KSeF 2.0 to coś więcej niż faktury. Sprawdź, czy Twój system ERP nadąży za zmianami

Traceability w produkcji pozwala odtworzyć historię materiałów, partii i wyrobów na każdym etapie procesu. W Abas Business Solutions Poland wiemy, że to system ERP łączy dane z zakupów, magazynu, produkcji, kontroli jakości i wysyłki, dzięki czemu firma może szybko ustalić, gdzie powstała niezgodność i jaki jest jej rzeczywisty zakres. Ma to szczególne znaczenie, ponieważ wada wykryta w jednym produkcie może dotyczyć całej partii, konkretnej dostawy surowca lub określonego etapu produkcji. Aby właściwie ocenić sytuację, przedsiębiorstwo musi sprawdzić, z jakich materiałów powstał wyrób, kiedy i w jakich warunkach był produkowany, jakie wyniki kontroli jakości zarejestrowano oraz które inne produkty i dostawy mogą być objęte ryzykiem. Jeżeli te informacje są rozproszone między arkuszami, dokumentacją papierową i niepołączonymi systemami, odtworzenie historii produktu staje się czasochłonne i zwykle wymaga zaangażowania wielu osób. Zintegrowany system ERP porządkuje dane i tworzy spójną genealogię wyrobu, obejmującą przyjęcie materiału, produkcję, kontrolę jakości, wysyłkę oraz ewentualną reklamację. Modne hasło czy realna potrzeba?  Samo pojęcie traceability coraz częściej pojawia się w prezentacjach, strategiach cyfryzacji i ofertach dostawców oprogramowania, więc łatwo uznać je za kolejny modny termin. Warto jednak zadać sobie pytanie, czy firmy wdrażają je dlatego, że wypada, czy dlatego, że bez niego trudno dziś bezpiecznie produkować. Zakłócenia w łańcuchach dostaw, rosnące wymagania klientów i audytorów oraz przepisy branżowe, na przykład w przemyśle spożywczym, motoryzacyjnym czy wyrobów medycznych, sprawiły, że umiejętność szybkiego wskazania źródła problemu przestała być dodatkiem. Różnicę widać w praktyce. Firma, która w kilka minut ustali, których partii dotyczy wada, zatrzyma kilka palet. Firma, która musi przeszukiwać arkusze i segregatory, często wstrzymuje całą produkcję i wysyłki „na wszelki wypadek”. Czy zatem traceability to trend, czy fundament odpornej produkcji? Poniżej pokazujemy, jak wygląda w praktyce i co ma z tym wspólnego system ERP.  Czym jest traceability w produkcji? Traceability, inaczej identyfikowalność, to zdolność do odtworzenia pochodzenia, przebiegu przetwarzania i dalszego przepływu materiałów, półproduktów oraz wyrobów gotowych. Nie jest to wyłącznie o przypisanie numeru partii, a zachowanie relacji między kolejnymi zdarzeniami w całym cyklu życia produktu. Źródło: GS1, „GS1 Global Traceability Standard”, wersja 2.0, 2017 Firma powinna móc śledzić produkt w trzech uzupełniających się kierunkach: Wstecz – od wyrobu gotowego do wykorzystanych materiałów, dostawców, certyfikatów, zleceń i parametrów procesu. W przód – od wskazanej partii materiału do wszystkich półproduktów, wyrobów i klientów, których może dotyczyć problem. Wewnątrz procesu – przez kolejne operacje, podziały i łączenie partii, przepakowania, poprawki, substytucje materiałowe oraz zmiany wersji technologii. Dopiero takie ujęcie pozwala precyzyjnie określić zasięg niezgodności. Zamiast blokować cały asortyment, przedsiębiorstwo może skoncentrować działania na partiach faktycznie objętych ryzykiem. Najprościej mówiąc, traceability to odpowiedź na dwa pytania: skąd dokładnie pochodzi dany produkt oraz dokąd trafiło wszystko, co powstało z tego samego materiału? Jeśli firma potrafi odpowiedzieć na nie w kilka minut, a nie w kilka dni, może zareagować na problem jakościowy precyzyjnie, zamiast zatrzymywać całą produkcję. Partia, numer seryjny i genealogia produktu Podstawą jest właściwy dobór sposobu identyfikacji materiałów i wyrobów. Zakres oznaczeń powinien odpowiadać charakterowi procesu, ryzyku jakościowemu, wymaganiom klientów oraz