Sposób-na-skuteczne-zarządzanie-w-hotelarstwie-–-case-study-Hotelu-Crystal-Mountain

Sposób na skuteczne zarządzanie w hotelarstwie – case study Hotelu Crystal Mountain

Wdrożenie enova365 w 5-gwiazdkowym Hotelu Crystal Mountain pozwoliło na skrócenie czasu obiegu dokumentów o 50%, między innymi, dzięki automatycznej akceptacji aż 70% faktur. Rozwiązania wypracowane wspólnie z firmą XDeft umożliwiły też błyskawiczne reagowanie na fluktuacje cen produktów i redukcję kosztów zamówień. Sprawdź jak enova365 usprawnia zarządzanie w hotelarstwie.

Najważniejsze informacje:

  • Wyzwanie: Automatyzacja procesów, kluczowych dla funkcjonowania back office hotelu i usprawnienie jakości obsługi
  • Rozwiązanie: Wdrożenie modułów Handel, Księgowość oraz Kadry Płace i HR enova365
  • Efekty: Integracja danych z kilku zewnętrznych systemów oraz automatyzacja procesów
  • Korzyści: O 50% krótszy czas obiegu dokumentów oraz redukcja kosztów zamówień i oszczędność czasu pracowników dzięki automatycznej akceptacji 70% faktur.

Z jakimi wyzwaniami miał sobie poradzić system dla hotelu Crystal Mountain?

Hotel Crystal Mountain, zlokalizowany w Wiśle jest największym tego rodzaju obiektem w tej części Polski. Ponad 400 pracowników może obsłużyć każdego dnia nawet 1 200 gości. Przyciąga ich nie tylko wyjątkowa architektura hotelu i widok na panoramę Beskidu oraz dolinę Wisły, ale też aqua park z otwartym sezonowo basenem zewnętrznym.

Hotel może się pochwalić jedną z największych hotelowych sal zabaw w Polsce, małpim gajem, atrakcjami i animacjami, a także salonem z automatami do gier zręcznościowych, game roomem i salą z konsolami do gier multimedialnych. Po relaks można się wybrać do salonu dr Ireny Eris Beauty Partner. Zaplecze konferencyjne i restauracja z pięknym widokiem, pozwalają organizować duże eventy, a komfortowe pokoje są wyposażone we wszystko, co potrzebne do dobrego wypoczynku.

Efektywne zarządzanie hotelem o tak dużych rozmiarach wymaga odpowiednich narzędzi informatycznych, które ułatwią i przyspieszą. To one zautomatyzują kluczowe dla funkcjonowania hotelu procesy: zamówienia, obieg dokumentów księgowych oraz obsługę kadrowo-płacową około 400 pracowników. Z kolei, lepiej funkcjonujący back office pozwoli usprawnić jakość obsługi.

Biorąc powyższe pod uwagę zarząd firmy postanowił wdrożyć system dla hotelu, który usprawni procesy zakupowe, księgowe oraz kadrowo-płacowe i który można szybko wdrożyć. Wybór oprogramowania, które spełniłoby oczekiwania hotelu zajął około roku, o czym opowiada Tomasz Brenicki, dyrektor finansowy Hotelu Crystal Mountain.

„Wybór nowego oprogramowania wynikał z potrzeby usprawnienia procesu zamówień poprzez wdrożenie nowego programu zakupowego. Po ponad rocznych badaniach rynku i zmianach organizacyjnych w hotelu, który rozpatrywał również możliwość wdrożenia nowego oprogramowania finansowo-księgowego, zdecydowaliśmy się na enova365. Kryteriami wyboru była kompleksowość systemu i szybkość wdrożenia, co było kluczowe, aby uniknąć przerwy w działalności. enova365 spełniła nasze oczekiwania”.

Wdrożenie enova365 w hotelu Crystal Mountain – jak przebiegło?

Hotel Crystal Mountain podjął decyzję o wdrożeniu trzech modułów enova365: Handel, Księgowość, Kadry Płace i HR.

Wdrożenie programu enova365 w Hotelu Crystal Mountain przez firmę XDeft, Autoryzowanego Partnera enova365, składało się z 4 głównych etapów: 

  • analizy potrzeb i zdefiniowania wymagań wobec systemu, 
  • stworzenia i zatwierdzenia przez klienta planu wdrożenia,
  • testów,
  • wdrożenia i wsparcia powdrożeniowego.

Proces wdrożenia przebiegł szybko i sprawnie, bo czas potrzebny na uruchomienie pojedynczego modułu udało się zamknąć w 2-3 miesiącach. O przebiegu wdrożenia opowiada Jarosław Dąbrowski, manager IT w Hotelu Crystal Mountain.

