Automatyzacja rozliczeń zbiorczych Comarch ERP: jak uwolnić czas w dziale księgowości?

Realia pracy współczesnego księgowego oraz zespołów w biurach rachunkowych zmieniły się diametralnie w ciągu ostatnich lat. Dynamiczny rozwój handlu internetowego, marketplace’ów oraz sprzedaży wielokanałowej sprawił, że do działów finansowych spływają obecnie tysiące dokumentów, zestawień i raportów od operatorów płatności. W efekcie tradycyjne metody pracy opierające się na ręcznym wprowadzaniu przelewów i samodzielnym parowaniu transakcji stają się krytycznym wąskim gardłem, które skutecznie paraliżuje rozwój każdego rozwijającego się przedsiębiorstwa. 

Codzienność wielu specjalistów ds. finansów to permanentna presja czasu oraz stale rosnąca liczba dokumentów od klientów. Każda kolejna godzina spędzona na mechanicznym, powtarzalnym przepisywaniu danych z plików do systemu to nie tylko marnowanie potencjału wykwalifikowanych pracowników, ale też drastyczny wzrost ryzyka popełnienia kosztownych błędów ludzkich. Przy intensywnym obrocie kapitałowym i masowej liczbie transakcji, działy księgowe zaczynają tonąć w rutynowych operacjach, tracąc z oczu to, co najważniejsze: rzetelną analitykę i kontrolę nad finansami. 

W dzisiejszym biznesie pełna automatyzacja procesów w systemach takich jak Comarch ERP Optima czy Comarch ERP XL przestała być technologiczną ciekawostką dla największych korporacji. Stała się absolutną koniecznością operacyjną. Biura rachunkowe oraz działy księgowości, które chcą bezpiecznie skalować swój biznes i swobodnie przyjmować nowych klientów, nie mogą dłużej opierać swojej efektywności na tradycyjnym, manualnym podejściu. 

Ciągłe zwiększanie zatrudnienia w odpowiedzi na większą liczbę dokumentów generuje ogromne koszty i blokuje rentowność. Właściwą drogą jest wdrożenie inteligentnych rozwiązań, które zdejmą z barków zespołu powtarzalną pracę, pozwalając firmie rosnąć bez jednoczesnego mnożenia etatów. 

Aby dobrze zrozumieć, dlaczego mechanizm do automatyzacji rozliczeń jest rozwiązaniem tak skutecznie odciążającym działy finansowe, warto przyjrzeć się jego architekturze oraz logice działania. Księgowi z reguły niechętnie podchodzą do instalowania kolejnych, skomplikowanych programów zewnętrznych, które wymagają nauki nowego interfejsu, ciągłego przełączania się między oknami czy ryzykownego transferowania baz danych. 

Nasz mechanizm całkowicie eliminuje te obawy, ponieważ nie wymaga instalowania żadnego dodatkowego oprogramowania integrując się bezpośrednio z bazą danych systemu ERP. Tak więc nie jest osobną, zewnętrzną aplikacją – to zaawansowane, dodatkowe procedury programistyczne, które wdrażamy bezpośrednio w strukturze bazy danych systemu Comarch ERP Optima lub Comarch ERP XL.

Dla pracownika obsługującego finanse oznacza to maksymalną wygodę i pełną ergonomię.  Narzędzie jest uruchamiane bezpośrednio z poziomu standardowej, codziennie używanej listy zapisów kasowo-bankowych w systemie Comarch. Operator korzysta po prostu ze specjalnie przygotowanej funkcji dodatkowej. Po wskazaniu pliku tekstowego (w zalecanym formacie CSV lub TXT) pobranego od operatora płatności lub kuriera, system w tle uruchamia procedury walidacji, natychmiast rozpoznaje podmioty i automatycznie rozlicza dokumenty. Po zakończeniu operacji w opisie zapisu bankowego automatycznie pojawia się czytelny numer rozliczonej faktury lub paragonu.

Najczęstszym problemem przy próbach manualnego lub półautomatycznego rozliczania masowych transakcji jest mieszanie wpłat od różnych operatorów w jednym miejscu. Próba wrzucenia wyciągów z PayU, zestawień z Allegro i raportów pobraniowych z InPostu do jednego worka zawsze kończy się chaosem, którego rozplątanie podczas audytu graniczy z cudem.

