonałość któregokolwiek z nich może mieć liczne negatywne skutki. Ile przedsiębiorstw produkcyjnych, tyle przyzwyczajeń, procesów i charakterystycznych metod. Nadrzędny cel pozostaje jednak niezmienny – to możliwie największy zysk przy dostarczeniu produktu o najlepszej jakości. Osiągnięcie takiego stanu rzeczy tylko z pozoru wydaje się proste. W dalszym ciągu wiele firm opiera swoją działalność na metodach wypracowanych przez lata oraz narzędziach, które do tej pory sprawdzały się. Pojawia się jednak pytanie, czy jest to szczyt możliwości danej firmy? Czy nie da się osiągnąć więcej? Czy programy i narzędzia zostały rzeczywiście dobrze dopasowane? Podstawą wydajnej produkcji jest optymalizacja wszystkich procesów danego przedsiębiorstwa. Zakupy materiałów i komponentów, utrzymanie właściwych stanów magazynowych, prowadzenie prawidłowej księgowości, administracja pracownikami, niezakłócona produkcja, a w końcu sprzedaż. To tylko ogólny zarys aspektów, które należy wziąć pod uwagę. Liczne analizy, raporty i obliczenia dopełniają całości procesu. Optymalnego przeglądu, nadzoru i realizacji procesów nie da się osiągnąć bez odpowiednio dobranego systemu ERP. Przykładem takiego systemu, dedykowanego przedsiębiorstwom produkcyjnym jest Monitor ERP. To właśnie system Monitor ERP pozwala ułożyć produkcyjne puzzle, często okazując się ostatnim brakującym elementem. Dzięki niemal 50-letniemu doświadczeniu w tworzeniu systemu skoncentrowanego na produkcji, możemy zaoferować rozwiązanie kompletne i kompleksowe. Ścisła współpraca zespołów rozwoju produktu, programistów, specjalistów z branży produkcyjnej oraz wsłuchiwanie się w potrzeby klientów prowadzą do nieustannego udoskonalania systemu Monitor ERP.

Wprowadzenie Krajowego Systemu e-Faktur stanowi niemałe wyzwanie dla biur rachunkowych. ymaga odpowiedniego zaplanowania działań w zakresie przeszkolenia pracowników, konfiguracji systemów informatycznych oraz przygotowania klientów. KSeF już 1 lipca 2024 r. stanie się obowiązkowy dla czynnych płatników VAT, a od stycznia 2025 dla nievatowców. Warto już teraz sprawdzić, jak krok po kroku wdrożyć KSeF w biurze rachunkowym i na co zwrócić uwagę.    Jak wygląda proces wdrożenia KSeF? Obowiązek wdrożenia KSeF wymaga przeorganizowania wielu procesów biznesowych związanych z wystawianiem faktur oraz ich obiegiem wewnętrznym i weryfikacją. Przygotowania związane z wdrożeniem Krajowego Systemu e-Faktur stwarzają konieczność organizacji przyszłych procedur, jak również niezbędnych rozwiązań technologicznych.  Przedsiębiorcy oraz biura rachunkowe muszą wyposażyć się w odpowiednie narzędzia i procedury, aby móc wystawiać i odbierać faktury dotyczące własnej działalności, a także udzielać wsparcia w procesie dostosowywania się do wymogów KSeF i e-faktury.  Od stycznia 2022 roku można korzystać z KSeF dobrowolnie. Oznacza to, że od tego dnia istnieje możliwość wystawiania faktur ustrukturyzowanych w ramach Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF), ale można jeszcze pozostać przy dotychczas stosowanych praktykach.  Dopiero od 1 lipca 2024 KSeF stanie się rozwiązaniem obligatoryjnym dla czynnych podatników VAT. Z kolei dla małych i średnich przedsiębiorców zwolnionych z VAT korzystanie z KSeF będzie obowiązkowe od stycznia 2025 roku.     