Wdrożenie systemu ERP: koniec a zarazem początek

Wdrożenie systemu ERP: koniec a zarazem początek

W taki sposób firma Elma pomyślnie wdrożyła nowy system ERP

Po dokonaniu wyboru systemu ERP nadszedł czas na ostatni szlif ‒ jego wdrożenie. Jak najlepiej podejść do takiego ważnego projektu? Ponieważ większość firm decyduje się na wdrożenie nowego systemu ERP co 10-15 lat, w takim przypadku warto skorzystać z doświadczeń innych.

Dlatego zapytaliśmy przedstawicieli firmy Elma Schmidbauer, jak uporali się z wdrożeniem systemu ERP i czego ich to nauczyło. W poniższym wywiadzie trzech kierowników projektu opowiada o doświadczeniach nabytych w tej fazie.

Jak przebiegał proces wdrożenia?

Matthias Dampmann: Po tym jak nasza wybór padł na proALPHA musieliśmy dokładnie przedyskutować, jak przedstawić naszym pracownikom nowy system, odwzorować nasze procesy itp. Oprócz naszego głównego, 8-osobowego zespołu, w skład którego wchodzili specjaliści ze wszystkich działów ‒ od sprzedaży przez logistykę po produkcję ‒ utworzyliśmy podrzędny zespół składający się z 30 użytkowników kluczowych. W skład tego zespołu wchodzili specjaliści, którzy na co dzień pracują z systemem ERP i którzy mieli zadbać o to, aby wszyscy pracownicy szybko zapoznali się z proALPHA. W ten sposób udało nam się przełamać pierwsze lody i wyeliminować wszelkie obawy. Decyzja o tym, aby już na tym etapie zaangażować pracowników w proces wdrożenia ERP, opłaciła się.
 

Ile trwało wdrożenie ‒ od umowy do startu produktywnego?

Fabian Merk: Proces wyboru rozpoczęliśmy w 2015 roku, a start produktywny odbył się w październiku 2018 roku. Prace nad wdrożeniem trwały prawie 2,5 roku. Wynikało to z faktu, że z jednej strony mieliśmy bardzo wysokie wymagania, a z drugiej strony korzystamy z proALPHA w bardzo szerokim zakresie.
 
Oliver Brauer: Zupełnie się z tym zgadzam, ponieważ nasz stopień eksploatacji systemu jest bardzo wysoki. Na dzień dzisiejszy korzystamy z prawie 90% podstawowych modułów proALPHA. Ponadto w krytycznej fazie wdrożenia otrzymaliśmy największe zamówienie w historii naszej firmy. W pierwszym momencie ogarnęła nas panika, bo nie byliśmy pewni, czy zdołamy zrealizować tak duże zlecenie, wdrażając jednocześnie nowy system ERP. Przedyskutowaliśmy tę kwestię z proALPHA i wspólnie doszliśmy do wniosku, że to lukratywne zlecenie ma wyższy priorytet. Ta decyzja miała niestety wpływ na czas trwania wdrożenia ERP.
 

Co zmieniło się od startu produktywnego?

Matthias Dampann: Dużo. We współpracy z proALPHA udało nam się zaimplementować liczne optymalizacje i w pełni wykorzystać możliwe potencjały. Dzięki temu pracujemy teraz o wiele efektywniej, a przede wszystkim bardziej przejrzyście.
 

Porównując wymagania z rzeczywistością, jak wypada wasz bilans?

Oliver Brauer: Do końca jeszcze daleka droga. Wciąż jesteśmy w fazie optymalizacji. W nasz stary, silnie zindywidualizowany system zainwestowaliśmy prawie ponad 1000 roboczogodzin. Mieliśmy nawet własnego programistę, dzięki czemu mogliśmy szybko wprowadzać niezbędne modyfikacje. Zespół proALPHA potrzebował na implementację dopasowań jedynie 140 roboczogodzin. To jest bardzo duża różnica.
 
Matthias Dampmann: Od samego początku nie chcieliśmy w zbyt dużym stopniu odbiegać od standardu, aby zachować możliwość przeprowadzania aktualizacji. Chcieliśmy zachować wszystkie funkcje, które dostępne są w standardzie. Byliśmy świadomi, że musimy dostosować cześć naszych procesów do nowego systemu, a nie odwrotnie. Nikt nie mógł nam powiedzieć, co jest właściwe, a co nie. Musieliśmy zmienić nasz dotychczasowych sposób myślenia i otworzyć się na nowe możliwości.

 

Jakie doświadczenia wynieśliście z tego projektu? Jakie decyzje były słuszne? A co można było zrobić inaczej?


