Wiele organizacji doświadcza pewnego rodzaju zakłóceń operacyjnych w czasie startu systemu. Dobrą wiadomością jest to, że większośćz tych zakłóceń można łatwo złagodzić z strategii zarządzania ryzykiem.

Jeśli data go-live zbliża się, istnieje pięć oznak, że Twoja organizacja jest prawdopodobnie gotowya do go-live, z których wiele może być skutecznie oceniane w ramach oceny gotowości do samego startu:

  1. Użytkownicy zaakceptowali wszystkie nowe procesy i funkcje nowego systemu ERP. Jeśli kluczowi użytkownicy końcowi i zainteresowane strony nie zostały jeszcze w pełni przetestowane i podpisane na nowym systemie ERP, to prawdopodobnie nie są one gotowe na zmiany, które mają na nie wpływ. Tak samo ważne, procesy biznesowe i konfiguracje systemu, które nie zostały jeszcze zaakceptowane przez kluczowych użytkowników końcowych są bardziej prawdopodobne, aby spełnić wymagania techniczne oprogramowania, a nie potrzeb biznesowych organizacji.
  2. Pracownicy rozumieją swoje nowe procesy biznesowe. Jedną  ważną rzeczą dla pracowników jest zrozumienie, jak przeprowadzać transakcje w systemie, ale inną jest pełne zrozumienie, jak procesy biznesowe będą wyglądać w nowym systemie. Ponadto, pracownicy muszą również jasno zrozumieć swoje role i obowiązki, gdy nowy system ERP wchodzi w życie. Jeśli nie rozumieją, to powinni opracować i wykonać plan zarządzania zmianą, wtedy twoja firma nie jest jeszcze gotowa na start.
  3. Pracownicy rozumieją, jak korzystać z nowego systemu. To jasne dla większości, że nawet najlepiej zaprojektowany system ERP nie będzie dużą wartością, jeśli pracownicy nie rozumieją, jak go używać. Pracownicy muszą być przeszkoleni w zakresie niuansów korzystania z systemu. Jednak podstawowe szkolenie nie sa zawsze wystarczające, tak niestety działa wiekszość dostawców ERP.  Zamiast tego, szkolenia ERP powinny być dostosowane do potrzeb klienta, aby pokazać, jak system ERP działa w kontekście procesów biznesowych organizacji i przepływów pracy. Twój plan zarządzania zmianą organizacyjną powinny dotyczyć szkolenia ERP w celu zapewnienia sukcesu go-life.
  4. Masz solidny plan awaryjny? Miejmy nadzieję, że ty i twój zespół zrobił wszystko, co ludzkie, aby zapewnić sukces we wdrożeniu ERP. Nieważne, jak dobrze jesteś przygotowany, nie jesteś przygotowany jeśli nie masz Plan B. Co jeśli system nie działa w pierwszym dniu? Co, jeśli nie możesz wysłać produktu lub nie możesz zamknąć faktury? Innymi słowy, upewnij się, że ograniczyłeś ryzyko, budując pewnego rodzaju „polisę ubezpieczeniową” dla swojej organizacji na wypadek, gdyby sprawy nie potoczyły się zgodnie z planem.
  5. Masz odpowiednie wsparcie. Bez względu na to, jak prosta jest twoja organizacja i jak dobrze myślisz, że przygotowałeś wszystkich, twoja organizacja i pracownicy rzadko dostosowują się do nowego systemu tak łatwo, jak ci się wydaje. Będą się potykać w ciągu tych pierwszych dni i tygodni po rozpoczęciu życia – niektórzy bardziej niż inni. Dlatego ważne jest, aby upewnić się, że masz wystarczające wsparcie na miejscu, aby pomóc pracownikom w pokonaniu wyzwań, z którymi nieuchronnie będą musieli się zmierzyć po zakończeniu życia. Upewnij się, że Twoi kluczowi pracownicy, użytkownicy końcowi i interesariusze są dostępni, aby odpowiedzieć na pytania i wątpliwości w miarę ich pojawiania się. Dobrym rozwiązaniem jest zatrudnienie od samego początku programiste lub własnego konsultanta, który będzie wpierał Cie podczas całego wdrożenia

Jeśli już zajęliście się tymi pięcioma rzeczami, to zrobiliście całkiem sporo, aby zminimalizować ryzyko swojego startu  go-live. Nigdy nie można być w 100% pewnym, że nie będzie jakiegos problemu po drodze, ale Twoje szanse na zakłócenie pracy będzie znacznie niższa.