Wdrożenie enova365 przebiegło nadzwyczaj sprawnie. Pierwszym krokiem było spotkanie robocze i analiza potrzeb naszego zespołu, która pozwoliła na zdefiniowanie naszych wymagań branżowych. Następnie, po zatwierdzeniu spersonalizowanego planu wdrożenia przeszliśmy do testów, w czasie których XDeft elastycznie dostosowywał rozwiązania do naszych specyficznych wymagań. Testy były prowadzone dokładnie, a wszelkie uwagi szybko wcielane w życie. Ważnym elementem było również wsparcie powdrożeniowe, obejmujące kompleksowe szkolenie dla personelu oraz bieżące wsparcie techniczne

Korzyści wynikające z wdrożenia enova365 w Hotelu Crystal Mountain

Wdrożenie enova365 w hotelu Crystal Mountain pozwoliło zrealizowało wszystkie zakładane cele. Zaobserwowano między innymi następujące korzyści:

  • automatyzacja procesu zamówień: wdrożenie enova365 przez firmę XDeft pozwoliło zautomatyzować prawie 70% zamówień,
  • redukcja kosztów zamówień: dzięki rozwiązaniom wypracowanym wspólnie z firmą XDeft hotel Crystal Mountain błyskawicznie reaguje na fluktuacje cen produktów,
  • o 50% krótszy czas obiegu dokumentów, dzięki integracji systemów używanych do obiegu dokumentów i automatycznej akceptacji aż 70% faktur.
  • oszczędność czasu pracowników działów kadr i płac dzięki digitalizacji dokumentów pracowniczych oraz integracji w jeden trzech dotychczas używanych systemów kadrowo-płacowych. Pracownicy mają wszystkie potrzebne dane pod ręką.

Jak nowy system dla hotelu Crystal Mountain oceniają jego pracownicy?

Jakie możliwości enova365 szczególnie cenią pracownicy poszczególnych działów hotelu i dyrekcja? Przeczytaj, co mówią na ten temat.

Krzysztof Staniszewki, dyrektor generalny Crystal Mountain: „Dla każdego działu i każdej komórki organizacyjnej szukamy rozwiązań, które ułatwią, przyspieszą, zautomatyzują kluczowe dla naszego funkcjonowania procesy, co pozwoli usprawnić jakość naszych usług od strony administracyjnej. W przypadku tych związanych z zakupami, obiegiem dokumentów oraz zarządzaniem pracownikami udało się to m.in. dzięki enova365”.

Michał Kominek, kierownik działu zakupów i magazynu: „enova365 pozwoliła na zautomatyzowanie prawie 70% zamówień. Dodatkowo, dzięki rozwiązaniom wypracowanym wspólnie z firmą XDeft jesteśmy w stanie szybko reagować na fluktuacje cen produktów i na bieżąco uaktualniać oferty kluczowych dostawców. Program ewoluuje wraz z naszymi potrzebami”.

Agnieszka Krcal, kierownik działu księgowości i finansów: „Wdrożenie modułu Księgowość pozwoliło na integrację zewnętrznych systemów, których używaliśmy do obiegu dokumentów. Dzięki temu mogliśmy wdrożyć rozwiązanie, które faktycznie porównuje fakturę do pierwotnego zamówienia. Ta funkcjonalność pozwoliła na automatyczną akceptację 70% faktur, co skróciło ogólny czas obiegu dokumentów o połowę”.

Hanna Nowak, kierownik działu personalnego: „Zaimplementowany moduł kadrowy dał nam opcję digitalizacji dokumentów pracowniczych. Dodatkowo, dzięki możliwości migracji danych między systemami udało się połączyć 3 istniejące systemy w jeden, co znacznie usprawniło pracę działu kadr. Dzięki możliwości importu czasu pracy z zewnętrznego systemu w końcu wszystkie potrzebne informacje mamy pod ręką w jednym miejscu”. 

Jeżeli chcesz zmienić swój biznes tak jak Hotel Crystal Mountain, jeszcze dziś umów się na bezpłatną prezentację online w czasie której nasi konsultanci pokażą, jak enova365 wspiera zarządzanie w turystyce i hotelarstwie.

Komentarze (0)

Napisz komentarz

Nie ma tutaj jeszcze żadnego komentarza, bądź pierwszy!