Jak uzyskać dostęp do KSeF? Pierwszym, niezbędnym etapem wdrożenia KSeF, jest uzyskanie odpowiednich dostępów do Krajowego Systemu e-Faktur. Na obecnym etapie przygotowań do wdrożenia systemu do wyboru mamy trzy środowiska pracy: Środowisko testowe – przeznaczone do testów, głównie dla producentów oprogramowania. Skorzystanie z niego nie wywołuje skutków prawnych w zakresie fakturowania. Dostęp można uzyskać podając jedynie NIP. Środowisko przedprodukcyjne (demo) – przeznaczone również do testów. Pozwala zobaczyć i przećwiczyć pracę z KSeF – nadawanie uprawnień czy wystawianie faktur. Skorzystanie z niego nie wywołuje skutków prawnych w zakresie fakturowania, ale dostęp do konta wymaga poświadczenia tożsamości (uwierzytelnienia). Środowisko produkcyjne – służy do wystawiania i pobierania rzeczywistych faktur VAT. Do skorzystania z niego, w celu ustalenia rzeczywistej tożsamości użytkownika korzystającego z KSeF w imieniu podatnika, wymagane jest uwierzytelnienie. Korzystanie z tej wersji powoduje skutki prawne w zakresie e-faktur, wynikające z ustawy o VAT. Do rozpoczęcia korzystania z KSeF nie jest wymagane zakładanie konta ani rejestracja na platformie. Każda firma ma już swoje „konto” w KSeF, utworzone przez Ministerstwo Finansów. Aby dołączyć do KSeF, niezbędne jest posiadanie kwalifikowanego podpisu elektronicznego, kwalifikowanej pieczęci elektronicznej, podpisu zaufanego lub tokenu wygenerowanego przez Krajowy System e-Faktur.  Dostęp do KSeF jest możliwy przez stronę Ministerstwa Finansów.     Dostęp do KSeF dla biur rachunkowych Podatnik posiada pełne uprawnienia w Krajowym Systemie e-Faktur, co umożliwia mu, między innymi, nadawanie uprawnień w KSeF i na przykład upoważnienie biura rachunkowego lub konkretnych osób fizycznych (jak pracownicy biura rachunkowego) do wystawiania oraz dostępu do faktur. Podatnicy mają także możliwość wyboru, czy chcą samodzielnie nadawać uprawnienia konkretnym osobom fizycznym, czy też wskazać określone biuro rachunkowe – jako podmiot upoważniony do wystawiania i/lub otrzymywania faktur, umożliwiając w ten sposób pośrednie przekazywanie uprawnień.   Podatnik, który dokonał autoryzacji i korzysta z KSeF, może nadać uprawnienia na rzecz biura rachunkowego   Należy podkreślić, że testowanie, a następnie wdrożenie KSeF, to obowiązek przede wszystkim przedsiębiorców, którzy są odpowiedzialni za dostosowanie swoich systemów do jego obsługi, a więc przekazywanie faktur do KSeF i odbieranie ich z systemu.  Biura rachunkowe pełnią kluczową rolę w całym procesie, jako bezpośrednio zaangażowane w prowadzenie księgowości dla swoich klientów. Mogą więc wspierać firmy we wdrożeniu systemu e-faktur, na przykład zapewniając doradztwo w tym zakresie.  Biura rachunkowe powinny również same przygotować się do Krajowego Systemu e-Faktur. Do ich obowiązków należy zaznajomienie się w pełni z procedurami i zasadami, które pozwolą im skutecznie obsługiwać klientów w zakresie KSeF. Jeśli biuro korzysta z oprogramowania księgowego, powinno być ono zaktualizowane, aby umożliwić generowanie i przesyłanie faktur w odpowiednim formacie.  Biuro rachunkowe korzystające z enova365 może zintegrować się z KSeF w pełnym zakresie – pobierać faktury zakupu oraz wysłać faktury sprzedaży z poziomu systemu ERP, bez logowania się do KSeF. Może także wykorzystać system enova365 zarówno do obsługi swojej firmy (instalacja standardowa), jak też obsługi swoich klientów (instalacja biura rachunkowego).   Wdrożenie KSeF w biurze rachunkowym – jak połączyć procesy? W przypadku biur rachunkowych wdrożenie KSeF wymaga działania na kilku płaszczyznach, ponieważ właściciel musi nadać uprawnienia swoim pracownikom oraz uzyskać uprawnienia od swoich klientów, którym powinien też zapewnić wsparcie i niezbędne informacje związane z wdrożeniem Krajowego Systemu e-Faktur. Jak więc, krok po kroku, wdrożyć KSeF w biurze rachunkowym? Należy pamiętać o kilku kluczowych kwestiach.  