Sukces we Wdrożeniu Systemu ERP - Metodyka i Zarządzanie Projektem

Sukces we Wdrożeniu Systemu ERP – Metodyka i Zarządzanie Projektem

Realistyczne oczekiwania

Jasność i otwartość to fundament, na którym powinien opierać się każdy dostawca systemów zintegrowanych. Niezależnie od specyfiki procesów biznesowych w firmie, uczciwość wobec klienta musi być zachowana przez cały czas współpracy. Zanim ERP zostanie uruchomiony, kluczowe jest przeprowadzenie spotkań z ekspertami od potencjalnego dostawcy. Ich zadaniem jest dogłębne zrozumienie działalności firmy oraz pokazanie, w jaki sposób ich system może wspierać i usprawniać codzienną pracę przedsiębiorstwa.

Priorytetyzacja jest następnym krokiem, który należy uwzględnić przy wdrażaniu systemu ERP. Życie często opisuje się jako szereg wyborów, a w kontekście implementacji systemu zintegrowanego ta zasada znajduje pełne zastosowanie. Realizacja określonych celów wdrożeniowych wiąże się z konkretnym nakładem finansowym. Przydzielając priorytety celom, a najlepiej konkretnym obszarom wraz z zadaniami, można skupić się na osiągnięciu tych najistotniejszych, odkładając mniej ważne na później. Takie podejście nie tylko pozwala na głębsze poznanie standardowych funkcjonalności wybranego systemu, unikając jednocześnie zbyt skomplikowanych dostosowań, ale również otwiera drogę do oszczędności w zakładanym budżecie wdrożeniowym. Zastosowanie zasady Pareto, czyli skoncentrowanie się na tych 20% działań, które przyniosą 80% wartości, może znacząco przyspieszyć uzyskanie korzyści z nowego systemu ERP. Następnie, już z solidną bazą, firma może kontynuować dopracowywanie i optymalizację wdrożonego rozwiązania.

Przewodnik: Jak unikać pułapek w projektach ERP?

W dzisiejszym dynamicznie rozwijającym się świecie biznesu, znaczenie czerpania wiedzy z doświadczeń, zarówno własnych, jak i obcych, jest nie do przecenienia. Literatura biznesowa obfituje w dzieła dotyczące uczenia się, adaptacji organizacji do zmieniającego się otoczenia oraz idei ciągłego doskonalenia, które są kluczowe w procesie implementacji systemów ERP. Sukces wdrażania takiego systemu zależy od wielu czynników, nie tylko w fazie implementacji, ale już na etapie przygotowań. Wybór odpowiedniego modelu współpracy z dostawcą to dopiero początek. Istnieje kilka kluczowych zasad, wywodzących się ze zwinnych metodologii tworzenia oprogramowania, które, uzupełnione ponad 30-letnim doświadczeniem BPSC w pracy z niemal 300 przedsiębiorstwami, kształtują jakość i efektywność wdrożenia systemu zintegrowanego, jakim jest BPSC ERP.

Priorytet ludzi nad procesami: Zaangażowanie i motywacja zespołu projektowego są fundamentem sukcesu. Bez zrozumienia i akceptacji celów projektu przez użytkowników końcowych, każdy system jest skazany na porażkę. Kluczowe jest więc budowanie relacji i współpracy, które umożliwiają osiągnięcie zamierzonych rezultatów.

Funkcjonalność nad dokumentacją: Dokumentacja jest ważna, ale nie powinna dominować nad działaniem systemu. Dynamiczne środowisko biznesowe wymaga elastyczności i gotowości do adaptacji, co oznacza, że dokumentacja, choć niezbędna, nie może hamować postępu projektu. Praktyczna użyteczność i efektywność rozwiązania są nadrzędne.

