Ideamotive-usprawnia-kontroling-i-skraca-czas-obsługi-faktur

Ideamotive usprawnia kontroling i skraca czas obsługi faktur

Wyzwaniem dla firmy Ideamotive były dane – księgowe i kontrolingowe – rozproszone w różnych systemach. Wdrożenie enova365 pozwoliło zintegrować je w jednym miejscu i analizować w różnych przekrojach w oparciu o nadane wymiary. Spółka przeszła także na elektroniczny obieg dokumentów i skróciła czas obsługi faktur o 10 godzin miesięcznie.

Czym zajmuje się Ideamotive?

Ideamotive to polska firma technologiczna specjalizująca się w dostarczaniu specjalistów IT, rekrutacji oraz wdrażaniu nowych technologii. Jej misją jest wspieranie dużych przedsiębiorstw w zaspokajaniu potrzeb technologicznych poprzez zapewnienie najlepszych ekspertów.

Wysoki poziom usług świadczonych przez Ideamotive sprawia, że w 2023 r. firma została Gazelą Biznesu i znalazła się na liście 1 000 najszybciej rozwijających się firm Financial Timesa, a w latach 2022-2024 r. zdobyła nagrodę Diamenty Miesięcznika Forbes.

Wyzwanie: rozproszone dane

Ideamotive ma nie tylko rozbudowaną bazę współpracowników, ale także klientów, dlatego często podejmuje ważne decyzje w oparciu o analizy i raporty. W związku z tym, zależało jej na wysokiej jakości danych, którymi mogłaby je zasilać.

Z tego powodu, wyjściową potrzebą była konieczność integracji danych księgowych i kontrolingowych tak, by ujednolicić źródło ich pochodzenia i móc efektywniej je wykorzystywać. Najważniejsza z punktu widzenia firmy jest bezpieczna agregacja i migracja danych, które następnie mogą być analizowane w różnych przekrojach w oparciu o nadane wymiary.

Rozwiązanie: elastyczny system ERP, który dopasowuje się do potrzeb

W związku ze wspomnianymi wyzwaniami spółka szukała rozwiązania informatycznego, które usprawni agregację danych oraz ich przetwarzanie i analizowanie pod różnym kątem. Wybór padł na firmę wdrożeniową Ready to rise oraz wybrane moduły systemu ERP enova365.

"Przed wdrożeniem braliśmy jeszcze pod uwagę inny system, ale w decyzji o wyborze enova365 zadecydowała jej elastyczność i opcja udostępniania pełnej bazy danych. Kluczową zaletą współpracy jest też możliwość wdrażania zaawansowanych, customowych rozwiązań odpowiadających na specyficzne potrzeby naszego biznesu "

AnnaBiedrzycka

Head of Finance and Administration | Ideamotive

Efekty: łatwiejsze raportowanie zarządcze i efektywniejszy obieg dokumentów

Łatwe monitorowanie sytuacji finansowej firmy

enova365 umożliwiła wprowadzenie wymiarów kontrolingowych i konfigurację zestawień – m.in. raportu cash flow w ujęciu miesięcznym, kwartalnym czy rocznym, opartego o dane z dziennych księgowań wyciągów bankowych.

Choć Ideamotive korzysta dodatkowo z zewnętrznego narzędzia do analizy danych, enova365 okazała się w tym przypadku kluczowym pośrednikiem kompletującym wszystkie informacje księgowe i podatkowe z różnych obszarów działalności i przekazującym je dalej. Pozwala to na skuteczniejszy monitoring bieżącej sytuacji finansowej firmy.

"enova365 uspójniła nasze źródła danych księgowych i kontrolingowych, gwarantując ich kompletność oraz ciągłą migrację"

AnnaBiedrzycka

Head of Finance and Administration | Ideamotive

Firma skorzystała także z możliwości bezpośredniego połączenia z bankiem (tzw. WebService). Funkcjonalność ta umożliwia:

  • stały monitoring płatności za faktury sprzedaży,
  • dostęp do dziennych wyciągów bankowych,
  • śledzenie poziomu płynności spółki,
  • wysyłanie paczek przelewów do banku, co znacząco skraca proces ich realizacji.

Automatyzacja wysyłki faktur

Ideamotive postawiła także na moduł Handel enova365, który pozwolił zautomatyzować wysyłkę faktur w ramach elektronicznego obiegu dokumentów. Pozwoliło to skrócić czas potrzebny na te działania o 30 minut dziennie, co w skali miesiąca pozwala oszczędzić 10 godzin.

Dodatkowo, rozwiązanie gwarantuje ograniczony dostęp do części z nich tylko dla określonej grupy pracowników.

Same dokumenty sprzedażowe zostały dostosowane do potrzeb klienta zarówno pod względem wizualnym, jak i technicznym. Na przykład, automatycznie generowane są dwujęzyczne faktury PL/ENG z indywidualnym numerem. Wdrożone rozwiązanie powiadamia też o konieczności zapłacenia danej faktury.

