Sposób na skuteczne zarządzanie w hotelarstwie – case study Hotelu Crystal Mountain

Wdrożenie enova365 w 5-gwiazdkowym Hotelu Crystal Mountain pozwoliło na skrócenie czasu obiegu dokumentów o 50%, między innymi, dzięki automatycznej akceptacji aż 70% faktur. Rozwiązania wypracowane wspólnie z firmą XDeft umożliwiły też błyskawiczne reagowanie na fluktuacje cen produktów i redukcję kosztów zamówień. Sprawdź jak enova365 usprawnia zarządzanie w hotelarstwie.

Najważniejsze informacje:

• Wyzwanie: Automatyzacja procesów, kluczowych dla funkcjonowania back office hotelu i usprawnienie jakości obsługi

• Rozwiązanie: Wdrożenie modułów Handel, Księgowość oraz Kadry Płace i HR enova365

• Efekty: Integracja danych z kilku zewnętrznych systemów oraz automatyzacja procesów

• Korzyści: O 50% krótszy czas obiegu dokumentów oraz redukcja kosztów zamówień i oszczędność czasu pracowników dzięki automatycznej akceptacji 70% faktur.

Z jakimi wyzwaniami miał sobie poradzić system dla hotelu Crystal Mountain?

Hotel Crystal Mountain, zlokalizowany w Wiśle jest największym tego rodzaju obiektem w tej części Polski. Ponad 400 pracowników może obsłużyć każdego dnia nawet 1 200 gości. Przyciąga ich nie tylko wyjątkowa architektura hotelu i widok na panoramę Beskidu oraz dolinę Wisły, ale też aqua park z otwartym sezonowo basenem zewnętrznym.

Hotel może się pochwalić jedną z największych hotelowych sal zabaw w Polsce, małpim gajem, atrakcjami i animacjami, a także salonem z automatami do gier zręcznościowych, game roomem i salą z konsolami do gier multimedialnych. Po relaks można się wybrać do salonu dr Ireny Eris Beauty Partner. Zaplecze konferencyjne i restauracja z pięknym widokiem, pozwalają organizować duże eventy, a komfortowe pokoje są wyposażone we wszystko, co potrzebne do dobrego wypoczynku.

Efektywne zarządzanie hotelem o tak dużych rozmiarach wymaga odpowiednich narzędzi informatycznych, które ułatwią i przyspieszą. To one zautomatyzują kluczowe dla funkcjonowania hotelu procesy: zamówienia, obieg dokumentów księgowych oraz obsługę kadrowo-płacową około 400 pracowników. Z kolei, lepiej funkcjonujący back office pozwoli usprawnić jakość obsługi.

Biorąc powyższe pod uwagę zarząd firmy postanowił wdrożyć system dla hotelu, który usprawni procesy zakupowe, księgowe oraz kadrowo-płacowe i który można szybko wdrożyć. Wybór oprogramowania, które spełniłoby oczekiwania hotelu zajął około roku, o czym opowiada Tomasz Brenicki, dyrektor finansowy Hotelu Crystal Mountain.

„Wybór nowego oprogramowania wynikał z potrzeby usprawnienia procesu zamówień poprzez wdrożenie nowego programu zakupowego. Po ponad rocznych badaniach rynku i zmianach organizacyjnych w hotelu, który rozpatrywał również możliwość wdrożenia nowego oprogramowania finansowo-księgowego, zdecydowaliśmy się na enova365. Kryteriami wyboru była kompleksowość systemu i szybkość wdrożenia, co było kluczowe, aby uniknąć przerwy w działalności. enova365 spełniła nasze oczekiwania”.

Wdrożenie enova365 w hotelu Crystal Mountain – jak przebiegło?

Hotel Crystal Mountain podjął decyzję o wdrożeniu trzech modułów enova365: Handel, Księgowość, Kadry Płace i HR.

Wdrożenie programu enova365 w Hotelu Crystal Mountain przez firmę XDeft, Autoryzowanego Partnera enova365, składało się z 4 głównych etapów: 

• analizy potrzeb i zdefiniowania wymagań wobec systemu, 
• stworzenia i zatwierdzenia przez klienta planu wdrożenia,
• testów,
• wdrożenia i wsparcia powdrożeniowego.

