Cyfryzacja rejestru wniosków zakupowych i planów wydatków w jednostce publicznej 

Dział zamówień publicznych prowadzi rejestr wniosków, a księgowość osobno przepisuje te dane do Excela. Prędzej czy później te dwa światy się rozjeżdżają. Nie jest to kwestia braku staranności. W rzeczywistości żadne narzędzie tabelaryczne – nawet Excel – nie utrzyma spójności między rokiem kalendarzowym sprawozdawczości a okresem obowiązywania umowy zakupowej, który równie dobrze może trwać od kwietnia do marca albo cztery lata.  

Wyobraźcie sobie jednostkę sektora finansów publicznych, która obsługuje ponad 500 wniosków zakupowych rocznie i zmaga się z wyżej wspomnianym problemem rozbieżności w danych wśród działów organizacji. Zapewne standardowa diagnoza brzmiałaby następująco: “Potrzebujemy systemu na miejsce arkuszy Excel”. To prawda, lecz bardzo powierzchowna. Po głębszej analizie dotychczasowych procesów biznesowych dostrzeżono kluczowe mechanizmy: 

• Dwa rejestry, jedna rzeczywistość - podczas gdy dział zamówień publicznych prowadził rejestr wniosków, księgowość utrzymywała plan wydatków w osobnych plikach. Pozycję planu przypisywano do wniosku ręcznie, a każda taka operacja wymagała przepisania danych po drugiej stronie, żeby wiedzieć, ile środków faktycznie “schodzi” z danej pozycji.  
• Kolizja dwóch kalendarzy – plan finansowy i plan wydatków obejmują rok kalendarzowy, ale umowy zakupowe już nie. Kontrakt na dostawy czy usługi może trwać na przełomie lat albo być wieloletni. Tego problemu nie rozwiąże się dodatkową kolumną w arkuszu – wymaga on pogodzenia dwóch odrębnych logik czasowych, które działają na tych samych pieniądzach.  
• Faktury, które nie pasują do jednego wniosku. W realnym obrocie jedna faktura potrafi dotyczyć kilku wniosków (przykładowo: jeden dostawca realizujący dwie odrębne umowy z dwóch części tego samego postępowania). I odwrotnie: jeden wniosek bywa rozliczany fakturami od kilku dostawców. Częściowo niedopięta faktura rozjeżdżała plan wydatków w sposób, którego nikt nie miał szansy systemowo wychwycić, bo nie istniał mechanizm, który by to sprawdzał.  
• Wydatki poza rejestrem wniosków - część wydatków (zwolniona ze stosowania regulaminu zamówień, rzędu kilkaset tysięcy złotych rocznie) nie przechodziła w ogóle przez rejestr. To uniemożliwiało pełną kontrolę pokrycia faktur, bo część przepływu finansowego pozostawała poza polem widzenia jakiegokolwiek mechanizmu weryfikującego.  

Napisanie makra łączącego dwa pliki nie wystarczy. Wynika to z rozjazdu okresów. Rok kalendarzowy i okres obowiązywania umowy to dwa różne układy odniesienia, które trzeba jednocześnie kontrolować na tych samych środkach finansowych. Nawet rozbudowany arkusz Excel jest strukturą płaską. Nie ma w nim miejsca na równoległe, działające na bieżąco i obok siebie, kryteria kontroli. Jak rozwiązać ten problem? Mamy pewną propozycję.  

Otóż odrzuciliśmy pomysł prostego odwzorowania dotychczasowych przyzwyczajeń użytkowników w nowym systemie. Zamiast tego, nasza architektura opiera się na rygorystycznych regułach, które wymuszają porządek organizacyjny od samego początku procesu. 

• Reguła numer 1: Jeden wniosek = jedna pozycja planu. Proponujemy blokadę możliwości “sklejania” jednego wniosku z wieloma pozycjami budżetowymi. Zamiast tego zaprojektowaliśmy mechanizm, w którym system wymusza formalne przesunięcie środków między pozycjami planu z pełnym śladem audytowym jeszcze przed złożeniem wniosku.  
• Równoległe kryteria kontroli – aby pogodzić perspektywę księgowości i działu zamówień, zaprojektowaliśmy dwa niezależne silniki kontrolne działające w tle: Pierwszy weryfikuje roczny limit pozycji planu wydatków (perspektywa księgowa). Drugi monitoruje łączną kwotę wniosku/umowy przez cały okres jej trwania (perspektywa zamówień publicznych). W przypadku umów wieloletnich, system domyślnie rezerwuje środki na bieżący rok (z możliwością ręcznej korekty). Natomiast przy tworzeniu budżetu na kolejny rok kalendarzowy automatycznie podpowiada kwoty przechodzące z już zawartych kontraktów. 
• Trzyetapowy mechanizm blokowania środków - zaprojektowaliśmy precyzyjny model rezerwacji środków, który następuje w trzech punktach procesu: zatwierdzenie wniosku, wybór wykonawcy i księgowanie faktury. Dodatkowo zaplanowaliśmy konfigurowalne alerty ostrzegawcze, które uruchamiają się, gdy wykorzystanie pozycji zbliża się do ustalonego progu (wyjściowo ustawionego na 70%).  
• Reguła 100% podpięcia - każda faktura, bez wyjątków, musi zostać w całości przypisana do konkretnego wniosku. Zaprojektowaliśmy podział kwotowy w relacji wiele-do-wielu. Wówczas system aktywnie pilnuje, czy suma przypisanych części dokładnie równa się wartości na dokumencie kosztowym. Aby obsłużyć wydatki zwolnione z reżimu i utrzymać pełne pokrycie, wprowadziliśmy koncepcję “wniosków technicznych”. Zmiana ta zamyka główne źródło historycznych rozjazdów w planie.  

Zaproponowane przez nas rozwiązanie może realnie przyczynić się do skutecznej eliminacji podwójnego wprowadzania danych przy ponad 500 wnioskach rocznie. Zamyka się wówczas główne źródło rozjazdów planu dzięki automatycznemu wychwytywaniu niepodpiętych faktur. Sam obieg wniosku również staje się krótszy - zamiast druku, akceptacja przebiega w sposób elektroniczny.  

Reprezentujesz instytucję z podobnymi wyzwaniami w obszarze zamówień i księgowości? Skontaktuj się z nami – przeanalizujemy dokładnie potrzeby Twojej organizacji i znajdziemy wydajne rozwiązanie szyte na miarę.