Cyfrowa inwentaryzacja: koniec z papierologią, czas na realne oszczędności

Wielu firmom inwentaryzacja kojarzy się z wielotygodniowym okresem pełnym stresu i frustracji w środowisku pracy. W niniejszym artykule pokazujemy, jak można to zmienić i przekształcić ten proces w znacznie szybszy i w pełni zautomatyzowany.   Po wakacjach rozpocznie się Q4 – okres kojarzony z domykaniem budżetu i planowaniem strategii na kolejny rok. W działach finansowych i IT oznacza to również nieuchronne nadejście corocznej inwentaryzacji środków trwałych. Procesu kojarzonego z długim ślęczeniem nad wytartymi kodami kreskowymi oraz arkuszami kalkulacyjnymi.   Dlaczego tradycyjna inwentaryzacja nie działa?  Zastanówmy się, jak przebiega klasyczny proces inwentaryzacji w większości przedsiębiorstw. Zespół – często złożony z pracowników, którzy musieli oderwać się od swoich kluczowych obowiązków – wyrusza więc w teren z plikiem kartek lub ciężkim czytnikiem.  Wówczas zaczynają się schody związane z ręcznym przepisywaniem danych, brakującymi aktywami oraz tzw. “silosami informacyjnymi”. Spisywanie numerów seryjnych czy odczytywanie uszkodzonych etykiet pochłania setki roboczogodzin. To czas, za który firma płaci, a który jednocześnie nie generuje żadnej wartości dodanej. Co więcej, często oznacza to pracę po godzinach lub w weekendy.   Jak zautomatyzować proces inwentaryzacji?  Odpowiedzią na to pytanie nie jest zatrudnienie większej liczby osób do liczenia sprzętu. Tworzenie kolejnych, bardziej skomplikowanych makr w Excelu również nie jest najlepszym rozwiązaniem.   Aby znacząco przyspieszyć inwentaryzację, warto pomyśleć o intuicyjnym systemie do zarządzania majątkiem. Rozwiązanie to powinno być elastyczne – na przykład składać się z aplikacji desktopowej dla środowiska Windows oraz aplikacji mobilnej dla urządzeń z systemem Android lub iOS. Takim właśnie narzędziem do inwentaryzacji środków trwałych jest Evidei.  Dlaczego warto zainwestować w Evidei?  Evidei to elastyczne, wyspecjalizowane narzędzie, które z powodzeniem funkcjonuje jako rozszerzenie posiadanego już systemu ERP lub jako rozwiązanie całkowicie samodzielne. Oprócz wyżej wymienionych aplikacji, system składa się także z materiałów eksploatacyjnych oraz sprzętu niezbędnego do przeprowadzenia inwentaryzacji – terminali mobilnych i drukarki etykiet. Eliminacja ręcznego przepisywania danych umożliwia nawet trzykrotne przyspieszenie inwentaryzacji mienia.   System centralizuje informacje o środkach trwałych i aktywach. Umożliwia on między innymi:  Dodawanie zdjęć, akcesoriów, cen, numerów seryjnych i innych istotnych parametrów,   Pobieranie danych o nowym zakupie bezpośrednio z systemu księgowego,  Nadawanie składnikom majątku unikalnych identyfikatorów,   Przypisywanie majątku do konkretnego pracownika (osoby odpowiedzialnej materialnie) oraz wybranej lokalizacji,  Import zasobów bezpośrednio z arkuszy kalkulacyjnych bez konieczności wykupienia dodatkowej licencji – dzięki narzędziom Importowanie zasobów,  Przenoszenie środków trwałych wraz z ich kompletną strukturą, czyli całym drzewem lokalizacji,  Obsługę dowolnego formatu plików Excel dzięki elastycznemu mapowaniu kolumn z pliku do odpowiednich pól w systemie Evidei.  Tym samym cały cykl życia środków trwałych – od zakupu, przez naprawy, relokacje, aż po likwidację – jest śledzony i w pełni transparentny.  Kluczową zaletą jest fakt, że system Evidei współpracuje z technologią RFID (Radio-Frequency Identification). Co to oznacza w praktyce? Wyobraźmy sobie, że pracownik z czytnikiem wchodzi do biura lub na halę produkcyjną. W ciągu kilkunastu sekund, bez konieczności bezpośredniego skanowania każdego przedmiotu, system “zbiera” informacje o wszystkich oznaczonych środkach trwałych w pomieszczeniu. To znacząco oszczędza czas, szczególnie w logistyce i produkcji, gdzie inwentaryzacja dotyczy setek rozproszonych elementów.   Aby optymalnie dopasować się do infrastruktury przedsiębiorstwa, system dostępny jest w dwóch wariantach wdrożenia:  Evidei v.4 – nowoczesne rozwiązanie chmurowe (cloud),   Evidei v.3 – klasyczna wersja instalowana na serwerze klienta (on-premise).   Aplikacja desktopowa wykorzystuje sprawdzoną bazę danych w środowisku Microsoft SQL Server, co także gwarantuje bezpieczne przechowywanie informacji firmy. Evidei jest także ciągle aktualizowane w celu zoptymalizowania i zwiększenia ogólnej wydajności. Dzięki temu znacząco przyspieszono proces generowania inwentaryzacji dla bardzo dużych zbiorów danych (rzędu np. 20 tysięcy środków trwałych).  Jak sporządzić poprawnie spis inwentarzowy?  Głównie w tym celu zaprojektowano aplikację mobilną Evidei. Proces ten polega na weryfikacji i zarejestrowaniu zgodności lub różnic w puli środków trwałych. Dokonuje się tego poprzez porównanie oczekiwanego i rzeczywistego stanu oraz lokalizacji. Aplikacja umożliwia zmianę wymaganych pól i parametrów oraz sporządzenie notatek – zarówno wstępnie zdefiniowanych, jak i niestandardowych. Całe rozwiązanie powstało w oparciu o technologię kodów kreskowych (1D i 2D) oraz wspomniane znaczniki RFID.   Ponadto aplikacja została wyposażona w dedykowane funkcje, które stanowią odpowiedź na codzienne wyzwania:  Quick Check – funkcja umożliwiająca szybkie sprawdzenie konkretnego środka trwałego, wyposażenia pomieszczenia lub nawet całego budynku bez potrzeby uruchamiania pełnej inwentaryzacji. Pozwala to zatem błyskawicznie zweryfikować dane oraz zawartość wybranej lokalizacji.   Opcja radaru (Lokalizacja RFID) – funkcjonuje jako radar ułatwiający szybkie odnalezienie środka trwałego. Odbywa się to na podstawie analizy poziomu sygnału i zasięgu konkretnego taga, co w konsekwencji eliminuje ręczne przeszukiwanie przestrzeni.   Przejmij kontrolę nad majątkiem firmy  Podsumowując, z systemem Evidei inwentaryzacja staje się płynnym procesem, który zamyka się zaledwie w kilka dni, a nawet godzin. Oprogramowanie daje zarządowi pełną kontrolę i wiedzę o tym, czym realnie dysponuje przedsiębiorstwo.   Gotowy na inwentaryzację bez stresu i błędów? Poznaj szczegóły na stronie AG Consult i skontaktuj się, by sprawdzić funkcjonalność systemu w Twojej organizacji.