obowiązkom branżowym. W praktyce wykorzystuje się przede wszystkim: Numer partii identyfikuje grupę materiałów lub wyrobów powiązanych wspólną dostawą, okresem produkcji, recepturą albo warunkami procesu. Numer seryjny jest przypisany do pojedynczego egzemplarza. Umożliwia śledzenie jego konfiguracji, komponentów, napraw, modyfikacji i historii serwisowej. Genealogia produktu pokazuje zależności między partiami i egzemplarzami na kolejnych poziomach struktury produktu oraz podczas kolejnych operacji. Zbyt szeroko zdefiniowana partia zwiększa zakres potencjalnej blokady lub wycofania. Z kolei nadmiernie szczegółowe znakowanie może niepotrzebnie obciążać pracowników i system. Dlatego zasady identyfikacji i śledzenia partii powinny zapewniać odpowiednią precyzję, a jednocześnie pozostawać możliwe do stosowania w codziennej pracy. Jak system ERP zapewnia identyfikowalność partii w produkcji? Identyfikowalność jest możliwa wtedy, gdy identyfikatory materiałów i produktów są powiązane z rzeczywistymi zdarzeniami biznesowymi. System ERP powinien budować ciągłość danych w pięciu obszarach: Zakupy i przyjęcie materiału Historia produktu zaczyna się już przy dostawie. Do partii surowca warto przypisać dostawcę, dokument przyjęcia, datę, ilość, certyfikaty, termin ważności oraz wynik kontroli wejściowej. Jeżeli materiał nie spełnia wymagań, system powinien umożliwić jego oznaczenie, blokadę lub skierowanie do dalszej decyzji jakościowej. Magazyn i przepływ materiałów Dane magazynowe powinny pokazywać nie tylko stan ilościowy, ale również lokalizację partii, jej status jakościowy, rezerwacje, przesunięcia i wydania na produkcję. Skanowanie kodów kreskowych lub kodów 2D ogranicza ryzyko pomyłek i pozwala rejestrować ruch materiału bez przepisywania danych. Produkcja i raportowanie operacji Na zleceniu produkcyjnym system powinien zapisać, które partie materiałów rzeczywiście pobrano, jakie półprodukty powstały oraz do jakich wyrobów zostały wykorzystane. Istotne są również wersja struktury materiałowej i technologii, czas realizacji, stanowisko lub maszyna, operator, ilość materiału, braki, poprawki i odstępstwa od procesu. Kontrola jakości i niezgodności Wyniki badań muszą być przypisane do konkretnej partii, operacji, zlecenia lub numeru seryjnego. Dzięki temu dział jakości może sprawdzić, czy niezgodność ma charakter jednostkowy, powtarzalny czy systemowy oraz czy wiąże się z określonym materiałem, dostawcą, maszyną lub etapem procesu. Sprzedaż, wysyłka i serwis Ostatnim ogniwem jest powiązanie partii wyrobu lub numeru seryjnego z dokumentem wydania i odbiorcą. W przypadku reklamacji lub akcji wycofania firma może ustalić, którzy klienci otrzymali wskazane produkty, w jakich ilościach i terminach. Dla wyrobów serwisowanych identyfikowalność powinna obejmować także przeglądy, naprawy i wymienione komponenty. Źródło: ISO 9001:2015, „Quality management systems – Requirements” Od reklamacji do decyzji: jak przebiega analiza w systemie ERP? Dobrze zaprojektowany proces pozwala przejść od zgłoszenia do działań zabezpieczających bez wielogodzinnego przeszukiwania dokumentów. Typowa analiza obejmuje zwykle sześć kroków. Identyfikacja punktu startowego – numeru partii, numeru seryjnego, dokumentu dostawy albo reklamacji klienta. Prześledzenie wstecz – ustalenie użytych materiałów, dostawców, operacji, maszyn i wyników kontroli. Określenie wspólnego czynnika – na przykład partii surowca, narzędzia, zmiany produkcyjnej lub parametru procesu. Prześledzenie w przód – wskazanie wszystkich półproduktów, wyrobów, stanów magazynowych i wysyłek powiązanych z ryzykiem. Zabezpieczenie procesu – blokada zapasu, wstrzymanie zleceń lub wysyłek oraz uruchomienie dodatkowych kontroli. Udokumentowanie decyzji – rejestracja przyczyny, działań