Firma, która obsługuje ponad 99% wszystkich kancelarii prawniczych w Polsce, musi działać niezawodnie. Tego też wymaga od swoich kontrahentów, którzy dostarczają rozwiązania IT. W tym artykule dowiesz się przede wszystkim:
Na czym polegało wdrożenie systemu enova365 w firmie Currenda?
Dlaczego firma Currenda zdecydowała się na właśnie ten system ERP?
Jakie były główne obszary wdrożenia?
Czym zajmuje się firma Currenda?
Currenda Sp. z o.o. dostarcza oprogramowanie dla sądownictwa i kancelarii komorniczych, oferuje również wsparcie i utrzymanie systemów. Rozwiązania te pomagają firmom w sprawnym zarządzaniu procesami prawnymi. W ramach spółki funkcjonuje również wydawnictwo książek i czasopism o tematyce prawniczej i egzekucyjnej.
Czas na nowy system ERP – dlaczego?
Przed firmą Currenda stało duże wyzwanie związane z brakiem aktualności systemu i możliwości jego dostosowania do szybko zmieniających się przepisów prawnych dla przedsiębiorców. Do tego dochodziły pojawiające się nowe regulacje w ustawie o rachunkowości. Docelowy system ERP musiał być przede wszystkim elastyczny i gotowy do późniejszej rozbudowy. Istotna była również łatwa integracja w obszarze stosowanych już rozwiązań.
„W przypadku firmy Currenda zarekomendowaliśmy wdrożenie systemu enova365 w wersji platynowej i wykorzystanie modułów, które w pełni pokrywały procesy leżące w kręgu zainteresowań naszego Klienta. Oprogramowanie dostarczane przez firmę Soneta sp. z o.o. spełnia wszystkie wymagania przepisów polskiego prawa. Producent szybko i sprawnie reaguje na zmieniające się uwarunkowania zewnętrzne, więc możemy być pewni, że nasi klienci otrzymują system na miarę ich wymagań. Aktualność systemu i możliwość przystosowania ich do nowych regulacji była jednym z kluczowych warunków stawianych przez firmę Currenda. Wybór oprogramowania enova365 był tego gwarantem.” – mówi Michał Glinka – Kierownik sprzedaży ds. kluczowych klientów, Ekspert Systemy Informatyczne.
Wdrożenie systemu enova365 ułatwiło przede wszystkim proces obsługi sprzedaży i fakturowania. Czynności, które były wykonane wcześniej ręcznie, zostały zastąpione automatycznymi działaniami. Tak też stało się z obsługą zamówień od kontrahentów, procesy dzieją się teraz bez ingerencji ze strony operatorów.
Obsługa i kontrola wydatków zaczyna się teraz już od poziomu planowanych wydatków wnioskowanych przez pracowników. System sprawdza poprawność takiego wydatku, uwzględnia, czy w danym przypadku obowiązują specjalne warunku i czy dany wniosek może być procesowany dalej.
Kolejnym niestandardowym rozwiązaniem było wdrożenie dodatkowego zabezpieczenia przy logowaniu się użytkowników do systemu enova365 w wersji Multi. Zastosowano tutaj 2FA (two-factor authentication) poprzez podawanie kodu wysyłanego na telefon komórkowy.
Całość wdrożenia wraz z opracowaniem PDF znajdziesz pod linkiem
Komentarze (0)
Napisz komentarz
Nie ma tutaj jeszcze żadnego komentarza, bądź pierwszy!
Czy wiesz, że e-paragon może wkrótce wyprzeć swoją papierową wersję? To kolejny krok na drodze do cyfryzacji i automatyzacji branży handlowej, który pozwala na obniżenie kosztów, szybszą obsługę klientów i sprzyjające środowisku odpapierzenie firmy. Dowiedz się, jak wystawić e-paragon w enova365.
Co to jest e-paragon?
E-paragon jest elektroniczną wersją dokumentu fiskalnego, który jest bardzo dobrze znany. Otrzymujesz go przy okazji prywatnych zakupów jako potwierdzenie zawarcia transakcji. Paragon elektroniczny ma być jego odpowiednikiem wystawianym przez specjalne kasy online, przesyłanym (na życzenie kupującego) na wybrany przez niego adres e-mail lub numer telefonu oraz do Centralnego Repozytorium Kas (CRK).
Oznacza to, że w przeciwieństwie do paragonu standardowego, nie ma potrzeby jego wydruku. Zgodnie z § 25 ust. 1 rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie kas rejestrujących e-paragon powinien zawierać dokładnie takie same informacje, jakie znajdują się na paragonie papierowym, czyli:
nazwę podatnika wraz z adresem punktu sprzedaży lub adresem siedziby podatnika,
NIP podatnika,
kolejny numer wydruku,
datę, godzinę i minutę wydruku dokumentu,
nazwę „Paragon fiskalny”,
cenę towaru lub usługi i jego/jej nazwę umożliwiającą identyfikację,
cenę jednostkową towaru lub usługi,
ilość i wartość sumaryczną sprzedanego towaru lub wykonanej usługi,
wartości wszelkich udzielonych rabatów,
wartość podatków dla poszczególnych pozycji paragonu,
sumę podatków,
łączną wartość sprzedaży brutto,
numer kasy i oznaczenie kasjera (gdy jest więcej niż jedno stanowisko kasowe),
NIP nabywcy (na jego żądanie).
Wśród zalet e-paragonu dla sprzedawcy można wymienić oszczędność kosztów, lepszą integrację e-paragonów z systemami księgowymi oraz łatwiejszą analizę sprzedaży na podstawie wystawionych dokumentów.
