Jak usprawnić przepływ informacji w firmie? Poznaj 2 użyteczne funkcje

Znasz to uczucie bezradności, gdy intuicja mówi ci, że coś jest nie tak w biznesie, ale dopóki nie dotrą raporty, nie możesz podjąć decyzji? Albo tę niedogodność, gdy widzisz problem w liczbach, ale żeby na niego zareagować, musisz zamknąć arkusz Excela, zalogować się do systemu i błądzić przez dziesiątki ekranów? To nie jest kwestia złego systemu czy niedostatku kompetencji. To fundamentalny rozwód między światem danych a światem działania – rozwód, który kosztuje firmy więcej, niż są skłonne przyznać. Z artykułu dowiesz się: dlaczego dostęp do danych „sprzed trzech dni” może być gorszy niż ich brak, jak wygląda codzienność w organizacji, gdzie analiza i akcja są rozdzielone, co naprawdę oznacza „synergia” między Business Intelligence a systemem ERP, jak technologia może oddać kontrolę w ręce ludzi biznesu, nie tracąc bezpieczeństwa, jaką transformację przechodzą organizacje, gdy dostęp do danych przestaje być problemem, a staje się przewagą konkurencyjną. Gdy liczby milczą, choć powinny krzyczeć Siedzisz przed ekranem z kubkiem kawy, która zdążyła już wystygnąć. Przed tobą raport sprzedaży, który właśnie dotarł mailem. Kolorowe wykresy, starannie ułożone tabele. Ktoś włożył w to pracę – widać to po każdym procencie, każdej dziesiętnej po przecinku. Ale jest jeden problem. Raport dotyczy sprzedaży z poprzedniego tygodnia. A ty patrzysz na jeden konkretny słupek, który jest znacząco niższy niż pozostałe. Sprzedaż dla kluczowego klienta, którego zamówienia zawsze były stabilne, nagle spadła o czterdzieści procent. Twoja intuicja krzyczy, że coś jest nie tak. Może problem z płatnościami? Może klient zaczyna się rozglądać za konkurencją? A może po prostu zmienił się sezon i to naturalna fluktuacja? Nie wiesz. Nie możesz wiedzieć, bo liczby milczą. Pokazują ci przeszłość, ale nie dają kontekstu. Nie mówią ci, czy ten klient ma zaległe faktury, czy wykorzystał limit kredytowy, czy w ogóle jego branża ma teraz słabszy miesiąc. Chcesz sprawdzić. Zamykasz Excela, logujesz się do systemu ERP. Moduł CRM, potem finanse, potem magazyn. Każdy obszar to osobny ekran, osobne menu, osobne kliknięcia. Gdzieś po piętnastu minutach masz już połowę obrazu. Druga połowa wymaga telefonu do działu finansowego. Jest już po dziewiątej. Problem został zidentyfikowany o ósmej trzydzieści. Minęło pół godziny. W tym czasie powinieneś już zrozumieć przyczynę, podjąć decyzję o dalszych krokach, zlecić działania odpowiednim osobom. Ale nie mogłeś. Bo twoje narzędzia nie mówią twoim językiem. Gdy pilne oznacza „zostań po godzinach” Z kolei w dziale kontrolingu ktoś właśnie dostał wiadomość, która rujnuje piątkowe popołudnie. Zarząd potrzebuje pilnej analizy: sprzedaż w podziale na oddziały i kategorie produktów, kwartał trzeci, koniecznie przed końcem dnia. Ta osoba wie, co to oznacza. Eksport danych z ERP – pół godziny, przy odrobinie szczęścia. Oczyszczanie danych – kolejne dwadzieścia minut, bo zawsze są jakieś niespójności, duplikaty, brakujące wartości. Potem Excel, tabela przestawna, formatowanie, sprawdzanie sum kontrolnych. Jeśli szczęście dopisze, dwie, może trzy godziny pracy. To nie jest pierwsza taka sytuacja. Poprzednim razem był to podział według przedstawicieli handlowych. Wcześniej według regionów. Za każdym razem to samo: surowe dane, te same mechaniczne czynności, ten sam niekończący się Excel. I każdemu, kto pracował kiedyś jako analityk biznesowy, chodzi po głowie ta sama myśl: „Przecież te dane już są w systemie. Są aktualne, są poprawne, są połączone. Dlaczego muszę je wyciągać, żeby móc je zobaczyć?” Bo system nie został zaprojektowany z myślą o analizie. Został zaprojektowany z myślą o operacjach. Sprzedaż, fakturowanie, magazyn – wszystko działa. Ale