1. Ustalenie sposobu dostarczania dokumentów Pierwszą kwestią, jaka powinna zostać ustalona w przypadku współpracy biura rachunkowego z klientem, jest sposób dostarczania dokumentów do biura rachunkowego.  Korzystanie z KSeF oznacza, że przedsiębiorca nie będzie już musiał przygotowywać miesięcznego zestawienia faktur dla swojego księgowego i pamiętać o ich dostarczeniu na czas. Wystawione i otrzymane przez klienta biura rachunkowego faktury przechowywane będą w Krajowym Systemie e-Faktur i dostępne w postaci cyfrowej.  Klient może więc przekazać faktury do biura rachunkowego na dwa sposoby: Nadając na rzecz biura rachunkowego lub pracownika biura rachunkowego uprawnienia do dostępu do faktur (dotyczą one zarówno faktur wystawianych, jak i otrzymywanych (zakupu i sprzedaży).   Przepływ dokumentów w KSeF przy założeniu nadania uprawnień do odbioru faktur przez Biuro Rachunkowe   Bezpośrednio pobierając faktury i przekazując je w formie elektronicznej do biura rachunkowego.   Przepływ dokumentów w KSeF bez nadawania uprawnień do odbioru faktur przez biura rachunkowe   Trzeba pamiętać, że poza systemem KSeF pozostają faktury pochodzące od kontrahentów zagranicznych, faktury konsumenckie czy bilety uznawane za faktury, a także inne dokumenty stanowiące podstawę księgowań dla celów podatku dochodowego.  Konieczne jest więc ustalenie sposobu przekazywania takich faktur (na przykład forma papierowa czy skan). Poza KSeF pozostaną również załączniki do faktur, w pewnych sytuacjach niezbędne do poprawnego zaksięgowania faktury. Oznacza to, że dotychczasowe formy przekazywania dokumentów muszą zostać utrzymane. 2. Uzgodnienie na nowo sposobu opisywania kosztów i przychodów Kwestią wymagającą ustalenia jest także merytoryczna weryfikacja faktur zakupu oraz klasyfikacja kosztów i przychodów. Konieczne jest wypracowanie na nowo odpowiedniej formy przekazania przez klienta do biura rachunkowego informacji o dokonanej przez niego merytorycznej weryfikacji faktury zakupowej oraz o rodzaju zakupów i sprzedaży. Do tego celu można wykorzystać systemy informatyczne, które pozwolą uzupełnić dokument elektroniczny w taki sposób, żeby biuro rachunkowe mogło uzyskać pełną informację, niezbędną dla prawidłowego zaksięgowania dokumentu. W przypadku systemu enova365 pomocny w tym przypadku będzie Pulpit Klienta Biura Rachunkowego – rozwiązanie umożliwiające wspólną pracę księgowego i klienta w trybie online, między innymi w zakresie klasyfikacji kosztów i przychodów. Dzięki temu klient ma możliwość między innymi wprowadzenia uwag, komentarzy bądź całkowitego odrzucenia faktury pochodzącej z KSeF, zanim zostanie ona zaksięgowana.  Jeśli klient zdecydował się na samodzielne przekazywanie faktur do biura rachunkowego, można wykorzystać funkcjonalność Pulpitu, która pozwala na pobieranie dokumentów bezpośrednio z KSeF przez klienta, dokonanie ich wizualizacji oraz udostępnienie ich pracownikowi biura.  Czytaj także: Efektywna obsługa klienta w biurze rachunkowym czyli Pulpit Klienta Biura Rachunkowego 3. Wyznaczenie osoby odpowiedzialnej za wystawianie faktur sprzedaży Kolejną kwestią, która pojawia się przy okazji wdrożenia Krajowego Systemu e-Faktur, jest wybór osoby odpowiedzialnej za wystawianie faktur sprzedaży i wysyłanie ich do KSeF.  