Zalety-rozwiązań-mobilnych-w-średnich-przedsiębiorstwach

Zalety rozwiązań mobilnych w średnich przedsiębiorstwach

Rozwiązania mobilne kryją w sobie ogromny potencjał, który może znacznie wpłynąć na operacje w zakupach, gospodarce magazynowej i produkcji. Efekty mogą być przy tym widoczne zarówno w zakresie komunikacji z innymi działami, klientami i dostawcami, jak i poprzez poprawę i przyspieszenie procesów mobilnych we wszystkich obszarach przedsiębiorstwa.

Zmniejszenie nakładów w zakresie zakupów poprzez zastosowanie portali dostawców

Warunkiem terminowej dostawy zamówienia jest z reguły prawidłowy przebieg każdego pojedynczego etapu w łańcuchu dostaw, w skład którego wchodzi również mobilne przyłączenie dostawców, umożliwienie im przeglądania zapytań ofertowych, składania ofert i potwierdzeń zamówień, aż do pobierania terminów dostaw.

Ponadto zalecane jest dodatkowe włączenie do procesu specjalnych portali, które wyświetlają zapas produktów dostarczanych z magazynu producenta. Zależnie od zawartej umowy, można w ten sposób samodzielnie przeprowadzać dostawy następcze, bezpośrednio z zakładu poddostawcy. Pozwala to z jednej strony na odciążenie zakupów, a z drugiej na uproszczenie poszczególnych etapów procesu.

Prosta rejestracja danych zapasów w magazynie

Wśród średnich przedsiębiorstw nadal można znaleźć zakłady produkcyjne, w których księgowania przyjęć zewnętrznych są przeprowadzane ręcznie. Wprowadzanie danych w taki sposób praktycznie gwarantuje powstawanie błędnych księgowań. Rozwiązanie tego problemu jest na szczęcie bardzo proste. Wystarczy skorzystać z urządzeń przenośnych, które pozwalają na księgowanie również niezaplanowanych przyjęć i wydań bezpośrednio do systemu ERP. W systemie ERP można z łatwością zarządzać zarejestrowanymi numerami seryjnymi lub numerami partii oraz różnymi wariantami produktów, np. towarów w różnych kolorach lub rozmiarach.

Dzięki natychmiastowej rejestracji wszystkich pobrań z magazynów poprzez mobilne rozwiązanie ERP czasochłonne opracowania dodatkowe, jak np. przeksięgowania międzymagazynowe, mogą odejść w zapomnienie. Jeżeli pobrany towar nie od razu trafia do miejsca przeznaczenia, może zostać najpierw zaksięgowany jako zapas transferowy. W ten sposób można uniknąć niepotrzebnych zamówień z powodu jeszcze niezaistniałej redukcji zapasu magazynowego.

Za pomocą nowoczesnych systemów ERP można opracowywać również zlecenia kompletacji dwustopniowej do pobierania towarów z magazynu. Etykiety na pojemnikach lub pojedynczych artykułach są skanowane w strefach kompletacji, a ich dane są przesyłane bezpośrednio do systemu ERP. Dzięki temu można w każdej chwili sprawdzić aktualną lokalizację towaru również online, aż znajdzie się on w miejscu przeznaczenia.

Bezpieczeństwo w przedsiębiorstwie

Przetwarzanie danych, szczególnie danych operacyjnych istotnych dla funkcjonowania przedsiębiorstwa, musi zawsze podlegać najwyższym standardom bezpieczeństwa. Kluczowym warunkiem bezpieczeństwa danych jest certyfikowany sposób szyfrowania miejsc zapisu i dróg transmisji poprzez SSL/TLS. Ponadto każdy pracownik powinien stosować indywidualne dane logowania i mieć dostęp tylko do tych danych, które są rzeczywiście istotne w jego własnym zakresie obowiązków.