gdy chcesz zobaczyć dane inaczej, z innej perspektywy, w innym układzie… musisz je wynieść poza system. Piątkowe popołudnie właśnie przestało być piątkowym popołudniem. Co łączy te dwie historie? Dyrektor handlowy i kontroler finansowy żyją w dwóch różnych światach, ale ich wyzwanie ma wspólne źródło. To rozwód między danymi a działaniem. Między informacją a kontekstem. Między systemem operacyjnym a narzędziami analitycznymi. W większości organizacji te dwa światy są rozdzielone. Dane żyją w systemie ERP – tam powstają, tam są przechowywane, tam są aktualizowane w czasie rzeczywistym. Ale analiza? Analiza odbywa się gdzie indziej. W arkuszach Excela, w narzędziach Business Intelligence „podpiętych” do systemu, w raportach generowanych raz na tydzień. Ta separacja ma konsekwencje głębsze niż tylko stracony czas. Po pierwsze, tworzy opóźnienie. Dane w ERP zmieniają się co sekundę – nowe zamówienie, nowa płatność, nowa wysyłka. Ale raport, który trafia na biurko menedżera, jest migawką z przeszłości. Może mieć dzień, może tydzień, ale zawsze jest już nieaktualny w momencie otwarcia. Po drugie, zabija kontekst. Liczba w Excelu to tylko liczba. Nie ma za nią przycisku „zobacz szczegóły”, „przejdź do kartoteki klienta”, „zmień limit kredytowy”. Widzisz problem, ale nie możesz na niego zareagować. Musisz zmienić narzędzie, zmienić kontekst, zmienić tryb pracy. Po trzecie, więzi ludzi w rolach, które nie odzwierciedlają ich prawdziwej wartości. Analitycy biznesowi – inteligentni, kompetentni ludzie, którzy powinni odkrywać trendy i budować strategie – spędzają większą część swojego czasu na eksportowaniu i oczyszczaniu danych. Menedżerowie, którzy powinni szybko podejmować decyzje, czekają w kolejce po raporty. A dział IT? Zespoły IT, pełne kompetentnych specjalistów, zostają uwięzione w niekończącym się strumieniu zgłoszeń. Każdy „prosty raport” trafia do ich kolejki, choć to nie jest prawdziwa praca IT – to symptom tego, że użytkownicy biznesowi nie mają odpowiednich narzędzi. Do tego dochodzi konieczność oceny, czy dany raport wymaga zaangażowania zewnętrznej firmy wdrożeniowej, co dodatkowo wydłuża proces i komplikuje planowanie. To nie jest problem technologiczny. To sposób, w jaki organizacje pracują z danymi, zakłada, że analiza jest czymś osobnym od działania. Że najpierw „oglądamy liczby”, a potem „robimy coś w systemie”. Ten podział był może sensowny dwadzieścia lat temu. Dziś jest anachronizmem, który kosztuje firmy fortunę w straconej efektywności i utraconych okazjach. Synergia: gdy system zaczyna myśleć twoim tokiem Wyobraź sobie inną rzeczywistość. Jest poniedziałek, 8:30. Otwierasz swoje centrum dowodzenia – kokpit zarządczy w systemie TRIVA, który agreguje wszystko, czego potrzebujesz. Sprzedaż, budżet, kluczowe wskaźniki, finanse, produkcja. Wszystko na jednym ekranie, wszystko aktualne na sekundę. Propozycja wizualizacji kokpitu 360o w systemie TRIVA Widzisz niepokojący sygnał – spadek w kluczowych wskaźnikach sprzedaży. Ale tym razem nie musisz domyślać się przyczyn. Z poziomu kokpitu przechodzisz do kolejnego kokpitu ze szczegółowymi danymi sprzedaży w rozbiciu na konkretnych kontrahentów. Natychmiast identyfikujesz źródło problemu: jeden z kluczowych klientów znacząco ograniczył zamówienia. Propozycja wizualizacji kokpitu „Sprzedaż kontrahentów – szczegółowo” w systemie TRIVA I widzisz problem: dwie faktury przeterminowane, łącznie czterdzieści pięć tysięcy złotych. Limit kredytowy niemal wyczerpany. Rozwiązanie jest na wyciągnięcie ręki. Stąd, z tego samego kokpitu, wysyłasz wiadomość do działu finansowego z pytaniem o możliwość zmiany limitu kredytowego. Odpowiedź przychodzi szybko – kilka minut, nie kilka godzin. Limit zostaje skorygowany, ty wracasz do pracy nad strategią wobec tego klienta. Od