Jak uniknąć ERP-owych dramatów

Faktura za polisę ubezpieczeniową obejmuje dwanaście miesięcy. Roczna licencja została opłacona z góry. Kontrakt serwisowy zaczyna się w połowie miesiąca. W żadnym z tych przypadków data faktury nie przesądza o tym, w którym miesiącu koszt obciąży wynik finansowy. Przy kilkunastu dokumentach harmonogram da się prowadzić w arkuszu. Przy większej liczbie umów arkusz zaczyna pełnić rolę równoległego systemu finansowego, którego nikt nie audytuje. Revenue and expense deferrals to jedna z funkcjonalności wchodząca w skład Subscription billing w Microsoft Dynamics 365 Finance, obok Recurring contract billing i Multiple element revenue allocation. Tworzy harmonogram RMK bezpośrednio z dokumentu źródłowego i okresowo księguje odpisy na konto kosztów. Kiedy koszt z faktury nie jest kosztem tego miesiąca Ustawa o rachunkowości wskazuje, że czynnych rozliczeń międzyokresowych kosztów dokonuje się, jeżeli koszty dotyczą przyszłych okresów sprawozdawczych. Odpisy mogą następować stosownie do upływu czasu albo wielkości świadczeń, a przyjęty sposób rozliczenia powinien być uzasadniony charakterem kosztu. Dotyczy to między innymi ubezpieczeń opłaconych z góry, licencji i subskrypcji, abonamentów serwisowych, opłat członkowskich, najmu obejmującego kilka okresów oraz umów wsparcia. Praca zaczyna się przy prowadzeniu harmonogramu: comiesięczny odpis, pierwszy i ostatni niepełny miesiąc, korekty, uzgodnienie salda konta RMK z listą aktywnych harmonogramów. Kiedy harmonogram powstaje w Excelu, a księgowanie w Dynamics 365, każda zmiana dokumentu musi trafić w oba miejsca. Jak wygląda czynne RMK w Dynamics 365 Finance? Firma otrzymuje w styczniu fakturę za roczną polisę na 120 000 zł netto. Ochrona obowiązuje od 1 stycznia do 31 grudnia. W momencie zaksięgowania faktury: Wn konto czynnych RMK: 120 000 złMa konto rozrachunków z dostawcą: 120 000 zł W każdym miesiącu obowiązywania polisy: Wn koszt ubezpieczenia: 10 000 złMa konto czynnych RMK: 10 000 zł  Po dwunastu miesiącach saldo harmonogramu i saldo tej pozycji na koncie czynnych RMK wynoszą zero. Schemat wynika z konfiguracji, nie z ręcznie przygotowanego polecenia księgowania. Księgowa wskazuje pozycję faktury jako rozliczaną w czasie, wybiera szablon i określa okres obowiązywania, a system tworzy harmonogram z podziałem kwoty na okresy. Harmonogram powstaje z dokumentu źródłowego Harmonogramu nie zakłada się w systemie jako niezależnej tabeli, do której ktoś przepisuje dane z faktury. Powstaje on z dokumentu źródłowego, albo z harmonogramu fakturowania, a jego wartości mogą wynikać z ustawień domyślnych przypisanych do pozycji, kategorii lub typu transakcji. Natomast prowadząc harmonogram w arkuszu Excel zostaje on powiązany wyłącznie przez pamięć osoby, która go stworzyła. Konfiguracja rozkłada się na trzy poziomy Szablon rozliczenia definiuje częstotliwość (dziennie, miesięcznie albo według okresów obrachunkowych) oraz linie harmonogramu, z których każda ma typ i długość okresu. Linia może być rozpoznawana albo pominięta, co pozwala zbudować harmonogram z okresami bez odpisu. Osobno definiuje się szablony zdarzeniowe, w których odpis następuje po wystąpieniu zdarzenia zamiast z upływem czasu. To odrębny typ szablonu, z własną stroną konfiguracyjną i własną logiką alokacji: kwota wpisywana ręcznie, równa, procentowa, procent zaawansowania albo ilość. Parametry rozstrzygają to, co dotyczy całej firmy: czy kwota na okres ma być równa niezależnie od liczby dni w miesiącu, czy liczona dziennie; od kiedy zaczyna się rozliczanie (data transakcji, początek bieżącego miesiąca, początek