Warto wiedzieć, że przedsiębiorcy, którzy przed wejściem w życie obligatoryjnego KSeF samodzielnie wystawiali faktury, od 1 lipca 2024 r. nadal będą mieli taką możliwość. Warunkiem wystawiania faktur przez przedsiębiorcę będzie korzystanie z odpowiednio zintegrowanego z platformą KSeF programu informatycznego, służącego do wystawiania faktur. Brak takiej integracji sprawi, że program stanie się bezużyteczny.  Program enova365 dla biur rachunkowych posiada rozwiązanie, które sprawdzi się także w przypadku klientów, prowadzących jednoosobową działalność gospodarczą i nie posiadających własnego oprogramowania do wystawiania faktur. Przedsiębiorcy korzystający w tym zakresie z usług biura rachunkowego mogą do wystawiania faktur do KSeF użyć Pulpitu Klienta Biura Rachunkowego. Przyjęcie takiego rozwiązania upraszcza oraz przyspiesza proces ewidencji, księgowania i wysyłki faktur na platformę KSeF. 4. Zadbanie o uwierzytelnienie i nadanie uprawnień Podatnik, który chce zacząć korzystanie z KSeF musi przejść przez proces uwierzytelnienia i autoryzacji w systemie dostępnym na stronie Ministerstwa Finansów. Pozwoli mu to przeglądać, wystawiać i otrzymywać e-faktury oraz nadawać uprawnienia do korzystania z platformy innej osobie fizycznej lub wybranemu podmiotowi, np. biuru rachunkowemu. Uprawnienia te dzielą się na trzy rodzaje: nadawanie, zmiana lub odbieranie uprawnień do korzystania z KSeF; wystawianie lub dostęp do faktur ustrukturyzowanych; wystawianie faktur, o których mowa w art. 106d ust. 1 ustawy, będących fakturami ustrukturyzowanymi. Istnieją dwa sposoby nadawania, zmiany lub odbierania uprawnień: elektronicznie – za pomocą oprogramowania interfejsowego (ksef.mf.gov.pl) – podatnik lub inny uprawniony podmiot ma możliwość wskazania wymaganego zakresu danych, w celu nadania, zmiany lub odebrania uprawnień, w postaci papierowej – konieczne jest złożenie do właściwego naczelnika urzędu skarbowego zawiadomienia o nadaniu lub odebraniu uprawnień (ZAW-FA) do korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur. Co istotne, możliwość nadawania lub odbierania uprawnień do korzystania z KSeF w postaci papierowej dotyczy podatników i podmiotów, którzy nie są osobami fizycznymi i nie posiadają możliwości uwierzytelnienia się za pomocą kwalifikowanej pieczęci elektronicznej. Aby móc zarządzać uprawnieniami do korzystania z KSeF, niezbędne jest podanie następujących informacji: numeru identyfikacji podatkowej (NIP) podatnika, danych podmiotu lub danych osoby fizycznej, którym jest nadawane, zmieniane lub odbierane uprawnienie: numeru identyfikacji podatkowej (NIP) podmiotu albo numeru identyfikacji podatkowej (NIP) lub numeru PESEL osoby fizycznej, imienia i nazwiska osoby fizycznej albo nazwy podmiotu, daty urodzenia osoby fizycznej, w przypadku niepodania numeru identyfikacji podatkowej (NIP) i numeru PESEL, numeru i serii dowodu osobistego lub innego dokumentu potwierdzającego tożsamość osoby fizycznej wraz z krajem jego wydania, w przypadku nieposiadania numeru identyfikacji podatkowej (NIP) i numeru PESEL, danych unikalnych identyfikujących kwalifikowany podpis elektroniczny uprawnionej osoby fizycznej, w przypadku, gdy podpis ten nie zawiera numeru identyfikacji podatkowej (NIP) i numeru PESEL, rodzaju uprawnienia, informacji, czy podmiot bądź osoba fizyczna, którym jest nadawane, zmieniane lub odbierane uprawnienie, jest przedstawicielem podatkowym, o którym mowa w art. 18a ustawy o VAT. Podatnik może zdecydować, czy chce samodzielnie nadawać uprawnienia konkretnym osobom fizycznym, czy też wskazać konkretne biuro rachunkowe jako podmiot upoważniony do wystawiania i/lub otrzymywania faktur. Uwierzytelnianie w biurze używającym enova365 realizowane jest za pomocą tokenu, który zapisywany jest w ustawieniach konfiguracyjnych systemu.  