Planowanie_-rejestracja-i-rozliczanie-czasu-pracy-pracowników-w-systemie-ERP

Planowanie, rejestracja i rozliczanie czasu pracy pracowników w systemie ERP

Planowanie i rozliczanie czasu pracy pracowników często stanowi nie lada wyzwanie dla pracodawcy, zwłaszcza w obliczu nieustannie zmieniających się przepisów prawa pracy. Moduł do planowania i rozliczania czasu pracy pracowników w Macrologic ERP nie tylko zapewnia zgodność z prawem, ale także pozwala na automatyzację całego procesu. Minimalizacja nadgodzin, unikanie błędów czy sprawniejsze przekazywanie danych do działu HRto tylko niektóre z korzyści.

Moduł Macrologic ERP dedykowany grafikowaniu czasu pracy dzieli się na dwie części. Pierwsza pozwala na planowanie czasu pracy pracowników, natomiast druga służy do rejestracji czasu pracy oraz jego rozliczania. Rozwiązanie to sprawdza się między innymi tam, gdzie pracodawca musi zaplanować pracę wielu pracowników, pracę brygad pracowniczych, pracę na zmiany lub w systemie równoważnym, czy prace sezonowe.

Rozwiązanie dostępne jest z poziomu przeglądarki internetowej – nie trzeba instalować aplikacji i można z niego skorzystać praktycznie z dowolnego komputera z dostępem do Internetu

Planowanie czasu pracy

Zgodność z przepisami prawa pracy

Kluczową kwestią przy planowaniu czasu pracy pracowników jest przestrzeganie przepisów. Pracodawca jest zobowiązany do przedstawienia pracownikom grafiku najpóźniej na tydzień przez rozpoczęciem kolejnego miesiąca pracy. Dzięki naszemu rozwiązaniu nawet osoby bez szczegółowej znajomości przepisów prawa pracy będą w stanie ułożyć poprawne grafiki pracy dla swoich pracowników. System weryfikuje bowiem wprowadzane do niego dane pod kątem zgodności z aktualnymi przepisami i pozwala na zatwierdzenie jedynie tych planów pracy, które są z nimi zgodne.

System weryfikuje zgodność planów czasu pracy z aktualnymi przepisami prawa pracy i wskazuje potencjalne błędy

Za pomocą specjalnej funkcji „Weryfikuj”, można wykryć nieprawidłowości i ustalić czego konkretnie dotyczą. Może być to na przykład przekroczenie nominalnego czasu pracy dla danego okresu rozliczeniowego, miesięcznego godzinowego wymiaru pracy, dobowej normy pracy, czy zaplanowanie zbyt krótkiego okresu odpoczynku. Pozwala to uniknąć wielu, często kosztownych, błędów.

Wybór systemu czasu pracy

Równie istotna w procesie organizacji czasu pracy jest elastyczność., zarówno ze względu na możliwość planowania czasu pracy w różnych systemach pracy, jak i pod kątem wyboru samego sposobu układania grafików.

Istnieje możliwość wyboru podstawowego lub równoważnego lub systemu pracy

Osoba planująca czas pracy ma do wyboru:

  • podstawowy system pracy (8 godzin pracy na dobę i 40 godzin pracy na tydzień),
  • równoważny system pracy (np. gdy pracownicy pracują na 12-godzinne zmiany),
  • przerywany system pracy (przerwa w pracy nie zalicza się do czasu pracy i nie może być dłuższa niż 5 godzin, system obsługuje w tym wypadku niepłatne przerwy w pracy).

System pilnuje, by zachowane były normy czasu pracy, wymiar etatu, okres rozliczeniowy oraz odpoczynek dobowy i tygodniowy, przewidziane prawem pracy dla każdego z obsługiwanych systemów pracy. Pozwala to uniknąć powstawania niepotrzebnych nadgodzin. Ponadto system uwzględnia zaplanowane urlopy oraz różne, przewidziane prawem, okresy zasiłkowe, w tym okres chorobowy. Możliwe jest też zaplanowanie niepłatnej przerwy w czasie pracy przewidzianej przepisami.