Kolejną ważną kwestią jest spójność danych i procesów. Stosowanie rozwiązań mobilnych w jednym obszarze, bez konsultacji z innymi, może się zakończyć dużym niepowodzeniem. Nowe procesy powinny zostać zintegrowane z istniejącymi systemami i procedurami, ponieważ tylko w ten sposób możliwy jest szybki i poprawny przepływ danych, uwzględniający protokołowanie i analizę potoków ilości i wartości. To z kolei pozwala na wyciągnięcie wniosków na potrzeby dalszego planowania.

Mobilne procesy ERP stały się nieodłącznym elementem większości operacji i warunkiem do przeprowadzania optymalizacji przebiegu procesów wzdłuż łańcucha wartości – od logistyki, produkcji, sprzedaży i serwisu, po zarządzanie przedsiębiorstwem. Chociaż klasyczne systemy ERP nadal stanowią cyfrowy szkielet przedsiębiorstwa, mobilne procesy są cenionym uzupełnieniem zapewniającym prawidłowy przepływ informacji oraz gwarantującym wzrost jakości danych. Zapewnia to lepszą podstawę do wprowadzania dodatkowych działań i podejmowania strategicznych decyzji.

Skuteczność rozwiązań mobilnych w dużym stopniu zależy od odpowiedniej synchronizacji procesów i stosowanej technologii. Wbrew uporczywym przekonaniom technologia chmury nie jest podstawowym warunkiem do zastosowania mobilnych systemów ERP, jednak znacznie ułatwia mobilny dostęp do danych i dlatego jest wyjątkowo skalowalnym rozwiązaniem. Zastosowanie mobilnego systemu ERP powoduje nie tylko zwiększenie produktywności, ale również konkurencyjności na globalnych rynkach. W ten sposób przedsiębiorstwa mogą realizować standardy produkcyjne wyznaczane przez Przemysł 4.0 oraz stawiać kolejne kroki w procesie transformacji cyfrowej.

Komentarze (0)

Napisz komentarz

Nie ma tutaj jeszcze żadnego komentarza, bądź pierwszy!

Napisz komentarz
Dodaj komentarz

Przeczytaj również:

Automatyzacja i Integracja Obiegu e-Faktur w Systemie ERP Proalpha

Rola KSeF w biznesie W dobie dynamicznej cyfryzacji polskiej gospodarki, Krajowy System e-Faktur (KSeF) staje się przełomowym narzędziem, które redefiniuje sposób obiegu dokumentów finansowych. Narzędzie ma na celu centralne gromadzenie i weryfikowanie wszystkich faktur elektronicznych, co dla wielu przedsiębiorstw staje się nie tylko obowiązkiem prawnym koniecznym do wdrożenia, ale i strategiczną szansą na automatyzację procesów. Kluczem do sprawnego przejścia na e-fakturowanie jest integracja KSeF z już używanymi systemami zarządzania, takimi jak systemy ERP (Enterprise Resource Planning) oraz rozwiązania do automatyzacji procesów. Proalpha, dostawca oprogramowania ERP dla firm produkcyjnych, doskonale rozumie wyzwania związane z cyfryzacją procesów biznesowych. Dlatego, we współpracy z firmą DIG GmbH – częścią Grupy Proalpha i wiodącym ekspertem w zakresie rozwiązań chmurowych do zakupów operacyjnych i EDI (Electronic Data Interchange), oferuje swoim klientom narzędzia, które pozwalają usprawnić i ustrukturyzować obieg dokumentów. Rozwiązania DIG obejmują pełen zakres działań – od elektronicznego zaopatrzenia, przez zautomatyzowany przepływ dokumentów i faktur, aż po kompletny proces purchase-to-pay (P2P). Dzięki takiej synergii wiedzy i technologii, możliwa jest płynna integracja z KSeF, optymalizacja procesów zakupowych i finansowych oraz efektywne wsparcie w realizacji cyfrowej transformacji przedsiębiorstw. Integracja ERP z KSeF: Praktyka automatycznego obiegu elektronicznych faktur i dokumentów System Proalpha jest aktualizowany na bieżąco, tak aby zawsze spełniał najnowsze wymagania polskiego prawa, w tym spójność z systemem KSeF. Proces uruchomienia integracji jest prosty, wystarczy zainicjować tylko kilka kroków konfiguracyjnych. Kluczowym etapem jest uzyskanie przez firmę specjalnego „klucza dostępu” (tokena), na przykład przez e-Urząd Skarbowy, a następnie wprowadzić go do ustawień systemu Proalpha ERP, autoryzując tym samym komunikację z KSeF. Dzięki temu narzędzie zyskuje możliwość automatycznego lub ręcznego wysyłania faktur oraz odbierania potwierdzeń, takich jak Urzędowe Poświadczenie Odbioru (UPO), a także innych dokumentów.  Generowanie i automatyczna wysyłka do Krajowego Systemu e-Faktur Proces generowania i przesyłania faktur sprzedaży w Proalpha ERP jest niezwykle płynny. Dokumenty wystawiane w systemie są automatycznie konwertowane do formatu XML, zgodnego ze schematem wymaganym przez Ministerstwo Finansów. Po wygenerowaniu faktury, Proalpha dokonuje jej wstępnej walidacji, co pozwala wychwycić ewentualne błędy przed wysyłką do KSeF. Dzięki temu unika się cofania już przetworzonych dokumentów i usprawnia cały proces weryfikacji. W przypadku pozytywnej walidacji, Krajowy System e-Faktur nadaje dokumentowi unikalny identyfikator i zwraca UPO, które potwierdza wystawienie faktury, a system Proalpha automatycznie rejestruje te informacje. Co ważne, cały proces wysyłki, odbioru UPO i ewentualnych korekt może odbywać się automatycznie, bez konieczności angażowania użytkownika, choć istnieje także opcja pracy półautomatycznej z pełną kontrolą nad potencjalnymi nieścisłościami. Obsługa e-Faktur zakupowych: zgodność i walidacja System Proalpha ERP znacząco usprawnia również obsługę faktur zakupowych – tych, które firma otrzymuje od swoich dostawców, ponieważ umożliwia automatyczny odbiór tych faktur z KSeF. Odebrane pliki są następnie wstępnie walidowane i automatycznie przygotowywane do księgowania, co znacząco przyspiesza procesy finansowo-księgowe. System posiada również mechanizmy analizy i obsługi zwracanych błędów, na przykład dotyczących niepoprawnej struktury dokumentu czy problemów z uprawnieniami. Aby uzyskać dostęp do platformy KSeF, firma musi złożyć w urzędzie skarbowym odpowiedni formularz (ZAW-FA) i wskazać osobę odpowiedzialną za zarządzanie uprawnieniami. Jednak co istotne, użytkownicy systemu Proalpha ERP mogą wystawiać i odbierać faktury