Zdjęcie

Najlepsze praktyki dla wdrożenia polskiej lokalizacji w D365 i ich dopasowanie do wymogów grupy kapitałowej – cz. 3

Część 3. Realizacja wymogów polskiej lokalizacji na środowisku produkcyjnym

Po zakończonej fazie wdrożeniowej nadchodzi kluczowy moment – go-live. To czas, gdy działania podjęte podczas analizy i konfiguracji systemu zostają wystawione na próbę w rzeczywistym środowisku biznesowym. Dobre praktyki przedstawione poniżej pomogą zapewnić stabilność działania systemu, zgodność z polskimi przepisami i grupowymi procesami.

Migracja danych i ich weryfikacja

Sprawna migracja danych oraz ich weryfikacja to fundament skutecznego uruchomienia systemu. W przypadku polskiej lokalizacji szczególną uwagę należy zwrócić na dane wspierające procesy podatkowe i raportowe.

Przykłady danych krytycznych:

  • dane firmy wykorzystywane w deklaracjach podatkowych (NIP, adres),
  • adresy, numery NIP, grupy podatkowe na kartotekach dostawców i odbiorców,
  • dane przypisane do właściwych urzędów skarbowych,
  • sprawdzenie kluczowych parametrów dla polskiej lokalizacji takich jak import kursów NBP czy funkcjonalności dla korekt sprzedaży.

Organizacja pracy w fazie utrzymania systemu

Kontynuacja dobrych praktyk z fazy wdrożeniowej pozwala zachować wysoką jakość działania systemu również po go-live. Kluczowe jest efektywne zarządzanie zgłoszeniami serwisowymi i bieżącymi potrzebami użytkowników.

Najlepsze praktyki:

  • wybierz system zgłoszeń z automatycznym nadawaniem priorytetów – np. zgłoszenie dotyczące deklaracji VAT powinno mieć wyższy priorytet niż prośba o zmianę szablonu księgowania,
  • zdefiniuj kto może składać zgłoszenia – wszyscy użytkownicy czy tylko wybrane osoby kluczowe?
  • określ format zgłoszeń, wymagane załączniki oraz czasy reakcji i odpowiedzialności zespołu wsparcia,
  • automatyzuj procesy – przypisywanie zadań, wysyłkę powiadomień, eskalacje.
  • rozdziel zgłoszenia na:
    • błędy (wymagające natychmiastowego działania),
    • pytania i potrzeby szkoleniowe (do realizacji w ramach wsparcia użytkownika).

Proaktywna weryfikacja danych i raportów

Nie czekaj na ostatnią chwilę z przygotowaniem dokumentacji podatkowej. Błędy w raportach to nie tylko ryzyko kar, ale również opóźnienia w procesach.

Co warto zrobić z wyprzedzeniem:

  • sprawdź kompletność i poprawność pliku JPK_V7 – zaplanuj czas na poprawki.
  • zweryfikuj pozostałe pliki JPK,
  • wystawiając fakturę sprzedaży po raz pierwszy – sprawdź dane na wydruku przed jej zaksięgowaniem.

Środowisko testowe i aktualizacje systemu

Utrzymuj środowisko testowe do weryfikacji zgłoszeń oraz testów zmian przed wdrożeniem na produkcję. Dla każdej aktualizacji systemu:

  • zapoznaj się z listą zmian opublikowaną przez Microsoft,
  • oceń ich wpływ na parametryzację lokalizacji polskiej,
  • przetestuj kluczowe procesy przed uruchomieniem nowej wersji.

Monitorowanie zmian prawnych

System ERP musi dynamicznie dostosowywać się do zmieniającego się prawa. Dlatego:

  • aktywnie śledź zmiany przepisów (np. KSeF, JPK_CIT, JPK_KR),
  • angażuj zespół w identyfikację potencjalnych zmian w działaniu systemu,
  • korzystaj z dokumentacji i wniosków z fazy analizy – to Twoja mapa drogowa.

Podsumowanie

Efektywna komunikacja i sprawna realizacja zgłoszeń są kluczem do sukcesu operacyjnego po wdrożeniu systemu. Dzięki temu unikasz nieporozumień, skracasz czas reakcji i budujesz zaufanie użytkowników. Rozważ zastosowanie ankiety satysfakcji użytkowników, aby zbierać informacje zwrotne i stale podnosić jakość wsparcia.

Dobre zarządzanie zmianą pozwoli ograniczyć obawy użytkowników związane z nowym systemem i zapewni płynne przejście do nowego modelu pracy.