Jeżeli, podobnie jak Ideamotive chcesz wdrożyć efektywny kontroling i usprawnić w firmie obsługę faktur, jeszcze dziś umów się na bezpłatną prezentację online, w czasie której nasi konsultanci pokażą, jak system ERP enova365 wspiera pracę w firmie.

Komentarze (0)

Napisz komentarz

Nie ma tutaj jeszcze żadnego komentarza, bądź pierwszy!

Napisz komentarz
Dodaj komentarz

Przeczytaj również:

Alokacja kosztów – na czym polega automatyczny podział kosztów w firmie?

Alokacja kosztów na działy, produkty czy projekty to konieczność, jeżeli chcesz podejmować świadome decyzje i wydajnie zarządzać zasobami. Na szczęście, proces alokacji kosztów może przebiegać automatycznie, jeżeli wybierzesz odpowiednie oprogramowanie. Wyjaśniamy na przykładach, na czym polega efektywna alokacja kosztów w firmie. Alokacja kosztów – co to jest i dlaczego jest ważna? Alokacja kosztów to proces księgowy, który pozwala firmom przypisywać koszty do konkretnych miejsc ich powstawania (MPK). Takie rozliczenie kosztów jest kluczowe dla określenia zyskowności poszczególnych produktów, usług, działów czy projektów, ale nie tylko. Dzięki alokacji kosztów precyzyjnie wycenisz usługi, usprawnisz budżetowanie czy raportowanie. Gdy masz pewność, że koszty podlegające alokacji są właściwie przypisane do miejsc ich powstawania, możesz świadomie podejmować decyzje i efektywnie zarządzać zasobami. Z drugiej strony, błędna alokacja kosztów firmy może zniekształcać sprawozdania finansowe czy nawet podkopać relacje z klientami. Efektywna alokacja kosztów stanowi szczególne wyzwanie w branżach, w których pracownicy pracują jednocześnie nad wieloma projektami, dla wielu klientów. Należą do nich, na przykład, usługi profesjonalne czy budownictwo, w których szczególnie trudna jest alokacja kosztów osobowych, czyli alokowanie określonego odsetka wynagrodzeń do poszczególnych klientów czy projektów. Na szczęście, monitorowanie i efektywną alokację kosztów ułatwiają nowoczesne systemy finansowo-księgowe, takie jak enova365. Czytaj także: Moduł finansowo-księgowy enova365 – top6 najbardziej użytecznych funkcji Podzielniki kosztów – funkcja enova365, która umożliwia skuteczną alokację kosztów Automatyczna alokacja kosztów to funkcja dostępna w enova365 w standardzie. Do alokowania kosztów służą tzw. podzielniki kosztów, w myśl których następuje podział określonych wartości. Klucze alokacji można definiować między innymi dla: środków trwałych, wartości niematerialnych i prawnych, pracowników (i ich wynagrodzeń), umów. Klucz alokacji czyli mechanizm podzielnika kosztów może dotyczyć pojedynczej faktury czy pracownika. Co istotne, każdy dokument czy pracownik może mieć inne dane w podzielniku, z pracownikiem czy fakturą może być też związana dowolna ilość podzielników. Wyjaśnijmy to na przykładzie alokacji kosztów osobowych. Funkcjonalności alokacji kosztów – tzw. podzielniki kosztów – służą do podzielenia wybranych elementów wynagrodzenia według zapisanych w podzielniku proporcji. Dla każdego podzielnika można zdefiniować nazwę i listę centrów kosztów oraz odpowiadających im współczynników. Najczęściej takim współczynnikiem będzie czas pracy w wybranym centrum kosztów. evova365 umożliwia łatwe rozliczenie kosztów umów B2B i innych umów zewnętrznych. W wypadku każdej umowy łatwo uzupełnisz informacje dotyczące klucza podziałowego. Proces alokacji kosztów – jak to zrobić w 3 krokach? W module Finanse i księgowość enova365 proces alokacji kosztów składa się z 3 prostych kroków. Krok 1 – wybierz koszty, jakie należy przydzielić do miejsc ich powstawania – możesz określić pulę kosztów lub ich kategorię. Krok 2 – ustal klucz alokacji, czyli wartości procentowe alokacji, według których koszt ma być dzielony. Krok 3 – po dodaniu kosztu program enova365 zastosuje klucz podziałowy i rozliczy koszty podlegające alokacji na wybrane działy, projekty lub produkty. Taki prosty proces zapewni, że koszty podlegające alokacji będą automatycznie przypisywane do różnych obszarów działalności. Oprócz wydajności procesu, wzrośnie też rzetelność alokacji kosztów. Jak automatyczna alokacja kosztów usprawnia pracę firm – przykłady Regionalne Centrum Krwiodawstwa i Krwiolecznictwa – przypisanie kosztów rodzajowych do miejsc ich powstawania Mechanizm podzielnika kosztów wykorzystuje, na przykład, Regionalne Centrum Krwiodawstwa