Jak usprawnić przepływ informacji w firmie? Poznaj 2 użyteczne funkcje

Produkcja to układ odpornościowy rynku – tolerancja błędów jest bliska zeru. Gdy linia działa na trzy zmiany, premie zależą od skoków wydajności, a czas pracy jest zmienny, źle dobrany system to czas, pieniądze i morale wyrzucone w błoto. Jakie funkcje naprawdę ratują sytuację? I dlaczego enova365 to coś więcej niż „kolejny program kadrowy”?  4 wyzwania, które nie pozwalają kadrowym w firmach produkcyjnych spać spokojnie Zacznijmy od tego, jakie wyzwania specjalistów do spraw kadr w firmach produkcyjnych można łatwo rozwiązać przy pomocy odpowiedniego programu. Dane o czasie pracy niewidoczne dla systemu do rozliczania wynagrodzeń Gdy pracownicy rejestrują czas pracy na hali produkcyjnej w systemie do rejestracji czasu pracy (RCP), niezintegrowanym z systemem do naliczania wynagrodzeń, firma sama prosi się o problemy. W takiej sytuacji program, w którym wyliczane są wynagrodzenia nie otrzymuje automatycznie informacji np. o nadgodzinach czy pracy w nocy, a ich uwzględnienie przy tworzeniu listy płac to żmudna, ręczna robota (dane, które są już w RCP muszą zostać ponownie wprowadzone – tym razem do systemu kadrowo-płacowego). Brak powiązania kosztów wynagrodzeń z miejscami ich powstawania Dla firm produkcyjnych kluczowa jest identyfikacja miejsc powstawania kosztów – nie wystarczy wiedzieć, ile się płaci, trzeba wiedzieć, gdzie każdy złoty został wydany: na linię, dział czy konkretny projekt. Zamiast cyfrowej komunikacji z pracownikami, tradycyjny papierowy obieg dokumentów pracowniczych W nowoczesnej firmie komunikacja z pracownikami nie może być archaiczna – dziś każdy oczekuje, że wniosek urlopowy wyśle z telefonu, a grafik czy liczbę dni niewykorzystanego urlopu sprawdzi online; papier to już anachronizm. Jednak oczekiwania pracowników i wizerunek nowoczesnej firmy to tylko jedna strona medalu. Druga – nie mniej ważna – to czas potrzebny na obsługę spraw pracowniczych w firmach, zatrudniających po kilkaset albo kilka tysięcy pracowników. Dla przykładu, choć 2 minuty potrzebne na sprawdzenie liczby dni niewykorzystanego urlopu jednego zatrudnionego to niewiele, jeżeli pomnożymy to przez 1000 pracowników otrzymamy aż 4 dni robocze. Pulpit Pracownika enova365 umożliwia samoobsługę pracowniczą. Pracownicy mogą wysłać wniosek o urlop czy delegację, sprawdzić liczbę dni należnego urlopu czy odebrać PIT-11 Konieczność obsługi różnych grup pracowników, systemów czasów pracy, okresów rozliczeniowych czy form opodatkowania Firmy produkcyjno-handlowe zatrudniają wiele różnych grup pracowników: biurowych, produkcyjnych, magazynowych, ale także grupy montażowe, czasami delegowane poza Polskę czy sprzedawców, zatrudnionych w zewnętrznych, firmowych salonach sprzedaży.  Takie zróżnicowanie powoduje, że system kadrowo-płacowy wykorzystywany w firmie musi być tak elastyczny, by obsłużyć je wszystkie. Obsłużenie różnych systemów czasu pracy, różnych okresów rozliczeniowych oraz różnych typów składników wynagrodzeń – to najważniejsze stawiane przed nim wymagania. Kolejna kwestia, z którą program musi sobie poradzić to zróżnicowane formy opodatkowania oraz obsługa pracowników, znajdujących się poza terenem kraju. A wszystko to musi działać zgodnie z obowiązującym prawem, przepisami podatkowymi, normami BHP i zmianami legislacyjnymi – system musi być aktualny, reagujący i poprawny, bo jeden błąd może drogo kosztować. Dlaczego enova365 to idealny program kadrowo-płacowy dla firmy produkcyjnej enova365 nie tylko rozumie wszystkie