Proces wdrożenia przebiegł szybko i sprawnie, bo czas potrzebny na uruchomienie pojedynczego modułu udało się zamknąć w 2-3 miesiącach. O przebiegu wdrożenia opowiada Jarosław Dąbrowski, manager IT w Hotelu Crystal Mountain.

„Wdrożenie enova365 przebiegło nadzwyczaj sprawnie. Pierwszym krokiem było spotkanie robocze i analiza potrzeb naszego zespołu, która pozwoliła na zdefiniowanie naszych wymagań branżowych. Następnie, po zatwierdzeniu spersonalizowanego planu wdrożenia przeszliśmy do testów, w czasie których XDeft elastycznie dostosowywał rozwiązania do naszych specyficznych wymagań. Testy były prowadzone dokładnie, a wszelkie uwagi szybko wcielane w życie. Ważnym elementem było również wsparcie powdrożeniowe, obejmujące kompleksowe szkolenie dla personelu oraz bieżące wsparcie techniczne”. 

Korzyści wynikające z wdrożenia enova365 w Hotelu Crystal Mountain

Wdrożenie enova365 w hotelu Crystal Mountain pozwoliło zrealizowało wszystkie zakładane cele. Zaobserwowano między innymi następujące korzyści:

• automatyzacja procesu zamówień: wdrożenie enova365 przez firmę XDeft pozwoliło zautomatyzować prawie 70% zamówień,

• redukcja kosztów zamówień: dzięki rozwiązaniom wypracowanym wspólnie z firmą XDeft hotel Crystal Mountain błyskawicznie reaguje na fluktuacje cen produktów,

• o 50% krótszy czas obiegu dokumentów, dzięki integracji systemów używanych do obiegu dokumentów i automatycznej akceptacji aż 70% faktur.

• oszczędność czasu pracowników działów kadr i płac dzięki digitalizacji dokumentów pracowniczych oraz integracji w jeden trzech dotychczas używanych systemów kadrowo-płacowych. Pracownicy mają wszystkie potrzebne dane pod ręką.

Jak nowy system dla hotelu Crystal Mountain oceniają jego pracownicy?

Jakie możliwości enova365 szczególnie cenią pracownicy poszczególnych działów hotelu i dyrekcja? Przeczytaj, co mówią na ten temat.

Krzysztof Staniszewki, dyrektor generalny Crystal Mountain: „Dla każdego działu i każdej komórki organizacyjnej szukamy rozwiązań, które ułatwią, przyspieszą, zautomatyzują kluczowe dla naszego funkcjonowania procesy, co pozwoli usprawnić jakość naszych usług od strony administracyjnej. W przypadku tych związanych z zakupami, obiegiem dokumentów oraz zarządzaniem pracownikami udało się to m.in. dzięki enova365”.

Michał Kominek, kierownik działu zakupów i magazynu: „enova365 pozwoliła na zautomatyzowanie prawie 70% zamówień. Dodatkowo, dzięki rozwiązaniom wypracowanym wspólnie z firmą XDeft jesteśmy w stanie szybko reagować na fluktuacje cen produktów i na bieżąco uaktualniać oferty kluczowych dostawców. Program ewoluuje wraz z naszymi potrzebami”.

Agnieszka Krcal, kierownik działu księgowości i finansów: „Wdrożenie modułu Księgowość pozwoliło na integrację zewnętrznych systemów, których używaliśmy do obiegu dokumentów. Dzięki temu mogliśmy wdrożyć rozwiązanie, które faktycznie porównuje fakturę do pierwotnego zamówienia. Ta funkcjonalność pozwoliła na automatyczną akceptację 70% faktur, co skróciło ogólny czas obiegu dokumentów o połowę”.

Hanna Nowak, kierownik działu personalnego: „Zaimplementowany moduł kadrowy dał nam opcję digitalizacji dokumentów pracowniczych. Dodatkowo, dzięki możliwości migracji danych między systemami udało się połączyć 3 istniejące systemy w jeden, co znacznie usprawniło pracę działu kadr. Dzięki możliwości importu czasu pracy z zewnętrznego systemu w końcu wszystkie potrzebne informacje mamy pod ręką w jednym miejscu”. 

Jeżeli chcesz zmienić swój biznes tak jak Hotel Crystal Mountain, jeszcze dziś umów się na bezpłatną prezentację online w czasie której nasi konsultanci pokażą, jak enova365 wspiera zarządzanie w turystyce i hotelarstwie.