i Krwiolecznictwa, w którym system enova365 został wdrożony przez firmę wdrożeniową BPX S.A. – Autoryzowanego Partnera enova365. „Księgowi opisują procentowo udział poszczególnych wymiarów w koszcie rodzajowym. W wyniku tego można uzyskać automatyczne rozbicie kosztów na poszczególne wymiary. Czasem, w efekcie takiego podziału powstaje nawet 300 pozycji. Możemy sobie łatwo wyobrazić, jak dużo czasu zajęłyby takie operacje, gdyby były wykonywane ręcznie” – tłumaczy Krzysztof Strawski z BPX S.A. Trakcja S.A. – alokacja kosztów osobowych na projekty Jednym z efektów wdrożenia enova365 przez AltOne w firmie Trakcja S.A. jest łatwe przypisanie kosztów wynagrodzeń pracowników do realizowanych projektów. Przyjmijmy, że kierownik nadzoru budowy angażuje się równocześnie w trzy różne projekty inwestycyjne. Połowę swojego czasu pracy poświęca jednej z budów, natomiast pozostałe dwie zajmują po 25% jego zaangażowania. Dzięki wdrożeniu enova365 przez AltOne system ERP automatycznie rozdziela jego pensję proporcjonalnie do czasu pracy na poszczególnych projektach. Przykładowo, jeśli miesięczne wynagrodzenie kierownika wynosi 10 000 zł, to zarówno on, jak i dział kadr oraz księgowości widzą, że 5 000 zł przypisano do jednej inwestycji, a po 2500 zł do dwóch pozostałych. Dzięki takiemu rozwiązaniu osoby zarządzające mogą lepiej analizować efektywność polityki kadrowej – na przykład ocenić, czy specjalista o wysokich kwalifikacjach powinien być angażowany również w mniej wymagające zadania. System ten pozwala również na dokładniejsze monitorowanie kosztów realizowanych projektów. Gdy Trakcja prowadzi kilka inwestycji jednocześnie, można precyzyjnie określić, jakie koszty generuje każda z nich, jaka jest ich opłacalność. Pozwala to na efektywniejsze zarządzanie kosztami. Czytaj także: Jak odpowiedni system ERP ułatwia pracę firm budowlanych? 3 case study Grupa ERBUD – alokacja kosztów faktur według przyjętej logiki Możliwości systemu enova365 w zakresie alokacji kosztów faktur według określonego klucza wykorzystuje także Grupa ERBUD. Zespół KOMAKO opracował w niej system rejestracji umów B2B i innych typów umów. Każda umowa jest powiązana z dedykowanym elementem rozliczeniowym, umożliwiającym bieżącą kontrolę jej obowiązywania oraz analizę częstotliwości występowania określonych parametrów w wyznaczonym okresie. Te elementy stanowią podstawę precyzyjnego rozliczenia kosztów zgodnie z przyjętą metodologią. Oprogramowanie do alokacji kosztów oferuje wsparcie na różnych etapach procesu, takich jak: weryfikacja istnienia umowy, sprawdzanie zgodności wartości z jej zapisami, przypisanie odpowiednich parametrów zgodnie z warunkami umowy, określenie liczby godzin do rozliczenia, rozliczenie kosztów między wyznaczone centra kosztów. Czytaj także: Kadry Płace enova365 zintegrowane z Microsoft Dynamics 365 wspierają Grupę ERBUD Jaki system do alokacji kosztów w firmie wybrać? Ręczny podział kosztów w firmie może być bardzo czasochłonny i podatny na błędy, szczególnie w dużej organizacji z wieloma centrami kosztów. Alokacja kosztów z wykorzystaniem automatycznych podzielników kosztów może znacznie zwiększyć wydajność, przejrzystość i rzetelność tego procesu. Narzędzia, takie jak enova365 są przeznaczone do obsługi zaawansowanej alokacji kosztów oraz automatyzacji powtarzających się zadań. Zapewniają szybki wgląd w strukturę kosztów i rentowność. Innymi słowy, odpowiedni system ERP może sprawić, że proces alokacji kosztów będzie angażował niewiele pracy i menedżerowie będą mogli się skupić na ich analizie. Można więc powiedzieć, że automatyczna alokacja redukuje koszty pracy. Jeżeli szukasz narzędzia do rozliczania kosztów, które pozwoli automatycznie alokować koszty do miejsc ich powstawania, jeszcze dziś umów się na prezentację systemu ERP enova365. Nasz Autoryzowany Partner pokaże Ci wszystkie możliwości systemu enova365 w zakresie zarządzania kosztami.
Alokacja-kosztów-–-na-czym-polega-automatyczny-podział-kosztów-w-firmie
enova_logo_stopka
zweryfikowano

0/5

Soneta

więcej niż ERP


enova365
+1
Cała Polska
150 osób
Zobacz profil
Branża
Biura rachunkowe, Dystrybucja, Produkcyjna, Usługi
Opis
Soneta to polski producent specjalistycznego oprogramowania ERP dla biznesu. Spółka powstała w 2002 roku i od dwóch dekad rozwija swoje produkty - systemy enova365 oraz TRIVA....
rozwiń