Nabywca z kolei może w prosty sposób przechowywać e-paragony (np. przy pomocy aplikacji) i łatwiej korzystać z reklamacji i ze zwrotów. Ponadto brak konieczności drukowania papierowego dokumentu jest lepszy dla środowiska.
W jaki sposób e-paragony oszczędzają czas? Przykłady
Sklep internetowy nie musi już drukować paragonów i umieszczać ich w paczce, wysyłanej do klienta, bo klient może otrzymać paragon na przykład e-mailem.
Sklep stacjonarny także może wysyłać e-paragon przez e-mail zamiast drukować paragon papierowy. Klient musi tylko wyrazić taką chęć i podać numer telefonu, a paragon do niego trafi.
Oba rodzaje sklepów oszczędzają na kosztach serwisowania drukarek i materiałach eksploatacyjnych.
E-paragon – od kiedy można go wystawić?
Podstawą prawną, która umożliwia wystawianie e-paragonów, jest pakiet SLIM VAT 3, czyli nowelizacja ustawy o VAT z 26 maja 2023 roku. Zakłada ona, że paragony elektroniczne można wystawiać od 15 września 2023.
W celu wystawienia e-paragonu konieczne jest (zgodnie z art. 111 ust 3a pkt 1 ustawy o VAT) uzyskanie zgody nabywcy, która może zostać wyrażona:
przy jednoczesnym zaakceptowaniu regulaminu sprzedaży, w ramach którego została ona uwzględniona (musi on mieć jednak zapis pozwalający na rezygnację z niej),
w momencie dokonywania zakupu, np. poprzez ustne potwierdzenie lub (w przypadku zakupów online) wybór opcji „e-paragon” w systemie transakcyjnym sklepu,
za pośrednictwem aplikacji bądź strony internetowej (np. poprzez wypełnienie dedykowanego formularza).
Jak wystawić e-paragon?
Wspomniana wyżej zgoda nie jest jedynym wymogiem pozwalającym na to, by móc wprowadzić e-paragon. Jak wystawić go w pełni poprawnie?
15 września 2023 r. Ministerstwo Finansów udostępniło platformę o nazwie HUB Paragonowy oraz aplikację mobilną e-paragony 2.0. Założeniem tego rozwiązania jest możliwość anonimowego wystawiania e-paragonów z wykorzystaniem kodu kreskowego generowanego w aplikacji mobilnej e-paragony 2.0.
enova365 umożliwia wystawianie e-paragonów w integracji z HUBem eparagony
Kod generowany jest przez użytkownika aplikacji (kupującego), który podaje go do zeskanowania sprzedawcy. Po zeskanowaniu kodu kasa lub drukarka fiskalna prześle paragon w postaci elektronicznej do HUB-a Paragonowego, gdzie będzie on przechowywany przez okres 30 dni.
Użytkownik aplikacji e-paragony 2.0 ma możliwość pobrania paragonu oraz zapisania go na urządzeniu mobilnym lub w chmurze. Sama aplikacja pozwala także na digitalizację paragonów w formie papierowej.
Co jednak istotne, rozwiązanie zaproponowane przez Ministerstwo Finansów ma charakter dobrowolny. Oznacza to, że sprzedawcy mogą wystawiać e-paragony wykorzystując w tym celu własne aplikacje np. w powiązaniu z prowadzonymi programami lojalnościowymi. Możliwe jest także wystawianie paragonów wyłącznie w formie papierowej np. jeżeli sprzedawca nie posiada drukarki wspierającej komunikację z rządowym HUB-em Paragonowym.
Jak dostarczyć kupującemu e-paragon?
Przepisy prawa określają 3 różne rozwiązania dotyczące sposobu dostarczenia e-paragonu. Nabywca powinien samodzielnie wybrać jeden z nich:
dostarczenie SMS na podany numer telefonu,
dostarczenie w wiadomości e-mail,
dostarczenie do odpowiedniej aplikacji w urządzeniu mobilnym.
Ten trzeci sposób wydaje się ciekawą możliwością dla wszystkich osób, które chcą mieć porządek w swoich dokumentach. Na rynku istnieje obecnie kilka tego rodzaju rozwiązań, a jednym z ważniejszych jest aplikacja „E-paragony” dostępna w AppStore i Google Play, przygotowana przez Ministerstwo Finansów.
E-paragon a drukarka fiskalna
Block Quote
Wysyłkę e-paragonów na platformę rządową umożliwiają tylko wybrane modele drukarek fiskalnych. Jeżeli chcesz zacząć więc wystawiać e-paragony zweryfikuj, czy posiadane przez Ciebie urządzenia umożliwiają wysyłkę e-paragonów do HUB-a paragonowego Ministerstwa Finansów.
Jak działają e-paragony w enova365?
Jak wspomnieliśmy, enova365 umożliwia wystawianie e-paragonów w integracji z platformą eparagony.pl. Pamiętaj jednak, że możesz wystawić e-paragon tylko na drukarce fiskalnej, która obsługuje takie dokumenty. Jak to działa?
Informacje o wystawieniu e-paragonu mogą być wysyłane do klienta w postaci wiadomości e-mail, w których umieszczany jest link do wystawionego dokumentu.
Wszystkie wystawione dokumenty są dostępne w systemie enova365.
Każdy e-paragon wystawiony w integracji z platformą e-paragony jest przechowywany w postaci elektronicznej na tej platformie.
Zastanawiasz się, jak system ERP enova365 wspiera firmy z branży handlowej i jak e-paragony działają w praktyce? Zachęcamy do bezpłatnego przetestowania systemu enova365.
Soneta to polski producent specjalistycznego oprogramowania ERP dla biznesu. Spółka powstała w 2002 roku i od dwóch dekad rozwija swoje produkty - systemy enova365 oraz TRIVA....