Zalety stosowania prototypowania podczas wdrożenia ERP

Wypowiedziana w 1748 roku przez Benjamina Franklina maksyma „czas to pieniądz” pomimo upływu lat nie traci na wartości. Można ją także odnieść do procesu wdrażania ERP. Dziś firmy, a zwłaszcza te z sektora MŚP, starają się skrócić do minimum czas potrzebny do implementacji nowych systemów, gdyż korzyści, jakie mogą odnieść podczas korzystania z nich, mają wymierną wartość. Jednym z możliwych podejść do przyspieszenia uruchomienia systemu ERP jest prototypowanie.

Współczesne standardy ERP

Niemal każdy szef działu IT obawia się projektu wdrożenia ERP, który trwać może nawet kilka lat. Dotyczy to zwłaszcza małych i średnich przedsiębiorstw, w których zasoby IT są ograniczone. Dobre praktyki oparte na prototypach dla procesów typu end-to-end są w stanie niemal w całości zniwelować obawy firm przed wdrażaniem projektów zakrojonych na dużą skalę. Posiadają one bowiem niezbędną parametryzację i charakteryzują się dużą ilością plików wzorcowych, jak i innych istotnych danych. Metoda ta oferuje wiele korzyści, wśród których należy wymienić:
Wdrażania ERP

1. Projektowanie systemu z jednego źródła

Wdrożenie ERP realizowane w oparciu o prototypowanie bazuje na jednym kompleksowym szablonie, co zapewnia spójną koncepcję realizacji całego procesu. Konsultanci, korzystając z takiej biblioteki dobrych praktyk wdrożeniowych ERP, zyskują dostęp do przykładowych procesów branżowych i standardowych, przez co żaden istotny element nie zostanie przeoczony lub zapomniany.

2. Korzystanie ze sprawdzonych modeli

Zorientowanie na „standardowe procesy rynkowe” pozwala również na szybsze wdrożenie systemu ERP cechującego się odpowiednią jakością, szczególnie w przypadku procesów specyficznych dla danej branży.

3. Wyróżnienie w kluczowych aspektach

Ponadto, mapy procesowe oparte na prototypach są wykorzystywane do szybkiego określania USP danej firmy. Dzięki temu dostosowywanie systemu ERP jest ograniczone do absolutnego minimum, a przedsiębiorstwo zyskuje szanse na wyróżnienie się w konkurencyjnych aspektach oraz możliwość zainwestowania w ulepszenia kluczowe w tych obszarach.

4. Ekonomiczne wykorzystanie zasobów

Faza projektowania, która jest powszechna w klasycznych projektach, staje się zbędna dzięki metodzie prototypowania. Brak konieczności poświęcania czasu na projektowanie procesów i wymagań skraca okres trwania projektu i pozwala zachować wiele cennych zasobów.

5. Uproszczenie procesu transferu wiedzy

Prototypowanie oferuje jeszcze jedną korzyść: wiedza na temat procesów i zastosowań jest przekazywana łatwiej i szybciej. Przyczynia się to również do skrócenia okresu realizacji całego projektu wdrożeniowego.

6. Skrócenie czasu tworzenia dokumentacji

Czas przygotowania i przetwarzania końcowego można znacznie skrócić, korzystając z kompleksowych szablonów i projektanta procesów. Nie tylko dlatego, że niewielkie zmiany i ich efekty można natychmiast zwizualizować i zrozumieć. Dodatkowym plusem jest fakt, że eksport zdefiniowanych procesów stanowi podstawę dla dokumentacji procesowej.

7. Minimalizacja ryzyka projektowego

Aby projekt wdrożenia ERP nie wymknął się spod kontroli pod względem budżetu i czasu, zestawienie prac musi jasno określać zakres prototypu. Pomiędzy prezentacjami kolejnych wersji prototypu systemu zespół projektowy omawia procesy biznesowe, częściowe i podprocesy, opisuje je i tworzy pliki główne istotne dla procesów wykorzystywanych w systemie ERP. W ten sposób praca nad projektem i jego wyniki stają się bardziej przejrzyste i bliższe rzeczywistości.

Pomimo wszystkich swoich zalet, prototypowanie nie jest uniwersalne. Metoda ta nie sprawdzi się w firmach, w których procesy znacznie odbiegają od przyjętych standardów. W takich przedsiębiorstwach sukces projektu ERP zależy od dobrze uzasadnionej fazy projektowania. Dla wszystkich innych firm najlepsze praktyki i prototypowanie jest opłacalne, zwłaszcza jeśli prototypy są procesami typu end-to-end, dzięki czemu migracja do nowego systemu ERP, jak również aktualizacje do kolejnych wersji mogą być wykonane w znacznie krótszym czasie.