Token to unikalny ciągów znaków, używany do uwierzytelniania podczas pobierania i wysyłki faktur. Ta metoda autoryzacji stosowana jest między systemem ERP a platformą KSeF.  Biuro rachunkowe może posiadać własny token (dla celów swojej działalności), a także tokeny służące do uwierzytelniania w imieniu swoich klientów. Token jest zawsze powiązany z konkretnym uprawnieniem i umożliwia wykonywanie operacji zgodnych z tym uprawnieniem (na przykład pobieranie faktur z KSeF). Taki sposób uwierzytelnienia pozwala na sprawniejszą obsługę procesów pobierania i wysyłki faktur do KSeF, ponieważ nie wymaga dodatkowych operacji po stronie użytkownika.  Mając do dyspozycji tokeny wygenerowane przez klientów, biuro rachunkowe może pobierać i wysyłać faktury do KSeF bez konieczności wpisywania dodatkowych poświadczeń. System zrobi to automatycznie, wykorzystując odpowiedni token.   Jak enova365 wspiera wdrożenie KSeF? Biuro rachunkowe używające enova365 może zintegrować się z KSeF w pełnym zakresie – pobierać faktury zakupu oraz wysłać faktury sprzedaży. Można wykorzystać system enova365 do obsługi swojej firmy (instalacja standardowa) oraz obsługi swoich klientów (instalacja biura rachunkowego).  Uwierzytelnianie w enova365 realizowane jest za pomocą wspomnianego tokenu, który zapisywany jest w ustawieniach konfiguracyjnych systemu. Sposób ten pozwala na sprawniejszą obsługę procesów pobierania i wysyłki faktur do KSeF, ponieważ nie wymaga dodatkowych operacji po stronie użytkownika – np. logowania się do KSeF. Posiadając tokeny wygenerowane przez klientów, można pobierać i wysyłać faktury do KSeF bez konieczności wpisywania dodatkowych poświadczeń. System zrobi to automatycznie korzystając z odpowiedniego tokenu.   Podsumowanie: jak wygląda wdrożenie KSeF? Wymagane w przypadku KSeF wdrożenie wszystkich procedur warto zaplanować z odpowiednim wyprzedzeniem. Biuro rachunkowe pełni kluczową rolę we wdrażaniu Krajowego Systemu e-Faktur, zapewniając swoim klientom doradztwo i wsparcie merytoryczne.  Dlatego tak ważne jest zdobycie kompleksowej wiedzy oraz wykorzystanie nowoczesnych systemów, które usprawnią pracę i będą zawsze zgodne z aktualnymi przepisami polskiego prawa.  Jeśli chcesz sprawdzić, jak system enova365 może usprawnić pracę w Twoim biurze rachunkowym – umów się na bezpłatną prezentację z naszym ekspertem!

System WAPRO Mobilny handlowiec umożliwia samodzielną pracę w punkcie sprzedaży, udostępniając możliwość sprzedaży również podczas braku dostępności sieci Internet czy awarii stałego źródła zasilania. Oprogramowanie na smartfonie lub tablecie z androidem doskonale sprawdzi się także jako rozwiązanie awaryjne w obu wypadkach, jako uzupełnienie dla programu WAPRO Mag. Realizacja wydruków faktur oraz paragonów fiskalnych, w aplikacji Mobilny handlowiec, może odbywać się na jednej drukarce lub dwóch niezależnych drukarkach. Obie mogą wykorzystywać połączenie za pośrednictwem komunikacji bluetooth jak również w podziale na różne formaty wydruków od A4 do rolki papieru termicznego. Jak zastosować WAPRO Mobile w szybkiej sprzedaży detalicznej POS? Sprzedaż detaliczną rozpoczynamy od utworzenia nowego dokumentu. W tym ekranie jest możliwa zmiana waluty oraz wybór lub dodanie kontrahenta. Najczęstszym wyborem będzie jednak przejście przyciskiem Dalej bez zmiany. Wprowadzenie NIP wyszuka istniejącego kontrahenta, wybór przycisku Pomiń lub pustego pola