Automatyczny obieg dokumentów finansowych. Jak zablokować faktury, które nie powinny być zapłacone? 

“Oprogramowanie, które służy do wszystkiego, w rzeczywistości jest do niczego”. Dowiedz się, dlaczego elastyczny system ERP skutecznie obala ten mit.   Firma skaluje, a procesy stają się coraz bardziej skomplikowane. Dane są rozproszone pomiędzy systemem ERP, osobnym WMS-em dla logistyki, zewnętrznym PIM-em do zarządzania danymi produktowymi i jeszcze inną aplikacją dla handlowców w terenie. Kiedy pojawia się pomysł konsolidacji, z głębi firmy – najczęściej z działu logistyki – dobiega znajomy głos: “Zawsze lepszy będzie dedykowany system do magazynu niż jeden ERP do wszystkiego. Jak coś jest do wszystkiego, to jest do niczego”. Czy na pewno tak jest?  To przekonanie już zdążyło ugruntować się wśród wielu przedsiębiorstw – i nie bez powodu. Podczas rozmowy z dyrektorem IT dużej firmy handlowo-dystrybucyjnej, zatrudniającej ponad 350 osób, usłyszeliśmy dokładnie te same obawy.  Dlaczego firmy wolą dedykowany WMS zamiast systemu ERP?  Ich dotychczasowy, popularny na polskim rynku ERP, nie radził sobie z realiami nowoczesnego magazynu. Brakowało sprawnej obsługi lokalizacji, integracji czytników kodów, danych kurierskich czy chociażby przeliczania gabarytów. Dlatego podjęto decyzję o wdrożeniu zewnętrznego WMS-a. Z tego samego powodu dołożono zewnętrzny PIM oraz osobną platformę sprzedaży mobilnej.   W firmie pojawiły się też inne bolączki związane z IT. Dodawanie nowych atrybutów do kartotek drastycznie spowalniało system. Do tego brakowało obsługi cyrylicy, a sprzedaż hurtowa i detaliczna z jednej kartoteki wywoływała konflikty jednostek, które łatano prowizorycznymi obejściami.   Przedstawiciel firmy sam jednak przyznał: “Może dziś są już rozwiązania, które by to pogodziły”. Miał rację.   Kiedy system “do wszystkiego” faktycznie oznacza “do niczego”?  Dariusz Żurek, współwłaściciel Destiny Software, otwarcie zgadza się z rynkową diagnozą:  Block Quote W przypadku standardowych systemów ERP, uniwersalność często wiąże się z bolesnymi kompromisami. Tymczasem Platforma Destiny powstała z zupełnie innego założenia. Zintegrowany i elastyczny system ERP powinien być fundamentem, a nie sztywnym pakietem modułów.   Platforma stanowi bazę, na której opierają się “szkielety” poszczególnych obszarów (sprzedaż, magazyn, księgowość), które można niemal dowolnie dopasowywać do specyfiki klienta. Jak tłumaczy Dariusz, łączone są tu dwie idee: “wspólny system, za którego budowę nie trzeba płacić od zera, i rozwiązania dedykowane, które są jego częścią”.   Platforma zamiast systemu ERP z pudełka  Jest kilka kluczowych kwestii, które udowadniają, że elastyczny system ERP sprawdza się lepiej niż sztywne rozwiązania pudełkowe. Warto wziąć pod uwagę następujące aspekty:  Aktualizacje, które nie niszczą modyfikacji. Standardowo każda większa aktualizacja budzi obawy o dalsze funkcjonowanie tych dedykowanych rozwiązań. W przypadku Destiny, standard i dopasowania klienta funkcjonują w osobnych przestrzeniach wdrożeniowych. Dlatego, gdy wchodzi nowa aktualizacja wymuszona przez zmiany prawne, specyficzne modyfikacje firmy wciąż działają bez zarzutu.   Dowolne pola bez spowalniania systemu. Rozbudowa bazy o nowe dane często wpływa niekorzystnie na wydajność ERP. Wynika to z faktu, że nowe pola to struktury sztucznie “doklejane” do bazy. Z kolei architektura Destiny pozwala na swobodne dodawanie danych. Mogą to być listy wyboru, kwoty do 10 miejsc po przecinku, a nawet pola z unikalnymi uprawnieniami. Potrzebujesz tajnej specyfikacji widocznej tylko dla zarządu? Dla systemu to żaden problem – traktuje je jako natywne elementy tabeli, więc nie zwalnia.   Funkcje są włączane, a nie dopisywane. Przypuśćmy, że firma potrzebuje nazw asortymentu w języku rosyjskim. Wystarczy aktywować wbudowany moduł tłumaczeń dla towarów i własnych słowników, oparty na pełnym kodowaniu UTF-8. Wówczas system błyskawicznie poradzi sobie z cyrylicą.   Brak uzależnienia od jednego programisty. Obawiasz się, że wiedza o systemie zniknie wraz z tym jednym programistą, który po latach jako jedyny rozumie kod? W przypadku Platformy Destiny każda operacja ma jedno, konkretne miejsce w kodzie, a dokumentacja wdrożeniowa precyzyjnie opisuje poszczególne funkcjonalności. Dzięki temu wdrożeniowiec jest w stanie szybko odnaleźć dedykowane funkcje. Co więcej, przeszkolenie nowego pracownika z wprowadzania prostych zmian nie powinno zająć dłużej niż 2 godziny.   Prawdziwe źródło problemu to brak elastyczności  Czas zrewidować stare przekonania. Problem wcale nie leży w tym, że system potrafi obsłużyć wiele obszarów działalności firmy. Komplikacje pojawiają się wtedy, gdy oprogramowanie działa sztywno, zmuszając organizację do dopasowywania swoich procesów do gotowych schematów.   “Do niczego” staje się system, którego nie da się dostosować do unikalnego DNA firmy. Dobrze zaprojektowany, elastyczny system ERP, taki jak Platforma Destiny, łączy zalety gotowego standardu z rozwiązaniami w pełni dedykowanymi. Udowadnia tym samym, że jeden spójny ekosystem IT w firmie to wcale nie mit.