>> Część 2 przeczytasz [TUTAJ] <<

Komentarze (0)

Napisz komentarz

Nie ma tutaj jeszcze żadnego komentarza, bądź pierwszy!

Napisz komentarz
Dodaj komentarz

Przeczytaj również:

Korzyści z wdrożenia Microsoft D365 dla zespołu księgowego

Wdrożenie nowego systemu ERP, takiego jak Microsoft Dynamics 365, to z jednej strony duży projekt i dodatkowy nakład pracy, szczególnie dla działu księgowego i finansowego. Z drugiej jednak – to również szansa na automatyzację powtarzalnych procesów, poprawę spójności danych i oszczędność czasu w dłuższej perspektywie. Dlatego już od pierwszych etapów projektu warto akcentować realne korzyści, jakie nowe narzędzia przyniosą zespołowi. Poniżej przedstawiam dwa praktyczne przykłady funkcjonalności, które – z mojego doświadczenia – znacząco wspierają codzienną pracę księgowości: Automatyczne przeksięgowanie podatku VAT W wielu organizacjach księgowi po wygenerowaniu pliku JPK_V7M dokonują ręcznego przeksięgowania podatku należnego i naliczonego na konto podatku do rozliczenia. W skrócie uzgadniają saldo konta VAT z deklaracją VAT. W D365, przy zastosowaniu odpowiedniej parametryzacji, możliwe jest: automatyczne przeksięgowanie transakcji z kont VAT sprzedaży i zakupów na konto rozliczeniowe VAT, wskazanie konta urzędu skarbowego jako kontrahenta dla zaksięgowania zobowiązania/należności z tytułu podatku VAT, inicjowanie księgowania przez użytkownika – proces kontrolowany i automatyczny, zgodność salda konta rozliczeniowego z kwotą wykazaną w deklaracji, księgowanie zaokrągleń zgodnie z przepisami, możliwość księgowania korekt dla wskazanego okresu w VAT. Korzyści dla zespołu to oszczędność czasu (brak potrzeby ręcznego księgowania),zmniejszenie ryzyka błędów w ewidencji oraz spójność danych i zgodność z wymaganiami raportowymi. Wycena bilansowa należności i zobowiązań na koniec okresu D365 oferuje rozbudowaną funkcję bilansowej wyceny walutowej, która umożliwia: automatyczną wycenę otwartych pozycji (należności i zobowiązań) wg kursu NBP, przygotowanie raportu wstępnego przed zaksięgowaniem – możliwość weryfikacji danych i kursów walut, elastyczne parametryzowanie zakresu wyceny jak wybór konkretnej waluty lub wszystkich walut, wybór dat księgowania i daty kursu czy wybór kontrahentów, automatyczne odwrócenie wyceny w kolejnym miesiącu lub kontynuacja wyceny w kolejnym okresie, księgowanie zrealizowanych różnic kursowych przy rozliczeniu pozycji z płatnością z jednoczesnym wyksięgowaniem wyceny bilansowej, prezentacja wyników księgowania per transakcja dostawcy / odbiorcy. Korzyści dla zespołu to zgodność z przepisami ustawy, elastyczność i kontrola nad parametrami wyceny, a także automatyzacja z możliwością ręcznego nadzoru – idealny balans. Podsumowanie Z perspektywy działu księgowego system D365, wzbogacony o funkcje lokalizacji polskiej, to nie tylko nowe narzędzie – to szansa na automatyzację, poprawę jakości danych i ograniczenie ryzyka błędów. Warto od początku projektu wdrożeniowego pokazywać księgowym konkretne funkcjonalności, które odpowiadają na ich codzienne potrzeby.
Obrazek wyróżniający dla 'Korzyści z wdrożenia Microsoft D365 dla zespołu księgowego'

Microsoft Dynamics 365 Finance
+2
Mazowieckie
+1
37 osób
Zobacz profil
Branża
Biura rachunkowe, Dystrybucja, eCommerce, Medyczna, Produkcyjna, Sektor publiczny, Spożywcza FMCG, Transportowa, Usługi, Produkcja maszyn, Cyfrowa transformacja przedsiębiorstw
Opis
7F Technology Partners to zaufany partner Microsoftu, specjalizujący się we wdrożeniach Dynamics 365 F&O i Business Central. Łączymy doświadczenie, technologię i pasję, aby dostarczać nowoczesne rozwiązania ERP, które wspierają rozwój i sukces naszych Klientów ...
rozwiń