przejdzie do dodawania kontrahenta ręcznie, a pozostawienie samego NIP zapamięta definicję kontrahenta do realizacji na fakturę po stronie systemu WAPRO Mag. Następny krok to wybór pozycji, możemy się tu posłużyć klawiaturą urządzenia lub skanerem kodów kreskowych. Lista polecanych urządzeń jest dostępna w linku pod wymaganiami sprzętowymi link. Kolejny krok to nagłówek dokumentu. Można w nim dodać osobę kontaktową wraz z adresem e-mail w przypadku wcześniejszego zarejestrowania kontrahenta. Program pozwala na wysłanie paragonu na adres e-mail odbiorcy po wprowadzeniu danych do systemu. Zastosowanie drukarki online w połączeniu z wysłaniem dokumentu na adres e-mail, po uprzednim wyrażeniu zgody przez klienta, może zastąpić jego wydruk*. Ostatni etap to podsumowanie i zatwierdzenie. Po zatwierdzeniu paragon może automatycznie wydrukować się na drukarce fiskalnej. W przypadku niezgodności paragonu z datą systemową urządzenia lub otwartego dnia oprogramowanie każdorazowo powiadomi użytkownika komunikatem. Parametryzacja W aplikacji jest dostępnych wiele parametrów usprawniających szybką sprzedaż. Istotne parametry w aplikacji mobilnej dla danej drukarki i typu wydruku są dostępne bezpośrednio po wskazaniu danego urządzenia, dla drukarek fiskalnych będzie to rodzaj Posnet. W zakładkach Drukarka oraz drukarka fiskalna możemy wskazać odrębne urządzenia do wydruku paragonów i/lub faktur oraz pozostałych dokumentów. Kolejny element konfiguracji to moduł zgodny z posiadaną drukarką Online lub Bez online. Następnie protokół komunikacji, dostępne są dwa protokoły Thermal oraz Posnet, przy czym każdy z nich posiada własne cechy, również w zależności od modelu drukarki. Domyślna konfiguracja jest gotowa do pracy z najpopularniejszymi ustawieniami. Warto je dopasować do własnych preferencji i optymalnej pracy. Parametry na urządzeniu Wyłącz bluetooth po zakończeniu wydruku – nie powinien być oznaczony dla zastosowań POS. Fiskalizuj paragon automatycznie po zapisie – umożliwi wydruk na drukarkę fiskalną bez  konieczności wywoływania wydruku z menu dokumentu. Nie pytaj przed fiskalizacją paragonu – operacja fiskalizacji jest czynnością zapisującą dokument w trybie nie do edycji, dlatego dodatkowe potwierdzenie podczas zmian pomiędzy dokumentami fiskalnymi i niefiskalnymi jest konieczne. W przypadku wystawiania głównie paragonów, wskazane będzie parametr ten ustawić aktywnym. Drukuj pola podpisów na fakturze – po oznaczeniu pojawią się pola podpisu na dole wydruku faktury. Nie informuj o braku NIP dla paragonów – umożliwia na pominięcie komunikatu ostrzegawczego podczas szybkiej sprzedaży detalicznej. Standardowo parametr przypomina o zadaniu pytania klientowi o konieczności rejestracji NIP do paragonu, przy chęci wystawienia faktury do 7 dni. Drukuj faktury na drukarce fiskalnej – oznaczenie przekierowuje wydruk faktur do drukarki fiskalnej. Bez oznaczenia, faktury kierowane są na drukarkę skonfigurowaną w pierwszej zakładce Drukarka. Parametry Konsoli zarządzającej Najważniejsze parametry wpływające bezpośrednio na sprzedaż detaliczną po stronie Konsoli zarządzającej, wraz z preferowanym ustawieniem dla tego typu transakcji: Id Opis Wartość 6 Domyślne miejsce wystawienia faktury Pobieraj ze sprzedawcy Parametr określa skąd pobrać na dokument miejsce wystawienia. Dla sprzedaży detalicznej istotne by nie była to czynność powtarzalna przy każdorazowej operacji. Id Opis Wartość 60 Szybka sprzedaż detaliczna Tak Parametr umożliwia pomijanie wyboru kontrahenta przy wystawianiu paragonu z