Sukces we Wdrożeniu Systemu ERP - Metodyka i Zarządzanie Projektem

Sukces we Wdrożeniu Systemu ERP – Metodyka i Zarządzanie Projektem

Realistyczne oczekiwania

Jasność i otwartość to fundament, na którym powinien opierać się każdy dostawca systemów zintegrowanych. Niezależnie od specyfiki procesów biznesowych w firmie, uczciwość wobec klienta musi być zachowana przez cały czas współpracy. Zanim ERP zostanie uruchomiony, kluczowe jest przeprowadzenie spotkań z ekspertami od potencjalnego dostawcy. Ich zadaniem jest dogłębne zrozumienie działalności firmy oraz pokazanie, w jaki sposób ich system może wspierać i usprawniać codzienną pracę przedsiębiorstwa.

Priorytetyzacja jest następnym krokiem, który należy uwzględnić przy wdrażaniu systemu ERP. Życie często opisuje się jako szereg wyborów, a w kontekście implementacji systemu zintegrowanego ta zasada znajduje pełne zastosowanie. Realizacja określonych celów wdrożeniowych wiąże się z konkretnym nakładem finansowym. Przydzielając priorytety celom, a najlepiej konkretnym obszarom wraz z zadaniami, można skupić się na osiągnięciu tych najistotniejszych, odkładając mniej ważne na później. Takie podejście nie tylko pozwala na głębsze poznanie standardowych funkcjonalności wybranego systemu, unikając jednocześnie zbyt skomplikowanych dostosowań, ale również otwiera drogę do oszczędności w zakładanym budżecie wdrożeniowym. Zastosowanie zasady Pareto, czyli skoncentrowanie się na tych 20% działań, które przyniosą 80% wartości, może znacząco przyspieszyć uzyskanie korzyści z nowego systemu ERP. Następnie, już z solidną bazą, firma może kontynuować dopracowywanie i optymalizację wdrożonego rozwiązania.

Przewodnik: Jak unikać pułapek w projektach ERP?

W dzisiejszym dynamicznie rozwijającym się świecie biznesu, znaczenie czerpania wiedzy z doświadczeń, zarówno własnych, jak i obcych, jest nie do przecenienia. Literatura biznesowa obfituje w dzieła dotyczące uczenia się, adaptacji organizacji do zmieniającego się otoczenia oraz idei ciągłego doskonalenia, które są kluczowe w procesie implementacji systemów ERP. Sukces wdrażania takiego systemu zależy od wielu czynników, nie tylko w fazie implementacji, ale już na etapie przygotowań. Wybór odpowiedniego modelu współpracy z dostawcą to dopiero początek. Istnieje kilka kluczowych zasad, wywodzących się ze zwinnych metodologii tworzenia oprogramowania, które, uzupełnione ponad 30-letnim doświadczeniem BPSC w pracy z niemal 300 przedsiębiorstwami, kształtują jakość i efektywność wdrożenia systemu zintegrowanego, jakim jest BPSC ERP.

Priorytet ludzi nad procesami: Zaangażowanie i motywacja zespołu projektowego są fundamentem sukcesu. Bez zrozumienia i akceptacji celów projektu przez użytkowników końcowych, każdy system jest skazany na porażkę. Kluczowe jest więc budowanie relacji i współpracy, które umożliwiają osiągnięcie zamierzonych rezultatów.

Funkcjonalność nad dokumentacją: Dokumentacja jest ważna, ale nie powinna dominować nad działaniem systemu. Dynamiczne środowisko biznesowe wymaga elastyczności i gotowości do adaptacji, co oznacza, że dokumentacja, choć niezbędna, nie może hamować postępu projektu. Praktyczna użyteczność i efektywność rozwiązania są nadrzędne.

Współpraca nad negocjacjami: Budowanie trwałych i opartych na zaufaniu relacji z klientem jest kluczowe. W polskich realiach biznesowych, gdzie sceptycyzm często dominuje, ważne jest wyjście poza schematy i stawianie na otwartą komunikację oraz budowanie partnerstwa długoterminowego, zamiast skupiania się na rygorystycznych warunkach umów.