powyższe wyzwania. Ona je rozwiązuje. Jak? Dzięki: integracji z systemami do rejestracji czasu pracy (RCP, terminale, zewnętrzne aplikacje) — dane trafiają bezpośrednio do systemu, eliminując ręczne przenoszenie; modułom produkcyjnemu + finansowo‑księgowemu + kadrowo‑płacowemu — premie i wynagrodzenia naliczane automatycznie na podstawie wielu zmiennych (wydajność, jakość, czas pracy) z przyporządkowaniem do linii produkcyjnych i miejsc powstawania kosztów; więcej informacji na ten temat znajdziesz w artykule Alokacja kosztów – na czym polega automatyczny podział kosztów w firmie? portalom pracownika i kierownika — pulpity, przez które pracownik sam składa wniosek, aktualizuje dane, kierownik widzi grafik, nadgodziny, wnioski i może interweniować z poziomu pulpitu. W dużych firmach to skrócenie setek maili i telefonów; zgodności z przepisami — enova365 jest regularnie aktualizowana zgodnie ze zmianami prawa pracy, norm czasu pracy, regulacjami podatkowymi i dokumentacyjnymi — co oznacza, że firma nie musi obawiać się zaległych kar czy błędnych rozliczeń. Case‑studies z wdrożeń programu kadrowego enova365 w firmach produkcyjnych Grupa Mardom – firma produkcyjna korzysta z enova365 w dwóch spółkach, integrując systemy RCP, wdrażając samoobsługę pracowniczą i automatyzując procesy. Efekt? Dane spójne, czas operacji HR drastycznie skrócony i koszty zredukowane o 228 000 zł rocznie. Okno-Plus – firma produkcyjno-handlowa wdrożyła enova365, w tym samoobsługę pracowniczą, e-teczki oraz obsługę PPK. W efekcie zautomatyzowała większość procesów kadrowych i z łatwością rozlicza wynagrodzenia wszystkich grup pracowników – także grup montażowych, oddelegowanych za granicę. HanseYachts – przykład organizacji z ponad 1000 pracowników, w której dzięki wdrożeniu enova365 wszystkie dane HR zintegrowano w jednym systemie. Zautomatyzowano ewidencję czasu pracy i jej weryfikację, rozliczanie wynagrodzeń i ich księgowanie oraz raportowanie. Wdrożono też nowoczesne procesy HR: samoobsługę pracowniczą, powiadomienia i przypomnienia, możliwość logowania się do systemu spoza firmy. Wszystkie powyższe wdrożenia przyniosły konkretną redukcję nieporozumień w rozliczeniach i oszczędność czasu menedżerów i działu HR. Checklista dla firm produkcyjnych – co musisz mieć w programie kadrowo‑płacowym Oto, na co zwrócić uwagę przy wyborze: elastyczne harmonogramy i zmienne normy czasu pracy — zmiany nocne, stawki zmianowe, normy nieregularne, automatyczne naliczanie premii i dodatków zależnie od produkcji/wydajności/warunków, integracja z miejscami powstawania kosztów — linie, projekty, działy, portale i pulpity online — by pracownicy mogli samodzielnie operować wnioskami, danymi, a kierownicy widzieli wszystko w jednym miejscu,  aktualizacje prawne i zgodność — normy, podatki, stawki minimalne, dokumentacja zawsze na bieżąco. Program kadrowo‑płacowy w firmie produkcyjnej to nie dodatek — to fundament działań całej organizacji. Właściwy system to narzędzie, które skraca i upraszcza procesy, eliminuje błędy oraz ręczną pracę, a także pozwala pracować sprawniej. A do tego daje menedżerom pełną kontrolę nad kosztami. enova365 łączy wszystkie elementy: integruje dane o czasie pracy i wynagrodzeniach w jednym systemie, przyporządkowuje wynagrodzenia do odpowiednich miejsc powstawania kosztów i cyfryzuje obsługę kadrową pracowników. Po prostu działa kompleksowo. Jeśli produkcja ma funkcjonować skutecznie, przewidywalnie i rozwijać się bez ograniczeń — warto postawić na system, który już dziś rozumie, co znaczy produkcyjny HR.