KSeF dla dużych przedsiębiorstw – jak się przygotować?

Jeden standard faktur i centralny system Ministerstwa Finansów do ich obsługi. Wprowadzenie obowiązku korzystania z KSeF bezpośrednio wpłynie na działalność operacyjną przedsiębiorstw.

Jak duża organizacja może przygotować się do tej rewolucji prawnej, jakim jest ksef?

Krajowy System e-Faktur (KSeF) działa od początku 2022 roku, a korzystanie z niego na razie jest dobrowolne. Docelowo jednak system ma być narzędziem, z którego będzie musiał korzystać każdy polski przedsiębiorca wystawiający faktury. Zgodnie z aktualnymi planami rządu, taka zmiana prawna ma obowiązywać od stycznia 2024 r.

Obowiązkowy KSeF przyniesie dwie zmiany o strategicznym znaczeniu dla firm. Pierwszą z nich jest dozwolony standard faktury – w myśl nowych przepisów przyjmie on formę faktury elektronicznej. Faktura ta zapisywana będzie w formacie XML i tworzona według ściśle określonego schematu (stąd mowa o fakturze ustrukturyzowanej).

Druga zmiana polega na tym, że każda faktura, aby stała się dokumentem księgowym, będzie musiała zostać wygenerowana przy użyciu KSeF. W ten sposób KSeF stanie się centralnym repozytorium wszystkich faktur wystawianych na terenie Polski. Ale też bramą, przez którą w czasie rzeczywistym realizowany będzie przepływ e-faktur między podmiotami gospodarczymi.

Bez wątpienia ta potężna nowelizacja prawa wymusi przebudowę procesów biznesowych w firmach. Zmianę w obszarze wystawiania faktur i wszystkich innych działaniach, które mają związek z ich obsługą. Przed dużym wyzwaniem staną szczególnie duże przedsiębiorstwa. Dlatego tak ważne w ich przypadku, jest odpowiednio wczesne przygotowanie organizacji na tego typu rewolucję. Czy istnieje uniwersalna recepta, żeby zrobić to bezboleśnie, krok po kroku?

KSeF: Kilka dróg do celu

W KSeF obsługa faktur dotyczy procesów sprzedaży (dokumentowania przychodów), zakupów oraz rozliczeń finansowych. Rozliczeń dotyczących dokumentowania kosztów, rozliczenia z kontrahentami i operacji księgowych. Te obszary działalności – pomimo różnych poziomów złożoności – są częścią każdej funkcjonującej na rynku firmy. Jednak sposób ich organizacji zależy od branży i modelu biznesowego, jaki przyjęło przedsiębiorstwo.

Jak wprowadzić zmiany w dużej firmie? Oto kilka uniwersalnych wskazówek:

Wyznacz grupę odpowiedzialną za przeprowadzenie zmiany

Przystosowanie firmy do KSeF to skomplikowana zmiana organizacyjna.  Warto rozpocząć ten proces od solidnego planu. Samo planowanie może być pułapką, jeśli nie jest ono oparte na sprawdzonych informacjach.

Dlatego powołaj w organizacji wewnętrzny zespół projektowy, który przygotuje zmianę i ją przeprowadzi. Ponieważ KSeF dotyczy kilku obszarów działalności, zespół projektowy powinien składać się z osób mających styczność ze wszystkimi tymi obszarami. 

Poznaj wymogi wynikające z przepisów

Obowiązkowy KSeF narzuci pewien rygor i wymogi w zakresie wystawiania faktur. Rozpoznanie zmian prawnych, jakie przynosi wdrożenie KSeF, jest kluczowe w całej operacji przygotowania firmy.

Z podobnymi sytuacjami przedsiębiorcy spotkali się w okresie poprzedzającym wdrożenie w Polsce RODO. Firmy musiały zaprojektować i zaadaptować swoje procesy biznesowe pod kątem zmian prawnych. A rozpoczęcie tych prac poprzedzało rozpoznanie, czym jest i na czym polega RODO. Dzięki temu łatwiej było zrozumieć, w jaki sposób przepisy będą wywierały wpływ na codzienną działalność w różnych punktach organizacji.

W dużych firmach dobrym rozwiązaniem może być przeprowadzenie wewnętrznych szkoleń z przepisów dotyczących KSeF. Szczególnie dla tych pracowników, którzy mają jakikolwiek udział w wystawianiu i obsłudze faktur, czyli:

• przygotowujących, akceptujących i wystawiających faktury sprzedaży;
• przesyłających faktury kontrahentom;
• wszystkich odbiorców faktur zakupowych;
• pracowników, którzy przekazują faktury do księgowości;
• pracowników z obszaru finansów i księgowości;
• wszystkich innych pracowników, którzy wykonują operacje na fakturach (np. w logistyce czy magazynach).

Co ważne, już na etapie szkoleń mogą pojawić się pytania, wątpliwości i wyzwania zgłaszane przez samych pracowników. Dlatego tak zaprojektuj spotkania szkoleniowe, aby przy ich okazji sporządzać listę pytań i wyzwań, którą można wykorzystać w kolejnych etapach przygotowań.