bez konieczności ich indywidualnego zgłaszania, co znacząco upraszcza codzienną obsługę KSeF w firmie. Proalpha & DIG: Ekspercka integracja i zaawansowana automatyzacja Współpraca Proalpha z DIG to model biznesowy, który łączy doświadczenie w archiwizacji, EDI i rozwiązaniach chmurowych z funkcjonalnościami ERP. Przychodzące faktury są najpierw automatycznie pobierane z KSeF, a następnie trafiają do przetwarzania w DIG. Tam odbywa się dedykowane procesowanie, w tym z wykorzystaniem technologii OCR i DIG Workflows, a także przeprowadzana jest procedura kontrolna rozliczeń. W ramach tej procedury faktura przechodzi szereg automatycznych sprawdzeń, które obejmują między innymi weryfikację pól obowiązkowych, sprawdzenie, czy dostawca jest znany i autoryzowany, czy faktura nie jest duplikatem, a także porównanie danych z zamówieniem lub z informacjami o przyjęciu towaru. Jeśli w którymkolwiek z tych punktów wykryte zostaną rozbieżności, na przykład brakujące pola obowiązkowe, nieznany lub nieautoryzowany dostawca, duplikat faktury, czy rozbieżności w danych zamówienia lub przyjęcia towaru, automatycznie tworzone jest zadanie do wykonania dla dedykowanego działu. We wzorcowym przypadku faktura jest przetwarzana bez jakiejkolwiek ingerencji użytkownika aż do momentu jej zaksięgowania w systemie Proalpha ERP. Po pomyślnym przejściu kontroli, faktura jest rejestrowana w tle lub zatwierdzana, a następnie przesyłana do systemu Proalpha ERP za pośrednictwem API (interfejsu programowania aplikacji) ERP-DIG. Ta współpraca oznacza, że Proalpha czerpie z wiedzy i doświadczenia DIG w obszarze procesów zakupowych, co ułatwia techniczną realizację wymagań struktury wymiany danych i zapewnia, że rozwiązanie Proalpha jest gotowe na adaptację przyszłych zmian i dostosowań prawnych w tym zakresie. Nowoczesne zarządzanie E-fakturami Połączenie systemu Proalpha ERP z eksperckimi rozwiązaniami DIG w obszarze cyfryzacji i automatyzacji procesów to nowoczesne, elastyczne i bezpieczne narzędzie do zarządzania zakupami i fakturami elektronicznymi. System automatyzuje procesy zakupowe, znacząco zwiększa efektywność operacyjną i umożliwia szybką reakcję na wszelkie zmiany w przepisach.  Dzięki integracji Proalpha ERP z KSeF, firmy zyskują szereg wymiernych korzyści:  Pełna automatyzacja procesów wysyłki i odbioru faktur, w tym pobieranie UPO i korekt – wszystko z minimalnym udziałem użytkownika.  Wstępna walidacja dokumentów przed wysyłką, eliminująca ryzyko błędów i powrotu dokumentów z KSeF.  Możliwość pracy w trybie automatycznym lub półautomatycznym, zapewniająca pełną kontrolę nad procesem fakturowania.  Automatyczny odbiór i przygotowanie do księgowania faktur zakupowych – szybsze procesy księgowe bez zbędnych kliknięć.  Zintegrowane zarządzanie błędami i workflow – rozbieżności w danych są automatycznie przekierowywane do odpowiednich działów.  Brak konieczności indywidualnego zgłaszania użytkowników do KSeF, co znacząco upraszcza zarządzanie uprawnieniami.  Regularne aktualizacje systemu, zapewniające pełną zgodność z przepisami i gotowość na przyszłe zmiany prawne.  Wsparcie ekspertów DIG w obszarze cyfrowych procesów zakupowych, co wzmacnia bezpieczeństwo i skuteczność wdrożenia.  Firmy korzystające z tego rozwiązania uzyskują potężne narzędzie, które optymalizuje codzienne procesy, minimalizuje ryzyko błędów i wspiera podejmowanie trafnych decyzji biznesowych – wszystko to w duchu cyfrowej transformacji i zgodnie z wymogami KSeF.
Automatyzacja-i-Integracja-Obiegu-e-Faktur-w-Systemie-ERP-Proalpha
Proalpha_logo
zweryfikowano

0/5

Proalpha

ERP dla produkcji


Proalpha
Lubuskie
1700 osób
Zobacz profil
Branża
Automotive, Budownicza, Elektronika, Meblarska, Medyczna, Metalurgiczna, Produkcyjna, Tworzywa sztuczne
Opis
Grupa Proalpha to firma funkcjonująca na rynku od 30 lat, obsługująca ponad 8 tysięcy klientów na całym świecie. System proALPHA ERP jest przeznaczony dla średnich przedsiębiorstw produkcyjnych i dostępny jest w 15 wersjach językowych....
rozwiń