Wdrożenie systemu WMS w TOP e SHOP

W dzisiejszych czasach, w których technologia odgrywa kluczową rolę w zarządzaniu i optymalizacji procesów biznesowych, wiele firm decyduje się na wdrożenie zaawansowanych systemów zarządzania, takich jak system WMS (Warehouse Management System). System ten, dedykowany do zarządzania magazynem, przynosi wiele korzyści, ale także stawia przed firmami wiele wyzwań. Dziś rozmawiamy Bartoszem Czech z firmy współwłaściciel firmy TOPeShop, która postanowiła podjąć to wyzwanie i wdrożyć system WMS. Dowiemy się, jakie były powody tej decyzji, jakie korzyści przyniosło to wdrożenie, a także jakie wyzwania napotkali w trakcie tego procesu.

Marek Mac: Jakie były główne powody decyzji o wdrożeniu systemu WMS w Państwa firmie?

Bartosz Czech: Nasza firma postanowiła wdrożyć system Asiston WMS, aby przede wszystkim skutecznie zminimalizować ludzkie błędy w konfekcjonowaniu towaru. Ze wzrostem obrotów i złożoności operacji magazynowych, zauważyliśmy potrzebę zaawansowanego systemu nawigacji po magazynie i optymalizacji wykorzystania przestrzeni.

 MM: Jakie wyzwania napotkaliście podczas procesu wdrażania systemu WMS?

BC: Wdrażanie tak zaawansowanego systemu jak WMS niesie ze sobą wiele wyzwań. Między innymi musieliśmy zmierzyć się z integracją z istniejącymi systemami wysyłkowymi, co było skomplikowane. Przypisanie etykiet do właściwych towarów czy obsługa wielopaków również stanowiło wyzwanie.

MM: Jakie korzyści przyniosło wdrożenie systemu WMS dla Państwa firmy?

BC: System WMS przyniósł nam wiele korzyści. Dzięki niemu znacząco zredukowaliśmy pomyłki w wysyłkach, usprawniliśmy procesy inwentaryzacji i wprowadzania nowych pracowników. Ponadto, poprawiliśmy przejrzystość i efektywność operacji magazynowych.

MM: Czy system WMS wpłynął na poprawę jakości obsługi klienta? Jeśli tak, to w jaki sposób?

BC: Zdecydowanie tak. Dzięki systemowi znacząco zredukowaliśmy ilość reklamacji, co przekłada się na większe zadowolenie klientów. Możliwość równoczesnego przydzielenia kilku magazynierów do jednego zamówienia przyspiesza realizację nawet dużych zamówień.

MM: Jak system WMS wpłynął na efektywność pracy pracowników magazynu?

BC: Dzięki wglądowi w postępy pracy oraz dostępowi do indywidualnych statystyk, pracownicy są bardziej zaangażowani i mogą lepiej planować swoje działania. System pomaga również w identyfikacji towaru, co jest szczególnie ważne w magazynie, gdzie wiele produktów wygląda podobnie.

MM: Czy zauważyliście jakieś zmiany w zakresie zarządzania zapasami po wdrożeniu systemu?

BC: Tak, obecnie mamy dużo lepszy przegląd stanu zapasów, co pozwala na precyzyjniejsze planowanie zakupów i produkcji. Wprowadziliśmy też specjalne miejsca buforowe, które pomagają w zarządzaniu przepływem towarów.

MM: Jakie funkcje systemu WMS okazały się dla Państwa najbardziej przydatne?

BC: Kluczową funkcją okazała się identyfikacja towaru oraz nawigacja dla magazynierów. Te podstawowe funkcje znacząco usprawniły działania magazynowe, ale także otworzyły drogę do wprowadzenia nowych rozwiązań, które jeszcze bardziej zwiększają efektywność pracy.

MM: Czy były jakieś funkcje, których oczekiwaliście, ale system ich nie oferował?

BC: Ze względu na dynamiczny rozwój firmy, niektóre oczekiwane funkcje nie były dostępne w standardowej wersji systemu. Jednak, dzięki elastyczności rozwiązania oraz wsparciu dostawcy, udało nam się je wdrożyć.

MM: Jakie były reakcje pracowników na wdrożenie nowego systemu? Czy napotkaliście na jakieś opory czy trudności w adaptacji?

BC: Choć początkowo istniały pewne obawy, pracownicy szybko przekonali się do korzyści płynących z systemu. Po krótkim okresie adaptacji, większość z nich zaczęła postrzegać system jako niezbędne narzędzie pracy.

MM: Jakie są Państwa plany na przyszłość w zakresie rozwoju i optymalizacji procesów magazynowych z wykorzystaniem systemu WMS?

BC: Planujemy dalszą integrację WMS z innymi systemami w firmie, takimi jak ERP. Wierzymy, że taka synergia przyniesie jeszcze większe korzyści w zarządzaniu magazynem i całym łańcuchem dostaw.

 MM: Czy polecilibyście wdrożenie systemu WMS innym producentom mebli? Jeśli tak, to dlaczego?

BC: Zdecydowanie tak. W dzisiejszych czasach, gdzie terminowość i precyzja są kluczem, odpowiedni system zarządzania magazynem staje się niezbędnikiem każdej firmy.

MM: Jakie rady moglibyście dać firmom, które rozważają wdrożenie systemu WMS?

BC: Każde wdrożenie to wyzwanie, więc ważne jest, aby dobrze się do niego przygotować. Warto wyznaczyć odpowiedni zespół wewnętrzny, który będzie odpowiedzialny za projekt oraz dokładnie określić cele i oczekiwania.

MM: Czy wdrożenie systemu WMS wpłynęło na koszty operacyjne firmy?

BC: Na pewno, ale ciężko o tym mówić, bo jesteśmy w zupełnie innym miejscu – WMS zaczęliśmy wdrażać kilka lat temu i już nie pamiętamy, jak było przed. Optymalizacja w realizacji zamówień, brak pomyłek i zarządzanie dostawami to kluczowe procesy w naszej firmie, więc każde usprawnienie w tym aspekcie znacząco obniża koszty. Wierzymy, że w dłuższej perspektywie system przynosi znaczące oszczędności, choć początkowa inwestycja była wymagająca.

MM: Jakie były największe lekcje, jakie wynieśliście z procesu wdrażania systemu?

BC:  Na szczęście, mieliśmy do czynienia z doświadczonym zespołem ze strony firmy wdrożeniowej. Dziś, patrząc wstecz, widzimy jak ważne było właściwe przygotowanie się do wdrożenia. Kluczową lekcją było zrozumienie, że komunikacja pomiędzy działami firmy oraz z dostawcą technologii jest niezbędna. Równie ważne było przewidzenie wszystkich możliwych scenariuszy oraz stworzenie planu backupowego. Proces wdrażania takiego systemu jest pełen niespodzianek, więc elastyczność i otwartość na zmiany okazały się niezwykle cennymi atutami.

MM:Czy planujecie wdrożenie kolejnych aktualizacji lub rozszerzeń funkcjonalności systemu WMS w najbliższej przyszłości?

BC:  System rośnie razem z nami, więc tak, planujemy wdrażanie kolejnych aktualizacji i rozszerzeń funkcjonalności. Nasz biznes ewoluuje, a wraz z nim pojawiają się nowe potrzeby i wyzwania. Chcemy, aby nasz system WMS był zawsze aktualny i dostosowany do wymogów rynku oraz potrzeb firmy. Regularne aktualizacje i rozbudowa systemu to dla nas inwestycja w przyszłość, która przekłada się na lepsze zarządzanie procesami magazynowymi i zwiększoną satysfakcję naszych klientów.