Współpraca nad negocjacjami: Budowanie trwałych i opartych na zaufaniu relacji z klientem jest kluczowe. W polskich realiach biznesowych, gdzie sceptycyzm często dominuje, ważne jest wyjście poza schematy i stawianie na otwartą komunikację oraz budowanie partnerstwa długoterminowego, zamiast skupiania się na rygorystycznych warunkach umów.

Elastyczność nad sztywnym planowaniem: Ścisłe trzymanie się pierwotnego planu w obliczu zmieniającej się rzeczywistości biznesowej może być przeszkodą. System klasy ERP, ze względu na swoją złożoność i mnogość dostępnych funkcji, wymaga otwartości na zmiany i dostosowanie do aktualnych potrzeb. Planowanie jest ważne, ale musi iść w parze z gotowością do modyfikacji i adaptacji, co pozwala na optymalizację wykorzystania zasobów i efektywne korzystanie z systemu.

Takie podejście do wdrażania systemów ERP nie tylko zwiększa szanse na sukces, ale także pozwala na budowanie trwałej wartości i konkurencyjności firmy w zmieniającym się świecie biznesu.

Co tworzy doskonałe wdrożenie ERP? Bo idealnego nie ma!

Wizja perfekcyjnego wprowadzenia ERP-a jest często uważana za cel osiągalny tylko w świecie teorii i idealnych założeń. Taki bezbłędny projekt mógłby się udać wyłącznie w przedsiębiorstwie z nieograniczonymi funduszami, które dodatkowo planuje rozpoczęcie budowy nowej fabryki. Mimo że taki obraz może wydawać się nieosiągalny, nie oznacza to, że każde wdrożenie lub aktualizacja systemu zarządczego jest skazana na niepowodzenie. Analogia do kręgosłupa ma na celu podkreślenie, jak bardzo software jest niezbędny do zarządzania kluczowymi procesami informacyjnymi w firmie. To podkreśla, że proces wdrożenia zbliżony do ideału, choć wymagający, jest możliwy do zrealizowania pod pewnymi warunkami.

Klient ma wyraźnie określone cele, które chce osiągnąć dzięki wybranemu oprogramowaniu ERP.
Klient jest świadomy metodologii wdrożenia i wyznacza osoby z pełnymi uprawnieniami do podejmowania decyzji biznesowych dotyczących projektowanego rozwiązania.
Dostawca od samego początku jest całkowicie otwarty w procesie sprzedaży aż do momentu uruchomienia systemu, co buduje zaufanie klienta.
Zespoły po obu stronach są w pełni zaangażowane i świadome nakładu czasu wymaganego do pracy.
Harmonogram prac i zadania są planowane wspólnie przez przedstawicieli dostawcy i klienta w określonych ramach czasowych.
Po każdym etapie pracy, zespoły wspólnie omawiają, co się udało, a co wymaga zmiany, by proces był jeszcze lepszy, wprowadzając te ulepszenia w następnych iteracjach.
Projektem kieruje zasada maksymalizacji standardowych możliwości oprogramowania, szukając dopasowania do specyficznych potrzeb tylko, gdy jest to efektywne po uruchomieniu systemu.
Cele i zadania w poszczególnych etapach wdrożenia są ustalane wspólnie, co ułatwia szacowanie wymaganej pracy.
Wdrożenie ma wyznaczone ramy czasowe i budżet, ale szczegółowe wykorzystanie środków jest dostosowywane do bieżących potrzeb i priorytetów.
Zespół wdrożeniowy ze strony dostawcy jest stabilny i zapewnia wsparcie dla określonej grupy klientów przez cały proces, uzupełniając zespół wsparcia produktu dostępnego od momentu podpisania umowy.