zobaczenia problemu do podjęcia akcji minęły minuty, nie godziny. To nie jest science fiction. To jest synergia Business Intelligence z systemem ERP. Gdy dane i działanie przestają być rozdzielone, a stają się jednym przepływem pracy. Co to właściwie znaczy „synergia”? To słowo jest nadużywane w marketingu technologicznym. Ale w kontekście TRIVA ma bardzo konkretne, trzypoziomowe znaczenie. Pierwszy poziom: czas rzeczywisty. Nie ma eksportów. Nie ma „odświeżania” danych. Kokpit Business Intelligence pokazuje dane bezpośrednio z bazy systemu ERP. Gdy magazynier potwierdza wysyłkę w systemie, dane są natychmiast dostępne w bazie. Po odświeżeniu widoku widzisz aktualny stan – bez opóźnień, bez eksportów, bez oczekiwania na „raport z wczoraj”. To nie jest „prawie” czas rzeczywisty. To jest czas rzeczywisty. Drugi poziom: zachowany kontekst. Dane w kokpicie nie są oderwanymi liczbami w próżni. Kiedy widzisz wskaźnik, który budzi twoje wątpliwości, możesz zbudować kokpit tak, aby każda informacja prowadziła cię do jej źródła. Chcesz zrozumieć, dlaczego sprzedaż w danym regionie spadła? Możesz przejść do listy kontrahentów i połączyć je z historią ich zamówień. Nie musisz zgadywać ani czekać na kolejny raport – dane źródłowe są na wyciągnięcie ręki, w naturalnym przepływie twojego myślenia. Trzeci poziom: akcja bez przełączania kontekstu. To jest prawdziwy przełom. Z poziomu kokpitu analitycznego możesz podejmować akcje biznesowe. Zmieniać limit kredytowy. Blokować sprzedaż. Wystawiać fakturę. Planować spotkanie. Nie wychodzisz z trybu analizy. Nie przełączasz się do „trybu operacyjnego”. Widzisz dane, rozumiesz sytuację, działasz – wszystko w jednym przepływie myśli i pracy. To jest właśnie synergia. Nie integracja, bo integracja to połączenie dwóch osobnych systemów. Synergia to jeden system, który myśli tak jak ty. Technologia low-code: oddać kontrolę, nie tracąc bezpieczeństwa Jest jeszcze jeden wymiar tej historii, równie ważny. Dotyczy tego, kto ma kontrolę nad narzędziami. W tradycyjnym modelu, gdy menedżer potrzebuje nowego raportu albo innego widoku danych, zgłasza to do działu IT. Dział IT ocenia zapotrzebowanie, umieszcza je w kolejce, planuje zmiany. Jeśli szczęście dopisze, nowy raport jest gotowy za dwa tygodnie. Jeśli nie – za dwa miesiące. Ten model ma jedną fundamentalną wadę: zabija spontaniczność analizy. Nie możesz zadać sobie pytania „co by było, gdyby…?” i od razu sprawdzić odpowiedzi. Musisz poczekać, aż ktoś zrobi ci narzędzie do sprawdzenia. W TRIVA ten model zmienia zasady gry, i to w sposób, który nie zagraża bezpieczeństwu danych. Kontroler finansowy, który dotychczas prosił IT o kolejne przeróbki raportów, teraz sam buduje kokpity dla swojego działu. Nie pisze ani linijki kodu. Przeciąga komponenty – wykres tutaj, tabela przestawna tam, panel filtrów z boku. Podpina dane z gotowej biblioteki wizualizacji. Ustawia rozmiary, kolory, zakresy. Testuje. Zapisuje. Udostępnia menedżerom. Czas na zbudowanie zaawansowanego kokpitu zarządczego, który agreguje dane ze sprzedaży, finansów i produkcji? Kilkanaście minut! Nie kilkanaście dni. Kilkanaście minut! Ale – i to jest kluczowe – nie może zobaczyć danych, do których nie ma uprawnień. Struktura bezpieczeństwa w TRIVA obowiązuje również w Business Intelligence. Dział IT nadal kontroluje, kto ma dostęp do jakich danych. Ale użytkownicy końcowi kontrolują, jak te dane są prezentowane i analizowane. To rozwiązuje konflikt, który od lat nęka organizacje: potrzeba elastyczności biznesowej kontra wymogi bezpieczeństwa IT. W TRIVA te dwa światy nie muszą ze sobą walczyć. Piątkowe popołudnie, wersja druga Wróćmy do kontrolera finansowego i jego piątkowego popołudnia pochłoniętego przez pracę nad raportem. W świecie TRIVA ta sama sytuacja wygląda inaczej. Zarząd