Matthias Dampmann: Utworzenie zespołu projektowego i podlegającego mu zespołu użytkowników kluczowych było słuszną decyzją. Zespół projektowy istnieje do dziś i spotyka się co miesiąc w celu omówienia problemów lub możliwych ulepszeń. Warto ze sobą dyskutować i wymieniać zdobyte doświadczenia.

Co mogliśmy zrobić inaczej? Od początku zaimplementować np. moduł taki jak APS (Advanced Planning and Scheduling). To by nas najprawdopodobniej szybciej doprowadziło do obranego celu.
 
Kolejna sprawa: wiodącym systemem, który dostarcza nam danych technicznych, jest PDM służący do projektowania. Także w tej kwestii podjąłbym dziś inną decyzję, aby uprościć i zoptymalizować elastyczność w zakresie przepływu materiałów.
 

Z reguły firmy wprowadzają nowy system ERP co 15 lat. Dlatego nie jest to rutynowym procesem. Czy ma Pan dla nas jeszcze inne wskazówki?


Oliver Brauer: My także ciągle się uczymy. Istotne jest, aby taki projekt nie był postrzegany i traktowany wyłącznie jako projekt informatyczny, lecz jako projekt mający wpływ na cała firmę i jej organizację. Oznacza to, że czasami trzeba wybrać mniej wygodne rozwiązanie, zerwać ze starymi nawykami, a przede wszystkim rozpocząć projekt, realistycznie oceniając wymagany nakład. Ponadto należy mieć świadomość, że projekt nie kończy się wraz ze startem produktywnym. Projekt wdrożenia ERP jest i pozostaje procesem stałego doskonalenia.

Fabian Merk: Chciałbym to jeszcze raz podkreślić. Komunikacja odgrywa w tym przypadku kluczową rolę. Zmiana systemu oznacza ogromną zmianę dla wszystkich pracowników. System, do którego użytkownicy się przyzwyczaili w ciągu ostatnich 15 lat, zostaje im nagle odebrany. Aby projekt ERP odniósł sukces, należy uświadomić pracownikom, jaką wartość dodaną przyniesie nowy system.


Matthias Dampmann: Dla mnie szczególnie ważne było, aby każdy zrozumiał, że implementacja nie kończy się wraz z uruchomieniem systemu. Prawdziwe wdrożenie ma miejsce po starcie produktywnym systemu, ponieważ dopiero wtedy użytkownicy zapoznali się z proALPHA i byli w stanie zidentyfikować swoje potrzeby. To, czego nauczyliśmy się w miesiącach następujących po starcie produktywnym, stało się naszą siłą napędową. Trzeba być naprawdę wytrwałym, bo projekt nie kończy się wraz z wdrożeniem, ale tak naprawdę dopiero wtedy się zaczyna.

 

Komentarze (0)

Napisz komentarz

Nie ma tutaj jeszcze żadnego komentarza, bądź pierwszy!

Napisz komentarz
Dodaj komentarz

Przeczytaj również:

Elektronika bez chaosu: dlaczego linia produkcyjna stoi, zanim ktokolwiek to zauważy