następnego albo reguła piętnastego dnia); czy rabat idzie osobnym harmonogramem, czy razem z rozliczanym kosztem; czy księgowanie odbywa się metodą bilansową, czy wynikową. Wartości domyślne wiążą jedno z drugim i to na nich oszczędza się najwięcej czasu. Przypisuje się tu konta odroczenia i rozpoznania oraz szablony do pozycji, grupy pozycji, kategorii, klienta lub grupy klientów. Każdej takiej pozycji przypisuje się jeden szablon. Po wprowadzeniu dokumentu system proponuje wtedy gotowy sposób rozliczenia, a księgowy sprawdza daty, kwotę i okres świadczenia, zamiast wybierać konta i liczyć miesiące. Dla rocznej polisy wystarczy szablon miesięczny na dwanaście okresów. Dla licencji startującej w połowie miesiąca trzeba rozstrzygnąć, czy pierwszy i ostatni okres liczą się proporcjonalnie do liczby dni. To decyzja z zakresu polityki rachunkowości: system zastosuje przyjętą regułę konsekwentnie, ale nie rozstrzygnie, która jest prawidłowa.  Co z VAT i rozrachunkiem? Utworzenie harmonogramu nie dzieli faktury na dwanaście dokumentów. Faktura nadal tworzy rozrachunek w pełnej wartości, a rozliczeniu w czasie podlega księgowa wartość netto przypisana do kosztu. VAT i termin płatności obsługuje proces faktury; harmonogram steruje wyłącznie tym, kiedy kwota przechodzi z konta bilansowego na wynikowe. Co dzieje się przy korekcie? Dostawca koryguje cenę polisy, umowa zostaje rozwiązana przed terminem, okres świadczenia się skraca. W arkuszu trzeba wtedy ustalić, ile już rozliczono, jaka część korekty dotyczy okresów zamkniętych, jaka powinna zmienić przyszłe odpisy i jak uzgodnić nowe saldo z księgą. Dynamics 365 Finance pozwala zmodyfikować istniejący harmonogram, wskazując datę przeliczenia i nową datę końcową. Datą przeliczenia jest domyślnie początek najbliższego nierozpoznanego okresu. Miesięczne zamknięcie i uzgodnienie konta Zamknięcie oparte na arkuszu to eksport salda konta RMK, aktualizacja arkusza, ręczne obliczenie odpisów, przygotowanie polecenia księgowania, uzgodnienie salda i wyjaśnianie różnic. Po wdrożeniu harmonogramów sekwencja jest krótsza: przegląd nowych i zmienionych harmonogramów, propozycja rozpoznania za okres z datą graniczną, analiza wyjątków, zaksięgowanie odpisów, uzgodnienie sald z wartością pozostającą na harmonogramach. Rozpoznanie można uruchomić wsadowo, a dzienniki księgować automatycznie, co ogranicza ryzyko niespójności po ręcznych zmianach w zapisach. Na samo zamknięcie najmocniej wpływa możliwość uzgodnienia konta RMK z danymi analitycznymi z tego samego systemu. Księgowy widzi wartość początkową harmonogramów, kwotę rozpoznaną, wartość pozostającą, kwoty przypadające na przyszłe miesiące oraz pozycje, dla których rozpoznanie nie zostało zaksięgowane. Służy do tego raport salda odroczeń (Deferral balance). Kiedy to się opłaca i od czego zacząć?  Korzyść staje się wyraźna, gdy liczba harmonogramów rośnie, prowadzi je jedna osoba w rozbudowanym arkuszu, korekty wymagają ręcznego przeliczania przyszłych okresów albo różne spółki rozliczają te same koszty odmiennie. Wnioski  Dobrze skonfigurowane RMK dają więcej niż podzielenie faktury przez dwanaście: harmonogram powiązany z dokumentem, kontrolę dat, obsługę niepełnych okresów i korekt oraz uzgodnienie z księgą główną. Najtrwalszy efekt leży jednak poza samym pożegnaniem z Excelem: zasady rozliczania przenoszą się do systemu, w którym stosuje się je tak samo dla każdego dokumentu, niezależnie od tego, kto go wprowadził. Jeżeli wyjaśnienie salda RMK wymaga odnalezienia właściwej wersji arkusza i rozmowy z osobą, która go prowadzi, proces nie jest pod kontrolą księgi.