Przeczytaj również:

ERP

Cyfrowy duet dla przemysłu mięsnego

Branża mięsna to bardzo wymagający sektor przemysłu. Producenci każdego dnia mierzą się z szeregiem wyzwań – od rygorystycznych przepisów sanitarnych po presję terminów dostaw i konieczność zarządzania produktem o krótkim terminie przydatności. Odpowiedzią na te wyzwania jest nie tylko doskonała organizacja, ale przede wszystkim nowoczesne narzędzia cyfrowe, w tym zintegrowany duet: system ERP w chmurze i platforma Prodaso. Wyścig z czasem, czyli z czym mierzy się przemysł mięsny? Codzienność producentów to nieustanny wyścig z czasem, dyktowany krótkim terminem przydatności produktów, który wymaga błyskawicznego przetwarzania i dystrybucji. Dodatkowo przedsiębiorstwa produkcyjne muszą sprostać rygorystycznym przepisom. Ich fundamentem jest pełna identyfikowalność produktu. To oznacza, że każdy kawałek mięsa musi być śledzony od „farmy do widelca”. Do tego dochodzą wahania popytu i konieczność zarządzania odpadami – zarówno z przyczyn biznesowych, jak i ekologicznych. W takim środowisku liczy się elastyczność i precyzja, a sukces zależy od sprawnego zarządzania wszystkimi procesami. Kluczowe wyzwania branży Pełna identyfikowalność produktu. Konieczność śledzenia każdego kawałka mięsa, od miejsca pochodzenia zwierzęcia, przez etapy uboju, rozbioru, przetwórstwa, aż po finalny produkt. Wymagają tego zarówno przepisy, jak i konsumenci. Krótki termin przydatności. Szybkie procesowanie i dystrybucja są podstawą działalności i wymagają precyzyjnego planowania produkcji i logistyki. Rygorystyczne przepisy. Konieczność przestrzegania norm HACCP, IFS, BRC i wielu innych. W praktyce oznacza to prowadzenie szczegółowej dokumentacji i kontroli jakości na każdym etapie. Zarządzanie odpadami i utylizacja. Odpowiednia utylizacja odpadów jest nie tylko wymogiem prawnym, ale i kluczowym elementem efektywności biznesowej oraz dbałości o środowisko. Wahania popytu. Zmienność zamówień wymaga elastyczności produkcji i sprawnego dostosowywania się do potrzeb rynku. System ERP w chmurze. Kontrola i przejrzystość procesów System ERP (Enterprise Resource Planning), a w szczególności ten dostępny w modelu chmurowym, stanowi kręgosłup zarządzania w firmie z branży mięsnej. Pozwala on na zintegrowanie wszystkich procesów biznesowych – od zamówień i zakupów, przez produkcję, magazyn, po sprzedaż i finanse. Zobaczmy na przykładzie systemu dla produkcji BPSC ERP, jak tego typu narzędzie pomaga organizować i optymalizować funkcjonowanie przedsiębiorstwa w branży mięsnej. BPSC ERP zapewnia: Pełną identyfikowalność produktu i jego zgodność z przepisami. System nie tylko śledzi każdą partię surowca, ale także wspiera systemy jakościowe, takie jak HACCP, rejestrując dane w punktach krytycznych i kontrolując limity. „Księga wyrobów” zapewnia dostęp do danych o produkcji, zużyciu surowców i badaniach laboratoryjnych w jednym miejscu, a moduł „Rejestr zwierząt” spełnia wymogi ARMiR, co gwarantuje bezproblemowe przejście kontroli. Efektywne zarządzanie recepturami i produkcją. Moduł „Receptury” automatyzuje zarządzanie procesami produkcyjnymi i rozbiorowymi. Tworzy on bazę wiedzy o składnikach, stratach technologicznych i przepływach, umożliwiając kalkulację cen produktów w oparciu o bieżące dane. Elastyczny moduł „Planowanie” analizuje zamówienia i zapasy, aby na ich podstawie tworzyć optymalne plany produkcji. Zarządzanie partiami i terminami ważności. System