prosi o pilną analizę: sprzedaż według oddziałów i kategorii produktów, kwartał trzeci. Kontroler otwiera swój kokpit analityczny. Przechodzi do kafelka „tabela przestawna” – narzędzia, które działa dokładnie jak w Excelu, ale operuje bezpośrednio na żywych danych ERP. Przeciąga wymiar „Oddział” do wierszy. Dodaje wymiar „Kategoria produktu” do kolumn. Ustawia miarę „Przychód netto”. Filtruje okres na Q3. Propozycja wizualizacji kokpitu „Analiza sprzedaży – tabela przestawna” w systemie TRIVA Wynik pojawia się natychmiast. Żadnych eksportów, żadnego oczyszczania danych, żadnych formuł. Dane są już czyste, są już połączone, są już aktualne. Kontroler może teraz udostępnić członkom zarządu bezpośredni dostęp do tego kokpitu. Nie muszą czekać na wiadomość z wynikami – dane są zawsze aktualne, zawsze dostępne, zawsze w tym samym miejscu.. Minęło pięć minut. Piątkowe popołudnie zostaje piątkowym popołudniem. To jednak nie koniec historii. Bo następnym razem, gdy zarząd będzie potrzebował podobnej analizy, kontroler nie będzie jej robił. Udostępni menedżerom kokpit z tą tabelą przestawną, z możliwością prowadzenia analiz według własnych wymagań. Będą mogli sami przekonfigurować wymiary, zmienić okres, dodać filtry, dostosować widok do swoich potrzeb. Kontroler przestaje być „działem raportowania”. Wraca do bycia tym, kim powinien być: analitykiem biznesowym, który identyfikuje trendy, testuje hipotezy, wspiera strategiczne decyzje firmy. Mobilność: dostęp do danych tam, gdzie podejmujesz decyzje Jest jeszcze jeden wymiar tej transformacji, który zmienia sposób, w jaki menedżerowie pracują poza biurem. Tradycyjnie analiza danych i działanie w systemie to dwie osobne rzeczywistości, szczególnie widoczne w pracy mobilnej. Możesz mieć aplikację do przeglądania raportów na telefonie, możesz otworzyć arkusz Excel. Ale gdy widzisz problem w danych, nie możesz od razu na niego zareagować. Trzeba zamknąć raport, otworzyć system ERP (jeśli w ogóle jest dostępny mobilnie), znaleźć odpowiedni moduł, wprowadzić zmiany. A często po prostu notujesz sobie „zrobić po powrocie do biura” i działasz na pamięci, polegając na doświadczeniu i – przyznajesz to sobie w duchu – trochę na intuicji. TRIVA zmienia tę sytuację przez dostęp mobilny do kokpitów. To nie jest „okrojona wersja mobilna” z trzema podstawowymi wskaźnikami. To pełnoprawny dostęp do tych samych analiz, które masz w biurze, dostosowany do pracy na mniejszym ekranie. Propozycja wizualizacji mobilnego kokpitu 360o w systemie TRIVA Co to oznacza w praktyce? Że decyzje biznesowe mogą być podejmowane tam, gdzie są potrzebne – nie tam, gdzie akurat stoi twój komputer. Spotkanie z klientem, który pyta o możliwość większej dostawy? Sprawdzasz stany magazynowe w kilka sekund, nie obiecujesz „oddzwonić z informacją”. Rozmowa z dostawcą o warunkach płatności? Masz przed oczami historię współpracy i bieżące zobowiązania. Zmienia się także psychologia pracy. Gdy wiesz, że masz dostęp do danych zawsze i wszędzie, podchodzisz do spotkań zewnętrznych z większą pewnością siebie. Nie musisz „przygotowywać się na każdy scenariusz”, bo jesteś przygotowany na wszystkie scenariusze – masz system w kieszeni. Transformacja organizacji: co się zmienia naprawdę Gdy organizacje wdrażają synergię Business Intelligence z kokpitami TRIVA, zmiany są głębsze niż tylko „szybszy dostęp do danych”. Menedżerowie odzyskują pełną kontrolę nad sytuacją. To uczucie niepewności, gdy intuicja podpowiada, że coś jest nie tak, ale brakuje twardych danych, żeby to potwierdzić – znika. Dane są zawsze. Są aktualne. Są kontekstowe. Decyzje przestają być „strzałami w ciemno”. Stają się reakcją na faktyczny stan rzeczy. Analitycy odzyskują czas i sens pracy. Przestają być „działem raportowania na telefon”. Wracają do