Napisz komentarz
Dodaj komentarz

Przeczytaj również:

Biura i usługi IT jeszcze łatwiej dostępne – Technopark Pomerania cyfryzuje się z enova365

Gdy udostępniasz firmom infrastrukturę biurową i technologiczną liczy się każda minuta i każdy dokument. Szczeciński Park Naukowo-Technologiczny – właściciel kompleksu biurowego Technopark Pomerania – wybrał enova365 by jeszcze efektywniej wspierać rozwój przedsiębiorstw. Efekty: automatyzacja rozliczania najmu powierzchni biurowej i usług IT, efektywniejsze zarządzanie nieruchomościami oraz wzrost wiarygodności biznesowej. W czym nowe oprogramowanie miało wesprzeć Szczeciński Park Naukowo-Technologiczny? Szczeciński Park Naukowo-Technologiczny (SPNT) udostępnia firmom nowoczesną infrastrukturę biurową i technologiczną oraz profesjonalne programy wsparcia. I robi to na dużą skalę, bo ze wsparcia organizacji w rozwoju korzystają obecnie aż 102 firmy. Do spółki, która jest własnością miasta Szczecin, należy kompleks Technopark Pomerania. Obejmuje on budynki biurowe, sale konferencyjne, szkoleniowe i coworkingowe oraz parking podziemny. Organizacja wynajmuje je firmom na preferencyjnych warunkach. Do SPNT należy także największa serwerownia w regionie, której zasoby także są udostępniane start-upom i dojrzałym biznesom. Czego brakowało poprzednio wykorzystywanym programom? Przed wdrożeniem enova365 Park Naukowo-Technologiczny w Szczecinie wykorzystywał kilka różnych programów. Ponieważ nie były ze sobą zintegrowane, konieczne było „ręczne” przenoszenie danych z programu do programu czy rozliczanie różnych umów najmu. Ręcznie musiano też, na przykład, aktualizować informacje na stronie internetowej, dotyczące dostępności wynajmowanych nieruchomości. Niepotrzebnie spowalniało i utrudniało to pracę. Programy nie były też aktualizowane, kiedy zmieniały się przepisy prawne, ani nie nadążały za ewoluującymi potrzebami organizacji. Wymagania wobec nowego systemu Zarząd spółki rozpoczął poszukiwania nowego systemu, wolnego od wad poprzedników. Nowe oprogramowanie miało przede wszystkim umożliwiać integrację wszystkich procesów biznesowych w jednym systemie. Było to konieczne, żeby móc wdrożyć automatyzację i elektroniczny obieg dokumentów oraz wyeliminować ręczną pracę. Jeden program miał wspierać między innymi: ewidencję posiadanych obiektów i powiązanych z nimi umów najmu, polis ubezpieczeniowych czy zdarzeń: remontów lub awarii, rozliczanie wynajmu powierzchni biurowych, sal konferencyjnych czy powierzchni serwerowni, albo usług IT – np. dzierżawę serwerów, pozyskiwanie ad-hoc precyzyjnych informacji zarządczych, dostarczanie niezbędnych danych uprawnionym pracownikom, najemcom i dostawcom, aktualizację informacji na stronach internetowych, dzięki integracji, efektywną obsługę klientów. Jakie moduły systemu enova365 wdrożono i które procesy usprawniono? Kiedy wybór padł na enova365 i firmę wdrożeniową KOMAKO w pierwszej kolejności wdrożono moduły enova365 Handel i magazyn, Nieruchomości oraz moduły z obszaru finansowo-księgowego: Księga Handlowa i Księga Inwentarzowa. To pozwoliło na pełną cyfryzację wszystkich procesów związanych z wynajmowaniem firmom biur, miejsc parkingowych, pomieszczeń magazynowych, sal konferencyjnych czy dzierżawą serwerów wirtualnych. Rozliczanie najmu Jak działa po wdrożeniu? W enova365 najem można rozliczyć jednorazowo lub na podstawie umów cyklicznych. W pierwszym przypadku wystarczy wybrać usługę, za którą przygotowywane jest rozliczenie – w tym wypadku najem: powierzchni biurowej, pomieszczeń magazynowych lub gastronomicznych, szafek odzieżowych, sal konferencyjnych. Do rozliczenia najmu zostaje wykorzystana stawka wpisana, jako cena wynajmu danego obiektu. Po wpisaniu okresu najmu (może to być godzina, dzień czy miesiąc) wystarczy kliknąć rozlicz najem, a system utworzy fakturę, wyśle ją do klienta i automatycznie zadekretuje. Przy fakturowaniu na podstawie umów cyklicznych system automatycznie generuje dokumenty sprzedaży w wyznaczonym czasie. Faktury te są od razu widoczne w systemie dla księgowych i automatycznie dekretowane. Korzyści: Jednorazowe fakturowanie najmu przy pomocy 3 kliknięć. Przy fakturowaniu cyklicznym