dba o to, by produkty z najkrótszym terminem przydatności były wydawane w pierwszej kolejności (zasada FIFO/FEFO), co znacząco redukuje odpady. Wyjaśniając: First In, First Out (Pierwsze weszło, pierwsze wyszło) to zasada mówiąca o tym, że towary, które jako pierwsze trafiły do magazynu, powinny zostać jako pierwsze z niego wydane. Natomiast First Expired, First Out (Pierwsze straciło ważność, pierwsze wyszło) jest zasadą bardziej rygorystyczną i opiera się na tym, że towary z najbliższą datą ważności powinny zostać wydane w pierwszej kolejności, niezależnie od tego, kiedy trafiły do magazynu. Dostępność, elastyczność i skalowalność. ERP w chmurze jest dostępny z każdego miejsca, w którym przedsiębiorca ma dostęp do Internetu. To oznacza, że pracownicy mogą zarządzać procesami produkcyjnymi, sprawdzać stany magazynowe czy analizować zamówienia zarówno z biura, jak i z hali produkcyjnej czy nawet w podróży. Dane są synchronizowane w czasie rzeczywistym, co zapewnia spójność i aktualność informacji. Dodatkowo w okresach zwiększonego zapotrzebowania, np. w szczycie sezonu, firma może szybko zwiększyć moc obliczeniową systemu, a gdy popyt spadnie – równie łatwo ją zmniejszyć. Dzięki temu przedsiębiorstwo płaci tylko za te zasoby, których faktycznie używa, co przekłada się na optymalizację kosztów operacyjnych. Bezpieczeństwo, niezawodność, aktualność. Dostawcy usług chmurowych, tacy jak Forterro Polska, zapewniają najwyższe standardy bezpieczeństwa danych. Kopie zapasowe, szyfrowanie oraz stały monitoring systemów chronią firmę przed utratą danych, awariami sprzętu czy atakami hakerów. To wszystko bez konieczności zatrudniania wyspecjalizowanych informatyków. Wszelkie aktualizacje i nowe funkcjonalności są automatycznie wdrażane przez dostawcę, bez przestojów w pracy. Firma zawsze korzysta z najnowszej wersji oprogramowania, która jest zgodna z bieżącymi przepisami i najlepszymi praktykami rynkowymi. Prodaso. Sztuczna Inteligencja w produkcji Czasem sam ERP w chmurze to jednak za mało, by w pełni kontrolować proces produkcji. Jak to możliwe? Wiele firm wciąż boryka się z tym, że dostaje rozproszone informacje z hali produkcyjnej, ponieważ maszyny od różnych producentów mają odmienne interfejsy i języki. Te problemy rozwiązuje platforma Prodaso. Jest to system, który uzupełnia ERP o wszystkie istotne dane pochodzące bezpośrednio z hali produkcyjnej, pozyskiwane za pomocą inteligentnych modułów IoT. Prodaso integruje się z modułem MRP, odpowiedzialnym za planowanie zapotrzebowania materiałowego. Dzięki temu informacje o produkcji, zużyciu surowców i postępach w realizacji zleceń trafiają automatycznie do systemu ERP, co umożliwia precyzyjne planowanie produkcji i zarządzanie materiałami. Prodaso zbiera dane z każdej maszyny w hali produkcyjnej, niezależnie od jej wieku i producenta. Nawet starsze, analogowe urządzenia mogą zostać zdigitalizowane i włączone do cyfrowego ekosystemu firmy. Dwukierunkowa komunikacja z ERP zapewnia pełną aktualność danych, natychmiastową aktualizację planów produkcyjnych oraz błyskawiczną reakcję na nieprzewidziane zdarzenia. BPSC ERP w chmurze i sztuczna inteligencja w produkcji, czyli platforma Prodaso, tworzą unikalny cyfrowy ekosystem, który przenosi proces produkcji mięsnej na wyższy poziom. Podnosi efektywność działań, zapewnia najwyższą jakość produktów i pomaga utrzymać przewagę nad konkurencją. Warto po niego sięgnąć.

BPSC

21 listopad 2025