Logika działania naszego mechanizmu bezwzględnie wymusza porządek poprzez zasadę rejestru technicznego per dostawca (1:1). Oznacza to, że dla każdego podmiotu pośredniczącego – czy to Allegro, PayU, InPost, DPD, czy Poczta Polska – tworzony jest w systemie dokładnie jeden, dedykowany rejestr techniczny. Dane z plików od różnych dostawców nigdy się ze sobą nie mieszają. Taka izolacja strumieni finansowych nie tylko drastycznie przyspiesza proces parowania transakcji, ale przede wszystkim zapewnia pełną przejrzystość i ułatwia późniejszą kontrolę rozrachunków.

Najlepszym dowodem na skuteczność tego rozwiązania jest realny przykład jednego z naszych klientów, prężnie rozwijającej się firmy z branży e-commerce, działającej w konkurencyjnym segmencie elektroniki użytkowej:

• Wyzwanie przed wdrożeniem: Wraz ze wzrostem skali sprzedaży wielokanałowej, firma zaczęła tonąć w masowo spływających plikach rozliczeniowych od wielu różnych kontrahentów: PayU, Allegro Finanse, Przelewów24 oraz kurierów realizujących przesyłki pobraniowe (InPost oraz Poczta Polska). Ręczne odszukiwanie klientów i parowanie wpłat zbiorczych z tysiącami paragonów, faktur i korekt generowało ogromne opóźnienia i zagrażało bieżącej płynności finansowej.
• Rozwiązanie od YOSI.PL:  Jako autoryzowany partner Comarch, przeanalizowaliśmy strukturę plików CSV dostarczanych przez kontrahentów klienta i wdrożyliśmy dedykowany mechanizm automatyzacji rozliczeń. Kluczowym elementem wdrożenia było precyzyjne skonfigurowanie formatów przelewów w systemie Comarch ERP Optima, co pozwoliło bazie danych bezbłędnie „czytać” i parować unikalne identyfikatory transakcji z dokumentami sprzedaży.
• Indywidualne dopasowanie pod biznes: Standardowy model naszego mechanizmu paruje transakcje jako rozliczenia całkowite. Jednak z uwagi na specyfikę branży handlowej i częste rozbieżności groszowe, na specjalne życzenie klienta zmodyfikowaliśmy algorytm, wprowadzając funkcję rozliczeń częściowych.
• Efekt końcowy: Przedsiębiorstwo zyskało pełną autokontrolę nad procesami finansowymi. System sam pilnuje zgodności podmiotów, automatycznie zestawia kwoty i błyskawicznie raportuje wszelkie rozbieżności pomiędzy kwotą na dokumencie sprzedaży a realną wpłatą od pośrednika. Dział księgowości całkowicie pozbył się żmudnej pracy manualnej, zyskując czas na zadania o charakterze strategicznym.

Wielu księgowych zastanawia się, co dzieje się w sytuacji, gdy stały kontrahent postanowi uregulować należności za kilka różnych transakcji za pomocą jednej, zbiorczej wpłaty. Dla naszego algorytmu nie stanowi to żadnej bariery. Standardowym i w pełni skutecznym rozwiązaniem w takim przypadku jest umieszczenie w opisie przelewu numerów faktur lub zamówień, które zostaną oddzielone przecinkiem lub innym umownym znakiem. Mechanizm automatycznie rozpozna te separatory, sprawnie rozbije kwotę globalną i precyzyjnie przypisze ją do odpowiednich, powiązanych dokumentów sprzedaży w systemie ERP.

Zoptymalizuj rozliczenia!

Kolejną powszechną obawą jest ryzyko powstawania dubli w systemie, kiedy te same transakcje pojawiają się równolegle w dwóch różnych źródłach, na przykład w zaimportowanym pliku od operatora płatności oraz na standardowym wyciągu pobranym bezpośrednio z banku. Aby zapobiec sytuacji, w której system próbowałby rozliczyć dwa identyczne zapisy jednocześnie, zastosowano proste i przejrzyste zabezpieczenie. Jeden z tych dublujących się zapisów kasowo-bankowych (najczęściej ten pochodzący bezpośrednio z tradycyjnego wyciągu bankowego) wystarczy oznaczyć w systemie flagą „NIE ROZLICZAJ”. W ten sposób pozycje zaimportowane ze szczegółowego pliku dostawcy zostaną standardowo i prawidłowo rozliczone, a w bilansie nie powstaną sztuczne zatory czy rozbieżności.