System umożliwia automatyzację planowania czasu pracy

Automatyzacja

Podczas układania grafików pracy można skorzystać z predefiniowanych przez system „kafelków”, określających czas pracy poszczególnych pracowników. Można także wprowadzać modyfikacje, samodzielnie wpisując liczbę godzin pracy. System sprzyja automatyzacji całego procesu układania planów czasu pracy dzięki możliwości kopiowania grafików pracy na innych pracowników czy łączeniu pracowników w brygady i przypisywaniu każdemu z członków takiego samego harmonogramu pracy. Możliwe jest także delegowanie pracownika do pracy w innym zespole pod zwierzchnictwem innego przełożonego. A wszystko to można zrobić wykorzystując dowolną przeglądarkę internetową, która umożliwia dostęp do naszego modułu do planowania czasu pracy. Gotowe harmonogramy można też wyeksportować do arkusza MS Excel i wydrukować.

Układanie grafików pracy możliwe jest z poziomu przeglądarki internetowej

Planowanie czasu pracy może odbywać się w okresach miesięcznych, kwartalnych i rocznych. Pomaga to w szczególności planować czas pracy w branżach, gdzie występuje sezonowość.

Zmiany w planie czasu pracy

Co ciekawe, kiedy grafik zostaje ułożony, dział kadr zamyka planowanie czasu pracy na dany miesiąc. W razie konieczności zmiany zamkniętego już planu pracy, niezbędne jest wprowadzenie korekty do grafiku oraz podanie jej przyczyn.

Rejestracja czasu pracy

Zaplanowane na dany miesiąc grafiki pracy są następnie wykonywane przez pracowników, a system pozwala na rejestrację czasu pracy i weryfikację realizacji planu pracy.

Możliwe są trzy sposoby rejestracji czasu pracy:

  • importowanie danych z czytników RCP do rejestracji czasu pracy (od zewnętrznych dostawców),
  • automatyczna rejestracja wykonania zaplanowanego grafiku,
  • ręczne rejestrowanie wykonania planu pracy.

Przełożony ma ponadto możliwość odnotowania w systemie niespodziewanej nieobecności danego pracownika i ewentualnego wskazania jej przyczyny.

Rejestracja czasu pracy może opierać się o dowolne czytniki RCP do rejestracji czasu pracy

Marginesy czasowe

System pozwala na rejestrację czasu pracy z zachowaniem określonych przez przełożonego marginesów czasowych. Na przykład system może uznać za punktualne rozpoczęcie pracy z 15 minutowym opóźnieniem. System może także dopuszczać określone, na przykład o 10 minut, przedłużenie czasu pracy nie kwalifikując go jednocześnie jako nadgodziny.

Rozliczanie czasu pracy

Przekazywanie informacji do działu kadr i płac

Rejestrowany przez system czas pracy poszczególnych pracowników jest następnie rozliczany, a uzyskane w jego wyniku informacje są na bieżąco przekazywane do działu kadr i płac, co ułatwia naliczanie wynagrodzeń czy uwzględnianie nieobecności pracowników.

System umożliwia szybkie przekazywanie realnych danych o czasie pracy poszczególnych pracowników do działu kadr i płac i ułatwia naliczanie wynagrodzeń

System może rozliczać czas pracy na podstawie wielu różnych składników. W rezultacie może między innymi wykazać nadgodziny dobowe i średniotygodniowe czy też pracę w weekendy lub w nocy. Jest to szczególnie istotne przy określaniu wynagrodzenia, jakie pracownik powinien otrzymać za dodatkowy czas pracy. Podkreślić trzeba, że system wykonuje kwalifikację nadgodzin automatycznie, w zgodzie z zasadami przewidzianymi prawem pracy.

Wnioski pracownicze i polecenia pracy

Informacje o realizacji grafików są również wykorzystywane do rozliczania wniosków pracowniczych o odbiór nadgodzin czy pracę w godzinach nadliczbowych. Pracownicy mają możliwość złożenia poprzez Portal HR wniosków o pracę w godzinach nadliczbowych oraz o odbiór nadgodzin, a także wniosku o udzielenie czasu wolnego. W przypadku wniosku o udzielenie czasu wolnego pracownicy muszą zadeklarować, kiedy mogą odpracować swoją nieobecność.

Pracownicy mają możliwość zgłaszania wniosków o odbiór nadgodzin czy udzielenie czasu wolnego

Z kolei przełożony ma możliwość skierowania do poszczególnych pracowników polecenia pracy w godzinach nadliczbowych oraz polecenia odbioru nadgodzin. Umożliwia to między innymi eliminację płatnych nadgodzin i lepsze rozdysponowanie czasu pracy pracowników i dopasowanie grafików do aktualnych potrzeb zakładu pracy.