W produkcji elektroniki opóźnienie rzadko przychodzi znienacka. Zanim zatrzyma się linia, zanim zabraknie komponentu, zanim dział zakupów zacznie w pośpiechu szukać zamiennika – problem zwykle już od jakiegoś czasu siedzi w danych. Tylko nikt go jeszcze nie zauważył. Nieaktualna struktura produktu. Błędna rewizja dokumentacji. Komponent bez zatwierdzonego odpowiednika. Informacja, która krąży w jednym dziale, ale nigdy nie dotarła do sąsiedniego. Z osobna to drobiazgi. Razem potrafią uruchomić lawinę: błędne zamówienia, przesunięte terminy, niezaplanowane przeróbki, reklamacje, przestoje. Elektronika nie wybacza chaosu w danych Branża elektroniczna żyje zmiennością na co dzień. Krótsze serie, więcej wariantów, częste zmiany konstrukcyjne, napięte terminy i niepewna dostępność komponentów – to wszystko wymaga naprawdę dobrej koordynacji. Kłopot w tym, że sama sprawna hala produkcyjna to za mało. Nawet najlepiej zorganizowany proces stanie w miejscu, jeśli dane wejściowe są niepełne albo się ze sobą nie zgadzają. I wtedy szybko wychodzą na wierzch pytania, na które ktoś powinien znać odpowiedź, zanim będzie za późno: czy produkcja pracuje na aktualnej wersji dokumentacji, czy zamiennik przeszedł zatwierdzenie techniczne i jakościowe, czy zakupy widzą tę samą strukturę produktu co planowanie, czy MRP faktycznie uwzględnia realne zapotrzebowanie i ograniczenia materiałowe, czy zmiana konstrukcyjna została powiązana z właściwą partią czy zleceniem. Gdy te odpowiedzi nie są oczywiste, firma przestaje planować, a zaczyna gasić pożary. Największym problemem rzadko jest sam brak komponentu O dostępności części mówi się w tej branży najwięcej i nie bez powodu, bo brakujący element potrafi zatrzymać całe zlecenie. Ale to nie zawsze jest sedno sprawy. Częściej prawdziwym problemem jest to, że nikt nie wie, co wolno zrobić dalej. Czy można zastosować zamiennik? Kto musi go zatwierdzić? Czy to dotyczy wszystkich wyrobów, czy tylko jednej wersji? Czy zmiana odbije się na dokumentacji, kosztach, jakości albo późniejszym serwisie? Kiedy takie decyzje zapadają poza systemem: w mailach, w arkuszach, przez telefon, na podstawie tego, „co ktoś pamięta” – organizacja traci nad tym kontrolę. A im więcej produktów, wariantów i klientów, tym trudniej utrzymać spójność bez uporządkowanego procesu. Dane techniczne to część produkcji, nie jej zaplecze W wielu firmach dane techniczne wciąż traktuje się jako coś, czym zajmuje się konstrukcja albo dział przygotowania produkcji: osobno, w tle. W praktyce to jeden z czynników, które najmocniej decydują o terminowości, jakości i kosztach. BOM, rewizje, zamienniki, marszruty, partie, dokumentacja, planowanie materiałowe to wszystko jest ze sobą powiązane. Zmiana w jednym miejscu odbija się na zakupach, magazynie, produkcji, kontroli jakości, serwisie, finansach. Dlatego coraz więcej firm produkcyjnych przestaje patrzeć na dane techniczne jak na dokumentację, a zaczyna traktować je jako element zarządzania operacyjnego. Bo to od ich aktualności i dostępności zależy, czy organizacja jest w stanie podejmować szybkie i bezpieczne decyzje. Mniej gaszenia pożarów, więcej kontroli Uporządkowane dane to nie tylko kwestia porządku w systemie. To realne ograniczenie ryzyka w codziennej pracy. Kiedy struktury produktowe są aktualne, rewizje jasno opisane, zamienniki zatwierdzone, a planowanie materiałowe oparte na rzeczywistych danych to firma zyskuje przewidywalność. Działy nie muszą za każdym razem od nowa ustalać, która wersja informacji jest tą właściwą. Łatwiej ocenić skutki zmian, szybciej zareagować na braki, lepiej zaplanować kolejne kroki. W elektronice margines błędu jest wyjątkowo mały. Jeden nieaktualny komponent, jedna błędna rewizja, jedna nieuzgodniona zmiana, a koszt takiej pomyłki nie od razu widać w arkuszu, ale bardzo szybko widać go w terminach, w jakości i w pracy zespołów. Sprawniejsza produkcja zaczyna się od danych Dlatego rozmowa o efektywności w produkcji elektronicznej nie powinna zaczynać się wyłącznie od maszyn, ludzi i harmonogramów. Powinna zaczynać się od danych. To one pokazują, czy plan da się w ogóle wykonać, czy zakupy wiedzą, co zamawiać, czy produkcja pracuje na właściwej wersji dokumentacji i czy firma zdąży zareagować, zanim problem zamieni się w przestój. Dowiedz się więcej na temat uporządkowania danych w branży elektronicznej z nadchodzącego webinaru Proalphy. Szczegóły i link do zapisów znajdziesz tu: Błędy w BOM, rewizjach i zamiennikach nadal blokują produkcję elektroniczną
grafika_2560x800 elektronika proalpha
Proalpha_logo
zweryfikowano

0/5

Proalpha

ERP dla produkcji


Proalpha
Lubuskie
1700 osób
Zobacz profil
Branża
Automotive, Budownicza, Elektronika, Meblarska, Medyczna, Metalurgiczna, Produkcyjna, Tworzywa sztuczne
Opis
Grupa Proalpha to firma funkcjonująca na rynku od 30 lat, obsługująca ponad 8 tysięcy klientów na całym świecie. System proALPHA ERP jest przeznaczony dla średnich przedsiębiorstw produkcyjnych i dostępny jest w 15 wersjach językowych....
rozwiń