listy, wybierając każdorazowo automatycznie kontrahenta ‘Sprzedaż detaliczna’. Id Opis Wartość 80 Automatyczna replikacja Tak Parametr uruchamia automatyczną wymianę danych z Konsolą zarządzającą, zabezpieczając dane przed ich utratą, równocześnie synchronizując i aktualizując je z systemem centralnym. Parametr 81 decyduje o interwale synchronizacji. Dodatkowo zalecamy prześledzić pozostałe parametry, zwłaszcza w zakresie funkcjonowania i dostępności cen, a także zakresu dni przechowywania dokumentów na urządzeniu. Skanery Do sprzedaży detalicznej możemy wykorzystać skaner kodów kreskowych, by przyspieszyć wyszukiwanie pozycji na liście produktów. Terminale W obecnej wersji obsługa terminali wymaga przekazania kwoty płatności ręcznie do terminala. *Dodatkowe informacje prawne Art. 111 ust. 3a ustawy VAT podatnicy prowadzący ewidencję sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących są obowiązani wystawić i wydać nabywcy paragon fiskalny lub fakturę z każdej sprzedaży: w postaci papierowej lub za zgodą nabywcy, w postaci elektronicznej, przesyłając ten dokument w sposób z nim uzgodniony. Dodatkowe informacje techniczne Drukarka fiskalna umożliwia na podłączenie w celu wydruku zarówno paragonów jak i faktur fiskalnych. Do celów innych wydruków dokumentów można ustawić odrębną drukarkę w kilku rodzajach oraz formatach wydruków. Do wydruków fiskalnych jest używany interfejs bluetooth, do wyboru mamy 2 protokoły, z różną funkcjonalnością w zależności od modelu drukarki: Posnet Thermal Dodatkowym rozróżnieniem drukarek jest dostępność modułu online, w zależności od jego dostępności drukarka umożliwia wykorzystanie powyższych protokołów do wydruków dokumentów. Online Bez online W przypadku wykorzystania modułu online oprogramowanie drukarki fiskalnej umożliwi wydruki: Dla protokołu Posnet: Paragon Faktura Dla protokołu Thermal: Paragon Dla drukarek bez modułu online, dostępne są poniższe konfiguracje: Dla protokołu Posnet: Paragon Dla protokołu Thermal: Paragon Faktura Konfiguracje urządzeń Ustawienia na drukarce Posnet Trio online 2.Konfiguracja -> 2.Konfiguracja połączeń – > 4.Bluetooth ->2.Parowanie 2.Konfiguracja -> 2.Konfiguracja połączeń – > 1.Usługi PC ->1. Interfejs PC -> Bluetooth -> Protokół (zgodny z aplikacją) -> Strona kodowa (zgodna z aplikacją). Dla Posnet: Strona kodowa -> Windows 1250 / Latin 2 / Mazovia Dla Thermal – Strona kodowa: brak wyboru kodowania, domyślny Mazovia. Ustawienia na drukarce Posnet Trio bez online 2.Konfiguracja -> 1.Parametry ogólne – > 7.Funkcje komunikacyjne – >1 Interfejs PC -> Com -> Posnet / Thermal -> Dla Posnet: Kodowanie -> Windows 1250 / Latin 2 / Mazovia Dla Thermal – brak wyboru kodowania, domyślny Mazovia. Moduł bluetooth jest aktywowany odrębnym przyciskiem do parowania. W testowanym egzemplarzu moduł wymagał każdorazowego włączenia po włączeniu drukarki. Dodatkowe konfiguracje portu, w przypadku problemów z komunikacją: Online:2.Konfiguracja -> 2.Konfiguracja połączeń -> 3.COM -> 115200 Bit stop 1 -> Parzystość: Bark -> Sterowanie przepływem: XON/XOF Bez online:2.Konfiguracja -> 2.Konfiguracja sprzętu -> 6. Porty komunikacyjne -> 2.COM -> 115200 Bit stop 1 -> Parzystość: Bark -> Sterowanie przepływem: XON/XOF Przydatne informacje W przypadku włączenia zarówno modułu wifi oraz bluetooth na drukarce, w starszych modelach drukarek ostatnio aktywowanym modułem powinien być bluetooth. Wydruk faktury z podpisami na protokole Posnet jest znacznie dłużej inicjowany około 10 sekund, przez konieczność użycia dodatkowych pól wydruku.