Jeden biznes w kilku punktach sprzedaży

Utrzymanie i aktualizacja platformy ecommerce, zarządzanie kilkoma POSami, magazynami, wysyłkami, płatnościami, zwrotami, a do tego obsługa klienta. To tylko część wyzwań, z którymi mierzą się właściciele biznesów online połączonymi z kilkoma stacjonarnymi oddziałami. Wybór odpowiedniego systemu ERP jest więc jednym z kluczowych aspektów prowadzenia tego rodzaju działalności.

Odpowiednio dobrany program umożliwia nie tylko prawidłowy obieg dokumentów kadrowo-księgowych, ale także usprawnia procesy sprzedażowe, logistyczne, finansowe i te związane z komunikacją z klientem. Jednocześnie utrzymanie systemu ERP i zapewnienie bezpieczeństwa danym firmowym, to kolejny obowiązek i koszt przedsiębiorcy. Dzięki technologii chmurowej możliwe jest jednak zminimalizowanie tych wydatków i ograniczenie ryzyka utraty danych do minimum. W case study ze współpracy z naszym klientem Gandalf opisujemy jakich jeszcze innych korzyści można upatrywać poprzez hosting systemu ERP w chmurze.

O naszym kliencie

Firma Gandalf to polski producent płytek ceramicznych, gresowych i różnego rodzaju dekoracji glazurniczych, głównie mozaik i listew dekoracyjnych. Jej historia jest wspaniałym przykładem determinacji i zaangażowania właścicieli w rozwój swojego biznesu. Firma powstała bowiem w 2004 roku, zajmując się ręczną produkcją mozaik ciętych na czwartym piętrze starej kamienicy. Dzisiaj, po dwudziestu latach działalności, jest to prężnie funkcjonujące przedsiębiorstwo z przychodem na poziomie 50 milionów i wciąż niesłabnącą aspiracją. Celem Gandalf jest zaznaczenie swojej obecności na rynkach zagranicznych, poprzez bycie największym importerem i producentem płytek w tej części Europy.

Przyglądając się działalności Gandalf, warto zwrócić uwagę na to, że jest ona producentem, a nie importerem towarów. W każdym aspekcie swojej działalności firma stawia na jakość produktów i usług.

Co interesujące, firma dostarcza swoje produkty zarówno do klienta detalicznego, jak i do segmentu B2B. Z grupami docelowymi komunikuje się za pomocą osobnych brandów. Sklep internetowy szklanemozaiki.pl posiada ofertę dla klienta detalicznego, natomiast Ceramica ILCOM i Ceramika Verde to marki skierowane do klienta B2B.

InsERT w chmurze dla ecommerce i POSów

Wraz z rozwojem działalności, firma Gandalf zdecydowała o stworzeniu sieci własnych punktów sprzedaży. Ta decyzja wiązała się z koniecznością udostępnienia systemu firmowego we wszystkich placówkach. Instalowanie systemu ERP na komputerach lokalnych w każdej lokalizacji byłoby problematyczne. Przede wszystkim wiązałoby się to z zakupem kilku licencji na oprogramowanie (minimum po jednej na każdy punkt sprzedaży). Dodatkowo, każdy z punktów pracowałby na swojej własnej bazie danych, co z kolei skomplikowałoby np. zarządzanie stanami magazynowymi między punktami i między punktami a magazynem głównym. Prowadzenie spójnej sprzedaży online i stacjonarnej w takim wydaniu stałoby się trudnym procesem logistycznym.

Hosting systemu w chmurze Itmation rozwiązał ten problem. Przede wszystkim:

Firma Gandalf mogła zdecydować się na jeden system ERP, który spełniał jej potrzeby w zakresie zarządzania i sklepem internetowym i punktami stacjonarnymi. W tym przypadku były to rozwiązania producenta InsERT. Dzięki sprawnej współpracy pomiędzy Itmation a partnerem wdrożeniowym, w kilka dni system ERP został zainstalowany na naszym środowisku wirtualnym. Nie było konieczności wizyt w każdym punkcie sprzedaży i instalowania osobno licencji na program ERP.
Po wdrożeniu systemu ERP zajęliśmy się konfiguracją dostępów do aplikacji. Wraz z firmą Gandalf ustaliliśmy poziom uprawnień użytkowników. W każdym punkcie sprzedaży pracownicy (oczywiście uprawnieni) mogli zacząć korzystać z jednego i tego samego programu ERP dzięki funkcji pulpitu zdalnego. Praca na tej samej bazie danych przyczyniła się do sprawnej współpracy pomiędzy rozproszonymi punktami sprzedaży.
Hosting oprogramowania InsERT w chmurze to mniej kosztowna opcja od utrzymywania własnych serwerów fizycznych. Trzeba pamiętać, że sam zakup serwera to nie wszystko. Wymaga on również serwisowania, monitorowania poprawności działania. Dzięki temu, że aplikacja ERP znalazła się w naszym środowisku wirtualnym, firma Gandalf nie musiała inwestować w infrastrukturę ani zatrudniać specjalistów, którzy znają się na jej funkcjonowaniu. Wszystko to zapewniliśmy jej w naszej abonamentowej usłudze, wraz z opcją zwiększenia zasobów. W przypadku gdy firma się rozwija, klient może niższym kosztem poszerzać zakres usługi, bez konieczności rozbudowywania po swojej stronie infrastruktury.
Dane biznesowe w chmurze Itmation są bezpieczniejsze niż na serwerze fizycznym. Nasze środowisko ma zapewnioną odpowiednią ochronę antywłamaniową, przeciwpożarową, antywirusową. Jesteśmy również przygotowani na sytuacje losowe, jak np. awarie zasilania. Chronimy biznes naszego klienta przed nieplanowanymi przestojami również dzięki regularnemu tworzeniu kopii zapasowych danych na osobne macierze dyskowe.
Nasz klient może liczyć na wsparcie techniczne w przypadku problemów z dostępem do aplikacji ERP. Administratorzy Itmation monitorują działanie serwerów, odpowiadają na związane z tym zgłoszenia i udzielają niezwłocznej pomocy.

Hosting systemu ERP w chmurze dla ecommerce

Jak z perspektywy kilku lat współpracy firma Gandalf ocenia naszą usługę?

Hosting w chmurze Itmation spełnił nasze wymagania odnośnie pracy rozproszonej w wielu lokalizacjach. System ERP od początku działał według naszych założeń. Czuliśmy się w pełni zaopiekowani w całym procesie. Również całą współpracę z Itmation oceniamy bardzo dobrze. Rozbudowa i opieka nad naszą siecią zawsze przebiega szybko, sprawnie, a sama jakość świadczonych usług jest na najwyższym poziomie.

Filip Mazur

Kierownik ds. sprzedaży , Gandalf

Podsumowanie

Zdaniem firmy Gandalf, korzystanie z technologii chmurowej jest niezbędne do skutecznego prowadzenia biznesu w oparciu o kilka lokalizacji. W tym przypadku istotne było utrzymanie jednolitej bazy danych i wymiany informacji pomimo bardzo rozproszonej sieci sprzedaży, ułatwienie kontroli pracy poszczególnych punktów i optymalizacje w zakresie lepszego zarządzania stanami magazynowymi rozrzuconymi po całej Polsce. Cieszymy się, że dzięki utrzymaniu systemu InsERT w chmurze udało nam się spełnić te wymagania, jak i zapewnić wiele innych, wymiernych finansowo korzyści.

Szukasz rozwiązania, które poprawi procesy biznesowe związane z prowadzeniem kilku punktów sprzedaży lub sklepu online? Napisz do nas, by dowiedzieć się, jak usługi Itmation mogą wesprzeć Twoją działalność.

Przeczytaj również:

Chmura ERP

Serwer w chmurze dla biura rachunkowego –poznaj zalety rozwiązania w chmurze

Biura rachunkowe pracują dziś na ogromnej liczbie danych: dokumentach księgowych, plikach JPK, deklaracjach, bazach klientów, korespondencji, raportach czy zestawieniach finansowych. W tradycyjnym modelu wszystkie te zasoby przechowuje się lokalnie – na serwerze stojącym w biurze, wymagającym regularnych kopii zapasowych, aktualizacji, konserwacji oraz zabezpieczeń. W praktyce oznacza to koszty, ryzyko awarii i konieczność posiadania osoby odpowiedzialnej za utrzymanie infrastruktury. Nic więc dziwnego, że coraz więcej biur decyduje się na przeniesienie swoich środowisk do chmury. Serwer w chmurze pozwala pracować szybciej, bezpieczniej i bardziej elastycznie – niezależnie od liczby pracowników i lokalizacji firmy. Serwer w chmurze dla biura rachunkowego – najważniejsze zalety Przeniesienie środowiska księgowego do chmury to nie tylko kwestia wygody. To realna przewaga operacyjna i bezpieczeństwo, którego wymagają współczesne biura rachunkowe. Bezpieczeństwo danych na poziomie korporacyjnym Chmura oferuje zabezpieczenia niedostępne w standardowych serwerach lokalnych – m.in. szyfrowanie danych, zaawansowane systemy wykrywania zagrożeń, monitoring 24/7 czy regularne kopie zapasowe. Dzięki temu biuro rachunkowe zyskuje wysoki poziom ochrony przed utratą danych, włamaniami i awariami sprzętu. Praca zdalna bez ograniczeń Księgowi mogą pracować z dowolnego miejsca – z domu, u klienta czy w delegacji. Wystarczy komputer lub tablet z dostępem do internetu. To ogromna przewaga w branży, w której liczy się szybka reakcja oraz możliwość obsługi klientów z różnych regionów Polski. Zgodność z przepisami i archiwizacja Serwery chmurowe spełniają wymagania RODO oraz standardy dotyczące przetwarzania danych finansowych. Automatyczne backupy oraz możliwość odtworzenia danych z dowolnego dnia ułatwiają prowadzenie archiwów oraz kontrolę nad dokumentacją. Oszczędność czasu i kosztów W modelu lokalnym trzeba kupować sprzęt, opłacać jego serwis, wymieniać dyski, dbać o aktualizacje i bezpieczeństwo. W chmurze te obowiązki przechodzą na usługodawcę – biuro rachunkowe płaci tylko za zasoby, z których faktycznie korzysta. Wydajność systemów księgowych Programy takie jak Subiekt, Rachmistrz, Optima, enova365 działają w chmurze płynniej, szybciej i są stale aktualne. Nie ma problemu z przeciążonym serwerem, brakiem miejsca na dysku czy spowolnieniami. Skalowalność Biuro zatrudnia dodatkowego księgowego? Rośnie liczba klientów? W chmurze wystarczy zwiększyć zasoby – bez inwestycji w nowy sprzęt. To duża przewaga w branży, gdzie liczba użytkowników i obciążenie systemu mogą zmieniać się sezonowo (np. okresy rozliczeń). Jak wygląda migracja biura rachunkowego do chmury? Dobrze przeprowadzona migracja jest szybka i bezpieczna. Proces zwykle wygląda tak: Analiza potrzeb – określenie liczby użytkowników, oprogramowania księgowego i wymagań dotyczących mocy serwera. Przeniesienie danych – migracja baz, dokumentów, programów i ustawień. Testy – sprawdzenie działania programów księgowych w chmurze. Uruchomienie środowiska – nadanie dostępów pracownikom i konfiguracja uprawnień. Wsparcie techniczne – usługodawca zapewnia monitoring, aktualizacje i pomoc 24/7. Dzięki temu biura rachunkowe mogą przejść na pracę w chmurze bez przestojów i utrudnień. Kto najbardziej skorzysta na serwerze w chmurze? Z tego rozwiązania korzystają zarówno jednoosobowe biura, jak i duże zespoły obsługujące setki klientów. Najwięcej zyskują: biura pracujące na wielu programach księgowych, firmy z rozbudowanymi zespołami, podmioty obsługujące klientów z całej Polski, biura, które chcą zapewnić wysoki poziom bezpieczeństwa i zgodności z RODO, przedsiębiorstwa, które chcą uprościć koszty i procesy IT. Itmation – specjaliści od wdrożeń serwerów w chmurze dla biur rachunkowych Wśród firm wspierających biura rachunkowe w przechodzeniu do chmury szczególnie wyróżnia się Itmation – partner technologiczny, który od lat wdraża rozwiązania serwerowe dla księgowości. Itmation nie tylko przenosi programy takie jak Optima, Subiekt, enova365 czy Rachmistrz do bezpiecznej chmury, ale też dba o pełną konfigurację uprawnień, optymalizację środowiska oraz bieżące wsparcie użytkowników. Firma oferuje migrację „pod klucz” – od wstępnego audytu, przez przeniesienie danych, aż po szkolenie pracowników. Dzięki temu biura rachunkowe mogą bezpiecznie przejść na pracę w chmurze bez przestojów i ryzyka, a cała infrastruktura IT pozostaje pod stałą opieką specjalistów. Chmura jako naturalny kierunek dla księgowości Serwer w chmurze dla biura rachunkowego to rozwiązanie, które zwiększa niezawodność, bezpieczeństwo i wygodę pracy. Eliminując koszty infrastruktury, umożliwiając pracę zdalną i zapewniając zgodność z przepisami, chmura staje się standardem w nowoczesnej księgowości. Biura rachunkowe, które jeszcze nie korzystają z tego modelu, szybko dostrzegają korzyści po pierwszych testach – zarówno w codziennej pracy, jak i w obsłudze klientów. Jeśli księgowość ma działać szybciej, stabilniej i bez ryzyka, chmura jest najlepszym wyborem.

Itmation

10 grudzień 2025

Obrazek wyróżniający dla 'Serwer w chmurze dla biura rachunkowego –poznaj zalety rozwiązania w chmurze'