System daje także możliwość takiego skonstruowania grafika pracy, aby dopuszczał on powstawanie nadgodzin jedynie wówczas, gdy pracownik złoży wiosek o pracę w godzinach nadliczbowych lub polecenie takiej pracy zostanie wydane pracownikowi przez przełożonego. System można też skonfigurować tak, aby pracownik miał możliwość odbierania powstających nadgodzin w uzgodnionym z przełożonym terminie.

Analizy i raporty

System do planowania, rejestracji i rozliczania czasu pracowników pozwala na tworzenie raportów, zawierających między innymi przewidywane nadgodziny. Ułatwia to zarządzanie czasem pracy pracowników, ale także planowanie budżetu na wynagrodzenia. Na podstawie raportów przełożeni mogą także analizować przyczyny powstawania nadgodzin oraz lokalizować stanowiska i działy, w których najczęściej one powstają. Raporty pomagają także ustalić, jaki okres generuje w firmie najwięcej nadgodzin. Z pewnością przyczynia się to do lepszej organizacji pracy i zarządzania pracownikami.

Korzyści i funkcje

Planowanie czasu pracy w systemach ERP Macrologic ERP jest zautomatyzowane, intuicyjne i elastyczne. Pozwala na zaplanowanie grafików pracy pracowników w zgodzie z aktualnie obowiązującymi przepisami prawa i na ich sprawne rozliczanie. Ułatwia także przekazywanie do działu kadr informacji niezbędnych do prawidłowego naliczania wynagrodzeń.

Moduł planowania czasu pracy w systemach ERP ma wiele praktycznych funkcjonalności i przynosi firmie różnorodne korzyści:

  • Zgodność grafików z przepisami prawa pracy.
  • Sprawna i szybka komunikacja i wymiana danych z działem kadr i płac.
  • Minimalizacja nadgodzin.
  • Automatyzacja procesu planowania pracy pracowników.
  • Delegowanie pracowników do innej pracy.
  • Udostępnianie planów pracy pracownikom.
  • Obsługa równoważnego systemu czasu pracy.
  • Obsługa zmianowego systemu pracy.
  • Łączenie pracowników w brygady i planowanie pracy całych brygad.
  • Dostęp do modułu z poziomu przeglądarki internetowej.
  • Uwzględnienie nieobecności pracowników (urlopy, okresy zasiłkowe, chorobowe itp.).
  • Integracja z czytnikami RCP do rejestracji czasu pracy.
  • Obsługa wniosków o pracę w godzinach nadliczbowych, odbiór nadgodzin i udzielenie czasu wolnego.
  • Obsługa polecenia pracy w godzinach nadliczbowych i polecenia odbioru nadgodzin.
  • Generowanie raportów.
  • Obsługa dodatkowych, niepłatnych przerw w pracy.
  • Usprawnienie naliczania wynagrodzeń pracowników.

Komentarze (0)

Napisz komentarz

Nie ma tutaj jeszcze żadnego komentarza, bądź pierwszy!

Napisz komentarz
Dodaj komentarz

Przeczytaj również:

Dzisiaj mała firma, jutro wielka logistyka. Jak Softlab WMS zmienia zasady gry?