Elastyczność nad sztywnym planowaniem: Ścisłe trzymanie się pierwotnego planu w obliczu zmieniającej się rzeczywistości biznesowej może być przeszkodą. System klasy ERP, ze względu na swoją złożoność i mnogość dostępnych funkcji, wymaga otwartości na zmiany i dostosowanie do aktualnych potrzeb. Planowanie jest ważne, ale musi iść w parze z gotowością do modyfikacji i adaptacji, co pozwala na optymalizację wykorzystania zasobów i efektywne korzystanie z systemu.

Takie podejście do wdrażania systemów ERP nie tylko zwiększa szanse na sukces, ale także pozwala na budowanie trwałej wartości i konkurencyjności firmy w zmieniającym się świecie biznesu.

Co tworzy doskonałe wdrożenie ERP? Bo idealnego nie ma!

Wizja perfekcyjnego wprowadzenia ERP-a jest często uważana za cel osiągalny tylko w świecie teorii i idealnych założeń. Taki bezbłędny projekt mógłby się udać wyłącznie w przedsiębiorstwie z nieograniczonymi funduszami, które dodatkowo planuje rozpoczęcie budowy nowej fabryki. Mimo że taki obraz może wydawać się nieosiągalny, nie oznacza to, że każde wdrożenie lub aktualizacja systemu zarządczego jest skazana na niepowodzenie. Analogia do kręgosłupa ma na celu podkreślenie, jak bardzo software jest niezbędny do zarządzania kluczowymi procesami informacyjnymi w firmie. To podkreśla, że proces wdrożenia zbliżony do ideału, choć wymagający, jest możliwy do zrealizowania pod pewnymi warunkami.

Klient ma wyraźnie określone cele, które chce osiągnąć dzięki wybranemu oprogramowaniu ERP.
Klient jest świadomy metodologii wdrożenia i wyznacza osoby z pełnymi uprawnieniami do podejmowania decyzji biznesowych dotyczących projektowanego rozwiązania.
Dostawca od samego początku jest całkowicie otwarty w procesie sprzedaży aż do momentu uruchomienia systemu, co buduje zaufanie klienta.
Zespoły po obu stronach są w pełni zaangażowane i świadome nakładu czasu wymaganego do pracy.
Harmonogram prac i zadania są planowane wspólnie przez przedstawicieli dostawcy i klienta w określonych ramach czasowych.
Po każdym etapie pracy, zespoły wspólnie omawiają, co się udało, a co wymaga zmiany, by proces był jeszcze lepszy, wprowadzając te ulepszenia w następnych iteracjach.
Projektem kieruje zasada maksymalizacji standardowych możliwości oprogramowania, szukając dopasowania do specyficznych potrzeb tylko, gdy jest to efektywne po uruchomieniu systemu.
Cele i zadania w poszczególnych etapach wdrożenia są ustalane wspólnie, co ułatwia szacowanie wymaganej pracy.
Wdrożenie ma wyznaczone ramy czasowe i budżet, ale szczegółowe wykorzystanie środków jest dostosowywane do bieżących potrzeb i priorytetów.
Zespół wdrożeniowy ze strony dostawcy jest stabilny i zapewnia wsparcie dla określonej grupy klientów przez cały proces, uzupełniając zespół wsparcia produktu dostępnego od momentu podpisania umowy.

Przeczytaj również:

ERP

Modele produkcji a system ERP. Jak dostosować strategię do rynku?