system całkiem Cię w tym wyręcza Łatwość wystawiania faktur za dowolny czas najmu – począwszy od godziny, aż po miesiące Księgowa od razu widzi w systemie wystawione faktury Ewidencja wynajmowanych obiektów Jak działa po wdrożeniu? W module Nieruchomości enova365, w formie drzewa odwzorowana jest struktura wszystkich posiadanych nieruchomości. Każdy obiekt – biuro, biurko, miejsce parkingowe, szafka na ubranie czy sala konferencyjna – może mieć w nim swoje odbicie i może być powiązany z innym obiektem. Dodatkowo wszystkie obiekty są dostępne w formie listy, gdzie można je filtrować według typów czy dostępności. W odniesieniu do każdej nieruchomości możesz też sprawdzić powiązane z nią zdarzenia – umowy (zawarte na czas określony i nieokreślony), dokumenty, na podstawie których wystawiane są dokumenty rozliczeniowe, a także planowane remonty, awarie, polisy ubezpieczeniowe i wiele innych. Korzyści: Szybki wgląd w rejestr wynajętych i niewynajętych obiektów Błyskawiczna identyfikacja zależności między obiektami Wszystkie informacje o posiadanych nieruchomościach w jednym miejscu Zarządzanie umowami z najemcami Jak działa po wdrożeniu? enova365 umożliwia łatwą ewidencję umów, zawartych z najemcami. Można do nich podpinać załączniki, na bazie których wystawiane są dokumenty rozliczeniowe, ale także zaznaczyć indywidualne warunki płatności dla umowy – sposób zapłaty, termin czy rachunek bankowy. Jest też opcja ustawienia indywidualnych parametrów fakturowania. Korzyści: Szybka obsługa umów Informowanie klientów o ofercie Jak działa po wdrożeniu? System enova365 jest zintegrowany ze stronami internetowymi, na których klienci mogą znaleźć informacje o dostępnych do wynajęcia powierzchniach biurowych czy zasobach IT. Dzięki temu, każda informacja o zmianie statusu dostępności obiektu czy usługi, zarejestrowana w enova365 – ma swoje odbicie na stronie internetowej. Korzyści: Zmieniasz dane tylko raz – w enova365, a są one zaktualizowane także na stronie internetowej. Efekty wdrożenia enova365 w Szczecińskim Parku Naukowo-Technologicznym – co myślą uczestnicy projektu? System, który obsługuje wszystkie procesy biznesowe wdrożony w 4 miesiące Paweł Muszyński, kierownik projektu ze strony SPNT: „Szczęśliwie trafiłem na wiarygodnych i odpowiedzialnych partnerów po stronie zespołu wdrożeniowego wykonawcy. Odpowiedzi na nasze pytania trafiały do mnie szybko, były treściwe i merytoryczne. Współpraca układała się harmonijnie, nie było konfliktów, wzajemnych pretensji, a to dobrze wróżyło i przełożyło się na końcowy efekt w postaci uruchomienia po 4 miesiącach pracy systemu obsługującego wszystkie podstawowe procesy biznesowe naszej organizacji.” Zrealizowaliśmy nasze cele biznesowe, otworzyliśmy nowe możliwości przed firmą, mamy platformę do realizacji naszych następnych zamierzeń Andrzej Feterowski, Dyrektor Zarządzający SPNT: „Operacja się udała. Zaangażowaliśmy w nią cały nasz zespół, wierząc, że współpraca ludzi wzbogaca. W mojej ocenie równowaga pomiędzy zespołami wdrożeniowymi wykonawcy i zamawiającego jest kluczowa, a w tym przypadku okazało się, że możliwe było takie konstruowanie zasad współpracy, aby osiągnąć wynik na zasadzie win-win. I to się udało. Zrozumienie naszych potrzeb, przy równoczesnym identyfikowaniu możliwości zespołu wdrożeniowego wykonawcy i oprogramowania zaowocowało generalnie bezkonfliktową współpracą. Zrealizowaliśmy nasze cele biznesowe, otworzyliśmy nowe możliwości przed firmą, mamy platformę do realizacji naszych następnych zamierzeń.” Chcesz przenieść swój biznes na wyższy poziom automatyzacji? Jeszcze dziś umów się na bezpłatną prezentację online, w czasie której nasi konsultanci pokażą, jak system ERP enova365 wspiera pracę w firmie.
Biura-i-usługi-IT-jeszcze-łatwiej-dostępne-–-Technopark-Pomerania-cyfryzuje-się-z-enova365
enova_logo_stopka
zweryfikowano

0/5

Soneta

więcej niż ERP


enova365
+1
Cała Polska
150 osób
Zobacz profil
Branża
Biura rachunkowe, Dystrybucja, Produkcyjna, Usługi
Opis
Soneta to polski producent specjalistycznego oprogramowania ERP dla biznesu. Spółka powstała w 2002 roku i od dwóch dekad rozwija swoje produkty - systemy enova365 oraz TRIVA....
rozwiń