Usprawnij działanie magazynu, a zbudujesz pozycję lidera w swojej branży Prowadzisz mały biznes i zastanawiasz się, dlaczego niektóre firmy rozwijają się błyskawicznie, a inne – mimo świetnych produktów i zaangażowania – ciągle zmagają się z codziennymi problemami operacyjnymi? Odpowiedź może kryć się w miejscu, którego znaczenie jest często niedoceniane – w magazynie. To właśnie on może być wąskim gardłem, które ogranicza tempo realizacji, zwiększa ryzyko pomyłek i generuje dodatkowe koszty logistyki, a więc i firmy. Kluczowe jest jednak to, jak ten magazyn wykorzystujesz. Niezależnie od tego, czy zarządzasz niewielką przestrzenią magazynową, czy dużym centrum logistycznym – nie powierzchnia decyduje o efektywności, ale sposób, w jaki ją organizujesz. Dlatego warto się na chwilę zatrzymać i przemyśleć: Co by się stało, gdyby Twój magazyn działał sprawnie? Wyobraź sobie sytuację, w której Twoi pracownicy dokładnie wiedzą, gdzie znajduje się każdy produkt. Zamówienia są kompletowane szybko i bezbłędnie. Poziomy zapasów są optymalne – bez nadmiarów i niedoborów. Klienci otrzymują swoje zamówienia na czas (ale szybciej niż u konkurencji), a Ty masz pełny wgląd w to, co dzieje się w Twoim magazynie. Dodatkowo oszczędzasz dziesiątki tysięcy złotych rocznie. To nie jest wizja przyszłości – to rzeczywistość wielu firm, które wdrożyły system Softlab WMS. Co sprawia, że rozwiązanie WMS od Asseco jest tak skuteczne? Przede wszystkim jest elastyczne i skalowalne – zostało zaprojektowane z myślą nie tylko o dużych przedsiębiorstwach, ale także o mniejszych firmach, które myślą odważnie i chcą się rozwijać. Bo każdy biznes, który dziś dominuje rynek, kiedyś zaczynał od małego zaplecza i wielkich ambicji. WMS tylko dla dużych? Nic bardziej mylnego. W rozmowach z mniejszymi firmami często słyszymy: „System WMS? Chyba nie dla mnie, to zbyt skomplikowane.” „Pewnie drogie i czasochłonne rozwiązanie…” „My mamy wszystko w Excelu i jakoś to działa.” „Nie mamy na to ludzi ani czasu.” Ale kiedy pokazujemy, jak WMS może usprawnić pracę, przyspieszyć obsługę zamówień i uporządkować przepływ towarów w magazynie – pojawia się cisza. A potem pytanie: „Dlaczego nie zrobiliśmy tego wcześniej?”. Kiedy Twój magazyn staje się przeszkodą w rozwoju Niewielkie przedsiębiorstwa, szczególnie te związane z e-commerce, mierzą się z licznymi problemami w obszarze magazynowania i logistyki: „Według systemu mamy jeszcze 3 sztuki, ale gdzie one są?” – brak kontroli nad lokalizacją towarów. Czasochłonne manualne procesy przyjęcia i wydania towaru. Ręczne wystawianie dokumentów, w tym wysyłkowych etykiet kurierskich. Uzależnienie od wiedzy i doświadczenia konkretnych pracowników. Trudności w szybkim wdrażaniu nowych osób do pracy, szczególnie podczas zwiększonej sprzedaży sezonowej. Konieczność nadrabiania zaległości w weekendy lub na tygodniu po godzinach pracy. Ograniczone możliwości zwiększenia skali działalności. Dlaczego mała firma powinna postawić na system WMS? Automatyzacja, która uwalnia potencjał Softlab WMS to nie tylko oprogramowanie – to strategiczny partner Twojego biznesu: Inteligentne przyjęcie towaru – system podpowiada, gdzie najlepiej umieścić produkty. Kompletacja bez stresu – zoptymalizowane trasy zbierania minimalizują dystans i czas zbiórki. Koniec z ręcznym wypisywaniem listów przewozowych – automatyczna integracja z firmami kurierskimi, etykiety drukują się same. Pełna kontrola nad zapasami – wiesz dokładnie, co masz i gdzie to jest, w każdej chwili. Mądrzejsze wykorzystanie przestrzeni – bo każdy metr kwadratowy powinien pracować na Twój zysk. Oszczędności, które można policzyć Softlab WMS to inwestycja, która się zwraca: Mniej zmarnowanego czasu na szukanie produktów. Niższe koszty osobowe przy większej wydajności. Brak nadgodzin i dodatkowych prac w weekendy. Redukcja kosztownych pomyłek wysyłkowych. Ograniczenie zużycia papieru. Lepsza rotacja towaru = mniej zamrożonego kapitału. Optymalizacja zarządzania przestrzenią magazynową. Uniezależnienie od czynnika ludzkiego System