Czego wymagają dziś klienci firm produkcyjnych? Szybkiej realizacji zamówień, personalizacji produktów i konkurencyjnych cen. Aby sprostać tym wymaganiom, przedsiębiorstwa muszą precyzyjnie dobrać model produkcji, który najlepiej odpowiada specyfice ich działalności. Zrozumienie różnic między strategiami Make to Stock (MTS), Assembly to Order (ATO), Make to Order (MTO) i Engineer to Order (ETO) pozwala zoptymalizować procesy i zmaksymalizować zyski. Zwłaszcza wtedy, gdy produkcja wsparta jest zintegrowanym systemem ERP. APICS a modele produkcji. Fundament skutecznego planowania Zarządzanie łańcuchem dostaw to skomplikowany proces, wymagający analizy ogromnej ilości danych. Planowanie w ciągle zmieniającym się środowisku wydaje się niemal niemożliwe. Staje się jednak zadaniem wykonalnym, gdy oprze się je na metodzie APICS. Czym jest APISC? The Association for Operations Management to organizacja, która wyznacza standardy planowania produkcji. Jednocześnie jest to metodologia, która pokazuje, jak od planu strategicznego, poprzez poszczególne plany niższego rzędu przejść do planu wykonawczego. Czyli przekształca strategię biznesową w plan wykonawczy dla firmy. Koncepcja APICS stanowi uniwersalny fundament dla każdego przedsiębiorstwa, niezależnie od specyfiki jego produkcji. APICS definiuje cztery kluczowe poziomy planowania, które muszą być ze sobą zintegrowane, aby zapewnić spójność działań od najwyższego szczebla strategicznego aż po codzienną realizację w hali produkcyjnej. Poziomy planowania APICS Strategiczne (Long-Range Planning) Poziom ten dotyczy długofalowych decyzji, obejmujących horyzont 2-5 lat. Obejmuje prognozowanie popytu, decyzje o lokalizacji zakładów, technologii produkcji i ogólnej zdolności produkcyjnej. Taktyczne (Medium-Range Planning) Na tym poziomie, często określanym jako planowanie sprzedaży i operacji (S&OP), firma równoważy prognozy popytu z dostępnymi zasobami w perspektywie 6-18 miesięcy. Operacyjne (Short-Range Planning) Jest to szczegółowe planowanie na poziomie tygodniowym lub miesięcznym, w ramach którego oblicza się potrzeby materiałowe (MRP) oraz zdolności produkcyjne (CRP), tworząc konkretne zlecenia. Wykonawcze (Execution) Ostatni poziom, na którym plan jest realizowany w praktyce. Obejmuje zarządzanie pracą w hali produkcyjnej, kontrolę jakości i bieżące monitorowanie postępów. Modele produkcji a APICS Centralne narzędzia APICS (np. MRP, MPS, S&OP) pojawiają się we wszystkich modelach produkcyjnych. Zatem każdy z nich, czy to MTS, czy ATO, MTO i ETO, jest zakorzeniony w tej koncepcji, ale kładzie nacisk na inne jej elementy. Przykładowo, w modelu Make to Stock kluczowe znaczenie ma precyzja planowania taktycznego (S&OP) i operacyjnego (MRP). Wszystko po to, by uniknąć nadmiernych zapasów. Z kolei w Engineer to Order największe wyzwanie leży w zarządzaniu poziomem strategicznym i wykonawczym. Dlaczego? Ponieważ każdy projekt jest unikalny. Współczesny system ERP integruje te wszystkie poziomy i stanowi niezastąpione narzędzie do efektywnego zarządzania produkcją w ramach każdego z modeli. Przegląd modeli produkcji Make to Stock (MTS) – Produkcja na magazyn Make to Stock (MTS), czyli produkcja na magazyn, to najbardziej tradycyjny model, w którym produkty wytwarza się na podstawie prognoz popytu, a następnie magazynuje – już gotow do wysyłki. Kluczowym celem jest tu skrócenie czasu realizacji zamówienia do minimum, co ma bezpośredni wpływ na zadowolenie klienta. Charakterystyka i zastosowanie: Wytwarzanie produktów standardowych o wysokim, przewidywalnym popycie. Główny nacisk na wydajność i skalę produkcji. Kluczowe wyzwanie to precyzyjne prognozowanie popytu, aby uniknąć nadmiernych zapasów lub ich braku. Typowe branże: spożywcza, chemiczna, odzieżowa (produkcja masowa), elektronika użytkowa. Planowanie APICS: głównym narzędziem jest MPS (Master Production Schedule) oparty na prognozie popytu. Produkcja jest inicjowana przewidywanym zapotrzebowaniem, a MRP wylicza potrzeby materiałowe. Jak ERP wspiera MTS? System ERP jest tu niezbędnym narzędziem. Moduł planowania produkcji (MRP) automatycznie generuje zlecenia produkcyjne na podstawie prognoz i bieżących stanów magazynowych. Umożliwia monitorowanie stanów magazynowych w czasie rzeczywistym, co