Najlepsze praktyki dla wdrożenia polskiej lokalizacji w D365 i ich dopasowanie do wymogów grupy kapitałowej – cz. 3

Po zakończonej fazie wdrożeniowej nadchodzi kluczowy moment – go-live. To czas, gdy działania podjęte podczas analizy i konfiguracji systemu zostają wystawione na próbę w rzeczywistym środowisku biznesowym. Dobre praktyki przedstawione poniżej pomogą zapewnić stabilność działania systemu, zgodność z polskimi przepisami i grupowymi procesami.

Sprawna migracja danych oraz ich weryfikacja to fundament skutecznego uruchomienia systemu. W przypadku polskiej lokalizacji szczególną uwagę należy zwrócić na dane wspierające procesy podatkowe i raportowe.

Przykłady danych krytycznych:

• dane firmy wykorzystywane w deklaracjach podatkowych (NIP, adres),
• adresy, numery NIP, grupy podatkowe na kartotekach dostawców i odbiorców,
• dane przypisane do właściwych urzędów skarbowych,
• sprawdzenie kluczowych parametrów dla polskiej lokalizacji takich jak import kursów NBP czy funkcjonalności dla korekt sprzedaży.

Kontynuacja dobrych praktyk z fazy wdrożeniowej pozwala zachować wysoką jakość działania systemu również po go-live. Kluczowe jest efektywne zarządzanie zgłoszeniami serwisowymi i bieżącymi potrzebami użytkowników.

Najlepsze praktyki:

• wybierz system zgłoszeń z automatycznym nadawaniem priorytetów – np. zgłoszenie dotyczące deklaracji VAT powinno mieć wyższy priorytet niż prośba o zmianę szablonu księgowania,
• zdefiniuj kto może składać zgłoszenia – wszyscy użytkownicy czy tylko wybrane osoby kluczowe?
• określ format zgłoszeń, wymagane załączniki oraz czasy reakcji i odpowiedzialności zespołu wsparcia,
• automatyzuj procesy – przypisywanie zadań, wysyłkę powiadomień, eskalacje.
• rozdziel zgłoszenia na:
  • błędy (wymagające natychmiastowego działania),
  • pytania i potrzeby szkoleniowe (do realizacji w ramach wsparcia użytkownika).

Nie czekaj na ostatnią chwilę z przygotowaniem dokumentacji podatkowej. Błędy w raportach to nie tylko ryzyko kar, ale również opóźnienia w procesach.

Co warto zrobić z wyprzedzeniem:

• sprawdź kompletność i poprawność pliku JPK_V7 – zaplanuj czas na poprawki.
• zweryfikuj pozostałe pliki JPK,
• wystawiając fakturę sprzedaży po raz pierwszy – sprawdź dane na wydruku przed jej zaksięgowaniem.

Utrzymuj środowisko testowe do weryfikacji zgłoszeń oraz testów zmian przed wdrożeniem na produkcję. Dla każdej aktualizacji systemu:

• zapoznaj się z listą zmian opublikowaną przez Microsoft,
• oceń ich wpływ na parametryzację lokalizacji polskiej,
• przetestuj kluczowe procesy przed uruchomieniem nowej wersji.

System ERP musi dynamicznie dostosowywać się do zmieniającego się prawa. Dlatego:

• aktywnie śledź zmiany przepisów (np. KSeF, JPK_CIT, JPK_KR),
• angażuj zespół w identyfikację potencjalnych zmian w działaniu systemu,
• korzystaj z dokumentacji i wniosków z fazy analizy – to Twoja mapa drogowa.

Efektywna komunikacja i sprawna realizacja zgłoszeń są kluczem do sukcesu operacyjnego po wdrożeniu systemu. Dzięki temu unikasz nieporozumień, skracasz czas reakcji i budujesz zaufanie użytkowników. Rozważ zastosowanie ankiety satysfakcji użytkowników, aby zbierać informacje zwrotne i stale podnosić jakość wsparcia.

Dobre zarządzanie zmianą pozwoli ograniczyć obawy użytkowników związane z nowym systemem i zapewni płynne przejście do nowego modelu pracy.

>> Część 2 przeczytasz [TUTAJ] <<