Softlab WMS przejmuje odpowiedzialność za procesy, które wcześniej wymagały doświadczenia i wiedzy pracowników: System sam wskazuje, gdzie umieścić towar i skąd go pobrać. Nie ma potrzeby pamiętania lokalizacji setek produktów, sztucznego dzielenia magazynu na obszary zarządzane przez przypisane do nich grupy magazynierów. Tworzy polecenia zbiórek i sprawuje kontrolę nad procesami kompletacji, sortowania czy pakowania. Dba o odpowiednie poziomy towarów w miejscach kompletacji. Koniec z notatkami na kartkach i chaotycznymi arkuszami Excel. Dzięki temu firmy mogą zatrudniać np. pracowników tymczasowych, którzy szybko osiągają wysoką efektywność. Jak pokazuje praktyka z jednego z wdrożeń, nowy pracownik wyposażony w skaner już pierwszego dnia osiąga 80% możliwości doświadczonego magazyniera, a po 2-3 dniach pracuje tak wydajnie jak osoby z wielomiesięcznym stażem. Kontrola z każdego miejsca na świecie System Softlab WMS działa w chmurze – logujesz się z biura, domu albo z plaży. Sprawdzasz raporty. Monitorujesz stany magazynowe. Analizujesz pracę zespołu w czasie rzeczywistym. To mobilność i elastyczność, na które zasługujesz – bez względu na wielkość Twojej firmy. Liczby mówią same za siebie W jednej z firm korzystających z systemu Softlab WMS: Liczba miesięcznie realizowanych zamówień wzrosła ponad czterokrotnie (z 700 do 3000). Czas kompletacji skrócił się średnio o 40%. Liczba błędów przy wysyłkach spadła niemal do zera. Zmniejszono liczbę pracowników. Przyczyniło się to do oszczędności rzędu 100 tys. zł rocznie. Block Quote WMS GO – idealne rozwiązanie dla rosnącej firmy Dla mniejszych przedsiębiorstw szczególnie atrakcyjne jest rozwiązanie WMS GO – prekonfigurowana wersja systemu Softlab WMS, która: Wdraża się szybciej – nawet w 2 miesiące łącznie ze szkoleniami. Nie generuje dużych kosztów – bo wiemy, jak ważna jest kontrola budżetu w małej firmie. Zawiera gotową dokumentację wraz z instrukcją użytkownika – wiesz dokładnie za co płacisz i co dostajesz. Posiada sprawdzone w dziesiątkach firm funkcje i procesy, które działają od pierwszego dnia. Daje się łatwo dostosować do specyfiki Twojego biznesu. Co najważniejsze, system WMS GO jest w pełni skalowalny – rośnie wraz z Twoją firmą. Nie wymaga kompletnej wymiany przy ekspansji biznesu, a niekiedy jedynie rozszerzenia o dodatkowe funkcjonalności. Jest częścią całego ekosystemu ERP by Asseco, co gwarantuje płynną integrację z innymi modułami w przyszłości. Bezpieczeństwo i integracja na najwyższym poziomie Nowoczesny biznes wymaga nowoczesnych zabezpieczeń: Szyfrowanie danych chroni Twoje informacje biznesowe. Instalacja w chmurze zabezpiecza przed awariami sprzętu i nieuprawnionym dostępem do bazy danych. Dzięki dedykowanemu API oraz Businesslink możliwa jest integracja z innymi systemami ERP oraz wieloma firmami kurierskimi. Softlab WMS – Twój plan na rozwój! Czy Twoja firma jest gotowa działać szybciej, sprawniej i bardziej profesjonalnie? Zadbaj o to, co masz najcenniejszego – o czas, klientów, pracowników – i pozwól technologii pracować dla Ciebie. Z Softlab WMS zyskujesz porządek, przewagę i pełną kontrolę nad magazynem – bez względu na to, czy zatrudniasz 10, czy 100 czy 1 000 osób. Bo w e-commerce nie wygrywają najwięksi. Wygrywają najlepiej zorganizowani! Chcesz zobaczyć, jak to działa w praktyce? Zostaw kontakt – odezwiemy się i pokażemy Ci, jak wygląda nowoczesny magazyn z WMS na pokładzie.
Dzisiaj mała firma, jutro wielka logistyka. Jak Softlab WMS zmienia zasady gry
Logo firmy Asseco Business Solutions
zweryfikowano

5/5(2 głosów)

Asseco Business Solutions

Rozwój bez ograniczeń #genius #anywhere #paperless


Softlab ERP
+3
Lubelskie
1000 osób
Zobacz profil
Branża
Automotive, Biura rachunkowe, eCommerce, Meblarska, Metalurgiczna, Produkcyjna, Spożywcza FMCG, Transportowa
Opis
Asseco Business Solutions to jeden z czołowych dostawców systemów ERP w Polsce. Firma powstała z połączenia spółek zajmujących się rozwiązaniami IT dla przedsiębiorstw i może poszczycić się 30 latami doświadczenia....
rozwiń