Zadbaj o analizę wymagań i identyfikację ryzyka

Po rozpoznaniu wymogów i źródeł ryzyka przyjdzie pora na szczegółową analizę wymagań Twojej organizacji. W efekcie tej pracy powstanie lista zadań do realizacji, czy to z pomocą wewnętrznych zasobów (np. działu IT), czy zewnętrznych partnerów (np. dostawców oprogramowania).

Czy na etapie analizy wymagań konieczne są konsultacje z kontrahentami?

Warto tu zaznaczyć kwestie wymiany faktur z otoczeniem przedsiębiorstwa. Zależnie od modelu biznesowego może się okazać, że konieczne jest ustalenie wspólnie z kontrahentami firmy sposobu wymiany ustrukturyzowanych e-faktur. KSeF może bowiem przynieść konieczność modyfikacji procesów wysyłania faktur do klientów.

Pamiętajmy, że wszystkie faktury będą docelowo generowane w KSeF, co oznacza, że kontrahent będzie mógł je samodzielnie pobierać bezpośrednio z KSeF (nawet w sposób w pełni zautomatyzowany). Może się także okazać, że po wygenerowaniu ustrukturyzowanych faktur w KSeF konieczne będzie ich wysyłanie do kontrahentów innymi kanałami komunikacji, np. ze względu na potrzebę dołączenia załączników. Wszystkie te kwestie warto ująć w analizie wymagań i ryzyka operacyjnego, aby dostroić procesy komunikacji z kontrahentami.

Wypracuj najlepsze rozwiązania z dostawcą oprogramowania

Nie da się dostosować dużej organizacji do obowiązków wynikających z KSeF bez modyfikacji oprogramowania obsługującego procesy biznesowe. Mając w ręku wyniki analiz wymagań, powinno się zestawić je z tym, co proponują dostawcy rozwiązań IT, z których firma korzysta na co dzień. Producenci oprogramowania biznesowego mogą być solidnym i inspirującym partnerem na etapie wdrażania zmiany. Warto od nich oczekiwać dostarczenia materiałów edukacyjnych na temat zmian prawnych oraz konsekwencji, jakie ze sobą niosą. Wsparcie merytoryczne może mieć postać różnego rodzaju materiałów poradnikowych, webinariów czy podcastów, w których eksperci omawiają najważniejsze zagadnienia oraz doradzają firmom najlepsze sposoby poradzenia sobie z nimi. Nie bez znaczenia jest także wsparcie techniczne (np. online lub za pośrednictwem infolinii), gdzie można uzyskać fachowe informacje, w jaki sposób w pełni wykorzystać dostarczane narzędzia.

To na tym etapie powinno się ostatecznie zatwierdzić m.in. to, w jaki sposób wersje systemów, z których korzysta firma, mają ze sobą współpracować. W tym miejscu także trzeba wypracować odpowiedź na to, jak po włączeniu w procesy biznesowe obowiązkowego KSeF będą zintegrowane te rozwiązania.

Ustal plan działania i jego realizację

Po zebraniu informacji od dostawców oprogramowania, można przyjąć plan wdrożenia zmiany. Powinien on koncentrować się na dwóch aspektach – terminarzu implementacji nowych funkcjonalności w oprogramowaniu oraz przysposabianiu pracowników do pracy w nowych realiach.

Warto, aby firma pomyślała nie tylko o szkoleniu użytkowników, ale także ustaliła procedury wdrażania nowych osób do pracy. To może być szczególnie istotne w firmach działających w modelu B2C, które posiadają wiele punktów sprzedaży.

Plan może także uwzględniać szeroko rozumianą komunikację z kontrahentami (potwierdzenie nowych zasad wymiany faktur, ewentualne modyfikacje zapisów w obowiązujących umowach, w których precyzyjnie uregulowane są kwestie związane z obiegiem faktur, identyfikowaniem dat ich wystawienia, terminów płatności, itd.).

Monitoruj ogłoszenia i plany ustawodawcy

W planowaniu adaptacji firmy do KSeF ważne jest nie tylko to, by przed końcem 2023 r. być gotowym na zmianę w przepisach, ale również, by na bieżąco śledzić ogłoszenia dotyczące zmian prawnych związanych z KSeF. Doświadczenie uczy, że zapowiedziane nowelizacje prawa nierzadko ulegają modyfikacjom, zanim jeszcze oficjalnie wejdą w życie. Pamiętajmy, że terminy wprowadzenia nowych obowiązków mogą jeszcze ulec zmianie, podobnie jak zapisy szczegółowe. Niewykluczone również, że ustawodawca wprowadzi na przykład jakieś okresy przejściowe, dając przedsiębiorcom więcej czasu na dostosowanie się do zmian.

Pamiętaj, że ze względu na różnorodność organizacji, nie ma jednej uniwersalnej drogi do sukcesu. Procesy zmiany mogą przebiegać gładko i „bezboleśnie”, o ile zostaną dobrze zaplanowane, a plan będzie uwzględniał różne czynniki ryzyka.