pozwala na szybką reakcję w przypadku nieoczekiwanych zmian popytu. Assembly to Order (ATO) – Montaż na zamówienie Model Assembly to Order (ATO) jest hybrydą pomiędzy produkcją na magazyn a produkcją na zamówienie. W tym przypadku firma produkuje i magazynuje komponenty oraz podzespoły, a ich finalny montaż odbywa się dopiero po otrzymaniu zamówienia od klienta. Daje to możliwość pewnego stopnia personalizacji produktu bez konieczności długiego oczekiwania. Charakterystyka i zastosowanie: Kluczowe zalety: równowaga między szybkością realizacji a możliwością personalizacji. Zarządzanie zapasami koncentruje się na komponentach, a nie na produktach gotowych. Typowe branże: przemysł samochodowy (konfiguracja pojazdów), komputery (składanie na zamówienie), meble modułowe. Planowanie APICS: komponenty są produkowane/magazynowane wg prognozy (MTS), a finalny montaż odbywa się pod konkretne zamówienie (MTO). APICS rekomenduje utrzymywanie w MPS poziomu komponentów/modułów, a nie wyrobów gotowych oraz szybkie planowanie montażu końcowego pod zamówienie (Final Assembly Schedule – FAS). Jak ERP wspiera ATO? System ERP w modelu ATO musi zarządzać złożoną strukturą produktu (BOM – Bill of Materials). Dzięki konfiguratorowi produktu klient może wybrać pożądane opcje, a system automatycznie generuje listę komponentów do montażu. ERP śledzi dostępność poszczególnych podzespołów i automatycznie rezerwuje je pod konkretne zamówienie. Make to Order (MTO) – Produkcja na zamówienie Model Make to Order (MTO) polega na produkcji wyrobu dopiero po złożeniu zamówienia przez klienta. Jest to strategia stosowana w przypadku produktów unikalnych lub o niskim, nieregularnym popycie. Firma nie trzyma zapasów gotowych wyrobów. Charakterystyka i zastosowanie: Dłuższy czas realizacji zamówienia, ale pełne dostosowanie do potrzeb klienta. Brak ryzyka gromadzenia zapasów gotowych wyrobów. Kluczowe wyzwanie to efektywne zarządzanie łańcuchem dostaw i terminami produkcji. Typowe branże: przemysł maszynowy, produkcja mebli na wymiar, specjalistyczne urządzenia medyczne. APICS zaleca: krótsze planowanie MPS (często MPS obejmuje tylko kluczowe komponenty lub moce produkcyjne). MRP działa bardziej „na żądanie” – materiał jest zamawiany pod konkretne zlecenie. Jak ERP wspiera MTO? W przypadku MTO system ERP odgrywa kluczową rolę w zarządzaniu całym cyklem zamówienia – od zapytania ofertowego, przez planowanie produkcji, aż po wysyłkę. Moduły planowania i harmonogramowania (APS) umożliwiają optymalne wykorzystanie zasobów, a moduły kontroli jakości i dokumentacji zapewniają, że każdy etap produkcji jest zgodny z wymaganiami klienta. Engineer to Order (ETO) – Projektowanie na zamówienie Engineer to Order (ETO) to najbardziej zaawansowany i skomplikowany model, w którym zarówno projektowanie, jak i produkcja produktu są realizowane od podstaw po otrzymaniu zamówienia. Każde zlecenie jest unikalnym projektem, co wymaga ścisłej współpracy z klientem na wszystkich etapach. Charakterystyka i zastosowanie: Krótki lub nieistniejący cykl życia produktu. Wysoka personalizacja i złożoność produktu. Bardzo długi czas realizacji zamówienia ze względu na etap projektowy. Typowe branże: budowa statków, instalacje przemysłowe, budownictwo, zaawansowane maszyny specjalistyczne. APICS skupia się na zarządzaniu projektami (PM) i integracji z MRP/ERP w fazie realizacji. Planowanie bardziej przypomina zarządzanie portfelem projektów niż klasyczny MPS. Jak ERP wspiera ETO? W modelu ETO system ERP musi zintegrować zarządzanie projektem z procesami produkcyjnymi. Kluczowe są moduły zarządzania projektami, które pozwalają na śledzenie postępów, alokację zasobów, zarządzanie budżetem i harmonogramem. System wspiera również inżynierię, pozwalając na tworzenie i zarządzanie dokumentacją techniczną (CAD/CAM) oraz powiązanie jej z procesem produkcyjnym. Wybór odpowiedniego modelu produkcji jest strategiczną decyzją, która ma bezpośredni wpływ na konkurencyjność firmy. Jednak niezależnie od tego, na jaki model firma się zdecyduje, nowoczesny system ERP dla produkcji, taki jak BPSC ERP, umożliwi efektywne zarządzanie, optymalizację procesów i precyzyjne planowanie.

BPSC

03 wrzesień 2025

Modele-produkcji-a-system-ERP.-Jak-dostosować-strategię-do-rynku