prawdziwej analizy – identyfikowania trendów, testowania hipotez, odkrywania nieoczywistych zależności. Budują kokpity raz, udostępniają wielu. Automatyzują to, co powtarzalne. Skupiają się na tym, co strategiczne. Dział IT odzyskuje czas na prawdziwą pracę. Zgłoszenia typu „czy możesz dodać kolumnę do raportu?” przestają napływać, bo biznes sam może modyfikować swoje kokpity. IT zachowuje kontrolę nad tym, co naprawdę krytyczne – bezpieczeństwo danych, stabilność systemu, struktura uprawnień. Codzienne, operacyjne potrzeby raportowania obsługuje już biznes samodzielnie. A całej organizacji zmienia się kultura podejmowania decyzji. Gdy dane są dostępne, aktualne i łatwe w użyciu, ludzie zaczynają z nich korzystać. Rozmowy na spotkaniach przestają być oparte na „moim zdaniem” i „wydaje mi się”. Stają się oparte na „dane pokazują” i „trend wskazuje”. Intuicja i doświadczenie nie tracą znaczenia – wręcz przeciwnie, zyskują solidną podstawę faktów, która pozwala im działać skuteczniej. Zgodność z prawem: gdy regulacje przestają być przekleństwem Jest jeszcze jeden aspekt, o którym trzeba powiedzieć głośno, bo jest krytyczny dla polskiego rynku. System TRIVA, jako system ERP zaprojektowany dla polskich przedsiębiorstw, jest natywnie zgodny z regulacjami prawnymi, które dla wielu firm są źródłem bólu głowy. JPK-CIT, KSeF – to wszystko nie jest „dokładane” do systemu jako dodatek. To są funkcjonalności wbudowane w jego architekturę od podstaw. Co to oznacza w praktyce dla kontrolera finansowego? Oznacza, że raportowanie regulacyjne „dzieje się samo”. Dane są już w odpowiedniej strukturze, są już połączone według wymagań urzędów. Nie trzeba ich ręcznie agregować przed audytem, nie trzeba obawiać się kontroli skarbowej. Moduł Business Intelligence w TRIVA dziedziczy te wszystkie mechanizmy. Analizy finansowe, które buduje kontroler, automatycznie respektują strukturę wymaganą przez prawo. Kokpit pokazujący cash flow nie jest „tylko wizualizacją” – jest raportowaniem zgodnym z wymogami compliance. To brzmi jak detal techniczny, ale ma ogromne znaczenie praktyczne. Audyty i kontrole przestają być źródłem stresu. Przestajesz tracić weekendy na „przygotowywanie danych dla urzędu”. System to robi za ciebie. Zawsze poprawnie. Podsumowanie: Gdy technologia zaczyna wspomagać podejmowanie decyzji Wróćmy na moment do początku tej historii. Do dyrektora handlowego z poniedziałkowym raportem, który mówi mu o problemie, ale nie pozwala na niego zareagować. Do kontrolera finansowego, którego piątkowe popołudnie pochłania mechaniczna praca przy danych. Synergia Business Intelligence z interfejsem kokpitów TRIVA to nie jest „kolejna funkcja systemu ERP”. To jest fundamentalna zmiana w sposobie pracy z informacją. Dane przestają być przeszłością zapisaną w arkuszu. Stają się żywym, oddychającym obrazem tego, co dzieje się w firmie teraz. Nie musisz czekać na raporty. Nie musisz przełączać się między narzędziami. Nie musisz zgadywać, czy liczby, na które patrzysz, są jeszcze aktualne. Widzisz. Rozumiesz. Działasz. W jednym przepływie myśli. A technologia? Technologia przestaje być przeszkodą, którą trzeba obejść (przez eksport do Excela), albo barierą, którą trzeba sforsować (przez zgłoszenie do IT). Staje się tym, czym zawsze powinna być: narzędziem, które „myśli” twoim tokiem, „mówi” twoim językiem, „reaguje” na twoją intencję. To nie jest przyszłość. To jest dziś. I jest dostępne dla każdej organizacji, która ma dość życia w rozdziale między danymi a działaniem. Bo na koniec prawda jest prosta: najlepszy system to ten, o którym przestajesz myśleć jako o „systemie”. To ten, który staje się naturalnym przedłużeniem sposobu, w jaki pracujesz, myślisz i podejmujesz decyzje. I właśnie tak działa synergia Business Intelligence z ERP w TRIVA.