korygujących, odpowiedzialności i weryfikacji skuteczności. Najważniejszą korzyścią nie jest sam raport, lecz możliwość szybkiego zawężenia problemu i podjęcia decyzji na podstawie danych. Źródła: GS1, „GS1 Global Traceability Standard”, wersja 2.0, 2017; ISO 9001:2015, „Quality management systems – Requirements” Dane o partiach i zarządzanie jakością powinny działać razem Śledzenie partii pozwala ustalić, co jest powiązane z problemem, a zarządzanie jakością odpowiada na pytania: dlaczego problem wystąpił i jak zapobiec jego powtórzeniu? Rozdzielenie tych obszarów ogranicza wartość danych. W systemie takim jak Abas ERP informacje o partiach i numerach seryjnych mogą być powiązane z przepływem materiałów, zleceniami produkcyjnymi, kontrolami jakości, niezgodnościami, reklamacjami zakupowymi i sprzedażowymi oraz działaniami korygującymi. Pozwala to wykorzystać te same dane zarówno do szybkiej reakcji operacyjnej, jak i do analizy przyczyn źródłowych, oceny dostawców czy prowadzenia procesu 8D. Dzięki integracji danych i procesów dział jakości nie pracuje na oderwanym rejestrze. Widzi kontekst zamówienia, dostawy, produkcji i wysyłki, a pozostałe działy otrzymują aktualną informację o statusie jakościowym materiału lub wyrobu. Traceability zaczyna się od dobrze zaprojektowanego procesu System ERP daje narzędzia do rejestrowania i łączenia danych, ale pełną identyfikowalność można uzyskać dopiero wtedy, gdy zasady ich zbierania są dopasowane do realiów produkcji. Dlatego już na etapie wdrożenia warto określić, które materiały i wyroby są identyfikowane za pomocą partii lub numerów seryjnych, w jakich punktach procesu dane są rejestrowane oraz kto odpowiada za ich poprawność. Równie ważne jest odwzorowanie sytuacji, które w produkcji zdarzają się codziennie: podziału i łączenia partii, przepakowań, poprawek, zamienników oraz ponownego wykorzystania materiałów. W Abas Business Solutions Poland pomagamy firmom zaprojektować te zasady razem z konfiguracją systemu, dzięki czemu historia produktu jest kompletna i wiarygodna od pierwszego dnia pracy w ERP. Traceability w systemie ERP: szybsza reakcja i mniejsze ryzyko Gdy zasady rejestrowania danych są jasno określone, system ERP pozwala prześledzić drogę produktu od dostawy surowca, przez magazynowanie, produkcję i kontrole jakości, aż po wysyłkę do klienta. W przypadku wykrycia problemu jakościowego przedsiębiorstwo może szybko ustalić jego źródło, skalę oraz partie i odbiorców, których może dotyczyć. Skuteczna identyfikowalność pozwala prześledzić drogę produktu od dostawy surowca, przez magazynowanie, produkcję i kontrole jakości, aż po wysyłkę do klienta. W przypadku wykrycia problemu jakościowego przedsiębiorstwo może szybko ustalić jego źródło, skalę oraz partie i odbiorców, których może dotyczyć.  Zintegrowany system ERP łączy dane z różnych obszarów działalności i udostępnia je w ramach jednego procesu. Dzięki temu firma nie musi ręcznie zestawiać informacji z arkuszy, dokumentów i odrębnych aplikacji. Może szybciej blokować zagrożone materiały, obsługiwać reklamacje, ograniczać zakres wycofań oraz podejmować decyzje na podstawie aktualnych danych.  Traceability nie jest więc wyłącznie narzędziem wykorzystywanym podczas audytu lub po wystąpieniu niezgodności. Stanowi element bieżącego zarządzania produkcją, jakością i ryzykiem, który zwiększa przejrzystość procesów i pozwala ograniczać koszty skutków problemów jakościowych.  Ile czasu zajęłoby Waszej firmie ustalenie, które partie trafiły do klientów?  Jeśli odpowiedź to godziny lub dni, warto sprawdzić, jak traceability w systemie Abas ERP może to skrócić do minut. Porozmawiaj z naszymi konsultantami o tym, jak uporządkować śledzenie partii, kontrolę jakości i obsługę niezgodności w jednym systemie.  Umów rozmowę z konsultantem