Innym istotnym dylematem jest kwestia kosztów manipulacyjnych i prowizji, które operatorzy tacy jak PayU czy Allegro automatycznie potrącają przed zleceniem przelewu na konto firmy. Zamiast automatycznie ukrywać te kwoty lub wymuszać ich sztuczne bilansowanie, system podchodzi do nich w sposób w pełni transparentny. Pozycje odpowiadające za prowizje od transakcji celowo pozostają na liście zapisów kasowo-bankowych oznaczone jako nierozliczone. Dzięki temu nie giną one w gąszczu operacji finansowych, operator może je w dowolnym momencie łatwo wyselekcjonować, zweryfikować ich poprawność, a następnie rozliczyć ręcznie, bezbłędnie wprowadzając opłaty prowizyjne w koszty działalności przedsiębiorstwa

W codziennej praktyce księgowej dużym wyzwaniem bywa sytuacja, gdy wpłata od klienta spływa na konto jeszcze przed wystawieniem ostatecznego dokumentu handlowego. Ma to miejsce chociażby przy opłacaniu Faktur Pro Forma (dokumentów ZS), realizacji przedpłat czy sprzedaży towarów pod zamówienie, które nie znajdują się aktualnie na stanie. Tradycyjnie oznacza to dla księgowego konieczność ciągłego, manualnego monitorowania takich operacji i ręcznego parowania ich w bliżej nieokreślonej przyszłości.  

Nasz mechanizm do automatyzacji rozliczeń całkowicie eliminuje potrzebę tego typu „pamięciowej” pracy dzięki funkcji inteligentnego, opóźnionego rozliczania. Kiedy płatność trafia do rejestru kasowego lub bankowego, a w systemie Comarch ERP nie ma jeszcze docelowej faktury sprzedaży (FS), algorytm nie odrzuca wpłaty, lecz odkłada ją jako oczekującą. System automatycznie i regularnie ponawia próbę dopasowania. W momencie, gdy właściwy dokument (FS) w końcu pojawi się w bazie danych,  na przykład po fizycznym skompletowaniu zamówienia, gdzie automat natychmiastowo i samodzielnie zamyka rozrachunek. Aby zapewnić pełną transparentność finansową i nienaganną kontrolę audytową, każdy kolejny etap tego procesu jest szczegółowo rejestrowany w pliku log.

Kolejnym, a zarazem kluczowym obszarem zamykającym cały proces nowoczesnego zarządzania finansami, jest masowa obsługa rachunków wirtualnych. W bazowej, standardowej wersji systemu Comarch ERP Optima automatyczne przypisanie wygenerowanego, wirtualnego rachunku bankowego do karty kontrahenta bywa niemożliwe – dzieje się tak na przykład w sytuacjach, gdy importowane dane zawierają zera. Skutkuje to tym, że po imporcie wyciągu bankowego wiele zapisów pozostaje nierozliczonych, generując niepotrzebne zatory informacyjne i przestoje w pracy księgowości. 

Automatyzuj księgowość!

Wdrożenie dedykowanego algorytmu od YOSI.PL trwale usuwa tę barierę za pomocą zaawansowanego mapowania danych. System można skonfigurować w taki sposób, aby automatycznie łączył płatności z rachunków wirtualnych na podstawie bezpośrednich powiązań między zapisami bankowymi a dokumentami sprzedaży.  

Mechanizm potrafi błyskawicznie dopasować atrybut „nr w sklepie” z faktury do unikalnego identyfikatora typu Collect pochodzącego z zapisu bankowego. W efekcie system sam bezbłędnie identyfikuje nadawcę, zapamiętuje nierozliczone dotąd pozycje i automatycznie przypina je do odpowiednich dokumentów w przyszłości. Taki poziom automatyzacji ostatecznie uwalnia dział finansowy od konieczności ręcznego identyfikowania masowych wpłat. 

Stanowi to doskonałe podsumowanie wdrożenia systemu, które otwiera nowoczesnym przedsiębiorstwom oraz współpracującym z nimi biurom rachunkowym drogę do w pełni cyfrowej, bezbłędnej i skalowalnej księgowości. Jeśli chcesz dowiedzieć się więcej o innych usprawnieniach dla działów kadr i płac, sprawdź również nasz system dedykowany do importu dodatków i akordów oraz unikalne narzędzie wspierające historię umów cywilnoprawnych.